Registro Distrital 6009 de 2017

AÑO 51 Número 6009 2017 • febrero • 2 REGISTRO DISTRITAL RESOLUCIÓN DE 2017 corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo.”

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Resolución Reglamentaria Número 004 (Enero 31 de 2017)

“Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas dentro del Proceso de Gestión Financiera en la Contraloría de Bogotá D.C.”

Que la Entidad mediante la Resolución Reglamentaria No. 034 del 5 de noviembre de 2014 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno-MECI para la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad a los establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo del 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 658 de 2016; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 051 del 20 de noviembre de 2013 se adoptaron los Procedimientos del Proceso de Gestión Financiera, entre ellos el Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, versión 4.0, código 13005, el cual se hace necesario ajustarlo con las observaciones de la Auditoría Interna de Calidad, según la cual estableció como Observación: “El formato publicado exige el documento Impuesto de timbre, el cual ya no es requerido y no contempla el informe de supervisión, documento clave para efectuar el pago. Lo anterior denota que este formato requiere ser revisado para que se ajuste a las necesidades reales de la entidad”.

Que resultado de la revisión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, se hace necesario incluir la normativa relacionada con el Programa Anual de Caja – PAC y el Derecho a Turno, así como ajustar algunas actividades y puntos de control relacionados con el control del trámite de los pagos y el formato de acuerdo al Procedimiento para el control de Documentos del SIG, versión 10.0.

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, dentro

Que en el artículo 6 del Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se estableció que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-1 • 2017 • febrero • 2 del Proceso de Gestión Financiera – PGF de la Contraloría de Bogotá, D.C.:

No. Documento Código Versión

Artículo tercero.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 5 del artículo Primero de la Resolución Reglamentaria No. 051 del 20 de noviembre de 2013.

1 Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas. PGF-05 5.0 PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los treinta y un (31) días del mes de enero de dos mil diecisiete (2017).

Artículo segundo.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación del procedimiento adoptado.

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA Contralor de Bogotá D.C.

Código formato: PGD-01-002 PROCEDIMIENTO RECEPCION Y PAGO DE CUENTAS Código documento: PGF-05 Versión: 5.0 Página 1 de 31 FECHA: 23 DE ENERO DE 2017 Aprobó elaboración o modificación Revisión técnica Firma: Firma:

Nombre: Carlos Eduardo Maldonado Granados Nombre: Biviana Duque Toro Cargo: Subdirector Técnico Financiero Cargo: Directora Técnica de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Pago a contratistas y proveedores, Pagos de servicios de administración, celulares y servicios públicos.

Pagos de Nómina.

Establecer las actividades y requisitos exigidos por la entidad para realizar cada uno de los pagos de las obligaciones adquiridas con terceros por la Contraloría de Bogotá D.C., tales como facturas, servicios públicos, contratación, nómina, aportes parafiscales, etc.

Pago de aportes en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todos los pagos que realiza la Entidad a terceros a través de la Subdirección Financiera, como son:

Inicia con la radicación de la cuenta o la relación de autorización para pago en la Subdirección Financiera y termina con la activación del procedimiento “Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA FECHA (dd/mm/aaaa) DESCRIPCIÓN Constitución Política de Colombia 07/07/1991 Título XII, capítulo cuarto Acuerdo 658 21/12/2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se dictan otras disposiciones. Artículo 6.- Autonomía Administrativa.

Decreto 624 30/03/1989 Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-2 • 2017 • febrero • 2 2 Decreto 807 17/12/1993 Por el cual se armoniza el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 111 15/01/1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto. Resolución Ministerio de Hacienda y Crédito Publico No. 036 07/05/1998 Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación”: Artículos 2, 3.

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Artículo 35.

Prohibiciones. Numerales 15 sobre Ordenar el pago y 16 sobre asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

Ley 734 05/02/2002

Artículo 48.

Faltas gravísimas. Numerales 22. Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes y 23 sobre ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

Decreto Distrital 362 21/08/2002 Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional.

Ley 1150 16/07/2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Artículo 19, del derecho de turno. Resolución Secretaria De Hacienda Distrital 29/12/2011 Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

No. 660 Decreto Distrital 234 17/06/2015 Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996 y se dictan otras disposiciones. Artículo 4 sobre la Cuenta Única Distrital y Artículo 19 sobre Elaboración y Control del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-.

4. DEFINICIONES:

5. ANEXOS:

Anexo No. 1. Documentos que se deben verificar en la Recepción de Cuentas de Cobro y/o Causación Contable - Subdirección Financiera. Código PGF-05- 001.

