Registro Distrital 6227 de 2018

AÑO 51 Número 6227 2018 • ENERO • 2 REGISTRO DISTRITAL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU RESOLUCIONES DE 2017 SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD Resolución Número 006210 (Diciembre 1 de 2017)

Resolución Número 249 (Diciembre 29 de 2017)

“Por el cual se Actualiza el Manual Único de Control y Seguimiento Ambiental y de Seguridad “Por la cual se hace un nombramiento ordinario” y Salud en el Trabajo - SST del IDU”

LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD (E)

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO, en ejercicio de las facultades que le confiere el En ejercicio de sus facultades legales y entre ellas las conferidas por los Decretos Nacionales 1083 de 2015 y 648 de 2017, la Ley 909 de 2004 y los Decretos Distritales 101 de 2004, 567 de 2006, Acuerdo 19 de 1972 emitido por el Concejo de Bogotá, los Acuerdos No 001 y 002 de 2009 y 002

RESUELVE:

de 2017, expedidos por el Consejo Directivo del IDU y demás disposiciones concordantes, y

CONSIDERANDO:

Artículo 1°.

- Nombrar a JUAN CARLOS ES PELETA SANCHEZ, identificado con la cédula de ciudadanía No. 85.462.191, en el cargo de SUB DIRECTOR TÉCNICO CÓDIGO 068 GRADO 05
- Subdirección de Investigaciones de Transporte Público de la planta de empleos de la Secretaría Distrital de Movilidad, con una asignación básica mensual de $ 4.978.031 y gastos de representación de $1.493.409.

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Co lombia, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publici dad, mediante la descentralización de funciones y que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Artículo 2°.

- La presente resolución rige a partir de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia señala que, en las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funcio nes, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.

DIANA LUCIA VIDAL CAICEDO Secretaria Distrital de Movilidad (E)

Que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” indica que, el control interno es 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-1 • 2018 • ENERO • 2 reorganiza su Sistema de Coordinación Interna y se crean los equipos institucionales”, el IDU acató los lineamientos establecidos en la Normatividad Distrital NTD GP 1000:2009 y la norma de gestión distrital NTD SIG 001:2011 el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, nor mas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la infor mación y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Que los manuales, procesos, procedimientos, guías, especificaciones, instructivos, cartillas, códigos y formatos agilizan las actuaciones administrativas, dan transparencia y claridad a los procesos, actúan como instrumentos de capacitación, entrenamiento y gestión garantizando el cumplimiento de los principios constitucionales y legales.

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General del IDU.

RESUELVE:

Que el parágrafo del mismo artículo indica que el control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administra ción de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administra tivas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Artículo primero.

Actualizar el Manual Único de Control y Seguimiento Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST del IDU, Versión 2.0, en cuanto a términos y definiciones, se añade flujograma de los residuos de construcción y demolición, RCD, y se establece el manejo para residuos de construcción y demolición, RCD, no susceptibles de aprovechamiento por estar contaminados con residuos peligrosos, el cual forma parte integral de esta Resolución.

Artículo segundo.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Que la Ley 99 de 1993, “Por la cual se crea el Mi nisterio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza entre otros el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones”, se reorganiza la gestión y conservación del medio ambiente y esta blecen los principios generales ambientales a los que deben acogerse todas las Entidades Públicas.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., al primer (1) día del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

YANETH ROCÍO MANTILLA BARÓN DIRECTORA GENERAL Que la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entida des del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 4 establece como finalidad de la función administrativa la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.

Que de conformidad con el artículo 2° del Decreto Nacional 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.”, se establece que para efectos de dar cumpli miento al Control Interno en las organizaciones públi cas, éstas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizaran los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales.

Que mediante Resolución 447 de 2012, “Por la cual se reglamenta el Sistema Integrado de Gestión, se REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-2 • 2018 • ENERO • 2 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU Control de Versiones Versión Fecha Descripción Modificación Folios 1.0 05 Junio 2017 96 Se crea el documento, este Manual reúne los siguientes documentos: Manual de Seguimiento Ambiental para Proyectos de Infraestructura Urbana del IDU; Guía de Manejo Ambiental para el desarrollo de proyectos de infraestructura urbana de Bogotá D.C.

2.0 98 Se actualiza Términos y se añade la exigencia de la gestión frente al manejo de residuos de construcción y demolición no susceptibles de aprovechamiento contaminados con residuos peligrosos; se añade flujograma de RCD.

Participaron en la elaboración: Maribel Otero Rodríguez, Contratista DG Angela Eleonora Parra, Contratista SGI Sandra Mayerly Aguilar, Contratista DTP William Adrián Alarcón, Contratista DTP José Alberto Navarrete Rodríguez, Prof. Esp. 04, SGDU Liliana Carolina Pérez, Contratista SGI Walter Mauricio Mogollón Márquez, Contratista SGI Ciro Adolfo Castellanos Rodríguez, Contratista DTC Andrea Santacruz González, Contratista DTC Néstor Fabián Gómez Carvajal, Contratista OAP (El alcance de participación en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan)

Validado por Revisado Y Aprobado por Revisado y Aprobado por Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General de Desarrollo Isauro Cabrera Vega Jefe Oficina Asesora de Planeación Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura Urbano Formato: FO-AC-02 Versión: Página 1 de 98 Vo.Bo. OAP:

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-3 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................................... 4 1 OBJETIVO.................................................................................................................................................. 4 2 ALCANCE.................................................................................................................................................. 4 3 MARCO NORMATIVO............................................................................................................................... 5 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES................................................................................................................... 5 5 EL INSTITUTO Y SUS FUNCIONES GENERALES.................................................................................. 8 5.1 CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS QUE DESARROLLA EL INSTITUTO........................... 9 5.1.1 Idea, Perfil Y Pre-Factibilidad.......................................................................................... 10 5.1.2 Factibilidad...................................................................................................................... 11 5.1.3 Diseño............................................................................................................................. 11 5.1.4 Construcción................................................................................................................... 12 5.1.5 Conservación.................................................................................................................. 12 6 LA GESTIÓN AMBIENTAL EN LOS PROYECTOS QUE ADELANTA EL IDU..................................... 13 6.1 CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL DE PROYECTOS................................................... 13 6.2 FUNCIONES BÁSICAS Y PERFIL DE LOS ACTORES DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL POR PARTE DEL CONTRATISTA Y LA INTERVENTORÍA....... 14 6.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y SST POR PARTE DEL IDU......................................................................................................... 15 6.3.1 Proyectos De Consultoría............................................................................................... 15 6.3.2 Proyectos De Construcción Y Conservación.................................................................. 16 6.4 CIERRE AMBIENTAL DE LA OBRA........................................................................................... 17 6.5 TRÁMITES ANTE AUTORIDADES AMBIENTALES U OTRAS ENTIDADES............................ 18 6.6 PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO ANTE AUTORIDADES AMBIENTALES....................... 21 6.7 GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................... 21 6.7.1 Formatos......................................................................................................................... 21 6.7.2 Informes........................................................................................................................... 24 6.7.3 Control De Documentos Y Registros En Obra................................................................ 31 6.7.4 Control De Documentos Y Registros A&SST De La Interventoría................................. 32 6.7.5 Control De Documentos Y Registros A&SST Para El Área Responsable Del Componente Ambiental................................................................................................... 32 6.7.6 Directrices De Manejo Documental................................................................................. 32 6.8 RECORRIDOS, VISITAS, INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN EN CAMPO.................................. 33 6.8.1. Etapa De Prefactibilidad.................................................................................................. 33 6.8.2. Etapa De Factibilidad...................................................................................................... 33 6.8.3. Etapa De Estudios Y Diseños......................................................................................... 33 6.8.4. Etapa De Construcción Y Conservación......................................................................... 33 6.8.5. Inspecciones A Realizar Por Parte El Área Ejecutora.................................................... 35 6.8.6. Inspecciones A Realizar Por Parte De La Interventoría Del Contrato............................ 36 6.9 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL.......................................... 37 6.10 VALORACIÓN ECONÓMICA DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL................................................. 38 6.11 PLAN DE ACCIÓN SOBRE NOVEDADES................................................................................. 38 7 MANEJO AMBIENTAL DE LA OBRA –MAO-........................................................................................ 40 8 IMPLEMENTACIÓN DEL MAO............................................................................................................... 45 8.1 COMPONENTE A - CUMPLIMIENTO A OBLIGACIONES AMBIENTALES Y SST CONTRACTUALES..................................................................................................................... 45 Formato: FO-AC-02 Versión: Página 2 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-4 • 2018 • ENERO • 2 4 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 8.2 COMPONENTE B- MANEJO AMBIENTAL EN LA EJECUCION DE ACTIVIDADES CONSTRUCTIVAS...................................................................................................................... 45 B1. MANEJO AMBIENTAL DE CAMPAMENTOS FIJOS Y/O TEMPORALES Y CENTROS DE ACOPIO........................................................................................................................... 46 B2- MANEJO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN............................................................. 48 B3 - MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS................................................................ 50 B4 – CONTROL DE EMISIONES ATMOSFÉRICAS.................................................................. 56 B5 – MANEJO INTEGRAL DE CUERPOS DE AGUA Y SUMIDEROS...................................... 57 8.3 COMPONENTE C - MANEJO DE LA VEGETACIÓN Y PAISAJISMO....................................... 60 C1. MANEJO DE LA VEGETACIÓN........................................................................................... 61 8.4 COMPONENTE D. GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO........................... 64 D2. MANEJO DE MAQUINARIA, EQUIPOS Y VEHÍCULOS...................................................... 67 D2.1- MANEJO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.......................................................................... 67 D2.2 – MANEJO DE VEHÍCULOS............................................................................................... 69 D2.3 – TRASLADO DE MAQUINARIA, EQUIPOS Y CARGAS.................................................. 71 D2.4 – ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLES EN EL PROYECTO..................................... 71 D2.5 - ALMACENAMIENTO DE COMBUSTIBLES EN OBRA.................................................... 72 D2.6 - IZAJE MECÁNICO DE CARGAS...................................................................................... 74 D2.7 – MANIPULACIÓN DE REDES ELÉCTRICAS................................................................... 75 8.5 COMPONENTE E. PROGRAMA DE SEÑALIZACION DE SEGURIDAD................................... 78 8.6 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL............................................................................ 86 8.6.1 Metodología De Valoración............................................................................................. 86 8.6.2 Reconocimiento Por Labores A&Sst Ejecutadas............................................................ 87 8.6.3 Forma De Pago De Las Labores Ambientales, De Salud Laboral Y Seguridad Y Salud En El Trabajo................................................................................................................... 88 8.6.4 Sanciones Y Multas......................................................................................................... 88 8.7 MANEJO DEL COMPONENTE ARQUEOLÓGICO: IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDA ARQUEOLÓGICA PARA DAR CORRESPONDENCIA AL PROGRAMA DE ARQUEOLOGÍA PREVENTIVA (PAP).................................................................................................................... 89 8.7.1 Alcances Legales............................................................................................................ 89 8.7.2 Etapa De Pre-Factibilidad............................................................................................... 89 8.7.3 Etapa De Factibilidad Y Diseño...................................................................................... 90 8.7.4 Etapa De Construcción Y/O Conservación..................................................................... 94 Formato: FO-AC-02 Versión: Página 3 de 98 Vo.Bo. OAP:

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-5 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 INTRODUCCIÓN En el marco de los principios constitucionales y legales de celeridad, control, coordinación, supervisión, debido proceso, economía, ecuación contractual, efectividad, eficacia, eficiencia, igualdad, el Distrito Capital se proyecta como un territorio armónico y equilibrado, conformado por un espacio urbano y otro rural, integrados funcionalmente en lo económico, social y cultural. Tal integración se logra gracias a la consolidación de un sistema de ordenamiento que brinde las condiciones necesarias para mantener estructural y funcionalmente la diversidad ecológica, social y cultural que caracteriza el territorio distrital. De tal manera, este sistema de ordenamiento se refleja en varios de los sistemas consagrados en el POT como son el Sistema Vial, Sistema de transporte y Sistema de Espacio Público construido, cuya ejecución y mantenimiento está a cargo del Instituto de Desarrollo Urbano.

En cumplimiento de los principios ambientales y de los requerimientos en seguridad y salud de los trabajadores consagrados en las normas vigentes, así como los Objetivos Ambientales fijados en el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital, y teniendo en cuenta las exigencias del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, resulta fundamental e indispensable para el Instituto de Desarrollo Urbano incorporar la variable A&SST (Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo) en el desarrollo de sus funciones, de tal forma que se garantice la prevención, mitigación, compensación, corrección y control de los impactos ambientales y de los riesgos para la salud y la seguridad de los trabajadores generados durante la ejecución y mantenimiento de sus obras.

En este orden de ideas este documento es un instrumento de gestión que direcciona las funciones, procesos, procedimientos, controles, responsabilidades y competencias de cada uno de los actores (Contratistas, Interventores, y funcionarios del IDU) que realizan el control, seguimiento y monitoreo al cumplimiento de la legislación ambiental y de seguridad y salud en el trabajo vigente aplicable a cada proyecto, así como la implementación de las acciones y medidas para el manejo ambiental de los impactos y riesgos que genere el proyecto.

Las disposiciones contenidas en este documento muestran las interrelaciones entre la Oficina Asesora de Planeación, la Dirección Técnica de Gestión Contractual, Áreas Ejecutoras (Dirección Técnica de Construcciones, Dirección Técnica de Mantenimiento, Dirección Técnica de Predios, Dirección Técnica de Proyectos y los profesionales responsables del componente ambiental y SST), la Interventoría, El Contratista de Consultoría, El Contratista de Obra y las Autoridades Competentes, quienes son los actores de la gestión A&SST del IDU.

Finalmente, este Manual es un instrumento que sirve de soporte a los profesionales responsables del componente ambiental y SST, para verificar el cumplimiento del Manejo Ambiental en Obra- MAO-, entre otros, presentados por los Contratistas del IDU a partir de los términos de referencia y/o pliegos de condiciones establecidos por la Entidad.

1 OBJETIVO Definir los criterios y lineamientos conforme a la misionalidad del Instituto de Desarrollo Urbano y normatividad ambiental y SST vigente para la planificación y la realización del control y seguimiento ambiental, de manera tal que se asegure la correcta gestión ambiental en los proyectos, incorporando buenas prácticas ambientales.

2 ALCANCE Va desde la valoración ambiental del área de implantación de un proyecto, analizando las diferentes alternativas, estableciendo el requerimiento o no de permisos requeridos para obtener la viabilidad, hasta la culminación del mismo con el cierre ambiental. En las Guías de Prefactibilidad y Factibilidad vigente del IDU se consignan las actividades y productos a obtener del componente ambiental.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 4 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-6 • 2018 • ENERO • 2 6 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 3 MARCO NORMATIVO Se deberá tener como marco de referencia la normatividad ambiental y de SST vigente. De igual manera, lo definido en el Manual de Interventoría y/o supervisión de contratos vigente.

4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES  Adecuación: Obra que se requiere para garantizar el correcto funcionamiento de una infraestructura para un determinado uso, sea éste el existente o complementario. Entre estas se encuentran los traslados, las protecciones, las reubicaciones, las renivelaciones, entre otras.

 Alcorque: Área blanda de captación de aire y agua para la supervivencia del árbol.

 Aspecto Ambiental. Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente  Conservación: Conjunto de actividades orientadas a preservar las estructuras de pavimento para que ofrezcan condiciones de uso aceptable, empleando los tratamientos necesarios con el fin de retardar su deterioro. Incluye las actividades de mantenimiento rutinario, periódico, rehabilitación o reconstrucción.

 Cuerpos de agua: Sistema de origen natural o artificial localizado, sobre la superficie terrestre, conformado por elementos físicos-bióticos y masas o volúmenes de agua, contenidas o en movimiento.

 Desempeño Ambiental: Resultado cuantificable relacionado con la implementación de las actividades propias de un proyecto y el cumplimiento de las obligaciones contractuales, que permite determinar porcentaje de cumplimiento para el respectivo pago del costo ambiental en un periodo determinado.

 Franja de control ambiental: Las áreas de control ambiental o de aislamiento, definidas mediante Decreto Distrital 190 de 2004, son franjas de cesión gratuita y no edificable que se extienden a lado y lado de las vías arterias con el objeto de aislar el entorno del impacto generado por éstas y para mejorar paisajística y ambientalmente su condición y del entorno inmediato. Son de uso público y deberán tener, como mínimo, 5 metros de ancho a cada lado de las vías.

 Frente de obra: Área de intervención bien definida, para la ejecución de actividades constructivas o de conservación en el desarrollo de proyectos que adelanta el Instituto de Desarrollo Urbano –IDU. Los frentes de obra se caracterizan por tener carácter dinámico, temporal y se individualizan por su especificidad en el proyecto y su programación. A través de las mencionadas actividades que se realizan en los diferentes frentes de obra, se logra el desarrollo y cumplimiento del objeto contractual, invirtiendo recursos tales como: mano de obra, materiales, herramientas o maquinaria.

 Impacto Ambiental: Cualquier alteración o disturbio generado en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un proyecto, obra o actividad.

 Lodo: Suspensión de un sólido en un líquido proveniente de tratamiento de aguas, residuos líquidos u otros similares.

 MAO: Manejo Ambiental de la Obra  Mantenimiento Periódico: Conjunto de actividades superficiales que no comprometen las capas inferiores de la estructura del pavimento, tendientes a lograr que por lo menos se alcance el período de diseño, manteniendo su condición de servicio. Constituyéndose así en una práctica preventiva y/o correctiva. Entre las actividades principales se tienen las siguientes sin limitarse a ellas: parcheo, bacheo, colocación de capas asfálticas no estructurales del tipo microaglomerado, reconstrucción de losas, lechada asfáltica o sello de arena-asfalto.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 5 de 98 Vo.Bo. OAP:

7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-7 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Mantenimiento Rutinario: Es el conjunto de actividades tendientes a lograr el cumplimiento de la vida útil de la estructura, constituyéndose en una práctica preventiva. Entre las actividades principales se tienen las siguientes sin limitarse a ellas: limpieza de drenajes, pozos, alcantarillas, sello de fisuras, limpieza y sello de juntas.

 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño humano o deterioro de la salud o una combinación de estos.

 PGI-RCD: Plan de Gestión Integral de Residuos de Construcción y Demolición  Residuos de Construcción y Demolición - RCD (anteriormente conocidos como escombros): Son los residuos sólidos provenientes de las actividades constructivas a través de diferentes etapas como: demolición, excavación, sobrantes de construcción y/o reparaciones o mejoras locativas de obras civiles o de otras actividades conexas, entre los cuales se pueden encontrar los siguientes tipos:

Residuos de Construcción y Demolición - RCD, susceptibles de aprovechamiento:

Productos de demolición – Pétreos: Concretos, cerámicos, arenas, gravas, gravillas, cantos, pétreos asfálticos, trozos de ladrillos y bloques, cerámicas, sobrantes de mezcla de cementos y concretos hidráulicos, entre otros.

Productos de excavación y sobrantes de la adecuación de terreno: coberturas vegetales, tierras, limos y materiales pétreos productos de la excavación, entre otros.

Productos de cimentaciones y pilotajes: arcillas, bentonitas y demás.

No pétreos: vidrio, metales como acero, hierro, cobre, aluminio, con o sin recubrimientos de zinc o estaño, plásticos tales como PVC, polietileno, policarbonato, acrílico, espumas de poliestireno y de poliuretano, gomas y cauchos, compuestos de madera o cartón-yeso (drywall), entre otros.

Residuos de Construcción y Demolición - RCD no susceptibles de aprovechamiento: Los contaminados con residuos peligrosos, los que por su estado no pueden ser aprovechados, los que tengan características de peligrosidad, estos se regirán por la normatividad ambiental especial establecida para su gestión.

 Ronda Hidráulica: Zona de protección ambiental e hidráulica no edificable de uso público, constituida por una franja paralela o alrededor de los cuerpos de agua, medida a partir de la línea de mareas máximas (máxima inundación), de hasta 30 metros de ancho destinada principalmente al manejo hidráulico y la restauración ecológica.

 Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición  SECOP: El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los Contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad.

 SIGAU: Sistema de Información para la Gestión del Arbolado Urbano  SG-SST: Sistema de Gestión y de Seguridad en el Trabajo  Vertimiento: Descarga final a un cuerpo de agua, a un alcantarillado o al suelo, de elementos, sustancias o compuestos contenidos en un medio líquido.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 6 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-8 • 2018 • ENERO • 2 8 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  ZIPA: Es el sistema de Gestión Integral de Proyectos que a través de módulos como Portafolio de proyectos, Gestión de EDT, asegura el funcionamiento y mejoramiento continuo de la entidad.

 Zona de Manejo y Preservación Ambiental ZMPA: Es la franja de terreno de propiedad pública o privada contigua a la ronda hidráulica, destinada principalmente a propiciar la adecuada transición de la ciudad construida a la estructura ecológica, la restauración ecológica y la construcción de la infraestructura para el uso público ligado a la defensa y control del sistema hídrico.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 7 de 98 Vo.Bo. OAP:

9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-9 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 5 EL INSTITUTO Y SUS FUNCIONES GENERALES El Instituto de Desarrollo Urbano- IDU, fue creado mediante el acuerdo 19 de 1972, como establecimiento público, del nivel descentralizado del orden distrital, con personería jurídica, administrativa y patrimonio propio para la ejecución de obras públicas de desarrollo urbanístico ordenadas dentro del Plan General de Desarrollo y los planes y programas sectoriales, así como las operaciones necesarias para la distribución, asignación y cobro de las contribuciones de valorización y de pavimentación, para lo cual tiene entre otras, las siguientes funciones de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 2 de 1972, artículo 2:

 Ejecutar obras de desarrollo urbanístico tales como apertura, ampliación, rectificación y pavimentación de vías públicas, construcción de puentes, plazas cívicas, plazoletas, aparcaderos, parques y zonas verdes con sus instalaciones, servicios y obras complementarias.

 Ejecutar obras de renovación urbana: conservación, habilitación, remodelación.

 Construir edificios e instalaciones para servicios comunales, administrativos, de higiene, de educación y culturales.

 Colaborar con la Secretaría de Obras Públicas, en el mantenimiento y conservación de vías.

 Ejecutar obras relacionadas con los programas de transporte masivo.

 Ejecutar obras de desarrollo urbano, dentro de programas de otras entidades públicas o privadas, o colaborar en su ejecución o financiación.

Con la resolución 003 de 1999 se modifica la estructura orgánica del Instituto y se crea la Oficina Asesora de Atención al Cliente e Impacto Social y Ambiental que dependía de la Dirección General. Luego, el 14 de marzo del 2000 con la resolución 006 se modifica nuevamente la estructura orgánica del Instituto y entre otros ajustes se divide la Oficina Asesora de Atención al Cliente e Impacto Social y Ambiental en dos oficinas, la Oficina Asesora de Atención al Cliente y Acompañamiento Social y la Oficina Asesora de Gestión Ambiental. Con la resolución 010 del 11 de junio de 2001 se le cambia el nombre de la Oficina Asesora de Atención al Cliente y Acompañamiento Social por Oficina Asesora de Gestión Social y se mantiene el nombre a la Oficina Asesora de Gestión Ambiental. Con la resolución 13 del 14 de septiembre de 2005 en su artículo 1 se adopta la estructura orgánica del Instituto y la Oficina Asesora de Gestión Ambiental pasa a llamarse Oficina de Gestión Ambiental.

Ahora bien, en 2009 se modifica la estructura del IDU con el Acuerdo 002 estableciendo una redistribución de la gestión ambiental en las diferentes dependencias del IDU. Especialmente estableció para la Subdirección General de Desarrollo Urbano las siguientes:

 Participar en la formulación y definición de las políticas y estrategias en materia de gestión predial, social, ambiental y de seguridad integral para los proyectos a cargo de la entidad, así como, en aquellas encaminadas a lograr los objetivos institucionales.

 Liderar y orientar la formulación, diseño e implementación de los planes y programas para el desarrollo y control de los proyectos de infraestructura, así como de mantenimiento, rehabilitación y monitoreo de la infraestructura existente de los sistemas de Movilidad y de Espacio Público Construido a cargo de la entidad, incluyendo lo relacionado con la gestión predial, social, ambiental y de seguridad integral de los mismos, de conformidad con las políticas y estrategias adoptadas.

Mediante el Acuerdo 2 del 25 de enero de 2017 se modifica parcialmente el Acuerdo 002 de 2009 en su artículo 2, con el cambio de la estructura organizacional del Instituto, sacando la Dirección Técnica de Diseño de Proyectos de la Subdirección General de Infraestructura y fusionándola con la Dirección Técnica de Proyectos.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 8 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-10 • 2018 • ENERO • 2 10 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Figura 1. Organigrama 5.1 CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS QUE DESARROLLA EL INSTITUTO Se entiende por ciclo de vida del proyecto las diferentes etapas por las que debe pasar el proyecto, que se estipulan en la Ley 1682 de 2013 – Ley de Infraestructura. Teniendo en cuenta tales lineamientos y los establecidos por la Cámara Colombiana de Infraestructura en el documento “Una Política Pública: Maduración de Proyectos y Matriz de Riesgos” con relación al grado de madurez de los proyectos, las etapas que han sido definidas por el IDU para el ciclo de vida de sus proyectos misionales se muestran en la Figura 2.

Cada etapa del ciclo de vida implica el desarrollo de fases en las cuales se deberán llevar a cabo labores ambientales y de Seguridad y Salud en el Trabajo, al igual que cumplir con requerimientos legales y contractuales del IDU, de entidades ambientales y del orden distrital y nacional, además de la entrega de productos de acuerdo a los requerimientos establecidos en pliegos de licitación y términos de referencia.

El Contratista deberá revisar los documentos que en materia ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo le apliquen de acuerdo al tipo de contrato y la etapa, con el objeto de dar cumplimiento a las responsabilidades en materia ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con el objeto y alcance del contrato. Las obligaciones y productos a entregar se encuentran contenidas en los pliegos de licitación, términos de referencia, contrato, Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y en el presente documento.

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11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-11 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Figura 2. Ciclo de Vida de los Proyectos 5.1.1 Idea, Perfil y Pre-factibilidad Idea La identificación del proyecto nace de la búsqueda de solución a un problema, de la satisfacción de una necesidad, o del mejoramiento de una situación, dentro de las políticas generales del Plan de Desarrollo Económico y Social vigente o de las determinaciones del Plan de Ordenamiento Territorial vigente.

En la idea del proyecto se presenta una descripción general del problema o de la necesidad a resolver, la justificación del mismo en términos de beneficios considerando la situación con y sin proyecto, se identifica la población beneficiada, se explican los antecedentes más relevantes del proyecto (estudios, planes, proyectos, actos administrativos, etc.) y se hace una explicación general de las características del proyecto. Para la elaboración de la idea del proyecto, se diligencia una la ficha que sintetiza el alcance de la información requerida.

Perfil Esta etapa preparatoria del proyecto permite profundizar la información relevante desarrollada con la identificación de la idea y busca de manera simplificada definir el propósito, la pertinencia y la identificación del mismo, a través de unas actividades iniciales de inversión total o por componente soportadas en información Formato: FO-AC-02 Versión: Página 10 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-12 • 2018 • ENERO • 2 12 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 secundaria, que permitirán un primer dimensionamiento y valoración de magnitud de la intervención, identificando los impactos generales en la ciudad, por cuanto en esta fase de ejecución se reconocen las características generales y fundamentales que se tienen en cuenta en la estructuración preliminar de un proyecto.

Esta etapa del proyecto permite viabilizar la idea en forma definitiva o aplazar la decisión por un tiempo o tomar mayores elementos de juicio y pasar a la etapa de prefactibilidad o posteriores, dependiendo de las condiciones particulares de cada proyecto Prefactibilidad Los estudios de prefactibilidad determinan la viabilidad del proyecto, mediante la formulación de diversas alternativas de solución. Estos estudios preliminares utilizan información secundaria y se realizan considerando una serie de criterios técnicos, legales, prediales, financieros, económicos, ambientales, sociales y arqueológicos.

Todos los productos resultantes de la prefactibilidad deben ser entregados en medio físicos y magnéticos, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Alcance de los Entregables de Pre-Factibilidad del IDU vigente.

5.1.2 Factibilidad Es la etapa donde se determina que el proyecto de infraestructura es realizable en tiempo y recursos, limitados y lógicos. Los estudios de esta fase buscan seleccionar y definir la alternativa a la cual se le elaborarán diseños detallados, para lo cual es necesario profundizar en los aspectos técnicos, ambientales, sociales, jurídicos, económicos y financieros de las alternativas formuladas en la etapa de Prefactibilidad y otras que puedan surgir durante esta etapa, además de la construcción y desarrollo de la matriz multicriterio. Es posible también, que como resultado del análisis se determine la inviabilidad del proyecto o la necesidad de aplazarlo.

Si bien es cierto en esta fase no se desarrollan los diseños detallados de la alternativa seleccionada, si debe ampliarse de forma suficiente toda la información requerida que permita la toma de decisiones. Esto quiere decir, que deberá profundizarse y adelantarse levantamiento de información primaria donde así se requiera. Para tal efecto, deben realizarse cada una de las siguientes evaluaciones básicas: técnica, ambiental, financiera, económica, social, predial e institucional (ESP, TIC y Entidades Públicas).

Todos los productos resultantes de la factibilidad deben ser entregados en medio físicos y magnéticos, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Alcance de los Entregables de Factibilidad del IDU vigente.

5.1.3 Diseño La etapa de diseño es aquella que tiene como objeto realizar para el IDU los diseños de detalle de todos los componentes del proyecto de infraestructura vial o de espacio público, de tal forma que el constructor pueda materializar el proyecto.

En esta etapa se elaboran todos los detalles constructivos de los elementos que integran el proyecto, con lo cual se concretan las dimensiones técnicas, de tiempo y de presupuesto del proyecto mismo.

Las características que deben tener los productos (entregables) de los componentes de la etapa de diseño se encuentran establecidos en los pliegos de condiciones y en la Guía del IDU “Alcance de los Entregables en la Etapa de Diseño” vigente o la que haga sus veces.

Todos los productos resultantes del diseño deben ser entregados en medio físico y magnético, de acuerdo con lo establecido en la guía “Documentos entregables en formato digital” del IDU vigente.

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13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-13 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 5.1.4 Construcción En esta etapa se hacen las inversiones necesarias para materializar lo que se diseñó en la etapa anterior. Es fundamental que para la ejecución correcta de la etapa de construcción se tengan todos los productos de diseño aprobados (de todos los componentes), y también los permisos y autorizaciones requeridos oportunamente tramitados.

5.1.5 Conservación En esta etapa se ejecutan las actividades orientadas a preservar la infraestructura para que ofrezca condiciones de uso aceptables, empleando los tratamientos necesarios con el fin de retardar su deterioro. Incluye las actividades de mantenimiento rutinario, mantenimiento periódico, rehabilitación o reconstrucción.

Por regla general, todas las actividades de conservación deben contar con un diagnóstico y/o diseño previo. Sin embargo, las actividades de conservación pueden o no contar con dicho diagnóstico y/o diseño, en cuyo caso las intervenciones deberán estar soportadas por la propuesta del especialista de geotecnia y/o pavimentos del Contratista y avalada por el especialista de geotecnia y/o pavimentos de la Interventoría.

Obras de protección o estabilización geotécnica Se refiere a las obras requeridas para la protección de taludes y laderas, generalmente en áreas donde se ha perdido la estabilidad, y a las obras o estructuras hidráulicas destinadas a controlar y proteger laderas, taludes, corredores o derechos de vía de la acción erosiva del agua de escorrentía.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-14 • 2018 • ENERO • 2 14 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 6 LA GESTIÓN AMBIENTAL EN LOS PROYECTOS QUE ADELANTA EL IDU La gestión ambiental del Instituto de Desarrollo Urbano, está encaminada a garantizar que el desarrollo de proyectos de infraestructura se realice dentro de un marco de actuación respetuoso del ambiente, garantizando el uso racional y sostenible de los recursos naturales renovables que intervienen, así como la seguridad y la salud de los trabajadores y los habitantes del espacio geográfico en el cual se desarrollan. Se fundamenta en el cumplimiento de la normativa ambiental y de seguridad y salud en el trabajo vigente y los lineamientos dados a través de las directrices en tal materia.

Estos componentes se involucran tanto en la etapa de prefactibilidad (incluyendo la idea y perfil de proyecto) como en la formulación de los términos de referencia y pliegos de condiciones de los contratos, haciendo así obligatorio para los Contratistas su cumplimiento al igual que lo contenido en este Manual que corresponde al instrumento que establece los parámetros para el desarrollo del seguimiento y control de los proyectos.

Con la Resolución 447 de febrero 16 de 2012 el Instituto adopta el Sistema Integrado de Gestión y mediante resoluciones internas 40440 de 2014 y 1318 de 2017, se adoptaron para la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo las siguientes directrices:

“Directriz ambiental El Instituto de Desarrollo Urbano gestionará proyectos urbanos integrales que potencialicen ambientalmente el territorio, en el marco de la adaptación y mitigación al cambio climático, administrando los impactos generados en el ciclo de los proyectos y en su funcionamiento institucional, dando cumplimiento a la normatividad vigente y garantizando el mejoramiento continuo, sumando esfuerzos para alcanzar los objetivos de desarrollo sostenible ODS u objetivos mundiales”

“Directriz en SST El IDU se compromete con la prevención de incidentes y accidentes laborales, así como con la promoción de la salud y prevención de las enfermedades laborales de los Servidores Públicos, Contratistas y SubContratistas de la entidad, con un enfoque de bienestar que promueva la cultura del autocuidado y contribuya a generar ambientes saludables, procurando el mejoramiento continuo del subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que incluya una óptima gestión de los riesgos laborales, en cumplimiento de la normatividad vigente.

El IDU exigirá a los Contratistas el cumplimiento de los requisitos y normatividad vigente en seguridad y salud en el trabajo, en el marco de la ejecución de su objeto contractual, quienes a su vez realizarán las exigencias del cumplimiento de dichos requisitos a los subContratistas. El IDU brindará las condiciones de seguridad para los visitantes, durante su permanencia en las instalaciones.”

6.1 CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL DE PROYECTOS Para cumplir con el objetivo, es necesario tener claramente especificadas las responsabilidades y perfiles de cada uno de los actores principales que participan en este proceso (Interventor e IDU), según el tipo de contrato y la etapa en la cual estén participando. A continuación se presentan los actores y su principal relación con el seguimiento ambiental:

 Dirección Técnica de Proyectos: Responsable de la elaboración de la prefactibilidad y de la formulación de los documentos técnicos requeridos para adelantar la contratación de las factibilidades y diseños de los proyectos priorizados por la Dirección.

 Dirección Técnica de Construcciones o Mantenimiento: Responsables junto a sus Subdirecciones Técnicas, de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos suscritos con la Entidad, así como de los cronogramas aprobados por la interventoría.

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15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-15 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Interventor A&SST: Contratista, persona natural o jurídica, con formación y experiencia específica en el tema ambiental, de seguridad y de salud en el trabajo que tiene como responsabilidad la supervisión, control y monitoreo de un proyecto, ya sea éste de Consultoría o de Construcción.

 Profesional de apoyo a la supervisión del componente ambiental y/o SST: Tiene como responsabilidad verificar que las Interventorías exijan a los Contratistas el cumplimiento de las obligaciones ambientales y de seguridad y salud en el trabajo contenidas en todos los documentos contractuales (pliegos de condiciones, contratos, anexos técnicos, entre otros), al igual que la verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la obtención de los permisos ambientales tramitados. Comprobará el cumplimiento de las obligaciones ambiental y SST propias de la interventoría.

 Profesionales de apoyo a la supervisión en los demás componentes del proyecto: Tienen como responsabilidad hacer el seguimiento técnico, legal y administrativo de la Interventoría del proyecto, verificando que el Interventor haga cumplir las obligaciones legales y contractuales del Contratista, teniendo en cuenta los lineamientos y responsabilidades establecidas en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y demás manuales del IDU.

Procedimentalmente, la Supervisión de los proyectos del IDU es responsabilidad de las Subdirecciones generales, Direcciones Técnicas y Subdirecciones Técnicas, a través de los profesionales de apoyo a la supervisión.

SUBDIRECTOR GENERAL 1 DIRECTOR TÉCNICO Supervisor 2 SUBDIRECTOR 3 TÉCNICO 4 Equipo de apoyo a la Supervisión Figura 3.Supervisión de Contratos (Fuente: Manual de Interventoría, 2017)

6.2 FUNCIONES BÁSICAS Y PERFIL DE LOS ACTORES DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL POR PARTE DEL CONTRATISTA Y LA INTERVENTORÍA Esta información esta consignada en los pliegos de licitación o términos de referencia, contrato y Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos vigente o el que haga sus veces.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-16 • 2018 • ENERO • 2 16 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 6.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y SST POR PARTE DEL IDU 6.3.1 Proyectos de Consultoría Una vez adjudicado y legalizado el contrato, el Supervisor del contrato de la Interventoría, esto es, el Subdirector General, Director Técnico o Subdirector Técnico, solicitará que se designe un funcionario responsable de la gestión ambiental del proyecto. Todos los documentos relacionados con el proyecto deberán ser consultados en el SECOP y en ZIPA.

Debe convocarse al comité ambiental inicial, dentro del cual se dará alcance a los estudios ambientales a realizar de acuerdo a la complejidad del proyecto y su presupuesto. Es imprescindible que se revise el cronograma de la Consultoría para verificar que el inicio de levantamiento de línea base ambiental corresponda con los tiempos técnicos necesarios para obtener los productos requeridos para el trámite de los permisos ambientales a que haya lugar, considerando un tiempo de al menos 4 meses para obtener respuesta positiva de la Autoridad Ambiental.

Igualmente, se debe solicitar a la Interventoría del contrato, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para revisión, concepto y posterior seguimiento por parte del IDU. Presentar Estudio y/o informe de la ARL, sobre la clasificación de riesgo según cargos y funciones para el total del personal de interventoría y consultoría, según requerimientos contractuales.

Una vez el cronograma de la Consultoría sea aprobado por la Interventoría, deberá ser cargado en ZIPA, al igual que el diligenciamiento del formato Informe Mensual Ambiental y SST de Interventoría etapa de Factibilidad o Estudios y Diseños (ver lista de formatos), el cual deberá ser actualizado semanalmente y cargado el día miércoles de la semana en ZIPA.

El profesional responsable del componente ambiental en la Supervisión del Contrato deberá participar en los recorridos de campo requeridos para el reconocimiento y levantamiento de la línea base ambiental, además de los monitoreos ambientales que estén contemplados contractual o normativamente.

Igualmente, deberá cumplirse todas las obligaciones y actividades contempladas en el Manual de Interventoría vigente del IDU o el que haga sus veces y los documentos contractuales. El profesional responsable del componente ambiental y SST deberá recibir todos los productos requeridos contractualmente aprobados por la interventoría.

Participar en los comités ambientales y SST convocados por la interventoría, verificando que elabore la respectiva acta. La interventoría deberá informar al IDU sobre los aspectos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo relevantes que hayan ocurrido en el desarrollo del proyecto. Tramitar de manera oportuna las comunicaciones relacionadas con los temas A&SST, de su competencia.

Tramitar de manera oportuna las comunicaciones relacionadas con los temas A&SST, de su competencia. Exigir la entrega de informes de interventoría A&SST, en el plazo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y según los lineamientos que para la presentación de los mismos se encuentran en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y en el numeral 6.7.2 del presente documento. Una vez se reciban los informes mensuales de interventoría el IDU debe revisar y emitir el respectivo concepto.

En caso de presentarse por parte del IDU solicitud de requerimientos ocasionados por hallazgos u observaciones fruto de las acciones de seguimiento, se deberá informar a la interventoría y exigir dar trámite inmediato a los mismos.

En caso de que la interventoría incumpla sus obligaciones contractuales los profesionales de apoyo a la supervisión ambiental y SST debe dar inicio al procedimiento establecido en el respectivo contrato.

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17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-17 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Verificar que para la liquidación del contrato se cuente con la aprobación de los productos A&SST por parte de la interventoría y la no objeción de los mismo por parte del IDU.

6.3.2 Proyectos de Construcción y Conservación Una vez adjudicado y legalizado el contrato, debe convocarse al primer comité ambiental y SST del proyecto, explicando la forma y tiempos de presentación de las fichas de MANEJO AMBIENTAL DE LA OBRA –MAO- y las obligaciones tanto de la Interventoría como del Contratista durante la ejecución de la obra. Igualmente, deberá revisarse el cronograma planteado por el Contratista, asegurándose que cumpla con los estándares requeridos por IDU.

Los profesionales de apoyo ambiental y SST del área ejecutora deben velar porque no se dé inicio de las labores constructivas de obra sin la aprobación de las fichas de MANEJO AMBIENTAL DE LA OBRA –MAO-, verificando que la Interventoría revise y apruebe este documento y lo remita mediante oficio al IDU, para que a su vez sea revisado por la Supervisión del Contrato. En caso de haber observaciones por parte de ésta, tramitará a través de la Interventoría las modificaciones solicitadas.

El Responsable del área ejecutora debe elaborar el acta de inicio de obra y enviar copia de ella al área ejecutora ambiental.

El Responsable del área ejecutora debe exigir a la Interventoría del contrato la presentación de su programa SGSST y remitirlo a la Entidad para su respectiva revisión y aprobación Una vez el cronograma del Contratista de Obra sea aprobado por la Interventoría, deberá ser cargado en ZIPA, al igual que el diligenciamiento del formato Informe Mensual Ambiental y SST de Interventoría etapa de Construcción o Conservación (ver lista de formatos). La información cargada en ZIPA deberá ser actualizada semanalmente y cargada el día miércoles de la semana.

Durante la ejecución de la obra, el Responsable del área ejecutora debe realizar las siguientes labores:

 Convocar si se requiere y participar en los comités ambientales, verificando que la Interventoría del contrato elabore la respectiva acta. En estas reuniones, el responsable del área ejecutora con apoyo del profesional responsable del componente ambiental asignado al proyecto, debe informar sobre los aspectos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo relevantes que deben ser tenidos en cuenta durante el desarrollo del proyecto.

 Apoyar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones ambientales y de seguridad y salud en el trabajo del contrato mediante el acompañamiento a las visitas de obra realizadas por la Interventoría.

 Verificará que en los comités de obra se tengan en cuenta las decisiones y discusiones del componente ambiental.

 Tramitar de manera oportuna las comunicaciones relacionadas con los temas A&SST.

 Verificar que la Interventoría ponga en conocimiento del Contratista los hallazgos y observaciones identificadas durante el seguimiento A&SST de la obra.

 Exigir la entrega de informes de Interventoría A&SST, en el plazo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y según los lineamientos que para la presentación de los mismos se encuentran en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos y en el numeral 6.7.2 del presente documento. Una vez se reciban los informes el profesional de apoyo ambiental lo revisará y emitirá su concepto.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-18 • 2018 • ENERO • 2 18 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Verificar el cumplimiento de los plazos de entrega y contenido mínimo de los informes de Interventoría A&SST, absteniéndose de realizar los pagos respectivos hasta tanto los informes no tengan concepto favorable. En caso de que la interventoría incumpla sus obligaciones contractuales el profesional de apoyo a la supervisión ambiental y SST debe dar inicio al procedimiento sancionatorio establecido en el respectivo contrato.

Con respecto al cierre ambiental de la obra, el profesional de apoyo ambiental debe aprobar el recibo final de la obra, y condicionar la liquidación del contrato a la realización del cierre ambiental que se realiza conjuntamente entre este, la Interventoría y El Contratista, siguiendo el procedimiento establecido en este Manual.

En caso de presentarse pasivos ambientales, se debe verificar que el Interventor los registre en el acta de cierre ambiental y en el acta de liquidación indicando responsable, tiempos de atención y tasación en caso de aplicar.

6.4 CIERRE AMBIENTAL DE LA OBRA El proceso de cierre ambiental de obra inicia una vez se termine el plazo de ejecución del contrato de construcción o conservación, según sea el caso, con una visita al sitio donde se ejecutó el proyecto, seguido de la entrega y aprobación de un informe final A&SST, para que finalmente se diligencie y firme el Acta de Cierre.

A continuación se describe el procedimiento a seguir para efectuar el cierre ambiental de obra:

 Paralelo al proceso de recibo final de obra el Interventor A&SST deberá efectuar una visita a los diferentes frentes de obra y su área de influencia (directa e indirecta) en la que se verificará principalmente los siguientes puntos:

1. La zonas que fueron objeto de intervención así como las áreas aledañas deben estar libre de Residuos de Construcción y Demolición - RCD y/o otros residuos generados en el desarrollo de la actividad.

2. Los sumideros, pozos de inspección y cajas de servicios públicos deben estar en perfecto estado de orden y aseo.

3. Se debe haber retirado toda la señalización temporal de la obra.

4. Las zonas de campamento e instalaciones temporales deben estar en un estado igual o mejor al encontrado inicialmente. Al igual que estar a paz y salvo por parte de las empresas de servicios públicos con las cuales se tuvo relación.

5. Todos los árboles que hayan sido plantados como parte del diseño paisajístico, de permanencia, trasladados, que se les haya practicado algún tratamiento silvicultural o que por algún motivo se encuentren dentro del área de influencia directa de la obra deben estar en buen estado, previo a la entrega del mismo a la entidad competente para su mantenimiento.

6. Todas las zonas verdes ubicadas en las áreas de intervención del proyecto deben quedar en iguales o mejores condiciones de las encontradas inicialmente.

7. Realizar la gestión necesaria para lograr el cierre del PIN del contrato de obra ante la Autoridad Ambiental Competente - AAC

 Una vez firmada el acta de recibo final de obra el Interventor deberá entregar un informe A&SST de acuerdo al contenido y tiempos estipulados en el capítulo de gestión documental de este Manual y del Manual de Interventoría y/o Supervisión del IDU vigente.

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19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-19 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  De requerirse, el área ejecutora decidirá sobre la pertinencia de realizar o no visita al sitio del proyecto, para lo cual se requerirá acompañamiento de la interventoría.

 El profesional de apoyo a la gestión ambiental y SST deberá realizar seguimiento y acompañamiento a la consecución de las firmas que hagan parte del informe final A&SST al interior del IDU. Este trámite es requisito para adelantar la liquidación del contrato  En caso de presentarse pasivos ambientales, se debe verificar que el Interventor los registre en el acta de cierre ambiental y en el acta de liquidación indicando responsable, tiempos de atención y tasación en caso de aplicar.

Para proyectos en los que se involucren varias etapas, al finalizar cada una de estas etapas, se deberá efectuar los cierres ambientales respectivos.

6.5 TRÁMITES ANTE AUTORIDADES AMBIENTALES U OTRAS ENTIDADES Es obligación del Contratista entregar a la interventoría para revisión, aprobación y envío al IDU, toda la información e insumos requeridos para la gestión y obtención de los permisos ambientales que se requieran tramitar para el proyecto.

Los trámites y comunicaciones relacionados con permisos, lineamientos o autorizaciones requeridos para el proyecto deben ser adelantados como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla 1. Permisos y Trámites TRAMITA IDU CON LA PERMISOS, LINEAMIENTOS O AUTORIZACIONES OTRO TIPO DE PERMISOS TRAMITA CONTRATISTA AMBIENTALES INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUMINISTRADA POR EL CONTRATISTA DE OBRA Y/O MANTENIMIENTO APROBADA POR INTERVENTOR X Permiso para operación de equipos de construcción y reparación de vías y generadores de ruido ambiental en horarios restringidos.

X X Permiso silvicultural X Levantamiento de veda X Sustracción de áreas de reserva forestal o áreas protegidas.

X Permiso de ocupación de cauce, depósito de agua o zona de ronda, lineamiento para el manejo de ZMPA y corredores ecológicos Apertura y cierre de PIN X Registro de elementos de publicidad exterior visual.

X Formato: FO-AC-02 Versión: Página 18 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-20 • 2018 • ENERO • 2 20 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 TRAMITA IDU CON LA PERMISOS, LINEAMIENTOS O AUTORIZACIONES OTRO TIPO DE PERMISOS TRAMITA CONTRATISTA AMBIENTALES INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUMINISTRADA POR EL CONTRATISTA DE OBRA Y/O MANTENIMIENTO APROBADA POR INTERVENTOR X Salvoconductos para la movilización de la madera proveniente de los tratamientos realizados a la vegetación.

X Permiso para el transporte y abastecimiento de combustible en caso de proveerse el suministro de combustible por parte del Contratista en obra, otorgado por el ente competente X Autorización intervención al patrimonio arqueológico – etapa de prospección X Autorización intervención al patrimonio arqueológico – etapa de implementación del PMA arqueológico para las actividades de rescate y/o monitoreo Nota: En caso de requerirse permisos adicionales a los incluidos en la presente tabla, debe adelantarse la gestión necesaria para su obtención por parte del Contratista, la Interventoría e IDU de acuerdo a sus competencias.

Es importante aclarar que los proyectos que desarrolla el Instituto de acuerdo a la establecido en el Decreto 2041 de octubre 15 de 2014 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, no requieren del trámite de licencia ambiental, salvo los que se adelanten en ecosistemas de especial importancia y que así lo determine la Autoridad Ambiental competente.

El flujograma que se presenta a continuación, muestra de manera simplificada el momento del trámite de permisos y los actores. Para ampliación de este tema consultar en el Procedimiento Administrativo para la Realización de trámites antes las Autoridades Ambientales para la Obtención de Permisos, Autorizaciones y Licencias. El Contratista no podrá realizar ninguna actividad sin contar con los permisos, lineamientos o autorización que se requieran por parte de la AAC o entidades involucradas.

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21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-21 • 2018 • ENERO • 2 Figura 4. Flujograma de permisos MANUAL GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST VERSIÓN ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO 2.0 Formato: FO-AC-02 Versión: Página 20 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-22 • 2018 • ENERO • 2 22 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 6.6 PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO ANTE AUTORIDADES AMBIENTALES Según lo señalado en los artículos 83 y 85 de la Ley 99 de 1993 las Autoridades Ambientales están investidas a prevención de las demás autoridades competentes, de funciones policivas para la imposición y ejecución de las medidas de policía, multas y sanciones cuando se incurriere en violación de las normas sobre protección ambiental o sobre manejo de recursos renovables.

Dentro de estas sanciones y medidas preventivas se encuentran las multas diarias hasta por una suma de 300 smmlv., suspensión de licencias, permisos o autorizaciones, suspensión de obra o actividad, etc. Lo anterior significa que ante un incumplimiento legal ambiental en que incurra El Contratista, el IDU será objeto de un procedimiento que puede terminar en la imposición de una sanción ambiental por parte de la Autoridad Ambiental.

Si la Autoridad Ambiental genera un requerimiento ambiental sobre un proyecto de construcción del IDU, el área ejecutora informará a la Interventoría del requerimiento realizado y solicitará un reporte sobre los hechos argumentados por la Autoridad Ambiental. El profesional del área ejecutora ambiental proyectará la respuesta anexando las pruebas documentales a que haya lugar.

En caso de que la Autoridad Ambiental inicie un proceso sancionatorio en contra del IDU por los hechos materia del incumplimiento, el IDU solicitará la vinculación del Contratista y del Interventor al proceso, para lo cual identificará con claridad a los Contratistas y anexará la información legal que se requiera como contratos, certificados de existencia y representación legal entre otros. Así el IDU concurrirá con los Contratistas en el ejercicio del derecho de defensa, para lo cual solicitará a los Contratistas un pronunciamiento por escrito sobre el pliego de cargos y el recurso de reposición. Si a pesar de esta gestión la Autoridad sanciona al IDU, el área ejecutora ambiental solicitará a la Subdirección General Jurídica adelantar las gestiones administrativas y judiciales contra El Contratista para resarcir el perjuicio económico sufrido por el IDU.

6.7 GESTIÓN DOCUMENTAL 6.7.1 Formatos A continuación se listan la totalidad de formatos exigidos durante el desarrollo de los proyectos que adelante el IDU, indicando a quien le corresponde el diligenciamiento de cada formato, su aprobación o validación y donde deben reposar.

Es de anotar que los formatos que le corresponde diligenciar al Contratista de obra deben reposar en el campamento de obra, tal como se menciona en el numeral 6.10 de este Manual, así deban ser entregadas sus copias mensualmente a la Interventoría para la elaboración del informe mensual A&SST.

Tabla 2. Formatos para la etapa de Factibilidad y Diseños Formato Diligencia Aprueba o Valida Revisa Gestión Documental Informe mensual ambiental ZIPA Expediente IDU (Profesionales de ORFEO Interventoría N.A. y SST interventoría etapa de factibilidad o estudios y apoyo a la supervisión diseños Archivo Interventoría A&SST)

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23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-23 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Tabla 3. Formatos para la Etapa de Construcción Formato Diligencia Aprueba o Valida Revisa Gestión Documental IDU (Profesionales Expediente ORFEO Requerimientos ambientales y de apoyo a la SST preliminares Contratista Interventoría supervisión A&SST)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Plan de Acción Ambiental Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Control de materiales Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Control de RCD Interventoría NA supervisión Archivo Interventoría Ambiental)

IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Contratista Interventoría supervisión Seguimiento al aprovechamiento de los residuos de construcción y demolición de las obras de Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra infraestructura IDU (Profesionales Expediente ORFEO Planilla de disposición de de apoyo a la RCD Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra Seguimiento de aplicación de IDU (Profesionales Expediente ORFEO mezcla asfáltica modificada de apoyo a la Interventoría NA con grano de caucho supervisión Archivo Interventoría reciclado Ambiental)

IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Manejo de cuerpos de agua Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Uso temporal de zonas de apoyo a la verdes Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Balance de zonas verdes a de apoyo a la compensar Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

IDU (Profesionales Expediente ORFEO Interventoría/ Archivo Interventoría Campamento Obra Formatos asociados el permiso silvicultural vigentes de apoyo a la Contratista de la autoridad ambiental supervisión Autoridad Ambiental competente Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra Expediente ORFEO IDU (Profesionales de apoyo a la Salvoconducto de movilización de madera Contratista Autoridad Ambiental supervisión formato SDA vigente Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Listado de maquinaria y/o de apoyo a la equipos Contratista Interventoría supervisión Ambiental)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Listado de vehículos Contratista Interventoría de apoyo a la supervisión Archivo Interventoría Formato: FO-AC-02 Versión: Página 22 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-24 • 2018 • ENERO • 2 24 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Formato Diligencia Aprueba o Valida Revisa Gestión Documental Ambiental) Campamento Obra Traslado de maquinaria y equipos Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Registro preoperacional de vehículos livianos/carga Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Registro preoperacional de maquinaria pesada/equipos Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Registro preoperacional de remolque y semi remolque Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Registro preoperacional de maquinaria de izaje Contratista Interventoría N.A.

Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales IDU (Profesionales Registro de abastecimiento de combustibles Contratista Interventoría de apoyo a la supervisión SST) de apoyo a la supervisión SST)

Reporte de derrames en obra Contratista Interventoría N.A.

Expediente ORFEO IDU (Profesionales Archivo Interventoría Campamento Obra Afiliaciones al sistema de seguridad social y registro de Contratista Interventoría de apoyo a la supervisión SST) exámenes médicos de ingreso, periódico y egreso Archivo Interventoría Campamento Obra Entrega de elementos de protección individual para los Contratista Interventoría N.A. trabajadores Archivo Interventoría Campamento Obra Registro de inducciones, Contratista NA Interventoría capacitaciones y entrenamiento Archivo Interventoría Campamento Obra Plan de acción para control de riesgos Contratista NA Interventoría Archivo Interventoría Campamento Obra Caracterización de accidentes/incidentes/terceros Contratista Interventoría N.A.

Archivo Interventoría Campamento Obra Investigación de accidentes, incidentes de trabajo y a Contratista Interventoría N.A. terceros Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Fichas de seguimiento de de apoyo a la labores ambientales Interventoría NA supervisión A&SST)

Archivo Interventoría Campamento Obra IDU (Profesionales Expediente ORFEO Informe mensual ambiental y de apoyo a la N.A.

Interventoría supervisión Archivo Interventoría SST interventoría etapa de construcción y conservación A&SST)

IDU (Profesionales Expediente ORFEO de apoyo a la Informe final y cierre A&SST Interventoría N.A. supervisión Archivo Interventoría A&SST)

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 23 de 98 Vo.Bo. OAP:

25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-25 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 6.7.2 Informes El Contratista deberá entregar a la Interventoría para su revisión y posterior aprobación los siguientes informes.

