Registro Distrital 6275 de 2018

AÑO 51 Número 6275 2018 • MARZO • 14 REGISTRO DISTRITAL ACUERDO DE 2018 CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.

Acuerdo Número 700

Artículo 2.

Los beneficios serán otorgados al personal uniformado de la Fuerza Pública adscrito a las unidades que operan en Bogotá. En ningún caso serán beneficiados del programa los uniformados que hayan sido sancionados fiscal, penal, disciplinaria o administrativamente; ni sobre quienes recaiga pliego de cargos o resolución de acusación ejecutoriados.

(Marzo 9 de 2018)

“POR MEDIO DEL CUAL SE IMPLEMENTA UN PROGRAMA DE APOYO AL PERSONAL UNIFORMADO DE LA FUERZA PÚBLICA ADSCRITA A BOGOTÁ, SE CREA LA ORDEN CIVIL AL MÉRITO “HÉROES DEL DISTRITO”

Artículo 3.

Los familiares de los miembros del personal uniformado de la Fuerza Pública adscrita a Bogotá que hayan fallecido en servicio, tendrán dere cho a obtener un puntaje adicional para el acceso a los programas de vivienda de la Secretaría del Hábitat, previo cumplimiento de los requisitos que defina esa entidad.

Y SE ESTABLECE EL DÍA 19 DE FEBRERO COMO DÍA DISTRITAL DE LA CONVIVENCIA CIUDADANA”

EL CONCEJO DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial, las conferidas en los artículos 8 y 13, y el numeral 1º del artículo 12 del

Artículo 4.

La Secretaría Distrital de Integración Social, a solicitud del acudiente, asignará el cupo de los jardines infantiles del Distrito a los hijos e hijas de los uniformados fallecidos o con discapacidad, previa verificación del cumplimiento de los criterios de identifi cación, ingreso y priorización definidos por esa entidad.

Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 418 de 1997.

ACUERDA:

Parágrafo. La discapacidad será determinada
para quienes se vean afectados en su capacidad psicofísica en una proporción superior al 50%, en los términos del literal C del artículo 24 del Decreto 1796 de 2000 Informe Administrativo por Lesiones, y demás normas vigentes.

Artículo 1.

Implementar un programa de apoyo para contribuir al bienestar del personal uniformado de la Fuerza Pública adscrita a Bogotá, por sobresalir en el desempeño de sus funciones, el cual estará a cargo de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia de Bogotá D.C.

Artículo 5.

Los familiares de los uniformados fa llecidos, acreditados por la respectiva fuerza, serán beneficiarios de bonos de alimentos canjeables en el marco de los programas institucionales de la Secretaría Distrital de Integración Social, previa verificación del cumplimiento de los criterios de identificación, ingreso y priorización definidos por esa entidad.

Parágrafo 1. El programa de apoyo del que trata el
presente Acuerdo se encuentra sujeto al presupuesto que, para tal fin, priorice y asigne la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, en cada una de las vigencias.

Artículo 6.

La Secretaría de Desarrollo Económico, en los términos del Decreto 380 de 2010, Capítulo 3, Artículos 11, 12 y 13, o el que haga sus veces y de más normas vigentes, y en apoyo a los familiares de los uniformados fallecidos y al personal en condición

Parágrafo 2. La Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia de Bogotá D.C. coordinará acciones con las entidades Distritales y los privados con el fin de desarrollar el programa integral para el bienestar del personal uniformado de la fuerza pública.

1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-1 • 2018• MARZO • 14 de discapacidad, acreditados por la respectiva fuerza, que reúna los requisitos del parágrafo del artículo 4 del presente Acuerdo, organizará programas de em pleabilidad, con modelos de empleo y emprendimiento para el sector de esta población, de acuerdo a la re glamentación que expida esta entidad.

* Cruz de Malta dorada de 5 centímetros de diáme tro, en el anverso con el escudo de Bogotá en el centro y en el reverso la frase: “A los héroes del Distrito Capital” en el centro; suspendida de cinta de lujo con los colores de la bandera de Bogotá, D.C.

* Estuche y carpeta que contendrá en nota de esti lo, copia de la resolución por medio de la cual se otorga la orden.

Parágrafo 1. La Mesa Directiva del Concejo de
Bogotá reglamentará el otorgamiento de la Orden Civil al Mérito “HÉROES DEL DISTRITO”.

Artículo 7.

La Secretaría de Educación del Distrito articulará con las entidades competentes a cargo de soldados y auxiliares de policía, asignados a la Fuerza Pública adscrita a Bogotá, con el fin de vincular la po blación que lo requiera a la atención educativa oficial a través de Modelos Flexibles de Educación para los niveles de educación básica y media.

Artículo 8.

La Secretaría de Educación del Distrito articulará con las entidades competentes a cargo del personal uniformado de la Fuerza Pública, jornadas particulares en el marco del proceso de matrícula, de tal forma que se facilite su acceso a la información y atención en los procesos de inscripción a la educación prescolar, básica, y media, a través de esquemas como puntos y unidades móviles.

Parágrafo 2. La condecoración será otorgada
a una sola persona, escogida entre los candidatos presentados por el Alcalde Mayor de Bogotá, el Pre sidente del Concejo de Bogotá, el Secretario Distrital de Gobierno, el Secretario Distrital de Seguridad y Convivencia de Bogotá, el Comandante de la Brigada 13 del Ejército Nacional, el Comandante de la Policía Metropolitana de Bogotá, el Director de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos y el Director del Centro Regulador de Emergencias del Distrito. Los postulados podrán ser del personal uni formado o civil de estás u otras entidades que actúen como primeros respondientes.

Artículo 9.

Las entidades del Distrito brindarán atención preferencial y prioritaria al personal de la Fuerza Pública que portando el uniforme adelante trá mites o presente solicitudes, para tal efecto adoptarán las medidas necesarias para su cumplimiento.

Artículo 10.

La Secretaría de Seguridad Conviven cia y Justicia del Distrito construirá un monumento o placa conmemorativa para los Héroes del Distrito Capi tal, con el acompañamiento técnico del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, acogiéndose a lo establecido en el Decreto 554 de 2015 o el que haga sus veces.

La postulación deberá presentarse antes del 30 de junio de cada año ante la Secretaría General del Concejo, indicando el motivo de la exaltación y/o las acciones por las cuales se ha destacado el candidato, en el desempeño de su labor bajo el estricto cumpli miento de los Derechos Humanos como lo ordena la Constitución Nacional y la ley.

Artículo 15.

La Orden Civil al Mérito en el Grado Cruz de Oro se otorgará todos los años en ceremonia especial presidida por el Alcalde Mayor de Bogotá o su delegado, la cual se realizará el 19 de Julio en el marco del Día Nacional de los Héroes.

Artículo 11.

En caso de muerte en cumplimiento del deber de un miembro de la Fuerza Pública adscrito a las unidades que operan en Bogotá, todas las entida des del Distrito rendirán homenaje izando la bandera de la ciudad a media asta en sus dependencias por un período no inferior a 3 días. Así mismo, el Alcalde Mayor de Bogotá o su delegado, hará entrega en ce remonia especial del pabellón distrital a los familiares de los fallecidos.

Artículo 16.

Los gastos que se ocasionen por la creación e imposición de la Orden Civil al Mérito en el Grado Cruz de Oro serán a cargo del presupuesto del Fondo Cuenta del Concejo.

Artículo 12.

El Concejo de Bogotá rendirá ho menaje póstumo, en concordancia con el artículo anterior, mediante Nota de Estilo, cuya entrega será protocolizada por la Mesa Directiva de la corporación a los familiares del uniformado.

Artículo 13.

Créase la Orden Civil al mérito “HÉ ROES DEL DISTRITO” en el grado Cruz de Oro.

Artículo 17.

Establecese el día 19 de febrero de todos los años como el día distrital de la convivencia ciudadana. La Administración Distrital promoverá las acciones necesarias para la conmemoración de este día, en homenaje a la memoria del patrullero Albeiro Garibello Alvarado, fallecido en el atentado terrorista en el barrio la Macarena.

Artículo 14.

La Orden Civil al mérito “HÉROES DEL DISTRITO” constará de:

Artículo 18.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-2 • 2018 • MARZO • 14 2 PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

DANIEL ANDRÉS PALACIOS MARTÍNEZ Presidente LUIS ALBERTO DONOSO RINCÓN Secretario General de Organismo de Control ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Marzo 9 de 2018 Que el Consejo de la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” y otras Distinciones, una vez revisada la justi ficación y los antecedentes correspondientes, decidió, según consta en acta de sesión extraordinaria número 002 del 5 de marzo de 2018, conceder la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Comendador a las mujeres MIRYAM LORENA CABRERA RODRÍ GUEZ, LUZ STELLA REYES DE LEMUS, MARÍA PATRICIA DE LA SANTÍSIMA TRINIDAD GUTIÉRREZ REYES, MARÍA ANGÉLICA BERNAL VILLALOBOS, YENNI SINISTERRA TORRES y ANGIE MARCELA MOSQUERA MORENO; así como a las Iniciativas Colectivas de Mujeres “COMISIÓN DE GÉNERO DEL CONSEJO DISTRITAL DE MUJERES AFRO” y “PROYECTO KILOMBO”.

DECRETOS DE 2018 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Decreto Número 133 (Marzo 8 de 2018)

Que la docente MIRYAM LORENA CABRERA RODRÍ GUEZ ha desarrollado el proyecto Semillero Mariposas en el Colegio Rural Quiba Alta, el cual ha logrado, mediante la construcción de experiencias pedagógicas, resignificar los roles de los niños y las niñas dentro de los entornos familiares rurales, trabajando problemáti cas como la violencia sexual y de género.

“Por medio del cual se otorga la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Comendador a Mujeres e Iniciativas Colectivas de Mujeres en el marco de la conmemoración del Día Internacional de la Mujer”

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C., En uso de las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 35 del Decreto Ley 1421 de 1993 y, Que la docente LUZ STELLA REYES DE LEMUS ha venido trabajando durante 46 años por la educación de niños y jóvenes en la ciudad, caracterizándose por buscar siempre en los entornos educativos un sentido de equidad e igualdad entre todos los miembros de la comunidad educativa. Su labor como docente ha buscado generar espacios en los cuales se inculque en los estudiantes el liderazgo y los principios y valores cívicos necesarios para que los jóvenes en formación sean ciudadanos integrales.

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto Distrital 555 de 2016 se establece que: “(…) la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” y otras Distinciones, (…)” y se derogaron expresamente los Decretos Distritales 693 de 1971, 625 de 1972, 626 de 1974, 480 de 1991, 393 de 2004, 241 y 349 de 2008 y las Resoluciones Distritales 615 de 2001 y 19 de 2011.

Que la doctora MARÍA PATRICIA DE LA SANTÍSIMA TRINIDAD GUTIÉRREZ REYES se ha desempeñado como cirujana plástica del Hospital Simón Bolívar. Desde allí ha venido trabajando en el mejoramiento integral de la atención de los pacientes quemados, buscando la capacitación y la actualización perma nente del personal médico que labora allí, siempre en función de prestar el mejor servicio a los pacientes que requieren atención médica, lo que ha llevado a posicionar la Unidad de Quemados del Hospital Simón Bolívar como una de las mejores de América Latina.

Que el artículo 2 ídem, dispone que la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” se concederá a colom bianos y extranjeros que hubieren prestado servicios a la ciudad, aportando a la convivencia, solidaridad, identidad, respeto, paz, reconciliación y civismo, o que, a juicio del Gobierno Distrital los haga merecedores a esta alta distinción.

Que la deportista paralímpica MARÍA ANGÉLICA BERNAL VILLALOBOS se ha venido destacando en la práctica del tenis de campo en silla de ruedas. Su dedi cación y esfuerzo la han llevado a conseguir importan tes resultados como las medallas de oro conseguidas en el IFT3 Series Fundación Emilio Sánchez Vicario y en el Barcelona Open Fundacional Johan Cruyff en julio de 2017, la Semana Guga Kuerten en agosto de 2017 y el Chile Open de septiembre de 2017, lo que la Que el artículo 16 ibídem, señala que la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” podrá concederse en el grado Comendador tanto a colombianos como a extranjeros, cuyos servicios importantes a la ciudad los hagan merecedores de esta distinción.

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-3 • 2018• MARZO • 14 ha convertido en un ejemplo para niños y adolescentes que empiezan su carrera deportiva. afro, cuyas promotoras son en su mayoría mujeres de la comunidad, que han llegado de las diferentes regiones del país trayendo sus saberes y costumbres a la Capital, entre ellas, se pueden identificar cantaoras, parteras, curanderas, rezanderas y matronas, lo que ha mantenido viva y ha demostrado el respeto por las tradiciones de las diferentes comunidades.

Que la deportista YENNI SINISTERRA TORRES se ha venido desempeñando con éxito como deportista de alto rendimiento en la halterofilia, con 17 años de edad ya ha conseguido medallas de oro en competi ciones tan importantes como el campeonato mundial de Bangkong (Tailandia) en 2017, donde consiguió medalla de oro en envión y cuarto lugar total. También ganó medallas de oro en los Juegos Deportivos Boli varianos de Santa Marta en 2017 y en el Campeonato Panamericano Sub-17 de Guayaquil en 2017, lo que la ha posicionado como una de las promesas del deporte colombiano.

Que estas mujeres y estas iniciativas reflejan el con cepto de mujeres y poder, pues con sus acciones han tenido la capacidad de hacer y transformar autónoma mente su realidad en los ámbitos en que se mueven y transcurren sus vidas, desde el emocional y el de las relaciones personales hasta el político, demostrando que la mujer es poder, y que con su ejercicio diario influyen de forma determinante en la transformación de todos los espacios donde se desenvuelven, como el trabajo, el hogar, la calle y las instancias de partici pación ciudadana y política.

Que en virtud de lo expuesto, el Alcalde Mayor de Bo gotá, D.C., otorga la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Comendador a estas mujeres y estas Iniciativas Colectivas de Mujeres, como un justo reconocimiento a sus acciones, que son ejemplo de la importancia y determinación que tiene el rol de la mujer en la construcción de una sociedad “Mejor para Todos”.

En mérito de lo expuesto, Que la patrullera ANGIE MARCELA MOSQUERA MORENO perteneciente al cuadrante del CAI Danubio Azul en la localidad de Usme, ha complementado su labor de seguridad con diversas actividades encami nadas a buscar el conocimiento y la apropiación de la cultura ancestral y afrodescendiente haciendo énfasis en su significado dentro de la comunidad. De igual manera ha venido enfatizando, junto con sus compañe ros, el respeto por los derechos humanos en su labor, teniendo siempre en cuenta el respeto por la diversidad y los valores culturales y étnicos de las comunidades lo que ha permitido una mejor interrelación entre las comunidades y la institución.

DECRETA:

Artículo 1.

- Otórgueseles la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en Grado Comendador a las mujeres MIRYAM LORENA CABRERA RODRÍGUEZ, LUZ STELLA REYES DE LEMUS, MARÍA PATRICIA DE LA SANTÍSIMA TRINIDAD GUTIÉRREZ RE YES, MARÍA ANGÉLICA BERNAL VILLALOBOS, YENNI SINISTERRA TORRES y ANGIE MARCELA MOSQUERA MORENO; así como a las Iniciativas Colectivas de Mujeres “COMISIÓN DE GÉNERO DEL CONSEJO DISTRITAL DE MUJERES AFRO” y “PROYECTO KILOMBO”.

Que la COMISIÓN DE GÉNERO, creada en el marco del CONSEJO DISTRITAL DE MUJERES AFRO, es una Iniciativa Colectiva de Mujeres que ha posi bilitado la inclusión de acciones afirmativas para la visibilización de los derechos de las mujeres negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras en el Plan Integral de Acciones Afirmativas Distritales, tales como la Conmemoración del Día de la Mujer Afrola tinoamericana, Afrocaribeña y de la Diáspora, la im plementación de la escuela de formación política para mujeres negras, afrodescendientes, la implementación del proyecto “Sawabona” en jardines infantiles de la Secretaría Distrital de Integración Social para promover formación étnica a niños y niñas de primera infancia. Estas acciones han permitido que exista una mayor visibilización del ejercicio de las mujeres, venciendo por partida doble la discriminación racial y de género.

Artículo 2.

- En ceremonia especial el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., hará entrega de la condecoración a que se refiere el artículo anterior y copia del presente decreto en nota de estilo.

Artículo 3.

- El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los ocho (8) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

Que el PROYECTO KILOMBO es una Iniciativa Colec tiva de Mujeres que ha logrado garantizar el derecho a la salud plena de las mujeres con un enfoque étnico y diferencial, fortaleciendo las prácticas ancestrales de cuidado de la salud de la población Afrodescendiente a través de estrategias promocionales y preventivas a partir de valorar riesgos de la salud pública reconocien do cosmovisiones propias, siendo también espacios que se convierten en escuelas de medicina ancestral REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-4 • 2018 • MARZO • 14 4 ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Gran Maestre MIGUEL URIBE TURBAY Secretario Distrital de Gobierno Ciencias Sociales y Magister en Investigación Social Interdisciplinaria de la Universidad Distrital y Candi dato a Doctor en Educación de la Universidad Santo Tomas. En la actualidad se desempeña como docente del Colegio Distrital Gerardo Paredes ubicado en la localidad de Suba.

Gran Canciller Decreto Número 135 (Marzo 9 de 2018)

“Por medio del cual se otorga la Orden Civil al Que debido al entorno escolar encontrado en el Colegio Distrital Gerardo Paredes, en el cual se evidenciaban problemas tales como drogadicción y micro tráfico, violencia de género, abuso sexual y embarazo adoles cente, encaminó su trabajo docente y su investigación académica en la búsqueda de soluciones para mitigar estos problemas.

Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Cruz de Caballero al profesor Luis Miguel Bermúdez Gutiérrez”

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ D. C., En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 35 del Decreto Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el citado profesor diseñó el proyecto de Educa ción para la Sexualidad “La integración curricular de la ciudadanía sexual y el enfoque diferencial y de género en el Colegio Gerardo Paredes”, con el cual se dio a la tarea de poner en marcha una nueva propuesta, enmarcada en la integración curricular de la Ciudada nía Sexual y el enfoque diferencial y de Género, en la cual se abordan los temas de sexualidad de una forma innovadora, con el fin de mitigar las problemáticas encontradas en la comunidad educativa.

Que mediante el Decreto Distrital 555 de 2016 se establece que: “(…) la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” y otras Distinciones, (…)” y se derogaron expresamente los Decretos Distritales 693 de 1971, 625 de 1972, 626 de 1974, 480 de 1991, 393 de 2004, 241 y 349 de 2008 y las Resoluciones Distritales 615 de 2001 y 19 de 2011.

Que realizando un trabajo integral con estudiantes, docentes, padres de familia y comunidad en general, el proyecto de ciudadanía sexual a abierto espacios enmarcados en un aprendizaje significativo y socioafectivo que impacta directamente en la reducción de indicadores tales como el embarazo promedio en adolescentes el cual pasó de entre 62 y 70 al inicio de la estrategia, a cero en el tercer trimestre de 2017.

Que el artículo 2 ídem, dispone que la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” se concederá a colom bianos y extranjeros que hubieren prestado servicios a la ciudad, aportando a la convivencia, solidaridad, identidad, respeto, paz, reconciliación y civismo, o que, a juicio del Gobierno Distrital los haga merecedores a esta alta distinción.

Que fue reconocido como el Mejor Maestro de Co lombia 2017, galardón otorgado por la Fundación Compartir y en la actualidad ha sido seleccionado entre más de 20.000 docentes de 179 países como uno de los 10 mejores y es finalista de la edición 2018 del ‘Global Teacher Prize’, premios organizados por Varkey Foundation y considerados como los “Nobel de la Educación”.

Que el artículo 17 ibídem, señala que la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” podrá concederse en el grado Cruz de Caballero a funcionarios del Distrito Ca pital, de Gobiernos Territoriales, y Gobierno Nacional o de Gobiernos Extranjeros, que a juicio del Consejo los hagan merecedores de esta distinción.

Que el Consejo de la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” y otras Distinciones, una vez revisada la justi ficación y los antecedentes correspondientes, decidió, según consta en acta de sesión extraordinaria 003 del 5 de marzo de 2018, conceder la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Cruz de Caballero al profesor Luis Miguel Bermúdez Gutiérrez.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., hace un justo reconocimiento al Profesor Luis Miguel Bermúdez Gu tiérrez, quien con su dedicación, esfuerzo e interés ha trabajado no sólo por brindar una educación de calidad a los niños y jóvenes estudiantes del Colegio Gerardo Paredes sino que ha puesto su labor como educador al servicio de la paz y la convivencia ciudadana, cul tivando en los jóvenes que educa un espíritu que les permite convertirse en mejores seres humanos, capa ces de lograr todas las metas que se propongan en sus proyectos de vida, lo cual lo ha hecho merecedor a ser nominado para tan importante premio.

Que el profesor Luis Miguel Bermúdez Gutiérrez es Licenciado en Educación Básica con Énfasis en Que en mérito de lo expuesto, 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-5 • 2018• MARZO • 14

DECRETA:

Artículo 1.

- Otórguese la Orden Civil al Mérito “Ciudad de Bogotá” en el Grado Cruz de Caballero al profesor Luis Miguel Bermúdez Gutiérrez.

Artículo 3°.

- De conformidad con el artículo 2.2.5.1.6 el Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017, el Doctor CARLOS FERNANDO REY RIVEROS, tendrá diez (10) días contados a partir de la notificación de este acto administrativo, para manifestar si acepta el nom bramiento o su rechazo.

Artículo 2.

- En ceremonia especial el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., hará entrega de la condecoración a que se refiere el artículo anterior y copia del presente decreto en nota de estilo.

Artículo 3.

- El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Artículo 4°.

- Comunicar a la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., a la Dirección de Ta lento Humano o Recursos Humanos de esta entidad, o la que haga sus veces y a la Dirección de Talento Humano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el contenido del presente Decreto, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Secretaría.

Dado en Bogotá, D.C., a los nueve (9) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

Artículo 5°.

- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y Gran Maestre CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los trece (13) días del MIGUEL URIBE TURBAY Secretario Distrital de Gobierno mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

Gran Canciller ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor Decreto Número 140 (Marzo 13 de 2018)

Decreto Número 141 “Por medio del cual se hace un nombramiento”

(Marzo 14 de 2018)

“Por el cual se convoca a sesiones extraordinarias al Concejo de Bogotá, D.C.”

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C. En uso de sus facultades legales, en especial las EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto 648 de conferidas por el numeral 8 del artículo 315 de la 2017, Constitución Política, el artículo 10 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 44 del Acuerdo

DECRETA:

Distrital 348 de 2008

DECRETA:

Artículo 1°.

- Convóquese al Concejo de Bogotá, D.C., a sesiones extraordinarias para el período com prendido entre el quince (15) de marzo y el treinta (30) de abril de 2018.

Artículo 1º.

- Nombrar a partir de la fecha, al Doctor CARLOS FERNANDO REY RIVEROS, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. 80.231.706, en el cargo de Jefe de Oficina Código 006 Grado 05 de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., hasta el 31 de diciembre de 2021, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011.

Artículo 2°.

- En las sesiones extraordinarias, el Concejo de Bogotá, D.C., se ocupará del trámite de los asuntos detallados a continuación:

Artículo 2º.

- Notificar al Doctor CARLOS FERNAN DO REY RIVEROS, el contenido del presente Decreto a través de la Subdirección de Servicios Administrati vos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Primer y segundo debates al siguiente proyecto de Acuerdo:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-6 • 2018 • MARZO • 14 6 PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los catorce (14) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

* Proyecto de iniciativa de la Administración Distrital, “Por medio del cual se autoriza a la Secretaría Distrital de Hacienda la asunción de obligaciones para garantizar la gestión en materia de tecnología para el Concejo de Bogotá, con cargo a vigencias futuras ordinarias 2019”.

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO Alcalde Mayor Segundo debate a los siguientes proyectos de Acuerdo:

MIGUEL URIBE TURBAY Secretario Distrital de Gobierno RESOLUCIONES DE 2018 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO * Proyecto de Acuerdo, “Por el cual se fomenta el desarrollo socioeconómico a través de la estrate gia ‘Bogotá productiva las 24 horas’ en el Distrito Capital”.

DISTRITAL - UAECD Resolución Número 0164 (Marzo 9 de 2018)

* Proyecto de Acuerdo, “Por el cual se adoptan lineamientos para la definición de estrategias de prevención frente a la ocurrencia de crímenes cibernéticos que amenazan o vulneran los dere chos de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes del Distrito Capital”.

“Por la cual se adopta el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor Interno de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital- UAECD”.

* Proyecto de Acuerdo, “Por medio del cual se ac tualiza el Sistema Distrital de Protección Integral a las mujeres víctimas de violencia – SOFIA – y se dictan otras disposiciones”.

La DIRECTORA de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL - UAECD, * Proyecto de Acuerdo, “Por medio del cual se adoptan los lineamientos de la política pública de la bicicleta en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”. en ejercicio de sus atribuciones legales, reglamentarias y estatutarias, en especial las conferidas en el Acuerdo Distrital 257 de 2006, el Acuerdo 003 de 2012 expedido por el Consejo Directivo de la UAECD y las del artículo 2.2.21.4.8 del Decreto 1083 de 2015, y,

CONSIDERANDO:

* Proyecto de Acuerdo, “Por el cual se dictan linea mientos para la adopción de medidas de inclusión, acciones afirmativas y de ajustes razonables que permitan el acceso real y efectivo de las personas con discapacidad para el disfrute de los parques re creativos y escenarios deportivos del Distrito Capital”.

* Proyecto de Acuerdo, “Por el cual se crea la Semana de la Cultura Ciudadana, se promueven estrategias en cultura ciudadana y se dictan otras disposiciones”.

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los inte reses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la des centralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Así mismo, preceptúa que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control inter no que se ejercerá en los términos que señale la ley.

* Proyecto de Acuerdo, “Por el cual se establecen li neamientos para el fomento, promoción, incentivo y desarrollo de la economía naranja en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones”.

Adicionalmente, el Concejo de Bogotá, D.C., se ocu pará de:

Que el artículo 269 de la Constitución Política señala que en las entidades públicas, las autoridades corres pondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedi mientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

* El proceso de convocatoria pública y elección del Subsecretario de la Comisión Primera Per manente del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.

Artículo 3°.

- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Que la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, definió en su artículo 9º a la Oficina de Control Interno, como uno de los componentes del 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-7 • 2018• MARZO • 14 autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Hacienda del Distrito.

Sistema de Control Interno de nivel gerencial o directi vo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrati vo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Que mediante Resolución 2775 de 2015 “Por la cual se actualiza la organización del Comité del Sistema de Gestión Integral en la Unidad Administrativa Especial de Catastro distrital”, se creó y organizó el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la UAECD, el cual integró y armonizó los comités y subsistemas existen tes, para racionalizar la actividad de la administración bajo los principios de economía y celeridad.

Que de conformidad con lo establecido por el artículo 2.2.21.1.6 del mencionado Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno tiene entre sus funciones, aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, así como verificar su cumplimiento.

Que el artículo 2 del Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, sustituyó el Título 23 de la Parte 2 del Libro 2 del “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública” N.° 1083 de 2015, y dispuso en su Artículo 2.2.23.1: “Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Inte grado de Planeación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se im plementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI”.

Que en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, el Comité del SGI- Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, aprobó mediante acta N.° 01 del 30 de enero de 2018, el Estatuto de Auditoría, el Código de Ética del Auditor Interno y la Carta de representación, como instrumentos para la actividad de la auditoría interna.

Que las normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos – IIA en el “Marco Internacional para la Prác tica Profesional de Auditoría Interna” proporciona un esquema estructurado y “…coherente que facilita el desarrollo, la interpretación y aplicación de conceptos, metodologías y técnicas de forma consiente útiles a una disciplina o profesión…”1 teniendo en cuenta que “La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización”2.

Que de conformidad con las consideraciones expues tas, se hace necesario adoptar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, como instru mentos para la actividad de la auditoría interna de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, en los cuales se establecen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades, propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoría interna en la Unidad.

Que el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”, modificó y adicionó el Decreto 1083 de 2015, el cual contempló en el artículo 2.2.21.4.8, los instrumentos para la actividad de la auditoría interna, disponiendo que las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación del citado decreto, deberán, de acuerdo con los lineamientos y modelos que para el efecto establezca el Departa mento Administrativo de la Función Pública, adoptar y aplicar como mínimo los siguientes: a) El Código de Ética del Auditor Interno, que tendrá como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencia lidad conflictos de interés y competencia de éste, b) La Carta de Representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a las Oficinas de Control Inter no, c) El Estatuto de Auditoría, en el cual se establez can y comuniquen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Unidad u Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría, y d) El Plan Anual de Auditoría.

Que a la luz del Acuerdo 003 del 2012 del Consejo Di rectivo de la UAECD, es función de la Dirección: “Dirigir 1 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA. Marco Inter nacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Actualizado a enero de 2016. p.13 Que la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD, mediante Acuerdo 004 de 2012 determinó su objeto, estructura y funciones, señalando que es una entidad estatal, con personería jurídica, 2 Ídem, p. 29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-8 • 2018 • MARZO • 14 8 3.3.2 Autoridad 3.3.3 Organización 3.3.4 Independencia y objetividad

4. Plan Anual de Auditorías

4.1 Cobertura y universo de auditoría 4.2 Evaluación de las auditorías 4.3 Actualización del Estatuto de Auditoría 4.4. Instrumentos el desarrollo y realización de las funciones técnicas, informáticas, administrativas-financieras y comerciales de la Unidad de forma tal que se ejecuten de confor midad con los programas y proyectos establecidos y de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Conforme a la dinámica de estas funciones, organizar el funcionamiento de la entidad, proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos”, así como “Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y observancia de sus recomendaciones”.

1. Introducción

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

El objetivo del presente estatuto es establecer el pro pósito, autoridad y responsabilidad de la función de auditoría interna con el fin de que la Unidad Adminis trativa Especial de Catastro Distrital (UAECD), cumpla con las metas que establecidas y que dentro de sus actividades independientes y objetivas proporcione aseguramiento, consulta, agregue valor y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad.

ARTÍCULO PRIMERO - Objetivo. Adoptar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, como instrumentos para la actividad de la auditoría interna de la Unidad Administrativa Especial de Ca tastro Distrital, en el cual se establecen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades, propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de Auditoría Interna en la UAECD, contenidos en los anexos 1 y 2 respec tivamente que hacen parte integral del presente acto administrativo.

El presente documento se adaptó de los modelos dispuestos por el Departamento Administrativo de la Función Pública en la “Guía rol de las Unidades de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces” y el Instituto de Auditores Internos de Colombia en el documento “Marco internacional para la práctica profesional de la Auditoría Interna”.

Artículo segundo.

- Vigencia. La presente re solución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

2. Misión y propósito de la auditoría interna

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

2.1 Misión Expedida en Bogotá, D.C., a los nueve (9) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

CLAUDIA PUENTES RIAÑO Directora La misión de la auditoría es mejorar y proteger el valor de la organización, proporcionando aseguramiento, asesoría y análisis basados en riesgos. Igualmente, contribuir al cumplimiento de su objetivo, aportando un enfoque sistemático, disciplinado para evaluar, mejorar la efectividad y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

ANEXO 1 2.2 Propósito de la auditoría interna ESTATUTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA UAECD CONTENIDO

1. Introducción

2. Misión y propósito de la auditoría interna

3. Alcance, roles y responsabilidad de la auditoría interna

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y discipli nado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

3.1 Alcance

3. Alcance y responsabilidad de la auditoría interna

3.2 Roles y responsabilidades 3.1 Alcance 3.3 Otras responsabilidades 3.3.1. Profesionalismo El alcance de la actividad de auditoría interna en la 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-9 • 2018• MARZO • 14 haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el esta tuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

UAECD, incluye la evaluación o verificación del sistema de control interno (estructura de gobierno, procesos, gestión de riesgos y controles), sin restricción alguna, a excepción de documentos o información que tenga el carácter de reservado. Igualmente, incluye o aborda la calidad en el desempeño del cumplimiento de las responsabilidades asignadas para lograr los objetivos y las metas de la organización. c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Có digo de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento. d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomenda ciones a que haya lugar.

La actividad de auditoría interna en la Oficina de Control Interno se encuentra regulada conforme a las disposiciones legales existentes, Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 1474 de 2011, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1537 de 2001, Decreto 210 de 2003, Decreto 1499 de 2017, Decreto 1083 de 2015, Decreto 648 de 2017 y Guía de Auditoría para Entidades Públicas. e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

Actualmente la Oficina de Control Interno se enfoca al cumplimiento de los siguientes Roles (Decreto 648 de 2017 artículo 2.2.21.5.3: f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

- Liderazgo estratégico

- Enfoque hacia la prevención

- Evaluación de la gestión del riesgo

g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer se guimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

- Evaluación y seguimiento

Jefe Oficina de Control Interno – Coordinador del Plan Anual de Auditorías

- Relación con entes externos de control

3.2 Responsabilidad

- Coordinar la elaboración del Plan Anual de Audi torías según asignación de recursos y someterlo a la aprobación del Comité Institucional de Coor dinación de Control Interno.

A continuación se establecen las responsabilidades de los actores que intervienen Representante legal (Ley 87 de 1993)

- Adoptar las políticas, procedimientos, metodo logías y demás herramientas requeridas para el cumplimiento de las funciones de la actividad de auditoría interna de la Unidad.

- Dirigir, diseñar, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Control Interno, así como de decidir sobre la actividad de la auditoría interna.

- Establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

- Informar los problemas significativos relacionados con los procesos para controlar las actividades de la Entidad, incluyendo las mejoras potenciales a aquellos procesos y proporcionar información requerida a los aspectos identificados y sus solu ciones.

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (Decreto 648 de 2017 artículo 2.2.21.1.6)

- Evaluar los mecanismos de reporte de los riesgos claves del negocio y revisar la gestión de los mis mos por parte de los responsables.

- Informar cualquier dificultad o restricción presenta da en el curso del trabajo de auditoría, incluyendo limitaciones al alcance de las actividades o el acceso a la información necesaria.

a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.

- Proporcionar una evaluación de la adecuación y eficacia de los procesos de la UAECD para con trolar sus actividades y gestionar sus riesgos en

b. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-10 • 2018 • MARZO • 14 10 las áreas establecidas según su misión y alcance del trabajo.

- Coordinar, facilitar y estimular la formulación y ejecución del plan de formación profesional de los auditores internos y evaluar periódicamente su desempeño, conforme la normatividad que rige la carrera administrativa.

- Preparar y poner a consideración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el Plan Anual de Auditoría, y los recursos huma nos, tecnológicos y financieros necesarios para la ejecución del plan, el cual se desarrollará sobre la metodología basada en riesgos.

- Establecer criterios para detectar la posibilidad de ocurrencia de actividades de fraude en los procesos evaluados y notificar oportunamente los resultados de dichas evaluaciones, a la dirección.

- Coordinar y proporcionar vigilancia a otras fun ciones de control y revisión (gestión de riesgos, cumplimiento, seguridad, legales, ética, medioam biente, auditoría externa, contralorías, entre otras).

- Realizar la gestión de los recursos necesarios para el cumplimiento de la actividad de auditoría interna

- Las auditorías de cumplimiento legal, sólo se ejecutarán con el equipo de trabajo asignado a la OCI.

- Analizar y recomendar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, las políticas, principios, modelos y metodologías relacionadas con la actividad de auditoría interna para UAECD.

Equipo auditores de la OCI

- Conocer y aplicar el Estatuto de Auditoría, Código de Ética y Carta de Compromiso para el ejercicio auditor.

- Emitir informes periódicos a la Dirección y al Comi té Institucional de Coordinación de Control Interno, sobre los resultados y asuntos significativos de las actividades de las auditorías ejecutadas.

- Aplicar los principios de auditoría, mantener la reserva de la información.

Líder del equipo auditor - responsable de llevar a cabo la auditoría de calidad

- Anualmente, efectuar ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, una manifes tación sobre la independencia que desarrolló la au ditoría interna dentro de la entidad para construir, realizar y ejecutar su Plan Anual de Auditoría.

- Aplicar los principios de auditoría: Integridad, pre sentación imparcial, debido cuidado profesional, confidencialidad, independencia, enfoque basado en la evidencia.

- Hacer seguimiento a la implementación de las acciones de mejora resultantes de los trabajos que desarrolle la auditoría interna y otros entes externos de control, cuando lo exija la normativa aplicable o las definiciones de la Unidad.

- Revisar y proponer la actualización anual, si fuere necesario, de este estatuto y del reglamento al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su análisis y aprobación.

- Planear y coordinar todos los pasos de la auditoría, teniendo en cuenta la aplicación de métodos (in situ, a distancia, con o sin interacción humana) y aplicación de técnicas de auditoría y las fechas previstas para su ejecución en el Plan Anual de Auditorías de la vigencia.

- Monitorear y evaluar las auditorías que se realicen.

- Registrar el plan de trabajo de la auditoría en el Sistema Integrado de Gestión-SIG-Módulo Audi torías

- Comunicar los resultados finales de las auditorías y seguimientos que se realicen, para que los au ditados garanticen las acciones de mejoramiento requeridas en su proceso, proyecto o área.

- Registrar listas chequeo, informe, acciones y seguimientos.

- Notificar el plan de auditoría al responsable del proceso auditado para su revisión y aprobación.

- Coordinar, monitorear y evaluar el seguimiento a la implementación de las acciones de mejora re sultantes de los trabajos que desarrolle la actividad de auditoría interna, entes externos de control y auditorías externas.

- Asignar actividades y dar instrucciones sobre la auditoría interna a ejecutar, a los auditores internos.

- Realizar la reunión de apertura

- Revisar la documentación durante la auditoría.

- Disponer de personal profesional, que por sus co nocimientos, experiencia y competencias, esté en condiciones de cumplir con los requisitos exigidos en este estatuto conforme la normatividad vigente.

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-11 • 2018• MARZO • 14

- Mantener la comunicación durante la auditoría
- Liderar y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.

desarrolle la auditoría interna, entes externos de control, conforme el procedimiento y la normativa vigente.

- Asignar funciones y responsabilidades al equipo auditor.

- Recopilar y verificar la información.

- Evaluar la eficacia de los procesos, la oportunidad y confiabilidad de la información, el cumplimiento de la normatividad, la eficiencia conforme el pro cedimiento establecido para su medición.

- Verificar los hallazgos generados en la auditoría.

- Presentar las conclusiones de la auditoría.

- Identificar necesidades y oportunidades de me joramiento del sistema de control interno para ser incorporadas en el desarrollo de la auditoría interna.

- Realizar la reunión de cierre.

- Preparar y consolidar el informe de auditoría.

- Realizar la evaluación independiente y la porme norizada al sistema de control interno y evaluación al sistema de control interno contable.

- Remitir el informe de auditoría al responsable de proceso para aprobación dentro de los 5 días hábiles siguientes a la reunión de cierre a través del aplicativo ISODOC-SGI-Módulo de Auditoría.

- Proponer las herramientas, metodologías, guías, técnicas definidas para el desarrollo de la acti vidad de auditoría interna y proponer acciones tendientes a su mejora a través del proceso de evaluación y mejora.

- Registrar las No conformidades, observaciones y oportunidades de mejora en el SGI-ISODOC producto de la ejecución de la auditoría.

- Remitir a la Oficina de Control Interno el informe definitivo y papeles de trabajo de auditoría, a más tardar el 6º día hábil siguiente a la reunión de cierre.

- Manifestar las inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés, que puedan limitar su objetividad, cuando se encuentre en alguna de estas situaciones conforme el Código de Ética del Auditor.