CONTRATISTAS: La persona natural o jurídica que asume contractualmente ante el promotor, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con sujeción al proyecto y al contrato.

Anexo No. 2. Hoja de Ruta Interna - Subdirección Financiera. Código PGF-05-002.

FACTURA: Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

Anexo No. 3. Documentos que se deben solicitar para la Recepción de Cuentas de Servicios Públicos, Administración y Celulares. Código PGF-05-003.

LIBRO RADICADOR: Es un libro donde se registran los documentos recibidos, en el orden de llegada, para el control de los mismos.

Anexo No. 4. Solicitud de CDP y RP para pago de servicios públicos, administración y celulares Contraloría de Bogota D.C. - Subdirección Financiera. Código PGF-05-004.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC: Es una herramienta de planeación financiera, con la cual las entidades establecen el monto máximo de pagos en un periodo determinado de tiempo.

PAGO: Es el cumplimiento efectivo de una obligación, o responsabilidad económica adquirida.

RECIBIDO A SATISFACCIÓN: Es el documento que acredita el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

SUPERVISOR O INTERVENTOR: Funcionario o contratista que en representación de los intereses de la entidad, vigila la debida ejecución del contrato.

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-3 • 2017 • febrero • 2

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES No.

No.

6.1 PAGO DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

Punto de Control:

Supervisor o Interventor del contrato. Radica la cuenta en la Subdirección Financiera (área central de cuentas), para lo cual entrega en medio físico el memorando con radicado SIGESPRO, incluyendo el original de la factura o documento equivalente y los soportes, de acuerdo a lo establecido en el anexo 1 formato PGF-05-001.

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago. En caso de requerir ajustes, se debe solicitar mediante oficio dirigido a la Secretaría Distrital de Hacienda por el Ordenador del Gasto.

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda, de acuerdo con el tipo de pago establecido en el anexo 1, formato PGF-05-001. Si presenta inconsistencias solicita los ajustes correspondientes.

Libro Radicador.

Punto de Control:

Recibe el original de la factura o cuenta de cobro y los soportes para el pago.

El Supervisor o Interventor, mediante el recibo a satisfacción, acredita el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Técnico y/o Profesional Universitario central de cuentas Subdirección Financiera Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente.

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda, de acuerdo con el tipo de pago establecido en el anexo 1, formato PGF-05-001.

Diligencia la información del anexo 2 - Hoja de Ruta Interna con los datos pertinentes.

Si presenta inconsistencias solicita los ajustes correspondientes.

Una vez radicada la cuenta entrega al supervisor memorando SIGESPRO para su archivo.

El número de radicación asigna el turno del pago según corresponda.

Observación:

Registra en el libro radicador de cuentas, los campos correspondientes para llevar control y entrega la cuenta y sus soportes, al área de contabilidad.

En el evento que no se encuentre el responsable de Central de Cuentas, la Secretaria de la Subdirección Financiera recibe la cuenta.

Entrega la documentación al área de Contabilidad y hace firmar el Libro Radicador con la entrega de la cuenta y soportes, para su contabilización y posterior pago.

Punto de Control:

Profesional Universitario Área Contabilidad Recibe la factura o documento equivalente, junto con los soportes Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración Orden de Pago).

Elabora la Orden de Pago con copia.

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda, de acuerdo con el tipo de pago establecido en el anexo 1, formato PGF-05-001. Si presenta inconsistencias solicita los ajustes correspondientes.

Observación:

Ingresa al aplicativo vigente de órdenes de pago y selecciona la opción envío a Tesorería.

Debe tomar copia de la orden de pago.

Imprime el formato documentos a Radicar.

Entrega la orden de pago y soportes a la Secretaria de la Subdirección Financiera para radicarla en la Tesorería.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-4 • 2017 • febrero • 2 4 RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES No.

No.

4. Secretaria de la Subdirección Financiera

Recibe y radica la orden de pago con copia y los soportes y entrega al área de Tesorería.

Libro Radicador Hace firmar el libro radicador, para el giro del pago de la cuenta.

Punto de Control:

Recibe la orden de pago y la copia y sus soportes.

5. Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería)
Secretaria (Tesorería)

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva original de factura, pago de seguridad social, orden de pago y comprobante de egreso.

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado, así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo No.2 - formato PGF- 05-002, Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciado en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Radica en libros las órdenes de pago para entregar a Recursos Materiales.

