Registro Distrital 5952 de 2016

AÑO 50 Número 5952 2016 • NOVIEMBRE • 10 REGISTRO DISTRITAL RESOLUCIONES DE 2016 EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Resolución Número 615 (Octubre 28 de 2016)

“Por la cual se deroga la Resolución 104 del 6 de Que mediante la Ley 594 de 2000 se dicta la Ley General de Archivos y se establecen otras disposiciones en la materia. marzo de 2015 y se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

Que mediante la Circular Externa No.001 de 2003 del Archivo General de la Nación: se establecen lineamientos para la organización y conservación de los documentos de archivo.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO Que mediante la Circular No. 004 de 2010 de la Comisión intersectorial de Políticas y de Gestión de la información para la Administración pública – COINFO se establecen estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

“TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y Que en mérito de lo expuesto,

CONSIDERANDO:

RESUELVE:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Artículo primero.

Derogar en su totalidad la Resolución 104 del 6 de marzo de 2015 y modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 con el fin de actualizar el Manual de procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A en lo que corresponde a la actualización del siguiente documento

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Código Versión Nombre M-DA-001 2 Manual de Gestión Documental Que mediante el Acuerdo 02 de 2016 se modifica la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – “TRANSMILENIO S.A.”

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a

1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-1 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Dada en Bogotá, a los veintiocho (28) días del mes de octubre de dos mil dieciséis (2016). partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los documentos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente Resolución continúan vigentes.

JOSÉ GUILLERMO DEL RÍO BAENA Jefe de Oficina Asesora de Planeación (E)

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Código Versión Fecha M-DA-001 2 Octubre de 2016 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA TABLA DE CONTENIDO tral 6.6 Disposición de los Documentos

1. OBJETO

6.6.1 Inventario Documental

2. ALCANCE

6.6.2 Préstamos y Consulta de Documentos

3. RESPONSABLES

6.7 Preservación a Largo Plazo

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.8 Valoración Documental

5. DEEFINICIONES

7 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS RELACIONA- DOS

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Planeación documental 7.1 Recepción, radicación y distribución de Documentos 6.2. Producción Documental 6.3 Gestión y Trámite de Documentos 7.2 Procedimiento para Radicación de Correspondencia 6.3.1 Recepción, registro y digitalización de las comunicaciones oficiales 7.3 Procedimiento de Entrega de Correspondencia Externa 6.3.2 Distribución 7.4 Procedimiento para el Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión 6.3.3 Trámite de los Documentos 6.4 Organización de los Documentos 7.5 Procedimiento para la atención de préstamos y consultas a usuarios externos 6.4.1 Clasificación Documental 7.6 Procedimiento para transferencias Documentales al Archivo Central 6.4.2 Ordenación y Almacenamiento 8 TABLA DE FORMATOS 6.4.3 Foliación ANEXOS 6.4.4 Rotulación 6.5 Transferencias Documentales al Archivo Cen- MODIFICACIONES VERSION FECHA CAMBIO SOLICITUD 0 4 de diciembre de 2013 Adopción oficial del documento N.A.

1 19 de diciembre de 2014 Profesional Universitario (03) de Gestión Documental

- En el numeral 2. Se aclara cuales procedimientos cubre el Manual.
- Inclusión del profesional de jurídica encargado de la regularización en el procedimiento de distribución y trámite de documentos referentes a contratos de concesión.
- Se hace una revisión a todos los procedimientos del manual ajustando etapas y responsables acorde con el manual de funciones de la Entidad, adicional se incluyeron actividades de control en todos los procedimientos

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-2 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 2 VERSION FECHA CAMBIO SOLICITUD

- Revisión General y actualización del manual en todos sus capítulos teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Décimo Tercer Lineamiento Proceso de Gestión Documental en el SIG

2 Agosto de 2016 Dirección Administrativa

- Se elimina el profesional de jurídica encargado de la regularización en el procedimiento de distribución y trámite de documentos referentes a contratos de concesión, teniendo en cuenta que la correspondencia la recibe la secretaria de la dependencia.
- Se revisaron y ajustaron los formatos actuales, al igual que se incorporaron nuevos formatos que soportan algunas actividades.

- Se eliminó el formato de rótulo, dejando este cómo un esquema de identificación de carpetas

3. RESPONSABLES

1. OBJETO

Los responsables por la elaboración, actualización y mantenimiento de este procedimiento son los Profesionales Universitario Grado 03 de Gestión Documental y Especializado Grado 06 de Apoyo Logístico. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Director(a) Administrativo(a).

Este Manual tiene como fin brindar a los funcionarios de TRANSMILENIO S.A una herramienta, que defina los lineamientos de carácter técnico, administrativo y procedimental en la producción, trámite, clasificación, ordenación, valoración, selección, eliminación y conservación de los documentos que se producen y reciben en el ejercicio de la gestión institucional.

2. ALCANCE

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Constitución Política de Colombia El Manual de Gestión Documental de TRANSMILENIO S.A, establece condiciones para el manejo de las comunicaciones escritas y los procesos archivísticos, y por tanto está orientado a todos los Servidores Públicos de la Entidad que en el ejercicio de sus funciones y actividades producen, reciben y conservan documentos.

* Ley 80 de 1989, mediante la cual se crea el Archivo General de la Nación.

Este manual cubre los siguientes procedimientos * Recepción Radicación y Distribución de Documentos Externos * Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

* Procedimiento de Asignación de Trámites * Procedimiento de Envío de Correspondencia * Procedimiento Organización de los Archivos de Gestión * Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

* Procedimiento para el Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión * Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

* Atención de Préstamos y Consultas a Usuarios Externos * Procedimiento para transferencias Documentales al Archivo Central * Ley 734 de 2002: Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1,5 y 22; Artículo 35 Núm. 8,13 y 21).

* Procedimiento para la Eliminación de Documentos de Apoyo * Decreto 2842 de 2010: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-3 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004.

* Circular No. 004 de 2003 del Departamento administrativo de la Función pública: Organización de las Historias Laborales.

* Circular 012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).

* Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental.

* Circular Externa No. 002 de 2012 del Archivo general de la Nación: Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

* Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

* Circular Externa No. 005 de 2012 del Archivo general de la Nación: Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.

* Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341de 2009 y se dictan otras disposiciones.

* Acuerdo No. 060 de 2001: “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.”

* Circular Externa No. 001 de 2012 del Archivo general de la Nación: Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los Planes de desarrollo.

* Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

* Circular No. 004 de 2010 de la Comisión intersectorial de Políticas y de Gestión de la información para la Administración pública - COINFO: Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

* Décimo Tercer Lineamiento Proceso de Gestión Documental en el Sistema Integrado de Gestión Bogotá Secretaría General de la Alcaldía Mayor, 2015.

* Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

5. DEEFINICIONES

* Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Administración de las Comunicaciones Oficiales: Es un proceso de gestión organizacional que orienta, normaliza y regula las instrucciones que deben tenerse en cuenta para el manejo, distribución, seguimiento y destino final de la correspondencia que ingresa o se produce en la Entidad en el ejercicio de sus funciones o actividades. 1 * Acuerdo 006 de 2014, Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000 Archivo: El Diccionario de la Lengua Española lo define como un conjunto ordenado de documentos que una persona natural o jurídica, una sociedad o un estado, producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, 2 la noción de Archivo está directamente relacionada con el orden en que se organizan y conser- * Acuerdo 008 de 2014: por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la ley 594 de 2000.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 60 de 2001 por el cual se establecen pautas para la Administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá: AGN, 2001.

* Circular Externa No.001 de 2003 del Archivo General de la Nación: Organización y conservación de los documentos de archivo.

2 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DE LA LENGUA. Diccionario de la lengua española. [Término de búsqueda: archivo]. [En línea]. Madrid: La Academia, 2001. [Consulta: 2012 – 11 – 02]. Disponible en http: http://www.rae.es/rae.html REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-4 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 4 van los documentos.El archivo es una agrupación de documentos debidamente organizados, de cualquier dimensión, forma, tamaño, fecha, que se proyectan, producen, o se reciben como evidencia del ejercicio gerencial, administrativo o técnico en cumplimiento de funciones o actividades de los funcionarios de TRANSMILENIO. que atraviesan los documentos desde su recepción o producción hasta el cumplimiento de su vida útil, ante lo cual, se hace la valoración administrativa legal y fiscal, y se determina su eliminación o conservación permanente. Las fases se determinan según el tipo de archivo y tipo de consulta: archivo de gestión, central e histórico; consulta permanente, ocasional o esporádica.

Archivo de Gestión: Conjunto de documentos que por su naturaleza activa requieren manejo, circulación y consulta permanente, hasta el cumplimiento de su vigencia y trámites administrativo, técnico y jurídico. En esta fase se desarrollan los procesos archivísticos de: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, y disposición final.

Clasificación Documental: Proceso de identificación y organización de los documentos en secciones y series, estas últimas compuestas por tipos documentales. Los fondos de los archivos oficiales deberán ser clasificados mediante un criterio orgánico-funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la empresa respetando el principio de procedencia.

Archivo Central: Agrupación de documentos que han cumplido el trámite administrativo, técnico y jurídico; Constituye una fase intermedia entre los procesos de recepción o producción, la selección y la disposición final.

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación Preventiva: Procesos que previenen el deterioro analizando el contexto del documento como las condiciones ambientales, embalaje y almacenamiento, localización, etc. Así como la calidad de los materiales utilizados en la producción de los mismos.

Archivo Histórico: Acervo documental que ha cumplido con los valores primarios y secundarios: legal, administrativo, fiscal, informativo, científico, histórico y cultural, su conservación es permanente y deben garantizarse condiciones ambientales para resguardar su integridad física y de contenido.3 Correspondencia: Todos los documentos físicos que reciben, proyectan y producen los Servidores públicos de TRANSMILENIO S.A., en ejercicio de sus labores y funciones. El Diccionario de la Lengua Española, la define como “acción y efecto de corresponder o corresponderse” y correo, como “el conjunto de cartas que se despachan y se reciben” 6 Correspondencia Externa Recibida: Son los documentos emitidos por personas o entidades externas con destino a dependencias de TRANSMILENIO S.A.

Correspondencia Externa Enviada: Son los documentos emitidos por las dependencias de TRANSMI- LENIO S.A., y debidamente suscritos por las personas autorizadas para firmar correspondencia y con destino a personas o entidades externas.

Centro de Documentación4: Organismo que adquiere, organiza, almacena, recupera y difunde documentación para atender a demandas concretas de información. Un centro de documentación, examina y evalúa las fuentes primarias y secundarias de información científica y técnica, lo cual incluye documentos comerciales y otros. El resultado de la recuperación de información en un centro de documentación se emplea tanto para dar respuesta a preguntas muy específicas realizadas por científicos o investigadores, como para una difusión menos específica de información especializada en una forma muy elaborada, como la publicación de índices, resúmenes, informes, etc. Su función de transformador de fuentes primarias de información científica y técnica en productos que sean directamente utilizables por el usuario de esta unidad, pueden llevarlo a suministrar traducciones o reproducciones de los documentos originales.

Correspondencia Interna: Correspondencia dirigida a dependencias TRANSMILENIO S.A., generada por otras dependencias.

Ciclo vital del documento5: Fases o etapas por las 3 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2005. p. 96 Distribución: Acción que consiste en el reparto de las comunicaciones oficiales a las dependencias de TRANSMILENIO S. A., de acuerdo con su competencia, funciones y trámite.

4 DECIMO TERCER LINEAMIENTO PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL. Unidades de Información Primaria en las Instituciones. Bogotá Secretaría General de la Alcaldía Mayor, 2015. P.50 5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias documentales. Bogotá: AGN, 1997. p. 19 6 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. [Término de búsqueda: correspondencia] [En línea] Madrid: La Academia, 2011. [Consulta: 2012-10-09] Disponible en:http:// www.rae.es/rae.html 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-5 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Documento: Información registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado. de varias instituciones se mezclen y puedan presentarse confusiones y extravío de expedientes, e incluso de archivos.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación por su aporte a la memoria historia institucional.

Principio del orden original: Ubicación física de los documentos dentro de un expediente respetando el orden en que se reciben y producen, la continuidad implica un tipo de ordenamiento predeterminado según la serie o subserie documental. El orden original proporciona una lectura secuencial del expediente, su contenido se asemeja a la presentación física de un libro.10 Eliminación de documentos: Procedimiento mediante el cual se establece la destrucción física de documentos que no contienen valor administrativo, legal o fiscal para la investigación, la ciencia y la cultura.

Folio: Hoja de un libro o carpeta.

Fondo documental: Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades Recepción: Grupo de acciones que comprende el ingreso, comprobación de competencia y admisión de las comunicaciones oficiales de personas naturales o jurídicas en ejercicio de sus actividades, funciones e interrelación con TRANSMILENIO S.A. Dichas comunicaciones ingresan físicamente en soporte papel o en formato digital o electrónico a la oficina de correspondencia.

Gestión Documental7: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento 11 Producción: Procedimiento administrativo, técnico y gerencial que consiste en la redacción de documentos institucionales de acuerdo con las actividades del funcionario, de la dependencia y de TRANSMILENIO S.A.

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Programa de Gestión Documental8: Conjunto de directrices que estipula las labores archivísticas que deben desarrollarse en TRANSMILENIO S.A., para la proyección, estructuración y organización de la documentación institucional, que involucran la recepción, producción, distribución, trámite, organización física, recuperación de documentos, consulta, conservación y disposición final de los documentos y archivos.

Principio de procedencia9: Se fundamenta en la ubicación física, es decir, el sitio preciso que corresponde a cada documento de acuerdo con su origen: dependencia, fondo, sub-fondo, respetando la estructura y clasificación propia de TRANSMILENIO S.A. La aplicación de este principio evita que los documentos 7 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Op. cit.

