Registro Distrital 6212 de 2017

AÑO 51 Número 6212 2017 • DICIEMBRE • 7 REGISTRO DISTRITAL la Dirección Distrital de Tesorería.

RESOLUCIONES DE 2017 SECRETARÍA DE HACIENDA Resolución Número SDH-000304 (Diciembre 5 de 2017)

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de resolución fue publicado en la página WEB de la entidad, desde el 25 de octubre de 2017 hasta el 27 de octubre de 2017, sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de los ciudadanos.

“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución En mérito de lo expuesto, SDH-243 de 2016, en materia de implementación de la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital.”

RESUELVE:

LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA DE BOGOTÁ D.C.,

Artículo 1.

- El parágrafo 1 del artículo 1 de la Resolución SDH-243 de 2016 quedará así:

En uso de sus facultades conferidas por los literales a) y o) del artículo 4 del Decreto Distrital 601 de “PARÁGRAFO 1: La Dirección Distrital de Tesorería podrá efectuar pagos mediante cheque únicamente en los siguientes casos:

2014, modificado por el artículo 1 del Decreto Distrital 364 de 2015 y

1. Como medio de pago de contingencia;

CONSIDERANDO:

2. Para cumplir con orden emitida por juez o tribunal o por otra autoridad competente;

3. En los casos excepcionales que con carácter general autorice el Tesorero Distrital.”

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 62 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y en el artículo 4 del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1 del Decreto 364 de 2015, a la Secretaría Distrital de Hacienda le corresponde formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería para el Distrito Capital.

Artículo 2.

- VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y modifica parcialmente la Resolución SDH-243 de junio 9 de 2016, quedando vigentes sus demás disposiciones.

Que mediante Resolución SDH-243 de junio 9 de 2016 se adoptó la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los cinco (5) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017)

BEATRIZ ELENA ARBELAÉZ MARTÍNEZ Que para facilitar su gradual implementación por parte de todas las entidades y dependencias responsables en el Distrito Capital se considera necesario modificar parcialmente la Resolución SDH-243 de 2016 y en especial, lo relacionado con la autorización de los casos excepcionales frente a la política de pagos electrónicos, la cual se estima conveniente asignar a Secretaria Distrital de Hacienda 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-1 • 2017 • DICIEMBRE • 7 EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO

RESUELVE:

“TRANSMILENIO S.A.”

Artículo 1º.

Incorporar el siguiente documento a la versión registrada a continuación:

Resolución Número 669 (Diciembre 1 de 2017)

Código Versión Nombre “Por la cual se incorpora el documento M-DA-008 “Manual de Seguros”

M-DA-008 1 Manual de Seguros EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO Nota: Este documento recopila integralmente las actividades establecidas en los procedimientos P-DA- 004 y P-DA-011 relacionados con las reclamaciones y renovaciones de pólizas, respectivamente.

“TRANSMILENIO S.A.”, En ejercicio de sus facultades conferidas mediante la Resolución 143 del 2 de marzo de 2016, y

CONSIDERANDO:

Artículo 2°.

Derogar en su totalidad la Resolución 690 del 23 de diciembre de 2013, mediante la cual se había adoptado la versión 0 del documento P-DA-004 “Reclamaciones de seguros ante ocurrencia de siniestros” versión 0.

Artículo 3°.

Derogar en su totalidad la Resolución 507 del 31 de agosto de 2016, mediante la cual se había incorporado el documento P-DA-011 “Renovación pólizas programa de seguros” versión 0.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Artículo 4°.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., al primer (1) día del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017)

CARLOS ARTURO FERRO ROJAS Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema.

Jefe de Oficina Asesora de Planeación Que en mérito de lo expuesto, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-2 • 2017 • diciembre • 7 2 TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

Responsabilidad Civil Extracontractual (Infraes- tructura Sistema TransMilenio).

2. ALCANCE

Lineamientos básicos para la gestión

3. RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

7.1 Procedimiento para la renovación de pólizas

6. CONDICIONES GENERALES

7.1.1 Modalidad 1. Licitación pública 6.1 Pólizas que componen el programa de seguros institucional 7.1.2 Modalidad 2. Seguros adicionales al programa de seguros o seguros temporales Procedimientos para tramitar las reclamaciones en las diferentes pólizas 6.1.1 Póliza todo riesgo daño material (incendio, terremoto sustracción, equipo electrónico, rotura de maquinaria, amit).

7.2.1 Procedimiento todo riesgo daño material 7.2.2 Procedimiento manejo global entidades oficiales 6.1.2 Póliza global de manejo en entidades oficiales (manejo de caja menor, manejo de almacén, manejo de tesorería, ordenadores del gasto)

6.1.3 Póliza de infidelidad y riesgos financieros 7.2.3 Procedimiento infidelidad y riesgos financieros 6.1.4 Póliza de automóviles 7.2.4 Procedimiento automóviles 6.1.5 Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)

7.2.5 Procedimiento responsabilidad civil extracontractual (sede administrativa, estaciones y portales del TransMilenio)

6.1.6. Responsabilidad civil extracontractual (predios, labores y operaciones, incluyendo incendio y explosión)

7.2.6 Procedimiento responsabilidad civil - servidores públicos 6.1.7 Responsabilidad civil servidores públicos 7.2.7 Procedimiento todo riesgo daños materiales obras civiles terminadas (estaciones y portales Sistema TransMilenio)

6.1.8. Todo riesgo daños materiales obras civiles terminadas (infraestructura Sistema TransMilenio)

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-3 • 2017 • DICIEMBRE • 7 TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 Mayo de 2014 Primera versión oficial del documento con código P-DA-004. N.A.

El documento actual se modifica por la codificación y para convertirlo en Manual, teniendo en cuenta que se integran las actividades de los procedimientos P-DA-004. “Reclamaciones de seguros ante ocurrencia de siniestros” y P-DA-011. “Renovación de Pólizas de programa de seguros”.

1 7 de noviembre de 2017 Director Corporativo Capítulo 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: se realizó la actualización normativa.

Capítulo 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: todos los procedimientos inmersos en el manual se revisan y actualizan.

TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA Este Manual cubre los siguientes procedimientos:

1. OBJETO

- Procedimientos para la renovación de pólizas.

- Procedimientos para reclamaciones en caso de siniestros:

- Reclamaciones según póliza todo riesgo daño

material.

- Reclamaciones según póliza global manejo enti-

dades oficiales.

Recopilar y definir los responsables y las actividades necesarias que se deben cumplir para la renovación de pólizas de seguros y las reclamaciones ante las compañías de seguros, de tal manera, que se garantice que los bienes administrados por la Entidad estén asegurados en forma permanente de acuerdo con la Ley, y se siguen los trámites pertinentes en caso que se presenten siniestros que influyan en los intereses y/o bienes de propiedad, o bajo responsabilidad de TRANSMILENIO S.A., amparados por las pólizas de seguros contratadas por la Entidad.

- Reclamaciones de póliza de infidelidad y

2. ALCANCE

riesgos financieros.

- Reclamación por pérdidas parciales y totales por

daños en vehículos.

- Reclamación por pérdidas parciales y totales por

hurto de vehículos.

Este manual aplica para todos los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de TRANSMILENIO S.A., incluyendo los que afecten las pólizas contratadas en virtud del convenio No. 020 del 2001 IDU-TRANSMILENIO S.A., relativas a la infraestructura del Sistema TransMilenio.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-4 • 2017 • diciembre • 7 4

- Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual

- Código de Comercio.

(Sede Administrativa, Estaciones y Portales del TransMilenio.

- Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Pú-

- Ley 45 de 1990: por la cual se expiden normas en materia de intermediación financiera, se regula la actividad aseguradora, se conceden unas facul- tades y se dictan otras disposiciones.

blicos.

- Póliza todo Riesgo Daños Materiales Obras Ci-

- Ley 42 de 1993: sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

viles Terminadas (Estaciones y Portales Sistema TransMilenio).

3. RESPONSABLE

- Ley 734 de 2002: por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

- Ley anual de Presupuesto de rentas y recursos de capital y apropiaciones. (Esta ley varía cada año).

El profesional especializado grado 6 de seguros, es el responsable por la revisión y actualización de este manual, el Director Corporativo será responsable por su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

5. DEFINICIONES

La revisión y/o actualización de este documento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Constitución Política de Colombia.

Agravación del riesgo: situación que se produce cuando, por determinados acontecimientos ajenos o no a la voluntad del asegurado, el riesgo cubierto por una póliza adquiere una peligrosidad superior a la inicialmente prevista. Debido a que este factor incide en el valor de la prima pagada por el seguro, el asegurado debe notificar tal situación a la compañía aseguradora para que ������������������������������������������� é������������������������������������������ sta determine si continúa otorgando el amparo o termina el contrato.

- Estatuto de la contratación de la administración pública – Ley 80 de 1993 - y de su ley comple- mentaria - Ley 1150 de 2007 - Art. 123.

TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA Actos mal intencionados de terceros – Amit: cobertura referente a los actos mal intencionados de terceros, generalmente representados en vandalismo y acciones terroristas.

Asegurado: es la persona que mediante el pago de la prima tiene derecho al pago de las indemnizaciones a consecuencia de una pérdida por la realización de una eventualidad amparada por el contrato de seguro. Es el titular del interés objeto del seguro, la persona sobre cuyas características recae la cobertura del seguro.

Amparo: cobertura, compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite de la suma asegurada, de las consecuencias económicas que se deriven de un siniestro.

Asegurador (Código de Comercio): persona jurídica que asume los riesgos y autorizada debidamente para ello con arreglo a las leyes y reglamentos.

Avalúo del daño: cuantificación de las pérdidas sufridas en un siniestro amparado por un seguro.

Amparo provisional / nota de cobertura: documento expedido por el asegurador, con carácter provisional, el cual describe los amparos generales de una póliza adquirida que se encuentra en proceso de expedición, con el fin de garantizar desde un primer momento el otorgamiento de las coberturas contenidas en la póliza, hasta cuando la misma sea expedida en los formatos impresos y con todos los condicionamientos que el asegurador considere pertinentes.

Aviso de siniestro: declaración del tomador del seguro, asegurado o beneficiario, al asegurador, del acaecimiento del siniestro, por haberse producido el hecho cuyo riesgo es objeto de cobertura en la póliza, dando toda clase de informaciones sobre las circunstancias y consecuencias del hecho.

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-5 • 2017 • DICIEMBRE • 7 mismo contratante de la póliza, como es el caso de los seguros de daños.

Beneficiario: es la persona natural o jurídica designada por el asegurado o tomador para recibir los beneficios indemnizatorios derivados de la póliza de seguros en caso de que se presente el siniestro. Puede ser en determinado momento el Cobertura: es el alcance del riesgo que se desea asegurar. Cada uno de los diferentes riesgos asumidos por el asegurador dentro de un mismo contrato.

TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

ALCALDÍA MAYOR DE Noviembre de BOGOTA M-DA-008 1 2017 Compañía de seguros (asegurador): entidad debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera, quien asume riesgos particulares a cambio de un pago de prima que hace el asegurado.

Hurto simple: apropiación ilícita de cosa ajena, con ánimo de lucro, sin emplear fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas, características éstas que le distinguen del hurto agravado y/o calificado.

Corredor de seguros: intermediario técnico que pone en contacto al asegurado con un asegurador, y lo asesora en la obtención y durante la vigencia de los amparos que requiere, en términos y costos adecuados. Recibe su comisión del asegurador.

Daño: pérdida personal o material producida a consecuencia directa de un siniestro.

Deducible: Porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro. Cantidad o porcentaje establecido en la póliza de seguro que es asumida por el asegurado.

Indemnización: importe que está obligado a pagar contractualmente el asegurador en caso de producirse un siniestro. Es la contraprestación económica que corresponde al asegurador a cambio del pago de la prima que corresponde al asegurado. En los seguros sobre personas, la indemnización, corresponde al capital pactado en la póliza. En los seguros sobre cosas, es la reposición económica en el patrimonio del asegurado del valor del objeto dañado o desaparecido en el siniestro, bien a través de la reposición del objeto o mediante la entrega de una cantidad equivalente al valor real de los bienes. En cualquiera de los casos la indemnización no puede superar el importe de los perjuicios sufridos, dentro de los límites pactados.

Finiquito: documento que contiene el acuerdo establecido entre dos personas físicas o jurídicas, que pone fin al conflicto existente entre ambas, y que contiene los datos identificadores del mismo, relación de cantidades a satisfacer u obligaciones a hacer o no hacer, y renuncia de derechos y acciones.

Garantía: es la promesa, en virtud de la cual, el asegurado se obliga a cumplir determinada exigencia, o mediante la cual afirma la existencia de determinada situación de hecho.

Infraseguro: es la situación que se presenta cuando el valor de la suma asegurada es menor al valor real de los bienes cubiertos. Cuando se presenta infraseguro, en el caso de presentarse una indemnización, la compañía de seguros tiene la facultad de pagar a prorrata de acuerdo con la proporción entre el valor asegurado y el valor real del bien asegurado. En caso de pérdida total la regla proporcional no se aplica, simplemente la compañía de seguros indemniza hasta el valor asegurado y el asegurado responde por el resto de la pérdida.

TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

ALCALDÍA MAYOR DE Noviembre de M-DA-008 1 BOGOTA 2017 Límite de responsabilidad de la aseguradora: es la indemnización máxima que reconocerá en caso de presentarse un siniestro. que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual convenida entre el asegurador y el asegurado.

Póliza: es el instrumento probatorio del contrato de seguro, que establece a través de cláusulas sus términos y condiciones. En él se reflejan las normas Prescripción: modo de pérdida de vigencia o eficacia de un derecho u acción como consecuencia de haber dejado pasar el plazo que la Ley determina para su REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-6 • 2017 • diciembre • 7 6 el daño efectivamente sufrido y el monto asegurado. ejercicio. El artículo 1081 del Código de Comercio establece dos tipos de prescripciones del contrato de seguro:

Ordinaria: dos años, contados a partir del momento en que el asegurado ha tenido o debido tener conocimiento del hecho.

Programa de seguros: las seis (6) pólizas de seguros contratadas mediante licitación Pública: Todo Riesgo daños materiales combinados, Responsabilidad Civil Extracontractual, Infidelidad y Riesgos Financieros, Manejo Global sector oficial y Responsabilidad Civil para servidores públicos y Vehículos.

Extraordinaria: cinco años, contados a partir del momento en que nace el derecho, que corre contra toda persona.

Prima: valor que paga el asegurado como retribución al asegurador, por tomar este a su cargo el riesgo previsto en el contrato.

Proceso en estado de indemnización: cuando se determina de acuerdo con el tipo de seguro contratado, Reclamación: la solicitud de pagos de una persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza. Son solicitudes directas del asegurado por siniestros ocurridos. A las efectuadas por una persona contra la compañía aseguradora, se les denomina reclamación de terceros.

TÍTULO: MANUAL DE SEGUROS Versión:

Fecha: Noviembre de ALCALDÍA MAYOR DE Código: M-DA-008 1 BOGOTA 2017 Responsabilidad civil: necesidad de responder pecuniariamente por actos realizados que ocasionen perjuicios a terceros. convenidas, en caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura. El seguro brinda protección frente a un daño inevitable e imprevisto, tratando de reparar materialmente, en parte o en su totalidad las consecuencias. El seguro no evita el riesgo, resarce al asegurado en la medida de lo convenido, de los efectos dañosos que el siniestro provoca.

Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de póliza. Es el suceso incierto, futuro y susceptible de ser valorado.

Siniestro: es la realización del riesgo. Ocurrencia de la situación que se está amparando en la póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo un robo, un choque, una enfermedad o accidente, un incendio, etc.

Salvamento: es la recuperación que obtiene la aseguradora en un siniestro, generalmente por la venta de los bienes siniestrados.

Salvamento neto: es el monto resultante de descontar del valor de salvamento, los gastos realizados por la compañía de seguros, tales como los necesarios para la recuperación y comercialización de dicho salvamento.

Supraseguro: se presenta cuando el valor asegurado es mayor al valor real de los bienes sujetos a aseguramiento. Las aseguradoras niegan el pago de las cantidades que exceden el valor real del bien, ya que en ningún caso el seguro puede ser instrumento de enriquecimiento para el asegurado.

Seguro: acuerdo por el cual el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima a abonar, dentro de los límites pactados, un capital u otras prestaciones Tomador (Código de Comercio): persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos.

TÍTULO: MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Versión:

Noviembre de ALCALDÍA MAYOR DE Código: M-DA-008 1 2017 BOGOTA Vigencia: período durante el cual se dispone del seguro previsto en la póliza. vigencia debe contar con el certificado de cobertura de las pólizas

6. CONDICIONES GENERALES

- Toda póliza debe contar con el CDP que ampare el valor de la prima para su respectivo pago.

- Toda póliza de seguros a partir del momento de su

7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-7 • 2017 • DICIEMBRE • 7 MILENIO S.A., o bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable.

- Toda solicitud para constituir una póliza nueva, como para su renovación debe tener la solicitud escrita de la dependencia que la solicita infor- mando el nombre de la póliza y las condiciones que se deben tener para la toma de la misma.

6.1.2 Póliza global de manejo en entidades oficiales (manejo de caja menor, manejo de almacén, manejo de tesorería, ordenadores del gasto)

6.1. Pólizas que componen el programa deseguros institucional 6.1.1 Póliza todo riesgo daño material (incendio, terremoto sustracción, equipo electrónico, rotura de maquinaria, amit).

Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de TRANSMILENIO S.A., causados por acciones y omisiones de sus servidores públicos, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances fiscales por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Tiene por objeto amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad de TRANS- TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 6.1.3 Póliza de infidelidad y riesgos financieros accidente de tránsito, ya sean conductores, pasajeros o peatones. La cobertura establecida por la ley es la siguiente:

- Muerte y Gastos funerarios 750 SMLDV.

Cubre, bajo las condiciones señaladas en la póliza, las pérdidas, daños y gastos en que tenga que incurrir TRANSMILENIO S.A., a consecuencia de los riesgos a que está expuesto en el giro de su actividad, causados por empleados, terceros o en complicidad con éstos.

- Gastos Médicos Quirúrgicos, Farmacéuticos y Hospitalarios 800 SMLDV.

6.1.4 Póliza de automóviles

- Incapacidad Permanente 180 SMLDV.

- Gastos de transporte y movilización de las víctimas 10 SMLDV.

6.1.6. Responsabilidad civil extracontractual (predios, labores y operaciones, incluyendo incendio y explosión)

Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad, bajo tenencia, control o por los que sea legalmente responsable TRANSMILENIO S.A., o los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales por daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen. Bajo esta póliza también se amparan las motocicletas de la entidad.

6.1.5 Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT)

Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra TRANSMILENIO S.A., con motivo de la responsabilidad civil que le sea atribuible de acuerdo con la ley colombiana, por lesiones o muerte de personas y/o destrucción o pérdida de bienes, causados durante el giro normal de sus actividades. No incluye: la responsabilidad civil derivada del uso, mantenimiento, conservación y adecuación de la malla vial de TRANSMILENIO S.A., y la causada por los vehículos utilizados para el transporte de pasajeros.

Seguro obligatorio para todos los vehículos automotores de propiedad, bajo tenencia, control o por los que sea legalmente responsable TRANSMILENIO S.A., que transiten en el territorio nacional, incluido los automotores extranjeros en tránsito. Cubre la muerte, los daños corporales físicos causados a las personas como consecuencia directa de un REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-8 • 2017 • diciembre • 7 8 TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 6.1.7 Responsabilidad civil servidores públicos DESARROLLO URBANO –IDU- y/o de TRANSMILENIO S.A., o bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable, afectos a la infraestructura del Sistema TransMilenio, tales como, pero no limitados a:

Obras civiles.

Puentes vehiculares (incluyendo los localizados sobre cuerpos de agua).

Este seguro tiene por objeto primordial, amparar los perjuicios o detrimentos patrimoniales causados a TRANS- MILENIO S.A., por decisiones de gestión incorrectas, pero no dolosas, adoptadas y/o ejecutadas o no ejecutadas, por los Servidores Públicos y/o funcionarios con regímenes de responsabilidad similares a los de los servidores públicos, cuyos cargos se relacionan específicamente en los anexos de la póliza y/o en el pliego de condiciones de la contratación que dio origen a la misma.

Puentes peatonales.

Portales y Estaciones para la operación del sistema TransMilenio.

Maquinaria y equipo eléctrico y electrónico.

Equipos de generación de energía, subestaciones de energía.

Otra cobertura adquirida para esta póliza es la de gastos de defensa (honorarios profesionales de abogados defensores y cauciones judiciales), en todo tipo de procesos, incluidos los penales siempre que se trate de delitos no dolosos; civiles; administrativos; iniciados por entes de control (Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República o similares) o; por cualquier organismo oficial, en los que se discuta la responsabilidad correspondiente a los cargos asegurados.

Bienes diferentes de los anteriores que no se encuentren expresamente excluidos de la póliza.

6.1.8. Todo riesgo daños materiales obras civiles terminadas (infraestructura Sistema TransMilenio)

Se excluyen los bienes ubicados en las sedes del IDU así como los destinados a su funcionamiento o por los que sea legalmente responsable, los cuales están amparados mediante otra póliza.

Tiene por objeto amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del INSTITUTO DE TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 6.1.10 Responsabilidad Civil Extracontractual (Infraestructura Sistema TransMilenio).

Esta póliza cubre los perjuicios que cause el asegurado (IDU y/o TRANSMILENIO S.A.), con motivo de determinada responsabilidad civil extracontractual en que incurra con relación a terceros, de acuerdo con la ley, que sean consecuencia de un siniestro imputable al asegurado, causados durante el giro normal de sus actividades. infraestructura del Sistema TransMilenio que se encuentre a su cargo o bajo su responsabilidad (por propiedad, tenencia, control o por los que sea legalmente responsable la empresa). No cubre los siniestros ocurridos en la sede administrativa ni aquellos que se sucedan en los vehículos de los operadores del Sistema o aquellos ocasionados por éstos, casos en los cuales los operadores deben afectar el SOAT del(os) vehículo(s) implicado(s) y/o los seguros de responsabilidad que amparan la operación de los automotores.

Este seguro cubre el interés asegurable de TRANS- MILENIO S.A., en los siniestros que ocurran en la 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-9 • 2017 • DICIEMBRE • 7 6.2. Lineamientos básicos para la gestión

- Cuando ocurra un siniestro que afecte los bienes asegurados en las diferentes pólizas, TRANS- MILENIO S.A., tiene la obligación de emplear todos los medios de que disponga para evitar su propagación o expansión y proveer el salva- mento y conservación de las cosas aseguradas.

- Todos los trámites y reclamaciones que se ade- lanten frente a las compañías aseguradoras de- ben efectuarse a través del Corredor de seguros que haya sido el intermediario en la adquisición de las pólizas respectivas.

- La supervisión de los contratos de seguro y de intermediación de seguros será ejercida por el profesional especializado grado 06 – seguros, quien coordinará todas las actividades tendien- tes a la adquisición y activación de los seguros de la empresa. En las reclamaciones que afec- tan la póliza de todo riesgo daños materiales, descritas en el numeral 6.1 de este documento, se gestionará el suministro o reparación de los bienes afectados, con el pago directo de la ase- guradora al proveedor respectivo, de manera que TRANSMILENIO S.A., logre de manera más expedita la reposición de los mismos.

TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA

- En las reclamaciones que afectan las pólizas de responsabilidad civil extracontractual los requerimientos de información adicional a los usuarios afectados que se realicen en forma posterior al aviso al corredor de seguros, deben ser efectuados por este último.

- En razón a que el seguro de responsabilidad ci- vil para servidores públicos otorga cobertura a procesos penales tipificados como dolosos bajo la forma de reembolso y únicamente cuando haya exoneración de responsabilidad penal de la persona implicada, el recono- cimiento de gastos de defensa para estos procesos solo puede efectuarse por parte de la aseguradora una vez proferido el fallo correspondiente.

- En virtud de lo que se pacte en los contratos de seguro, TRANSMILENIO S.A., participará proporcionalmente en la venta del salvamen- to neto, teniendo en cuenta el deducible y el infraseguro, cuando hubiere lugar a este último.

- En las reclamaciones que afecten la póliza todo riesgo daño material obras civiles ter- minadas – definidas en el numeral 6.8 de este documento, se gestionará el reembolso de la aseguradora a TRANSMILENIO S.A., teniendo en cuenta que por necesidades del servicio, la reparación de los bienes afecta- dos es solicitada de manera inmediata por la Dirección Técnica de BRT al contratista de mantenimiento. No obstante, para re- paraciones no previstas en el contrato de mantenimiento o en siniestros de especiales características (cuantía, bienes afectados, condiciones del siniestro, entre otros) serán pagadas al contratista que haya definido conjuntamente entre TRANSMILENIO S.A., y la compañía de seguros respectiva, o en su defecto estudiar otras formas de pago de las indemnizaciones.

- Para efectos de activar el SOAT, en el evento de presentarse 2 o más vehículos involucra- dos en el accidente, los pasajeros de cada vehículo serán cubiertos con cargo a la póliza del vehículo en donde se desplazaba la víc- tima. En caso de terceros no ocupantes, la reclamación se podrá realizar a cualquiera de las compañías de seguros que intervinieron en el accidente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-10 • 2017 • diciembre • 7 10 TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1 Procedimiento para la renovación de pólizas ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Actualizar los anexos y formularios necesarios de cada póliza para su renovación.

Profesional especializado grado 06-Seguros y Corredor de seguros Solicitar mediante oficio información sobre:

- Cambio en reglamentación relacionada con cargos y funciones, durante la última vigencia.

Profesional especializado grado 06 - 30 seguros

- Modificación de nombres o funciones de los cargos

- Creación de nuevos cargos.

Profesional especializado grado 06 - 40 Recibir y revisar información remitida por Talento Humano seguros ¿15? ¿Hubo cambio en cargos y funciones?