Informe semanal El informe semanal será presentado como un reporte de gestión y será elaborado por la Interventoría con la información producto del seguimiento del contrato de obra o de consultoría. Ver Manual de Interventoría y/o supervisión de proyectos. La información deberá ser cargada en ZIPA el día miércoles de la semana, por el profesional responsable.

Informe mensual de Interventoría A&SST A continuación se presenta el contenido mínimo que tendrá el informe mensual1 de acuerdo a la etapa del proyecto. El Contratista deberá acoger también lo establecido en el manual de Interventoría y/o supervisión de contratos.

 Etapa de factibilidad y diseños Se precisa que los productos contemplados contractualmente para el componente ambiental y SST se deben entregar conforme a lo aprobado en los cronogramas de cada Contrato y los requerimientos contractuales, así mismo debe contar con la firma del profesional que lo elaboro y lo aprobó.

1. GENERALIDADES 1.1 Descripción de las actividades desarrolladas por la interventoría en el período del contrato, visitas realizadas, comités de seguimiento, avances materia A&SST, entre otros. 1.2 Descripción de las actividades desarrolladas por el contratista en el período del contrato, visitas realizadas, comités de seguimiento, avances materia A&SST, entre otros, el cual se debe presentar en el informe mensual de la interventoría. 1.3 Trámites, permisos y/o lineamientos ante la AAC: identificación, avances, trámites realizados, solicitud de información, entre otros.

2. SEGUIMIENTO Y ANALISIS DEL MANEJO AMBIENTAL Y SST. 2.1. Formato informe mensual ambiental y SST vigente con el respectivo análisis de los indicadores. 2.2. Seguimiento a cronograma teniendo en cuenta: Actividad programado Vs ejecutada, % de avance, observaciones.

3. ACCIONES DE LA INTERVENTORIA AMBIENTAL Y SST 3.1. Incluir el seguimiento a los compromisos producto de los comités, mesas de trabajo de seguimiento ambiental y SST; Presentar en cuadro consolidado No. Acta, fecha, tema, compromisos, seguimiento, cumplido o no, plan de mejoramiento y/o acciones desarrolladas por la interventoría. 3.2. Describir y detallar la gestión adelantada por la Interventoría respecto a lo ofertado en su plan de acción y en su SG-SST.

4. RECOMENDACIONES, Observaciones y recomendaciones de los especialistas de la interventoría y el contratista tendientes a la solución de los inconvenientes presentados en el proyecto indicando los actores involucrados en cada caso.

5. ANEXOS

1 Los tiempos establecidos de entrega están contemplados en el Manual de Interventoría IDU vigente.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 24 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-26 • 2018 • ENERO • 2 26 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Formato IDU vigente de reporte de afiliaciones y pagos del personal del contratista al Sistema General de Seguridad Social y exámenes médicos ocupacionales. Anexar planillas de pago al Sistema General de Seguridad Social Integral, planillas de pago mensual de nómina y la documentación relacionada con los exámenes médicos.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la empresa contratista (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, parafiscales, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU.  Formato IDU vigente de reporte de afiliaciones y pagos del personal de la interventoría al Sistema General de Seguridad Social y exámenes médicos ocupacionales. Anexar planillas de pago al Sistema General de Seguridad Social Integral, planillas de pago mensual de nómina y la documentación relacionada con los exámenes médicos.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la interventoría (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, parafiscales, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU.  Certificación del Director y especialistas A&SST de la interventoría, evidenciando que se ha efectuado la revisión, aprobación y verificación del contenido del informe del Contratista para el respectivo periodo, cumpliendo con los diferentes aspectos contractuales y legales, incluyendo el pago de salarios y/o honorarios, aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral, parafiscales, así como requerimientos para el personal nuevo y retirado.  Cuadro consolidado con la programación mensual del personal según ingreso al contrato, donde se incluya la relación de pagos de salarios y/o honorarios con dedicaciones mensuales (cuando aplique).  Registro de notificación de riesgos del personal de interventoría y contratista.  Registro de derecho de examen médico de retiro, del personal de la interventoría y contratista.  Tabla de cálculo de horas hombre trabajadas – HHT interventoría y contratista.  Inducciones y capacitaciones componente ambiental y SST (Incluye registro de asistencia evaluación) - interventoría y contratista.  Convocatoria, conformación y reuniones del COPASST, comité de convivencia y brigadas de emergencia, con sus respectivos soportes - interventoría y contratista.  Formato de entrega y reposición de elementos de protección individual EPI del personal de la Interventoría y contratista.  Soportes en los casos que aplique de pago de liquidación de prestaciones sociales del personal retirado.  Investigación de accidentes de trabajo en los formatos IDU vigentes.  Listado de los vehículos utilizados en el mes, formato vigente IDU., incluir soportes de cumplimiento de requisitos legales del conductor y vehículo.  Relación de los equipos utilizados por el consultor, detallando en un cuadro las horas/equipo en el período, el estado y utilización del mismo (Bueno, regular, malo, en operación y/o mantenimiento).  Control de correspondencia enviada y recibida (cuadro con: fecha, consecutivo interventoría y/o consultoría, radicado IDU, asunto, si requiere aprobación, estado).  Registro fotográfico del período con fechas y descripción cumplimiento ambiental (incluye no solo aspectos operativos si no administrativos.

Además de lo anterior, el Contratista deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos, versión vigente, los documentos contractuales, normatividad vigente, así como toda aquella información adicional que la entidad considere necesaria.

 Etapa de construcción o conservación El Contratista deberá entregar en el primer informe mensual el siguiente contenido:

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 25 de 98 Vo.Bo. OAP:

27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-27 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

1. GENERALIDADES

1.1. Información de contacto del personal contractual mínimo requerido del Contratista de obra e interventoría incluyendo un único correo electrónico oficial. 1.2. Número del oficio u oficios de la Interventoría aprobando las hojas de vida del personal contractual mínimo del Contratista. 1.3. Relación del oficio u oficios del IDU aprobando las hojas de vida del personal contractual mínimo de la Interventoría. 1.4. Formato IDU vigente de informe mensual A&SST 1.5. Formato IDU vigente de afiliaciones y pagos del personal del Contratista, al Sistema General de Seguridad Social Integral con los respectivos soportes. 1.6. Certificación expedida por el revisor fiscal y/o representante legal de la empresa Contratista (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y subContratistas donde exprese paz y salvo por concepto de pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y honorarios, que contenga como mínimo: el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU. 1.7. Formato IDU vigente de afiliaciones y pagos del personal de la Interventoría, al Sistema General de Seguridad Social, con los respectivos soportes. 1.8. Certificación expedida por el revisor fiscal y/o representante legal de la empresa interventora (de acuerdo a la naturaleza de la misma), donde exprese paz y salvo por concepto de pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y honorarios, que contenga como mínimo: el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU. 1.9. Relación de pagos de salarios y honorarios del personal vinculado al contrato de interventoría con la firma de cada trabajador y sus respectivos soportes. 1.10. Certificación expedida por la empresa interventora, donde exprese que se han revisado los documentos soportes de pagos salariales y de honorarios y del SGSS (EPS, AFP, ARL, parafiscales) y todos los documentos asociados al SG-SST remitidos por el Contratista de obra para el respectivo informe. 1.11. Documentación de la maquinaria/equipo y vehículos a ingresar a la obra presentada por el Contratista y aprobada por la interventoría, ofertada por el contratista.

A partir del primer informe mensual, en el cual se reporte actividades de obra el contenido será:

1. GENERALIDADES 1.1 Resumen de obras ejecutadas 1.2 Procedimiento constructivo empleado en caso de haberse presentado algún ajuste. 1.3 Organización empresarial, en caso de haberse presentado algún ajuste. 1.4 Cronograma proyectado, en caso de haberse presentado algún ajuste.

2. SEGUIMIENTO Y ANALISIS DEL MANEJO AMBIENTAL Y SST EN OBRA 2.1. Indicadores de cumplimiento del PGI-RCD 2.2. Indicadores de cumplimiento al SG-SST. 2.3. Seguimiento al cronograma presentado por el Contratista.

3. ACCIONES DE LA INTERVENTORIA A&SST EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES CONTRACTUALES 3.1. Describir y detallar la gestión adelantada por la Interventoría respecto de los comités técnicos, visitas de seguimiento, inspecciones, sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo y demás obligaciones del interventor establecidas contractualmente. 3.2. Describir y detallar la gestión adelantada por la Interventoría respecto a lo ofertado en su Plan de Acción y en su SG-SST.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 26 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-28 • 2018 • ENERO • 2 28 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

4. RECOMENDACIONES, Observaciones y recomendaciones de los especialistas de la interventoría y del Contratista, tendientes a la solución de los inconvenientes presentados en el proyecto indicando los actores involucrados en cada caso.

5. FORMATO Informe mensual Ambiental y SST (incluyendo el componente de maquinaria/equipo y vehículos), en el formato IDU vigente

6. ANEXOS  Control de materiales y copia de los correspondientes certificados de adquisición de todos los

materiales empleados en el mes dentro de la obra, formato IDU vigente.  Control de Residuos de construcción y demolición RCD y copia de los correspondientes certificados (aprovechamiento y disposición final) producidos - generados en la obra en el mes, formatos IDU y SDA vigente.  Planilla de disposición de RCD, formatos IDU y SDA vigente.  Avance de ejecución de las obligaciones establecidas en las resoluciones de aprobación de tratamientos silviculturales.  Seguimiento del mantenimiento de los árboles a cargo del contrato.  Relación de uso de zonas verdes, formato IDU vigente.  Balance de zonas verdes del proyecto, formato IDU vigente.  Manejo de cuerpos de agua, formato vigente IDU.  Listado de los vehículos utilizados en el mes para la obra, formato vigente IDU.  Relación del número de inscripción del PIN de las volquetas ante la Autoridad Ambiental Competente.  Relación de los equipo y/o maquinaria utilizada por el consultor o el Contratista; detallando en un cuadro las horas/equipo o maquinaria en el período, el estado y utilización del mismo (Bueno, regular, malo, en operación y/o mantenimiento) ofertada por el contratista y aprobada por el interventoría.  Afiliaciones y pagos del personal del contratista, al Sistema General de Seguridad Social Integral, formato IDU vigente, con los respectivos soportes, documentación previamente revisada y a probada por la Interventoría.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la empresa Contratista (de acuerdo a la naturaleza de la misma) donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU.  Certificación del Director y de Residente A&SST de la Interventoría, evidenciando que se ha efectuado la revisión, aprobación y verificación del contenido del informe del Contratista para el respectivo periodo, cumpliendo con los diferentes aspectos contractuales y legales, incluyendo el pago de salarios y honorarios, aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral, así como requerimientos para el personal nuevo y retirado.  Registro fotográfico en medio magnético a todo color que con las actividades A&SST, que indiquen el antes, durante y después.  Escaneo de las actas de seguimiento desarrolladas en el período (comité y reuniones A&SST) debidamente suscritas por los participantes.  Acta de recibo parcial debidamente suscrita por las partes  Documentos de la interventoría A&SST o Resumen de las actividades realizadas por la Interventoría en cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, formato IDU vigente con sus respectivos soportes. Informe mensual de accidentes e incidentes de trabajo, formato vigente IDU. Contratista e interventoría. o Formato IDU vigente de afiliaciones y pagos del personal de la interventoría, al Sistema General de Seguridad Social, con los respectivos soportes. Anexar planillas de pago al Sistema General de Seguridad Social Integral, y planillas de pago mensual de nómina.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 27 de 98 Vo.Bo. OAP:

29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-29 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 o Certificación expedida por el revisor fiscal y/o representante legal de la empresa interventora (de acuerdo a la naturaleza de la misma), donde exprese paz y salvo por concepto de pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y honorarios, que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron en el período, número de contrato IDU. o Registro de capacitaciones del componente ambiental y SST.

Además de lo anterior, el Contratista deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos, versión vigente, los documentos contractuales, normatividad vigente, así como toda aquella información adicional que la entidad considere necesaria.

Informe Final de Interventoría A&SST  Etapa de factibilidad y diseño En los Contratos de Consultoría, la Interventoría debe presentar para la revisión y aprobación del IDU, un informe que contenga como mínimo:

1. Resumen ejecutivo de las actividades realizadas en cumplimiento de lo requerido en materia A&SST en los documentos contractuales y en la normativa

2. Relación de productos ambientales y SST definidos contractualmente, con sus respectivas aprobaciones.

3. Soportes que evidencie los trámites, permisos, autorizaciones y/o lineamientos tramitados ante la AAC para la ejecución del contrato según corresponda.

4. ANEXOS

 Formato IDU vigente de reporte de afiliaciones y pagos del personal del contratista al Sistema General de Seguridad Social y exámenes médicos ocupacionales diligenciado con todos los datos y fechas actualizadas del personal contratista y subcontratista vinculado en el contrato, organizado en primera instancia con el personal de plantilla mínima y seguida por el resto del personal vinculado al contrato.  Liquidación de prestaciones sociales y pago de salario del personal vinculado (cuando aplique), en el mismo orden del formato IDU No 17, en caso de personal por contrato diferente al laboral, anexar las cuentas de cobro (especificando el contrato IDU, período del contrato, cargo, nombre e identificación) y pagos efectuados, transferencia, cheque o soporte de la realización de la cancelación de dicho pago por los servicios o labores ejecutadas en el contrato ( Corresponde al personal que no fue reportado en el último informe mensual).  En caso de que un profesional o un trabajador continúen vinculado a su empresa contratante, se debe presentar certificación del representante legal o director de interventoría en la que especifique que no se efectúa liquidación debido a que el personal no es retirado de su empresa y continúa vinculado.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la empresa contratista (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, parafiscales, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron durante el contrato.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la interventoría (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, parafiscales, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron durante el contrato.  Certificación del Director y Residente SST de la interventoría, evidenciando que se ha efectuado la revisión, aprobación y verificación del contenido del informe final del Contratista, cumpliendo con los diferentes aspectos contractuales y legales, incluyendo el pago de salarios y/o honorarios, aportes al Formato: FO-AC-02 Versión: Página 28 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-30 • 2018 • ENERO • 2 30 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Sistema General de Seguridad Social Integral, así como requerimientos para el personal nuevo y retirado.  Soportes de último pago de aportes a salud, pensión y riesgos laborales del personal de plantilla mínima, en el mismo orden del formato IDU No 17 o el que lo modifique (de ser posible). (Corresponde al personal que no fue reportado en el último informe mensual).  Certificado de cada trabajador especificando que la empresa contratante se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de salarios y/o honorarios, aportes a salud, pensión y riesgos laborales, parafiscales, que ha sido notificado del derecho a examen médico de retiro y por concepto de liquidación o pago de salarios y/o honorarios.  Consolidado accidentes de Trabajo. Número de AT relacionados en el formato IDU vigente (caracterización de la accidentalidad) describir el número de AT que fue reportado a la Administradora de Riesgos Laborales, anexando soporte de todos los accidentes en el mismo orden del formato IDU vigente y cuando aplique, la investigación y notificación a la ARL con todos los documentos referentes.  Consolidado de horas hombre trabajadas (presentar el correspondiente a cada mes con el total acumulado al final).  Consolidado del personal que laboro durante el contrato, donde se incluya la relación de pagos de salarios y/o honorarios con dedicaciones mensual, (cuando aplique).  Cronograma de actividades del SG-SST Del proyecto con su respectivo análisis y ponderación de cumplimiento.  Cronograma de ejecución de productos contractuales A&SST Del proyecto con su respectivo análisis y ponderación de cumplimiento.  Matriz de peligros y riesgos en la última versión firmada por el especialista SST, indicar el número de actualizaciones presentadas durante el contrato.  Copia de oficios (Consultor, Interventoría) con la aprobación de cada uno de los productos contractuales del componente A&SST.

Además de lo anterior, el Contratista deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos, versión vigente, los documentos contractuales, normatividad vigente, así como toda aquella información adicional que la entidad considere necesaria.

 Etapa de construcción o conservación Al finalizar el contrato de obra y una vez se tengan recibidas a satisfacción por la Interventoría las obras objeto del contrato, se deberá entregar un informe final y de cierre de Interventoría A&SST en medio físico y magnético, que contenga como mínimo lo siguiente.

1. Resumen ejecutivo de las actividades realizadas en cumplimiento de lo requerido en materia A&SST en los documentos contractuales y en la normativa.

2. Informe final y cierre ambiental y SST, formato IDU vigente.

3. ANEXOS

 Resumen del control y reporte del empleo de materiales reciclados o provenientes del reciclaje dando cumplimiento a lo dispuesto en la normativa y lo establecido contractualmente. Incluir los consolidados.  Resumen del control y reporte del empleo de las mezclas asfálticas mejoradas con GCR, dando cumplimiento a lo dispuesto en dando cumplimiento a lo dispuesto en la normativa y lo establecido contractualmente. Incluir los consolidados.  Cuadro consolidado mes a mes de las cantidades totales de materiales empleados en la obra y su correspondiente proveedor, junto a sus certificados originales de materiales requeridos en la obra.  Cuadro resumen mes a mes con las cantidades totales de Residuos de Construcción y Demolición RCD generados (aprovechamiento y disposición final) y los sitios de disposición junto a los certificados originales de RCD requeridos en la obra; incluyendo análisis de los datos reportados, así como la presentación de indicadores planteados en el MAO y PGI-RCD.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 29 de 98 Vo.Bo. OAP:

31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-31 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Plan de Gestión Integral de Residuos de Construcción y Demolición – PGI-RCD - actualizado, acorde a los volúmenes de RCD generados y aprovechados, a los materiales requeridos en el proceso constructivo y a la inversión realizada en relación a la gestión de los RCD.  Informe de cumplimiento por cada resolución o acto administrativo silvicultural emitido por la autoridad ambiental competente, el cual incluye: Acciones desarrolladas en cada obligación establecida en el acto administrativo; los recibos de pago por concepto de compensaciones y de evaluación y seguimiento exigidos en los actos administrativos; Cuadro consolidado de compensación de zonas verdes, en cumplimiento de la normatividad vigente (Formato IDU vigente); Plano record con la totalidad de la vegetación vinculada al proyecto (árboles plantados por diseño paisajístico, y compensación, árboles de permanencia, bloqueo y traslado y los códigos SIGAU (JBB) correspondientes, de acuerdo a los requerimientos de la AAC); Memorias con registro fotográfico con fecha de la ejecución de los tratamientos ejecutados (talas, bloqueos, y traslados) autorizados en actos resolutivos aplicables al contrato. Incluir los individuos arbóreos de permanencia.  Informe de cumplimiento por cada resolución o acto administrativo de permiso de ocupación de cauce - POC emitido por la autoridad ambiental competente, el cual incluye: Acciones desarrolladas en cada obligación establecida en el acto administrativo; los recibos de pago por concepto de evaluación y seguimiento exigidos en los actos administrativos; Memorias con registro fotográfico con fecha de la ejecución de las actividades realizadas.  Informe de cumplimiento de los lineamientos emitidos por AAC y entidades involucradas respecto a manejo de ZMPA´s.  Plano record con la totalidad de zonas verdes existentes una vez finalizado el proyecto aprobados por la interventoría.  Relación de maquinaria y equipo utilizados durante todo el desarrollo de la obra detallando en un cuadro las horas del equipo trabajadas y acorde a lo ofertado por el contratista.  Relación de los vehículos utilizados durante el desarrollo del contrato indicando placa y número de PIN asignado por la SDA (aplica para las volquetas).  Formato IDU vigente consolidado de reporte de afiliaciones y pagos del personal del contratista al Sistema General de Seguridad Social y exámenes médicos ocupacionales diligenciado con todos los datos y fechas actualizadas del personal contratista y subcontratista vinculado en el contrato, organizado en primera instancia con el personal de plantilla mínima y seguida por el resto del personal vinculado al contrato.  Liquidación de prestaciones sociales y pago de salario del personal vinculado (cuando aplique), en el mismo orden del formato IDU No 17, en caso de personal por contrato diferente al laboral, anexar las cuentas de cobro (especificando el contrato IDU, período del contrato, cargo, nombre e identificación) y pagos efectuados, transferencia, cheque o soporte de la realización de la cancelación de dicho pago por los servicios o labores ejecutadas en el contrato ( Corresponde al personal que no fue reportado en el último informe mensual).  En caso de que un profesional o un trabajador continúen vinculado a su empresa contratante, se debe presentar certificación del representante legal o director de interventoría en la que especifique que no se efectúa liquidación debido a que el personal no es retirado de su empresa y continúa vinculado.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la empresa contratista (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron durante el contrato.  Certificación del revisor fiscal y/o representante legal de la interventoría (de acuerdo a la naturaleza de la misma) y sub-contratistas, donde se exprese Paz y Salvo por cumplimiento de las obligaciones laborales, pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral, salarios y/o honorarios que contenga como mínimo el número de los trabajadores que laboraron durante el contrato.  Certificación del Director y Residente A&SST de la interventoría, evidenciando que se ha efectuado la revisión, aprobación y verificación del contenido del informe final del Contratista, cumpliendo con los diferentes aspectos contractuales y legales, incluyendo el pago de salarios y/o honorarios, aportes al SG-SST, así como requerimientos para el personal nuevo y retirado.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 30 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-32 • 2018 • ENERO • 2 32 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Resumen de las actividades realizadas por la Interventoría en cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, formato IDU vigente con sus respectivos soportes. Informe mensual de accidentes e incidentes de trabajo, formato vigente IDU. Contratista e interventoría.  Relación del personal profesional y operativo de la Interventoría y contratista; detallar en un cuadro las horas hombre trabajadas en el proyecto por periodo.  Consolidado accidentes de Trabajo tanto de la interventoría y contratista: Número de AT relacionados en el formato IDU vigente (caracterización de la accidentalidad) describir el número de AT que fue reportado a la Administradora de Riesgos Laborales, anexando soporte de todos los accidentes en el mismo orden del formato IDU vigente y cuando aplique, la investigación y notificación a la ARL con todos los documentos referentes.  Consolidad del formato IDU vigente informe ambiental y SST de interventoría numerales del 1-5 (SST).  Consolidado del personal que laboro durante el contrato, donde se incluya la relación de pagos de salarios y/o honorarios con dedicaciones mensual, (cuando aplique).  Cronograma de actividades del SG-SST Del proyecto con su respectivo análisis y ponderación de cumplimiento  Matriz de peligros y riesgos en la última versión firmada por el especialista SST, indicar el número de actualizaciones presentadas durante el contrato.  Archivo fotográfico en medio magnético a color que contenga mínimo cien (100) fotos que representen el manejo ambiental y SST dado a la obra y fotos en donde se pueda ver claramente el antes, el durante y el después de cada frente de obra.

Además de lo anterior, el Contratista deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos, versión vigente, los documentos contractuales, normatividad vigente, así como toda aquella información adicional que la entidad considere necesaria.

6.7.3 Control de Documentos y Registros en Obra Dentro del campamento de obra se deben mantener las siguientes carpetas que contengan la documentación a continuación relacionada.

 Carpeta 1 - MAO: Debe contener todo el documento entregado y aprobado por la Interventoría y el área ejecutora ambiental, con las modificaciones que surjan en el transcurso de la obra y todas las aprobaciones que se han dado del mismo.

 Carpeta 2 - Materiales de Construcción: Debe contener todos los formatos - control de materiales, los originales de los certificados mensuales de adquisición de los mismos y copias de los recibos o facturas de compra de la totalidad de los materiales utilizados en la obra.

 Carpeta 3 - Manejo de Residuos de Construcción RCD: Debe contener todos los Formatos – Control de RCD, seguimiento al aprovechamiento de los residuos de construcción y demolición de las obras de infraestructura, seguimiento de aplicación de mezcla asfáltica modificada con grano de caucho reciclado, Planillas de disposición de RCD, los originales de las certificaciones de disposición final de RCD y copia de los recibos o facturas que se tengan de los mismos.

 Carpeta 4 - Maquinaria, Equipos y Vehículos: Debe contener todos los Formatos - Listado de vehículos, Formatos – listado de maquinaria y equipos, Formatos - Traslado de Maquinaria, Formatos - Registro de abastecimiento de combustibles y todos los soportes de los mismos. Para el manejo de vehículos se deben tener adicionalmente los certificados de gases, tarjetas de propiedad de los vehículos, Licencias de conducción, Registro Nacional de Carga, etc.

 Carpeta 5 - Régimen de Seguridad: Debe contener todos los Formatos - Afiliaciones al sistema de seguridad social y registro de exámenes médicos de ingreso, periódico y egreso con los correspondientes soportes de afiliaciones y pagos oportunos. Adicionalmente debe contener los soportes de pagos mensuales de salarios con la firma del trabajador y de pagos de parafiscales. Esta Formato: FO-AC-02 Versión: Página 31 de 98 Vo.Bo. OAP:

33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-33 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 carpeta debe permanecer especialmente ordenada de tal forma que la información de cualquier trabajador se encuentre fácilmente.

 Carpeta 6 – Salud en el trabajo: Debe contener todos los Formatos – Caracterización de la accidentalidad, Investigación de accidentes, incidentes de trabajo y a terceros, Formatos - Registro de Inducciones, capacitaciones y entrenamiento, relación de entrega de EPP para los trabajadores y los soportes de la información consignada en cada uno de los formatos.

 Carpeta 7 - Archivo Fotográfico: Semanalmente se deberá dejar un registro de cada frente de obra en medio magnético, que muestre la Gestión A&SST del proyecto, especialmente se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 Manejo de excavaciones profundas. Sumideros, pozos y cajas.  Señalización, cerramientos, senderos y pasos peatonales.  Acopios de materiales y RCD o material de excavación.  Maquinaria y Vehículos presentes en la obra.  Manejo de la vegetación.  Implementación de procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.  Capacitaciones, inducciones, etc.  Aprovechamiento de RCD e instalación de mezclas asfálticas modificadas con grano de caucho reciclado – GCR-  Carpeta 8 - Otros: Deberá contener copia del apéndice A&SST y del contrato de obra, copia de las actas de todos los comités ambientales y demás formatos exigidos en este Manual y en los documentos contractuales.

Todos los documentos de las carpetas anteriormente mencionadas deben permanecer perfectamente foliados.

6.7.4 Control de Documentos y Registros A&SST de la Interventoría La Interventoría deberá mantener el siguiente archivo documental dentro de sus oficinas y a disposición del IDU en el momento que lo requiera:

 Pliegos de condiciones y contrato de obra.  Términos de referencia y contrato de Interventoría.  MAO del contrato y sus actualizaciones.  Copia de los informes mensuales de Interventoría A&SST radicados en el IDU.  Programa de matriz de riesgos de la empresa Interventora.  Soportes de los pagos de salarios y honorarios, EPS, ARL, AFP y parafiscales para todo el personal que labore para el contrato de Interventoría.  Archivo Fotográfico: de acuerdo a lo indicado en este Manual.

6.7.5 Control de Documentos y Registros A&SST para el área responsable del componente ambiental Los documentos relacionados con el componente A&SST se encuentran incluidos en el expediente ORFEO de cada contrato.

6.7.6 Directrices de Manejo Documental Todos los documentos relacionados con la gestión A&SST, MAO, Informes de Interventoría ambiental, Inventarios forestales, diseños paisajísticos, etc.) Se presentarán impresos a doble cara, en pasta dura de 3 tornillos, debidamente foliados y con su correspondiente copia en archivo magnético. Los formatos incluidos en Formato: FO-AC-02 Versión: Página 32 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-34 • 2018 • ENERO • 2 34 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 el informe mensual y final deben incluirse en el medio magnético en PDF y en Excel formulado o Word (según corresponda).

Debe tener como primera página el formato Estado de revisión y aprobación diligenciado por cada uno de los responsables de revisión y aprobación. Es responsabilidad de quien solicita y de quien realiza modificaciones a un documento diligenciar el formato Índice de modificaciones. Quien realiza las modificaciones al documento debe asegurar que la fila número de revisión del formato Estado de Revisión y Aprobación corresponde con la columna número de revisión del formato índice de modificaciones.

Dado que el control de actualización de documentos se realiza con el número de versión, las modificaciones realizadas pueden ser de fondo en su contenido o de forma en su presentación. Si la modificación es de fondo incrementa un número el dígito entero (ejemplo 1.0, 2.0, 3.0...). Si la modificación es de forma conserva el mismo número entero y se incrementa un número el decimal (ejemplo 1.1, 1.2, 1.3.).

Los documentos ambientales y de SST de los estudios definitivos, deben reposar en el centro de documentación del IDU una vez termine el contrato respectivo.

El MAO y los informes mensuales y final deberán contener exclusivamente la información de los ítems anteriores. El resto de información ambiental, de SST deberá ser verificada periódicamente por la Interventoría o el IDU en los respectivos campamentos (contrato de obra e Interventoría) y no habrá necesidad de anexarla a los informes anteriormente mencionados.

6.8 RECORRIDOS, VISITAS, INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN EN CAMPO 6.8.1. Etapa De Prefactibilidad El objeto del recorrido de campo, es tener información con la cual realizar una evaluación ambiental preliminar con la visión general del proyecto para cada una de las alternativas propuestas en donde se identifiquen además de las posibles afectaciones ambientales las restricciones de tipo ambiental que puedan inviabilizar alguna de las alternativas o el proyecto. Además se identificarán los permisos o trámites ambientales a adelantar en la etapa de diseño.

6.8.2. Etapa De Factibilidad El recorrido en campo será para establecer los aspectos técnicos y ambientales que permitan identificar de manera global los impactos ambientales que puede generar la alternativa escogida en la etapa de prefactibilidad al igual que la información a requerirse para elaborar los documentos técnicos con los cuales tramitar los permisos que corresponda tramitar.

6.8.3. Etapa De Estudios y Diseños El recorrido en campo será para establecer los aspectos técnicos y ambientales que permitan identificar los determinantes ambientales, para la elaboración de los diseños a detalle; al igual que la información a requerirse para elaborar los documentos técnicos con los cuales tramitar ante la AAC los permisos, requerimientos y/o autorizaciones.

6.8.4. Etapa De Construcción y Conservación Aspectos generales para la realización de visitas de seguimiento ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a proyectos: El seguimiento en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente se centra en la verificación de los compromisos y obligaciones que El Contratista asume con la suscripción y legalización del contrato y que Formato: FO-AC-02 Versión: Página 33 de 98 Vo.Bo. OAP:

35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-35 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 se concretan en las labores A&SST del contrato De acuerdo con lo anterior los objetivos del control y seguimiento son:

 Verificar el estado de cumplimiento de los componentes y programas que conforman el plan de manejo ambiental o el Manual de Manejo Ambiental según corresponda.

 Verificar el cumplimiento de los permisos, concesiones o autorizaciones ambientales para el uso y /o aprovechamiento de los recursos naturales.  Verificar el estado de cumplimiento de los requerimientos establecidos en la licencia ambiental, cuando así corresponda.

 Verificar el cumplimiento y efectividad del sistema de seguridad y salud en el trabajo del Contratista, analizando su cumplimiento.

 Evaluar el desempeño ambiental del Contratista frente a los requerimientos de los documentos contractuales y la normativa.

 Analizar la efectividad y eficacia de los Componentes de la Gestión Ambiental del IDU que se están ejecutando.

 Revisar en campo que el archivo documental solicitado en éste manual se lleve de acuerdo a las exigencias del mismo.

 Comprobar que la información consignada en los informes y formatos exigidos dentro de la gestión A&SST del IDU, se encuentran debidamente soportados y documentados.

Para que el seguimiento A&SST de los proyectos sea efectivo es necesario que los responsables del seguimiento programen el ciclo de visitas que se deben realizar a la obra, dependiendo de:

 Las exigencias contractuales.

 La complejidad A&SST de la obra, la importancia de los impactos ambientales y la facilidad de control de los riesgos inherentes a los diversos procesos constructivos.

 Existencia de requerimientos de la Autoridad Ambiental, quejas presentadas por la comunidad o por otras entidades públicas o privadas.

 Presencia de impactos o riesgos no previstos durante la ejecución del proyecto.

 El cronograma de ejecución de la obra y de los productos de consultoría.

 Antecedentes de incumplimientos por parte del Contratista en la misma obra.

 La disponibilidad de tiempo de los responsables de atender la visita en la obra.

 La implementación correcta de las medidas A&SST, con el fin de evitar la generación de los pasivos A&SST durante la ejecución de la obra.

Se recomienda que la programación de las visitas considere por lo menos una visita durante la ejecución de las actividades críticas desde el punto de vista ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 34 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-36 • 2018 • ENERO • 2 36 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 6.8.5. Inspecciones a realizar por parte el Área Ejecutora Inspecciones Ordinarias Durante la ejecución de una visita ordinaria, las Direcciones Técnicas Ejecutoras y el área ejecutora ambiental deben verificar el cumplimiento de las labores y obligaciones ambientales y de seguridad y salud en el trabajo a cargo del Contratista, así como la veracidad de la información presentada en los informes de Interventoría, mediante las siguientes actividades:

 Revisión de los documentos que soportan el informe de Interventoría mensual A&SST y las carpetas que según el capítulo de Gestión Documental de éste manual se deben llevar.  Inspección visual de las obras, de las medidas de manejo A&SST y de los procedimientos de seguridad industrial implementados.

 Entrevista con los residentes de obra y residentes A&SST, trabajadores y comunidad en general.

 Verificar el cumplimiento de los requerimientos dados en los actos administrativos por los cuales se otorgaron los permisos, concesiones o autorizaciones ambientales para el uso y /o aprovechamiento de los recursos naturales.

 Verificar la medición que sobre el desempeño A&SST del Contratista efectúo la Interventoría de acuerdo con los requerimientos de los pliegos de condiciones.

 Analizar la efectividad de los componentes y programas que conforman el PMA, el Manual Único de Control y Seguimiento Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo o el MAO.

El propósito de los formatos de seguimiento de las labores ambientales y de seguridad para el IDU es servir como:

 Documento de trabajo.

 Conocer la Gestión A&SST del Contratista y corroborar que el pago por concepto de las labores ambientales y de seguridad industrial se encuentra acorde con el desempeño.

 Herramienta para estructurar las visitas a realizar.

 Soporte para realizar entrevistas a los responsables ambientales y de seguridad correspondientes.

 Guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los criterios específicos de la obra (contrato, EIA, MAO, licencia ambiental cuando aplique, permisos, concesiones, informes de Interventoría).

 Un instrumento para registrar hallazgos de las visitas.

A continuación se describen los pasos que se deben dar en la realización de toda visita de obra realizada por el profesional del área ejecutora ambiental:

1. Planeación de la Visita o Inspección:

Cronograma. Antes de iniciar las obras en el primer comité ambiental del contrato tanto el Interventor como el profesional del área ejecutora ambiental deben establecer el programa de visitas y de los comités ambientales y complementar y ajustar las Fichas de seguimiento de labores ambientales, según las características de cada contrato mediante comité extraordinario.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 35 de 98 Vo.Bo. OAP:

37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-37 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Antecedentes. Se debe adelantar la revisión de antecedentes técnicos y jurídicos del proyecto, tales como Actos Administrativos de Licencias y Permisos, estudios ambientales, pliegos y minutas de contrato, consulta al sistema de seguimiento y control ambiental.

Preparación. Para garantizar el éxito de la visita quien hace el seguimiento debe adelantar las siguientes acciones preparatorias:

 Fijar el objetivo y alcance de la visita a efectuar, señalando su tipo y los aspectos sobre los cuales se va hacer seguimiento.

 Seleccionar los instrumentos o herramientas de seguimiento (Inspección visual, entrevistas, revisión de documentos, o Fichas de seguimiento de labores ambientales).  Se dará aviso de la visita al responsable del área ejecutora y al Interventor, informándole la fecha y hora de la reunión, así como de las herramientas a utilizar.

El responsable de la visita debe asegurar la coordinación logística de la visita: que en la fecha seleccionada se estén ejecutando las actividades que se quieren revisar, transporte, duración de la visita, disponibilidad de tiempo de los responsables en campo, posibilidad de acceso a la documentación relevante, condiciones de seguridad, entre otros.

2. Realización de la Visita o Inspección:

La visita de seguimiento debe iniciar con una reunión informal en la cual se precisen los objetivos y alcances de la visita de seguimiento. Durante el desarrollo de la visita o inspección, deberán participar el profesional del área ejecutora ambiental, El Contratista y el Interventor.

Tanto el Interventor como el profesional asignado por el área ejecutora ambiental deben utilizar las principales técnicas de recolección de evidencia (revisión documental, entrevista y observación), para así garantizar que la evaluación de los hallazgos sea lo más completa posible.

Al finalizar la visita, la Interventoría del contrato deberá levantar un acta de la misma, en la que consten las observaciones y los hallazgos encontrados, tanto por el profesional del área ejecutora ambiental como por la Interventoría. Esta acta deberá ser firmada por todos los participantes, Contratista de Obra, Interventoría y Profesional del área ejecutora ambiental.

6.8.6. Inspecciones a realizar por parte de la Interventoría del Contrato Durante la ejecución de las visitas de obra, los residentes ambientales y de seguridad de la Interventoría deben verificar el cumplimiento de las labores y obligaciones ambientales y de seguridad y salud en el trabajo a cargo del Contratista plasmadas en los pliegos de condiciones, a menos que el contrato especifique lo contrario, estudios ambientales, Manual Único de Control y Seguimiento Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo y Fichas de seguimiento de labores ambientales, mediante la realización de las siguientes actividades:

 Revisión de los documentos y registros que soportan la información de los formatos e informes mensuales y del contenido de las carpetas que según el capítulo de Gestión Documental de éste manual, El Contratista de obra debe llevar.

 Inspección visual diaria de las obras, de las medidas de manejo ambiental, de los procedimientos de seguridad industrial implementados y de los ítems de las Fichas de seguimiento de labores ambientales a evaluar.

 Inspección semanal completa que incluya calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, teniendo como criterios de calificación las observaciones diarias realizadas a los diferentes frentes de obra.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 36 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-38 • 2018 • ENERO • 2 38 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Entrevista con los residentes de obra y residentes A&SST, trabajadores y comunidad en general.

Verificación del cumplimiento de los requerimientos dados en los actos administrativos por los cuales se otorgaron los permisos, concesiones o autorizaciones ambientales para el uso y/o aprovechamiento de los recursos naturales.

 Análisis de la efectividad de los componentes y programas que conforman el PMA, el Manual Único de Seguimiento y Control Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo o el MAO.

6.9 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL Teniendo en cuenta que corresponde al Interventor A&SST evaluar y calificar el desempeño ambiental del Contratista, se deberá utilizar como herramienta principal y obligatoria las Fichas de seguimiento de labores ambientales, de manera periódica según las especificaciones de los términos de referencia y/o el presente manual. Para la calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, se deberá seguir la metodología que se describe a continuación:

Los criterios que debe seguir la Interventoría para valorar el desempeño ambiental del Contratista están basados en los resultados de las inspecciones diarias de seguimiento realizadas en la obra.

La calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, se debe realizar de forma semanal o diaria según lo especifique el contrato, teniendo en cuenta los resultados de las inspecciones diarias. La metodología de calificación será programada por la Interventoría junto con El Contratista de obra y se deben dejar claramente establecidos entre otros que puedan aplicar, los siguientes parámetros:

 Criterios de calificación.  Mecanismos que utilizará la Interventoría para contar con los soportes de la calificación.  Días de recorridos conjuntos.  Mecanismos de comunicación.  Días en que se efectuará la calificación definitiva de la semana.  Entrega y contenido de los informes que debe entregar El Contratista de obra.

El residente A&SST deberá diligenciar la columna Calificación escribiendo el porcentaje del cumplimiento de cada uno de los ítems que conforman las Fichas de seguimiento de labores ambientales. Para asignar el valor debe basarse en los criterios descritos en las columnas 100%, o 0; en las características propias del tipo de obra, en los resultados de las inspecciones diarias realizadas y sus criterios profesionales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

Es importante que de las observaciones diarias realizadas a los diferentes frentes de obra, el Interventor recoja evidencias de los posibles incumplimientos presentados, que soporten la calificación semanal que se dé a las Fichas de seguimiento de labores ambientales, y así el Interventor en la columna Observaciones, debe registrar información complementaria que soporte la calificación dada al ítem de la lista de chequeo correspondiente.

Las inspecciones para efectuar calificación deben ser organizadas y guiadas por los residentes ambientales y de seguridad de la Interventoría.

En caso de que se dificulte la evaluación de la totalidad de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, la Interventoría puede calificar en diferentes días los componentes del MAO en forma independiente. Estos cambios del Plan de Acción deben ser aprobados por el IDU previamente.

En caso de que durante una inspección o visita se observe por parte de la Interventoría o el IDU, un incumplimiento en alguno de los ítems de la lista de chequeo, que sea requisito de norma, o que afecte la seguridad y la salud de trabajadores y/o la comunidad, dicho incumplimiento deberá ser calificado con cero (0%), independiente de se tome la acción correctiva de manera inmediata.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 37 de 98 Vo.Bo. OAP:

39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-39 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 La Interventoría y/o Coordinación de la obra evidenciaran los incumplimientos ambientales, en forma escrita, mediante registro fotográfico, formatos de campo o bitácora de obra. Los resultados finales de la calificación serán notificados por escrito al Contratista, mediante oficio, nota de bitácora o comité ambiental. Cuando no hay acuerdo en la evaluación por parte del Contratista y la Interventoría, estas serán discrepancias serán resueltas por el IDU.

Si durante la ejecución del contrato no se desarrollaran algunos de los ítems contenidos en las Fichas de seguimiento de labores ambientales, por tratarse de actividades innecesarias para tal momento, se entenderá, que para efectos del pago por labores ambientales al Contratista, tales ítems no se incluirán dentro de la ponderación. En tal caso el valor asignado será distribuido homogéneamente dentro de los demás ítems más representativos que apliquen en el periodo para el respectivo componente. En el caso de que algún componente no aplique para el periodo de evaluación, el porcentaje será distribuido homogéneamente dentro de los componentes B y D.

Al momento de realizar el corte de obra, se debe realizar el informe mensual, cuya calificación total se obtendrá del promedio de las calificaciones semanales obtenidas, teniendo en cuenta los pesos dados a cada componente y sus correspondientes programas en el apéndice ambiental.

Para la realización de los informes mensuales y el informe final y de cierre ambiental, se deben tener en cuenta los parámetros que para la presentación de los mismos se han establecido en el capítulo de Gestión Documental de éste manual.

6.10 VALORACIÓN ECONÓMICA DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL El pago por las labores Ambientales y Seguridad y Salud en el Trabajo desarrolladas por El Contratista, se fundamentará en un sistema de calificación del cumplimiento del manejo ambiental del proyecto mediante la calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, mencionadas anteriormente. El resultado de este porcentaje será multiplicado por el valor porcentual definido para los componentes y los programas indicados, según la siguiente tabla:

El pago al Contratista por las labores de índole A&SST efectuadas en el periodo, se realizará de acuerdo a la forma de pago que se defina en el contrato o sus apéndices. Lo anterior, sin perjuicio de las multas que le puedan ser impuestas al Contratista, por incumplimiento de las obligaciones asumidas con ocasión del contrato en materia ambiental.

El valor del pago por labores ambientales será evaluado por la Interventoría quien reportará al IDU, según la metodología descrita en el ítem anterior.

6.11 PLAN DE ACCIÓN SOBRE NOVEDADES Considerando que según el artículo 107 de la ley 99 de 1993 las normas ambientales son de orden público y no podrán ser objeto de transacción o de renuncia a su aplicación por parte de los particulares, dentro de las fichas de seguimiento de labores ambientales, encontramos dos tipos de exigencias:

 Obligaciones que también están contenidas en las normas ambientales, laborales, derivadas del sistema general de riesgos profesionales, mineras, de policía y tránsito vigentes, cuyo incumplimiento puede dar lugar a la imposición al IDU de sanciones y multas por parte de las Autoridades competentes.

 Otro tipo de exigencias estipuladas por el IDU, derivadas de su directriz ambiental o de Seguridad y Salud en el Trabajo y cuyo objeto es asegurar el buen desempeño ambiental por parte del Contratista.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 38 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-40 • 2018 • ENERO • 2 40 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 En el evento en el cual no se obtenga el 90% (A menos que el apéndice ambiental y el contrato no estipulen otro valor) en la calificación de los indicadores de cumplimiento contenidos en las fichas de seguimiento de labores ambientales, o por incumplir cualquiera de las obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente contenidas en el contrato que constituyan incumplimiento de norma, o si El Contratista no se allane a corregir el incumplimiento después de mediar apremio escrito por parte del Interventor (apremio que deberá incluir un plazo determinado para subsanar el incumplimiento), el Interventor deberá solicitar al IDU aplicar las multas contractuales que sean del caso. Lo anterior, sin perjuicio de otro tipo de medidas económicas que el IDU tome contra El Contratista como serían los descuentos económicos en las actas de pago y las acciones de repetición por las sanciones que las autoridades impongan al IDU por incurrir en infracciones ambientales, de seguridad o salud laboral derivadas del desempeño deficiente del Contratista.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 39 de 98 Vo.Bo. OAP:

41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-41 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 7 MANEJO AMBIENTAL DE LA OBRA –MAO- Para el adecuado manejo ambiental de los proyectos se hace necesaria la identificación de las actividades que causarán los impactos, para con esta información proyectar las medidas de manejo que compensen, mitiguen, corrijan y prevenga la afectación.

El MAO2 es el documento que contiene en detalle las acciones que debe implementar El Contratista para la ejecución del contrato con la finalidad de dar cumplimiento a la normatividad ambiental, y de seguridad y salud en el trabajo vigente aplicable al proyecto y desarrollar el proyecto con prácticas amigables con el medio ambiente, el personal de la obra y la población. Este documento debe ser revisado y aprobado por la Interventoría del contrato y finalmente por el área ejecutora ambiental, antes del inicio de las labores constructivas de cualquier contrato de obra del IDU. La información debe estar contenida en fichas que observen la siguiente estructura:

 Nombre del Programa  Código  Objetivo  Actividades a realizar  Cronograma de ejecución  Costos  Registros asociados  Indicadores Cualquier modificación o actualización surgida durante el transcurso de la obra a los compromisos aprobados en el MAO, requiere aprobación por parte de la Interventoría y si es del caso el ajuste del plan de acción propuesto por El Contratista y del cronograma. Las actividades básicas que se desarrollan para la ejecución de los proyectos de acuerdo a las etapas del mismo se presentan a continuación. Se resalta que las mismas no son las únicas que podrían presentarse en los proyectos.

Etapa preliminar:

Dentro de las actividades previas que se requieren adelantar para la construcción de cada uno de los proyectos desarrollados por el IDU, se tiene:

 Levantamiento y recopilación de información ambiental. Actividad que consiste en la realización del inventario forestal y de zonas verdes, así como la elaboración y entrega del documento relacionado con el Manejo Ambiental de la Obra –MAO- a la Interventoría para su aprobación y una vez aprobado debe ser remitido al IDU y el proyecto debe ser inscrito ante la Autoridad Ambiental Competente (AAC).

 Identificación y selección de proveedores de materiales y sitios de disposición final de residuos de construcción y demolición. Actividad que consiste en la identificación previa al inicio de la obra de los proveedores de material (agregados pétreos, receberas, asfalto, concreto, prefabricados, ladrillo y productos derivados de la arcilla) y de los sitios de disposición final de residuos de construcción y demolición que no solo cumplan con las especificaciones técnicas requeridas para la obra, sino también, que cumplan con las normas ambientales y mineras vigentes. Se recomienda consultar el Directorio de Proveedores que el IDU ha conformado para el efecto.

 Revisión y definición del diseño de arborización, zonas verdes y jardinería: la definición del diseño paisajístico 3, el cual se debe presentar a la Interventoría para su aprobación y remisión al IDU; una vez verificado que el diseño cumpla con lo establecido se deberá presentar en la mesa institucional 2 Documento que sustituye el PIPMA -Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental-. 3 Diseño paisajístico: Para efectos del presente Manual, se entenderá como Diseño de Arborización, en concordancia a las definiciones establecidas en el Decreto 531 de 2010 o el que lo sustituya y/o modifique.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-42 • 2018 • ENERO • 2 42 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 que para tal efecto dirige el Jardín Botánico. Este documento al igual que los inventarios forestales y de zonas verdes se presentan a la AAC para obtener el permiso de tratamientos a la vegetación.

 Gestión y coordinación con otras entidades: Adelantar las gestiones de coordinación interinstitucional con el fin de informar sobre los alcances del proyecto, los principales impactos y contingencias, así como la obtención de los permisos necesarios para el desarrollo del proyecto por parte de la Autoridad Ambiental Competente, Empresa de Acueducto de Bogotá (EAB), Jardín Botánico de Bogotá (JBB), Secretaría Distrital de Planeación (SDP), entre otras.

 Instalación de infraestructura para almacén y administración temporal de la obra (campamento):

Adecuación de infraestructura existente o en la construcción de las instalaciones temporales necesarias para que el Contratista almacene y suministre oportunamente los materiales requeridos para la obra durante su desarrollo y mantenga la logística necesaria para la operación de la misma, el cual debe cumplir con los requerimientos mínimos establecidos en el componente B de este Manual. De igual forma, se debe instalar y poner en funcionamiento los Puntos CREA (Centros de Reunión, Encuentro y Atención en Obra) y proporcionar al IDU la información necesaria para que la entidad proceda a solicitar ante la Autoridad Ambiental Competente el registro necesario para la instalación de la valla fija que identifica la obra.

 Identificación de desvíos y rutas para el transporte de materiales: Identificación de las rutas alternas que se utilizarán tanto para el desvío del tráfico normal (Plan de Manejo de Trafico), como para el transporte de insumos (materiales requeridos por el proyecto) y la evacuación de residuos de construcción y demolición.

 Contratación de personal: Vinculación del personal profesional y técnico mínimo requerido, así como el operativo necesario para adelantar el proyecto.

 Realización de programas de capacitación: Elaborar un programa de capacitaciones ambientales y de seguridad y salud laboral de conformidad con la normatividad vigente, los requisitos establecidos en este Manual, pliegos de condiciones o términos de referencia, este programa formara parte integral del cronograma general de actividades A&SST y estará dirigido a todo el personal que laborará en la ejecución de las obras (Personal especialista, profesional, técnico, operativo, de apoyo, entre otros).

 Definición de la demarcación y señalización temporal de seguridad: Diseñar esquemas a desarrollar con los elementos y dispositivos requeridos para dar la seguridad y accesibilidad necesaria al proyecto y no interrumpir el flujo peatonal y/o vehicular interno. Incluye la señalización y demarcación temporal de los frentes de obra, pasos peatonales, desvíos, zonas de obra, entre otras.

Etapa de construcción  Demarcación y señalización de la obra: Instalación en el frente de obra, de cada uno de los elementos requeridos para cumplir lo establecido en el componente E del presente documento.

 Rocería o desmonte manual: Limpieza y remoción de la vegetación aledaña a la berma de la vía.

 Descapote y remoción: Desmonte y limpieza del terreno natural en el área intervenida por la obra. Se debe remover el rastrojo, maleza, pastos, tocones, raíces y basuras, de modo que el terreno quede limpio y su superficie resulte apta para iniciar los trabajos. Se debe clasificar el material con el fin de reusarlo o reciclarlo. Es importante aclarar que esta actividad incluye la disposición final y adecuada del material de desecho, el cual recibirá el mismo tratamiento dado a los residuos de construcción y demolición.

 Tratamientos silviculturales: Desarrollo de cada uno de los tratamientos silviculturales (poda, plantación, traslado o tala) a la vegetación existente en el área de obra. Cada uno de estos tratamientos debe estar debidamente aprobado por la Autoridad Ambiental Competente.

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43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-43 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Demolición: Derribar o deshacer las estructuras existentes (andén, puente peatonal, pavimentos, infraestructura de servicios, entre otros) que serán reemplazadas con la nueva obra. Estos residuos deben clasificarse con el fin de reciclar materia prima para la elaboración de nuevas mezclas. Los residuos sobrantes se deben manejar como residuos de construcción y demolición.

 Excavación: Remoción del suelo o de las estructuras existentes, puede ser manual o mecánica.

 Acarreo y transporte de materiales: Movilización de residuos de construcción y demolición o materiales desde y hacia la obra.

 Disposición de material estéril: Disponer los residuos de construcción y demolición generados durante la ejecución del proyecto en sitios debidamente autorizados por la Autoridad Competente. Esta actividad incluye la limpieza permanente del área donde se desarrollan las obras y la recolección de basuras.

 Instalación y/o relocalización de redes de servicios públicos: Consiste en el montaje y/o traslado de redes de servicios públicos.

 Colocación de material de relleno y estructura de pavimento: Colocación y compactación de material de subbase y base granular que cumpla con las especificaciones técnicas sobre una superficie preparada, en una o varias capas, de conformidad con lo establecido en los diseños del proyecto.

 Conformación de terraplenes: Nivelación, conformación y compactación del terreno o del afirmado en áreas donde sea requerido de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas para cada caso (planos, secciones transversales).

 Construcción de obras de drenaje: Proceso constructivo para la conformación de obras tales como pozos de inspección. Sumideros, tendido de redes, encole, descoles, canales, disipadores de energía, bordillos, muros de contención, cunetas, entre otros, para el control de aguas.

 Colocación de material drenante: Colocación de material filtrante o geomembranas.

 Colocación de concreto hidráulico (con mixer): Suministro de mezcla, transporte, colocación, vibrado, curado y acabados de los concretos de cemento Pórtland, utilizados para la construcción de vías en pavimento rígido, puentes, estructuras de drenaje, muros de contención y estructuras en general.

 Construcción de obras de concreto fabricado in situ: Actividades relacionadas con la construcción y/o montaje de estructuras que involucran el manejo de concreto hidráulico (pontones, pavimentos rígidos, sardineles, entre otros). De acuerdo a los diseños, en algunos proyectos se requiere la ampliación y/o la construcción de obras de arte -alcantarillas, cunetas, box coulvert; por lo general estas obras se fabrican y se funden en el mismo sitio.

 Imprimación, colocación de concreto asfáltico, sellado de fisuras y bacheo: Estas actividades consisten en la colocación de la carpeta asfáltica y en la utilización del asfalto y la aplicación del sello asfáltico cuando sea requerido.

 Fresado y reciclaje de pavimento asfáltico: El fresado consiste en la escarificación de la superficie de rodadura existente. El reciclaje se refiere al aprovechamiento del material resultante de la escarificación del pavimento, para ser utilizado en las obras de rehabilitación y/o mantenimiento; estos materiales de reciclaje se pueden utilizar para subbases, bases y carpeta asfáltica.

 Construcción de obras de estabilización geotécnica: Instalación de canastas metálicas y del material de relleno  Limpieza de obras de arte: Retiro de residuos sólidos que obstaculizan el paso de agua a través del conducto, entrada y salida.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-44 • 2018 • ENERO • 2 44 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Acabados: Conformación o terminación final de la estructura del pavimento flexible (colocación de la capa de rodadura) o la instalación de los materiales establecidos en los diseños (tableta, adoquín entre otros).

 Instalación de elementos y prefabricados para amoblamiento urbano: Comprende la ubicación de elementos tales como bancas, bolardos, canecas, paraderos, pedestal para teléfonos públicos, rejas, barandas, protectores de árboles, cicloparqueadero, luminarias peatonales, según especificaciones técnicas de la cartilla de mobiliario urbano expedida por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

 Revegetalización: Es la siembra técnica de material vegetal de todos los estratos (herbáceo, arbustivo, arbóreo y palmas) siguiendo los lineamientos técnicos y legales vigentes para el Distrito Capital, según el diseño definido para el proyecto.

 Empradización: Siembra de césped sobre las zonas blandas intervenidas en la obra o sobre las áreas destinadas a zonas blandas según los diseños aprobados para el proyecto. Podrá realizarse con los siguientes dos sistemas: con bloques de césped o semillas, en ambos casos se debe colocar una capa de tierra negra de mínimo 10 cm.

 Señalización Definitiva: Es el conjunto de elementos visuales utilizados para regular el tránsito de vehículos, peatones y delimitar la obra, según lo señalado en el Código de Transito, el manual de señalización del Ministerio de Transporte y la norma Distrital que esté vigente.

