Registro Distrital 5883 de 2016

AÑO 50 Número 5883 2016 • AGOSTO • 1 REGISTRO DISTRITAL DECRETO DE 2016 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Decreto Número 317 (Julio 29 de 2016)

Que el artículo 7° del Acuerdo Distrital 638 del 31 de marzo de 2016 establecióun período de transición de seis (6) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del Acuerdo para hacer efectivas las disposiciones contenidas en el mismo, estableciendo en su parágrafo que los negocios, funciones y asuntos que venían siendo asumidos por la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General, serán asumidos por la Secretaría Jurídica Distrital en el estado en que se encuentren.

“Por el cual se efectúa unamodificación en el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016 y se dictan otras disposiciones en cumplimiento del artículo 9 del Que el artículo 9° del Acuerdo Distrital 638 del 31 de marzo de 2016 faculta al Alcalde Mayor por el término de seis (6) meses, contados a partir de la sanción del Acuerdo para efectuar las modificaciones presupuestales a que haya lugar para su implementación.

Acuerdo 638 de 2016”

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C. En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el literal 4o. del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, los artículos 63 y 64 del Decreto 714 de 1996 y el artículo 9 del Acuerdo 638 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que en atención a lo establecido en el numeral 3.2.1 de la Resolución No. SDH-000226 del 8 de octubre de 2014 “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”, la Secretaría General remitió la justificación técnico económica, con el fin de dar inicio el 1 de agosto de 2016, a lasoperaciones de la Secretaría Jurídica Distrital, lo cual implica la creación de su planta de personal, así comolamodificación de la planta de personal de la Secretaría General.

Que se reduce el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y se asignan, por el mismo monto, a la Secretaría Jurídica Distrital.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

Que el artículo 4° del Acuerdo Distrital 638 del 31 de marzo de 2016 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones de la Secretaría General, y se expiden otras disposiciones”, determina la creación de la Secretaría Jurídica Distrital como un organismo del sector central, con autonomía administrativa y financiera.

Artículo 1º.

- Redúzcase el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la Secretaría General y asígnese el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la Secretaría Jurídica Distrital, en la suma de ocho mil trescientos ochenta y siete millones dieciocho mil quinientos ochenta y un pesos ($8.387.018.581) moneda corriente, según el siguiente detalle:

Que la Secretaría Jurídica Distrital se constituye como el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial y de prevención del daño antijurídico.

1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-1 • 2016 • AGOSTO • 1 SECTOR GESTIÓN PÚBLICA 104 SECRETARÍA GENERAL Código Descripción Fuente Contracrédito 3 Gastos 8.387.018.581 3- 1 Gastos de Funcionamiento Recursos Distrito 6.285.374.668 3- 3 Inversión Recursos Distrito 2.101.643.913 SECTOR ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN PÚBLICA 136 SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL Código Descripción Fuente Crédito 3 Gastos 8.387.018.581 3- 1 Gastos de Funcionamiento Recursos Distrito 6.285.374.668 3- 3 Inversión Recursos Distrito 2.101.643.913

Artículo 2°.

- Liquídese la modificación presupuestal, contenida en el artículo 1 del presente Decreto, por valor de ocho mil trescientos ochenta y siete millones dieciocho mil quinientos ochenta y un pesos ($8.387.018.581) moneda corriente, según el siguiente detalle:

CONTRACRÉDITOS 104 SECRETARÍA GENERAL Código Descripción Contracrédito 3 GASTOS 8.387.018.581 3-1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 6.285.374.668 3-1-1 SERVICIOS PERSONALES 4.650.097.668 3-1-1-01 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS 2.911.429.975 3-1-1-01-01 Sueldos Personal de Nomina 1.808.572.861 3-1-1-01-11 Prima Semestral 270.022.533 3-1-1-01-15 Prima Técnica 832.834.581 3-1-1-02 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 236.298.471 3-1-1-02-03 Honorarios 236.298.471 3-1-1-02-03-01 Honorarios Entidad 236.298.471 3-1-1-03 APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO 1.502.369.222 3-1-1-03-01 Aportes Patronales Sector Privado 570.101.188 3-1-1-03-01-01 Cesantías Fondos Privados 116.139.882 3-1-1-03-01-03 Salud EPS Privadas 303.347.408 3-1-1-03-01-05 Caja de Compensación 150.613.899 3-1-1-03-02 Aportes Patronales Sector Publico 932.268.034 3-1-1-03-02-01 Cesantías Fondos Públicos 300.000.000 3-1-1-03-02-02 Pensiones Fondos Públicos 508.891.199 3-1-1-03-02-06 ICBF 123.376.835 3-1-2 GASTOS GENERALES 1.635.277.000 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-2 • 2016 • AGOSTO • 1 2 Código Descripción Contracrédito 3-1-2-01 Adquisición de Bienes 387.322.080 3-1-2-01-01 Dotación 4.160.000 3-1-2-01-02 Gastos de Computador 146.496.000 3-1-2-01-03 Combustibles, Lubricantes y Llantas 45.000.000 3-1-2-01-04 Materiales y Suministros 191.666.080 3-1-2-02 Adquisición de Servicios 1.247.954.920 3-1-2-02-01 Arrendamientos 127.000.000 3-1-2-02-02 Viáticos y Gastos de Viaje 10.000.000 3-1-2-02-03 Gastos de Transporte y Comunicación 112.122.396 3-1-2-02-04 Impresos y Publicaciones 19.785.000 3-1-2-02-05 Mantenimiento y Reparaciones 559.713.540 3-1-2-02-05-01 Mantenimiento Entidad 559.713.540 3-1-2-02-06 Seguros 322.959.284 3-1-2-02-06-01 Seguros Entidad 322.959.284 3-1-2-02-09 Capacitación 27.995.600 3-1-2-02-09-01 Capacitación Interna 27.995.600 3-1-2-02-10 Bienestar e Incentivos 59.631.240 3-1-2-02-12 Salud Ocupacional 8.747.860 3-3 INVERSIÓN 2.101.643.913 3-3-1 DIRECTA 2.101.643.913 3-3-1-15 Bogotá Mejor para Todos 2.101.643.913 3-3-1-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 2.101.643.913 3-3-1-15-07-43 Modernización institucional 2.101.643.913 3-3-1-15-07-43-1154 Desarrollo de la Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá eficiente 1.751.643.913 3-3-1-15-07-43-1154-191 Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente 1.751.643.913 3-3-1-15-07-43-1161 Desarrollo y Fortalecimiento Institucional de la Secretaría Jurídica Distrital 350.000.000 3-3-1-15-07-43-1161-191 Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente 350.000.000 CRÉDITOS 136 SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL Código Descripción Créditos 3 GASTOS 8.387.018.581 3-1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 6.285.374.668 3-1-1 SERVICIOS PERSONALES 6.154.839.968 3-1-1-01 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS 4.472.655.828 3-1-1-01-01 Sueldos Personal de Nomina 2.475.109.385 3-1-1-01-04 Gastos de Representación 182.426.763 3-1-1-01-06 Auxilio de Transporte 3.108.000 3-1-1-01-07 Subsidio de Alimentación 2.874.025 3-1-1-01-08 Bonificación por Servicios Prestados 78.422.303 3-1-1-01-13 Prima de Navidad 719.239.769 3-1-1-01-14 Prima de Vacaciones 164.890.394 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-3 • 2016 • AGOSTO • 1 Código Descripción Créditos 3-1-1-01-15 Prima Técnica 832.834.581 3-1-1-01-26 Bonificación Especial de Recreación 13.750.608 3-1-1-02 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 147.297.271 3-1-1-02-03 Honorarios 147.297.271 3-1-1-02-03-01 Honorarios Entidad 147.297.271 3-1-1-03 APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO 1.534.886.870 3-1-1-03-01 Aportes Patronales Sector Privado 1.050.874.000 3-1-1-03-01-01 Cesantías Fondos Privados 296.139.882 3-1-1-03-01-02 Pensiones Fondos Privados 348.255.164 3-1-1-03-01-03 Salud EPS Privadas 223.347.408 3-1-1-03-01-04 Riesgos Profesionales Sector Privado 18.629.100 3-1-1-03-01-05 Caja de Compensación 164.502.447 3-1-1-03-02 Aportes Patronales Sector Publico 484.012.870 3-1-1-03-02-01 Cesantías Fondos Públicos 120.000.000 3-1-1-03-02-02 Pensiones Fondos Públicos 80.000.000 3-1-1-03-02-03 Salud EPS Públicas 80.000.000 3-1-1-03-02-05 ESAP 20.562.806 3-1-1-03-02-06 ICBF 123.376.835 3-1-1-03-02-07 SENA 20.562.806 3-1-1-03-02-08 Institutos Técnicos 39.510.424 3-1-2 GASTOS GENERALES 130.534.700 3-1-2-01 Adquisición de Bienes 4.160.000 3-1-2-01-01 Dotación 4.160.000 3-1-2-02 Adquisición de Servicios 126.374.700 3-1-2-02-02 Viáticos y Gastos de Viaje 10.000.000 3-1-2-02-03 Gastos de Transporte y Comunicación 10.000.000 3-1-2-02-04 Impresos y Publicaciones 10.000.000 3-1-2-02-09 Capacitación 27.995.600 3-1-2-02-09-01 Capacitación Interna 27.995.600 3-1-2-02-10 Bienestar e Incentivos 59.631.240 3-1-2-02-12 Salud Ocupacional 8.747.860 3-3 INVERSIÓN 2.101.643.913 3-3-1 DIRECTA 2.101.643.913 3-3-1-15 Bogotá Mejor para Todos 2.101.643.913 3-3-1-15-07-43 Modernización institucional 2.101.643.913 3-3-1-15-07-43-1154 Desarrollo de la Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente 1.751.643.913 3-3-1-15-07-43-1154-191 Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente 1.751.643.913 3-3-1-15-07-43-1161 Desarrollo y Fortalecimiento Institucional de la Secretaría Jurídica Distrital 350.000.000 3-3-1-15-07-43-1161-191 Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá Eficiente 350.000.000 PARÁGRAFO 1. Una vez se expida el Decreto, la Secretaría Distrital de Hacienda-Dirección Distrital de Presupuesto incorporará las modificaciones en el Sistema de Información Presupuestal PREDIS.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-4 • 2016 • AGOSTO • 1 4 PARÁGRAFO 2. En cumplimiento de las políticas de manejo y control del PAC, la Secretaría General deberá ajustar el Programa Anual de Caja, de conformidad con las disposiciones y procedimientos que regulan la materia. gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante el Acuerdo 02 de 2015 se modifica la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – “TRANSMILENIO S.A.”