No: ir a etapa 60 Profesional especializado grado 06 - seguros Si: ir a etapa 50 Profesional especializado grado 06 - 50 Informar los cambios reportados sobre los cargos asegurados a los intermediarios de seguros, para que estos avisen a la compañía aseguradora. seguros Remitir oficio dirigido al intermediario de seguros, solicitando:

- Listado de siniestros que afectaron la póliza durante la última vigencia.

Profesional especializado grado 06 - 60

- Información sobre siniestros objetados.

seguros Nota: solicitar que información debe ser avalada por la compañía aseguradora.

70 Remitir información solicitada. Corredor de seguros Profesional especializado grado 06 - 80 Realizar el análisis de los siniestros y objeciones ocurridas durante la última vigencia. seguros 11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-11 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Director Corporativo y 90 Profesional especializado grado 06 Enviar comunicación a los asegurados póliza de seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, solicitando: - Información sobre procesos iniciados en su contra y que hayan sido notificados en la vigencia de la póliza.

- seguros

Asegurados póliza de seguro de Responsabilidad Civil 100 Remitir la información a la Dirección Corporativa, sobre los procesos iniciados en su contra y que hayan sido notificados en la vigencia de la póliza.

Servidores Públicos Profesional especializado grado 06 - 110 Verificar la información remitida por los asegurados, frente a la información de siniestros remitido por el intermediario de seguros. seguros ¿25? ¿Los procesos reportados corresponden a los registrados?

Si: ir a etapa con 130 Profesional especializado grado 06 - seguros No: ir a etapa 120 Profesional especializado grado 06 - 120 Requerir a los asegurados información relativa a las investigaciones y/o procesos. Ir a etapa 130. seguros Profesional especializado grado 06 - 130 Recibida la información remitirla al intermediario de seguros, para que los avise de los nuevos siniestros a la aseguradora. seguros Profesional especializado grado 06 - 140 Diligenciar formulario con la información actual, incluyendo cargos asegurados. seguros Director Corporativo y 150 Remitir con comunicación a las diferentes áreas el formulario y solicitar pronunciamiento y justificación específica sobre eventuales modificaciones en los cargos que deben asegurar.

Profesional especializado grado 06 - seguros Director Corporativo 160 y Profesional especializado grado 06 Recibir el formulario definitivo por las distintas dependencias con los nombres y justificaciones de los asegurados en la póliza. Nota: dejar constancia de las distintas anotaciones realizadas, y el área que las solicita.

- seguros

Director Corporativo ¿35? ¿Existe solicitud de modificación de los cargos asegurados?

Administrativa y No: ir a etapa 190 Profesional especializado grado 06 - Si: ir a etapa 170 seguros Director Corporativo y Profesional especializado grado 06 - 170 seguros y Corredor de Seguros Revisión de los cargos que se pretenden asegurar, frente a las funciones definidas por los Manuales y Requisitos por competencias laborales, determinando: La exposición al riesgo, en cuanto a las funciones y responsabilidad asignadas al cargo y los eventuales perjuicios o detrimentos patrimoniales que se pueden causar a TRANSMILENIO S.A.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-12 • 2017 • diciembre • 7 12 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Director Corporativo y Profesional especializado grado 06 - Reunión con cada uno de los Directores o Subgerentes de las dependencias que solicitaron la modificación en los cargos asegurados (con la participación del corredor de seguros), con el fin de estudiar conjuntamente el requerimiento.

180 seguros y Director de área Nota: de las decisiones adoptadas se dejará un acta sobre el particular.

Transmilenio y Corredor de seguros Realizar la revisión final de:

Director Corporativo y - Formulario diligenciado.

- Cargos estudiados que se consideran deben ser asegurados.

Profesional especializado grado 06 - 190 - Siniestros indemnizados y en trámite. seguros y Corredor de seguros - Siniestros objetados.

Director Corporativo y 200 Enviar el formulario y el listado de los asegurados en la póliza, al corredor de seguros, para que continúe con el proceso.

Profesional especializado grado 06 - seguros 210 Fin 7.1.1 Modalidad 1. Licitación pública ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Profesional especializado grado 06 20 Revisar y confirmar la fecha de vencimiento de la vigencia de las pólizas.

- seguros

Director Corporativo y Profesional especializado grado 06 30

- seguros y Corredor de seguros

Tres meses y medio (3.5) antes del vencimiento de la vigencia de las pólizas solicitar al Corredor de Seguros que esté contratado, inicie los estudios correspondientes para la apertura de la Licitación Pública para la contratación de las nuevas pólizas, correspondientes al programa de seguros. (Estudios de mercado, sector de seguros, técnicos y financieros de cada póliza).

Tramitar y actualizar los anexos y formularios correspondientes de cada póliza, para su renovación, y enviarlos al Corredor de Seguros para estudio.

Profesional especializado grado 06 40

- seguros

Nota: para esta etapa se debe seguir el procedimiento establecido en el numeral 7.1.

Corredor de Seguros 50 Adelantar los estudios técnicos, jurídicos y económicos, así como las revisiones y análisis pertinentes de cada póliza y presentar a TRANSMILENIO S.A., para iniciar el proceso de contratación a través de la Licitación Pública.

Profesional especializado grado 06

- seguros

60 Revisar los estudios entregados por el Corredor de seguros, proyecto de pliegos, propuesta de cronograma de la licitación y demás anexos, preparar el formato del estudio técnico y jurídico y enviar a la Subgerencia Jurídica para su aprobación. y Director Corporativo 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-13 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿15? ¿Los estudios entregados requieren ajustes?

Profesional especializado grado 06 Si: ir a etapa 70

- seguros

No: ir a etapa 80 70 Ajustar los estudios de acuerdo con las observaciones establecidas e ir a etapa 60. Corredor de seguros 80 Revisar los documentos. Subgerencia Jurídica ¿25? ¿Se aprueban los documentos?

Subgerencia Jurídica Si: aprobar documentos e ir a etapa 100 No: ir a etapa 90 Profesional especializado grado 06 90 Ajustar los estudios de acuerdo con las observaciones establecidas e ir a etapa 80.

- seguros

Profesional especializado grado 06 100 Con el documento de aprobación al estudio técnico y jurídico por la Subgerencia Jurídica, solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor de contratación de la Licitación Pública a la Subgerencia Económica.

- seguros y Director Corporativo

Subgerencia 110 Emitir CDP de acuerdo con lo establecido en el procedimiento P-SE-011.

Económica Profesional especializado grado 06 120 Con el CDP solicitar la elaboración del contrato para iniciar el proceso licitatorio correspondiente a la Subgerencia Jurídica.

- seguros y Director Corporativo

Profesional encargado del proceso licitatorio de la Subgerencia 130 Revisión de los documentos, elaboración del cronograma definitivos del proceso licitatorio y subir al sistema SECOP de contratación pública los pre-pliegos correspondientes.

Jurídica Profesional especializado grado 06

- seguros y Profesional designado

140 Desarrollar el proceso para la contratación de las pólizas del programa de seguros de Transmilenio S.A., mediante Licitación Pública, cumpliendo con la normatividad que regula la materia y con el cronograma establecido (siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación de la Entidad). de la Subgerencia Jurídica y Corredor de Seguros ¿35? ¿Es adjudicada la Licitación Pública?

Si: Ir a etapa 150 No: Ir a etapa 160 Corredor de seguros y 150 Entregar el certificado de cobertura de las pólizas respectivas, a partir del momento que entren en vigencia las mismas a TRANSMILENIO S.A.

Compañía de seguros adjudicada la licitación 160 Declarar desierta la licitación y proceder a la contratación directa con una compañía de seguros establecida legalmente. Subgerencia Jurídica.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-14 • 2017 • diciembre • 7 14 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 170 Entregar los originales de las pólizas adjudicadas entre los 15 días siguientes a la adjudicación de la licitación respectiva.

Compañía de seguros adjudicada la licitación Profesional especializado grado 06 180 Realizar el seguimiento de obligaciones adquiridas y compromisos establecidos por las compañías de seguros a las que les fue adjudicada las pólizas.

- seguros

Profesional universitario de inventarios - Dirección 190 Informar por escrito al responsable del proceso de seguros las novedades presentadas en los inventarios de bienes de TRANSMILENIO en forma mensual.

Administrativa Profesional especializado grado 06 200 Informar por escrito las novedades presentadas en los inventarios al corredor de seguros para la adición o modificación de la póliza respectiva.

- seguros

210 Fin 7.1.2 Modalidad 2. Seguros adicionales al programa de seguros o seguros temporales ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Recibir solicitud por parte de las dependencias sobre la constitución o renovación de una póliza específica. Dependencias interesadas 30 Analizar el alcance y los requisitos de la solicitud. Profesional especializado grado 06 - seguros ¿15? ¿Es viable la solicitud del interesado?

Si: Ir a etapa 40 No: Ir a etapa 50 Profesional especializado grado 40 Elaborar y enviar solicitud al Corredor de seguros para la presentación de la cotización correspondiente.

06 - seguros Profesional especializado grado 06 - seguros 50 Devolver la solicitud a la dependencia interesada informando la no viabilidad de constitución o renovación de la póliza. Ir a etapa 20.

60 Enviar cotización solicitada. Corredor de seguros 70 Recibir y revisar cotización recibida. Profesional especializado grado 06- seguros ¿25? ¿Es correcta la cotización recibida?

Si: Ir a etapa 90 No: Ir a etapa 80 Profesional especializado grado 80 Devolverla al corredor de seguros para su corrección respectiva e ir a la etapa 70.

06 - seguros Profesional especializado grado 90 Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.

06 - seguros y Director Corporativo 100 Emitir CDP de acuerdo con lo establecido en el procedimiento P-SE-011. Subgerencia Económica 110 Recibir el CDP y enviarlo al corredor de seguros. Profesional especializado grado 06 - seguros 15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-15 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 120 Elaborar y enviar la póliza respectiva con los documentos correspondientes para el pago de la prima respectiva. Corredor y Compañía de Seguros Profesional especializado grado 130 Recibir la póliza respectiva y revisar sus condiciones y documentos.

06 - seguros ¿35? La póliza está de acuerdo con la condición establecida Si: ir a etapa 150 No: ir a etapa 140 Profesional especializado grado 140 Solicitar los ajustes respectivos al corredor de seguros, ir a la etapa 130 06 - seguros Profesional especializado grado 150 Entregar la póliza respectiva a la dependencia solicitante y enviar los documentos de pago de la prima a la Subgerencia Económica.

06 - seguros 160 Realizar el seguimiento y control de la respectiva póliza. Profesional de la dependencia solicitante 170 Realizar el pago de la prima de la póliza. Subgerencia Económica 180 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2 Procedimientos para tramitar las reclamaciones en las diferentes pólizas 7.2.1 Procedimiento todo riesgo daño material ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Servidor público o contratista de la entidad que conoció del siniestro en primera instancia Identificar un siniestro que afecte bienes de propiedad, o bajo responsabilidad de TRANSMILENIO S.A. e informar al profesional especializado grado 06 – de seguros de la Dirección Corporativapor correo electrónico, adjuntar los documentos pertinentes (informes, fotos, denuncia y 2 cotizaciones respectivas), o con comunicación formal, en el menor tiempo posible.

¿El siniestro requiere atención y reparación inmediata para evitar agravación del riesgo?

¿15?

Profesional especializado grado 6 - seguros Si: ir a etapa 30 No: ir a etapa 60 Profesional especializado 30 Dar aviso del siniestro por correo electrónico al corredor de seguros. En caso de no ser posible, dar aviso vía telefónica. grado 6 - seguros Profesional especializado grado 06 de infraestructura de la dirección técnica de modos 40 Solicitar la atención del caso por parte del proveedor de la entidad. En ausencia o negativa del mismo, solicitar un proveedor especializado. alternativos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-16 • 2017 • diciembre • 7 16 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional especializado grado 6 - seguros 50 Gestionar documentos para presentar la reclamación y tramitar el reembolso a la entidad o pago al proveedor, según el caso, y enviarlos al corredor de seguros. Continuar con etapa 210.

Servidor público bajo cuyo Informar al Director Corporativo y al Profesional Especializado Grado 6 de seguros de la Dirección Administrativa, mediante memorando el detalle de los hechos y circunstancias de tiempo, modo y lugar de ocurrencia del siniestro.

60 uso o responsabilidad estaba(n) el (los) bien(es) afectado(s) al momento del siniestro Nota: en caso de hurto o pérdida de bienes, efectuar la denuncia respectiva ante la autoridad competente anexar el informe y dos (2) cotizaciones sobre el valor del bien a reponer, especificando el proveedor elegido para la reposición del bien o si se consigna de forma directa el pago de la indemnización a TRANSMILENIO S.A.

Profesional especializado 70 grado 06 - seguros Comunicar vía correo electrónico al corredor de seguros la ocurrencia del siniestro dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que haya recibido el informe presentado por el Servidor público cuyo uso o responsabilidad estaba(n) el (los) bien(es) afectado(s) al momento del siniestro Profesional especializado grado 06 - seguros 80 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

¿25? ¿El siniestro es la pérdida o hurto de bienes?

