Registro Distrital 5771 de 2016

AÑO 50 Número 5771 2016 • FEBRERO • 9 REGISTRO DISTRITAL DECRETO DE 2016

Artículo 5º.

- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Decreto Número 065 Dado en Bogotá, D.C., a los ocho (8) días del mes (Febrero 8 de 2016) de febrero de dos mil dieciséis (2016).

“Por medio del cual se hace un nombramiento”

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C. En uso de sus facultades legales, en especial las RESOLUCIONES DE 2016 conferidas por el Decreto Ley 1421 de 1993, el Decreto 1083 de 2015 EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”

DECRETA:

Resolución Número 053 (Enero 25 de 2016)

Artículo 1º.

- Nombrar a partir de la fecha, al ingeniero GERMÁN ALBERTO BAHAMÓN JARAMILLO, identificado con la cédula de ciudadanía Nro. 7.697.452, en el cargo de Director General Código 050 Grado 03 de la Caja de la Vivienda Popular.

“Por la cual se modifican la Resolución 829 del 28 de diciembre de 2015, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

Artículo 2°.

- Notificar al ingeniero GERMÁN AL- BERTO BAHAMÓN JARAMILLO, el contenido del presente Decreto, a través de la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

Artículo 3°.

- Comunicar a la Caja de la Vivienda Popular y a la Subdirección de Talento Humano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el contenido del presente Decreto, a través de la Subdirección de Gestión Documental de la misma Secretaría.

CONSIDERANDO:

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Artículo 4º.

- El presente nombramiento cuenta con el saldo de apropiación suficiente para respaldar las obligaciones por concepto de servicios personales y aportes patronales durante la vigencia fiscal en curso, de acuerdo con la certificación expedida por la Subdirectora Financiera Encargada de la Caja de la Vivienda Popular.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-1 • 2016 • FEBRERO • 9 PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del mes enero de dos mil dieciséis (2016).

ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR Jefe Oficina Asesora de Planeación Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Resolución Número 054 (Enero 25 de 2016)

Que mediante la Resolución 709 del 2015 se actualizó el Manual del Sistema Integrado de Gestión que incluye una modificación al Mapa de Procesos de TRANSMILENIO S.A.

“Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

Que mediante la Resolución 525 de 2015 se organiza el programa de desarrollo estratégico para la adecuación y puesta en funcionamiento de los equipamientos de transporte e infraestructura de soporte para el Sistema Integrado de Transporte Público – SITP, EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que, es preciso aclarar que mediante la Resolución 829 emitida el 28 de Diciembre de 2015, se adoptó el documento Caracterización “Coordinación del Monitoreo, Vigilancia y Control de la prestación de los servicios del SITP” mencionando por error involuntario que la versión de este documento era la cero (0) siendo correcto la uno (1), Que en mérito de lo expuesto, Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

RESUELVE:

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Artículo primero.

Modificar la Resolución 829 del 28 de Diciembre de 2015, especificando que la versión correcta del documento es la número (1), actualizando la información de la adopción del documento así:

Código Versión Nombre Caracterización “Coordinación del Monitoreo, Vigilancia y Control de N/A 1 la prestación de los servicios del SITP”

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que con el Decreto 061 de 2007 la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo.

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-2 • 2016 • FEBRERO • 9 2 Que con la Resolución DDC-000001 de 2009 la Secretaría de Hacienda Distrital adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga la Resolución 005 del 7 de Enero de 2014 por medio de la cual se realizó la incorporación de este documento en su versión 0. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

RESUELVE:

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del mes enero de dos mil dieciséis (2016).

Artículo primero.

Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la actualización del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR Jefe Oficina Asesora de Planeación Código Versión Nombre P-DA-005 1 Procedimiento Manejo de Caja Menor TÍTULO:

MANEJO DE CAJA MENOR Código Versión Fecha ALCALDÍA MAYOR P-DA-005 1 Enero de 2016 DE BOGOTA

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

TABLA DE CONTENIDO

5. DEFINICIONES

1. OBJETO

6. CONDICIONES GENERALES

2. ALCANCE

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

3. RESPONSABLE

8. TABLA DE FORMATOS

VERSION FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 10-12-2013 Primera versión Oficial del documento Dirección Administrativa 1 Noviembre de 2015 Se solicita la actualización del procedimento, teniendo en cuenta el dinamismo de las actividades que se desarrollan en el mismo.