- Verificar que el responsable de proceso auditado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del informe definitivo realice la evaluación del equipo auditor en el aplicativo.

- Asumir el compromiso personal e institucional de estar en permanente formación, mejorando su experticia y su desarrollo profesional a partir de la capacitación y el entrenamiento.

- Conocer y aplicar los principios de auditoría

- Realizar revisión documental para la preparación de la auditoría.

- Realizar seguimiento a la documentación de accio nes hasta la verificación de la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones de mejora.

Auditores internos Los auditores internos cumplirán las funciones esta blecidas en su manual de funciones del respectivo cargo, las previstas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y además, y en relación con este Estatuto de Auditoría las de:

- Participar activamente en la elaboración del plan de auditoría (el plan de auditoría deberá contener seguimiento a observaciones auditorías anterio res, acciones de mejora, acciones correctivas y preventivas detectadas, verificación del mapa de riesgos y controles, indicadores, tablas de reten ción documental (TRD), producto no conforme para el caso de los procesos misionales, mejora miento continuo de los procesos y normograma.

- Asistir a la reunión de apertura de la auditoría.

- Desarrollar los trabajos de auditoría siguiendo las metodologías y herramientas establecidas en el procedimiento respectivo.

- Realizar la revisión de la documentación y regis tros durante la auditoría.

- Mantener comunicación durante la auditoría.

- Elaborar los informes de auditoría, seguimientos o evaluaciones y presentarlos al Jefe de la Oficina de Control Interno para revisión y aprobación.

- Ejecutar la auditoría según actividades asignadas por el auditor líder.

- Efectuar el seguimiento a la implementación de las acciones de mejora resultantes de los trabajos que

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-12 • 2018 • MARZO • 14 12

- Recopilar y verificar la información.

- Identificar los hallazgos.

- Preparar conclusiones de la auditoría.

terno o realiza otras acciones necesarias relacionadas con el control. Todo el personal es responsable de informar los problemas en las operaciones a la Alta Dirección del no cumplimiento con el Código de Ética y del Estatuto de Auditoría y de otras violaciones a las políticas o acciones ilegales.

- Elaborar conjuntamente con el auditor líder el informe de auditoría.

3.3 Otras responsabilidades

- Participar en la reunión de cierre.

Adicional a lo anterior para el desarrollo de la práctica de auditoría los funcionarios de la Oficina de Control Interno deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Proteger la información recolectada durante la auditoría.

3.3.1 Profesionalismo

- Mantener confidencialidad.

De los responsables de proceso

- Revisar y aprobar el plan de auditoría máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a la notifi cación.

- Recibir la auditoría según planeación.

La actividad de auditoría interna en la Oficina de Control Interno del UAECD, incluye la definición de auditoría interna, el código de ética y las normas inter nacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna. Adicionalmente, considerará los consejos para la práctica, los documentos del SIG incluidas las guías del DAFP, como mejor práctica en el ejercicio profesional, además de las políticas y procedimientos establecidos en la Entidad.

- Asistir a las reuniones de apertura, presentación de conclusiones y cierre de auditoría.

3.3.2 Autoridad

- Socializar a los servidores del proceso, los temas inherentes a las auditorías internas.

Comité Institucional de Coordinación de Control In terno Decreto 648 de 2017 artículo 2.2.21.1.6. según lo establecido en la normatividad y en este estatuto.

- Proporcionar los documentos y registros pertinen tes oportunamente.

Alta Dirección según lo establecido en la normatividad y en este estatuto.

- Aprobar las PDA registradas en el aplicativo den tro de los 5 días hábiles siguientes a su registro, producto de la ejecución de la auditoría.

- Realizar análisis de causas, plan de acción y se guimiento a las acciones de mejora producto de las auditorías internas oportunamente.

Oficina de Control Interno: La actividad de auditoría interna de la Oficina de Control Interno, asume con total responsabilidad la confidencialidad y protección de la información y los registros, consecuentemente está autorizada para:

- Realizar la evaluación de auditores en el aplicativo ISODOC dentro de los 5 días hábiles siguientes a la aprobación del informe de auditoría.

a. Acceder libremente a la información relaciona da con: funciones, registros, bienes muebles e inmuebles, personal, sistemas, reuniones y en general a toda información de la UAECD, así como a informes de auditorías internas y externas realizadas en la entidad, para efectuar cualquier trabajo en desarrollo de sus obligaciones, excepto las prohibidas por la Ley. b. Desarrollar las auditorías ordenadas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

- Planear reuniones, en las que se realicen ejercicios de autoevaluación y autocontrol, que a través de éstos se genere una disciplina al interior de los procesos y que se convierta en parte del día a día de la entidad (indicadores de gestión, cumplimiento de objetivos institucionales, cumplimiento de ac ciones, actualización de nomogramas, mapas de riesgos, controles, producto no conforme para los misionales, ejecución de proyectos, entre otros)

- Aplicar las recomendaciones y correctivos produc to de las auditorías internas.

c. Recibir la ayuda y colaboración del personal res ponsable o competente de las operaciones de la unidad administrativa, área, proyecto o proceso auditable, del universo de auditoría.

Servidores públicos d. Acceder a todos los informes de auditorías realizadas como insumo para la evaluación del control interno.

Todos los servidores públicos producen o monitorean información que se usa en el Sistema de Control In 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-13 • 2018• MARZO • 14

- Se sujetarán los registros e informes siguiendo la función de auditoría y lo relacionado con el des empeño del proceso “Evaluación y Seguimiento”.

e. Tener acceso a todos los aplicativos, desarrollos o sistemas que tiene la Entidad para su operación, en calidad de auditoría, consulta o modo de lec tura.

- Los auditores deberán poseer el mayor nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comu nicar información sobre la actividad o proceso, proyecto o área a ser evaluada.

f. Acceder en ejercicio de la auditoría interna, a toda la información técnica, administrativa, financiera y legal relacionada con los convenios o contratos suscritos por la Unidad.

- Los auditores deberán realizar una adecuada y razonable evaluación de todas las circunstancias y no permitir influencias indebidas por sus propios intereses o por el de otros en la formación de sus juicios.

g. Establecer la periodicidad para la ejecución de las auditorías conforme al Plan Anual de Audito rías, definir el universo auditable y las unidades auditables, determinar los objetivos y alcance de las auditorías, aplicar las técnicas necesarias para cumplir con los objetivos de la actividad de auditoría.

- En ningún caso, podrá el auditor, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.

3.3.3 Organización

- La actividad de auditoría interna, no podrá entregar información de la entidad y de la ejecución de tra bajos sin que se establezca su fin, para el efecto, se actuará conforme lo establecen las normas vigentes en la materia.

4. Plan Anual de Auditorías

La Oficina de Control Interno se encuentra adscrita a la Dirección establecido en el Acuerdo 004 de mayo 02 de 2012. En virtud de esta posición, la Oficina de Control Interno se encuentra al más alto nivel, para desarrollar su labor en forma independiente y acceder a la información requerida según el trabajo a ejecutar.

El Plan Anual de Auditorías con un enfoque sistémico y priorización de auditorías basado en riesgos, con una vigencia de un (1) año, que será aprobado por el Co mité Institucional de Coordinación de Control Interno.

El Jefe de la Oficina de Control Interno informará di rectamente a la Dirección de la UAECD los resultados de las auditorías y el mejoramiento obtenido con las mismas, así como al Comité Institucional de Coordi nación de Control Interno.

3.3.4 Independencia y objetividad Para asegurar la independencia y objetividad de la auditoría interna, los auditores internos de la Oficina de Control Interno:

Las modificaciones o ajustes requeridos podrán pre sentarse toda vez que el ambiente de control de la entidad cambie o se presenten situaciones que así lo ameriten. El Jefe de la Oficina de Control Interno comunicará el impacto de las limitaciones de recursos sobre dicho plan y las desviaciones que ello suscite.

4.1 Informes de auditoría internas, seguimientos y evaluaciones El Jefe de la Oficina de Control Interno de la UAECD rendirá informe escrito, una vez concluido cada trabajo y se distribuirá a las partes interesadas siguiendo el procedimiento establecido.

- Se mantendrán libres de cualquier injerencia de la entidad, que pueda comprometer su independen cia y objetividad en el desarrollo de los trabajos.
Lo anterior incluye la definición, alcance, procedi mientos, frecuencia, cronograma o contenido de los informes de auditoría, para garantizar indepen dencia y una actitud mental objetiva, conforme al debido cuidado profesional del auditor.

- Los auditores internos, no tendrán responsabilidad funcional, ni ejercerán autoridad sobre alguno de los asuntos que les sean asignados en auditoría.

Una vez emitido el informe de manera oficial, éste será de propiedad del responsable del proceso o de pendencia auditada; los resultados de las auditorías se comunicarán a la Dirección y al responsable de la dependencia auditada.

- Está expresamente prohibido implementar contro les internos, desarrollar procedimientos, diseñar sistemas, preparar registros o participar en activi dades que puedan perjudicar el juicio del auditor interno y todo aquello que no sea propio de la actividad de auditoría interna.

Para cada informe de auditoría, los responsables de la unidad auditable, proyecto o proceso, deberán presentar un plan de mejoramiento correspondiente que incluya las actividades de control adoptadas, que a su vez permitan la eliminación de la causa raíz, lo anterior conforme las recomendaciones y conclusiones REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-14 • 2018 • MARZO • 14 14 del trabajo de auditoría.

Los auditores internos realizarán el seguimiento a la implementación de las acciones de mejora según lo establecido en los procedimientos de la entidad y en los definidos por la actividad de auditoría interna.

Serán puestos a consideración para aprobación por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Los cuales son susceptibles de mejora continua (ajustes y/o actualización según necesidad Dec. 648 de 2017 art. 2.2.21.1.16 Funciones del Co mité Institucional de Coordinación de Control Interno literal c).

4.2 Evaluación de la auditoría Aprobó: Comité Institucional de Coordinación de Control Interno UAECD (Acta No. 01 del 30/01/18)

Proyectó: Equipo OCI ANEXO 2 CÓDIGO DE ÉTICA DE LOS AUDITORES El Jefe de la Oficina de Control Interno informará a la Dirección de la Unidad y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, aspectos evi denciados que requieran ser fortalecidos frente al cumplimiento del Estatuto de Auditoría Interna, así como el desempeño de los auditores en relación con la ejecución del Plan Anual de Auditoría.

INTERNOS DE LA UAECD El informe también incluirá exposiciones de riesgo re levantes y temas de control, incluyendo el análisis de los riesgos de gestión y de corrupción que hayan ob servado según selectivo los auditores en la ejecución.

4.3 Actualización La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una organización a cumplir sus obje tivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión, control y gobierno.

Este estatuto será revisado anualmente frente a los cambios en la normatividad aplicable o a los cambios en los procesos de la organización, a los lineamientos o directrices emanadas del DAFP o de la actividad de auditoría interna, desarrollada en la Unidad Adminis trativa Especial de Catastro Distrital.

En este sentido, es necesario contar con un marco de conducta para quienes ejercen la práctica de auditoría en las entidades para dar cumplimiento al rol de eva luación y seguimiento establecido en el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

4.4 Instrumentos

1. OBJETO

Para el ejercicio de la auditoría interna se tendrán en cuenta los siguientes instrumentos (Decreto 648 de 2017 artículo 2.2.21.4.8)

Promover el adecuado comportamiento de los au ditores internos bajo el cumplimiento de las normas internacionales para la práctica de auditoría interna.

2. ALCANCE

- Código de Ética del Auditor Interno que tendrá como bases fundamentales: la integridad, la ob jetividad, la confidencialidad y la independencia.

- Carta de representación: En la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a la Oficina de Con trol Interno.

El presente Código de Ética toma como referencia algunos aspectos contenidos en el “Código de Ética” del Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en inglés), el cual abarca tanto los principios para la práctica de la profesión, como las reglas de conducta que describen los comportamientos que deberá adop tar el auditor interno al desarrollar su trabajo.

Este Código de Ética Profesional es aplicable a todos los auditores internos que sean miembros activos de la entidad.

- Estatuto de Auditoría: En el cual se establecen y comunican las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades del ejercicio de la auditoría interna, según los lineamientos de las normas internacio nales de auditoría.

- Plan Anual de Auditorías.

3. ELEMENTOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL AU DITOR INTERNO

PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA Estos instrumentos serán desarrollados e implemen tados por parte de la Oficina de Control Interno y en caso de ser necesario con los integrantes del Comité Institucional de Control Interno.

Los auditores internos de la UAECD deben aplicar y cumplir los siguientes principios y reglas de conducta:

15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-15 • 2018• MARZO • 14 Principios Reglas de conducta  Abstenerse de participar en actividades ilegales o en actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización.  Respetar y contribuir al cumplimiento de los objetivos y leyes de la INTEGRIDAD: la integridad de los auditores consiste en desempeñar el trabajo de auditoría interna con honestidad, diligencia y responsabilidad. organización  Mantener una actitud propositiva y de respeto frente al auditado y demás grupos de interés con quienes interactúa.

Los auditores internos deben abstenerse de:  Participar en actividades o relaciones que, por estar en conflicto con los intereses de la organización, puedan perjudicar la imparcialidad de su evaluación.  Aceptar cosas que puedan perjudicar su juicio profesional.  Evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido OBJETIVIDAD: La objetividad requiere que los auditores internos evalúen equilibradamente todas las circunstancias relevantes y no subordinen su juicio a otras personas ni se dejen influir indebidamente por sus propios intereses o por los de otros stakeholders (grupos de interés). previamente responsables.  Informar oportunamente cualquier conflicto de interés que ponga en  Cumplir los procedimientos aprobados en la Organización para el manejo, protección y divulgación de la información.  No revelar a terceros la información obtenida en desarrollo de su trabajo, salvo para el cumplimiento de exigencias legales riesgo la objetividad en el trabajo de Auditoría. CONFIDENCIALIDAD: los auditores internos en el ejercicio de su profesión deben respetar el valor y la propiedad de la información que reciben y no deben divulgarla sin la debida autorización, excepto en los siguientes casos: a) Para cumplimiento de una citación ante jueces de la República. b) Para dar información a la auditoría externa. c) Para la solicitud de información de una Entidad Estatal de supervigilancia, Junta Central de Contadores o en los eventos que la reserva sea levantada por la Ley.

 Participar sólo en aquellas auditorías para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia.  Desempeñar todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna.  Mejorar continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de COMPETENCIA: Los auditores internos deben tener y desarrollar los conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencias y destrezas requeridos para cumplir con los objetivos de su trabajo. sus servicios.

 Emitir juicios basado en evidencias  Ser garante del manejo de la información producto del ejercicio de auditoría.

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL. Los auditores internos deben ejecutar sus actividades con la debida diligencia, guardando el cuidado, la pericia y el buen juicio profesional, todo en total apego a la normativa legal y técnica aplicable y bajo los procedimientos e instrucciones pertinentes.

 Producto de la auditoría identificar no solo aspectos desfavorables sino las fortalezas del proceso auditado INTERÉS PÚBLICO Y VALOR AGREGADO: Los auditores internos deben servir con prioridad al interés público, honrar la confianza pública y demostrar su compromiso con la profesión o actividad que cumpla. Procurará mejorar la eficiencia y efectividad de las operaciones en la entidad auditada en beneficio de esta última.

CONSIDERANDO:

Aprobó: Comité Institucional de Coordinación de Control Interno UAECD (Acta No. 01 del 30/01/18)

Proyectó: Equipo OCI CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Consti tución Política de Colombia, es obligación de las au toridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Resolución Número 018 (Marzo 7 de 2018)

“Por la cual se adopta la nueva versión de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión y se dictan otras disposiciones”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políti cas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. y legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C. y Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-16 • 2018 • MARZO • 14 16 para la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con lo establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entida des y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5o de la Ley 87 de 1993. de Gestión, entre ellos la versión 15.0 del Manual del SIG, versión 10.0 de la caracterización Proceso Estudios de Economía y Política Pública, versión 13.0 de la caracterización Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, versión 10.0 de la caracterización Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, versión 9.0 Proceso de Gestión del Talento Humano y versión 8.0 de la caracterización Proceso de Gestión Administrativa y Financiera.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 043 del 28 de diciembre de 2017, se modificó el numeral 8.5.2 del Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG, relacionado con los productos del Proceso de Respon sabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Que uno de los elementos del componente de di reccionamiento estratégico del precitado decreto es el modelo de operación por procesos, basado en la identificación y gestión de procesos a partir de la ca racterización de los mismos, la cual constituye un es quema que permite ver en forma integral y secuencial las actividades aplicando el ciclo PHVA, para el cum plimiento de la misión institucional de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.

Que mediante Resolución Reglamentaria 038 del 19 de diciembre de 2017, se adoptó la nueva versión de algunos documentos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, entre ellos versión 10.0 del Procedimiento para la Elaborar el Plan Estratégico Institucional, la versión 3.0 del Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgos Institucional y la versión 4.0 del Procedimiento para la Revisión por la Dirección.

Que el Concejo de Bogotá D.C. expidió el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organi zación y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., estableciendo en el artículo 6º que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Consti tución, las leyes y en este Acuerdo”.

Que mediante Resolución Reglamentaria 048 del 28 de diciembre de 2017, se adoptó la versión 13.0 del Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción.

Que mediante Acta No. 1 del 29 de enero de 2018 del Proceso de Direccionamiento Estratégico, se aproba ron las acciones para cerrar las brechas identificadas por la firma certificadora “SGS” en la auditoría GAP sobre la implementación de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2015.

Que el numeral 9º del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis trativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.”

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la NTC- ISO 9001:2015, sustituyendo a la NTC-ISO 9001:2008, bajo la cual está certificado el Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad; por tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia la nueva norma.

Que con el fin de formalizar el Contexto de la Orga nización se hace necesario modificar el nombre del Procedimiento para Elaborar el Plan Estratégico Ins titucional – PEI por “Procedimiento para Elaborar el Contexto de la Organización y Plan Estratégico Institu cional – PEI”. Así mimo y a fin de hacer más manejable el nombre de los procedimientos, modificar el nombre del Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción por “Procedimiento para Elaborar el Plan de Acción Institucional”.

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la NTC-ISO 14001:2015, la cual establece los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental.

Que mediante Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 030 del 25 de septiembre de 2017, se adoptó la nueva versión algunos documentos del Sistema Integrado Que teniendo en cuenta el concepto de mejora y la actualización establecida por la Alta Dirección, es necesario ajustar el Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG y las caracterizaciones de los procesos de:Estudios de Economía y Política Pública, Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Gestión del Talento Humano y Gestión Administrativa y Financiera y los siguientes procedimientos que hacen parte del Proceso de Direc 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-17 • 2018• MARZO • 14 No. Documento Código Versión 7 PDE-03 11.0 cionamiento Estratégico: Elaborar el Plan Estratégico Institucional, Plan para la Formulación, Seguimiento y Modificación al Plan de Acción, Mapa de Riesgos Ins titucional y Revisión por la Dirección, para adecuarlos a la normatividad vigente.

Procedimiento para Elaborar el Contexto de la Organización y Plan Estratégico Institucional – PEI.

8 Procedimiento para Elaborar el Plan de Acción Institucional. PDE-04 14.0

RESUELVE:

9 Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgos Institucional. PDE-07 4.0 10 Procedimiento para la Revisión por la Dirección PDE-08 5.0

Artículo primero.

Ajustar el nombre del Procedi miento para Elaborar el Plan Estratégico Institucional
- PEI por “Procedimiento para Elaborar el Contexto de la Organización y Plan Estratégico Institucional – PEI” y del Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción por “Procedimiento para Elaborar el Plan de Acción Institucional”.

Artículo tercero.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Geren tes, velar por la administración y divulgación de los documentos adoptados.

Artículo segundo.

Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG:

No. Documento Código Versión 1 Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG. PDE-02 16.0 PEEPP-01 11.0 2 Caracterización Proceso Estudios de Economía y Política Pública.

Artículo cuarto.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones reglamentarias números: numerales 1, 4, 5, 6, 8 y 9 artículo 1º Resolución Reglamentaria No. 030 del 25 de septiembre de 2017; numerales 1, 4 y 5 artículo 1º Resolución Reglamentaria 038 del 19 de diciembre de 2017; Resolución Reglamentaria 048 del 28 de diciembre de 2017 y Resolución Reglamentaria No. 043 del 28 de diciembre de 2017

PVCGF-01 14.0 3 Caracterización Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

PRFJC-01 11.0 4 Caracterización Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Dada en Bogotá, D. C., a los siete (7) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

5 Caracterización Proceso Gestión del Talento Humano. PGTH-01 10.0 PGAF-01 9.0 JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA 6 Caracterización Proceso Gestión Administrativa y Financiera.

Contralor de Bogotá D.C.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-18 • 2018 • MARZO • 14 18 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 1 de 56 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco. Grace Smith Rodado Yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha. MARZO 7 DE 2018 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-19 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 2 de 56 JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA Contralor de Bogotá, D.C.

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor Auxiliar GRACE SMITH RODADO YATE Directora Técnica de Planeación Bogotá, D.C., marzo de 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-20 • 2018 • MARZO • 14 20 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 3 de 56 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 5

1. ANTECEDENTES DEL CONTROL FISCAL ............................................................................................ 5

1.1. GENERALIDADES.................................................................................................................................... 5 1.2. MARCO LEGAL....................................................................................................................................... 6 1.3. CREACIÓN DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ......................................................................................... 7

2. CONTEXTO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ ............................................................................. 10

2.1. ANÁLISIS EXTERNO............................................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2.2. ANÁLISIS INTERNO.......................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2.3. ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL............................................................................................................ 11 2.4. PARTES INTERESADAS......................................................................................................................... 13 2.4.1. Clientes......................................................................................................................................... 13 2.4.2. Otras Partes Interesadas............................................................................................................ 16

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN –SIG .......................................................................................... 18

3.1 GENERALIDADES.................................................................................................................................. 18 3.2. ELEMENTOS COMUNES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN........................................................... 20

4. OBJETIVO, ALCANCE Y POLÍTICA DEL SIG ..................................................................................... 22

4.1. OBJETIVO DEL SIG................................................................................................................................. 22 4.2. ALCANCE DEL SIG.................................................................................................................................. 22 4.3. POLÍTICA DEL SIG.................................................................................................................................. 22

5. LIDERAZGO, AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REVISIÓN Y EVALUACIÓN ........................... 23

5.1. LIDERAZGO.......................................................................................................................................... 23 5.1. NIVEL DE AUTORIDAD........................................................................................................................... 23 5.2. NIVEL DE RESPONSABILIDAD................................................................................................................ 24 5.3. NIVEL DE REPRESENTACIÓN................................................................................................................ 24 5.4. NIVEL DE REVISIÓN............................................................................................................................... 24 5.5. NIVEL DE EVALUACIÓN......................................................................................................................... 25

6. INFORMACIÓN DOCUMENTADA .......................................................................................................... 25

6.1. INFORMACIÓN INTERNA........................................................................................................................... 25 6.2. INFORMACIÓN EXTERNA......................................................................................................................... 27

7. COMPONENTES DEL SIG ...................................................................................................................... 27

7.1. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -SGC................................................................................... 27 7.1.1. Definición....................................................................................................................................... 28 7.1.2. Política........................................................................................................................................... 28 7.1.3. Objetivo.......................................................................................................................................... 28 7.1.4. Alcance.......................................................................................................................................... 29 7.2. SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL -SGA......................................................................................... 29 7.2.1. Definición....................................................................................................................................... 30 7.2.2. Política........................................................................................................................................... 30 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-21 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 4 de 56 7.2.3. Objetivo.......................................................................................................................................... 30 7.2.4. Alcance.......................................................................................................................................... 31 7.3. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO –SG-SST................................ 32 7.3.1. Definición...................................................................................................................................... 32 7.3.2. Política........................................................................................................................................... 32 7.3.3. Objetivos....................................................................................................................................... 33 7.3.4. Alcance.......................................................................................................................................... 34 7.3.5. Obligaciones................................................................................................................................. 34 7.3.6. Responsabilidades....................................................................................................................... 35 7.3.7. Ejecución y Evaluación................................................................................................................ 36 7.4. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA................................................ 36 7.4.1. Definición...................................................................................................................................... 36 7.4.2. Política........................................................................................................................................... 36 7.4.3. Objetivo......................................................................................................................................... 38 7.4.4. Alcance.......................................................................................................................................... 38

8. MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................................ 38

8.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO..................................................................................... 41 8.2. PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y COMUNICACIÓN CON PARTES INTERESADAS....................... 41 8.3. PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA.................................................................... 42 8.4. PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL.................................................................... 44 8.5. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA....................................................... 45 8.6. PROCESO GESTIÓN JURÍDICA.............................................................................................................. 46 8.7. PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO........................................................................................ 47 8.8. PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA........................................................................... 48 8.9. PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN................................................................ 48 8.10. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL....................................................................................................... 49 8.11. PROCESO EVALUACIÓN Y MEJORA....................................................................................................... 50

9. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................... 52

10. RIESGO Y OPORTUNIDADES ............................................................................................................... 52

11. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS .................................................................................................... 53

12. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS DEL SIG .......................................................... 53

CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................. 55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-22 • 2018 • MARZO • 14 22 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 5 de 56 INTRODUCCIÓN El Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., describe la estructura, contenido y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la entidad bajo los requisitos de Norma ISO 9001:2015, Norma ISO 14001:2015 y Decreto 1072 de 2015 - Resolución 1111 de 2017, relacionado con la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST y demás decretos reglamentarios, soportado en los lineamientos de Gestión Documental; Gestión de la Seguridad de la Información y las directrices del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, entre otros.

La implementación del Sistema Integrado de Gestión se convierte en un instrumento para la mejora de la gestión institucional y la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes y coadyuva en la calidad de los productos y el cumplimiento de los objetivos institucionales.

A partir del objetivo y alcance del Sistema Integrado de Gestión se realiza una síntesis de los antecedentes del control fiscal, marco legal, contexto de la organización, estructura de la Contraloría de Bogotá D.C, posteriormente se enfatiza en las bondades del Sistema Integrado de Gestión, la estructura del Mapa de Procesos, junto con la definición de responsables e interacción de los procesos.

1. ANTECEDENTES DEL CONTROL FISCAL

1.1. Generalidades El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial1.

La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito2 y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría Distrital.

1 Artículo 267 de la Constitución Política de Colombia. 2 Decreto Ley 1421 de 1993. Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital, artículo 105.

23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-23 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 6 de 56 El control o evaluación de resultados se llevará a cabo para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados para un período determinado.

La contraloría es un organismo de carácter técnico, dotado de autonomía administrativa y presupuestal. En ningún caso podrá ejercer funciones administrativas distintas a las inherentes a su propia organización.

La vigilancia de la gestión fiscal de la contraloría se ejercerá por quien designe el tribunal administrativo que tenga jurisdicción en el Distrito.

1.2. Marco Legal El control fiscal se encuentra consagrado en la Constitución Política de Colombia y está reglamentado en las leyes que a continuación se relacionan:

- Constitución Política de Colombia, artículos 117, 119, 267, 268, 271 y 272 (La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva. Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268).

- Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.

- Decreto-Ley 1421 de 1993, Estatuto Orgánico de Bogotá, Capítulo I, Título VII. • Decretos Nacionales 1677 y 2537 de 1993, 1187 de 1998 y 1350 de 2005, reglamentarios del Decreto Ley 1421 de 1993.

- Ley 610 de 2000, “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”.

- Ley 1474 del 12 de julio de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, artículo 74.

- Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016. Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones, modificado por el Acuerdo 664 de 2017.

- Decreto No. 943 del 21 de mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-24 • 2018 • MARZO • 14 24 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 7 de 56

- Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015. Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas reglamentarias.

- Norma NTC - ISO 9000:2015. Del 15 de octubre de 2015. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

- Norma NTC-ISO 9001:2015. Del 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Norma NTC-ISO 14001:2015. Del 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Gestión Ambiental.

1.3. Creación de la Contraloría de Bogotá A partir de las conclusiones presentadas en 1923 por la Misión Kemmerer y contempladas en la Ley 42 del mismo año, los departamentos y municipios crearon organismos destinados a la vigilancia de la gestión fiscal de la administración seccional y local, bajo la denominación de Contralorías.

En Bogotá, la vigilancia de la gestión fiscal inició con la sanción del Acuerdo No. 23 del 11 de septiembre de 1929, por el cual se creó la Contraloría Municipal como una "(…) sección autónoma auxiliar de la Secretaría de Hacienda". En 1930 se definió la estructura del organismo fiscalizador como: "(…) departamento independiente e dentro de la organización administrativa del municipio y como mandataria del Concejo, será suprema autoridad fiscalizadora de todos los actos de la administración pública".

La Constitución Política de 1991 institucionaliza el control fiscal a partir del ejercicio del control posterior y selectivo, basado en los principios de eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales.

El Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto 1421 de 1993, Título VII “Control fiscal, control interno y veeduría”, Capítulo I “Control fiscal y titularidad”, se reproduce para Bogotá lo establecido constitucionalmente en materia de control fiscal, determinando que la Contraloría de Bogotá D.C. es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización y realiza el control fiscal, a todas las entidades distritales y a los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Distrito Capital.

La estructura organizacional de la entidad está definida en el artículo 10º del Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C., “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-25 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 8 de 56 modifica su planta de personal y se dictan otras disposiciones”, tal como se refleja en el siguiente Organigrama:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-26 • 2018 • MARZO • 14 26 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 9 de 56 Gráfica No. 1 Fuente: Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-27 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 10 de 56

2. CONTEXTO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ

La Contraloría de Bogotá identifica los aspectos externos e internos, pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que pueden afectar su capacidad para lograr los resultados previstos en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, (Sistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo).

Para llevar esta labor se pueden considerar varias herramientas como: 5 fuerzas de Porter, Análisis PEST/PESTE/PESTEL, Matriz de Perfil Competitivo (MPC), Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE), Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI), Metaplan, Benchmarking y Matriz DOFA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), entre otras. No obstante, la Entidad ha generado cultura la utilización del análisis DOFA, como instrumento estratégico para diagnósticas los factores internos y externos que pueden afectar la gestión institucional:

Diagnóstico Interno. Se refiere a aquellos aspectos internos de la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno:

 Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Características internas  Debilidades: aspectos internos que de alguna u otra manera frenan el cumplimiento de los objetivos planteados.

Entre ellos tenemos:

 Desempeño de la Entidad.  Recursos: infraestructura, ambiente de trabajo para la operación de los procesos, conocimiento de la organización.  Aspectos humanos: competencia, conducta y cultura organizacional.  Desempeño de los procesos.  Satisfacción del cliente.  Revisión de los requisitos pertinentes de las otras partes interesadas.  Estructura organizacional.  Entre otros.

Diagnóstico Externo: Tiene como objetivo fundamental identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Estos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza):

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-28 • 2018 • MARZO • 14 28 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 11 de 56  Oportunidades: acontecimientos o características externas que pueden ser utilizadas para garantizar el crecimiento de la empresa. Las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización.

 Amenazas: acontecimientos externos en la mayoría de las veces incontrolables por el personal; obstáculos que pueden afectar negativamente la evolución de las dependencias, procesos y la entidad.

Entre ellos tenemos:

 Económicos: situación económica, ingresos de Distrito capital.  Sociales.  Políticos.  Tecnológicos: novedades en tecnología, materiales y equipos, vencimiento de patentes.  Legales y reglamentarios que afecten el ambiente de trabajo.

El Contexto de la Organización se utiliza con insumo para la planificación institucional (planes, programas y proyectos) y la administración de los riesgos de la Entidad (mapa de riesgos).

NOTA. El Contexto de la Organización se encuentra publicado en la Intranet de la Entidad, así como el Diagnóstico DOFA por procesos.

2.2. Estrategia Organizacional La estrategia organizacional de la Entidad se encuentra formalizada en el Plan Estratégico Institucional, documento que recoge y difunde las principales líneas de acción y estratégicas que la Entidad se propone adelantar en el corto y medio plazo, orientadas al cumplimiento de la misión institucional, bajo los siguientes parámetros:

Misión. La Contraloría de Bogotá, D.C., es la entidad que vigila la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejan fondos o bienes públicos, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

Visión. En el año 2020, la Contraloría de Bogotá, D.C., será reconocida por los ciudadanos como una entidad confiable por su efectividad en la vigilancia y control del uso adecuado de los recursos públicos, fundada en la participación ciudadana, la sostenibilidad y el uso de la tecnología.

29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-29 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 12 de 56 Política Institucional. “La Contraloría de Bogotá D.C., aliada con la ciudadanía, fortalece la “cultura y pedagogía de cuidar y responder por lo público”, como instrumentos para mejorar la eficiencia en la gestión del Distrito Capital”.

Este horizonte se ve refleja en el diseño e implementación de los siguientes objetivos y estrategias corporativas, así:

Gráfica No. 2 Fuente: Plan Estratégico Institucional 2016-2020 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-30 • 2018 • MARZO • 14 30 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 13 de 56 2.3. Partes Interesadas A partir del contexto organizacional la Entidad ha identificado los grupos de interés, externos e internos, que de alguna forma se puedan ver afectados por la actividad del ejercicio del control fiscal en la ciudad de Bogotá D.C., clasificándolas en Clientes y otras Partes Interesadas, bajo los siguientes criterios:

2.3.1. Clientes La norma NTC ISO 9000 define al cliente como: “Persona u organización o persona que podría recibir o que recibe un producto o servicio destinado a esa persona u organización requerido por ella”, bajo este concepto y teniendo en cuenta la razón de ser de la Entidad, se han identificado como como clientes a la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá, en consideración de los siguientes aspectos:

La Contraloría de Bogotá:

Enfoca plenamente su gestión a satisfacer sus necesidades y requerimientos.

Evalúa sistemáticamente su satisfacción y tomar acciones para elevarla.

Evidencia la mejora del nivel de su satisfacción.

 Ciudadanía:

Cuadro No. 3. Caracterización del Cliente - Ciudadanía Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe los productos de la Contraloría de Bogotá D.C. y el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal ¿Cómo se enfoca la Contraloría de Bogotá a?

¿Quiénes la integran?

¿Qué productos y servicios recibe La ciudadanía La ciudadanía (opinión  Identificando las necesidades con sondeos de medios.  Presentando el resultados del control a través de los medios de comunicación.  Promoviendo columnas de opinión y editoriales. pública)  Ciudadano que denuncia,  Ciudadano que se organiza y se articula a los procesos de la Contraloría y  La opinión pública (sentir o estimación en que coincide la generalidad de las personas acerca del control fiscal  Informes de Auditoría.  Informes Obligatorios, Estudios Estructurales y Pronunciamientos.  Respuestas de fondo y definitivas sobre las Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

Promoviendo el control fiscal participativo, a través de:

 Recepción y trámite de los PQSR.  Formación y capacitación.  Audiencias públicas, foros y otros.  Promoción y 31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-31 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 14 de 56 Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe los productos de la Contraloría de Bogotá D.C. y el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal ¿Cómo se enfoca la Contraloría de Bogotá a?

¿Quiénes la integran?

¿Qué productos y servicios recibe La ciudadanía La ciudadanía (opinión pública) ejercido por la Entidad.  Rendición de cuentas articulación del control social.  Auditorías articuladas mediante convenios con las organizaciones de la sociedad civil.  Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión de la Entidad.

 Divulgación de los resultados del control a través de comunicados de prensa, declaraciones y publicaciones entre otros.  Información de calidad y en lenguaje claro sobre os resultados de la Entidad.

 Concejo de Bogotá:

Cuadro No. 4. Caracterización del Cliente – Concejo de Bogotá Recibe productos del control fiscal que requiere para desarrollar su actividad normativa y de control político.

¿Cómo se enfoca la Contraloría de ¿Quiénes lo integran?

¿Cuáles son los productos que les Bogotá a ellos? entregamos?

Los Concejales elegidos por voto popular en la ciudad de Bogotá D.C.

 Informes de auditoría.  Informes obligatorios de Ley.  Estudios estructurales.  Pronunciamientos.  Respuestas de fondo y definitivas sobre las Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.  Proposiciones: invitación y citación.

Citación: Acción a través de la cual el Concejo de Bogotá requiere la presencia en sesión plenaria o de comisión del representante legal de la entidad con el fin de adelantar un debate, conforme lo previsto en el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008. CD: Citación a Debate. CP: Citación a Proposición.

Invitación: Acción de invitar al representante legal de una entidad o su delegado en desarrollo del debate a un tema específico. ID: Invitación a debate. IP: Invitación a proposición. IMT: Invitación a mesa de trabajo.

Proposición: Medio a través del cual los concejales, organizados por bancadas, formulan a la administración y/o órganos de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-32 • 2018 • MARZO • 14 32 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 15 de 56 control un cuestionario sobre un tema que deseen debatir.

33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-33 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 16 de 56 2.3.2. Otras Partes Interesadas Las partes interesadas3 pertinentes son aquellas que generan riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y expectativas no se cumplen”. Las organizaciones definen qué resultados son necesarios para proporcionar a aquellas partes interesadas pertinentes para reducir dicho riesgo.

Al analizar la definición otorgada por la norma, vemos el complemento de la misma con la palabra pertinente, este término permitió identificar puntualmente quienes son y qué necesidad o expectativa requieren de la Entidad, siendo identificadas las partes interesadas, junto con los productos y requisitos a entregar, así:

Cuadro No. 5. Caracterización otras Partes Interesadas ¿Qué sector la integran? ¿Cuáles son las otras partes interesadas?

Juntas administradoras locales Gobierno Local Juntas de acción comunal.

Gobierno Distrital Sujetos de control. Alcaldía Mayor de Bogotá Alta Consejería Distrital de las TICS Secretaria Distrital de Ambiente Secretaria Distrital de Planeación Secretaría Jurídica Distrital Secretaria Distrital y de Hacienda Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD Veeduría Distrital Personería de Bogotá Gobierno Nacional Jurisdicción de lo contencioso administrativo Ministerio de las TIC Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Procuraduría General de la Nación Autoridades judiciales SECOP Colombia Compra Eficiente Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC 3 Norma Técnica ISO 9001:2015 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-34 • 2018 • MARZO • 14 34 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 17 de 56 ¿Qué sector la integran? ¿Cuáles son las otras partes interesadas?

Implicado Fiscal Responsables fiscales Entidad afectada Garante Compañía aseguradora Particulares relacionados con la contratación Organizaciones sindicales Cliente interno Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Proveedores (transporte, servicios generales, papelería, entre otros)

Proveedores externo Contratistas Ente certificador Entes de Control Otros órganos jurisdiccionales y de vigilancia y control Auditoría Fiscal Archivo de Bogotá Contaduría General de la Nación Contraloría General de la República Organismos Reguladores Contraloría General Republica - (Boletín de Responsables Fiscales)

Organizaciones civiles y sociales Academia Gremios Otros interesados Exfuncionarios Persona natural o jurídica.

Veedurías ciudadanas NOTA. En la Matriz de Identificación de Partes Interesadas publicada en la Intranet de la Entidad, se encuentra el detalle de los procesos, productos parte interesada y requisitos.

35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-35 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 18 de 56

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN –SIG

3.1 Generalidades El Sistema Integrado de Gestión – SIG “Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros)4”.

De esta manera se puede decir que un sistema de gestión contribuye a la consecución de los objetivos de una organización a través de una serie de estrategias adoptadas para dicho fin, que incluyen entre otras cosas la optimización y el enfoque centrado en los procesos de gestión y también el pensamiento disciplinado de todos sus integrantes.

Existen muchas similitudes entre los conceptos de gestión de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, en la medida que los principios de una buena gestión son los mismos, junto con el método de implementación y los puntos normativos.

Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, ambiente y seguridad han seguido un desarrollo independiente y paralelo; es decir, la seguridad sigue dependiendo de talento humano, la calidad la lidera la Dirección de Planeación y lo relacionado con la gestión ambiental se ubica en áreas de la Dirección Administrativa y Financiera.