Artículo 3°.

- Los recursos que fueron ejecutados desde la Secretaría General antes de la expedición del presente Decreto y que cubren la anualidad de las dos entidades, por tratarse de recursos compartidos entre la Secretaría General y la Secretaría Jurídica Distrital, no formarán parte de la base de cálculo para la programación del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento de la Secretaría General para la vigencia fiscal 2017, sino que estos se darán en proporción a lo que a cada una de las entidades les corresponda.

ARTÍCULO 4°- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y tiene efectos fiscales a partir del 1 de agosto de 2016.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Dado en Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de julio de dos mil dieciséis (2016).

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Que mediante la Ley 1221 de 2008 se establece normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones.

Alcalde Mayor BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ Secretaria Distrital de Hacienda Que mediante el Decreto 596 de 2013 se dictan medidas para la aplicación del teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital.

RESOLUCIONES DE 2016 Que mediante la Resolución 2886 de 2012 se definen las entidades que harán parte de la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo.

EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”

Que mediante la Resolución 420 del 14 de julio de 2016 se establecen los parámetros para implementar el modelo de Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

Resolución Número 452 (Julio 25 de 2016)

Que en mérito de lo expuesto, “Por la cual se modifica la Resolución 078 del

RESUELVE:

31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”.

Artículo primero.

Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la incorporación del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo se- 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-5 • 2016 • AGOSTO • 1 Código Versión Nombre P-DA-010 0 TELETRABAJO EN TRANSMILENIO S.A.

Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del mes de julio de dos mil dieciséis (2016).

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital, los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

JOSE GUILLERMO DEL RIO BAENA Jefe de Oficina Asesora de Planeación (E)

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

TELETRABAJO EN TRANSMILENIO S.A.

Código Versión Fecha ALCALDÍA MAYOR DE P-DA-010 0 Julio de 2016 BOGOTA TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales de Transmilenio S.A. al Teletrabajo y termina con el seguimiento a las actividades desarrolladas por el Teletrabajador.

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

Este procedimiento solo aplica para la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3. RESPONSABLE

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

El responsable por la elaboración y actualización de este documento es el Profesional Universitario Grado 04 de Bienestar e Incentivos.

7. DESARROLLO

8. TABLA DE FORMATOS

Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el(la) Director(a) Administrativo(a).

El presente procedimiento debe ser revisado por la Dirección Administrativa cuando lo considere pertinente.

1. OBJETO

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera ad- ministrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1221 de 2008. Por la cual se establecen nor- mas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones.

Establecer los lineamientos que se deben seguir para implementar la modalidad del Teletrabajo en TRANS- MILENIO S.A., permitiéndole a los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales trabajar en un lugar diferente a la oficina, mediante la utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC, buscando mejorar las condiciones de vida, tanto laborales como personales de los servidores, impactando en la productividad.

2. ALCANCE

- Decreto 1848 de 1969. Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968 que prevé la integración

Este Procedimiento inicia con la convocatoria de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-6 • 2016 • AGOSTO • 1 6 de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

Comité Coordinador del Teletrabajo: Adelantará y llevará hasta su culminación las actuaciones necesarias relacionadas con el Teletrabajo en TRANSMI- LENIO S.A., de conformidad con las leyes y demás normas reglamentarias.

- Decreto 884 de 2012. Por medio del cual se re- glamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones

- Decreto 596 de 2013. Por el cual se dictan medi- das para la aplicación del teletrabajo en organis- mos y entidades del Distrito Capital.

Competencia Laboral: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado.

- Resolución 2886 de 2012. Por la cual se definen las entidades que harán parte de la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo.

- Resolución 567 de 2014 - TRANSMILENIO S.A.
Por medio de la cual se actualiza el Reglamento Interno de Trabajo para los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. con vínculo laboral en calidad de Trabajador Oficial.

Diagnóstico de condiciones de trabajo: Son el conjunto de variables objetivas y subjetivas que definen la realización de una labor concreta y el entorno en que ésta se realiza, e incluye el análisis de los aspectos relacionados, como la organización, el ambiente, la tarea, los instrumentos y los materiales que pueden determinar o condicionar la situación de salud de los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales.

- Resolución 420 del 14 de julio de 2016 - TRANS- MILENIO S.A. Por la cual se establecen los pará- metros para implementar el modelo de Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

- Plan Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”. Ítem 4.5.6. Bogotá, Una ciudad digital

5. DEFINICIONES

Bienestar: Es el esfuerzo constante y deliberado del ser humano por mantenerse saludable y lograr alcanzar el más alto nivel del potencial físico, intelectual, emocional, social y espiritual.

Empleados Públicos: Las personas que presten sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos son empleados públicos; sin embargo, los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales. Las personas que presten sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado, son trabajadores oficiales; sin embargo los, estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deban ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos (...)”.4 Estos empleados se caracterizan por estar vinculados a la administración mediante una relación legal y reglamentaria; esta vinculación se manifiesta en la práctica por el acto de nombramiento y posesión del empleado, y quiere decir que el régimen al cual quedan sometidos está previamente determinado en la ley, de manera que no hay posibilidad legal de discutir y acordar con la administración las condiciones de prestación del servicio, ni al momento del nombramiento ni posterior a la posesión, ya que ellos solo pueden presentar peticiones respetuosas a la administración.

Calidad de vida: Es una medida compuesta de bienestar físico, mental y social, tal como la percibe cada individuo y cada grupo, y de felicidad, satisfacción y recompensa.1 Es un estado de satisfacción general, derivado de la realización de las potencialidades de la persona. Posee aspectos subjetivos y aspectos objetivos. Es una sensación subjetiva de bienestar físico, psicológico y social. Incluye como aspectos subjetivos la intimidad, la expresión emocional, la seguridad percibida, la productividad personal y la salud objetiva. Como aspectos objetivos el bienestar material, las relaciones armónicas con el ambiente físico y social y con la comunidad, y la salud objetivamente percibida.2 1 L evy, L., y Anderson, L., (1980). La tensión psicosocial. Población, ambiente y calidad de vida. México: Manual Moderno, p. 7 2 Revista Latinoamericana de Psicología 2003 – Volumen 35 – No. 2 161-164 CALIDAD DE VIDA: UNA DEFINICIÓN INTEGRADORA, Rubén Ardila, Universidad Nacional 3 Chiavenato, Idalberto., Administración de Recursos Humanos, Quinta Edición, Santafé de Bogotá, Colombia, Editorial Mc. Graw Hill,1999 Clima Organizacional: Es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional que perciben o experimentan los miembros de la organización y que influye en su comportamiento. Es favorable cuando proporciona la satisfacción de las necesidades personales y la elevación moral de los miembros, y desfavorable cuando no se logra satisfacer esas necesidades3.

4 Decreto 3135 de 1968, Artículo 5 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-7 • 2016 • AGOSTO • 1 Así mismo, son empleos de libre nombramiento y remoción en la Administración Descentralizada del Nivel Territorial: Presidente; Director o Gerente; Vicepresidente; Subdirector o Subgerente; Secretario General; Jefes de Oficinas Asesoras de Jurídica, de Planeación, de Prensa o de Comunicaciones y Jefes de Control Interno y Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces.5 Trabajadores Oficiales: Los que prestan sus servicios a las entidades señaladas en el Decreto 1848 de 1969, inciso 1 del artículo 1, en la construcción y sostenimiento de las obras públicas, con excepción del personal directivo y de confianza que labore en dichas obras; y los que prestan sus servicios en establecimientos públicos organizados con carácter comercial o industrial, en las empresas industriales o comerciales del Estado y sociedades de economía mixta, “con excepción del personal directivo y de confianza que trabaje al servicio de dichas entidades”

Otrosí al contrato de trabajo: Es el documento en el que se evidencia las condiciones deberes y obligaciones de los Trabajadores Oficiales con TRANSMILENIO S.A., debe cumplir con las disposiciones vigentes que rigen las relaciones con los Trabajadores Oficiales y con las garantías a que se refiere el artículo sexto (6) de la ley 1221 del año 2008.