Tablas de retención documental: Lista de series, subseries y sus tipos documentales pertinentes que se conforman en el cumplimiento de funciones, tareas y actividades de los Servidores Públicos y dependencias de la entidad. A cada serie o sub-serie se le asigna un código que identifica su ubicación en la estructura orgánico – administrativa, denominación, oficina productora, función que ha dado origen a su producción y tiempos previstos para su permanencia en cada fase del archivo, transferencia, conservación y eliminación, medidas de riguroso cumplimiento.12 10 Ibíd., 8 El artículo 21 de la Ley 594 contempla la obligación por parte de las entidades públicas de elaborar Programas de Gestión de Documentos que involucren el uso de nuevas tecnologías de almacenamiento de documentación, sin omitir, la aplicación de los procesos archivísticos descritos en el artículo 22 de la Ley 594.

11 Ibíd., 9 PARRA ACOSTA, Julio Alberto. Principios y procesos para la organización del archivo general del municipio. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003. P. 5 - 6 12 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias documentales. Op. cit., p. 11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-6 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 6 Transferencias Documentales: Actividades relacionadas con la entrega física de documentación que ha cumplido los periodos de retención en las diferentes fases de archivo. Las transferencias pueden ser primarias cuando se realizan de los archivos de gestión al archivo central y secundario cuando se efectúan del archivo central al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. líneas operativas y el conjunto de estándares que orientan el desarrollo de los procedimientos administrativos y técnicos que abarca de forma transversal las operaciones para el desarrollo del proceso tales como la producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.13 Trámite: Proceso formal que se sigue a los documentos desde su recepción, gestión y disposición final; requiere seguimiento constante para el cumplimiento de los plazos de respuesta estipulados en la Constitución Política y la normativa correspondiente.

Como herramientas de planeación documental TRANSMILENIO S.A: dispone de:

* Comité Interno de archivo, creado mediante resolución 14 de 2014.

* Cuadro de clasificación documental * Tablas de retención documental * Programa de gestión documental * Herramienta Ofimática CORDIS Tipos Documentales: Son las expresiones de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte documental (papel, cinta magnética, CD, archivo electrónico, entre otros) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o a la función productora de los mismos, originan las series documentales.

Procedimiento para el Control de documentos 6.2. Producción Documental Unidad Archivística: Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por piezas, unidades o tipos documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, un expediente, una serie o un fondo.

Generación, recepción, radicación y registro de los documentos en cumplimiento de las funciones de la entidad, bajo las políticas, estándares y requisitos definidos en la planeación.14 Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Una caja, un libro o un CD.

6. CONDICIONES GENERALES

En TRANSMILENIO S.A. existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo a su función y otros que son de uso común en la entidad como son: Acta, Circular, Oficio o comunicación oficial externa, memorando o comunicación oficial interna y Resolución.

La gestión documental en TRANSMILENIO S.A., tal como está previsto por la normatividad al respecto, comprende los siguientes grandes procesos:

* Planeación * Las Comunicaciones oficiales con destinatarios externos a la Entidad deben ser elaboradas en el formato R-DA-005 Comunicaciones oficiales externas.

* Producción * Gestión y tramite * Organización documental * Las Comunicaciones oficiales con destinatarios internos dentro de la Entidad deben ser elaboradas en el formato R-DA-006 Comunicaciones oficiales internas * Transferencia documental * Disposición de documentos * Preservación documental * Valoración documental * Las comunicaciones oficiales internas o externas remitidas por las dependencias que no cumplan con los requisitos establecidos serán devueltas junto con el R-DA-007 Formato de devolución de comunicaciones 6.1. Planeación documental 13 DECIMO TERCER LINEAMIENTO, Secretaría General. página 18.

Desde la Gestión Documental, la planeación operativa se traduce en la definición del marco conceptual, las 14 DECIMO TERCER LINIAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.2, página 24.

7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-7 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 * Las Circulares deberán ser elaboradas en el Modelo de Circular (ver Anexo 1).

Los cargos autorizados para firmar correspondencia y expedir comunicaciones son los siguientes:

* Todas las Resoluciones que se generen en la entidad, deberán elaborarse en el Modelo de Resolución (ver anexo 2)

CARGOS AUTORIZADOS PARA FIRMAR COMUNICACIONES TIPO DE CORRESPONDENCIA O COMUNICACIÓN CARGOS AUTORIZADOS EN SENTIDO DESCENDENTE Expedición de políticas, estrategias corporativas y planes de acción. Gerente General Expedición y actualización de normas y procedimientos Gerente General, Directivos de dependencias según normas internas de delegación de funciones Programas específicos de trabajo. Directores y Subgerentes EN SENTIDO ASCENDENTE Gerente General, Directivos de dependencias según Resultado de las acciones ejecutadas en cada uno de los niveles anteriores, lo mismo que las sugerencias que tiendan a producir mejoras normas internas de delegación de funciones. administrativas y operativas.

EN SENTIDO HORIZONTAL Coordinación de planes y programas de acción de tipos rutinarios En todos los niveles CARGOS AUTORIZADOS PARA FIRMAR COMUNICACIONES EXTERNAS A entidades del orden Distrital y Nacional, organismos de coordinación y control. Gerente General, Directivos de dependencias A los medios de comunicación Gerente General, Directivos de dependencias según normas internas de delegación de funciones.

A los contratistas sobre ejecución de contratos, convenios o actividades, Gerente General, Directivos de dependencias, operadores, alimentadores, recaudadores y fiduciarios Supervisores de Contrato * Toda comunicación deberá estar debidamente radicada con el consecutivo que expide el Sistema de correspondencia de TRANSMILENIO S.A., y no se permitirá la reserva de números de radicación; números de radicación repetidos, rectificados, corregidos o tachados.

* El número de radicación asignado en las comunicaciones oficiales comprende tres partes:

* La primera parte corresponde al año de producción (cuatro dígitos).

* La segunda hace referencia al tipo de comunicación, si se trata de una comunicación externa se identificará como EE y si se trata de un memorando interno se identificará como IE. * La tercera parte corresponde al número único consecutivo asignado al documento. * Las comunicaciones externas y memorandos internos, se deben imprimir en original y una copia, siendo el original para el destinatario y la copia para el expediente que se conserva en la dependencia productora.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-8 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 8 6.3.1. Recepción, registro y digitalización de las comunicaciones oficiales En esta actividad es donde se efectúa la admisión de los documentos remitidos por las diferentes Dependencias, Organismos del distrito, de otras Entidades públicas o privadas y de la Ciudadanía en general.

* Cuando se duplique un número de radicación en el aplicativo de Correspondencia, deberá elaborarse el Acta de anulación de números consecutivos de correspondencia (formato R-DA-008). En este se diligenciarán los datos del radicado a eliminar y se deberá contar con la previa autorización del jefe del área productora.

* El horario de recepción de documentos será de lunes a viernes entre las 7:00 am. y las 4:30 pm., jornada continua.

* El número de radicación será la única evidencia de ingreso a la entidad, y se constituirá como el principal punto de referencia para la Gestión de Documentos. Toda comunicación Externa Recibida deberá registrarse en el Sistema de Correspondencia el mismo día en que sea recibida.

* Los documentos radicados deberán entregarse a la oficina de correspondencia en un plazo no superior a dos (2) días, si pasado este plazo no se ha realizado la entrega formal del documento físico correspondiente al registro realizado en el sistema, la Dirección Administrativa lo anulará diligenciando el formato (R-DA-089) “Anulación de registro de Número Radicado, no utilizado”. Para recuperar el número radicado, la secretaria deberá realizar la solicitud por escrito a la dirección administrativa, mediante memorando interno firmado por el director del área solicitante.

* El cierre de la ventanilla se realizará a las 4:30 pm en punto, y no se atenderá a ningún usuario que llegue después del horario estipulado en este manual.

* La correspondencia debe ser firmada en tinta negra y los documentos anexos a las comunicaciones deben foliarse antes de entregarse para su distribución.

* El número máximo de comunicaciones radicadas por usuario será de cinco (5) documentos con sus respectivos anexos, en caso de que el número sea superior a esta cantidad, el usuario deberá hacer la fila nuevamente para radicar la totalidad de sus documentos. Esto con el fin de atender de manera oportuna a todos los usuarios que lleguen dentro el horario definido en este manual.

* Cuando los anexos sean encarpetados o argollados, deberán estar foliados y relacionados dentro de la comunicación como folios y no como carpeta o capeta o libro. En este caso, el argollado debe realizarse después que el documento sea digitalizado.

* El consecutivo de radicación inicia el primero de enero de cada año y finaliza con el registrado el último día hábil del mismo. Este número lo asigna el sistema de correspondencia y es único y consecutivo para toda la Entidad y para cada tipo de correspondencia.

* Las comunicaciones de carácter masivo o con destino a más de tres destinatarios en Transmilenio S.A., deben radicarse y posteriormente, hacer la distribución de la imagen escaneada a través de correo electrónico.

* Toda comunicación oficial debe ser entregada a la oficina de correspondencia para que se realice el proceso de digitalización.

* Las comunicaciones recibidas deben ser verificadas en la ventanilla de recepción, teniendo en cuenta que estén dirigidas a Transmilenio S.A., y con el nombre, la firma y la dirección del remitente.

* La Gerencia General será la encargada de numerar y conservar los originales de las Resoluciones, Circulares y demás Actos administrativos expedidas por la Entidad.

* El auxiliar de correspondencia verificará que los anexos de las comunicaciones estén foliados de forma consecutiva y relacionada en la parte inferior de la comunicación.

6.3. Gestión y Trámite de Documentos * Todo sobre sellado, debidamente identificado y cuyo destinatario sea Transmilenio S.A., deberá ser destapado para corroborar su contenido, excepto cuando se trate de documentos con carácter confidencial.

Conjunto de acciones necesarias para la vinculación de los documentos a un trámite, su distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, así como su descripción (captura de metadatos), disponibilidad para su recuperación y acceso, el control y seguimiento hasta la resolución de los asuntos. 15 * Cuando una comunicación que pretenda ser radicada presente alguna inconsistencia, como falta de información, folios, firmas, anexos, entre otros será devuelta.

15 DECIMO TERCER LINIAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.3, página 26.

9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-9 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 superior a 20, se colocará el sello “D” únicamente en el primer folio digitalizado e indexado.

* No se radicará correspondencia personal de los funcionarios, en caso de presentarse este tipo de situación, se procederá de la siguiente forma:

* Solicitar a la persona que trae el envío, que se dirija a la recepción principal de la Entidad.

* Para el registro de las comunicaciones externas recibidas, la asignación se hará a nombre de del Gerente, subgerentes y directores de cada una de las dependencias, quienes a su vez asignarán el trámite a quien consideren pertinente.

* La recepcionista deberá informarle al Servidor Público destinatario del documento, quien deberá recibir personalmente la correspondencia.

* A través de la ventanilla de correspondencia, no se recibirán hojas de vida que no correspondan a un proceso de convocatoria publicado oficialmente en la página de Transmilenio S.A., el servicio civil o la entidad contratada para adelantar dicho proceso.

6.3.2. Distribución * Los documentos anónimos deberán ser radicados en la ventanilla; la respuesta a un documento de este tipo se publicará en la cartelera de la entidad previa autorización de la Dependencia responsable.

La distribución corresponde a las actividades que aseguran y avalan que los documentos sean entregados a sus destinatarios internos, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:

* Para la distribución de la correspondencia interna y externa recibida se realizan tres (3) recorridos diarios de patinador interno en los siguientes horarios:

1. 8:00 a.m. a 9:00 a.m.

2. 11:00 a.m. A 12:00 m.

3. 3:00 p.m. a 4:00 p.m.

* Cuando se trate del cierre de procesos licitatorios, la hora límite será la establecida por la subgerencia jurídica, para esto se tendrá en cuenta el reloj de la ventanilla de correspondencia, que deberá estar siempre sincronizado con la hora oficial colombiana. De igual manera, luego de ser radicados en la ventanilla de correspondencia los sobres de los oferentes, no se podrá realizar ningún tipo de cambio ni de sobres ni de documentos contenido en los mismos. No obstante, si el oferente requiere adicionar algún tipo de documento se le asignará un nuevo número de radicado, así mismo en el evento de allegarse una propuesta o documento fuera del tiempo establecido se recibirá y direccionará al funcionario competente.

* La secretaria recepciona los documentos que por competencia fueron asignados para trámite de cada dependencia.

* La correspondencia externa enviada se distribuye entre las 8:00 a.m. y las 4:30p.m.

* En caso de presentarse fallas de energía, conexiones de red, equipos o cualquier tipo de eventualidad similar, las comunicaciones externas se deberán recepcionar con sello, fecha hora, nombre y apellido de la persona que recibe. Restablecida la falla, se procederá al registro de las mismas en el sistema de correspondencia, dejando una nota explicativa del sello recibido a mano.

* Las publicaciones periódicas se recepcionan registrando el sello de recibido, la fecha y la cantidad de publicaciones, no requieren radicación ni registro en el sistema de correspondencia.

* Las comunicaciones externas a entregar se reciben con un día de anterioridad, de tal manera que éstos puedan ser escaneados y clasificados según la zona. En caso de requerir la entrega de una comunicación el mismo día de producción, éste se considera como “urgente” y para ello se debe solicitar el servicio a la oficina de correspondencia con dos horas de anticipación, con el fin de programar la logística correspondiente. Estos documentos serán registrados en la Planilla Urgentes (R-DA-085).

* Es necesario verificar que al entregar o recibir documentos, éstos estén bien direccionados y completos.

* Una vez surtido el trámite de recepción de comunicaciones en la oficina de correspondencia (internas, externas enviadas y externas recibidas) se procede a la digitalización y la imagen se enlaza al número de radicación. El auxiliar de digitalización colocará el sello “D” en cada uno de los folios que se digitalizan e indexan en el sistema de correspondencia siempre y cuando el número de folios sea inferior a 20, cuando el número de folios sea * Para cada uno de los recorridos realizados, los mensajeros deberán solicitar firma o sello de recibido que corrobore la entrega, en la Planilla de entrega de correspondencia (formato R-DA-086).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-10 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 10 gada de la administración del archivo de gestión de la dependencia.