Etapa de Operación Acción representada en la puesta en marcha del proyecto, en condiciones adecuadas para el tráfico peatonal y/o vehicular, que incluye mantenimiento del proyecto y de la señalización. El Contratista deberá adelantar todas las actividades constructivas en cada fase del proyecto dando cumplimiento a la normatividad ambiental aplicable, y con las mejores prácticas para generar la menor afectación posible, para lo cual deberá establecer medidas de manejo ambiental para cada una de las actividades a desarrollar y los impactos ambientales a generar (reflejado todo esto en el MAO).

En el Cuadro 3, se presentan para cada etapa del proyecto y cada actividad, los impactos a generarse y las medidas de manejo con las cuales se gestionará el impacto de acuerdo a la clasificación de componentes establecida por el IDU.

Es importante aclarar que las medidas y los manejos propuestos en este Manual, son lineamientos que el IDU estable y en ningún momento será lo único que contemple El Contratista para el adecuado manejo ambiental del proyecto.

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45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-45 • 2018 • ENERO • 2 COMPONENTES DE LA GESTIÓN AMBIENTAL EN EL IDU Componente A Cumplimiento a obligaciones ambientales y SST contractuales Componente B Manejo Ambiental En La Ejecución De Actividades Constructivas B1. Manejo de campamentos fijos y/o temporales B2. Manejo de materiales de construcción B3. Manejo integral de residuos sólidos B4. Control de emisiones atmosféricas B5. Manejo integral de cuerpos de agua y sumideros Componente C Manejo de la vegetación y paisajismo C1. Manejo de la vegetación Componente D Gestión En Seguridad Y Salud En El Trabajo D1. Seguridad y Salud Laboral D2. Manejo de maquinaria, equipos y vehículos Componente E Programa de señalización de seguridad

- Generación de emisiones atmosféricas

- Generación de ruido

- Generación de aguas residuales

- Generación de olores

- Generación de RCD y desechos sólidos

- Generación de sólidos a redes de servicios

públicos

- Alteración paisajística

- Alteración del flujo vehicular y/o peatonal

- Afectación de cuerpos de agua

- Pérdida de la capa vegetal

- Aumento del riesgo de accidentalidad

- Afectación a la comunidad

- Ocupación y deterioro del espacio público

MANUAL GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST VERSIÓN Tabla 4. Impactos ambientales en cada etapa del proyecto y medidas de manejo ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU -Fresado y reciclaje de pavimento asfáltico

- Acabados

- Elaboración del MAO

- Infraestructura temporal (campamento y

Almacén)

- Identificación de desvíos

- Contratación de mano de obra

- Gestión y coordinación Con otras

entidades

- Diseño de la señalización de seguridad

- Demarcación y señalización de la obra

- Implementación del plan de manejo de

tráfico

- Descapote y remoción

- Tratamientos silviculturales

- Demolición

- Excavaciones

Acarreo y transporte de materiales.

- Disposición de material estéril

- Acarreo y transporte de materiales

- Instalación y/o relocalización de redes de

servicios públicos

- Colocación de material de relleno y

estructura de pavimento

- Conformación de terraplenes

- Construcción de obras de drenaje

-Colocación de material drenante -Colocación de concreto hidráulico

- Construcción de obras de concreto

fabricado in situ -Imprimación, colocación de concreto asfáltico, sellado de fisuras y bacheo.

-Revegetalización -Empradización

- Transporte y mantenimiento de

maquinaria y equipos

- Tránsito de vehículos

- Mantenimiento de la señalización vial

ETAPA ACTIVIDADES IMPACTOS AMBIENTALES MEDIDAS DE MANEJO CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO PRELIMINAR CONSTRUCCIÓN CONSERVACIÓN
- Mantenimiento de la vía y sus elementos 2.0 Formato: FO-AC-02 Versión: Página 44 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-46 • 2018 • ENERO • 2 46 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 8 IMPLEMENTACIÓN DEL MAO Antes de dar inicio a las labores constructivas, en cualquiera de los proyectos que desarrolla el IDU, El Contratista debe diligenciar los formatos y anexar los documentos a continuación relacionados para revisión y aprobación por parte de la Interventoría y posterior radicación al IDU.

 Organigrama del proyecto incluyendo el personal ambiental y de SST.  Cronograma detallado de actividades de obra, incluyendo actividades de gestión ambiental y SST.  Plano de localización general del proyecto  Plano de localización del campamento con sus diferentes zonas y su respectiva señalización, incluyendo lo correspondiente a seguridad y Salud en el Trabajo. (Escala 1:500 a 1:2000, según criterio del IDU).  Formato Requerimientos ambientales preliminares  Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.  Programa de capacitaciones ambientales.  Comunicación en la cual la Interventoría aprueba el personal ambiental y de salud y seguridad en el trabajo propuesto por El Contratista requerido en los pliegos de licitación. La comunicación deberá incluir los nombres del personal, el cual deberá aparecer en el organigrama.  Plan de acción para mitigar los impactos generados en las actividades de la obra, de acuerdo al Formato Plan de acción ambiental.  Plan de gestión Integral de RCD (PGI-RCD).

El MAO deberá contener como mínimo el control y seguimiento a los siguientes componentes:

8.1 COMPONENTE A - CUMPLIMIENTO A OBLIGACIONES AMBIENTALES Y SST CONTRACTUALES Para dar cumplimiento a las obligaciones ambientales y SST, El Contratista deberá diligenciar y tener actualizados los formatos relacionados con la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo que se encuentran incluidos en este Manual y los que sean solicitados en pliegos de condiciones, contar con todos los profesionales requeridos en los pliegos de condiciones, tener la totalidad de los permisos ambientales y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, dar respuesta en los tiempos establecidos en los pliegos de licitación o en este Manual a los requerimientos por parte de la Interventoría o el IDU y demás requerimientos del Formato Fichas de Seguimiento de labores ambientales.

Deberá tener:

 MAO en la última versión aprobada por la Interventoría.

 Carpetas solicitadas en el numeral 6.11 de este Manual con la información actualizada que debe contener cada carpeta.

 Plan de acción de acciones correctivas a los incumplimientos y observaciones realizadas, por la Interventoría, IDU y entidades competentes.

8.2 COMPONENTE B- MANEJO AMBIENTAL EN LA EJECUCION DE ACTIVIDADES CONSTRUCTIVAS Este componente permitirá desarrollar las actividades necesarias para prevenir, mitigar, corregir y compensar los posibles impactos y riesgos generados por las actividades constructivas y/o de conservación.

Debe contener:

 Ubicación y razón social de los sitios de disposición final en el Formato Requerimientos ambientales preliminares. En caso que el sitio de disposición final pertenezca al Directorio de proveedores de Formato: FO-AC-02 Versión: Página 45 de 98 Vo.Bo. OAP:

47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-47 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 materiales de construcción y servicios de disposición final de RCD que cumplen con los requisitos ambientales y mineros establecidos en las normas vigentes no se requerirá anexar documento alguno, en caso contrario se deberá anexar los documentos señalados en la Resolución 3353/01 emitida por el IDU, o aquella que la modifique o sustituya.

 Ubicación y razón social de las empresas encargadas del suministro de agregados pétreos, (Canteras, gravas, gravillas), concreto, asfalto, ladrillo y productos derivados de la arcilla relacionados en el formato Requerimientos ambientales preliminares. En caso que el proveedor pertenezca al Directorio de proveedores de materiales de construcción y servicios de disposición final de RCD que cumplen con los requisitos ambientales y mineros establecidos en las normas vigentes no se requerirá anexar documento alguno, en caso contrario se deberá anexar los documentos señalados en la Resolución 3353/01 emitida por el IDU, o aquella que la modifique o sustituya.

 Un capitulo en donde se reporten los predios objeto de demolición y las medidas de manejo A&SST que se requieran para el desarrollo de dicha actividad.

 Anexo fotográfico de los sitios objeto del proyecto, del sitio de campamento y del estado de las vías a utilizar para el ingreso de materiales y evacuación de RCD (área de influencia directa del proyecto).

 En el caso de obras cercanas al perímetro urbano, El Contratista deberá informar al IDU cuál es la Autoridad Ambiental Competente y delimitar dicho perímetro en el Plano de Localización General del Proyecto.

Los formatos a diligenciar por parte del Contratista son:

Tabla 5. Formatos a diligenciar Formato Gestión Documental Requerimientos ambientales y SST preliminares Documentos del proyecto Documentos del Plan de Acción Ambiental proyecto Manejo Ambiental de Obra Control de materiales Informe mensual Control de RCD Informe mensual Seguimiento al aprovechamiento de los residuos de construcción y demolición de las obras de infraestructura Informe mensual Planilla de disposición de RCD Informe mensual Seguimiento de aplicación de mezcla asfáltica modificada con grano de caucho reciclado Informe mensual Manejo de cuerpos de agua Informe mensual Uso temporal de zonas verdes MAO A continuación se describen los parámetros y procedimientos mínimos a desarrollar para la ejecución de la gestión ambiental y SST:

B1. Manejo ambiental de campamentos fijos y/o temporales y centros de acopio Este programa consiste en la implementación de las medidas mínimas requeridas durante la construcción y operación de los campamentos que son requeridos durante el desarrollo de los proyectos que ejecuta el IDU.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 46 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-48 • 2018 • ENERO • 2 48 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Impactos ambientales y SST En la construcción y operación de campamentos se pueden presentar los siguientes impactos, entre otros:

 Remoción y afectación de la cobertura vegetal  Cambios temporales en el uso del suelo  Emisiones de gases y partículas  Generación de ruido  Generación de aguas residuales domésticas  Cambios en la percepción del paisaje  Generación de residuos  Alteración del flujo vehicular  Afectación de la seguridad y salud de los trabajadores  Incomodidades a los residentes y establecimientos de la zona Medidas de manejo

1. El campamento no podrá instalarse en espacio público, salvo en los casos estrictamente necesarios, previa evaluación y concepto de la Interventoría y con autorización de la entidad competente.

2. Cuando el campamento se ubique en espacio público, se debe tomar registro fotográfico del área destinada para tal fin, antes y después de su instalación. El área utilizada debe quedar en iguales o mejores condiciones a las iniciales.

3. En los casos en que no existan conexiones legales, El Contratista debe solicitar directamente ante las empresas prestadoras de servicios públicos, los permisos para la conexión y en ningún caso se podrá subcontratar un servicio público.

4. De existir zonas verdes aledañas al campamento, se deben implementar las medidas establecidas en el Componente E – Programa de Señalización de Seguridad.

5. Con el fin de hacer clasificación de residuos en la fuente, se deben colocar recipientes en diversos puntos de los campamentos debidamente protegidos contra la acción del agua, los cuales deben ser diferenciados por colores y/o etiquetados adecuadamente.

Se deben separar y clasificar los residuos especiales como grasas, lubricantes y/o sustancias químicas que se empleen y/o generados en el desarrollo de la obra. El Contratista debe coordinar con los gestores autorizados por la AAC, la recolección y disposición de estos residuos y debe aportar los certificados de disposición final de acuerdo a la normatividad vigente. Es importante aclarar que El Contratista es el responsable de los residuos desde su generación hasta la disposición final incluyendo el transporte. Por lo tanto, el gestor autorizado con el que coordine el manejo de los residuos deberá tener permiso o autorización para el transporte de los residuos que va a transportar.

Para el caso del material reciclable, El Contratista debe coordinar la recolección de estos residuos con las organizaciones y/o cooperativas que correspondan.

Los residuos sólidos generados no reciclables, deben almacenarse en el recipiente adecuado para posteriormente ser evacuados por los carros recolectores de basura del sector, para lo cual deben mantenerse actualizado el recibo de pago de éste servicio.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 47 de 98 Vo.Bo. OAP:

49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-49 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

6. El campamento debe cumplir con las condiciones mínimas de higiene y seguridad establecidas en el componente D – Programa de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

7. Los almacenes, centros o puntos de acopio deben cumplir con los siguientes requerimientos:

 Se deben delimitar las rutas de acceso de las volquetas que ingresan y retiran el material.

 El sitio elegido para el acopio de materiales debe estar provisto de canales perimetrales con sus respectivas estructuras para el control de sedimentos, a éste sedimento se le debe dar el mismo tratamiento dado a los RCD. Se debe adecuar un cerramiento con malla fina sintética de tal forma que se aísle completamente la zona de patio del espacio circundante, colocando señales que indiquen el tipo de actividad que se realiza.

 Se deben adecuar zonas debidamente diferenciadas para el almacenamiento de los distintos tipos de materiales.

 Todo material que genere dispersión de partículas debe permanecer totalmente cubierto.

 Los patios de almacenamiento deben estar distantes de cuerpos de agua.

B2- Manejo de materiales de construcción Este programa desarrolla las medidas tendientes a controlar los efectos ambientales ocasionados por el manejo de arenas, agregados, concretos, asfaltos, prefabricados, ladrillos, materiales pétreos para construcción, entre otros, usados durante el desarrollo de las obras.

Impactos Ambientales Los posibles impactos que se pueden presentar en este componente son:

 Generación de emisiones atmosféricas  Generación de ruido  Generación y aporte de sólidos tanto en redes de alcantarillado como en corrientes superficiales  Molestias a los peatones y usuarios de los sitios donde se desarrollan las obras por la obstrucción total y/o parcial del espacio público (vías, andenes, alamedas entre otros)

 Ocupación y deterioro del espacio público Medidas de Manejo  Los materiales de construcción tales como, agregados, concreto, asfalto, prefabricados, ladrillo y demás productos derivados de la arcilla utilizados en la obra deben provenir de los sitios relacionados y aprobados en el MAO y en sus actualizaciones, y además, deben contar en todo momento con los permisos y licencias ambientales y mineras exigidos por las normas vigentes.

 En el evento de requerirse el cambio y/o la utilización de otro proveedor de materiales no reportado en el MAO, El Contratista debe dar aviso escrito a la Interventoría, quien verificará que cuenta con los permisos y licencias ambientales y mineras exigidos por las normas vigentes y podrá tener en cuenta los proveedores inscritos en el Directorio de Proveedores de materiales de construcción y servicios de disposición final de RCD y la resolución que lo soporta; con lo anterior la Interventoría aprobará o no su inclusión en el formato Requerimientos ambientales preliminares; El Contratista nunca podrá utilizar proveedores sin la aprobación de la Interventoría.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 48 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-50 • 2018 • ENERO • 2 50 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Sí el proveedor es aprobado, El Contratista de obra debe actualizar el formato Requerimientos ambientales preliminares y remitirlo a la Interventoría, para su respectiva revisión y aprobación, quien a su vez debe remitirlo dentro de los tres (3) días siguientes a la aprobación al IDU.

 Para el transporte de los diferentes materiales de construcción se deben cumplir como mínimo con los siguientes requerimientos:

 Los vehículos utilizados no deben ser llenados por encima de su capacidad, la carga debe ir cubierta y deben movilizarse siguiendo las rutas autorizadas por la normativa, las cuales verificará la Interventoría periódicamente. Se prohíbe la utilización de extensiones de cualquier tipo en los contenedores o platones, la Interventoría debe verificar previamente la capacidad de carga de cada vehículo autorizado en el permiso nacional de carga.  Las volquetas deben contar con identificación en las puertas laterales o en lugar a cada uno de los costados del vehículo, este aviso será de 40 X 50 cm. La información de éste aviso debe contener el número del contrato al que pertenece, nombre del Contratista, número telefónico del punto CREA y teléfono de la Interventoría. El Contratista debe garantizar que estos avisos sean retirados de los vehículos una vez se desvinculen del proyecto o finalice el mismo.  No se podrá modificar el diseño original de los contenedores o platones de los vehículos para aumentar su capacidad de carga en volumen o en peso en relación con la capacidad de carga del chasis  El formato Control de materiales debe ser diligenciado por El Contratista y presentado en su informe mensual. La Interventoría debe avalarlos y presentarlos en los informes mensuales, adjuntando copias de las certificaciones expedidas por todos los proveedores utilizados en el periodo, en las que conste el volumen y/o cantidades de materiales adquiridos y el periodo en el que se realizó la adquisición; la información de las certificaciones deber ser verificada por la Interventoría.

 Se prohíbe el lavado de cualquier equipo, maquinaría o volqueta dentro de los frentes de obra, estos solo se harán en sitios adecuados para este tipo de actividades.

 Cuando por las condiciones específicas de la zona de la obra no se cuente con un sitio adecuado para el depósito temporal de materiales, de manera excepcional se permitirá su acopio en zonas verdes, siempre y cuando, los sitios estén previamente identificados, cuenten con visto bueno de la Interventoría y se protejan y señalicen totalmente. El Contratista debe garantizar el restablecimiento de las condiciones iniciales de la zona utilizada y debe diligenciar el formato Uso Temporal de zonas verdes para presentarlo en el informe mensual correspondiente.

Medidas de manejo para obras de concreto, asfalto y prefabricados  Cuando se requiera adelantar la mezcla de concreto en el sitio de la obra, ésta debe realizarse sobre una plataforma metálica o sobre un geotextil de un calibre que garantice su aislamiento del suelo, de tal forma que el lugar permanezca en óptimas condiciones. (Se prohíbe realizar la mezcla directamente sobre el suelo o sobre las zonas duras existentes). En caso de derrame de mezcla de concreto, ésta se debe recoger y disponer adecuadamente de manera inmediata. La zona donde se presentó el derrame se debe limpiar de tal forma que no quede evidencia del vertimiento presentado. Adicionalmente, se prohíbe el lavado de mezcladoras de concreto en el frente de obra.

 No se podrán utilizar formaletas de madera para la fundición de obras de concreto. Se exceptúa los casos en los cuales se requieren formas especiales, siempre y cuando se tenga un visto bueno por parte de la Interventoría. La madera utilizada debe provenir de sitios que cuenten con los permisos correspondientes. El Contratista debe presentar el certificado de la misma.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 49 de 98 Vo.Bo. OAP:

51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-51 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Se deben aislar o retirar las puntas de las varillas que hayan quedado expuestas. El aislamiento o protección se realizará mediante el encerramiento del área que tiene las varillas expuestas con cintas o malla y con avisos que indiquen el peligro.

 Cuando se utilice asfalto como sello para las juntas de pavimentos rígidos, o para riego de adhesivos o cuando se trabaja con pavimentos flexibles, el calentamiento de estas mezclas se hará en una parrilla portátil. Se prohíbe utilizar para la parrilla portátil combustibles tales como madera o carbón. El combustible que se utilice debe ser preferiblemente gas y no debe tener contacto directo con el suelo.

 Los prefabricados y las tuberías se almacenarán ordenadamente en los sitios destinados para tal fin (sitios previamente aprobados por la Interventoría) y no se podrán apilar a alturas superiores a 1.20 m; los materiales pétreos no se podrán apilar a una altura superior de 2 m.

 Cuando el material de construcción como losetas o adoquines pueda ser reutilizado se debe adecuar un sitio para su almacenamiento temporal, siempre y cuando éste permanezca aislado, confinado y señalizado.

Medidas de manejo de agregados pétreos (arenas, gravas, triturados, bases granulares o recebos)

 Sólo se podrán mantener en el frente de obra los materiales de construcción necesarios para una jornada laboral (1 día o 2 como máximo), el resto de materiales se almacenarán en los patios de acopio de acuerdo a lo establecido anteriormente en este documento. Si el material de construcción depositado en los frentes de obra no pudo ser utilizado durante la jornada laboral, debe permanecer debidamente demarcado, cubierto totalmente, confinado (para el caso de granulares) y señalizado.

 Todo material que genere material particulado siempre debe permanecer totalmente cubierto, aislado y confinado, se deben implementar las acciones necesarias para cubrirlo inmediatamente después de su utilización.

 Cuando el material de construcción como losetas o adoquines pueda ser reutilizado se debe adecuar un sitio para su almacenamiento temporal, siempre y cuando éste permanezca aislado, confinado y señalizado.

 Cuando por las condiciones específicas de la zona de la obra no se cuente con un sitio adecuado para el depósito temporal de materiales, de manera excepcional se permitirá su acopio en zonas verdes, siempre y cuando, los sitios estén previamente identificados, cuenten con previo visto bueno de la Interventoría y se protejan y señalicen totalmente. El Contratista debe garantizar el restablecimiento de las condiciones iniciales de la zona utilizada y debe diligenciar el formato Uso Temporal de zonas verdes para presentarlo en el informe mensual correspondiente.

B3 - Manejo integral de residuos sólidos Este programa contempla las medidas para el manejo adecuado de RCD, material reutilizable, material reciclable y otros residuos que se generan dentro de los procesos constructivos de las obras a las cuales hace referencia esta Manual.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-52 • 2018 • ENERO • 2 52 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Flujograma de Residuos de Construcción y Demolición Impactos ambientales Los posibles impactos que se pueden presentar son:

 Generación de emisiones atmosféricas  Generación de ruido  Generación y probable aporte de sólidos tanto a redes de alcantarillado como a corrientes superficiales  Molestias a los peatones y usuarios de los sitios donde se desarrollan las obras por la obstrucción total y/o parcial del espacio público (vías, andenes, alamedas entre otros)

 Pérdida de la capa vegetal  Alteración del paisaje  Deslizamiento de materiales Medidas de manejo  En los proyectos que se requiera realizar descapote y/o retiro de material orgánico debe realizarse como una actividad independiente a la excavación, de tal forma que se pueda clasificar la capa de material vivo (suelo orgánico y capa vegetal) del material inerte y debe ser entregado al Jardín Botánico de Bogotá y/o reutilizado en obras IDU o entidades sin ánimo de lucro.

 Mientras se realiza la gestión de entrega y/o reutilización deberá acopiarse de acuerdo a lo establecido en el componente C de este documento.

 Se deben adecuar sitios para el almacenamiento temporal del material de excavación a reutilizar, cumpliendo con las disposiciones que en este sentido se mencionan en el Programa B1.

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53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-53 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Una vez generados los residuos producto de la etapa tanto de demolición como excavación se clasificaran y se separarán con el fin de reutilizar los residuos ya identificados y técnicamente aptos. Los RCD que no cumplan técnicamente para su reutilización serán retirados de forma correcta de los frentes de obra de acuerdo a los plazos establecidos legalmente para ser llevados a los sitios de disposición final consignados y autorizados en el MAO.

 Los residuos identificados como aprovechables se podrán utilizar en proyectos de la administración distrital o podrá ser donado a entidades sin ánimo de lucro, previa aprobación de la Interventoría. Para el almacenamiento del material reutilizable, previa aprobación de la Interventoría se debe adecuar un sitio de acopio temporal que permanezca aislado, confinado, cubierto totalmente con material impermeable y señalizado. El Contratista debe garantizar que se cumpla la normatividad ambiental vigente y será responsable de gestionar el respectivo certificado o acta de recibo del material.

 En todo caso, la reutilización de este tipo de Residuos aprovechables no deben generar un impacto ambiental mayor al que se genera por la disposición en sitios autorizados.

 La limpieza general de los tramos se realizará diariamente al finalizar la jornada, manteniendo en buen estado el sitio de trabajo. Eventualmente, cuando se requiera o que lo solicite la Interventoría o el IDU, se recogerán los desperdicios, basuras o elementos extraños hallados en la zona donde se realicen las obras.

Imagen 1 Estos materiales se acopiarán y se dispondrán temporalmente en un sitio acondicionado para tal efecto (demarcado y señalizado), hasta que sea recogido por la empresa de recolección de basura.

Para el caso del material reciclable proveniente de la obra, El Contratista debe coordinar la recolección con las organizaciones y/o cooperativas que correspondan, garantizando que estos materiales sean incorporados a procesos industriales, lo anterior quiere decir que no se permitirá generar impactos negativos posteriores. Se debe presentar el certificado de entrega para aprovechamiento correspondiente.

 El Contratista debe contar con dos (2) canecas ubicadas sobre los diferentes frentes de obra (mínimo cada 200 metros) con avisos que indiquen material reutilizable y material orgánico respectivamente. Así mismo debe hacer la gestión necesaria con las empresas recicladoras para la recolección oportuna de estos materiales.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-54 • 2018 • ENERO • 2 54 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 2  El Contratista debe elaborar un programa de manejo de residuos peligrosos, el cual debe cumplir con la normatividad vigente. De igual forma, debe contar con un plan de contingencias.

 Cuando se presenten cierres totales de vías, El Contratista acordará con las empresas prestadoras del servicio de recolección de basuras y con la comunidad los horarios y puntos de recolección de estos residuos.

 Cuando se realicen actividades previas en las etapas de demolición y excavación, y en la excavación propiamente dicha, los Residuos de Construcción RCD generados, no podrán ser almacenados temporalmente en un radio minino a (1) metro de distancia, del borde de la excavación, con el fin de evitar derrumbes en las excavaciones  Los trabajadores que laboren con herramientas manuales al interior de las excavaciones, deberán estar separados por una distancia no menor de dos metros entre cada uno.

 Las excavaciones de más de 1,5 metros de profundidad en terrenos que ofrezcan riesgo de derrumbe, deben estar entibadas acorde a los manuales o directrices vigentes, impartidas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

 Las actividades relacionadas con demoliciones y excavaciones, deben ser adelantadas con las respectivas medidas de señalización, descritas en el Componente E. Programa de señalización de seguridad.

 Los acopios de RCD no podrán permanecer más tiempo del establecido por la Autoridad Ambiental Competente en el frente de obra. La distancia entre acopios será como mínimo de cien (100) metros lineales. Los acopios no pueden interferir con el tráfico peatonal y/o vehicular ya que deben estar ubicados dentro del frente de obra; deben estar cubiertos de manera permanente de la acción erosiva del agua, aire y su contaminación. Dicho cubrimiento debe hacerse con elementos tales como plásticos o lonas impermeables; adicionalmente deben estar señalizados y confinados. Los acopios deben ser avalados previamente por la Interventoría.

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55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-55 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 3  En el evento en que los sitios de disposición final autorizados, no estén prestando el servicio y los acopios superen el tiempo establecido por la Autoridad Ambiental Competente, El Contratista deberá entregar a la Interventoría para su aprobación de forma inmediata, un plan de manejo del acopio, el cual será remitido al IDU para su revisión y observaciones.

 Se prohíbe la utilización de zonas verdes para la disposición temporal de materiales sobrantes producto de las actividades constructivas de los proyectos. A excepción de los casos en que dicha zona este destinada a zona dura de acuerdo con los diseños, en todo caso, se deberá adelantar de manera previa el descapote del área.

 Igualmente, se prohíbe depositar RCD en zonas de ronda hidráulica de ríos, quebradas, humedales, chucuas, sus cauces y sus lechos.

 En caso de requerirse un acopio temporal de RCD, este debe ser previamente aprobado por la Interventoría. Se debe definir un sitio específico dentro de la obra que no obstaculice el avance de la misma y que se encuentre alejado de cuerpos de agua.

 Los vehículos destinados al transporte de los residuos de construcción y demolición RCD, no deben ser llenados por encima de su capacidad, la carga debe ir cubierta y deben movilizarse siguiendo las rutas establecidas en el MAO, las cuales verificará la Interventoría periódicamente. Se prohíbe la utilización de extensiones de cualquier tipo en los contenedores o platones, la Interventoría deberá verificar previamente la capacidad de carga de cada vehículo autorizado en el permiso nacional de carga.

 No se podrá modificar el diseño original de los contenedores o platones de los vehículos para aumentar su capacidad de carga en volumen o en peso en relación con la capacidad de carga del chasis.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-56 • 2018 • ENERO • 2 56 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 4  El Contratista deberá contar con un mecanismo de limpieza de las llantas de todos los vehículos que salgan de la obra, de tal forma que garantice que el vehículo no aporte residuos a las vías de ingreso y salida, tal como lo establezca la normatividad vigente.

 La disposición final de RCD debe realizarse en sitios autorizados por la autoridad ambiental y aprobados en el MAO; en el evento de requerirse el cambio y/o la utilización de sitio de disposición final de RCD no reportada en el MAO, previo a su uso El Contratista debe dar aviso escrito a la Interventoría, quien verificará su inscripción en el directorio de proveedores, o en caso contrario, verificará que cuente con los permisos y/o licencias ambientales exigidas por las normas vigentes y podrá tener en cuenta las sitios de disposición final de RCD inscritos en el Directorio de Proveedores y la resolución que lo soporta; con lo anterior la Interventoría aprobará o no su inclusión en el formato Requerimientos ambientales preliminares; sin embargo El Contratista nunca podrá utilizar sitios de disposición final de RCD sin la aprobación de la Interventoría. En caso de que existan requerimientos, multas o sanciones por parte de la autoridad ambiental, El Contratista y la Interventoría asumirán la responsabilidad, manteniendo indemne al IDU.

 Si el sitio de disposición final es aprobado, El Contratista de obra debe actualizar el formato Requerimientos ambientales preliminares y remitirlo a la Interventoría, quien a su vez remitirá al IDU dentro de los tres (3) días siguientes a su aprobación.

 El Contratista debe diligenciar diariamente durante el desarrollo de la actividad las planillas de disposición de RCD, a través del cual la Interventoría verificará el volumen a transportar y el sitio al cual se dirigirán las volquetas que lo transportan. Es responsabilidad del Contratista presentar de forma mensual las certificaciones expedidas por los sitios de disposición final de RCD correspondientes en las que se indique el período en el que fueron dispuestos los RCD y el volumen dispuesto. El Contratista debe garantizar que la totalidad de los RCD generados sean dispuestos en sitios autorizados y cuenten con su respectiva certificación. El Interventor debe garantizar el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente respecto de la gestión adelantada por el Contratista.

 Los residuos de construcción y demolición no susceptibles de aprovechamiento contaminados con residuos peligrosos, deberán ser gestionados conforme la normatividad ambiental vigente desde su generación hasta la disposición final. Este proceso debe ser verificado y aprobado por la Interventoría.

 Una vez finalizadas las obras se debe recuperar y restaurar el espacio público afectado y el área de los patios de almacenamiento, garantizando la reconformación total de la infraestructura y la eliminación absoluta de los materiales y elementos provenientes de las actividades constructivas.

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57 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-57 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  En la eventualidad de encontrar hallazgos arqueológicos, se debe suspender inmediatamente el desarrollo de la obra en la zona y dejar vigilantes con el fin de evitar los posibles saqueos e informar de inmediato a las autoridades pertinentes (Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH) y a la autoridad ambiental competente, quienes evaluarán la situación y determinarán la manera sobre cuándo y cómo continuar con la realización de las obras. Ver el numeral de Manejo Arqueológico en este Manual.

B4 – Control de emisiones atmosféricas Este programa consiste en la implementación de las medidas requeridas para prevenir, mitigar y corregir la generación de emisiones atmosféricas como gases, material particulado y generación de ruido.

Impactos ambientales Los posibles impactos que se pueden presentar dentro de este componente son:

 Alteración de la calidad del aire  Emisión de ruido  Incomodidades a la comunidad Medidas de manejo  El Contratista debe limpiar las vías de acceso a los tramos de obra utilizados por los vehículos de carga y transporte, procurando la no generación de aportes de material particulado a las redes de alcantarillado y de partículas suspendidas a la atmósfera.

 El Contratista debe implementar mecanismos de recolección y almacenamiento de aguas lluvias con el propósito de reutilizarla en las actividades de obra que lo requieran (humectación de vías, corte de adoquín, entre otros).

 Para tiempo seco (días de no lluvia), y dependiendo del tipo de suelo se debe realizar humectación por lo menos dos (2) veces al día, sobre las áreas desprovistas de acabados (vías, andenes), de tal forma que se garantice un nivel de humedad que minimice la emisión de partículas.

 La velocidad de las volquetas y maquinaria no debe superar los 20 km/h dentro del frente de obra con el fin de disminuir las emisiones fugitivas y los accidentes en el área de influencia directa.

 Para efectuar la demolición de infraestructura (edificaciones o viviendas) se debe cubrir la totalidad de la edificación con mallas que controlen las emisiones fugitivas resultantes de esta actividad. Se deben tener en cuenta todas las exigencias que para tal efecto se dan en la Resolución 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o aquella que la complemente, modifique o sustituya.

 Se prohíben las quemas a cielo abierto.

 Cuando se requiera el uso de compresores neumáticos para la limpieza de la superficie de la vía a imprimar, se debe asegurar el barrido previo de esta superficie, el cual se realizará inicialmente con cepillos de alta densidad y posteriormente con escoba garantizando el retiro del particulado de mayor tamaño. Además se debe asegurar que la presión de los compresores sea controlada de tal forma que se minimice el particulado generado por la actividad.

 El Contratista debe elaborar un procedimiento para corte de adoquín y prefabricados de concreto que garantice el aislamiento del equipo y de los operarios para el uso de cortadoras y pulidoras, con el fin de mitigar la generación de material particulado. Dicho procedimiento debe ser previamente aprobado por la Interventoría.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-58 • 2018 • ENERO • 2 58 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  El Contratista debe tramitar con las alcaldías locales o la entidad competente los permisos de trabajo nocturno, acatando todas las disposiciones incluidas en los mismos. Igualmente debe presentar los permisos a la Interventoría previo al inicio de las actividades nocturnas.

B5 – Manejo integral de cuerpos de agua y sumideros Este programa se basa en la formulación de medidas de control para el manejo de aguas superficiales y/o redes de alcantarillado que pueden verse afectadas por la construcción de las obras, igualmente se busca disponer y controlar en forma adecuada el combustible, sustancias químicas y residuos líquidos resultantes de las diferentes actividades de obra.

Impactos ambientales Los posibles impactos que se pueden presentar dentro de este componente son:

 Aporte de vertimientos líquidos y sólidos a corrientes de agua superficial o a la red de alcantarillado  Aportes de residuos líquidos a cuerpos hídricos y sistemas de alcantarillado  Contaminación de aguas superficiales  Generación de olores  Contaminación de suelos por hidrocarburos Medidas de manejo  Si la obra se desarrolla aledaña a canales o fuentes naturales, éstas deben aislarse completamente de la obra mediante la instalación de malla sintética que cubra la totalidad del frente de la obra y cinco (5) metros más a cada uno de los lados, durante todo el tiempo de ejecución de la misma. Igualmente, se deben aislar los cauces del cuerpo agua dejando una franja como mínimo de dos (2) metros contados desde el borde exterior de la zona de manejo y protección ambiental o de acuerdo a los requerimientos de la obra. La altura de la malla no puede ser inferior a 1,5 metros. Se debe proteger la ronda y evitar el aporte de sedimentos al lecho del cauce.

 El Contratista de la obra debe tomar las medidas descritas en los programas anteriores para garantizar que el cemento, limos, arcillas, no tenga como receptor final la red de alcantarillado o lechos y cursos de agua.

 Antes de dar inicio a las labores constructivas se debe realizar un diagnóstico del estado de los sumideros y cuerpos de agua presentes en el área de trabajo y de encontrarse obstrucciones o taponamientos en la red de alcantarillado se debe efectuar una coordinación con la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAAB) con el fin de dar solución al problema presentado, se debe diligenciar el formato Manejo de cuerpos de agua.

 Con base en el inventario de sumideros y cuerpos de agua anterior, se deben proteger los sumideros con malla fina sintética y los pozos y cajas de inspección mediante la colocación de tablones de igual tamaño, con el fin de evitar el aporte de sedimentos a las redes, teniendo precaución de retirarlos una vez finalizadas las obras, la protección debe ser revisada diariamente para garantizar que se encuentren en óptimas condiciones.

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59 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-59 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 5  Se debe adelantar como mínimo una limpieza mensual de los sumideros ubicados en el área de la obra en época seca. En época de lluvias, la limpieza se debe adelantar mínimo semanalmente.

 Se prohíbe todo vertimiento de residuo líquido proveniente de las actividades del contrato a las calles, calzadas, canales y cuerpos de agua.

 Cuando las cunetas y demás obras de drenaje de una construcción confluyan directamente a un cauce natural, El Contratista debe construir un sistema que garantice la calidad de las aguas vertidas en corrientes naturales.

 Cuando se presenten derrames accidentales de combustibles sobre el suelo, El Contratista debe implementar el procedimiento establecido en el plan de contingencias, así mismo debe dar aviso a la Interventoría y atender el incidente removiendo el derrame inmediatamente. Sí el volumen derramado es superior a cinco (5) galones, debe trasladarse el suelo removido a un sitio especializado para su tratamiento, y la zona afectada debe ser restaurada de forma inmediata. Cantidades remanentes pueden ser recogidas con materiales absorbentes aserrín, arena, entre otros.

Los absorbentes sintéticos podrán ser reutilizados. La disposición de dichos materiales, se debe realizar de acuerdo a lo establecido en el programa de manejo de residuos peligrosos. El Contratista deberá indicar en el informe mensual que corresponda el tratamiento realizado al suelo contaminado y anexar el certificado de disposición final (en caso de aplicar).

 Cuando se trate de combustibles no-volátiles, se debe usar materiales absorbentes o arena, para cantidades pequeñas. Deben reportarse los derrames ocurridos en el formato Derrames ocurridos, definiendo el día, sitio donde tuvo lugar, las razones que así lo ocasionaron y las actividades que se implementaron.

 Se prohíbe realizar vertimientos de aceites usados y demás materiales a las redes de alcantarillado o su disposición directamente sobre el suelo y en caso de que en la obra se generen este tipo de residuos se debe coordinar con entidades autorizadas por la autoridad ambiental para su recepción y tratamiento, cumpliendo los lineamientos establecidos en la normatividad vigente.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 58 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-60 • 2018 • ENERO • 2 60 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Debe tramitarse ante la EAAB el permiso para conectar a la red de alcantarillado los residuos líquidos domésticos generados en el campamento, cuando así se requiera.

 En las obras en que se requiera adelantar cimentaciones y se utilicen lodos con bentonita y/o polímeros, se debe adecuar en el frente de obra un área para el manejo de éstos con un sistema a manera de piscinas que permita la decantación del mismo garantizando que estos materiales se sequen adecuadamente para poder ser tratados finalmente como RCD.

 Para el control de las aguas resultantes del área en la que se ejecuta ésta operación de decantación (efluente), se deben construir diques que las conduzcan hacia un medio filtrante asegurando un pretratamiento mínimo antes del vertimiento.

 Se recomienda el uso de lodos poliméricos para el proceso de pilotaje, ya que por su composición permite la sedimentación de sólidos disueltos en el agua y por lo tanto una primera clarificación del efluente en la decantación, que junto con la filtración mejorarán las características del agua resultante para su vertimiento.

 Cuando se requiera realizar cortes a ladrillos, tabletas, adoquines, y prefabricados en general, que requieran del uso de agua, se debe adecuar un sistema de tratamiento fijo o móvil que permita la sedimentación y la recirculación de este recurso, en todo caso no se podrá hacer descargas directas a cuerpos de agua o sumideros.

 Al sedimento resultante se le dará el mismo tratamiento dado a los RCD.

Para proyectos de construcción o conservación de pontones, boxcoulvert, obras de alcantarillado y demás pasos por cuerpos de agua, se implementarán además las siguientes medidas:

 En la eventualidad de requerirse ocupar el cauce se debe contar previamente con el permiso correspondiente otorgado por la autoridad ambiental competente.

 Se deben realizar monitoreos de calidad a los cuerpos de agua intervenidos, antes, durante y después de la ejecución de las actividades constructivas, de acuerdo a la normatividad vigente y con los requerimientos que se tienen en el ítem de Evaluación de la Calidad del Agua de éste programa.

 Se debe evitar cualquier tipo de maniobra sobre el cauce de la quebrada o cuerpo de agua, en sus taludes o en sus hombros que afecte las condiciones físicas de la misma.

 Se deben efectuar todas las actividades necesarias para proteger el curso natural del cuerpo de agua.

 Se debe garantizar que el cuerpo de agua, ronda hídrica y Zona de Manejo y Preservación Ambiental permanezcan libres de residuos generados por las actividades de obra.

 En caso que se requiera la construcción de una obra de arte, se debe entregar y ejecutar como parte del MAO un Plan de Implementación en el que se detallen claramente todas las actividades y medidas a realizar para mitigar los efectos que se puedan producir sobre el cuerpo de agua, canal o vallado señalando entre otras actividades el acceso del personal, desvío del cuerpo de agua, labores de pilotaje, recuperación de zonas intervenidas, entre otros.

 Se debe adecuar un sitio para el almacenamiento temporal de materiales, lo más alejado posible del cuerpo de agua, garantizando que no se produzca contaminación al cuerpo de agua (materiales granulares totalmente cubiertos y confinados), igualmente el sitio debe tener un cerramiento que evite la dispersión del material a causa de la acción erosiva del viento y que garantice el aislamiento de la zona de acopio.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 59 de 98 Vo.Bo. OAP:

61 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-61 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  En el evento de presentarse aporte de sedimentos o residuos, se deben implementar un mecanismo aguas abajo del sitio de intervención del cauce, el cual debe ser definido con el Interventor con el propósito de corregir y mitigar el impacto causado.

 Sin importar el estado inicial en el que se encuentre el área del proyecto, una vez finalicen las obras, la zona se debe entregar libre de basuras, RCD, materiales o cualquier tipo de desecho producto de la actividad constructiva que se encuentre sobre la ronda hidráulica, ZMPA taludes o cauce del cuerpo de agua.

Evaluación de la calidad del agua.

 Durante la ejecución de cualquier proyecto que implique la intervención y afectación de una fuente de agua y/o de cualquier ecosistema acuático, deben aplicarse cuidadosamente las siguientes medidas de manejo: o El Contratista debe realizar una evaluación fisicoquímica y bacteriológica (Coliformes totales) de los cuerpos de agua a intervenir. Los parámetros fisicoquímicos a evaluar serán como mínimo: DQO, temperatura, sólidos totales, sólidos en suspensión, color, presencia de grasas y turbiedad; el número y puntos de muestreo serán definidos en los pliegos de condiciones del contrato. Se debe cumplir con los parámetros mínimos de simulación de calidad del agua establecidos en el Artículo 7º del Decreto 3930 de 2010 o el que lo modifique. o Con los resultados de las mediciones anteriores El Contratista debe establecer los impactos y las medidas de manejo para prevenir, mitigar, corregir y compensar los impactos que se generen sobre el recurso agua. o El Contratista debe definir un indicador de Calidad de Agua que permita evaluar la eficacia de las medidas de manejo implementadas para la preservación o restablecimiento de la calidad inicial del agua. o Adicionalmente, se debe tener en cuenta las exigencias de la autoridad ambiental competente en los permisos de ocupación de cauce y demás permisos que se den al proyecto.

8.3 COMPONENTE C - MANEJO DE LA VEGETACIÓN Y PAISAJISMO En este componente, se abordarán aspectos relacionados con los beneficios ambientales que representa la conservación e incremento de las zonas verdes y arbolado urbano en los proyectos que desarrolla el Instituto; dentro de estos beneficios, se encuentran entre otros, la reducción en el calentamiento de la ciudad, el mejoramiento de la calidad del aire, el amortiguamiento del efecto del ruido y el viento, la mitigación de inundaciones, la alimentación de acuíferos, el incremento de vegetación en la ciudad, la disponibilidad de hábitat para la fauna silvestre, el incremento de zonas de relajación y recreación pasiva y el mejoramiento de la calidad paisajística.

Adicional a estos beneficios ambientales se encuentran aquellos que intervienen directamente a la sociedad: beneficios físicos, biológicos, sociales y económicos; como son mejor microclima y calidad del aire, mejoramiento de la salud física y mental, y mayor desarrollo económico.

Así mismo, se establecen medidas mínimas de manejo ambiental con el propósito de prevenir, mitigar, corregir y compensar los impactos que se puedan presentar.

El Contratista deberá tener antes de iniciar las labores objeto y alcance del proyecto el diseño de arborización, zonas verdes y jardinería del proyecto; entendido el diseño de arborización como aquel que, entre otros aspectos, define de manera planificada los espacios verdes e individuos vegetales que hacen parte del proyecto urbanístico, estableciendo de manera técnica, la ubicación, dimensiones, formas y detalles de las áreas verdes y sus elementos constitutivos, entre ellos las especies vegetales a utilizar.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 60 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-62 • 2018 • ENERO • 2 62 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Además de lo anterior realizará el balance de zonas verdes existentes en el área de influencia del proyecto, identificando las áreas susceptibles de afectación por la ejecución del mismo, en cumplimiento de la normatividad vigente; mediante planos y memorias, estas últimas contendrán el diagnóstico, conclusiones del mismo; igualmente se deberá presentar el diseño de las zonas verdes nuevas.

La información deberá ser suministrada de acuerdo a los requerimientos de la autoridad ambiental competente en manejo de datos.

Los formatos a diligenciar para este componente son:

MAO Tabla 6. Formatos a diligenciar Formato Gestión Documental Balance de zonas verdes a compensar Informe mensual Formatos asociados el permiso silvicultural vigentes de la autoridad ambiental competente Salvoconducto de movilización de madera formato SDA vigente MAO C1. Manejo de la vegetación Este programa consiste en la implementación de las medidas mínimas requeridas para prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos ambientales que puedan afectar la vegetación, mediante la aplicación de los lineamientos establecidos en esta Manual y diseñando las medidas de manejo ambiental apropiadas para las actividades que no se contemplen.

Impactos ambientales Los impactos ambientales más significativos que se pueden presentar son los siguientes:

 Reducción de la cobertura vegetal  Afectación de avifauna  Ruido por operación de maquinaria y equipos.  Emisiones de gases y partículas.  Alteración del flujo vehicular y peatonal.  Conflictos sociales.  Contaminación del suelo.  Alteración paisajística.  Deterioro de la capa orgánica del suelo.  Cambio del microclima del lugar  Reducción de zonas verdes  Generación de residuos de material vegetal Lineamientos generales para el manejo de la vegetación  Se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos para la realización de los tratamientos a la vegetación aprobados por la Autoridad Ambiental Competente.

 Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente.

 Presentar un Plan de Manejo de la vegetación y del diseño de arborización, zonas verdes y jardinería del proyecto detallado, el cual se describe en el numeral 5 de este componente.

 Previo al inicio de la obra, El Contratista debe revisar el estado de la vegetación inventariada como parte del proyecto, en caso de requerirse debe ajustar, actualizar y complementar el inventario y sus planos, de tal forma que se pueda ejecutar la obra.

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63 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-63 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Para actualizar el inventario forestal El Contratista debe seguir los lineamientos definidos por la autoridad ambiental competente y los descritos en este Manual. Una vez se cuente con el inventario actualizado, revisado y aprobado por la Interventoría, esta lo remitirá al IDU para solicitar el respectivo permiso ante la Autoridad Ambiental Competente.

 El Contratista será responsable por las demoras en la obra, sí debido a la deficiente calidad y precisión en la información que éste presente o incumplimientos de requerimientos solicitados por la AAC, se atrasa la obtención del permiso.

 Para la revisión del inventario forestal por parte de la Autoridad Ambiental Competente, El Contratista debe brindar todo el apoyo logístico y técnico que sea necesario con el propósito de poder llevar a cabo la visita de evaluación del inventario, así como la aclaración de cualquier duda por parte de los funcionarios que revisen el inventario forestal. La visita que realice la Autoridad Ambiental Competente para revisar en campo el inventario forestal debe ser acompañada por los residentes ambientales y especialistas forestales del Contratista e Interventoría.

 En caso que durante la revisión del inventario forestal en obra, la AAC requiera información adicional, El Contratista debe entregarla a la Interventoría para su revisión y aprobación y esta posteriormente al IDU, en un plazo no mayor a cinco (5) días después de realizada la visita técnica. La información actualizada será remitida a la AAC por parte del IDU.

 Una vez aprobado el inventario forestal por parte de la AAC, El Contratista deberá revisar los tratamientos de vegetación aprobados por ésta, mediante acto administrativo, de tal forma que en un plazo máximo de dos (2) días calendario después de recibir la copia de la respectiva Resolución, la Interventoría enviará al IDU la sustentación técnica del recurso de reposición, para presentar ante la Autoridad Ambiental competente, con el propósito de que se modifiquen los tratamientos de vegetación aprobados que interfieren con la ejecución del proyecto.

 El Contratista debe cancelar los valores exigidos por compensación, evaluación y seguimiento y demás que defina el acto administrativo, el pago se debe realizar dentro de la vigencia del acto administrativo emitido por la AAC o durante el plazo de ejecución de la obra (lo que primero suceda), lo cual es requisito fundamental para la firma del acta de recibo final de obra.

Obligaciones del Contratista para el manejo de la cobertura vegetal Para el manejo adecuado de la cobertura vegetal, El Contratista debe realizar como mínimo las actividades que se describen a continuación:

1. Diagnostico general de la cobertura vegetal.
2. Inventario detallado de individuos vegetales
3. Inventario de zonas verdes y blandas
4. Suministrar la información e insumos necesarios para el trámite y Obtención de Permisos ante la Autoridad Ambiental Competente – AAC
5. Plan de Manejo a la vegetación
6. Diseño de arborización, zonas verdes y jardinería
7. Restauración o conformación de zonas a empradizar
8. Realizar la actualización al censo de arbolado urbano mediante el código SIGAU
9. Entrega de vegetación a Entidades Competentes

Así mismo, El Contratista debe establecer los procedimientos técnicos más apropiados para el manejo de la vegetación mediante fichas técnicas, en donde se determine la metodología a aplicar, el sistema de marcado de individuos, la dasonomía forestal, de igual forma, se deben elaborar planos georeferenciado de la vegetación y la localización general del proyecto. 4 4 Los parámetros técnicos para la elaboración de estos productos serán los determinados por la AAC y el JBB.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 62 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-64 • 2018 • ENERO • 2 64 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 6 Compensación El Contratista es responsable del estado físico y sanitario del 100% de la vegetación que hace parte del inventario forestal y de su mantenimiento hasta la entrega a la entidad competente, en caso de afectación de algún individuo que haga parte del inventario, El Contratista debe informar de manera inmediata a la Interventoría, presentando los soportes necesarios, la Interventoría evaluará lo sucedido y elaborará un informe en el que establezca la imputabilidad o no del Contratista en la afectación del individuo, informe que debe ser remitido al IDU para informar al AAC.

En el evento que se presente pérdida, no sobreviva, o se afecte considerablemente la estructura principal de la vegetación inventariada (daño en su fisonomía o arquitectura en un 30% como mínimo), y que hagan parte del área de influencia del proyecto, El Contratista debe como medida de compensación plantar cinco (5) individuos vegetales, por cada individuo vegetal afectado, ya sea de permanencia o traslado, teniendo en cuenta los lineamientos que determine para ello el Jardín Botánico.

En el caso que la afectación de la vegetación no sea imputable al Contratista, éste solamente reemplazará el individuo afectado, teniendo en cuenta los lineamientos que determine para ello el Jardín Botánico, sin exonerarlo de las acciones legales que pueda determinar la Autoridad Ambiental Competente.

Manejo de avifauna El Contratista será responsable de ejecutar las actividades relacionadas con este componente, las cuales dependerán de las observaciones que al respecto presente la Secretaría Distrital de Ambiente, derivadas del permiso de aprovechamiento silvicultural tramitado.

Entrega de árboles, zonas verdes y jardinería a la entidad competente Una vez cumplido el mantenimiento establecido contractualmente, se hará entrega de la vegetación a la Entidad Competente, de acuerdo con los lineamientos que para ello determine la AAC. El Contratista debe realizar un informe de verificación y cumplimiento del manejo de la vegetación para su entrega a la SDA y al JBB, el cual debe estar previamente revisado y aprobado por la Interventoría, según los lineamientos establecidos por dichas entidades. Acta de entrega de la vegetación al Jardín Botánico.

Cuando el proyecto contempla en sus diseños la plantación de arborización, establecimiento de zonas verdes y jardinería, una vez sean implementados estos diseños y cumplido el tiempo de mantenimiento definido contractualmente, deben ser entregados a completa satisfacción al Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Formato: FO-AC-02 Versión: Página 63 de 98 Vo.Bo. OAP:

65 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-65 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Mutis, o a la entidad competente, siguiendo los lineamientos que para ello determinen estas entidades, para lo cual es necesario que la Interventoría haga llegar al IDU un informe con los respectivos planos record en formato digital (ScadGis) y físico, detallando la ubicación de los árboles plantados, trasladados y de permanencia, indicando la especie.

Para la entrega de la vegetación plantada, se debe realizar un informe donde se contemple lo siguiente:

 Planos récord de la ubicación de los árboles plantados, de acuerdo con las convenciones que el Jardín Botánico ha determinado, con los respectivos colores de cada una de las convenciones de acuerdo con la especie. Estos planos son los mismos de los árboles de permanencia y de traslado.

 Planos récord de la ubicación de los árboles de permanencia y planos record de bloqueo y traslado.

 Fichas técnicas de cada una de las especies plantadas, donde se determine sus características dendrológicas y la justificación técnica de la selección de la especie.

 Registro fotográfico multitemporal, donde se pueda verificar el tratamiento aplicado y el desarrollo de los individuos durante el periodo del mantenimiento.

 Para la entrega de zonas verdes, jardinería y arbolado a la entidad competente, se debe cumplir con los requisitos que exija dicha entidad.

 Y demás requerimientos relacionados en este capítulo para arbolado nuevo, de permanencia, de traslado y para jardinería convencional.

8.4 COMPONENTE D. GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Este componente se ha diseñado con el fin de mantener un alto desempeño en los estándares de Salud Laboral en las actividades relacionadas con los diferentes procesos constructivos en las obras, cumpliendo con los requerimientos mínimos que deben contener todos los Programas de Gestión en Seguridad y Salud Laboral; enmarcado en la normatividad vigente colombiana y otras disposiciones aplicables al sector.

El objetivo fundamental del Componente D es garantizar que en el desarrollo de los proyectos de obras civiles se implementen las medidas preventivas y de control necesarias frente a los riesgos de origen laboral existentes, que aseguren el bienestar de todas las partes involucradas, evitando daños a la propiedad, al ambiente y a la salud de los trabajadores; para lo cual se deberá enmarcar la gestión del Contratista en un proceso de mejora continua.

Los formatos a diligenciar para este componente son:

Tabla 7. Formatos a diligenciar Listado de maquinaria y/o equipos MAO e informe mensual Listado de vehículos Informe mensual Traslado de maquinaria y equipos Campamento Registro preoperacional de vehículos livianos/carga Informe mensual Registro preoperacional de maquinaria pesada/equipos Informe mensual Registro preoperacional de remolque y semi remolque Informe mensual Registro preoperacional de maquinaria de izaje Informe mensual Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios MAO e informe mensual Registro de abastecimiento de combustibles Campamento Reporte de derrames en obra Informe mensual Afiliaciones al sistema de seguridad social y registro de exámenes médicos de ingreso, periódico y egreso Informe mensual Entrega de elementos de protección personal para los trabajadores Informe mensual Formato: FO-AC-02 Versión: Página 64 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-66 • 2018 • ENERO • 2 66 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Registro de inducciones, capacitaciones y entrenamiento Campamento Plan de acción para control de riesgos Campamento Caracterización de accidentes/incidentes/terceros Campamento Investigación de accidentes, incidentes de trabajo y a terceros Campamento Formato de orden y aseo Informe mensual Fichas de seguimiento de labores ambientales Informe mensual Informe mensual ambiental y SST Interventoría etapa de construcción y conservación Informe mensual Informe final y cierre de obra Informe final y cierre de obra El Contratista debe presentar a la Interventoría el programa de gestión en seguridad y salud en el trabajo el cual debe incluir como mínimo lo requerido por la normativa, estructurándolo de acuerdo a la siguiente información:

INTRODUCCION
1. GESTION ADMINISTRATIVA BÁSICA 1.1.
Generalidades de la Empresa 1.1.1. Identificación legal y comercial 1.1.2. Actividad Económica 1.1.3. Estructura Organizacional - Organigrama para el proyecto de obra. - Tabla de distribución del personal: tabla informativa respecto a: personal administrativo, operativo, tipo de contrato o vinculación del personal directo e indirecto, calculando la población probable dato que se tendrá como referencia para la elaboración del PFR. - Niveles de responsabilidad frente a SST: Del gerente y o Representante Legal, Director de obra, Residente de obra, Residente SST, Residente ambiental, COPASST, y demás trabajadores. 1.2. Objetivo del programa. 1.3. Política en SST 1.4. Reglamento De Higiene Y Seguridad Industrial 1.5. COPASST 1.5.1. Conformación 1.5.2. Plan de trabajo y capacitación 1.6. Procesos, tecnologías, materiales e insumos: Enumere los procesos desarrollados en la ejecución del Contrato iguales a lo reportado en el componente Ambiental. 1.7. Procedimiento para afiliación y pagos al sistema general de seguridad social, parafiscales, salarios, sanciones e incumplimientos. 1.8. Cronograma general de actividades: Incluye las actividades básicas, actividades propuestas por cada subprograma y plan de emergencias. 1.9. Indicadores de gestión. 1.9.1. Indicadores de cumplimiento. 1.9.2. Indicadores de cobertura. 1.9.3. Indicadores de impacto. 1.10. Mejoramiento continúo. 1.11. Procedimiento de Auditorias:(cuando aplique). 1.11.1. Plan de auditoria interna 1.11.2. Plan de auditoria externa 1.11.3. Acciones de mejora 1.12. Listado de formatos a utilizar (formatos IDU) y anexos de registro de control y seguimiento al programa.

2. DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 65 de 98 Vo.Bo. OAP:

67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-67 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 2.1. Metodología de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos: Describirla e incluirla como anexo. 2.2. Matriz de peligros y valoración de riesgos: Deberá incluir como anexo. 2.3. Priorización de riesgos y su control. (Formato Plan de acción para controlar riesgos).

3. GESTION PARA EL TALENTO HUMANO 3.1.
INDUCCION, CONCIENCIACION Y ENTRENAMIENTO 3.1.1. Contenido de la inducción. 3.1.2. Temas de capacitación a impartir y población objeto. (Discriminando las referentes a medicina preventiva, medicina del trabajo, higiene industrial y seguridad industrial). 3.1.3. Temas de entrenamiento: Dirigido como mínimo a la brigada de emergencia. 3.1.4. Mecanismo de evaluación al asistente y al facilitador. 3.2. Comunicación y Divulgación 3.2.1. Política de seguridad y salud laboral, Reglamento de higiene y seguridad industrial, plan de emergencia, notificación de riesgos por cargo, derecho a examen de egreso, resultados de la accidentalidad, incidentes y terceros, resultados de la asistencia técnica de la ARL entre otros. 3.3. Incentivo, estímulo y motivación de los trabajadores. 3.4. Relacionar las actividades de bienestar social.

4. PROCESOS OPERATIVOS BÁSICOS 4.1. SUBPROGRAMA DE MEDICINA DEL TRABAJO 4.1.1. Procedimiento de evaluación médico laboral: Exámenes de ingreso, periódicos, egreso (notificación de derecho a examen de egreso). 4.1.2 Matriz de exámenes médico laborales por cargo. (Incluye exámenes clínicos y paraclínicos). 4.1.3. Estadísticas de ausentismo laboral. NTC 3793. 4.1.4. Procedimiento de reubicación laboral. 4.2. SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA 4.2.1. Línea base para detección de población sintomática y mecanismos de control mensual por grupo sintomático. 4.2.2. Diagnóstico de condiciones de salud según Resolución 2346 de 2007 o norma que la modifique o sustituya. 4.2.3. Presentación del programa de vigilancia epidemiológica. 4.2.4. Relación de actividades de promoción y prevención en salud. 4.3.
SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL 4.3.1 Mediciones laborales cuando apliquen. 4.3.2 Reevaluación de los elementos de protección personal. 4.3.3 Saneamiento básico: - Vestier - Servicio Sanitario - Suministro de hidratación 4.3.4. Programa de orden y aseo 4.3.5. Manejo de sustancias químicas y anexar hojas de seguridad. 4.4. SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL 4.4.1. Matriz de elementos de protección personal por cargos incluyendo norma de calidad que aplique. 4.4.2. Procedimientos seguros según resultado del matriz de peligros y valoración de riesgos. 4.4.3. Sistema de permisos de trabajo. 4.4.4. Procedimiento de reporte e investigación de accidentes de trabajo/incidentes y a terceros con base en la Resolución 1401 de mayo de 2007 o la que la sustituya. 4.4.5. Maquinaria y equipo. 4.4.5.1. Certificado de condiciones óptimas técnico mecánicas. 4.4.5.2. Hoja de vida de la maquinaria y equipo actualizada. 4.4.5.3. Programa de intervalo de mantenimiento según manual de mantenimiento y operación. 4.4.5.4. Procedimiento de traslado de maquinaria y equipo, aprobado por la secretaria de la movilidad.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 66 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-68 • 2018 • ENERO • 2 68 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 4.4.5.5. Procedimiento de abastecimiento de combustible/ sustancias peligrosas, aprobado por el Ministerio de Minas y Energía. 4.4.5.6. Otros procedimientos que se requieran. 4.4.6. Programa de inspecciones. 4.4.7. Programa de señalización en seguridad de la obra y sus instalaciones temporales.

5 PLANES DE EMERGENCIA 5.1 Resultado del análisis de vulnerabilidad. 5.2 Comité de emergencias. 5.3 Conformación de la brigada de emergencia. 5.4 Planes de contingencia y procedimientos. 5.5 Procedimiento de evacuación. 5.6 Equipos de emergencia a utilizar. 5.7 Disponibilidad de la información necesaria (planos, señalización, listado de teléfonos de emergencia, entre otros). 5.8 Simulacros.

NOTA: ESTE DOCUMENTO DEBE SER REVISADO Y APROBADO POR LA INTERVENTORÍA.

D2. Manejo de maquinaria, equipos y vehículos Este componente tiene como objetivo establecer los lineamientos que faciliten la implementación de medidas que mitiguen los impactos adversos al medio ambiente y los riesgos generados por:

1. Operación y mantenimiento de maquinaria, equipos y vehículos.
2. Traslado de maquinaria, equipos y cargas.
3. Abastecimiento y almacenamiento de combustibles para maquinaria y equipos en obra.
4. Izaje mecánico de cargas.

Identificación de impactos Los posibles impactos que se pueden originar en este componente son:

 Generación de ruido  Emisión de gases y partículas a la atmósfera  Contaminación por derrame de grasas, aceites y combustibles  Alteración de la transitabilidad (peatonal y vehicular)  Deterioro de la cobertura vegetal  Vibración en viviendas aledañas  Incremento del riesgo de accidentalidad  Alteración de la salud de los trabajadores D2.1- Manejo de maquinaria y equipos

1. En la realización de actividades o la ejecución de proyectos y trabajos generadores de ruido, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Para aquellos trabajos que deben ejecutarse en horarios distintos a los establecidos en los reglamentos, se debe solicitar permiso a los alcaldes locales distritales, quienes ejercen la autoridad de policía del lugar, de conformidad con las normas y procedimientos del Código Nacional de Policía, durante el tiempo de duración de la actividad generadora de ruido.

 Cuando se opere con maquinaria que produce ruido por encima de los límites permisibles (según Contratista, Interventoría, IDU, comunidad), se deben realizar los estudios de nivel de ruido ambiental Formato: FO-AC-02 Versión: Página 67 de 98 Vo.Bo. OAP:

69 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-69 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 en la obra, y comparar los resultados con los índices permisibles de la normatividad legal vigente para aplicar los correctivos a que haya lugar. Para mitigar la generación de ruido ocasionada por la operación de maquinaria, equipos y vehículos, se debe mantener en excelentes condiciones de funcionamiento el múltiple de escape, el recorrido del exhosto y el silenciador. La lubricación deficiente y el mal ajuste entre componentes también incrementan la contaminación por ruido.

2. Se deben realizar inspecciones pre operacionales diarias, para verificar que la maquinaria, los equipos y los vehículos están funcionando correctamente. Se debe dejar registro de los pre operacionales, mediante el diligenciamiento del formato Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios. Los fabricantes en sus manuales de operación y mantenimiento, establecen los parámetros para la inspección diaria, que permiten prolongar la vida útil y minimizar la probabilidad de presentarse accidentes.

3. Observaciones adicionales, asociadas con la operación de maquinaria y equipos.

Debe contar con número de identificación interna, colocado en un lugar visible. Las especificaciones del aviso son las señaladas en el Manual de Identidad visual y de la dependencia a cargo de manejar las Comunicaciones del Instituto. Desvinculada la máquina o equipo del Proyecto, el aviso debe ser retirado por El Contratista notificando a la Interventoría del retiro del mismo.

Se debe establecer la periodicidad para comprobar el buen funcionamiento y realizar pruebas adicionales en los casos de transformaciones de la máquina o equipo, accidentes o falta prolongada de uso. En ningún caso se pueden subir pasajeros a la máquina, ni se pueden utilizar los baldes, palas, ganchos o cucharas de la maquinaria como andamio o apoyo para subir personas. En ningún caso se pueden colocar los baldes, palas, ganchos o cucharas de las máquinas encima de la cabina de vehículos o de otra máquina.

Los dispositivos de seguridad que disponga la máquina o equipo deben mantenerse habilitados y en ningún se deben retirar las protecciones o resguardos. Cuando se trabaje cerca de líneas eléctricas, se debe tener en cuenta la operación de la maquinaria, equipos o vehículos, asegurando las distancias mínimas de acuerdo a la tabla descrita en el procedimiento de izaje de cargas.

Cuando se suspenda actividades de una maquina así sea de forma temporal, se debe apoyar el equipo completamente en el suelo, parar el motor y accionar el freno de parqueo. Cuando se tenga que trabajar en espacios muy reducidos se debe señalizar y aislar esta zona de trabajo, de tal forma que se evite el paso de personal y se advierta al mismo de los peligros que se tienen.

Las zonas de circulación de la maquinaria se deben mantener limpias y despejadas. En caso que se requieran desplazamientos, las llantas y/o orugas de vehículos y maquinaria deben someterse a un proceso de limpieza.

Imagen 7 Formato: FO-AC-02 Versión: Página 68 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-70 • 2018 • ENERO • 2 70 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

4. El Contratista debe garantizar la elaboración y ejecución del programa de mantenimiento de la maquinaria, los equipos y los vehículos, de acuerdo con las especificaciones que el fabricante establece en los respectivos manuales de operación y mantenimiento.

5. La empresa dentro de la contratación de sus operadores, debe contar con mecanismos de evaluación y selección que determinen su competencia para las labores a realizar. La empresa Contratista / sub- Contratista de igual manera debe garantizar la formación permanente de sus operadores y conductores mediante programas de capacitación y entrenamiento y la divulgación de los manuales / fichas técnicas de maquinaria y equipo e instructivos de seguridad.

6. El Contratista debe diseñar e implementar los procedimientos que apliquen a este componente y que forman parte integral del MAO.

D2.2 – Manejo de vehículos Para la operación y mantenimiento de los vehículos que transitan dentro y fuera de los frentes del Proyecto, El Contratista debe tener en cuenta los siguientes requerimientos, que aplican a todos los vehículos de Contratistas o proveedores, para garantizar el normal desarrollo de la actividad de suministro de materiales e insumos, y del retiro de RCD:

1. El seguimiento al mantenimiento preventivo de los vehículos debe ser registrado mediante el diligenciamiento mensual del Formato Listado de maquinaria y/o equipos. Se deben considerar los siguientes aspectos, principalmente:

 Los vehículos deben cumplir la normatividad ambiental vigente en términos de emisión de gases, ruido ambiental y vertimientos por fugas de aceite hidráulico, aceite de motor, refrigerante del radiador y combustible, debido a fallas técnico mecánicas.

 En ningún caso se deben efectuar labores de mantenimiento a los vehículos en el área del proyecto, a menos que la Interventoría constate y verifique que es mantenimiento por fuerza mayor y de obligatoria ejecución.

2. Todo vehículo que ingresa al Proyecto debe cumplir los siguientes aspectos:

 Diligenciar el Formato Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios. Reportar las observaciones encontradas por vehículo y fijar fechas de cumplimiento y seguimiento a esas observaciones en el Formato Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios.

 Es obligatorio el uso de la alarma de retroceso, cuyo funcionamiento tiene que ser de manera automática y permanente.

 Todo vehículo que preste servicio al proyecto deberá ceñirse a lo establecido en los pliegos de condiciones en cuanto al modelo y características.

 Los vehículos utilizados por El Contratista deben contar con el certificado de la revisión técnico mecánica, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable. Diligenciar la casilla correspondiente en el Formato Listado de vehículos.

 El vehículo de transporte debe mantener en todo momento los equipos de seguridad, reglamentados en el Código Nacional de Tránsito.

 En ningún caso se permite el lavado de vehículos ni de sus equipos auxiliares dentro del Proyecto, espacio público o vía pública, según lo ordenado por la normatividad vigente.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 69 de 98 Vo.Bo. OAP:

71 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-71 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Los vehículos que laboren de manera permanente para el Proyecto, deben contar con identificación colocada una a cada lado del vehículo, en las puertas o en la parte delantera de los sus contenedores. Los avisos deben permanecer visibles. Las especificaciones del aviso son las señaladas en el Manual de Identidad visual y de la dependencia a cargo de manejar las Comunicaciones del Instituto. Desvinculado el vehículo de transporte del Proyecto, el aviso debe ser retirado por El Contratista notificando a la Interventoría del retiro del mismo.

Imagen 8

3. Para la identificación de los vehículos destinados al transporte de materiales, insumos y RCD de trabajo permanente en el Proyecto, se presentan los siguientes lineamientos:

 Las licencias de conducción para los operarios de vehículos de carga deben ser de la categoría que autorice la operación de los vehículos en mención.

 Todo conductor, debe hacer uso de manera obligatoria de elementos de protección personal. Sin estos elementos no se permite su ingreso al Proyecto.

 En ningún caso se permitirá acompañante en maquinarias o vehículos de carga.

4. Si debido a los avances del Proyecto es necesario ubicar una zona temporal para actividades de carga y descarga de maquinaria y equipos, se debe implementar un procedimiento que garantice adecuadas medidas de seguridad del lugar, no invadir espacio público o zonas verdes, ni afectar ambientalmente el suelo y el aire. La adecuación del lugar debe ser revisada y autorizada por la Interventoría.

5. Requerimientos que El Contratista debe tener en cuenta respecto a la carga transportada:

 El diseño original de los contenedores o platones de los vehículos no podrá ser modificado para aumentar su capacidad de carga en volumen o en peso en relación con la capacidad de carga del chasis, y ésta no debe exceder el peso bruto vehicular establecido en el Certificado Nacional de carga.

 Los contenedores de los vehículos destinados al transporte de RCD no deben ser llenados por encima de su capacidad, y la carga a transportar no debe sobrepasar el nivel superior más bajo de estos.

 El Contenedor o platón en donde se transportan los materiales debe estar completamente limpio en su parte externa antes de salir a la vía, especialmente aquellos que tienen faldones en su estructura, que no tendrán residuos de la carga transportada, al igual que las llantas para evitar contaminación.

 Los vehículos de carga solo podrán transitar por las vías y en los horarios establecidos según la normatividad vigente.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-72 • 2018 • ENERO • 2 72 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  En caso de presentarse derrames de material en la vía pública durante el traslado de la carga, este deberá ser recogido de manera inmediata por El Contratista, dando la remediación ambiental a que hubiere lugar. El transportador contará con el equipo necesario para efectuar las actividades anteriores.

 Es obligatorio el cubrimiento de la carga transportada con el fin de evitar dispersión o emisiones, de acuerdo con la normatividad ambiental vigente.

 El Contratista debe garantizar el óptimo aseguramiento de la carga.

 Todos los conductores deben estar capacitados en las prácticas seguras de manejo y el uso apropiado de los dispositivos de seguridad del vehículo. Para ser efectivo, el programa de entrenamiento debe estar centrado en las normas de seguridad y salud en el trabajo del proyecto, las condiciones operacionales y el tipo de vehículo así como los procedimientos de mantenimiento.

 Todos los conductores que ingresen al proyecto, sin importar su experiencia previa, deben participar en la capacitación de manejo y control de derrames de sustancias peligrosas.

D2.3 – Traslado de maquinaria, equipos y cargas El Contratista debe presentar un procedimiento para el traslado de la maquinaria, equipos y cargas y dar cumplimiento a la normatividad vigente aplicable en esta materia.

Algunos lineamientos a seguir son las siguientes:

 Antes de la realización de todo traslado de maquinaria, equipo o carga, se debe diligenciar el Formato Traslado de maquinaria y equipos.

 El vehículo transportador debe cumplir con las especificaciones técnicas y de seguridad requeridas para el transporte de la maquinaria, equipos y/o carga.

 Se debe realizar el preoperacional al semirremolque y a los vehículos escoltas.

 Se debe comprobar que las rampas de acceso pueden soportar el peso de la máquina.

 Las orugas o neumáticos de la maquinaria y/o equipos deben estar complemente secos y libre de RCD, lodos y otros, para poder efectuar el embarque o desembarque.

 Una vez embarcada la máquina, se debe establecer un mecanismo para bloquearla, de tal manera que garantice que por vibraciones y el movimiento en el proceso de transporte se desplace sobre la plataforma.

 Para las máquinas articuladas se debe tener la precaución de inmovilizar el ensamble que gira, utilizando el mecanismo con el que cuenta para ese fin.

 Se debe verificar la estabilidad, sujeción, y estado de los amarres, de la máquina, equipo o carga que se monta en los vehículos de transporte.

D2.4 – Abastecimiento de combustibles en el proyecto El Contratista debe elaborar un procedimiento para el abastecimiento de combustibles en el proyecto, el cual debe cumplir con la normatividad vigente aplicable, estar aprobado por Interventoría, hacer parte del MAO y debe cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

Efectuar una inspección preoperacional al carro cisterna encargado del abastecimiento y dejar registro en el Formato Acciones correctivas / preventivas a los reportes operacionales diarios, en caso de reportar observaciones se deben fijar fechas de cumplimiento y seguimiento en el mismo formato. La Interventoría debe aprobar el ingreso del vehículo al Proyecto.

Adicionalmente, se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 71 de 98 Vo.Bo. OAP:

73 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-73 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST CÓDIGO MG-AC-02 2.0  Cumplir con el Decreto 1609 de 2002 del Ministerio de Transporte sobre manejo y transporte de sustancias peligrosas, además de la Norma Técnica Colombiana NTC 1692.

 Deberá portar SOAT, certificado de gases vigente, Licencia de Transito y la Tarjeta de Registro Nacional para el Transporte de mercancías peligrosas debidamente expedida por las direcciones territoriales del Ministerio de Transporte.

 Portar mínimo dos (2) extintores tipo multipropósito de acuerdo con el tipo y cantidad de combustible transportado, en sitio de fácil acceso y que se pueda disponer de él rápidamente en caso de emergencia.

 El vehículo debe permanecer con sus frenos de emergencia o estacionamiento debidamente aplicados mientras se efectué el abastecimiento.

 Es obligatorio que el vehículo transportador permanezca con su motor completamente apagado mientras se efectúa el abastecimiento de combustible. De no poderse efectuar esta operación por ser necesario para el accionamiento de las bombas, este será el único vehículo que permanecerá con su motor encendido mientras se efectúe la operación de abastecimiento.

 El vehículo se debe estacionar de tal forma que en el momento de presentarse un evento, pueda evacuar y ser retirado de la zona de abastecimiento de manera rápida, segura y sin tropiezo alguno.

 Debe estar provisto de una línea de descarga a tierra debidamente anclada durante el proceso, así como de los equipos o sistemas contra incendio requeridos para este tipo de servicio según la reglamentación nacional vigente.

 Antes de efectuar el procedimiento, se debe verificar que los acoples, las tuberías, las mangueras y sus accesorios no presentar fugas y se encuentran limpios.

 El equipo de bombeo así como el surtidor (pistola) de llenado deben estar limpios antes de iniciar el abastecimiento.

 El vehículo destinado al transporte de combustibles deberá estar perfectamente señalizado e identificado con el nombre del producto que contiene, rótulos de identificación de acuerdo con lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana 1692, o la que esté vigente y número de las naciones unidas sobre su superficie.

 Dentro del Proyecto y por seguridad, este equipo en movimiento tendrá prelación sobre la vía interna, a menos que por procedimientos constructivos se señale lo contrario.

 De tener varios compartimientos, el tanque deberá contar con su cúpula y válvulas de drenaje para cada uno de ellos, debidamente señalizadas e identificadas.

 El vehículo debe contar con equipo de comunicación, para contacto en caso de emergencia, y debe permanece apagado durante el proceso de abastecimiento.

 En caso de derrame o incendio se debe seguir el procedimiento del plan de contingencia.

 Se debe mantener un banderero que permita el rápido acceso y salida del proyecto del vehículo tipo cisterna.

D2.5 - Almacenamiento de combustibles en obra El área destinada para el almacenamiento temporal de combustible, debe ser previamente aprobada por la Interventoría y ser la única zona autorizada para efectuar el almacenamiento. Ésta puede ser cambiada de acuerdo con el proceso constructivo y el avance de las obras, debe cumplir con las siguientes condiciones mínimas de seguridad, garantizando la mitigación de riesgos durante el almacenamiento o manipulación de los combustibles:

 Estar debidamente aislada del resto del Proyecto, y tener además, a manera de cordón de seguridad, cerramiento con conos y/o delineadores tubulares con cinta.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-74 • 2018 • ENERO • 2 74 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST CÓDIGO MG-AC-02 2.0  Provista de avisos en igual cantidad al número de paredes expuestas hacia la zona de obra, que anuncien el almacenamiento de combustibles y lubricantes en ese punto, en cumplimiento de la reglamentación establecida en la NTC 1692 Capítulo 3.

 No se permite el almacenamiento o permanencia de sustancias o elementos diferentes a combustibles y/o lubricantes.

 Contar con excelente ventilación, evitando la acumulación de calor y de vapores, los cuales pueden generar atmósferas explosivas, inflamables o tóxicas.

 Se debe establecer un procedimiento para evitar derrames de combustible y, en caso de presentarse, debe garantizarse que el líquido no contamine áreas aledañas; por lo tanto, se deben adecuar canales perimetrales o diques para evitar la contaminación de zonas blandas, sumideros y/o pozos, también para evitar que puedan llegar a los cuerpos de agua. En caso de derrame, establecer un procedimiento para limpiar el área afectada y darle una adecuada disposición final al material contaminado, utilizado para efectuar la limpieza.

 Tanto las paredes del área para el almacenamiento de combustibles y lubricantes como su cubierta deben ser construidas con materiales no combustibles, así mismo, el área debe estar aislada visualmente. El acabado de la cubierta debe ser de un color que haga efecto reflectivo de la luz solar. El piso o superficie regular debe estar recubierta con geotextil y arena, contando con acabado impermeable (mortero, tela asfáltica, entre otros).- Todos los contenedores de combustibles deben contar con etiquetas según la NTC 1692 Capítulo 3.

 En caso de que el contenedor de combustible quede por encima del nivel del suelo, debe ubicarse sobre soporte en material no combustible asegurado de tal forma que garantice la estabilidad del contenedor.

 El área debe estar alejada de cualquier fuente generadora de ignición, calor, electricidad, chispa o radiactividad.

 Por ningún motivo estará ubicada cerca zonas en donde existan trabajos en caliente como soldaduras, corte oxiacetilénico, fuentes de ignición, esmerilado y o pulido de metales, o en general, cualquier tipo de trabajo que pueda generar llama o chispa.

 No deben existir instalaciones eléctricas dentro del almacén ni en sus zonas aledañas.

 El suministro de combustible está prohibido en horas nocturnas, salvo que dicha actividad esté aprobada por Interventoría. Verificar sí esta prohibición es de norma. Las hojas de seguridad y las fichas técnicas de las sustancias almacenadas, deberán estar documentadas en el idioma que maneje el personal del Proyecto, y se ubicarán de manera visible al personal. La zona debe estar completamente aseada y debe contar con acceso fácil y rápido.

 Está prohibido fumar en la zona de almacenamiento y de abastecimiento. Debe existir un aviso que señale dicha prohibición.

 El uso de equipos de telefonía móvil, cámaras fotográficas, radios o videojuegos portátiles está prohibido en la zona de almacenamiento y durante el procedimiento de abastecimiento del contenedor.

 En la zona de almacenamiento de combustible y lubricantes, así como en la zona escogida para el abastecimiento del contenedor, deben permanecer extintores del tipo y capacidad suficientes para controlar cualquier evento de conflagración.

 El equipo de extinción de incendios debe estar señalizado, demarcado y libre de obstáculos.

 El personal que participe en el abastecimiento de combustible debe estar capacitado y entrenado en el manejo del equipo extintor.

 Se deberá coordinar entre el equipo SST y Ambiental, la realización de al menos 1 simulacro de emergencia ambiental durante el desarrollo del contrato.

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75 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-75 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 D2.6 - Izaje mecánico de cargas El Contratista debe elaborar un procedimiento para el izaje mecánico de cargas, el cual debe cumplir con la normatividad vigente aplicable, estar aprobado por Interventoría, hacer parte del MAO y debe cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

1. Cálculo de cargas y sus puntos de anclaje.

 Número de grúas, elementos y accesorios a emplear.

 Personal requerido.

 Área de izaje y redes de servicios públicos existentes en la zona.

 Afectación de espacio público o de vías vehiculares y peatonales.

Se debe verificar el correcto funcionamiento y desempeño de las grúas o torres grúa a emplear y dejar registro en el Formato Acciones correctivas/preventivas a los reportes operacionales diarios, en caso de reportar observaciones se deben fijar fechas de cumplimiento y seguimiento en el mismo formato. La Interventoría debe aprobar el ingreso de la maquinaria y/o equipos al Proyecto.

2. El personal encargado del izaje debe cumplir mínimo con los siguientes requerimientos:

 Tanto el operador de la grúa, el supervisor del izaje y el encargado de efectuar la dirección y señalamiento de las maniobras, deben regirse por un código uniforme de señales.

 Conocer con claridad el Código y tener suficiente experiencia en su manejo. Las señales de mano deben ser claras y precisas.

 El operador debe conocer la tabla de cargas, alcances y limitaciones de la grúa empleada. Además, debe conocer los factores que limiten la capacidad de carga de los aparejos, y nunca abandonar los controles de la grúa mientras se tenga carga izada.

 El operario de la grúa debe mantener un espacio mínimo entre los cables de tendido electrizados, la grúa y su carga, según lo indica la siguiente tabla:

Tabla 8. Distancia preventiva para voltajes normales en trabajos de izajes próximos a tendidos eléctricos de alta tensión (Entre fases)

Voltaje normal en Kw (entre fases) Distancia mínima preceptiva en metros (pies) Hasta 50 De 50 a 200 De 200 a 350 De 350 a500 De 500 a 750 De 750 a 1,000 3,1 (10) 4,6 (15) 6,1 (20) 7,6 (25) 10,7 (35) 13,7 (45) Fuente: ASME 1994.

 Si no es posible mantener una visión directa entre el operador y el señalizador, se debe mantener la comunicación mediante un sistema manos libres de manera constante.

 Se prohíbe viajar sobre los elementos estructurales, cargas, ganchos, eslingas, estructura de la maquinaria o aguilones. El izado de personas solamente se permite en canastillas diseñadas y homologadas para tal fin, previa aprobación de la Interventoría.

 En caso que el izaje requiera más de una grúa, debe existir un solo señalizador designado.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-76 • 2018 • ENERO • 2 76 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  En caso de ser necesario más de un señalizador, debe existir uno que lidere los mandos de señalización. En todo caso, no se izan cargas simultáneamente con dos o más grúas, hasta tanto no se hayan cumplido los requisitos para el Izaje crítico con los permisos de trabajo debidamente aprobados.

3. Aspectos a tener en cuenta durante el izaje de las cargas:

 Se debe contar con el manual de operación y mantenimiento en español.

 Se prohíbe el desplazamiento de la carga izada sobre el personal que se encuentra en el área de trabajos o cercana a ella.

 Antes de izar la carga, se debe asegurar que se han amarrado las manilas de la carga, por lo menos una línea, a fin de evitar desplazamientos no esperados.

 En la cabina de la grúa deben existir las tablas de carga propias del equipo donde se indica la carga máxima admisible, según las posiciones del brazo.

 Deben existir las debidas señales de peligro que apliquen, entre las que se encuentran, caída de objetos, prohibido fumar, peligro alta tensión, en el área donde se ejecuta el Izaje.

 Mientras no se estén efectuando actividades de izaje, la grúa deberá permanecer apagada, asegurada, con su puerta cerrada y sin elementos suspendidos.

 El izaje de cargas se realiza sobre una superficie nivelada, aseada y segura. No se efectúan procedimientos de izaje en áreas en donde su nivel supere los 15º de inclinación y cuya superficie no esté completamente compactada.

 La zona se aislará del resto de la obra mediante conos y/o señalizadores tubulares de tal manera que el radio de acción de la grúa quede complemente cubierto y tendrá una zona de seguridad de cuatro (4) metros más contados a partir del radio de acción de la grúa.

D2.7 – Manipulación de redes eléctricas En todo trabajo que se adelante la manipulación, mantenimiento o reparación de instalaciones eléctricas, El Contratista debe tener en cuenta entre otros, los siguientes requerimientos:

 Para el manejo, operación y mantenimiento de instalaciones y equipos eléctricos del proyecto, se deben cumplir las disposiciones de la NTC 2050 Código Eléctrico Colombiano y el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE.

 Se prohíbe realizar reparaciones provisionales. Los cables dañados hay que reemplazarlos por otros nuevos. Los cables y enchufes eléctricos se deben revisar, de forma periódica, y sustituir los que se encuentren en mal estado.

 Se prohíbe la instalación de adaptadores en las bases de toma de corriente, ya que existe el riesgo de sobrecargar excesivamente la instalación, tampoco deben utilizarse cables dañados, clavijas de enchufe resquebrajadas o aparatos cuya carcasa tenga desperfectos.

 Los cables eléctricos deben protegerse mediante canalizaciones de caucho duro o plástico, cuando estén depositados sobre el suelo en zonas de tránsito o de trabajo.

 Todas las instalaciones deben estar en buen estado y ser revisadas periódicamente.

 Las herramientas a emplear en los trabajos deben estar aisladas de acuerdo con tipo de tensión a manejar, además de estar libres de grasas, aceites y otras sustancias deslizantes.

 Se deben coordinar las actividades de los instaladores eléctricos cuando tengan que trabajar conjuntamente con otros profesionales.

 Formar a los trabajadores sobre los procedimiento, normas e instructivos de seguridad.

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77 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-77 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Toda manipulación de sistemas eléctricos y, especialmente los de media y alta tensión, deben ser autorizados por la entidad responsable de las redes.

 Se debe tener especial precaución cuando se maniobren cargas que no pueden ser centradas.

Solamente se pueden maniobrar cargas que están dentro de la capacidad de la grúa.

 Cuando se realicen actividades de izaje de cargas debe tenerse en cuenta las distancias de seguridad establecidas en el programa D2.6.

Diagnóstico de riesgos asociados al trabajo: Toda actividad debe ser diagnosticada teniendo en cuenta:

1. La detección, valoración y posible control de retrocesos de corriente o contactos con fuentes de energía y otros factores de riesgo.

2. La definición de puntos de aterrizajes.

3. La revisión del estado de las estructuras.

4. La detección, valoración y control de caídas de altura.

5. Determinar personal (calificación, número), equipos y herramientas necesarias para la ejecución de las actividades.

6. Determinar el procedimiento de trabajo seguro requerido para el trabajo específico.

7. Definir las medidas de seguridad y medios de comunicación efectivos.

8. Determinar el tiempo de ejecución de la tarea y el tiempo necesario para la ejecución de los procedimientos de seguridad.

9. Coordinar actividades en caso de trabajos simultáneos con el fin de evitar exposición a riesgos de unos a los otros.

10. Verificar si la(s) actividad(es) requiere(n) permiso de trabajo por implicar alto riesgo, o tratarse de una actividad no rutinaria, o en línea viva.

Si las condiciones de trabajo peligrosas no puede ser controladas efectivamente no ejecutar la labor hasta no controlarlas.

Desenergización de circuitos. Dentro del procedimiento de trabajo seguro, El Contratista deberá contemplar el proceso de coordinación para desenergización requerida.

Revisión y reporte de condiciones inseguras. El Contratista debe verificar las condiciones de las estructuras, circuitos, cajas de conexiones, cubiertas, equipos, entre otros, para detectar los riesgos posibles y determinar las medidas que deben adoptarse para evitar los accidentes, igualmente debe constatar que las conexiones a tierra no estén desconectadas y que las partes supuestamente desenergizadas realmente lo estén.

Verificación de condiciones ambientales: Es responsabilidad del Contratista observar las condiciones climáticas favorables del entorno, en caso contrario, no se ejecutaran trabajos de mantenimiento en líneas energizadas. Igualmente, decidirá si se suspende o no la maniobra.

Selección y uso de EPP, elementos colectivos y herramientas: En el procedimiento de trabajo seguro se debe tener en cuenta las condiciones específicas y el diagnóstico de los riesgos asociados al trabajo, el tipo de labor a realizar y la capacitación y entrenamiento entregado al personal operativo, de igual forma deben definirse las necesidades de Elementos de Protección Personal (EPP), los elementos colectivos de seguridad y las herramientas idóneas para la ejecución de los trabajos; Todos los EPP deben cumplir con los estándares Formato: FO-AC-02 Versión: Página 76 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-78 • 2018 • ENERO • 2 78 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 determinados por la Comunidad Económica Europea y tener esta respectiva marcación, además de permanecer en buenas condiciones de uso.

Operación de aparatos o equipos eléctricos: El Contratista debe tener en cuenta entre otros, los siguientes lineamientos:

 Debe evitarse la utilización de aparatos o equipos eléctricos en caso de lluvia o humedad cuando los cables u otro material eléctrico atraviesen charcos, los pies pisen agua o alguna parte del cuerpo esté mojada.

 Comprobar que toda máquina eléctrica portátil que se use disponga de un sistema de protección. El más usual es el doble aislamiento. Igualmente, las herramientas manuales (destornilladores, alicates, entre otros) deben se aislantes y estar libres de grasas, aceites y otras sustancias deslizantes.

 Desconectar inmediatamente el aparato o la máquina que se esté utilizando si se nota cualquier paso de tensión en el cuerpo (cosquilleo), y comunicarlo de inmediato a las personas responsables del trabajo.

Reglas de Oro: El Contratista deberá contemplar en su procedimiento de trabajo seguro las siguientes reglas de oro: a) Abrir con cortes visibles todas las fuentes de tensión, mediante interruptores y seccionadores que aseguren la imposibilidad de un cierre intempestivo. b) Enclavamiento o bloqueo, si es posible, de los aparatos de corte. El bloqueo de un aparato significa el impedir la maniobra de dicho aparato, manteniendo la posición instaurada por el operador. Se debe impedir que se accione el aparato por fallos mecánicos y/o fallos humanos. c) Reconocimiento de la ausencia de tensión. d) Instalar equipos de puesta a tierra y cortocircuito lo más cercano posible al área de trabajo. e) Colocar las señales de seguridad adecuadas, delimitando la zona de trabajo.

Distancias de Seguridad: El Contratista debe garantizar el cumplimiento de la conservación de distancias mínimas de seguridad, teniendo en cuenta:

Tabla 9. Distancias de seguridad para trabajos que requieran manipulación de redes eléctricas Tensión Nominal Entre fases (Kv.) Distancia Mínima de Seguridad (Metros) 13,2 0,75 34,5 1,05 57,5 1,50 115 1,90 300 2,60 Supervisión del Trabajo: El Contratista debe garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos de seguridad aplicables, teniendo en cuenta entre otros, los siguientes lineamientos:

1. Exigir a sus trabajadores la inspección de las herramientas, equipo, medios e instrumentos antes y después de su uso, así como su utilización correcta, incluyendo la ropa de trabajo elementos de protecciones personales y colectivas.

2. Verificar que los trabajadores ejecuten su trabajo conforme a los procedimientos establecidos, evitando el uso de herramientas, equipo, medios e instrumentos inadecuados, defectuosos o dañados.

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79 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-79 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

3. Delimitar y señalizar el lugar de trabajo.

4. No permitir laborar a aquellos trabajadores que no se encuentren física o mentalmente aptos para desarrollar el trabajo en una forma segura, en particular por efectos del uso del alcohol o drogas.

5. Impedir que los trabajadores no capacitados desarrollen trabajos, sin la dirección de una persona experimentada y capaz, quien permanecerá en el lugar de trabajo.

6. Velar porque los trabajos que impliquen altos grados de riesgo sean ejecutados por personas capacitadas y autorizadas.

7. Impedir laborar a aquellos trabajadores que no porten sus equipos de protección personal necesarios para la labor y su dotación correspondiente.

8. Suspender las labores cuando se presente peligro inminente que amenace la salud o la integridad de los trabajadores.

Conexión líneas desenergizadas: Para la energización nuevamente del circuito desenergizado previo a los trabajos, el responsable del trabajo, debe:

1. Comprobar que no existen personas trabajando antes de restablecer el servicio. El cartel sólo se retira por la persona que lo colocó y cuyo nombre debe figurar.

2. El Ingeniero Residente siempre debe estar presente en uno de los frentes de trabajo y tener una comunicación permanente con los frentes de trabajo y la central o centro de control.

8.5 COMPONENTE E. PROGRAMA DE SEÑALIZACION DE SEGURIDAD Este programa consiste en la implementación de la señalización mínima requerida en el desarrollo de las obras con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los usuarios, peatones y trabajadores. La señalización correspondiente a este componente es complementaria a la señalización establecida en los PMT. El Contratista deberá incluir en este componente:

 Planos de cada uno de los frentes de trabajo, con su correspondiente señalización y demarcación incluyendo lo correspondiente a seguridad industrial (Escala 1:500 a 1:5.000, según criterio del IDU).

 Formato de registro de vallas de publicidad exterior completamente diligenciado. Identificación de impactos Los posibles impactos que se pueden presentar, entre otros son:

 Alteración del flujo vehicular  Alteración del entorno paisajístico  Incomodidades a la comunidad Medidas de manejo

1. El campamento debe cumplir con la totalidad de la señalización propuesta en el MAO. Entre otros, debe contener señales que indiquen prevención de accidentes, salidas de emergencia, extintores, almacén y oficinas, lo cual debe ir articulado con el análisis de riesgos, plan de contingencias y programa de seguridad industrial.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-80 • 2018 • ENERO • 2 80 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

2. En todos los casos se debe hacer cerramiento del área de trabajo, aislando completamente los frentes de obra, mediante la instalación de tela polipropileno verde y/o malla fina azul o con la identidad visual que determine la Entidad. La definición del cerramiento a implementar dependerá del tipo y ubicación del proyecto y se definirá en comité ambiental antes de la iniciación de las actividades de obra.

3. El Contratista debe garantizar que en todo momento se encuentren aislados y señalizados los sitios de excavación o frentes en los que se esté desarrollando cualquier tipo de actividad de obra.

Imagen 9

4. Todas las señales y dispositivos de señalización que se instalen en espacio público por obras del IDU deben estar elaborados en materiales reflectivos, según las exigencias del Manual de Señalización vial del Ministerio de Transporte.

Imagen 10

5. Antes de iniciar las actividades de obra de cualquier proyecto IDU y durante su desarrollo, El Contratista deberá tener instalada toda la señalización establecida en el correspondiente Plan de Manejo de Trafico aprobado por la Secretaría de Movilidad.

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81 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-81 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 11

6. Todos los elementos de señalización y de control de tráfico se deben mantener limpios y en buen estado.

7. Se debe garantizar que todos los pozos de inspección, sumideros, cámaras telefónicas, cajas de inspección, entre otros, presentes en el frente de obra se encuentren perfectamente plafonados y aislados con malla y/o cinta de seguridad, garantizando seguridad a peatones y trabajadores.

Imagen 12

8. Cuando se adelanten labores de excavación, se deberá aislar totalmente el área excavada (delimitar el área con tela verde y malla traslucida azul soportada sobre párales de madera, la altura de ésta demarcación no debe ser menor de dos (2) metros, un (1) metro inferior para la tela verde y un (1) metro superior para la malla azul) y fijar avisos preventivos e informativos que indiquen la labor que se está realizando.

9. Para excavaciones con profundidades mayores a 50 cm., la obra debe contar con señales nocturnas reflectivas o luminosas, tales como conos luminosos, flasches, licuadoras, flechas, ojos de gato o algún dispositivo luminoso sobre los párales o señalizadores tubulares, cinta de demarcación, entre otros.

Senderos peatonales

1. Se debe separar el flujo peatonal de los trabajos propios de la obra y del flujo vehicular.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-82 • 2018 • ENERO • 2 82 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 13

2. Los senderos peatonales deben ser protegidos con barreras, para los casos en que exista riesgo de que el flujo vehicular invada el espacio destinado para dichos senderos.

3. Los senderos deben poseer un ancho mínimo de 1,5 metros y altura libre de obstáculos de 2,20 metros y en los cambios de dirección el ancho libre de paso debe poder inscribir un círculo de 1,5 metros de diámetro.

Imagen 14

4. Todo paso sobre excavaciones debe contar con instalación de barandas de acuerdo con la normatividad vigente.
5. En el evento en que se requiera la habilitación de accesos temporales a garajes o viviendas, éstos pasos se deben garantizar de tal forma que los habitantes de las viviendas puedan ingresar a las mismas sin ningún tipo de complicación y/o riesgo.

6. El Contratista debe garantizar que el piso de los senderos sea firme, antideslizante y sin obstáculos que interrumpan el flujo peatonal.

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83 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-83 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

7. Los elementos de protección de los senderos como las lonas y cintas de seguridad deben permanecer continuas y perfectamente verticales u horizontales como sea el caso.

8. Todo sendero peatonal que entregue en cruce vehicular obligado, debe contemplar el concurso de un banderero que garantice la seguridad del peatón.

Requerimientos mínimos para la implementación de senderos peatonales en obras IDU:

1. Localización de la zona a intervenir y del flujo peatonal a desviar.

2. Ubicación del sendero que mejor se acomode a los requerimientos de la comunidad.

3. Preparación de la superficie del sendero a instalar de tal manera que quede a un mismo nivel.

4. Para los casos de senderos peatonales ubicados sobre calzadas con flujo vehicular, se deberá colocar una barrera de protección tipo sardinel, de tal manera que se prevenga la invasión del sendero peatonal por parte de los vehículos.

5. Se debe adecuar la superficie del sendero con material que garantice una superficie dura y libre de irregularidades superficiales. Este material al contacto con el agua no debe generar superficies resbalosas y/o aposamientos. Se debe garantizar la adecuada transitabilidad para usuarios con movilidad reducida.
6. Una vez adecuada la superficie del sendero peatonal, este se deberá canalizar para desviar el flujo peatonal al nuevo sendero. Esta canalización se debe realizar utilizando colombinas y tres franjas de cinta de demarcación y/o malla fina sintética. Paralelamente se deben instalar señales verticales con la leyenda “Sendero Peatonal”, las cuales deberán ubicarse al inicio y al final del sendero.

7. Los senderos peatonales deben permanecer completamente libres de RCD, materiales de construcción y cualquier tipo de residuo que impida el flujo.

8. Los senderos peatonales deben tener conectividad, es decir deben conducir de un origen a un destino.

9. Se deben habilitar zonas dentro de los frentes de obra para el tránsito de los trabajadores y del personal involucrado con la obra.

Señalización de materiales

1. Los materiales ubicados diariamente en los frentes de obra, deberán disponerse de manera tal que no interfieran con el tránsito peatonal o vehicular. Los materiales deberán estar dentro del cerramiento de obra, señalizados y cubiertos de tal forma que se evite el aporte de material particulado.

Señalización de la obra y sus instalaciones temporales El Contratista de acuerdo con las características de la obra elaborará un plan de señalización de áreas de trabajo con señales informativas, prohibitivas, de obligación, de advertencia y de salvamento, tanto para las instalaciones temporales, como para los frentes de trabajo.

Las Instalaciones temporales pueden ser campamentos, acopios temporales de materiales, bodegas, puntos de almacenamiento de productos químicos, vestieres y puntos provisionales para almacenamiento de herramientas y otros elementos.

Dichas instalaciones deberán tener como mínimo:

 Ubicación de oficinas.  Señalización y demarcación de extintores.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-84 • 2018 • ENERO • 2 84 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0  Señalización de baños.  Rutas de evacuación, salidas de emergencia y puntos de encuentro.  Señalización de almacenamientos de productos químicos y en general de demarcación de áreas de acopio de materiales.  Señalización de botiquín y áreas de primeros auxilios.  Señalización de acopio de residuos.  Acceso a lugares restringidos.  Señalización de uso de elementos de protección personal.  Punto de encuentro.

Los frentes de obra deben tener como mínimo la siguiente señalización:

 Aislamiento y demarcación de la totalidad del frente de obra.  Demarcación de la circulación interna del personal.  Implementación de señales para el uso de elementos de protección personal.  Demarcación en los puntos autorizados de acopios temporales de materiales, residuos y RCD.  Demarcación y señalización de pozos de inspección, sumideros y cajas de las empresas de servicios públicos y excavaciones profundas.  Demarcación y señalización de salidas de emergencia.  Demarcación y señalización de parqueo de maquinaria.  Punto de encuentro.

Imagen 15 De acuerdo al avance de obra, si la Interventoría o el IDU consideran pertinente la ubicación de señalización adicional, El Contratista deberá seguir las instrucciones respectivas.

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85 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-85 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Imagen 16 Las señales de seguridad deben estar diseñadas de acuerdo con los colores de seguridad y contraste y las formas geométricas y significados determinados en las normas técnicas NTC-1461 – Higiene y Seguridad, colores y señales de seguridad, NTC 1931 – protección contra incendios – señales de seguridad y NTC 1937 – Señalización en la Industria de la Construcción.

Figura 5. Forma geométrica, color y significado de las señales de seguridad La obra deberá ser programada de tal forma que se facilite el tránsito peatonal, definiendo senderos o caminos peatonales y cruces peatonales de acuerdo con el tráfico estimado. El Contratista debe solicitar y coordinar con las autoridades competentes el establecimiento de campañas (educativas e informativas) de control policial a la seguridad peatonal y adecuada utilización de las áreas peatonales.

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-86 • 2018 • ENERO • 2 86 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0

2. El campamento debe señalizarse en su totalidad con el fin de establecer las diferentes áreas del mismo, en el caso de ubicar el campamento en espacio público, éste debe mantener un cerramiento en polisombra suficientemente resistente de tal forma que aísle completamente el área de campamento del espacio circundante. El suelo sobre el cual se instale el campamento debe ser protegido de cualquier tipo de contaminación y deberá recuperarse la zona en igual o mejor estado del encontrado inicialmente.

3. Si en el lote del campamento hay almacenamiento temporal de materiales (Patios de almacenamiento) debe mantenerse señalizada la entrada y salida de vehículos de carga definiendo los sitios de transito de los mismos, debe contener señales informativas y señales preventivas. Los materiales deben permanecer perfectamente acordonados y apilados; en el caso de materiales pétreos, adicionalmente deben estar cubiertos con lonas, plásticos o geotextiles, evitando la afectación a trabajadores y a terceros en obra por acción erosiva del viento. Se debe cumplir con la señalización del campamento propuesta en el MAO.

Tiempo de empleo La señalización aprobada para el proyecto debe instalarse previo al inicio de las actividades constructivas y debe mantenerse de acuerdo a las características de la obra y ser retirada tan pronto como ésta se termine.

Cuando las labores de ejecución de la obra se realicen por etapas, deberán permanecer en el lugar únicamente las señales y dispositivos que sean aplicables a las condiciones existentes y en consecuencia serán removidas o cubiertas las que no sean necesarias.

Responsabilidad La instalación, mantenimiento y retiro de los dispositivos de señalización provisional necesarios durante la construcción o conservación de vías urbanas, será responsabilidad del Contratista. A continuación se presentan algunas obligaciones a tener en cuenta:

 No iniciar ninguna reparación o construcción sin antes disponer de las señales necesarias para la protección del tipo de obra a ejecutar.  Ubicar y conservar adecuadamente las señales.  No obstruir la visibilidad de las señales.  Se prohíbe al Contratista depositar o arrumar señalización en mal estado en el frente de obra o en sitios cercanos a ella.  Retirar inmediatamente los dispositivos de señalización empleados, tan pronto como haya terminado el motivo que los hizo necesarios. Se prohíbe abandonar la señalización en las vías públicas una vez terminada la obra.  El IDU podrá exigir la reposición o cambio de la señalización, malla y polisombra cuando lo considere necesario.

Cerramientos Estos elementos tienen por objeto cercar el perímetro de una obra e impedir el paso de tierra o residuos hacia las zonas adyacentes al área de trabajo.

Las mallas y cintas plásticas se fijan a varas de madera rolliza, que se hincan en forma continua sobre el terreno, distanciados cada 3 metros aproximadamente.

Deberán ser colocados de tal forma que no afecten la visibilidad de los vehículos en las intersecciones. Se utilizarán como mínimo tres hiladas de cinta, con una separación entre sí de 50 cm, de colores naranja y blanco, alternados. También podrán usarse cintas de colores negro y amarillo o amarillo y blanco.

Movilidad y seguridad dentro de los frentes de obra Formato: FO-AC-02 Versión: Página 85 de 98 Vo.Bo. OAP:

87 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-87 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 La función principal de los procedimientos para el control de vehículos y personas de manera segura al interior del frente de obra, requiere de la adecuada señalización de los lugares de trabajo teniendo en mente la seguridad de los trabajadores y visitantes garantizando la menor interferencia posible con la movilidad.

Las medidas de control de seguridad en la movilidad tales como adecuación de senderos, procedimientos de seguridad, estacionamiento interno, entre otros, forman parte integral del ítem 1 de este componente y debe contemplarse como un tema dentro de la inducción a los trabajadores. Dichas medidas deben proporcionar además, la flexibilidad necesaria para atender los requerimientos demandados por el cambio de condiciones en las zonas de trabajo.

Dado el grado de importancia que representa el hecho de que los usuarios estén bien informados, es esencial mantener buenas relaciones públicas para contar con la cooperación de los diversos medios de comunicación social con el fin de anunciar a través de ellos, la existencia y las razones de los trabajos.

8.6 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL El propósito fundamental de este Manual es servir como un instrumento de gestión que permita que los proyectos del IDU se desarrollen de una manera ambientalmente sostenible, respetando la salud, la seguridad y los derechos de los trabajadores y en el marco de un proceso de mejoramiento continuo; para tal fin se incorporan los conceptos definidos en la Norma ISO 14001:2004, respecto al Sistema de Gestión Ambiental y la Norma OHSAS 18001:2007.

En el Sistema de Gestión Ambiental, las políticas, metas y procedimientos ambientales, se traducen en un plan de acción, que una vez implementado puede ser medido y evaluado, y con base en los resultados obtenidos se establecerán acciones correctivas y de mejoramiento en procura de elevar la calidad ambiental del entorno.

Por otro lado, se busca que los Contratistas implementen un Sistema de Seguridad y Salud Laboral que le permita al IDU garantizar un control de los riesgos que sus obras generan, así como la salud, salubridad y seguridad de los trabajadores y de la comunidad en general.

El presente Manual, obedece a una política distrital que promueve la autogestión como mecanismo efectivo para obtener resultados ambientales, de seguridad y de salud laboral en el desarrollo de obras ambientalmente sostenibles y seguras. El cumplimiento y desempeño de las medidas contenidas en los diferentes componentes en los que se divide este Manual, serán medidos y evaluados empleando las herramientas descritas en este capítulo, de tal forma que los Contratistas puedan revisar su desempeño ambiental y de salud laboral en el desarrollo de las obras e implementar las medidas correctivas que sean del caso, con el fin de mejorar los niveles y estándares de cumplimiento de los parámetros establecidos en los componentes, logrando así un mejoramiento continuo durante el desarrollo de los proyectos ejecutados por el IDU.

8.6.1 Metodología de valoración La evaluación o valoración del desempeño A&SST del Contratista se realizará a partir de las fichas de seguimiento de labores ambientales desarrolladas para los 5 componentes en los que se divide este Manual, logrando así una medición específica de las actividades que generan mayor impacto ambiental y mayores riesgos y su conexión con un Sistema de Gestión. Adicionalmente se pretende hacer la medición con base en documentos objetivos por lo cual se debe adelantar un proceso de registro de cada uno de las actividades realizadas por los Contratistas y del cumplimiento de las medidas establecidas en éste Manual.

Los 5 componentes de calificación y la periodicidad de evaluación son:

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 86 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-88 • 2018 • ENERO • 2 88 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Tabla 10. Componentes COMPONENTE PERIODICIDAD A Cumplimiento a obligaciones ambientales y SST contractuales Semanal B Manejo ambiental en la ejecución de actividades constructivas Diaria C Manejo de la vegetación y paisajismo Semanal D Gestión en seguridad y salud en el trabajo Semanal E Programa de señalización de seguridad Semanal Los parámetros y/o aspectos a evaluar de cada uno de los componentes anteriores constituyen el Formato Fichas de seguimiento de labores ambientales.

La calificación de los parámetros y/o aspectos controlados y revisados a través de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, debe ser realizada por la Interventoría del contrato, con base en los resultados de las inspecciones diarias que la misma efectúe para la obra.

En cada una de las inspecciones de Interventoría el equipo de profesionales del área A&SST, en cabeza del residente ambiental debe verificar el cumplimiento de cada una de las medidas contenidas en éste Manual y en los diferentes parámetros y/o aspectos a calificar y dejar el registro correspondiente con el diligenciamiento del Formato - Fichas de seguimiento de labores ambientales, según la periodicidad indicada en la tabla anterior.

Los registros de seguimiento a los requerimientos de éste Manual o de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, se deben llevar mediante fotografías, formatos de campo, notas de bitácora de obra y actas de comité de obra, capitulo A&SST.

Para el diligenciamiento de las listas, se deberá colocar en cada una de las casillas correspondientes 0%, o 100%, según los registros que se tengan de las inspecciones realizadas, dejando la correspondiente observación. En caso que durante una inspección o visita de obra se observe por parte del IDU o de la Interventoría del contrato, un incumplimiento a lo evaluado en las Fichas de seguimiento de labores ambientales, que no es subsanado inmediatamente, dicho incumplimiento debe ser calificado con 0%, independientemente que se tome la acción correctiva posteriormente.

Los resultados de la calificación obtenida en las Fichas de seguimiento de labores ambientales, serán notificados al Contratista de obra de forma escrita o durante el comité ambiental. Cuando no haya acuerdo del Contratista y del Interventor en la calificación, se podrá recurrir a la intermediación de la Supervisión del contrato o a los mecanismos que establecen el contrato y la ley para dirimir conflictos.

8.6.2 Reconocimiento por labores A&SST ejecutadas Cada contrato prevé una metodología especifica tendiente a dar un reconocimiento económico al Contratista en razón de las actividades de índole A&SST que ejecute a consecuencia de su obligación de implementarlas en las obras, de acuerdo a lo especificado en el contrato o el presente Manual. Dicha metodología se detalla claramente en cada contrato e incluye todos los costos directos e indirectos en que se ve obligado incurrir El Contratista en el desarrollo del proyecto.

En consecuencia, debe tenerse en cuenta que el mencionado reconocimiento económico pueden estar incluido dentro de los siguientes componentes del presupuesto de los proyectos:

 Los análisis de precios Unitarios que conforman las actividades de obra.

 Los análisis de precios Unitarios que conforman las actividades de A&SST.

 El valor global que se especifique para labores A&SST.  El componente que hace parte del presupuesto del proyecto, definido en el contrato o sus apéndices, con el fin de ser el medio para reconocer aquellos costos antes mencionados Formato: FO-AC-02 Versión: Página 87 de 98 Vo.Bo. OAP:

89 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-89 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Lo anterior sin perjuicio de la forma de pago que se especifique en el contrato para las labores A&SST, que puede estar determinado por un factor que califique el desempeño A&SST presentado por El Contratista en un periodo dado.

8.6.3 Forma de pago de las labores ambientales, de salud laboral y seguridad y salud en el trabajo El pago de las Labores Ambientales desarrolladas por El Contratista, se fundamentará en un sistema de calificación del cumplimiento del manejo ambiental y de salud laboral del proyecto el cual se evidencia a través de la calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, descrita anteriormente, la cual debe ser calculada para la suscripción de cada Acta Mensual de recibo parcial de Obra.

El pago al Contratista por las labores de índole A&SST efectuadas en el periodo se realizará de acuerdo a la forma de pago que se defina en el contrato o sus apéndices. Lo anterior, sin perjuicio de las multas que le puedan ser impuestas al Contratista por incumplimiento de las obligaciones asumidas con ocasión del contrato en materia ambiental.

8.6.4 Sanciones y Multas Las normas ambientales son de orden público y no podrán ser objeto de transacción o de renuncia a su aplicación por parte de los particulares de acuerdo al artículo 107 de la Ley 99 de 1993; los lineamientos básicos para dar cumplimiento a lo contenido en la normatividad ambiental, minera y de salud laboral están contemplados dentro de cada uno de los componentes y programas que constituyen éste Manual y los contratos del IDU, mediante dos tipos de exigencias:

1. Obligaciones contenidas en las normas ambientales, mineras, de salud laboral, de policía y tránsito vigentes, cuyo incumplimiento puede dar lugar a la imposición al IDU de sanciones y multas por parte de las Autoridades competentes.