Este sistema permite lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las normas que lo integran tienen elementos comunes o compatibles que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su implementación.

El Sistema Integrado de Gestión se rige por los siguientes principios:

 Coherencia. La armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunten a una misma dirección, es decir que comparta el mismo propósito, en especial con los elementos estratégicos y los operativos.

 Control hacia la mejora, El Seguimiento y Monitoreo al desempeño de los Sistemas de Gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de la Mejora.

4 Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-36 • 2018 • MARZO • 14 36 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 19 de 56  Productividad. Toda actividad en el marco de un Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la Eficiencia, Eficacia y la Efectividad.

 Seguimiento y evaluación. Los Sistemas de Gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del Sistema en Términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

 Sostenibilidad. El Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación.

En este sentido, el sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá lo integran los subsistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, soportado en el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA; Gestión de la Seguridad de la Información, Modelo Estándar de Control Interno – MECI y en la administración del riesgo, así:

Gráfico No. 3. Sistema Integrado de Gestión Fuente: Dirección de Planeación 37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-37 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 20 de 56 3.2. Elementos comunes del Sistema Integrado de Gestión El concepto de Sistema Integrado de Gestión contiene elementos comunes a todos sistemas de la organización, como son:

 La definición de Políticas, se encuentran establecidas en los diferentes planes y programas de la Entidad, entre ellos, el Plan Estratégico, Plan Institucional de Gestión Ambiental, Plan de Trabajo Anual de SST, entre otros.

 El Manual del SIG, describe la estructura organizacional de la entidad, sus diferentes roles y responsabilidades e instancias de autoridad y coordinación.

 El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Así mismo, cada proceso cuenta con la caracterización, que relaciona la articulación o interacción con los demás procesos del SIG y el valor agregado que ofrecen, determinando la eficacia en el desempeño de cada proceso.

 Cada proceso cuenta con los procedimientos necesarios para el cumplimiento de su objetivo, junto con los responsables de ejecutar las actividades y los puntos de control.

 Los planes institucionales, reflejan la planificación institucional para cada vigencia, desagregada por procesos y dependencias.

 Los planes de adquisiciones, capacitación, Seguridad y Salud en el trabajo y el programa de Bienestar Social, garantizan la optimización de recursos físicos y de infraestructura, se fortalecen las competencias de los funcionarios de la entidad, se brinda bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de los mismos.

 Se adelantan mediciones de los procesos, llevando registro que evidencien las acciones realizadas y controlando la gestión de los mismos, estudiando las causas de las desviaciones con respecto al desempeño planificado, a los objetivos buscados y al impacto esperado.

 Se realiza evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías internas de calidad y se efectúan revisiones periódicas del sistema por parte de la alta dirección.

 Se toman las acciones para la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos, y acciones correctivas, a fin de controlar aquellos resultados, procesos o situaciones que no satisfacen las especificaciones o no funciona de acuerdo a lo planificado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-38 • 2018 • MARZO • 14 38 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 21 de 56 39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-39 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 22 de 56

4. OBJETIVO, ALCANCE y POLÍTICA DEL SIG

4.1. Objetivo del SIG Articular los subsistemas del SIG, mediante la identificación y cumplimiento conjunto de sus requisitos, con el fin de lograr los objetivos y estrategias definidas en el Plan Estratégico Institucional.

4.2. Alcance del SIG El alcance del SIG de la Contraloría de Bogotá D.C., está determinado fundamentalmente por las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas, a través de la articulación de los subsistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SST para los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación de la Contraloría de Bogotá.

4.3. Política del SIG La Contraloría de Bogotá D.C., asume el compromiso de implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión, bajo los estándares internacionales y nacionales de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017, cumpliendo con la legislación vigente y otras responsabilidades aplicables a su naturaleza jurídica, con el propósito de:

 Garantizar un servicio oportuno, seguro y confiable a nuestros clientes.  Desarrollar las actividades a través del Sistema Integrado de Gestión para el cumplimiento del desempeño de los objetivos y metas institucionales.  Fortalecer las competencias de los funcionarios para obtener productos con calidad, bajo estándares de ambiente, seguridad y salud en el trabajo.  Propiciar el desarrollo del talento humano, la protección del medio ambiente y la satisfacción de los clientes con responsabilidad social.  Proteger la vida de los funcionarios ante los riesgos inherentes a su actividad, mediante la implementación del programa de seguridad y salud en el trabajo y la socialización de las normas vigentes sobre la materia.  Implementar estrategias claras para generar información constante a la opinión pública, fortalecer la comunicación virtual con los clientes, con el fin de propiciar un cambio de imagen positiva en la opinión pública sobre la función técnica que cumple la Contraloría de Bogotá.  Implementar mecanismos y controles para la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de la información institucional.  Mantener los recursos suficientes de todas las índoles, para el sostenimiento y mejora continua del sistema de gestión integrado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-40 • 2018 • MARZO • 14 40 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 23 de 56 Nota: Las políticas y objetivos de los subsistemas del SIG se encuentran inmersas en los diferentes planes y programas de la entidad.

5. LIDERAZGO, AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REVISIÓN Y EVALUACIÓN

En ejercicio de las competencias establecidas por la ley, el marco reglamentario del control fiscal, los acuerdos distritales, las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 para la gestión ambiental y el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017 para la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, se establece lo siguiente:

5.1. Liderazgo El liderazgo y compromiso de la alta dirección son esenciales para la implementación, el desarrollo y el mantenimiento del SIG, encaminados a lograr los beneficios de la organización y de todas las partes interesadas.

A través del Plan Estratégico Institucional el Contralor de Bogotá D.C., difunde las principales líneas de acción y estratégicas que la Entidad se propone adelantar en el corto y medio plazo, orientadas al cumplimiento de la misión institucional.

El Contralor de Bogotá D.C. expide los lineamientos d la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia, orientados a direccionar la planeación institucional por parte de los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

Además, durante el desarrollo y la operación del Sistema integrado de Gestión, la Alta Dirección garantiza los recursos y liderar la actitud, el convencimiento y el ejemplo sobre la importancia del sistema para el logro de los fines institucionales.

5.2. Nivel de Autoridad La máxima autoridad del SIG es el Contralor de Bogotá, quien en los términos de las normas que definen la estructura administrativa de la entidad, asignará las responsabilidades para hacer más eficiente el funcionamiento del Sistema. En ejercicio de esa autoridad, participa en la planificación de los objetivos, estrategias institucionales, de calidad y ambientales, expide las directrices correspondientes para generar una cultura ambiental, de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema.

En la entidad la autoridad está representada en:

 El Contralor.  El Contralor Auxiliar, y 41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-41 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 24 de 56  El Comité Directivo, en los términos previstos en la Resolución Reglamentaria que regula su funcionamiento.

5.3. Nivel de Responsabilidad Los niveles de responsabilidad por subsistema del SIG son:

Cuadro No. 6. Nivel de responsabilidad Subsistema Responsable Subsistema de Gestión de la Calidad -SGC. Contralor Auxiliar.

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA. Director Administrativo.

Director Técnico de Subsistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo –SG- SST Talento Humano. Fuente: SIG.

No obstante, los niveles de responsabilidad por procesos están determinados en cada uno de los procesos y procedimientos establecidos en la Entidad.

5.4. Nivel de Representación El Contralor Auxiliar hace parte de la Alta Dirección, su función principal es velar por el mantenimiento y mejora del SIG, participando en la planificación, ejecución, seguimiento y mejora del mismo.

5.5. Nivel de revisión El nivel de revisión está dado por:

 Revisión Técnica: verificación que asegura la conveniencia5, adecuación6, eficacia, eficiencia y efectividad de los documentos del SIG, garantizando el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión SIG.

5 Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

6 Adecuación: determinación de la suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-42 • 2018 • MARZO • 14 42 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 25 de 56  Revisión Jurídica: verificación que asegura la legalidad de la resolución reglamentaria y del documento que se adopta, así como, la pertinencia de la base legal de los procedimientos.

 Aprobación: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad. 5.6. Nivel de evaluación El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de desarrollar la auditoría interna integral a los subsistemas de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, como mecanismo para la evaluación, seguimiento y mantenimiento del SIG.

6. INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Información interna y externa requerida que la Entidad tiene que controlar y mantener. Puede estar en cualquier formato o medio de comunicación y de cualquier fuente:

6.1. Información Interna La información documentada que hace parte del Sistema Integrado de Gestión –SIG de la Contraloría de Bogotá D.C. es la siguiente:

Cuadro No. 7. Información documentada del SIG Tipo Información documentada a mantener Proceso responsable ADOPTADA POR RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG7. Direccionamiento Estratégico Manual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laborales. Gestión Talento Humano Manual de Contratación. Gestión Administrativa y Financiera Manual de Inducción Institucional. Gestión Talento Humano Manuales Manual de Identidad Institucional. Comunicación con el cliente y otras partes interesadas Manual de Rendición de Cuentas. Comunicación con el cliente y otras partes interesadas Otros manuales que la Entidad considere necesarios para la operación de los procesos. Según corresponda 7 Incorpora información documentada a mantenerse exigida por la NTC ISO 9001:2015, como: alcance del SGC, política de calidad y objetivos de calidad.

43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-43 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 26 de 56 Tipo Información documentada a mantener Proceso responsable Caracterización de cada proceso del SIG. Todos los procesos Procesos y Procedimientos adoptados dentro de cada proceso. Todos los procesos procedimientos ADOPTADA EN COMITÉ INSTITUCIONAL U OTRA INSTANCIA INSTITUCIONAL Plan Estratégico Institucional – PEI. Direccionamiento Estratégico Plan de Acción. Direccionamiento Estratégico Plan Institucional de Capacitación - PIC. Gestión Talento Humano Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC.

Gestión Tecnologías de la Información Plan Estratégico de Comunicaciones - PEC. Comunicación con el cliente y otras partes interesadas Plan de Auditoría Distrital - PAD. Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Plan Anual de Estudios – PAE. Estudios de Economía y Política Pública Plan Anual de Adquisiciones - PAA. Gestión Administrativa y Financiera Planes Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA. Gestión Administrativa y Financiera Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – PAAC. Direccionamiento Estratégico Plan Institucional de Seguridad Vial – PSV. Gestión Administrativa y Financiera Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
- PSST.
Gestión Talento Humano Plan Institucional de Archivos – PINAR Gestión Documental Plan de Contingencia de Tecnología de la Información- PCTI.

Gestión Tecnologías de la Información Otros planes que la Entidad considere necesarios para la operación de los procesos. Según corresponda Programa Anual de Bienestar Social. Gestión Talento Humano Programa de Gestión Documental PGD. Gestión Documental Programa Anual de Auditorías Internas – PAAI. Evaluación y mejora Programas Otros programas que la Entidad considere necesarios para la operación de los procesos. Según corresponda REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-44 • 2018 • MARZO • 14 44 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 27 de 56 Tipo Información documentada a mantener Proceso responsable Banco terminológico de Series, subseries y tipos documentales TESAURO Gestión Documental Caracterización de Producto. Procesos Misionales Otros documentos Otros documentos que la Entidad considere necesarios para la operación de los procesos. Según corresponda Fuente. Procedimiento para Mantener la Información Documentada del SIG Esta información se encuentra publicada en la INTRANET (Link SIG – Listado maestro de información documentada), identificada con marca de agua “copia controlada”, para asegurar que esté disponible, protegida y que sea idónea para su uso, donde y cuando se necesita.

6.2. Información Externa Son aquellas normas técnicas, legales y reglamentarias, así como, resoluciones, circulares y otras disposiciones expedidas por entidades competentes, que aplican en el desarrollo de los procesos y procedimientos del SIG, las cuales se encuentran relacionadas en la base legal de cada documento.

La normatividad legal y reglamentaria se encuentra disponibles en la Intranet de la Entidad para su consulta.

Es de anotar, que la Contraloría de Bogotá D.C. no mantiene bajo su control bienes propiedad de los clientes, ni propiedad intelectual, sin embargo, el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, maneja información confidencial, documentos y recursos propiedad de la parte interesada, para quien sí tenemos la responsabilidad de salvaguardarlos; por lo tanto, en relación con los datos personales vinculadas a los procesos de responsabilidad fiscal se aplicará lo establecido en el artículo 20 de la Ley 610 de 2000 y en el caso de los PQSRs se regirá por la normatividad vigente sobre la materia.

7. COMPONENTES DEL SIG

El Sistema Integrado de Gestión como su nombre lo indica integra las políticas, estrategias, procesos, procedimientos y demás instrumentos que diseñe la Contraloría de Bogotá, inmersos en los siguientes subsistemas:

7.1. Subsistema de Gestión de la Calidad -SGC 45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-45 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 28 de 56 7.1.1. Definición Parte de la entidad enfocada a dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad de los productos, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y el control político y ciudadano, garantizar el fácil acceso a la información relativa a resultados del sistema, emprender acciones preventivas y correctivas, tener cultura por la mejora continua, satisfacer a los ciudadanos, simplificar procesos y crear un sistema laboral orientado hacia la productividad, entre otros beneficios.

7.1.2. Política La Política de Calidad es aprobada en Comité Directivo y se encuentra formalizada en el Plan Estratégico Institucional, así:

Somos un equipo comprometido con la vigilancia a la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejan fondos o bienes públicos, a través del mejoramiento continuo de los procesos, el fortalecimiento de la capacidad institucional, la optimización de los recursos, la actualización de las tecnologías de la información y las comunicaciones y el cumplimiento de los requisitos aplicables, generando productos con calidad y oportunidad que satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros clientes, en un ambiente de trabajo seguro y responsable con el medio ambiente y de éste modo contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

7.1.3. Objetivo La política de calidad se materializa a través de los siguientes objetivos:

 Fortalecer la vigilancia y control a la gestión fiscal desde los resultados y el impacto.

 Vincular a la ciudadanía en el ejercicio del control fiscal para que genere insumos al proceso auditor y sea aliada en el control de los recursos públicos.

 Optimizar la gestión de la Entidad hacia el mejoramiento continuo, para cumplir su misión con altos estándares de calidad.

 Fortalecer la capacidad institucional, optimizando los recursos, hacia un control fiscal efectivo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-46 • 2018 • MARZO • 14 46 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 29 de 56  Estar a la vanguardia de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TICs, que potencialicen los procesos y fortalezcan el ejercicio de control fiscal.

7.1.4. Alcance El alcance está dado para los Procesos Misionales “Estudios de Economía y Política Pública, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal”, los cuales vigilan la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejan fondos o bienes públicos, soportados en los Procesos Estratégicos, de Apoyo y Evaluación y Mejora.

En ejercicio de la vigilancia fiscal, los procesos misionales generan los siguientes productos:

 Informes de auditorías.  Informes obligatorios.  Estudios estructurales.  Pronunciamientos.  Auto por el cual se ordena el archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.  Auto que decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes.  Fallo (con responsabilidad fiscal y fallo sin responsabilidad fiscal).  Auto por el cual se ordena el endoso de unos títulos de depósito judicial.  Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

Nuestro SGC incluye los requisitos de la norma ISO 9001:2015, no obstante no es aplicable el siguiente requisito:

 Requisito 7.1.5. 2. “Trazabilidad de las mediciones”: Los productos generados por el control fiscal son documentos y el control de su calidad se realiza frente a criterios que permiten decidir sobre su conformidad y la Entidad no utiliza equipos de medición que deban calibrarse o verificarse.

 Requisito 8.3 “Diseño y desarrollo de los productos y servicios”: La Entidad no realiza ningún diseño de sus productos o servicios, dado que éstos son de orden constitucional y legal.

7.2. Subsistema de Gestión Ambiental -SGA 47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-47 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 30 de 56 7.2.1. Definición Conjunto de actividades adelantadas tanto por las instituciones del Estado como por los particulares, a fin de evaluar en un momento y espacio determinados, las interacciones entre el medio ambiente y los elementos que se relacionan y/o aspiran a relacionarse con él, cuyo propósito es concertar, adoptar y ejecutar decisiones con efectos de corto, mediano y largo plazo, encaminadas a lograr un desarrollo sostenible.

El Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, es el instrumento de planificación ambiental de la Contraloría de Bogotá, el cual orienta sus esfuerzos en la consecución de objetivos y metas tendientes a la prevención, de la contaminación, la mitigación o corrección de los impactos ambientales negativos o el fortalecimiento de los impactos positivos que se generan en el desarrollo de los productos y de las actividades diarias de la Entidad.

El PIGA de concentra sus esfuerzos en el cumplimiento de su política ambiental, de los objetivos propuestos y el desarrollo de siete programas a saber: uso eficiente y ahorro de agua, uso eficiente y ahorro de energía, gestión integral de residuos sólidos, mejoramiento de las condiciones ambientales internas, criterios ambientales para las compras y gestión contractual, extensión de buenas prácticas ambientales y control de emisiones atmosféricas.

7.2.2. Política La Política de Ambiental es aprobada en Comité Directivo teniendo en cuenta las directrices señaladas en Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, así:

La Contraloría de Bogotá, D.C. en ejercicio de las funciones de Control Fiscal en el Distrito Capital, se encuentra comprometida con cumplimiento de la prevención de la contaminación, la identificación y control de sus aspectos e impactos ambientales generados por la gestión de la entidad, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de carácter ambiental aplicables y el mejoramiento continuo, contribuyendo a la preservación del ambiente y al uso sostenible de los recursos naturales.

7.2.3. Objetivo A continuación se presenta el objetivo general del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Contraloría de Bogotá, así:

Implementar y mejorar los programas del plan institucional de gestión ambiental - PIGA en todas las sedes de la entidad, a través del manejo y uso eficiente de los recursos naturales, contribuyendo al cumplimiento del Plan de Desarrollo del Distrito capital”

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-48 • 2018 • MARZO • 14 48 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 31 de 56 Es de anotar que los objetivos específicos por cada uno de los programas se encuentran relacionados en el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, 7.2.4. Alcance El alcance del SGA de la Contraloría de Bogotá incluye todos los requisitos de la Norma ISO 14001:2015 y está previsto para los límites físicos de las sedes de la de la Entidad, “Condición Ambiental Territorial y del Entorno” del Plan institucional de Gestión Ambiental - PIGA, en el cual se muestran las características de las sedes y los agentes contaminantes.

49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-49 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 32 de 56 7.3. Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG-SST 7.3.1. Definición El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST se encuentra implementado en la Entidad y consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objeto de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

El Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo, es el documento donde planifican los objetivos junto con las metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

7.3.2. Política  Especial Interés en garantizar condiciones de salud, trabajo y seguridad para los funcionarios, contratistas y subcontratistas que permitan la productividad en las actividades de vigilancia de la gestión fiscal, en torno al plan estratégico: “Por un control fiscal efectivo y transparente”.

 Compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades laborales, la protección de la integridad física y mental de los servidores, mediante la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, estableciendo los controles respectivos.

 Compromiso hacia la implementación y funcionamiento del SST para la gestión de los riesgos laborales, la mejora continua y el desempeño del SG-SST, prestando especial atención a los avances científicos, tecnológicos y nuevas tendencias en la materia.

 Dar cumplimiento a las normas legales vigentes aplicables en materia del SG- SST.

 Aprovechar la SST como una herramienta gerencial efectiva, en la búsqueda de la calidad de vida laboral y productividad institucional.

 Promover la participación y corresponsabilidad de todos los funcionarios contratistas y subcontratistas en la prevención y control de los riesgos laborales, buscando que su aporte no sea ejecutar únicamente la labor asignada, sino realizarla dentro de las pautas establecidas por el SG-SST, a fin REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-50 • 2018 • MARZO • 14 50 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 33 de 56 de prevenir todo riesgo que se constituya en amenaza para la salud y seguridad personal o colectiva. Para esto se compromete a propiciar los espacios abiertos y de construcción colectiva donde la percepción y especial interés de todas y todos sea canalizado de tal forma que coadyuve a una real prevención de los riesgos y que favorezca la productividad y la calidad de vida.

 Gestionar el Talento Humano, los recursos financieros, técnicos y logísticos, para la total ejecución de las actividades propuestas en el SG-SST.

 Dar la importancia al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo- COPASST como instancia clave en la promoción y prevención de los riesgos laborales en la entidad, ejerciendo seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones, conceptos e informes por ellos expedidos.

 Propender por la mejora de las condiciones físicas ambientales de las áreas de trabajo propias y las asignadas por los sujetos de control.

 Reconocer el aporte y facilitar el desempeño de los Brigadistas y de los Líderes de Promoción y Prevención, como la principal red de apoyo que garantice la presencia y cubrimiento en materia de seguridad y salud para todas las áreas de la entidad.

 Que todos los funcionarios, contratistas y subcontratistas de la Entidad son responsables de la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo mediante la participación, identificación, evaluación, seguimiento, comunicación y divulgación de los factores de riesgo asociados a los procesos y de implementar las medidas de control y minimización de los mismos, cada quien desde su área y cargo que ocupe.

7.3.3. Objetivos Con base en la política, la evaluación al cumplimiento de la implementación del Subsistema, la identificación de peligros, evaluación de riesgos, determinación de controles, los requisitos legales, reglamentación aplicable y la mejora continua, se definen los objetivos y metas en el Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales se encuentran definidos con base en el Plan de trabajo anual lo cual permite realizar seguimiento al mismo. El Contralor de Bogotá, con el apoyo del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, se asegura de que los objetivos del Subsistema hayan sido establecidos para todas las funciones y niveles relevantes dentro de la organización; sean medidos y consistentes con la política Institucional en la materia. Los objetivos relevantes del Subsistema son:

51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-51 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 34 de 56  Implementar las acciones de promoción, prevención e intervención establecidas en el Plan de Trabajo Anual.

 Continuar articulando el Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo al Subsistema Integrado de Gestión de la entidad, en atención al principio de la mejora continua.  Involucrar a todos los actores que participan en la gestión institucional, de tal manera que no solo se beneficien como sujetos pasivos de las acciones de promoción y prevención, sino que coadyuven al cumplimiento de las metas establecidas.

7.3.4. Alcance El Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo aplica a todas las actividades de la Contraloría de Bogotá, D.C., todas sus sedes físicas, a todos sus funcionarios incluidos los que se encuentran en las auditorías, proveedores y contratistas.

Inicia con la acción de evaluación del grado de implementación y desarrollo del mismo SST, terminando con el cálculo y análisis de los indicadores de impacto que permitan verificar la eficacia de todas las acciones conducentes a la prevención y control de los riesgos laborales. Asimismo, abarcando la revisión por la Alta Dirección de los resultados obtenidos.

Contempla las generalidades del SG- SST y las actividades del Plan de Trabajo Anual para la vigencia 2017.

7.3.5. Obligaciones La Contraloría de Bogotá D.C., está obligada a la protección de la seguridad y salud de sus servidores, acorde con lo establecido en el artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015 y en la normatividad vigente, teniendo entre otras las siguientes obligaciones:

1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento escrito.
2. Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo SST a todos los niveles de la entidad.
3. A quienes se les haya delegado responsabilidades dentro del Subsistema, tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño, a través de medios escritos, electrónicos y verbales, como mínimo anualmente.
4. Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de Trabajo (SST).
5. Cumplir los Requisitos Normativos Aplicables en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-52 • 2018 • MARZO • 14 52 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 35 de 56

6. Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los servidores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.
7. Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
8. Implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
9. Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los servidores y sus representantes ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), en la ejecución de la política y también que éste funcione y cuente con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde a la normatividad vigente.
10. Garantizar la capacitación de los servidores en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las características de la Entidad, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su trabajo, incluidas las situaciones de emergencia.
11. Garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido en la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo.
12. 1Involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la Entidad.

7.3.6. Responsabilidades Se designa al Director Técnico de Talento Humano como encargado de dirigir y coordinar las actividades propias del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST en la Contraloría de Bogotá D.C. y al Subdirector Técnico de Bienestar Social como responsable de la ejecución del Subsistema, quien debe tener el curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas que estipula el Ministerio de Trabajo.

Los servidores de la Entidad, de conformidad con la normatividad vigente, tendrán entre otras, las siguientes responsabilidades:

1. Procurar el cuidado integral de su salud.
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo definido en el plan de capacitación del SG-SST.
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-53 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 36 de 56 7.3.7. Ejecución y Evaluación El equipo interdisciplinario que conforma la Subdirección de Bienestar Social, ejecutará las actividades del Sistema a través de líneas de trabajo, de acuerdo con la planeación previamente definida para el bienestar, la seguridad y la salud en el trabajo de los servidores de la entidad.

El Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST, será evaluado y ajustado cada año de conformidad con las modificaciones en los procesos y los resultados obtenidos o dentro del término establecido por autoridad competente.

7.4. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA 7.4.1. Definición Conjunto de elementos interrelacionados tales como: políticas, orientaciones, recursos, procesos, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar la confiabilidad, autenticidad, integridad, organización, disponibilidad y acceso a la información independiente del soporte y medio de registro (análogo o digital). Este conjunto permite evidenciar la ejecución de las actividades y operaciones de la entidad, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos, la continuidad de las operaciones en la entidad y la trazabilidad de la toma de decisiones, con el fin de promover una gestión integral, efectiva y transparente en la administración distrital. Así mismo, garantiza a las entidades capitalizar el valor de sus recursos de información, convirtiéndolos en activos de conocimiento que contribuyan a la conformación de la memoria institucional y colectiva.

7.4.2. Política La Contraloría Distrital de Bogotá, D.C. DECLARA como Política Institucional de Gestión Documental su compromiso en el análisis, diseño e implementación de mejores prácticas de gestión de documentos, archivos e información, en sus diferentes soportes, medios y formatos, para coadyuvar en el logro de la misión de la entidad “(…) vigila la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejan fondos o bienes públicos, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.”

La entidad reconoce que sus documentos e información son una fuente histórica de información y hacen parte del patrimonio cultural del Distrito, por lo tanto transferirá al Archivo Histórico de la ciudad los documentos que de conformidad con el proceso de valoración adquieran trascendencia histórica.

Por lo anterior, la entidad es consciente de la importancia de dar un tratamiento adecuado a sus documentos y archivos, en las diferentes fases del ciclo de vida REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-54 • 2018 • MARZO • 14 54 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 37 de 56 del documento (planeación, producción, gestión y trámite, organización y conservación).

La Política de Gestión Documental se ejecutará bajo el liderazgo de la Dirección Administrativa y Financiera, con el apoyo de la Subdirección de Servicios Generales. Las tareas de capacitación, sensibilización y socialización del contenido de la política se incorporará en las acciones de capacitación contenidas en el Plan Institucional de Capacitación.

55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-55 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 38 de 56 7.4.3. Objetivo Implementar todas las actividades técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Contraloría de Bogotá, mediante la determinación de disposiciones y la aplicación de metodologías, con el propósito de garantizar la consulta, conservación, preservación y utilización de la memoria institucional.

7.4.4. Alcance El alcance del SIGA en la Contraloría de Bogotá, D.C. contempla las fases de archivo con base en el ciclo vital de los documentos, es decir, archivo de gestión, archivo central y archivo histórico, así como cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. Así mismo, la gestión documental comprende las operaciones de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

8. MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos es una representación gráfica que permite visualizar todos los procesos que existen en la Entidad y la articulación entre ellos, garantizando la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.

Para el diseño fue necesario previamente definir las posibles agrupaciones en las que pueden encajar los procesos identificados, con el fin de establecer analogías entre los mismos y facilitar la interrelación e interpretación del mapa en su conjunto.

En este sentido, la Contraloría de Bogotá D.C., desarrolla su misión y objetivos a través de once (11) procesos, clasificados en:

 Procesos Estratégicos. Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones periódicas con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento hacia el futuro.

 Procesos Misionales. Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser y son entregados al cliente para satisfacer sus necesidades y expectativas.

 Procesos de Apoyo. Incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-56 • 2018 • MARZO • 14 56 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 39 de 56  Proceso de Evaluación. Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

La representación gráfica de los procesos y sus interacciones se observan continuación:

Gráfica No. 4.

Fuente. Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Las políticas de operación de los procesos se encuentran inmersas en los documentos y procedimientos establecidos para dar cumplimiento al ciclo PHVA.

57 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-57 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 40 de 56 Así mismo la interacción de los procesos se refleja en la “Caracterización del Proceso”, en la cual se describen los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso; como son la identificación de proveedores de insumos, actividades claves y salidas reflejadas en un esquema de retroalimentación permanente, así:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-58 • 2018 • MARZO • 14 58 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 41 de 56 8.1. Proceso Direccionamiento Estratégico 8.1.1. Objetivo Definir y difundir la orientación estratégica de la Contraloría de Bogotá para el logro de los objetivos y metas institucionales, incorporando revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la Entidad.

8.1.2. Interacción A partir del Plan Estratégico Institucional se definen los lineamientos de la alta dirección para la formulación de planes, programas, proyectos de cada vigencia, garantiza los recursos para la operación de los procesos y realiza el seguimiento y evaluación a la gestión institucional, garantizando el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

8.1.3. Responsable El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar y la Dirección de Planeación ejerce la Secretaría Técnica.

8.1.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Despacho del Contralor de Bogotá.  Despacho del Contralor Auxiliar.  Dirección de Planeación.

8.2. Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas 8.2.1. Objetivo Establecer un enlace permanente con los clientes Concejo, Ciudadanía y partes interesadas de la entidad, promoviendo la participación ciudadana y el ejercicio del Control Social, como insumos para el Control Fiscal y difundiendo el posicionamiento de la imagen institucional de la Contraloría de Bogotá D.C.

8.2.2. Interacción Establece los procedimientos de atención al ciudadano y el Concejo de Bogotá, la estrategia de comunicaciones con los clientes y otras partes interesadas, la medición de la satisfacción de los clientes y suministra insumos a los proceso misionales sobre temas de impacto en la 59 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-59 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 42 de 56 ciudadanía Así mismo tiene la responsabilidad de divulgar los resultados del ejercicio del control fiscal y coordinar la rendición pública de cuentas de la Entidad.

8.2.3 Responsable El responsable del proceso es el Director Técnico Participación Ciudadana y Desarrollo Local.

8.2.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección de Apoyo al Despacho.  Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.  Subdirección de Gestión Local.  Gerencias de Localidades.  Oficina Asesora de Comunicaciones.

8.3. Proceso Estudios de Economía y Política Pública 8.3.1. Objetivo Realizar estudios e investigaciones que permitan evaluar la gestión fiscal de la administración distrital, a través, del plan de desarrollo, las políticas públicas y las finanzas de la Administración Distrital en coordinación con las direcciones sectoriales, mediante la generación de informes de ley (obligatorios o normativos), pronunciamientos y estudios de carácter económico, financiero, social y ambiental (estructurales), para contribuir al mejoramiento de la gestión pública.

8.3.2. Interacción Este proceso para desarrollar su objetivo, recibe insumos de todos los procesos incluidos dentro del mapa de procesos establecido en la Entidad, excepto de dos (2) de ellos como son el de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el de Gestión Documental y los productos que genera se convierten en insumo para el mismo y los procesos de Direccionamiento Estratégico, Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas, puesto que los informes que producen son de interés para la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

Sus productos son:

 Informes Obligatorios.  Estudios Estructurales.  Pronunciamientos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-60 • 2018 • MARZO • 14 60 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 43 de 56 61 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-61 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 44 de 56 8.3.4. Responsable El responsable del proceso es el Director Técnico de Estudios de Economía y Política Pública.

8.3.5. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.  Subdirección de Estudios Económicos y Fiscales.  Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.  Subdirección de Evaluación de Política Pública.

8.4. Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal 8.4.1. Objetivo Ejercer la vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control fiscal, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

8.4.2. Interacción Efectúa auditorías a las entidades distritales, sometidas a su control y vigilancia, recibiendo insumos de todos los procesos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá, a excepción de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el de Gestión Documental; su producto se convierte en insumo para los procesos de Estudios de Economía y Política Pública y para el Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

Su producto es el Informe de Auditoría.

8.4.3. Responsable El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar y la Dirección de Planeación ejerce la Secretaría Técnica.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-62 • 2018 • MARZO • 14 62 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 45 de 56 8.4.5. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Despacho del Contralor Auxiliar.  Dirección de Planeación.  Subdirección de Análisis, Estadísticas e Indicadores.  Direcciones Sectoriales de Fiscalización.  Subdirecciones de Fiscalización.  Gerencias de Localidades.  Dirección de Reacción Inmediata.

8.5. Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 8.5.1. Objetivo Adelantar el proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la Constitución Política y la ley con el fin de determinar y establecer o no, la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta se profiera fallo con responsabilidad fiscal que busca resarcir el daño ocasionado al patrimonio público del Distrito Capital, recurriendo de ser necesario al cobro coactivo, y en otros eventos, con el archivo, la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes y el fallo sin responsabilidad fiscal, agotando en todos los casos el debido proceso.

8.5.2. Interacción Interactúa principalmente con el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, del cual recibe el hallazgo fiscal y el auto de traslado de la Indagación Preliminar con solicitud de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la Constitución Política y la ley con el fin de determinar y establecer o no la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta se profiera fallo con responsabilidad fiscal que busca resarcir el daño ocasionado al patrimonio público del Distrito Capital, recurriendo de ser necesario al cobro coactivo, y en otros eventos, con el archivo, la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes y el fallo sin responsabilidad fiscal, agotando en todos los casos el debido proceso.

Se relaciona con el Proceso de Direccionamiento Estratégico en el seguimiento y medición de los procesos y en la aplicación de las políticas formuladas.

63 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-63 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 46 de 56 Sus productos son:

 Auto por el cual se ordena el archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.  Auto decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes.  Fallo (con responsabilidad fiscal y fallo sin responsabilidad fiscal).  Auto por el cual se ordena el endoso de unos titulas de depósito judicial.  Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

8.5.3. Responsable El responsable del proceso es el Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

8.5.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.  Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal  Subdirección de Jurisdicción Coactiva.  Dirección de Reacción Inmediata.

8.6. Proceso Gestión Jurídica 8.6.1. Objetivo Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la Entidad y prestar la asesoría jurídica requerida para apoyar los trámites y actividades de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los términos establecidos por la normatividad vigente.

8.6.2. Interacción Es responsabilidad de este proceso formular y difundir la doctrina e interpretación jurídica institucional, tramitar, controlar y registrar los procesos judiciales y conciliaciones, verificar el cumplimiento de las sentencias o conciliaciones, resolver consultas presentadas y la representar judicialmente a la entidad.

8.6.3. Responsable REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-64 • 2018 • MARZO • 14 64 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 47 de 56 El responsable del proceso es el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

8.6.4. Dependencias La dependencia que integra el proceso es la Oficina Asesora Jurídica.

8.7. Proceso Gestión del Talento Humano 8.7.1. Objetivo Gestionar el desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C., en pro del mejoramiento continuo y el desarrollo institucional, con el propósito de tener servidores íntegros y comprometidos con la misión, visión y objetivos institucionales, que garanticen la calidad en la prestación del servicio y la satisfacción de la ciudadanía y las partes interesadas.

8.7.2. Interacción Este proceso juega un papel fundamental dentro del sistema, recibe del Proceso de Direccionamiento Estratégico las políticas y los lineamientos de la alta dirección y de los otros procesos los requerimientos y solicitudes de asignación de servidores públicos. Para ello desarrolla:

 Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.  Plan Institucional de Capacitación.  Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.  Programa Anual de Bienestar Social.

8.7.3. Responsable El responsable del proceso es el Director Técnico de Talento Humano.

8.7.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección de Talento Humano.  Subdirección de Carrera Administrativa.  Subdirección de Gestión de Talento Humano.

65 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-65 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 48 de 56  Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica.  Subdirección de Bienestar Social.  Oficina Asuntos Disciplinarios.

8.8. Proceso Gestión Administrativa y Financiera 8.8.1. Objetivo Proveer de manera eficiente los recursos financieros, físicos, de infraestructura y de servicios para garantizar la operación de los procesos de la Contraloría de Bogotá D.C.

8.8.2. Interacción Determina y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SIG, genera insumos para apoyar al desarrollo de los demás procesos y, propende por la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros en la Contraloría de Bogotá.

8.8.3. Responsable El responsable del proceso es el Director Administrativo.

8.8.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección Administrativa y Financiera.  Subdirección Financiera.  Subdirección de Contratación.  Subdirección Recursos Materiales.  Subdirección Servicios Generales.

8.9. Proceso Gestión de Tecnologías de la Información 8.9.1. Objetivo Desarrollar capacidades de TI para garantizar el correcto y seguro funcionamiento de la plataforma tecnológica de la Entidad y el mejoramiento de los procesos internos que fortalezcan el ejercicio de control fiscal en Bogotá a través de la gestión del conocimiento y las mejores REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-66 • 2018 • MARZO • 14 66 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 49 de 56 prácticas, la implementación de soluciones tecnológicas y la gestión de servicios de TI requeridos por los procesos del SIG.

8.9.2. Interacción Este proceso formula e implementa el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC, el cual contiene la política de uso y aplicación de tecnologías y seguridad de información de la entidad y pone en producción las herramientas TIC requeridas en el Plan de Acción del proceso para el servicio de todos los procesos del SIG.

8.9.3. Responsable El responsable del proceso es el Director Técnico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

8.9.4. Dependencias Las dependencias que integra el proceso son:

 Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.  Subdirección de la Gestión de la Información.  Subdirección de Recursos Tecnológicos.

8.10. Proceso Gestión Documental 8.10.1. Objetivo Implementar todas las actividades técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Contraloría de Bogotá, mediante la determinación de disposiciones y la aplicación de metodologías, con el propósito de garantizar la consulta, conservación, preservación y utilización de la memoria institucional.

8.10.2. Interacción Es transversal a todos los procesos del SIG, define los lineamientos y directrices para mantener y controlar la información documentada del Sistema Integrado de Gestión y garantiza la 67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-67 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 50 de 56 identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y adecuada disposición de los mismos, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y el Programa de Gestión Documental.

8.10.3. Responsable El responsable del proceso es el Subdirector Administrativo.

8.10.4. Dependencias Las dependencias que integran el proceso son:

 Dirección Administrativa y Financiera.  Subdirección de Servicios Generales.

8.11. Proceso Evaluación y Mejora 8.11.1. Objetivo Evaluar la eficiencia y eficacia del desempeño de la Contraloría de Bogotá D.C., con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos y al cumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad.

8.11.2. Interacción Evalúa en forma permanente la efectividad del Sistema de Control Interno - SCI de la Contraloría de Bogotá, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, así como el fomento de la cultura del autocontrol.

8.11.3. Responsable El responsable del proceso es el Jefe Oficina de Control Interno.

8.11.4. Dependencias La dependencia que integra el proceso es la Oficina de Control Interno.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-68 • 2018 • MARZO • 14 68 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 51 de 56 69 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-69 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 52 de 56

9. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

La Contraloría de Bogotá determina el conocimiento necesario para la operación del SIG, a fin de asegurar la conformidad de los productos y servicios y mejorar la satisfacción del cliente. Lo anterior implica identificar y compilar el conocimiento que adquieren las personas (talento humano) para utilizarlo y aprovecharlo de la mejor manera en todos los procesos de gestión y en el relacionamiento que tiene la organización con los ciudadanos, y de esta manera aprender no sólo de las buenas prácticas, sino de aquellas experiencias que no han sido afortunadas, a fin de capitalizarlas a favor de la propia gestión organizacional, siendo un instrumento promotor del aprendizaje de la Entidad.

Para ello, se cuenta con el Procedimiento para Elaborar el Plan Institucional de Capacitación – PIC.

10. RIESGO Y OPORTUNIDADES

Para ser conforme con los requisitos de la Norma ISO, la Entidad necesita planificar e implementar acciones para abordar los riesgos y las oportunidades, las cuales establecen una base para aumentar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, alcanzar mejores resultados y prevenir los efectos negativos.

