Registro Distrital 6154 de 2017

AÑO 51 Número 6154 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL ACUERDO DE 2017 o genéticas sean más propensos a afectaciones por la bacteria Neisseria Meningitidis.

CONCEJO DE BOGOTÁ, D. C.

Artículo tercero.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Acuerdo Número 686 (Septiembre 11 de 2017)

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

HORACIO JOSÉ SERPA MONCADA Presidente “POR MEDIO DEL CUAL SE ORDENA EFECTUAR EL ESTUDIO Y SE INCLUYE LA VACUNA CONTRA MENINGOCOCO DE MANERA GRATUITA DENTRO DEL ESQUEMA DE VACUNACIÓN EN EL DISTRITO CAPITAL”

LUIS ALBERTO DONOSO RINCÓN Secretario General de Organismo de Control ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO EL CONCEJO DE BOGOTÁ, D. C. En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 12 numeral 1.

CAPITAL PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

ACUERDA:

Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Septiembre 11 de 2017 RESOLUCIONES DE 2017 SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER Resolución Número 0292

Artículo primero.

La Secretaría Distrital de Salud incorporará dentro del esquema de vacunación del Distrito Capital la vacuna contra el meningococo por Neisseria Meningitidis de manera gratuita a la población que la Secretaria Distrital de Salud considere conveniente. En el caso de los menores de edad, para su aplicación se requerirá la autorización previa de los padres de familia o quien tenga su custodia.

(Septiembre 4 de 2017)

“Por la cual se efectúa un nombramiento provisional en una vacante definitiva”

LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER En uso de las facultades otorgadas en el numeral PARÁGRAFO. La incorporación de la vacuna en el Programa Ampliado de Inmunización –PAI- se condiciona a que el resultado del estudio de costo efectividad sea favorable y cuente con la revisión y aprobación del Ministerio de Salud y Protección Social, a través del Comité Nacional de Prácticas de Inmunización CNPI.

1° del artículo 1° del Decreto Distrital 101 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Artículo segundo.

La incorporación de la vacuna en el Programa Ampliado de Inmunización -PAI- se efectuará paulatinamente de acuerdo a la disponibilidad presupuestal y teniendo en cuenta las necesidades de la población que por enfermedades adquiridas

Que el parágrafo transitorio del artículo 1º del Decreto Nacional 4968 de 2007, “Por el cual se modifica el 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-1 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 encargos, el nombramiento en provisionalidad y su prórrogas, así como la delegar la facultad nominadora en las entidades públicas”. artículo 8º del Decreto Nacional 1227 de 2005”, establece: “La Comisión Nacional del Servicio Civil, podrá autorizar encargos o nombramientos provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando (…) o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el Jefe de la entidad (...)”.

Que en la planta de empleos de la Secretaría Distrital de la Mujer, se encuentra una vacante definitiva en el cargo de Profesional Especializado, Código 222 - Grado 24, asignado a la Oficina de Control Interno, de la Secretaría Distrital de la Mujer.

Que la Circular 005 de junio de 2012, emitida por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), señala los criterios que deben tener en cuenta las (os) nominadoras (es) y las unidades de personal de las entidades que tramiten autorizaciones de provisión transitoria de empleos en las modalidades de encargo, nombramiento en provisionalidad o sus prórrogas.

Que mediante Auto del 5 de mayo de 2014, el H. Consejo de Estado declaró: “la suspensión provisional de los apartes acusados del artículo 1° del Decreto No. 4968 de 2005 “Por el cual se modifica el parágrafo transitorio del artículo 8 del Decreto 1227 de 2005, modificado por los artículos 1° de los Decretos 3820 de 2005 y 1937 de 2007” y la Circular No. 005 de 23 de julio de 2012 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, CNSC”.

Que Claudia Cuesta Hernández, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.074.614 cumple con las condiciones y reúne los requisitos previstos en el Manual de Funciones Competencias Laborales, adoptado mediante Resolución No. 0484 del 21 de diciembre de 2015, adicionado por la Resolución No. 0017 del 15 de enero de 2016 y conforme a lo establecido en el Decreto Distrital No. 367 de 2014, “Por el cual se actualiza el Manual General de Requisitos para los empleos públicos correspondientes a los Organismos pertenecientes al Sector Central de la Administración Distrital de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”, para desempeñar el empleo de Profesional Especializado, Código 222- Grado 24, asignado a la Oficina de Control Interno, de la Secretaría Distrital de la Mujer.

Que de acuerdo con lo expuesto, no se requerirá autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil para proveer empleos a través de nombramientos en provisionalidad, que se encuentren en vacancia definitiva.

Que en mérito de lo expuesto, este Despacho Que mediante Circular 003 del 11 de junio de 2014, la Comisión Nacional del Servicio Civil estableció lo siguiente: “(…) la Comisión Nacional del Servicio Civil, informa que a partir del 12 de junio de 2014, no otorgará autorizaciones para proveer transitoriamente los empleos de carrera a través de encargo o nombramiento en provisionalidad, mientras la suspensión provisional ordenada por el Consejo de Estado continúe vigente.

RESUELVE:

En consecuencia, todas aquellas entidades destinatarias de la Ley 909 de 2004 y aquellas que se encuentran provistas de normas aplicables a los sistemas específicos de carrera, tienen el deber de dar estricto cumplimiento a lo normado en los artículos 24 y 25 de la normatividad citada y a las reglas especiales de cada sistema”.

Artículo primero.

- Nombrar en provisionalidad en una vacante definitiva a Claudia Cuesta Hernández, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.074.614, hasta por el término de seis (6) meses, en el cargo de Profesional Especializado, Código 222 - Grado 24, asignado a la Oficina de Control Interno, de la Secretaría Distrital de la Mujer.

Que el fallo del Consejo de Estado, declaró la suspensión provisional de los apartes subrayados del artículo 1° del Decreto Nacional No. 4968 de 2007, dentro de los cuales se encuentra:

Artículo segundo.

- El nombramiento provisional, tiene vigencia por el término señalado en el artículo anterior y no genera derechos de carrera administrativa.

Artículo tercero.

- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos fiscales a partir de la posesión.

“(...) Cuando circunstancias especiales impidan la realización de la convocatoria a concurso en el término señalado, la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar la prórroga de los encargos y de los nombramientos provisionales hasta cuando esta pueda ser realizada (…)”.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los cuatro (4) días del mes de septiembre de dos mil diecisiete (2017).

CRISTINA VÉLEZ VALENCIA Secretaria Distrital de la Mujer Que el mismo fallo establece: “Finalmente, se destaca que no es posible que la CNSC so pretexto de ejercer sus funciones de administración y vigilancia se atribuya la facultad de inmiscuirse en temas regulados específicamente por la normativa especial, adicionando los procedimientos para determinar la procedencia de los REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-2 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL nes”, establece la conformación de los Gestores de Ética en el Distrito Capital.

Resolución Número 279 (Agosto 16 de 2017)

“Por la cual se conforma el Equipo de Gestores de Ética de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial”

Que se realizó la convocatoria para conformar el nuevo Equipo de Gestores de Ética en la Entidad, mediante el correo institucional “laUMVteinforma” a partir del día 02 hasta el 07 de junio de 2017, que trabajará por fortalecer los valores éticos de la Entidad durante la vigencia 2017-2019 y quienes debían cumplir el “Perfil de los Gestores de Ética” requerido para todas las entidades distritales, según lo dispuesto en el Artículo No. 8 del Decreto 489 de 2009:

- Tiempo para el servicio

LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL En uso de sus atribuciones legales y estatutarias y en especial las conferidas por los Acuerdos

- Reconocimiento de sus compañeros como una persona responsable y proba.

No. 010 y No. 011 de 12 de octubre de 2010

- Actitud de servicio.

del Consejo Directivo de la UAERMV en ejercicio de las facultades delegadas mediante Resolución 331 de 17 de junio de 2016 y demás disposiciones concordantes,

- Compromiso con el fortalecimiento de la identidad distrital.

- Capacidad de liderazgo.

CONSIDERANDO:

- Buenas relaciones interpersonales.

- Competencia para comunicarse con los demás.

- Aptitud para trabajar en equipo.

Que los numerales 10 y 11 del artículo 19 del Acuerdo del Consejo Directivo No. 010 del 12 de 2010, señaló como funciones del Director General las siguientes: “Expedir los actos administrativos que por su naturaleza correspondan a la Unidad….”

- Capacidad organizativa y ejecutiva.

- Interés en el tema de ética.

- Interés por capacitarse en el tema.

Que el Artículo 2° de la Resolución 331 de 2016 delega la función del Director General en el (la) Secretario(a) General, de “Suscribir los actos administrativos que sean necesarios dentro de la labor propia de la administración de personal”.

- Formación y habilidades pedagógicas o dispo- sición para fortalecer sus competencias en este aspecto

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Que mediante la Resolución No. 256 del 29 de julio de 2008, se conformó el Equipo de Gestores de Ética de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, de conformidad con el Artículo Octavo del Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C. No. 244 de 26 de septiembre de 2006 “por medio del cual se establecen y desarrollan los principios y valores éticos para el ejercicio de la función pública en el Distrito Capital”.

Artículo 1.