2. Otro tipo de exigencias estipuladas por el IDU, derivadas de su política ambiental y cuyo objeto es propender por el buen desempeño ambiental y porque el desarrollo de las obras se lleve de forma segura por parte del Contratista.

Así las cosas, el IDU podrá imponer las multas señaladas en la minuta del Contrato, por incumplimiento de las obligaciones ambientales, sociales y de salud laboral, cuando:

 El Contratista incumpla o viole una norma ambiental o de salud laboral.  El Contratista, no alcance la calificación de por lo menos el 90% en la evaluación que se hace de cumplimiento a través de las Fichas de seguimiento de labores ambientales.  El incumplimiento reiterativo (más de 2 veces), en uno o varios ítems de las Fichas de seguimiento de labores ambientales.  El incumplimiento en la programación de las inspecciones de campo previamente aprobadas, (multas aplicable al Contratista y/o Interventor según corresponda).  El incumplimiento de los requerimientos oficiados por la Interventoría en tres o más ocasiones.  En el evento en el cual se obtengan porcentajes promedios inferiores al 90% en la calificación de las Fichas de seguimiento de labores ambientales, y/o se incumplan aspectos legales el Interventor realizará requerimiento escrito al Contratista para que este tome las medidas correctivas o subsane el incumplimiento asignándole para ello un plazo máximo. En caso de que El Contratista no se allane a cumplir en el tiempo establecido, o incurra en un incumplimiento repetitivo, o el incumplimiento sea insubsanable, el Interventor deberá solicitar al IDU aplicar las multas contractuales que sean del caso. Lo anterior, sin perjuicio de otro tipo de medidas económicas que el IDU tome contra El Contratista como serían los descuentos económicos en las actas de pago y las acciones de repetición por las sanciones que la autoridad ambiental imponga al IDU por incurrir en infracciones ambientales derivadas del desempeño deficiente del Contratista.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 88 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-90 • 2018 • ENERO • 2 90 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 En el plan de acción que diseña y entrega el Interventor al IDU se establecerá la metodología y periodicidad de la verificación, de acuerdo con el cronograma de obra. En todo caso los parámetros y/o aspectos contenidos en las Fichas de seguimiento de labores ambientales, se deberán calificar de forma semanal, y mensualmente obtener un promedio.

Nota importante: Las medidas contenidas en este Manual no eximen a los Contratistas de la responsabilidad de evaluar los requisitos ambientales y de salud laboral aplicables a cada uno de los proyectos y de dar estricto cumplimiento a los mismos.

8.7 MANEJO DEL COMPONENTE ARQUEOLÓGICO: IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDA ARQUEOLÓGICA PARA DAR CORRESPONDENCIA AL PROGRAMA DE ARQUEOLOGÍA PREVENTIVA (PAP)

El Programa de Arqueología Preventiva (P.A.P.) del Instituto Colombiano de Antropología e Historia es el procedimiento diseñado para hacer acompañamiento a todo tipo de obra durante los procesos constructivos que se ejecuten en el marco de la misma, y que tiene como función dar protección al Patrimonio Material Cultural.

8.7.1 ALCANCES LEGALES Dar cumplimiento al Decreto 833 de 2002, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 397 de 1997 en materia de Patrimonio Arqueológico Nacional y se dictan otras disposiciones. “En el que según el artículo 8 de la Constitución Política y el artículo 1, numeral 5, de la ley 397 de 1997, es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”

“Que como elemento básico de la identidad nacional el patrimonio arqueológico amerita una primordial protección del Estado, tendiente a su conservación, cuidado, rehabilitación y divulgación y a evitar su alto grado de vulnerabilidad, en especial, teniendo en consideración que el territorio colombiano en su totalidad comporta un potencial espacio de riqueza arqueológica”

8.7.2 ETAPA DE PRE-FACTIBILIDAD Diagnóstico Arqueológico Es necesario iniciar en la etapa de estudios y diseños, con una recopilación documental detallada sobre los procesos arqueológicos acaecidos en la zona de estudio. Así mismo se debe hacer una revisión histórica documental sobre el desarrollo de las localidades por las cuales pasará el proyecto. Esta etapa será desarrollada por el grupo de arqueología del IDU.

Entregable: Documento de diagnóstico que incluya revisión histórica documental con probable zonificación arqueológica y Zonificación de potencial arqueológico.

Tabla 11. Arqueología PROGRAMA DE ARQUEOLOGIA PREVENTIVA – INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO OBRAS NUEVAS (en las que no haya habido rellenos ni movimiento de suelos) Etapa del proceso IDU Fase arqueológica Producto Responsable IDU Pre- Diagnóstico Arqueológico. Revisión documental arqueológica e histórica sobre las localidades por las cuales pasará el proyecto.

Documento de diagnóstico. Línea base. Incluye:

- Revisión histórica Formato: FO-AC-02 Versión: Página 89 de 98 Vo.Bo. OAP:

91 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-91 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST CÓDIGO MG-AC-02 2.0 documental con probable zonificación arqueológica.

- Zonificación de potencial arqueológico factibilidad No requiere prospección convencional y en tal sentido no necesita Autorización de Intervención ni presentación de informe final ante el ICANH. Se recomienda la aplicación de parámetros de zonificación arqueológica preliminar.

8.7.3 ETAPA DE FACTIBILIDAD Y DISEÑO Obras Nuevas Para las obras nuevas es necesario realizar la fase de Prospección Arqueológica y Elaboración de Plan de Manejo Arqueológico como está contemplado en el P.A.P. (Programa de Arqueología Preventiva) del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).

La solicitud de licencia para cualquier intervención arqueológica será solicitada directamente por el grupo de arqueología del IDU. El Contratista sólo deberá contratar el personal de apoyo para la ejecución de la Licencia. Una vez inicia la consultoría, el IDU, elaborará y presentará ante el ICANH, el proyecto de Solicitud de Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos.

La ejecución de las actividades será adelantada por el equipo de Arqueología de la consultoría y/o Contratista según los perfiles propuestos en los pliegos de condiciones y avalada por IDU.

El Arqueólogo debe cumplir de manera expedita con los procedimientos de: acopiar, analizar, clasificar, seleccionar, espacializar la documentación (escritos, planos, otros de orden visual y escrito), que permita tener unos antecedentes amplios, tanto de la obra como, de los aconteceres sociales, ya sea ocurridos en el escenario geográfico del proyecto o en sus inmediaciones y que tenga incidencia sobre el área del mismo ya sea de manera positiva, como de manera negativa, (cambios de topografía del terreno; rellenos, excavaciones, modificaciones del mismo en general y eventos sociales o culturales icónicos o de trascendencia históricosocial).

Se hace necesario verificar de manera puntual el proyecto y su ubicación con la información precisa del tramo o sección a intervenir con obras nuevas, teniendo en cuenta tres características importantes:

1. Es importante precisar en el marco del proyecto a ejecutar las dimensiones precisas del largo de intervención en metros, ya que en muchos casos las obras nuevas terminan en obras con modificaciones al empatar a otros tramos ya construidos, en tal razón debe especificarse para su observación y delimitación del tipo de proceso a implementar, siendo el caso de dos procesos; uno de ellos “Prospección Arqueológica” con otro de los procesos que es “Monitoreo Arqueológico”. Los dos procesos son diferentes y corresponden a situaciones de obra distinta.
2. La profundidad de intervención en metros también es necesaria proporcionarlo o definirlo con claridad ya que el parámetro de profundidad debe ser corroborado por el ejecutor y la interventoría cuando no por la institución encargada del manejo del Patrimonio Cultural; para el caso ICANH. (Dimensión Caja Vial).
3. Las dimensiones en su ancho determinan de manera importante el tipo de intervención arqueológica a implementar.
4. Se debe especificar el tipo de obras a ejecutar por cuanto la información precisa permite a la institución que viabiliza la Autorización de Intervención Arqueológica, tener claridades sobre los alcances del proyecto en términos de obras y sus posibles impactos sobre Patrimonio Arqueológico a ser afectado.
5. En obras nuevas es necesario ejecutar una metodología de muestreo más estrecha que permita solucionar el problema de falta de información arqueológica que en última es la razón de ser de la

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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-92 • 2018 • ENERO • 2 92 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST CÓDIGO MG-AC-02 2.0 ejecución de la norma; para tal fin es prudente exigir que la prospección presente una secuencia de apiques muy cercanos y cruzados en tal razón se dé cubrimiento al área a explorar en su totalidad.
6. Se debe pedir como medida de respaldo unas líneas de barrenos a diez y quince metros (10 y 15) a lo largo y ancho del área de intervención con obras civiles, que permitan verificar los perfiles de suelos a una profundidad que ojalá sea un poco más del doble de la de los ejercicios de pozos de sondeo (recomendable a 220 cm de profundo, ya que permite verificar de manera real el perfil de suelos y sus afectaciones culturales que puedan subyacer).
7. Toda la información producto de la “Prospección Arqueológica”, es necesario que vaya distribuida en cartografía en la que debe ir espacializada de manera explícita y entendible por profesionales y/o personas ajenas al proyecto, igualmente se debe presentar en herramientas visuales de “Google Earth”.
8. En los procesos de análisis de materiales producto de la “Prospección Arqueológica” (laboratorio), se requiere profundidad en dichas caracterizaciones, análisis y clasificaciones de materiales producto de prospección ya que de ello depende la ejecución de obras mayores sin retraso a futuro, de igual forma se debe mantener una espacialización de hallazgos y sus asociaciones de materiales; dicha espacialización debe ir en cartografía con buena resolución y también en imágenes google earth, actualizadas. Sin dejar de lado los métodos tradicionales (tablas Excel con coordenadas, anexos fotográficos, dibujos y los correspondientes planos).
9. Es deber de quien ejecute las labores arqueológicas que correspondan a la fase de “Prospección Arqueológica” dar respuesta a las necesidades anexas de la fase desarrollada, como son:
Arqueología Pública, Propuesta de Manejo de Patrimonio Arqueológico, Propuesta de Divulgación, Fichas de Registro.
10. En la elaboración del correspondiente Plan de Manejo es necesario dejar consignado los puntos producto del establecimiento de zonificación y o áreas con contenidos de materiales culturales y a que épocas corresponden, al igual que las medidas a ejecutar en el siguiente proceso de intervención arqueológica de ser ordenado por ICANH, muy importante discutir y soportar ante el arqueólogo de IDU, los alcances de las medidas que se propongan y los alcances de las mismas ya que procesos de rescate arqueológico solo deben ser tenidos en cuenta a actividades y objetos de carácter cultural y/o patrimonial hasta los años cincuenta y anteriores, objetos posteriores son de dudosa aceptación como de valor “Patrimonial”, correspondiendo a órdenes forenses que no son competencia de ICANH.
11. El profesional contratado debe seguir y tener presente lo expuesto en manuales de procesos ICANH, como lo tiene ordenado la Institución ICANH, sin que se afecten los requerimientos de IDU.

Entregables: Con los parámetros otorgados por IDU, según la naturaleza del proyecto el consultor ejecuta y elabora el PMA, el producto a entregar es un documento escrito que comporte toda la información de las actividades arqueológicas realizadas, registro de fotografías por cada pozo de sondeo o punto de prospección, fichas arqueológicas y espacialización de la información recolectada en campo. Análisis de fotografía aérea, análisis cerámicos y laboratorios, si es necesario. Debe contener la ficha de formulación del Plan de Manejo Arqueológico. Una vez este informe es avalado por IDU, el IDU radica el documento final ante el ICANH, para su aprobación por esta entidad.

Productos: Licencia de Intervención en bienes arqueológicos, Carta de Radicación del Informe Final ante ICANH (a cargo de IDU) y Carta de aprobación del informe final por el ICANH.

Tabla 12. Arqueología PROGRAMA DE ARQUEOLOGIA PREVENTIVA – INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO OBRAS NUEVAS (en las que no haya habido rellenos ni movimiento de suelos) Etapa del proceso IDU Fase arqueológica Producto Responsable Factibilidad Proyecto de Solicitud de Intervención Arqueológica IDU y Diseño Carta de radicación ante Prospección arqueológica y Formulación del Plan de Manejo Arqueológico.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 91 de 98 Vo.Bo. OAP:

93 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-93 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 IDU ICANH de solicitud de Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos. Se elabora y presenta al inicio de la consultoría.

Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos ICANH Consultor y/o Contratista IDU Cartografía especializada y con buena resolución con imágenes basadas en Google Earth.

Consultor y/o Contratista Documento Informe final de prospección arqueológica (avalado por IDU)

Consultor y/o Contratista Elaboración del Plan de Manejo Arqueológico (PMA) (avalado por IDU)

IDU Carta de radicación ante ICANH del Plan de Manejo Arqueológico (PMA)

Carta de aprobación del Plan de Manejo Arqueológico (PMA) ICANH Para la prospección deben aplicarse los parámetros de zonificación arqueológica preliminar y zonificación de potencial arqueológico, definidos por IDU. Estas actividades serán adelantadas por el equipo de Arqueología de la consultoría y/o Contratista según los perfiles propuestos en los pliegos de condiciones y avalado por IDU.

Nota: Requiere de la Autorización de Intervención del ICANH y la presentación del Plan de Manejo Arqueológico. Sin la aprobación por parte del ICANH de dicho Plan, no podrán iniciarse obras. La Licencia será tramitada directamente por el grupo de arqueología del IDU.

Consultor y/o Contratista avalado por IDU Arqueología Pública, Propuesta de Manejo de Patrimonio Arqueológico, Propuesta de Divulgación, Fichas de Registro en caso de hallazgos.

IDU Documento de Solicitud de Licencia de Intervención en bienes arqueológicos, si así lo exige el Plan de Manejo Arqueológico Construcción y/o conservación IDU Carta de radicación ante ICANH de solicitud de Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos.

Ejecución del Plan de Manejo Arqueológico:

Medidas preventivas: Arqueología Pública o Monitoreo.

Rescate Arqueológico: Si así es definido por el PMA.

Antes del inicio de obras. Requiere de la Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos del ICANH, la cual será solicitada directamente por el grupo de arqueología del IDU. Nota: En caso de ser necesaria la intervención arqueológica se solicitará los mismos productos correspondientes a la etapa de factibilidad y diseño para obras nuevas.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 92 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-94 • 2018 • ENERO • 2 94 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 OBRAS DE CONSERVACIÓN (OBRAS DE REHABILITACIÓN DE LA MALLA VIAL, COMPLEMENTARIEDAD Y/O MODIFICACIÓN A OTRA YA EXISTENTE)

Debido a que la realización de una prospección arqueológica en este tipo de obras es imposible o no arrojaría resultados positivos, se debe hacer en esta etapa un Diagnóstico Documental Arqueológico Detallado sobre el área a intervenir.

Esta revisión requiere de la espacialización (georeferenciado) de los hallazgos arqueológicos anteriores en las localidades adyacentes a la zona a intervenir y los sitios BIC que puedan ser afectados por las obras.

Así mismo este diagnóstico debe incluir la revisión de fotografías aéreas de la zona de Intervención de aproximadamente el año 1940, para determinar la presencia de camellones o áreas de cultivo pre-hispánicas.

Entregables: Documento escrito que contenga toda la información solicitada, analizada de forma comparativa y específica para el área de estudio con perspectiva arqueológica y procesos de poblamiento.

El arqueólogo de apoyo deberá generar documentos de Antecedentes dirigidos a presentar un Diagnóstico que cumpla con la función de trazabilidad arqueológica y de potencialidad del área a ser impactada por las obras civiles a realizar.

Tabla 13. Arqueología Preventiva PROGRAMA DE ARQUEOLOGIA PREVENTIVA - PA- OBRA DE CONSERVACIÓN (obras de rehabilitación de la malla vial, complementariedad y/o modificación a otra ya existente) Etapa del proceso IDU Fase arqueológica Producto Responsable Consultor y/o Documento de diagnóstico. Línea base. Diagnóstico que cumpla con la función de trazabilidad arqueológica y de potencialidad del área a ser impactada por las obras civiles a realizar. Debe incluir:

Factibilidad y Diseño Contratista avalado por IDU Diagnóstico Arqueológico. No requiere prospección convencional y en tal sentido no necesita Autorización de Intervención ni presentación de informe final ante el ICANH. El Consultor o Contratista aplicará los parámetros de zonificación arqueológica preliminar definidos por IDU según los pliegos de condiciones.

- Revisión de fotografías aéreas (realizadas en los años 40). - Espacialización (georeferenciada) de sitios arqueológicos y Bienes de Interés Cultural –BICen imágenes Google Earth.

IDU Solicitud de Licencia de Intervención en Bienes arqueológicos Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos ICANH Construcción y/o Conservación Consultor y/o Contratista Documento Informe final de monitoreo arqueológico. (Avalado por IDU).

Monitoreo Arqueológico. Requiere de la Licencia de Intervención en Bienes Arqueológicos del ICANH y de la presentación del respectivo informe final. La solicitud de licencia será tramitada directamente por el grupo de arqueología del IDU.

Carta de radicación ante ICANH del Informe final de Monitoreo. IDU Formato: FO-AC-02 Versión: Página 93 de 98 Vo.Bo. OAP:

95 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-95 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST CÓDIGO MG-AC-02 2.0 Carta de aprobación del Informe Final de Monitoreo. ICANH IDU Dado la excepcionalidad de la medida, los productos se definirán de acuerdo al tipo de hallazgo arqueológico.

Medida de Emergencia – Rescate Arqueológico: Esta medida solo se ejecutará en caso de hallazgo fortuito durante el monitoreo arqueológico. También requiere solicitud de intervención arqueológica, la cual será solicitada por el grupo de arqueología del IDU, en caso de ser necesario.

8.7.4 ETAPA DE CONSTRUCCIÓN Y/O CONSERVACIÓN Obras Nuevas Antes del inicio de obras, se debe realizar la ejecución del Plan de Manejo Arqueológico –PMA-, el cual puede incluir:

Medidas preventivas: Arqueología Pública, Monitoreo o Rescate Arqueológico (si así es definido por el PMA).

Para las labores de Rescate Arqueológico y Monitoreo Arqueológico, es necesario tramitar la Licencia de Intervención de Bienes Arqueológicos, la cual será solicitada directamente por el grupo de arqueología del IDU.

Programa de rescate arqueológico:

Se encuentra establecido como medida para sustraer los materiales de valor arqueológico que sean producto de excavaciones programadas o hallazgos fortuitos realizados en el marco de obras civiles y/o remociones de suelos. Cuando en el Plan de Manejo Arqueológico Propuesto y Aprobado por ICANH se presenta la medida de “Rescate Arqueológico”, se hace necesario y obligante dar cumplimiento a dicha medida (las medidas aprobadas por ICANH, en el Plan de Manejo Arqueológico son medidas de obligatorio cumplimiento).

A. Las condiciones de realización de ésta medida son inicialmente las mismas (Elaboración de Documento de Solicitud de Intervención Arqueológica para ICANH), el ICANH, expide una Autorización de Intervención Arqueológica, con algunas condiciones particulares que el Arqueólogo que la realice debe cumplir. No se debe iniciar obra civil, antes de ejecutar labores arqueológicas soportadas por la respectiva “Autorización de Intervención Arqueológica”. Se debe aclarar que dicha licencia debe ser solicitada por el grupo de arqueología del IDU.

B. La ejecución de la medida de “Rescate Arqueológico” es necesario que sea ejecutada por un arqueólogo con bastante experiencia en dichas labores ya que es un proceso largo y dispendioso que debe estar apoyado por dos profesionales más (en muchos casos es el mismo de la “prospección Arqueológica”), pero no es obligatorio; se pueden explorar opciones de calidad y precio. Es importante tener claridad que se requiere un profesional que cumpla con experiencia de” rescates arqueológicos” en condiciones similares y que debe tener apoyo de un equipo mínimo de dos personas, no necesariamente de la misma experiencia.

C. Los productos del “Rescate Arqueológico”, deben ser claros y de buena presentación, de lo contrario el ICANH no valida la investigación y no aprueba el informe.

D. Los costos de la medida de “Rescate Arqueológico” serán evaluados de acuerdo al tamaño y a la época histórica que corresponda el hallazgo; es necesario que el arqueólogo del IDU intervenga en la Formato: FO-AC-02 Versión: Página 94 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-96 • 2018 • ENERO • 2 96 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 formulación de los costos y de la elaboración de propuesta de solicitud de Licencia a ICANH, ya que si no se realiza de ésta manera los costos pueden variar.

E. Los resultados de investigación del “Rescate Arqueológico”, son propiedad del IDU, pero los derechos de autoría son como los determine el ICANH.

F. En la gran mayoría de las veces los rescates son objeto de publicaciones, para tal caso y para dar cumplimiento del aparte de “Divulgación” contemplado en Autorización de Intervención ICANH, la oficina de Comunicaciones de IDU, puede hacer una nota periodística o una publicación que dé cumplimiento a la norma.

Entregables: Documento escrito que comporte toda la información de las actividades arqueológicas realizadas, registro de fotográfico identificado, fichas arqueológicas y espacialización de la información recolectada en campo. Análisis cerámicos y laboratorios, si es necesario. Deberá entregar informes mensuales de las labores realizadas con registro fotográfico. Dicho informe debe ser elaborado de acuerdo a los parámetros establecidos por el IDU y debe ser evaluado y aprobado por el IDU. Una vez el documento de informe final sea aprobado por el IDU, éste debe ser radicado por el grupo de arqueología del IDU ante el ICANH.

Producto: Informe y carta de radicación ante el ICANH del informe final. Carta de aprobación del informe por parte del ICANH.

 Descripción de la Implementación de la Medida de “Monitoreo Arqueológico”

Por las condiciones técnicas de ejecución de procesos de excavación y remoción de suelos el programa de Monitoreo Arqueológico a implementar se ejecutará de acuerdo a metodología de acompañamiento a obras civiles de movimiento de suelos y control visual de perfiles laterales de la obra, como al seguimiento visual y fotográfico permanente de los procesos de excavación y extracción de materiales en remoción de la vía. Para dar seguimiento se deben establecer fichas de control de procesos de excavación, para dar complemento y soporte a la información, haciéndola verificable por la institución contratante y por ICANH; entidad encargada de la Protección del Patrimonio Arqueológico de la Nación.

 Procedimiento de Implementación de la Medida de Monitoreo Arqueológico.

Para la implementación de la medida de “Monitoreo Arqueológico”, es necesario tener claro el siguiente procedimiento:

A. Valorar y soportar técnicamente el grado de intervención con obras civiles de la obra a realizar teniendo claro que es una obra de complementariedad y/o modificación a otra ya existente, para ello hay dos procedimientos a soportar técnicamente; el primero de ellos es verificar el histórico de mantenimientos o modificaciones que garanticen el soporte técnico del procedimiento de intervención con obras civiles, para determinar la implementación de la medida de Monitoreo Arqueológico. El segundo es presentar el programa de intervención y/o modificación con obras civiles en la que se evidencie por el programa de obra la intervención y no se exceda la profundidad a una nueva mayor, al igual que en el ancho de vía.

B. Para la solicitud de licencia será necesario utilizar el insumo de Diagnóstico Documental detallado del proceso de intervención pasado con obras civiles directas al proyecto, como de los procesos propios del poblamiento desde lo prehispánico, espacializando en cartografía los sitios de yacimientos arqueológicos investigados con sus distancias al proyecto y en relación a la posible afectación del proyecto y hasta modificaciones subsecuentes del paisaje del entorno a la obra; dicho procedimiento es parte del proceso de construcción del documento de solicitud de Licencia de Intervención que el profesional presenta al ICANH para solicitar dicha Licencia de Intervención en bien Patrimonial que Formato: FO-AC-02 Versión: Página 95 de 98 Vo.Bo. OAP:

97 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-97 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 pudiera ser afectado por la obra. Cabe aclarar que dicha licencia será solicitada directamente por el grupo de arqueología del IDU.

C. Es necesario anexar al proyecto de solicitud de Licencia de Intervención Arqueológica los planos del diseño de obras a ejecutar por los responsables del proyecto, como los planos de espacialización de antecedentes de registros arqueológicos para el área de intervención con las presentes obras civiles.

D. Para las obras complementarias como los pilotes, glorietas, cajas de redes secas y/o húmedas es necesario describir las profundidades de afectación y/o cimentación al igual que el diámetro del mismo. Se deben incluir planos de obra para que sean verificados y se pueda hacer el correspondiente seguimiento.

E. En el ancho de vía se deben describir las obras que hacen parte del espacio público como los espacios peatonales, zonas verdes y ciclorutas.

F. El profesional de apoyo debe entregar al IDU, informes periódicos mensuales y un informe final al terminar el proceso de Monitoreo Arqueológico, informe que debe ser evaluado y aprobado por el IDU y que será insumo para la elaboración del informe final que se entregará al ICANH.

El profesional debe cumplir con las sugerencias que precise el ICANH, sin prejuicio de intervención en los procedimientos de ejecución de obra programado por el ejecutor.

Entregables: Documento escrito que comporte toda la información de las actividades arqueológicas realizadas, registro fotográfico, fichas arqueológicas y espacialización de la información recolectada en campo. Análisis cerámicos y laboratorios, si es necesario. Informes semanales y mensuales del avance de excavación y actividades arqueológicas realizadas. Con los parámetros otorgados por IDU, según la naturaleza del proyecto, el Contratista elaborará el informe final, el cual será radicado por IDU ante el ICANH.

Producto: Documento informe final, carta de radicación ante el ICANH y carta de aprobación del informe por parte del ICANH.

Obras En Vías Ya Construidas O Terrenos Ya Intervenidos En algunas zonas del Distrito en las cuales las vías ya se encuentren construidas o los terrenos ya estén intervenidos, se debe aplicar la medida de Monitoreo Arqueológico durante la etapa de construcción. También se debe hacer en obras nuevas si en el Plan de Manejo Arqueológico así está especificado.

Programa de monitoreo arqueológico NOTA: LA MEDIDA DE MONITOREO ARQUEOLÓGICO SERÁ TENIDA EN CUENTA A LA HORA DE LA EJECUCIÓN DE OBRAS CIVILES, YA QUE SE DISEÑÓ PARA REALIZAR UN ACOMPAÑAMIENTO A LAS LABORES DE OBRAS Y EVITAR EL POTENCIAL DAÑO QUE SE PUEDA PRESENTAR A YACIMIENTOS ARQUEOLÓGICOS, DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LAS MISMAS.

Antes del inicio de obras, el grupo de Arqueología del IDU deberá solicitar la respectiva licencia de Intervención Arqueológica. Fase de Monitoreo. Entregables: Documento de solicitud de licencia arqueológica para la fase de monitoreo elaborado por el grupo de Arqueología del IDU. Producto: Carta de radicación del documento ante el ICANH, Licencia de Intervención En Bienes Arqueológicos.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 96 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-98 • 2018 • ENERO • 2 98 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Descripción de la Implementación de la Medida de “Monitoreo Arqueológico”

Por las condiciones técnicas de ejecución de procesos de excavación y remoción de suelos el programa de Monitoreo Arqueológico a implementar se ejecutará de acuerdo a metodología de acompañamiento a obras civiles de movimiento de suelos y control visual de perfiles laterales de la obra, como al seguimiento visual y fotográfico permanente de los procesos de excavación y extracción de materiales en remoción de la vía. Para dar seguimiento se deben establecer fichas de control de procesos de excavación, para dar complemento y soporte a la información, haciéndola verificable por la institución contratante y por ICANH; entidad encargada de la Protección del Patrimonio Arqueológico de la Nación.

 Procedimiento de Implementación de la Medida de Monitoreo Arqueológico.

Para la implementación de la medida de “Monitoreo Arqueológico”, es necesario tener claro el siguiente procedimiento:

A. Valorar y soportar técnicamente el grado de intervención con obras civiles de la obra a realizar teniendo claro que es una obra de complementariedad y/o modificación a otra ya existente, para ello hay dos procedimientos a soportar técnicamente; el primero de ellos es verificar el histórico de mantenimientos o modificaciones que garanticen el soporte técnico del procedimiento de intervención con obras civiles, para determinar la implementación de la medida de Monitoreo Arqueológico. El segundo es presentar el programa de intervención y/o modificación con obras civiles en la que se evidencie por el programa de obra la intervención y no se exceda la profundidad a una nueva mayor, al igual que en el ancho de vía. B. Para la solicitud de licencia será necesario utilizar el insumo de Diagnóstico Documental detallado del proceso de intervención pasado con obras civiles directas al proyecto, como de los procesos propios del poblamiento desde lo prehispánico, espacializando en cartografía los sitios de yacimientos arqueológicos investigados con sus distancias al proyecto y en relación a la posible afectación del proyecto y hasta modificaciones subsecuentes del paisaje del entorno a la obra; dicho procedimiento es parte del proceso de construcción del documento de solicitud de Licencia de Intervención que el profesional presenta al ICANH para solicitar dicha Licencia de Intervención en bien Patrimonial que pudiera ser afectado por la obra. Cabe aclarar que dicha licencia será solicitada directamente por el grupo de arqueología del IDU. C. Es necesario anexar al proyecto de solicitud de Licencia de Intervención Arqueológica los planos del diseño de obras a ejecutar por los responsables del proyecto, como los planos de espacialización de antecedentes de registros arqueológicos para el área de intervención con las presentes obras civiles. D. Para las obras complementarias como los pilotes, glorietas, cajas de redes secas y/o húmedas es necesario describir las profundidades de afectación y/o cimentación al igual que el diámetro del mismo. Se deben incluir planos de obra para que sean verificados y se pueda hacer el correspondiente seguimiento. E. En el ancho de vía se deben describir las obras que hacen parte del espacio público como los espacios peatonales, zonas verdes y ciclorutas. F. El profesional de apoyo debe entregar al IDU, informes periódicos mensuales y un informe final al terminar el proceso de Monitoreo Arqueológico, informe que debe ser evaluado y aprobado por el IDU y que será insumo para la elaboración del informe final que se entregará al ICANH.

El profesional debe cumplir con las sugerencias que precise el ICANH, sin prejuicio de intervención en los procedimientos de ejecución de obra programado por el ejecutor.

Entregables: Documento escrito que comporte toda la información de las actividades arqueológicas realizadas, registro fotográfico, fichas arqueológicas y espacialización de la información recolectada en campo. Análisis cerámicos y laboratorios, si es necesario. Informes semanales y mensuales del avance de excavación y actividades arqueológicas realizadas. Con los parámetros otorgados por IDU, según la naturaleza del proyecto, el Contratista elaborará el informe final, el cual será radicado por IDU ante el ICANH.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 97 de 98 Vo.Bo. OAP:

99 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-99 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL ÚNICO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL Y DE SST DEL IDU VERSIÓN CÓDIGO MG-AC-02 PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD & SST 2.0 Producto: Documento informe final, carta de radicación ante el ICANH y carta de aprobación del informe por parte del ICANH.

 Rescate arqueológico, medida de emergencia En el presente caso se combinan los apartes de “Monitoreo Arqueológico”, con las acciones de “Rescate Arqueológico”, iniciando con aviso de informe al ICANH, al tener la presencia de un hallazgo arqueológico durante el proceso de “Monitoreo Arqueológico”. El ICANH indicará las acciones a seguir o se ejecutarán las propuestas por el arqueólogo a cargo, que serán avaladas por ICANH.

En algunos casos se empleará esta medida, específicamente en situaciones en las que se haga un hallazgo fortuito durante la excavación y remoción de suelos, durante la fase de Monitoreo Arqueológico.

Entregables: Dado la excepcionalidad de la medida, los productos se definirán de acuerdo al tipo de hallazgo arqueológico.

NOTA: Es importante tener presente que toda obra cuya profundidad de excavación y/o remoción de suelo supere el 1.20m de profundidad, requiere la medida de “Prospección Arqueológica y Elaboración de Plan de Manejo Arqueológico” y será considerada como obra nueva.

Las obras que se demuestre técnicamente que su intervención de obras civiles no va en profundidad mayor a 1.00 metros a 1.20 metros, y que se explique con los respectivos soportes de intervención, que ha sido intervenida en varias oportunidades no requiere medidas de componente arqueológico pero su determinación será tomada por el arqueólogo al que le sea asignado el tema en compañía con el coordinador del proyecto y el jefe de área.

Formato: FO-AC-02 Versión: Página 98 de 98 Vo.Bo. OAP:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-100 • 2018 • ENERO • 2 100 CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.

Resolución Reglamentaria modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.”

Número 041 (Diciembre 28 de 2017)

“Por la cual se adoptan Procedimientos del Proceso Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá D.C.”

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la Norma Internacional ISO 9001:2015, sustituyendo a la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certificado el Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad; por tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia la nueva norma.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C. En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C. y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 053 de diciembre 6 de 2013 se adoptó la versión 4.0 de los siguientes Procedimientos: “Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Registros en Archivos de Gestión y Archivo Central”, “Procedimiento para la Proyección, Envió y Recepción de Comunicaciones oficiales Internas”, “Procedimiento para la recepción de las Comunicaciones Oficiales Externas” y versión 5.0 “Procedimiento para el Envío de las Comunicaciones Oficiales Externas”, los cuales requieren ser ajustados de acuerdo con la normativi dad vigente y las recomendaciones efectuadas por el Archivo de Bogotá D.C.

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional los procedimientos para la ejecución de procesos y la simplificación y actualiza ción de normas y procedimientos.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 067 de diciembre 15 de 2015, se adoptó la versión 2.0 del “Procedimiento para la elaboración y control de reso luciones” y la versión 5.0 del “Procedimiento para con sulta o préstamo de documentos”, los cuales requieren ser ajustados de acuerdo con la normatividad vigente.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 024 de agosto 4 de 2016, se adoptó la versión 1.0 del “proce dimiento para la actualización de los instrumentos de gestión de información pública”, el cual requiere ser ajustado conforme a la normatividad vigente.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, es tablecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria 034 de 2014, implementando un modelo de operación por procesos que asegure la generación de productos o servicios con las características previa mente especificadas y evidenciando la forma de realizar los procesos a través de procedimientos, entendidos estos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 038 de noviembre 2 de 2016 se adoptó la versión 6.0 de los Procedimientos: “Procedimiento para la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental”, “Procedimiento para la organización y transferencias documentales” y la versión 1.0 del “Procedimiento para gestión de documentos electrónicos de archivo”, los cuales requieren ser ajustados de acuerdo con la normatividad vigente.

Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre orga nización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., estableciendo en el artículo 6º que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Consti tución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 027 de 25 de agosto de 2017, se adoptó el Procedimiento para mantener la información documentada del sis tema integrado de gestión – SIG y con la Resolución Reglamentaria No. 030 de 25 de septiembre de 2017, se actualizó el Manual del SIG y se adoptó la nueva versión de las caracterizaciones de los procesos del SIG entre ellas la del Proceso Gestión Documental.

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis trativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y 101 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-101 • 2018 • ENERO • 2 Comunicaciones Oficiales Externas y para la Recep ción de las Comunicaciones Oficiales Externas en el Procedimiento Gestión de Comunicaciones Oficiales el cual hará parte del Proceso Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que conforme a lo anterior y teniendo en cuenta el concepto de mejora y la actualización establecida por la Alta Dirección, se hace necesario unificar los pro cedimientos para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas, para el envío de las comunicaciones oficiales externas y para la Recepción de las Comunicaciones Oficiales externas; de igual forma se requiere actualizar y simplificar los demás procedimientos del Proceso Gestión Documental mencionados anteriormente.

Artículo segundo.

Modificar el nombre del Pro cedimiento para la conservación, seguridad y recupe ración de los registros en archivos de gestión y archivo central por el de procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los documentos en archi vos de gestión y archivo central.

RESUELVE:

Artículo tercero.

Adoptar y codificar la nueva versión de los siguientes procedimientos dentro del Proceso Gestión Documental PGD:

Artículo primero.

Unificar los Procedimientos: para la Proyección, Envío y Recepción de Comu nicaciones Oficiales Internas; para el Envío de las

No Documento Código Versión 1 Procedimiento para la actualización y aplicación de las tablas de retención do cumental PGD-03 7.0 2 Procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los documentos en archivo de gestión y archivo central PGD-04 5.0 3 Procedimiento para la organización y transferencias documentales PGD-05 7.0 4 Procedimiento para consulta o préstamo de documentos PGD-06 6.0 5 Procedimiento gestión de comunicaciones oficiales PGD-07 6.0 6 Procedimiento para la actualización de los instrumentos de gestión de información pública. PGD-08 2.0 7 Procedimiento para gestión de documentos electrónicos de archivo PGD-09 2.0 8 Procedimiento para la elaboración y control de resoluciones PGD-10 3.0 de 2015 y la Resolución Reglamentaria No. 024 de agosto 4 de 2016.

Artículo cuarto.

Es responsabilidad de los Di rectores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes velar por la divulgación y cumplimiento de los proce dimientos adoptados.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Artículo quinto.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial los numerales 3, 6, 7 y 8 del artículo segundo de la Reso lución Reglamentaria No. 053 de diciembre 6 de 2013, los numerales 1, 2 y 3 del artículo 3 de la Resolución Reglamentaria No. 038 de noviembre 2 de 2016, la Resolución Reglamentaria No. 067 de diciembre 15

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-102 • 2018 • ENERO • 2 102 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 1 de 10 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO(S):

Definir las directrices técnicas y administrativas para la continua actualización e implementación del instrumento Archivístico “Tablas de Retención Documental - TRD”, así como el mecanismos de verificación y seguimiento a su aplicación, con el fin de racionalizar la producción documental de los Archivos de Gestión y Central, como parte integral del Programa de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, D.C.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación del cambio estructural o funcional que afecta la TRD, dando origen a la necesidad de actualizar este instrumento y finalizando con la elaboración del informe dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno, en caso de incumplimiento en la aplicación de las TRD para tomar acciones.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley Nº 594 14-Jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Decreto Nº 514 20-Dic-2006 Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

Decreto Nº 1080 26-May-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Acuerdo Nº 42 AGN 31-Oct-2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000. AGN.

103 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-103 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 2 de 10 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Acuerdo Nº 04 15-Mar-2013 Por el cual el se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. AGN.

Acuerdo Nº 05 15-Mar-2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. AGN. Mini-Manual Nº 4 2001 Tablas de Retención y Transferencias Documentales. AGN.

Circular Externa Nº 01 22-Mar-2013 Lineamientos para la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD – de las entidades del Distrito Capital. Archivo de Bogotá. Circular Externa Nº 03 27-Feb-2015 Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental. AGN. NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC - ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTÓRICO: archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-104 • 2018 • ENERO • 2 104 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 3 de 10 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN PERMANENTE: gecisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional de la Contraloría. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

OFICINA PRODUCTORA: dependencia que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

RETENCIÓN DE DOCUMENTAL: Plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se decide la disposición final de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: Contratos, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos TIPO DOCUMENTAL: unidad documental (un documento) simple.

105 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-105 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 4 de 10 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencias primarias) o a los archivos históricos (transferencias secundarias) los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente, implica cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre documentos transferidos.

UNIDAD DOCUMENTAL: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

VALOR PRIMARIO: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen con los fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Actualización Tabla de Retención Documental Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Memorando ó E-Mail 1 Director, Subdirector, Jefe o Gerente de la oficina Observación:

Los cambios estructurales o funcionales deben estar bajo acto administrativo productora Acto Administrativo Identifica cambios estructurales o funcionales que afecten las TRD e Informa al Subdirector de Servicios Generales a través de memorando o e-mail, para que asigne el funcionario responsable de actualizar la TRD, debe anexar el acto administrativo que demuestra el cambio.

E-Mail 2 Subdirector de Servicios Generales Asigna funcionario (s) del grupo de gestión documental para evaluar y realizar la actualización o creación de la TRD.

Observación:

Se debe conformar un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-106 • 2018 • ENERO • 2 106 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 5 de 10 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES otras.

Profesional del Grupo de 3 E-Mail Gestión Documental Observación:

Registrar los cambios en tabla de control, Anexo 1.

Evalúa acto administrativo que soporta el cambio en la estructura orgánica funcional, proceso, procedimientos y/o manual de funciones que afecta la TRD.

Proyecta nueva TRD.

Programa reunión de actualización con el Director, Subdirector, Jefe o Gerente de la oficina, productor de la documentación, involucrados y administrador de archivo.

Profesional del Grupo de 4 Acta de Reunión Gestión Documental Homologa con los productores de la documentación y administrador de archivo las Series, Subseries y Tipos Documentales de la TRD propuesta por el funcionario del Grupo de Gestión documental, suprimiendo, adicionando o modificando. Homologa los demás campos de la TRD, proceso, procedimiento, tiempo de retención, disposición final y procedimiento.

Profesional del Grupo de 5 Gestión Documental Actualiza (suprime, adiciona ó modifica) Series, Subseries, códigos y/o Tipos Documentales en la TRD y el Cuadro de Clasificación Documental (según lo que aplique)

Profesional del Grupo de 6 Envía al Director, Subdirector Jefe o Gerente de la oficina productora la TRD para su revisión y validación.

Gestión Documental 7 Subdirector de Servicios Generales Presenta TRD y Cuadro de Clasificación Documental al Comité Interno de Archivo para su aprobación y firma.

Acta de Comité 8 Comité Interno de TRD aprobadas con formato Control Archivo de Cambios Aprueba TRD y Cuadro de Clasificación Documental, se remiten al ente rector por parte del Subdirector Administrativo.

Cuadro de 107 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-107 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 6 de 10 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Clasificación Documental Oficio de remisión TRD con Anexos TRD Aprobadas 9 Subdirector de Servicios Generales Resolución Reglamentaria Recepciona concepto de convalidación u observaciones por parte del Consejo Distrital de Archivos.

Proyecta Acto Administrativo de adopción y aplicación.

Observación:

En caso de ajustes, se deben realizar a la mayor brevedad posible y remitirse nuevamente al Consejo Distrital de Archivos.

Mediante Resolución Reglamentaria se adopta la TRD. Aplicar procedimiento vigente para la elaboración y control de resoluciones.

Punto de Control:

Una vez publicada la resolución inicia su vigencia.

Noticontrol Profesional del Grupo de 10 Memorando Gestión Documental ó E-Mail Notifica al Director, Subdirector, Jefe o Gerente de la oficina productora, que la TRD ha sido aprobada y publicada en la página WEB de la entidad y que puede dar inicio a su aplicación.

Director, Subdirector, 11 Jefe o Gerente de la Comunica a su grupo de trabajo la aprobación, publicación e inmediata aplicación de la TRD. oficina productora Profesional del Grupo de 12 Actualiza los Instrumentos que estén vinculados con la información de la TRD.

Gestión Documental Punto de Control:

Activa procedimiento para la actualización de los instrumentos de gestión de la información pública 5.2. Aplicación y Seguimiento de las tablas de retención documental.

Nº RESPONSABL E ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Lista de Asistencia 1 Profesional del Grupo de Realiza capacitación, da instrucción a los productores de la REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-108 • 2018 • ENERO • 2 108 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 7 de 10 Gestión Documental documentación, administrador de archivo y jefe de la oficina sobre el proceso que deben llevar a cabo en la aplicación de la nueva TRD.

Profesional del Grupo de 2 Gestión Documental Realiza visita periódica, verificando el correcto uso de la TRD y del Procedimiento de Organización y Transferencias documentales (PGD 05)

Profesional del Grupo de 3 Informe Gestión Documental Elabora informe dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno, en caso de incumplimiento en la aplicación de las TRD para tomar acciones.

6. ANEXOS

Anexo Nº 1 Formato Tabla de Retención Documental 109 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-109 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 Página 8 de 10 TRD PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-110 • 2018 • ENERO • 2 110 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 10 Control de Cambios Descripción de la Modificación R.R. Nº Fecha (dd/mmm/yyyy)

111 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-111 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION Y APLICACIÓN DE LAS Código documento: PGD-03 Versión: 7.0 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 10 de 10

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. No. Descripción de la Modificación 1.0 R.R. No. 001 24 Ene 2003 Ver Procedimiento Link Normatividad.

2.0 R.R. No. 028 7 May 2003 Ver Procedimiento Link Normatividad.

2.0 R.R. No. 052 27 Oct 2003 Ver Procedimiento Link Normatividad.

3.0 R.R. No. 042 9 Nov 2005 Ver Procedimiento Link Normatividad.

4.0 R.R. No. 035 30 Dic 2009 Ver Procedimiento Link Normatividad.

5.0 R.R. No. 053 6 Dic 2013 Se modifica título del procedimiento, se actualiza marco Legal, se adiciona y eliminan actividades. Se ajusta el anexo de Tabla de Retención Documental.

6.0 R.R. No. 038 2 Nov 2016 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes: Alcance, Base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Se deben ajustar e incluir nuevas actividades para la convalidación de la Tabla de Retención Documental por parte del Consejo Distrital de Archivos.

Se ajusta el formato de Tabla de Retención Documental, incluyendo historial de cambios.

De igual forma, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

7.0 R.R. No. 041 28-dic-2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-112 • 2018 • ENERO • 2 112 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 1 de 7 CENTRAL Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: María Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. No. 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO:

Garantizar la adecuada conservación impresa y/o en medio electrónico de los registros que genera la Contraloría de Bogotá D.C. desde que nace el documento en los Archivos de Gestión hasta su disposición final en el Archivo Central, adoptando medidas básicas de seguridad, preservación y conservación de los registros.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia con la asignación de un Administrador de Archivo de Gestión en cada una de las dependencias de la Entidad para el control de la documentación producida en los archivos de gestión a través de la aplicación de la tabla de retención documental TRD y finaliza con la verificación por parte de un funcionario del archivo central, de que en las dependencias se cumpla con la adecuada conservación de los documentos y registros, así como la adecuada disposición y conservación de los Registros electrónicos (Backups).

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 57 05-jun-1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales Ley 594 14-jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 734 05-feb-2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 1712 06-mar-2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

113 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-113 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 2 de 7 CENTRAL NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 387 02-dic-2004 Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003.

Decreto 4110 09-dic-2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la NTC en la Gestión Pública.

Decreto 652 28-dic-2011 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.

Decreto 2578 13-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 2609 14-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 1080 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Acuerdo 11 22-may-1996 Por la cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 047 5-may-2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V. Acceso a los documentos de Archivos del Archivo General de la Nación del reglamento general de archivos sobre restricciones por razones de conservación.

Acuerdo 049 5-may-2000 Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII. Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre: Condiciones de edificios y locales, destinados a archivos. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 050 5-may-2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII. Conservación de documentos, del reglamento General de Archivos sobre: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 060 30-oct-2001 Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 122 28-jun-2004 Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Acuerdo 006 15-oct-2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

Acuerdo 008 31-oct-2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-114 • 2018 • ENERO • 2 114 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 3 de 7 CENTRAL NORMA FECHA DESCRIPCIÓN personal, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones. NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ACTA: documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en un comité, junta o reunión.

ACERVO DOCUMENTAL: conjunto de documentos de un archivo.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

BACKUPS: copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de pérdida.

CARPETA: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CODIGO: corresponde a la denominación alfanumérica asignada a la información documentada del SIG que permite su identificación y control.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIÓN DE REGISTROS: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final de los registros.

115 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-115 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 4 de 7 CENTRAL CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

COPIA AUTENTICADA: es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

REGISTRO: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

5. Descripción del procedimiento

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES 1 Memorando Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Oficinas Asesoras, Directores, Subdirectores y Gerentes, Asigna mediante memorando a un funcionario de su dependencia como Administrador de Archivo de Gestión, a quien le corresponde realizar las actividades señaladas en los procedimientos del Proceso Gestión Documental inherentes a la administración y organización de los documentos de archivo tanto físico como electrónico.

Dispone en cada oficina un área de almacenamiento que garantice el fácil acceso, seguridad y la adecuada manipulación de los registros impresos o en medio electrónico, ajustándose a los requisitos mínimos de conservación, seguridad como: humedad, temperatura ventilación, iluminación, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-116 • 2018 • ENERO • 2 116 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 5 de 7 CENTRAL limpieza permanente y adecuada.

Inventario documental 2 Control de Seguridad Carpeta Archivo de Gestión Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo asignado como administrador de Archivos de Gestión.

Observación:

Véase procedimiento para la organización y transferencias documentales del Proceso Gestión Documental y el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (BACKUPS) del Proceso Gestión de Tecnologías de la Información, anexo No. 1.

Controla la producción documental aplicando la Tabla de Retención Documental TRD aprobada para cada dependencia, descartando y eliminando toda la documentación que haya perdido sus valores primarios y secundarios, mediante el inventario documental (formato que se encuentra en el procedimiento para la organización y transferencias documentales) y el formato de Control de Seguridad Carpeta Archivo de Gestión Electrónico que se encuentra en el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (BACKUPS) los cuales deben mantenerse actualizados.

3 Inventario Documental OBSERVACIÓN:

Al efectuar esta actividad, se debe tener en cuenta el procedimiento para la organización y transferencias documentales del Proceso Gestión Documental.

Realiza oportunamente las transferencias de documentos al Archivo Central de acuerdo con el calendario de transferencias documentales y de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental TRD.

Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo asignado como administrador de Archivos de Gestión 4 Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo asignado como administrador de Archivos de Gestión Revisa las áreas asignadas para la conservación de los archivos, informando por escrito al jefe de cada dependencia las irregularidades presentadas, en cuanto a deterioro de los documentos, por presencia de hongos o bacterias, mala organización o situaciones ambientales inadecuadas.

5 Informe de seguimiento.

Profesional Universitario, Técnico del Archivo Central Verifica que en las dependencias se cumple con la adecuada conservación de los documentos y registros, así como la adecuada disposición y conservación de los Registros Observación:

Cuando se realice visita al Archivo de Gestión para medir el estado de organización documental, conforme al procedimiento para la organización y 117 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-117 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 6 de 7 CENTRAL electrónicos (Backups) de conformidad con el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (Backups) del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y presenta informe a la Oficina de Control Interno si se encuentran irregularidades. transferencias documentales, también se deberá revisar las áreas asignadas para la conservación de los archivos.

La actividad de verificación de los Backups se debe hacer en coordinación con el profesional administrador de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC´s.

Cuando se requiera recuperar información de Backups, se debe remitir a lo indicado en el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (BACKUPS) del Proceso Gestión de Tecnologías de la Información.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-118 • 2018 • ENERO • 2 118 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-04 Versión: 5.0 Página 7 de 7 CENTRAL

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN R.R. No. NATURALEZA DEL CAMBIO 1.0 Ver procedimiento, link normatividad.

R.R. No. 028 7 mayo 2003 2.0 R.R. No. 042 9 noviembre 2005 Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. 035 30 diciembre 2009.

Se actualizo la Base Legal, para lo cual se adiciono normatividad vigente.

Se ajustaron y reenumeraron las actividades en la descripción, las cuales pasaron de 4 a 7. Así mismo con respecto a las dependencias responsables y cargos conforme a lo adoptado en el Acuerdo 519 de 2012.

4.0 R.R. No. 053 6 diciembre 2013 El procedimiento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017- 16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: alcance, base legal, definiciones y descripción del procedimiento.

Se ajustan algunas actividades para tener en cuenta el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (Backups).

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

5.0 R.R. No.041 28-dic-2017 119 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-119 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 1 de 43 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades necesarias para la organización y entrega de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo de Bogotá, con el debido proceso técnico de archivo, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental - TRD y normatividad.

2. ALCANCE:

Inicia con la conformación de carpetas de archivo por parte de los servidores públicos y contratistas productores y receptores de documentación, la elaboración del cronograma de visitas y transferencias primarias y termina con la Publicación del Acta e Inventario en la Página WEB de la entidad.

3. ASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 594 14-Jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Acuerdo 042 31-Oct-2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan Artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594/2000. AGN.

Acuerdo Nº 04 15-Mar-2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. AGN.

Acuerdo Nº 05 15-Mar-2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. AGN.

Acuerdo Nº 02 14-Mar-2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. AGN.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-120 • 2018 • ENERO • 2 120 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 2 de 43 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Mini-Manual Nº 4 2001 Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Parte VIII Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico.

Título II - PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO  Capítulo I Sistema Nacional de Archivos. Art 2.8.2.1.5 y 6 Responsabilidad del Archivo Distrital  Capitulo II Evaluación de Documentos de Archivo Art 2.8.2.2.4 Obligatoriedad de exigir a servidores públicos y contratistas la Entrega de Inventarios Documentales al desvincularse de sus funciones  Capítulo V Gestión de Documentos Art 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos  Capitulo IX Transferencia Secundarias 26-May-2015 Decreto Nº 1080 Min Cultura  Capitulo X Transferencia de documentos de las demás ramas del poder público y de los órganos autónomos y de control  Capitulo XI Procedimiento para realizar las transferencias de documentos de conservación permanente Título VII - REGLAMENTACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA Y/O TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DE LAS ENTIDADES QUE SE SUPRIMEN, FUSIONEN, PRIVATICEN O LIQUIDEN Titulo X – DISPOSICIONES FINALES EN MATERIA ARCHIVISTICA Art 2.8.10.14. Publicación de las transferencias en la página web. Art 2.8.10.16. Uso de tecnologías de la información en transferencias Art 2.8.10.18. Documentos sobre los cuales exista reserva legal NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

121 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-121 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 3 de 43

4. DEFINICIONES:

ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTÓRICO: archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CRONOGRAMA DE TRANFERENCIAS: programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACIÓN: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-122 • 2018 • ENERO • 2 122 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 4 de 43 DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico DOCUMENTOS DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

ELIMINACIÓN: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

EXPEDIENTE: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

FECHAS EXTREMAS: se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO: hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID: forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

INVENTARIO DOCUMENTAL: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

MEMORIA INSTITUCIONAL: la memoria institucional contiene documentos que permiten reconstruir la historia de la Contraloría de Bogotá.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como Bienes de Interés Cultural - BIC.

123 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-123 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 5 de 43 RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se decide la disposición final de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación.

SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité Interno de Archivo de la Entidad UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Ejemplo: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-124 • 2018 • ENERO • 2 124 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 6 de 43 VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): son aquellos que tienen los documentos, mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

VALORES SECUNDARIOS: son aquellos que interesan a los investigadores de información retrospectiva y su conservación es permanente Surge una vez agotados los valores primarios.

5. DESCRIP CIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Organización Documental Basado en el Anexo 1 - Instructivo para la Organización y Transferencias Documentales Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 1 Conforma carpetas de archivo con los documentos señalados en la TRD.

Observación:

Los documentos generados deben cumplir con los requisitos básicos estipulados en el anexo No. 1 de este procedimiento, deben ser la última versión, no un borrador.

Jefe de Oficina 2 Organiza los documentos en orden cronológicos en el que se generaron los documentos, si existen anexos, deben ir enseguida del documento que los menciona.

Observación:

Las Historias laborales tienen una ordenación especial, ver anexo No. 6 de este procedimiento.

Asesor, Gerente, Profesional, Técnico, Secretario o Auxiliar 3 Retira material metálico (clips, ganchos de cosedora), pos-it, duplicidad o documentos de apoyo.

Productor o Receptor de Documentación Observación:

Los anexos que se archiven deben ser realmente relevantes y responder a un objeto 4 Testigo Anexo 2.

Observación:

Realiza la foliación una vez se tengan organizados todos los documentos contentivos del expediente, con el propósito de evitar enmendaduras y reprocesos.

Folia consecutivamente (sin complementos como A, B, Bis, entre otros) con esfero de mina negra cada hoja, en la parte superior derecha en el mismo sentido del texto. Cuando existan medios ópticos (CD’s, DVD) o memorias USB, se extraerá y en su lugar se dejará un testigo, foliado con la descripción del soporte.

125 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-125 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 7 de 43 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Formato Hoja de 5 Control Anexo 3.

Registra cada documento o agrupación documental, en el formato Hoja de Control con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos dentro de las carpetas, evitar pérdida e ingreso indebido de documentos.

Observación:

Aplica a expedientes y series documentales simples que contienen más de dos unidades documentales. Por ejemplo actas de comité, tiene varias unidades documentales, acta No. 1 Acta No. 2… Inventario Documental 6 Archivo de Registra cada unidad documental en el "Inventario Documental Archivo de Gestión" suministrado por el Grupo de Gestión Documental.

Observación: Registrar cada carpeta así pertenezcan al mismo expediente.

Gestión Anexo 4.