 Riesgos La Contraloría de Bogotá, D. C., tiene establecido el “Procedimiento para Elaborar y Mapa de Riesgos Institucional”, cuyo objetivo es establecer las actividades para la Administración del Riesgo en la Contraloría de Bogotá, de forma que sea una herramienta que oriente las acciones necesarias para mitigar los riesgos, frente a situaciones que puedan afectar el cumplimiento de su misión, objetivos institucionales, objetivos del proceso o la satisfacción del cliente.

De otra parte, es necesario mencionar que el Gobierno Nacional estableció en el Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011 y como herramienta para la trasparencia, la obligación de analizar y diligenciar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, estrategia que consiste en la elaboración del mapa de riesgos de corrupción, documento que se debe actualizar anualmente y poner a disposición del público para su consulta a más tardar cada 31 de enero.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-70 • 2018 • MARZO • 14 70 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 53 de 56  Oportunidades Las oportunidades pueden surgir como resultado de una situación favorable para lograr un resultado previsto, por ejemplo, un conjunto de circunstancias que permita a la organización atraer clientes, desarrollar nuevos productos y servicios, reducir los residuos o mejorar la productividad.

En el anexo “Diagnóstico DOFA” del Procedimiento para la Elaborar el Contexto de la Organización y Plan Estratégico Institucional”, se formaliza el método de identificar los factores internos y externos que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos, los criterios de ponderación y la referenciación de los documentos que contienen las acciones para su materialización, con son el Mapa de Riesgos, Planes y Programas de la Entidad.

11. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

El Sistema Integrado de Gestión de la Entidad es dinámico, flexible y se ajusta a las necesidades del entorno, con el fin de dar respuesta oportuna a las necesidades de los clientes. Estas modificaciones son identificadas previamente por el equipo de gestores y posteriormente aprobadas por el responsable de proceso y/o por el Comité de Revisión por la Dirección, dejando evidencia en actas sobre los cambios aprobados al sistema.

Así mismo, todo cambio debe seguir los lineamientos establecidos en el Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado De Gestión – SIG, el cual establece las actividades para la creación, actualización, eliminación y control de la información documentada a mantener del Sistema Integrado de Gestión - SIG, que permitan garantizar la identificación, disponibilidad y conservación de la misma, siendo formalizada mediante Resolución Reglamentaria o aprobada en Comité u otra instancia.

La planificación de los cambios que podrían afectar la integridad del Sistema, se realiza a través de la aplicación de un método técnico, formalizado en el Anexo No. 1 “Planificación de los cambios” del Procedimiento para la Revisión por la Dirección, cambios que son llevados al Comité de Revisión por la Dirección para su aprobación.

12. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS DEL SIG

El seguimiento y medición de los procesos se realiza a través de los indicadores de gestión incorporados en los planes, programas y proyectos, lo cuales permiten una visión clara e integral de su comportamiento, el seguimiento al cumplimiento de metas y de los resultados previstos permite identificar desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que 71 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-71 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 54 de 56 garanticen mantener la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-72 • 2018 • MARZO • 14 72 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 55 de 56 CONTROL DE CAMBIOS Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 1.0 R.R. 023 04 abril 2003 Intranet/normatividad.

2.0 R.R. 050 30 dic 2004 Intranet/normatividad.

3.0 R.R. 009 07 marzo 2005 Intranet/normatividad.

4.0 R.R. 016 31 julio 2006 Intranet/normatividad.

5.0 R.R. 015 26 junio 2007. Intranet/normatividad.

6.0 R.R. 014 24 sept 2008 Intranet/normatividad.

7.0 R. R. 025 23 oct 2009 Intranet/normatividad.

8.0 R. R. 016 31 mayo 2010 Intranet/normatividad.

9.0 R.R. 004 03 febrero 2011 Intranet/normatividad.

10.0 R.R. 026 20 dic de 2012 Intranet/normatividad.

11.0 R.R. 020 09 mayo 2013 Intranet/normatividad.

12.0 R.R. 001 30 enero 2014. Intranet/normatividad.

13.0 R.R. 024 24 nov 2014 Intranet/normatividad.

14.0 R.R. 016 29 mayo 2015 El manual cambia de versión 14.0 a 15.0, en la cual se formaliza en nuevo mapa de procesos de la Entidad y los ajustes generados por el cambio de los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdos 658 de 2016 y 664 de 2017.

73 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-73 • 2018• MARZO • 14 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Código formato: PGD-02- 02 Versión: 11.0 Código documento: PDE- 02 Versión: 16.0 Página 56 de 56 Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 15.0 R.R. 030 25 sep 2017 El Manual cambia de versión 15.0 a 16.0.

Se ajustó el Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo las actividades que generan los productos. Así mismo, se estableció como no aplicable el requisito 7.1.5.2 y se determina que el requisito 8.3 “Diseño y desarrollo de los productos y servicios” de la NTC ISO 9001:2015, es aplicable a la Entidad.

La política de calidad fue ajustada incluyendo el que hacer de la entidad y los productos o servicios que realiza. Así mismo, se adicionó el marco de referencia para la totalidad de objetivos de la entidad y los requisitos aplicables.

Se ajustaron los productos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva por:

 Auto por el cual se ordena el archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.  Auto que decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes.  Fallo (con responsabilidad fiscal y fallo sin responsabilidad fiscal).  Auto por el cual se ordena el endoso de unos titulas de depósito judicial.  Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

16.0 R.R. 018 07 marzo 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-74 • 2018 • MARZO • 14 74 Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 1 de 1 PEEPP CARACTERIZACION  Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.

Realizar informes obligatorios, estudios estructurales y pronunciamientos que permitan evaluar la gestión fiscal, el Plan de Desarrollo, las políticas públicas y las finanzas de la administración distrital en coordinación con las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, para contribuir al mejoramiento de la gestión pública.

 Subdirección de Estudios Económicos y Fiscales.

 Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.

 Subdirección de Evaluación de Política Pública.

Aprobación Revisión Técnica PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - Pública Dirección de Planeación TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO: MISIONAL: X APOYO: ____ EVALUACIÓN: ____

RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Estudios de Economía y Política Pública DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Firma:

Nombre: Carlos Gabriel Camacho Obregón Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Técnico Directora Técnica Dependencia: Director Técnico de Estudios de Economía y Política R.R. No. 018 Fecha MARZO 7 DE 2018 75 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-75 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-03 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 2 de 2 Versión: 11.0 SALUD EN EL TRABAJO DECRETO 1072 DEL 2015 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y ISO 14001:2015 7.3, 10, 10.1, 10.2, 10.3 2.2.4.6.4, 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.10; 2.2.4.6.33 y 2.2.4.6.34.

PEEPP CARACTERIZACION ISO 9001:2015 GESTIÓN AMBIENTAL Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones, modificado por el Acuerdo 664 de 2017.

Trabajo, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas reglamentarias.

Fundamentos y Vocabulario.

Calidad.

Gestión Ambiental.

GESTIÓN DE LA CALIDAD  Acuerdo 658 de 2016. Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la  Decreto 1072 de 2015. Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector  Norma NTC - ISO 9000:2015. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – 4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 7.1, 7.3, 7.5.2, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 10.1, 10.2, 10.3.

 Norma NTC-ISO 9001:2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la  Norma NTC-ISO 14001:2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de mejora. termina con la implementación del plan de mejoramiento, mapa de riesgos y oportunidades de PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - ALCANCE El proceso inicia con la formulación de actividades estratégicas, indicadores y riesgos del proceso y BASE LEGAL Y NORMATIVA REQUISITOS REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-76 • 2018 • MARZO • 14 76 Entes de control.

INTERESADAS SALIDA Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD-02-03 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 3 de 3 Versión: 11.0 Plan de Acción del proceso.

Mapa de Riesgos del proceso.

Acción del proceso Riesgos del proceso.

PROCESO CLAVES DEL Formular actividades estratégicas para:

 Plan de  Mapa de PEEPP CARACTERIZACION Plan Estratégico Institucional - PEI Lineamientos de la Alta Dirección Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión.

Contexto de la Organización.

Proyectos de Inversión formulados.

Talento humano competente, necesario para la operación y control eficaz delos procesos.

Ambiente de trabajo adecuado. para la operación de los procesos.

ENTRADA ACTIVIDADES PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Mejora Entes de Control Informes de auditoría.

Proceso Proceso Humano INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Financiera Infraestructura necesaria del Talento Estratégico.

Evaluación y Administrativa y Proceso Gestión Proceso Gestión Direccionamiento 1 PLANEAR DESCRIPCION DEL PROCESO PHVA No.

77 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-77 • 2018• MARZO • 14 INTERESADAS SALIDA Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Estudios de Economía y Política Pública Proceso Direccionamiento Estratégico, Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 4 de 4 Diagnósticos Sectoriales Mapa de Políticas Públicas Distritales.

PROCESO CLAVES DEL Elaborar los Diagnósticos Sectoriales.

Elaborar el Mapa de las Políticas Públicas Distritales.

PEEPP CARACTERIZACION Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción Acciones para dar cumplimiento a la política de prevención del daño antijurídico.

Información (Informes, datos, estadísticas, aplicativos)

Estudios Estructurales.

Pronunciamientos. Proceso Normatividad ENTRADA ACTIVIDADES Administración Distrital Entidades Nacionales Distrital Plan de Desarrollo.

Entidades Rectoras y Gobierno Nacional y Distrital PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Administración Jurídica.

INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO y Control a la Gestión fiscal Informes de Auditoría la Información de Economía y Política Pública Informes Obligatorios.

Proceso Gestión Proceso Gestión Proceso Estudios de Tecnologías de Proceso Vigilancia 2 3 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-78 • 2018 • MARZO • 14 78 INTERESADAS SALIDA Proceso Estudios de Economía y Política Pública Proceso Estudios de Economía y Política Pública Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Proceso Estudios de Economía y Política Pública Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 5 de 5 Matriz de riesgos por proyectos de las políticas seleccionadas por la Alta Dirección Lineamentos del proceso de Estudios de Economía y Política Pública PROCESO CLAVES DEL Elaborar la Matriz de Riesgos por proyectos de las políticas seleccionadas por la Alta Dirección Elaborar los lineamentos del proceso de Estudios de Economía y Política Pública PEEPP CARACTERIZACION Dirección.

Distritales.

Diagnostico Sectorial Mapa de Políticas Públicas Distrital Matriz de riesgos por proyecto de las políticas seleccionadas por la Alta Dirección Planes de Desarrollo Nacional y Distrital Mapa de Políticas Públicas del D.C.

ENTRADA ACTIVIDADES Distrital Entidades Nacional y Rectoras y Normatividad Administración PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Proceso INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Estratégico Lineamientos de la Alta de Economía y de Economía y Política Pública Mapa de Políticas Públicas Política Pública Direccionamiento 4 Proceso Estudios 5 Proceso Estudios PHVA No.

79 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-79 • 2018• MARZO • 14 s otras Partes Entes de Control y Interesada INTERESADAS SALIDA Estudios de Economía y Política Pública Proceso Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 6 de 6 Plan Anual de Estudios -PAE.

PROCESO CLAVES DEL Elaborar el Plan Anual de Estudios -PAE PEEPP CARACTERIZACION Plan Estratégico Institucional – PEI.

Lineamientos de la Alta Dirección de Estudios de Economía y Política Pública Sugerencias y Reclamos Talento humano competente, necesario para la operación y control eficaz de los procesos.

Ambiente de trabajo adecuado.

Peticiones, Quejas, ENTRADA ACTIVIDADES Distrital Gobierno Nacional y PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Partes Proceso Proceso Humano INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO del Talento Estratégico Interesadas.

Ciudadana y Participación de Economía y Política Pública Lineamentos del proceso Proceso Gestión Direccionamiento Proceso Estudios Comunicación con 6 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-80 • 2018 • MARZO • 14 80 Clientes y otras Partes Interesada s INTERESADAS SALIDA Proceso Estudios de Economía y Política Pública Proceso Estudios de Economía y Política Pública.

Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

Proceso Direccionamiento Estratégico Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 7 de 7 Plan de Trabajo Detallado por cada producto o Esquema de Pronunciamiento Informes Obligatorios.

Estudios Estructurales.

Proyecto Pronunciamiento.

PROCESO CLAVES DEL Planificar la realización de cada producto Ejecutar los planes de trabajo detallado de cada producto o esquema de pronunciamiento y elaborar informe, estudio o pronunciamiento.

PEEPP CARACTERIZACION PAE Plan de Trabajo Detallado por cada producto o Esquema de Pronunciamiento Información (Informes, estadísticas, estudios)

Plan Nacional de Desarrollo Proyecto de Plan de Desarrollo.

Proyecto de Presupuesto Plan de Desarrollo Normatividad sugerencias y reclamos.

Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción Peticiones, quejas, ENTRADA ACTIVIDADES Distrital Rectoras Gobierno Entidades Nacional y PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Partes Proceso INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Interesadas.

Ciudadana y Participación la Información. de Economía y de Economía y Política Pública Plan Anual de Estudios - Política Pública Proceso Gestión Proceso Estudios Comunicación con de Tecnologías de 7 Proceso Estudios 8 HACER PHVA No.

81 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-81 • 2018• MARZO • 14 INTERESADAS SALIDA Proceso Direccionamiento Estratégico Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Código formato: PGD-02-03 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 8 de 8 Versión: 11.0 Proyecto proceso sancionatorio segunda instancia.

Multas originadas en procesos sancionatorios.

PROCESO CLAVES DEL procesos administrativos sancionatorios PEEPP CARACTERIZACION legalidad. Tramitar Sujetos de Control ENTRADA ACTIVIDADES PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES Sujeto de Control Cuenta y Requerimientos a Jurídica Concepto jurídico o de INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO y Control a la Gestión Fiscal Informes de auditoría

- Informe de Auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento.

- Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Oportunidades de Mejora del proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso.

- Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

- Resultados de Revisión por la Dirección.

- Informes de auditorías internas y externas.

- Informe del Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de Gestión del Proceso.

- Información divulgada del proceso.

Proceso Gestión Proceso Vigilancia El análisis de datos incluye:

9 VERIFICAR:

PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-82 • 2018 • MARZO • 14 82 CONTROLES.

Los controles del proceso se encuentran establecidos en los diferentes procedimientos del proceso Código formato: PGD-02-03 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 9 de 9 Versión: 11.0 REGISTROS Tabla de Retención Documental - TRD.

PEEPP DOCUMENTOS Listado Maestro de Documentos que incluye.

Caracterizaciones, manuales, planes, programas y procedimientos, entre otros.

CARACTERIZACION OPORTUNIDADES INFORMACIÓN DOCUMENTADA peligros, evaluación y valoración de riesgos. impactos ambientales.

PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA -  Matriz de identificación de  Oportunidades de Mejora  Mapa de Riesgos.

 Matriz de aspectos e

- Información documentada, conservada y controlada.

- Plan de Mejoramiento.

- Mapa de Riesgos.

- Oportunidades de Mejora.

La mejora del proceso se encuentra establecida en las acciones de:

MEDICIÓN RIESGOS Y incluidos en los planes, programas y proyectos.

SEGUIMIENTO Y/O ACTUAR:

 Indicadores  Tablero de control.

 Cronogramas.

83 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-83 • 2018• MARZO • 14 Activos de Información.

Virtuales y de información:

Intranet.

Página Web.

Correo electrónico.

Código formato: PGD-02-03 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Página 10 de 10 Versión: 11.0 Tecnológicos:

Hardware.

Software.

PEEPP Financieros:

Presupuesto de funcionamiento.

Proyectos de Inversión.

CARACTERIZACION PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA PUBLICA - Infraestructura.

Ambiente de trabajo.

Físicos:

RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas del proceso, a saber:

Humanos:

Funcionarios competentes.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-84 • 2018 • MARZO • 14 84 Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 CARACTERIZACION PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Y Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 POLITICA PUBLICA - PEEPP Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS Versió n R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 1.0 R. R. 018 14 marzo 2003 Ver procedimiento, link normatividad 2.0 R. R. 032 29 mayo 2003 Ver procedimiento, link normatividad 2.0 R. R. 047 30 septiembre 2003. Ver procedimiento, link normatividad 3.0 R. R. 016 22 abril 2005. Ver procedimiento, link normatividad 4.0 R. R. 019 19 septiembre 2006 Ver procedimiento, link normatividad 5.0 R. R. 016 30 septiembre 2008 Ver procedimiento, link normatividad 6.0 R. R. 018 01 julio 2009 Ver procedimiento, link normatividad 7.0 R. R.020 09 mayo 2013 Ver procedimiento, link normatividad 8.0 R. R. 046 31 diciembre 2014 Ver procedimiento, link normatividad 9.0 R. R. 019 30 junio 2016 La caracterización cambia de versión dado que se ajustó a los nuevos requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015 y 14001.2015 y normativa del Decreto 1072 de 2015.

Se ajustó según el Acuerdo 658 de 2016 modificado por el Acuerdo 664 de 2017.

Se ajusta el objetivo, alcance, actividades claves, insumos, salidas y el código del proceso PEPP por PEEPP.

Se definen como productos del proceso: Informes Obligatorios, Estudios Estructurales y Pronunciamientos.

Los Diagnósticos sectoriales se comunican a las Direcciones Sectoriales (PVCGF), como insumo para la planeación.

La matriz de Políticas Públicas Distritales y la Matriz de Riesgos por proyecto hacen parte de los Lineamientos del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública.

Se actualizó las actividades del verificar y actuar del proceso.

85 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-85 • 2018• MARZO • 14 CARACTERIZACION PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMIA Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PEEPP-01 Versión: 11.0 Y POLITICA PUBLICA - PEEPP Página 12 de 12 Versió n R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación Se precisaron las herramientas de seguimiento y medición, riesgos y oportunidades e información documentada del proceso.

10.0 R.R. 030 25 septiembre 2017 La caracterización cambia de versión 10.0 a 11.0.

Se incluye como salida “Multas originadas en procesos sancionatorios”, con destino al Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

11.0 R.R. 018 07 marzo 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-86 • 2018 • MARZO • 14 86 Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 1 de 13 PVCGF CARACTERIZACIÓN PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - Aprobación Revisión técnica  Dirección de Reacción Inmediata.

 Gerencias de localidades.

 Direcciones Sectoriales de Fiscalización.

 Subdirecciones de Fiscalización.

 Despacho del Contralor Auxiliar.

 Dirección de Planeación. la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso.

TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO: ______ MISIONAL: __X_ APOYO: ____ EVALUACIÓN: ____

Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco Grace Smith Rodado yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho del Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha. MARZO 7 DE 2018 RESPONSABLE DEL PROCESO Contralor Auxiliar DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Ejercer la vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control fiscal, en aras del mejoramiento de ALCANCE El proceso inicia con la formulación de actividades estratégicas para Plan de Acción, Mapa de Riesgos del proceso, 87 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-87 • 2018• MARZO • 14 EN EL TRABAJO DECRETO 1072 DEL 2015 Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 2 de 13 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD ISO 14001:2015 PVCGF 7.3, 10 2.2.4.6.4, 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34 CARACTERIZACIÓN ISO 9001:2015 GESTIÓN AMBIENTAL PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, modificado por el Acuerdo 664 Trabajo, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas reglamentarias”.

Vocabulario”.

MECI”. del 28 de marzo de 2017.

GESTIÓN DE LA CALIDAD  Norma NTC - ISO 9000:2015: “Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y 4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 7.1, 7.3, 7.4, 7.5.1, 7.5.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 10.1, 10.2, 10.3  Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016: “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento  Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015: “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector  Decreto N° 943 del 21 de mayo de 2014: “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –  Norma NTC-ISO 9001:2015: “Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad”.

 Norma NTC-ISO 14001:2015: “Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Gestión Ambiental”.

BASE LEGAL Y NORMATIVA REQUISITOS REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-88 • 2018 • MARZO • 14 88 Entes de control.

INERESADAS SALIDA Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 3 de 13 Plan de Acción del proceso.

Mapa de Riesgos del proceso.

PROCESO CLAVES DEL proceso del proceso.

Formular actividades estratégicas para:

 Plan de Acción del  Mapa de Riesgos PVCGF CARACTERIZACIÓN Infraestructura procesos.

Contexto de la Organización Plan Estratégico Institucional – PEI.

Informe del Sistema Integrado de Gestión.

Proyectos de Inversión formulados.

Talento Humano competente y necesario para la operación y control eficaz de los Ambiente de trabajo adecuado. necesaria para la operación de los procesos.

Lineamientos de la Alta Dirección.

PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES Control Informes de auditoría.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Direccionamiento Estratégico.

Proceso Gestión del Talento Humano.

Proceso Financiera.

Administrativa y Proceso Evaluación y Entes de 1 PLANEAR PHVA N° DESCRIPCION DEL PROCESO 89 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-89 • 2018• MARZO • 14 INERESADAS SALIDA Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 4 de 13 Insumos para la planificación del control y vigilancia de la gestión fiscal.

PROCESO CLAVES DEL Generar estructuras de datos, estadísticas, indicadores y análisis para la planificación del control y vigilancia de la gestión fiscal.

PVCGF CARACTERIZACIÓN Informes de Auditoría.

Procesos Administrativos Sancionatorios.

Indagaciones preliminares.

Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción.

Acciones para dar cumplimiento a la política de prevención del daño antijurídico. legalidad.

Beneficios de control fiscal.

PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES Capital Plan de Desarrollo.

Concepto jurídico o de PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Distrito Mejora.

Proceso Gestión la Información. de Tecnologías de Proceso Gestión Jurídica.

Proceso Gestión Jurídica.

Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal 2 PHVA N° REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-90 • 2018 • MARZO • 14 90 Entes de control y otras partes INERESADAS SALIDA y Control a la Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 5 de 13 Distrital – PAD.

PROCESO CLAVES DEL Elaborar el Plan de Auditoría Distrital. Plan de Auditoría PVCGF CARACTERIZACIÓN Lineamientos del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública.

Informes Obligatorios.

Estudios Estructurales.

Proceso Vigilancia Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción.

Plan Estratégico Institucional – PEI.

Lineamientos de la Alta Dirección. competente, necesario para la operación y control eficaz del proceso.

Ambiente de trabajo adecuado.

PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES Talento humano PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Direccionamiento Estratégico.

Proceso Estudios Política Pública de Economía y Gestión Fiscal Proceso Estratégico.

Pronunciamientos.

Direccionamiento Proceso Gestión la Información. de Tecnologías de interesadas Proceso Gestión del Talento Humano.

3 PHVA N° 91 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-91 • 2018• MARZO • 14 INERESADAS SALIDA Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

Proceso Vigilancia y Control a la Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 6 de 13 Código formato: PGD-02-03 asignación de auditoría.

Plan de trabajo de auditoría.

Memorando de PROCESO CLAVES DEL Planificar la Auditoría de Control Fiscal.

PVCGF CARACTERIZACIÓN Lineamientos del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública.

Documento de focalización de temas de impacto en la ciudadanía.

Insumos para la planificación del control y vigilancia de la gestión fiscal.

Informes de Auditoría Plan de mejoramiento sujeto de vigilancia y control fiscal.

Distrital - PAD.

Lineamientos del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública.

Diagnósticos sectoriales PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Vigilancia y Control a la Proceso Estudios de Economía y Política Pública.

Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Gestión Fiscal Plan de Auditoría Gestión Fiscal Proceso Estudios de Economía y Política Pública.

4 PHVA N° REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-92 • 2018 • MARZO • 14 92 INERESADAS SALIDA Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

Proceso Estudios de Economía y Política Pública.

Proceso Responsabilidad Fiscal y JC.

Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 7 de 13 Código formato: PGD-02-03 Informe de auditoría.

Hallazgos fiscales. Proceso PROCESO CLAVES DEL Ejecutar plan de trabajo.

PVCGF CARACTERIZACIÓN Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

Documentos de focalización de temas de impacto en la ciudadanía. afectan o ponen en riesgo el erario público Distrital.

Insumos para la planificación del control y vigilancia de la gestión fiscal.

Informes de Auditoría.

Memorando de asignación de auditoría.

Plan de trabajo de auditoría.

Hechos de impacto que PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES vigilancia y control fiscal. Cuenta. otras partes interesadas PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

Sujeto de Clientes y Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Proceso Gestión Concepto jurídico o de Proceso 5 HACER PHVA N° 93 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-93 • 2018• MARZO • 14 Partes interesadas Partes interesadas INERESADAS SALIDA Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas. y Control a la Proceso Direccionamiento Estratégico Proceso Responsabilidad Fiscal y JC. y Control a la Gestión Fiscal.

Proceso Responsabilidad Fiscal y JC.

Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 8 de 13 Solicitud de apertura de indagación preliminar. Proceso Vigilancia Gestión Fiscal Solicitud de apertura proceso sancionatorio.

Proyecto Pronunciamiento.

Resolución sanción o Auto de archivo.

Proyecto Proceso Sancionatorio segunda instancia.

Multas originadas en procesos sancionatorios.

Auto de Traslado de Indagación preliminar con Auto de Archivo. Proceso Vigilancia PROCESO CLAVES DEL Tramitar procesos administrativos sancionatorios Preliminar.

PVCGF CARACTERIZACIÓN proceso sancionatorio. legalidad.

Concepto jurídico o de legalidad.

Solicitud de apertura de indagación preliminar Adelantar Indagación PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Vigilancia Gestión Fiscal Solicitud de apertura y Control a la Proceso Vigilancia y Control a la Jurídica legalidad. Participación Proceso Gestión Jurídica Concepto jurídico o de Gestión Fiscal.

Proceso Gestión Jurídica 6 7 PHVA N° REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-94 • 2018 • MARZO • 14 94 INERESADAS SALIDA Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 9 de 13 solicitud de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

PROCESO CLAVES DEL PVCGF CARACTERIZACIÓN PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - ENTRADA ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO PHVA N° 95 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-95 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 10 de 13 PVCGF CARACTERIZACIÓN PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - - Informe del Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de Gestión del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Oportunidades de Mejora del proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso.

- Resultados de Revisión por la Dirección.

- Informes de auditorías internas y externas.

- Informe de Auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento.

- Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

- Información divulgada del proceso.

- Información documentada, conservada y controlada.

- Planes de Mejoramiento.

- Mapa de Riesgos.

La mejora del proceso se encuentra establecida en las acciones de:

- Oportunidades de mejora.

El análisis de datos incluye:

ACTUAR VERIFICAR REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-96 • 2018 • MARZO • 14 96 Virtuales y de información:

Intranet.

Página Web.

Correo electrónico.

Activos de Información.

CONTROLES.

Los controles del proceso se encuentran establecidos en los diferentes procedimientos del proceso Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 Página: 11 de 13 Tabla de Retención Documental - TRD.

REGISTROS Tecnológicos:

Hardware.

Software.

PVCGF DOCUMENTOS Listado Maestro de Documentos que incluye: caracterizaciones, manuales, planes, programas y procedimientos, entre otros.

CARACTERIZACIÓN Financieros:

Presupuesto de funcionamiento e Inversión.

PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL - OPORTUNIDADES INFORMACIÓN DOCUMENTADA peligros, evaluación y valoración de riesgos. impactos ambientales.

Ambiente de trabajo.

Físicos:

Infraestructura.

 Matriz de identificación de  Mapa de Riesgos.

 Oportunidades de Mejora  Matriz de aspectos e MEDICIÓN RIESGOS Y incluidos en los planes, programas y proyectos.

SEGUIMIENTO Y/O  Cronogramas.

 Indicadores  Tablero de control.

RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas del proceso, a saber:

Humanos:

Funcionarios competentes.

97 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-97 • 2018• MARZO • 14 CARACTERIZACIÓN PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA Código formato: PGD-02-03 Versión 11.0 Código documento:PVCGF-01 Versión:14.0 GESTIÓN FISCAL - PVCGF Página: 12 de 13 CONTROL DE CAMBIOS Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 1.0 R.R. 018 14 marzo 2003 Ver caracterización, link normatividad.

2.0 R.R. 032 29 mayo 2003 Ver caracterización, link normatividad.

2.0 R.R. 047 30 septiembre 2003 Ver caracterización, link normatividad.

3.0 R.R. 051 30 diciembre 2004. Ver caracterización, link normatividad.

3.0 R.R. 051 30 diciembre 2004. Ver caracterización, link normatividad.

4.0 R.R. 018 14 agosto 2006 Ver caracterización, link normatividad.

5.0 R.R. 016 30 septiembre 2008 Ver caracterización, link normatividad.

6.0 R.R. 029 03 noviembre 2009 Ver caracterización, link normatividad.

7.0 R.R. 007 31 marzo 2011 Ver caracterización, link normatividad.

8.0 R.R. 033 09 diciembre 2011 Ver caracterización, link normatividad.

9.0 R.R. 030 28 diciembre 2012. Ver caracterización, link normatividad.

10.0 R.R. 020 09 mayo 2013 Ver caracterización, link normatividad.

11.0 R.R. 046 31 diciembre 2014 Ver caracterización, link normatividad.

12.0 R.R. 016 19 mayo 2015 La caracterización cambia de versión, dado que mediante acta No. 13 del 13 de junio de 2017 (Proceso de Direccionamiento Estratégico), la Alta Dirección aprobó la modificación del Mapa de Procesos de la Entidad, generadas por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdos 658 de 2016 y 664 de 2017. En consecuencia se ajustó el objetivo, alcance, base legal y algunas actividades claves del ciclo PHVA del proceso.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-98 • 2018 • MARZO • 14 98 Código formato: PGD-02-03 CARACTERIZACIÓN PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A Código documento:PVCGF- 01 Versión:14.0 LA GESTIÓN FISCAL - PVCGF Página: 13 de 13 Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 13.0 R.R. 030 25 septiembre 2017 La caracterización cambia d versión 13.0 a 14.0.

Se incluye como salida “Multas originadas en procesos sancionatorios”, con destino al Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

14.0 R.R. 018 07 marzo 2018 99 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-99 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 1 de 10 COACTIVA – PRFJC CARACTERIZACIÓN PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN Aprobación Revisión Técnica  Dirección de Reacción Inmediata  Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

 Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

 Dirección de Responsabilidad Fiscal y J.C.

Adelantar el proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la Constitución Política y la ley con el fin de determinar y establecer o no, la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta se profiera fallo con responsabilidad fiscal que busca resarcir el daño ocasionado al patrimonio público del Distrito Capital, recurriendo de ser necesario al cobro coactivo, y en otros eventos, con el archivo, la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes y el fallo sin responsabilidad fiscal, agotando en todos los casos el debido proceso.

Firma: Firma:

Nombre: Mauricio Barón Granados Nombre: Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Técnico Cargo: Directora Técnica Dependencia: Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Dependencia: Dirección de Planeación R.R. No. Fecha:

PROCESO: ESTRATÉGICO: ______ MISIONAL: ___X___APOYO: ____ EVALUACIÓN: ____

RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO TIPO DE REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-100 • 2018 • MARZO • 14 100 SALUD EN EL TRABAJO Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 2 de 10 DECRETO 1072 DEL 2015 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y ISO 14001:2015 7.3, 10. 2.2.4.6.4, 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.10 CARACTERIZACIÓN ISO 9001:2015 GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN DE LA CALIDAD MECI”. la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, modificado por el Acuerdo 664 de 2017.

Trabajo, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas reglamentarias”.

- Fundamentos y Vocabulario.

Gestión de la Calidad.

Gestión de Gestión Ambiental.

 Decreto 1072 de 26 de mayo de 2015. “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector  Norma NTC-ISO 9001:2015 de 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de  Decreto No. 943 de 21 de mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –  Norma NTC - ISO 9000:2015 de 15 de octubre de 2015. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad  Norma NTC-ISO 14001:2015 de 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de  Acuerdo 658 de 21 de diciembre de 2016. “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso y termina con la mejora del proceso establecida en acciones de Planes de Mejoramiento, Mapa de Riesgos y Oportunidades de Mejora.

4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 7.1, 7.3, 7.4, 7.5.1, 7.5.2, 8.1, 8.2, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 10.1, 10.2, 10.3.

PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC ALCANCE El proceso Inicia con la formulación de actividades estratégicas para Plan de Acción, Mapa de Riesgos y Plan BASE LEGAL Y NORMATIVA REQUISITOS 101 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-101 • 2018• MARZO • 14 INERESADAS SALIDA Proceso Direccionamiento Estratégico Entes de control Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 3 de 10 Plan de Acción del proceso.

Mapa de Riesgos del proceso.

PROCESO CLAVES DEL del proceso del proceso.

Formular actividades estratégicas para:

 Plan de Acción  Mapa de Riesgos CARACTERIZACIÓN Plan Estratégico Institucional – PEI.

Lineamientos de la Alta Dirección.

Informe del Sistema Integrado de Gestión.

Contexto de la Organización Proyectos de Inversión formulados Talento Humano competente, necesario para la operación y control eficaz de los procesos Ambiente de trabajo adecuado Infraestructura necesaria para la operación de los procesos.

ENTRADA ACTIVIDADES Control Informes de auditoría.

Entes de PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Mejora Proceso Proceso Proceso INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Financiera Estratégico Evaluación y Administrativa y Proceso Gestión Talento Humano.

Direccionamiento 1 PLANEAR DESCRIPCION DEL PROCESO PHVA No REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-102 • 2018 • MARZO • 14 102 INERESADAS SALIDA Proceso Responsabilidad Fiscal y J.C.

Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 4 de 10 Auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal (ordinario) con designación del número del proceso y comisión para la práctica de pruebas.

Auto de apertura e imputación del Proceso de Responsabilidad Fiscal (verbal) con designación del número del proceso y comisión para la práctica de pruebas.

PROCESO CLAVES DEL Determinar el inicio de Proceso de Responsabilidad Fiscal.

CARACTERIZACIÓN Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción Acciones para dar cumplimiento a la política de prevención del daño antijurídico Sugerencias y Reclamos Hallazgos Fiscales Auto de Traslado de Indagación Preliminar con solicitud de apertura del proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TI en producción legalidad.

ENTRADA ACTIVIDADES Peticiones, Quejas, PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Jurídica Jurídica Concepto jurídico o de Proceso Proceso INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Vigilancia y Control a la Interesadas otras Partes Comunicación Gestión Fiscal con el Cliente y de Tecnologías de Tecnologías Proceso Gestión Proceso Gestión Proceso Gestión Proceso Gestión de la Información de la Información 2 PLANEAR PHVA No 103 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-103 • 2018• MARZO • 14 Clientes y Otras Partes Interesadas (Implicado Fiscal, Garante, Entidad afectada, Alcalde y Personero, Otros Órganos Jurisdiccionales y de Vigilancia y Control, CGR
- Boletín de Responsables Fiscales, Procuraduría General de la Nación)

Ejecutado, Compañía Aseguradora, CGR (Boletín de Responsables Fiscales) y Procuraduría General INERESADAS SALIDA Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Entidad afectada, Proceso Gestión Administrativa y Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 5 de 10 Auto por el cual se ordena el Archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Auto que Decreta la Cesación de la Acción Fiscal por pago o reintegro de bienes.

Fallo con o sin Responsabilidad Fiscal.

Multas originadas en procesos sancionatorios.

Auto por el cual se ordena el endoso de unos títulos de depósito judicial.

Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

PROCESO CLAVES DEL Adelantar el Proceso de Responsabilidad Fiscal (Ordinario o Verbal de única o de doble instancia).

Adelantar los procesos de cobro coactivo CARACTERIZACIÓN Auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal (ordinario) con designación del número del proceso y comisión para la práctica de pruebas.

Auto de apertura e imputación del Proceso de Responsabilidad Fiscal (verbal) con designación del número del proceso y comisión para la práctica de pruebas.

Sentencias proferidas en procesos en los que es parte la entidad.

Concepto jurídico o de legalidad Responsabilidad Fiscal Condena en costas en procesos judiciales.

Sentencias. o ENTRADA ACTIVIDADES Autoridad Jurisdiccional Administrativa Fallo con PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Fiscal y Fiscal y Jurídica Proceso Proceso Coactiva Coactiva.

INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Jurisdicción Jurisdicción Responsabilidad Responsabilidad 3 4 Proceso Gestión Financiera 5 HACER PHVA No REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-104 • 2018 • MARZO • 14 104 INERESADAS SALIDA Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 6 de 10 PROCESO CLAVES DEL CARACTERIZACIÓN procesos sancionatorios.

Sanciones pecuniarias originadas en el proceso disciplinario.

Títulos ejecutivos que contengan derechos a favor de la Contraloría de Bogotá.

Títulos ejecutivos que contengan derechos a favor de la Contraloría de Bogotá.

ENTRADA ACTIVIDADES Multas originadas en PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y OTRAS PARTES PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Fiscal y Proceso Proceso Humano Coactiva INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO del Talento Financiera.

Vigilancia y Control a la Jurisdicción Gestión Fiscal. de Economía y Administrativa y Política Pública.

Responsabilidad Proceso Gestión Proceso Gestión Proceso Estudios PHVA No 105 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-105 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 7 de 10 CARACTERIZACIÓN OPORTUNIDADES INFORMACIÓN DOCUMENTADA PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

- Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Oportunidades de Mejora del proceso.

- Información documentada, conservada y controlada.

- Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento.

- Informe de verificación al seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso.

- Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

- Información divulgada del proceso.

- Informes de auditorías internas y externas.

- Informe de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión.

- Informe del Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de Gestión del Proceso.

- Resultados de Revisión por la Dirección.

- Planes de Mejoramiento.

- Mapa de Riesgos.

La mejora del proceso se encuentra establecida en las acciones de:

- Oportunidades de mejora.

El análisis de datos incluye:

MEDICIÓN RIESGOS Y ACTUAR SEGUIMIENTO Y/O VERIFICAR REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-106 • 2018 • MARZO • 14 106 Virtuales y de información:

Intranet.

Página Web.

Correo electrónico.

Activos de Información Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 8 de 10 CONTROLES.

Los controles del proceso se encuentran establecidos en los diferentes procedimientos del proceso REGISTROS Tabla de Retención Documental - TRD.

Tecnológicos:

Hardware.

Software.

DOCUMENTOS Listado Maestro de Información Documentada.

Inversión.

Financieros:

Presupuesto de funcionamiento y de CARACTERIZACIÓN peligros, evaluación y valoración de riesgos. impactos ambientales.

Físicos:

Infraestructura.

Ambiente de trabajo.

 Matriz de identificación de  Mapa de Riesgos.

 Matriz de aspectos e  Oportunidades de Mejora PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC control. incluidos en los planes, programas y proyectos.

 Cronogramas.

 Tablero de  Indicadores RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas del proceso, a saber:

Humanos:

Funcionarios competentes.

107 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-107 • 2018• MARZO • 14 CARACTERIZACIÓN PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRF Y JC Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 9 de 10 CONTROL DE CAMBIOS R.R. No.

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Fecha: Día/mes/año 1.0 R. R. 018 del 14 marzo de 2003 Ver caracterización, link normatividad.

2.0 R. R. 032 del 29 mayo de 2003 Ver caracterización, link normatividad.

3.0 R.R. 015 del 19 Abril de 2005. Ver caracterización, link normatividad.

3.0 R.R. 015 del 19 Abril de 2005. Ver caracterización, link normatividad.

4.0 R.R. 005 del 29 febrero de 2008 Ver caracterización, link normatividad.

5.0 R.R. 016 del 30 septiembre de 2008 Ver caracterización, link normatividad.

6.0 R.R. 024 del 26 de octubre de 2010 Ver caracterización, link normatividad.

7.0 R.R. 020 del 9 de mayo de 2013 Ver caracterización, link normatividad.

8.0 R.R. 041 del 25 de octubre de 2013 Ver caracterización, link normatividad.

9.0 R.R. 046 del 31 de diciembre de 2014 Se ajusta la caracterización del proceso, de conformidad con el nuevo Mapa de Procesos de la entidad; el ajuste a los nuevos requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015 y 14001.2015 y normativa del Decreto 1072 de 2015.