Profesional especializado Si: ir a etapa 90 grado 06 - seguros No: ir a etapa 100 Profesional especializado 90 grado 06 - seguros Comunicar los hechos para la investigación pertinente, mediante memorando a la Subgerencia General, allegando una copia al responsable de almacén e inventarios para los trámites subsiguientes Profesional especializado grado 06 - seguros 100 Informar al corredor de seguros mediante comunicación oficial, presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes.

110 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de requisitos aplicables. Corredor de seguros ¿35? ¿La reclamación acredita todos los requisitos aplicables?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 130 No: ir a etapa 120 Profesional especializado 120 grado 06 - seguros Complementar la información y la documentación requerida para presentar en debida forma la reclamación del siniestro, a través del responsable del bien que presento el siniestro. Ir a etapa 110 130 Presentar la reclamación formal ante la Compañía de seguros y realizar seguimiento a su recibo Corredor de seguros 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-17 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿45? ¿Hay cobertura para el siniestro?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 160 No: ir a etapa 140 Profesional especializado grado 06 - seguros 140 Solicitar revisión del caso y reconsideración al corredor de seguros mediante comunicación escrita firmada por el Director Corporativo.

150 Remitir la solicitud de revisión y reconsideración a la Compañía de seguros. Corredor de seguros ¿55? ¿La aseguradora accede al reconocimiento de la indemnización?

Si: ir a etapa 160 Corredor de seguros No: ir a etapa 230 160 Enviar la liquidación de la indemnización a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros Profesional especializado 170 grado 06 - seguros Revisar la liquidación de indemnización y elaborar autorización de suministro o reparación para aprobación del Director Corporativo, dirigida a la compañía de seguros y al proveedor cuya cotización fue autorizada por la compañía de seguros u ordenando el pago de la indemnización a TRANSMILENIO S.A.

Director Corporativo ¿65? ¿Se aprueba la autorización de suministro o reparación, de acuerdo a la liquidación de la indemnización?

Si: firmar e ir a etapa 190 o Profesional especializado 06 de infraestructura de la dirección técnica de modos No: ir a etapa 180 alternativos Profesional especializado 180 grado 06 - seguros Se devolverá la liquidación de indemnización a la persona responsable del bien, para la presentación de una nueva cotización o presupuesto y en caso de nueva negación, se informará a la Subgerencia Jurídica para que proceda de acuerdo a las normas jurídicas establecidas. Ir a etapa 150.

Profesional especializado grado 06 - seguros 190 Aprobada la autorización de suministro o reparación, remitir al proveedor solicitando factura y demás documentos para el trámite de pago.

Profesional especializado grado 06 - seguros 200 Remitir comunicación al corredor de seguros con el recibo a satisfacción del bien y anexar documentos para pago al proveedor o a TRANSMILENIO S. A.

210 Enviar documentos a la aseguradora y efectuar el seguimiento al proceso de pago. Corredor de seguros 220 Realizar el pago de la indemnización de acuerdo a los términos de la póliza. Compañía de seguros REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-18 • 2017 • diciembre • 7 18 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional especializado 230 Verificar que la Compañía de seguros realice el pago de la indemnización del Siniestro en los términos de la póliza. grado 06 - seguros ¿75? ¿La compañía de seguros realizo el pago?

Profesional especializado Si: ir a etapa 250 grado 06 - seguros No. ir a etapa 240 Profesional especializado 240 Averiguar con el corredor de seguros sobre el pago y solicitar pago. Ir a etapa 230 grado 06 - seguros Profesional especializado 250 Informar sobre el pago o al proveedor que realizó la reposición del bien o a la Tesorería de TRANSMILENIO S.A. grado 06 - seguros 260 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.2 Procedimiento manejo global entidades oficiales ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Servidor público o contratista de la entidad que conoció del siniestro 20 Identificar un siniestro que implique menoscabo de los fondos o bienes de la Entidad, ocasionado por acción u omisión de un servidor público o contratista. en primera instancia Gerente, subgerente, 30 director o jefe de la dependencia en la cual se presentaron los hechos Remitir memorando al Director Corporativo, informando en detalle los hechos y circunstancias de tiempo, modo y lugar de ocurrencia de los mismos. Así mismo, efectuar la denuncia respectiva ante la autoridad competente y remitir el expediente para conocimiento de la Subgerencia General – Profesional Especializado Grado 06 - Control Disciplinario- Profesional especializado grado 06 - seguros 40 Comunicar vía correo electrónico al corredor de seguros la ocurrencia del siniestro dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que haya recibido el informe.

Profesional especializado grado 06 de seguros 50 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

Profesional especializado 60 Enviar oficio al Corredor de seguros presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes. grado 06 de seguros 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-19 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 70 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de requisitos aplicables. Corredor de seguros ¿15?

¿La reclamación acredita todos los requisitos de ley?

Si: ir a etapa 90 Corredor de seguros No: ir a etapa 80 Profesional especializado 80 Preparar la información y documentación requerida para presentar en debida forma el siniestro. Ir a etapa 60. grado 06 - seguros 90 Presentar reclamación formal ante la compañía aseguradora y efectuar seguimiento. Corredor de seguros ¿25? ¿Hay cobertura para el siniestro?

Si: ir a etapa 130 Compañía de seguros No: ir a etapa 100 100 Solicitar revisión del caso y reconsideración al corredor de seguros. Profesional especializado grado 06 - seguros 110 Remitir la solicitud de revisión y reconsideración al corredor de seguros. Corredor de seguros 120 Responder definitivamente sobre la viabilidad de la indemnización. Compañía de seguros ¿35? ¿La compañía de seguros accede al pago de la indemnización?

Si: ir a etapa 130 Compañía de seguros No: ir a etapa 220 130 Enviar la liquidación de indemnización a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros Profesional especializado 140 Revisar la liquidación de la indemnización en cumplimiento de los términos y condiciones del contrato de seguro. grado 06 - seguros ¿Se aprueba la liquidación de la indemnización?

¿45?

Director Corporativo Si: colocar Vo. Bo. Y remitir para firma del gerente de Transmilenio S.A., continuar con etapa 160.

No: solicitar por escrito la objeción pertinente, continuar con etapa 150.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-20 • 2017 • diciembre • 7 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 150 Presentar la indemnización definitiva sobre observaciones presentadas. Ir a etapa 130. Compañía de seguros 160 Firmar la liquidación y devolver a la Dirección Corporativapara continuar su trámite. Gerente General Profesional especializado 170 grado 06 - seguros Enviar la liquidación firmada al corredor de seguros, para solicitar el pago de la indemnización, anexando informe con el valor de las prestaciones sociales que legalmente puedan ser retenidas al(los) funcionario(s) responsable(s).

180 Enviar documentos a la Compañía de seguros para que se dé trámite al pago de la indemnización. Corredor de seguros 190 Realizar el pago de la indemnización de acuerdo con los términos de la póliza y remitir los soportes de pago a Transmilenio S.A. Compañía de seguros Profesional especializado 200 Enviar copia de los soportes de pago al área de Tesorería para la conciliación bancaria. grado 06 - seguros Profesional especializado 210 Verificar que la compañía de seguros realice el pago de la indemnización en los términos de la póliza. grado 06 - seguros ¿La compañía de seguros cumplió con los términos establecidos en la póliza?

¿55?

Profesional especializado grado 06 - seguros Si: archivar la respectiva reclamación y continuar con etapa 220.

No: informar por escrito a la Subgerencia para que adelante las acciones jurídicas pertinentes.

220 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.3 Procedimiento infidelidad y riesgos financieros ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Servidor público o contratista de la entidad que conoció del siniestro Identificar un siniestro por pérdida, daños o gastos en que tenga que incurrir TRANSMILENIO S.A., a consecuencia de los riesgos a los que ésta expuesta en el giro de su actividad, causados por empleados, terceros o en complicidad con estos. en primera instancia 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-21 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Gerente, subgerente, 30 director o jefe de la dependencia en la cual se presentaron los hechos Remitir memorando al Director Corporativo, informando en detalle los hechos y circunstancias de tiempo, modo y lugar de ocurrencia de los mismos. Así mismo, efectuar la denuncia respectiva ante la autoridad competente y remitir el expediente para conocimiento de la Subgerencia General – Profesional Especializado Grado 06 - Control Disciplinario.

40 Solicitar un informe de auditoría para esclarecer los hechos objeto de siniestro. Director Corporativo Profesional especializado grado 06 - seguros 50 Comunicar vía correo electrónico al corredor de seguros la ocurrencia del siniestro dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que haya recibido el informe.

Profesional especializado grado 06 - seguros 60 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

Profesional especializado 70 Enviar oficio al corredor de seguros presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes. grado 06 - seguros 80 Revisar la reclamación para determinar cumplimiento de los requisitos aplicables. Corredor de seguros ¿15? ¿La reclamación acredita todos los requisitos aplicables?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 100 No: ir a etapa 90 Profesional especializado 90 Preparar la información y documentación requerida para presentar en debida forma el siniestro. Ir a etapa 60. grado 06 - seguros 100 Presentar reclamación formal ante la Compañía de seguros y efectuar seguimiento a su recibo. Corredor de seguros ¿25? ¿Hay cobertura para el siniestro?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 140 No: ir a etapa 110 110 Solicitar revisión del caso y reconsideración al corredor de seguros. Profesional especializado grado 06 - seguros 120 Remitir la solicitud de revisión y reconsideración y a la compañía de seguros. Corredor de seguros 130 Responder definitivamente sobre la viabilidad de la indemnización. Compañía de seguros ¿35? ¿La aseguradora accede al pago de la indemnización?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 110 No: ir a etapa 230 140 Enviar la liquidación de indemnización a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros Profesional especializado 150 Revisar la liquidación de la indemnización de acuerdo a los términos del contrato de seguro. grado 06 - seguros REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-22 • 2017 • diciembre • 7 22 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿Se aprueba la liquidación de la indemnización?

¿45?

Director Corporativo Si: dar Vo. Bo. y remitir para firma de la gerente general, ir a etapa 170 No: presentar por escrito a la compañía de seguros las observaciones, ir a etapa 160 160 Presentar la indemnización definitiva sobre observaciones presentadas. Ir etapa 140. Compañía de seguros 170 Firmar la liquidación. Gerente general Profesional especializado 180 Enviar liquidación firmada al corredor de seguros, para solicitar el pago de la indemnización grado 06 - seguros 190 Enviar documentos a la compañía de seguros y gestionar el pago de la indemnización. Corredor de seguros 200 Realizar el pago de la indemnización del siniestro y remitir soportes de pago a Transmilenio S.A. Compañía de seguros Profesional especializado 210 Enviar copia de los soportes de pago al área de Tesorería para que se efectúe la conciliación bancaria. grado 06 - seguros Profesional especializado 220 Verificar que la compañía de seguros realice el pago de la indemnización en los términos de la póliza. grado 06 - seguros ¿55?

Profesional especializado ¿La compañía de seguros cumplió con los términos establecidos en la póliza? Si: archivar la respectiva reclamación y continuar con etapa
220. grado 06 - seguros No: informar por escrito a la Subgerencia para adelante las acciones jurídicas pertinentes.

230 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.4 Procedimiento automóviles 7.2.4.1 Reclamación por pérdidas parciales y totales por daños ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Servidor público o contratista responsable del 20 vehículo.

Identificar los daños o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad, bajo tenencia o control, por los que sea responsable TRANSMILENIO S.A., e informarlo verbalmente o por correo electrónico a la Dirección Administrativa, en el menor tiempo posible.

23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-23 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Informar inmediatamente a las autoridades de tránsito y comunicarse con la línea de asistencia de la compañía de seguros.

Servidor público o contratista responsable del 30 Nota: en caso de colisión con otro(s) vehículo(s), por ningún motivo mover los vehículos del lugar del accidente, hasta tanto se haga presente la autoridad de tránsito. vehículo.

No está permitido aceptar responsabilidad o transar reconocimiento alguno.

Servidor público o contratista responsable del 40 Informar a las autoridades de tránsito la situación presentada y gestionar copia del informe levantado por el oficial de tránsito. vehículo.

50 Servidor público o contratista responsable del vehículo Recolectar información completa del (los) otro(s) conductor (es) y vehículo (s) implicado (s) en el siniestro y su(s) propietario (s) (nombre, dirección, teléfono, marca del vehículo, placas). Identificar si el(los) otro(s) vehículo(s) implicados se encuentra(n) asegurado(s) e indagar el nombre de la(s) aseguradora(s) y número de póliza(s).

Servidor público o contratista responsable del 60 Recopilar la información que sea posible del (los) posible (s) testigo (s) presencial (es) del siniestro del vehículo. vehículo Suministrar toda la información requerida por el personal de asistencia de la Compañía de seguros y permitir que este maneje el asunto con las autoridades y contrapartes.

Servidor público o contratista responsable del 70 vehículo Nota: no está permitido que el funcionario responsable del vehículo realice negociación o acepte responsabilidad alguna.

¿15?

¿Se inmoviliza el vehículo?