7 Imprime Rotulo de Carpeta y lo pega en el recuadro Rotulo de Carpeta (Hoja electrónica)

Observación:

Generado automáticamente a partir del libro de Excel denominado "Inventario Archivo de Gestión" (Anexo No. 4).

8 FUID Formato Único de Inventario Documental Imprime FUID, firma y entrega al Administrador del Archivo, Director, Subdirector, Jefe o Gerente con sus respectivas carpetas.

(Hoja electrónica)

Observación:

Generado automáticamente a partir del libro de Excel denominado "Inventario Archivo de Gestión" (Anexo No. 4).

Punto de Control:

Todo Servidor Público o Contratista al dejar su cargos, debe entregar la documentación que tengan bajo su cargo, utilizando el FUID.

5.2. Transferencia Primaria (del Archivo de Gestión al Archivo Central)

Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Profesional o Técnico del Grupo 1 Elabora "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales" y remite al Comité Interno de Archivo para Visto bueno. de Gestión Documental Observación:

Esta actividad se realiza a más tardar en el mes de diciembre.

Las visitas deben programarse y realizarse en los dos primeros meses del año y un mes REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-126 • 2018 • ENERO • 2 126 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 8 de 43 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES después se programan las transferencias documentales.

Comité Interno de Archivo: Director Administrativo y Financiero, de Acta de Comité TIC’s, de Planeación, Jefe Interno de 2 Archivo Aprueba el "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales" y lo remite al Director Administrativo y Financiero.

Oficina Asesora Jurídica, Control Interno, Subdirector de Servicios Generales y Responsable del Área de Archivo Cronograma de 3 Director Administrativo y Visitas y Transferencias Financiero Documentales Comunica "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales" a los directores, subdirectores, jefes de oficinas y gerentes.

(Circular)

Director, Subdirector, Jefe de 4 Da a conocer a los Administradores de archivo el "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales".

Oficina o Gerente oficina productora 5 Acta de Reunión Técnico del Grupo Realiza Visita al Archivo de Gestión para medir su estado de organización documental, basado en los primeros nueve (9) procesos técnicos del "Instructivo para la Organización y Transferencias Documentales". De ser necesario se programara capacitación para fortalecer el proceso. de Gestión Documental Observación: Registrar en el acta de reunión, cantidad aproximada de Carpetas y Cajas a transferir al Archivo Central, el porcentaje de avance en cada uno de los nueve (9) procesos y registrar compromisos que garanticen el cumplimiento de la transferencia y la organización oportuna del archivo de gestión.

6 Suministra al Administrador del Archivo de Gestión la cantidad de cajas necesarias para realizar la transferencia documental.

Observación:

El administrador del archivo de gestión solicita previamente por la mesa de servicios el material de archivo que requiere 127 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-127 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 9 de 43 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Profesional, Técnico 7 o Auxiliar Administrativo. (Administrador del Archivo de Gestión)

Unifica y ordena los Expedientes por año y luego por código de serie y subserie documental (según la TRD). Físicamente y en el Inventario Documental Archivo de Gestión (Excel).

Punto de Control:

El Administrador del Archivo es el responsable de llevar el inventario consolidado de cada dirección, subdirección u oficina.

Almacena sobre su lomo las carpetas en las cajas de archivo.

Rotulo de Caja 8 Profesional, Técnico o Auxiliar Administrativo. (Administrador del Archivo de Gestión)

9 Imprime los Rótulos de las cajas y pegarlos después del logo de la Contraloría de Bogotá.

Observación:

Los genera automáticamente a partir del "Inventario Archivo de Gestión" vigente.

10 Administrador del Archivo de Gestión y Técnico del Grupo Observación:

Si hay lugar a correcciones, se harán inmediatamente. de Gestión Documental Verifica conjuntamente que se haya aplicado el "Instructivo para la Organización y Transferencias Documentales" y el cumplimiento de compromisos establecidos en acta de visita preliminar.

Profesional, Técnico 11 Imprime FUID, firma y entrega al Director, subdirector, jefe o gerente de la oficina para su aprobación.

FUID Formato Único o Auxiliar Administrativo. (Administrador del Archivo de Gestión)

Observación:

Los genera automáticamente a partir del "Inventario Archivo de Gestión" vigente. de Inventario Documental Director, Subdirector, o Jefe 12 Aprueba Transferencia Documental al Archivo Central, firmando FUID. de Oficina Productora Profesional, Técnico 13 Entrega documentación objeto de transferencia en el mismo orden registrado en el Inventario o Auxiliar Administrativo. (Administrador del Archivo de Gestión)

14 Técnico del Grupo FUID Formato Único de Gestión Documental de Inventario Verifica que se encuentre la totalidad de unidades documentales registradas en FUID y aprueba firmando el recibido.

Documental Profesional, Técnico 15 Envía el Inventario Documental por correo electrónico al Archivo Central y el FUID impreso, con las firmas respectivas o Auxiliar Administrativo. (Administrador del Archivo de Gestión)

Observación:

El Administrador del Archivo de Gestión conserva copia del FUID, para solicitudes de préstamo de documentos.

Técnico del Grupo 16 Traslada la documentación al Archivo Central de Gestión Documental Observación:

Previamente Solicitar vehículo para traslado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-128 • 2018 • ENERO • 2 128 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 10 de 43 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Planilla Control 17 Registra la entrega de la Transferencia en la planilla "Control Entrega de Transferencias"

Entrega de Transferencias Inventario Documental 18 Archivo de Gestión Ubica la documentación en la estantería del Archivo Central, asigna Nº único consecutivo de Caja. Registra en cada unidad documental (cajas y carpetas) su ubicación topográfica y de igual manera en el Inventario Documental Archivo de Gestión.

19 Devuelve al Administrador del Archivo de Gestión el Inventario Documental electrónico.

20 Unifica el Inventario del Archivo de Gestión al Inventario General del Archivo Central.

Inventario General del Archivo Central 5.3. Transferencia Secundaria (del Archivo Central al Archivo Distrital)

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Técnico y Profesional Grupo 1 FUID Anexo 5. Acta de Comité Publicación de Gestión Documental Observación: Si no existe FUID se debe elaborar. Esta documentación no requiere proceso archivístico WEB Identifica y separa físicamente la documentación objeto de eliminación y la presenta al Comité Interno de Archivo mediante el FUID, para aprobar su eliminación. Posteriormente publicar en la página WEB el FUID y Acta del Comité.

Técnico y Profesional Grupo 2 de Gestión Documental Organiza la documentación objeto de transferencia de acuerdo a las TRD y TVD, cumpliendo con el proceso técnico de archivo establecido en el "Instructivo para la Organización y Transferencias Documentales"

Técnico y Profesional Grupo Inventario Documental 3 Anexo 4 Observación: Ver anexo 4 Inventario Documental Archivo de Gestión Registra cada unidad documental en el Inventario Documental según el "Instructivo Elaboración Inventario Documental" de Gestión Documental 4 Comité Interno de Archivo(Subdirector Acta de Reunión Administrativo)

Acuerda con el Archivo Distrital fecha de entrega, aspectos específicos de la entrega y recepción de la transferencia.

129 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-129 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 11 de 43 5 Director Administrativo y Informe Técnico Financiero Presenta al Archivo de Bogotá el Informe Técnico detallado con los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a la documentación a transferir.

6 Archivo de Bogotá Verifica el proceso de acuerdo a la norma.

Informe Técnico Comité Interno de Archivo: Director Administrativo y Acta de Reunión Financiero, de Planeación, de TIC’s, Jefe Oficina Juridica 7 Oficializa la entrega de la Transferencia al Archivo de Bogotá y remite a la Dirección de TIC’s para su publicación Inventario Documental Jurídica y Control Interno, Subdirector de Anexo Servicios Generales y responsable del Área de Archivo 8 Dirección TIC's Publica el Acta e Inventario en la Página WEB de la entidad. Página WEB REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-130 • 2018 • ENERO • 2 130 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 12 de 43

6. ANEXOS

Anexo No. 1 instructivo para la organización y transferencias documentales.

Los documentos producidos por las entidades, no solo dan testimonio de su existencia y gestión, sino de la transparencia y eficacia con la que actuaron. Apoyan la defensa administrativa y jurídica de la entidad, la atención de requerimientos por parte de entes control, entidades y ciudadanía en general; son sustento para la toma de decisiones.

Por lo anterior, los archivos de gestión son piezas clave, fundamentales como punto de partida en la construcción de esta memoria institucional y lograr que sea óptima, depende de todos los servidores públicos y contratistas que producen o reciben documentación, porque son ellos quienes aplicaran, este proceso técnico de archivo:

1. Clasificación: De acuerdo con las Series y Subseries establecidas en la TRD, se agrupan los documentos (cada carpeta debe contener documentos del mismo asunto).

Requisitos básicos de los documentos de Archivo:

 Todos los documentos generados por la Contraloría de Bogotá deben estar en el formato vigente establecido por la entidad, llevar fecha (legible) y firma(s) en tinta negra.

 Todas las comunicaciones oficiales (recibidas y enviadas) deben estar radicadas en el sistema de información oficial de la entidad SIGESPRO.

 Los documentos de conservación total, definidos en la TRD, deben estar impresos en papel bond blanco, no en papel ecológico.

 Se deben archivar los documentos finales, sin tachones, corrector, marcas con resaltador, separadores y cartulinas de colores.

131 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-131 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 13 de 43

2. Ordenar los Expedientes: Primero por año, luego por código de serie y subserie documental (según la TRD).

Año 2017

3. Ordenar los documentos: En el mismo orden que se dieron los trámites y si existen anexos, deben ir enseguida del documento que los menciona o antecede, Ej.:

Nota: - Las Historias laborales tienen una ordenación especial (ver Anexo Nº 6).

- Los papeles de trabajo dentro de las auditorias se agrupan por factor y de acuerdo a la fecha de terminación se ingresan al expediente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-132 • 2018 • ENERO • 2 132 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 14 de 43

4. Ordenar las Carpetas y Cajas: Tanto las capetas dentro de las cajas como las cajas dentro de la estantería se almacenan de izquierda a derecha y desde la parte de arriba.

Año Final OFICINA PRODUCTORA 12106 - Gerencia Local Tunjuelito Rótulo de Carpeta 2015 31 - Cod/Serie: INFORME DE GESTION Informe de Auditoria Desempeño 7 - Cod/Subserie:

Oficina Productora: (Código y Nombre) 12106 - Gerencia Local Tunjuelito

1.

Fondo de Desarrollo Local Tunjuelito - Factor Gestion Presupuestal - Vigencia 2014 Fechas:

23-oct-2015 al 04-nov-2015 4 de 4 1 Folios: Total Folios: 18 al 1 Cp Copia - Auditoria Gubernamental con enfoque Integral - Modalidad Regular a Gas Natural SA. ESP - GN

2.

Cod-Serie: 31 - INFORME DE GESTION Fechas: 01-nov-2009 al de 01-nov-2009 1 Folios: 1 1 Total Folios: 77 Cp al 1 TRD 2015 Informe de Auditoria Desempeño Cod-SubSerie: 7 - Copia - Informe Ejecutivo de Auditoria gubernamental con enfoque integral - DABS periodo 2004

3.

de 01-may-2005 1 Folios: 1 1 Total Folios: 17 Cp Fechas: 01-may-2005 al al 1 Copia - Auditoria Especial Programa descontaminacion del Rio Bogotá

4.

Fondo de Desarrollo Local Tunjuelito - Factor Gestion Presupuestal - Vigencia 2014 Nombre del Expediente:

01-abr-2003 Fechas: 01-abr-2003 al 1 Cp de 1 Folios: al 1 1 Total Folios: 221

5.

23-oct-2015 Cp 1 Inicial:

Tomo / Carpeta N°: de 01-may-2004 Fechas: 01-may-2004 al Folios: 1 al 1 Cp de 1 Copia - Inform de Auditoria Gubernamental Fondo de desarrollo Local Usme Periodo auditado 2003 1 Total Folios: 140

6.

04-nov-2015 Total: Fechas Extremas:

18 Final:

Folios: del 4 1 al 1 de 1 01-mar-2007 Fechas: 01-mar-2007 al Copia - Informe Visita de Inspeccion edificio loteria de Bogotá - Prgramacion de Administracion de Riesgos Folios: 1 al 1 Total Folios: 99 cp Deposito Modulo Estante Entrepaño Caja Posición Cp Copia - Auditoria Especial Programa descontaminacion del Rio Bogotá

7.

al de 1 01-abr-2003 Fechas: 01-abr-2003 1 al 1 Folios: 1 Total Folios: 221 Cp Signatura Topográfica:

1 3 5 1 3 5 (Archivo Central)

8.

Fechas: 01-abr-2003 al Copia - Auditoria Especial Programa descontaminacion del Rio Bogotá 01-abr-2003 al 1 1 Total Folios: 221 Cp de 1 Folios: 1 Identificación Estantería Archivos de Gestión y Central Tanto los depósitos, módulos, estantes deben estar numerados consecutivamente de izquierda a derecha y los entrepaños de arriba hacia abajo. Esta información corresponde a la ubicación topográfica que debe registrarse a cada unidad documental (carpeta y caja) y dentro del Inventario Base, para facilitar su búsqueda y reintegro a la unidad de conservación que le corresponde, mientras este en el archivo de gestión esta información en los rótulos de carpeta y caja se registrara con lápiz, puesto que será una información temporal.

Rotulo de Caja Rotulo de Carpeta Copia - Informe de Auditoria Gubernamenal con Enfoque Integral IDRD Vigencia 2002 01-abr-2003 1
9. Total Folios: 100 Fechas: 01-abr-2003 al Folios: 1 al 1 Cp de 1 al Copia - Informe de Auditoria Gubernamenal con Enfoque Integral IDRD Vigencia 2002 01-abr-2003 Fechas: 01-abr-2003 1

10. Total Folios: 100 Cp de 1 1

Folios: al 1 Modulo Estante Entrepaño Deposito Ubicación Topográfica:

(Archivo Central)

3 2 1 4 Caja Nº 19485 133 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-133 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 15 de 43

5. Depurar: Retirar material metálico (clips, ganchos de cosedora), pos-it, cauchos, duplicidad, fotocopia de normas, documentos personales (permisos, incapacidades), documentos facilitativos (reposan en original en otra dependencia).

6. Elaboración de Testigos: Cuando existan medios ópticos (CD’s, DVD), memorias USB o soportes de gran formato (mapas, planos), se extraerá y en su lugar se dejara un testigo, foliado y con la descripción del soporte, si se separa de la carpeta ira identificado (ver Anexo Nº 2) y registrado de manera independiente en el Inventario Base (ver numeral 6).

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 2.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página: 1 de 1 Unidad de Conservación: CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento: 01-feb-2017 Autor: Secretaria de Gobierno Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2017-58798 Nombre del Documento: Anexo - Remisión Información Contratos de Prestación de Servicios 2016 Descripción del Documento:

Observación Nº Cp Nombre de la Carpeta Contratos de Prestación de 1 Servicios 2015 Tipo PDF PDF PDF Nombre del Archivo Cto PS Nº 10 Cto PS Nº 45 Cto PS Nº 187 Cto PS Nº 245 PDF Cto PS Nº 57 PDF 2 Contratos de Comodato 2015 Cto PS Nº 96 PDF Cto PS Nº 108 PDF Cto PS Nº 178 PDF Cto PS Nº 7 PDF 3 Contratos de Compraventa 2015 Cto PS Nº 16 PDF Cto PS Nº 81 PDF Cto PS Nº 90 PDF Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-134 • 2018 • ENERO • 2 134 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 16 de 43

7. Foliación y Alineación: Numerar consecutivamente (sin complementos como A, B, Bis, entre otros) con esfero de mina negra cada hoja, en la parte superior derecha en el mismo sentido del texto, aplica también en formato horizontal como lo muestra el folio 1 de la gráfica.

 Los documentos que no conforman expediente, como Actas, Resoluciones, Derechos de Petición, Planillas, entre otros, se archivan uno detrás del otro con sus respectivos anexos (si los tiene) y cada carpeta inicia con el folio Nº 1 (si existen varias de la misma serie).

 Los documentos que conforman Expediente, como las Historias Laborales, Informes de Auditoria, Contratos, Procesos Jurídicos, Disciplinarios, de Responsabilidad Fiscal, Informes Obligatorios, entre otros, se foliarán de manera continua hasta la última carpeta (si existen varias).

 Anexos como folletos, boletines, periódicos se numeran como un solo folio (aplica únicamente a anexos de documentos externos).

 No foliar hojas en blanco.

 En caso de error, anular número con línea oblicua /.

En los Expedientes de Auditoria donde participan 5 o más auditores y no pueden realizar la foliación continua, se sugiere realizar una foliación temporal por cada auditor, en la parte inferior derecha del documento. El gerente asegurará el cumplimiento del debido proceso y asignara a un funcionario, para consolidar el expediente y realizar la foliación continua.

 Perforar los documentos a tamaño oficio y alinearlos en la parte superior, el gancho legajador se introduce por el frente para facilitar su almacenamiento.

 No dividir el documento, cuando la carpeta sobre pase el límite de folios, se pasa el documento completo a la siguiente carpeta.

 Referencia Cruzada: Cuando un documento se relacione con otro del mismo expediente, se debe anotar en ambas direcciones el número (#) de folio del otro documento, así:

135 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-135 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-002 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 17 de 43 RC/f. # de folio Debe quedar en la parte superior derecha, debajo del número de folio del documento o si se requiere, junto al dato específico que se quiera relacionar.

8. Hoja de Control: La Hoja de Control es un formato para registrar cada documento (recibido o generado), con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos dentro de cada carpeta, evitar pérdida e ingreso indebido de documentos, asegura el correcto ordenamiento de la documentación y garantiza la responsabilidad de los funcionarios y jefe del proceso, frente a la documentación almacenada y registrada en este formato. Ver Anexo 3 – Hoja de Control.

9. Registrar en el Inventario Base: Cada unidad documental, describiendo adecuadamente su contenido, el “Inventario Base” es la primera hoja del Libro de Excel, nombrado “Inventario Documental Archivo de Gestión”, la información que se registra allí es la que se verá reflejada en el:

- Formato Único de Inventario Documental - FUID.

- Formato Rotulo de Carpeta.

- Formato Rotulo de Caja X100.

- Formato Rotulo de Caja X200.

Los cuales se generaran automáticamente, por esta razón se debe registrar bien la información Ver Anexo 4 Instructivo Elaboración Inventario Documental Archivo de Gestión REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-136 • 2018 • ENERO • 2 136 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS Código formato: PGD-02-002 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 DOCUMENTALES Página 18 de 43

10. Transferencia Documental

- El tiempo de retención (TRD) cuenta a partir de la fecha final del expediente.

- El Administrador del Archivo entregara un solo Inventario Documental por oficina.

- La documentación se entrega en cajas y carpetas de archivo debidamente identificadas.

- Las carpetas deben ir sobre su lomo dentro de las cajas de archivo.

- La revisión de la transferencia se realizara en con el administrador del Archivo de Gestión, si hay lugar a correcciones, se realizaran inmediatamente.

- Transferir el día y a la hora establecida en el cronograma de transferencias.

- La documentación debe estar en el mismo orden relacionado en el inventario.

- Se debe enviar al encargado de recibir la transferencia el inventario por correo electrónico e impreso el Formato Único de Inventario Documental – FUID - Debe conservar una copia para posteriores solicitudes de consulta o préstamo de documentos (procedimiento para la consulta o préstamo de documentos PGD-06).

137 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-137 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 19 de 43 Anexo No. 2 Testigo – Remplazo de unidad documental especial - Código PGD-05-02 Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 2.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página: 1 de 1 Unidad de Conservación: CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento: 01-feb-2017 Autor: Secretaria de Gobierno Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2017-58798 Nombre del Documento: Anexo - Remisión Información Contratos de Prestación de Servicios 2016 Descripción del Documento:

Observación Nº Cp Nombre de la Carpeta Tipo Contratos de Prestación de 1 Servicios 2015 PDF PDF PDF Nombre del Archivo Cto PS Nº 10 Cto PS Nº 45 Cto PS Nº 187 Cto PS Nº 245 PDF Cto PS Nº 57 PDF 2 Contratos de Comodato 2015 Cto PS Nº 96 PDF Cto PS Nº 108 PDF Cto PS Nº 178 PDF Cto PS Nº 7 PDF 3 Contratos de Compraventa 2015 Cto PS Nº 16 PDF Cto PS Nº 81 PDF Cto PS Nº 90 PDF Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

El Testigo es formato que se utiliza para remplazar y describir unidades documentales especiales:

- Medios ópticos (CD’s, DVD),
- Memorias USB o
- Soportes de gran formato (mapas, planos).
- Entre otros.

Que se encuentran dentro de carpetas, acompañados de documentos de tamaño normal (carta, oficio).

Los CD’ DVD se conservan en las fundas de felpa y se almacenan al final de la carpeta o fuera de ella, cuando se cuente con unidades de conservación adecuadas para este material, de ser así, el responsable del Archivo Central, registrara en el testigo su ubicación topográfica.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-138 • 2018 • ENERO • 2 138 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 20 de 43 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIMIENTO TESTIGO Remplazo de Unidad Documental Especial

1. Unidad de Conservación: Seleccionar dato de la lista CD, DVD, USB, Sobre.

2. Tipo de Soporte: Seleccionar dato de la lista Papel Gran Formato, Óptico, Magnético, Fotográfico, USB.

3. Fecha del Documento: El formato está en “dd-mmm-yy” y se deben digitar con números separarados por “-” ò “/”, sin dejar espacios en blanco, ejemplo:

- 5-8-16
- 05-08-16
- 5/8/16
- 05/08/16
- 5-8 por defecto el Excel registra el año actual Al registrar quedara 05-ago-16

4. Nº Radicado Ref (Si aplica): Generalmente este material es anexo de un documento recibido en la entidad, por consiguiente se debe el Nº de Radicado con el que se recibió en SIGESPRO.

5. Autor: Entidad o persona productora del documento.

6. Nombre del Documento: Como generalmente es un Anexo, literalmente se debe anotar junto con el asunto del documento que lo relaciona, Ejemplo “Anexo – Remisión de Información Contratos de Prestación de Servicios 2016”.

7. Descripción del Documento: Registrar el contenido de la unidad documental especial, esta varía según la información que contenga, si son documentos electrónicos y requiere de un sistema y/o programa especial para ser consultado, se debe anotar. Estos son Algunos Ejemplos:

Unidad de Conservación: CD Tipo de Soporte: Optico Fecha del Documento: 01-feb-2017 Autor: Secretaria de Gobierno Nº Radicado Ref (si aplica): 2-2017-58798 Nombre del Documento: Anexo - Remisión Informacion Contratos de Prestacion de Servicios 2016 Descripcion del Documento:

Nombre del Archivo Tipo Observacion Contrato de Prestacion de Servicios Nº 20 de 2016 pdf Contrato de Prestacion de Servicios Nº 55 de 2016 pdf Contrato de Prestacion de Servicios Nº 70 de 2016 pdf Ejemplo 1:

139 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-139 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 21 de 43 Descripcion del Documento:

Nº Cp Nombre de la Carpeta Tipo Observacion Ejemplo 2:

Contratos de Prestacion de 1 Servicios 2015 PDF PDF PDF Nombre del Archivo Cto PS Nº 10 Cto PS Nº 45 Cto PS Nº 187 Cto PS Nº 245 PDF Cto PS Nº 57 PDF 2 Contratos de Comodato 2015 Cto PS Nº 96 PDF Cto PS Nº 108 PDF Cto PS Nº 178 PDF Cto PS Nº 7 PDF 3 Contratos de Compraventa Cto PS Nº 16 PDF Cto PS Nº 81 PDF 2015 Cto PS Nº 90 PDF Descripcion del Documento:

Ejemplo 3:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-140 • 2018 • ENERO • 2 140 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 22 de 43 Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 2.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página: 1 de 1 Unidad de Conservación: CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento: 01-feb-2017 Autor: Secretaria de Gobierno Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2017-58798 Anexo - Remisión Información Contratos de Prestación de Servicios 2016 Nombre del Documento:

Descripción del Documento:

CD Nº 1 - Cto Nº 157 de 2005 Carpeta Noviembre 11 - Diciembre 10, Contiene:

Nombre Fecha Observaciones Carpeta Vacía Contiene 12 Carpetas CD Nº 2 - Cto Nº 323 de 2006 Carpeta Comisión Distrital de Sistemas 2006, Contiene:

Nombre Fecha Observaciones Contiene 2 Archivos Contiene 19 Archivos Contiene 1 Cp con Sub Cp Formato ZIP Formato Excel CD Nº 3 - Cto Nº 323 de 2006 Carpeta Comisión Distrital de Sistemas 2007, Contiene:

Nombre Fecha Observaciones 1 Cp y 4 pdf 3 Cp y 6 Archivos 2 Carpetas Carpeta Vacía 4 Carpetas 10 Elementos 2 Archivos 12 Carpetas y 3 Archivos Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

Ejemplo 4:

141 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-141 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 23 de 43 Anexo No. 3 Hoja de Control – Código PGD-05-03 La Hoja de Control es un formato para registrar cada documento (recibido o generado), con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos dentro de cada carpeta, evitar pérdida e ingreso indebido de documentos, asegura el correcto ordenamiento de la documentación y garantiza la responsabilidad de los funcionarios y jefe del proceso frente a la documentación almacenada y registrada en este formato.

Generalidades:

 Será la primera hoja de cada carpeta  No se debe foliar  Se diligencia electrónicamente a medida que van ingresando documentos a la carpeta, cuando se registre el último documento, se imprime e se incorpora a la carpeta.

Recomendaciones:

 Llevar los índices por año en un mismo archivo (de Excel)  En cada hoja del libro de Excel se lleva una hoja de control (cada carpeta).  Si se requiere insertar más filas a la hoja de control, se debe copiar una de las filas e insertarla cuantas veces sea necesario.  No dejar hojas sobrantes para que la paginación del formato sea exacta.  Diligenciar de corrido, está configurada para que el encabezado y la paginación salga en todas las hojas.

La Hoja de Control aplica a:

 Informes de Auditoria  Procesos de Responsabilidad Fiscal  Procesos Disciplinarios  Procesos Jurídicos  Historias Laborales  Contratos  Resoluciones  Actas  Informes Obligatorios  Derechos de entre otros.  Planillas  Demás expedientes que contengan más de 1 documento REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-142 • 2018 • ENERO • 2 142 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 24 de 43 143 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-143 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 25 de 43 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIMIENTO HOJA DE CONTROL

1. Serie: Registrar código y nombre de la Serie documental en MAYUSCULA SOSTENIDA, tal y como aparece en la TRD, separado por “ - ”

2. SubSerie: Registrar código y nombre de la Subserie documental con Mayúscula Inicial, tal y como aparece en la TRD, separado por “ - ”

3. Nombre del Expediente: Registrar con Mayúscula Inicial información que identifique plenamente el expediente para facilitar las búsquedas (de funcionarios, ciudadanos, etc).

Ejemplos:

- Informes de Auditoria: Nombre de la entidad auditada (sujeto de control) - Factor (si es

una auditoria Especial/Desempeño) – Dato Especifico si se requiere – Vigencia. Ejemplo: Secretaria de Ambiente – Factor Contractual – Vigencia 2016

- Contratos: Nº y Año - Nombre Completo Contratista – Nombre Oficina que Supervisa

Ejemplo: Nº 087 de 2017 - Pepito Gomez Perez – Supervisa Sd Servicios Generales

- Procesos de Responsabilidad Fiscal: Nº y Año - Nombre Sujeto Investigado – Objeto

Investigado – Dato especifico si se requiere Ejemplo: Nº 068/08 - IDRD - Irregularidades Convenio Nº 096 - C2

- Historias Laborales: Nombre completo del funcionario y Nº de identificación

Ejemplo: Juan Carlos Perez Gomez - CC Nº 89.987.987

- Actas: Rango (Acta Nº 001 a la 100), tema o asunto (si es general).

Ejemplo: Actas Comité Interno de Archivo Nº 01 a la 04

- Procesos Disciplinarios o Jurídicos: Nº y Año, Nombre del Investigado y Factor

Ejemplo: Nº 015 / 2014 – Pepito Juan Perez Gomez - Perdida de Equipo de Computo Importante: Si el expediente ocupa varias carpetas, todas deben quedar con el mismo nombre, este nombre es el mismo que se registrara en el Inventario documental.

4. Referencia / Nº Radicado:

- Referencia: Dato relevante que describe el documento, Ejemplo Nº de Actas o

Resoluciones

- Nº de Radicado (generado por SIGESPRO): Tener en cuenta que el primer digito,

identifica si la Comunicación Oficial es Externa (Enviada/Recibida) o Interna:

Conformacion Nº de Radicado + Año + Consecutivo Salida 2 Entrada 1 Interna 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-144 • 2018 • ENERO • 2 144 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 26 de 43

5. Descripción del Documento / Asunto: Registrar con datos simples y concretos como Asunto, Nombre del formato, Nº que lo Identifica, productor (entidad o persona), entre otros.

Registrar literalmente “con Anexos” (si el documento los tiene) y si trae soportes especiales como CD, DVD, memoria USB, mapa, plano, anotarlo. Según el Tipo Documental tener en cuenta los siguientes datos para describirlos adecuadamente:

- Comunicaciones: Iniciar con un verbo simple (Solicita, Remite, Informa), asunto y sujeto

Ejemplo: Solicita Contratos Vigencia 2017 a Sujeto de Control Remite Contratos Vigencia 2017 Sujeto de Control Presenta Equipo Auditor Asigna Director Equipo Auditor

- Acta y Resoluciones: Nº y asunto del que trata

Ejemplo: Acta de Comité Interno de Archivo Nº 02 – Aprueba Eliminación de Documentos Resolución Nº 070 – Otorga Vacaciones a Pepito Perez Gomez Acta Mesa de Trabajo Nº 01 – Aprobación Plan de Trabajo

- Papel de Trabajo: Factor – Componente – Dato especifico si se requiere

Descripción del Documento Ejemplo: Papel de Trabajo – Factor Gestión Contable - Pasivos Papel de Trabajo – Factor Contractual – Contrato P.S Nº 50/2017 Papel de Trabajo con Anexos – Factor Gestión Contable – Pasivos Los anexos se deben relacionar de la siguiente manera, Ejemplo:

Asunto Papel de Trabajo - Control Fiscal Interno con Anexos:

Anexo 1: Solicitud Base de Datos de Afiliados Anexo 2: Remite Base de Datos (1 CD) Anexo 3: Solicita Aclaración de Base de Datos Anexo 4: Aclara dudas de Base de Datos (2 CD y Soportes)

Cada anexo lleva su propia información (Nº de Radicado, fecha, Nº de folios)

Si los Anexos continúan en la siguiente carpeta, se debe registrar “Continuación Anexos X”, Ejemplo: Continuación Anexos 1: Solicitud Base de Datos de Afiliados Papel de Trabajo - Gestión Presupuestal

6. Fecha: La ultima registrada en el documento, Ejemplo:

- Comunicación Externa: La fecha de recepción en la entidad
- Comunicación Enviada: La fecha de envió
- Comunicación Interna Enviada: La fecha de entrega
- Comunicación Interna Recibida: La fecha de recibido
- Papel de Trabajo: La fecha final

145 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-145 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 27 de 43 El formato está configurado “dd-mmm-yy”, se debe digitar en números, separarados por “-” ò “/”, sin dejar espacios en blanco, ejemplo: 5-8-16, 05-08-16, 5/8/16, 05/08/16 ó 5-8 por defecto el Excel registra el año actual; al registrar quedara 05-ago-16

7. Folio: Registrar primer y último folio del documento o agrupación documental  Inicial  Final

8. Elaborada por: Nombre completo del responsable de cerrar el expediente y su VoBo

9. Revisada por: Nombre completo del jefe inmediato, dará VoBo a la información consignada.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-146 • 2018 • ENERO • 2 146 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 28 de 43 Anexo No. 4 Inventario Documental Archivo de Gestión - Código PGD-05-04 En la Contraloría de Bogotá, el Director Administrativo y el coordinador del Archivo, tienen la responsabilidad de exigir, según el Decreto Nº 1080 de 2015, la entrega de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, de igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

Agrega además, que aplica no solo a los documentos físicos en archivos tradicionales, sino también a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.

Cada unidad documental (sin importar su soporte), se debe registrar en el “Inventario Base”, primera hoja del Libro de Excel, nombrado “Inventario Documental Archivo de Gestión”, la información que se registra allí, debe describir adecuadamente su contenido, puesto que esta se verá reflejada en el:

- Formato Único de Inventario Documental - FUID – Código PGD-05-05.

- Formato Rotulo de Carpeta.

- Formato Rotulo de Caja X100.

- Formato Rotulo de Caja X200.

Los cuales se generaran automáticamente, por esta razón se debe registrar bien la información 147 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-147 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 29 de 43 Beneficios que Genera Registrar la Unidades Documentales en el Inventario Base:

- Normalizara la descripción de las unidades documentales
- Normaliza la identificación de las Unidades de Conservación (Cajas, Carpetas)
- Facilita las consultas en el Archivo de Gestión y Central.
- Permite llevar estadísticas.
- Permite unificar fácilmente en el Archivo Central, los inventarios de los archivos de

Gestión.

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO INVENTARIO BASE Recomendaciones para Diligenciar el Inventario Base:

- Registrar cada unidad documental (cada carpeta así pertenezcan al mismo expediente).
- Diligenciar todos los campos
- Los expedientes compuestos por varias carpetas, deben quedar agrupadas para

asegurar su integralidad con una numeración. Ej.: Carpeta 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3.
- Diligenciar todo con Mayúscula Inicial (Serie Documental, MAYUSCULA SOSTENIDA).

1. Oficina: Seleccionar de la lista, la oficina responsable de la documentación.

Tabla de Retención Documental – TRD, registrar tal y como aparece en la TRD:

- Aprob (Aprobación), Año de aprobación de la TRD que se va a aplicar (2011 / 2015).
- Cod.S (Código de la Subserie)
- Serie (Nombre de la Serie), registrar en MAYÚSCULA SOSTENIDA
- Cod.SbS (Código de la Subserie)
- SubSerie (Nombre de la SubSerie)

2. Nombre del Expediente: Registrar con Mayúscula Inicial información que identifique plenamente el expediente para facilitar las búsquedas (de funcionarios, ciudadanos, etc).
Ejemplos:

- Informes de Auditoria: Nombre de la entidad auditada (sujeto de control) - Factor (si

es una auditoria Especial/Desempeño) – Dato Especifico si se requiere – Vigencia. Ejemplo: Secretaria de Ambiente – Factor Contractual – Vigencia 2016

- Contratos: Nº y Año - Nombre Completo Contratista – Nombre Oficina que Supervisa Ejemplo: Nº 087 de 2017 - Pepito Gomez Perez – Supervisa Sd Servicios Generales

- Procesos de Responsabilidad Fiscal: Nº y Año - Nombre Sujeto Investigado – Objeto

Investigado – Dato especifico si se requiere Ejemplo: Nº 068/08 - IDRD - Irregularidades Convenio Nº 096 - C2

- Historias Laborales: Nombre completo del funcionario y Nº de identificación

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-148 • 2018 • ENERO • 2 148 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 30 de 43 Ejemplo: Juan Carlos Perez Gomez - CC Nº 89.987.987
- Actas: Rango (Acta Nº 001 a la 100), tema o asunto (si es general).
Ejemplo: Actas Comité Interno de Archivo Nº 01 a la 04

- Procesos Disciplinarios o Jurídicos: Nº y Año, Nombre del Investigado y Factor Ejemplo: Nº 015 / 2014 – Pepito Juan Perez Gomez - Perdida de Equipo de Computo

Importante: Si el expediente ocupa varias carpetas, todas deben quedar con el mismo nombre, este nombre es el mismo que se registrara en la Hoja de Control de cada carpeta. No se debe registrar en este campo el nombre de la oficina productora, serie o subserie documental, porque ya quedaron registrados en las anteriores columnas.

3. Fechas Extremas: El formato esta “dd-mmm-yy” y se deben digitar en números separarados por “-” ò “/”, sin dejar espacios en blanco, ejemplo:

- 5-8-16
- 05-08-16
- 5/8/16
- 05/08/16
- 5-8 por defecto el Excel registra el año actual

Al registrar quedara 05-ago-16

- F. Inicial (Fecha inicial), del primer tipo documental (de la Carpeta, Libro, etc)
- F. Final (Fecha final), del ultimo tipo documental (de la Carpeta, Libro, etc)

Nota: El tipo documental puede ser un documento recibido o generado por la entidad.

4. Fecha Cierre Expediente: Cuando el Expediente contiene dos o más carpetas, se registra la fecha final de la última carpeta, para aplicar tiempo de retención (según TRD).

5. Und de Conserv (Unidad de Conservación)

- Nombre: Seleccionar dato de la lista: Cp (Carpeta), Libro, CD, DVD, USB, Sobre, etc.

Cuando existe expediente conformado por dos o más carpetas, se asegura su integralidad, numerando consecutivamente las carpetas Ej.: Carpeta 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3 y se registra de manera discriminada en el Inventario Base:

- Nº (de la Unidad de Conservación)
- de ? (de cuantas?): Ultimo Nº de la unidad de conservación

Si solo es una Carpeta quedara 1 de 1

6. Folios: Registrar el primer y último Nº de folio de la carpeta.

- del Nº: Se registra el 1er folio de la Carpeta o unidad documental
- al Nº: Se registra el Ultimo folio de la Carpeta o unidad documental
- Total: Automáticamente lo hace el sistema con una resta simple

149 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-149 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 31 de 43

7. A. Gestión, Caja Nº (Archivo de Gestión, Caja Nº): Se registra el Nº de caja consecutivo, asignado en el archivo de gestión

8. Soporte: Seleccionar dato de la lista: Papel, Óptico, Magnético, Fotográfico, etc.

9. F. Consulta (Frecuencia de Consulta): Seleccionar dato de la lista: Alto, Medio, Bajo ó Ninguno, teniendo en cuenta los registros de préstamo, esta columna se utiliza especialmente para el inventario de fondos acumulados.

10. Notas: Se consignarán datos relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores. Ejemplo:

a. Faltantes, saltos y/o repetición de la numeración consecutiva en series simples como Actas, Resoluciones, Circulares, entre otros. b. La existencia de un Testigo: Plantilla que remplaza soportes especiales, CD, DVD, USB, mapas, planos, fotografías, etc y con el número de folio donde se ubica. c. Especificar en documentos electrónicos el programa o sistema en el que se encuentra para su consulta. d. Rangos de Paginación (si aplica) e. Estado de conservación, especificando el tipo de deterioro: i. Físico: Rasgaduras, mutilaciones, etc. ii. Químico: Oxidación de tintas, soporte débil, etc. iii. Biológico (ataque de hongos, insectos, roedores etc.

De ser necesario, registrar si los documentos son: iv. O: Originales v. C: Copia vi. O/C: Original y copia

11. Objeto del Inventario, seleccionar objeto de la lista: Entrega del Cargo, Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Organización Fondo Acumulado, Organización Archivo de Gestión o Eliminación.

12. Quien Elaboro: Nombre completo del responsable de la unidad documental

13. Fechas de Elaboración: El administrador del archivo registrara la fecha en que se transfiere la unidad documental, con el mismo formato de Fechas Extremas “dd-mmm-yy”

14. Ubicación Topográfica y A. Central Caja Nº: Posterior a la transferencia documental, el responsable del archivo central, devolverá al administrador del archivo de gestión el inventario

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-150 • 2018 • ENERO • 2 150 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 32 de 43 con la ubicación topográfica asignada y el número único consecutivo asignado en el archivo central. Anexo No. 5 Especificaciones para Generar el Formato Único de Inventario Documental – FUID
- Código PGD-05-05 Se genera automáticamente a partir de la información registrada en el Inventario Base Se imprime para hacer la entrega formal de la documentación y manualmente se debe registrar:

 Nombre completo y cargo del jefe de la oficina productora  Nombre completo y cargo de quien entrega (administrador Archivo de Gestión)

 Nombre completo y cargo de quien recibe (técnico del Grupo de Gestión Documental)

 Nº de la Transferencia Primaria: Asignado por el Grupo de Gestión Documental de acuerdo al cronograma de transferencias.

 Imprimir en hojas tamaño carta.

151 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-151 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 33 de 43  No dejar hojas sobrantes para que la paginación de las hojas sea exacta.

Especificaciones Impresión Rótulos de Carpeta.

En la parte superior derecha se encuentran tres (3) números en color amarillo hace referencia al Nº de registro del Inventario Base, modificar según el que se desee imprimir. Estos rótulos están configurados en para imprimir en papel adhesivo tamaño oficio, 3 por hoja.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-152 • 2018 • ENERO • 2 152 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 34 de 43 Especificaciones Impresión Rótulos de Caja X100.

1. Según el Rotulo de Caja que desee imprimir, digita en la parte superior derecha los Nº de caja que desee imprimir, son tres (3) rótulos por hoja:

1 2 3

2. Clic en el botón para generar los rótulos de las 3 cajas.

3. Imprimir en hoja tamaño oficio

4. Clic en el botón para posterior utilización

Recortar los rótulos por la línea guía y pega en la caja, posterior al logo de la entidad.

153 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-153 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 35 de 43 Especificaciones para la Impresión de Rótulos de Caja X200.

1

1. Según el Rotulo de Caja que desee imprimir, digita en la parte superior derecha el Nº

2. Clic en el botón para generar el rótulo.

3. Imprimir en hoja tamaño carta

4. Clic en el botón para posterior utilización

Recortar los rótulos por la línea guía y pega en la caja, posterior al logo de la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-154 • 2018 • ENERO • 2 154 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 36 de 43 ANEXO Nº 6 Planilla Control Transferências Primarias 155 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-155 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 37 de 43 Anexo No. 7 instructivo para la Conformación de Expedientes de Auditoria.

El desarrollo de una auditoria se genera un expediente, que contendrá todos los documentos, desde su fase de planeación hasta su cierre (incluyendo el traslado de los hallazgos e incluso su devolución en caso de que se dé), refleja el orden natural en cómo se realizó la auditoria y puede estar conformado por una o varias carpetas. Ver procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal según corresponda.

Cada documento de la Auditoria debe:

 Responder al objetivo de la Auditoria  Ser completo, concreto y no redundante, con ideas totalmente cerradas.  Fácil de entender por cualquier persona (abogado, gerente, auditor, usuario).  Servir como defensa en caso de un litigio.  Estar firmado oportunamente por la persona que lo elabora, por quien interviene y por la que revisa con su respectiva fecha.  Deben permitir reconstruir la prueba.  Ser realmente relevante (aplica especialmente para los Anexos).

Aspectos Especiales en la Conformación del Expediente:

1. En los papeles de trabajo para su ordenación y registro en la hoja de control, la fecha que se tiene en cuenta es la de terminación.

2. Los Papeles de Trabajo se agrupan por factor y cada factor se archiva según su fecha de terminación.

3. Cada papel de trabajo debe llevar los anexos que le corresponden, excepto los que hagan parte de varios papeles de trabajo (comunicaciones, actas, informes, entre otros), no se deben duplicar; se archiva el original en la posición que le corresponda (según su fecha) y se le anota el # de folio del otro documento. Así:

RC = Referencia Cruzada RC/f.# f. = Folio

de folio

Debe quedar en la parte superior derecha, debajo del número de folio del documento ó si se requiere, junto a un dato específico. En los papeles de trabajo, se relata el suceso, se anota el Nº de folio y si es una comunicación oficial, se complementa, agregando el Nº de radicado generado por SIGESPRO. Ejemplo: Se recibe el radicado No. 1-2017-0001, con el cual responden al equipo auditor sobre varios de los “componentes”, entonces dicha información no se debe duplicar para cada uno de los componentes respondidos, sino que se tomará una única vez utilizando la referencia cruzada.

4. Los documentos cargados en SIVICOF se citan en el papel de trabajo, no se deben archivar en el expediente.

5. Para el factor de contratación, se debe elaborar papel de trabajo por cada contrato.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-156 • 2018 • ENERO • 2 156 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 38 de 43

6. Para el traslado de los hallazgos a Responsabilidad Fiscal el expediente que se conforme se realizará con lo descrito en este mismo procedimiento, es decir, en orden cronológico, hoja de control y los respectivos testigos en caso de anexar medios ópticos (CD’s, DVD), memorias USB o Soportes de gran formato (mapas, planos), entre otros.

7. Si se devuelven hallazgos fiscales se archivarán de la siguiente manera:

 Si el expediente se encuentra en el archivo de gestión, el director realiza los trámites respectivos, en caso de archivo lo remite al administrador del archivo para que lo adicione al expediente de auditoría, con copia del acta de comité técnico Sectorial correspondiente; e informa por escrito a la Dirección de Responsabilidad Fiscal. Si el hallazgo es devuelto nuevamente a Responsabilidad Fiscal se incluirá el soporte en el expediente.

157 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-157 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 39 de 43 Anexo No. 8 Instructivo Ordenación Documentación Historias Laborales.

La siguiente Tabla muestra el orden que deben llevar los documentos relacionados con la vinculación del empleado, los demás documentos serán archivados de acuerdo al principio de orden original.

Tipo de Documento Hoja de Vida (Currículo profesional y laboral)

Certificados de Estudio:

1. Formal: Título de Bachiller, Técnico, Profesional, Pregrado; Especialización, Postgrado, Maestría o Doctorado (en orden Cronológico)

2. No Formal: Certificados de cursos, seminario, etc. (en orden Cronológico) (si aplica)

Certificaciones de Experiencia Laboral (en orden Cronológico)

Cedula de Ciudadanía Libreta Militar (hombres menores de 50 años)

Tarjeta Profesional (si aplica)

Licencia de Conducción (para empleos de Conductor)

Verificación de la existencia de la Licencia de Conducción Registro Civil de Hijos (menores de 18 años)

Formato Único de Hoja de Vida Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Declaración Juramentada de Obligaciones Alimentarías Declaración Juramentada de Causales de Inhabilidad e Incompatibilidad Formato Validación Pensional Respuesta de verificación en el PREFIS (Proceso de Responsabilidad Fiscal) en la Entidad (si aplica)

Boletín de Antecedentes Contraloría General de la República Verificación de Antecedentes Judiciales (Policía Nacional)

Verificación de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría General de la Nación)

Antecedentes Disciplinarios de la Personería Distrital Examen de serología y hemoclasificación.

Informe de Entrevista Informe de Evaluación de Competencias Verificación de Requisitos Lista de Chequeo Resolución de Nombramiento (Fecha con la que Inicia el Expediente).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-158 • 2018 • ENERO • 2 158 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 40 de 43 Tipo de Documento Comunicado de nombramiento Aceptación del Cargo (oficio presentado por el aspirante)

Acta de Posesión Calificación médica de apto o no apto Autorización apertura de cuenta o certificación Hoja de Chequeo Afiliación E.P.S Afiliación al Fondo de Pensiones Afiliación al Fondo de Cesantías Afiliación a la Caja de Compensación Afiliación a la ARL Memorando de Ubicación Memorando de Presentación Inducción en el Puesto de Trabajo Certificado de Inducción Institucional Demás Actos Administrativo en Orden Cronológico (ver Nota)

Evaluación del Desempeño Vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, entre otros.

Nota: Las fechas que se deben tener en cuenta en las comunicaciones para aplicar el principio de orden original (orden en el que se dio trámite) son:

 Comunicación Externa: La fecha de recepción en la entidad  Comunicación Enviada: La fecha de envió  Comunicación Interna Enviada: La fecha de entrega  Comunicación Interna Recibida: La fecha de recibido 159 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-159 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 41 de 43

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN R.R. Nº Descripción de la modificación 1.0 R.R. Nº 001 24 Ene 2003 Ver procedimiento link normatividad 2.0 R.R. Nº 028 7 May 2003 Ver procedimiento link normatividad 3.0 R.R. Nº 042 9 Nov 2005 Ver procedimiento link normatividad 4.0 R.R. Nº 035 30 Dic 2009 Ver procedimiento link normatividad  Modificación del Alcance  Actualización de Base Legal  Incorporación de Términos/Definiciones  Se suprimen y agregan nuevas actividades al Procedimiento de Transferencia Primarias y Secundarias, generando la necesidad de crear 5 formatos (que veremos más adelante) y 2 planillas: o Planilla Control Transferencias Primarias o Planilla Entrega de Cajas  Modificación Instructivo para la organización y transferencias documentales: Incorporación de ejemplos gráficos en proceso técnico de archivo para la Organización Documental: Generando adicionalmente la necesidad de crear 5 formatos/plantillas:

5.0 R.R. Nº 053 6 Dic 2013 o Formato Hoja de Control o Testigo (Remplazo de Unidad Documental Especial) o Rotulo de Carpeta o Caja X100 o Caja X200  Supresión del Formato Tabla de Valoración Documental por no hacer parte de este procedimiento.  Incorporación del “Instructivo Elaboración Inventario Documental Archivo de Gestión”, remplaza “Procedimiento para la Administración de Archivos mediante la Elaboración de Inventario Documental”. El Inventario Documental Archivo de Gestión: Es un libro de Excel con 5 Hojas:

1. Inventario Base
2. Formato Único de Inventario Documental - FUID
3. Formato Rotulo de Carpeta
4. Formato Rotulo de Caja X100
5. Formato Rotulo de Caja X200

Cada uno de esos formatos se genera automáticamente con la información registrada en el Inventario Base.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-160 • 2018 • ENERO • 2 160 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 42 de 43 VERSIÓN R.R. Nº Descripción de la modificación  Modificación Formato Único de Inventario Documental - FUID  Creación, Instructivo Elaboración Hoja de Control: La Hoja de Control es un formato para registrar cada documento o agrupación documental, con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos dentro de las carpetas, evitar pérdida e ingreso indebido de documentos. Elimina Anexo 10 “Caratula Carpeta Archivo” y 12 “Lista de Chequeo Recibido Papeles de Trabajo” del Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoria y Cierre de Auditoria del Proceso de Vigilancia y Control Fiscal.

 Creación, Instructivo Elaboración Testigo: El Testigo es una plantilla que se utiliza para describir y remplazar unidades documentales especiales, dentro de las carpetas (Medios ópticos (CD’s, DVD), Memorias USB, soportes de gran formato (mapas, planos), entre otros). Elimina Anexo 11 “Entrega de Papeles de trabajo en CD” del Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoria y Cierre de Auditoria del Proceso de Vigilancia y Control Fiscal.

 Modificación Instructivo para la conformación Expedientes de Auditoria: Se elimina información relacionada con el proceso de organización porque ya está incorporada en el primer instructivo de organización y transferencias documentales y se especifica, orden de los papeles de trabajo y el tema de referenciación cruzada de documentos. Elimina Anexo 09 “Archivo de Papeles de Trabajo” del Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoria y Cierre de Auditoria del y Anexo 5 “Aspectos a tener en cuenta para la Referenciación de papeles de Trabajo y marcas de auditoria” del Procedimiento para Elaboración del Memorando de Asignación y Planeación de la Auditoria.

 Modificación Instructivo para la conformación Expedientes Historias Laborales (realizada con los administradores del Archivo Historias laborales): Se elimina información relacionada con el proceso de organización porque ya está incorporada en el primer Instructivo para la organización y transferencias documentales.

161 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-161 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-05 Versión: 7.0 Página 43 de 43 VERSIÓN R.R. Nº Descripción de la modificación El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017- 16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: Alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Se modifica los Anexos 1,2 3 y 4 (Formatos e Instructivos):

 Anexo No. 1 - Instructivo para la Organización y Transferencias 6.0 R.R. Nº 038 Documentales: Se cambia el orden de algunos pasos, se eliminan y agregan instrucciones.

2 Nov 2016  Anexo No. 2 - Instructivo Elaboración Testigo: se agregan campos y cambia orden de la información.

 Anexo No. 3 - Instructivo Formato Hoja de Control: se agregan firmas al final de la Hoja.

 Anexo No. 4 - Instructivo Elaboración Inventario Documental Archivo de Gestión, por un cambio en el libro de Excel “Inventario Archivo de Gestión” en la Hoja del Inventario Base, donde la columna de cierre de Expediente. e  Anexo No. 6 Planilla de Control de Transferencias Primarias, se incorpora en el procedimiento.

Además, se tiene en cuenta la sugerencia dada por la auditora externa (firma certificadora SGS COLOMBIA), el día 12 de mayo sobre el uso del corrector en los documentos.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

7.0 R.R. No.041 28-dic-2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-162 • 2018 • ENERO • 2 162 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 1 de 17 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº Fecha

1. OBJETIVO:

Ofrecer el servicio de consulta y préstamo de los documentos que administran los Archivos Central y de Gestión de las diferentes dependencias, ya sea a funcionarios de la Contraloría, de otras entidades o ciudadanos en general, dando cumplimiento a las normas legales establecidas para tal fin.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia cuando se solicita al Archivo Central o Archivo de Gestión el documento o expediente requerido a través de E-Mail, memorando o a través del aplicativo “Mesa de Servicios” y termina al completar el registro de la Planilla “Control de Consultas o Préstamo de Documentos“ para alimentar el informe de gestión del proceso de consulta y Préstamo de Documentos.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 57 05-Jun-1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Ley 190 06-Jun-1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 527 18-Ago-1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 14-Jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 28 Reserva legal.

Ley 734 05-Feb-2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, art.34 numeral 5.

Ley 962 08-jul-2005 Dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1712 06-Mar-2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 26-May-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector 163 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-163 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 2 de 17 1080 Cultura.

Decreto 514 20-Dic-2006 Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

Acuerdo Nº 04 15-Mar-2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. AGN.

Acuerdo Nº 047 05-May-2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación. AGN. NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ADMINISTRADCIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

COPIA AUTENTICADA: reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

DEPÓSITO DE ARCHIVO: local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-164 • 2018 • ENERO • 2 164 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 3 de 17 EXPEDIENTE: unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Consulta o Préstamo de Documentos Usuario Interno Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Director, Subdirector, Jefe de Oficina 1 Asesor, Gerente, Profesional, E-Mail, Memorando o Requerimiento Técnico, secretaria o Solicita al Archivo Central o Archivo de Gestión el documento o expediente requerido a través de E-Mail, memorando o a través del aplicativo “Mesa de Servicios”, ingresando por la categoría “Servicios Gestión Documental”, selecciona “Préstamo de Documentos” y Diligencia el formulario allí establecido.

Auxiliar Administrativo.

Observación: Para efectuar la solicitud debe estar autorizado por el jefe de la oficina que custodia el documento.

La Mesa de Servicios solo aplica para solicitudes al Archivo Central.

Profesional, Técnico, Secretario o Localiza la documentación, apoyándose en los inventarios documentales. Informa al usuario la disposición de los documentos y socializa el Reglamento de Acceso, Consulta y Uso de los Documentos que Reposan en los Depósitos de Archivo.

2 Auxiliar Administrativo asignado como Tarjeta Afuera Administrador de Archivo Punto de Control: De requerirse el acceso del usuario a los depósitos del archivo central, se registra en la Planilla “Control de Ingreso y Salida a los Depósitos de Archivo” Retira la carpeta o expediente de la unidad de conservación y deja en su remplazo la "Tarjeta Afuera" hasta el momento de su devolución.

Observación: La tarjeta de afuera aplica únicamente para el archivo central. Verifica el estado de conservación de los documentos, foliación y diligencia la “Ficha de Consulta o Préstamo de Documentos”.

Ficha de Consulta o Préstamo de Documentos 165 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-165 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 4 de 17 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Observación: El administrador determina el medio más conveniente para atender la consulta o préstamo y tendrán en cuenta su reserva legal.

Entrega, digitaliza o fotocopia el documento según lo convenido entre el usuario y el administrador del archivo, en caso de ser fotocopias se socializara la resolución que establece el costo de la reproducción. Si se requiere documentos autenticados, se enviarán a la Subdirección de Servicios Generales, para el trámite respectivo.

Registra la Ficha de Consulta o Préstamo de Documentos en la Planilla “Control de Consultas o Préstamo de Documentos” para realizar el control y seguimiento a cada servicio.

Planilla Control de Consultas o Préstamo de Documentos Observación: El registro se completa hasta que el usuario haga la devolución del documento Director, Subdirector, Jefe de Oficina 3 Asesor, Gerente, Profesional, Consulta los documentos y devuelve en el mismo estado en que se entregaron los documentos (en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, antes de las 5:00 p.m.)

Observación: El préstamo podrá ser renovado, previa solicitud, si no existe otra solicitud para los mismos documentos.

Técnico, secretaria o Auxiliar Administrativo.