Tecnologías de la Información y la Comunicación
- TIC: Conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almace- namiento, transmisión de información como voz, datos, texto, video e imágenes.11 Visita domiciliaria: Revisión técnica y de seguridad y salud en el lugar de teletrabajo para la verificación de las condiciones básicas en las que debe operar el teletrabajador en su lugar de teletrabajo.

6. CONDICIONES GENERALES

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

Teletrabajo: El teletrabajo es una forma de organización laboral que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo y consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC- para el contacto entre el trabajador oficial y el empleador, sin que se requiera la presencia física del trabajador oficial en un sitio especifico de trabajo.6 El bienestar laboral de los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales debe entenderse, por todos los integrantes de una organización, como la búsqueda de la calidad de vida en general, que corresponda a su dignidad humana. Sin embargo, la calidad de vida laboral es solo uno de los aspectos del conjunto de efectos positivos que el trabajo bien diseñado produce, tanto para la organización como para cada uno de los trabajadores.

Teletrabajo Autónomo: Es aquel cuando el Teletrabajador utiliza su propio domicilio o un lugar escogido por aquel para desarrollar su actividad profesional. En esta clasificación se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.7 TRANSMILENIO S.A., a través del Teletrabajo favorece el medio ambiente porque contribuye al mejoramiento de la movilidad en la ciudad de Bogotá D.C., al minimizar los desplazamientos, al reducir el consumo de combustible y por ende la emisión de gases contaminantes, generando un ahorro en el consumo de energía.

6.1 Modalidad de Teletrabajo que se desarrollará en TRANSMILENIO S.A.

Teletrabajo Móvil: Es aquel en el que el Teletrabajador no tiene un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la comunicación, en dispositivos móviles.8 TRANSMILENIO S.A. ofrecerá a sus Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales la modalidad de Teletrabajo Suplementario: Es aquel en el que el teletrabajador labora dos (02) o tres (03) días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hace en la oficina.9 5 Ley 909 de 2004, Artículo 5 6 Decreto 884 de 2012 7 Ley 1221 de 2008 8 Ley 1221 de 2008 9 Ley 1221 de 2008 10 Decreto 884 de 2012 11 Ley 341 de 2009 Teletrabajador: El teletrabajador es la persona que en el marco de un contrato de trabajo, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio para realizar su actividad laboral fuera de las instalaciones del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la Ley.10 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-8 • 2016 • AGOSTO • 1 8 responsable de la planeación, moderación y seguimiento a la implementación del Teletrabajo.

Teletrabajo Suplementario, es decir, aquel en el que el teletrabajador labora dos (02) o tres (03) días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hace en la oficina.

6.2 Características del Teletrabajo  La Dirección de TIC’S, debe verificar que los equipos utilizados por el Teletrabajador cumplan con las condiciones mínimas de operación y que los programas sean licenciados.

 La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario prestará todo su apoyo en la divulgación de las estrategias de sensibilización del Teletrabajo.

Todos los Trabajadores de TRANSMILENIO S.A., cuyas funciones sean teletrabajables pueden participar en la convocatoria, en especial aquellos que se encuentren en algún criterio de prioridad, como las madres cabeza de familia, tener alguna discapacidad física o vivir fuera de la ciudad de Bogotá.

Las principales características del Teletrabajo son las siguientes:

 Es una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la orga¬nización en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.

 La Administradora de Riesgos Laborales, promoverá la adecuación de las normas de higiene y seguridad en el trabajo a las características propias del Teletrabajo, mediante la realización de visitas al lugar dónde se desempeñarán los teletrabajadores. También capacitará y sensibilizará a Supervisores de los Teletrabajadores en la prevención y actuación ante situaciones de riesgo que llegaren a tener ocurrencia.

 La utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones para facilitar la comunicación entre las partes sin necesidad de estar en un lugar físico de¬terminado para cumplir sus funciones.

 El SENA, desarrollará la prueba de aptitud en competencias laborales a los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales que conformen el listado, luego de la visita domiciliaria.

 Es un modelo organizacional diferente al tradicional que re¬plantea las formas de comunicación interna de la organiza¬ción y en consecuencia genera nuevos mecanismos de con¬trol y seguimiento a las tareas.

 Los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales de TRANSMILENIO S.A. que opten por el Teletrabajo Suplementario deben firmar un Acuerdo de Teletrabajo, el cual irá anexo al contrato de trabajo o a la historia laboral.

El Acuerdo de Teletrabajo deberá indicar:

 La voluntariedad por parte del Trabajador como requisito indispensable, la cual no debe ser inducida por TRANSMILENIO S.A.

 El empleador puede proponer esta modalidad al Empleado Público y al Trabajador Oficial, y estos últimos pueden aceptar o rechazar la solicitud.

 Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio.

 El Empleado Público y el Trabajador Oficial podrán proponer esta modalidad a TRANSMILENIO S.A. y a su vez TRANSMILENIO S.A. puede aceptar o no.

 Determinar los días y los horarios en que el Teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente laboral y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.

 Mutua confianza entre las partes.

 El desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación –TIC- para el contacto entre el Empleado Público, el Trabajador Oficial y el Empleador.

 Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de la entrega por parte del Teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de Teletrabajo, si son proporcionados por TRANSMILENIO S.A.

6.3 Otros Lineamientos Generales  Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el Teletrabajador.

 El Comité Coordinador del Teletrabajo, es responsable de adelantar y llevar hasta su culminación las actuaciones necesarias frente al Teletrabajo.

Los Teletrabajadores de TRANSMILENIO S.A. tendrán derecho a las garantías laborales, sindicales y de seguridad social que se citan a continuación:

 La Dirección Administrativa será la dependencia 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-9 • 2016 • AGOSTO • 1  El acceso a la formación;

 La edad mínima de admisión al empleo o al trabajo;

 Cuando el Teletrabajo sea ejecutado en horas extras, dominicales y festivos, el Teletrabajador tendrá derecho al mismo tratamiento que cualquier otro Trabajador Oficial siempre y cuando sea verificable el tiempo y el trabajo efectuado, esta verificación la realizará el Supervisor del Teletrabajador mencionado en el Acuerdo de Teletrabajo.

 La protección de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrán derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneración, al término de la licencia de maternidad.

 Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

 El salario del Teletrabajador no podrá ser inferior al que se pague por la misma labor, al Trabajador Oficial que preste sus servicios al interior de TRANSMILENIO S.A. y que tenga el mismo cargo que un Teletrabajador.

La igualdad de trato deberá fomentarse, en particular, respecto de:

TRANSMILENIO S.A. debe contemplar el puesto de trabajo del Teletrabajador dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, así mismo debe contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando esté trabajando.

 El derecho de los teletrabajadores a constituir o a afiliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades;

 A la protección de la discriminación en el empleo;

Es deber de TRANSMILENIO S.A. informar de la vinculación de Teletrabajadores a los Inspectores del Ministerio de Trabajo, una vez se firme el acuerdo de Teletrabajo.

 La protección en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales), de conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen o adicionen o en las disposiciones que regulen los regímenes especiales; el pago se hará mediante la PILA y deben ser afiliados a las Cajas de Compensación Familiar.

El superior inmediato o el Teletrabajador que desee dar por terminada la modalidad de Teletrabajo, deberá enviar notificación de la decisión en los formatos establecidos para tal fin, a la Dirección Administrativa con una antelación a quince (15) días hábiles, en la cual justifique la razón por la cual desea dar por terminada esta modalidad.

 La remuneración;

 La protección por regímenes legales de seguridad social;

7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

Etapa ACTIVIDAD Responsable 10 INICIO Comité Coordinador del Teletrabajo 20 Orientar la puesta en marcha del TELETRABAJO definiendo los mecanismos y las estrategias para su desarrollo, las cuales serán comunicadas a la Dirección Administrativa para su implementación.

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 30 Divulgar en el Micrositio de la Dirección Administrativa, en la Intranet, la posibilidad para que los Empleados Públicos o Trabajadores Oficiales de TRANSMILENIO S.A., se postulen para ser Teletrabajadores en la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

Incentivos Profesional. Universitario 40 Grado 04 – Bienestar e Incentivos Recibir las solicitudes de los diferentes Empleados Públicos o Trabajadores Oficiales, debidamente autorizadas por el Superior Inmediato, relacionadas con la postulación al Teletrabajo. Esta solicitud se puede presentar en cualquier momento, mediante correo electrónico o utilizando el Formato R-DA-006 Comunicaciones Oficiales Internas.

¿El candidato cuenta con el visto bueno del Superior Inmediato?

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e Si: Ir a etapa 50 Incentivos ¿15?

No: Ir a etapa 250 Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 50 Elaborar el listado definitivo de los potenciales teletrabajadores que cuentan con visto bueno de sus superiores inmediatos y citarlos para resolver un cuestionario de conocimiento.

Incentivos 60 Resolver cuestionario, para establecer el nivel de conocimiento que tiene el trabajador sobre el teletrabajo, esta prueba es habilitante. Trabajadores postulados REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-10 • 2016 • AGOSTO • 1 10 Etapa ACTIVIDAD Responsable ¿25? ¿El candidato superó la prueba con más del 80% de respuestas correctas?