Conformar el Equipo de Gestores de Ética de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, para la vigencia 2017-2019, con los Servidores(as) Públicos de la Entidad que se acogieron a la convocatoria para su establecimiento. Ellos son:

Que el Decreto 489 de 09 de noviembre de 2009 “Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Gestión Ética del Distrito Capital y se dictan otras disposicio- No. NOMBRES C.C. DEPENDENCIA 1 ANGELA MARÍA CORREA COVELLI 63.496.614 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2 CLARA INÉS SALCEDO ROJAS 39.532.025 SECRETARÍA GENERAL 3 DEYANIRA QUINTERO HERNÁNDEZ 20.886.320 SECRETARÍA GENERAL 4 ELIAS PARMENIO JACOME VILLARREAL 17.588.507 SECRETARÍA GENERAL 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-3 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 5 GLORIA ESPERANZA PULGA PÁEZ 52.226.887 SECRETARÍA GENERAL 6 GLORIA FANNY ÁVILA DE ACEVEDO 24.079.217 SECRETARÍA GENERAL 7 HILDA CASTELBLANCO IBAÑEZ 51.740.062 SECRETARÍA GENERAL 8 JUAN CARLOS ALBA ALBARRACÍN 79.306.337 SECRETARÍA GENERAL 9 LEDA NELFY GARCÍA SARMIENTO 20.686.366 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 10 MARTHA INES RODRÍGUEZ GALINDO 52.883.278 DIRECCIÓN GENERAL 11 MARCELA CAMACHO BENAVIDES 51.901.092 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 12 MERY ELSY HERNÁNDEZ MONTOYA 51.729.019 SECRETARÍA GENERAL 13 OLGA PATRICIA MENDOZA NAVARRO 52.102.343 OFICINA ASESORA JURÍDICA

Artículo 2.

COORDINACIÓN: Para la presente vigencia, el Equipo de Gestores de Ética conforma-

do, eligió por unanimidad para coordinar y orientar la Gestión Ética en la Entidad, en los siguientes cargos a:

CARGO NOMBRES COORDINADORA: OLGA PATRICIA MENDOZA NAVARRO - Profesional Especializada OAJ COORDINADORA SUPLENTE: ANGELA MARÍA CORREA COVELLI - Profesional Especializada OAP SECRETARIA TÉCNICA: MARTHA INES RODRÍGUEZ GALINDO - Auxiliar Administrativa DG

5. Velar por la concordancia de las decisiones y actos de la Entidad con los principios y valores distritales y hacer recomendaciones para el efecto.

6. Coordinar la acción de los grupos de trabajo para prácticas éticas.

7. Diagnosticar la Gestión Ética de la Entidad, ela- borar planes de mejoramiento con base en los mismos y verificar su cumplimiento.

Artículo 3.

DEFINICIÓN DE LOS GESTORES DE ÉTICA: son servidores(as) públicos que como líderes naturales trabajan en las actividades de promoción, coordinación, divulgación, sensibilización y capacitación, para la implantación y conocimiento de valores éticos consignados en el MANUAL DE ÉTICA UAER- MV al interior de la Entidad, para incentivar el diálogo, promover reflexiones y ejecutar acciones tendientes a fortalecer la Gestión Ética en la Entidad.

Artículo 4.

MISIÓN DE LOS GESTORES DE ÉTICA: Liderar la sensibilización y motivación para el arraigo de la cultura ética y de servicio en las prácticas cotidianas de la Administración Distrital y de la Entidad.

Artículo 6.

APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO: El Equipo de Gestores de Ética contará con el apoyo de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Además recibirán el acompañamiento de Talento de Humano de la Secretaría General UAERMV (Artículo No. 11 del Decreto 489 de 2009) para apoyar las diferentes actividades de los Gestores de Ética tendientes a fortalecer la Gestión Ética en la Entidad.

Artículo 5.

RESPONSABILIDADES DE LOS GES- TORES DE ÉTICA: De conformidad con el Decreto 489 de 2009 “Comisión Intersectorial de Gestión Ética del Distrito Capital”, tendrán a su cargo las siguientes responsabilidades:

Artículo 7.

VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición por dos (2) años y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

1. Construir referentes éticos específicos y participa- tivos basados en el Ideario Ético Distrital vigente, que orienten la toma de decisiones.

COMUNÍQUESE PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

2. Promover el diálogo y la concertación, como me- dios para la resolución de conflictos.

Dado en Bogotá, D.C., a los diecisiéis (16) días del mes de agosto de dos mil diecisiete (2017).

3. Promover la articulación de la Gestión Ética del Distrito Capital, con la del nivel interno.

BLANCA STELLA BOHÓRQUEZ MONTENEGRO Secretaria General UAERMV

4. Compartir conocimientos y experiencias que per- mitan fortalecer la Gestión Ética.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-4 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 4 Resolución Número 281 (Agosto 17 de 2017)

“Por la cual se adopta el Plan Institucional de Capacitación vigencia 2017 para los funcionarios normativa sobre el tema, consultó las necesidades de cada uno de los funcionarios con derecho a capacitación y a los Jefes de las dependencias, con el fin de incorporar prioridades y propuestas en las orientaciones y estrategias de la formación y capacitación. de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD 5.- Que en el marco de sus funciones la Comisión de Personal, en sesión ordinaria y extraordinaria tuvo conocimiento y participó en la elaboración del Plan Institucional de Capacitación para la presente vigencia.

ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL En ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Acuerdo del Consejo Directivo No. 010 del 12 de octubre de 2010 y,

CONSIDERANDO:

6.- Que es necesario adoptar el Plan Institucional de Capacitación, ya que la capacitación de los servidores públicos se constituye en una inversión perceptiva e invaluable para la vida institucional, el logro de la misión y el alcance de la visión de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

1.- Que el numeral 10 del artículo 19 del Acuerdo del Consejo Directivo No. 010 del 12 de octubre de 2010, señaló como funciones del Director General entre otras, la siguiente: “Expedir los actos administrativos que por su naturaleza correspondan a la Unidad (….)”

2.- Que mediante Decreto 1567 de 1998, se crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para los empleados del Estado.

Artículo primero.

Adoptar el Plan Institucional de Capacitación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial vigencia 2017, el cual forma parte integral de esta Resolución, para todos los funcionarios de la Entidad, como lo establece el Decreto Ley 1567 de 1998.

Artículo segundo.

La Secretaría General – Talento Humano deberá adelantar las acciones pertinentes para el cumplimiento y ejecución del Plan Institucional de Capacitación.

Artículo tercero.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, la Comisión de Personal participará en la evaluación y seguimiento del Plan de Capacitación.

3.- Que según lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 909 de 2004, el diseño de cada empleo debe contener la descripción del contenido funcional, el perfil de competencias y la duración del mismo. Así mismo, el Numeral 1 del Artículo 36 de la citada Ley, señala que la capacitación y la formación de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades y destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional de manera que es posible el desarrollo profesional de los empleados, y el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Artículo cuarto.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de agosto de dos mil diecisiete (2017).

4.- Que de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 4665 del 29 de noviembre de 2007, se adoptó la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

4- Que la Secretaría General – Talento Humano de acuerdo a los instrumentos establecidos en la ÁLVARO SANDOVAL REYES Director General 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-5 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-6 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 6 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-7 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-8 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 8 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-9 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-10 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 10 11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-11 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-12 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 12 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-13 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-14 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 14 15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-15 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-16 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 16 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-17 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-18 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 18 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-19 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-20 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 20 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-21 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-22 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 22 23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-23 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-24 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 24 Resolución Número 293 tificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores”.

(Agosto 29 de 2017)

‘’Por la cual se designan a los pares que actuarán como evaluadores en el proceso de Que el desempeño laboral de los servidores públicos tiene como propósito fundamental el cumplimiento de los fines institucionales a partir de la entrega de resultados en términos de productos y servicios en el marco de los planes, programas y proyectos de la Entidad. valoración del componente comportamental de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD Que mediante Resolución 123 de 2017 se implementó y adoptó la metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos - Acuerdos de Gestión en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL, En ejercicio de las facultades conferidas por el En mérito de lo expuesto, numeral 10 del artículo 19 del Acuerdo 10 del 12 de octubre de 2010 expedido por el Consejo Directivo de la Entidad, concordante con las

RESUELVE:

funciones establecidas en el artículo 2 del Acuerdo 11 del 12 de octubre de 2010 expedido igualmente por el Consejo Directivo de la Entidad y

CONSIDERANDO:

Artículo 1º.

DESIGNAR como pares para que adelanten el proceso de valoración del componente comportamental de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial a:

Par Evaluador Par Evaluado Que la Ley 909 de 2004 señala los principios básicos de la función pública y se determinan los criterios para la prestación de servicios sin distinción del nivel ocupacional o del tipo de vinculación laboral.

Secretario(a) General Secretario(a) General Subdirector(a) de Producción e Intervención Subdirector(a) de Mejoramiento de la Malla Vial Local Subdirector(a) de Producción e Intervención Subdirector(a) de Mejoramiento de la Malla Vial Local Gerente de Producción Gerente Ambiental, Social y de Atención al Usuario Que la misma Ley 909 de 2004 establece los principios de la función pública, entre ellos; “La responsabilidad de los servidores públicos por el trabajo desarrollado, que se concretará a través de los instrumentos de evaluación del desempeño y de los acuerdos de gestión”.

Gerente Ambiental, Social y de Atención al Usuario Gerente de Intervención Que el Artículo 47 de la citada disposición establece la naturaleza de los empleos gerenciales.

Gerente de Intervención Gerente de Producción

Artículo 2.

VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y contra la misma no procede recurso alguno.

Que así mismo el Artículo 48 de la norma ibídem establece los principios de la función gerencial, especialmente en los numerales 5 y 6, que hacen referencia al sistema de evaluación de la gestión para los puestos gerenciales.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintinueve (2) días del mes de agosto de dos mil diecisiete (2017).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Que el numeral 2 del Artículo 50 de esta Ley dispone: “El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo de gestión se iden- ÁLVARO SANDOVAL REYES Director General 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-25 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 Resolución Número 295 (Agosto 31 de 2017)

3.- Que al tenor de lo dispuesto en el Parágrafo del

Artículo 2.

2.14.1.1 del Decreto 1083 de 2015, las Comisiones de Personal deben establecer su reglamento de funcionamiento.