Se ajusta el objetivo, alcance, actividades claves, insumos y Salidas del proceso.

Se actualiza las actividades del verificar y actuar del proceso. S i l h i t d i i t di ió REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-108 • 2018 • MARZO • 14 108 CARACTERIZACIÓN PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRF Y JC Código formato: PGD-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión: 11.0 Página: 10 de 10 R.R. No.

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Fecha: Día/mes/año 10.0 R.R. 030 del 25 septiembre 2017 La caracterización cambia d versión 10.0 a 11.0.

Se ajustaron los productos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, así:

 Auto por el cual se ordena el archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.  Auto decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes.  Fallo (con responsabilidad fiscal y fallo sin responsabilidad fiscal).  Auto por el cual se ordena el endoso de unos titulas de depósito judicial.  Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

Se incluye como salida para el mismo proceso “Multas originadas en procesos sancionatorios”.

11.0 R.R.018 07 marzo 2018 109 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-109 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 1 de 1 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH  Oficina de Oficina Asuntos Disciplinarios.

 Subdirección de Bienestar Social.

 Subdirección de Gestión de Talento Humano.

 Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica.

 Subdirección de Carrera Administrativa.

 Dirección de Talento Humano.

Aprobación Revisión Técnica TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO: _____ MISIONAL: _____ APOYO::__X__ EVALUACIÓN: ____

RESPONSABLE DEL PROCESO Director Técnico de Talento Humano DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO Firma:

Nombre: John Alexander Chalarca Gómez Grace Smith rodado yate Cargo: Director Técnico Directora Técnica Dependencia: Dirección de Talento Humano Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha MARZO 7 DE 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-110 • 2018 • MARZO • 14 110 Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 2 de 2 CARACTERIZACIÓN administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.” y demás normas reglamentarios. disposiciones en materia de Salud Ocupacional.” estímulos para los empleados del Estado.”

Función Pública.” del Sector de la Función Pública.” asegurar la implementación y desarrollo normativo del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera.” organismos distritales.

2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; y demás normas reglamentarias.

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH  Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.” y demás normas reglamentarias.

 Constitución Política de Colombia de 1991.

 Ley 1562 de 2012. “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras  Decreto Ley 1567 de 1998. “Por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de  Decreto 648 de 2017. “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentaria Único  Decreto 894 del 2017. “Por el cual se dictan normas en materia de empleo público con el fin de facilitar y  Norma NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

 NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y  Ley 909 de 2004. “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera  Decreto No. 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – (MECI).”

 Decreto 1072 de 2015. Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro  Decreto 1083 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Gestionar el desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C., en pro del mejoramiento continuo y el desarrollo institucional, con el propósito de tener servidores íntegros y comprometidos con la misión, visión y objetivos institucionales, que garanticen la calidad en la prestación del servicio y la satisfacción de la ciudadanía y las partes interesadas.

El proceso de Gestión del Talento Humano inicia con la formulación de las actividades estratégicas para elaborar: el Plan de Acción, el Mapa de Riesgos y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso, y termina con la implementación de las acciones de mejora establecidas en los: Planes de Mejoramiento, Mapa de Riesgos y Oportunidades de Mejora.

ALCANCE OBJETIVO DEL PROCESO BASE LEGAL Y NORMATIVA 111 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-111 • 2018• MARZO • 14 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Código f Versión: Código d Versión:

Página 3  Norma NTC - ISO 9000:2015. Norma Internacional, Sistema de Gestión d Vocabulario.  Norma NTC-ISO 9001:2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema  Norma NTC-ISO 14001:2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistem  Acuerdo 519 de 2012, "Por el cual se dictan normas sobre organiza Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones  Acuerdo 658 de 2016. “Por el cual se dictan normas sobre organiza Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e inter dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposici  Acuerdo 664 de 2017. “Por el cual se modifica parcialmente el acue de 2016”  Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017, Por la cual se definen los Es de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y Contra  Resolución 390 del 30 de mayo de 2017. “Por la cual se modifica el P Capacitación”.

G GESTIÓN DE LA CALIDAD GESTIÓN AMBIENTAL ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 REQUISITOS DE LA NORMAS ISO Y SG-SST 10, 10.1, 10.2 y 10.3.

D 4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 7.1, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 9.1, 9.1.1, 9.2, 10, 10.1, 10.2 y 10.3.

Títu Cap la Trab 2.2. 2.2.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-112 • 2018 • MARZO • 14 112 formato: PDG-02-03 11.0 documento: PGTH-01 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH 10.0 Código f Versión: Código d Versión:

3 de 3 Página 4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO de la Calidad – Fundamentos y ENTRADA ACTIVIDADES CLAVES PHVA No.

DEL PROCESO PROVEEDOR INSUMO RESULTAD INTERNO EXTERNO de Gestión de la Calidad. a de Gestión Ambiental. ación y funcionamiento de la a, se fijan las funciones de sus de nomenclatura y los grados s” (En lo vigente). ación y funcionamiento de la rna, se fijan funciones de sus ones.” erdo 658 del 21 de diciembre Proceso Direccionamiento Estratégico.

Entes de Control tándares Mínimos del Sistema atantes. Plan Nacional de Formación y Plan Estratégico Institucional – PEI Lineamientos de la Alta Dirección.

Informe del Sistema Integrado de Gestión.

Contexto de la organización.

Proyectos de Inversión Formulados.

1 PLANEAR GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Formular actividades estratégicas del proceso para:

 Plan de Acción.

 Mapa de Riesgos.

SALUD EN EL TRABAJO DECRETO 1072 DEL 2015 Plan de Acc del proceso.

Mapa Riesgos proceso. Proceso Gestión del Talento Humano lo
4. Riesgos Laborales, pítulo 6. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el bajo, artículos 2.2.4.6.1 al Talento humano competente, necesario para la operación y control eficaz de los procesos.

Ambiente de trabajo adecuado. Proceso Administrativa y Financiera 4.6.28 y del 2.2.4.6.32 al 4.6.42.

Entes de Control Informes de auditoría.

Infraestructura necesaria para la operación de los procesos. Proceso Evaluación y Mejora 113 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-113 • 2018• MARZO • 14 Entes de Control INTERESADAS SALIDA Proceso Gestión del Talento Humano.

Proceso Gestión de Tecnologías de la Información Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 5 de 5 Plan Institucional de Capacitación PIC Programa Anual de Bienestar Social Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

DEL PROCESO Capacitación PIC, Bienestar Social de Seguridad y Salud en el Trabajo.

ACTIVIDADES CLAVES Formular:

 Plan Institucional de  Programa Anual de  Plan de Trabajo Anual CARACTERIZACIÓN Sistemas de Información, aplicaciones y herramientas de TICs en producción.

Acciones para dar cumplimiento a la política de prevención del daño antijurídico.

Dirección.

Informe de Resultados del SGSST.

Encuesta de identificación de necesidades de Bienestar Social.

ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión de Tecnologías de la Información Proceso Gestión Jurídica Proceso Estratégico.

Lineamientos de la Alta Direccionamiento Proceso Gestión del Talento Humano.

2 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-114 • 2018 • MARZO • 14 114 INTERESADAS SALIDA Servidores la Entidad.

Públicos de Proceso Gestión Administrati va y Financiera.

Proceso Direccionam iento Estratégico Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 6 de 6 Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales Actos Administrativos DEL PROCESO ACTIVIDADES CLAVES Elaborar Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.

Elaborar Liquidaciones y Proyectar los Actos Administrativos necesarios para el cumplimiento de las sentencias en temas administrativos laborales.

CARACTERIZACIÓN Acuerdo que establece la organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Concepto jurídico o de legalidad.

Auto que aprueba o imprueba el mecanismo alternativo de Solución de Conflictos – MASC.

Sentencias proferidas en procesos en los que es parte la entidad.

Decisión en trámite administrativo en el que es parte la entidad.

ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Bogotá, D.C.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Concejo de Proceso Gestión Jurídica Jurídica.

3 4 Proceso Gestión HACER PHVA No.

115 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-115 • 2018• MARZO • 14 Partes interesadas Partes interesadas Cliente y Partes Interesadas.

INTERESADAS SALIDA Procesos del Sistema Integrado de Gestión.

Servidores públicos de la Entidad.

Proceso de Gestión del Talento Humano Servidores Públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Servidores Públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 7 de 7 Talento humano competente, necesario para la operación y control eficaz de los procesos.

Ambiente de trabajo adecuado.

Situaciones Administrativas Certificaciones expedidas conforme la información permitida por Ley en el marco de los procesos institucionales.

DEL PROCESO ACTIVIDADES CLAVES Fortalecer las habilidades y competencias de los servidores públicos.

Propiciar ambientes de trabajo adecuados en la Contraloría de Bogotá, D.C. administrativas del personal.

Elaborar las certificaciones laborales para los servidores y ex servidores de la Entidad.

CARACTERIZACIÓN Necesidades de Talento Humano.

Plan Institucional de Capacitación PIC.

Programa Anual de Bienestar Social.

Plan de Trabajo Seguridad y Salud en el trabajo.

Solicitudes de servidores públicos vinculados a la Entidad y Partes Interesadas. Gestionar las situaciones Canales de comunicación actualizados (Página WEB e Intranet)

Solicitudes de servidores públicos vinculados a la Entidad y Partes Interesadas.

Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

Canales de comunicación ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Partes interesadas.

Partes interesadas.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO del Talento Humano.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

5 Proceso Gestión 6 7 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-116 • 2018 • MARZO • 14 116 INTERESADAS SALIDA Proceso Gestión Administrati va y Financiera Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 8 de 8 pago de Nómina.

Necesidades DEL PROCESO ACTIVIDADES CLAVES Elaborar y liquidar la nómina de la Entidad.

CARACTERIZACIÓN actualizados (Página WEB e Intranet).

Situaciones Administrativas.

Novedades de Nómina.

Trámite de novedades en el sistema de carrera administrativa y del empleo público. aplicación y herramientas de TI en producción. sobre el régimen de carrera administrativa.

Novedades del sistema de carrera administrativa (evaluaciones de desempeño, inscripciones y actualizaciones en el Registro Público de Carrera Administrativa, estudios de perfiles, convocatorias concursos, Lineamientos normativos ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Entidades externas Partes interesadas:

(CNSC, DAFP, DASCD)

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión del Talento Humano.

Proceso Gestión de la Información Sistemas de Información, de Tecnologías Proceso Gestión del Talento Humano.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

8 PHVA No.

117 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-117 • 2018• MARZO • 14 Externas Partes interesadas:

(CNSC, DAFP, DASCD)

Entidades o personas externas Entidades externas Partes INTERESADAS SALIDA Proceso Gestión del Talento Humano. Entidades Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 9 de 9 Trámite de novedades en el sistema de carrera administrativa y del empleo público.

Fallo disciplinario.

DEL PROCESO ACTIVIDADES CLAVES Administrar el sistema de carrera administrativa y de política del empleo público de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Realizar las actuaciones propias del proceso disciplinario único de conformidad con la normatividad vigente.

CARACTERIZACIÓN entre otros).

Lineamientos normativos sobre el régimen de carrera administrativa.

Novedades del sistema de carrera administrativa (evaluaciones de desempeño, inscripciones y actualizaciones en el Registro Público de Carrera Administrativa, estudios de perfiles, convocatorias concursos, entre otros).

ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Entidades Externas Partes interesadas:

(CNSC, DAFP, DASCD)

Entidades o Personas Externas Queja o Informe PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión del Talento Humano.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

9 10 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-118 • 2018 • MARZO • 14 118 interesadas:

(Personería de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Autoridades judiciales y jurisdicción de lo contencioso INTERESADAS SALIDA Proceso Direccionam iento Estratégico.

Servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Proceso Responsabil idad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 10 de 10 administrativo) Auto de archivo Sanciones pecuniarias originadas en el proceso disciplinario.

Títulos ejecutivos que contengan derechos a favor de la Contraloría de Bogotá.

DEL PROCESO ACTIVIDADES CLAVES CARACTERIZACIÓN ENTRADA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTE Y PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO PHVA No.

119 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-119 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 11 de 11 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH

- Información documentada, conservada y controlada.

- Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Oportunidades de Mejora del proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso.

- Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

- Información divulgada del proceso.

- Informe de Auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento.

- Informe de Gestión del Proceso.

- Informes de auditorías internas y externas.

- - Informe del Sistema Integrado de Gestión.

- Resultados de Revisión por la Dirección.

- Planes de Mejoramiento.

- Mapa de Riesgos.

- Oportunidades de Mejora.

El análisis de datos incluye:

La mejora del proceso se encuentra establecida en las acciones de:

VERIFICAR:

ACTUAR:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-120 • 2018 • MARZO • 14 120 Activos de información.

Virtuales y de información:

Intranet.

Página Web.

Correo electrónico. encuentran establecidos en los diferentes procedimientos del proceso CONTROLES.

Los controles del proceso se Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 Página 12 de 12 Tabla de Retención Documental - TRD.

REGISTROS Tecnológicos:

Hardware.

Software.

Activos de Información.

DOCUMENTOS Listado Maestro de Documentos que incluye.

Caracterizaciones, manuales, planes, programas y procedimientos, entre otros.

Financieros:

Presupuesto de funcionamiento.

Proyectos de Inversión.

CARACTERIZACIÓN OPORTUNIDADES INFORMACIÓN DOCUMENTADA peligros, evaluación y valoración de riesgos. impactos ambientales.

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PGTH Infraestructura.

Ambiente de trabajo.

Físicos:

 Matriz de identificación de  Oportunidades de Mejora  Mapa de Riesgos.

 Matriz de aspectos e MEDICIÓN RIESGOS Y incluidos en los planes, programas y proyectos.

SEGUIMIENTO Y/O  Indicadores  Tablero de control.

 Cronogramas.

RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas del proceso, a saber:

Humanos:

Servidores competentes.

121 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-121 • 2018• MARZO • 14 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 HUMANO - PGTH Página 13 de 13 CONTROL DE CAMBIOS Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 1.0 R.R. 018 14 marzo 2003 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. 032 29 mayo 2003 Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. 032 29 mayo 2003 Ver procedimiento, link normatividad.

4.0 R.R. 017 02 agosto 2006 Ver procedimiento, link normatividad.

5.0 R.R. 022 23 noviembre 2007. Ver procedimiento, link normatividad.

6.0 R.R. 016 30 septiembre 30 2008. Ver procedimiento, link normatividad.

7.0 R.R. 028 03 noviembre 2009 Ver procedimiento, link normatividad.

8.0 R.R. 016 31 mayo 2010 Se ajusta caracterización del proceso, de conformidad con el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, aprobado en Comité Directivo del 31 de enero de 2013 y con el Acuerdo 519 de 2012.

Así mismo, el documento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos Internos.

Se actualiza la base legal y normativa, incluyendo la normatividad vigente a la fecha.

La caracterización cambia de versión dado que se ajustó a los nuevos requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015 y 14001.2015 y normativa del Decreto 1072 de 2015.

Se ajusta el objetivo, alcance, actividades claves, insumos y salidas del proceso.

Se actualizó las actividades del verificar y actuar del proceso.

Se precisaron las herramientas de seguimiento y medición, riesgos y oportunidades e información documentada del proceso.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-122 • 2018 • MARZO • 14 122 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - Código formato: PDG-02-03 Versión: 11.0 Código documento: PGTH-01 Versión: 10.0 PGTH Página 14 de 14 Versión R.R. No. Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación La caracterización cambia de versión 9.0 a 10.0.

Se incluyen las siguientes salidas con destino al Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva:

9.0 R.R. 030 25 septiembre 2017  Sanciones pecuniarias originadas en el proceso disciplinario.  Títulos ejecutivos que contengan derechos a favor de la Contraloría de Bogotá.

10.0 R.R. 018 07 marzo 2018 123 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-123 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 1 de 1 PGAF CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Aprobación Revisión Técnica  Subdirección de Servicios Generales.

 Subdirección de Recursos Materiales.

 Subdirección de Contratación.

 Subdirección Financiera.

Dirección Administrativa y Financiera. la operación de los procesos de la Contraloría de Bogotá D.C. del proceso y termina con la implementación de las acciones de mejora establecida en: Planes de Mejoramiento, Mapa de Riesgos y Oportunidades de Mejora.

Firma:

Nombre: Jairo Gómez Ramos Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Administrativo Directora Técnica Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha MARZO 7 DE 2018 TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO: ____ MISIONAL: _____ APOYO: _X___ EVALUACIÓN: _____

RESPONSABLE DEL PROCESO Director Administrativo.

DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Proveer de manera eficiente los recursos financieros, físicos, de infraestructura y de servicios para garantizar ALCANCE El Proceso Gestión Administrativa y Financiera inicia con la formulación de actividades estratégicas propias REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-124 • 2018 • MARZO • 14 124 Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 2 de 2 TRABAJO DECRETO 1072 DEL 2015 2.2.4.6.4, 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.25, 2.2.4.6.14, 2.2.4.6.27, 2.2.4.6.28, 2.2.4.6.33 ISO 14001:2015 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL PGAF

- 7.2 - 7.3 – 8 - 9.1 - 10.

4.1 – 4.2 – 4.3 – 4.4- 5.1
- 5.2- 5.3 – 6.1- 6.2- 7.1 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - ISO 9001:2015 GESTIÓN AMBIENTAL Gestión de la Calidad.

Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones” y modificado por el Acuerdo 664 de marzo 28 de 2017. reglamentarias.

- Fundamentos y Vocabulario.

Gestión de Gestión Ambiental.

 NTC-ISO 9001:2015. Del 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de  Decreto 1072 de 2015. “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Libro 2,  NTC - ISO 9000:2015. Del 15 de octubre de 2015. Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad  Decreto No. 943 de 2014.”Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”

 Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016 “Por el cual se dictan normas sobre organización y  NTC-ISO 14001:2015. Del 23 de septiembre de 2015. Norma Internacional - Requisitos del Sistema de GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 – 4.2 - 4.4 - 5.1 – 5.2 - 5.3 – 6.1 – 6.2 - 7.1.3 – 7.2
- 7.3 – 7.4 – 7.5.2 – 8.4 - 9.1 – 9.2 -10.1 - 10.2 – 10.3.

BASE LEGAL Y NORMATIVA REQUISITOS 125 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-125 • 2018• MARZO • 14 Entes de Control INTERESADAS SALIDAS Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 3 de 3 Plan de Acción del proceso.

Mapa de Riesgos del proceso.

PROCESO Acción del proceso Riesgos del proceso.

CLAVES DEL  Plan de  Mapa de Formular actividades estratégicas para:

PGAF CARACTERIZACIÓN Plan Estratégico Institucional. - PEI Lineamientos Alta Dirección.

Informe del Sistema Integrado de Gestión.

Proyectos de inversión formulados Contexto de la Organización Talento humano competente, necesario para la operación y control eficaz de los procesos.

Ambiente de trabajo adecuado para la operación de los procesos.

Acciones para dar cumplimiento de la política de prevención del daño antijurídico ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Direccionamiento Estratégico.

Proceso Gestión del Talento Humano.

Proceso Gestión Financiera.

Infraestructura necesaria Administrativa y Proceso Gestión Jurídica Proceso Evaluación y Mejora. Entes de control Informes de Auditoría 1 PLANEAR PHVA No.

DESCRIPCION DEL PROCESO REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-126 • 2018 • MARZO • 14 126 Colombia Compra Eficiente Entes de Control y otras partes Interesadas INTERESADAS SALIDAS Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 4 de 4 Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

Anteproyecto de Presupuesto.

PROCESO CLAVES DEL Planear la Gestión Presupuestal, Contable y Financiera.

Adquisición de bienes, servicios y obras para la siguiente vigencia.

PGAF CARACTERIZACIÓN Normas y lineamientos en materia de recursos financieros, presupuestales y contables Lineamientos de la Alta Dirección Proyectos de inversión formulados Necesidades presupuestales y de PAC.

Necesidades del pago de nómina.

Actos administrativos Presupuesto aprobado Planear la para la adquisición de bienes, servicios y obras ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Secretaria Distrital de Hacienda -SDH Secretaria Distrital de Planeación
- SDP Contaduría General de la Nación Concejo de Bogotá y Alcaldía de Bogotá D.C.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Direccionamiento estratégico.

Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Gestión de Talento Humano.

Proceso Gestión Financiera Reporte de necesidades Administrativa y 2 3 PLANEAR PHVA No.

127 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-127 • 2018• MARZO • 14 SDH -SDP Secretaría Secretaría Distrital de Distrital de Hacienda - Planeación Secretaria Distrital de Ambiente Secretaria de Movilidad Entes de Control y otras partes Interesadas INTERESADAS SALIDAS Proceso Gestión Administrativa y Financiera.

Comité de PIGA.

Comité de Seguridad Vial.

Proceso Gestión Administrativa y Financiera.

Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 5 de 5 Estados Informes Ejecución Contables financieros.

Presupuestal. de Caja – PAC Programa Anual Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA Plan Institucional de Seguridad Vial – PISV. recursos contables PROCESO financieros, operaciones y realizar las CLAVES DEL Administrar los presupuestales Formular actividades estratégicas para:

Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA Plan Institucional de Seguridad Vial – PISV.

PGAF CARACTERIZACIÓN Normas y lineamientos en materia ambiental y de seguridad vial.

(Ambiental)

Diagnóstico y requisitos ambientales y de Seguridad Vial de la entidad Normas y lineamientos en materia contable, financiera y presupuestal Presupuesto firmado ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Secretaria Distrital de Ambiente.

Ministerio de Transporte.

Secretaria de Movilidad.

Otras entidades involucradas Entidades rectoras Secretaria Distrital de Hacienda Contaduría General de la Nación reguladores. Requisitos Normas ISO PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Estratégico Anteproyecto de Direccionamiento Entes 4 5 HACER PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-128 • 2018 • MARZO • 14 128 control Distrital Entes de Contaduría General de la Nación y INTERESADAS SALIDAS Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Proceso Direccionamiento Estratégico.

Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 6 de 6 Títulos Bogotá.

Ejecución contengan favor de la derechos a Presupuestal.

Contraloría de ejecutivos que PROCESO CLAVES DEL PGAF CARACTERIZACIÓN Necesidades pago de Concepto jurídico o de Presupuesto aprobado Sistemas de información, aplicaciones, herramientas de TI en producción Necesidades y/o requerimientos de gastos de funcionamiento y de inversión nómina Necesidades pago de sentencias o autos aprobatorios.

Auto que aprueba o imprueba el mecanismo alternativo de solución de conflictos- MASC.

Sentencias proferidas en procesos en los que es parte la entidad. legalidad.

ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Concejo de Bogotá y Alcaldía de Bogotá D.C.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión de Tecnologías de la Información Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Gestión del Talento Humano Proceso Gestión Jurídica PHVA No.

129 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-129 • 2018• MARZO • 14 Colombia Compra Eficiente (SECOP)

Entes de control y otras partes interesadas INTERESADAS Financiera.

SALIDAS Administrativa y Proceso Gestión vos Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 7 de 7 convenios Contratos y/o interadministrati y obras la entidad PROCESO Gestionar la CLAVES DEL adquisición de requeridos por bienes, servicios PGAF CARACTERIZACIÓN Auto por el cual se ordena el endoso de unos títulos de depósito judicial.

Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

Lineamientos en materia de contratación Sistemas de información, aplicaciones, herramientas de TI en producción Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

Necesidades de contratación Disponibilidad Presupuestal (CDP) legalidad.

ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Colombia Compra Eficiente, Contratación Estatal editaría con contexto jurídico y contratación en línea.

PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Proceso Gestión de la Información. de Tecnologías Proceso Gestión Jurídica Concepto jurídico o de Proceso Gestión Administrativa y Financiera 6 PHVA No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-130 • 2018 • MARZO • 14 130 Entes de control y otras partes interesadas INTERESADAS Procesos SIG SALIDAS Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 8 de 8 los procesos.

Infraestructura necesaria para la operación de servicios de apoyo PROCESO Gestionar y los procesos. de transporte, CLAVES DEL logísticos para bienes, obras y la operación de administrativos, proporcionar los mantenimiento y PGAF CARACTERIZACIÓN Necesidades de infraestructura de los procesos.

Inventarios de gestión de bienes de consumo y de propiedad planta y equipo.

Contratos y/o convenios interadministrativos Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA y de Seguridad Vial – PISV.

Sistemas de información, aplicaciones, herramientas de TI en producción legalidad.

ENTRADAS ACTIVIDADES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PROVEEDOR INSUMO RESULTADOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Gestión de las Tecnologías y de la Información Proceso Gestión Jurídica Concepto jurídico o de 7 PHVA No.

131 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-131 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 9 de 9 PGAF CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA -

- Información documentada, conservada y controlada.

- Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Oportunidades de Mejora del proceso.

- Informe de verificación al seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del proceso.

- Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

- Información divulgada del proceso.

- Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento.

- Informes de auditorías internas y externas.

- Informe de Auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestión.

- Informe del Sistema Integrado de Gestión.

- Informe de Gestión del Proceso.

- Resultados de Revisión por la Dirección.

El análisis de datos incluye:

- Planes de Mejoramiento.

- Mapa de Riesgos.

- Oportunidades de Mejora.

La mejora del proceso se encuentra establecida en las acciones de:

VERIFICAR:

ACTUAR:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-132 • 2018 • MARZO • 14 132 Virtuales y de información:

Intranet.

Página Web.

Correo electrónico.

Activos de Información CONTROLES.

Los controles del proceso se encuentran establecidos en los diferentes procedimientos del proceso.

Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 Página 10 de 10 REGISTROS Tabla de Retención Documental - TRD.

Software.

Tecnológicos:

Hardware. otros.

 Procedimientos, entre  Programas y  Manuales.

 Planes  Caracterizaciones.

PGAF DOCUMENTOS Listado de información documentada que incluye:

Financieros:

Presupuesto de funcionamiento y de inversión.

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PORTUNIDADES INFORMACIÓN DOCUMENTADA peligros, evaluación y valoración de riesgos. impactos ambientales.

 Matriz de aspectos e  Matriz de identificación de  Mapa de Riesgos.

Físicos:

Infraestructura.

Ambiente de trabajo.

 Oportunidades de Mejora MEDICIÓN RIESGOS Y en los planes, programas y proyectos.

SEGUIMIENTO Y/O  Tablero de control.

 Cronogramas.

 Indicadores incluidos RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas del proceso, a saber:

Humanos:

Funcionarios competentes.

133 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-133 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PGAF Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS.

R.R. No.

Versión Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación 1.0 RR. 018 14 de marzo 2003 Ver caracterización, link normatividad.

2.0 RR. No. 032 29 mayo 2003 Ver caracterización, link normatividad.

3.0 RR. No. 046 22 diciembre 2005 Ver caracterización, link normatividad.

4.0 RR. 016 30 septiembre 2008 Ver caracterización, link normatividad.

5.0 RR 035 30 diciembre 2009 Ver caracterización, link normatividad.

6.0 R.R. 020 09 mayo 2013 Ver caracterización, link normatividad.

7.0 R.R. 046 31diciembre 2014 Teniendo en cuenta la unificación de los procesos de: Gestión Financiera (código PGF – 130), de Gestión de Contratación (código PGC-140) y de Gestión de Recursos Físicos (código PRF-080), en el Proceso Gestión Administrativa y Financiera (código PGAF-01), se define la Versión 8.0 para este Proceso; conservando así la trazabilidad de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Em consecuencia la caracterización cambia de versión, dado que mediante acta No. 13 del 13 de junio de 2017 (Proceso de Direccionamiento Estratégico), la Alta Dirección aprobó la modificación del Mapa de Procesos de la Entidad, generadas por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdos 658 de 2016 y 664 de 2017. Se ajustó el objetivo, alcance, base legal y algunas actividades claves del ciclo PHVA del proceso.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-134 • 2018 • MARZO • 14 134 Código formato: PGD -02-03 Versión 11.0 Código documento: PGAF-01 Versión:9.0 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PGAF Página 12 de 12 R.R. No.

Versión Fecha: Día/mes/año Descripción de la modificación definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 027 de agosto 25 a 9.0.e 2017.

8.0 R.R. 030 25 sep 2017 La caracterización camia de versión 8.0 a 9.0.

Se adiciona como salida los Títulos ejecutivos que contengan derechos a favor de la Contraloría de Bogotá, con destino al Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Así mismo, se incluyen los siguientes insumos generados por el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva:

 Auto por el cual se ordena el endoso de unos títulos de depósito judicial.  Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

9.0 R.R. 018 07 marzo 2018 135 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-135 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 1 de 21 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco Grace Smith Rodado Yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha. MARZO 7 DE 2018

1. OBJETIVO:

Definir las actividades para elaborar el contexto de la Organización y Plan Estratégico Institucional – PEI, como un instrumentos de diagnóstico y orientador de las principales líneas de acción y estratégicas que la Entidad se propone adelantar en el corto y medio plazo, encaminadas al cumplimiento de la misión institucional.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia la expedición de las directrices para la actualización del contexto de la organización y la Matriz de Identificación Partes Interesadas y termina con publicación del Plan Estratégico Institucional – PEI, en la página WEB e Intranet de la Entidad.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Constitución Política de 07-jul-1991 Constitución Política de Colombia.

Colombia Ley 87 29-nov-1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8.

Ley 152 15-jul-1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”. Artículo 26.

Ley 190 06-jun-1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, artículo 48.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-136 • 2018 • MARZO • 14 136 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 2 de 21 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, artículo 129.

Decreto 2145 04-nov-1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”, artículo 12.

Decreto 943 21-may-2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.

Decreto 1072 26-may-2015 Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro 2, Titulo 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones Acuerdo 664 28-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el acuerdo 658 de 21/12/2016”. “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones.

Norma NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma NTC-ISO 14001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Ambiental.

Norma NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad
- Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES

CÓDIGO DE ÉTICA: declaración explícita de principios y valores de la Entidad.

137 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-137 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 3 de 21 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: combinación de factores internos y externos que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

DOFA: es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (debilidades y fortalezas) y su situación externa (oportunidades y amenazas), permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas institucionales:

La Contraloría de Bogotá identifica los aspectos externos e internos, pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que pueden afectar su capacidad para lograr los resultados previstos en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, (Sistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo).

Para llevar esta labor se pueden considerar varias herramientas como: 5 fuerzas de Porter, Análisis PEST/PESTE/PESTEL, Matriz de Perfil Competitivo (MPC), Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE), Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI), Metaplan, Benchmarking y Matriz DOFA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), entre otras. No obstante, la Entidad ha generado cultura la utilización del análisis DOFA, como instrumento estratégico para diagnósticas los factores internos y externos que pueden afectar la gestión institucional:

Diagnóstico Interno. Se refiere a aquellos aspectos internos de la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno:

 Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Características internas  Debilidades: aspectos internos que de alguna u otra manera frenan el cumplimiento de los objetivos planteados.

Entre ellos tenemos:

 Desempeño de la Entidad.  Recursos: infraestructura, ambiente de trabajo para la operación de los procesos, conocimiento de la organización.  Aspectos humanos: competencia, conducta y cultura organizacional.  Desempeño de los procesos.  Satisfacción del cliente.  Revisión de los requisitos pertinentes de las otras partes interesadas.  Estructura organizacional.  Entre otros.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-138 • 2018 • MARZO • 14 138 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 4 de 21 Diagnóstico Externo: Tiene como objetivo fundamental identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Estos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza):

 Oportunidades: acontecimientos o características externas que pueden ser utilizadas para garantizar el crecimiento de la empresa. Las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización.

 Amenazas: acontecimientos externos en la mayoría de las veces incontrolables por el personal; obstáculos que pueden afectar negativamente la evolución de las dependencias, procesos y la entidad.

Entre ellos tenemos:

 Económicos: situación económica, ingresos de Distrito capital.  Sociales.  Políticos.  Tecnológicos: novedades en tecnología, materiales y equipos, vencimiento de patentes.  Legales y reglamentarios que afecten el ambiente de trabajo.

ESTRATEGIA: conjunto de acciones que se llevan a cabo en el corto, mediano o largo plazo, para lograr un determinado objetivo estratégico.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS: Documento que contiene el detalle de las partes interesadas identificadas en cada proceso del SIG, así como el método de identificación de las necesidades y expectativas de los mismos.

MISIÓN INSTITUCIONAL: formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría de Bogotá D.C., que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos.

OBJETIVO CORPORATIVO: expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría de Bogotá D.C, proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

OBJETIVO DE CALIDAD: propósito relacionado con la calidad. Para la Contraloría de Bogotá son los objetivos corporativos definidos en el Plan Estratégico Institucional.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI: documento que recoge y difunde las principales líneas de acción y estratégicas que la Entidad se propone adelantar en el corto y medio plazo, orientadas al cumplimiento de la misión institucional.

Contiene la siguiente estructura 139 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-139 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 5 de 21  Misión.  Visión.  Principios y Valores Institucionales.  Políticas Institucionales: Institucional, del SIG, de Calidad, de Administración del Riesgo, Ambiental, SG-SST, entre otras.  Objetivos y Estrategias Corporativas.

PARTES INTERESADAS: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión u actividad que realice la Entidad.

POLÍTICA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

POLÍTICA AMBIENTAL: orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de actividades, productos y servicios de la Entidad.

POLÍTICA DE CALIDAD: corresponde a las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

POLÍTICA INSTITUCIONAL: intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.

POLÍTICAS SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Trabajo – SG-SST: orientación general relacionada con la seguridad y salud en el trabajo que incorpore todos sus centros de trabajo y servidores públicos de la Entidad, independientemente de su vinculación.

PRINCIPIOS Y VALORES: comportamiento que debe caracterizar a los funcionarios de la Contraloría en el ámbito laboral y personal. Se definen de manera colectiva y forman parte de la cultura organizacional.

VISIÓN: conjunto de ideas que proveen el marco de referencia de lo que la Entidad es y quiere ser en el futuro, en criterio de quien la lidera en el momento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-140 • 2018 • MARZO • 14 140 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 6 de 21

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 5.1 Elaboración contexto de la organización y actualización matriz de identificación partes interesadas 1 Director Técnico de Planeación Observación Esta actividad debe llevarse a cabo a más tardar en el cuarto trimestre de cada vigencia.

Expide las directrices para la actualización del contexto de la organización y la matriz de identificación partes interesadas.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 2 de Oficina (Responsable de Proceso)

Convoca a reunión al equipo de gestores del proceso, con el fin de actualizar el diagnóstico DOFA del proceso.

Actualiza el diagnóstico - DOFA, teniendo en cuenta los parámetros definidos en el Anexo 1.

Observación: Ver Anexo 1.

El gestor debe llevar a la reunión propuesta de diagnóstico - DOFA de la dependencia, asegurando la participación de los servidores públicos de la misma.

Se identificarán aquellos aspectos internos que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno y los factores externos que puedan producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza) al proceso.

Tener en cuenta la parte conceptual establecida en el numeral 4 definiciones.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 3 Punto de Control: Asegura que en la ponderación se tengan en cuenta los criterios definidos en la Tabla 1. de Oficina (Responsable de Proceso)

Determina la ponderación para cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas identificadas, teniendo en cuenta los criterios definidos en la tabla N 1 141 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-141 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 7 de 21 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Selecciona los criterios con valoración de 2 y 3 como los más relevantes y relacione el documento (Planes, programas y/o mapa de riesgos), en los cuales se incorporan las acciones para su tratamiento, bajo las siguientes

CONSIDERACIONES:

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 4 Acta equipo de gestores de Oficina (Responsable de Proceso)

Observación. El resultado del análisis interno y externo, es insumo para la formulación de los planes, programas y mapa de riesgos Institucional de cada vigencia.

Se activan los procedimientos respectivos.

- Debilidades y Amenazas con valoración de 2 (MEDIO) y a criterio del responsable del proceso, pueden incluirse como insumo en el Mapa de Riesgos Institucional o planes del proceso.
- Debilidades y Amenazas con valoración de 3 (ALTO), deben incluirse en el Mapa de Riesgos Institucional o planes del proceso.
- Fortalezas y Oportunidades con valoración de 2 (MEDIO) y a criterio del responsable del proceso, pueden incluirse en los planes y programas de la Entidad.

- Fortalezas y Oportunidades con valoración de 3 (ALTO), deben incluirse en los Planes y Programas de la Entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-142 • 2018 • MARZO • 14 142 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 8 de 21 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Contralor Auxiliar, Diagnóstico Director, Subdirector, Jefe DOFA por 5 proceso de Oficina (Responsable de Remite el diagnóstico - DOFA, a través de SIGESPRO u Outlook a la Dirección de Planeación.

Proceso)

Director Técnico, Profesional, Técnico Dirección de 6 Planeación (Facilitador del proceso)

Efectúa revisión técnica al diagnóstico DOFA del proceso.

Remite observaciones a los responsables de procesos, en el evento de ser necesario.

Director Técnico, Profesional, Técnico Dirección de Contexto de la Planeación 7 Organización Director Técnico de Planeación Observación: El Contexto de la Organización es elaborado con base en el diagnóstico DOFA de cada proceso y se consolida en el mismo formato de del Anexo 1., modificando el título de Diagnóstico DOFA por “Contexto de la Organización”.

El consolidado del Contexto de la organización debe reflejar los factores externos a nivel de Entidad.

Consolida el Contexto de la Organización, priorizando los aspectos externos como internos que son pertinentes para el propósito de la Entidad y que pueden afectar la capacidad para lograr los resultados previstos en el Sistema Integrado de Gestión – SIG.

Publica en la Intranet de la Entidad el Contexto de la Organización y el Diagnóstico DOFA por procesos.

Matriz de Identificación 8 Director Técnico Observación: Ver Anexo 2 de Planeación de Partes Interesadas Actualiza la Matriz de Identificación de Partes Interesadas, teniendo en cuenta el contexto de la organización y los parámetros establecidos en el Anexo 2.

Publica en la Intranet de la Entidad la Matriz de Identificación de Partes Interesadas 143 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-143 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 9 de 21 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 5.2 Formulación del Plan Estratégico Acta de 9 Contralor de Bogotá Comité Directivo Socializa la propuesta programática presentada al Concejo de Bogotá, al nivel directivo de Entidad.

10 Director Técnico de Planeación Remite contexto de la organización vigente y Propuesta Programática a los responsables de proceso, con las directrices para la elaborar propuesta de PEI.

Punto de Control: Asegura que la elaboración de PEI sea aprobado a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a su posesión. Artículo 129 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 11 de Oficina (Responsable de Proceso)

Socializa documentos con los servidores públicos de las dependencias que hacen parte del Proceso.

Analizan información y elaboran propuesta de: Visión, Políticas, principios y valores, objetivos y estrategias, teniendo en cuenta el rol del proceso.

Remite propuesta a la Dirección de Planeación.

Observación En caso de considerar necesario la actualización del contexto de la organización, informa a la Dirección de Planeación.

Para la elaboración de propuesta de visión, políticas, principios y valores, objetivos y estrategias, tener en cuenta lo establecido en el Anexo 3.

Punto de Control: Tener en cuenta los criterios descritos en el artículo 129 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-144 • 2018 • MARZO • 14 144 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 10 de 21 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 12 Director Técnico de Planeación Observación: La Dirección de Apoyo al Despacho convoca a Comité Directivo.

Elabora propuesta de Plan Estratégico Institucional - PEI y entrega al Contralor de Bogotá y al Contralor Auxiliar para ser aprobado en Comité Directivo.

Presenta ante el Comité Directivo la propuesta del Plan Estratégico Institucional - PEI.

Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Acta Comité 13 de Oficina.