Profesional. Universitario Si: Ir a etapa 70 Grado 04 – Bienestar e Incentivos No: Ir a etapa 40, cuando el potencial teletrabajador no supere la prueba de conocimiento podrá volver a presentarla pasados 30 días calendario, por una única vez.

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e Incentivos 70 Elaborar el cronograma de visitas a los lugares de Teletrabajo de cada uno de los potenciales Teletrabajadores y comunicarlo, tanto a la ARL como a la Dirección Técnica de TIC’s y a los potenciales teletrabajadores.

ARL, Técnico de TICs y Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 80 Efectuar las visitas de ARL y Dirección de TICs, con el acompañamiento de un funcionario de Bienestar e Incentivos y diligenciar los formatos establecidos.

Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 90 Recibir los informes de las visitas realizadas, comunicar el resultado a los potenciales teletrabajadores.

Incentivos ¿Es necesario realizar ajustes al lugar de trabajo y/o a los equipos necesarios para teletrabajar?

ARL y/o Técnico Administrativo Grado 02 Si: Ir a etapa 100 de TICs ¿35?

No: Ir a etapa 120 100 Realizar los ajustes necesarios al lugar y/o equipos de trabajo, de acuerdo con las recomendaciones de la ARL y/o la Dirección de TIC’s Potenciales Trabajadores ARL y/o Técnico Administrativo Grado 02 110 Hacer nuevamente una visita al lugar de trabajo del potencial teletrabajador para verificar que haya realizado las recomendaciones de la ARL y/o la Dirección de TIC’s. de TICs ¿El potencial teletrabajador realizó los ajustes necesarios al lugar y/o equipos de trabajo?

ARL y/o Técnico Administrativo Grado 02 Si: Ir a etapa 120 de TICs ¿45?

No: Ir a etapa 250 120 Presentar prueba de aptitud para determinar si posee las competencias necesarias para ejercer el Teletrabajo Suplementario. Trabajadores postulados ¿55? ¿El potencial teletrabajador superó la prueba de competencias?

Profesional. Universitario Si: Ir a etapa 130 Grado 04 – Bienestar e Incentivos.

No: Ir a etapa 250, comunicar, vía correo electrónico, a los potenciales teletrabajadores que NO continúan en el proceso.

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 130 Comunicar, vía correo electrónico, a los potenciales teletrabajadores que continúan en el proceso de selección de teletrabajadores que participarán en la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

Incentivos.

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 140 Solicitar a los potenciales teletrabajadores diligenciar el Formato Plan de Trabajo, debidamente autorizado por el Superior Jerárquico del Teletrabajador, por el tiempo establecido para realizar el Teletrabajo Suplementario.

Incentivos Profesional. Universitario 150 Grado 04 – Bienestar e Incentivos Diligenciar el Formato Acuerdo del Teletrabajo, Empleado Público o Trabajador Oficial, según el caso, el cual deberá indicar las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades, establecer las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador e incluir el plan de trabajo presentado.

¿El potencial teletrabajador firma el Acuerdo del Teletrabajo?

Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e Si: Ir a etapa 160 Incentivos ¿65?

No: Ir a etapa 250 160 Firmar los Acuerdos de Teletrabajo. Gerente General Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 170 Comunicar a la ARL y al Ministerio del Trabajo el listado final de Teletrabajadores que iniciarán la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 180 Comunicar a los Superiores Jerárquicos de cada uno de los Teletrabajadores que pueden iniciar labores.

Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 190 Realizar seguimiento trimestral a los Teletrabajadores, frente al cumplimiento de sus compromisos y estado de su calidad de vida, aplicando el Formato Seguimiento al Teletrabajo - Modalidad Suplementario.

Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 200 Generar acciones de mejoramiento que permitan el cierre de brechas encontradas al efectuar el seguimiento.

Incentivos 11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-11 • 2016 • AGOSTO • 1 Etapa ACTIVIDAD Responsable ¿El Teletrabajador y/o TRANSMILENIO S.A. desean dar por terminado el Acuerdo de Teletrabajo?

Teletrabajador y/o Director Administrativo Si: Ir a Etapa 210 ¿75?

No: Ir a Etapa 230 Teletrabajador y/o Superior 210 Diligenciar los Formatos Reversibilidad Teletrabajador o Reversibilidad TRANSMILENIO S.A., según quien decida retirarse del Teletrabajo.

Jerárquico Teletrabajador y/o Director Administrativo 220 Comunicar al Teletrabajador y/o al Supervisor del Teletrabajador que se ha dado por terminado el Acuerdo de Teletrabajo y por lo tanto el Trabajador Oficial retornará a puesto de trabajo.

230 Continuar prestando sus servicios como Teletrabajador en la modalidad de Teletrabajo Suplementario. Teletrabajador Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e 240 Presentar informe final del desarrollo del Teletrabajo Suplementario al Comité Coordinador del Teletrabajo.

Incentivos 250 FIN

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE Profesional. Universitario Grado 04 – R-DA-079 Acuerdo de Teletrabajo Trabajador Oficial Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – R-DA-080 Acuerdo de Teletrabajo Empleado Público Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – R-DA-081 Plan de Trabajo Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – R-DA-082 Seguimiento al Teletrabajo - Modalidad Suplementario. Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 - R-DA-083 Reversibilidad del Acuerdo de Teletrabajo Teletrabajador Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – R-DA-084 Reversibilidad del Acuerdo de Teletrabajo TRANSMILENIO S.A.

Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Profesional. Universitario Grado 04 – R-DT-007 Formato de visita componentes tecnológicos - Teletrabajo Dirección Administrativa Bienestar e Incentivos Resolución Número 453 (Julio 25 de 2016)

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

“Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

Que mediante el Acuerdo 02 de 2015 se modifica la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – “TRANSMILENIO S.A.”

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que mediante la Norma NTD SIG 001:2011 en su numeral 5.1. Procedimientos documentados y Registros en el Sistema Integrado de Gestión se establecen los lineamientos y consideraciones que debe atender la Entidad en este tema.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-12 • 2016 • AGOSTO • 1 12 Que en mérito de lo expuesto, incorporación del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

RESUELVE:

Artículo primero.

Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la

Código Versión Nombre P-OP-001 2 Control de Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión SIG PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del

Artículo segundo.

Derogar la Resolución 329 del 29 de Mayo de 2015, mediante la cual se había actualizado la versión 1 del documento P-OP-001.

mes de julio de dos mil dieciséis (2016).

JOSE GUILLERMO DEL RIO BAENA

Artículo tercero.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

Jefe de Oficina Asesora de Planeación (E)

TÍTULO:

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG Código Versión Fecha P-OP-001 2 Julio de 2016 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA TABLA DE CONTENIDO

5. DEFINICIONES

1. OBJETO

6. CONDICIONES GENERALES

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

9. TABLA DE FORMATOS

VERSION FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 22-10-2012 Primera versión Oficial del documento N/A Jefe de la Oficina 1 Mayo 26 de 2015 Actualización de los responsables de revisar y aprobar los documentos, inclusión de la Dependencia Dirección Técnica de Seguridad, descripción de la gestión del acto administrativo y especificación de actividades.

Asesora de Planeación Jefe de la Oficina 2 Julio 13 de 2016 Se realiza actualización del documento teniendo en cuenta los elementos establecidos en el reporte SISIG Asesora de Planeación 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-13 • 2016 • AGOSTO • 1

1. OBJETO

- Ley 872 de 2003 “Por el cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadores de servicios”.

Definir los lineamientos generales para la identificación, elaboración, aprobación, adopción, distribución, difusión, actualización y anulación, de los documentos oficiales del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. y las necesarias para el control de documentos externos asociados.

- Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras dispo- siciones”.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A y aplica para los diferentes tipos de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

3. RESPONSABLE

- Acuerdo 42 de 2002 del Concejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

- Acuerdo 122 de 2004 “Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003”.

El responsable por la elaboración de este documento es el Profesional Universitario Grado 4 Gestión Integral. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

- Decreto 387 de 2004 “Por el cual se reglamenta el acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003”

Todo el personal de TRANSMILENIO S.A. que elabore documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, tiene la responsabilidad de cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento.

- Decreto 4485 de 2009 “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

Es responsabilidad de los dueños de proceso la elaboración y actualización de los documentos oficiales del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. La revisión del cumplimiento de los estándares de elaboración estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

- Decreto 651 de 2011 “Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital –SIGD - y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Serie ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad

- Decreto 652 de 2011 “Por medio del cual se adop- ta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales”

- Serie ISO 14000 Sistemas de Gestión Ambiental

- Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

- Serie OHSAS 18000 Sistemas de Salud y Segu- ridad en el Trabajo

5. DEFINICIONES

- Serie ISO 31000 Gestión del Riesgo

- Serie ISO 27000 Seguridad de la Información

Actividad: Tarea u ocupación necesaria para el desarrollo de un procedimiento, proceso, función o responsabilidad.

- NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública

Adopción: Formalización por medio de acto administrativo, expedido por el Gerente o su funcionario delegado, del documento en cuestión para efecto de hacerlo vinculante.

- NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.