Comprobante de egreso; Orden de pago; Factura o cuenta de cobro; CDP y RP Anexo 1, formato P G F - 0 5 - 0 0 1, Documentos recibidos en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable.; Anexo No.2 - Hoja de Ruta; Otros soportes.

La secretaria de la Subdirección de Recursos Materiales, entrega los documentos, al responsable del archivo de contratos, para el correspondiente archivo en el expediente del contrato y para lo pertinente.

Entrega mediante memorando SIGESPRO a la Secretaria de Recursos Materiales copia de la orden de pago, del comprobante de egreso y los soportes.

6.2. PAGOS PARA PAGOS DE SERVICIOS PÚBLICOS, DE ADMINISTRACIÓN Y CELULARES.

Punto de Control:

6. Subdirector Técnico de Servicios Generales/ funcionarios responsable del servicio.

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago. En caso de requerir ajustes, se debe solicitar mediante oficio dirigido a la Secretaría Distrital de Hacienda por el Ordenador del Gasto.

Radica la cuenta en la Subdirección Financiera (área central de cuentas), para lo cual entrega en medio físico el memorando con radicado SIGESPRO, incluyendo el original de la cuenta de cobro o factura y soportes para el pago de los servicios públicos, de administración y celulares, de acuerdo a lo establecido en el anexo 1 formato PGF-05-003.

Revisa los valores de la orden de pago, así como que la documentación se encuentre completa, de acuerdo a lo establecido en el anexo 3 - formato PGF- 05-003 y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

El Subdirector Técnico de Servicios Generales, acredita el cumplimiento de las obligaciones de estos pagos.

Punto de Control:

7. Técnico y/o Profesional Universitario (Central de Cuentas)

Recibe el original de la cuenta de cobro o factura y soportes requeridos para el pago de los servicios, de acuerdo a los requisitos determinados en el anexo 3 - formato PGF- 05-003.

Revisa que la documentación se encuentre completa, de acuerdo a lo establecido en el anexo 3 - formato PGF-05-003. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente.

Observación:

Diligencia la información del anexo 2 - Hoja de Ruta Interna con los datos pertinentes.

En caso que no se encuentre el responsable de Central de Cuentas, la Secretaria de la Subdirección Financiera realiza el Proceso.

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-5 • 2017 • febrero • 2 RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES No.

No.

8. Técnico o Profesional Universitario (Central de Cuentas)

Diligencia el anexo 4, para solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal, para amparar los gastos del servicio a cancelar (servicios de administración, celulares o servicios públicos).

Punto de Control:

Firma el campo “Elaboró”, del anexo 4 y lo remite junto con los soportes, a la Subdirección de Servicios Generales, para la revisión y aprobación del Subdirector Técnico o la persona responsable que recibió el servicio.
9. Subdirector Técnico de Servicios Generales/ Funcionario responsable del servicio.

Revisa, aprueba y coloca Vo.Bo. al anexo 4, para constar que la solicitud de CDP y Registro Presupuestal, cumple con los valores y servicios prestados.

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Entrega para firma del Ordenador del Gasto.

El funcionario responsable de la supervisión del consumo o servicio, firma el anexo 4 (formato PGF-05-004) para constar que la solicitud de CDP y Registro Presupuestal, cumple con los valores y servicios prestados.

Punto de Control:

10. Ordenador del Gasto Revisa que tenga la aprobación del Subdirector Técnico de Servicios Generales y/o el funcionario responsable que recibió el servicio.

El Ordenador del gasto es la persona designada para ejercer la ordenación de este gasto.

Anexo 4 - formato P G F - 0 5 - 0 0 4 diligenciado con la solicitud para la expedición del Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal.

Verifica que los Vo.Bo. del anexo y que correspondan al trámite de pago. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

En el anexo 4 (formato PGF-05-004), firma en el campo “Ordenador del Gasto”, para ordenar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal, para amparar los gastos del servicio a pagar (servicios de administración, celulares o servicios públicos).

Punto de Control:

Recibe el anexo 4 debidamente firmado por el Ordenador del Gasto, junto con los soportes.

11. Técnico y/o Profesional Universitario (Central de Cuentas)

Hoja de Ruta Interna - Anexo 2, memorando de solicitud y factura.

Verificar que las firmas correspondan a las personas autorizadas y que esté completo.

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado.