6.4 Organización de los Documentos * Cuando la dirección del destinatario esté errada o no se encuentre, el mensajero debe dejar constancia de la devolución marcando en el Reporte de Novedades (formato R-DA-012) la causa correspondiente: dirección deficiente, desconocida, no reside, cerrado, fallecido, rehusado, otra. Si la causal de devolución es “cerrado”, el mensajero motorizado debe programar una nueva visita, dejando constancia en el formato de devolución (R-DA-007).

6.3.3 Trámite de los Documentos Es el conjunto de operaciones técnicas para clasificar, ordenar, y aplicar el nivel de descripción pertinente a la documentación.16 En Transmilenio S.A., la Secretaria o auxiliar del archivo de gestión de cada dependencia, serán los encargados de recibir y organizar los documentos de acuerdo con lo establecido en este manual y los instrumentos destinados para la ejecución de este proceso, aplicando los siguientes pasos:

6.4.1 Clasificación Documental Los documentos producidos y recibidos por las Dependencias son objeto de trámites administrativos, en concordancia con la normatividad vigente.

Los documentos deberán ser agrupados por asuntos, de acuerdo con las series y subseries establecidas en la tabla de retención documental (TRD), los que no se encuentren en la TRD, deberán ser analizados para identificar si son documentos de apoyo o si corresponden a series documentales de otra dependencia o evaluar en conjunto con el grupo de gestión documental si se trata de información que puede dar origen a nuevas series o subseries documentales.

6.4.2 Ordenación y Almacenamiento * Una vez recibidos los documentos durante los recorridos, la asistente o secretaria de la dependencia deberá firmar la planilla de reparto generada por el aplicativo de correspondencia y entregarlos al jefe de la dependencia, quien se encargará de direccionar y asignar la responsabilidad del trámite a los miembros de su equipo de trabajo, según corresponda. Lo anterior se hará a través del aplicativo y diligenciando el Formato Solicitud de trámite (R-DA-010).

* Para la ordenación de los documentos, se tomarán los tipos documentales que conforman el expediente en orden cronológico o respetando el cómo se desarrollan los hechos, verificando que el documento más antiguo se encuentre ubicado al inicio de la carpeta y el de fecha más reciente al final de la misma (a manera de libro).

* Todos los funcionarios deben consultar a diario, los trámites que le fueron asignados en el aplicativo dispuesto por la entidad para el manejo de las comunicaciones oficiales, de tal manera que se dé trámite o respuesta oportuna a cada uno de ellos y dejar registro en el mismo de las actividades realizadas.

* Para ejercer un mayor control y garantizar la efectividad del sistema, se realizará un seguimiento al cierre de trámites así:

FECHA DE SEGUIMIENTO TRIMESTRE REVISADO Primer día hábil de enero Julio, agosto y septiembre del año anterior * Cuando el expediente contenga varios documentos con la misma fecha, estos deberán ser organizados teniendo en cuenta el número consecutivo de radicado de correspondencia si lo tiene, si no lo tiene se tomará la fecha de recibido por parte de la oficina que le dio trámite al documento, si no se evidencian ninguna de estas dos referencias, entonces se tendrá en cuenta la fecha de producción del documento.

Primer día hábil de abril Octubre, noviembre y diciembre del año anterior.

Primer día hábil de julio Enero, febrero y marzo del año en curso Primer día hábil de octubre Abril, mayo y junio del año en curso.

* Para el manejo de los PQRS, es importante tener en cuenta que cada una de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes, deberán ser ordenadas de acuerdo a la fecha de recepción y archivadas con su respectiva respuesta.

Durante la actividad de ordenación no se retiran los ganchos o grapas con el fin de garantizar la integridad del documento recibido.

* Este seguimiento será notificado a los funcionarios quince (15) días antes, para que realicen el cierre o trámite según corresponda. Una vez realizada el seguimiento, la Dirección Administrativa cerrará los trámites pendientes Utilizando la frase: “Trámite no reportado por el funcionario responsable”.

* Una vez tramitados los documentos, deberán ser entregados al auxiliar de archivo o persona encar- 16 DECIMO TERCER LINIAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.4, página 30 11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-11 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 de este manual * Se deben retirar del expediente aquellos documentos copia o fotocopia asegurando la permanencia de originales dentro del expediente.

* La organización de los expedientes se dará de izquierda a derecha, del entrepaño superior al inferior por cada uno de los estantes que conforman los módulos de los archivadores y cada carpeta contendrá máximo 200 folios.

* Como medida preventiva, los documentos impresos o diligenciados en papel químico deberán ser fotocopiados y conservados junto con el original para garantizar su perdurabilidad y el acceso a la información que contienen y permanecerán en el expediente, respetando el principio de orden original.

* Para almacenar los documentos ordenados y foliados en las carpetas dispuestas para tal fin, éstos se alinearán hacia la parte superior, independientemente del tamaño del documento.

6.4.3 Foliación Proceda a realizar la foliación en expedientes que se encuentren debidamente clasificados y ordenados atendiendo las siguientes condiciones:

* Durante el proceso de ordenación se deben retirar formatos y hojas en blanco, folletos, periódicos, revistas, plegables, material bibliográfico, entre otros, siempre y cuando, no hagan parte integral del expediente, en caso tal se deben desdoblar y alinear a la parte superior de los documentos y en general a mejorar las condiciones de conservación documental.

* Cuando existan documentos en formato menor a media-carta se deben adherir a una hoja papel bond tamaño carta, aplicando pegante para papel por uno de los bordes del documento. Este documento corresponde a un folio y se foliará la hoja soporte.

* Se deben foliar cada una de las piezas documentales que se encuentren en las carpetas en el vértice superior derecho de la hoja y en sentido de lectura del documento utilizando lápiz de mina negra tipo HB o B. En el caso de series documentales como: consecutivo de correspondencia, acuerdos, circulares, resoluciones, órdenes de pago, la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta o empastado.

* Los documentos tales como: discos compactos, disquetes etc., se ubicarán dentro del expediente, dentro de un sobre blanco, el cual se considerará como un folio, respetando la ubicación respectiva. Esta situación debe registrarse en el campo de notas del inventario documental.

* Para la foliación de expedientes de series documentales complejas como: contratos, historias laborales, procesos jurídicos, se foliarán de manera consecutiva de 1 hasta (n), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda carpeta será la continuación de la primera. Para aquellos casos en los que el número de carpetas sea superior a 15, la foliación se realizará de manera independiente por carpeta.

* En el momento de encontrar planos, películas o documentos en gran formato, deben retirarse del expediente, dejando en su lugar el Formato de Referencia Cruzada (R-DA-009) que indique las características del documento y ubicación topográfica, de igual manera este formato debe usarse cuando se trate de una licitación de la cual dependan varios contratos.

* No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará solamente el número correspondiente en la cara recta del folio.

* Diligencie la foliación con números arábigos de acuerdo con la siguiente instrucción: 1, 2, 3…n * Las Historias Laborales deberán ser organizadas atendiendo los dispuesto en la circular 04 de 2003 y la circular 012 de 2004 emanadas por el Departamento Administrativo de la Función pública y el Archivo General de la Nación.

* Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

* No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

* Aquellos documentos cuya información se encuentra en forma horizontal, deberán perforarse (cuando resulte necesario) o ubicarse por la parte superior del sentido de lectura del mismo, quedando esta paralela al lomo de la carpeta.

* No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

* Para la identificación de las carpetas se debe utilizar el Rótulo establecido en el numeral 6.4.4 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-12 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 12 * Los planos, mapas, dibujos, etc., tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del inventario se debe dejar la constancia de las características del documento foliado: título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

* En caso de unidades de conservación (libros contables o financieros, libros de actas, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados por defecto de impresión, pueden aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Deberá registrarse en el área de notas del inventario la cantidad de folios que contiene, si los empastados no se encuentran foliados, ésta deberá realizarse de forma independiente.

* Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que hagan parte del expediente, se numerarán como un solo folio, en el área de notas del inventario, se dejará constancia de título, año y número total de páginas.

* Cuando se encuentren expedientes con una foliación anterior que esté correctamente diligenciada se respetará sin necesidad de volver a foliar, pero si por el contrario es incorrecta, ésta se anulará con una línea oblicua y se procederá con la foliación correcta.

* Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta le corresponderá solo un número de folio.

* No se deben foliarán hojas totalmente en blanco (cosidas o empastadas) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivo central.

* Cuando existan fotografías, radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, en un mismo sitio éstas, deben guardarse en un sobre de papel bond blanco, el cual debe quedar ubicado en el mismo sitio donde se encontraron y se dejará anotación en el campo de notas del inventario del número de documentos encontrados.

* No se foliarán documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CD-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del inventario.

6.4.4 Rotulación La rotulación o identificación de las carpetas deberá realizarse utilizando el siguiente modelo:

* Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, se numerará la hoja soporte la cual corresponde a un folio, en el campo de notas del inventario se indicará el número de fotografías adheridas a la hoja.

Este rótulo debe ser diligenciado en mayúscula sostenida como se describe a continuación:

13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-13 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Código Versión Fecha ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-001 2 Octubre de 2016 BOGOTA Este rótulo debe ser diligenciado en mayúscula sostenida como se describe a continuación:

En este campo se debe registrar el CÓDIGO ASIGNADO A LA DEPENDENCIA o unidad administrativa a la que pertenece el expediente En este campo se debe registrar el CÓDIGO DE LA SERIE identificada en la Tabla de Retención Documental En este campo se debe registrar el CÓDIGO DE LA SUBSERIE identificada en la Tabla de Retención En este campo se debe consignar el NOMBRE DE LA DEPENDENCIA o unidad administrativa superior. Por Ejemplo: Dirección Administrativa.

En este campo se debe ingresar el NOMBRE DE LA SERIE a la cual pertenece la carpeta o expediente, según la Tabla de Retención Documental.

En este campo se debe ingresar el NOMBRE DE LA SUBSERIE a la cual pertenece la carpeta o expediente, según la Tabla de Retención Documental REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-14 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 14 MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Código Versión Fecha ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-001 2 Octubre de 2016 BOGOTA En este campo se debe consignar el NÚMERO CONSECUTIVO asignado a la carpeta o expediente.

En este campo se registra la CANTIDAD DE FOLIOS que posee la carpeta, lo cual se realiza cuando se prepara la transferencia.

En este campo se debe se debe colocar el NÚMERO DE CAJA en la cual se almacenará la carpeta o expediente En este campo aplica únicamente cuando el expediente está compuesto por más de una carpeta, ejemplo: 1 de 3; 2 de 3; 3 de 3.

En este campo se debe registrar la FECHA INICIAL Y FINAL DE CADA UNIDAD DESCRITA (cada carpeta), en números separados con guion (-) (día-mes-año), para el año se consignan las cuatro cifras. En el evento que exista una sola fecha se anotará ésta; de no ser posible identificar el día se registrará el mes y el año; cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.; si se trata de un expediente de gestión solamente se debe diligenciar el campo de fecha inicial. En este espacio se de consignar el NOMBRE ESPECÍFICO DE LA CARPETA O EXPEDIENTE DE ACUERDO CON SU CONTENIDO. Así, por ejemplo: Nombre del contratista (persona natural o jurídica) cuando se trate de un contrato, cuando se trate de una Historia laboral, nombre del funcionario, para informes a entes de control, se debe especificar el asunto y la institución de control al cual se le rindió el informe.

15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-15 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 6.5. Transferencias Documentales al Archivo Central * Las transferencias documentales se harán únicamente en las fechas establecidas en el cronograma anual de transferencias que oficialice la Dirección Administrativa.

6.6 Disposición de los Documentos Comprende la operación técnica, administrativa y legal mediante la cual se entregan a los archivos centrales (Transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención o de valoración documental han cumplido su tiempo de retención en las etapas de archivo de gestión o archivo central, respectivamente.17 Operación que materializa la decisión de conservación, selección o eliminación de los documentos establecida en directrices, tablas de retención, tablas de valoración u otros instrumentos que consoliden los resultados del estudio de valoración.18 Para la disposición de los documentos deberá contarse con un inventario documental que permita identificar en qué etapa del ciclo vital se encuentra (Gestión, central o histórico) y en qué ubicación.

Las transferencias primarias se realizan de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales deben ser aprobadas previo a su aplicación por el Consejo Evaluador del Archivo de Bogotá, cualquier modificación de las mismas debe surtir el mismo trámite.

En aquellos casos en donde se indique en la TRD que su disposición final es eliminación (E) se deben aplicar las siguientes acciones:

* La secretaria de cada dependencia debe:

El responsable de archivo de cada área deberá realizar la transferencia de los documentos que hayan cumplido con el tiempo de retención en el archivo de gestión, estos deben estar organizados teniendo en cuenta las siguientes pautas:

* Identificar y seleccionar los documentos que deben eliminarse * Identificar y seleccionar el material documental a transferir.

* Verificar el orden de las carpetas.

* Elaborar la relación de los documentos a eliminar completando el Formato único de inventario (R-DA-011).

* Retirar de cada uno de las carpetas fotocopias, duplicidad y todo aquello que no corresponda al expediente.

* Informar al Profesional Universitario Grado 3 de Gestión Documental los documentos a eliminar Retirar material abrasivo como ganchos, clips, cintas, notas de borrador y demás elementos que puedan causar deterioro en los documentos.

* El Profesional Universitario Grado 3 de Gestión Documental debe:

* Foliar todos los documentos a transferir.

* Citar y presentar en Comité de Archivo la justificación de la eliminación documentos a realizar * El Comité de Archivo debe:

* Cuando las carpetas o expedientes contengan CD u otros documentos en soporte diferente al papel, deben ir en sobres de manila blanco verificando que estén correctamente identificados.

* Aprobar o rechazar la eliminación del documento, dicha decisión quedara registrada en el acta respectiva.