- Ley 87 de 1993 “Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entida- des y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

Diagrama de Flujo: Representación gráfica, lógica y secuencial de actividades que conforman un proceso, procedimiento, protocolo o instructivo, mediante pasos que ejecuta cada área o funcionario, que intervienen en él.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-14 • 2016 • AGOSTO • 1 14 enmarcado transversalmente a los procesos de la Entidad y sus áreas.

Documento: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, magnético, óptico, electrónico, fotográfico o una combinación de estos. Se incluyen aquellos documentos que contienen datos: especificaciones técnicas, normas nacionales, planos, planes de calidad, normas de clientes, organigrama, normas internas, documentos de origen externo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman entradas en resultados. Las entradas para un proceso son habitualmente salidas de otros procesos.

Documento Anulado: Documento que dejo de aplicarse.

Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia por una nueva actualización o versión.

Procedimiento: Tipo de documento que establece el qué, quién y cómo se debe realizar una actividad que afecta a más de una función o proceso dentro de TRANSMILENIO S.A.

Protocolo: Tipo de documento que describe normas y/o procedimientos para la transmisión de datos que ha de ser observado por los dos extremos de un proceso comunicacional (emisor y receptor).

Documento Controlado: Copia del documento original con registro de asignación a una dependencia o funcionario de la Entidad, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

Documento Externo: Documento generado por terceros y que se requiere para el desarrollo de los procesos en la Entidad. Algunos documentos externos son: informes, estudios, investigaciones, planos, especificaciones, formatos de otras entidades y en general toda información para la prestación del servicio.

Punto de Control: Tipo de actividad que evalúa el cumplimiento de un procedimiento y las desviaciones de los recursos. Estos pueden provenir, tanto externa como internamente de la organización, pueden ser financieros, de gestión o informáticos y de acuerdo con la unidad de tiempo que se aplique se clasifican como previos, perceptivos o posteriores, cuyo valor agregado en el proceso le da certeza sobre lo ejecutado.

Documento no Controlado: Copia del documento original entregado con fines de información, motivo por el cual no se actualiza por cambios de versión.

Punto de Decisión: Tipo de actividad y momento del desarrollo de un procedimiento en el cual debe tomarse una decisión.

Documento de Referencia: Documento mencionado dentro del Sistema de Gestión de Calidad; que contiene información adicional necesaria para el desarrollo de una actividad, función o proceso sin que sea indispensable para el desarrollo de la misma.

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Ejemplos de estos documentos pueden ser:

- Formatos diligenciados cada vez que ocurre la actividad.

- Informes periódicos para presentar resultados de gestión o el avance de cierta actividad.

Formato: Soporte que registra datos de manera estandarizada que por lo general, contiene información fija escrita y espacio para información variable. El formato se convierte en registro una vez se anota en él la información variable en los respectivos espacios.

- Actas derivadas de reuniones de equipos o grupos de trabajo frecuentes.

- Documentos que contienen comunicaciones in- ternas

Instrucción: Descripción metódica y detallada de una tarea o función que aplica en un área de TRANSMI- LENIO S.A. Este documento permite ejecutar paso a paso actividades específicas que puedan afectar la calidad del producto y/o servicio.

- Registros fotográficos, fílmicos o de voz.

- Y demás que evidencien las actividades desem- peñadas según la naturaleza de las funciones de su competencia

Instructivo: Tipo de documento que le permite a un funcionario recibir una instrucción o método de trabajo detallado, acerca de una actividad o actividades inmersas dentro del procedimiento o función específica.

Resolución: Acto administrativo que manifiesta la voluntad de la Administración, el cual puede crear, modificar o extinguir una situación jurídica.

Sistema Integrado de Gestión (SIG): Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, Manual: Tipo de documento que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión. Provee información de qué hacer y de cómo hacer las cosas sobre un tema específico de menor o mayor complejidad, por lo general está 15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-15 • 2016 • AGOSTO • 1 herramientas, instancias e instrumentos enfocados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

- Utilizar abreviaturas y símbolos aprobados en documentos oficiales del Sistema Inte- grado de Gestión. o en las NTC (Normas Técnicas Colombianas) correspondientes.

- La sigla “TRANSMILENIO S.A.”, se em- pleará cada vez que se haga referencia a la Empresa, y “TransMilenio” cada vez que se haga referencia al Sistema TransMilenio.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificación de fondo, en el documento cambia dicho número, así: versión inicial se manejara como 0 y las modificaciones de fondo cambiarán de la siguiente manera 1, 2, 3… n.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Generalidades

- Los documentos oficiales del Sistema Integrado de Gestión, son completamente dinámicos, permitiendo así su permanente revisión y actualización de acuerdo con la variación o mejoramiento de las condicio- nes iniciales de operación.

6.1.1. Identificación de los documentos Al estructurarse los documentos del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A., deben cumplir las siguientes condiciones generales:

La codificación establecida para los documentos del SIG de TRANSMILENIO S.A, está constituida por tres partes, separadas entre ellas por guiones así:

- Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. se codifican de acuerdo con lo establecido en este procedimiento.

Tipo de Documento + Dependencia + Código Numérico Interno Tipo de Documento LETRA TIPO DE DOCUMENTO

- La elaboración y actualización de los do- cumentos del Sistema Integrado de Ges- tión es responsabilidad de las personas encargadas del proceso o la actividad que se está documentando.

M Manual P Procedimiento I Instructivo T Protocolo

- La Oficina Asesora de Planeación, encar- gada de administrar el Sistema Integrado de Gestión es responsable de verificar que los documentos que han sido aprobados y cambian de versión se mantengan publica- dos.

R Formato Código de Dependencia

- En la redacción y edición de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

DEPENDENCIA SIGLA

- Utilizar tiempo infinitivo (Ej. Redactar, ins- talar, hacer, diligenciar, etc.).

Gerencia General GG

- Escribir textos en forma explícita, clara, pre- cisa y coherente, evitando ambigüedades.

Subgerencia General SG Control Interno CI

- Emplear siempre el mismo término, para expresar un mismo concepto.

Oficina Asesora de Planeación OP Dirección Administrativa DA

- Evitar el uso de extranjerismos, salvo que corresponda al lenguaje técnico en la acti- vidad.

Dirección de TIC´s DT Subgerencia Económica SE Subgerencia Técnica y de Servicios ST Subgerencia Jurídica SJ

- En caso de hacer referencia en cualquier documento del SIG, a alguna magnitud física se deben utilizar los símbolos es- tablecidos en el Sistema Internacional de Unidades.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-16 • 2016 • AGOSTO • 1 16 DEPENDENCIA SIGLA Subgerencia de Desarrollo de Negocios SN Los Documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hayan sido adoptados oficialmente, se publican, divulgan y distribuyen empleando los siguientes mecanismos:

Subgerencia de Comunicación y Atención SC al Usuario Dirección Técnica de BRT DO Dirección Técnica de

- La publicación de los documentos se realizará a través de TransMitiendo (Intranet) en el micrositio de la Oficina Asesora de Planeación / Sistema Integrado de Gestión.

Buses DB Dirección Técnica de Modos Alternativos DM Dirección de Seguridad Física DS

- La publicación de los documentos se desarrolla una vez cumplida la adopción oficial del documen- to al Sistema Integrado de Gestión a través del Acto administrativo correspondiente.

Ejemplo: Codificación del Manual de Operaciones del Sistema BRT “M-DO-001”

M: Manual.

DBR: Dirección Técnica de BRT

- Es responsabilidad de cada servidor (Trabajador Oficial, Empleado Público o Contratista de Presta- ción de Servicios) revisar los cambios realizados en los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

001: Consecutivo del documento.

6.1.2. Elaboración, Aprobación, Revisión y Adopción de los documentos

- La divulgación de los documentos oficiales al personal a su cargo que no tenga acceso a TransMitiendo (Intranet) es responsabilidad de los Dueños de Proceso y/o Directivos a cargo de la Dependencia. La divulgación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión para el personal operativo en vía, es responsabilidad de los Profe- sionales Especializados de Control.

Elaboración: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben ser elaborados y/o actualizados por funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la actividad o función a documentar y debe incluir las instrucciones de trabajo necesarias para el desarrollo de las actividades.

Aprobación: Los documentos deben ser aprobados por los Directores o Jefes de Área, de acuerdo con el proceso al que pertenezca el documento, quien es responsable de verificar la coherencia de lo que está escrito con lo que se hace y corresponda con las metas y objetivos institucionales.

- En caso que se requiera copias impresas de los documentos estas se registrarán en el Listado Maestro de Documentos, en el cual se indicará el nombre y cargo de los usuarios de la copia y entidad para el caso de distribución externa.
Estos documentos se consideran Documentos No Controlados, salvo los casos en que el solicitante exprese puntualmente la necesidad de una versión controlada del documento.

- Los documentos no adoptados oficialmente ni incluidos como documentos de Referencia se consideran Documentos No Oficiales del Sistema Integrado de Gestión.

Revisión Los documentos deben ser sometidos a revisión por los Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación asignados para tal fin, quienes serán responsables de verificar el cumplimiento de los estándares de elaboración. La revisión se realizará previa radicación del Formato R-OP-002 Solicitud de Creación o Modificación de Documentos diligenciado por parte de los Directores o Jefes de Área responsables del documento.

- Las impresiones de los documentos, sin previa autorización de la Oficina Asesora de Planeación, obtenidos de la Intranet en archivo PDF y/o fotoco- pias de estos documentos, se consideran “Copias No Controladas” y su uso será responsabilidad de quien los copie o imprima.