Verifica que el Tercero se encuentre registrado en la Base de Datos de Terceros del sistema financiero vigente, en caso que el tercero no exista lo registra, de lo contrario revisa que la información existente se encuentre bien diligenciada.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Entrega al Profesional de Presupuesto, los recibos de servicios públicos, cuenta de cobro o factura, acompañados de la solicitud de CDP y Registro Presupuestal (anexo 4, formato PGF-05-004) y la hoja de ruta (anexo 2, formato PGF-05-002).

Hace firmar el Libro Radicador, para el control de la entrega de los documentos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-6 • 2017 • febrero • 2 6 RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES No.

No.

Punto de Control:

Recibe la solicitud de CDP y Registro Presupuestal (anexo 4) y la hoja de ruta (anexo 2).

12. Profesional y/o Universitario Área Presupuesto

Diligencia la hoja de ruta (anexo 2), en lo referente al trámite del área de presupuesto.

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Activa Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver Expedición de Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal).

Observación:

Entrega la documentación al área de contabilidad para la elaboración de la orden de pago.

La documentación es:

13. Profesional y/o Universitario Área Presupuesto

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).  Registro Presupuestal (RP).  Solicitud de CDP y RP  Hoja de Ruta (anexo 2, formato PGF-05- Recibe la documentación, Punto de Control:

002).  Recibo, cuenta de cobro o factura.  Otros soportes.
14. Profesional Universitario Área Contabilidad Elabora la Orden de Pago (ver Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad).

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración Orden de Pago).

Elabora Orden de Pago.

Ingresa al aplicativo vigente de órdenes de pago y selecciona envío a Tesorería.

Imprime el formato documentos a Radicar.

Entrega la orden de pago y los soportes al Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas de la Subdirección Financiera para radicarla en la Tesorería.

Punto de Control:

15. Secretaria de la Subdirección Financiera

Recibe y radica la orden de pago con los soportes y entrega al área de Tesorería.

Libro Radicador Verifica que las órdenes de pago corresponden a la documentación impresa. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Entrega la orden de pago y soportes a la Secretaria de la Subdirección Financiera para radicar la cuenta en el área de Tesorería.

Hace firmar el libro radicador, para el giro del pago de la cuenta.

7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-7 • 2017 • febrero • 2 RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES No.

No.

Recibe la orden de pago y soportes.

Punto de Control:

16. Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería)
Secretaria (Tesorería)

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva la orden de pago con el comprobante de giro y los soportes.

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo 2 - Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Comprobante de giro; Orden de pago; Factura o cuenta de cobro; CDP y RP Anexo 1 ( formato PGF-05-001), con los documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable; Anexo 2 ( formato PGF-05-002) - Hoja de Ruta; Otros soportes.

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 6.3. PAGOS DE NÓMINA.

Punto de Control:

17. P r o f e s i o n a l Especializado y/o Universitario y/o Técnico Operativo

Radica y entrega en la Subdirección Financiera (área central de cuentas), cumpliendo con las fechas establecidas en el cronograma de nómina, en medio físico (original y dos copias) y magnético (SIGESPRO, Outlook o CD) los siguientes documentos:

Al inicio de cada vigencia, el Director Técnico de Talento Humano, el Subdirector de Gestión del Talento Humano y el Subdirector Técnico Financiero, elaboran el cronograma para la entrega y pagos de la nómina de funcionarios.

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago.

 Memorando  Nómina.  Relación de incapacidades del mes.  Novedades de descuentos, incapacidades, cooperativas, entre otros.  Relación de autorización de pago.  Certificado de Disponibilidad Presupuestal  Registro Presupuestal.

En caso de requerir ajustes al PAC, se debe solicitar mediante oficio dirigido a la Secretaría Distrital de Hacienda por el Ordenador del Gasto.

Recibe la nómina y documentos soportes.

Libro Radicador Punto de Control:

Antes de radicar la nómina, se debe solicitar mediante memorando el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, adjuntando el resumen por centro de costos, del régimen nuevo, antiguo, resumen general, incapacidades incluidas en el periodo, con el fin de activar el Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver Expedición de Registro Presupuestal).
18. Secretaria de la Subdirección Financiera Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente.

Revisa que la documentación se encuentre completa.

Diligencia la información del anexo 2 - Hoja de Ruta Interna (formato PGF-05-002); con los datos pertinentes.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Registra en el libro radicador de cuentas, los campos correspondientes para llevar control y entrega de la cuenta y sus soportes al área de contabilidad.