Dirección Administrativa

1. OBJETO

es el Profesional Especializado Grado 6 de Apoyo Logístico. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Director(a) Administrativo (a).

Establecer las actividades y responsabilidades para el desarrollo de las etapas de constitución, funcionamiento, reembolso y legalización de la caja menor de TRANSMILENIO S.A.

El Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico asignado por la Gerencia para el manejo de la caja menor de la Entidad.

2. ALCANCE

El Tesorero General en la adquisición de elementos y pago a proveedores y en el reembolso que fue utilizado en gastos de la caja menor.

Este documento aplica para el manejo, control y movimientos contables relativos a la Caja Menor, desde su constitución hasta su legalización y se construye para aplicación de los funcionarios de TRANSMILENIO S.A.

El Director Administrativo, como ordenador del gasto de TRANSMILENIO S.A. para la mínima cuantía

3. RESPONSABLE

La revisión y/o actualización de este procedimiento El responsable por la elaboración de este documento 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-3 • 2016 • FEBRERO • 9 deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

- Decreto 061 de 2007. Alcaldía de Bogotá. Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Directiva 003 del 2013. Alcaldía Mayor de Bogotá.
Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos.

- Constitución Política. El artículo 209 ordena que la función administrativa deba estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con funda- mento, entre otros, en los principios de eficacia y economía.

- Ley 80 de 1993. Congreso de Colombia. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

- Resolución 001 de 2001. Secretaría de Hacien- da Distrital. Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

- Resolución DDC-000001 de 2009. Secretaría de Hacienda Distrital. Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

- Ley 1150 De 2007. Mediante la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

- Decreto 1510 de 2013. Por el cual reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

- Resolución de Caja Menor. Por medio de la cual se constituye el Fondo Fijo de Caja Menor de TRANSMILENIO S.A., será expedida cada año, para cada vigencia fiscal; en cumplimiento del principio de anualidad, la Caja Menor se constituye anualmente.

5. DEFINICIONES

- Ley 87 de 1993. Congreso de Colombia. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado.

- Ley 42 de 1993. Congreso de Colombia. Sobre la organización del sistema de control fiscal finan- ciero y los organismos que lo ejercen.

Arqueo: es el corte de caja complementado con el recuento o verificación de las existencias en efectivo y de los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva, a una fecha determinada.

- Ley 610 de 2000. Congreso de Colombia. Median- te la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal.

- Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único.
Congreso de Colombia. Por el cual se expide el código disciplinario único.

Caja menor: es un medio efectivo de disponibilidad de recursos conformada por fondos destinados a la atención de situaciones de carácter de urgencia o de solución rápida y oportuna los cuales se renuevan periódicamente de acuerdo con las necesidades del servicio, con cargo al presupuesto de TRANSMILENIO S.A.

Dependencia: se entiende como la unidad administrativa a la cual está adscrita la caja menor1.

- Decreto 1737 de 1998. Presidencia de la Repúbli- ca. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las enti- dades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.

Formato de caja menor R-DA-014: registro donde se relacionan los bienes o servicios que se necesitan, así como su respectivo valor, cantidad, descripción y los responsables que participan en su desarrollo.

Gasto: erogación necesaria para el desarrollo de la actividad mercantil

- Decreto 30 de 1999. Alcaldía Mayor. por el cual se expiden medidas sobre austeridad en el gasto público del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá

- Decreto 195 de 2007. Alcaldía de Bogotá. Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Enti- dades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

1 Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores la Secretaría de Hacienda, Contaduría del Distrito Capital. 2009.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-4 • 2016 • FEBRERO • 9 4 todos los gastos que se hubieran realizado, de acuerdo con los procedimientos prescritos en el manual.