* Para la transferencia de documentos al archivo central se utilizarán carpetas cuatro aletas con el rótulo totalmente diligenciado y sin usar, cintas, pitas, hilos, ni ganchos legajadores.

6.6.1 Inventario Documental El inventario documental debe realizarse utilizando el Formato Único de Inventario Documental (R-DA-011) utilizando mayúscula fija y sin tildes. Atendiendo las instrucciones que van adjuntas al formato para su diligenciamiento.

En cuanto a la disposición final de los documentos que se encuentran actualmente en el archivo central, esta * Para formalizar la entrega al encargado del archivo central, se diligenciará Formato único de inventario documental (R-DA-011) donde se reflejen las series, subseries y expedientes a transferir además de los datos requeridos en el formato único de inventario documental. En el campo de “Notas” deberán referenciarse los documentos anexos en soporte diferente a papel.

18 DECIMO TERCER LINEAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.6. página 37 17 DECIMO TERCER LINEAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.5. página 32 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-16 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 16 información en cualquier soporte o medio de registro y almacenamiento.19 sólo podrá ser aplicada en el momento en el que sean aprobadas las Tablas de Valoración Documental, por parte del Consejo Evaluador del Archivo de Bogotá.

6.2.2 Préstamos y Consulta de Documentos TRANSMILENIO S.A. en la búsqueda de la preservación de los documentos a largo plazo se dispone de los siguientes recursos:

Para el préstamo y consulta de documentos los usuarios internos y externos deberán seguir las siguientes recomendaciones:

6.6.2.1. Usuarios Internos * Para la conservación de las unidades documentales de la entidad se utilizan materiales tales como carpetas recubiertas con propalcote, ganchos legajadores plásticos y estas reposan en estantería adecuada para el almacenamiento de las mismas.

* Se promueve en la entidad el no uso de AZ y otro tipo de elementos que puedan poner en riesgo la preservación de los documentos.

Los préstamos y consultas de expedientes deberán realizarse en la dependencia que produce los documentos; cuando se trate de la consulta de las Historias Laborales, esta sólo podrá realizarse con la aprobación del Director Administrativo y en todos los casos el auxiliar o encargado del archivo registrará los préstamos en la Planilla de Préstamos y Consultas (R-DA-088), que también deberá ser firmado por el usuario para reconocer su responsabilidad sobre el documento solicitado.

* Un archivo central que actualmente se encuentra en custodia de una empresa especializada en la prestación de dichos servicios, cuyas instalaciones cumplen con las especificaciones dadas en los Acuerdos 006 y 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, garantizando así la conservación y seguridad de la información.

* Unidades de datos tales como servidores centrales con accesos restringidos a la información, protegidos físicamente contra incendios e inundaciones, con sistemas de control de temperatura que garantizan el óptimo funcionamiento de mismos.

Los expedientes serán devueltos al archivo en un plazo máximo de diez (10) días hábiles en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para consulta. Ningún usuario podrá sacar ni ingresar documentos de los expedientes mientras los tenga en préstamo. En caso de requerir el ingreso de un documento al expediente, deberá ser remitido a través de memorando interno para que sea incluido en el expediente respectivo.

6.6.2.2. Usuarios Externos * Copias de respaldo de la información digital que se realizan mensualmente y se encuentran fuera de la entidad bajo el mismo sistema de seguridad de los documentos del archivo central.

* Herramientas antivirus, antyspy y relacionadas tales como: Pcsecure y kaspersky.

Transmilenio S.A., en cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 pone al servicio de la comunidad la información de la Entidad y los diferentes instrumentos de Gestión de la Información Pública, a través de su página web en la siguiente ruta http://www.transmilenio.gov.co/Publicaciones/la_entidad/transparencia_y_ acceso_a_la_informacion_publica_transmilenio * Sensibilización al personal en la gestión documental dada en los procesos de inducción del personal.

6.8 Valoración Documental Adicional a esto, también ofrece a la ciudadanía la posibilidad de consultar sus archivos y centro de documentación. Para las consultas realizadas por los usuarios externos, directamente en las instalaciones de Transmilenio S.A., el usuario debe:

* Realizar la solicitud a través de la Subgerencia de Comunicaciones y atención al Usuario.

Es la operación de análisis que se lleva a cabo durante la gestión documental, por medio del cual se identifican los valores primarios y secundarios de la información registrada en los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las fases de archivo y determinar su disposición final ya sea eliminación o conservación temporal o definitiva.20 * Firmar la Planilla de Préstamos y Consultas (R- DA-088).

Una vez aprobadas las Tablas de Valoración Documental de Transmilenio S.A., se aplicará la evaluación * Consultar los documentos dentro de las instalaciones de la Entidad 6.7 Preservación a Largo Plazo 19 DECIMO TERCER LINEAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.7. página 39 20 DECIMO TERCER LINEAMIENTO, Secretaría General. Numeral 4.7. página 44 y complementada con lo dispuesto en el Ítem h. del Artículo 8 del Decreto 2609 de 2012.

Conjunto de acciones orientadas al cuidado, amparo y defensa de la integridad de los documentos y su 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-17 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 registrados en las fichas de valoración que soportan esta herramienta. correspondiente a cada serie, subserie y/o asunto identificados en el archivo central, reconociendo los tiempos de retención documental y la disposición final

7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS

7.1 Recepción, radicación y distribución de Documentos ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 INICIO (Contratista)

20 Recibir la correspondencia en la ventanilla.

Auxiliar de Correspondencia ¿La correspondencia es de tipo personal?

(Contratista)

¿15?

Si: Ir a etapa 30 Auxiliar de Correspondencia No: Ir a etapa 25 (Contratista)

30 Solicitar a quien entrega la correspondencia que se dirija a la recepción principal e indague por el funcionario destinatario para la entrega de los documentos. Ir a etapa 120.

Auxiliar de Correspondencia ¿25? ¿Los anexos vienen completos?

(Contratista)

Si: Ir a etapa 40 Auxiliar de Correspondencia No: Devolver la correspondencia e ir a etapa 160 (Contratista)

40 Registrar con el reloj el consecutivo y la fecha de recibo en el oficio remisorio y en una copia.

Auxiliar de Correspondencia (Contratista)

50 Ingresar al aplicativo de correspondencia los datos básicos del documento tales como el número de folios, anexos, asunto, tipo de contenido, etc.

Auxiliar de Correspondencia (Contratista)

60 Asignar a la Dependencia que se encargara del asunto relacionado en el documento a través del aplicativo de correspondencia.

Auxiliar de Correspondencia (Contratista)

70 Entregar los documentos para el proceso de digitalización.

Auxiliar de Correspondencia 80 Digitalizar los documentos e indexarlos y entregar los documentos digitalizados al Auxiliar de correspondencia (Contratista) Auxiliar de Digitalización (Contratista)

90 Clasificar los documentos por dependencia, imprimir la planilla de documentos por entregar (Aplicativo de correspondencia) y entregar al patinador de la Oficina de Correspondencia Auxiliar de Correspondencia (Contratista)

100 Distribuir la correspondencia en los horarios establecidos según lo establecido en el numeral de 6.3.2. de este Manual Patinador Secretaria 110 Recibir correspondencia de la dependencia y firmar planilla de documentos por entregar (Aplicativo de correspondencia) al patinador de Correspondencia en señal de conformidad en frente de cada uno de los radicados.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-18 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 18 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Secretaria 120 Ingresar al aplicativo de correspondencia para registrar recibo del documento. Adjuntar al documento físico, el formato de Solicitud de Trámite (R-DA-010) y entregarlo al Directivo de la Dependencia para su información, asignación y trámite.

130 Leer la correspondencia recibida Directivo de la Dependencia ¿35? ¿La correspondencia recibida es de su competencia?

Directivo de la Si: Ir a etapa 140 Dependencia No: Ir a etapa 150 (Ver nota)

Directivo de la Dependencia 140 Contestar directamente o designar en el formato R-DA-010, el trámite a realizarse y el funcionario de la dependencia que lo atenderé (cuando aplique). Entregar a la Secretaria para su registro en el aplicativo de correspondencia.

Registrar en el aplicativo de correspondencia el trámite que se dará a la correspondencia que se recibió ingresando la siguiente información: Funcionario que se encargara del trámite, cargo, acción, fecha iniciación, plazo y tipo de plazo para la ejecución del trámite (cuando aplique).

Secretaria 150 Nota: Cuando el trámite es de otra dependencia la Secretaria debe registrar en el aplicativo de correspondencia únicamente la dependencia que dará respuesta y debe imprimir la planilla correspondiente al Reporte Entrega Trámites asignados (este reporte lo genera el aplicativo de correspondencia).

160 Fin 7.2 Procedimiento para Radicación de Correspondencia ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Definir la necesidad de elaborar una comunicación. Funcionario asignado ¿15? ¿Se trata de una respuesta a una comunicación?

Si: Ir a etapa 30 Funcionario asignado No: Ir a etapa 45 30 Leer el documento y preparar la respuesta para la actividad asignada Funcionario asignado 40 Elaborar e imprimir la comunicación utilizando los formatos R-DA-005 Comunicaciones oficiales externas o el R-DA-006 Comunicaciones oficiales internas según el caso. Funcionario asignado ¿25? El documento requiere aprobación del Directivo de la Dependencia?

Si: Ir a etapa 50 Funcionario asignado No Ir a etapa 70 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-19 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 50 Revisar documento para su aprobación Directivo de la dependencia ¿Se aprueba el documento?

Directivo de la Si: Ir a etapa 70 dependencia ¿35?

No: Devolver para ajustes e ir a etapa 60 60 Ajustar documento e ir a etapa 50 Funcionario asignado Directivo y/o Funcionario 70 Firmar documento y devolver a la secretaria para que genere el radicado del aplicativo de correspondencia. asignado 80 Ingresar en el aplicativo de correspondencia los datos básicos, de origen y destino de la correspondencia que va a enviarse. Secretaria 90 Generar la impresión del radicado en el documento firmado y gestionar el número de copias establecido para enviar. Secretaria ¿45? ¿Se requiere finalizar el trámite del documento en el sistema?

Si: Ir a etapa 100 Secretaria y/o Funcionario asignado No: Ir a etapa 110 100 Ingresar al aplicativo de correspondencia y finalizar parte del trámite escribiendo en la respuesta la acción que ejecutó para tramitar el documento.

Secretaria y/o Funcionario asignado Secretaria 110 Generar e imprimir desde el aplicativo de correspondencia la planilla de “Documentos no entregados” con el listado de los documentos radicados por la dependencia que van a ser enviados.

130 Entregar la correspondencia de la dependencia y la planilla de “Documentos no entregados” al Patinador. Secretaria (Contratista)

140 Entregar la documentación al Auxiliar de correspondencia para que ingrese al aplicativo de correspondencia y registre su recibo Patinador (Contratista)

150 Registrar recibo en aplicativo de correspondencia y verificar contra planillas los documentos entregados por el patinador haciendo entrega de ellos para digitalización.

Auxiliar de Correspondencia Los documentos entregados están de acuerdo con las planillas.

(Contratista)

SI: Ir a etapa 170 ¿55?

Auxiliar de Correspondencia No: Informar a la dependencia para que se realicen las correcciones del caso. Ir a etapa 160 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-20 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Secretaria 160 Corregir los documentos a entregar, recoger firmas y generar nuevamente la impresión del radicado en documento firmado, tramitando las coipas según se requiera. Continuar con etapa 130.

Contratista)

Auxiliar de Correspondencia 170 Identificar y separar las comunicaciones que son internas de las comunicaciones externas, al igual que originales de copias Ingresar al aplicativo de correspondencia para registrar su recibo.

180 Recibir los documentos y digitalizarlos. (Contratista) Auxiliar de digitalización Entregar al auxiliar de correspondencia los documentos una vez digitalizados para su distribución.

190 Nota Si el documento es para trámite interno se sigue lo descrito en el procedimiento 7.2 de este Manual.

(Contratista) Auxiliar de digitalización Si el documento es para trámite externo se sigue lo descrito en el procedimiento 7.3 de este Manual.

200 Fin 7.3 Procedimiento de Entrega de Correspondencia Externa ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Recibir los documentos que se van a entregar fuera de la Entidad y clasificarlos por ruta de destino.

(Contratista) Mensajero motorizado ¿El envío de documentos se hace a través de mensajería certificada?

(Contratista)

Si: Ir a etapa 130 ¿15?

Auxiliar de Correspondencia No: Ir a etapa 30 (Contratista)

30 Diligenciar la Planilla Control de Oficios Entregados –Motorizados (P-DA-087)

Auxiliar de Correspondencia (Contratista) Mensajero motorizado 40 Entregar en el sitio de destino los documentos y solicitar su radicación en la copia del oficio con fecha y hora de recibido, utilizando el formato de Planilla de Entrega de Correspondencia (P-DA-086)

¿25? ¿La Correspondencia externa enviada fue devuelta?

Sí: ir a etapa 80 No: Ir a etapa 50 (Contratista)

50 Recibir la copia del oficio radicado verificando su reparto frente a la Planilla Control de Oficios Entregados – Motorizados (R-DA-087). Remitir para su digitalización.

Auxiliar de Correspondencia 60 Digitalizar la copia del oficio recibido en el aplicativo de gestión documental. (Contratista) Auxiliar de Digitalización 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-21 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE (Contratista) Auxiliar de Digitalización 70 Devolver al Auxiliar de Correspondencia los documentos una vez digitalizados para que sean distribuidos en las áreas correspondientes. Continuar con la etapa 210 80 Diligenciar el formato Reporte de Novedades (R-DA-012) (Contratista) Mensajero motorizado (Contratista)

90 Entregar al Auxiliar de Correspondencia las comunicaciones devueltas y los formatos de Reporte de Novedades (R-DA-012) diligenciados Mensajeros 100 Recibir correspondencia devuelta junto con el reporte de novedades (R-DA-012) y diligenciar el formato de devolución (R-DA-007).