6.1.4. Listado Maestro de Documentos Adopción: Los documentos serán adoptados oficialmente en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad a través de Resolución que cita su creación o actualización y firmada por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6.1.3. Publicación, divulgación y distribución de los Documentos del Sistema Integrado de Gestión Los documentos controlados, deben ser incluidos en un listado, denominado “Listado Maestro de Documentos” él cual debe indicar la siguiente información:

17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-17 • 2016 • AGOSTO • 1

- Proceso.

demás documentos del Sistema dependiendo de la magnitud de la modificación, así:

- Subproceso.

Si la modificación no es mayor a tres hojas:

- Código del Documento.

- Se hace la modificación en forma electrónica.

- Número de versión.

- Título Completo del Documento.

- Responsable por la Elaboración del documento.

- Se inserta página a la hoja u hojas adicionales (debido a la modificación realizada) con un guion y numeración consecutiva, a partir de 1 (por ejemplo 78–1, 78-2 )

- Estado del Documento.

- Se cambian la página o páginas en los documen- tos y no el documento completo.

- Número de Resolución con la que fue aprobado el documento.

- Fecha de la Resolución.

El control de la versión del Manual, se lleva a cabo en la tabla de contenido del manual indicando por capítulos y/o numerales, la versión que se encuentra actualizada.

- Fecha de Impresión del Documento.

- Destinatario (s) (Solo En caso de haberse emitido copia (s) controlada (s)).

Nota: Para formalizar cualquier cambio y/o modificación a los documentos del Sistema Integrado de Gestión, deben ser presentados ante la Oficina Asesora de Planeación para su adopción.

6.1.6. Documentos de Referencia

- Número de Radicado o Fecha de Correo Electró- nico (Solo En caso de haberse emitido copia (s) controlada (s)).

6.1.5. Cambio o Actualización de Documentos Los documentos de referencia en TRANSMILENIO S.A., están controlados de acuerdo con su utilización y generación, conforme lo establece el Listado Documentos de Referencia y/o Normograma y/o Matriz de Requisitos Legales, el (los) cual (es) se encuentra (n) ubicado (s) en TransMitiendo (Intranet) / Oficina Asesora de Planeación / Sistema Integrado de Gestión.

Cuando surjan modificaciones en los documentos del SIG que conlleven a un cambio de versión, se debe incluir en la primera página una Tabla de Modificaciones, donde se detallará lo siguiente (conservando en cada modificación el histórico de éstas):

En dicho listado se controla la versión, el responsable de la custodia, la ubicación y los usuarios que requieren copia o actualización del documento.

- Versión: Indica cada una de las modificaciones en forma consecutiva presentando así un análisis progresivo del desarrollo del documento.

- Fecha: En este campo se debe registrar la fecha en que se está efectuando el cambio.

TRANSMILENIO S.A. cuenta con la página web de www.transmilenio.gov.co, la cual tiene un link de Normatividad para consulta de normas, sentencias y demás documentos relacionados con el Sistema TransMilenio que pueden ser consultados por parte de los funcionarios y los ciudadanos.

- Cambio: En esta casilla se debe explicar de ma- nera clara, breve y precisa, cuál fue el motivo del cambio a la nueva versión.

Por otra parte se cuenta con la herramienta de Internet a través de la consulta de la página www.bogota.gov. co de todas las normas vigentes.

- Solicitó: Se debe indicar el nombre del funcionario o instancia que solicita el cambio

Si la modificación a incluir sobrepasa el espacio reservado en la primera página, entonces deberá trasladarse el cuadro a la siguiente página del documento.

Adicionalmente, la Secretaria Distrital de Hacienda envía a la Subgerencia Económica, la actualización de la normatividad tributaria y contable que rige para las entidades públicas, así como los conceptos emitidos a la fecha sobre la materia; de igual forma se realizan seminarios permanentes de actualización sobre la normatividad vigente.

Los cambios en los documentos, que conlleven a generar una versión nueva, deben ser revisados y aprobados, por los funcionarios que ocupan los cargos de las dependencias responsables que efectuaron la revisión y aprobación de la versión anterior.

Para el caso de los Manuales del SIG, las modificaciones se pueden realizar de manera diferente a los Los dueños de proceso o quienes éstos deleguen son responsables de mantener actualizada la normatividad vigente que aplica a sus procesos, en el normograma respectivo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-18 • 2016 • AGOSTO • 1 18 que crea necesarios teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los documentos de referencia, deben ser incluidos en el Listado Documentos de Referencia y/o Normograma y/o Matriz de Requisitos Legales.

- Controles asociados a los riesgos de la seguridad de la información:

La actualización del Listado Documentos de Referencia y/o Normograma y/o Matriz de Requisitos Legales es responsabilidad de cada dueño de proceso, quien debe informar a la Oficina Asesora de Planeación para su publicación.

La documentación oficial del SIG debe contemplar dentro de sus actividades, los riesgos de seguridad de la información, por lo que es importante establecer puntos de control que minimicen su materialización.

6.1.7. Anulación de los Documentos - Controles asociados a los riesgos laborales:

En el proceso de elaboración y revisión se evalúa la necesidad de anular un documento por los siguientes motivos:

- Variación radical en el procedimiento descrito.

La documentación oficial del SIG debe contemplar dentro de sus actividades, los riesgos laborales, por lo que es importante establecer puntos de control que minimicen su materialización.

- Controles asociados a los aspectos ambientales:

- No aplicabilidad del documento por variación en las funciones.

La documentación oficial del SIG debe contemplar dentro de sus actividades, los lineamientos y aspectos ambientales, por lo que es importante establecer puntos de control que le den cumplimiento.

6.10. Necesidades y expectativas de los Usuarios Los documentos anulados, deben ser recogidos y se deben desmontar de la Intranet por el responsable de la Oficina Asesora de Planeación encargado de administrar los documentos del SIG, actualizando el Listado Maestro de documentos con esta información.

6.1.8. Disponibilidad y Archivo Las copias electrónicas de los documentos las maneja el responsable de la Oficina Asesora de Planeación encargado de administrar los documentos del SIG, y designado por el Jefe de esta Oficina.

El funcionario que elabora, actualiza o modifica los documentos del SIG debe tener en cuenta la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios, con el fin de documentar las acciones tendientes a satisfacer sus necesidades y a dar cumplimiento a los objetivos institucionales de la Entidad.

7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DEL SISTEMA INTE- GRADO DE GESTIÓN

Los archivos originales magnéticos de los documentos oficiales del Sistema Integrado de Gestión estarán ubicados en el equipo y/o servidor designado por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el acceso a éstos solo podrá autorizarlo dicho Jefe.

A continuación se registran los principales lineamientos de estilo para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión:

7.1. Encabezado de Página El archivo físico de los documentos aprobados reposa con los Actos administrativos correspondientes a su adopción en los libros destinados para tal fin.

6.1.9. Puntos de control El funcionario que elabora, actualiza o modifica los documentos debe determinar los puntos de control Presente en todas las páginas del documento, debe tener la estructura definida en la siguiente gráfica, acompañada de los Logotipos de TRASMILENIO S.A., y de la Alcaldía Mayor como se observa a continuación:

TÍTULO:

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALTRANSMILENIO S.A. Código Versión Fecha P-SC-002 0 Septiembre de 2014 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-19 • 2016 • AGOSTO • 1 7.3.1. Estructura Básica de las Resoluciones La elaboración de resoluciones que adopten un Manual, Procedimiento, Instructivo y/o Protocolo deberán conservar la siguiente estructura.

Resolución No.

CONSIDERANDO:

RESUELVE:

Firma 7.3.2. Estructura Básica de Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión En general la estructura básica de los Procedimientos adoptados oficialmente en el Sistema Integrado de Gestión deben contener los siguientes ítems:

Título: Nombre del documento, indicando de una manera precisa el tema que se desarrolla en él. Código: Indica el código correspondiente al documento de acuerdo con la codificación establecida en el numeral 6.1.1. Identificación de documentos del presente documento. Versión: Indicar el número de la versión del documento. La primera versión del documento debe ser versión cero (0). Fecha: Indica el mes y año en el cual se realizó la impresión del documento oficial para ser adoptado mediante Resolución. 7.2. Pie de Página En la primera página del documento irá el siguiente pie de página:

ELABORÓ: APROBÓ:

1. Objeto: Se debe describir en este campo la fina- lidad principal del documento.

Página 1 de 19

2. Alcance: Este campo debe describir quién aplica el documento, de ser viable que cubre el documento, donde inicia y donde termina.

3. Responsable: Indica el cargo del responsable (s) de la elaboración del documento y de quien debe dar cumplimiento y mantenimiento del documento.

ELABORÓ: Indica el cargo de la persona responsable de la elaboración del documento.

4. Documentos de Referencia: En este campo se citan los documentos que se han tenido en cuenta para desarrollar el documento.

APROBÓ: Indica el cargo del responsable de la aprobación, Directivo de la respectiva área relacionado con el documento que se está documentando.

5. Definiciones: En este espacio se debe relacionar alfabéticamente en forma ascendente, el signi- ficado de los términos especiales utilizados en el documento que requieren aclaración. Al igual que abreviaturas, siglas o códigos, detallando su descripción.