Si: ir a etapa 80 No: ir a etapa 25 Servidor público o contratista responsable del 80 Exigir a la autoridad de tránsito un inventario amplio y detallado del vehículo antes del retiro del mismo. vehículo Servidor público o contratista responsable del 90 Informar al profesional especializado Grado 06 de Seguros - Dirección Administrativa- sobre la inmovilización del vehículo y los detalles del evento ocurrido, así como el patio asignado. vehículo Servidor público o contratista responsable del 100 Realizar las diligencias pertinentes ante las autoridades, respecto del evento ocurrido. vehículo Servidor público o contratista responsable del 110 Acudir al patio para el retiro del vehículo cuando las autoridades lo autoricen. vehículo ¿25? ¿El vehículo está en condiciones de movilizarse?

Servidor público o contratista responsable del Si: ir a etapa 140 vehículo No: ir a etapa 120 Servidor público o contratista responsable del 120 Solicitar servicio de grúa a la compañía de seguros y la asignación del taller que recibirá el vehículo para las reparaciones correspondientes. vehículo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-24 • 2017 • diciembre • 7 24 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Servidor público o contratista responsable del 130 vehículo Acompañar el traslado del vehículo hasta el taller y en caso de no ser posible el recibo en el taller por horario u ocupación, solicitar el traslado a la sede administrativa de TRANSMILENIO S.A. Continuar en etapa 150.

Servidor público o contratista responsable del 140 Movilizar el vehículo a la sede administrativa de TRANSMILENIO S.A. vehículo Servidor público o contratista responsable del 150 vehículo Comunicar mediante memorando al Director Corporativo, informando en detalle los hechos y circunstancias de tiempo, modo y lugar de ocurrencia de los mismos, anexando el informe de la autoridad de tránsito y datos recaudados luego del evento.

Profesional especializado grado 06 - seguros 160 Comunicar vía correo electrónico al Corredor de seguros la ocurrencia del siniestro y en caso de no tener un taller asignado, solicitar la asignación del mismo.

Servidor público o contratista responsable del 170 Solicitar cita para ingreso del vehículo al taller. vehículo Servidor público o contratista responsable del 180 Movilizar el vehículo al taller para la valoración y reparaciones correspondientes vehículo Profesional especializado grado 06 - seguros 190 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

Profesional especializado 200 Presentar la reclamación formal del siniestro ante el corredor de seguros presentando los soportes correspondientes. grado 06 - seguros 210 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de los requisitos según lo establecido en el contrato de seguro. Corredor de seguros ¿35? ¿La reclamación acredita todos los requisitos de ley?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 230 No: ir a etapa 220 Profesional especializado 220 Preparar la información y documentación requerida para presentar en debida forma la reclamación del siniestro. Ir a etapa 200 grado 06 - seguros 230 Presentar reclamación formal ante la compañía de seguros y efectuar seguimiento a su recibo. Corredor de seguros ¿45? ¿Se determina la pérdida total del vehículo?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 300 No: ir a etapa 240 240 Generar liquidación de la indemnización y autorización de reparaciones al taller asignado. Compañía de seguros 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-25 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional especializado 250 Efectuadas las reparaciones, elaborar autorización de retiro del vehículo del taller y entregarlo al funcionario responsable del vehículo. grado 06 - seguros Servidor Público o contratista Responsable del Vehículo.

260 Verificar físicamente las reparaciones efectuadas durante el recibo del vehículo y comunicar a la Dirección Corporativaal profesional especializado Grado 06 de Apoyo Logístico respecto el recibo a satisfacción.

Profesional especializado grado 06 - seguros 270 Elaborar comunicación a la compañía de seguros, informando sobre el recibo a satisfacción del vehículo, remitirla al Director Corporativo para su aprobación.

¿55? ¿Se aprueba la comunicación?

Director Corporativo Si: ir a etapa 280 No: solicitar ajuste, ir a etapa 270 280 Aprobar la comunicación de la compañía de seguros, informando sobre el recibo a satisfacción del vehículo. Director Corporativo Profesional especializado 290 Enviar comunicación al corredor de seguros para su remisión a la aseguradora.ir a etapa 340. grado 06 - seguros 300 Generar liquidación de la indemnización. Compañía de seguros Profesional especializado grado 06 - seguros 310 Remitir solicitud al área de Apoyo Logístico al profesional especializado Grado 06 de Apoyo logístico, para adquisición del vehículo de reposición.

Profesional especializado 320 Gestionar la adquisición del vehículo nuevo con factura a nombre de la compañía de seguros. grado 06 - seguros Profesional especializado grado 06 - seguros 330 Gestionar el pago del vehículo nuevo por parte de la compañía de seguros, así como el traspaso del vehículo siniestrado a la Compañía de seguros.

340 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.4.2 Reclamación por pérdidas parciales y totales por hurto ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Servidor público o contratista responsable del 20 vehículo Identificar las pérdidas parciales o totales por hurto que sufran los vehículos de propiedad, bajo tenencia o control, por los que sea responsable TRANSMILENIO S.A., e informarlo verbalmente o por correo electrónico al Director Corporativo, en el menor tiempo posible.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-26 • 2017 • diciembre • 7 26 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Servidor público o contratista responsable del 30 Una vez identificado el siniestro, informar inmediatamente a las autoridades competentes efectuando la denuncia respectiva y comunicarse con la línea de asistencia de la compañía de seguros. vehículo Servidor público o contratista responsable del 40 Remitir la denuncia junto con un informe detallado de los hechos al Director Corporativo. vehículo Profesional especializado 50 Dar aviso al corredor de seguros sobre la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del mismo. grado 06 - seguros Profesional especializado grado 06 - seguros 60 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

Profesional especializado 70 grado 06 - seguros Remitir memorando a la Subgerencia General informando de los hechos para la investigación pertinente, generando una copia al profesional especializado Grado 06 - Apoyo Logístico para los trámites pertinentes.

Profesional especializado 80 Comunicar mediante oficio al corredor de seguros presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes. grado 06 - seguros 90 Revisar la reclamación para determinar cumplimiento de requisitos. Corredor de seguros ¿15? ¿La reclamación acredita todos los requisitos de ley?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 110 No: ir a etapa 100 Profesional especializado 100 Preparar la información y documentación requerida para presentar en debida forma el siniestro. Ir a etapa 90. grado 06 - seguros 110 Presentar reclamación formal ante la compañía aseguradora y efectuar seguimiento. Corredor de seguros ¿25? ¿Hay pérdida total del vehículo?

Profesional especializado Si: ir a etapa 170 grado 06 - seguros No: ir a etapa 120 120 Generar liquidación de la indemnización correspondiente a la pérdida. Compañía de seguros Profesional especializado 130 Remitir el vehículo al taller o concesionario donde se suministrará(n) el(los) elemento(s) hurtado(s). grado 06 - seguros Servidor público o contratista responsable del 140 vehículo.

Acudir al taller o concesionario para recibo del vehículo, previa verificación física del suministro efectuado, y al término de ello comunicar al profesional especializado de Apoyo Logístico sobre el recibo a satisfacción de (los) elemento(s) hurtado(s).

Profesional especializado grado 06 - seguros 150 Elaborar comunicación a la compañía de seguros, informando sobre el recibo a satisfacción del vehículo y remitirla al Director Corporativo para su aprobación.

Profesional especializado 160 Enviar comunicación al corredor de seguros para su remisión a la aseguradora. Ir a etapa 210. grado 06 - seguros 170 Generar liquidación de la indemnización correspondiente a la perdida. Compañía de seguros 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-27 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional especializado 180 Remitir solicitud al área de Apoyo Logístico para adquisición del vehículo de reposición. grado 06 - seguros 190 Gestionar adquisición del nuevo vehículo con factura a nombre de la compañía de seguros.

Profesional especializado grado 06 – apoyo logístico Profesional especializado grado 06 - seguros 200 Gestionar pago del nuevo vehículo por parte de la compañía de seguros, así como el traspaso del vehículo siniestrado a la compañía de seguros.

210 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.5 Procedimiento responsabilidad civil extracontractual (sede administrativa, estaciones y portales del TransMilenio).

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Tercero afectado o representante o 20 Presentar reclamación formal describiendo en ella la versión sobre el evento ocurrido, especificando la cuantía de sus pretensiones y anexando los soportes que considere relevantes. apoderado Profesional especializado 30 Verificar la documentación para determinar la procedencia de iniciar la reclamación ante la compañía de seguros. grado 06 - seguros Profesional especializado grado 06 - seguros 40 Recaudar la información en la Entidad, que evidencie la ocurrencia del hecho en los predios cubiertos por la póliza (videos, bitácoras, testigos, entre otros).

¿15? ¿La documentación aportada está completa para emitir respuesta?

Profesional especializado Si: ir a etapa 25 grado 06 - seguros No: ir a etapa 50 Profesional especializado 50 grado 06 - seguros Solicitar al tercero, su representante o apoderado, la información y/o documentación adicional que acredite en debida forma la ocurrencia y cuantía del siniestro, dentro del plazo legal para la respuesta a derechos de petición.

Tercero afectado, su representante o 60 Remitir la información adicional solicitada por la Entidad o que considere relevante a la situación. Ir a etapa 30. apoderado REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-28 • 2017 • diciembre • 7 28 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿25? ¿Se evidencia posible responsabilidad civil de la entidad en este caso?

Profesional especializado grado 06 - seguros Si: ir a etapa 80 No: ir a etapa 70 Profesional especializado grado 06 - seguros 70 Proyectar respuesta al tercero afectado, su representante o apoderado, en la cual se informe que no existen las pruebas suficientes en la entidad sobre los hechos informados, sin embargo, se envía la reclamación a la compañía de seguros para su estudio y análisis. y Director Corporativo Profesional especializado 80 grado 06 - seguros Remitir comunicación al tercero afectado, su representante o apoderado, en la cual se informe que la reclamación será tramitada por el corredor de seguros, dentro del plazo legal para la respuesta a derechos de petición.

Profesional especializado grado 06 - seguros 90 Enviar oficio al corredor de seguros presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes e incluyendo los datos de contacto del tercero afectado, su representante o apoderado.

100 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de los requisitos aplicables. Corredor de seguros ¿35? ¿La reclamación acredita todos los requisitos de ley?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 120 No: ir a etapa 110 Corredor de seguros y 110 compañía de seguros Solicitar al tercero, su representante o apoderado, la información y/o documentación adicional que acredite en debida forma ocurrencia y cuantía del siniestro o emitir respuesta definitiva sobre la no aprobación de la reclamación con la sustentación jurídica respectiva.

Tercero afectado, su representante o 120 Remitir la información adicional solicitada por el corredor de seguros. apoderado 130 Presentar reclamación formal ante la compañía de seguros. Corredor de seguros 140 Efectuar seguimiento al trámite del siniestro objeto de la reclamación. Corredor de seguros ¿45? ¿Se autoriza indemnización al afectado?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 55 No: ir a etapa 150 Compañía de seguros 150 Comunicar al tercero afectado, su representante o apoderado, sobre la objeción a su reclamación, enviando una copia al corredor de seguros y TRANSMILENIO S.A.

¿55? ¿El afectado, su representante o apoderado solicita reconsideración?

Tercero afectado, su representante o Si: ir a etapa: 160 apoderado No: ir a etapa 300 29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-29 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Corredor de seguros 160 Remitir comunicación a la compañía de seguros solicitando la reconsideración de la objeción inicial, enviando una copia a TRANSMILENIO S.A.

170 Estudiar la solicitud de reconsideración y emitir pronunciamiento al respecto. Compañía de seguros ¿65? ¿Se reconsidera la objeción?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 75 No: ir a etapa 180 Compañía de seguros 180 Comunicar al tercero afectado, su representante o apoderado, sobre la no reconsideración, enviando una copia al corredor de seguros y TRANSMILENIO S.A. Continuar en etapa 300.

¿75? ¿El afectado, su representante o apoderado acepta la indemnización?

Tercero afectado, su representante o Si: ir a etapa 300 apoderado No: ir a etapa 190 190 Requerir al tercero afectado una comunicación formal solicitando reconsideración sobre el valor a indemnizar. Corredor de seguros Tercero afectado, su representante o 200 Remitir solicitud de reconsideración al Corredor de seguros. apoderado 210 Remitir comunicación a la aseguradora solicitando la reconsideración del valor a indemnizar con copia a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros 220 Estudiar la solicitud de reconsideración y emitir pronunciamiento al respecto. Compañía de seguros ¿85? ¿Se reconsidera la indemnización inicial?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 230 No: ir a etapa 180 Compañía de seguros 230 Comunicar al tercero afectado, su representante o apoderado, aceptando reconsiderar el valor a indemnizar, adjuntando original del nuevo contrato de transacción, enviando una copia al corredor de seguros y TRANSMILENIO S.A.