“Por la cual se adopta el reglamento de la Comisión de Personal de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial”

4.- Que según Acta No. 002 del 27 de julio de 2017, se aprobó el Reglamento Interno para la Comisión de Personal de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial D.C, Que en mérito de lo expuesto, LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL En ejercicio de las funciones delegadas por

RESUELVE:

el Numeral 1 del Artículo Segundo de la Resolución 331 del 17 de junio de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Artículo primero.

Adoptar el Reglamento Interno de la Comisión de Personal de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, el cual forma parte integral del presente acto administrativo.

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a los treinta y un (31) días del mes de agosto de dos mil diecisiete (2017).

1.- Que el Numeral 1 del Artículo Segundo de la Resolución No. 331 del 17 de junio de 2016 señaló como función delegada en el Secretario General las siguientes: “Suscribir los actos administrativos que sean necesarios dentro de la labor propia de la administración de personal de la Entidad”

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

BLANCA STELLA BOHÓRQUEZ MONTENEGRO 2.- Que de conformidad con lo ordenado por el Numeral 1 del Artículo 16 de la Ley 909 de 2004, en toda entidad regulada por esta ley deberá existir una Comisión de Personal.

Secretaria General REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-26 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 26 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-27 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-28 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 28 29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-29 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-30 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 30 31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-31 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-32 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 32 33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-33 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-34 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 34 EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANS- MILENIO S.A.” parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema.

Que en mérito de lo expuesto, Resolución Número 459 (Septiembre 6 de 2017)

RESUELVE:

“Por la cual se actualizan documentos oficiales

Artículo primero.

Actualizar los siguientes documentos con la versión registrada a continuación:

del Sistema Integrado de Gestión de la Subgerencia de Comunicaciones”

Código Versión Nombre EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE T-SC-003 1 Plan de comunicaciones TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO P-SC-003 3 Gestión de la comunicación externa de la entidad “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 143 del 2 de marzo de 2016 y

CONSIDERANDO:

Artículo segundo.

Derogar la resolución 344 del 11 de junio de 2015, mediante la cual se había adoptado la versión 0 del documento T-SC-003 y derogar la resolución 563 del 30 de septiembre de 2016 mediante la cual se había actualizado en documento P-SC-003 en su versión 2.

Artículo tercero.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS- MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.

Dada en Bogotá, a los seis (6) días del mes de septiembre de dos mil diecisiete (2017).

CARLOS ARTURO FERRO ROJAS Jefe de Oficina Asesora de Planeación Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos TÍTULO:

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA DE LA ENTIDAD Código Versión Fecha P-SC-003 3 Agosto de 2017 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA

5. DEFINICIONES

TABLA DE CONTENIDO

6. CONDICIONES GENERALES

1. OBJETO

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2. ALCANCE

8. TABLA DE FORMATOS

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-35 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 MODIFICACIONES VERSION FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 7-07-2014 Primera versión Oficial del documento. N/A Subgerente de Comunicaciones 1 01-06-2015 Con el fin de actualizar varios puntos en el procedimento se solicita la modificación del mismo. y AU Subgerente de Comunicaciones 2 24-06-2016 y AU Se hace necesario actualizar el documento teniendo en cuenta las revisiones realizadas al documento por la Subgerencia de Comunicaciones y lo establecido en el décimo octavo lineamiento de la Alcaldía Mayor de Bogotá 3 1/08/2017 Se realiza actualización del documento Subgerente de Comunicaciones y AU

- Plan de Comunicaciones

1. OBJETO

- Las disposiciones generadas internamente para el manejo de crisis en comunicaciones

5. DEFINICIONES

Establecer las actividades que permitan el desarrollo de la comunicación externa de TRANSMILENIO S.A., así como la definición de mecanismos de divulgación de la gestión de la Entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de todos los servidores públicos, contratistas, aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A., e inicia con la identificación de las actividades que requieren apoyo de comunicación externa y termina con la consolidación de la información comunicada.

- Agencias internacionales: es una agencia de información o también conocida como agencia de noticias que se encarga de recoger noticias de sus corresponsales en distintos lugares de su área de actividad y las transmiten inmediatamente a la central, donde, después de tratar la información, la envían, lo más rápido posible, a sus clientes (radios, diarios, revistas, televisoras o portales), conocidos en el argot periodístico como abonados

3. RESPONSABLES

- ATL: (above the line), por encima de la línea.
Acciones de comunicación dirigida a medios masivos como tv, prensa, radio, revistas, publicidad exterior,

- BRT: Bus Rapid Transit – Buses de Tránsito Rápido

El Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas es el responsable de la elaboración y actualización de este documento. El Subgerente de comunicaciones y atención al usuario será responsable por su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

Se deberá realizar la revisión y/o actualización de este documento cuando los responsables de su aplicación y cumplimiento lo estimen pertinente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

o BTL: (below the line), por debajo de la línea, acciones de comunicación dirigida a medios alternativos, en donde se requiere realizar esfuerzos para generar feedback con los públicos objetivo, como es el caso de acciones on line, activaciones, RRPP etc.

- Constitución Política de Colombia.

- Estrategia Integral de Comunicaciones.

- Estrategia Digital (Estrategia Web 2.0).

- Ley de Transparencia.

- Manual de Imagen de TRANSMILENIO S.A.

- Centro de control: lugar especialmente acondi- cionado en instalaciones que indique el Ente Ges- tor en el cual se encuentra el software y hardware diseñado y suministrado por el Concesionario del SIRCI para que el Ente Gestor ejerzan las funciones de verificación de la programación de los concesionarios, la operación, gestión y control de los servicios.

- Manual de Comunicaciones del Distrito Capital

- Manual del Usuario de TRANSMILENIO S.A.

- Manual Gobierno en Línea 2016.

- Community manager: el responsable o gestor de una comunidad de internet, en línea, digital o virtual y quien actúa como administrador de la información que en él se contiene.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-36 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 36

- SIRCI: Sistema Integrado de Recaudo, Control e Información del SITP.

- SITP: Sistema Integrado de Transporte Público.

- Concesionario: empresa operadora que ha sus- crito un Contrato de Concesión con la Entidad para la prestación del servicio de transporte público terrestre de pasajeros.

- Delta: profesional especializado de control de la operación

- Social media: competencias establecidas en la capacidad y habilidad para compartir, crear, ge- nerar, opinar, interaccionar, colaborar, comunicar, aprender, descubrir, enseñar, mostrar, intercam- biar, participar, en definitiva todos los medios a través de los cuales las personas se pueden expresar virtualmente.

- TMSA: TRANSMILENIO S.A.

- Empresa operadora: es la organización de per- sonas, bienes, equipos y medios de producción, que tiene como finalidad la prestación de servicios de transporte para apoyar el desarrollo del SITP.
De igual manera, se encargan de administrar la operación en el Sistema. Fueron escogidas a través de procesos licitatorios abiertos.

- Usuario: ciudadano(a) a quien la Entidad le presta el servicio de transporte y con quien mantiene una comunicación permanente sobre modificaciones del Sistema y actividades de la Entidad.

- Enlaces: funcionarios adscritos a la Dirección Técnica de BRT o a la Dirección Técnica de Buses y quienes se desempeñan como contacto entre los Técnicos de control y el Delta de turno. Su tarea se desarrolla dentro del Centro de Control.

- Web Master: persona responsable del mante- nimiento, actualización y programación de una página web

- Ente Gestor: corresponde a TRANSMILENIO S.A., como la Empresa encargada de la planea- ción, gestión y control de la operación del Sistema.

- Twitter: término inglés que puede traducirse como “gorjear” o “trinar”, es el nombre de una red de microblogging que permite escribir y leer mensajes en Internet que no superen los 140 caracteres.
Estas entradas son conocidas como tweets.

- Entradilla: es el breve párrafo situado entre el titular y el cuerpo de una noticia. Está com- puesta por las seis preguntas esenciales del periodismo: ¿qué?, ¿quién?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿por qué?

- TTL: (trhougt the line), a través de la línea. Accio- nes de comunicación que tiene una combinación de acciones ATL y BTL (de medios masivos y medios alternativos -complementarios).

- Medios masivos de comunicación: son la he- rramienta que permite mantener informada a la opinión pública sobre lo que pasa a nivel nacional o internacional. Se trata de canales (Prensa, Ra- dio, Televisión y medios digitales) que entregan información, noticias e imágenes sobre lo que acontece alrededor de los ciudadanos.

- Vocero: término que procede de voz y que hace referencia a la persona que habla en nombre de otra o de un grupo, organización, etc. Puede decirse que el vocero lleva la voz de la persona o del grupo que representa.

- Microbloggging: es una aplicación vía web que permite a sus usuarios enviar y publicar mensajes breves de contenido limitado.

- Plan de medios: tiene por objetivo concebir, analizar y seleccionar creativamente los canales de comunicación a través de los cuales se dirigi- rán los mensajes publicitarios hacia las personas indicadas en el momento y lugar más oportuno.

- Crisis: es un cambio brusco o una modificación importante en el desarrollo de algún suceso y ésta puede ser tanto física como simbólica. Crisis tam- bién es una situación complicada o de escasez.

- Página Web: es el nombre de documento o información electrónica con contenido tipo texto, o multimedia, con sonido, vídeo, programas, enlaces, imágenes y muchos otros, adaptada para la world wide web, que opera virtualmente y que puede ser accedida mediante un navegador de internet.

6. CONDICIONES GENERALES

- Pecto: profesional especializado de coordinación técnica operativa

- Red social: sitio de internet que ofrece registrarse y contactarse con individuos a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares.

La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, se encarga prioritariamente de formular y desarrollar la estrategia integral de comunicaciones, logrando flujos de comunicación oportuna y efectiva tanto en el ámbito interno, como externo a la organización, para cubrir todos sus grupos de interés.