El último cajón de la estructura del pie de página, hace referencia a las páginas. Su estructura será la siguiente:

Paginación con el formato Página XX de XX Ejemplo: Página 1 de 19

6. Condiciones Generales - Políticas de Operación:
Lineamientos de operación, guías, parámetros o condiciones que se deben tener en cuenta para el desarrollo de las diferentes actividades que conforman el documento, generalmente representan pautas de carácter general sobre las actividades descritas

La hoja 2 en adelante debe llevar impreso solo la estructura de la paginación. Nota: Las personas responsables de la elaboración y aprobación deben firmar únicamente en la primera hoja del documento. Los documentos que se publiquen en la intranet, son Documentos Oficiales del SIG, no llevan estas firmas y deben estar en formato PDF.

7.3. Contenido

7. Descripción de Actividades: Diagrama de Etapas, Diagrama de Flujo - Flujogramas y/o Diagramas de Función Cruzada que describen el desarrollo de las funciones o tareas determinadas en el procedimiento. El diagrama de etapas se puede utilizar cuando el detalle de la actividad es exten- so. Se utilizan el diagrama de flujo y/o diagrama de función cruzada, cuando las actividades son muy cortas y puntuales y la formación de las lecturas es básica.

Los documentos, se clasifican de acuerdo con su contenido en: Resoluciones, Manuales, Procedimientos, Instructivos, Protocolos y Formatos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-20 • 2016 • AGOSTO • 1 20 Como ejemplo se pueden describir las actividades así:

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Actividad 1 Planear Cargo (Ver Manual de Funciones)

20 Actividad 2 Hacer Cargo (Ver Manual de Funciones)

30 Actividad 3 Verificar (Punto de Control)

Cargo (Ver Manual de Funciones)

40 Actividad 4 Tomar acciones de mejora Cargo (Ver Manual de Funciones)

50 Fin 60 Puntos de Control En cuanto a los puntos de control, la persona que elabora el documento debe determinar los que crea necesarios, lo que permite darle certeza sobre lo ejecutado. Los puntos de control pueden estar o no asociados a un punto de decisión. Para evidenciarlos en la descripción y/o flujo de actividades, se debe poner una “lupa” en la actividad que corresponda.

En la siguiente gráfica se muestra un ejemplo:

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Verificar con la lista de chequeo si la documentación está completa Cargo (Ver Manual de Funciones)

¿15? La documentación está completa?

Si: Ir a etapa 40 Se debe incluir el cargo responsable de la decisión o punto de control No: Ir a etapa 20 Los puntos de decisión irán numerados en orden ascendente de 10 en 10, empezando en el número 15, sin importar la numeración que llevan las etapas normales.

8. Tabla de Formatos (Opcional). En este espacio se relacionan los formatos utilizados en la descripción y/o flujo de actividades, para lo cual se debe utilizar el siguiente esquema:

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE Este cuadro debe ser diligenciado en fuente “Arial” tamaño ocho

9. Anexos (Opcional): Descripción de los documentos técnicos, tablas de referencias, instrumentos o herramientas adicionales a las actividades que conllevan a su mejora a la precisión en su desarrollo.

NOTA: los demás documentos del SIG como Manuales, Protocolos e Instructivos podrán tener una estructura diferente a los procedimientos y pueden contener uno o varios de los ítem mencionados anteriormente.

21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-21 • 2016 • AGOSTO • 1 7.3.3. Estructura Básica de los Formatos 7.3.4. Divisiones Los documentos del SIG se dividen en capítulos, numerados de acuerdo con los criterios generales del contenido.

Se consideran formatos, los documentos en los cuales se recopila la evidencia del cumplimiento de una actividad y cuando son diligenciados se convierten en registros. La identificación de los formatos debe ser clara. Se puede opcionalmente utilizar los siguientes elementos:

Las subdivisiones que surjan en los casos particulares se indican dentro de los capítulos con el numeral correspondiente.

 Escudo de TRANSMILENIO S.A. (Blanco y Negro) y/o Escudo de la Alcaldía Mayor de Bogotá La numeración de los capítulos y las subdivisiones que tengan lugar se deben indicar con numeración decimal, así:

 Código del Formato

6. TITULO DEL CAPITULO

 Nombre del Formato 6.1. División de Primer Orden  Fecha de Emisión (Mes – Año) en la parte inferior del documento 6.1.1. División de Segundo Orden 6.1.1.1. División de Cuarto Orden Esta identificación no será utilizada en los formatos que sean generados por los aplicativos existentes en las diferentes áreas. Estos formatos serán incluidos en Listado Maestro de Documentos pero no serán codificados de acuerdo con lo contemplado en el presente documento.

Nota: Esta numeración aplica para el cuerpo del documento. En la tabla de contenido pueden describirse todos los capítulos (incluso las subdivisiones en caso de considerarlo pertinente). En caso de incluir en la tabla de contenido las subdivisiones, solo los capítulos irán con letra mayúscula.

7.3.5. Tablas y Cuadros Para la incorporación de formatos (Creación o Modificación) que no tengan asociado Procedimiento, Manual, Instructivo o Protocolo del Sistema Integrado de Gestión, no es necesario adoptarlo mediante Resolución, sin embargo la incorporación se efectuará utilizando el formato Solicitud de Creación o Modificación de Documentos.

Las tablas y cuadros presentados en los documentos del SIG, deben tener título en la parte superior y estar numerados de acuerdo con el consecutivo interno del documento en mención en fuente “Arial” tamaño nueve (9):

TABLA No. 3. EJEMPLO TABLAS O CUADROS COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 7.3.6. Figuras Las figuras presentadas en los documentos del SIG, deben tener título en la parte inferior y estar numeradas en forma consecutiva, escritos en fuente “Arial” tamaño nueve (9).

FIGURA 1. EJEMPLO DE FIGURAS 7.3.7. Fórmulas Matemáticas REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-22 • 2016 • AGOSTO • 1 22 Las fórmulas matemáticas se deben presentar, indicando el significado de cada una de las variables así:

A + B H = ---------- C En donde:

H = variable dependiente o resultado buscado A = primera variable independiente o componente 1 de la formula B = segunda variable independiente o componente 2 de la formula C = tercera variable independiente o componente 3 de la formula 7.3.8. Notas Las notas, se emplean exclusivamente para hacer aclaraciones, y se deben presentar en forma escrita en fuente “Arial” tamaño nueve (9) y negrilla.

Ejemplo:

Nota: Las notas en los Documentos del SIG, se escriben siempre en letra pequeña. Tamaño nueve (9).

8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Directivo a cargo del área y 20 Definir la necesidad de elaboración, actualización o modificación de un documento oficial del Sistema Integrado de Gestión funcionarios responsables Directivo a cargo del área y funcionarios responsables 30 Elaborar, actualizar o modificar el documento en los términos establecidos en el procedimiento Control de Documentos..

Directivo a cargo del área y funcionarios responsables 40 Diligenciar el formato de Solicitud de Creación o Modificación de Documentos y remitirla debidamente firmada por el Directivo a cargo del área, de igual manera enviar el documento vía correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación para revisión Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de 50 Realizar la revisión del documento teniendo en cuenta lo establecido en este procedimiento.

Planeación 15 ¿El documento requiere ajustes por parte del área solicitante?

Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación Si: Ir a etapa 60 No: Ir a etapa 80 60 Remitir el documento vía correo electrónico para ajustes finales al área solicitante Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación Directivo a cargo del área y 70 Enviar el documento final ajustado la Oficina Asesora de Planeación vía correo electrónico para su adopción. funcionarios responsables 23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-23 • 2016 • AGOSTO • 1 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 80 Asignar Código si el documento es nuevo y /o modificar la versión para su adopción Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación 90 Enviar el documento en medio físico al área solicitante para la firma de elaboración y aprobación por parte de los funcionarios responsables y por parte del Directivo encargado del área Directivo a cargo del área y 100 Enviar el documento elaborado, modificado y/o actualizado a la Oficina Asesora de Planeación debidamente firmado para su adopción y formalización en el SIG Funcionarios responsables Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación 110 Proyectar para firma del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación el Acto Administrativo para la adopción o actualización del documento de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento 120 Revisar el Acto Administrativo para la adopción del documento Jefe Oficina Asesora de Planeación ¿El Acto administrativo requiere ajustes?

¿25?

Si: Ajustar el Acto Administrativo. Ir a etapa 120 Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación No: Ir a etapa 130 130 Firmar el Acto Administrativo y entregarlo al Profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación para continuar con su trámite Jefe Oficina Asesora de Planeación 140 Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación Recibir el Acto Administrativo, y remitir a la Secretaría de Gerencia General para su envío a la Imprenta Distrital los siguientes documentos:  Original firmado y una copia del documento que se quiere oficializar en el SIG  Original de la Resolución firmada junto con dos copias  Un Cd donde se grabará la Resolución y el documento adoptado en formato word y pdf Proyectar comunicación de envío a la Imprenta Distrital del acto administrativo y sus anexos. Asignar número y fecha a la Resolución 150 Secretaria de Gerencia Nota: Los originales del acto administrativo y de los documentos creados o modificados deben ser guardados para el archivo de la Entidad.