Directivo Aprueba el Plan Estratégico Institucional - PEI, con la siguiente estructura:

 Misión.  Visión.  Principios y Valores (Comité Directivo)

Institucionales.  Políticas Institucionales.  Objetivos y estrategias Punto de Control: Verifica que el PEI, incorpore las intenciones globales y la orientación de la Entidad para el cuatrienio así como los criterios relacionados en el art. 129 de la Ley 1474 de 2011.

Observación: El acta la elabora el Secretario del Comité Directivo de la Entidad. corporativas.

Profesional 14 Técnico Dirección de Plan Estratégico Institucional - PEI aprobado Planeación Publica el Plan Estratégico Institucional – PEI, en la página WEB e Intranet de la Entidad.

Observación: En el evento de modificarse políticas, se debe asegurar el ajuste en los documentos del SIG pertinentes.

Se activa Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

145 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-145 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 11 de 21 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 15 Director Técnico de Planeación Envía a la Oficina Asesora de Comunicaciones a través de SIGESPRO u Outlook, el Plan Estratégico Institucional - PEI aprobado para su diseño 16 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Realiza diseño y edición del PEI e implementa estrategias de difusión del Plan a los servidores públicos de la Entidad.

Código de 17 Director Técnico Ética de Planeación Elabora y socializa el documento “Código de Ética”, a partir de los principios y valores aprobados.

Observación El código de ética establece parámetros de comportamiento en la actuación de los servidores públicos.

5.3 Modificación del Plan Estratégico Institucional Solicitud de creación, actualización, 18 Diretor Técnico de Planeación o Eliminación de información documentada Observación: Las modificaciones podrán surgir de la Revisión por la Dirección o del establecimiento de una nueva política institucional, entre otras. del SIG Presenta solicitud de creación, actualización, o eliminación de información documentada del Sistema Integrado de Gestión al Contralor Auxiliar para su 19 Contralor Auxiliar Punto de Control: Verifica que cumpla los elementos relacionados en el art. 129 de la Ley 1474 de 2011.

Aprueba o desaprueba la solicitud de modificación y remite a la Dirección de Planeación en caso de ser aprobada.

Director Técnico, Profesional, 20 Plan Estratégico Institucional - Técnico Dirección de PEI ajustado Planeación Observación. Se activa Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Actualiza la información del Plan Estratégico Institucional Plan.

Publica el Plan Estratégico Institucional – PEI, en la página WEB e Intranet de la Entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-146 • 2018 • MARZO • 14 146 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 12 de 21

6. ANEXOS:

ANEXO No. 1. Contexto de la Organización CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Vigencia______ Código formato: PDE-03-01 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 1 de 1 DIAGNÓSTICO DOFA Proceso:

Dependencia:

DIAGNOSTICO INTERNO DIAGNÓSTICO EXTERNO DEBILIDADES (D)

AMENAZAS (A)

No. Descripción Ponderación Referenciar Documento No. Descripción Ponderación Referenciar Documento 1 1 2 2 3 3 4 4 n n OPORTUNIDADES (O) FORTALEZAS (F)

No. Descripción Ponderación Referenciar Documento Descripción Ponderación Referenciar Documento 1 1 2 2 3 3 4 4 n n Ponderación (*): Se solicita calificar cada variable en una escala de 1 a 3 de acuerdo a la importancia y/o impacto que genera para cumplir la misión, siendo 3 el de mayo valor. (ver instructivo)

147 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-147 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 13 de 21 INSTRUCTIVO Descripción: Describa los factores que se consideran relevantes en el desempeño del proceso frente al logro de la misión, visión y objetivos generales de la Entidad:

- Factores Externos: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, legales, medioambientales, comunicación externa, entre otros.

- Factores Internos: financieros, personal, procesos, tecnología, estratégicos, comunicación interna, entre otros.

Ponderación: Asigne ponderación para cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas identificadas, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Tabla No. 1. Cirterios de ponderación DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN ASPECTOS CONDI CIÓN Referenciar Documento 1 D-O-F-A BAJO Nivel de actuación que no afecta el desempeño del proceso frente al logro de la Mision, Visión y Objetivos Institucionales y en consecuencia no requiere el diseño de una estrategia para cambiar a futuro de la situación actual.

MEDIO F-O Insumo para Planes y Programas 2 D-A Mapa de Riesgos o planes del Nivel de actuación que afecta moderadamente el desempeño del proceso frente al logro de la Mision, Visión y Objetivos Institucionales y puede implicar el diseño de estrategias a corto, mediano o largo plazo. proceso D-A Mapa de Riesgos o planes del proceso 3 ALTO F-O Insumo para Planes y Programas Nivel de actuación que afecta de manera significativa el desempeño del proceso frente al logro de la Mision, Visión y Objetivos Institucionales y debe implicar el diseño de estrategias inmediatas o de corto, mediano o largo plazo para contrarrestar la afectación.

Referenciar documento:: Seleccione los criterios con valoración de 2 y 3 como los más relevantes y relacione el documento (Planes, programas y/o mapa de riesgos), en los cuales se incorporan las acciones para su tratamiento, bajo las siguientes consideraciones:

- Las descripciones planteadas como Debilidades y Amenazas que tengan la valoración de 2 (MEDIO) y a criterio del responsable del proceso, pueden incluirse como insumo en el Mapa de Riesgos Institucionalo o planes del proceso.

- Las descripciones como Debilidades y Amenazas que tengan la valoración de 3 (ALTO), deben incluirse como insumo en el Mapa de Riesgos Institucional o planes del proceso.

- Las descripciones planteadas para potencializar las Fortalezas y Oportunidades que tengan valoración de 2 (MEDIO) y a criterio del responsable del proceso, pueden incluirse como insumo en los Planes y Programas de la Entidad.

- Las descripciones planteadas para potencializar las Fortalezas y Oportunidades que tengan valoración de 3 (ALTO), deben incluirse como insumo en los Planes y Programas de la Entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-148 • 2018 • MARZO • 14 148 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 14 de 21 ANEXO No. 2. Matriz de Identificación Partes Interesadas Código formato: PDE-03-02 Versión: 11.0 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS Viegencia______ Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 1 de 1 PROCESOS PARTES INTERESADAS RESULTADO DEL PROCESO REQUISITOS INSTRUCTIVO PROCESOS Nombre del Proceso.

Corresponde a las salidas identificadas en la caracterización del proceso relacionadas con el resultado obtenido, con destino a otras partes interesadas.

RESULTADO DEL PROCESO Relacione la(s) Persona(s) u organización que puede afectar o verse afectada al recibir el resultado del proceso. Ver salida externa de la Caracterización del proceso.

PARTES INTERESADAS Para el resultado definido en la caracterización del proceso, identifique la necesidad o expectativa de las patrtes intersadas, tanto normativa, legal y reglamentario y el modo de disposición de la REQUISITOS información.

149 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-149 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 15 de 21 ANEXO No. 3. Estructura del Plan Estratégico Institucional PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PDE-03-03 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 15 de 21 PRESENTACIÓN

1. MISIÓN

La misión es la razón de ser de la entidad y contiene la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos.

De esta manera se tendrá mayor conciencia y claridad del aporte que la Contraloría de Bogotá D.C. hace al Distrito Capital, al Estado y a la sociedad en general, asimilando los siguientes aspectos:

 ¿Qué hace la organización hoy?.  ¿Qué tendría que hacer de acuerdo con el marco constitucional y legal?.  ¿En qué posición dentro de la estructura del Estado se encuentra?.  ¿Cuál es su población objetivo?.  ¿Cuáles son los productos que ofrece?.

Con base en la misión establecida, debemos revisarla, asegurando el marco constitucional de la Entidad y que su redacción sea asimilada y expresada por los servidores públicos de la Entidad.

MISIÓN INSTITUCIONAL REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-150 • 2018 • MARZO • 14 150 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 16 de 21

2. VISIÓN

La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento, se sugiere seguir los siguientes parámetros:

 Debe ser formulada por los líderes de la Entidad.  Debe tener dimensión de tiempo.  Ser integradora.  Amplia y detallada.  Positiva y alentadora.  Realista y posible.  Consistente.  Debe ser difundida interna y externamente.

Para su redacción se debe pensar en:

 ¿Hacia dónde se quiere ir en el futuro?  ¿Para qué se quiere ir allí?

VISIÓN INSTITUCIONAL

3. POLÍTICAS1

 Política Institucional Es el conjunto de directrices generales de acción, encaminadas a orientar la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C.

POLÍTICA INSTITUCIONAL 1 Las políticas se encuentra inmersas en los diferentes planes y programas institucionales, junto con los objetivos y estrategias para su desarrollo.

151 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-151 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 17 de 21  Política de Calidad Corresponde a las intenciones globales y orientación de la organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección. Debe ser coherente con la política institucional y proporcionar un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad.

POLÍTICA DE CALIDAD  Política de Administración del Riesgo Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO  Política Ambiental Es la orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de actividades, productos y servicios de la Entidad.

POLÍTICA AMBIENTAL  Políticas del Subsistema de Seguridad y salud en el Trabajo – SG-SST.

Es la orientación general relacionada con la seguridad y salud en el trabajo que incorpore todos sus centros de trabajo y todos los servidores públicos de la Entidad, independientemente de su vinculación.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SG-SST REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-152 • 2018 • MARZO • 14 152 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 18 de 21

4. PRINCÍPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES

Los colaboradores de la Contraloría de Bogotá, establecemos el conjunto de principios y valores, alrededor de los cuales se constituirá la vida de nuestra organización y servirán de guía o marco de referencia de nuestro accionar personal, institucional y tener en cuenta las directrices del Ideario Ético del Distrito y Código de Integridad Del Servicio Publico del DAFP. (Ejemplos: respeto, responsabilidad, honestidad, productividad, competitividad).

No. Descripción 1 2 3

5. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS CORPORATIVAS

Con base en el Propuesta Programática del Contralor, el marco constitucional y legal, las necesidades de la Ciudadanía y las Partes Interesadas y el Contexto de la Organización, plantee objetivos corporativos y estrategias.

Objetivos corporativos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

Para la formulación de los objetivos estratégicos tener en cuenta las siguientes características:

 Apuntar al cumplimiento de la misión de la entidad.  Ser alcanzables, realistas y realizables.  Ser medibles: es decir susceptibles de cuantificar en el tiempo a través de metas e indicadores.  Ser entendibles por todos los funcionarios de la entidad.

153 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-153 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 19 de 21 Estrategias: conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado objetivo corporativo.

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS CORPORATIVAS No. OBJETIVOS ESTRATEGIAS 1.1.

1 1.2.

2.1.

2 2.2.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-154 • 2018 • MARZO • 14 154 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 20 de 21

7. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión R.R. No. Descripción de la modificación 1.0 R.R. 019 14 marzo 2003 Intranet/normatividad.

2.0 R.R. 029 09 mayo 2003 Intranet/normatividad.

3.0 R.R. 052 31 diciembre 2004 Intranet/normatividad.

4.0 R. R. 017 02 agosto 2006 Intranet/normatividad.

5.0 R. R. 022 23 noviembre 2007 Intranet/normatividad.

6.0 R. R. 028 03 noviembre 2009 Intranet/normatividad.

7.0 R.R. 017 29 junio 2011 Intranet/normatividad.

8.0 R.R. 021 11 junio 2013 Intranet/normatividad.

9.0 R.R. 032 22 septiembre 2016 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: objetivo, alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

155 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-155 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-03 Versión: 11.0 Página 21 de 21 Versión R.R. No. Descripción de la modificación 10.0 R.R. 038 19 diciembre 2017 El procedimiento cambia de versión 10.0 a 11.0, con los siguientes ajustes:

Definiciones. Se complementa la definición del DOFA y se incluye la de Matriz de identificación de partes Interesadas.

Descripción del procedimiento. Se modificaron las actividades relacionados con el Contexto de la Organización, con el in de establecer los parámetros de calificación de cada nivel de la DOFA y establecer el enlace del tratamiento de las acciones con destino al Mapa de Riesgos y planes y programas de la entidad.

Se incluyó como anexo la Matriz de Partes Interesadas, con el fin de formalizar el método de identificar necesidades y expectativas de las partes interesadas de acuerdo a los productos y servicios generados por la Entidad.

11.0 R.R. 018 07 marzo 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-156 • 2018 • MARZO • 14 156 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 1 de 28 Aprobación Revisión Técnica Firma: Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco. Grace Smith Rodado Yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha. MARZO 7 DE 2018

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades necesarias para la Administración del Riesgo en la Contraloría de Bogotá D.C., que determinan la formulación, monitoreo, revisión y seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional, constituyéndose en una herramienta que oriente las acciones necesarias para mitigar los riesgos frente a situaciones que puedan afectar el cumplimiento de su misión, objetivos institucionales, objetivos del proceso o la satisfacción del cliente.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia cuando con el diligenciamiento del Formato de identificación y clasificación de los riesgos y termina cuando el Jefe de la Oficina de Control Interno presenta al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno el seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional

3. BASE LEGAL:

Tipo de norma Fecha Descripción Ley 489 29-dic-1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones, Capítulo VI.

Ley 87 29-nov -1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la 157 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-157 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 2 de 28 Tipo de norma Fecha Descripción gestión pública”, artículo 73.

Decreto 1716 14-may-2009 Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001. (Comité de Conciliación).

Decreto 1072 26-may-2015 Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro 2, Titulo 4, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto 2641 17-dic-2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

Decreto 943 21-may-2014 Por medio del cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno– MECI.

Decreto 1081 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del sector Presidencia de la República.

Decreto 1069 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Justicia y del Derecho.

Decreto 124 26-ene- 2016 Por el cual se sustituye el Título IV de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 26-jun-2017 Por el cual se modifica parcialmente el acuerdo 658 del 21 de diciembre del 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

Norma NTC- ISO 9001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma NTC- ISO 14001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Gestión Ambiental.

Norma NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES:

ACCIÓN: conjunto de actividades tomadas para eliminar la (s) causa (s) identificadas en el análisis de riesgos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-158 • 2018 • MARZO • 14 158 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 3 de 28 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: proceso efectuado por la Alta Dirección de la entidad y por todo el personal para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Contexto de la Organización. Combinación de factores internos y externos que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

 Identificación de Riesgos: elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Se puede entender como el proceso que permite determinar qué podría suceder, por qué sucedería y de qué manera se llevaría a cabo.

 Análisis de Riesgo: elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. Estos elementos se definen como: o Probabilidad: es la oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un periodo determinado) o por la factibilidad (factores internos y externos que pueden determinar que el riesgo se presente). o Impacto: son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo.

 Calificación del Riesgo. Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia (número de veces que se ha presentado el riesgo) y el impacto que puede causar la materialización del riesgo (magnitud de sus efectos).

 Valoración del Riesgo. Producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados en el elemento controles, del proceso control de gestión con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas; para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones.

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Se basa en una revisión 159 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-159 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 4 de 28 periódica y sistemática de los procesos de la entidad para asegurar que los controles establecidos son aún eficaces y apropiados.

CAUSA: medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo.

CONSECUENCIA: efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento.

COMPARTIR EL RIESGO: se asocia con la forma de protección para disminuir las pérdidas que ocurran luego de la materialización de un riesgo, es posible realizarlo mediante contratos, seguros, cláusulas contractuales u otros medios que puedan aplicarse..

DAÑO ANTIJURÍDICO: perjuicio causado con ocasión de la acción u omisión de una autoridad pública, cuando no existe un título legal que le imponga a la víctima el deber de soportar la afectación de su patrimonio.

EVALUACIÓN DEL RIESGO: proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado..

EVENTO: incidente o situación, que ocurre en un lugar determinado durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie.

EVITAR EL RIESGO: tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización.

FACTORES DE RIESGO: manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de riesgo o tienden a aumentar la exposición, pueden ser internos o externos.

FRECUENCIA: medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado.

GESTOR DE PROCESO: funcionario de las dependencias que conforman el equipo multidisciplinario de gestores del proceso, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales.

MAPA DE RIESGOS: herramienta metodológica a nivel estratégico que permite hacer un inventario ordenado y sistemático de los principales riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer su definición, así como las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual y la aplicación de acciones, de igual forma los responsables, el cronograma y los indicadores.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-160 • 2018 • MARZO • 14 160 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 5 de 28 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN: herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A partir de la determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus consecuencias se establecen las medidas orientadas a controlarlos.

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL: documento que contiene los riesgos a los cuales está expuesta la entidad y a los cuales se les ha formulado acciones para mitigarlos, reducirlos o eliminarlos.

MONITOREO: actividad encaminada a comprobar, supervisar, observar o registrar la forma en que se lleva a cabo o se cumplió la acción, el cual permite determinar la necesidad de modificar, actualizar o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgos, así como su identificación, análisis y valoración.

NATURALEZA DE LOS CONTROLES: según la naturaleza de los controles, se clasifican en:

 Preventivos. Se orientan a eliminar las causas del riesgo, para prevenir su ocurrencia o materialización.  Detectivos. Aquellos que registran un evento después de presentado; sirven para descubrir resultados no previstos y alertar la presencia de un riesgo.  Correctivos. Aquellos que permiten, después de ser detectado el evento no deseado, el restablecimiento de la actividad.

PARTES INTERESADAS: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión u actividad que realice la Entidad.

PÉRDIDA: consecuencia negativa que trae consigo un evento.

POLÍTICA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO: aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo.

REDUCCIÓN DEL RIESGO: aplicación de controles para reducir las probabilidades de ocurrencia de un evento.

RIESGO: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Los Riesgos se clasifican en los siguientes tipos:

1). Estratégico. 2). Imagen. 3). Operativos. 4). Financieros.

161 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-161 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 6 de 28 5). Cumplimiento. 6). Tecnología. 7). Antijurídico. 8). Corrupción. 9). Otros riesgos. Estos riegos se definen a continuación:

 Riesgo Estratégico. Se asocian con toda posibilidad de que suceda algo relacionado con la administración de la entidad, el manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

 Riesgos de Imagen. Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.

 Riesgos Operativos. Son aquellos relacionados con la parte técnica que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso. Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el modelo de operación.

 Riesgo Financiero. Se relaciona con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

 Riesgo de Cumplimiento. Se asocia con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

 Riesgo de Tecnología. Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

 Riesgo Antijurídico. Se produce por la actuación incorrecta, irregular, omisiva o por la extralimitación de funciones del servidor público, pudiendo dar lugar a que un juez condene patrimonialmente a la Institución, para que repare los perjuicios ocasionados.

 Riesgo de Corrupción. Posibilidad de que por acción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado. Es necesario que en la descripción del riesgo concurran los siguientes componentes:

Acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado RIESGO INHERENTE: es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-162 • 2018 • MARZO • 14 162 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 7 de 28 RIESGO RESIDUAL: nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo.

SEGUIMIENTO: actividad realizada por la Oficina de Control Interno en la cual se analizan las causas, los riesgos y la efectividad de los controles incorporados en el Mapa de Riesgos.

163 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-163 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 8 de 28

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES 5.1. Elaboración del Mapa de Riesgos Institucional Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, 1 Jefe de Oficina (responsable de Convoca a reunión de equipo de gestores con el fin de identificar los riesgos del proceso. proceso)

Observación El equipo de gestores debe estar conformados por funcionarios de todas las dependencias que hacen parte del proceso.

Diligencia formato de identificación y clasificación de los riesgos (Anexo 1), teniendo en cuenta los siguientes insumos:

 Plan Estratégico Institucional.  Política de administración Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 2 Observación. Ver Anexo 1. profesional, (Gestores de del riesgo definida por la Alta Dirección.  Caracterización del proceso.  Diagnóstico DOFA del procesos) proceso, incorporando aquellos factores internos (debilidades) y externos (amenazas), priorizadas y referenciadas con el documento “Mapa de Riesgos”.  Lineamientos del riesgo antijurídico determinados por el Comité de Conciliación de la Entidad.

3 Director, Subdirector, Gerente, Asesor o Diligencia la tabla No. 2 del Anexo
1. “Matriz de definición de riesgos de Observación Si en la descripción del riesgo, todas las profesional, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-164 • 2018 • MARZO • 14 164 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 9 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES (Gestores de procesos) corrupción”. casillas son contestadas afirmativamente se trata de un riesgo de corrupción.

Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 4 profesional, (Gestores de procesos)

Redacta el riesgo orientado a la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad.

Establece las causas o las circunstancias generadoras del riesgo, a partir del contexto de la organización a nivel de proceso.

Determina las consecuencias por la ocurrencia de los riesgos que afecte el objetivo del proceso.

Identifica el tipo de riesgo, según la siguiente clasificación y teniendo en cuenta la descripción relacionada en “DEFINICIONES”:

Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 5 profesional, (Gestores de procesos)

Observación Para los riesgos antijurídicos se tendrá en cuenta las directrices impartidas por el Comité de Conciliación de la Entidad.

1). Estratégico. 2). Imagen. 3). Operativos. 4). Financieros. 5). Cumplimiento. 6). Tecnología. 7). Antijurídico. 8).Corrupción. 9). Otros riesgos.

165 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-165 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 10 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Realiza el análisis del riesgos, con el fin de determinar el riesgo inherente, para ello se deben tener en cuenta las orientaciones dadas en las tablas complementarias:

 Probabilidad. Califique según parámetros establecidos en la Tabla No. 3. el puntaje oscila entre 1 y 5. (Aplica para todo tipo de riesgo).

 Impacto. Califique según parámetros establecidos en las siguientes tablas:

Director, Subdirector,  Tabla No. 4, aplica Gerente, Asesor o 6 profesional, (Gestores de procesos) para todos los riesgos excepto los riesgos de Corrupción, el puntaje oscila entre 1 y 5.

 Tabla No. 5, aplica Observación La calificación del impacto de los riesgos de corrupción es diferente a la de los demás riesgos, en consecuencia se utiliza la Tabla No. 5.

Las columnas correspondientes a Zona de riesgo y Medida de respuesta del Anexo 2, se calculan para los riesgos de corrupción, en la cual se debe dar respuesta (si/no) a 18 preguntas, posteriormente se comparan las respuestas positivas con los parámetros de referencia para obtener una calificación de 5, 10 o 20 según el caso.

Relacione la calificación de probabilidad e impacto para cada riesgo en el Anexo No. 2.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-166 • 2018 • MARZO • 14 166 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 11 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS automáticamente.

CONTROL / OBSERVACIONES Ubique la zona de riesgo y la medida de respuesta en la Tabla No. 6, de acuerdo a la calificación de impacto y probabilidad establecidos.

Realiza la valoración de los riesgos, con el fin de determinar el riesgo residual, comparando los resultados del análisis de riesgos con los controles establecidos, así:

 Determine el tipo de control según parámetros establecidos en la Tabla No. 7.

 Evalúe los controles de Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 7 profesional, (Gestores de acuerdo con los puntajes establecidos en la Tabla No. 8 (aplica para todos los riesgos). Califique según puntaje de referencia. procesos)

Observación La calificación después de controles, afecta únicamente la PROBABILIDAD.

La calificación del impacto se mantiene de acuerdo con lo establecido en el análisis del riesgo.

Las columnas correspondientes a Impacto, Zona de riesgo y Medida de respuesta del Anexo 2, se calculan automáticamente.

Punto de Control. Asegura que el cálculo para el riesgo residual se tomará en valores absolutos, es decir no puede generar valores negativos ni cero.

 Determine la nueva calificación de probabilidad, de acuerdo con el puntaje total de los controles y atendiendo lo establecido en la Tabla No. 9.

Relacione el tipo de control y la calificación de la nueva probabilidad para cada riesgo en el Anexo No. 2.

Ubique la zona de riesgo y la medida de respuesta en la Tabla No. 6, de acuerdo a 167 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-167 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 12 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES la calificación de impacto y probabilidad establecidos.

Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 8 profesional, (Gestores de procesos)

Punto de control: Verifica que las acciones formuladas estén orientadas a reducir o eliminar las causas identificadas.

Establece la(s) acción(es) que mitigan o reducen cada riesgo, determinando el periodo de ejecución, indicador, área responsable y registro que evidencie el cumplimiento de la acción.

Director, Subdirector, Gerente, Asesor o 9 profesional, (Gestores de procesos)

Observación: El Anexo 3, está debidamente formulado y no se requiere información adicional.

Diligencia la fecha de aprobación, modificación o de seguimiento en el Anexo 3 Mapa de Riesgos del proceso.

Remite los anexos 1, 2 y 3 al responsable de proceso, junto con las tablas de análisis y valoración de riesgos.

Anexo 1 Identificación y Clasificación de Riesgos.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, 10 Anexo 2 Análisis y Valoración de Jefe de Oficina. (Responsable de Riesgos.

Proceso)

Anexo 3 Mapa de Aprueba la información contenida en los Anexos 1, 2 y 3 correspondiente al proceso.

Remite en medio magnético vía SIGESPRO o Outlook a la Dirección de Planeación los anexos 1, 2 y 3, junto con las tablas de análisis y valoración de riesgos.

Riesgos Institucional.

Punto de Control: Verifica que los anexos se hayan diligenciado de conformidad con lo establecido en los anexos correspondientes.

Para el envío de los anexos, se tendrá en cuenta la Circular de Reporte de Información.

11 Profesional Dirección de Planeación Observaciones: El Mapa de Riesgos de Corrupción hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Revisa técnicamente los documentos los anexos del Mapa de Riesgos Institucional.

Presenta al Director de Planeación las observaciones, en caso de ser necesario, quien REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-168 • 2018 • MARZO • 14 168 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 13 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES informará al responsable de proceso para los ajustes correspondientes. Regresa actividad No. 8.

Consolida el Mapa de Riesgos Institucional, con base en el reporte de riesgos remitidos por los responsables de procesos.

12 Director Técnico de Planeación Presenta ante el Comité Directivo el Mapa de Riesgos Institucional para su conocimiento y aprobación.

Acta de Comité Aprueba el Mapa de Riesgos Institucional.

Directivo 13 Contralor (Comité Directivo)

Punto de Control: Verifica que dentro del acta quede consignado la aprobación del Mapa de Riesgos Institucional.

14 Profesional, Técnico Dirección de Planeación Extrae del Anexo 3 los riesgos de corrupción, conforma dos (2) archivos: Mapa de Riesgos Institucional y Mapa de Riesgos de Corrupción.

15 Director Técnico de Planeación Publica Mapa de Riesgos Institucional y Mapa de Riesgos de Corrupción en la Intranet y Pagina WEB de la entidad, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.

5.2. Monitoreo y Revisión Mapa de Riesgos Institucional (Responsable de Proceso)

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, 16 Realiza monitoreo y revisión al Mapa de Riesgos del proceso.

Jefe de Oficina. (Responsable de Observación El monitoreo y revisión se debe plasmar en el Anexo 3.

Proceso)

169 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-169 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 14 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Mapa de Contralor Auxiliar, Director, 17 Riesgos Institucional (Monitoreo y Jefe Oficina (Responsable revisión) de Proceso)

Remite a la Oficina de Control Interno el monitoreo y revisión realizada al Mapa de Riesgos del proceso (medio magnético), dentro de los términos establecidos en la Circular de reporte de información vigente.

Observación: El reporte del monitoreo correspondiente a los procesos de Direccionamiento Estratégico y Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, lo realizará la Dirección de Planeación, cono secretaría técnica de éstos procesos.

Solicitud de Contralor Auxiliar, Director, creación, actualización o 18 eliminación de Jefe Oficina (Responsable información documentada de Proceso) del SIG Identifica la necesidad de modificar el Mapa de Riesgos del proceso.

Diligencia y remite solicitud de modificación debidamente sustentada a la Dirección de Planeación, junto con la actualización de los anexos respectivos.

Observación Anexo 1 del Procedimiento para mantener la información documentada del SIG.

Las solicitudes de modificación deben efectuarse previo al vencimiento de las acciones 19 Profesional Dirección de Planeación Revisa técnicamente los documentos contentivos de la solicitud de modificación al Mapa de Riesgos Institucional.

Presenta al Director de Planeación las observaciones, en caso de ser necesario, quien informará al responsable de proceso para los ajustes correspondientes.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-170 • 2018 • MARZO • 14 170 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 15 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES 20 Director Técnico de Planeación Presenta al Contralor Auxiliar la solicitud de modificación del Mapa de Riesgos Institucional para su aprobación.

Punto de Control: Asegura que las modificaciones a los riesgos contemplen los parámetros establecidos en los anexos de este procedimiento.

Comunicación 21 Contralor Auxiliar oficial Interna Analiza y aprueba las solicitudes de modificación y las remite a la Dirección de Planeación.

Mapa de 22 Profesional, Técnico Dirección de Riesgos Institucional Planeación actualizado Actualiza la versión del Mapa de Riesgos Institucional, con las solicitudes de modificación aprobadas, en el evento de no ser aprobada se comunica al proceso respectivo.

Regresa actividad 14 y 15 de este procedimiento.

5.3 Seguimiento Mapa de Riesgos Institucional (Oficina de Control Interno – OCI)

23 Profesional Oficina de Control Interno Planifica el seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional, de conformidad con las fechas definas en la Circular emitida para tal fin.

Observación El seguimiento a los riesgos de corrupción se debe publicar dentro de los diez (10) primeros días hábiles de mayo, septiembre y enero.

24 Jefe Oficina de Control Interno Comisiona los auditores de la Oficina de Control Interno para realizar seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional.

171 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-171 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 16 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Comunicación 25 Jefe Oficina de Control Interno oficial Interna Remite comunicación oficial interna a los Responsables de Procesos, informando sobre el auditor de la Oficina de Control Interno, asignado para adelantar el seguimiento a los riesgos del proceso.

26 Profesional Oficina de Control Interno Realiza seguimiento al Mapa de Riesgos, utilizando el Anexo 3 Mapa de Riesgos Institucional y determina el Estado de los Riesgos, así:

 Abierto: El riesgo continúa para seguimiento.  Mitigado: el riesgo se elimina del Mapa de Riesgos.  Materializado: el riesgo se lleva al Plan de Mejoramiento para la formulación de acciones correctivas.

Punto de control Verifica la inclusión de la totalidad de los riesgos y que el cumplimiento de las acciones esté soportado en los documentos que evidencien su ejecución y que se hayan realizado dentro de los términos establecidos.

Para el seguimiento de los riesgos antijurídicos la Oficina de Control Interno tendrá en cuenta la Política de Prevención del Daño antijurídico actualizada por el Comité de Conciliación.

27 Profesional Oficina de Control Interno Elabora informe de seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional y presenta para aprobación al Jefe de la Oficina de Control Interno.

Observación: Este Informe debe incluir además dos (2) capítulos independientes: uno para los riesgos de corrupción y otro para los riesgos antijurídicos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-172 • 2018 • MARZO • 14 172 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 17 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Informe de Seguimiento al Mapa de 28 Jefe Oficina de Control Interno Riesgos Institucional.

Memorando Aprueba el Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional.

Remite el resultado del seguimiento a los responsables de cada proceso.

Interno.

Punto de control. Verifica que el seguimiento sea coherente con la verificación realizada en el Anexo 3 del presente procedimiento.

Verifica que las políticas de prevención del daño antijurídico se encuentren reflejadas en el Mapa de riesgos a cargo de las dependencias competentes.

Mapa de 29 Jefe Oficina de Control Interno Riesgos Institucional (Verificación OCI)

Envía seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional (copia magnética) a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la publicación en la Intranet y página WEB.

Observación: La publicación del seguimiento a los riesgos de corrupción se debe realizar dentro de los diez (10) primeros días de los meses de mayo, septiembre y enero.

Profesional Oficina Asesora 30 Jurídica (Secretario del Comité de Conciliación)

Observación Las directrices del Comité de Conciliación se comunican a través de la Oficina asesora Jurídica.

Revisa el seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional (riesgo antijurídico) y verifica que las políticas de prevención del daño antijurídico se encuentren reflejadas en el mapa de riesgos a cargo de las dependencias competentes.

Presenta los resultados junto con el informe y su 173 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-173 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 18 de 28 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES anexo ante el Comité de Conciliación para que imparta las instrucciones a que haya lugar.

31 Jefe Oficina de Control Interno Acta Comité Institucional de Coordinación de Control Interno Presenta al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno el Informe Ejecutivo sobre el seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional, según programación de reuniones de este Comité.

Observación: La Oficina de Control Interno en desarrollo del artículo 76 de la ley 1474 y el artículo 2.1.4.6 del Decreto 124 de 2016, deberá realizar el seguimiento cuatrimestral al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-174 • 2018 • MARZO • 14 174 POTENCIALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 19 de 28 Código formato: PDE-07-01 Versión 4.0 Código documento:PDE-07 Versión 4.0 Página 1 de 3 CAUSAS (Factores internos, Vigencia. ________ externos, agente generador) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIAS ANEXO 1: IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS Riesgo Tipo de PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Externos Internos CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

6. ANEXOS:

ANEXO NO. 1. Identificación y Clasificación de los Riesgos 175 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-175 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 20 de 28 la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar FACTORES INTERNOS: Se refiere a aquellos aspectos internos de Revisión de los requisitos pertinentes de las otras partes interesadas.

(debilidades) para hacer frente a los retos del entorno, como:

TABLAS COMPLEMENTARIAS IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Tabla No. 2. MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO Tabla No. 1. FACTORES EXTERNOS E INTERNOS DEL RIESGOS QUE PUEDEN SER CONSIDERADOS PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza), tales como:

Descripción del riesgo Acción u Omisión Uso del poder Desviar la gestión de lo público Beneficio particular FACTORES EXTERNOS. Cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir Económicos: disponibilidad de capital, emisión de deuda o no pago de la misma, liquidez, Desempeño de la Entidad.

Medioambientales: emisiones y residuos, Energía, catástrofes naturales, desarrollo Sostenible Recursos: infraestructura, ambiente de trabajo para la operación de Aspectos humanos: competencia, conducta y cultura organizacional. Políticos: cambios de gobierno, legislación, políticas públicas, regulación Sociales: demografía, responsabilidad social, terrorismo. Desempeño de los procesos.

Tecnológicos: interrupciones, comercio electrónico, datos externos, tecnología emergente. Satisfacción del cliente.

Estructura organizacional. Legales y reglamentarios que afecten el ambiente de trabajo.

0 0 0 0 Nota. Aplica para todos los riesgos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-176 • 2018 • MARZO • 14 176 Área Responsable Registro Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 21 de 28 Indicador Código formato: PDE-07-02 Versión 4.0 Código documento:PDE-07 Versión 4.0 Página 1 de 3 Acciones Asociadas al Control Final Valoración del riesgo Inicio Fecha Fecha Período de ejecución Medida de respuesta Acciones riesgo 0 Impacto Probabilidad Controles Vigencia. _________

Medida de respuesta A (alta) A (alta)

B (baja) B (baja)

E (extrema) E (extrema)

M (moderada) M (moderada)

Zona del riesgo Zona del Riesgo Inherente Riesgo Residual Análisis del riesgo PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Impacto Probabilidad ANEXO 2. ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS Riesgo Tipo de Riesgo PROCESO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO 0 0 FALSO ANEXO NO. 2. Análisis y Valoración de Riesgos 177 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-177 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 22 de 28 TABLAS COMPLEMENTARIAS ANÁLISIS RIESGOS PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-178 • 2018 • MARZO • 14 178 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 23 de 28 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 179 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-179 • 2018• MARZO • 14 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 24 de 28 (20)

(10) Catastrófico MEDIDA DE RESPUESTA (5) Mayor Moderado ZONA DE RIESGO Y MEDIDA DE RESPUESTA PARA RIESGOS DE CORRUPCIÓN PROBABILIDAD IMPACTO Casi Seguro (5) M A E Probable (4) M A E Posible (3) M A E Improbable (2) B M A Rara vez (1) B B M ZONA DE RIESGO B: Zona de riesgo baja: Eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos en la entidad M: Zona de riesgo moderada: Eliminar el riesgo de corrupción o por lo menos llevarlo a la Zona de Riesgo Baja.

A: Zona de riesgo Alta: Llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Moderada, Baja o eliminarlo.

E: Zona de riesgo extrema: Tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección.

TABLA No.6. ZONA DE RIESGO Y MEDIDA DE RESPUESTA (5)

(4) Catastrófico PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL (3) Mayor (2) Moderado MEDIDA DE RESPUESTA (1) Menor Insignificante ZONA DE RIESGO Y MEDIDA DE RESPUESTA PARA RIESGO - NO APLICA RIESGOS DE CORRUPCIÓN PROBABILIDAD IMPACTO Raro (1) B B M A A Improbable (2) B B M A E Posible (3) B M A E E Probable (4) M A A E E Casi Seguro (5) A A E E E ZONA DE RIESGO B: Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo M: Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir E: Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-180 • 2018 • MARZO • 14 180 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 25 de 28 TABLAS COMPLEMENTARIAS VALORACIÓN RIESGOS 181 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-181 • 2018• MARZO • 14 MA: stado Estado A: Abierto Materializado Seguimiento y Verificación (Oficina de Control Interno)

Acciones d l t d Verificación adelantadas g Código formato: PDE-07-03 Versión 4.0 Código documento:PDE-07 Versión 4.0 Página 1 de 3 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 26 de 28 avance Nivel de Proceso)

(Responsable del Acciones M: Mitigado Observaciones Monitoreo Área Responsable Acciones Indicador Área Final Valoración del riesgo Inicio Fecha Fecha riesgo Zona del cto Impac Vigencia. _________ ilidad Probabi del Controles Registro Indicador Controles riesgo A (alta) A (alta)

B (baja) B (baja)

Zona del E (extrema) E (extrema)

M (moderada) M (moderada) cto Impac Riesgo Residual Acciones Asociadas al Control Riesgo Inherente Análisis del riesgo ilidad Probabi PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Identificación del riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y Revisión g Riesgo Causa Riesgo Consecuencias Tipo de 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ANEXO 3. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Período de ejecución Procesos Entidad: CONTRALORIA DE BOGOTA D.C Fecha de aprobación o modificación:__________________________

Fecha de Monitoreo y Revisión Responsable de Proceso:____________________

Fecha de Seguimineto (Verificación) Oficina de Control Interno: ____________________

ANEXO 3. Mapa de Riesgos Institucional REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-182 • 2018 • MARZO • 14 182 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 27 de 28

7. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión R.R. No. Descripción de la modificación 1.0 R.R. 02 09 mayo 2013 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. 011 25 abril 2016 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: objetivo, alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

Se cambia el nombre del procedimiento de Procedimiento para Elaborar y Realizar Monitoreo y Seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional por “Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgos Institucional”

3.0 R.R. 038 19 de dic 2017 El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.

En la descripción de procedimiento se ajustaron las actividades, con el fin de crear el enlace entre el contexto de la organización - DOFA. Así mismo, se modificaron las observaciones y puntos de control.

183 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-183 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-07 Versión: 4.0 Página 28 de 28 Versión R.R. No. Descripción de la modificación Así mismo se parametrizó la forma de determinar el Riesgos residual, luego de tomar medidas de control, a través de la implementación de un punto de control que asegure el cálculo para el riesgo residual, el cual se tomará en valores absolutos, es decir no puede generar valores negativos ni cero, tal como lo establece la Metodología del DAFP.

4.0 R.R. 018 07 marzo 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-184 • 2018 • MARZO • 14 184 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 1 de 39 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco. Grace Smith Rodado Yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha. MARZO 7 DE 2018

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para elaborar el Plan de Acción Institucional, como medio para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico Institucional.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia y termina cuando el equipo de gestores del proceso analiza las oportunidades de mejora y determina la conveniencia o no de formular acciones de mejora, de acuerdo con el Informe de Gestión del SIG.

3. BASE LEGAL

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Constitución Política de 07-jul-1991 Constitución Política de Colombia.

Colombia +ey 87 29-nov-1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", artículo 4, literales a, b y c, artículo 8.

Ley 152 15-jul-1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, artículo 26.

Ley 190 06-jun-1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", artículo 48.

Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, artículo 74.

Decreto 2145 04-nov-1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, artículo 12.

185 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-185 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 2 de 39 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 943 21-may-2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones Norma NTC- ISO 9001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma NTC- ISO 14001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Ambiental.

Norma NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES

ACTIVIDAD: conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción.

ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

ESTRATEGIA: conjunto de acciones que se implementarán en un contexto determinado con el objetivo de lograr el fin propuesto.

FACILITADOR DE PROCESO: funcionario de la Dirección de Planeación encargado de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación y el mejoramiento del Sistema Integrado de gestión.

GESTIÓN: conjunto de acciones y actividades coordinadas, para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientadas a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de recursos para obtener los resultados en REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-186 • 2018 • MARZO • 14 186 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 3 de 39 la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso es dinámico y permanente y se lleva a cabo mediante directrices apoyadas en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

GESTOR DE PROCESO: funcionario de las dependencias que conforman el equipo multidisciplinario de gestores del proceso, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales.

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR: instrumento que permite documentar la formulación del indicador, con el propósito de coadyuvar en su interpretación. Permite consignar metas y registrar los resultados, tendencia histórica y avances logrados durante la vida útil del indicador1.

INDICADOR: representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Los indicadores son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de información que permitan conocer el progreso de un objetivo específico, sin que conlleve al análisis de casualidad, situación que si se contempla en la evaluación. Los siguientes tipos de indicadores son utilizados en todos los niveles jerárquicos de la organización:

 Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles2.  Eficacia (Logro): grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados3.  Eficiencia (Gestión de recursos): relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados3.

INFORME DE GESTIÓN: documento que esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido, determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones.

LÍNEA BASE: dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas.

META: resultado cuantitativo en términos relativos o absolutos que se espera obtener en un periodo establecido para cumplir las actividades planteadas. OBJETIVOS: son las intenciones que la Contraloría persigue para satisfacer las necesidades de sus clientes a partir de su misión, visión, valores, principios y política establecidos. Estos deben ser claros, realistas, medibles y verificables en un plazo determinado.

1 Guía Metodológica para la formulación de indicadores – DNP 2 Modelo Estándar de Control Interno 3 NTC ISO 9000:2015 187 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-187 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 4 de 39 PLAN DE ACCIÓN: documento de planificación anual en el cual se registran las actividades y proyección de resultados a través de indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

Funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se organizará, orientará e implementará el conjunto de actividades necesarias para la consecución de los objetivos y estrategias del Plan Estratégico Institucional, permitiendo a cada dependencia orientar sus acciones para cumplir con los compromisos establecidos.

PLAN ESTRATÉGICO: documento que recoge y difunde las principales líneas de acción y estratégicas que la Entidad se propone adelantar en el corto y medio plazo, orientadas al cumplimiento de la misión institucional.

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Deben denominarse acorde con la tipología establecida en las Tablas de Retención Documental – TRD, para su conservación.

RESPONSABLE DE PROCESO: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. La conveniencia se refiere al grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales y adecuación a la determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

SEGUIMIENTO: verificación efectuada para confirmar que las acciones planificadas se haya implementado de acuerdo con lo planeado, generado información para la toma de decisiones.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: conjunto formado por la estructura de la organización, orientaciones, políticas, responsabilidades, procesos, procedimientos, recursos e instrumentos destinados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

TABLERO DE CONTROL: herramienta control y seguimiento que permite establecer y monitorizar los objetivos del Plan Estratégico y Planes de Acción de los diferentes procesos y dependencias.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-188 • 2018 • MARZO • 14 188 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 5 de 39

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 5.1. Formulación Plan de Acción 1 Contralor Circular de Lineamientos Observación: Esta actividad se debe cumplir antes de culminar la vigencia.

Comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia.

Contralor Auxiliar, Memorando o Director, Subdirector, Jefe 2 de Oficina correo electrónico (Responsables de Proceso)

Conforma el equipo de gestores del proceso, según los parámetros y funciones definidas en el Anexo 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación del equipo de gestores de proceso.

Director, Subdirector, Jefe de Oficina, Gerentes 3 Locales, Profesional o Técnico de cada Proceso Observación: El diagnóstico DOFA por proceso se encuentra publicado en la Intranet de la Entidad.

(Equipo de Consulta el Diagnóstico DOFA del proceso e incorpora aquellos factores internos (debilidades y fortalezas) y externos (oportunidades y amenazas), priorizados (2 ó 3) y referenciadas con el documento “Plan de Acción”.

Gestores)

Director, Subdirector, Jefe de Oficina, Gerentes Acta de mesa 4 de trabajo Locales, Profesional Universitario, Especializado o Técnico de cada Proceso (Equipo de Gestores)

Formula las actividades e indicadores con la participación de todos los funcionarios de la dependencia, que permitan la medición y el cumplimiento de las estrategias y objetivos determinados en el Plan Estratégico Institucional, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la metodología del anexo 2 Metodología para la formulación del Plan de Acción.

Punto de control: Verifica que aquellos indicadores que en la vigencia anterior arrojaron resultado o calificación mínima, estén incorporados en el plan de acción de la siguiente vigencia o en su defecto justificar su no incorporación o reformulación.

La formulación de la meta debe ser igual o superior a la línea base del indicador determinada para la vigencia, y en términos 189 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-189 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 6 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Elabora propuesta del Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador de la siguiente vigencia para la dependencia de acuerdo con lineamientos del proceso al cual pertenece y los registra en el aplicativo tablero de control, en los términos indicados por la alta dirección para la formulación del Plan de Acción.

Registra nota de formulación en el tablero de control para activar la revisión y validación por parte del responsable del proceso. razonables no subvaluada. Observación: La participación de todos los funcionarios se podrá realizar a través de la dinámica que establezca la el nivel directivo del proceso que puede ser Mesa de Trabajo, Encuesta, Lluvia de Ideas, Correo Electrónico, entre otros El registro de la formulación de las actividades, indicadores, metas y rangos de calificación se debe realizar conforme a lo indicado en los manuales técnicos del aplicativo tablero de control por los usuarios a los cuales se les ha asignado el perfil correspondiente.

Para el caso de los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, la información será registrada por la Dirección de Planeación, en su calidad de Secretaría Técnica, con base en los resultados de las mesas de trabajo de gestores.

Contralor Auxiliar, Reportes Director, Subdirector, Jefe Plan de Acción y Hoja 5 de Oficina. de Vida del Indicador por (Responsables proceso de Proceso)

Analiza y define la propuesta del Plan de Acción por proceso.

Registra nota de revisión o aprobación en el aplicativo para cada uno de los indicadores, si se requieren ajustes se plasmaran en la nota de revisión.

Punto de control: Verifica que todas las dependencias que integran el proceso, hayan formulado actividades en el Plan de Acción.

Observación: Los reportes se generan en el aplicativo y se exportan REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-190 • 2018 • MARZO • 14 190 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 7 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES en el formato correspondiente para ser archivados según la tabla de retención documental - TRD.

El Plan de Acción y Hojas de Vida de los Indicadores del proceso deben archivarse en la dependencia del responsable del proceso, excepto los Procesos de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Direccionamiento. Estratégico, las cuales se deben archivar en la dependencia que ejerce la función de Secretaría Técnica.

Profesional Universitario o Especializado Dirección de 6 Planeación (Facilitador del Proceso)

Efectúa revisión técnica de las actividades e indicadores de cada proceso y registra en el tablero de control para cada indicador y actividad según lo amerite nota de revisión con las observaciones técnicas que al respecto se presenten.

Punto de Control: Verifica que las actividades establecidas en el Plan de Acción sean coherentes con los objetivos y estrategias definidas en el Plan Estratégico Institucional, los lineamientos de la Alta Dirección y lo definido en la metodología determinada en el anexo 2.

Así mismo, verifica que se establezcan actividades que aseguren el cumplimiento de la totalidad de los objetivos y las estrategias del plan estratégico.

Verifica que las unidades de medida de las variables de los indicadores sean coherentes y consistentes con las unidades de medida de las metas establecidas.

191 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-191 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 8 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Revisa que lo rangos de calificación propuestos sean coherentes con los lineamientos de la Alta Dirección y el histórico de líneas bases.

7 Director Técnico de Planeación Observación: Las observaciones se refieren a las notas de revisión registradas por los facilitadores.

Informa vía Outlook o SIGESPRO sobre el registro de las observaciones a los responsables de proceso, en el evento de ser necesario.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina.

8 (Responsables Punto de Control: Verifica que los ajustes a las actividades e indicadores estén de conformidad con las observaciones indicadas por la Dirección de Planeación. de Proceso)

Efectúa correcciones sugeridas a la formulación de actividades e indicadores del proceso en el tablero de control.

Informa a la Dirección de Planeación sobre los ajustes realizados, en los términos establecidos.

9 Director Técnico de Planeación Presenta en Comité Directivo el Plan de Acción consolidado Institucional para su aprobación.

Observación: La presentación se realiza en PowerPoint, teniendo como insumo del consolidado del Plan de Acción que se genera del tablero de control como reporte.

Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Acta Comité 10 de Oficina.

Directivo Aprueba el Plan de Acción o solicita los ajustes a que haya lugar, en caso de existir ajustes regresa a la actividad número 7 de este procedimiento.

(Comité Directivo).

Punto de control: Verifica que el Plan de Acción se encuentre articulado con el Plan Estratégico y con los lineamientos de la Alta Dirección.

Observación: En el acta de Comité Directivo se debe relacionar la aprobación de todos los planes, programas y mapa REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-192 • 2018 • MARZO • 14 192 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 9 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES de riesgos institucional de cada vigencia.

Observación: El Plan de Acción es un documento del SIG, para ello se elaboran dos documentos:

- En Word, el documento

Plan de Acción Institucional aprobado Plan de Acción que contiene como mínimo: portada, presentación, objetivos, estrategias, matriz y control de cambios.
- En Excel el Plan de Acción Profesional Universitario o Consolida a través de la herramienta tablero de control el documento de Plan de Acción Institucional y aplica Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

11 Especializado Dirección de Planeación consolidado. Generado en los reportes del tablero de control.

Las hojas de vida son documentos auxiliares y permanecerán en el archivo de gestión del proceso.

Publica el Plan de Acción Institucional en la página WEB e Intranet de la entidad.

Observación: El Plan de Acción vigente debe ser publicado en el link de Transparencia y Acceso a la Información Pública en cumplimiento a la normatividad (Estatuto Anticorrupción). 5.2. Modificación Plan de Acción Contralor, Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefes de Oficina, 12 Presenta al responsable del proceso solicitud de creación, actualización, o eliminación al plan de acción de su dependencia.

Asesor, Gerentes, Profesionales, Técnicos o Auxiliar Adtivo.

Observación: Utiliza formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de información documentada del SIG (anexo 1), del procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

193 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-193 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 10 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Se diligencian todas las casillas hasta lo correspondiente a la “Propuesta de elaboración, modificación o eliminación”.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina.

13 (Responsables de Proceso)

Punto de control: Verifica que las modificaciones estén encaminadas al cumplimiento de los lineamientos, estrategias y objetivos institucionales.

El responsable del proceso firma las casillas de “solicitado por”

Revisa, aprueba y remite a la Dirección de Planeación la solicitud de creación, actualización, o eliminación, indicando los cambios a realizar con la información detallada de las variables (nombre, actividad, periodicidad, entre otros) del Plan de Acción y Hojas de Vida del Indicador registrando únicamente las actividades objeto de modificación.

Profesional Universitario o Especializado Dirección de 14 Planeación Punto de Control: Verificar que las modificaciones se ajusten a la metodología establecida.

(Facilitador de proceso)

Revisa técnicamente los documentos contentivos de la solicitud de modificación al plan de acción y entrega al Director de Planeación.

En caso de encontrar observaciones solicita al responsable del proceso los ajustes correspondientes.

15 Director Técnico de Planeación Presenta al Contralor Auxiliar la solicitud de actualización del plan de acción para su aprobación, de acuerdo con las solicitudes recibidas.

Solicitud de creación, actualización o eliminación 16 Contralor Auxiliar Observación: El Contralor Auxiliar firma en las casillas correspondientes a “Aprueba la solicitud” de información documentada del SIG.

Analiza y aprueba las solicitudes de modificación y las remite a la Dirección de Planeación.

En el caso de presentar observaciones solicita el ajuste y regresa a la actividad No.13.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-194 • 2018 • MARZO • 14 194 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 11 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Profesional Universitario o Especializado 17 Dirección de Planeación Observación: Se debe mantener la numeración de las actividades y código de indicadores que aseguren su trazabilidad durante la vigencia del Plan.

Actualiza la versión del Plan de Acción institucional, con las solicitudes de modificación aprobadas. Registrando en el tablero de control las modificaciones aprobadas. Continúa en la actividad No. 10 del procedimiento 5.1.

5.3. Seguimiento al Plan de Acción y Elaboración del Informe de Gestión Profesional Universitario, Especializado o Técnico de cada 18 Dependencia (Equipo de Gestores)

Punto de control: La fecha de reporte del seguimiento al Plan de Acción y entrega del informe de gestión será la establecida en la Circular de reporte de información definida por la Alta Dirección, periodo dentro del cual se habilitará el aplicativo para el reporte correspondiente, una vez culminado este periodo no podrá realizarse reportes extemporáneos.

Para las dependencias que integran el PVCGF se debe confrontar la información recopilada con la registrada en el aplicativo que contiene la trazabilidad de la gestión del proceso auditor.

Observación: La periodicidad de seguimiento es:

- Plan de Acción -

seguimiento (trimestral).

- Informe de Gestión por

Recopila la información de los resultados de las variables establecidas en los indicadores, en las unidades de medida, los cortes y periodicidad definida en la formulación del indicador (Hoja de vida del Indicador).

Registra el seguimiento del Plan de Acción por actividad e Indicador, en el tablero de control, registrando los datos de las variables de cada indicador con el análisis correspondiente. Realiza un análisis sobre el comportamiento del resultado del indicador frente a la meta propuesta, destacando los logros obtenidos durante el periodo.

Deja notas de seguimiento para indicar que ha culminado el reporte.

Elabora propuesta de informe de gestión, relacionando los resultados Proceso (semestral).

195 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-195 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 12 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ Si requiere adjuntar algún documento como evidencia del reporte realizado en la opción de adjuntar archivo puede efectuarse.

OBSERVACIONES más relevantes obtenidos durante el periodo. (Anexo
5. y lo adjunta en el campo correspondiente según la periodicidad de seguimiento definida.

Deja nota de seguimiento para revisión y aprobación por parte del Jefe de la Dependencia, del reporte realizado y la propuesta de informe.

Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores 19 (Jefes de Dependencia).

Analiza y aprueba el seguimiento al Plan de Acción y el Informe de Gestión de la dependencia y deja nota de seguimiento para aprobación por parte del Responsable de Proceso según la periodicidad de seguimiento definida.

Punto de control: Verifica que el análisis del resultado del indicador debe relacionar el rango en que se ubica, el porcentaje alcanzado, el análisis de los logros obtenidos y el porcentaje por alcanzar con respecto a la meta planteada para el periodo y el avance con respecto a la meta anual.

Según lo indicado en los puntos 19 a 22 del Instructivo de Plan de Acción (Anexo 3)

Así mismo, es necesario confrontar el resultado del indicador frente a la tendencia histórica del mismo, con el fin de determinar si la meta se encuentra sub o sobre estimada y solicitar los ajustes respectivos, caso en el cual se remite a la aplicación del procedimiento 5.2.

Verifica que la información reportada en el tablero de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-196 • 2018 • MARZO • 14 196 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 13 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES control sea coherente con el informe de gestión y con los parámetros establecidos en los instructivos.

Observación: Para el caso del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal la información será revisada y reportada por la Dirección de Planeación para su consolidación.

Director, Subdirector, Jefes de Oficina.

20 (Responsables de Proceso)

Seguimiento Plan de Acción Informe de Gestión del Proceso Observación: Para los procesos que cuentan con Secretaria Técnica, esta actividad será adelantada por la dependencia que cumple dicha función.

Los registros del Seguimiento al Plan de Acción e Informe de Gestión de cada proceso se archivan conforme a la TRD en la Dirección de Planeación.

Revisa notas de seguimiento de los jefes de dependencia, aprueba si está conforme, en caso contrario registra en el tablero de control nota de revisión para los ajustes correspondientes en el aplicativo.

Consolida el seguimiento del Plan de Acción por proceso y el Informe de Gestión del Proceso; teniendo en cuenta los parámetros establecidos en los anexos 3, 4 y 5 y la periodicidad de seguimiento definida.

Deja nota de seguimiento en el tablero de control informado la culminación del reporte.

Profesional Universitario o Especializado Dirección de 21 Planeación (Facilitador de proceso).

Analiza la información reportada en el seguimiento teniendo en cuenta los parámetros establecidos en los anexos 2 y 5.

Comunica al responsable del proceso las alertas Punto de Control:

Confronta el resultado del indicador frente a la tendencia histórica del mismo, con el fin de determinar si la meta está sub o sobre estimada para sugerir ajustes técnicos.

197 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-197 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 14 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES respectivas, en el evento de ser necesario, con el fin de que se realicen los ajustes correspondientes, dejando nota de revisión en el tablero de control.

Observación: La periodicidad de los documentos es:

Profesional Universitario o Especializado Dirección de

- Plan de Acción consolidado - seguimiento (trimestral).
- Informe de Avance sobre

Planeación 22 (Facilitador del proceso de Direccionamiento Estratégico )

Genera el reporte consolidado del formato Plan de Acción Institucional.

Elabora el Informe de Avance sobre la Ejecución del Plan de Acción y lo adjunta en el campo correspondiente en el tablero de control.

Deja nota de seguimiento para aprobación del Director de Planeación. la Ejecución del Plan de Acción (trimestral).

El Informe de Avance sobre la Ejecución del Plan de Acción es insumo para el informe de gestión del SIG y para la rendición de la cuenta ante la Auditoría Fiscal.

Plan de Acción consolidado.

23 Director Técnico de Planeación Informe de Avance sobre la Ejecución Punto de control: Verifica que los documentos sean coherentes con los parámetros establecidos en los anexos del presente procedimiento. del Plan de Aprueba el consolidado del Plan de Acción Institucional e Informe de Avance sobre la Ejecución del Plan de Acción y solicita la publicación en la WEB e Intranet de la Entidad.

Acción Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación 24 (Facilitador de Elabora Informe de Gestión del SIG a partir de los Informes de cada proceso, de acuerdo a la periodicidad de reporte establecida por la Alta Dirección. proceso)

Observación: La periodicidad del Informe de Gestión del SIG es semestral (junio y diciembre).

La estructura del Informe del SIG podrá ser ajustada de acuerdo a los requerimientos de la Alta dirección.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-198 • 2018 • MARZO • 14 198 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 15 de 39 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 25 Director Técnico Informe de Gestión del de Planeación SIG Revisa el Informe de Gestión del SIG y lo presenta al Responsable de la Alta Dirección.

Observación: El Informe de Gestión del SIG debe ser publicado en la intranet y en la página Web de la Entidad.

Su publicación será acorde a los términos establecidos por la normatividad externa aplicable (Estatuto Anticorrupción).

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefes de Oficina Gerente, Asesor 26 Profesionales, Observación: En el evento de formular acciones de mejora, éstas deben ser llevadas al Plan de Mejoramiento del proceso.

Técnicos (Gestores de Analiza las oportunidades de mejora y determina la conveniencia o no de formular acciones de mejora, de acuerdo con el Informe de Gestión del SIG.

Procesos)

199 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-199 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 16 de 39

6. ANEXOS

Anexo No. 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación del equipo de gestores de proceso.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONFORMACIÓN DEL EQUIPO Código formato: PDE-04-01 Versión: 14.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 DE GESTORES DE PROCESO.

Página X de Y El responsable del proceso, integra el equipo de gestores con el personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso4.

Para que un equipo funcione adecuadamente, deben existir actitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

 El conflicto de intereses y falta de objetividad, que resulta del hecho de ser de parte del proceso.  Evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo.  Validez y confiabilidad cuestionable de los datos.  Datos contradictorios (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos5).  Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados. Se trata de establecer de qué manera los resultados contribuyen al cumplimiento de:

 Las actividades programadas.  Los objetivos institucionales.  Las estrategias.  El objetivo del proceso, descrito en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.  La política institucional y de calidad.  La Misión y la Visión institucional.  La gestión efectiva, eficaz y eficiente del proceso 4 Proceso: conjunto de actividades o etapas que reciben uno a más insumos de una o varias dependencias con el fin de generar un valor agregado para conseguir un resultado que satisfaga los requerimientos de los Clientes. Todo proceso tiene sus entradas, valor agregado y salidas. 5 Triangulación de datos: Recoger los mismos datos de diferente fuente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-200 • 2018 • MARZO • 14 200 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 17 de 39 Funciones de los gestores de procesos:

 Efectuar análisis de datos relacionados con la dependencia o el proceso, que sirvan para la toma de decisiones.  Realiza el reporte del seguimiento al plan de acción en los términos que determine periódicamente la Alta Dirección.  Elaborar las actas de las reuniones que se llevan a cabo.  Brindar apoyo para las modificaciones de los procedimientos y documentos del Sistema Integrado de Gestión.  Velar por la implementación y seguimiento de las acciones del plan de mejoramiento.  Establecer compromisos y responsabilidades frente a las diferentes actividades que se deriven de las reuniones dirigidas al mejoramiento continuo.  Garantizar de manera permanente el cumplimiento de las diferentes actividades asignadas.  En las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, realiza el reporte de la información de la trazabilidad de las auditorias en el aplicativo dispuesto para tal fin. Así mismo verifica que la información reportada corresponda a la ejecución real y se encuentre completa en los términos definidos.

Herramientas de Análisis de Datos6 Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

6 Guía para el diseño de un sistema de Evaluación y Control de Gestión. DAFP:

201 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-201 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 18 de 39 Anexo No. 2. Metodología para la formulación del Plan de Acción.

METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Código formato: PDE-04-02 Versión: 14.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página X de Y Para la formulación del Plan de Acción se deben tener como marco de referencia institucional los siguientes aspectos:

1. Plan Estratégico
2. Lineamientos de la Alta Dirección
3. Normatividad Aplicable
4. Métodos de medición

¿Cuáles son los pasos para formular el Plan de Acción del Proceso?

A continuación se desarrolla cada paso:

PASO 1. IDENTIFICAR:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-202 • 2018 • MARZO • 14 202 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 19 de 39 Para la formulación del Plan de Acción, cada Proceso debe identificar:

 Sus características propias: objetivo, interacciones y las dependencias que lo integran. Se encuentran en el Manual del SIG.  A qué objetivo (s) corporativo (s) y estrategia (s) debe aportar.

PASO 2. FORMULAR LA ACTIVIDAD (Responsable y Cronograma):

Se entiende por actividad el conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos.

Las actividades necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados se deben formular a través de acciones participativas en cada una de las dependencias e incluso revisar actividades de otras dependencias que no integran el proceso, pero que son necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados, caso en el cual deben ser comunicados al responsable de dicho proceso para que sean concertadas.

La actividad debe ser estratégica, es decir, que aporten al cumplimiento del objetivo de la dependencia y/o proceso y evitar que dichas actividades hagan parte de acciones operativas del día a día.

La descripción o estructura de la actividad, debe tener en cuenta los siguientes aspectos: VERBO (infinitivo) + SUJETO + ELEMENTOS ADICIONALES:

 Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo que indique claramente la acción a ejecutar, en consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, orientar, fomentar, participar, promover, gestionar, coadyuvar, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten medir el avance de la acción.

 Sujeto: es el objeto sobre el cual recae la acción.

 Elementos adicionales: Describe el contexto en que se desarrollará la acción.

Se define el responsable y fecha de ejecución.

PASO 3. DEFINIR LA META Y SU UNIDAD DE MEDIDA.

Se entiende por meta el resultado cuantitativo en términos relativos o absolutos que se espera obtener en un período específico. Debe ir en concordancia con los objetivos que se desean alcanzar, con el desarrollo del programa y los proyectos establecidos por la entidad.

Además deben cumplir con los atributos de ser cuantificable, alcanzable, concreta, medible, realizable y verificable, que indique claramente el resultado esperado en un periodo de 203 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-203 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 20 de 39 tiempo determinado, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles (financieros, humanos, físicos y tecnológicos).

Para establecer la meta se debe considerar diferentes parámetros, tales como:

 El logro de la meta es responsabilidad de la dependencia que la formula, la cual debe alcanzarse dentro del plazo determinado para su cumplimiento.  Debe ser conocida y acordada con los ejecutores de la actividad (establecer los responsables para su cumplimiento).  Mantener y superar el resultado de la vigencia inmediatamente anterior (línea base) o el promedio del desempeño histórico.  Desempeño de entidades similares (benchmarking).  Estándares aplicados a normas técnicas o legales.  La meta se determina de acuerdo a los periodos de seguimiento establecidos por la alta dirección.  La unidad de medida de la meta debe ser consistente con la combinación de las unidades de medida de la relación matemática establecida en la formula y el tipo del indicador.

La meta debe ser coherente con la línea base y la tendencia del Indicador (creciente, decreciente o constante), de tal manera que si el indicador es de tendencia decreciente, el valor de las metas debe ser inferior a la línea base y/o a la meta inmediatamente anterior; si el indicador es creciente la meta debe ser superior a la línea base y/ a la meta inmediatamente anterior; si el indicador es constante la meta para todos los periodos debe ser la misma.

Ejemplos:

Meta Meta Meta Meta Línea Tipo Indicador base 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre Decreciente 16 15 14 13 12 Creciente 65% 70% 75% 80% 85% Constante 100% 100% 100% 100% 100% Para la formulación de las metas se recomienda contemplar el comportamiento histórico y recursos financieros, técnicos, y/o humanos que se requieran para lograr cada uno de los resultados propuestos.

Para la definición de la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Indicador nuevo.

 Verificar si existen históricos.  Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias, como referente de mejores prácticas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-204 • 2018 • MARZO • 14 204 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 21 de 39 Indicador existente.

 Revisar los datos históricos del indicador y el análisis de tendencia.  Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias como referente de mejores prácticas.  Analizar el comportamiento del proceso o cambios internos o externos del contexto de la organización que pueden afectar considerablemente la formulación de la meta.  Las metas establecidas (menores al 100%) se han alcanzado continuamente durante los periodos analizados, razón por la cual se debe contemplar un incremento en la meta.  Las metas (igual al 100%) se han alcanzado durante periodos continuos, razón por la cual se debe replantear la formulación del indicador.

Metas de periodo. Se subdivide la meta anual según la periodicidad de medición del indicador, es decir, si el indicador tiene periodicidad trimestral, se programarán metas trimestrales; si la periodicidad es semestral, se programarán metas semestrales y si es anual, la programación será anual.

¿Qué es la línea base?

Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas. También definido como el valor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del objetivo.

En los casos que el indicador se construye por primera vez, podría suceder que no exista un valor base. Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.

La información que requiere la línea base es: el valor del indicador, el año al que se refiere ese valor y periodo (se utiliza cuando en un año se realizan diversas mediciones).

Estándares de comparación:

 Pasado: Hace referencia a los datos históricos, resultados anteriores del mismo objetivo o la propia Línea Base.

 Presente: Tiene que ver con la experiencia del analista o evaluador del indicador, pues es muy importante tener en cuenta la experticia y conocimientos de causa que el evaluador posee y utiliza en el análisis de los resultados, principalmente frente a los fenómenos que no tienen registro alguno.

 Futuro: Este parámetro tiene relación con las metas propuestas, las cuales son los referentes para determinar el grado de cumplimiento al objetivo propuesto.

205 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-205 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 22 de 39  Benchmarking: Proceso mediante el cual se consolida información y se obtienen nuevas ideas a través de la comparación de resultados obtenidos por otras entidades similares, que han evidenciado mejores prácticas en el desempeño de las actividades, es decir, se debe comparar con el mejor.

 Acotarse en el tiempo, debe contener la fecha límite en la cual se prevé ejecutar, evacuar o desarrollar la actividad propuesta.

 Identificar el beneficiario, el sujeto o destinatario al cual va dirigida la acción, el cual puede estar referenciado de forma implícita o explícita, particularmente para el caso de la Contraloría de Bogotá, D.C., las actividades de las dependencias que no logren identificar de manera explícita el beneficiario, este será en fin último la misma entidad, en el entendido que las dependencias son aportantes al cumplimiento de la misión institucional.

Los anteriores datos se deben incorporar en los formatos: Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador, que hacen parte del procedimiento.

Ejemplos:

 Desarrollar durante la vigencia 2016, dos (2) programas de pedagogía social, formativa e ilustrativa en articulación con el control fiscal, dirigido a los contralores estudiantiles.

 Hacer la relatoría al 70% de los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el año 2016.

 Adelantar dos campañas internas durante el año 2016 que fortalezcan el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la entidad.

 Realizar jornadas de fortalecimiento sobre clima organizacional en temas de comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo, al 70% de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., durante la vigencia 2016.

PASO 4. DEFINIR Y FORMULAR EL INDICADOR:

Un indicador es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Los indicadores son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de información que permitan conocer el progreso de un objetivo específico, sin que conlleve al análisis de casualidad, situación que si se contempla en la evaluación. Los indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que está haciendo en la organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de la medición de aspectos tales como:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-206 • 2018 • MARZO • 14 206 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 23 de 39  Recursos. Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.  Cargas de Trabajo. Como estadísticas y metas que se tengan para un periodo de tiempo determinado y el tiempo y el número de personas requeridas para realizar una actividad.  Resultados. Como ciudadanos atendidos, oficios respondidos, ejecución del cronograma, niños vacunados, kilómetros construidos, etc.  Impacto. De los productos y/o servicios, tales como enfermedades prevenidas, impuestos recolectados, niveles de seguridad laboral alcanzados.  Productividad. Como casos atendidos por profesionales, solicitudes procesadas por persona, llamadas de emergencia atendidas.  Satisfacción del Usuario. Como el número de quejas recibidas, resultados de las encuestas, utilización de procesos participativos, visitas a los clientes.

Las características más relevantes que deben tener los indicadores para apoyar la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales son:

 Oportunidad. Debe permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y oportuna y medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.  Disponibilidad: Los datos básicos para la construcción del indicador deben ser de fácil obtención.  Prácticos. Ser fáciles de generar, recolectar y procesar.  Medibles. Poderse expresar numérica o cualitativamente.  Claros. Ser comprensibles tanto para quienes los desarrollen como para quienes los estudien o los tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación, que sólo lo entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.  Finalidad. Ser útiles para la toma de decisiones. Cada indicador debe tener un objetivo que justifique su diseño y adopción.  Explícitos. Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.  Sensibles. Reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, cambiar efectiva y persistentemente a lo largo de un periodo.  Excluyentes. Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión.  Jerarquizados. De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales cuando se refieren a la organización como un todo y específicos, cuando se refieren a una de las dependencias o los procesos de esta, es decir, identificar la clase, el tipo o naturaleza del indicador.  Representativos. El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir.  Verificables. Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Puede ser verificado por cualquier persona obteniendo el mismo resultado.

207 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-207 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 24 de 39 Fórmula de cálculo de los indicadores.

Los tipos de fórmulas más utilizados en la construcción de indicadores son:

Razón o promedio. Relación entre dos datos, variables o magnitudes, con diferente unidad de medida, la cual se expresa en la forma a/b, es decir, que los valores del numerador y del denominador son independientes, ninguno está contenido en el otro Ejemplos:

 Número total de hallazgos sobre Número total de sujetos de control.  Total hallazgos con incidencia Fiscal frente al total hallazgos con incidencia Penal.  Total presupuesto distrital asignado sobre el total de la población de Bogotá.

Tasas. Relación entre dos magnitudes que se expresa en número de eventos frente a una cantidad referente (potencia de 10), y en un periodo de tiempo determinado.

Ejemplos:

 Número de funcionarios con accidente de trabajo por cada 100 funcionarios de la entidad durante el periodo 2016.  Valor de beneficios de control fiscal por cada $1,00 ejecutado del presupuesto de la entidad durante la vigencia fiscal 2016.

Porcentaje o Proporción. Presenta el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a 100. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. También se entiende como la relación entre dos variables o magnitudes que se expresan de la forma a/b, donde el numerador está contenido en el denominador, es decir, igual unidad de medida.

Ejemplos:

 Total de hallazgos devueltos frente al total de hallazgos remitidos a responsabilidad fiscal.  Total de funcionarios capacitados sobre total funcionarios de la entidad.

Índice. Es un valor estadístico que permite establecer las variaciones relativas entre dos o más periodos, de los cuales uno de ellos es denominado base, este cálculo proporciona un método simple para establecer cambios que presenta una variable a través del tiempo.

Fórmula para calcular el índice de variación: ((Valor año 1 / Valor año 0) -1) *100 Ejemplos:

 Índice de inflación o variación de precios de la canasta familiar (supuesto solo un producto).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-208 • 2018 • MARZO • 14 208 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 25 de 39 Precio del bien X, para el año 0 es de $800/unidad y para el año 1 es de $816/unidad:

Año base: 0  Índice de variación de los precios ((816/800)-1)*100 = 2%  Índice de variación de acciones correctivas.

AÑO No. de acciones correctivas 2015 80 2016 60 Año base, 2015 ((60/80)-1) x 100 = -25% Las acciones correctivas disminuyeron en un 25% con respecto al año inmediatamente anterior.

Valor Absoluto. Cuando se expresa la medición en términos de una variable.

Ejemplo:

Encuesta de percepción del Cliente realizada Si 100% No 0% Tipo de indicadores.

Son aquellos que permiten evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, para lo cual, se espera que toda actividad u objetivo cuente con diferentes aspectos de evaluación, tales como Eficacia, Eficiencia y Efectividad y son utilizados en todos los niveles jerárquicos de la organización.

1. Eficacia

Es el logro obtenido o nivel de cumplimiento alcanzado de resultados esperados, asimismo, la norma NTC ISO 9000:2015 define eficacia como “extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”.

Estos indicadores se enfocan en el control de los resultados, evalúan la relación entre la salida y el valor esperado (meta).

Sus objetivos son determinar y evaluar el cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades de la entidad.

209 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-209 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 26 de 39 En resumen, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de qué se hizo o que se ha cumplido de las metas u objetivos propuestos inicialmente.

Denominaciones de indicadores de eficacia.

Dentro de esta categoría, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

 Cobertura.  Cumplimiento.  Producto.  Meta.  Logro.  Proyecto.

Ejemplos:

 Porcentaje de Sujetos auditados.  Nivel de Auditorias ejecutadas.  Número de funcionarios capacitados.  Adquisición de equipos de Cómputo.

2. Eficiencia:

Es la valoración del recurso (financiero, tiempo, talento humano, tecnológico, etc.), utilizado en la ejecución de las diferentes actividades o en el desempeño dado para el logro de los resultados, de igual forma, la norma NTC ISO 9000:2015, define eficiencia como “Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”.

Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos y evalúan su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades, es decir, se examinan los costos en que se incurre para alcanzar los objetivos y resultados, en el entendido que el indicador se asocia a la utilización de recursos, resulta comprensible que a menor uso de recursos para el logro del objetivo es mayor eficiencia, lo que implica una proporción inversa.

En resumen, la eficiencia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de: cómo se hizo? y cuánto se gastó?, etc.

Denominaciones de indicadores de eficiencia.

Dentro de esta tipología, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

 Productividad.  Oportunidad.  Tiempo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-210 • 2018 • MARZO • 14 210 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 27 de 39  Calidad.  Costos.  Economía.

Ejemplos:

 Oportunidad (tiempo) en la decisión de hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.  Traslado oportuno de los hallazgos a las instancias competentes.  Tiempo utilizado en la ejecución de auditorías regulares.  Tiempo promedio de respuesta a un requerimiento.  Costo de una visita fiscal frente al costo promedio de PAD.  Costo para la ciudad de recuperar un peso ($1,00) por detrimento al patrimonio Distrital.  Precio de adquisición de sistemas de cómputo frente a precios de mercado.  Beneficios esperados frente al costo de implementación sistemas tecnológicos y de comunicaciones.  Ahorro en procesos de formación a funcionarios por alianzas estrategias.

3. Efectividad:

Es la capacidad de cumplir con la meta establecida con la menor cantidad de recursos posibles, asimismo, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, ha definido el término de Efectividad como “la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles”.

Denominaciones de indicadores de efectividad.

Dentro de esta tipología se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

 Efectividad.  Efecto.  Impacto.  Desempeño.

Ejemplos:

 Percepción comunicación interna o externa.  Nivel de satisfacción del usuario en un momento determinado.  Porcentaje de disminución de quejas y reclamos en un periodo determinado.

211 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-211 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 28 de 39 PASO 5. ESTABLECER LOS RANGOS DE CALIFICACIÓN.

Rangos de Calificación. Establece intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es Mínimo, Aceptable o Satisfactorio, así:

 Sobresaliente. Calificación que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o superior al establecido con respecto a la meta. (<=90%).

 Aceptable. Calificación que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea menor al valor establecido como superior y mayor al establecido como Mínimo. (<90% y <80%).

 Mínimo. Calificación que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o inferior con respecto a la meta. <=80%.

Nota. Para indicadores que requieren rangos especiales, el diseño de los mismos debe ser coordinado con el facilitador de planeación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-212 • 2018 • MARZO • 14 212 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 29 de 39 Anexo No. 3. Instructivo Plan de Acción.

INSTRUCTIVO PLAN DE ACCIÓN Código formato: PDE-04-03 Versión: 14.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página X de Y Este formato debe ser diligenciado teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Anexo 2.

FORMULACION

1. Fecha de aprobación y/o modificación. Corresponde a la fecha de aprobación o modificación del Plan de Acción.

2. Fecha de Seguimiento. Corresponde a la fecha de corte en la cual se realiza el seguimiento.

3. No. de Actividad. Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas.

4. Objetivo. Registre el No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

5. Estrategia. Registre el No. de la estrategia de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

6. Proceso. Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Integrado de Gestión.

7. Dependencia Responsable. Registre la dependencia responsable encargada de ejecutar la actividad.

8. Actividad. Describa la actividad a desarrollar al interior de la dependencia. La descripción o estructura de la actividad, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
VERBO (infinitivo) + SUJETO + ELEMENTOS ADICIONALES (Tener en cuenta lo establecido en el Paso 2 del Anexo No. 2).

9. Fecha de ejecución. Corresponde a la fecha límite de ejecución de la actividad.

10. Tipo de Indicador. Identifique el principio que mide el indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad.

213 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-213 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 30 de 39

11. Nombre del Indicador. Relacione la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Debe ser el nombre definido en la hoja de vida del indicador.

Eficiencia en la actualización de la documentación asociada al Sistema de Gestión de la Calidad.

Eficiencia en la actualización de la documentación asociada al Sistema de Gestión de la Calidad Condición deseada el objeto a cuantificar parte descriptiva ¿En dónde se ¿Descripción?

¿Qué se espera hacer? quiere hacer?

(FRASE (VERBO)

(SUJETO)

100 100 80 80

12. Código del Indicador. Corresponde al número asignado para identificar el Indicador de acuerdo al consecutivo:

Ejemplo: 01 Nota: El aplicativo de tablero de control genera automáticamente el código del indicador.

13. Objetivo del Indicador. Señale la razón de ser del indicador y lo que se quiere medir al efectuar el seguimiento. Debe estar constituido por los siguientes elementos:

Ej.: Calcular el porcentaje de + documentos del SGC + que son actualizados dentro de los tiempos establecidos 60 60 Este Este 40 40 Oeste Oeste Norte Norte 20 20

14. Fórmula de Cálculo. Determine la forma en que se comparan las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida.

0 0 1er trim.