Entrega la documentación al área de Contabilidad y hace firmar el Libro Radicador con la entrega de la cuenta y soportes, para su contabilización y pago.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-8 • 2017 • febrero • 2 8 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Recibe la nómina y los soportes.

Punto de Control:

19. Profesional Universitario Área Contabilidad

Revisa que la documentación se encuentre completa.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración de la Orden Nómina y Contabilización de generación de nómina).

Elabora la Orden de Pago.

Ingresa al aplicativo vigente de órdenes de pago y selecciona envío a Tesorería.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Imprime el formato documentos a Radicar.

Entrega la orden de pago y los soportes para su radicación en Tesorería a la Secretaria de la Subdirección Financiera.

20. Secretaria de la Subdirección Financiera

Recibe la nómina y soportes para la entrega y radicación en la Tesorería.

Entrega la orden de pago y soportes a la Secretaria de la Subdirección Financiera para radicar la nómina en el área de Tesorería.

Hace firmar el libro radicador, para el giro del pago de la cuenta.

Comprobante de giro;

Punto de Control:

Recibe la orden de pago de nómina y soportes.

21. Tesorero, Profesional U n i v e r s i t a r i o , (Tesorería)
Secretaria (Tesorería)

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva la orden de pago de nómina con el comprobante de giro y los soportes.

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda. Así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo 2 - Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta.

Orden de pago; Memorando Nómina. Relación de incapacidades del mes. Novedades de d e s c u e n t o s, i n c a p a c i d a d e s, cooperativas, entre otros. Relación de autorización de pago. Registro Presupuestal.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Anexo 1 (formato PGF- 05-001), Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable;

Anexo 2 ( formato PGF- 05-002) - Hoja de Ruta;

Otros soportes, si aplica.

9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-9 • 2017 • febrero • 2 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 6.4. PAGOS DE APORTES EN SALUD, PENSIONES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES Punto de Control:

22. Profesional Universitario y/o Técnico Operativo y/o Auxiliar Administrativo de la Subdirección Gestión de Talento Humano.

Radica y entrega en la Subdirección Financiera (área central de cuentas), cumpliendo con las fechas establecidas en el cronograma, en medio físico (original y dos copias) y magnético (SIGESPRO, Outlook o CD) los siguientes documentos:

 Memorando  Relación de Autorización  Planilla Única  Resumen de Pagos debidamente diligenciada y firmado por el Director Técnico de Talento Humano en original.

Al inicio de cada vigencia, el Director Técnico de Talento Humano y el Subdirector Técnico Financiero, elaboran el cronograma para la entrega y pagos de la nómina de funcionarios y aportes patronales a la Subdirección Financiera, cumpliendo con las fechas establecidas por el Ministerio de Protección Social para el pago de aportes al Sistema de Protección Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

Los documentos para el pago de Aportes en Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales y Aportes Parafiscales se radican una vez cancelada la nómina.

Antes de radicar la nómina, se debe solicitar mediante memorando el Registro Presupuestal.

Observación:

Recibe los documentos soportes.

Libro Radicador La relación detallada de la EPS y PENSIÓN se debe agrupar en forma ordenada especificando cada funcionario explicando por aparte los aportes del empleado y del empleador.
23. Técnico y/o Profesional Universitario (Central de Cuentas)

Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente.

Diligencia la información del anexo 2 - Hoja de Ruta Interna (formato PGF-05-002), con los datos pertinentes.

Anexo 2 - Hoja de Ruta;

Registra en el libro radicador de cuentas, los campos correspondientes para llevar control y entrega de la cuenta y sus soportes al área de contabilidad.

Entrega la documentación al área de Presupuesto y hace firmar el Libro Radicador, para la expedición del Registro Presupuestal.

Recibe y revisa, la documentación.

Punto de Control:

24. Profesional Universitario (Presupuesto )

Activa el Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver Registros Presupuestales de la Nómina).

Revisa que la documentación se encuentre completa.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Dirección de Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Entrega la documentación al área de contabilidad para la elaboración de la relación de autorización, junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP y Registro Presupuestal - RP.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-10 • 2017 • febrero • 2 10 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Recibe, revisa la documentación,

25. Profesional Universitario Área Contabilidad.

Punto de Control: Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración de la Orden de Pago).

Elabora la Orden de Pago.

Si presenta inconsistencias se devuelve a la Dirección de Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Observación:

Entrega la orden de pago y los soportes para su radicación en Tesorería a la Secretaria de la Subdirección Financiera La documentación es: Formularios de Autoliquidación de Aportes de cada Administradora, Relación de Autorización, Planilla Única de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales, Certificado Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal.
26. Secretaria de la Subdirección Financiera Recibe la nómina y soportes para la entrega y radicación en la Tesorería.