Profesional, Técnico, Secretario o 4 Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivo Verifica que el material de archivo devuelto se encuentre en las mismas condiciones en que se entregaron.

En caso de no haber sido devueltos, solicita la devolución de documentos prestados una vez cumplido el tiempo establecido para la devolución.

Diligencia la ficha de consulta o préstamo de documentos en la parte pertinente.

Solicita el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio prestado.

Punto de control: En caso de mutilación o daño al documento, deberá repararlo máximo en 3 días, so pena de la sanción impuesta por la Oficina Asuntos Disciplinarios. El Administrador de Archivo de las dependencias informa al jefe, sobre los usuarios morosos e irregularidades, para que él los solicite por escrito.

Director, Subdirector, Jefe de Oficina Encuesta de satisfacción 5 del servicio Diligencia la encuesta de satisfacción del servicio prestado, física o electrónica (mesa de servicios) y la entrega al administrador de archivo.

Observación Mesa de servicio solo aplica prestamos del Archivo Central Asesor, Gerente, Profesional, prestado Técnico, secretaria o REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-166 • 2018 • ENERO • 2 166 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 5 de 17 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Auxiliar Administrativo.

Profesional, Técnico, Secretario o Tabula la información de las encuestas diligenciadas, efectúa el análisis respectivo como insumo para el informe de gestión del proceso.

6 Auxiliar Administrativo asignado como Planilla Control de Consultas o Préstamo de Documentos Observación La periodicidad de elaborar el informe de gestión será la establecida por la Alta Dirección.

Administrador de Archivos Completa el Registro de la Planilla “Control de Consultas o Préstamo de Documentos“ para alimentar el informe de gestión del proceso de consulta y Préstamo de Documentos.

6.2. Consulta o Préstamo de Documentos Usuario Externo Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Solicitud 1 Usuario Externo Solicita al Archivo Central o Archivo de Gestión el documento o expediente que requiere a través de una comunicación oficial o personalmente presentando documento de identidad.

Localiza la documentación, apoyándose en los inventarios documentales. Informa al usuario la disposición de los documentos y socializa el Reglamento de Acceso, Consulta y Uso de los Documentos que Reposan en los Depósitos de Archivo.

Tarjeta Afuera Profesional, Retira la carpeta o expediente de la unidad de conservación y deja en su remplazo la "Tarjeta Afuera" hasta el momento de su devolución.

Técnico, Secretario o 2 Ficha de Consulta o Préstamo de Documentos Auxiliar Administrativo asignado como Observación La tarjeta de afuera aplica únicamente para el archivo central. Verifica el estado de conservación de los documentos y la foliación Le solicita documento de identidad al usuario y diligencia la “Ficha de Consulta o Préstamo de Documentos”.

Administrador de Archivo Punto de Control De requerirse el acceso del usuario a los depósitos del archivo central, se registrara en la Planilla “Control de Ingreso y Salida a los Depósitos de Archivo”

Digitaliza o fotocopia el documento según lo convenido entre el usuario y el administrador del archivo, en caso de ser fotocopias se socializara con el usuario la resolución que establece el costo de la reproducción. Si se requiere documentos autenticados, se enviarán a la Subdirección de Servicios Generales, para el trámite respectivo.

Registra la Ficha de Consulta o Planilla Observación 167 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-167 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 6 de 17 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Préstamo de Documentos en la Planilla “Control de Consultas o Préstamo de Documentos” para realizar el control y seguimiento a cada servicio.

Control de Consultas o Préstamo de Documentos El registro se completa hasta que el usuario hace la devolución del documento.

Oficio 3 Usuario Externo Consulta los documentos Si se requiere sacar el documento original de la entidad debe autorizar por medio de un oficio donde justifique las razones del retiro del material de archivo. Devuelve en el mismo estado en que se entregaron los documentos (en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, antes de las 5:00 p.m.)

Observación El retiro del documento de archivo fuera de las instalaciones de la entidad solo aplica cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita.

Profesional, Técnico, Secretario o 4 Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivo Verifica que el documento de archivo devuelto se encuentre en las mismas condiciones en que se entregaron. Solicita la devolución de documentos prestados una vez cumplido el tiempo establecido para la devolución, en caso de no haber sido devueltos. Diligencia la ficha de consulta o préstamo de documentos en la parte pertinente. Solicita el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción del servicio prestado Encuesta de satisfacción del servicio 5 Usuario Externo Diligencia la encuesta de satisfacción del servicio prestado física (impresa) y la entrega al administrador de archivo. prestado Profesional, Técnico, Secretario o Tabula la información de las encuestas diligenciadas, efectúa el análisis respectivo como insumo para el informe de gestión del proceso 6 Auxiliar Administrativo asignado como Planilla Control de Consultas o Préstamo de Documentos Administrador Observación La periodicidad de elaborar el informe de gestión será la establecida por la Alta Dirección. de Archivos Completa el Registro de la Planilla “Control de Consultas o Préstamo de Documentos“ para alimentar el informe de gestión del proceso de consulta y Préstamo de Documentos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-168 • 2018 • ENERO • 2 168 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 7 de 17 169 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-169 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 8 de 17

6. ANEXOS

Anexo Nº 1 - Ficha de Consulta 0 Préstamo de Documentos - Código PGD 06-01 Ficha de Consulta o Prestamo de Documentos Nº ____ Codigo formato: PGD-06-01 Versión: 6.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página: 1 de 1 Origen de la Solcitud:

Interna Externa Fecha: dd-mmm-yyyy Servicio Requerido:

Solicitud Nº:

Consulta en Sala Prestamo de Documentos Entidad:

Nº C.C.: Dependencia: Nombre de Usuario:

Documentos Requeridos Cant. Folios Fecha de Transferencia Nº Caja Entrepañ Ubicación Topografica Und de Conservacion Dep Mod Estan Nombre del Documento Serie/Subserie/Nombre de Expediente Total 0 0 Soporte Entregado: Originales Digitalizado Copia Autenticada Cant.

Fotocopias Prestamo de Documentos dias a partir de dd-mmm-yyyy Fecha de Devolucion de Documento(s) dd-mmm-yyyy Usuario que Recibe Responsable del Archivo Entrega Recibe Nombre de quien Recibe Nombre Completo Nombre Completo Observaciones:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-170 • 2018 • ENERO • 2 170 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 9 de 17 Anexo Nº 2 - Tarjeta de Afuera - Código PGD 06-02 Tarjeta de Afuera Codigo formato: PGD-06-02 Versión: 6.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página: 1 de 1 dd-mmm-yyyy Fecha de Soclitud:

Nº de Solcitud:

Entidad:

Dependencia:

Nombre de Usuario: Nº C.C.:

Unidad Documental Ubicación Topografica Fecha de Transferencia Und de Conservacion Cant. Folios Dep Mod Estan Entrepañ Nº Caja Nombre del Documento Serie/Subserie/Nombre de Expediente 171 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-171 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 10 de 17 PRESTAMO DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O Anexo Nº 3 - Control de Consultas o Préstamo de Documentos - Código PGD 06-03 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-172 • 2018 • ENERO • 2 172 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 11 de 17 Anexo Nº 4 - Encuesta de Satisfacción del Servicio Prestado - Código PGD 06-04 Encuesta de Satisfaccion del Servicio Prestado Codigo formato: PGD-06-04 Versión: 6.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página: 1 de 1 Origen de la Solcitud: Interna dd-mmm-yyyy Externa Nº de Solcitud: Fecha:

Servicio Requerido:

Consulta en Sala Prestamo de Documentos Entidad: Dependencia:

Encuestado:

Encuestador:

5 - Excelente 4 - Bueno 3 - Regular 2 - Malo 1 - Pesimo Califique el grado de satisfacción del servicio prestado:

Temas Calificacion 3 4 2 1 2 1 5 3 4 5 3 4 5 La prestación del servicio fue oportuna? La actitud del administrador del archivo fue? La comodidad para la consulta o entrega de la información fué? La metodología para la prestación del servicio es? El tiempo de respuesta fué?

2 1 2 1 2 3 4 5 1 3 4 5 Como considera usted que se podria mejorar el servicio:

Gracias por su Colaboracion 173 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-173 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 12 de 17 Anexo Nº 5 - Reglamento de Acceso, Consulta y Uso de los Documentos que Reposan en los Depósitos de Archivo - Código PGD 06-05 REGLAMENTO DE ACCESO, CONSULTA Y USO DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LOS DEPOSITOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-06-05 Versión: 1.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página: 1 de 2 Con el propósito de garantizar la seguridad, evitar adulteraciones y pérdida de los documentos físicos y/o magnéticos que reposan en los depósitos de Archivo de la Contraloría de Bogotá, se restringe el acceso al personal ajeno al Grupo del Gestión Documental de acuerdo al Índice de Información Reservada y Clasificada y la Tabla de Control de Acceso que identifican tipos de usuario y niveles de acceso a los documentos.

Las condiciones para el acceso, consulta y uso de la información y documentación contenida en este reglamento son de obligatorio cumplimiento por parte de usuarios internos y externos de información.

Condiciones Generales  Ubicación: Parque Empresarial San Cayetano Calle 46 A No. 82 – 54 Int 12  Horario de Atención: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm, jornada continua.

 Uso de Elementos de Protección Personal: El usuario de información deberá hacer uso de guantes y tapabocas para manipular los documentos.

 Prohibición de Consumo de Alimentos: Se prohíbe el consumo de bebidas y alimentos en los depósitos de archivo.

 Prohibición de manipulación indebida de información: Se prohíbe la manipulación de documentos e información, que pueda alterar, mutilar o rasgar los soportes materiales en que se conserva la documentación.

 Uso de Información y Documentos Contenida en Medios: La información contenida en otros medios (CD, DVD, USB y otros medios de almacenamiento), deberá ser reproducido en los dispositivos de la Contraloría y no se debe copiar sin autorización del personal de la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-174 • 2018 • ENERO • 2 174 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 13 de 17 Restricciones por Razones de Conservación  Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, se le informara al usuario y se le suministrara la información contenida en éstos, mediante imágenes digitales o fotocopias, previa autorización del administrador del archivo central.

 Revisión Previa y Posterior de Documentos: El administrador de archivo, deberá realizar la revisión previa y posterior de los documentos, verificando estado de conservación de los documentos y la foliación.

Medidas de Seguridad  Salvo los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al público ni a los funcionarios a los depósitos de los documentos.

 No podrá utilizar celular ni cámaras dentro de los depósitos sin previa autorización por parte del Administrador del Archivo Central.

 Las investigaciones y consulta de los documentos se realizará en las mesas especialmente acondicionadas para ello.

 El Administrador del Archivo Central, podrá impedir el acceso por infringir el presente reglamento, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

 El Administrador del Archivo Central, será el responsable de mantener bajo llave los depósitos de archivo y de habilitar el ingreso al personal ajeno al Grupo del Gestión Documental.

 El Administrador del Archivo Central de acuerdo al Índice de Información Reservada y Clasificada, la Tabla de Control de Acceso y el servicio requerido por el usuario, será el responsable de autorizar el ingreso a los depósitos de archivo.

 Los usuarios ajenos al Grupo del Gestión Documental están obligados a registrarse en la Planilla “Control de Ingreso y Salida Depósitos de Archivo”

175 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-175 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 14 de 17 Anexo Nº 6 - Control de Ingreso y Salida Depósitos de Archivo - Código PGD 06-06 Control de Ingreso y Salida Depósitos de Archivo Subdirección de Servicios Generales Grupo de Gestión Documental Código formato: PGD-06-06 Versión: 1.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página: 1 de 1 Administrador del Archivo Dependencia / Entidad Nombre Completo Fecha Hora Ingreso Hora Salida Central que Autoriza Objeto del Ingreso REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-176 • 2018 • ENERO • 2 176 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 15 de 17 Anexo 7 Control Estadístico de Consulta o Préstamo de Documentos CONTROL ESTADISTICO DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-06-07 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página: x de y DEPENDENCIA: PERIODO COMPRENDIDO NÚMERO DE USUSARIOS ATENDIDOS INTERNOS EXTERNOS TOTAL No. DE SOLICITUDES RECIBIDAS ATENDIDAS OBSERVACIONES OFICIO MEMORANDO EN SALA TELÉFONICA FAX E MAIL OTRO TOTAL ACTIVIDADES TOTAL UNIDADES DOCUMENTALES CONSULTADAS FOTOCOPIAS ENTREGADAS FOTOCOPIAS AUTENTICADAS MEMORANDOS DE REQUERIMIENTO CAPACITACIÓN (INDUCCIÓN – ASESORÍAS)

_________________________________ ____________________________ ADMINISTRADOR ARCHIVO DE GESTIÓN JEFE DE DEPENDENCIA 177 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-177 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 16 de 17

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. Nº Descripción de la modificación 1.0 R.R. No. 001 18 Abr 2017 Ver procedimiento link normatividad 2.0 R.R. No.042 9 Nov 2005 Ver procedimiento link normatividad 3.0 R.R. No. 035 30 Dic 2009 Ver procedimiento link normatividad 4.0 R.R. No. 053 6 Dic 2013 Se ajustaron e incorporaron definiciones que permiten dar mayor claridad al procedimiento, actividades en cuanto a redacción, observaciones y puntos de control. Se incorporan como registros y anexos tanto el reglamento de acceso, consulta y uso de documentos de archivo, como la encuesta de satisfacción del servicio prestado.

5.0 R.R. No. 067 15 Dic 2015 Se modifica el procedimiento inicialmente por dar cumplimiento al plan de mejoramiento originado por los resultados de la auditoria externa realizada por la firma certificadora SGS COLOMBIA, el día 12 de mayo en el Archivo Central de la Contraloría de Bogotá, observo que se debe “Fortalecer el control de ingreso en los depósitos del archivo en la sede San Cayetano”. Donde se establece como acción de mejora, actualizar el Procedimiento para Consulta o Préstamo de Documentos, incorporando un anexo denominado “Protocolo de Ingreso a los Depósitos Documentales”, por lo cual se actualiza el Reglamento de Acceso, Consulta y Uso de los Documentos que Reposan en los Depósitos de Archivo.

El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-178 • 2018 • ENERO • 2 178 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-06 Versión: 6.0 Página 17 de 17 Se modifican todos los formatos, especialmente el Reglamento de Acceso, Consulta y Uso de los Documentos que Reposan en los Depósitos de Archivo, se incluye la Planilla “Control de Ingreso y Salida a los Depósitos de Archivo”, restricciones por razones de conservación y medidas de seguridad. Se elimina el formato Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

6.0 R.R. No.

179 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-179 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 1 de 28 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades necesarias para la recepción, producción, distribución, seguimiento, envió, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales de la Contraloría de Bogotá de manera oportuna y eficiente a través del sistema de Información SIGESPRO.

2. ALCANCE:

Inicia con la creación del proceso en el sistema para la gestión de comunicaciones oficiales internas y termina con la asignación de las comunicaciones oficiales al correspondiente funcionario de la dependencia, física y electrónicamente.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 527 18-Ago-1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 1369 30-Dic-2009 Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones.

Ley Nº 594 14-Jul-2000 Por medio de la cual se dictas la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto Nº 2364 22-Nov-2012 Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo Nº 060 30-Oct-2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. AGN. Directiva Presidencial 3-Abr-2012 Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.

Nº 04 Circular Externa Nº 05 11-Sep-2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel. AGN.
4. DEFINICIONES:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-180 • 2018 • ENERO • 2 180 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 2 de 28 ARCHIVO ELECTRÓNICO: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

CORREO CERTIFICADO: servicio de reparto de correspondencia ofrecido por agencias postales, que asegura la recepción por parte del destinario o en su defecto, la devolución al remitente.

CORRESPONDENCIA: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para la institución.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: es el otorgado o emitido por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

FIRMA ELECTRÓNICA: métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDI): la transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.

LEYENDA DE PIE DE PÁGINA: debe contener la dirección, el número de conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

MEMORANDO: comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias u oficinas de la misma Contraloría.

MENSAJE DE DATOS. la información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio 181 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-181 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 3 de 28 Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. (Numeral a, capítulo 1 de la Ley 527 de 1999). MÓDULO DOCFILE: módulo de SIGESPRO que permite radicar documentos ya sea dentro de un proceso en ejecución, en un proceso nuevo o en un proceso de correspondencia.

MÓDULO MANAGER: módulo de SIGESPRO que permite la generación de reportes.

MÓDULO NOTIFY: es un programa que mediante una ventana emergente en la barra de tareas permite al usuario mantenerse informado de las nuevas tareas y generar la impresión de rótulos.

MÓDULO SCANNER: es un programa que permite al usuario realizar el procedimiento de escaneo de documentos, asociación de documentos e impresión de planillas de entrega de documentos.

NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: numeración de los Actos Administrativos debe ser consecutiva y las oficinas responsables de dicha actividad, deben llevar los controles, atender las consultas y reportes necesarios, siendo responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas dentro de las normas vigentes.

PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: generada por SIGESPRO, en ella se consignan los datos del documento a distribuir, número de orden, número de radicación, fecha, código, remitente, (dependencia), referencia, asunto, número de anexos, folios, hora y firma de quien recibe.

PLANILLA DE ENTREGRA DE RADICACIÓN: es un formato generado por SIGESPRO en el que se consignan los datos del documento a distribuir.

PLANILLA PARA CONSIGNACIÓN ENVÍOS CON LICENCIA DE CRÉDITO: formato en el cual se consigna: la identificación de los documentos, destinatario, destino, peso, valor de certificado, valor asegurado, seguro, valor reembolsable, aviso de llegada, total de portes y tasas y las firmas del remitente y del empleado que recibe.

PLANILLA DE DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: es un formato en el que se registra la fecha, código de la dependencia, origen de la correspondencia, motivo por el cual no fue posible su entrega, observaciones, firma y cedula de ciudadanía del responsable y Visto Bueno del encargado de la Oficina de Radicación y Correspondencia.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan los registros en sistemas manuales o automatizados de comunicaciones oficiales, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-182 • 2018 • ENERO • 2 182 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 4 de 28 Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s), dependencia (s), competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. SERVICIOS POSTALES: Véase correo certificado.

SERVICIOS ESPECIALES Y FINANCIEROS DE CORREO: los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

SISTEMA DE INFORMACIÓN: se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

SIGESPRO: sistema de Gestión de Procesos y Documentos – aplicativo que permite la administración de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Contraloría.

SIPOST: (Sistema Integrado de Información Postal), aplicativo para el envío de comunicaciones externas.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

WORKPLACE: funcionalidad en el sistema SIGESPRO que describe un escritorio virtual en el cual cada usuario puede visualizar las tareas que tiene pendientes por realizar o las que le han sido asignados por parte de otros usuarios.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Proyección, Envío y Recepción de Comunicaciones Oficiales Internas Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor, Contralor Auxiliar, 1 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesor, Gerente, Profesional, Crea el proceso en el sistema para la gestión de comunicaciones oficiales internas implementada en la entidad1 y lo traslada al funcionario encargado de proyectar el documento.

Técnico, Observación:

Para realizar la creación del proceso remítase a los manuales e instructivos del sistema de gestión de documentos vigente.

El proceso se crea en la página 1 Sistema de Gestión de Procesos SIGESPRO.

183 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-183 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 5 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Secretaria o Auxiliar Administrativo principal del sistema a través del ícono proyección, envió y recepción, una vez se diligencian los campos requeridos.

Creado el proceso, este pasa a documentos en trámite.

Una descripción técnica y detallada sobre el manejo del sistema se encuentra en el “Instructivo para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales Internas”, el cual se podrá acceder y consultar en línea mediante el enlace un link ubicado en la aplicación.

Contralor, Contralor Auxiliar, 2 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesor, Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Observación:

Esta actividad se efectúa en el icono Documentos en trámite, selecciona la actividad, clic en la pestaña tareas y a continuación se sube el borrador del documento (Memorando o Circular).

Proyecta el borrador(es) de la comunicación oficial, con base en la plantilla que se encuentra disponible en el sistema (Memorando o Circular) y traslada la siguiente actividad al superior inmediato encargado de aprobarla y firmarla.

Auxiliar Administrativo Contralor, Contralor Auxiliar, 3 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Gerentes.

Revisa el proyecto de la comunicación; aprueba o devuelve para correcciones a quien proyecto.

Si lo aprueba, firma la comunicación mediante el trámite automático y asigna al funcionario responsable de su radicación.

Punto de control:

Revisa la pertinencia del tema, así como la estructura y redacción del documento.

Observación:

La revisión de la comunicación se realiza en el módulo documentos en trámite, pestaña actividad, clic en la pestaña tareas y a continuación selecciona el ícono Firmar documento, descargando el proyecto de memorando o circular.

Para la firma de la comunicación debe cumplir con los siguientes parámetros previamente tramitados y/o solicitados a la Dirección de Tecnologías de la Información y las REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-184 • 2018 • ENERO • 2 184 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 6 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Comunicaciones:

- Usuario y contraseña de ingreso al sistema.
- Firma autógrafa digitalizada en el sistema.
- Contraseña para usar la firma escaneada.

La devolución se realiza a través de la tarea Devolver Documentos Proyectados ó Devolver Borrador del Documento con Correcciones adjuntando proyecto con los ajustes.

Se recomienda tener especial atención con el nombre y ubicación de las comunicaciones en el computador (borradores y definitivas), con el fin de evitar reprocesos o direccionamientos errados.

La serie o sub-serie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.

Solo se deben imprimir las comunicaciones en los casos requeridos por la ley o por necesidades del servicio. (Política Cero Papel)

Contralor, Contralor Auxiliar, 4 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesor, Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Radica la comunicación oficial interna en el sistema, genera el sticker y finaliza el Proceso ejecutando la tarea “Enviar a destinatario la comunicación oficial interna firmada por el director de la dependencia u oficina”.

Auxiliar Administrativo Observación:

Esta tarea se realiza seleccionando la actividad en el menú del sistema accionando el ícono radicar documento.

El sticker se genera automáticamente y contiene la siguiente información:

 Número de radicado.  Fecha.  Hora.  Nº de Proceso.

185 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-185 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 7 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES  Tercero.  Dependencia que radica.  Tipo de documento.  Número consecutivo de la dependencia.

Punto de Control:

Si la comunicación lleva anexos se debe diligenciar el espacio en el cual se especifican el tipo y cantidad de anexos al momento de radicar.

5.2. Envío de las Comunicaciones Oficiales Internas (para dependencias que no firman algunos documentos mecánicamente).

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor, Contralor Auxiliar, 1 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesor, Gerente, Profesional, Observación:

Para redactar la comunicación tener en cuenta el anexo 2 o 3 según el caso.

Técnico, Secretaria o Proyecta el borrador(es) de la comunicación oficial interna, teniendo en cuenta la plantilla oficial para memorandos y circulares traslada la siguiente actividad al superior inmediato encargado de aprobarla y firmarla.

Auxiliar Administrativo Contralor, Contralor Auxiliar, 2 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesor, Gerentes.

Revisa el proyecto de la comunicación; aprueba o devuelve para correcciones a quien proyecto.

Si lo aprueba, firma la comunicación y asigna al funcionario responsable de su radicación.

Punto de control:

Revisa la pertinencia del tema, así como la estructura y redacción del documento.

Observación:

La serie y sub-serie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.

Profesional, Memorando 3 o Circular Técnico, Secretaria o Auxiliar Radica la comunicación oficial interna en el sistema y genera el sticker.

Escanea el memorando o Observación:

Esta tarea se realiza en el menú inicial del SIGESPRO, seleccionando el ícono ingresar REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-186 • 2018 • ENERO • 2 186 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 8 de 28 Administrativo. circular y la asocia al número de radicado.

Enviar a destinatario la comunicación oficial interna firmada por el director de la dependencia u oficina”. documentos físicos (Docfile), pestaña radicación interna y se deben diligenciar todos los campos.
Que se hace con el que queda. Los documentos se deben escanear a través del Forest Scanner.

La serie o sub-serie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.

5.3. Envío de Comunicaciones Oficiales Externas.

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor, Contralor Auxiliar, 1 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Asesor, Gerente, Profesional, Proyecta la comunicación oficial externa en el formato establecido y entrega el documento al responsable de firmar el documento.

Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo Observación:

Las comunicaciones oficiales externas tienen un plazo máximo de dos (2) días hábiles para su entrega al destinatario, a excepción de la recibida con términos de Ley.

Toda comunicación oficial producida por la Contraloría de Bogotá ya sea interna o externa debe ser firmada únicamente por los funcionarios que dirigen las Dependencias con su respectivo código asignado.

Para la proyección de la comunicación oficial externa tener en cuenta anexo 4.

Contralor, Contralor Auxiliar, 2 Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina Gerentes.

Revisa el proyecto de la comunicación oficial externa; aprueba o devuelve para correcciones a quien proyecto.

Si lo aprueba, firma la comunicación y asigna al funcionario encargado de las comunicaciones oficiales de la dependencia.

Punto de control:

Revisa la pertinencia del tema, así como la estructura y redacción del documento.

Observación:

La serie y sub-serie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.

187 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-187 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 9 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Observación:

Esta tarea se realiza en el menú inicial del SIGESPRO, seleccionando el ícono ingresar documentos físicos (Docfile), pestaña radicación externa salida y se deben diligenciar todos los campos.

Para radicar, es necesario que esté activado el módulo Notify.

Secretario, técnico En caso que no exista radicación origen se debe radicar como un documento sin especificar el número de radicación anterior. o Auxiliar encargado de las 3 comunicaciones oficiales de la dependencia.

Radica la comunicación oficial externa en el sistema y genera el sticker.

Escanea el oficio, carta o circular externa y anexos (en caso de que existan) y lo asocia al número de radicado respectivo a través del forest Scanner aplicativo del SIGESPRO.

El número de radicación asignado y registrado en el rótulo o sticker que da origen al documento de salida debe estar relacionado en la referencia del documento (Cuando exista referencia de entrada), con el fin de realizar el correspondiente cruce de documentos de entrada y salida.

El sistema generara un número consecutivo de radicación automáticamente por cada tipo documental (oficios, circulares externas, etc.) dependiendo de la parametrización del sistema para la gestión de comunicaciones oficiales.

Secretario, técnico 3 o Auxiliar encargado de las comunicaciones oficiales de la Realiza el proceso de envío de correo a través del aplicativo dispuesto para tal fin.

Entrega físicamente la Observación:

Una descripción más técnica y detallada sobre el manejo del aplicativo de envío de correo se REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-188 • 2018 • ENERO • 2 188 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 10 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES dependencia. comunicación oficial externa y sus anexos (cuando aplique) a la Oficina de Radicación y Correspondencia. encuentra en el instructivo que fue enviado a los funcionarios encargados y autorizados para realizar la labor.

Para remitir la comunicación oficial externa, se debe entregar a la Oficina de Radicación copia y original del documento, además, se imprimen tres copias de la Orden de Servicio generada por el aplicativo para el control de la entidad, es recomendable que la copia que queda como constancia de recibido de los envíos se imprima con el detalle de la Orden y las que se le entregan a la empresa de correo pueden ser únicamente copias de la primera hoja de la Orden.

Cuando la comunicación oficial externa no se envía por correo certificado u ordinario, será entregada directamente por la Dependencia al destinatario y se deja copia firmada de recibido en la Dependencia que emite la correspondencia y en la Oficina de Radicación y Correspondencia.

Es labor del encargado de las comunicaciones oficiales de la dependencia, hacer seguimiento al estado del envío.

Secretario, Técnico o Auxiliar 4 de la Oficina de Radicación y Correspondencia.

Recepciona y verifica oficio original con anexos (cuando aplique), Orden de Servicios, Guías y copias correspondientes, como constancia de conformidad.

Punto de Control:

Todas las comunicaciones oficiales externas deben llevar rótulo electrónico en el original y las copias.

Observación:

Toda comunicación entregada antes de las 11:00 a.m. sale de la entidad el mismo día. Posterior 189 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-189 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 11 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES a ese horario quedará para entregarse el siguiente día.

Secretario, Técnico o Auxiliar 5 de la Oficina de Radicación y Correspondencia Entrega a la firma de correo para su verificación y trámite, las comunicaciones oficiales externas relacionadas en las Órdenes de Servicio y las Guías correspondientes.

Secretario, Técnico o Auxiliar 6 de la Oficina de Observación:

Ver anexo No. 5 Planilla de Devolución de Comunicacione s Oficiales.

Radicación y Correspondencia.

Organiza las comunicaciones oficiales externas que por diferentes motivos no fueron entregadas, diligencia “Planilla de Devolución de comunicaciones oficiales” y se remiten a la dependencia origen.

Secretario, Técnico o Auxiliar de la Oficina de 7 Radicación y Correspondencia.

Entrega a la Subdirección de Servicios Generales, reporte sobre desarrollo de las actividades relacionadas con la recepción, radicación, distribución y devolución de comunicaciones oficiales para que se tomen las acciones correctivas necesarias, cuando las circunstancias lo ameriten.

Secretario, Técnico o Auxiliar 8 de la Oficina de Radicación y Correspondencia Archiva diariamente las comunicaciones oficiales externas emitidas por las diferentes dependencias (consecutivo) en la correspondiente serie o subserie de la Tabla de Retención Documental de la Subdirección de Servicios Generales e igualmente las planillas de servicio de correo y devolución de comunicaciones oficiales.

5.4. Recepción de las Comunicaciones Oficiales Externas Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-190 • 2018 • ENERO • 2 190 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 12 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Secretario, Técnico o Auxiliar de la 1 oficina de Radicación y Correspondencia Recepciona las comunicaciones oficiales externas recibidas en original copia o fotocopia, centraliza y normaliza verificando que cada documento, contenga como mínimo:

- El destinatario. -Nombre del remitente, firma y dirección. -Los anexos y copias, foliados y completos (si los hay).
- Asunto o referencia.

Observación:

Si la comunicación viene en sobre cerrado dirigido a la Contraloría, se revisa, radica y envía al destinatario.

El Grupo de radicación y correspondencia es la responsable de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales externas recibidas.

Toda comunicación oficial que ingrese a la Contraloría de Bogotá y que genere gestión administrativa se considera oficial, por consiguiente debe ingresar a la Oficina de Radicación para que se asigne el número de radicado y se surta el trámite pertinente.

Si la comunicación oficial se recibe por correo electrónico en la dependencia, debe imprimirse y entregarse a la Oficina de Radicación para hacer oficial su ingreso a la entidad.

Secretario, Técnico o Auxiliar de la 2 Planilla de Entrega de Radicación Oficina de Radicación y Correspondencia Registra los datos correspondientes del documento a través del módulo Docfile del sistema para la gestión de comunicaciones oficiales, seleccionando en el campo clase de documento ENTRADA. Genera rótulo electrónico en forma continua para el original y las copias.

Observación:

Esta tarea se realiza en el menú inicial del SIGESPRO, seleccionando el ícono ingresar documentos físicos (Docfile), pestaña radicación externa entrada y se deben diligenciar todos los campos.

Para esta actividad anterior, es necesario que esté activado el módulo Notify del sistema.

191 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-191 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 13 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Secretario, Técnico o Auxiliar de la 3 Oficina de Radicación y Correspondencia Escanea los originales y anexos y de inmediato asocia electrónicamente la comunicación al número de radicación respectivo, a través del modulo Scanner aplicativo forest de SIGESPRO.

Secretario, Técnico o 4 Planilla de entrega de Auxiliar de la oficina de radicación Genera e imprime la “Planilla de entrega de radicación” para entregarlas en las respectivas dependencias las comunicaciones de entrada recibidas.

Radicación y Correspondencia Técnico o 5 Auxiliar de la oficina de Clasifica las comunicaciones oficiales de acuerdo con el destinatario.

Radicación y Correspondencia Técnico o 6 Auxiliar de la oficina de Observación:

Ver anexo No. 6 Radicación y Correspondencia Retira las comunicaciones oficiales del casillero, verifica si se encuentra debidamente relacionada en la “Planilla de entrega de radicación”, generada por el sistema para la gestión de comunicaciones oficiales, firma la planilla y entrega al destinatario.

Secretario o Auxiliar responsable de Planilla de entrega de 7 la correspondencia radicación Recibe y verifica los documentos físicos de acuerdo con la Planilla de entrega de radicación.

Firma el recibido con nombre, fecha y hora. de la dependencia Punto de Control:

Se verifica que la Planilla de entrega de radicación esté debidamente diligenciada con los nombres y firmas del responsable de radicación y el responsable de la correspondencia de la dependencia destinataria.

Técnico o 8 Auxiliar de la oficina de Radicación y Correspondencia Archiva la Planilla de entrega de radicación – formato con firma y nombre de quien recibe en la serie respectiva de la Tabla de Retención Documental de la Subdirección de Servicios Generales.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-192 • 2018 • ENERO • 2 192 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 14 de 28 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor, Contralor 9 Auxiliar, Directores, Subdirectores, Jefe de Oficina Asigna las comunicaciones oficiales al correspondiente funcionario de la dependencia, física y electrónicamente, éste último a través del icono documentos en trámite.

Asesora y Gerentes.

Punto de Control:

Si requiere respuesta se activa el subprocedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas. De lo contrario se archiva físicamente en la respectiva serie de la Tabla de Retención Documental ó en la Bases de Datos del sistema SIGESPRO.

193 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-193 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 15 de 28

6. ANEXOS

Anexo No. 1 - Políticas de Operación.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN  Recepción y radicación de comunicaciones clientes externos (publico) en Jornada continua de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

 Los recorridos para entrega de correspondencia al interior de la entidad se realizaran en los siguientes horarios: 10:00 a.m. y 3:00 p.m.

 Documentos radicados por ventanilla después de las 2:30 p.m. serán entregados en las dependencias al día siguiente y a más tardar a las 10:00 a.m.

 Documentos radicados por ventanilla después de las 9:15 a.m. y hasta las 2:30 p.m. serán entregados en las dependencias sobre las 3:00 p.m.

 La totalidad de la documentación recepcionada y con destino a las dependencias será entregada con la planilla debidamente diligenciada para la Oficina de Radicación y Correspondencia.

 Las comunicaciones oficiales recibidas deben ser radicadas de acuerdo a su orden de llegada, dando prioridad a los documentos que por términos legales requieren su radicación inmediata tales como: tutelas, renuncias, asuntos de tipo jurídico, talento humano y dependencias sectoriales.

 Para los casos cuya documentación deba ser entregada de manera inmediata en las dependencias, se procede a su entrega personal “a la mano” y con su respectivo sticker.

 La solicitud de compensatorios a que tienen derecho los conductores y funcionarios del nivel Técnico y Asistencial de la plata de personal, deberá ser radicada con cinco (5) días de antelación al inicio del disfrute de los mismos.

 Para trámite y legalización de incapacidades cumplir con lo dispuesto por la Dirección de Talento Humano en el Memorando Interno.

 Las comunicaciones oficiales serán de fácil acceso para los usuarios internos y externos en el momento que se requieran, contribuyendo así al cumplimiento de la misión de la Contraloría de Bogotá.

 Toda comunicación que llega a la Contraloría de Bogotá se radica sin excepción salvo que no sea de su competencia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-194 • 2018 • ENERO • 2 194 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 16 de 28  Requerimientos anónimos gozaran del mismo procedimiento y tramite que aquellas presentadas por ciudadanos a título personal o de terceros.

 Es responsabilidad del funcionario de la Oficina de Radicación asignar el número de consecutivo a los documentos de entrada no obstante dará tramite de forma manual cuando se presenten fallas en el sistema.

 Las comunicaciones oficiales serán entregadas a su respectivo destinatario a través de los medios de envío definidos por la entidad.

 Toda comunicación oficial enviada y recibida debe ser tramitada por la Oficina de Radicación y Correspondencia y registrada la información en el aplicativo SIGESPRO para su seguimiento y tramite.

 Todas las comunicaciones recibidas y producidas en el cumplimiento de la misión de la entidad deben ser registradas en SIGESPRO, expresamente aquellas que se generan durante el proceso auditor a los sujetos de control. (No se permiten comunicaciones informales remitiendo información con solo firma y sin Nº de radicado de SIGESPRO).

 Deben completarse todos los campos en el momento de radicar la comunicación oficial por el módulo SIGESPRO. (no se recibirán radicados diligenciados con xxxx…).

 No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.

 Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

195 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-195 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 17 de 28 Anexo No. 2 Instructivo para la Elaboración de Memorandos.

PARA: Doctora Grace Smith Rodado Yate Directora Técnica de Planeación DE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ASUNTO: Plan Institucional de Archivo PINAR Versión 2.0.ajustado REF: Memorando 3-2017-25778 (8-abr-2017)

Comedidamente me permito remitir a su despacho el Plan Institucional de Archivo PINAR, Versión 2.0, una vez realizadas las correcciones de forma relacionadas en el memorando de la referencia; documento que se anexa en dieciséis (16) folios treinta y una (31) páginas.

Igualmente informarle que este documento contiene los proyectos archivísticos a realizar en el corto, mediano y largo plazo, una vez realizados los ajustes fue presentado para aprobación ante el Comité Interno de Archivo en sesión realizada en octubre 28 de 2016.

Cordial saludo, GUSTAVO FRANCISCO MONZÓN GARZÓN Anexo: SI_X_, NO____ CD Proyectó y Elaboró: Héctor Arsenio Ordoñez –Subdirección de Servicios Generales Revisó: Dr. Gustavo Francisco Monzón Garzón- Subdirector de Servicios Generales www.contraloriabogota.gov.co Cra 32A No. 26 A 10 Código Postal 111321 PBX 3358888 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-196 • 2018 • ENERO • 2 196 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 18 de 28 Generalidades Los memorandos deben ser elaborados a partir de las plantillas definidas en MS-Word®, almacenadas en SIGESPRO, con letra estilo Arial, tamaño 10 o 12, utilizando el tamaño carta.

La plantilla incluye: El membrete oficial de la entidad y los datos de ubicación predefinidos.

De acuerdo con la importancia de la información, se enviarán el en sistema las copias electrónicas que se consideren necesarias para su distribución.

La numeración de los memorandos se genera automáticamente por el sistema SIGESPRO y se inicia de forma única para toda la Contraloría de Bogotá (No de forma independiente por dependencia) e inicia desde el 001 cada año calendario.

Centrado en la página, a la izquierda de la serie de memorandos generada por SIGESPRO seguida de un guión (-) se genera también por SIGESPRO el código de la dependencia a la cual pertenece el usuario que remite o radica el memorando Los datos de fecha, hora, número de radicación (registrado en el sistema), número de memorando, dependencia destino, proceso y trámite, serán incluidos automáticamente por SIGESPRO.

Los campos no modificables en la plantilla se despliegan en Negrilla.

 La preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) se registran los datos del destinatario: nombre con mayúscula sostenida. En el siguiente renglón el cargo, alineado al tratamiento, con mayúscula inicial.

 La preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) coloque los datos del remitente (cargo y dependencia), con mayúscula sostenida.

 La palabra ASUNTO, en mayúscula sostenida, seguido de dos puntos (:), defina el motivo principal del documento, con mayúscula inicial. Este debe ser lo más claro y concreto posible, haciendo énfasis en el contenido del documento.

 La abreviatura REF. (Referencia), si la hay en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Registre con mayúscula inicial, los datos del documento al que se da respuesta. En caso de no haber referencia se debe eliminar el campo al diligenciar la plantilla.

 El cuerpo del documento debe redactarlo en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por memorando.

197 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-197 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 19 de 28  Las plantillas electrónicas definidas para cada tipo documental, presentan secciones protegidas en la parte superior con información del logotipo oficial de la Entidad y el formato de la etiqueta electrónica, donde el sistema SIGESPRO incluirá la información del documento en el momento de radicarlo en el sistema. En la parte intermedia e inferior, se muestra el espacio que el sistema SIGESPRO utilizará para la firma digital autógrafa, y la información de localización de la Entidad.

 No termine el texto en una cara y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

 Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.

 La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,). Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente.

 El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.

 El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.

 Coloque la palabra anexo, (si hay), al final del memorando, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.

 Seguido de la línea de Anexo (si o no) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados. Ejemplo:

Copia: Oscar Julián Sánchez Casas; o, Director Administrativa Gustavo Monzón, Subdirector de Servicios Administrativos A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación tanto interna como externa, debe llevar en mayúscula inicial el nombre completo y cargo de quién proyectó el documento, y en minúscula las iniciales de quién elaboró el documento, en letra Arial tamaño ocho (8) preferiblemente, utilizando las expresiones:

Proyectó: Elaboró:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-198 • 2018 • ENERO • 2 198 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 20 de 28 Anexo No. 3 Instructivo para la Elaboración de Circulares CIRCULAR PARA: CONTRALOR AUXILIAR DIRECTORES JEFES DE OFICINA SUBDIRECTORES JEFES DE UNIDAD ASUNTO: Reiteración al cumplimiento de procedimientos para la organización y transferencia de documentos al Archivo Central.

Ante las dificultades que se han presentado al interior de las oficinas, para la organización adecuada de los documentos que conforman los diferentes archivos, nuevamente se hace llegar a cada dependencia, la Circular No. 0300-001 de mayo 10 de 2001, con instructivo anexo.

Cordialmente, Contralor de Bogotá Anexo: Cinco (5) fólios.

Proyecto: Marcela Meza Marulanda, profesional universitaria 219-03 www.contraloriabogota.gov.co Cra 32A No. 26 A 10 Código Postal 111321 PBX 3358888 199 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-199 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 21 de 28 Para la elaboración de circulares internas se siguen las mismas especificaciones dadas para memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada y distribución, número de consecutivo o radicación, fecha de envío, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos y visto bueno de quien proyecto.

Las circulares internas se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que utiliza para memorandos. Las circulares externas sólo pueden ser suscritas por el Contralor o Contralor Auxiliar, y se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que es asignado por Sigespro.

Las diferencias con respecto a la elaboración de memorandos obedecen a:

La circular no lleva saludo. A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida se escribe la preposición PARA, dejando un espacio coloque en mayúscula sostenida el grupo destinatario de la circular, conservando la margen izquierda.

Después del grupo destinatario, deje interlineado y escriba la palabra Asunto con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:), defina la síntesis del tema de la circular, conservando la margen izquierda.

El texto se inicia a interlineas del grupo destinatario o del asunto, contra el margen izquierdo.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-200 • 2018 • ENERO • 2 200 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 22 de 28 Anexo No. 4 Instructivo para la Elaboración de Cartas u Oficios Doctor JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector Sistema Distrital de Archivos Dirección Archivo de Bogotá Carrera 8 No. 10-65. Código Postal: (se coloca el código postal del destinatario) Bogotá, D.C.

Ref: Solicitud concepto modificación Comité de Archivo.

De conformidad con lo establecido en el Decreto 2578 de Diciembre 13/12, me permito solicitarle de manera comedida un concepto sobre el proyecto de resolución reglamentaria de modificación del Comité Interno de Archivo de la Contraloría de Bogotá, el cual se anexa en medio físico y magnético Cordial saludo, GUSTAVO FRANCISCO MONZÓN GARZÓN Subdirector Administrativo Anexo: 58 folios.

Copia:

Proyectó: Hector Arsenio Ordoñez www.contraloriabogota.gov.co Cra 32A No. 26 A 10 Código Postal: 111321 PBX 3358888 201 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-201 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 23 de 28 Para la elaboración de las cartas u oficios se debe tener en cuenta el formato establecido y seguir las mismas especificaciones dadas para los memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada, márgenes y distribución, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos, copia, transcriptor y visto bueno.

Toda comunicación oficial debe llevar en el centro del escrito el código y el consecutivo (colocado en el sticker) de la dependencia que la proyectó, sin importar que sea firmada en otra distinta.

Los datos del destinatario se registran con mayúscula inicial excepto el nombre que debe ir en mayúscula sostenida, los datos que se deben registrar son:

- Tratamiento o título académico
- Nombre del destinatario: Se respeta la forma como aparece en el documento recibido.
- Cargo: Los que sean muy extensos se pueden repartir en dos líneas
- Empresa con la denominación más conocida, es decir, razón social o sigla.
- Dirección: La indicada en la comunicación recibida. No se abrevia calle, carrera, diagonal,

avenida y demás, número se abrevia “Nº”, el
- Apartado (si existe): Se registra como un solo número - Código postal: Se registra como un solo número, de acuerdo con la Normatividad Vigente. - Ciudad: Aún si se trata de correspondencia local. Si es del exterior, se escribe el nombre del país en la misma línea de la ciudad.

Ejemplos:

Ingeniero Doctor ROBERTO SALCEDO MORA AMADEO MANRIQUE Jefe de Proyectos Director Administrativo Universidad Nacional Intercontinental Apartado 49862 Casilla 1284 Código Postal: 111321 Buenos Aires, Argentina  El asunto o referencia es opcional, registrándose la palabra Asunto, con mayúscula inicial, o la abreviatura Ref. contra la margen izquierda seguida de dos puntos (:) al frente se registra la síntesis del tema de la comunicación oficial. Si es respuesta a una comunicación oficial recibida se coloca el número de radicación anterior que da origen al documento de salida, con el fin de realizar el correspondiente cruce de información.

 Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por comunicación oficial.

- No termine el texto en una página y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-202 • 2018 • ENERO • 2 202 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 24 de 28

- La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
- Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.

Las páginas siguientes deben llevar un renglón explicativo de la continuidad y el número de página.

La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,). Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente, El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.

Coloque la palabra anexo, (si hay), al final de la comunicación oficial, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.

Seguido de la línea de Anexo (si la hay) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados. Ejemplo:

Copia: Dr. Juan Carlos Granados Becerra, Contralor de Bogotá Dr. Andres Castro Franco, Contralor Auxiliar A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación oficial externa, debe llevar el nombre completo de quién proyectó el documento, en mayúscula inicial y en minúscula, las iniciales de quién elaboró el documento, en letra tamaño ocho (8) preferiblemente.

 Articulo décimo cuarto del Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, del Archivo General de la Nación, establece que la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, número del fax institucional, la dirección de la página Web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

NOTA: Si existe un instructivo por parte del Contralor de Bogotá, D.C. relacionado con la inclusión de algún texto o logo se le debe dar aplicación inmediata. Ver manual de Manual de Identidad.

203 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-203 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 25 de 28 Anexo No. 5 Planilla de Devolución de Comunicaciones Oficiales CÓDIGO DEPENDENCIA FECHA DE DEVOLUCIÓN No. DE RADICACIÓN FIRMA, FECHA Y HORA DE RECIBIDO MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN (*)

ORIGEN DEL DOCUMENTO * 1. Dirección Incorrecta
2. Destinatario Desconocido
3. Destinatario No Recibe
4. No Hay Quien Reciba
5. Destinatario se Traslado
6. Inmueble Vacío
7. Dirección Incompleta REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-204 • 2018 • ENERO • 2 204 Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 26 de 28 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Anexo No. 6 Planilla de Entrega de Radicación Generada por SIGESPRO 205 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-205 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 27 de 28

7. CONTROL DE CAMBIOS

Nota aclaratoria: Estos procedimientos que se unifican fueron adoptados mediante la Resolución Reglamentaria 053 de diciembre 6 de 2013, así:

Procedimiento para la proyección, envió y recepción de comunicaciones oficiales internas PGD 07 version 4.0, Procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas PGD 08 versión 5.0 y Procedimiento para la recepción de las comunicaciones oficiales externas PGD 09 versión 4.0.

Versión R.R No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año 1.0 R.R. No. 028 7 May 2003 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. No. 042 9 Nov 2005 Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. No. 008 16 Jun 2008 Ver procedimiento, link normatividad.

Se codificaron los anexos “Estructura de Carta u Oficio”, “Planillas de Servicios de Correo” y “Planilla de Devolución de Comunicaciones Oficiales”. y se modificaron algunas definiciones.

4.0 R.R. No. 035 30 dic 2009 Se actualizó la Base legal, en la cual se eliminaron adicionaron nuevas normas:

Se ajustaron la totalidad de las actividades de los procedimientos “Envió de Comunicaciones Oficiales Externas”, además se tuvo en cuenta lo adoptado en el Acuerdo 519 de 2012.

5.0 R.R. No. 053 6 dic 2013 El procedimiento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: alcance, base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Se unifican tres procedimientos:

- Envió y Recepción de Comunicaciones Oficiales Internas - Envió de la Comunicaciones Oficiales Externas - Recepción de las Comunicaciones Oficiales Externas REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-206 • 2018 • ENERO • 2 206 PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICIALES Código formato: PGD-02-07 Versión: 11.0 Código documento: PGD-07 Versión: 6.0 Página 28 de 28 Se integra Política de Operación.

Se modifica el formato “Planilla de Servicios de Correo”.

Se modifica el formato de entrega de radicación.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

6.0 R.R. No. 041 28-dic-2017 207 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-207 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 1 de 19 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: MARIA MARGARITA FORERO ORENO GRACE SMITH RODADO YATE Cargo: Subdirector Administrativo Directora Técnica Dependencia: Subdirectora de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. No. Fecha

1. OBJETIVO:

Documentar las actividades a realizar para la actualización de los instrumentos de gestión de información pública señalados en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario No. 1081 de 2015; entre las cuales se encuentran: Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de Información y Programa de Gestión Documental.

2. ALCANCE:

Actualización, aprobación y divulgación Instrumentos: Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada o Esquema de Publicación.

Inicia con la identificación de la necesidad de actualizar alguno de los instrumentos de gestión de la información pública (Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada o Esquema de Publicación de Información), formalizada con la solicitud de creación, actualización o eliminación de información documentada del Sistema Integrado de Gestión -SIG, termina con la publicación y socialización en la página web de la entidad, sección Transparencia y acceso a información pública, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano.

Actualización y aprobación del Programa de Gestión Documental Inicia con la identificación de la necesidad de actualizar el Programa de Gestión Documental, formalizada con la elaboración del formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de información documentada del Sistema Integrado de Gestión -SIG y termina con el monitoreo y seguimiento a la ejecución del Programa de Gestión Documental y la determinación de acciones de mejora en caso que aplique.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-208 • 2018 • ENERO • 2 208 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 2 de 19

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Constitución Política de 07-jul-1991 Constitución Política. Artículo 74.

Colombia Ley 594 14-jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1581 17-oct-2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1712 06-mar- 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 14-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 2578 13-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 1080 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Decreto 1081 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

Resolución 3564 31-dic-2015 Por la cual se reglamentan aspectos relacionados con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Acuerdo 122 28-jun-2004 Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003.

209 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-209 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 3 de 19 TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

ESQUEMA DE PUBLICACIÓN DE DATOS: es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.

FORMATO: planilla que tiene como finalidad estandarizar la presentación o contenido de información propia de alguna de las actividades de un procedimiento. Una vez diligenciada proporcionar evidencia de la actividad o sus resultados.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-210 • 2018 • ENERO • 2 210 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 4 de 19 ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA: es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

INFORMACIÓN CLASIFICADA: es la información que pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de personas naturales o jurídicas. Su acceso puede exceptuarse si se trata de alguna de las circunstancias previstas en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, si se encuentra dentro de una norma legal o constitucional y si se prueba la existencia de un daño presente, probable y específico.

INFORMACIÓN PÚBLICA: es toda información que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

INFORMACIÓN RESERVADA: es la información que puede causar daños a intereses públicos. Su acceso puede exceptuarse si se trata de alguna de las circunstancias previstas en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, si se encuentra dentro de una norma legal o constitucional y si se prueba la existencia de un daño presente, probable y específico.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: instrumento que describe el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

211 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-211 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 5 de 19

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 5.1. Actualización, aprobación y divulgación de Instrumentos: Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada o Esquema de Publicación de Información Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 1 de Oficina. (Responsables de Proceso)

Identifica la necesidad de actualizar uno o más instrumentos de gestión de la información pública.

Diligencia y firma el formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de información documentada del Sistema Integrado de Gestión -SIG y lo remite al Director Administrativo.

Observación:

El formato de solicitud corresponde al Anexo 1 del Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión SIG. La necesidad de actualización puede surgir por ajustes a las tablas de retención documental, por calificación o exclusión de información clasificada o reservada, por cambios normativos, por análisis directo, entre otros.

Solicitud de creación, actualización o eliminación 2 Director Administrativo de información documentada Conforma equipo de trabajo para la actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública, que correspondan. del Sistema Integrado de Gestión Observación:

En el equipo de trabajo participarán como mínimo las siguientes dependencias: Direcciones de TICs, de Planeación, Administrativa y Oficina Asesora Jurídica; bajo la coordinación de la Subdirección de Servicios Generales.

Punto de control:

Se debe asegurar la participación de los funcionarios que al interior de la Subdirección de Servicios Generales manejan las actividades relacionadas con la gestión documental.

Profesional Especializado, Universitario, 3 Técnico (Equipo de Analiza la pertinencia, oportunidad y viabilidad jurídica y técnica de la solicitud.

Punto de control:

Verifica que se han tenido en cuenta las instrucciones de diligenciamiento del formato REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-212 • 2018 • ENERO • 2 212 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 6 de 19 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / respectivo.

Observación:

Los formatos deben diligenciarse en hoja de cálculo.

OBSERVACIONES trabajo) Diligencia los formatos de los instrumentos de gestión de la información pública que correspondan, con la información a actualizar.

Entrega al Subdirector de Servicios Generales el proyecto de los formatos diligenciados.

4 Subdirector de Servicios Generales.

Observación:

La remisión se podrá realizar vía Outlook o SIGESPRO.

Remite los formatos de los instrumentos de gestión de la información pública actualizados, a los responsables de los procesos que corresponda, para su diligenciamiento total y validación.

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe 5 de Oficina. (Responsables Observación:

La remisión se podrá realizar vía Outlook o SIGESPRO. de Proceso)

Realiza observaciones para adicionar, modificar o suprimir información en los formatos, atendiendo las instrucciones de diligenciamiento, valida la información y remite nuevamente a la Subdirección de Servicios Generales.

6 Subdirector de Servicios Generales.

Recibe los formatos debidamente diligenciados y entrega al equipo de trabajo para su revisión final.

Profesional Especializado, Universitario, 7 Técnico (Equipo de trabajo)

Revisa el contenido de los formatos por procesos, consolida los instrumentos de gestión de la información pública actualizados y entrega los definitivos a la Subdirección de Servicios Generales.

Comunicación Oficial Interna 8 Director Administrativo Convoca a Comité Interno de Archivo para aprobación de los instrumentos de gestión de la información pública actualizados.

213 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-213 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 7 de 19 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor Auxiliar, Director Administrativo, Jefe Oficina Acta Comité Interno de Asesora Jurídica, Director de Planeación, Archivo 9 Director de Tecnologías de la Información y Instrumento de gestión de Información las Comunicaciones, Aprueba los instrumentos de gestión de la información pública actualizados.

Elabora y firma el Acta del Comité.

Punto de Control:

El acta debe tener las formalidades necesarias para constituirse en acto administrativo que aprueba los instrumentos de gestión de la información pública.

Subdirector de pública aprobado Servicios Generales y Jefe Oficina Control Interno. (Comité Interno de Archivo)

Comunicación Oficial Interna 10 Director Administrativo Envía a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en medio magnético, los instrumentos de gestión de la información pública actualizados y solicita la respectiva publicación en la página web de la Entidad y en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano.

11 Director de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Asigna funcionario para que publique los instrumentos de gestión de la información pública actualizados, tanto en la página web como en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano http://www.datos.gov.co.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-214 • 2018 • ENERO • 2 214 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 8 de 19 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 12 Profesional Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Publica los instrumentos de gestión de la información pública actualizados, en la página web de la Entidad y en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano http://www.datos.gov.co.

Punto de control:

El Subdirector de Servicios Generales, verifica la publicación de los instrumentos de gestión de la información pública actualizados, se debe asegurar que se ubiquen en la categoría “Instrumentos de gestión de información pública” del link Transparencia y Acceso a la Información Pública.

5.2. Actualización y aprobación del Programa de Gestión Documental 13 Subdirector Servicios Generales Identifica la necesidad de actualizar el Programa de Gestión Documental.

Diligencia y firma el formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de información documentada del Sistema Integrado de Gestión -SIG y lo remite al Director Administrativo.

Observación:

El formato de solicitud corresponde al Anexo 1 del Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión SIG. La necesidad de actualización puede surgir por ajustes a las tablas de retención documental, por calificación o exclusión de información clasificada o reservada, por cambios normativos, por análisis directo, entre otros.

Solicitud de creación, actualización o eliminación 14 Director Administrativo de información documentada Aprueba o no la solicitud.