Reembolso: es la legalización de los gastos para efectos de la renovación de la caja menor, esta operación se realiza al final de cada mes y no excederá el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni el 70% del monto autorizado.

SIGLAS Si la empresa llegase a requerir un número mayor de Cajas Menores, el Gerente o Representante Legal elevará la solicitud escrita ante la Dirección Distrital de Presupuesto, para su estudio y decisión correspondiente.

- CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal

6.3. Responsable del Manejo

- CRP: Certificado de registro presupuestal

- SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero. Aplicativo de la entidad

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Finalidad De acuerdo con el Artículo 87 del Decreto 714 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, la facultad para ordenar un gasto está en cabeza del jefe de cada entidad quien puede delegarla en funcionarios del nivel directivo y lo ejerce teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.

Tanto los ordenadores del gasto como los responsables del manejo de las cajas menores responden disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

La Caja Menor cubre aquellos gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables que en el ejercicio de las funciones públicas y por su cuantía no pueden ser atendidos por los canales normales de contratación y por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias.

6.2. Constitución La Caja Menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Acto administrativo emanado del Gerente General, que contiene explícitamente los siguientes aspectos:

- Cuantía - Finalidad - Unidad ejecutora Teniendo en cuenta la normatividad vigente en el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaría de Hacienda y Contaduría del Distrito Capital, el funcionario responsable, para TRANSMILENIO S.A. es el Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico, quien está debidamente autorizado mediante Acto administrativo y ha constituido una póliza de manejo para poder administrar los bienes o recursos de la Entidad ante una aseguradora reconocida por el Estado, quien cubre el 100% del monto del fondo de caja menor establecido.

- Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor - Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente - Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía El funcionario designado para esta labor, está habilitado y capacitado para su adecuado manejo y es de preferencia distinto al Jefe de bodega o almacén, tesorero, pagador, o quien desempeñe actividades de registro o control contable de la empresa. Todos los actos administrativos relacionados con estas funciones, son informados y sustentados ante los organismos de control del Distrito.

6.4 Funciones del responsable - Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes:

- Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor a) Llevar y mantener al día los libros de Caja, Bancos y demás auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos.

En el evento de que una Caja Menor se considere innecesaria, esta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución, a solicitud del Representante Legal o de los organismos de Control. Dicha cancelación se ordenará mediante Acto administrativo después de haberse legalizado b) Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, los Decretos reglamentarios, las normas administrativas y fiscales.

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-5 • 2016 • FEBRERO • 9 6.6. Funcionamiento y manejo. c) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.

Las cajas menores funcionan contablemente como un fondo fijo y el manejo de los dineros cumple las siguientes condiciones:

- Manejo con Cuenta Corriente: Los dineros que constituyen la Caja Menor, se manejan a través de cuenta corriente oficial, la cual tiene la siguiente denominación “Caja Menor Dependencia. TRANS- MILENIO S.A.”.

- La cuenta corriente es manejada por el funcionario responsable, su firma y sellos quedan registrados en la entidad bancaria, en las tarjetas de control de firmas y autorizaciones del Banco. d) Verificar mensualmente que la conciliación bancaria se haya elaborado por parte de la Subgerencia Económica de la cuenta corriente correspondiente, con la cual podrá determinar la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar, efectuar el control de los registros pendientes por concepto de descuentos y abonos por diferentes conceptos y solicitar las correcciones a la entidad bancaria si hubiere lugar a ello. Estas conciliaciones podrán ser requeridas en cualquier momento por la autoridad fiscal, por la Oficina de Control Interno o por el ordenador del gasto, para los fines pertinentes. e) Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.

- Manejo en Efectivo: Se autoriza al Administrador de los fondos para que mantenga en efectivo hasta una suma no superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes y pagar en efectivo gastos hasta por esta suma.