(Contratista) Auxiliar Oficina Correspondencia 110 Entregar la correspondencia devuelta en la dependencia de origen junto con reporte de novedades (R-DA-012)

(Contratista) Auxiliar Oficina Correspondencia Recibir la correspondencia devuelta y firmar formato de devolución (R-DA-007).

Nota: 1. En caso de que la devolución de la correspondencia sea por error en la dirección se debe verificar la dirección nuevamente y corregir el documento, en este caso se debe iniciar con la actividad 60 del procedimiento 7.2 de este manual Secretaria 120 Nota 2 Cuando se encuentra que la dirección es correcta y el destinatario no quiso recibir el documento se debe notificar al destinatario, cuando aplique, mediante Edicto de acuerdo con el código Contencioso Administrativo en cuyo caso se remite a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario para hacer este trámite.

130 MENSAJERIA CERTIFICADA: Diligenciar la guía establecida por la empresa de mensajería para su respectivo envío Contratista (Auxiliar Oficina Correspondencia y/o Empresa de Mensajería Certificada)

Contratistas (Empresa de Mensajería 140 Recibir el original de la correspondencia radicada con la guía diligenciada Certificada)

Contratistas (Empresa de Mensajería 150 Entregar copia de la guía con sello de recibido a satisfacción al auxiliar de correspondencia Certificada)

¿La correspondencia remitida por mensajería certificada fue devuelta?

Si: Diligenciar Formato de Devolución R-DA-007 e Ir a etapa 120 ¿35?

No: Ir a etapa 160 (Contratista)

160 Adjuntar fotocopia de la guía y entregar para digitalización Auxiliar de Correspondencia REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-22 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 22 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 170 Recibir los documentos para realizar la digitalización. (Contratista)

Patinador 180 Realizar la digitalización en el aplicativo de gestión documental. (Contratista) Auxiliar de Digitalización 190 Entregar al auxiliar de correspondencia los documentos una vez digitalizados. (Contratista) Auxiliar de Digitalización (Contratista)

200 Entregar la copia debidamente firmada del recibido, a la dependencia remitente para su archivo final.

Patinador 210 Fin 7.4 Procedimiento para el Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión Etapa ACTIVIDAD Responsable 10 Inicio 20 Recibir la solicitud de consulta o préstamo de documentación Secretaria o Auxiliar de Archivo 30 Ubicar la carpeta requerida en el archivo. Secretaria o Auxiliar de Archivo 40 Informar al usuario el procedimiento a seguir para poder realizar el préstamo. Secretaria o Auxiliar de Archivo ¿15? ¿El expediente se encuentra en préstamo?

Secretaria o Auxiliar de Si: Ir a etapa 50 Archivo No: Ir a etapa 60 50 Informar al usuario que la carpeta se encuentra prestada. Secretaria o Auxiliar de Archivo 60 Realizar el registro de préstamo en la Planilla de Prestamos y Consultas (formato R-DA-088) Secretaria o Auxiliar de Archivo 70 Entregar la documentación requerida al funcionario solicitante. Secretaria o Auxiliar de Archivo ¿El Funcionario devolvió el o los expedientes?

Secretaria o Auxiliar de Si: Ir a etapa 100 ¿25?

Archivo No: Ir a etapa 80 80 Enviar carta al funcionario con copia al Directivo de la Dependencia solicitando la devolución. Profesional Universitario 03 de Gestión Documental 90 Realizar seguimiento a la solicitud remitida. Ir a la etapa 35 Profesional Universitario 03 de Gestión Documental 23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-23 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Etapa ACTIVIDAD Responsable 100 Descargar el préstamo en la Planilla de Préstamos y Consultas (formato R-DA-088) Secretaria o Auxiliar de Archivo 110 Fin 7.5 Procedimiento para la atención de préstamos y consultas a usuarios externos Etapa ACTIVIDAD Responsable 10 Inicio 20 Realizar la solicitud a través de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario Usuario Externo 30 Remitir solicitud a dependencia que tenga la información requerida Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario ¿15? ¿El expediente solicitado tiene alguna restricción para el préstamo?

Si: Ir a etapa 40 Secretaria de la dependencia y/o Profesional Universitario Grado 3 Gestion No: Ir a etapa 25 Documenta 40 Informar al usuario el procedimiento a seguir para poder realizar el préstamo.

(Secretaria de la dependencia y/o Profesional 3 Gestion Documental ¿25? ¿El expediente se encuentra en préstamo?

Si: Ir a etapa 50 Secretaria de la dependencia y/o Profesional Universitario Grado 3 Gestion No: Ir a etapa 60 Documental (Secretaria de la dependencia y/o Profesional Universitario 50 Requerir al usuario interno la carpeta.

Grado 3 Gestion Documenta 60 Diligenciar Planilla de Prestamos y Consultas (formato R-DA-088)

(Secretaria de la dependencia y/o Profesional 3 Gestion Documental 70 Entregar para consulta dentro de la Entidad la documentación requerida al usuario externo Secretaria de la dependencia y/o Profesional 3 Gestion Documental 80 Recibir los documentos solicitados y firmar la Planilla de Prestamos y Consultas (formato R-DA-088) Usuario Externo 90 Realizar la devolución de los documentos a la entidad y realizar el descargo en Planilla de Prestamos y Consultas (formato R-DA-088) Usuario Externo 100 Fin REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-24 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 24 7.6 Procedimiento para transferencias Documentales al Archivo Central Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello la Dirección Administrativa, elabora un plan periódico de transferencias, el cual se publica en los medios de comunicación internos de la Entidad (Intranet) por lo menos un menos antes de su aplicación.

Etapa ACTIVIDAD Responsable 10 Inicio 20 Seleccionar las carpetas a transferir al archivo central. Secretaria 30 Ordenar el contenido de las carpetas de acuerdo con la cronología de los mismos. Secretaria 40 Descartar aquellos documentos que no deben estar dentro de las carpetas (Copias, periódicos, papel químico) Secretaria ¿15? ¿Los documentos poseen ganchos clips o de cosedora?

Secretaria Si: Ir a etapa 50 No: Ir a etapa 60 50 Retirar el material metálico utilizado para juntar documentos. Secretaria 60 Foliar la documentación del más antiguo al más reciente. Teniendo en cuenta las condiciones establecidas en el numeral 6.4.3. de este documento. Secretaria 70 Identificar las carpetas utilizando el Rotulo para Identificación de Carpetas (ver numeral 6.4.4 de este manual). Secretaria 80 Almacenar las carpetas en cajas de cartón para archivo en cantidades de 200 folios. Secretaria 90 Identificar los documentos almacenados en la caja diligenciando el formato pre impreso que trae la caja de archivo. Secretaria 100 Actualizar e imprimir el Formato único de Inventario Documental. Secretaria 110 Entregar la documentación al archivo central. Secretaria Profesional Universitario Grado 3 - Gestión 120 Recibir la información y verificar si la transferencia se realiza dentro de los tiempos establecidos en el plan periódico de transferencias Documental.

¿25?

¿La transferencia se hace dentro de los tiempos establecidos en el plan periódico de transferencias?

Sí: Ir a etapa 130 No: Se informa a la dependencia para que sea remitido con la transferencia del siguiente año. Ir a etapa 160 Profesional Universitario Grado 3 - Gestión 130 Verificar la documentación confrontando los datos relacionados contra el Formato único de Inventario Documental (R-DA-011).

Documental.

25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-25 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Etapa ACTIVIDAD Responsable ¿35? ¿Hay Inconsistencias?

Sí: Ir a etapa 30 No: ir a etapa 140 Profesional Universitario Grado 3 - Gestión 140 Firmar el Formato único de Inventario Documental (R-DA-011) en el campo de Recibido y colocar la fecha.

Documental.

Profesional Universitario Grado 3 - Gestión 150 Entregar a la empresa encargada y contratada por Transmilenio S.A. que se encargará de la custodia de los documentos transferidos Documental.

160 Fin

8. TABLA DE FORMATOS

Código Nombre Ubicación Responsable R-DA-005 Comunicaciones Oficiales Externas Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-006 Comunicaciones Oficiales internas Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-007 Formato de devolución Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-008 Acta de anulación de números consecutivos de correspondencia. Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-009 Formato Referencia Cruzada Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-010 Solicitud de Trámite Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-011 Formato Único de Inventario Documental Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-012 Reporte de Novedades Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-013 Tabla de retención documental Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-085 Planilla Urgentes Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-086 Planilla de Entrega de Correspondencia Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-087 Planilla Control de Oficios Entregados -Motorizados Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-088 Planilla de Prestamos y Consultas Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

R-DA-089 Anulación de registro de número radicado, no utilizado" Intranet Profesional Universitario Grado 3 - Gestión Documental.

N.A. Planilla “Documentos por entregar” Aplicativo de Correspondencia Auxiliar Oficina de Correspondencia REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-26 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 26 Código Nombre Ubicación Responsable N.A. Planilla de “Documentos no entregados” Aplicativo de Correspondencia Secretaria N.A. Planilla de “Reporte Entrega trámites asignados”

Aplicativo de Correspondencia Secretaria ANEXOS Anexo 1. Modelo de Circular Anexo2. Modelo de Resolución ANEXO 1. MODELO DE CIRCULAR 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-27 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 ANEXO 2. MODELO DE RESOLUCIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-28 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 28 Resolución Número 621 Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

(Noviembre 1 de 2016)

“Por la cual se modifica la Resolución 078 del Que mediante el Acuerdo 02 de 2016 se modifica la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – “TRANSMILENIO S.A.”

31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

CONSIDERANDO:

RESUELVE:

Artículo primero.

Modificar la Resolución 078 de 2000 y Resolución 563 de 2016 en lo que corresponde a la actualización del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Código Versión Nombre T-SC-002 2 Publicación Seguimiento y Actualización Información Página Web Dada en Bogotá, al primer (1) día del mes de noviembre de dos mil dieciséis (2016).

ARTÍCULO TERCERO (Sic): La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

JOSÉ GUILLERMO DEL RÍO BAENA Jefe de Oficina Asesora de Planeación (E)

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-29 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión T-SC-002 2 Fecha Noviembre de 2016 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. ANEXOS

VERSION FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 25-03-2014 Primera versión Oficial del documento N/A Subgerente de Comunicaciones y 1 14-07-2016 Actualización del protocolo por implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014) y accesibilidad de los sitios.

AU Subgerente de Comunicaciones y 2 25-10-2016 Se solicita actualización del documento para ajustar administradores de contenido e incluir lineamientos para realizar documentos accesibles para el Sitio Web AU ELABORÓ:

APROBÓ:

Página 1 de 25 PROFESIONAL ESPECIALIZADO PRENSA Y SUBGERENTE DE COMUNICACIONES COMUNICACIONES EXTERNAS Y ATENCIÓN AL USUARIO REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-30 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 30 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016

1. OBJETO

Establecer de manera detallada las pautas generales para la recepción, publicación, actualización, control y seguimiento de la información publicada en la página web de TRANSMILENIO S.A.

(www.transmilenio.gov.co).

2. ALCANCE

Este protocolo es de conocimiento y aplicación obligatoria por parte de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. y los contratistas de prestación de servicios profesionales que por la ejecución del objeto contractual, adelanten labores dentro de las sedes administrativas de la entidad.

Cubre las diferentes actividades adelantadas para el control de la información alojada en la página web de TRANSMILENIO S.A.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este protocolo es el Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas. Por su estricto cumplimiento velará el Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario de TRANSMILENIO S.A.

La publicación de los contenidos en el Sitio web de TRANSMILENIO S.A. (www.transmilenio.gov.co), es responsabilidad del Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas, a través del web Master contratado por la entidad.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Manual de Administración de Contenido sitio Web TRANSMILENIO S.A. presentado por NEXURA INTERNACIONAL SAS  Manuales de Administración sitio Web SITP  Documento de Despliegue Sitio Web del SITP de 20 de marzo de 2013 Página 2 de 25 31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-31 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016  Política editorial y de actualización de contenidos de la página web y redes sociales del Sistema de Transporte Público de Bogotá – SITP.

 Manual de Gobierno en Línea. Versión 3.1 2012-2015.1  Manual de Imagen Corporativa y Visual para la Administración – Bogotá Mejor para Todos – Alcaldía Mayor de Bogotá.2  Decreto 2693 de 2012, por el cual se definen los lineamientos, plazos y términos para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.3  Resoluciones No. 354 de 2016 y 355 de 2016. Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.4.

 Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información.5  Decreto 103 de 2015, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.6  Ley Estatutaria 1618 de 2013. Disposiciones para garantizar el derecho a las personas con discapacidad..7 1Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. Ubicación online: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/programa/manual_3.1.pdf 2 Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración – Bogotá Humana – Alcaldía Mayor de Bogotá. Ubicación Online: http://www.bogota.gov.co/manual-de-imagen 3 Decreto 2693 de 2012. Ubicación Online: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/decreto-2693-de-2012.pdf 4 Resolución No. 354 de 2016. Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A. Ubicación Transmitiendo: https://transmilenio.sharepoint.com/subgerencia-general/direccionadministrativa/Documentos%20de%20Inters/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsubgerencia%2Dgeneral%2Fdirecc ion%2Dadministrativa%2FDocumentos%20de%20Inters%2FManual%20de%20funciones%202016&FolderCTID=0x01 20002AFDBEF612AF0C42B8DA6D7B25E83B77&View=%7BAC2EF732%2DF83F%2D4B32%2DB40D%2DD7C82CE 10A01%7D 5 Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882 6 Decreto 103 de 2015 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60556 7.Ley Estatutaria No. 1618. Disposiciones para garantizar los derechos a personas con discapacidad..http:// http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/2013/LEY%201618%20DEL%2027%20DE%20FEBRERO %20DE%202013.pdf Página 3 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-32 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 32 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016  Resolución 3564 de 2015, Por la cual se reglamentan aspectos relacionados con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.8  Norma Técnica Colombiana 5854 de 2011, accesibilidad a páginas web. 9  Manual de Diseño Gráfico y producción de piezas de comunicación para el sistema de transporte público de SITP.