37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-37 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 porte Público de la ciudad estén informados sobre la operación, los cambios y novedades.

Dado el impacto que genera para la ciudad y sus habitantes las acciones que adelanta TRANSMILE- NIO S.A., en su calidad de Ente Gestor del SITP, es importante tener claridad sobre aspectos relacionados con el manejo de las comunicaciones externas, de acuerdo con las orientaciones dadas desde la Gerencia General de la Entidad y desde la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Uno de los componentes es el relacionado con la información que se transmite fuera de la Entidad, la cual es conocida como comunicación externa, compuesta por un conjunto de acciones de comunicación dirigida a los públicos objetivos tales como usuarios, medios masivos de comunicación y Agencias, así como públicos específicos con los cuales la Entidad interactúa permanentemente, como es el caso de las Empresas Operadoras del Sistema.

Para el desarrollo de este ejercicio y en articulación con la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, los diferentes actores son todos los profesionales, técnicos, aprendices y contratistas vinculados con la Entidad.

En la comunicación externa se da respuesta a las siguientes preguntas:

- ¿Qué?

- ¿Por qué?

El presente procedimiento para la gestión de la comunicación externa de la Entidad apoya el desarrollo de los objetivos institucionales establecidos en la plataforma estratégica de la Entidad.

- ¿Para quién?

Estrategia de comunicación externa

- ¿Cómo?

- ¿Cuándo?

- ¿Dónde?

Para la divulgación del Sistema, la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario de TRANS- MILENIO S.A., cuenta con una estrategia que se desarrolla con el conjunto de componentes del área para brindar la información necesaria y oportuna a los públicos objetivo de Bogotá y zonas de influencia, para que a través de diferentes medios, los usuarios actuales y potenciales del Sistema Integrado de Trans- Para la divulgación de las respuestas a los interrogantes anteriores, TRANSMILENIO S.A., ejecuta la estrategia integral de comunicaciones del Sistema, la cual se apoya para su ejecución en los siguientes componentes:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-38 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 38 El actual documento desarrolla los componentes de la estrategia de comunicación externa relacionada con:

- Ingreso de los medios de comunicación al Sistema TransMilenio y/o al Centro de Control

- Componente prensa, comunicación externa y plan de medios

- Estrategia de herramientas WEB y Redes Sociales.

La utilización de la infraestructura como locación o para llevar a cabo algún informe con usuarios, dependerá de la autorización expresa que para tal fin, otorgue la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario de la Entidad o el profesional especializado de comunicación externa.

6.1. Componente prensa, comunicación externa y plan de medios Las solicitudes por parte de los medios de comunicación se pueden presentar de la siguiente manera:

La información relacionada con el sistema de transporte público de Bogotá se difunde a través de diferentes medios. El objetivo de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario de TRANSMILENIO S.A., es el de brindar la información necesaria de manera veraz, clara y oportuna.

- Correo electrónico dirigido al Director Técnico de BRT, Enlaces, Deltas y Pecto solicitando autorización. Esto se garantiza, cuando existe una petición formal por parte del medio que permita programar con tiempo el ingreso.

Además, es deber de la Subgerencia de Comunicaciones y AU garantizar que la información relacionada con la gestión de TRANSMILENIO S.A., en su componente troncal y zonal, se difunda masivamente procurando dar a conocer el Sistema, sus condiciones operacionales, de uso, así como de construir sentido de pertenencia y apropiación por parte de los usuarios actuales, potenciales y de la ciudadanía en general.

- Cuando no existe el tiempo necesario para llevar a cabo la autorización por correo electrónico, debido a la inmediatez que se presenta con las noticias, la autorización se llevará a cabo de manera telefónica a los números corporativos de: Director Técnico de BRT, Enlaces, Deltas y/o Pecto. Como mínimo se deberá informar a uno de estos funcionarios.

6.1.1. Manejo de medios - La validación del ingreso de los medios de comunicación al Sistema, será proporcionado por la Entidad mediante el personal adscrito a la Subgerencia de Comunicaciones, cuando así lo autorice el Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario de lo contrario, el pago será asumido por quien solicita el ingreso.

Con el fin de tener una buena relación con los medios de comunicación, es necesario adelantar actividades encaminadas a lograr un acercamiento hacia los periodistas y el suministro constante de información oportuna y novedosa, que permita la aparición en medios con temas positivos sobre el funcionamiento de la Entidad y la operación del Sistema.

- Es importante señalar que no está prohibido dentro del Sistema la toma de fotografías y videos, aunque es necesario conocer del ingreso para los casos que requieren acompañamiento.

6.1.2. Suministro de información a Medios Para esto es importante realizar eventos, ruedas de prensa, elaboración y envío de comunicados de prensa, visita a medios de comunicación, recorridos y disponer de un plan de medios para adelantar la pauta necesaria tanto en medios masivos como en medios comunitarios.

El suministro de información a los medios de comunicación, se adelanta a través de las siguientes acciones:

- Redacción de artículos en medios

- Entrevista

Es la posibilidad de generar un encuentro entre dos o más personas con el fin de hablar de manera presencial, telefónica o virtual, sobre un tema de interés común para desarrollarlo con mayor profundidad y detalle.

Dentro de las actividades de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, se encuentra la redacción de información relacionada con la operación del Sistema en su componente troncal y zonal. Este tipo de información se diferencia de los comunicados de prensa por cuanto profundiza sobre el tema desarrollado e incluye ayudas gráficas y visuales que permiten que el documento sea más agradable para su lectura.

La entrevista es concedida a los periodistas (individual o grupal) por parte del vocero de la Entidad, para TRANSMILENIO S.A., está establecido que los voceros naturales son:

- Gerente General.

Este tipo de documento se prepara cuando es solicitado por el medio de comunicación u otro tipo de publicación académica que quiera divulgar información sobre el Sistema.

39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-39 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 - Subgerente General.

En cualquiera de los casos anteriores, la citación debe incluir los siguientes datos:

- Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario.

- Tema.

- Persona que hace la citación.

- Hora y dirección del lugar donde se llevará a cabo la rueda de prensa.

En ocasiones la vocería se podrá delegar a los demás directivos de la Entidad, cuando así se requiera, dada la especificidad del tema y con autorización expresa del Gerente General y/o del Subgerente de Comunicaciones y Atención al usuario.

Para la convocatoria de una rueda de prensa, se deberán asegurar previamente los siguientes elementos:

- Espacio cómodo con la posibilidad de ubicar de manera ordenada las cámaras de televisión.

Antes de conceder una entrevista a un medio de comunicación: prensa, radio, televisión y/o digitales, se deberán tener en cuenta las siguientes características por parte de quien será vocero:

 Concertar día y hora del encuentro.

- Sonido (De preferencia dos micrófonos inalámbricos).

 Recolectar previamente la información en las áreas donde se origina.

- Caja de periodistas (Elemento que permite la conexión centralizada de los equipos de grabación, sonido y/o video de los periodistas a la energía eléctrica y a la transmisión de los datos).

 Prever posibles preguntas por parte del entrevistador - Imagen Corporativa (Pendones, soportes, entre otros  Organizar la información para contextualizar al vocero resaltando el mensaje comunicacional que se quiere dar a conocer El desarrollo de la rueda de prensa incluye:

- Saludo de bienvenida a los periodistas.

 Incluir una charla informativa más allá de la pregunta-respuesta, si aplica.

- Exposición del tema a tratar por parte del vocero.

 Bajo ninguna circunstancia puede atenderse a los medios sin una preparación previa del tema.

 Sólo se debe aportar la información que haya sido preparada y/o verificada.

- Sesión de preguntas. Estas pueden ser de manera programada a través de un formato que se diligencia durante la actividad o aleatoria, según la asignación del turno dado por el moderador de la rueda de prensa.

- Rueda de prensa

- Despedida y agradecimiento por la asistencia.

- Vocero:

Es una actividad informativa y noticiosa dirigida a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y/o digitales) citada por la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, con el objetivo de brindar información de manera oficial, a través del vocero delegado.

Es el funcionario de la empresa que se convierte en la imagen de la misma al momento de atender un medio de comunicación: prensa, radio, televisión y/o digital, bien sea para una información eventual o frente al manejo de una crisis.

Las ruedas de prensa se citan a través de las siguientes maneras:

Definición de voceros:

- Llamada telefónica - Mensaje masivo de texto - Mensaje masivo por email Por la naturaleza de las funciones del Gerente General, la vocería de TRANSMILENIO S.A., está a su cargo, pero podrá delegar al Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario de la Entidad, cuando así lo estime conveniente o a cualquier otro Directivo, dependiendo del tema a desarrollar.

- Tarjeta digital vía correo electrónico, la cual es aprobada previamente por la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario de TRANS- MILENIO S.A.

Cuando el tema a desarrollar con los medios de comunicación tenga que ver con una de las Empresas Operadoras del Sistema, la responsabilidad de la REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-40 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 40 vocería estará a cargo del Gerente de cada uno de los Concesionarios o de la persona que delegue este para tales fines.

El comunicado de prensa deberá estar digitado sobre la plantilla del formato R-DA-005 ubicado en el Sistema Integrado de Gestión de la Intranet, escrito en letra “Arial” tamaño 12 puntos. El titular deberá estar escrito en Arial 14 y/o 16 Los funcionarios de la Entidad, no podrán dar declaraciones a medios de comunicación (prensa, radio, televisión, digitales) sin que exista expresa autorización, salvo los voceros oficiales.

Durante la entrevista y ruedas de prensa, el vocero debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

La extensión del texto no deberá exceder dos (2) páginas tamaño carta en total y en caso de requerirse, existe la posibilidad de extenderlo según el tema desarrollado. En todos los casos, el mensaje del comunicado debe tener una intención asertiva y propositiva, con un tono noticioso y amable que invite a su lectura, por parte de quien lo recibe.