2do trim.

3er trim.

4to trim.

1er trim.

2do trim.

3er trim.

4to trim.

15. Unidad de Medida. Establezca la magnitud referencia para la medición; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual), entre otros.

16. Línea base. Establezca la línea base para la vigencia con base en el promedio de los datos históricos. (Cuando el indicador es nuevo se deja en blanco la columna).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-214 • 2018 • MARZO • 14 214 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 31 de 39

17. Meta Anual. Relacione la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera lograr. Debe tener en cuenta los parámetros establecidos en la presente metodología.

18. Metas de periodo.

 Para indicadores con cumplimiento programado en un solo periodo (anual), la meta es una sola y aplica para el periodo de ejecución de la actividad.

 Para indicadores con ejecución que cubre toda o gran parte de la vigencia, se subdivide la meta anual según la periodicidad de medición del indicador, es decir, si el indicador tiene periodicidad trimestral, se programarán metas trimestrales; si la periodicidad es semestral, se programarán metas semestrales y si es anual, la programación será anual.

 Para indicadores con metas constantes durante la vigencia, éstas serán permanentes en cada uno de los periodos.

SEGUIMIENTO

19. Resultado del Indicador. Se obtiene a partir de la fórmula del indicador, presentado resultados ACUMULADOS en cada periodo de corte. Si el indicador es de dos variables se debe diligenciar el numerador y denominador, si es de una sola variable únicamente se relaciona el numerador y el denominado se diligencia NA (No Aplica).

 Numerador. Registre el valor obtenido del numerador que ha sido descrito para el indicador de conformidad con el planteamiento de la meta para el periodo.

 Denominador. Registre el valor del denominador que ha sido descrito para el indicador, teniendo en cuenta la línea base establecida para la vigencia y la programación de las metas de periodo.

Indicadores con una variable. El resultado es igual al registrado en el numerador.

20. Resultado acumulado con respecto a la meta. Corresponde al valor acumulado del resulto obtenido en el periodo de corte dividido entre la sumatoria de las metas parciales del periodo de corte.

Nota. Para indicadores cuyo diseño requieren calculo diferente, se debe coordinar con el facilitar de planeación el diseño de las formulas correspondientes.

21. Rango de calificación del resultado con respecto a la meta. El Cálculo es automático al aplicar el resultado acumulado del indicador con respecto a la meta frente a los rangos establecidos para el indicador.

215 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-215 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 32 de 39 La fórmula debe ser diseñada en coordinación con el facilitador de Planeación, teniendo en cuenta los parámetros en el cuadro de la derecha y el resultado obtenido en la columna 20 “Resultado acumulado con respecto a la meta”.

22. Análisis del resultado. Los responsables del análisis del indicador con base en la información registrada en las variables, deben reportar el resultado del indicador, el rango en que se ubica, el análisis de los logros obtenidos y el porcentaje por alcanzar con respecto a la meta planteada para el periodo y en el avance con respecto a la meta anual.

Así mismo, al momento de programar las metas de un indicador, es necesario confrontar el resultado del indicador frente a la tendencia histórica del mismo, con el fin de determinar si la meta está sub o sobre estimada e implementar los ajustes correspondientes, es decir se deben comparar periodos iguales.

Nota. Éstos resultados deben ser coherentes con los relacionados en las hojas de vida de cada indicador.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-216 • 2018 • MARZO • 14 216 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 33 de 39 Anexo No. 4. Instructivo Hoja de Vida del Indicador.

INSTRUCTIVO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR.

Código formato: PDE-04-04 Versión: 14.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página X de Y NOTA. (Los siguientes numerales son migrados automáticamente del anexo 3 Plan de Acción: 2. Dependencia, 3. Proceso, 9. Actividad, 13 Nombre del Indicador, 14 Código del indicador, 15 Objetivo del Indicador, 17. Fórmula de Cálculo, 18 Unidad de Medida, 23 Meta Anual, 25. Cumplimiento en el periodo, 26. Resultado acumulado con respecto a la meta y 27 Análisis del resultado).

1. Fecha.

Fecha de aprobación y/ modificación. Corresponde a la fecha de aprobación o modificación del Plan de Acción.

Fecha de Seguimiento. Corresponde a la fecha de corte en la cual se realiza el seguimiento.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

4. Objetivo del proceso. Señale el fin del proceso con el cual hace concordancia el

indicador.

5. Objetivo Corporativo. Identifique y registre el objetivo estratégico descrito en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.

6. Estrategia. Identifique y registre la estrategia descrita en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.

7. Objetivo Ambiental. Señala el objetivo ambiental descrito en el PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental), con el cual se relaciona el indicador, de lo contrario “No Aplica”.

8. Proyecto de Inversión Asociado. Corresponde al proyecto de Inversión con el cual se relacione el Indicador, de lo contrario “No Aplica”.

10. Cargo del responsable que recopila la información. Corresponde al cargo o rol del responsable de registrar la información, para la construcción del indicador.

11. Cargo del responsable que analiza la información. Corresponde al cargo o rol del responsable de analizar y evaluar el comportamiento del indicador a través de los periodos evaluados, este debe ser el líder del proceso.

217 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-217 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 34 de 39

12. Cargo del responsable que toma decisiones. Corresponde al cargo o rol del responsable de tomar determinaciones y suministrar oportunidades de mejora.

IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR

16. Tipo de Indicador. Identifique el principio que mide el indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad.

19. Definición de las variables. Describa de forma detallada de cada una de las variables identificadas, relacionando características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad. Nota: Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

20. Fuentes de datos de las variables. Para cada una de las variables identifique la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula matemática. Se hace referencia a documentos, sistemas de información, bases de datos.

21. Periodicidad de Seguimiento del Indicador. Especifique el espacio de tiempo con el cual se deben registrar los datos de medición del indicador (trimestral, semestral, anual), la cual debe ser coherente con la periodicidad de la metas. Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos.

Con el objeto de evaluar el comportamiento y avance en el cumplimiento de la meta establecida en la actividad, se establece una periodicidad trimestral para realizar el seguimiento, es decir, la matriz se debe alimentar y reflejar los resultados acumulados hasta el periodo correspondiente.

22. Rangos de Calificación del Resultado. Establece intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es Mínimo, Aceptable o Satisfactorio.

24. Tendencia Histórica. Registro de datos finales correspondientes a los últimos cinco (5) años anteriores. Este dato corresponde al resultado acumulado con respecto a la meta de la vigencia.

REGISTRO DE RESULTADOS Es el registro de los resultados obtenidos en el periodo de evaluación para cada una de las variables definidas.

28. Observaciones. En el evento de ser necesario registre aclaraciones adiciones.
Nota. Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso, la revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-218 • 2018 • MARZO • 14 218 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 35 de 39 Anexo No. 5. Estructura Informe de Gestión por Proceso.

ESTRUCTURA INFORME DE GESTIÓN POR PROCESO Código formato: PDE-04-05 Versión: 14.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página X de Y El informe de gestión por procesos esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C.

El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cuál es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Comparar los resultados con líneas base (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares).

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

Documento INSUMO ACTIVIDAD SALIDA Objetivo del proceso descrito en el Comparar: manual del Sistema Integrado de Gestión.

Ejecutado/programado *100 EFICACIA Seguimiento al Plan de acción.

Meta/ejecutado *100 Informe de Gestión en el EFICIENCIA periodo transcurrido de la Resultados de los planes y programas institucionales (PAD, Impacto de los PLAN ESTRATÉGICO PAE, CAPACITACION, BIENESTAR, PIGA, COMPRAS) resultados EFECTIVIDAD vigencia de acuerdo con la Circular de reporte Seguimientos de los planes de de información mejoramiento.

¿De qué manera se ha establecida. cumplido con el Objetivo del Proceso?

Otras actividades relevantes que han contribuido al cumplimiento del ANÁLISIS DE DATOS Plan Estratégico y que no han sido contempladas en el Plan de acción.

219 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-219 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 36 de 39 Estructura del Informe de Gestión El informe de gestión por proceso contiene los hechos más relevantes ocurridos durante el periodo. Es objetivo, claro y contiene como mínimo:

Portada.

Debe contener como mínimo:

Informe de Gestión con fecha de corte Nombre Contralor Cargo Nombre Contralor Auxiliar Cargo Nombre del Proceso Nombre del Responsable Proceso Cargo Fecha de Presentación REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-220 • 2018 • MARZO • 14 220 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 37 de 39 Tabla de Contenido Presentación.

1. Resultados de la Gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia o proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

1.1. Análisis Plan de Acción (Todos los procesos). Se debe analizar el resultado de cada uno de los indicadores definidos en el Plan de Acción.

1.2. Otros resultados. Relacionar aquellos resultados relevantes del proceso que han contribuido al cumplimiento del Plan Estratégico y que no han sido contemplados en el Plan de Acción, como es el caso del seguimiento a los otros planes y programas definidos como documentos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

1.3. Satisfacción del cliente. Aplica únicamente para el Proceso de Participación Ciudadana.

Nota. Los resultados de los procesos deben reflejar tendencias (comparativos) de los resultados más relevantes.

2. Seguimiento Plan de Mejoramiento y Mapa de Riesgos: Breve análisis sobre estado y avance de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento, incluidas las oportunidades y al Mapa de Riesgos del proceso.

3. Oportunidades de Mejora. Con base en los resultados identificar posibles oportunidades de mejora, las cuales, con base en el análisis del equipo de gestores, se les pueda formular Acciones de Mejora, que deben ser llevadas al Plan de Mejoramiento.

Nota: La estructura del Informe del SIG podrá ser ajustada de acuerdo a los requerimientos de la Alta Dirección.

221 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-221 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 38 de 39

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión RR. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación 1.0 R.R. 044 30 noviembre 2005. Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. 017 2 agosto 2006. Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. 022 23 nov 2007. Ver procedimiento, link normatividad.

4.0 R.R. 028 3 nov 2009. Ver procedimiento, link normatividad.

5.0 R.R. 016 31 mayo 2010 Ver procedimiento, link normatividad.

6.0 R.R. 017 29 junio2011 Ver procedimiento, link normatividad.

7.0 R.R. 026 20 dic 2012 Ver procedimiento, link normatividad.

8.0 R.R. 021 11 junio 2013 Ver procedimiento, link normatividad.

9.0 R.R. 001 03 enero 2014 Ver procedimiento, link normatividad.

10.0 R.R. 016 8 mayo 2014 Ver procedimiento link normatividad.

11.0 R.R. 055 21 sep 2015 Ver procedimiento link normatividad.

12.0 R.R. 032 22 sep 2016 El procedimento para elaborar el plan de acción cambia de versión, dado que mediante acta. No. 13 del 13 de junio de 2017 la Alta Dirección aprobó la modificación del Mapa de Procesos de la Entidad, generadas por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. En consecuencia el documento fue ajustado en algunos de sus apartes como: objetivo, alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG. Versión 11.0, adoptado por la Resolución Reglamentaria 027 de 2017 Se incluyeron actividades y puntos de control relacionados con la liberación y puesta en marcha del aplicativo tablero de control para el seguimiento de Plan REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-222 • 2018 • MARZO • 14 222 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PDE-04 Versión: 14.0 Página 39 de 39 Versión RR. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación de Acción y Plan Estratégico.

13.0 R.R 048 29 dic 2017 El procedimiento cambia de versión 13.0 a 14.0.

Se incluye en base legal las normas técnicas NTC-ISO 9001:2015, Norma NTC-ISO 14001:2015 y Norma NTC - ISO 9000:2015.

En la descripción de procedimiento se ajustaron las actividades, con el fin de crear el enlace con el diagnóstico - DOFA.

14.0 R.R. 018 07 marzo 2018 223 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-223 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 1 de 21 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Andrés Castro Franco Grace Smith Rodado Yate Cargo: Contralor Auxiliar Directora Técnica Dependencia: Despacho Contralor Auxiliar Dirección de Planeación R.R. No. 018 Fecha MARZO 7 DE 2018

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la Revisión por la Dirección a los Subsistemas de Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo a intervalos planificados, para asegurar la conveniencia, idoneidad, adecuación, eficacia, alineación continúa con la Dirección Estratégica.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia con el establecimiento y difusión de los lineamientos para efectuar la Revisión por la Dirección y termina con la incorporación de las acciones del plan de mejoramiento del proceso, aprobadas en el Comité Directivo.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Constitución Política de Colombia 07-jul-1991 Constitución Política de Colombia.

Ley 1474 12-jul-2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, artículo 74.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-224 • 2018 • MARZO • 14 224 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 2 de 21 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 943 21-may-2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.

Decreto 1072 26-may-2015 Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro 2, Titulo 4, Capítulo 6.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones Norma NTC-ISO 14001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de Gestión Ambiental.

NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

225 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-225 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 3 de 21

4. DEFINICIONES:

ADECUACIÓN: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.o satisfacer las necesidades. Ej.: un sistema de gestión de la calidad debe ser capaz de satisfacer los requisitos aplicables, incluyendo los especificados por la organización, el cliente, y cualesquier norma y/o reglamente aplicable.

ALINEACIÓN CONTINÚAS: integrar a las diversas áreas, unidades, departamento y procesos hacia la estrategia de la organización, de tal forma que se asegure que el trabajo, actuaciones, decisiones y el comportamiento de los individuos, de las áreas, de todos los niveles, esté directamente ligado a apoyar los fines y propósitos de la organización.

ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos y la sostenibilidad de la entidad.

CONVENIENCIA: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas institucionales.

EFECTIVIDAD: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

EFICACIA: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

DESEMPEÑO: asegurar que todos los procesos se encuentran en buen funcionamiento y cumplan con los requisitos que se consideran muy importantes para el Sistema de Gestión de la Calidad.

IDONEIDAD: aptitud, buena disposición o capacidad que alguien tiene para un fin determinado.

OBJETIVO: asegurarse de la conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, a través de una revisión periódica del mismo. (El objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo).

PARTES INTERESADAS: persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión u actividad que realice la Entidad, para ello la Contraloría de Bogotá ha establecido la Matriz de Caracterización de Partes Interesadas, la cual contiene los requisitos pertinentes, legales y reglamentarios aplicables a los subsistemas de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-226 • 2018 • MARZO • 14 226 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 4 de 21 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: formular diferentes actividades y elegir la que será más adecuada para conseguir los objetivos establecidos en la misión de la entidad y desarrollar una estructura organizativa para conseguir la estrategia.

PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: la alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en cumplimiento de los objetivos de la calidad. En este sentido, la nueva norma ISO 9001:2015 requiere a la alta dirección una mayor participación en el sistema de gestión, para que los requisitos se integren en los procesos de la Entidad y para que la política y los objetivos sean compatibles con la dirección estratégica.

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - SGA: sistema de gestión para desarrollar e implementar las acciones y actividades que garantizan el cumplimiento de la política ambiental, las metas y los objetivos ambientales.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SG-SST: anticipa, reconoce, evalúa y controla los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

SISTEMA DE GESTIÓN: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr esos objetivos SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- SIG: conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

SOSTENIBILIDAD: en relación al Sistema Integrado de Gestión, busca dar continuidad a la operación, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento continuo que garanticen su permanencia consecuente con la normatividad.

227 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-227 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 5 de 21

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Comunicación Oficial Interna 1 Contralor o Contralor Auxiliar Circular - Lineamientos Revisión por la Dirección Establece y difunde los lineamientos para efectuar la Revisión por la Dirección, en los cuales se determinan insumos y fecha para realizar la revisión.

Observación: Se debe realizar la revisión por la dirección en intervalos planificados: mensual, trimestral, semestral o anual.

Algunas actividades de Revisión por la Dirección pueden efectuarse en varios niveles de la Entidad, siempre y cuando los resultados sean disponibles para la alta dirección.

Punto de Control: Verifica que se establezca la información de entrada para la revisión por la dirección y los requisitos establecidos en:

Numeral 9.3 de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 y artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015.

2 Director Técnico de Apoyo al Comunicación Oficial Interna.

Despacho Convoca a Comité Directivo para efectuar la Revisión por la Dirección.

Presenta ante el Comité Directivo los resultados sobre:

Jefe Oficina de Control Interno. (Responsable del 3 Proceso de Evaluación y Mejora)

 Estado de las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección.

 Estado de las oportunidades de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-228 • 2018 • MARZO • 14 228 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 6 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES mejora.

 Estado de las acciones de Mapa de Riesgos.

 Resultados de las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos ambientales.

 Resultados de las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST  Resultados incluyendo tendencias de vigencias anteriores de:

 No Conformidades y acciones correctivas.  Resultados de las auditorías internas como externas.

Remite vía SIGESPRO u Outlook la presentación a la Dirección de Apoyo al Despacho.

Director Técnico de Participación 4 Ciudadana y Desarrollo Local Presenta ante el Comité Directivo los resultados incluyendo tendencias de vigencias anteriores sobre:

Observación: La Dirección de Participación Ciudadana coordinará los mecanismos para medir la satisfacción del cliente 229 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-229 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 7 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES (Responsable del  La medición de la Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas)

(Concejo y Ciudadanía) y otras partes interesadas, involucrando a los demás procesos del SIG, teniendo en cuenta los subsistemas de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo. satisfacción de los Clientes.

 La retroalimentación de las otras partes interesadas pertinentes.

Remite vía SIGESPRO u Outlook la presentación a la Dirección de Apoyo al Despacho.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-230 • 2018 • MARZO • 14 230 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 8 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Director Técnico Observación: La revisión no debe hacerse únicamente de manera reactiva sobre los resultados (estadísticas sobre accidentes y enfermedades, entre otros), sino de manera proactiva y evaluar la estructura y el proceso de la gestión en seguridad y salud en el trabajo.

Punto de control:  Asegura que la revisión de Talento Humano 5 Presenta ante el Comité Directivo los resultados sobre:

 Grado de cumplimiento de la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y se controlan los riesgos.

 Las comunicaciones pertinentes sobre las partes interesadas.

(Responsable Proceso Gestión  Las oportunidades de del Talento Humano) incluya lo establecido en la normativa vigente sobre el tema, incluyendo el cambio que pueden afectar al del SG_SST, los recursos necesarios y las acciones cuando los objetivos no se han cumplido.

 Asegura que los resultados mejora continua y la adecuación de los recursos para mantener el SG-SST eficaz.

Remite vía SIGESPRO u Outlook la presentación a la Dirección de Apoyo al Despacho. estén documentados y divulgados al COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST), para lo pertinente.

Director Administrativo.

6 (Responsable Proceso Gestión Administrativa y Financiera)

Punto de control: Asegura que la revisión en lo referente al tema ambiental, incluyendo las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos, los recursos necesarios y los cambios que pueden afectar al Subsistema de Gestión Ambiental.

Presenta ante el Comité Directivo los resultados de:

 Grado de cumplimiento de la política y los objetivos del Subsistema de Gestión Ambiental del Plan Institucional de gestión Ambiental - PIGA.

231 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-231 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 9 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES  Las oportunidades de mejora.

Resultados incluyendo tendencias de vigencias anteriores sobre:

 Desempeño de los proveedores externos.

 Adecuación de los recursos.

Remite vía SIGESPRO u Outlook la presentación a la Dirección de Apoyo al Despacho.

7 Director Técnico de Planeación Presenta ante el Comité Directivo los resultados incluyendo tendencias de vigencias anteriores sobre:

 Grado en que se han logrado los objetivos de calidad.

 Desempeño de los procesos y conformidad los productos generados por los procesos misionales.

 Resultados de seguimiento y medición.

CONSIDERACIONES:

sobre:

 Los cambios en los REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-232 • 2018 • MARZO • 14 232 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 10 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES factores externos e internos que sean pertinentes al SIG.  Oportunidades: resultados relevantes alcanzados durante la vigencia producto de la ejecución de los diferentes planes y programas institucionales.

 Cambios en el SIG Observación:

La necesidad de cambios al sistema debe surgir de la aplicación de los formatos relacionados en el Anexo 1 “Planificación de los Cambios”.

(Anexo 1).

Remite vía SIGESPRO u Outlook la presentación a la Dirección de Apoyo al Despacho.

Contralor, Contralor Analiza los resultados presentados en la revisión y determina las decisiones y acciones relacionadas con:

 Las oportunidades de 8 Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina.

(Comité Directivo) mejora.

 Necesidad de cambios en el SIG.

 Necesidad de recursos.

Observación: Los resultados de la Revisión por la Dirección deben hacer parte del acta de Comité Directivo y reflejar el estado del Sistema Integrado de Gestión, su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica de la entidad.

Las oportunidades de mejora y los cambios al SIG, aprobados por el Comité Directivo, deben ser incluidos en el plan de mejoramiento de la Entidad.

Acta de 9 Director de Comité Directivo Apoyo al Despacho Elabora Acta de Comité Directivo de Revisión por la Dirección, donde se deben registrar los resultados de la Revisión por la Observación: Las presentaciones son soportes de Acta del Comité Directivo.

Punto de control:

233 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-233 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 11 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ Asegura que las acciones aprobadas en el Comité Directivo se lleven como compromisos del Acta.

OBSERVACIONES Dirección.

Remite copia de la misma a los responsables de proceso y a la Dirección de Planeación.

Punto de control:

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector y Jefe 10 Oficina. (Responsables Incorpora las acciones aprobadas en el Comité Directivo al Plan de Mejoramiento del proceso respectivo. de Proceso)

Asegura que las acciones aprobadas en el Comité Directivo se lleven plan de mejoramiento del proceso respectivo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-234 • 2018 • MARZO • 14 234 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 12 de 21

6. ANEXOS:

ANEXO1. Formato Planificación de los Cambios FORMATO PLANIFICACION DEL CAMBIOS Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO El Formato de planificación del cambio esta compuesto por nueve pestañas cuyos contenidos permiten evaluar el impacto de los cambios en los diferentes elementos de la gestión de la Entidad. Para diligenciarlas tenga en cuenta las siguientes consideraciones.

1- INSTRUCTIVO. Contiene los lineamientos para diligenciar cada pestaña.

2- EVALUACION DEL CAMBIO. Una vez identificada la posible iniciativa de cambio, se diligencia esta pestaña que contiene una serie de preguntas que permitirá establecer las características y posibles impactos que tendrá la iniciativa en el sistema Integrado de Gestión y de esta manera anticipar los riesgos que puedan afectar la Integridad del mismo. Se explica a continuación la información solicitada en cada uno de los campos.

DESCRIPCION DE LA INICIATIVA DE CAMBIO. Mencione brevemente pero de manera clara en que consiste la iniciativa de cambio.

PROPÓSITO. Explique por qué y para qué se propone la iniciativa de cambio, indicando cuáles son los beneficios a obtener.

4. AMBIENTE INTERNO. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en la : Responsabilidad, Autoridad, Estructura orgánica, competencias y políticas de la Entidad.

5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en los procedimiento y lineamientos que hacen parte de la formulación de objetivos de la Entidad

6. COMPONENTES DE RIESGOS. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en los procedimiento y lineamientos que hacen parte de la política y componentes de identificación, evaluación, análisis y tratamiento de riesgos.

7. ACTIVIDADES DE CONTROL. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en las caracterizaciones, procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de la Calidad.

8. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en la estrategia de comunicaciones (internas y/o externas) o los canales actualmente utilizados por la contraloría de Bogotá, para el desarrollo de esa estrategia.

9. MONITOREO. Responda "SI" o "NO" a las preguntas relacionadas con el impacto de la iniciativa de cambio en los actuales esquemas de seguimiento y medición de la Contraloría de Bogotá.

3. RESULTADOS.
En esta pestaña dependiendo de las respuestas dadas se obtiene un consolidado de qué elementos de la gestión de la Contraloría de Bogotá se ven impactados por la iniciativa de cambio.

4 5,6,7,8 Y 9. Para los componentes que se ven impactados por la iniciativa de cambio se procede a responder con mayor detalle las preguntas que permiten precisar la naturaleza de los mismos y las acciones que serán necesarias para implementar los cambios propuestos. Para los componentes que no se ven impactados con la iniciativa de cambio no debe diligenciarse las preguntas de la pestaña correspondiente.

235 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-235 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 13 de 21 FORMATO PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

2. EVALUACIÓN DEL CAMBIO

DESCRIPCION DE LA INICIATIVA DE CAMBIO:

PROPÓSITO:

RESPONDA SI O NO A LAS SIGUIENTES AFIRMACIONES Criterio Valor AMBIENTE INTERNO La iniciativa bajo evaluación: a). Adiciona, modifica y/o elimina roles y responsabilidades para cargos clave de la Contraloría? Contralor,Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina, Gerentes, otros. b). Requiere ajustes o cambios en la estructura organizacional de la Entidad. c). Implica cambios en las competencias definidas para cargos ya establecidos en la Contraloría. d). Involucra cambios en los Acuerdos del Consejo, Funciones del Comité Directivo, Políticas relacionadas con la ética u otras políticas de La Contraloría e). Cambia los niveles de autoridad, en relación a las aprobaciones o autorizaciones que comprometan la imagen o recursos de la Contraloría.

FORMULACIÓN DE OBJETIVOS La iniciativa bajo evaluación: a). Involucra cambios en los lineamientos para definir Objetivos COMPONENTES DE RIESGOS La iniciativa bajo evaluación: a). Involucra cambios en los lineamientos para definir la aceptación de riesgo de la entidad y sus niveles de tolerancia. b). Involucra cambios en las políticas y/o procesos de administración de riesgos de la Contraloría.

ACTIVIDADES DE CONTROL La iniciativa bajo evaluación: a). Implica cambios en los controles definidos en los procesos de La Contraloría: actividades definidas, frecuencia, ejecutores, documentación, soporte entre otros.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La iniciativa bajo evaluación: a). Implica cambios en la estrategia y/o medios de comunicaciones de la Contraloría b). Incluye ajustes en los sistemas de información de La Contraloría c). Modifica el ciclo de información impactando algún grupo de interés de La Contraloría.

MONITOREO La iniciativa bajo evaluación: a). Implica cambios en el esquema de monitoreo del control interno definido por La Contraloría.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-236 • 2018 • MARZO • 14 236 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 14 de 21 Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 FORMATO PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Código documento: PDE-08 Vigencia.______

Versión 5.0 Página X de X

3. RESULTADOS

COMPONENTE INTERPRETACIÓN Ambiente Interno #¡DIV/0!

Formulación de Objetivos #¡DIV/0!

Componentes de Riesgo #¡DIV/0!

Actividades de Control #¡DIV/0!

Información y Comunicación #¡DIV/0!

Monitoreo #¡DIV/0!

237 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-237 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 15 de 21 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

4. CUESTIONARIO AMBIENTE INTERNO

Responda únicamente las preguntas correspondientes a los numerales para los cuales respondió "SI" en el formato de evaluación.

PREGUNTA RESPUESTA 1.Si respondió Sí a la afirmación a, indique los cargos clave para los cuales la iniciativa adiciona, elimina o modifica roles y/o responsabilidades.

2.Si respondió Sí a la afirmación a, describa los cambios que se presentarían en los roles y/o responsabilidades de cargos claves, cuando se implemente la iniciativa.

3.Si respondió Sí a la afirmación b, indique de manera general, cuáles son los ajustes o cambios que tendría la estructura organizacional. (áreas y/o cargos)

4. Si respondió Sí a la afirmación c, indique cuáles son las competencias que sufrirían cambios y de manera general describa los cambios a realizar.

5. Si respondió Sí a la afirmación d, mencione las políticas o procedimientos en los que se definen niveles de autoridad que serán ajustadas por la iniciativa: Ejemplo: Funcionamiento de comités Directivo, técnico, Compras, Archivo, conciliación, entre otros.

6. Si respondió Sí a la afirmación e, indique brevemente cuáles son las modificaciones que se realizarán a los niveles de atribuciones actualmente definidos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-238 • 2018 • MARZO • 14 238 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 16 de 21 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

5. CUESTIONARIO FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Si usted respondió SI a la afirmación relacionada con este componente, responda las siguientes preguntas.

PREGUNTA RESPUESTA

1. Indique cuáles son las políticas y/o procedimientos asociados a los componentes de formulación de objetivos, que serían modificados por la iniciativa.

2. ¿Cuál sería la naturaleza del cambio?: ¿Adición, Ajustes o Eliminación?. Por ejemplo la iniciativa Ajusta el enfoque de medición de un objetivo de una medida cualitativa a una cuantitativa.

3. Describa los elementos relacionados con el cambio a realizar, por ejemplo:

-Indicadores o parámetros de medición -Metodologías de Análisi y reporte. -Responsabilidades asociadas -Procedimientos operativos. -Esquemas de comunicación para reportar información relacionada.

4. Identifique las áreas o procesos que serán afectados o que deben ser involucradas en el desarrollo de su iniciativa.

5. Identifique si los cambios a realizar requieren validaciones y/o aprobaciones de la Alta dirección. Por ejemplo : Aprobación del Comité de coordinación de Control Interno, Aprobación del Comité Directivo entre otros.

239 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-239 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 17 de 21 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

6. CUESTIONARIO COMPONENTES DE RIESGO

Si usted respondió SI a la afirmación relacionada con este componente, responda las siguientes preguntas.

PREGUNTA RESPUESTA

1. Indique cuáles son las politicas y/o procedimientos asociados a los componentes de identificación de eventos; evaluación de riesgos o respuesta a los riesgos, que serían modificados por la iniciativa.

2. ¿Cuál sería la naturaleza del cambio?: ¿Adición, Ajustes o Eliminación?. Por ejemplo la iniciativa Ajusta las responsablidades de los dueños de procesos frete a la evaluación de sus riesgos de procesos.

3. Teniendo en cuenta el (los) componente(s) impactado(s) por la iniciativa: Identificación de Eventos;
Evaluación de Riesgos o Respuesta a los Riesgos; Describa los elementos relacionados con el cambio a realizar, por ejemplo:

-Esquemas o parámetros de medición -Metodologías de evaluación -Responsabilidades asociadas -Procedimientos para definir planes de tratamiento -Esquemas de comunicación para reportar información relacionada con la administración de los riesgos

4. Identifique las áreas o procesos que serán afectados o que deben ser involucradas en el desarrollo de su iniciativa.

5. Identifique si los cambios a realizar requieren validaciones y/o aprobaciones de las instancias de gobierno. Por ejemplo. Aprobación del Comité de Auditoría, Aprobación del Comité Directivo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-240 • 2018 • MARZO • 14 240 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 18 de 21 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

7. CUESTIONARIO ACTIVIDADES DE CONTROL

Si usted respondió SI a la afirmación relacionada con este componente, responda a las siguientes preguntas, o conteste N/A si no aplica la pregunta.

PREGUNTA RESPUESTA

1. ¿La iniciativa modifica políticas, procesos o procedimientos?, si es así indique cuáles.

2. ¿La iniciativa implica cambios en los sistemas de información de la Contraloría?, si es así indique qué sistemas y que procesos se ven impactados.

3.¿La iniciativa implica tercerización de procesos o actividades?, si es así, mencione los procesos o actividades que serán tercerizados.

4. ¿La inciativa implica implementación o eliminación de normas o regulaciones?, si es así mencione las normas / regulaciones que deben ser implementadas o eliminadas, con la implementacíón de la iniciativa.

5. Indique el enfoque, del cambio a realizar con la iniciativa, por ejemplo:

Optimización de Procesos (Eficiencia y Eficacia) Cumplimiento normativo Aseguramiento del ciclo de información Puntos de Control en los procedimientos.

6. Identifique los controles que se requeriría revisar y actualizar en los procesos:
- Informes de Gestión.
- Rendición de Cuentas

7. Identifique el alcance del impacto de la inciativa en los procesos, teniendo en cuenta si:
- Se modifican Macroprocesos
- Se modifican procesos a Nivel 1 (Mapa de Procesos)
- Se modifican procesos a Nivel 2 (Caracterizaciones de Procesos)
- Se modifican procesos a Nivel 3 (Procedimientos) Otros Niveles 4,5 etc..

241 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-241 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 19 de 21 Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

8. CUESTIONARIO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Responda unicamente las preguntas correspondientes a los numerales para los cuales respondio "SI" en el formato de evaluación.

PREGUNTA RESPUESTA

1. Si respondió Sí a la afirmación a, indique si los cambios que realizará la iniciativa se relacionan con la estrategia de comunicaciones (internas y/o externas) o los canales actualmente utilizados para desarrollo de esa estrategia.

2. Si respondió Sí a la afirmación a, indique la naturaleza del cambio a la estrategia de comunicaciones o canales de comunicación. Por ejemplo se eliminan canales de comunicacón actualmente utilizados.

3. Si respondió Sí a la afirmación b, indique qué sistemas de información sufriran ajustes con la implementación de la iniciativa y los procesos que pueden ser impactados.

4. Si respondió Sí a la afirmación c, Indique la fase del ciclo de información, que será impactada con la iniciativa: Obtención, Procesamiento o Suministro?

5. Si respondió Sí a la afirmación c, mencione de manera general, la información y grupo de interés que puede ser impactada con los cambios propuestos por la iniciativa.
Por Ejemplo:"Comunicación de resultados de la Gestión"

6.Si respondió Sí a las afirmaciones a, b, o c, indique si ha definido un plan de comunicación para socializar la iniciativa en la Organización

7. Si respondió Sí a las afirmaciones a, b, o c, identifique la población objetivo en la cual debe asegurarse la comunicación y entendimiento de la iniciativa

8. Si respondío Sí a las afirmaciones a, b, o c, mencione las áreas que deben ser involucradas para asegurar la comunicación y socialización de la iniciativa en la Organización.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-242 • 2018 • MARZO • 14 242 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 20 de 21 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Vigencia.______

Código formato: PDE-08-01 Versión 5.0 Código documento: PDE-08 Versión 5.0 Página X de X

9. CUESTIONARIO MONITOREO

Si usted respondió SI a la afirmación relacionada con este componente, responda a las siguientes preguntas, o conteste N/A si no aplica la pregunta.

PREGUNTA RESPUESTA

1. Mencione de manera general los cambios que la iniciativa representa en el esquema de monitoreo: (Autoevaluación, Auditoriás Internas,Seguimiento a la gestión,, entre otros.)

2. Indique si los cambios a realizar en el esquema han sido validados : Por ejemplo Responsable del proceso o Comité Directivo

3. Identifique los beneficios de los cambios propuestos por la iniciativa en el componente de monitoreo.

4. Indique si la iniciativa involucra cambios en las responsabilidades ya definidas para el monitoreo en la Contraloría

243 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-243 • 2018• MARZO • 14 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código formato: PGD-02-005 Versión 11 Código documento: PDE-08 Versión: 5.0 Página 21 de 21

7. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión R.R. No. Descripción de la modificación 1.0 R.R.026 20 enero 2012 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. 021 11 junio 2013 Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. 032 22 septiembre 2016 El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0, dado que mediante Acta No.13 del 13 de junio de 2017 (Proceso de Direccionamiento Estratégico), la Alta Dirección, aprobó la modificación al Mapa de Procesos de la Entidad y por la transición de la norma ISO 9001-2008 a las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdos 658 de diciembre 21 de 2016 y 664 del 28 de marzo de 2017.

Se ajustó la base legal con la actualización de los Acuerdos 658 de 2016, 664 de 2017, las normas NTC ISO 9000: 2015 y NTC ISO 9001:2015, entre otros.

Se ajusta el procedimiento en algunas definiciones acorde con lo establecido en la NTC ISO 9000:2015, al igual que algunas actividades para dar mayor claridad al mismo.

Así mismo, se ajusta el procedimiento a los formatos del Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, D.C.

4.0 R.R. 038 19 de diciembre de 2017 El procedimiento cambia de versión 4.0 a 5.0, con los siguientes ajustes:

Descripción del procedimiento. En las actividades donde se determinan los insumos para revisión por la dirección, se agrega que la presentación de resultados debe reflejar tendencias de vigencias anteriores.

Se incluye el Anexo 1 “Planificación de los Cambios”.

5.0 R.R. 018 07 marzo 2018 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-244 • 2018 • MARZO • 14 244 DECRETO LOCAL DE 2018 de 2018, emitió concepto previo favorable al traslado presupuestal de inversión.

ALCALDÍA LOCAL DE BARRIOS UNIDOS Decreto Local Número 001 Que la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, mediante oficios con radicado No. 2018EE33176 del 02 de marzo de 2018, emitió concepto previo favorable al traslado presupuestal.

(Marzo 5 de 2018)

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

Por el cual se efectúa un traslado en el presupuesto anual de gastos e inversión del Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos, para la vigencia fiscal de 2018 EL ALCALDE LOCAL DE BARRIOS UNIDOS En ejercicio de sus atribuciones constitucionales

Artículo primero.

Efectúese el siguiente contra crédito al Presupuesto anual de Inversión del Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos de la vigencia fiscal 2018, de conformidad con el siguiente detalle:

y legales y en especial las que le confiere el artículo 31 del Decreto 372 de 2010, y CONTRACREDITAR CODIGO CONCEPTO

CONSIDERANDO:

3 GASTOS 442.625.964 3-3 INVERSION 442.625.964 3-3-1 DIRECTA 442.625.964 3-3-1-15 Bogota Mejor para todos 442.625.964 3-3-1-15-02 Pilar Democracia Urbana 442.625.964 3-3-1-15-02-18 Mejor movilidad para todos 442.625.964 3-3-1-15-02-18-1561 PGI: Construyendo futuro. 442.625.964

Artículo segundo.

efectúese el siguiente crédito al presupuesto anual de Inversión del Fondo de De sarrollo Local de Barrios Unidos de la vigencia fiscal 2018, de conformidad con el siguiente detalle:

Que para el proceso FLBU-CM-093-2017, corres pondiente al proceso de interventoría parques cuyo objeto es: “REALIZAR LA INTERVENTORÍA TÉC NICA, ADMINISTRATIVA, LEGAL, FINANCIERA, SOCIAL, AMBIENTAL Y S&SO, AL CONTRATO DE OBRA PÚBLICA DERIVADO DE LAS LICITACION No. FDLBU-LP-087-2017 CONVOCADA POR LA ALCAL DÍA LOCAL – FONDO DE DESARROLLO LOCAL DE BARRIOS UNIDOS”, solo se presentó un proponente, que después de realizar la evaluación no cumplía con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones.

CREDITO CODIGO CONCEPTO 3 GASTOS 442.625.964 3-3 INVERSION 442.625.964 3-3-1 DIRECTA 442.625.964 3-3-1-15 Bogota Mejor para todos 442.625.964 3-3-1-15-02 Pilar Democracia Urbana 442.625.964 3-3-1-15-02-17 Espacio publico, derecho de todos 442.625.964 3-3-1-15-02-17-1558 PGI: Mejor espacio público para todos 442.625.964 Que el rubro presupuestal 3-3-1-15-02-18-1561 PGI: Construyendo futuro, cuenta con apropiación suficiente para ser contracreditada, ya que teniendo en cuenta la Directiva 005 de 2016 en la cual se da lineamientos de políticas de inversión en la que se determina que para la inversión en la malla vial local se debe presu puestar el 50%.

Artículo tercero.

El presente Decreto rige a partir de su publicación.

Que el artículo 31 del Decreto 372 de 2010, párrafo tercero estipula:

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Se expide en Bogotá, D.C., en la Localidad 12 de Barrios Unidos a los cinco (5) días del mes de marzo de dos mil dieciocho (2018).

“Los traslados presupuestales dentro del mismo agregado se harán mediante Decreto expedido por el Alcalde Local. Estos actos administrativos requerirán para su validez del concepto previo favorable de la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto.”.

GUSTAVO ALONSO NIÑO FURNIELES Alcalde Local de Barrios Unidos (E.)

Que la Secretaria Distrital de Planeación, mediante oficio con radicado No. 2-2018-07075 del 16 de febrero 245 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6275 • pP. 1-245 • 2018• MARZO • 14