160 Remitir copia del acto administrativo (numerado y fechado) donde se oficializa el documento en el SIG, a la Oficina Asesora de Planeación para su control. Secretaria de Gerencia Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de 170 Guardar los archivos magnéticos del documento en el computador designado para tal fin Planeación 180 Actualizar el Listado Maestro de Documentos Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-24 • 2016 • AGOSTO • 1 24 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación 190 Subir los archivos magnéticos actualizados del documento en formato PDF y el Listado Maestro de Documentos en TransMitiendo (Intranet) en el sitio de la Oficina Asesora de Planeación / Sistema Integrado de Gestión Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación 200 Enviar correo electrónico a los responsables de actualizar la intranet informando la inclusión o actualización del documento para que se divulgue dicha información en toda la Entidad Entregar copias controladas del documento a las áreas, funcionarios o entidades que no estén conectadas al correo electrónico y que lo hayan solicitado o que se encuentren registrados en el Listado Maestro de Documentos.

Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de En caso de una nueva actualización del documento se debe recoger copias del documento de revisión anterior (obsoletas) y eliminarlas.

210 Planeación Nota: La eliminación mencionada puede referirse a la destrucción física del documento o la marcación explícita de ser un documento obsoleto y /o eliminado. Guardar el archivo magnético del documento obsoleto y /o eliminado en la carpeta destinada para tal fin.

220 Aplicar el documento en el desarrollo de las actividades, funciones y procesos. Área(s) involucradas Verificar durante la aplicación si el documento requiere cambios.

¿35?

¿El documento requiere cambios?

Área(s) involucradas Si: Ir a etapa 30 No: Ir a etapa 45 ¿Se sigue aplicando el documento?

¿45?

Si: Ir a etapa 220 Área(s) involucradas No: Informar a través de correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación y tramitar su eliminación Ir a etapa 230 Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de 230 Anular el documento, retirarlo de la intranet y actualizar el listado maestro de documentos.

Planeación 240 Fin

9. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE R-OP-001 Elaboración Documentos Oficiales del Sistema Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Integrado de Gestión Intranet Planeación R-OP-002 Solicitud Modificación de Documentos Oficiales SIG Intranet Profesional Universitario 04 Gestión Integral Oficina Asesora de Planeación 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-25 • 2016 • AGOSTO • 1 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL DE LOS MÁRTIRES ACUERDO LOCAL DE 2016 trámite de adición presupuestal de FDL de Los Mártires, conforme a los estipulado en el numeral 4.2 de la Resolución No. SDH-000383 de 2010 “por medio del cual se adopta el Manual del proceso presupuestal de los Fondos de Desarrollo Local - FDL.¨”

En mérito de lo anteriormente expuesto, Acuerdo Local Número 001 (Julio 11 de 2016)

ACUERDA:

“Por el cual se efectúa una Adición al Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos del Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires para la vigencia fiscal 2016”.

Artículo primero.

Adicionar el Presupuesto de Ingresos y de Gastos del Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires para la Vigencia Fiscal 2016, conforme al siguiente detalle:

LA JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL DE LOS Código Concepto Valor

2. Ingresos 3.939.417.056

MÁRTIRES En uso de sus atribuciones constitucionales 2.4. Recursos de Capital 3.939.417.056 2.4.5. Excedentes financieros 3.939.417.056 y legales, y en especial las que le confiere la Constitución Política de Colombia en su Artículo No. 324, el Decreto 372 del 2010,

3. Gastos 3.939.417.056

CONSIDERANDO:

3.3 Inversión 3.939.417.056

Artículo segundo.

El presente Acuerdo Local rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D.C., a los once (11) días del mes de julio del dos mil dieciséis (2016).

Que el Artículo No. 38 del Decreto Distrital 372 de 2010 “Por el cual se reglamenta el proceso presupuestal de los Fondos de Desarrollo Local – F.D.L”, sobre “Distribución de Excedentes Financieros”, señala que el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal CONFIS distribuirá entre las localidades el monto de excedentes financieros determinados por los FDL, teniendo en cuenta las necesidades apremiantes no financiadas.

MARÍA BELISA CÁRDENAS DE CÁRDENAS Presidente de la Junta Administradora Local de Los Már- tires Que el Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires presentó a 31 de diciembre de 2015 presento un monto de excedentes de $3.939.417.056.

MARÍA ISABEL HERNÁNDEZ PADILLA Secretaria Junta Administradora Local de Los Mártires Sanción del Acuerdo por el Alcalde Dado en Bogotá, a los diecinueve (19) días del mes de julio del dos mil dieciséis (2016).

WILSON ALBERTO DÍAZ ORTIZ Alcalde Local de Los Mártires DECRETO LOCAL DE 2016 Que mediante la Circular CONFIS 02 de 2016, se comunica que en la Sesión No.03 del 31 de marzo de 2016, conforme a lo establecido en los Artículos No. 37 y 38 del Decreto Distrital No. 372 de 2010, el CONFIS determinó un monto total de $27.690.756.750 de Excedentes Financieros generados a 31 de diciembre de 2015 por los FDL, los cuales se destinan I. Sedes Administrativas de las alcaldías locales de Teusaquillo, Los Mártires y Usaquén y II. Constitución, mantenimiento y adecuación de parques vecinales y de bolsillos en las Localidades de Suba, Engativa, Ciudad Bolívar, Kennedy y Santa Fe.

ALCALDÍA LOCAL DE LOS MÁRTIRES Que en concordancia con lo señalado por el CON- FIS se asignó al FDL de Los Mártires la suma de $3.939.417.056 para la compra de predios, diseño y estudio.

Decreto Local Número 010 (Julio 19 de 2016)

“Por el cual se Sanciona el Acuerdo Local N. 001 Que mediante comunicación oficial No. 2-2016-25317 con fecha del 07 de Junio de 2016, la Secretaría Distrital de Planeación emitió concepto favorable para el REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-26 • 2016 • AGOSTO • 1 26 del 11 de julio del 2016 y se efectúa una Adición al presupuesto Anual de Ingresos y gastos del Fondo de desarrollo Local de Los Mártires para la vigencia fiscal del 2016”

Financieros generados a 31 de diciembre de 2015 por los FDL, los cuales se destinan I. Sedes Administrativas de las alcaldía locales de Teusaquillo, Los mártires y Usaquén y II. Construcción, mantenimiento y adecuación de parques vecinales y de bolsillo en las localidades de Suba, Engativá, ciudad Bolívar, Kennedy y Santa Fe EL ALCALDE LOCAL DE LOS MÁRTIRES En uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 31 Numeral 2 literal C y el Artículo 39 del Decreto 372 del 30 de Agosto de 2010.

Que en concordancia con lo señalado por el CON- FIS, se asignó al FDL de Los Mártires la suma de $3.939.417.056 para la compra de predios, diseño y estudios.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 31 Numeral 2 literal c y el articulo 39 del Decreto 372 del 30 de Agosto de 2010, facultan al Alcalde Local para sancionar los acuerdo Locales.

Que mediante comunicación Nº 2201625317 de 07 de Junio de 2016 la Secretaría Distrital de Planeación emitió concepto favorable para el trámite de adición presupuestal de FDL de Los Mártires, conforme a los estipulado en el numeral 4.2 de la Resolución No. SDH-000383 de 2010 “por medio del cual se adopta el Manual del proceso presupuestal de los Fondos de Desarrollo Local – FDL.”

Que en mérito de lo anteriormente expuesto, Que el artículo 38 del Decreto 372 de 2010, “por el cual se reglamenta el proceso presupuestal de los Fondos de Desarrollo Local – F.D.L.”, sobre “Distribución de Excedentes Financieros”, señala que el CONFIS distribuirá entre las localidades el monto de excedentes financieros determinados por los FDL, teniendo en cuenta las necesidades apremiantes no financiadas.

DECRETA:

Que el FDL de Los mártires a 31 de diciembre de 2015 presentó un monto de excedente de $3.939.417.056.

Artículo primero.

Adicionar el Presupuesto de Ingresos y de Gastos e inversión para la vigencia 2016 del fondo de desarrollo Local de Los Mártires, en la suma de $3.939.417.056 de conformidad con el siguiente detalle:

Que mediante la Circular CONFIS 02 de 2016, se comunica que en la Sesión No.03 del 31 de marzo de 2016, conforme a lo establecido en los artículos 37º y 38º del Decreto 372 de 2010, el CONFIS determinó un monto total de $27.690.756.750 de Excedentes INGRESOS Código Concepto Valor

2. Ingresos 3.939.417.056 2.4 Recursos de Capital 3.939.417.056 2.4.5 Excedentes Financieros 3.939.417.056

GASTOS

3. Gastos 3.939.417.056 3.3 Inversión 3.939.417.056 3.3.1 Directa 3.939.417.056 3.3.1.14 Bogotá humana 3.939.417.056 3.3.1.14.03 Una Bogotá que defiende y fortalece lo público 3.939.417.056

3.3.1.14.03.31 fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional 3.939.417.056 3.3.1.14.03.31.0973 Los mártires al servicio de sus habitantes 3.939.417.056 Dado en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de julio de dos mil dieciséis (2016).

Artículo segundo.

El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

WILSON ALBERTO DÍAZ ORTIZ PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Alcalde Local Mártires 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5883 • pP. 1-27 • 2016 • AGOSTO • 1