- Las respuestas deben ser claras, concisas y breves.

El comunicado debe estar compuesto por:

- Suministrar información precisa, veraz y oportuna.

- Título.

- Generar credibilidad en el mensaje.

- Fecha.

- Debe responderse solo lo que se pregunta. ceñirse al tema.

- Entradilla.

- Mensaje principal que incluye citas del vocero.

- Tomarse el tiempo para pensar la respuesta y responder con calma.

- Referencias de páginas web de la Entidad y línea telefónica gratuita.

- Ilustrar con ejemplos los conceptos abstractos y/o técnicos.

- Nombre y datos de la persona de contacto.

- Si no sabe la respuesta, no debe divagar. Por el contrario, es mejor decir que esa respuesta no la tiene, que investigará y se les hará llegar la información posteriormente.

- Si dentro de la entrevista se queda algún tema por fuera y el periodista no lo pregunta, se puede agregar al final de la misma unas palabras adicionales.

Antes del envío de la información a los medios de comunicación, se hace necesaria la revisión por parte del área técnica, en este sentido la Subgerencia de Comunicaciones hace la propuesta de comunicado de prensa, lo remite por correo electrónico a la dependencia que maneja el tema para sus observaciones. Con los ajustes hechos al documento, será la Subgerencia de Comunicaciones quien autorice el envío a medios de comunicación.

- En la entrevista debe tenerse una posición corporal relajada que demuestre buen contacto visual con el entrevistador y/o con el medio de grabación.

- Manejo de las Comunicaciones en momentos de crisis:

- El vocero deberá portar la chaqueta institucional que lo identifica como representante de la Entidad, para los casos de las entrevistas para televisión permite orientar aún más al televidente sobre la Entidad que representa.

- Comunicado de prensa:

Para el manejo de las comunicaciones en momentos de crisis, la entidad cuenta con lineamientos internos generados desde la Subgerencia de Comunicaciones y las áreas Técnicas que se constituyen en una carta de navegación para la atención de distintos tipos de crisis en el Sistema TransMilenio y que permiten plantear unas acciones a seguir tanto de carácter preventivo, como durante la ocurrencia de los hechos.

- Acompañamiento en eventos

Es una comunicación oficial por parte de TRANSMI- LENIO S.A., la cual se dirige de manera escrita principalmente a los periodistas de los diferentes medios de comunicación que cubren como fuente la Entidad: prensa, radio, televisión y páginas web.

El objetivo del comunicado es llegar a los usuarios con información actualizada sobre los servicios que presta la empresa y las novedades que surgen en el Sistema.

Los eventos son espacios que se desarrollan por la Entidad o por otras entidades distritales o nacionales, donde se optimiza la presencia de TRANSMILENIO S.A., con el objetivo de acercarse al público en general. En estos escenarios, es importante aprovechar la presencia del Gerente General o de su vocero para 41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-41 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 generar hechos noticiosos sobre el Sistema los cuales sean de interés para el cubrimiento por parte de los medios de comunicación.

Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario, siguiendo con lo establecido por la entidad, para los procesos de contratación.

6.1.4. Solicitudes académicas dentro del Sistema El Sistema TransMilenio es un escenario en el que confluyen muchas variables que son tenidas en cuenta por las instituciones de educación superior para la elaboración de investigaciones de tipo académico. Las actividades académicas que pueden darse dentro del Sistema son las siguientes:

Los eventos cuentan con programación previa, de los cuales se conoce su agenda, público específico, condiciones logísticas e impactos hacia el grupo objetivo, donde existe la participación de la Entidad a través de su vocero natural. Con esto se busca transmitir información relevante del Sistema que pueda ser publicada en los medios masivos de comunicación y de esta manera, informar a la comunidad.

- Autorización de ingreso al Sistema.

- Solicitud de entrevista.

La presencia del Gerente General, implica la transmisión de un hecho noticioso por tanto, se hace citación a medios de comunicación para el cubrimiento del mismo.

- Autorización de ingreso al Centro de Control.

6.1.3. Plan de medios En este sentido, el ingreso de los estudiantes para la recopilación de entrevistas, videos y fotografías entre otras al Sistema así como al Centro de Control, se autoriza desde la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al usuario de la siguiente manera:

Es una estrategia para divulgar el Sistema Integrado de Transporte Público TransMilenio y del SITP–, a través de la selección estratégica de medios que busca comunicar en forma masiva o dirigida a los públicos objetivo, sobre la gestión y novedades que requiera comunicar la Entidad.

 La institución de educación superior en la que están matriculados, deberá generar una comunicación escrita donde presente a sus estudiantes como parte activa de uno de sus programas.

El plan de medios se desarrolla con base en mediciones realizadas por los medios de comunicación y de la Alcaldía Mayor.

Para la divulgación o despliegue en medios se debe tener en cuenta lo siguiente:

 La carta deberá radicarse en la oficina de correspondencia de TRANSMILENIO S.A., dentro de los horarios designados para la recepción de las solicitudes y relacionando lo siguiente:

 Nombres y documentos de identidad de los estudiantes.

 Se procede a planearlo teniendo en cuenta un brief de comunicación, la estrategia de comunicación y la estrategia creativa.

 Se definen los segmentos a los cuales se quiere llegar (públicos objetivo).

 Compromiso de la institución educativa señalando que la información que se recopile producto de la autorización de ingreso al Sistema, será utilizado únicamente con fines académicos.

 Se determina qué medios son los más efectivos para llegar de manera oportuna a los públicos objetivo.

 Día, hora y lugar del Sistema donde se hará la actividad relacionada con videos, entrevistas y tomas fotográficas.

 Se organiza la producción (comerciales de televisión, cuñas radiales y piezas para impresos).

 Correo electrónico y número celular para establecer el contacto telefónico e informarle sobre la autorización de su solicitud. y de esta manera informarle al estudiante el día, hora y lugar en el que se llevará a cabo la actividad académica.

 Relación de equipos de fotografía y de video, si se van a utilizar.

 Se presupuesta la pauta a invertir y se organiza la parrilla de programación de medios en detalle donde se define el día, la hora y el programa en donde se va a emitir la información, así como el tipo de medio que se va a utilizar ya sean medios masivos o complementarios: televisión nacional, televisión local, televisión comunitaria, radio nacional, radio local, radio comunitaria, prensa Local y prensa comunitaria.

 Para los casos de entrevista, se debe incluir el tema de la entrevista que se quiere desarrollar y de esta manera establecer sí se cuenta con vocero autorizado para atender el tema.

En TRANSMILENIO S.A., el Plan de Medios se desarrolla de acuerdo con las orientaciones dadas por el REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-42 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 42 6.2. Estrategia de herramientas web y redes sociales Cuando las solicitudes de instituciones de educación superior no incluyan toma de fotografías, videos o actividades en el Sistema que sean del resorte de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, serán atendidos por el área encargada de manejar el tema de la solicitud (área técnica).

La implementación de una estrategia de herramientas web y de redes sociales permite difundir masivamente información relacionada con el Sistema Transmilenio, en tiempo real a través de canales que cada vez son de mayor uso para la ciudadanía.

6.1.5. Otras formas de comunicación externa Para el desarrollo de la estrategia, se cuenta con los siguientes canales:

- Redes sociales

Dentro de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario se han establecido otros medios que permiten la transmisión de la información a los usuarios, de las novedades en el sistema u otra información de interés tales como:

- Informadores electrónicos de las estaciones

Es una organización social integrada por personas, organizaciones o Entidades que se encuentran conectadas virtualmente entre sí. Tienen en común una o varias características que los mantiene cohesionados como en el caso de las relaciones personales, familia y en general cualquier tipo de interés común frente a un mismo tema.

La Entidad cuenta con informadores electrónicos ubicados en estaciones y portales del Sistema TransMilenio. Estos elementos son utilizados para informar a los usuarios sobre novedades del Sistema y mensajes de cultura ciudadana.

Uso de las redes sociales Frente a la programación de estos mensajes, existe una responsabilidad compartida entre la Dirección Técnica de BRT y la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

La publicación de la información institucional a través de las cuentas oficiales es responsabilidad del Community Manager de la Entidad, quien estará adscrito a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, a través de un correo electrónico al Director Técnico de BRT, Enlaces, Deltas y Pecto, informa sobre el mensaje autorizado que debe activarse en el Sistema, así como el tiempo que debe estar publicado.

La información publicada en las redes sociales, que vaya a ser replicada a través de las cuentas personales de los servidores públicos, contratistas, aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A., deberán ser fieles al documento original, evitando las opiniones personales que en ningún caso pueden comprometer la política y el buen nombre de la Entidad.

En todos los casos, los mensajes deberán obedecer a información del Sistema TransMilenio, salvo solicitud de Entidades que requieran el uso de estos para divulgar campañas relacionadas con la gestión de las mismas. Estas autorizaciones serán dadas únicamente por el Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario de TRANSMILENIO S.A.

De llegar a presentarse un comentario que afecte la imagen o buen nombre de TRANSMILENIO S.A., se solicitará de manera directa la eliminación de los mismos por parte de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

- Carteleras externas

TRANSMILENIO S.A., cuenta con carteleras externas ubicadas en todos los portales del Sistema TransMilenio y estaciones intermedias, en las cuales se incluye información institucional de manera oportuna y actualizada sobre novedades en la operación o actividades de interés para nuestros usuarios.