Tercero afectado, representante o 240 Aprobar mediante su firma el contrato de transacción y remitirlo a la Compañía de seguros con los soportes para el pago. apoderado 250 Remitir el original del contrato de transacción a TRANSMILENIO S.A., con la firma del tercero afectado, su representante o apoderado. Compañía de seguros REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-30 • 2017 • diciembre • 7 30 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional especializado 260 Revisar y dar visto bueno al contrato de transacción y remitir para visto bueno del Director Corporativo grado 06 - seguros 270 Aprobar mediante su firma el contrato de transacción acordado con el tercero afectado, su representante o apoderado. Director Corporativo Profesional especializado 280 Remitir el contrato de transacción firmado a la aseguradora con copia al Corredor de seguros. grado 06 - seguros 290 Realizar pago de la indemnización, remitiendo copia de soportes a TRANSMILENIO S.A. y al Corredor de seguros. Compañía de seguros 300 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.6 Procedimiento responsabilidad civil - servidores públicos ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Servidor público / exfuncionario vinculado u 20 Identificar la apertura de un proceso de investigación contra un servidor público y/o funcionario con régimen de responsabilidad similar al de los servidores públicos. organismo de Control.

Servidor Público / exfuncionario vinculado o 30 Remitir oficio al Director Corporativo solicitando amparo bajo la póliza, por apertura de un proceso por parte de los entes de control. su apoderado ¿15? ¿El servidor público o exfuncionario vinculado se encuentra amparado bajo la póliza?

Profesional especializado grupo 06 - seguros Si: ir a etapa 50 No: ir a etapa 40 Profesional especializado grupo 06 - seguros 40 Informar al vinculado al proceso que no se encuentra cubierto bajo la póliza y que le corresponde asumir por su cuenta los gastos de defensa y demás erogaciones que implique el proceso. Ir a etapa 350.

Profesional especializado grupo 06 - seguros 50 Solicitar al vinculado o su apoderado la remisión de los documentos requeridos para presentar la reclamación, según los requisitos de la póliza vigente.

Servidor público / exfuncionario vinculado o 60 Remitir los documentos necesarios para presentar la reclamación. su apoderado Profesional especializado 70 Notificar al corredor de seguros sobre el proceso, anexando los soportes correspondientes. grupo 06 - seguros 31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-31 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 80 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de requisitos. Corredor de seguros ¿25? ¿La reclamación acredita todos los requisitos aplicables?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 90 No: ir a etapa 50 90 Presentar reclamación formal ante la Compañía de seguros y efectuar seguimiento a su recibo. Corredor de seguros ¿35? ¿La compañía de seguros solicita documentos adicionales para estudiar la reclamación?

Compañía de seguros.

Si: ir a etapa 50 No: ir a etapa 45 ¿45? ¿Hay cobertura para el siniestro?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 140 No: comunicar al corredor de seguros e ir a etapa 100 100 Comunicar a TRANSMILENIO S.A. la objeción a la reclamación. Corredor de seguros Profesional especializado 110 Enviar al corredor de seguros una comunicación donde se solicite revisión del caso y reconsideración de la objeción. grupo 06 - seguros 120 Elaborar solicitud de revisión y reconsideración y remitirla a la compañía de seguros. Corredor de seguros ¿55? ¿La aseguradora reconsidera la decisión inicial?

Corredor de seguros Si: ir a etapa 140 No: ir a etapa 130 Profesional especializado 130 Comunicar al tercero, a su representante o apoderado informando sobre el no otorgamiento de cobertura en este caso. Ir a etapa 350. grupo 06 - seguros 140 Enviar la autorización de honorarios de defensa a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros Profesional especializado 150 Comunicar la autorización de gastos de defensa al representante o apoderado y solicitar documentos para trámite del primer pago. grupo 06 - seguros 160 Remitir documentos para el trámite del primer pago, tales como factura o cuenta de cobro a nombre de la compañía de seguros Representante o Apoderado del vinculado Profesional especializado 170 Enviar los documentos al corredor de seguros solicitando el trámite de pago. grupo 06 - seguros REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-32 • 2017 • diciembre • 7 32 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 180 Realizar el primer pago de honorarios y enviar copia de los soportes de pago a TRANSMILENIO S.A. y al corredor de seguros. Compañía de seguros Servidor público / exfuncionario vinculado o 190 Aportar los documentos e informes que sean solicitados por la compañía de seguros o TRANSMILENIO S.A., durante el desarrollo del proceso. su apoderado Servidor público / exfuncionario vinculado o 200 Una vez finalizado el proceso, remitir copia de la sentencia o auto definitorio del mismo al Director Corporativo, anexando los documentos para el trámite del último pago de gastos de defensa. su apoderado Profesional especializado grupo 06 - seguros 210 Remitir los documentos con solicitud de pago de honorarios del abogado defensor a la compañía de seguros, con copia al corredor de seguros.

220 Realizar el pago final de honorarios, enviando copia de los soportes a TRANSMILENIO S.A. y al corredor de seguros. Compañía de seguros ¿65? ¿El caso finaliza con fallo de responsabilidad fiscal contra el vinculado?

Si: ir a etapa 230 Servidor público / exfuncionario vinculado o su apoderado No: ir a etapa 350 Profesional especializado 230 Informar a la Subgerencia Jurídica anexando copia de la sentencia o auto definitorio del proceso, para las gestiones de su competencia. grupo 06 - seguros Profesional especializado 240 Solicitar a la compañía de seguros, los requisitos para el reconocimiento del amparo otorgado en la póliza respectiva para perjuicios o detrimentos patrimoniales. grupo 06 de seguros – dirección administrativa Compañía de seguros 250 Recibir solicitud e informar a Transmilenio los documentos e informes requeridos para realizar el trámite de amparo de perjuicios o detrimentos patrimoniales.

Profesional especializado 260 Aportar los documentos e informes requeridos por la compañía de seguros para el amparo de perjuicios o detrimentos patrimoniales. grupo 06 de seguros – dirección administrativa ¿75? ¿La compañía de seguros otorga el amparo?

Si: ir a etapa 320 Compañía de seguros No: ir a etapa 270 270 Comunicar la objeción a la reclamación. Compañía de seguros Profesional especializado 280 Enviar al corredor de seguros una comunicación donde se solicite revisión del caso y reconsideración. grupo 06 - seguros 290 Revisar la solicitud de reconsideración y remitirla a la Compañía de seguros. Corredor de seguros 33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-33 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿85?

¿Se reconsidera la decisión?

Si: Informar al corredor de seguros e ir a etapa 320 Compañía de seguros No: ir a etapa 300 Profesional especializado 300 Enviar comunicación al vinculado o a su apoderado informando sobre el no otorgamiento de cobertura en este caso. grupo 06 - seguros - Profesional especializado 310 Informar a la Subgerencia Jurídica anexando copia de los soportes del trámite adelantado, para lo de su competencia. Ir a etapa 350. grupo 06 - seguros Profesional especializado 320 grupo 06 - seguros Gestionar los documentos e informes requeridos por la aseguradora para el pago de la indemnización a TRANSMILENIO S.A., e informar a la Subgerencia Jurídica anexando copia de los soportes del trámite adelantado, para lo de su competencia.

330 Realizar el pago de la indemnización, enviando copia de los soportes a TRANSMILENIO S.A. y al corredor de seguros. Compañía de seguros 340 Enviar copia de los soportes de pago a la Subgerencia Jurídica. Profesional especializado grupo 06 - seguros 350 Fin TÍTULO:

MANUAL DE SEGUROS Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de M-DA-008 1 ALCALDÍA MAYOR DE 2017 BOGOTA 7.2.7 Procedimiento todo riesgo daños materiales obras civiles terminadas (estaciones y portales del Sistema TransMilenio).

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Servidor público o contratista de la entidad que conoció del siniestro en primera instancia Identificar un siniestro que afecte los bienes de propiedad, o bajo responsabilidad de TRANSMILENIO S.A. y presentar el respectivo informe al profesional especializado Grado 06 de Infraestructura de Dirección Técnica de Modos Alternativos.

Profesional universitario grado 03 - mantenimiento de infraestructura del Sistema 30 Solicitar la atención del caso por parte del contratista de mantenimiento de Estaciones y en ausencia o negativa del mismo, solicitar un proveedor especializado.

BRT- dirección técnica de modos alternativos y equipamiento complementario Profesional universitario grado 03 - mantenimiento de infraestructura del Sistema 40 Remitir aviso del siniestro al profesional especializado de seguros de la Dirección Administrativa, anexando informe que describa circunstancias de tiempo, modo y lugar de ocurrencia, anexando presupuesto detallado de la reparación o reposición de los bienes afectados.

BRT- dirección técnica de modos alternativos y equipamiento complementario REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-34 • 2017 • diciembre • 7 34 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional universitario grado 03- mantenimiento de ¿15? ¿El siniestro corresponde a un caso de hurto o vandalismo? infraestructura del Sistema Si: ir a etapa 50 No: ir a etapa 60 BRT- dirección técnica de modos alternativos y equipamiento complementario Profesional universitario grado 03 mantenimiento de infraestructura del Sistema 50 Enviar copia del aviso a la Subgerencia Jurídica para el denuncio ante las autoridades competentes.

BRT- dirección técnica de modos alternativos y equipamiento complementario Profesional especializado grado 06 - seguros 60 Comunicar vía correo electrónico al corredor de seguros la ocurrencia del siniestro dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que haya recibido el informe.

Profesional universitario grado 03 mantenimiento de infraestructura del Sistema 70 Remitir factura y acta de costos del Contrato de mantenimiento, en las cuales se refleje el valor exacto de las reparaciones efectuadas.

BRT- dirección técnica de modos alternativos y equipamiento complementario Profesional especializado grado 06 - seguros 80 Gestionar la documentación necesaria para presentar formalmente la reclamación, de conformidad con los requisitos establecidos en el respectivo contrato de seguro.

Profesional especializado grado 06 - seguros 90 Enviar oficio al corredor de seguros presentando la reclamación formal del siniestro, con los soportes correspondientes con copia al área de Recursos Físicos del IDU.

100 Revisar la reclamación para determinar el cumplimiento de los requisitos aplicables. Corredor de seguros ¿25? ¿La reclamación acredita todos los requisitos de ley?

Si: ir a etapa 120 Corredor de seguros No: ir a etapa 110 Profesional especializado 110 Preparar la información y documentación requerida para presentar el siniestro en debida forma. Ir a etapa 100. grado 06 - seguros 120 Presentar reclamación formal ante la compañía de seguros y efectuar seguimiento a su recibo. Corredor de seguros 35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-35 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿35? ¿Hay cobertura para el siniestro?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 150 No: ir a etapa 130 Profesional especializado grado 06 - seguros 130 Enviar al corredor de seguros la comunicación donde se solicite revisión del caso y reconsideración, con copia al área de recursos físicos del IDU.

140 Elaborar solicitud de revisión y reconsideración, y remitirla a la compañía de seguros. Corredor de seguros ¿45? ¿La compañía de seguros reconsidera la objeción inicial?

Compañía de seguros Si: ir a etapa 150 No: ir a etapa 220 150 Enviar la liquidación de indemnización a TRANSMILENIO S.A. Corredor de seguros Profesional especializado 160 grado 06 - seguros Revisar la liquidación de indemnización y solicitar el informe de recibido a satisfacción de los trabajos realizados por la Dirección Técnica de Modos Alternativos, y elaborar la aceptación de la misma para la firma del Director Corporativo.

¿55? ¿Se aprueba la liquidación de indemnización?

Si: ir a etapa 170 Director Corporativo No: devolver al corredor de seguros para su revisión e ir a etapa 150 170 Firmar la aceptación de indemnización. Director Corporativo Profesional especializado 180 grado 06 – seguros Remitir comunicación al corredor de seguros con la aceptación y anexar documentos para el pago de la indemnización con copia al IDU, entre ellos el recibido a satisfacción de los trabajos realizados, elaborada por la Dirección Técnica de Modos Alternativos.

190 Enviar los documentos a la compañía de seguros y efectuar seguimiento al proceso de pago. Corredor de seguros 200 Realizar el pago de la indemnización y enviar copia de los soportes a TRANSMILENIO S.A., y al corredor de seguros. Compañía de seguros Profesional especializado 210 Enviar copia de los soportes de pago al área de Tesorería para la conciliación bancaria. grado 06 - seguros 220 Fin REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-36 • 2017 • diciembre • 7 36 Resolución Número 670 ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema.

(Diciembre 1 de 2017)

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

“Por la cual se modifica el procedimiento P-CI- 005 “Atención de visitas administrativas de los entes de control y/o vigilancia”

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEA-

Artículo 1º.

Modificar el siguiente documento a la versión registrada a continuación:

CIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL Código Versión Nombre TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, En ejercicio de sus facultades conferidas mediante la Resolución 143 del 2 de marzo de 2016, Atención de visitas y P-CI-005 2

CONSIDERANDO:

administrativas de los entes de control y/o vigilancia

Artículo 2°.

Derogar parcialmente la Resolución 593 del 16 de octubre de 2015 en su artículo primero, mediante la cual se había actualizado la versión 1 del documento P-SN-002.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Artículo 3°.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANS- MILENIO S.A.