Entrega la orden de pago y soportes a la Secretaria de la Subdirección Financiera para radicar la nómina en el área de Tesorería.

Hace firmar el libro radicador, para el giro del pago de la cuenta.

Recibe la orden de pago y soportes.

Punto de Control:

27. Tesorero, Profesional U n i v e r s i t a r i o , (Tesorería)
Secretaria (Tesorería)

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva la orden de pago de nómina con el comprobante de giro y los soportes.

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda. Así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo 2 - Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Comprobante de giro; Orden de pago; Formularios de Autoliquidación de Aportes de cada A d m i n i s t r a d o r a, Relación de Autorización, Planilla Única de A u t o l i q u i d a c i ó n Mensual de Aportes P a r a f i s c a l e s, C e r t i f i c a d o D i s p o n i b i l i d a d Presupuestal y Registro Presupuestal.

Anexo 1 (formato PGF- 05-001), Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable; Anexo 2 ( formato PGF-05-002) - Hoja de Ruta; Otros soportes.

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-11 • 2017 • febrero • 2

7. ANEXOS

ANEXO No. 1 FORMATO DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O CAUSACIÓN CONTABLE SUBDIRECCIÓN FINANCIERA DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O Código formato: PGF-05-001 Código documento: PGF-05 Versión: 5.0 CAUSACIÓN CONTABLE Página: 1 de 1 Primer Pago Parcial Anticipo DOCUMENTOS (1) CAUSACION CONTABLE (2) CUMPLE (3) SI NO X X X Original de la Factura y copia, de conformidad con las normas vigentes o Cuenta de Cobro de acuerdo al modelo de documento equivalente a factura, estipulado en el Anexo No.1: "Formato de Cuenta de Cobro", del Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad.

X X Copia de la cédula X X Copia Certificado Cámara de Comercio para persona Jurídica.

X X Copia del contrato.

X X Copia Acta de Inicio X Copia de adiciones al contrato (Otros si y/o prórrogas)

X X X Recibido a Satisfacción Expedido por quién ejerce la Supervisión.

X X Copia Póliza de Garantía única con un sello de aprobación.

X X Copia Registro Unico Tributario (RUT)

X X X X X X X X X X Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. 2 Copias del pago EPS, PENSIÓN y ARL, correspondiente al mes que es esta facturando Comprobante ingreso al almacén (En el caso de adquisicion de bienes). Autorización del usuario o cliente para pago por transferencia electrónica y la certificación del banco.

X X X X X Informe de Supervisión (Anexo 9) Copia de Personeria Jurídica (para pertenecientes a regimen especial).

X X X Otros de acuerdo a las normas vigentes. Cuando lo requiera.

OBSERVACIONES:(4)

Verificó: (5)

Fecha de recibo documentación: (6) CENTRAL DE CUENTAS (dd/mm/aa)

Vo.Bo. Profesional E. Contabilidad:

Vo.Bo. Subdirector Financiero:

Vo.Bo.Tesorero General:

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O

2. CAUSACIÓN CONTABLE: Se identifica con “X” los documentos que se deben verificar en cualquiera de los tres escenarios (Primer Pago, Parcial, Anticipo), para dar inicio al proceso de causación contable.

ELABORACIÓN DE ORDEN DE PAGO SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

3. CUMPLE: Indica si al momento del recibo de los documentos están cumplen o no con lo descrito de acuerdo al escenario de la cuenta que se esté recibiendo.

1. DOCUMENTOS: Este campo indica que docu- mentos se requieren para efectuar los pagos de las obligaciones y/o compromisos adquiridos por la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-12 • 2017 • febrero • 2 12

5. VERIFICÓ: Corresponde al nombre del funciona- rio que surte cada etapa, de revisión.

6. FECHA DE RECIBO DOCUMENTACIÓN: La fecha en que es recibida la documentación.

4. OBSERVACIONES: Se refiere a cualquier dato recogido durante esta actividad. En este campo se escribe los comentarios, explicando y sinteti- zando las razones por las cuales no se prosigue el proceso.