En caso de que el Community Manager llegue a recibir solicitudes de información, quejas o reclamos sobre el funcionamiento de la empresa a través de las redes sociales, debe direccionar al Usuario para que surta el procedimiento de Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias por medio de los canales con que cuenta la Entidad para tal fin, los cuales son:

- Centro de Emisión Radial

Llamar a las líneas

- 018000 115510

- 195 – Línea Distrital

- PBX – 2203000 1 / 2

La entidad dispone del Centro de Emisión Radial a través del cual se envían mensajes de cultura ciudadana e información sobre novedades del sistema. Este proyecto se comparte con la Dirección Técnica de TICS quienes tienen a cargo el componente tecnológico, mientras que la Subgerencia de Comunicaciones se encarga de los mensajes dirigidos a los usuarios.

43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-43 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 A través de las páginas web

- www.Transmilenio.gov.co

creado las cuentas Oficial TransMilenio, para la difusión de videos elaborados en la Entidad, donde se informan las rutas implementadas, cambios de ruta, entrevistas en video entre otras cosas.

- www.tullaveplus.com

- www.bogota.gov.co/chat-linea-195

Personalmente  Instagram: Es una red social para compartir y publicar imágenes y videos. Los usuarios pueden seguir la publicación de las imágenes en Transmilenio y hacer sus contribuciones.

Responsabilidad de redes sociales

- Sede administrativa de TRANSMILENIO S.A., área de Correspondencia, ubicada en la Avenida Eldorado No. 69 - 76, Edificio Elemento, torre 1, Bogotá – Colombia, Código Postal: 111071, Horario de Atención al Público: 7:00 a.m. a 4:30 p.m.

Las redes sociales de TRANSMILENIO S.A., son administradas por un Community Manager designado para las actividades, con conocimiento en el uso de las herramientas de social media, encargado de apoyar el proceso de divulgación de la Subgerencia de Comunicaciones y bajo la supervisión de comunicación externa.

- A través de los 40 puntos de atención al usuario, que podrán ser consultados en el si- guiente link: http://www.tullaveplus.com/index. php?id=838B31B1)

- Páginas web:

Dentro de este componente de la estrategia, la Entidad tiene activas cuentas en Twitter, Facebook, Youtube e Instagram y en ningún caso se constituyen en el canal oficial para la recepción de PQRS.

Es un documento digital que contiene información que puede ser de tipo texto, sonido, imágenes, enlaces, videos, aplicaciones, etc. Una colección de páginas web relacionadas y comunes a un dominio de internet o subdominio se denomina Sitio Web. Para acceder a una página web, es necesario un navegador bajo el uso del protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP).

A través de las páginas web, se brinda toda la información de la empresa y del Sistema, en tiempo real, como novedades operacionales y demás temas sobre el funcionamiento de la empresa.

 Twitter: Es un servicio de microblogging que permite enviar mensajes de texto plano de corta longitud, con un máximo de 140 caracteres, llamados tweets. La Entidad ha creado las cuentas @TransMilenio, donde se intercambian mensajes, fotografías y campañas con los usuarios de forma instantánea. A través de esta se puede multiplicar la información de la Entidad con los mismos usuarios y estos con sus seguidores.

Administrador página web (web master)

Es la persona responsable del mantenimiento y programación de un sitio web. Comprometido en la actualización, consecución, organización, preparación, producción, generación de contenidos y administración del sitio.

 Facebook: Es un sitio web para la gestión de las redes sociales. La Entidad ha creado Oficial TransMilenio donde se muestran a los usuarios la implementación de nuevas rutas, actividades que se llevan a cabo con los usuarios. También sirve para la difusión de álbumes fotográficos corporativos y de una interacción directa con los seguidores que allí se encuentran.

Las políticas restantes respecto de las páginas web se gestionan a través del documento de protocolo de publicación, seguimiento y actualización de la información de la página web de TRANSMILENIO S.A.

 YouTube: Es un sitio web que permite a los usuarios subir, ver y compartir vídeos. La Entidad ha

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Identificar las necesidades y actividades que requieren el apoyo de comunicación externa teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 6 de este documento.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 30 Generar la estrategia de comunicación a fin de planificar las actividades de comunicación externa y los recursos necesarios (humanos y técnicos) para el desarrollo de estas actividades.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-44 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 44 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 40 Elaborar el plan de acción del área para el desarrollo de lo establecido en el plan de comunicaciones y las características de los públicos objetivos.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 50 Aprobar el plan de acción del área. Subgerente de comunicaciones y atención al usuario Preparar la información que requiere ser comunicada de acuerdo a las características establecidas en este documento. Así mismo, realizar la revisión de las piezas de comunicación que son de carácter operativo (supervisión de contenidos- textos).

60 Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario Para las campañas institucionales debe realizar todo el proceso de desarrollo de estrategia de comunicación, revisión y supervisión de contenidos-textos de las piezas de comunicación.

¿El componente a desarrollar es de prensa, comunicación externa y plan de medios de acuerdo al numeral 6.1?

15?

Si: Ir a etapa 25 Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario No: aplicar lo establecido en el numeral 6.2 de este documento Estrategia de Herramientas Web y Redes Sociales 25? ¿Es necesario realizar visita técnica?

Si: Ir a etapa 70 Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario No: Ir a etapa 80 70 Realizar la visita técnica a los lugares donde se desarrollarán las actividades de comunicación externa, en conjunto con profesionales de otras áreas cuando se requiera, con el objeto de determinar las necesidades logísticas que faciliten a los medios la captura de la información.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario y profesionales de las dependencias que controlan la operación del Sistema Disponer de las condiciones logísticas que faciliten a los medios la captura de la información, teniendo en cuenta lo siguiente:

Manejo de medios, tener en cuenta lo establecido en el numeral 6.1.1 Suministro de información, tener en cuenta lo establecido en el numeral 6.1.2 80 Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario Plan de medios lo dispuesto en el numeral 6.1.3 Solicitudes académicas, tener en cuenta lo establecido en el numeral 6.1.4 Otras formas de comunicación según lo establecido en el numeral 6.1.5.

90 Elaborar el comunicado de prensa pertinente a la actividad en desarrollo.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 100 Realizar revisión de estilo y verificar la pertinencia, relevancia y coherencia de la información que se desea comunicar de manera externa, así como los lineamientos predeterminados para el sector público.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 35? ¿Requiere apoyo de diseño la información a comunicar?

Si: Ir a etapa 110 Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario No: Ir a etapa 120 110 Solicitar el diseño de las piezas para que cumplan con las necesidades comunicativas y el mensaje de la Entidad Profesional universitario de diseño gráfico de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 120 Realizar monitoreo a la publicación del comunicado de prensa y a las declaraciones expresadas por el vocero, cuando así sea.

Profesional universitario de comunicación organizacional de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-45 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 130 Consolidar la información de los mensajes comunicados.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 140 Mantener actualizada la información publicada.

Profesional especializado de prensa y comunicaciones externas de la Subgerencia de comunicaciones y atención al usuario 150 Realizar seguimiento al plan de comunicaciones. Subgerente de comunicaciones y atención al usuario 160 Realizar seguimiento y medición de la efectividad del procedimiento de comunicación externa.

Subgerente de comunicaciones y atención al usuario 170 Fin

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE R-DA-005 Comunicaciones Externas Oficiales Intranet Profesional universitario de gestión documental TÍTULO: PLAN DE COMUNICACIONES Código Fecha Versión ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA T-SC-003 Agosto de 2017 1 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

6. CONDICIONES GENERALES

2. ALCANCE

7. COMUNICACIÓN Y LENGUAJE INCLUYENTE

3. RESPONSABLE

8. SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

9. TABLA DE FORMATOS

5. DEFINICIONES

MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 Junio de 2015 Primera Versión del Documento N/A 1 Agosto de 2017 Se realiza actualización del documento teniendo en cuenta el lineamiento de la Secretaría General de la Alcadía Mayor de Bogotá Subgerente de Comunicaciones

1. OBJETO

aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A., e inicia con la identificación de las actividades que requieren divulgación tanto en comunicación externa como interna.

Establecer los lineamientos para garantizar una comunicación eficiente, eficaz y efectiva de TRANS- MILENIO S.A.

3. RESPONSABLES

2. ALCANCE

El Profesional Especializado de Prensa y Comunicaciones Externas y el Profesional Universitario de El Plan de Comunicaciones, es de conocimiento y aplicación de todos los servidores públicos, contratistas, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-46 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 46 Comunicación Organizacional son los responsables de la elaboración y actualización de este documento. El Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario será responsable por su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

Se deberá realizar la revisión y/o actualización de este documento cuando los responsables de su aplicación y cumplimiento lo estimen pertinente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Estrategia integral de comunicación externa e interna.

- Estrategia digital

- Procedimiento de atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

- Procedimiento de comunicación organizacional

- Comunicación organizacional: la comunicación organizacional es un fenómeno que ocurre en todas las organizaciones, ya sea de forma natural o intencionada. Es un conjunto de pautas que determinan la relación entre todas las personas y grupos que componen las organizaciones. Estos elementos pueden estar formalizados y cuanto están planteadas hacia la mejora organizativa, tienden a buscar la cooperación, la implicación y la coordinación de todos los miembros de la Entidad. Las organizaciones se ven directamente influenciadas por la manera como se genera la comunicación, por tanto, los procesos de comu- nicación interna son procesos esenciales que permiten mantener interrelacionada e integrada a la organización. La comunicación debe cumplir con una característica transversal a la Entidad, es decir, implica a todos los componentes de la organización en todos los procesos internos de gestión y a todos los niveles organizacionales.

- Procedimiento de gestión de la comunicación externa de la Entidad

- Protocolo publicación, seguimiento y actualización de la información en la página web de TRANSMI- LENIO S.A.

- Manual de gestión social.

- Comunidad: grupo o conjunto de individuos, que comparten elementos en común como un idioma, costumbres, valores, tareas, ubicación geográfica, estatus social y roles. Por lo general en una co- munidad se crea una identidad común, mediante la diferenciación de otros grupos o comunidades y se une bajo la necesidad o meta de un objetivo, como puede ser el bien común.