 Manual del Usuario.

5. DEFINICIONES

Accesibilidad: La accesibilidad Web significa que personas con algún tipo de discapacidad van a poder hacer uso de la Web. En concreto, al hablar de accesibilidad Web se está haciendo referencia a un diseño Web que va a permitir que estas personas puedan percibir, entender, navegar e interactuar con la Web, aportando a su vez contenidos. La accesibilidad Web también beneficia a otras personas, incluyendo personas de edad avanzada que han visto mermadas sus habilidades a consecuencia de la edad. La accesibilidad web o de la interfaz, indica la capacidad de acceso a la Web y a sus contenidos por todas las personas, independientemente de la discapacidad (física, intelectual o técnica) que presenten o de las que se deriven del contexto de uso (tecnológico o ambiental).

Administrador de Contenido: Servidor público delegado por cada dependencia para el suministro de la información veraz, confiable, actualizada y oportuna, para su correspondiente publicación en el sitio Web de TRANSMILENIO S.A.

Administrador Web: Servidor Público responsable de la publicación de la información suministrada por el Administrador de contenido en el sitio web de TRANSMILENIO S.A., de acuerdo con los tiempos establecidos en el presente protocolo. Sí bien esta función está a cargo del Profesional Especializado de Prensa y comunicaciones Externas, para el manejo operativo del sitio 8 Resolución 3564 de 2015. http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-14476.html 9 Norma Técnica Colombiana 5854 de 2011. www.mincit.gov.co/descargar.php?id=75431 Página 4 de 25 33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-33 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Web, TRANSMILENIO S.A podrá contratar un apoyo externo, sin que haya una transferencia de la responsabilidad del tema.

Micrositio: También conocido como un minisite; es un término de diseño web que se refiere a una página web o a un grupo de páginas que extienden o amplían la funcionalidad de sitios web primarios. Estos micrositios se crean con el fin de proporcionar contenidos que giran en torno a un mismo tema y los cuales se focalizan en un único espacio. Ejemplo: Micrositio de Modos Alternativos de Transporte.

Presentación Interactiva: Contenido que se organiza y se presenta de una manera agradable al usuario, el cual puede interactuar con elementos de la presentación.

Multimedia: Contenido el cual integra múltiples medios como son audio, video, imagen, texto, animación e interactividad.

6. CONDICIONES GENERALES

 Los contenidos publicados en el sitio Web de TRANSMILENIO S.A., se tipifican en tres grupos:

 Eventual: Contenido cuya vigencia no se puede estandarizar por depender de cambios y/o modificaciones normativas o corporativas de la entidad, que se pueden dar en cualquier momento.

 Periódica: Contenido publicado cuya actualización debe efectuarse con cierto espacio de tiempo (periodicidad) definido por el responsable de contenido. Esta periodicidad de actualización puede ser semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

 Especial: Contenido que requiere o se solicita un tratamiento especial y que comprende un proceso de diseño, programación y montaje. Ejemplo: banners, slides de imágenes, galerías fotográficas, presentación interactiva, multimedia y/o micrositio.

 La veracidad, confiabilidad y oportunidad de la información suministrada al administrador web es responsabilidad exclusiva del administrador de contenido.

Página 5 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-34 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 34 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016  Es responsabilidad de los Administradores de Contenido definidos para cada una de las dependencias, adelantar los procesos de revisión y verificación por parte del (los) Jefe (s) de Dependencia previo a su envío a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

 La publicación de la información remitida por parte del Administrador de Contenido, es responsabilidad exclusiva del Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas. Para el manejo operativo del sitio Web, TRANSMILENIO S.A podrá contratar un apoyo externo sin que haya una transferencia de la responsabilidad del tema.

 La revisión y/o actualización de la información que la Subgerencia de Comunicaciones de la entidad pública a través del sitio web, será responsabilidad de cada uno de los profesionales designados por área para tal fin, quienes deberán velar por la revisión periódica de la información de sus áreas y de ser necesario, enviar a la Subgerencia de Comunicaciones la información para actualizarse de manera oportuna.

 La información remitida debe ser publicada por el Administrador Web, de acuerdo con la periodicidad establecida en la siguiente tabla:

TABLA 1. TIPO DE INFORMACIÓN Período de Entrega de la Período máximo de Tipo de Información Información Publicación Eventual Inmediatamente Un día hábil Dos días hábiles Periódica Periodicidad definida por el Administrador de Contenido en el Esquema de Publicación.

Depende de la complejidad Especial No tiene fecha de elaboración (de 3 a 10 días hábiles)

 La información (eventual, periódica o especial) que deba ser publicada en la página Web, deberá remitirse por correo electrónico, adjuntando diligenciado el siguiente cuadro:

Página 6 de 25 35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-35 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 TABLA 3. ENVÍO DE CONTENIDO ENVÍO DE CONTENIDO Dependencia:

Administrador de Contenido:

Adjuntos:

Descripción:

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

____________________________

Tipo de Información: Eventual: _____ Periódica: ____ Especial: _____

Sitio donde desea publicar la información:

Sitio web de TRANSMILENIO S.A. (www.transmilenio.gov.co):

¿Alguna ubicación específica? – Enlace:

 En caso de ausencia temporal del Administrador de Contenido designado por dependencia, la información debe ser remitida por el Jefe de Dependencia.

 Teniendo en cuenta la periodicidad definida en el Anexo 1, Esquema de Publicación (adoptado por resolución) el Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas enviará un correo electrónico con la estructura definida en el siguiente cuadro, a los administradores de contenido comunicando el vencimiento de la información publicada en el sitio web de TRANSMILENIO S.A.

Página 7 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-36 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 36 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 TABLA 4. RECORDATORIO VIGENCIA INFORMACIÓN RECORDATORIO DE LA VIGENCIA DE CONTENIDO DE TIPO PERIÓDICO Dependencia:

Administrador de Contenido:

Contenido:

Tipo de Información: Eventual: _____ Periódica: ____ Especial: _____

En caso de que el tipo de información sea periódica indique:

Semanal: ____ Quincenal: ____

Mensual: ____ Trimestral: ____

Semestral: ____ Anual: ____

Otra: Cuál ________________ Mensaje:

Cordial Saludo: Le informamos que el contenido nombrado anteriormente cumple su vigencia. Por lo tanto le recordamos que debe enviar la información actualizada a más tardar el: DD/MM/AAAA, para su pronta y próxima actualización en el sitio web de TRANSMILENIO S.A.

Gracias por su colaboración.

Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario TRANSMILENIO S.A.

 El administrador web, mediante correo electrónico con la siguiente estructura, deberá informar al administrador de contenido posibles errores, modificaciones, sugerencias y/o aclaraciones sobre el contenido a publicar. Además deberá informar la fecha de publicación del contenido en cuestión:

Página 8 de 25 37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-37 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 TABLA 5. REPORTE INFORMACIÓN ERRADA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO Dependencia:

Administrador de Contenido:

Asunto:

Descripción: (Describir dudas, correcciones, sugerencias y/o aclaraciones)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

___

Mensaje:

Cordial Saludo:

Respondiendo a su solicitud de la publicación del contenido ___________________, y de acuerdo al tipo de información ____________, le informamos que su publicación se realizará el día DD/MM/AAAA.

Gracias por su colaboración.

Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario TRANSMILENIO S.A.

 En caso de evidenciar algún error o desactualización, los administradores de contenido deben avisar inmediatamente a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario para que la información sea actualizada.

 Toda información publicada cuyo formato sea texto será revisada por el Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas, para evaluar su redacción y pertinencia, así mismo, debe revisar y velar por el adecuado manejo de la línea gráfica de TRANSMILENIO Página 9 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-38 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 38 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 S.A. En caso de que surgiesen cambios será responsabilidad del Profesional Especializado de Prensa y comunicaciones, informar los ajustes al administrador de contenido.

 La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario deberá presentar trimestralmente a la Subgerencia General, un informe sobre la Administración del sitio Web de TRANSMILENIO S.A. enunciando todos los hechos relevantes del proceso, incluyendo las estadísticas de uso y acceso.

 Los contenidos en inglés que se publiquen en el sitio web de TRANSMILENIO S.A. deben ser generados y revisados por el servidor público de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario designado para tal fin.

 Transparencia y Acceso a la Información Pública: el administrador Web deberá realizar las actualizaciones pertinentes al contenido de acuerdo con la periodicidad definida en el Anexo

1. Esquema de Publicación. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014,

al Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015.

 Accesibilidad Web: el administrador Web aplicara buenas prácticas en la creación y actualización de los contenidos en los sitios, con el fin de garantizar la accesibilidad.

 Documentos digitales accesibles: los administradores de contenido de cada área deben garantizar la publicación de documentos digitales accesibles ( Ver Anexo 2), siempre y cuando éstos sean creados por TRANSMILENIO S.A. Aquellos contenidos, creados por aplicaciones o entidades externas se publicarán, haciendo la salvedad que TRANSMILENIO S.A., no garantiza la accesibilidad del mismo.

7. ANEXOS

Anexo 1: Administradores de Contenido y Periodicidad de Reporte A continuación se describen los administradores de contenido responsables de cada ítem publicado en el sitio web de TRANSMILENIO S.A. (www.transmilenio.gov.co). Además se especifica qué tipo de información es y su periodicidad.

Página 10 de 25 39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-39 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Profesional Especializado (6) de Misión Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Visión Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Historia Subgerencia de Comunicaciones Eventual Prensa y Comunicaciones Externas Oficina Asesora de Profesional Especializado (6) de Planeación Eventual Objeto y Funciones Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Organigrama Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Escalas Salariales Dirección Administrativa Periódica Anual Talento Humano Profesional Especializado (6) de Directorio dependencias Dirección Administrativa Periódica Semestral Talento Humano Oficina Asesora de Profesional Especializado (6) de Planeación Periódica Anual Plan Anticorrupción Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Plan de Acción Oficina Asesora de Planeación. Periódica Anual Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Plan Estratégico Oficina Asesora de Planeación Eventual Anual Gestión Corporativa Oficina Asesora de Proyectos de Profesional Especializado (6) de Planeación Periódica Anual Inversión Gestión Corporativa Oficina Asesora de Política Integrada Profesional Especializado (6) de Planeación Eventual de Gestión Gestión Corporativa Página 11 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-40 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 40 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Profesional Especializado (6) de Objetivos del SIG Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Mapa de Procesos Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Oficina Asesora de Indicadores de Profesional Especializado (6) de Planeación Periódica Anual Gestión Gestión Corporativa Oficina Asesora de Profesional Especializado (6) de Medición Satisfacción del Planeación Periódica Semestral Usuario Gestión Corporativa Profesional Especializado (6) de Normograma Oficina Asesora de Planeación Eventual Gestión Corporativa Control Interno Profesional Universitario (4) de la Oficina de Control Interno Eventual Oficina de Control / Quiénes Somos Interno Control Interno Oficina de Control Profesional Universitario (4) de la Interno Eventual Oficina de Control / Roles Interno Profesional Universitario (4) de la Oficina de Control Interno Periódica Mensual Oficina de Control Informes de Control Interno Interno Profesional Universitario (4) de la Oficina de Control Oficina de Control Interno Periódica Anual Planes de Mejoramiento Interno Oficina Asesora de Informe de Profesional Especializado (6) de Planeación Periódica Anual Gestión Gestión Corporativa Profesional Especializado (6)

Asistencia a la Estados Financieros Subgerencia Económica Periódica Trimestral Subgerencia Económica Página 12 de 25 41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-41 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Profesional Especializado (6)

Presupuesto Asistencia a la Aprobado Subgerencia Económica Periódica Anual Subgerencia Económica Profesional Especializado (6)

Asistencia a la Ejecución Presupuestal Subgerencia Económica Periódica Mensual Subgerencia Económica Profesional Especializado (6)

Portafolio de Asistencia a la Inversiones Subgerencia Económica Periódica Mensual Subgerencia Económica Profesional Especializado (6)

Asistencia a la Proveedores Subgerencia Económica Eventual Subgerencia Económica Profesional Universitario (3) de la Plan de Adquisiciones Subgerencia Jurídica Periódica Anual Subgerencia Jurídica Profesional Universitario (3) de la Manual de Contratación Subgerencia Jurídica Periódica Semestral Subgerencia Jurídica Mapa de Riesgos Subgerencia Jurídica Periódica Anual Profesional Universitario (3) de la Subgerencia Jurídica de los Procesos de Contratación Contratos Profesional Universitario (3) de la Estatales Subgerencia Jurídica Eventual Subgerencia Jurídica Eventual Profesional Universitario (3) de la Subgerencia Jurídica Avisos de Convocatorias Subgerencia Jurídica Públicas Normatividad Profesional Universitario (3) de la Nacional Subgerencia Jurídica Periódica Mensual Subgerencia Jurídica Normatividad Profesional Universitario (3) de la Distrital Subgerencia Jurídica Periódica Mensual Subgerencia Jurídica Oficina Asesora de Gestión Ambiental Planeación Eventual del Sistema Profesional Especializado (6) Oficina Asesora de Planeación – Gestión Ambiental Página 13 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-42 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 42 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Oficina Asesora de Instrumentos de Planeación Eventual Planeación Profesional Especializado (6) Oficina Asesora de Planeación – Gestión Ambiental Oficina Asesora de Gestión Ambiental Planeación Periódica Anual en Cifras Profesional Especializado (6) Oficina Asesora de Planeación – Gestión Ambiental Portafolio de Subgerencia de Desarrollo de Negocios Periódica Anual Servicios Profesional Especializado (6) Explotación de Marca Profesional Especializado (5)

Infraestructura Subgerencia Técnica Eventual Proyecciones y Estadísticas Profesional Especializado (5)

Sistema de Proyecciones y Recaudo Subgerencia Técnica Eventual Estadísticas Profesional Especializado (5)

Operación Subgerencia Técnica Eventual Proyecciones y Estadísticas Profesional Especializado (5)