ANEXO No. 2 FORMATO HOJA DE RUTA INTERNA No. ( 1 )

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Código formato: PGF-05-002 HOJA DE RUTA INTERNA No. ( 1 )

Código documento: PGF-05 Versión: 5.0 Página: 1 de 1

1. HOJA DE RUTA INTERNA Nº:

2. Nº.RADICADO
3. FECHA
4. HORA:

5. PROVEEDOR

6. TIPO DOCUMENTO
7. Nº:

8. VALOR COMPROMISO

9.Nº:

10. ADICIÓN

11. FECHA

12. SALDO PENDIENTE DE PAGO

13. MENOS ESTE PAGO

14. NUEVO SALDO

15. Responsable

16. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A:

CONTABILIDAD FECHA

17. DEVUELVE :
18. FECHA:

19. OBSERVACIÓN

20. TRAMITE EN LAS AREAS

MES DIA HORA RESPONSABLE PRESUPUESTO REG. DISP Y/O COMPRISO CONTABILIDAD CAUSACIÓN
21. TRAMITE O.DE PAGO NO. ______
MES DIA HORA RESPONSABLE PRESUPUESTO SISTEMA:

COORDINADOR PRESUPUESTO COORDINADOR CONTABILIDAD SECRETARIA SUBDIRECCIÓN

22. TRAMITE CHEQUE MES DIA HORA RESPONSABLE TESORERIA ELABORACION CHEQUE

FIRMA COORDINADOR TESORERIA FIRMA SUBDIRECTOR RECIBE TESORERIA 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-13 • 2017 • febrero • 2 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

18. FECHA: Fecha en la que es devuelta la cuenta para ser corregida.

DEL FORMATO HOJA DE RUTA INTERNA

19. OBSERVACIONES: Anotaciones que se consi- deren pertinentes.

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

1. HOJA DE RUTA INTERNA No: Es el número consecutivo interno de la hoja de ruta, el cual es asignado en la Central de Cuentas.

20. TRAMITE EN LAS ÁREAS: Se deben diligenciar cada uno de los cuadros y conceptos correspon- dientes a las diferentes áreas que pasa la factura con los documentos soportes hasta su pago, indicando mes, día, hora y firma del funcionario responsable de cada acción.

2. No. RADICADO: Número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.

3. FECHA: Día, mes y año de la radicación.

21. TRAMITE ORDEN DE PAGO No.: Documento que se origina para la cancelación del obligación y/o compromiso a cancelar.

4. HORA: Hora en que es radicado.

5. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso.

22. TRAMITE CHEQUE.: Documento que se origina para ser entregado al proveedor o contratista dando cumplimiento al pago del compromiso u obligación que se está tramitando.

6. TIPO DE DOCUMENTO.: dependiendo el tipo de compromiso puede ser factura, cuenta de cobro, recibo de servicios públicos u otros, el cual va identificado con su numeración.

7. No.: Número de Identificación Tributaria o número de la cedula de ciudadanía.

8. VALOR COMPROMISO: Valor del registro pre- supuestal inicial.

9. No COMPROMISO.: Número del compromiso.

10. ADICIÓN: Valor adicionado al registro presupues- tal inicial.

11. FECHA: Fecha en que se realiza la adición al compromiso.

12. SALDO PENDIENTE DE PAGO: Valor corres- pondiente al rubro total del compromiso menos los pagos efectuados.

13. MENOS ESTE PAGO: Valor total de la factura, cuenta de cobro, servicio público u otro.

14. NUEVO SALDO: Nuevo saldo del compromiso, diferencia entre el saldo pendiente de pago y el valor del documento soporte del compromiso.

15. RESPONSABLE: Funcionario encargado de la central de cuentas.

16. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A: Área de (contabilidad, presupuesto) dando inicio al proce- so de causación y/o pago de los compromisos y/u obligaciones que adquiere la Entidad.

17. DEVUELVE: Corresponde a quién se le devuelve la cuenta para las correcciones a las que haya lugar.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-14 • 2017 • febrero • 2 14 ANEXO No. 3 FORMATO DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE SER- VICIOS PÚBLICOS, ADMINISTRACIÓN Y CELULARES SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Código formato: PGF-05-003 DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, Código documento: PGF-05 Versión: 5.0 ADMINISTRACIÓN Y CELULARES Página: 1 de 1 DOCUMENTOS Celulares Agua Luz Teléfono Admón X X X X X Original de la cuenta de cobro y/o facturas por concepto de Servicios públicos, celulares, servicios de Administración; provenientes de las distintas dependencias de la Entidad.