- Manual para la atención al usuario en vía y cultura ciudadana

- Comunicación Above The Line ATL - (Sobre la línea): medios masivos de comunicación. Impre- sos (diarios y revistas), radio, televisión, medios digitales.

- Manual de diseño gráfico y producción de piezas de comunicación del Sistema Integrado de Trans- porte Público

- Matriz de comunicaciones gestión de grupos de interés

- Comunicación Below The Line BTL - (Bajo la línea): utilizan canales de comunicación directa con P.O. qué significa específicos, con altas dosis de creatividad y sentido de oportunidad.

- Las disposiciones generadas internamente para el manejo de crisis en comunicaciones

5. DEFINICIONES

- Medios BTL: Product placement , Advertgaming Punto de Venta (displays), Marketing Directo, Publicidad online, Relaciones Públicas.

- Campaña: evento que se realiza a través de piezas comunicativas y guías en vía con el fin de activar acciones o propuestas que benefician al usuario en su tránsito por el sistema

- Correos masivos: se refiere a cualquier mensaje de correo electrónico enviado a una larga lista de destinatarios que tiene un contacto idéntico para cada persona. Esta lista de contacto debe ser utilizada con un fin institucional, que en el caso de la Entidad está definido por el correo (Todos).

- Derecho de petición: solicitud mediante la cual se consulta a las autoridades, por razones de interés general, particular o de información y en relación con las materias a su cargo. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades a través de cualquier medio, por

- Carteleras internas: son un medio de comunica- ción para dar a conocer las campañas y estimular actitudes en los equipos de trabajo y ciudadanos hacia las metas organizacionales, normatividad, civismo, manejo del sistema de transporte y pro- cedimientos definidos por los órganos de control y dirección. El objetivo de las carteleras, es difundir información escrita pertinente a los grupos de inte- rés al interior y exterior de la Entidad, de acuerdo con las directrices del equipo de comunicaciones.

47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-47 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

- Página web: es el nombre de documento o infor- mación electrónica con contenido tipo texto, o mul- timedia, con sonido, vídeo, programas, enlaces, imágenes y muchos otros, adaptada para la world wide web y que puede ser accedida mediante un navegador de internet.

- Divulgar: hacer que un hecho, una noticia, una lengua, un conjunto de información, entre otros, llegue a conocimiento de muchas personas, a través de canales de comunicación óptimos para el emisor y el receptor de los contenidos

- Estrategia 2.0: es la implementación de una estrategia de herramientas Web 2.0 – que inclu- ye páginas web y redes sociales virtuales, para difundir masivamente información en tiempo real

- Participación ciudadana: conjunto de acciones o iniciativas que pretenden impulsar el desarrollo local y la democracia participativa a través de la integración de la comunidad al ejercicio de la política. Está basada en varios mecanismos para que la población tenga acceso a las decisiones del gobierno de manera independiente sin necesidad de formar parte de la administración pública o de un partido político.

- Funcionarios: son los trabajadores oficiales y los empleados públicos de TRANSMILENIO S.A., que están vinculados directamente a la Entidad y hacen parte de los procesos activos de la misma.

- Instancias de participación ciudadana: espacio en el que se permite el encuentro e interacción entre actores sociales y entre estos con las auto- ridades públicas locales y distritales.

- Plan de comunicaciones: es un instrumento que engloba el programa comunicativo empresarial (a corto, mediano y largo plazo), que recoge metas, estrategias, públicos objetivos, mensajes básicos, acciones, cronogramas, presupuestos y medios de evaluación.

- Junta de acción comunal (JAC): son organiza- ciones civiles sin ánimo de lucro integradas por los vecinos de un sector, quienes se dedican a sumar esfuerzos y recursos para solucionar las necesidades de la comunidad y promover la par- ticipación ciudadana.

- Público objetivo: se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirecta- mente por el desarrollo de actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas.
Existen varias definiciones relativas al concepto, tales como “Stakeholders” o “Partes interesadas”, pero todas tienen en común al tratarse de aquellas personas, grupos o colectivos que se ven afectadas, de forma directa o indirecta, por las actividades o decisiones de las organizaciones.

- Líderes comunales: personas que tienen las cualidades y la capacidad de mediar e influir en mayor medida que el resto de miembros de la comunidad o grupos, al momento de tomar deci- siones importantes o promover actividades que ayuden al desarrollo de la comunidad.

- Queja: manifestación, protesta, censura, descon- tento, resentimiento o inconformidad que eleva una persona con relación a la conducta irregular de uno o varios servidores públicos en concordan- cia con sus funciones.

- Red social: sitio de internet que ofrece registrarse y contactarse con individuos a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares.

- Reunión: es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común

- Medios Internos: el canal por el cual se envían los mensajes, se denomina medios internos de comunicación, que tienen la función de brindar todo tipo de información, esclarecer rumores y motivar al personal en su trabajo para fomentar la participación e integración en todas las activida- des de la organización. Estos pueden dividirse en mediatizados y directos. Los mediatizados, con un soporte tecnológico para diseminar la información rápidamente; y los directos, con la capacidad y ha- bilidad individual para comunicarse con otros cara a cara, ayudando a promover, coordinar y hacer cumplir las tareas productivas de la organización.

- Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución o respuesta a una solicitud, ya sea por motivo gene- ral o particular, referente a la prestación indebida de un servicio público.

- Medios masivos: se definen como aquellos me- dios tecnológicos que son una herramienta para brindar información, noticias e imágenes a los públicos de interés, mediante medios de comuni- cación como prensa, radio televisión, entre otros.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-48 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 48

- Requerimiento: dentro de este procedimiento se entenderá como cualquier derecho de petición y/o queja y/o reclamo y/o solicitud de información.

dares de calidad, dignidad y comodidad, sustentable financiera y ambientalmente y orientado al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios”.

- SIG: Sistema Integrado de Gestión.

- SITP: Sistema Integrado de Transporte Público.

TRANSMILENIO S.A., cuenta con la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, encargada prioritariamente de dar cumplimiento a la siguiente política de comunicaciones:

- Sistema TransMilenio: sistema de transporte público masivo de Bogotá, basado en buses del componente troncal y zonal. Comprende también un componente de transporte de buses alimenta- dores que incluye el traslado de pasajeros de los barrios hacia las troncales, o estaciones adecua- das para tal fin.

Desarrollar la Estrategia Integral de Comunicaciones, encaminada a lograr flujos de comunicación oportuna, efectiva y veraz tanto en el ámbito interno, como externo de la organización, para de esta forma cubrir todos los grupos de interés de la entidad, en cumplimiento de los objetivos Institucionales.

6.2. Población objetivo

- Sketch: es una escena, generalmente humorísti- ca, que dura entre uno y diez minutos aproxima- damente. En ella participan actores o comediantes y puede ser montada en un teatro, en el espacio público o difundida por televisión e Internet.

Desde los diferentes componentes de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, se tiene definida la población objetivo de la comunicación y de esta forma, se proyectan los mensajes y canales para la divulgación de la información relacionada con la operación del Sistema.

A continuación una descripción general de la población objetivo hacia la cual se dirige la información que genera la entidad:

- Divulgación: proceso mediante el cual los indi- viduos pertenecientes a una sociedad o cultura aprenden e interiorizan un repertorio de normas, valores y formas de percibir la realidad, de esta manera, el individuo acoge los elementos so- cioculturales de su ambiente y los integra a su personalidad para adaptarse en la sociedad.

Sistema TransMilenio:

Componente Troncal

- Sugerencia: proposición, insinuación, indicación o explicación para adecuar o mejorar un proceso cuyo objeto es la prestación de un servicio.

- Usuarios en general.

- TMSA: TRANSMILENIO S.A.

- Usuarios alimentadores.

- Usuario: ciudadano (a) a quien se le presta un servicio de transporte y la comunicación de infor- mación en la vía en caso de ser necesario.

6. CONDICIONES GENERALES

- Usuarios intermunicipales (habitantes ciudad región: para los ciudadanos residentes en zonas aledañas a Bogotá y municipios que se conectan por TransMilenio).

- Usuarios ciclo parqueaderos.

Componente Zonal El Plan de Comunicaciones, se encuentra estructurado con base en el Plan Estratégico de la Entidad y en los lineamientos establecidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

- Usuarios en general.

6.1. Compromiso de la Alta Dirección

- Ciudadanía no usuaria.

Se específica el detalle de los públicos objetivos de TransMilenio:

- Públicos de Decisión:

El compromiso de la alta dirección de la entidad, ha sido aunar esfuerzos para informar oportuna y verazmente a los usuarios tanto internos como externos de la operación del Sistema TransMilenio S.A., en su componente zonal y troncal para de esta forma cumplir con la misión de la entidad:

Alcaldía Mayor Secretaría de Movilidad Secretaría de Hacienda “Gestionar el desarrollo e integración de los sistemas de transporte público masivo intermodal de pasajeros de la ciudad de Bogotá D.C. y de la región, con están- 49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-49 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 Secretaría de Planeación

- Públicos de comportamiento y validación

Alcaldías Locales Usuarios

- Públicos de Consulta

Conductores Entes de Control y vigilancia Concesionarios Concejo de Bogotá Proveedores Superintendencia de Transporte Funcionarios Congreso de la República Población enfoque diferencial

- Públicos de Opinión

Medios de comunicación Líderes de opinión Academia Gremios de transporte Para hacer efectiva esta comunicación dirigida a los usuarios, la Subgerencia de Comunicaciones cuenta con 7 componentes que conforman la estrategia de comunicación de la Entidad. Estos componentes fueron diseñados para brindar la información necesaria y oportuna, por diferentes medios, a los usuarios actuales y potenciales del Sistema de Transporte Público de la Ciudad Comunidad de transporte internacional Los componentes son:

6.3. Identificación de las personas que deben comunicarse

- Estrategia de Comunicación Digital: seguidores de redes sociales (facebook, twitter, youtube) y páginas web.