Dada en Bogotá, D.C., al primer (1) día del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017)

CARLOS ARTURO FERRO ROJAS Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de Jefe de Oficina Asesora de Planeación TÍTULO:

ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA Fecha:

Código:

Versión:

Noviembre de ALCALDÍA MAYOR DE P-CI-005 2 BOGOTA 2017 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

5. DEFINICIONES

2. ALCANCE

6. CONDICIONES GENERALES

3. RESPONSABLE

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-37 • 2017 • DICIEMBRE • 7 MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 2012-11-21 Primera versión oficial del documento N.A.

ALCANCE: se actualizó el nombre del procedimiento P-CI-004.

RESPONSABLES: se actualizaron los responsables del cumplimiento del procedimiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: se actualizó y organizó la normatividad aplicable.

1 2015-09-03 Jefe Oficina de Control Interno DEFINICIONES: se organizaron alfabéticamente los términos.

CONDICIONES GENERALES: se incluyó lo relacionado a las dependencias encargadas de la coordinación, acompañamiento y seguimiento de las visitas administrativas de los Entes de Control y/o Vigilancia.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: se actualizaron las etapas que hacen parte del procedimiento.

Inclusión de la responsabilidad sobre las visitas o inspecciones judiciales de la Fiscalía General de la Nación.

2 2017-09-17 Ajuste en responsable, definiciones, y condiciones generales.

Jefe Oficina de Control Interno Ajuste en la secuencia de etapas, incluyendo los puntos de control en la entrega de la respuesta al ente de control.

1. OBJETIVO

procedimientos internos de correspondencia y gestión documental.

Sin perjuicio de los plazos establecidos por el Ente de Control y/o Vigilancia para la entrega de la información solicitada, se debe atender lo contemplado en el procedimiento P-CI-004 - Atención de peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias de los entes de control.

Definir las pautas generales para la atención oportuna y eficaz de las visitas de los Entes de Control y/o Vigilancia a TRANSMILENIO S.A., y de la presentación de respuestas a las solicitudes y/o requerimientos realizados en el desarrollo de la visita, dentro de los plazos y las condiciones estipuladas.

3. RESPONSABLE

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento, aplicación y cumplimiento obligatorio de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A.

El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento así como su mantenimiento y cumplimiento. Este procedimiento, será de conocimiento y aplicación de todas aquellas personas que presten sus servicios a TRANSMILENIO S.A.

Inicia con el recibo de la comunicación de los Entes de Control y/o Vigilancia informando sobre la realización de y/o la recepción de la visita en caso de que no sea comunicada previamente. Finaliza con la entrega de la información solicitada, previo cumplimiento de los La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-38 • 2017 • diciembre • 7 38 TÍTULO: ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA Versión:

ALCALDÍA MAYOR DE Código: P-CI-005 2 Fecha: Noviembre de 2017 BOGOTA

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma (Número y fecha) Descripción Artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia de 1991 Contraloría General de la República: el control fiscal como una función pública.

Ley 42 de 1993 Sobre la organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado.

Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de Ley 1474 de 2011 prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Decreto Ley 1421 de 1993 Por el cual se dicta régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

Decreto Ley 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.

Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública.

Por la cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de Decreto 2145 de 1999 las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

Decreto Distrital 106 de 2011 Por el cual se modifica el artículo 24 del Decreto Distrital 190 de 2010 Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones General de la Nación oficiales en las Entidades Públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría Acuerdo 519 de 2012 de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajusta el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personas y se dictan otras disposiciones.

TÍTULO: ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA Versión:

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5. DEFINICIONES

Entes de control: entidades gubernamentales que tienen como misión ejercer control sobre la gestión de las entidades públicas y particulares que ejerzan funciones públicas, como la Contraloría General de la República, Contraloría Distrital, Procuraduría General de la Nación, Personería de Bogotá y Veeduría Distrital.

39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-39 • 2017 • DICIEMBRE • 7 cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance en la ejecución de un programa o proyecto.

Forma de entrega: medio que establece un Ente de Control y/o Vigilancia para que los responsables de rendir información la presenten, puede ser en medio físico, magnético o ambas.

Prórroga: tiempo máximo adicional de respuesta otorgado y permitido solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito, en el cual no permita entregar la información a tiempo.

Término: tiempo máximo establecido por un Ente de Control y/o Vigilancia para la entrega de la información solicitada.

Hallazgos: hechos o situaciones(condiciones) que denotan importancia en la evaluación y vigilancia fiscal, se constituyen en las desviaciones entre el “ser” y el “deber ser” originadas en el actuar de la administración, son de carácter administrativo y pueden tener incidencia fiscal, disciplinaria o penal.

Trazabilidad: aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.

Mesa de trabajo: espacio conversacional desarrollado durante todo el proceso, que permite un interactuar para la toma de decisiones, mediante un ejercicio de compartir conocimientos, mejorando los canales de comunicación, con el fin de lograr el TÍTULO:

ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA Fecha:

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Noviembre de ALCALDÍA MAYOR DE P-CI-005 2 BOGOTA 2017

6. CONDICIONES GENERALES

- La dependencia encargada de la coordinación, acompañamiento y seguimiento de las visitas administrativas de los Entes de Control y/o Vigilancia, se describe en la Tabla 1.

TABLA 1. DEPENDENCIA Y/O FUNCIONARIO ENCARGADO DE LAS VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA ENTE DE CONTROL Y/O VIGILANCIA DEPENDENCIA Y/O FUNCIONARIO ENCARGADO Contraloría General de la República Contraloría de Bogotá D.C.

Procuraduría General de la Nación Defensoría del Pueblo Veeduría Distrital de Bogotá D.C.

Consejo Nacional Electoral Oficina de Control Interno Registraduría Nacional del Estado Civil Superintendencias Contaduría General de la Nación Auditoría General de la República Personería de Bogotá D.C.

Fiscalía General de la Nación Representante Judicial de la Entidad (Subgerencia Jurídica)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-40 • 2017 • diciembre • 7 40

- En virtud de lo establecido en la Ley 87 de 1993, la participación de la Oficina de Control Interno se realiza exclusivamente en calidad de acompañante y en ningún momento constituye el ejercicio de una función administrativa.

- Toda visita realizada por un ente de control externo, debe ser atendida de forma amable y cordial, manifestando disponibilidad de colaboración con los requerimientos de información y logística necesarios para el desarrollo de sus actividades.

- Los servidores públicos que por competencia deban atender la visita de los Entes de Control, deben cumplir con los tiempos de respuesta a los requerimientos.

- Es responsabilidad de los jefes de las dependencias competentes atender la visita del Ente de Control, suministrar información exacta, completa y veraz.

TÍTULO:

ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS DE LOS ENTES DE CONTROL Y/O VIGILANCIA Fecha:

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Noviembre de ALCALDÍA MAYOR DE P-CI-005 2 BOGOTA 2017

- Las dependencias deben acatar las disposiciones

que en la materia dicte la Oficina de Control Interno.

- Las dependencias que participen en las visitas ad- ministrativas, deben garantizar que la información presentada como evidencia de los diferentes hechos o situaciones que sean objeto de auditoría y/o control, correspondan a la realidad y actualidad de la empre- sa. Por el estricto cumplimiento de lo contendido en este párrafo velarán y serán responsables discipli- nariamente, los servidores participantes en la visita.

- Las visitas administrativas de cualquier Ente de Control y/o Vigilancia, tendrán atención especial y deben ser gestionadas de forma proactiva, buscando el fortalecimiento de los canales de comunicación con los representantes de los Entes de Control.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio ¿15?

¿La visita administrativa del Ente de Control y/o Vigilancia fue informada previamente?

Si: Ir a etapa 20 No: Ir a etapa 50 Portería o Auxiliar de 20 Recibir la notificación de la vista del Ente de Control y/o Vigilancia.

Correspondencia o Conmutador - Contratista ¿25?

¿La notificación de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia es recibida en medio físico?

Si: Ir a etapa 30 No: Ir a etapa 60 Auxiliar de Correspondencia - Contratista 30 Recibir la notificación de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia registrándola en el aplicativo CORDIS en la tipología “Requerimientos Entes de Control”.

41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-41 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Auxiliar de Correspondencia - Contratista 40 Dar trámite prioritario a la digitalización y entrega de la notificación de la visita del Ente de Control a la Oficina de Control Interno, según corresponda.

Secretaria Oficina de Control 50 Interno.

Recibir la notificación de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia y dar trámite oportuno de entrega al Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Persona delegada en la Oficina de Control Interno, para coordinar el tema.

Secretaria, Jefe, profesional 60 Recibir el aviso de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia. o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno Jefe de Oficina de Control 70 Designar al(los) responsable(s) por parte de la Oficina de Control Interno para acompañar la visita del Ente de Control y/o Vigilancia.

Interno Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina 80 Verificar el(los) tema(s) objeto de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia. de Control Interno delegado para acompañar la visita ¿35? ¿La visita del Ente de Control y/o Vigilancia requiere la participación de más de una (1) dependencia de la Entidad?

Si: Ir a etapa 90 No: Ir a etapa 100 Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delegado 90 Coordinar la agenda (fecha, hora y lugar) con las áreas responsables de atender la visita, de acuerdo con los temas a tratar. para acompañar la visita Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delegado 100 Direccionar a los funcionarios delegados del Ente de Control y/o Vigilancia al área responsable de atender la visita, de acuerdo con el tema a tratar. para acompañar la visita Recibir y atender a los funcionarios delegados del Ente de Control y/o Vigilancia.

Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la visita o quien este delegue Durante la visita, recibir los requerimientos y solicitudes del Ente de Control y/o Vigilancia y responder aquellos a los que sea posible dar atención inmediata. y 110 Suscribir el acta de la visita en conjunto con los funcionarios delegados por parte del Ente de Control y/o Vigilancia y solicitar copia de dicha acta.

Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delegado para acompañar la visita Nota: es necesario que cada dependencia determine la necesidad de solicitar las prórrogas para atender los requerimientos producto de la visita, lo cual debe quedar consignado en la respectiva acta (plazo otorgado y forma de entrega), cuando sea pertinente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-42 • 2017 • diciembre • 7 42 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la visita o quien este delegue y 120 Recibir original y/o copia del acta de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia.

Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delegado para acompañar la visita ¿45?

¿Todos los requerimientos de información del Ente de Control y/o Vigilancia fueron atendidos en la visita?

Profesional o proveedor de servicios externos de la Si: Ir a etapa 130 Oficina de Control Interno delegado para acompañar la visita No: Ir a etapa 140 Profesional o proveedor de servicios externos de la 130 Oficina de Control Interno delegado para acompañar Entregar el acta de la visita a la Secretaria de la Oficina de Control Interno para su registro en el Cuadro de Control de visitas Entes de Control y archivo en carpeta correspondiente. Ir a etapa 240. la visita Profesional o proveedor de servicios externos de la 140 Entregar el acta de la visita a la Persona delegada en la Oficina de Control Interno para coordinar el tema.

Oficina de Control Interno delegado para acompañar la visita Profesional o proveedor de servicios externos de la 150 Oficina de Control Interno delegado para acompañar Remitir copia magnética del acta de la visita vía correo electrónico, con los requerimientos pendientes y la fecha límite para su respuesta al(los) responsable(s) de atender los compromisos y realiza el respectivo seguimiento. la visita ¿55?

¿En la elaboración de la respuesta �������������������������� de requerimientos pendientes de la visita interviene más de una (1) dependencia de la Entidad?

Si: Ir a etapa 160 No: Ir a etapa 170 Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la 160 Coordinar y/o gestionar la elaboración de la respuesta al requerimiento del Ente de Control y/o Vigilancia y remitir a la Oficina de Control Interno para su consolidación. visita o quien este delegue 43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-43 • 2017 • DICIEMBRE • 7 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la 170 Coordinar y/o gestionar la elaboración de la respuesta del requerimiento realizado por el Ente de Control y/o Vigilancia. visita o quien este delegue Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la visita o quien este delegue Coordinar y/o gestionar la impresión del documento de respuesta, preparación de anexos (si aplica) y recolección de las firmas pertinentes (incluyendo los vistos buenos de elaboración y aprobación). o 180 Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delega- Nota: únicamente en aquellos casos en que la elaboración de la respuesta corresponda a más de una (1) dependencia y sea necesario consolidarla, esta actividad estará a cargo de la Oficina de Control Interno. do para acompañar la visita Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la visita o quien este delegue Radicar la respuesta en el aplicativo CORDIS y remitirla a Correspondencia para su respectiva entrega al Ente de Control y/o Vigilancia.

190 o Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delega- Nota: en los casos en que la respuesta sea responsabilidad de una sola dependencia, se debe informar acerca de su contestación a la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A., según corresponda. do para acompañar la visita 200 Verificar que se haya entregado la comunicación al Ente de Control y/o Vigilancia respectivo.

Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delega- do para acompañar la visita ¿Se encontró evidencia de la entrega de la comunicación al Ente de Control y/o Vigilancia?

¿65?