X X X X X Formato solicitud certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal autorizando el gasto firmado por el Director Administrativo y Vo.Bo. del Subdirector Técnico de Servicios Generales o quién haya recibido el servicio. (Anexo 4)

X X Proyecto de carta solicitando reembolso por concepto de llamadas de larga distancia de carácter personal.

15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-15 • 2017 • febrero • 2 ANEXO No. 4 SOLICITUD DE CDP Y RP PARA PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS, ADMINISTRACIÓN Y CELULARES CONTRALORIA DE BOGOTA D.C.

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Código formato: PGF-05-004 SOLICITUD DE CDP Y RP PARA PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS, ADMINISTRACIÓN Y CELULARES Código documento: PGF-05 Versión: 5.0 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C.

Página: 1 de 1

1. CODIGO:

2. PARA:

3. DE:

4. ASUNTO:

Cordialmente me permito solicitarle, se sirva expedir Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, para amparar los gastos por conceptos de:

5. Servicio:

6. Factura:

7. Empresa:

8. Nit:

9. Dirección

10. Teléfono:

11. Valor

12. Periodo:

13. Detalle:

Atentamente;

14. Ordenador del Gasto

15. VoBo.

16. Revisó

17. Elaboró:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-16 • 2017 • febrero • 2 16

9. DIRECCIÓN: Dirección de la empresa.

10. TELÉFONO: Teléfono de la empresa.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD PARA EL PAGO DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULA-

11. VALOR: Valor total del recibo del servicio público.

RES SERVICIOS PÚBLICOS

1. CÓDIGO: Se coloca el código de la Dirección Administrativa.

12. PERIODO: Se coloca el día, mes del inicio y el día, mes y año donde termina el cobro del servicio público.

2. PARA: A quién va dirigido el oficio “cargo del Subdirector Técnico Financiero”.

13. DETALLE: Descripción del lugar al que corres- ponde el servicio

3. DE: Cargo del Ordenador del gasto. (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordena- ción del gasto y la competencia para la celebra- ción, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría).

14. ORDENADOR DEL GASTO: nombre y firma del funcionario (Funcionario designado por el Con- tralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, conve- nios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría).

4. ASUNTO: Se coloca el objeto del oficio.

15. V°.B°.: Firma del Subdirector de Servicios Gene- rales o quién haya recibido el servicio.

5. SERVICIO: Nombre del servicio público corres- pondiente.

6. FACTURA: Número de la factura a pagar.

16. REVISO: Funcionario responsable de la supervi- sión del consumo y/o servicio.

7. EMPRESA: Nombre de la empresa a la que se le va a realizar el pago.

17. ELABORÓ: Responsable de central de cuentas y/o secretaria de la Subdirección Financiera.

8. NIT: Nit de la empresa a la que se le va a realizar el pago.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción de la modificación Versión Número y fecha del Acto Administrativo que lo adopta 1.0 R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005.

Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el “Modelo Estándar de Control Interno” MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para PAGOS, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. 2.0 R.R. 035 de Mayo de 2009 Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para Recepción Y Pago De Cuentas e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento de Pagos, contemplados en la RR. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 3.0 R.R. 021 de Octubre 12 de 2012 En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se ajusta el procedimiento en la denominación de cargos y áreas.

4.0 R. R. 051 de noviembre 20 de 2013 Se actualizó el formato Anexo No. 1. Con los documentos que se deben verificar en la Recepción de Cuentas de Cobro y/o Causación Contable - Subdirección Financiera. Código PGF-05-001, lo anterior en atención al Informe de la Auditoría Interna del Sistema Integrado de Gestión, realizado en el mes de febrero de 2016, se ajustó el Anexo No. 1 “Documentos que se deben verificar en la Recepción de Cuentas de Cobro y/o Causación Contable”, en el sentido de eliminar el Impuesto de Timbre, el cual ya no es requerido, así como adicionar el informe de supervisión, documento clave para efectuar el pago.

Se ajustó el alcance del Procedimiento, estableciendo que el mismo inicia con la radicación de la cuenta o la relación de autorización para pago en la Subdirección Financiera, en este sentido se modifica la primera actividad de los procedimientos.

Se ajustaron algunas actividades registros, puntos de control y nombre de los procedimientos que se interrelacionan.

Se incluyó la base legal y varias definiciones.

Se ajustó el formato de acuerdo al Procedimiento para el Control de Documentos del SIG, versión 10.0.

5.0 R.R. 004 de enero 31 de 2017 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6009 • pP. 1-17 • 2017 • febrero • 2