A continuación se describe desde los diferentes componentes de la estrategia de comunicación las personas que deben comunicarse:

- Gestión Social: todas las instancias de participa- ción ciudadana, gremios, asociaciones, institu- ciones y comunidad en general

- Prensa, Comunicación Externa y Plan de Medios: usuarios actuales y potenciales del Sistema me- dios de comunicación, ciudadanía en general

- Servicio al Ciudadano: usuarios y usuarias del Sistema de Transporte Masivo, y ciudadanos y

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-50 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 50 zonal y troncal cómo se usa y sus ventajas, así como campañas de cultura ciudadana, a la mayor cantidad de usuarios actuales y potenciales y la ciudadanía en general (elaboración de cuñas, comerciales para cine y televisión, avisos de prensa, avisos en revistas, insertos, vides, entre otros). ciudadanas de Bogotá interesados en interponer sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones frente al servicio de transporte de la ciudad, a través de requerimientos interpuestos en los diferentes canales de comunicación dispuestos para tal fin, por parte de la entidad.

- Ejecutar un plan en los medios locales, alternativos y/o comunitarios con mayor rating y alcance.

- Atención al Usuario en Vía y Cultura Ciudadana: usuarios actuales y potenciales del Sistema Trans- Milenio en su componente zonal y troncal.

- Elaboración de comunicados de prensa y relacio- namiento con medios a través de ruedas de pren- sa, atención personalizada de medios y eventos.

- Comunicación Organizacional: servidores públi- cos, contratistas, aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A.; operadores del Sistema en su componente zonal y troncal y oficinas de comunicaciones de las entidades del Distrito.

- Las actividades de este componente se encuen- tran documentadas en el procedimiento de gestión de la comunicación externa de la Entidad

6.6.2. Estrategia de comunicaciones digital

- Diseño: Público interno y externo usuarios del Sis- tema. usuarios actuales y potenciales del Sistema TransMilenio en su componente zonal y troncal y servidores públicos, contratistas, aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A.

6.4. La información que debe ser comunicada La estrategia de comunicaciones incluye redes sociales virtuales, que permiten difundir masivamente información relacionada con la implementación y puesta en operación del Sistema de Transporte Público de Bogotá, en tiempo real a través de canales que cada vez proliferan más en población joven: Twitter, Youtube, Facebook y páginas web, tanto en medios digitales propios como medios digitales pautados.

La divulgación de esta información es a través de piezas, videos, respuesta en tiempo real a los usuarios.

La información comunicada por la Entidad debe estar acorde con lo establecido en los procedimientos de comunicación organizacional y el procedimiento de gestión de la comunicación externa de la Entidad, los cuales se encuentran formalizados en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

6.6.3. Gestión social 6.5. Responsable de las Instancias de comunicación.

Para el caso de la comunicación organizacional, la información que se divulga debe estar acorde con el procedimiento de comunicación organizacional que establece las herramientas para transmitir la información y el responsable de transmitirla.

- Diseñar e Implementar un estrategia dirigida a las instancias de participación y representación ciudadana (JAL, JAC, entre otros), para que se conviertan en multiplicadores de la información del Sistema, determinando una priorización de las zonas que requieren intervención por parte de la Entidad.

- Alianza con gremios y el sector empresarial, con el fin de adelantar acciones que permitan utilizar medios para llegar a sus empleados y sus usua- rios.

Para el caso de la comunicación externa, el manejo de los voceros estará acorde con lo establecido dentro del procedimiento de gestión de la comunicación externa de la Entidad, el cual se encuentra adoptado dentro del SIG de la entidad.

6.6. El medio de Comunicación:

- Reuniones permanentes, visitas técnicas, recorri- dos y talleres.

- Implementar un modelo de información en situa- ciones de contingencia al usuario que incluya pro- tocolos de información y comunicación, durante la operación del Sistema.

Cada uno de los componentes anterioremente descritos, no solo tienen una población objetivo, sino una manera de comunicar la información que se genera producto de operación del Sistema TransMilenio en su componente zonal y troncal.

- Las actividades se encuentran documentadas en Manual de Gestión Social

6.6.1. Prensa, Comunicación Externas y Plan de Medios

- Ejecutar un Plan de Medios, que permita informar qué es el Sistema TransMilenio en su componente

51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-51 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 TransMilenio, en su componente troncal y zonal, así como el funcionamiento interno de la entidad.

6.6.4. Servicio al ciudadano información y atención de las PQRS

- Promover el uso de los canales de comunicación con que cuenta la entidad para interactuar con los usuarios actuales y potenciales del Sistema y con la ciudadanía en general.

- Desarrollar actividades que permitan que los servidores públicos, contratistas, aprendices y practicantes de TRANSMILENIO S.A., conozcan sobre las acciones adelantadas en el marco de la operatividad del Sistema tales como: concursos, recorridos, talleres

- Organizar las acciones necesarias, para garantizar al interior de las empresas operadoras la sociali- zación sobre el Sistema en su componente zonal y troncal

- Emplear la red de comunicación interna del Distrito Capital para informar a los funcionarios sobre el Sistema y propender por convertirlos en multipli- cadores en su entorno.

- Suministrar información actualizada y oportuna a la ciudadanía a través de los diferentes canales de comunicación.

- Ser facilitador para la divulgación de los diferentes mensajes que se generan al interior de cada una de las áreas de la Entidad.

- Las actividades de este componente, se en- cuentran documentadas en el procedimiento de Atención de Peticiones Quejas Reclamos y Sugerencias

- Las actividades de este componente se encuen- tran documentadas en el procedimiento de comu- nicación organizacional.

6.6.5. Atención al usuario en vía 6.6.7. Diseño gráfico

- Brindar atención, información, orientación y orga- nización personalizada a los usuarios en portales, estaciones y paraderos del Sistema Integrado de Transporte Público.

- Así mismo, este personal sirve de apoyo como agentes y promotores de acciones de Cultura Ciudadana en el Sistema.

- Este componente se refiere a la conceptualización, diseño y producción de las piezas de comunica- ción necesarias para brindar apoyo a los demás componentes de la estrategia de comunicación y de esta forma cumplir con los objetivos de pro- moción, divulgación e información a los usuarios actuales y potenciales del Sistema.

- Las actividades de este componente se encuen- tran documentadas en el Manual de Diseño Grá- fico

6.7. Frecuencia de la comunicación.

- Diseñar un modelo de atención en vía para el Sistema TransMilenio en su componente zonal y troncal, que permitirá contar con personal forma- do en procesos de atención, para los paraderos del componente zonal, estaciones, portales del Sistema TransMilenio. Este personal será el en- cargado de brindar información y capacitación de manera permanente y oportuna de cómo funciona el Sistema, servicios y cuáles son los beneficios de su uso.

El manejo de la frecuencia de la información que se transmite a nivel externo, dependerá de la necesidad y dinámica de la empresa. La frecuencia en la comunicación interna está acorde con lo establecido en el procedimiento Comunicación Organizacional adoptado dentro del SIG de la entidad.

- Diseñar e implementar Sketches pedagógicos en diferentes escenarios de la ciudad.

6.8. Manejo de las Comunicaciones en momentos de Crisis.

- Las actividades de este componente se encuen- tran documentadas en el Manual de Atención al Usuario en Vía y Cultura Ciudadana

6.6.6. Comunicación organizacional y /o comunicación interna Para el manejo de las comunicaciones en momentos de crisis, la entidad cuenta con lineamientos internos generados desde la Subgerencia de Comunicaciones y las áreas Técnicas que se constituyen en una carta de navegación para la atención de distintos tipos de crisis en el Sistema TransMilenio y que permiten plantear unas acciones a seguir tanto de carácter preventivo, como durante la ocurrencia de los hechos.

- Adelantar las gestiones que permitan utilizar los medios de comunicación internos de la Entidad tales como la Intranet, carteleras internas y co- rreos masivos para la divulgación del Sistema

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-52 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13 52 6.9. Los documentos y registros necesarios que evidencien la comunicación comunicación y lenguaje incluyente en los términos establecidos en el Acuerdo 381 de 2009 y en el Décimo Octavo Lineamiento del Sistema Integrado de Gestión Distrital de 2015 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Para el caso de la comunicación organizacional, los documentos y registros que soportan el plan de comunicaciones, se encuentran establecidos en el procedimiento de comunicación organizacional.

8. Seguimiento a la implementación del plan de comunicaciones

Para el caso de comunicación externa, los documentos y registros que soportan el plan de comunicaciones, se encuentran establecidos en el procedimiento de gestión de la comunicación externa de la Entidad.

El seguimiento a los componentes del plan de comunicaciones será responsabilidad del directivo a cargo del área y de los profesionales responsables de los componentes junto con sus equipos de trabajo. Este seguimiento se hará de forma constate en los espacios del equipo de mejoramiento continuo que se determine oportuno.

De igual manera, toda la documentación y registros se encuentran en la matriz de comunicaciones del proceso de gestión de grupos de interés.

La disposición y organización de los documentos y registros se realizan de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental del Proceso.

El comité del SIG realizará seguimientos periódicos, según se disponga, para contribuir a la gestión efectiva e implementación de lo dispuesto en el plan de comunicaciones de la Entidad.

7. Comunicación y lenguaje incluyente

La Oficina de Control Interno en su rol evaluador realizará evaluaciones independientes en la materia.

Desde los diferentes componentes de la Subgerencia de Comunicaciones, se deberá utilizar y promover la

9. ANEXOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE N.A. Matriz de Comunicaciones Gestión Grupos de Interés Intranet Subgerente de Comunicaciones y AU 53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6154 • pP. 1-53 • 2017 • SEPTIEMBRE • 13