Si: Ir a etapa 210 No: Ir a etapa 220 210 Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delega- do para acompañar la visita Una vez obtenido el radicado de respuesta emitido por TRANSMILENIO S.A., se deberá actualizar el Cuadro de Control de visitas de Entes de Control, con el fin de finalizar el trámite de la visita. Ir a etapa 230.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-44 • 2017 • diciembre • 7 44 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe (s) de la (s) Dependencia (s) designado para atender la visita o quien este delegue o 220 Solicitar a los responsables y/o área de correspondencia la imagen del documento con la evidencia del recibido por parte del Ente de Control y/o Vigilancia. Ir a etapa 65.

Profesional o proveedor de servicios externos de la Oficina de Control Interno delega- do para acompañar la visita Secretaria y/o Profesional o proveedor de servicios exter- 230 Anexar todos los antecedentes en original al acta de la visita del Ente de Control y/o Vigilancia y archivar en la carpeta correspondiente. nos de la Oficina de Control Interno delegado para acom- pañar la visita 240 Fin INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO - IDIGER Resolución Número 770 estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos de las entidades públicas y privadas, las comunidades y la ciudadanía en el ámbito de sus competencias, con el propósito común de generar sinergia en los procesos que integran la gestión de riesgos y cambio climático de Bogotá D.C.”.1 (Noviembre 29 de 2017)

“Por la cual se adecua la Plataforma Estratégica Que conforme con el artículo 2 de la Ley 1523 de 2023, la gestión del riesgo, implica el conocimiento del riesgo, la reducción del riesgo y el manejo de desastres. y el Mapa de Procesos del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER” al Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO Que dentro del anterior marco normativo señalado en los considerandos precedentes, el Decreto Distrital 173 de 2014, en su artículo 3,en desarrollo del artículo 11 del Acuerdo 546 de 2012, ya citado, desarrolló las funciones del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático-IDIGER.

CLIMÁTICO - IDIGER En uso de sus facultades legales, especialmente las establecidas en los numerales 7, 8 y 11 artículo 7° del Decreto 173 de 2014, el artículo 2° del Acuerdo 007 de 2016 proferido el Consejo Directivo del IDIGER y,

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto Distrital 652 de 2011 se adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales.

Que mediante Acuerdo 546 de 2013, se trasformó el Sistema de Distrital de Prevención y Atención de Emergencias –SDPAE., en Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- SDGR-CC, así como el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias –FOPAE en el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.

Que la NTD – SIG 001:2011, en su numeral 4.1 Planeación Institucional, establece que las entidades y organismos distritales para llevar a cabo su planeación institucional deben definir y documentar una plataforma estratégica que incluya: una misión, una visión, los objetivos estratégicos, una política del Sistema Integrado de Gestión y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

Que el artículo 11 del Acuerdo ibídem, estableció que corresponde a esta Entidad la coordinación del Sistema, sistema cuyo objeto es “articular las políticas 1 Artículo 2 Acuerdo 546 de 2013.

45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-45 • 2017 • DICIEMBRE • 7 prevenir nuevas condiciones de riesgo, mitigar las existentes y contribuir al desarrollo sostenible de la ciudad.

Que el Acuerdo Distrital 645 de 2016 adopta El Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2016 - 2020 “Bogotá Mejor Para Todos”, el cual debe tenerse como referente principal en la planeación estratégica institucional, según lo establecido en la mencionada norma NTD
- SIG 001:2011.

4. Promover la ayuda mutua y solidaria entre los habitantes de la ciudad por medio del intercambio de experiencias y buenas prácticas, la educación, capacitación y comunicación, para reducir la vul- nerabilidad de la población.

Que por lo tanto, es necesario adecuar el direccionamiento estratégico del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, con fundamento en el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para todos”.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

5. Garantizar la efectiva respuesta a emergencias por medio de la coordinación de los ejecutores de los servicios de respuesta y de acciones de organización, capacitación, entrenamiento y equi- pamiento para salvaguardar la vida, los bienes y el ambiente, y reducir el sufrimiento de las personas y mantener la gobernabilidad.

POLITICA INTEGRADA DE GESTIÓN:

Artículo 1º.

Adecuar la Plataforma Estratégica del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER, al Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”.

ARTÍCULO 2° La plataforma estratégica del IDIGER constará de los siguientes elementos:

En el IDIGER estamos comprometidos en brindar servicios y productos en materia de gestión del riesgo y adaptación al cambio climático, el fomento de la cultura de la mejora, el trabajo articulado entre los procesos, la prevención de la contaminación y la protección del ambiente, la promoción de un entorno de trabajo sano y seguro; así como la satisfacción de las necesidades de los habitantes de Bogotá y demás partes interesadas, a través del cumplimiento de estándares y normas, bajo criterios de eficiencia, eficacia y efectividad.

MISIÓN: Ejecutamos, orientamos, y coordinamos acciones para la reducción del riesgo de desastres, el manejo de emergencias y la adaptación al cambio climático, contribuyendo al desarrollo sostenible de la ciudad y a la protección y mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GES- TIÓN:

VISIÓN: En el 2020 somos reconocidos por el impacto positivo que nuestra capacidad técnica, ejecutora y comunicación asertiva tienen en el desarrollo de Bogotá y en la apropiación de la ayuda mutua y solidaria entre sus habitantes.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

1. Fortalecer la cultura de la mejora continua, para la satisfacción de los habitantes de Bogotá y demás partes interesadas, mediante el establecimiento de acciones para incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.

1. Lograr colaboradores del IDIGER altamente mo- tivados y competentes mediante la gestión del conocimiento, acciones de formación, bienestar y la provisión de bienes y servicios, para fortalecer la capacidad técnica, ejecutora y comunicativa de la entidad.

2. Dar manejo adecuado a los impactos ambienta- les significativos generados como resultado del desarrollo de las actividades propias del IDIGER, mediante el fomento de la cultura del uso racional de los recursos, la protección y conservación del ambiente.

2. Generar y promover el conocimiento del riesgo y de los efectos del cambio climático mediante instrumentos y metodologías apropiadas y cola- borativas para impulsar acciones de reducción, adaptación y dar soporte a las decisiones de desarrollo de la ciudad.

3. Identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo a los cuales se encuentran expuestos los colaboradores, visitantes y proveedores del IDIGER, con el fin de minimizar los incidentes, accidentes y enfermedades laborales y asegurar un entorno sano y seguro.

Artículo 3º.

MAPA DE PROCESOS. Adecuar el Mapa de Procesos del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER de la siguiente forma:

3. Lograr la apropiación de la reducción del riesgo, la respuesta a emergencias y la adaptación al cambio climático por parte de los sectores público, privado, y la comunidad, y ejecutar acciones para

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-46 • 2017 • diciembre • 7 46 DECRETO LOCAL DE 2017 ALCALDÍA LOCAL DE SUBA PROCESOS ESTRATÉGICOS: Incluyen los procesos que orientan el establecimiento de políticas y la definición de objetivos, junto con el despliegue de las estrategias para lograr este fin:

* Direccionamiento estratégico.

Decreto Local Número 010 (Noviembre 24 de 2017)

* Atención al ciudadano.

* Comunicación.

POR EL CUAL SE AJUSTA EL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS DEL FONDO * Motivación y desarrollo personal.

DE DESARROLLO LOCAL DE SUBA PARA LA VIGENCIA FISCAL DE 2017.

* TIC’s para la Gestión del Riesgo.

PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que dan como resultado el cumplimiento de las funciones de la entidad:

EL ALCALDE LOCAL DE SUBA En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el Artículo 36 del Decreto 372 del 30 de Agosto de 2010, y * Conocimiento del riesgo y efectos del cambio climático.

CONSIDERANDO:

* Gestión de la reducción del riesgo y adaptación al cambio climático.

* Promoción de la autogestión ciudadana del riesgo.

* Gestión del manejo de emergencias.

* Desarrollo del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SDGR CC.

PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos requeridos para el suministro de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de seguimiento, evaluación y control:

Talento humano.

Que el artículo 31 del Decreto 372 de 2010, párrafo tercero estipula: “Los traslados presupuestales dentro del mismo agregado se harán mediante Decreto expedido por el Alcalde Local. Estos actos administrativos requerirán para su validez del concepto previo favorable de la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto. Los traslados entre agregados presupuestales se aprobarán por la Junta administradora Local previo concepto favorable del CONFIS Distrital, para lo cual el alcalde Local deberá presentar el Proyecto de Acuerdo respectivo a la JAL. Todos los traslados de gastos de inversión requerirán del concepto previo favorable de la Secretaría Distrital de Planeación.”.

Gestión contractual.

Gestión financiera.

Gestión administrativa.

Gestión documental.

Gestión jurídica.

Que el Fondo de Desarrollo Local de Suba, cuenta con $ 1.572.013.015.oo, recursos disponibles en los proyectos de inversión “1427 Suba digna e igualitaria”, “1472 Más árboles y mejor calidad del aire en Suba”, “1481 Suba comprometida con la Inspección, la vigilancia y el control” y “1466 Suba aprovecha integralmente los residuos”, para ser reinvertidos en necesidades de la Administración Local, en la presente vigencia.

PROCESOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CON- TROL: Comprende los procesos diseñados para el análisis, seguimiento y medición que permitan tomar acciones, en aras de evitar desviaciones frente al logro de los objetivos.

* Seguimiento, evaluación y control a la gestión.

Artículo 4º.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Que el Fondo de Desarrollo Local de Suba requiere fortalecer económicamente el Proyecto 1469, en los $1.572.013.015.oo, recursos disponibles en los Proyectos de inversión “1427 Suba digna e igualitaria”, “1472 Más árboles y mejor calidad del aire en Suba”, “1481 Suba comprometida con la Inspección, la vigilancia y el control” y “1466 Suba aprovecha integralmente los residuos” en la presente vigencia.

Dada en Bogotá, D. C., a los veintinueve (29) días del mes de noviembre de dos mil diecisiete (2017).

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

RICHARD VARGAS HERNÁNDEZ Director General Que mediante comunicación No. 2-2017-63000 del 16 de Noviembre de 2017, la Dirección de Planes de Desarrollo y Fortalecimiento Local de la Secretaría Distrital de Planeación emitió concepto previo favorable en relación al traslado presupuestal relacionado con los gastos de inversión del F.D.L.

47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-47 • 2017 • DICIEMBRE • 7 Que en mérito de lo anteriormente expuesto, el Alcalde Local de Suba, Que mediante comunicación No. 2017EE289113 del 23 de Noviembre de 2017 la Dirección Distrital de Presupuesto, emitió concepto de viabilidad para efectuar el Ajuste Presupuestal del F.D.L.S.

DECRETA:

Que para el presente traslado presupuestal se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 990 del 10 de Noviembre de 2017.

Artículo primero.

Contracreditar el Presupuesto de Gastos e Inversiones del Fondo de Desarrollo Local de Suba, para la vigencia de 2017, conforme al siguiente detalle:

CÓDIGO CONCEPTO CONTRACRÉDITAR 3 GASTOS 1.572.013.015 3-3 INVERSIÓN 1.572.013.015 3-3-1 DIRECTA 1.572.013.015 3-3-1-15 Bogotá Mejor para Todos 1.572.013.015 3-3-1-15-01 Pilar Igualdad de calidad de vida 111.871.007 3-3-1-15-01-03 Igualdad y autonomía para una Bogotá incluyente 111.871.007 3-3-1-15-01-03-1427 Suba digna e igualitaria 111.871.007 3-3-1-15-02 Pilar Democracia Urbana 310.000.000 3-3-1-15-02-13 Infraestructura para el desarrollo del hábitat 310.000.000 3-3-1-15-02-13-1466 Suba aprovecha integralmente los residuos 310.000.000 3-3-1-15-06 Eje transversal Sostenibilidad ambiental basada en la eficiencia energética 730.120.008 3-3-1-15-06-38 Recuperación y manejo de estructura Ecológica Principal. 730.120.008 3-3-1-15-06-38-1472 Más árboles y mejor calidad del aire en Suba 730.120.008 3-3-1-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia. 420.022.000 3-3-1-15-07-45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional. 420.022.000 3-3-1-15-07-45-1481 Suba comprometida con la inspección, la vigilancia y el control. 420.022.000 TOTAL CONTRACRÉDITOS 1.572.013.015

Artículo segundo.

Acreditar el Presupuesto de Gastos e Inversiones del Fondo de Desarrollo Local de Suba, para la vigencia de 2017, conforme al siguiente detalle:

CÓDIGO CONCEPTO ACREDITAR 3 GASTOS 1.572.013.015 3-3 INVERSIÓN 1.572.013.015 3-3-1 DIRECTA 1.572.013.015 3-3-1-15 Bogotá Mejor para Todos 1.572.013.015 3-3-1-15-03 Pilar Construcción de comunidad y cultura ciudadana. 1.572.013.015 3-3-1-15-03-19 Seguridad y convivencia para todos 1.572.013.015 3-3-1-15-03-19-1469 Fortalecimiento institucional de Suba 1.572.013.015 TOTAL CRÉDITOS 1.572.013.015 Dado en Bogotá, D.C, a los veinticuatro (24) días del

Artículo tercero.

El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

mes de noviembre de dos mil diecisiete (2017).

DIEGO ALEJANDRO RIOS BARRERO PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Alcalde Local de Suba (E)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6212 • pP. 1-48 • 2017 • diciembre • 7 48