Sistema de Proyecciones y Control Subgerencia Técnica Eventual Estadísticas Profesional Especializado (5)

Agentes del Proyecciones y Sistema Subgerencia Técnica Eventual Estadísticas Formas de Pago y Profesional Universitario (4) Control Financiero del Tarifas Subgerencia Económica Eventual Sistema – Control de Recaudo Profesional Universitario (4) de Mi Plan de Viaje Subgerencia de Comunicaciones Eventual Diseño Gráfico Cómo utilizar el Profesional Universitario (4) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Sistema Diseño Gráfico Página 14 de 25 43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-43 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Dirección Técnica de Modos Alternativos y Eventual Cicloparqueaderos Profesional Universitario (3) Inspección y Control Equipamientos Complementarios Profesional Especializado (6)

Subgerencia de Desarrollo de Negocios Eventual Explotación del Cajeros Automáticos Conocimiento Profesional Universitario (4) Control Financiero del Taquillas Externas Subgerencia de Comunicaciones Eventual Sistema – Control de Recaudo Profesional Especializado (6)

Biblioestaciones Subgerencia de Comunicaciones Eventual Asistencia a la Subgerencia Profesional Especializado (6) de Puestos de Salud Dirección Administrativa Eventual Talento Humano Profesional Especializado (6) de Baños Públicos Dirección Administrativa Eventual Talento Humano Subgerencia Técnica y Profesional Especializado (5)

Dirección Técnica de Eventual El Futuro Proyecciones y Modos Alternativos Estadísticas Profesional Universitario (4) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Servicios Troncales Diseño Gráfico Profesional Universitario (4) de Planos Portales Subgerencia de Comunicaciones Eventual Diseño Gráfico Profesional Universitario (4) de Planos Estaciones Subgerencia de Comunicaciones Eventual Diseño Gráfico Profesional Universitario (4) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Rutas Alimentadoras Diseño Gráfico Profesional Especializado (5)

Proyecciones y Información General del SITP Subgerencia Técnica Eventual Estadísticas Cifras del SITP Subgerencia Técnica Periódica Mensual Profesional Especializado (5)

Página 15 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-44 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 44 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Proyecciones y Estadísticas Rutas Servicio Profesional Universitario (3) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Urbano Diseño Gráfico Profesional Universitario (3) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Rutas Servicio Complementario Diseño Gráfico Rutas Servicio Profesional Universitario (3) de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Especial Diseño Gráfico Subgerencia de Comunicaciones Eventual Profesional Especializado (5) Servicio al Usuario y Preguntas Frecuentes Contacto SIRCI Profesional Especializado (6) de Defensor del Subgerencia de Comunicaciones Eventual Usuario Prensa y Comunicaciones Externas Peticiones, quejas Subgerencia de Comunicaciones Eventual Profesional Especializado (5) Servicio al Usuario y y reclamos Contacto SIRCI Oportunidades de Profesional Especializado (6) de Empleo Dirección Administrativa Eventual Talento Humano Feria Internacional de Transporte Subgerencia de Desarrollo de Negocios Eventual Profesional Especializado (6) Explotación de Marca Masivo Subgerencia de Comunicaciones Eventual Técnico Administrativo (2) de Diseño Gráfico Galerías Fotográficas Videos Subgerencia de Comunicaciones Eventual Técnico Administrativo (2) de Diseño Gráfico Profesional Especializado (6) de Comunicados de Subgerencia de Comunicaciones Eventual Prensa Prensa y Comunicaciones Externas Profesional Especializado (6) de Información sobre Subgerencia de Comunicaciones Eventual discapacidad Prensa y Comunicaciones Externas Página 16 de 25 45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-45 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 ADMINISTRADORES DE CONTENIDO Y PERIODICIDAD DE REPORTE Sección Área Responsable Tipo de Información Periodicidad Responsable designado Profesional Especializado (6) Explotación de Marca Subgerencia de Comunicaciones y Eventual Eventos o Profesional Especializado (6) de Subgerencia de Desarrollo de Negocios Prensa y Comunicaciones Externas Especial Profesional Universitario (4) de Portal Infantil Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario Diseño Gráfico Anexo 2: Lineamientos para realizar documentos accesibles para el Sitio web de TransMilenio Es importante tener en cuenta que antes de solicitar alguna publicación de documentos en el sitio web de TRANSMILENIO S.A. se deben seguir las siguientes recomendaciones de accesibilidad:

Documentación Digital Accesible Las herramientas como Word, Excel y PowerPoint ya deben cumplir ciertos estándares de accesibilidad, pero como autores hay que seguir pautas de diseño del documento y edición de elementos de contenido para que, finalmente, el resultado sea accesible.

Como servidores públicos debemos garantizar que toda la población pueda acceder.

La siguiente guía se estructura en tres bloques:

 Contenidos accesibles en Word 2010 o 2013  Contenidos accesibles en PowerPoint 2010 0 2013  Contenidos accesibles en Excel 2010 – 2013 Página 17 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-46 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 46 TÍTULO:

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Contenidos accesibles en Word Es importante aclarar que las siguientes recomendaciones son para Word 2010 o 2013, o extensión.docx, por ende al momento de guardar el documento verificar que es la última versión de lo contrario perderá configuraciones que haya realizado.

Idioma del Documento Una pauta general de accesibilidad es indicar el idioma del documento, incluso partes del documento que estén en otro idioma.

 Revisar el idioma del documento en la barra de estado  Definir el idioma del documento > Pestaña ‘Revisar’ > ‘Idioma’  Sección del documento en otro idioma. En este caso, seleccionamos el texto que está en otro idioma e indicamos el que corresponda en la opción “Establecer idioma de corrección”.

This is an example Tipos de Fuentes  Tamaño de fuente entre 12pt y 18 pt  Uso de fuentes Sans Serif: Calibri, Arial, Tahoma, Verdana.

 Evitar el uso excesivo de textos en cursiva, textos subrayados y textos largos en mayúsculas.

 Utilizar con moderación el uso de la Negrita Imágenes  Es importante colocar texto alternativo a la imagen a excepción de imágenes decorativas. o Clic derecho a la imagen > Formato de imagen > Diseño y propiedades > Texto alternativo  El texto alternativo debe ser breve, pero en los casos en los que las imágenes transmitan mucha información (gráficos, diagrama, etc…), se debe incluir una descripción más larga que contenga toda la información de la imagen.

 Cómo hacerlo:

 Seleccionar la imagen / Botón derecho / Formato de imagen Página 18 de 25 47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-47 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016  (Costado derecho) Formato de imagen / Diseño y propiedades Página 19 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-48 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 48 TÍTULO:

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Tip: Para elaborar un texto alternativo breve, piense que está describiendo la imagen por teléfono. No hacer supuestos semánticos y ser objetivo.

 Posición: En línea con el texto. Para hacerlo vamos a la pestaña “Diseño de página” > “Posición” > “En línea con el texto”.

 No utilizar imágenes de texto Ejemplo:

Estructura del contenido Se debe establecer una estructura lógica. Ofrecer el contenido de manera estructurada y amigable, esto favorecerá su comprensión.

Estilos  Utilizar los estilos proporcionados por Word en la pestaña “Inicio”. De esta manera generar la jerarquía que el documento necesite.

 Si quiere cambiar el color, fuente, espacio entre párrafos, entre otras características de un estilo en específico, puede dar clic derecho al estilo >> opción modificar.

Página 20 de 25 49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-49 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Listas  Se debe usar las opciones de listas enumeradas o con viñetas.

 No incluir símbolos manualmente como guiones o asteriscos.

Columnas en Word  Utilizar la herramienta proporcionada para tal fin en la pestaña “Diseño de Página” > “Columnas”

 Recomendamos usar las columnas sí realmente es NECESARIO.

 No utilizar tabuladores o tablas para simular el texto en columnas.

 Separar las columnas con un espacio amplio entre ellas para facilitar la lectura.

Tablas  Crear tablas sencillas y no excesivamente grandes.

 Evitar combinar o dividir celdas.

 Usar encabezados  No usar tablas para motivos visuales o maquetación.

 Insertar las tablas y no usar el tab o la tecla espaciadora para organizar la información como si estuviese en una tabla.

 No utilizar una tabla dividida en varias páginas. Lo mejor es que esté en una sola hoja. Si este caso es imprescindible, debemos repetir las cabeceras de la tabla en cada página y no dividir las filas al pasar de página.

 Puede ser adecuado incluir junto con la tabla un resumen de la información que contiene y más si se utilizan abreviaturas.

 Insertar texto alternativo dando clic derecho a la tabla > “Propiedades de la Tabla” > “Texto Alternativo”

Página 21 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-50 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 50 TÍTULO:

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 País Cantidad Año Colombia 2’500.000 2014 Perú 3’600.000 2015 Hipervínculos  Proporcionar claramente el propósito del enlace, sin ambigüedades.

 Evitar enlaces de texto como “Leer más” o “Más información” deben ser específicos.

 En caso de que el documento se imprima, es recomendable que junto al enlace incluyamos entre paréntesis la url del hipervínculo.

Ejemplo Ingrese al Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (http://www.bogota.gov.co/sdqs)

Consultar información sobre sobre el Sistema TransMilenio (http://www.transmilenio.gov.co)

Recomendaciones generales del documento  No justificar el texto  Si se utilizan abreviaturas, facilitar su forma extendida.

 No utilizar expresiones que transmitan características sensoriales, ej. “La imagen más pequeña” o “según el texto resaltado en rojo”.

 Interlineado de 1.5 y 1 de espacio entre párrafos  El margen debe ser normal o ancho  Utilizar saltos de página en vez de cambiar a la siguiente página creando espacios con la tecla “Enter”. Ctrl + Enter: salto de página  Utilizar la tabla de contenido  Usar la paginación  Usar alto contraste entre el fondo y el texto  Realizar revisión ortográfica Página 22 de 25 51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-51 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016  Incluir las propiedades del documento: Pestaña ‘Archivo’ > ‘Información’ > desplegar las opciones de ‘Propiedades’ > seleccionar ‘Mostrar el panel del documento’  Utilizar el ‘Panel de Navegación’ como guía, para comprobar la estructura del documento.

Esta opción se activa en la pestaña ‘Vista’ > ‘Panel de Navegación’ Evaluación de accesibilidad Word 2010 incluye una herramienta de evaluación automática de accesibilidad llamada “Comprobador de accesibilidad”, donde la podemos ubicar en la pestaña “Archivo” > “Información” > “Comprobar sí hay problemas” >> “Comprobar accesibilidad”

Página 23 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-52 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 52 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Word abre un panel de tareas en la parte derecha de la pantalla en el que se muestra los errores que pueda haber y el procedimiento para solucionarlo.

Página 24 de 25 53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-53 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 TÍTULO:

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE TRANSMILENIO S.A.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA Código Versión Fecha T-SC-002 2 Noviembre de 2016 Guardar Word como PDF accesible Para guardar el documento en formato PDF accesible se debe dirigir a la pestaña ‘Archivo’, seleccionar ‘Guardar cómo’, escoger el tipo.PDF Posteriormente hacer clic en el botón ‘Opciones…’ que abrirá una ventana emergente, allí se debe marcar las opciones agrupadas bajo el título ‘Incluir información no imprimible’; y verificar que las opciones bajo el título ‘Opciones PDF’ estén desactivadas.

Página 25 de 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-54 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 54 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Resolución Reglamentaria Que el artículo 6 del Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012 establece la autonomía administrativa, en virtud de la cual la Contraloría de Bogotá, D. C. define los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo.

Número 040 (Noviembre 9 de 2016)

“Por la cual se actualiza y adopta la nueva versión del Procedimiento para la preservación del Producto del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal”

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 037 de julio 15 de 2015 se adoptó la versión 10.0 del Procedimiento para la preservación del producto, el cual requiere ser ajustado en atención a un hallazgo formulado por la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales En mérito de lo expuesto, este Despacho; y legales, en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012 y,

RESUELVE:

CONSIDERANDO:

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento:

No. Documento Código Versión PVCGF-07 11.0 1 Procedimiento para la preservación del producto Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional, la definición de procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Artículo segundo.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la divulgación y cumplimiento del procedimiento adoptado.

Artículo tercero.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el numeral 5 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 037 de 15 de Julio de 2015.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los nueve (9) días del mes de noviembre de dos mil dieciséis (2016).

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA Contralor de Bogotá D.C.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, establecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria 034 del 5 de Noviembre de 2014, implementando un modelo de operación por procesos que asegure la generación de productos o servicios con las características previamente especificadas y evidenciando la forma de realizar los procesos a través de procedimientos, entendidos estos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad.

Código formato: PGD-01-002 Código documento: PVCGF-07 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO Versión:11.0 Página 1 de 11 55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-55 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2016 Aprobó elaboración o modificación Revisión técnica Firma: Firma:

Nombre:

Nombre:

Andrés Castro Franco Biviana Duque Toro Cargo:

Cargo:

Contralor Auxiliar Directora Técnica de Planeación

1. OBJETIVO:

Definir las actividades para preservar los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente.

2. ALCANCE:

Inicia con el envío en medio magnético - formato PDF, de los informes finales debidamente firmados a la Dirección de Apoyo al Despacho y termina con la publicación en la página WEB e intranet de los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Acuerdo 519 26/12/2012 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”.

Norma NTC - ISO 9000:2005 22/12/2005 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

Norma NTC-ISO 9001:2008 14/11/2008 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma NTCGP 1000:2009 18/11/2009 Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Ley 1474 12/07/2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

Ley 1712 06/03/2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 103 20/01/2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

4. DEFINICIÓN:

ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones.

PRESERVACIÓN: La protección física del producto para mantener su conformidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-56 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 56 PROTECCIÓN: Son las medidas que se toman para evitar alteración del producto.

PRODUCTO: Resultado de un proceso. Dentro de los productos se incluyen Informes de auditoria modalidad regularidad, desempeño y visita de control fiscal.

5. ANEXOS:

Anexo 1: Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.