- Manejo Combinado: (Efectivo-Cuenta Corriente): Aquellas Cajas Menores que por necesidades del servicio, mantienen recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, pueden mantener en efectivo un valor que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. f) Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias vigentes del orden Nacional y Distrital, y elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto del servicio o compra realizada, valor base de la retención la que será anexada a la solicitud de reembolso a efectos que la respectiva tesorería o pagaduría reembolse el valor neto a la caja menor correspondiente y realice los trámites para efectuar los pagos a los entes recaudadores de estas deducciones.

6.5. Destinación Los fondos que constituyen las Cajas Menores solamente pueden utilizarse para sufragar gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables e imprevistos, que estén debidamente autorizados, definidos e identificados en el Presupuesto Distrital.

Esta forma de manejo, queda autorizada en el Acto administrativo de constitución del fondo de caja menor. La reposición de los fondos manejados en efectivo se realizará en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal. Para este fin el responsable solicita al ordenador autorización para girar el cheque respectivo, justificando y soportando de conformidad con la normatividad vigente, los gastos mediante los documentos que soporten las operaciones o gastos efectuados.

Igualmente, pueden pagarse los almuerzos de trabajo en que asista el Gerente General de TRANSMILENIO S.A. de acuerdo con los siguientes parámetros:

El ordenador del gasto, una vez verificados los soportes, aprueba con su firma, en la solicitud de giro, el cheque respectivo, el cual se elabora por un valor igual a los gastos realizados. El registro contable pertinente se hace en forma simultánea el mismo día del giro.

- Que el gasto no exceda de dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto.

6.7. Comprobantes - Que su acumulado mensual no supere los diez (10) salarios mínimos legales vigentes.

Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio debe cumplir los siguientes requisitos:

- Que el gasto sea imprescindible y necesario a juicio del Gerente General, quien lo autorizará por escrito.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-6 • 2016 • FEBRERO • 9 6 a) Las facturas2, recibos y demás comprobantes en la medida de las posibilidades, deben estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

- Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía. e) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de la caja menor, tal movimiento deberá soportarse a través de comprobantes provisionales, los cuales serán reemplazados por el o los comprobantes definitivos y legalizados dentro de los (3) tres días hábiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional.

- Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios 6.8. Requisitos para el primer giro.

- Lugar y fecha de expedición El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para que esto sea posible se requiere:

- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva a)
Que exista acto administrativo de constitución, expedido por el representante legal.

- Detalle y especificación del gasto - Valor del servicio o bien b)
Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la caja menor.

Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales debidamente autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos eventos. c)
Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura d)
Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al responsable del manejo y administración de la caja menor. Este requisito puede ser incluido en el mismo acto administrativo de constitución.

Nota 2: Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse con el formato R-DA-002 Solicitud de trámite para servicios de transporte para funcionarios de TRANSMILENIO S.A. b) Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones. e)
Que se hayan surtido los trámites bancarios pertinentes, si su manejo se realiza a través de una cuenta corriente, entre ellos:

- Autorización de apertura c) Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén, mediante los documentos establecidos para tal fin.

- Si la cuenta bancaria es diferente a la del año anterior, ésta debe ser saldada - Esta cuenta no tiene permitido el sobregiro 6.9. Prohibiciones. d) Los elementos devolutivos adquiridos con fondos de caja menor serán entregados al usuario y el Jefe de bodega o almacén hará el movimiento respectivo en su cuenta.

No se pueden realizar con los fondos de caja menor las siguientes operaciones:

- Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes y depósitos.

- Fraccionar compras de un mismo bien o servicio.

2

Artículo 617.

ESTATURO TRIBUTARIO. REQUISITOS DE LA FAC- TURA DE VENTA. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

- Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita la caja menor. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-7 • 2016 • FEBRERO • 9 cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares. conciliaciones bancarias de la cuenta corriente correspondiente, con la cual podrá determinar la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar3.

- Efectuar préstamos personales.

6.14. De los gastos.

- Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

- Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

- Contratar obligaciones a crédito Todos los recursos que se manejan en las Cajas Menores son dirigidos a pagar la adquisición de bienes y servicios clasificados como gastos de funcionamiento definidos dentro del concepto de gastos generales, para lo cual se cuenta con la respectiva apropiación presupuestal.

- Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de constitución.

- Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el Acto Administrativo de creación.

- Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.

Los gastos individualmente considerados, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes del monto de constitución de la Caja Menor de acuerdo a las Resoluciones de conformación anual de ella y tampoco se efectúa ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto.

6.15. Excepciones.

- Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja menor, por cuanto resulta imposible de asumir con los recursos a ella asignados.

6.10. Cancelación definitiva de la caja menor Únicamente y de manera excepcional podrá adquirirse por Caja Menor, gasolina, lubricantes, repuestos para automotores y servicio de mantenimiento de los mismos. En este evento se comprueba inexistencia en los lugares usuales de suministro, o debe tratarse de la prestación de un servicio especial o extraordinario debidamente sustentado siempre y cuando no existan contratos con empresas destinadas a su distribución o cuando ello sea imprescindible.

Sin excepción, antes del 28 de diciembre de cada año se presenta el informe pertinente a la legalización de Caja Menor correspondiente a la vigencia fiscal y el responsable consigna en la tesorería los dineros disponibles, en efectivo y en bancos.

6.11. Clases de control.

El control fiscal realizado sobre el manejo de las Cajas Menores es responsabilidad de la Contraloría de Bogotá, la cual ejerce esta función de acuerdo con los métodos que establezca.

La Oficina de Control Interno es la dependencia encargada de ejercer la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello, se diluya la responsabilidad que competa al responsable del manejo de la Caja Menor, en todos sus aspectos.

6.12. Arqueos.

La Oficina de Control Interno practica periódicamente y en forma sorpresiva arqueos, los cuales se realizan en presencia del responsable de la Caja Menor, los cuales pueden ser simultáneos en el evento de que exista más de una Caja Menor y no serán interrumpidos por ningún motivo.

6.13. Conciliaciones Como una de las funciones del responsable de la caja menor está la de elaborar mensualmente las 3 Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores la Secretaría de Hacienda, Contaduría del Distrito Capital. pág 6. 2009.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-8 • 2016 • FEBRERO • 9 8

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1. Constitución de la caja menor ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Elaborar solicitud para expedición de los CDPS por cada uno de los rubros presupuestales autorizados para la Caja Menor y enviar a la unidad de Presupuesto Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 30 Generar y revisar los CDPS por cada uno de los rubros de la Caja menor y enviar para aprobación con firma del Responsable de Presupuesto Profesional Universitario de Presupuesto Profesional Especializado de Finanzas Corporativas Presupuesto.

40 Revisar y aprobar los CDPS por cada uno de los rubros de la caja menor, mediante su firma.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 50 Recibir los CDPS firmados por el Responsable del Presupuesto Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 60 Elaborar Resolución de constitución de la Caja Menor, revisar y dar Visto Bueno previo a la firma de la Directora Administrativa.

Profesional Especializado de Apoyo Logístico Directora Administrativa 70 Revisar la Resolución de constitución de la Caja Menor y dar Visto Bueno previo a la firma de la Gerencia.

Asesor de Gerencia 80 Aprobar mediante su firma la Resolución de constitución de la Caja menor Gerencia General.

90 Notificar al Responsable de la caja menor con la Resolución firmada por el Gerente Secretaria de Gerencia ¿15? ¿El amparo de la póliza de Caja Menor es el requerido Si: Ir a etapa 110 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 100 100 Solicitar al Profesional Especializado 06 la revisión o aclaración requerida para la póliza de caja menor.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 110 Tramitar la apertura de la cuenta corriente y/o cuenta de ahorro que soporta el manejo de la caja menor Tesorero General Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 120 Elaborar y enviar oficio al banco para autorización de la apertura de la cuenta bancaria, con las firmas autorizadas Tesorero General Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 130 Diligenciar tarjeta de registro de firmas autorizadas, con sus restricciones y observaciones correspondientes Tesorero General 140 Comunicar mediante oficio al banco junto con las tarjetas de registro de firmas los responsables asignados.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Tesorero General 150 Realizar un traslado de fondos de la cuenta corriente de TRANSMILENIO S.A. A la cuenta corriente de la caja menor, entregándole al Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico el soporte del respectivo traslado.