Código PVCGF-07-001.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES DIRECTOR TÉCNICO Memorando remisorio.

SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN Observación: El envío de los informes se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación.

1 DIRECTOR DE REACCIÓN Certificado de archivos enviados INMEDIATA a la Dirección Envía en medio magnético - formato PDF, el informe final, debidamente firmado, a la Dirección de Apoyo al Despacho de Apoyo al COORDINADOR GRUPO Despacho1.

Ver Anexo 1 - Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.

ESPECIAL DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN 2 DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA Archiva los productos junto con los respectivos soportes en la serie documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

COORDINADOR GRUPO ESPECIAL 3 DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO Remite los informes a la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Observación La remisión de los informes se debe realizar máximo dentro de los diez (10) días hábiles, siguientes desde su recibo.

Analiza información y divulga en medio de comunicación, si es del caso.

4 JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Observación La Oficina Asesora de Comunicaciones tiene cinco (5) días hábiles, para devolver el(los) informe(s) desde su recibo.

Comunica a la Dirección de Apoyo al Despacho para que los informes serán remitidos para su respectiva publicación.

5 DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO Observación: Dentro de los productos se incluyen: informes de auditoría modalidad regularidad, desempeño y visita de control fiscal.

Remite los informes a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y solicita la publicación en la página web e intranet al día siguiente del recibo por parte de la Oficina Asesora Jurídica.

57 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-57 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Observación: La identificación de producto, sector, año de elaboración y sujeto de control aplica para los informes de auditoría de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal.

DIRECTOR TÉCNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA La publicación se debe realizar máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío.

6 INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Asigna funcionario, quien publica en la página WEB e intranet los productos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, identificando producto, sector, año de elaboración y sujeto de control.

Punto de Control: La Dirección Sectorial, Dirección de Reacción Inmediata o Coordinador de Grupo Especial serán los encargados de verificar que la Dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones haya realizado la publicación de los productos.

7 DIRECTOR DE APOYO AL Oficio remisorio DESPACHO Elabora y radica oficio dirigido a los Honorables Concejales en el que se informa que los productos se encuentran a disposición en la página WEB de la entidad para su control político.

1. Aplica para la entrega de los informes de auditoría de Regularidad, de Desempeño o de Visita de Control Fiscal.

7. ANEXOS

ANEXO No. 1. CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO Código formato: PVCGF-07-001 Código documento: PVCGF-07 Versión:11.0 Página X de Y DIRECCIÓN / GRUPO ESPECIAL: ________________

Informe Final de Auditoría Modalidad 2 __________ de los siguientes sujetos de control:

2 Regularidad, Desempeño o Visita de Control Fiscal.

NOMBRE DEL DIRECTOR /COORDINADOR GRUPO ESPECIAL:_________________

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-58 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 58 En mi calidad de Director(a) Técnico o Coordinador de Grupo Especial, certifico que los archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho, son fiel copia de los originales Informe de Auditoría Modalidad ___________, vigencia ______, correspondiente al PAD ____, presentados a los Representantes Legales de sujetos de control, toda vez que los mismos serán colgados en la Página Web institucional para su consulta.

_____________________________________________ FIRMA DIRECTOR / COORDINADOR GRUPO ESPECIAL Copia:

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Número y fecha del Acto Administrativo que lo adopta Descripción de la modificación El procedimiento cambia de versión.

Adición del registro oficio remisorio.

Modificación Descripción del Procedimiento, así:

- Actividad 1: Envía informe debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos

- Actividad 2. Establece en coordinación con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes. (Fotocopias y empaste). Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.

1.0 R.R. 04 de febrero 06 de 2003

- Actividad 3. Embala los informes. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.

- Actividad 4. Envía producto embalado a la Dirección de Apoyo al Despacho. El original lo regresa a la Dirección Sectorial que originó el Informe. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.

- Actividad 5. Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, incluyendo una copia para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.

Actividad 6. Entrega Informe Final a los Clientes.

El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.

2.0 R.R. 048 de septiembre 30 de 2003 Se modifica redacción de objetivo y alcance del procedimiento.

Se ajusta redacción de las actividades de la Descripción del procedimiento.

3.0 R.R. 051 de diciembre 30 de 2004 En la Descripción del Proceso se incluye actividad 4 relacionado con incluir en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoría.

4.0 R.R. 045 de noviembre 30 de 2005 Cambia de versión.

59 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-59 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 Versión Número y fecha del Acto Administrativo que lo adopta Descripción de la modificación Se elimina en actividad 1 copia dura para la Dirección de Informática para ahorro de papel.

En la actividad 2 se dispone que las copias para los clientes sean preferiblemente en medio magnético.

5.0 R.R. 018 de 14 de agosto de 2006 Se incluye que el Director de Apoyo al Despacho informe a los clientes que el producto se encuentra disponible en la página WEB.

Se cambia fase por ciclo.

6.0 R. R. 029 de Noviembre 03 de 2009 Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento.

Se modifica el alcance del procedimiento, la base legal, los registros, la actividad 1 del procedimiento.

Se establece una observación respecto del tiempo de envió a la Dirección de Apoyo al Despacho.

7.0 R.R. 015 de Mayo 14 de 2010 En la actividad 3 se establece una observación que da el término para la publicación y un punto de control para la verificación de la publicación por parte de las Direcciones Sectoriales.

Se adiciona el Anexo 1.

Se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general para los productos del proceso.

Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión.

8.0 R.R. 007 de marzo 31 de 2011 Se complementan las definiciones.

Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.

Se ajusta el procedimiento a la estructura determinada en el Anexo 2 del Procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

9.0 R.R. 055 de 18 de Diciembre de 2013 Se elimina lo pertinente a la Función de Advertencia.

Se modifica el responsable de publicar los informes en la página web.

Se actualiza la Base legal.

10.0 R.R. 037 del 15 de Julio de 2015 En la Descripción del procedimiento se separan las actividades propias de la Dirección de Apoyo al Despacho y la de la Oficina asesora de comunicaciones, determinando términos para el trámite en esta oficina y la respectiva publicación.

11.0 R.R. 040 de noviembre 9 de 2016 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-60 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 60 Resolución Reglamentaria Que en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá, D.C.

Número 041 (Noviembre 9 de 2016)

RESUELVE:

“Por la cual se actualiza el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá, D.C.”

Artículo primero.

Actualizar el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con los lineamientos consagrados en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el Acuerdo 519 de 2012, en armonía con el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016 y,

Artículo segundo.

Conformación del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C. estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

CONSIDERANDO:

El Contralor o su delegado, quien lo presidirá.

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

El Director Administrativo y Financiero.

El Director de Talento Humano.

El Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Que el Artículo 61 del Acuerdo 519 de 2012 del Concejo de Bogotá, faculta al Contralor de Bogotá, D.C., para establecer y reglamentar mediante resolución motivada todo lo relacionado con la organización interna y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C. en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y los Acuerdos del Concejo de Bogotá D.C.

Parágrafo Primero. Delegar en el Contralor
Auxiliar la participación del Contralor de Bogotá D.C., en el Comité de Conciliación de la Entidad, quien concurrirá con voz y voto en los términos establecidos en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016.

Que es una herramienta fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad la mejora continua de los trámites, métodos y procedimientos implementados en la Contraloría de Bogotá, D.C., en orden a la optimización y eficiencia de la Función Pública, al facilitar el cumplimiento de los cometidos institucionales, la delimitación de responsabilidades, y la definición de controles internos, entre otros.

La participación de los demás integrantes del Comité será indelegable.

Que el Decreto Único Reglamentario No. 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, compiló la normatividad relacionada con la Conciliación Extrajudicial en asuntos de lo Contencioso Administrativo, así como del funcionamiento de los Comités de Conciliación de las entidades públicas.

Parágrafo Segundo. Concurrirán sólo con
derecho a voz, los apoderados que representen los intereses de la Contraloría de Bogotá D.C. en los negocios sometidos a consideración del Comité de Conciliación, previa citación a la reunión respectiva, como también las personas que el Comité o la mayoría de sus miembros consideren deban asistir, según el caso concreto sometido a su análisis.

Parágrafo Tercero. El Comité de Conciliación
de la Contraloría de Bogotá D.C., sesionará no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Que a su vez, se hace necesario delegar la participación del Contralor de Bogotá, D.C., en el Comité de Conciliación de la Entidad, en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 del Acuerdo 519 de 2012 y el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016.

Parágrafo Cuarto. El Comité de Conciliación
de la Contraloría de Bogotá D.C., podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Que en virtud de lo anterior, se debe proceder a actualizar el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., reglamentado mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 15 de mayo de 2015, con el fin de contar con un instrumento eficaz que le permita a este Ente de Control cumplir con los principios rectores de la Función Administrativa.

Parágrafo. Quinto. El Jefe de la Oficina de Con-
trol Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación sólo con derecho a voz.

61 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-61 • 2016 • NOVIEMBRE • 10

Artículo tercero.

Funciones del Comité de Conciliación.

desempeñará además de las funciones discernidas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, las siguientes:

1. Convocar a los miembros del Comité a sesiones reglamentarias y extraordinarias cuando las cir- cunstancias así lo demanden, y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas con una antelación de tres días hábiles.

El Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Contraloría de Bogotá D.C. y ejercerá las funciones discernidas en el Artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Conservar las actas de cada sesión del Comité en el formato establecido por el Sistema de Informa- ción de Procesos Judiciales.

Igualmente decidirá, en cada caso específico sobre la procedencia de solicitudes de conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

4. Expedir las copias y constancias que se le solici- ten, siempre y cuando no tengan el carácter de reservado.

5. Las demás que le sean asignadas por el Comité y las comprendidas en el Reglamento interno del Comité.

Artículo sexto.

Procedimiento respecto de petición de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos ante la Contraloría de Bogotá D.C.:

Parágrafo. Único: El Comité de Conciliación de
la Contraloría de Bogotá D.C. deberá en los meses de junio y diciembre de cada año, estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre, con el fin de formular las políticas de prevención del daño antijurídico, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa judicial de los intereses litigiosos de la Entidad y si es necesario, proponer correctivos a las deficiencias en las actuaciones administrativas y de las de los apoderados dentro de las actuaciones procesales.

Para tal propósito, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica presentará a los miembros del Comité a través del Secretario Técnico, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

Una vez recibida la solicitud de conciliación, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará un funcionario para sustanciar la respectiva ficha técnica, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para ser debatida por el Comité de Conciliación en los términos señalados en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

En caso de tratarse de una conciliación judicial, le corresponderá diligenciar la respectiva ficha al abogado que lleve la representación externa de la Entidad, indicando dentro del mismo texto, si hubo o no llamamiento en garantía.

Artículo cuarto.

Alcance de las decisiones. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los profesionales que ejerzan la representación judicial a nombre de la entidad, los cuales deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales, así como de las acciones de repetición, que serán presentadas al Comité en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, para que éste determine su procedencia o improcedencia.

Parágrafo. Único: Las decisiones del mencionado
Comité, acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto.

Parágrafo Primero. Conforme con la naturaleza
de la acción y el tema materia de la misma, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica informará al Director o Jefe de la dependencia donde reposen los antecedentes del asunto controvertido, sobre la acción y los términos para actuar, para que éste designe inmediatamente y por el tiempo que sea necesario al profesional o profesionales conocedores del tema, para que coordinadamente con el funcionario asignado de la Oficina Asesora Jurídica, procedan a absolver las dudas que se presenten respecto de la propuesta de conciliación.

Artículo quinto.

Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., estará a cargo de un funcionario del nivel asesor o profesional adscrito a la Oficina Asesora Jurídica, que será designado directamente por los integrantes del Comité, quien

Los profesionales asignados facilitarán el expediente y demás documentos necesarios y brindarán el apoyo requerido, con la supervisión y vigilancia del director REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-62 • 2016 • NOVIEMBRE • 10 62 o jefe de la dependencia a la cual se encuentran adscritos.

La misma coordinación se presentará, de ser necesario, durante el trámite jurisdiccional o administrativo de las diligencias, hasta su culminación. deberá adoptar la decisión motivada de iniciar o no el correspondiente proceso de repetición, en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Único Reglamentario No. 1069 de 2015, modificado por el Art. 3 del Decreto 1167 de 2016, previa elaboración de la ficha técnica de repetición por parte del apoderado designado para tal efecto, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Parágrafo Segundo. El funcionario designado
para la elaboración de la Ficha Técnica, en el momento de conceptuar sobre si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente, especialmente a lo señalado en el artículo 2.2.4.3.1.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, modificado por el artículo 1º del Decreto 1167 de 2016.

Artículo noveno.

Derogatorias y vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Reglamentaria No. 013 del 15 de mayo de 2015 y demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los nueve (9) días del mes de noviembre de dos mil dieciséis (2016).

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA Parágrafo Tercero. Cuando se trate de una solicitud de conciliación prejudicial, el abogado responsable del estudio del tema, deberá acudir a la audiencia de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación o donde corresponda, para exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideran no viable la referida solicitud.

Contralor de Bogotá, D.C.

Si hubo conciliación, los apoderados de la Entidad, deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio e igualmente deberá allegar copia del auto de aprobación o no aprobación de la homologación.

Parágrafo Cuarto. Los acuerdos conciliatorios
deberán publicarse en la página web de la Contraloría de Bogotá, D.C., por intermedio de la Dirección de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones dentro de los tres (3) siguientes a su suscripción.

Artículo séptimo.

Estudio de Llamamiento en Garantía con fines de repetición.

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará un apoderado para sustanciar la respectiva ficha técnica de llamamiento en garantía, quien deberá realizarla en el formato establecido por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para ser debatida por el Comité de Conciliación en los términos del artículo 172 de la Ley 1437 de 2011.

Artículo octavo.

Estudio de Acción de Repetición.

Una vez se efectué el pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el Comité de Conciliación 63 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5952 • pP. 1-63 • 2016 • NOVIEMBRE • 10