160 Elaborar la orden de pago con su respectivo comprobante de egreso Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 170 Girar cheque por monto autorizados y gestionar el trámite de firmas del Ordenador del Gasto.

9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-9 • 2016 • FEBRERO • 9 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 180 Retirar el dinero efectivo del banco para iniciar ejecución de la Caja Menor.

190 Fin 7.2. Funcionamiento de la Caja Menor ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Funcionario de planta Solicitante 20 Identificar bien o servicio que requiere solicitud de gasto por caja menor informando de ello al responsable de la caja menor de la Entidad Verificar existencia del bien en el almacén Si: Ir a etapa 80 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 30 ¿15?

30 Diligenciar el formato de “R-DA-014 Solicitud de gasto por caja menor” relacionando para qué bien o servicio se va a destinar el dinero Solicitante (Funcionario de Planta) Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico ¿La Solicitud de gasto está Correctamente Diligenciada?

Si: Ir a etapa 40 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 30 ¿25?

40 Recibir la R-DA-014 Solicitud del gasto por caja menor diligenciada correctamente para generar el Comprobante de gasto correspondiente.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico ¿El Saldo Presupuestal del Rubro tiene Dinero?

Si: Ir a etapa 50 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 90 ¿35?

50 Completar el “Comprobante provisional de caja menor” que tiene contenido mínimo del nombre del funcionario, concepto, valor, consecutivo, firma y cédula.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Funcionario de planta Solicitante 60 Adquirir el bien o generar el gasto del servicio, de acuerdo a la solicitud de gasto de caja menor, gestionando los soportes respectivos.

¿El gasto efectuado es menor al solicitado?

¿45?

Si: Ir a etapa 70 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 80 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-10 • 2016 • FEBRERO • 9 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Funcionario Solicitante 70 Legalizar la adquisición del bien o gasto en el servicio mediante la Factura correspondiente en cumplimiento con los requisitos mínimos legales exigidos por la ley, recibo o comprobante de pago y reintegrar el dinero sobrante.

Revisar que la factura del bien o del servicio, contemple los respectivos descuentos de ley. ¿Los cumple?

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Si: Ir a etapa 80 ¿55?

No: Ir a la etapa 70 80 Elaborar el comprobante de egreso en el SIAF, y anexa a la solicitud de gastos de caja menor con la factura, recibo o comprobante de pago Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 90 Devolución al funcionario de planta el “Comprobante provisional de caja menor”. Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico ¿El bien adquirido, requiere ingreso de almacén?

Si: Ir a etapa 100 ¿65?

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 110 Fin 100 Enviar la información del bien adquirido al Responsable para su ingreso al Almacén. Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 110 Fin 7.3 Reembolso de la Caja Menor ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Comprobar mensualmente la ejecución de los gastos realizados por la caja menor. Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico ¿La Ejecución de los gastos es igual o superior al 70% de la Caja Menor?

Si: Ir a etapa 30 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico No: Ir a etapa 150 ¿15?

Prof. Especializado de Apoyo Logístico 30 Verificar que todos los gastos estén debidamente soportados y legalizados y generar la relación de gastos pertinente.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 40 Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Enviar al Ordenador del Gasto para autorización del reembolso correspondiente junto con la relación de los gastos, especificando gastos en cada rubro y anexar los soportes que deben ir firmados por el responsable de Administrar la Caja Menor (Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico) y el Profesional Especializado de Apoyo Logístico, con copia a contabilidad y presupuesto.

Recibir el reembolso de la Caja Menor junto con la relación de gastos. ¿Los gastos están debidamente soportados y la relación de estos correctamente diligenciada?

Profesional Universitario de contabilidad Si: Ir a etapa 60 No: Ir a etapa 50 ¿25?

50 Devolver solicitud de reembolso al Profesional Universitario de Apoyo Logístico (administrador de la caja menor) e ir a la ETAPA 30.

Profesional Universitario de Contabilidad 60 Recibir y revisar la relación de gastos, soportes, contabilizarlos con el reporte de todos los asientos contables que genera el SIAF.

Profesional Universitario de Contabilidad ¿La afectación contable esta correcta?

Si: Ir a etapa 80 Profesional Universitario de Contabilidad No: Ir a etapa 70 ¿35?

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-11 • 2016 • FEBRERO • 9 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 70 Devolver al Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico (Administrador de la caja) para realizar sus respectivos cambios e ir a la ETAPA 30.

Profesional Universitario de Contabilidad 80 Contabilizar cada uno de los gastos, y trasladar al Profesional Universitario de Apoyo Logístico (administrador de la caja menor) el Formato de reposición de caja menor.

Profesional Universitario de Contabilidad 90 Recibir y revisar el reporte presupuestal que genera el SIAF, con los CDPS y el formato de reposición de caja menor contabilizado por contabilidad Profesional Universitario de Presupuesto Verificar si los gastos legalizados están afectando correctamente los rubros presupuestales:

Profesional Universitario de Presupuesto Si: Ir a etapa 120 ¿45?

No: Ir a etapa 100 100 Devolver al Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico (Administrador de la caja) para realizar los respectivos cambios.

Profesional Universitario de Presupuesto 110 Realizar los ajustes a la afectación presupuestal e ir a la ETAPA 80. Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 120 Realizar los CRPS correspondientes a los rubros presupuestales utilizados y liberar saldos Profesional Universitario de Presupuesto Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 130 Entregar al Profesional Universitario de Tesorería el formato de reposición de Caja Menor contabilizado, junto con el movimiento por rubros con las fotocopias de los CRPS de los rubros presupuestales utilizados en el mes Tesorero General 140 Recibir la solicitud autorizada por el ordenador del gasto de Caja Menor, verificando los soportes y efectuar traslado de fondos a la Cuenta Bancaria destinada por la Entidad para el manejo de estos fondos.

150 Conciliar el Extracto Bancario y el libro de bancos mensualmente. Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 160 Fin 7.3. Legalización de la caja menor ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 20 Imprimir del SIAF de Caja Menor la relación de ingresos y gastos en original y dos copias, revisar y conciliar contra documentos soportes y llevar los documentos a Contabilidad.

30 Imprimir, el movimiento contable de la caja menor entregando una copia al profesional Universitario de contabilidad.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico 40 Revisar los documentos y proceder a efectuar el registro contable respectivo, Archivar las solicitudes de caja menor con sus respectivos soporte Profesional Universitario de Contabilidad 50 Imprimir el reporte presupuestal generado por el sistema administrativo y financiero para solicitar los CRPS respectivos.

Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico Revisar los reportes que arroja el SIAF para su aprobación y entregarlos al Profesional Especializado de Apoyo Logístico y el Ordenador del Gasto para sus respectivas firmas 60 Revisar documentos y proceder a generar los CRPS respectivos, Archivar la copia del reporte presupuestal generado por el sistema administrativo y financiero Profesional Universitario de Presupuesto 70 80 Revisar el reporte de saldos y el presupuestal entregado por el administrador de caja menor para legalizar y realizar el respectivo reembolso del mes que se cierra. Tesorero General 90 Fin

8. TABLAS Y FORMATOS

CODIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE R-DA-002 Solicitud de trámite para servicios de transporte Intranet Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico R-DA-014 Solicitud de Gasto por Caja Menor Intranet Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Comprobante de Gasto por Caja Menor SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Reposición de Caja Menor SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Reporte de Caja Menor por Movimientos SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Movimiento de Caja Menor por Rubros SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Movimientos Contables de Caja Menor SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Órdenes de Pago SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico N.A Comprobante de Egreso SIAF Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5771 • pP. 1-12 • 2016 • FEBRERO • 9 12