Conforma equipo de trabajo para la actualización del documento, en el evento de ser aprobada. del Sistema Integrado de Gestión Punto de control:

Asegurar que el equipo de trabajo esté conformado por funcionarios de diferentes disciplinas para lograr la armonización del Programa de Gestión Documental con los demás sistemas de gestión de la entidad.

215 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-215 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 9 de 19 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Profesional Especializado, Universitario, 15 Técnico (Equipo de Observación:

Tener en cuenta la estructura del Anexo 4.

Actualiza Programa de Gestión Documental.

Presenta al Subdirector de Servicios Generales trabajo)

Comunicación 16 Director Administrativo, Subdirector de Oficial Interna Servicios Generales Revisa el Programa de Gestión Documental actualizado.

Remite a la Dirección de Planeación para revisión técnica.

Observación:

Para dar cumplimiento a las actividades relacionadas en el Procedimiento para mantener la información documentada del sistema integrado de gestión – SIG.

Director de Planeación 17 Profesional Dirección de Revisa, solicita ajustes y aprueba técnicamente el Programa de Gestión Documental.

Planeación Punto de control:

Verifica el cumplimiento del Anexo 4 y demás normas reglamentarias internas para documentos del SIG Comunicación Director Administrativo, Subdirector de 18 Convoca a Comité Interno de Archivo.

Oficial Interna Servicios Generales Contralor Auxiliar, Director Administrativo, Jefe Oficina Acta Comité Interno de Asesora Jurídica, Director de Planeación, Archivo 19 Programa de Director de Tecnologías de la Información y Gestión Documental Aprueba el Programa de Gestión Documental actualizado Elabora y firma acta de comité las Comunicaciones, aprobado Punto de Control:

El acta debe tener las formalidades necesarias para constituirse en acto administrativo que aprueba los instrumentos de gestión de la información pública.

Subdirector de Servicios Generales y Jefe Oficina Control Interno. (Comité Interno de Archivo)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-216 • 2018 • ENERO • 2 216 Código formato: PGD-02-05 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 10 de 19 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Comunicación Oficial Interna 20 Director Administrativo Envía a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en medio magnético, el Programa de Gestión Documental y solicita la respectiva publicación en la página web de la Entidad 217 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-217 • 2018 • ENERO • 2 (8)

INFORMACIÓN Código formato: PGD-08-01 Código documento: PGD-08 Página: x de y Versión: 2.0 (7) PUBLICADO DISPONIBLE Código formato: PGD-02-05 Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 11 de 19 (6)

FORMATO (5)

MEDIO DE Y/O SOPORTE CONSERVACIÓN (4)

IDIOMA Versión XX PÚBLICA (3)

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (2)

SUBSERIE DOCUMENTAL publicada.

Discos Zip, Discos Duros, Discos compactos CD, Discos versátiles Digitales - DVD, Microfilmaciones, Redes, Correo Electrónico,.ogg), Video (.mpeg,.avi,.mov), Animación (.swf), Compresión (.zip,.rar).

Presentación (.ppt,.pps), Documentos gráficos (.jpg,.gif,.png,.tif o.tiff,.ttf), Bases de datos (.mdb,.sql), Audio (.wav,.mid,.mp3, Intranet, Internet. el enlace directo donde se encuentra el documento (1)

SERIE (1) Serie documental: corresponde a la denominación de la serie según la tabla de retención documental vigente.

(2) Subserie documental: corresponde a la denominación de la subserie, según la tabla de retención documental vigente.

(4) Idioma: señalar el idioma en que fue producida la información.

(5) Medio de conservación y/o soporte: herramienta en donde suele reposar la información. Puede ser físico o en medio magnético.

(3) Descripción de la Información: explicación breve del contenido de la información.

(7) Disponible: se refiere a la información que está a disposición inmediata para ser consultada o solicitada, pero no se encuentra (8) Publicado: se refiere a la información de libre acceso por medios virtuales o en medios físicos dispuestos para tal fin. Especificar (6) Formato en que se puede encontrar la información, puede ser: Texto (.doc,.txt,.rtf,.pdf), Hoja de calculo (.xls,.xlt,.csv), PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTAL

6. ANEXOS

Anexo No. 1: Registro de Activos de Información Instrucciones de diligenciamiento REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-218 • 2018 • ENERO • 2 218 LA (13)

IÓN O RESERVA PLAZO DE CLASIFICAC N LA (12)

FECHA DE CALIFICACIÓ (11)

PARCIAL TOTAL O EXCEPCIÓN Código formato: PGD-08-02 Código documento: PGD-08 Página: x de y Versión: 2.0 TO (10)

DE LA JURIDICO EXCEPCIÓN Código formato: PGD-02-05 Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 12 de 19 FUNDAMEN O (9)

NAL O LEGAL FUNDAMENT CONSTITUCIO (8)

DE LA OBJETIVO LEGÍTIMO EXCEPCIÓN (7)

DEL IÓN NOMBRE BLE DE LA RESPONSA INFORMAC Versión XX PÚBLICA (6)

DE LA DE LA NOMBRE DEL PRODUCCIÓN RESPONSABLE INFORMACIÓN (5)

DE LA FECHA DE GENERACIÓN INFORMACIÓN INDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (4)

ÓN Y/O SOPORTE MEDIO DE CONSERVACI (3)

IDIOMA LA (2)

IÓN documental vigente.

Discos Zip, Discos Duros, Discos compactos CD, Discos versátiles Digitales - DVD, Microfilmaciones, Redes, Correo Electrónico, vigente.

Intranet, Internet. al nombre de la entidad externa que creó la información. control de la información para efectos de permitir su acceso.

TÍTULO DE INFORMAC NOMBRE O (2) Nombre o Título de la Información: corresponde a la denominación de la subserie, según la tabla de retención documental (1) Nombre o título de la categoría de información: corresponde a la denominación de la serie según la tabla de retención (4) Medio de Conservación y/o Soporte: herramienta en donde suele reposar la información. Puede ser físico o en medio magnético.

(3) Idioma: señalar el idioma en que fue producida la información.

(5) Fecha de generación de la información: identifica el momento de la creación de la información.

(6) Nombre del responsable de la producción de la información: corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna o (7) Nombre del responsable de la información: corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS Anexo No. 2: Índice de información Clasificada y Reservada Instrucciones de diligenciamiento (1)

NOMBRE O TÍTULO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN 219 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-219 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 13 de 19 PÚBLICA INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN reserva. La calificación debe estar fundamentada en una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o artículo de la Constitución. fundamento constitucional o legal nombrado en la casilla anterior.

Constitución. solo un dato o información es reservado o clasificado dentro de un documento, esto no hace que todo lo que se contenga en él lo deba ser. de 2014. Aplica para aquellos documentos con información clasificada o reservada. solo puede durar como máximo por 15 años desde la creación del documento (11) Excepción total o parcial: se indica si la clasificación o reserva corresponde a la totalidad del documento o parte del mismo. Si (12) Fecha de la calificación: fecha en que se calificó la información como reservada o clasificada.

(13) Plazo de la clasificación o reserva: tiempo que cobija la clasificación o reserva. La clasificación es ilimitada en años, la reserva (8) Objetivo legítimo de la excepción: la identificación de la excepción, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 b.

Que se relacionen con unos derechos o bienes establecidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

(9) Fundamento constitucional o legal: señalar expresamente la norma, artículo, inciso o parágrafo que justifica la clasificación o (10) Fundamento jurídico de la excepción: explicar o justificar el por qué la información debe ser clasificada o reservada bajo el a.

Que estén permitidas en una ley, o decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o en la c.

Que se motive y prueben la existencia del daño presente, probable y específico, que se causaría con la divulgación de la información.

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS Nota: En este instrumento únicamente se relaciona aquellos documentos que tienen excepciones con el fin de evitar que se causen daños a derechos de las personas o a intereses públicos.. Para aplicar estas excepciones se deben cumplir unos requisitos establecidos en la Ley como son:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-220 • 2018 • ENERO • 2 220 (10)

NOMBRE DEL INFORMACIÓN RESPONSABLE DE LA (9)

Código formato: PGD-08-03 Código documento: PGD-08 Página: x de y Versión: 2.0 NOMBRE DEL INFORMACIÓN PRODUCCIÓN DE LA RESPONSABLE DE LA (8)

Código formato: PGD-02-05 Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 14 de 19 LUGAR DE CONSULTA N DE (7)

FRECUENCIA ACTUALIZACIÓ (6)

FECHA DE GENERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Versión XX (5)

PÚBLICA FORMATO (4)

MEDIO DE ESQUEMA DE PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Y/O SOPORTE CONSERVACIÓN INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN (3)

IDIOMA (2)

SUBSERIE MBRE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL/NO documental vigente, o al nombre de la información que da respuesta a la categoría de información según el Anexo 1 de la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Discos Zip, Discos Duros, Discos compactos CD, Discos versátiles Digitales - DVD, Microfilmaciones, Redes, Correo Electrónico, Información y las Comunicaciones.

Intranet, Internet.

ogg), Video (.mpeg,.avi,.mov), Animación (.swf), Compresión (.zip,.rar).

Presentación (.ppt,.pps), Documentos gráficos (.jpg,.gif,.png,.tif o.tiff,.ttf), Bases de datos (.mdb,.sql), Audio (.wav,.mid,.mp3, vigente, o a la categoría de información según el Anexo 1 de la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información cuyo contenido se describe.

(3) Idioma: señalar el idioma en que fue producida la información.

(2) Subserie documental/nombre de la información: corresponde a la denominación de la subserie según la tabla de retención (4) Medio de conservación y/o soporte: herramienta en donde suele reposar la información. Puede ser físico o en medio magnético.

(5) Formato: Formato en que se puede encontrar la información, puede ser: Texto (.doc,.txt,.rtf,.pdf), Hoja de cálculo (.xls,.xlt,.csv), (6) Fecha de generación de la información: identifica el momento de la creación de la información.

(7) Frecuencia de actualización: se debe señalar la periodicidad en que el documento es actualizado.

(1) Serie Documental /Categoría de Información: corresponde a la denominación de la serie según la tabla de retención documental (8) Lugar de consulta: indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento, tales como lugar en el sitio PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS (1)

Anexo No. 3: Esquema de publicación de Información Instrucciones de diligenciamiento SERIE ATEGORIA DE INFORMACION DOCUMENTAL/C 221 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-221 • 2018 • ENERO • 2 Código formato: PGD-02-05 Código documento: PGD-08 Versión:2.0 Página 15 de 19 PÚBLICA INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN al nombre de la entidad externa que creó la información. control de la información para efectos de permitir su acceso.

(9) Nombre del responsable de la producción de la información: corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna o (10) Nombre del responsable de la información: corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-222 • 2018 • ENERO • 2 222 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-08 Versión: 2.0 Página 16 de 19 INFORMACIÓN PÚBLICA Anexo No. 4 Estructura Programa de Gestión Documental

I. Encabezado: se utiliza en todas las páginas del documento

Código formato: PGD-08-04 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código documento: PGD-11 Versión: 0.0 Página: x de y Vigencia: _______

Aprobación Revisión Técnica MARIA MARGARITA FORERO MORENO Subdirector Administrativo Directora Técnica Subdirectora de Servicios Generales Dirección de Planeación Fecha de publicación del documento.

Portada del documento Portada del documento: Este título es ilustrativo, no se incorpora al momento de elaborar el documento, se estructura de acuerdo a cada documento)

Debe contener como mínimo:

Nombre Contralor Cargo Nombre Contralor Auxiliar Cargo Nombre Directivo que revisa el documento Cargo Nombre Responsable Proceso Cargo Fecha 223 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-223 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-08 Versión: 2.0 Página 17 de 19 INFORMACIÓN PÚBLICA

II. Contenido

1. Aspectos Generales

a. Introducción. b. Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual). c. Público al cual está dirigido. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD:

1. Normativos.
2. Económicos.
3. Administrativos.
4. Tecnológicos.

2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.

Orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, que se deben formular para lograr que los procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los 15 principios del proceso de gestión documental de este decreto. a. Planeación. b. Producción. c. Gestión y trámite. d. Organización. e. Transferencia. f. Disposición de documentos. g. Preservación a largo plazo. h. Valoración.

3. Fases de Implementación del PGD.

Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones: a. Debe estar alineado con los objetivos estratégicos. b. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. c. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. d. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo. con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).

4. Programas específicos

Permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación necesaria, se busca REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-224 • 2018 • ENERO • 2 224 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-08 Versión: 2.0 Página 18 de 19 INFORMACIÓN PÚBLICA evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa

CONSIDERANDO:

la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.

5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI.

6. Armonización con el Sistema de Gestión Integrado de Gestión -SIG.

III. Anexos a. Diagnóstico de gestión documental. b. Cronograma de implementación del PGD. c. Mapa de procesos de la entidad. d. Presupuesto anual para la implementación del PGD.

IV. Control de cambios.

Versión No. del Acto Administrativo que Descripción de la modificación lo adopta y Fecha 225 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-225 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-08 Versión: 2.0 Página 19 de 19 INFORMACIÓN PÚBLICA

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año 1.0 R.R. 024 4 agosto 2016 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3- 2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexos.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

Se Actualiza el código a PGD-08.

2.0 R.R. No.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-226 • 2018 • ENERO • 2 226 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 1 de 14 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, producidos por la entidad, en ejercicio de sus funciones a través de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivos - SGDEA.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a los documentos electrónicos incorporados en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, garantizando que no se puedan modificar, eliminar o remplazar y en formatos que garantice su autenticidad, integralidad, recuperación, conservación y preservación a mediano y largo plazo.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 527 18-Ago-1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 14-Jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Art 19 Incorporación de tecnologías en la administración y conservación de sus archivos.

Ley 1437 18-Ene-2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Capitulo IV- Utilización de medios electrónicos.

Acuerdo Nº 04 15-Mar-2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Art 2, 4 y 15. AGN.

Acuerdo Nº 02 14-Mar-2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones, Capitulo III del Expediente Electrónico. AGN.

Acuerdo Nº 03 17-Feb-2015 Por el cual se establecen lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, conforme al capítulo IV de la ley 1437/11, y reglamenta capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. AGN.

227 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-227 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 2 de 14 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

PARTE VIII PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO, HEMEROGRÁFICO, DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO 26-May-2015 Decreto Nº 1080 Min Cultura Título II PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO Capítulo I El sistema Nacional de Archivos Art 2.8.2.1.7 -13 Función del Consejo Distrital y Comités Técnicos Art 2.8.2.1.14 - 16 Comité Técnico de Archivo. Art 2.8.2.1.19 SINAE Capítulo II Evaluación de Documentos de Archivo Art 2.8.2.2.1 – 2, 4, 5 Evaluación, Inventario Eliminación Documental Capítulo V Gestión de Documentos Art 2.8.2.5.2 / 6 / 8. Capítulo VI El Sistema de Gestión Documental Capitulo VII Gestión de Documentos Electrónicos. Art 2.8.2.7.1 Capitulo X Transferencia de documentos de las demás ramas del poder público y de los órganos autónomos y de control Título VII - REGLAMENTACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA Y/O TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DE LAS ENTIDADES QUE SE SUPRIMEN, FUSIONEN, PRIVATICEN O LIQUIDEN Guías Cero Papel en la Administración Pública Min TIC

- Guía Nº 1 Buenas prácticas para reducir el consumo de papel
- Guía Nº 2 Primeros pasos en la estrategia de Cero Papel
- Guía Nº 3 Documentos electrónicos
- Guía Nº 4 Expediente electrónico
- Guía Nº 5 Digitalización certificada de documentos
- Guía Nº 6 SGDE – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos Guía de Metadatos

AGN Guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos. NTC ISO 15489-1 13-Sep-2017 Implementación de un SGDEA información y documentación. Parte 1 Gestión de Registros. Parte 2 Gestión de Documentos.

NTC ISO 23081-2 13-Jul-2016 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

NTC ISO 16175-2 06-May-2015 Información y Documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2. Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

MoReq 3-Abr-2017 Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónicos Circular 04 06-Ago-2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo. AGN. Anexo 1.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-228 • 2018 • ENERO • 2 228 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 3 de 14 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Circular Externa 002 6-Mar-2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. AGN.

Circular Externa 005 11-Sep-2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa del Cero Papel. AGN.

Circular 075 Alcaldía 14-Sep-2016 Aspectos a tener en cuenta para la adquisición, desarrollo e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo –SGDA - en las entidades del distrito capital.

Mayor NTC - ISO 9000:2015 15-Oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-Sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTION: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS: almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes electrónicos, producidos y tratados conforme a un proceso archivístico.

ARCHIVO HISTORICO: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

AUTENTICACIÓN ELECTRÓNICA: es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos administrativos.

AUTENTICIDAD: característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.

229 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-229 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 4 de 14 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

DISPONIBILIDAD: característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO1: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Entramos documentos ofimáticos (Word, Excel, etc.), cartográficos (mapas y planos), correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, páginas WEB, entre otros.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO2: serán de archivo cuando por su valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural, adquieran esa naturaleza. En cuyo caso, deberán ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos y permanecer almacenados electrónicamente durante todo su ciclo de vida.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

FOLIADO ELECTRÓNICO: asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad, debe incluir dentro la numeración consecutiva de los documentos que conforman el expediente o la serie documental simple.

FUID - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

ÍNDICE ELECTRÓNICO: relación conformada por documentos electrónicos, foliados y de un mismo expediente para garantizar integridad, orden y autenticidad de los documentos.

1 Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos. 2 Colombia. Archivo General de la Nación (17 de febrero de 2015). Acuerdo Nº 003 - Archivo General de la Nación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-230 • 2018 • ENERO • 2 230 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 5 de 14 INTEGRIDAD: característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

MEDIO ELECTRÓNICO: mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.

MODELO DE REQUISITOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: instrumento estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.

RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS – SGDE: es una aplicación para la gestión de documentos electrónicos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO –SGDEA. es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRONICOS – SINAE: busca implementar los lineamientos sobre documentos electrónicos, un modelo estándar y un sistema de información unificado que permita la homogenización y estandarización de los procesos de conservación, preservación y divulgación del patrimonio documental en formato electrónico.

TRD - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: instrumento que describe el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TVD - TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: instrumento que describe el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

231 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-231 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 6 de 14

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 5.1 Producción Profesional, Técnico, Secretario o Auxiliar (elabora documento).

Documento 1 Elabora o recibe el documento electrónico. electrónico Profesional, Técnico, Secretario o Auxiliar de la oficina de Correspondencia (Recibe el documento).

Registro en Profesional, Técnico, Secretario o Auxiliar (que 2 el SGDEA elaboro o recibió el documento).

Registra, carga y realiza foliación electrónica preliminar al documento en el SGDEA, direccionándolo a la oficina correspondiente, según estructura orgánica vigente.

5.2 Gestión, Trámite y Organización Director, jefe de oficina, subdirector, profesional, técnico, secretario o Respuesta y/o Archivo 3 auxiliar. (Funcionario asignado en el SGDEA Tramita el documento: Traslada y/o da respuesta. Los documentos que solo son informativos se clasifican como documento de apoyo y se le da finalizar tramite para dar trámite)

Expediente electrónico 4 Profesional, técnico, secretario o auxiliar. (Funcionario que tramita)

Observación: Si no existe el expediente, se crea a partir de este documento Índice Electrónico Almacena el documento en expediente electrónico. Aplica TRD: Asignando Serie, Subserie (Si aplica) y tipo documental. Automáticamente queda registrado el documento en el índice electrónico.

5.3 Disposición Final y Preservación REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-232 • 2018 • ENERO • 2 232 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 7 de 14 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Profesional, técnico, secretario o auxiliar.

5 FUID (SGDEA)

(Administrador del Archivo de Gestión de cada oficina)

Observación: Los documentos de Apoyo se Conservaran por un (1) año en el sistema.

Foliar y cerrar expediente e Índice con firma digital del Administrador del Archivo de Gestión. Automáticamente el expediente quedara registrado en el inventario documental e iniciara el conteo de tiempo de retención (TRD)

5.4 Disposición Final y Preservación Transferencia Primaria Profesional especializado o universitario (Dirección TIC’s Administrador del SGDEA).

Genera anualmente el inventario documental con los expedientes que hayan cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión.

FUID (SGDEA)

6 Profesional, técnico, secretario o auxiliar.

Observación: El tiempo de retención está definido en la TRD Acta de Entrega (Administrador del Archivo de Gestión)

Verifica firmas digitales del administrador del SGDEA, el administrador del archivo de gestión y del coordinador del Archivo Central.

Profesional (Coordinador del Archivo Central).

Transfiere Expediente al Repositorio.

Transferencia Secundaria Profesional especializado FUID (SGDEA) o universitario (Dirección TIC’s Administrador del 7 SGDEA).

Genera cada 10 años el inventario documental con los expedientes que hayan cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central y tenga como disposición final CT- Conservación Total.

Observación: El FUID se debe publicar en la WEB de la Entidad Acta de Entrega Profesional. (Coordinador del Archivo Verifica firmas digitales del administrador del SGDEA y del Coordinador del Archivo Central Central)

Envía Expedientes al Archivo Distrital de Bogotá 233 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-233 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 8 de 14 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Eliminación de Documentos Profesional especializado Genera el inventario documental con los expedientes que hayan cumplido el tiempo de Retención y tengan como Disposición final "Eliminar". o universitario (Dirección TIC’s Administrador del FUID (SGDEA)

SGDEA)

8 Acta de Eliminación Profesional. (Coordinador Verifica firmas digitales del administrador del SGDEA y del Coordinador del Archivo Central. del Comité Observación: El FUID se debe publicar en la WEB de la Entidad por 30 días del Archivo Central)

Interno de Archivo Comité Interno de Archivo.

Presenta al Comité Interno de Archivo los documentos para aprobación de su eliminación Elimina el documento o Expediente.

6. ANEXOS

Anexo Nº 1 Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos Nº Requisito Descripción Interfaz Gráfica 1 Interfaz gráfica El sistema debe soportar interfaz gráfica de usuario, para la navegación de los distintos módulos, expedientes electrónicos y visualización de documentos cargados al sistema de forma jerárquica.

2 Exploración de Expedientes Permitir la exploración individual y sencilla de los expedientes electrónicos y documentos relacionados a estos, bajo los niveles de seguridad estipulados para cada perfil 3 Visualizador de documentos El SGDE debe conservar los documentos en formatos que garanticen su autenticidad, integralidad, recuperación, conservación, preservación y consulta a mediano y largo plazo. Se recomienda consultar el anexo 1 de circular 04 de 2010 del AGN.

4 Visualizador de metadatos La visualización de los metadatos cargados en cada documento estará limitada a los perfiles de seguridad del sistema. Módulos 5 Modular El sistema debe ser modular para delimitar los diferentes procesos en la gestión de documentos electrónicos y facilitar las tareas a los usuarios.

6 Modulo Registro Debe permitir el registro y cargue de documentos en diferentes formatos: Ofimáticos, cartográficos, electrónicos, imágenes, videos, audio, formularios electrónicos, Mail y la posibilidad de convertirlos en formatos que garanticen su consulta a largo plazo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-234 • 2018 • ENERO • 2 234 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 9 de 14 Nº Requisito Descripción Debe permitir crear, modificar y eliminar expedientes electrónicos, además de asociar cualquier tipo de documento a estos.

7 Módulo de Expedientes electrónicos.

8 Módulo de Consulta Debe permitir la consulta de documentos, expedientes e Instrumentos Archivísticos (FUID, TRD, CCD).

9 Módulo de Reportes Debe permitir generar el FUID en las diferentes fases de archivo (Gestión, Central e Histórico) para Transferencias Documentales, Eliminación de documentos y demás reportes que permitan controlar la adecuada Gestión en el Sistema 10 Módulo de Administración Debe contener los siguientes submodulos: -Administrador de Usuarios: Roles, Perfiles y Seguridad del sistema -Administrador Instrumentos Archivísticos: FUID, TRD,

CCD. -Administrador Firmas Digítales

-Administrador Transferencias: Primarias y Secundarias. -Auditoria: Seguimiento a eventos y documentos a través de reportes, estadísticas parametrizados por el auditor Metadatos 11 Soportar Metadatos El SGDE debe soportar el Esquema de Metadatos establecido por la entidad y lograr su finalidad: Proporcionar Información, Seguridad, trazabilidad, firma y estampado cronológico.

12 Control de metadatos Validar y controlar la captura y registro de los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos El sistema captura automáticamente metadatos contenidos en el archivo (documento), para garantizar su autenticidad e integralidad.

13 Metadatos Automáticos 14 MetadatosManuales Los usuarios que ingresan y tramitan documentos son responsables de ingresar los metadatos relacionados con el contenido del documento como son: Datos básicos del remitente, asunto, cantidad de folios, fecha del documento, oficina responsable del trámite, serie, Subserie (si aplica), tipo documental. (El MoReq2 determina su estructura, forma y presentación)

15 Rol para la Administración de Metadatos El SGDE debe soportar la implementación y mantenimiento de los metadatos de los documentos y expedientes, por medio de un rol/perfil destinado a dicha tarea. Se debe permitir únicamente a los administradores de los archivos de Gestión y Central, la capacidad de añadir o modificar metadatos, en el caso que se requiera Consultas 16 Búsquedas Permitir la búsqueda de Expedientes, Documentos o Instrumentos Archivísticos a través de parámetros simples o combinados (con “y”, “o”) que actúen sobre los metadatos 17 Visualización de los resultados El Sistema tendrá diferentes formas para cada tipo de consulta y permitirá ordenar las columnas y datos de cada una 235 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-235 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 10 de 14 Nº Requisito Descripción 18 Referencias cruzadas La consulta permitirá vincular resultados a través de referencias cruzadas (Expedientes - Documentos, Instrumentos Archivísticos - Expedientes)

19 Control de acceso y seguridad - Usuario En ningún caso el resultado de la búsqueda presentará información reservada o a la cual no tenga permisos de consulta.

20 Control de acceso y seguridad - Usuario público (externo)

El SGDE debe permitir al usuario público la consulta de documentos de interés público y de los trasmites donde haya tenido participación (siempre y cuando sea permitido). Adicional el sistema llevara un control de consultas 21 Formatos El SGDE debe permitir, generar los instrumentos archivísticos en formatos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión de la entidad y el Programa de Gestión Documental 22 Entradas múltiples Entradas múltiples al mismo documento que existe en varios expedientes, sin que este duplicado en el sistema Firma Electrónica 23 Firma electrónica Debe permitir a los usuarios la utilización de firmas electrónicas para asegurar la autenticidad e integralidad de los documentos con sus metadatos 24 Obligatoriedad de la Firma Electrónica Los FUID generados por el SGDE para los procesos de transferencia y eliminación deben estar obligatoriamente firmados electrónicamente Conservar la información relacionada con las firmas digitales, electrónicas, encriptación y los datos de las entidades certificadoras.

25 Control de Firmas Electrónicas Facilitar la introducción de distintas tecnologías para verificar la validez de las firmas electrónicas 26 Control de Firmas Electrónicas INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS, TRANFERENCIAS Y ELIMINACION Nº Requisito Descripción TRD - Tablas de Retención Documental 27 Aplicación TRD El SGDE debe ser compatible con las Tablas de Retención Documental, deben ser aplicadas automáticamente a los expedientes y documentos que los componen hasta el último nivel (tipo documental)

28 Comprobar y Ejecutar TRD Comprobar de manera automática los periodos de conservación asignada por TRD y aplicar la disposición final establecida (Transferir / Eliminar)

29 Actualización TRD Si la normatividad cambia los tiempos de conservación para la documentación o la entidad cambia su estructura orgánica, la TRD deberá ser actualizada en el SGDE por el administrador REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-236 • 2018 • ENERO • 2 236 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 11 de 14 Nº Requisito Descripción 30 Creación de elementos El sistema debe permitir la creación de nuevas Series, Subseries y tipos documentales en cualquier posición dejando su manifiesto (trazabilidad) CCD - Cuadro de Clasificación Documental 31 Soportar CCD El SGDE debe permitir Crear, Modificar, Eliminar los elementos que componen el Cuadro de Clasificación Documental en el momento que se requiera de acuerdo a las TRD aprobadas.

32 Organización jerárquica El SGDE debe estar organizado jerárquicamente en los niveles definidos del CCD: Sección, subsección (si aplica), serie, Subserie (si aplica) y tipo documental. Adicionalmente debe contener los tiempos de retención, disposición final y si es un documento vital para la entidad 33 Reubicación de Expedientes Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del CCD, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente y en esta nueva reclasificación. Solo el administrador podrá realizar esta acción, dejando manifiestos (trazabilidad).

34 Creación y gestión de varios CCD Permitir crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación Documental.

35 CCD distribuido Usar un CCD distribuido cuyo mantenimiento se pueda realizar a través de una red desde los distintos lugares donde se archivan documentos.

FUID - Formato Único de Inventario Documental 36 Inventario Los expedientes serán incorporados automáticamente al FUID - Formato Único de Inventario Documental.

37 Reporte FUID El SGDE debe permitir generar el FUID en cualquier momento para la gestión documental, retiro parcial o permanente de un empleado, transferencias primarias, secundarias, eliminación de documentos, control de la gestión en los archivos de Gestión y Central.

38 Parametrización FUID El SGDE debe permitir al administrador modificar los parámetros del FUID según la necesidad, (dependencia, empleado)

Transferencias y Eliminación Documental 39 Transferencias El SGDE realizara automática e integralmente la transferencia primaria o secundaria, sin desvincular metadatos, modificar o degradar el contenido de la documentación.

40 Trazabilidad de El SGDE debe permitir ver la trazabilidad de los expedientes transferidos a través de su consulta, el FUID e informes. transferencia 41 Expedientes híbridos Transferir documentos análogos y electrónicos, archivados en el mismo expediente por ser del mismo asunto, manteniendo el vínculo entre sus soportes nativos 42 Actas de eliminación Las actas de eliminación deberán ser generadas por el Comité Interno de Archivo, el cual aprobara la eliminación de expedientes con el FUID (electrónico) generado para tal fin.

237 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-237 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 12 de 14 Nº Requisito Descripción 43 Restricción de Eliminación Prohibir en todo momento la eliminación de un expediente o cualquier parte de su contenido, a no ser que se realice dentro del proceso de disposición final.

ADMINISTRACION Y SEGURIDAD DEL SISTEMA Nº Requisito Descripción Administración 44 Parámetros del sistema El sistema debe permitir al administrador crear, modificar, eliminar, controlar, visualizar y reconfigurar parámetros del sistema.

45 Registro de Eventos El sistema registra automáticamente los eventos realizados en cualquier gestión (crear, tramitar, modificar, eliminar, entre otros), para el proceso de Auditoría y control. Capturando nombre de usuario, fecha, hora, y gestión realizada.

46 Informes Debe generar informes y estadísticas que permita gestionar y controlar el sistema 47 Auditorías Revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos.

Recuperación 48 Copia de seguridad La infraestructura del SGDE debe contar con protocolos de copia de seguridad y recuperación contra eventos externos que atenten contra la integridad física y lógica de la información, el proceso se debe realizar de manera automática, periódica y se almacenaran en un sistema o lugar, distinto del original.

49 Restauración La infraestructura del SGDE debe contar con protocolos que permitan restaurar y recuperar los datos del sistema en un punto determinado. Acceso 50 Mecanismo de Contar con un mecanismo de autenticación, atribuido al perfil del usuario (usuario y contraseña) autenticación 51 Gestión de usuarios El SGDE, debe permitir crear, modificar, trasladar usuarios entre las distintas dependencias de la entidad y deben tener perfiles y roles de seguridad para restringir el acceso a datos según se requiera.

52 Perfil de Usuario Asociar a los usuarios de acuerdo a su perfil permisos de acceso y funciones (creación, lectura, edición, eliminación, etc.).

53 Grupos de usuarios Definir grupos de usuarios. Un usuario puede pertenecer a varios grupos.

54 Restringir el acceso Restringir el acceso a los documentos de archivo, expedientes y metadatos de acuerdo a los perfiles y roles determinados para los usuarios o grupos de usuarios.

Otros 55 Interacción con otros aplicativos Interactuar con otros aplicativos informáticos asociados a su actividad, incluyendo tratamientos de imágenes, de escáner o de flujos de tareas y teniendo en cuenta la NEUTRALIDAD TECNÓLOGICA.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-238 • 2018 • ENERO • 2 238 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 13 de 14 239 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-239 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO Código formato: PGD-02-09 Versión: 11.0 Código documento: PGD-09 Versión: 2.0 Página 14 de 14

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. Nº Descripción de la Modificación 1.0 R.R. No. 038 2 Nov 2016 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3- 2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

Ajustar el procedimiento en los siguientes aspectos: Base legal, definiciones, descripción del procedimiento y anexo.

En la base legal se incluye con la norma MoReq “Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónico de abril 3 de 2017”.

Así mismo, se justa a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 027 el 25 de agosto de 2017 2.0 R.R. No.041 28-dic-2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-240 • 2018 • ENERO • 2 240 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 1 de 11 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: MARIA MARGARITA FORERO MORENO GRACE SMITH RODADO YATE Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica Dependencia: Subdirectora de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. No. 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades a desarrollar para la elaboración y control de resoluciones en la Contraloría de Bogotá.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la elaboración y control de las resoluciones reglamentarias y ordinarias elaboradas en la Contraloría de Bogotá. Inicia con la identificación de la necesidad, oportunidad y conveniencia de expedir una reglamentación interna y termina con la actualización en la intranet y socialización.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 57 05-jun-1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales Ley 87 29-nov-1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, artículo 4, literales a, b y c y artículo 8 Ley 527 18-ago-1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Ley 594 14-jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 1437 18-ene-2011 Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1712 06-mar-2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

241 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-241 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 2 de 11 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 387 02-dic-2004 Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003.

Decreto 4110 09-dic-2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la NTC en la Gestión Pública.

Decreto 4485 18-nov-2009 Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública.

Decreto 652 28-dic-2011 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.

Decreto 2578 13-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Decreto 2609 14-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 943 21-may-2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Decreto 1072 26-may-2015 Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentarios del Sector Trabajo, Libro II, Titulo II, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y demás normas reglamentarias.

Decreto 1080 26-may-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Acuerdo 122 28-jun-2004 Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones. NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-242 • 2018 • ENERO • 2 242 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 3 de 11

4. DEFINICIONES:

APROBACIÓN: acción de verificar y aceptar la correspondencia entre el contenido de un documento y las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.

INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet y sirve como medio de comunicación y difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.

RESOLUCIÓN ORDINARIA: acto administrativo que se utiliza para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de carácter particular y concreto.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: acto administrativo que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, a través de las cuales desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos jurídicos y técnicos que reglan los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, al igual que los asociados a la organización y funcionamiento de la Entidad, para dar cumplimiento a disposiciones legales y a las funciones propias de cada dependencia.

REVISIÓN JURÍDICA: verificación que asegura la legalidad de la resolución reglamentaria y del documento que se adopta, así como, la pertinencia de la base legal de los procedimientos.

REVISIÓN TÉCNICA: verificación que asegura la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de los documentos del SIG, garantizando el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión SIG. Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

 Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.  Adecuación: determinación de la suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos – aplicativo que permite la administración de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Contraloría.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

5.1. Elaboración y control de resoluciones reglamentarias que adoptan documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG Para la elaboración y control de resoluciones reglamentarias que adoptan documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, se aplica el Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión-SIG, vigente en la Contraloría de Bogotá D.C.

243 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-243 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 4 de 11 5.2. Elaboración y control de resoluciones reglamentarias diferentes a las adoptan documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES 1 Contralor Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de proceso)

Define la necesidad, oportunidad y conveniencia de expedir una reglamentación interna para la organización y funcionamiento de la entidad o para facilitar el cumplimiento de la misión institucional (diferente a aquellas que adoptan documentos del SIG).

Designa funcionario o equipo de trabajo para su elaboración.

Observación:

Si el tema involucra varias dependencias o procesos del SIG, se conformará un equipo multidependencial, para garantizar la coordinación previa a la expedición del acto administrativo.

Si la reglamentación implica el diseño o modificación de un aplicativo, se coordinará la viabilidad técnica con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2 Asesor, Gerente, Profesional Técnico Operativo Recopila la normatividad y antecedentes de la situación a reglamentar.

Elabora proyecto de resolución reglamentaria.

Socializa el proyecto de resolución reglamentaria con las dependencias involucradas para sus observaciones y realiza los ajustes respectivos (en el evento de ser necesario).

Entrega el proyecto de resolución reglamentaria; en medio físico y magnético (vía SIGESPRO, Outlook o CD) al responsable del proceso.

Observación:

Para la elaboración de la resolución se tendrá en cuenta la estructura para documentar resoluciones reglamentarias, contenida en el procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

Punto de control:

En el cuerpo de la resolución reglamentaria (considerandos y resuelve) se dejará expresa constancia de las resoluciones internas que se modifican, adicionan, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-244 • 2018 • ENERO • 2 244 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 5 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES sustituyen, subrogan o derogan, señalando su número, fecha y aparte pertinente.

3 Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de proceso)

Revisa el proyecto de resolución reglamentaria y aprueba, previos los ajustes que sean necesarios.

Coloca pie de firma en el proyecto de resolución reglamentaria.

Remite proyecto de resolución reglamentaria en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD) a la Dirección de Planeación.

4 Subdirector Asesor Profesional Dirección de Planeación Efectúa la revisión técnica del proyecto de resolución reglamentaria.

Devuelve para ajustes – si es necesario.

Entrega el proyecto al director de la dependencia.

5 Director Técnico de Planeación Punto de control:

Verifica que el contenido de los archivos electrónicos sea idénticos a los documentos físicos Revisa y coloca pie de firma en el proyecto de resolución reglamentaria.

Remite a la Oficina Asesora Jurídica proyecto de resolución reglamentaria y los anexos adoptados en medio físico y electrónico (Sigespro, Outlook o CD).

6 Asesor Profesional Oficina Asesora Jurídica Efectúa la revisión jurídica del proyecto de resolución reglamentaria y los anexos que adopta.

Punto de Control:

Verifica la normatividad vigente aplicable al acto 245 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-245 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 6 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL / administrativo que se expide y conceptúa sobre la legalidad.

OBSERVACIONES Solicita ajustes a la Dirección de Planeación de ser necesario.

Entrega el proyecto al jefe de la oficina 7 Jefe Oficina Asesora Jurídica Observación:

El proyecto de resolución reglamentaria se envía a través de la Dirección de Apoyo al Despacho Aprueba y registra pie de firma en el proyecto de resolución reglamentaria.

Envía al Despacho del Contralor el proyecto de resolución reglamentaria en medio físico y magnético (SIGESPRO, Outlook o CD).

8 Contralor Aprueba, firma la resolución reglamentaria, y la devuelve a la Dirección de Apoyo al Despacho copia física y magnética.

Observación:

En caso de presentar observaciones comunica a la Dirección de Planeación para realizar el trámite pertinente.

Libro Radicador 9 de Resoluciones Reglamentarias Profesional, Técnico o Secretaria de Dirección de Apoyo al Despacho.

Observación:

El registro y la numeración de las resoluciones se realizarán en estricto orden cronológico y consecutivo iniciando con el 001 a partir del primer día hábil de cada año.

Registra la resolución en el libro radicador, numera y coloca fecha a la resolución reglamentaria.

Remite en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD), a la Subdirección de Servicios Generales.

10 Técnico Secretaria o Auxiliar Administrativo Subdirección de Servicios Generales Tramita la publicación del acto administrativo en el Registro Distrital.

Digitaliza la resolución reglamentaria.

Remite electrónicamente: Archivos resolución y documentos en formato REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-246 • 2018 • ENERO • 2 246 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 7 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Word y resolución digitalizada pdf a la Dirección de Planeación.

Resolución reglamentaria con sus anexos 11 Subdirector de Servicios Generales Devuelve a la Dirección de Apoyo al Despacho el original de la resolución reglamentaria y los documentos adoptados con el número de publicación.

Punto de control:

El original de estas resoluciones reposará en la Dirección de Apoyo al Despacho, la cual adoptará las medidas de conservación y custodia establecidas por los Archivos Nacional y/o Distrital.

12 Profesional Dirección de Planeación Observación:

Anexo 1 Punto de control:

El listado de resoluciones reglamentarias que no adopta documentos del SIG debe asegurar las versiones vigentes de las mismas.

Incorpora la resolución reglamentaria en la intranet
- link de normatividad.

Actualiza en la Intranet el listado de resoluciones reglamentarias que no adoptan documentos del SIG.

Coloca anotación de vigencia (derogatoria, modificación u otra) en la primera página de la resolución reglamentaria pertinente y reemplaza el archivo en la intranet en el link de normatividad.

Socializa a través Outlook la expedición de la nueva resolución rreglamentaria.

13 Asesor Profesional Oficina Asesora Jurídica.

Revisa en la intranet link de normatividad la inclusión de la resolución reglamentaria expedida.

Verifica la inclusión de las anotaciones de vigencia correspondientes en las Punto de control:

Se debe asegurar que en la intranet link normatividad se encuentren las resoluciones reglamentarias expedidas y que estén debidamente 247 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-247 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 8 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL / identificadas con las anotaciones de vigencia a que haya lugar.

OBSERVACIONES resoluciones reglamentarias a que haya lugar.

Solicita a la Dirección de Planeación los ajustes en el evento de ser necesarios.

5.3. Elaboración y control de resoluciones ordinarias No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 1 Contralor, Contralor Auxiliar, Director Técnico Director Administrativo, Jefe de Oficina Define la necesidad, oportunidad y conveniencia de expedir una resolución ordinaria.

Designa funcionario(s) para la elaboración del acto administrativo.

Observación:

Si la resolución ordinaria se expide en cumplimiento de un procedimiento del SIG se regirá por las actividades y responsables definidos en el mismo.

Punto de Control:

Los funcionarios competentes para expedir resoluciones ordinarias son: el Contralor de Bogotá y quienes ocupen los cargos de Contralor Auxiliar, Directores Técnicos de Fiscalización, Reacción Inmediata, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, y Talento Humano, Director Administrativo, Jefe de Oficina de Asuntos Disciplinarios y los demás en quienes se delegue específicamente una función, según las normas vigentes.

Las materias no reguladas en los procedimientos del SIG, se regirán por lo establecido en el presente procedimiento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-248 • 2018 • ENERO • 2 248 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 9 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 2 Profesional Especializado o universitario designado Observación:

En caso de ser necesario se someterá a consideración y visto bueno del subdirector de la dependencia a que haya lugar.

Recopila la normatividad y antecedentes de la situación particular y concreta a decidir.

Elabora proyecto de resolución ordinaria.

Coloca pie de firma en el proyecto de resolución ordinaria y lo somete a consideración del funcionario competente para firmar.

3 Contralor, Contralor Auxiliar, Director Técnico Director Administrativo, Jefe de Oficina Revisa y firma el proyecto de resolución ordinaria, previos los ajustes que sean necesarios.

Si la resolución es para la firma del Contralor o Contralor Auxiliar, el Director o Jefe de Oficina coloca pie de firma en el proyecto y lo envía al Despacho a través de la Dirección de Apoyo al Despacho.

Remite la resolución ordinaria firmada a la Dirección de Talento Humano.

Libro radicador de resoluciones 4 Radica y coloca número y fecha a la resolución ordinaria. ordinarias Profesional, Técnico o Secretaria de la Dirección de Talento Humano Observación:

El registro y la numeración de las resoluciones ordinarias se realizarán en estricto orden cronológico y consecutivo iniciando con el 001 a partir del primer día hábil de cada año.

5 Director Técnico de Talento Humano Conserva un original de la resolución ordinaria.

Devuelve copia u original (cuando se firma en dos (2)

Punto de Control:

La Dirección de Talento Humano conserva y custodia la totalidad de resoluciones 249 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-249 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 10 de 11 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES ejemplares) de la resolución numerada y fechada a la dependencia de origen. ordinarias expedidas en la Entidad, observando las normas establecidas por el Archivo Nacional y/o Distrital.

Resolución 6 Ordinaria Contralor Contralor Auxiliar Director Técnico Director Administrativo Jefe de Oficina Asesora Observación Las resoluciones ordinarias expedidas por el Contralor o Contralor Auxiliar en vía gubernativa en los Procesos de Responsabilidad Fiscal, Sancionatorios y Disciplinarios, serán notificadas y/o comunicadas por la Oficina Asesora Jurídica.

Notifica y/o comunica la resolución ordinaria de acuerdo con la normatividad vigente.

Archiva la resolución ordinaria en el expediente, historia laboral u otro medio de conservación de acuerdo con el procedimiento correspondiente o la tabla de retención documental TRD.

6. ANEXOS

ANEXO 1 LISTADO RESOLUCIONES REGLAMENTARIAS QUE NO ADOPTAN DOCUMENTOS DEL SIG 1 Fecha expedición Resolución Reglamentaria Descripción Observaciones2 No.

(dd/mmm/yyyy) (Día, mes textual y año)

RR 002 28/ENE/2016 “Por la cual se adopta la caja menor”

Modificada por RR 005 de 2017 RR 023 04/AGO/2017 “Por la cual se institucionaliza la Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la Entidad”

RR 025 10/AGO/2017 “Por la cual se deroga la Resolución Reglamentaria 017 del 03 de julio de 2012”

Protocolo Ético de la entidad 1 Este listado se ubica en la Intranet. 2 Incluir anotación sobre las normas que modifica.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-250 • 2018 • ENERO • 2 250 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE RESOLUCIONES Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGD-10 Versión: 3.0 Página 11 de 11

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. No.

Descripción de la modificación 1.0 R.R. 033 31 Octubre 2014 Se ajustan algunas definiciones, con el fin de dar mayor claridad. Se incorpora en la base legal el Decreto 1080 de mayo 26 de 2015. Se ajusta la actividad 12 del procedimiento en el sentido de incluir lo relacionado con colocar anotación de derogatoria, modificación u otra en la primera página de la resolución reglamentaria pertinente y la reemplaza en la intranet en el link de normatividad. Se incorpora la actividad 13 en el sentido de establecer la responsabilidad de la Oficina Asesora jurídica en la revisión de la publicación de la resolución reglamentaria expedida y los nuevos documentos del SIG y verificar la inclusión de las anotaciones correspondientes en las resoluciones reglamentarias a que haya lugar.

2.0 R.R. 067 15 diciembre 2015 El procedimento cambia de versión, a fin de dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Alta Dirección mediante Circular 3-2017-16522 de junio 27 de 2017, en la cual se estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión al nuevo esquema del mapa de procesos de la Entidad, generado por los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías, Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017. Mapa de Procesos que fue formalizado en la nueva versión del Manual del SIG, la cual fue adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 30 del 25 de septiembre de 2017.

En consecuencia, el procedimiento fue ajustado en algunos de sus apartes como: base legal, definiciones y descripción del procedimiento.

Así mismo, se ajustó el formato a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener Información Documentada del SIG.

3.0 R.R. No. 041 28-dic-2017 251 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-251 • 2018 • ENERO • 2 Resolución Reglamentaria la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG a este nuevo esquema.

Número 042 (Diciembre 28 de 2017)

“Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas dentro del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera de la Contraloría de Bogotá D.C.”

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 027 de agosto 25 de 2017 fue adoptada la nueva versión del Pro cedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG y con Resolución Reglamentaría No. 030 del 25 de septiembre del 2017, se adoptó la nueva Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera, código PGAF-01, versión 8.0.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Que se hace necesario ajustar el Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, versión 5.0, código 13005, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No.004 del 31 de enero de 2017 e integrarlo al Proceso de Gestión Admi nistrativa y Financiera – PGAF-01.

Concejo de Bogotá, D.C. y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades pú blicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que resultado de la revisión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, se hace necesario ajustarlo con las observaciones de la Auditoría Interna de Calidad y al Plan de Mejoramiento suscrito, así mismo ajustarlo con algunas actividades de las personas que interviene en el procedi miento, puntos de control de la información documentada y de acuerdo a la estructura definida en el Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, versión 11.0.

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas, dentro del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera – PGAF de la Contraloría de Bogotá, D.C.:

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

No. Documento Código Versión 1 Procedimiento Recep ción y Pago de Cuentas. PGAF-06 6.0

Artículo segundo.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación del procedi miento adoptado.

Que la Entidad mediante la Resolución Reglamentaria No. 034 del 5 de noviembre de 2014 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno-MECI para la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad a lo establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo del 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implemen tación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

Artículo tercero.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria N° 004 del 31 de enero del 2017.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Que en el artículo 6 del Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se estableció que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo”.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Que mediante memorando No. 3-2017-16522 de junio 27 del 2017, la Alta Dirección comunicó la actualización de la Estructura del Mapa de Procesos de la Entidad y estableció REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-252 • 2018 • ENERO • 2 252 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 1 de 17 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Jairo Gómez Ramos Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Administrativo Directora Técnica Dependencia: Director Administrativo y Financiero Dirección de Planeación R.R. No. 042 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades y requisitos exigidos por la entidad para realizar los pagos de las obligaciones adquiridas con terceros por la Contraloría de Bogotá D.C., tales como pago a contratistas, proveedores, servicios de administración, celulares, servicios públicos, nómina, aportes en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.

2. ALCANCE:

Inicia con la radicación de la cuenta o la relación de autorización para pago en la Subdirección Financiera y termina con la activación del procedimiento “Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA FECHA (dd/mm/aaaa) DESCRIPCIÓN Constitución Política de 20/07/1991 Título XII, capítulo cuarto.

Colombia Ley 734 05/02/2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Artículo 35.

Prohibiciones. Numerales 15 sobre Ordenar el pago y 16 sobre asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

Artículo 48.

Faltas gravísimas. Numerales 22. Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes y 23 sobre ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

Ley 1150 16/07/2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Artículo 19, del derecho de turno. Decreto 624 30/03/1989 Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos administrados 253 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-253 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 2 de 17 TIPO DE NORMA FECHA (dd/mm/aaaa) DESCRIPCIÓN por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Decreto 807 17/12/1993 Por el cual se armoniza el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 111 15/01/1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.

Acuerdo 658 21/12/2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se dictan otras disposiciones. Artículo 6.- Autonomía Administrativa.

Decreto Distrital 362 21/08/2002 Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional.

Decreto Distrital 234 17/06/2015 Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996 y se dictan otras disposiciones. Artículo 4 sobre la Cuenta Única Distrital y Artículo 19 sobre Elaboración y Control del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Resolución Ministerio de Hacienda y Crédito Publico 07/05/1998 Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación”: Artículos 2, 3.

No. 036 Resolución Secretaria De Hacienda Distrital 29/12/2011 Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

No. 660

4. DEFINICIONES:

CONTRATISTA1: La persona natural o jurídica que asume contractualmente ante la Contraloría de Bogotá, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar el objeto contractual pactado de acuerdo a las obligaciones contenidas en el clausulado correspondiente.

FACTURA: Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

LIBRO RADICADOR: Es un libro donde se registran los documentos recibidos, en el orden de llegada, para el control de los mismos.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC: Es una herramienta de planeación financiera, con la cual las entidades establecen el monto máximo de pagos en un periodo determinado de tiempo.

1 Definición del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-254 • 2018 • ENERO • 2 254 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 3 de 17 PAGO: Es el cumplimiento efectivo de una obligación, o responsabilidad económica adquirida.

RECIBIDO A SATISFACCIÓN: Es el documento que acredita el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

SUPERVISOR O INTERVENTOR: Funcionario o contratista que en representación de los intereses de la entidad, vigila la debida ejecución del contrato.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

5.1 PAGO A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

1. Supervisor o Interventor del

contrato.

Radica la cuenta en la Subdirección Financiera (área central de cuentas), para lo cual entrega en medio físico el original de la factura o documento equivalente y los soportes, de acuerdo a lo establecido en el anexo No.1 radicación de documentos para trámite de cuentas.

Punto de Control: Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC del mes de pago.

El Supervisor o Interventor, mediante el recibo a satisfacción, -anexo1acredita el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Observación: El supervisor se quedara con una copia del recibido en el área central de cuentas del anexo no.1 - radicación de documentos para trámite de cuentas.

2.

Técnico y/o Profesional Universitario central de cuentas Subdirección Financiera Recibe el anexo No.1 radicación de documentos para trámite de cuentas, con el original de la factura o cuenta de cobro y los soportes para el pago.

Radica en el reloj de control del área central de cuentas.

Diligencia la información del anexo No. 2 - Hoja de Ruta Interna con los datos pertinentes.

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda de acuerdo con el tipo de pago establecido en el anexo No.1 radicación de documentos para trámite de cuentas.

Si presenta inconsistencias no se recibe la cuenta.

El número de radicación asigna el turno del pago según corresponda.

255 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-255 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 4 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / Antes de la recepción de cuenta, revisa que la misma esté programada en el PAC del respectivo mes, si no está en el PAC devuelve la cuenta.

OBSERVACIONES Una vez radicada la cuenta entrega al supervisor copia del anexo 1.

Entrega la documentación al área de Contabilidad de la cuenta y soportes, para su contabilización y posterior pago.

3.

Profesional Universitario Área Contabilidad Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda de acuerdo con el tipo de pago establecido en el anexo No.1 radicación de documentos para trámite de cuentas. Si presenta inconsistencias se hace devolución de la cuenta.

Recibe la factura o documento equivalente, junto con los soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración Orden de Pago).

Finalizado el procedimiento contable se radica en tesorería.

4.

Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería) Secretaria (Tesorería)

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado, así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo No.2 - Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciado en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta. Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Recibe la orden de pago, la copia y sus soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva orden de pago, comprobante de egreso y soportes.

Entrega mediante memorando SIGESPRO a la Secretaria de la Subdirección Contratación original de la orden de pago y original del comprobante Comprobante de egreso; Órdenes de pago (SICAPITAL y Secretaria de Hacienda); Factura o cuenta de cobro; CDP y CRP Anexo No.1 radicación de documentos para trámite de cuentas, Documentos recibidos en la recepción de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-256 • 2018 • ENERO • 2 256 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 5 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES de egreso. cuentas de cobro y/o causación contable.; Anexo No.2 - Hoja de Ruta; Otros soportes.

5.2 PAGOS DE SERVICIOS PÚBLICOS, DE ADMINISTRACIÓN Y TELEFONIA CELULAR.

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

5.

Subdirector Técnico de Servicios Generales, Recursos materiales y/o auditoría fiscal.

Radica el anexo No.3 Solicitud de CDP y CRP para pago de servicios, junto con la factura o documento equivalente en la Subdirección Financiera (área central de cuentas).

Punto de Control:

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago.

Revisa que no haya servicios adicionales no autorizados. En el evento que se evidencien servicios no autorizados en la facturación adjuntar la cuenta de cobro correspondiente.

6.

Técnico y/o Profesional Universitario (Central de Cuentas)

Recibe anexo No.3 debidamente firmado, junto con el original de la cuenta de cobro o factura y soportes requeridos para el pago de los servicios Radica en el reloj de control del área central de cuentas de la subdirección financiera.

Diligencia la información del anexo No. 2 - Hoja de Ruta Interna con los datos pertinentes. Entrega al Profesional de Punto de Control:

Verificar que las firmas correspondan a las personas autorizadas y que la documentación se encuentre completo Si presenta inconsistencias se devuelve.

Observación:

Verifica que el Tercero se encuentre registrado en la Base de Datos de Terceros del sistema financiero vigente, en caso que el tercero no exista lo registra, de lo contrario revisa que la información existente se encuentre bien diligenciada.

257 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-257 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 6 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Presupuesto, los recibos de servicios públicos, cuenta de cobro o factura, acompañados de la solicitud de CDP y Certificado de Registro Presupuestal (anexo No.3,) y la hoja de ruta (anexo No.2).

7. Profesional y/o Universitario Área Presupuesto

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve.

Observación:

La documentación es:  Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).  Certificado Registro Presupuestal (CRP).  Solicitud de CDP y CRP  Hoja de Ruta (anexo No.2)  Recibo, cuenta de cobro o factura.  Otros soportes.

Recibe la solicitud de CDP y CRP (anexo 3) y la hoja de ruta (anexo 2).

Diligencia la hoja de ruta (anexo 2), en lo referente al trámite del área de presupuesto.

Activa Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver Expedición de Certificados de Disponibilidad y Certificado de Registro Presupuestal).

Entrega la documentación al área de contabilidad para la elaboración de la orden de pago.

8.

Profesional Universitario Área Contabilidad Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Si presenta inconsistencias se devuelve.

Recibe la documentación, Elabora la Orden de Pago (ver Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad).

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración Orden de Pago).

Finalizado el procedimiento contable se radica en tesorería.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-258 • 2018 • ENERO • 2 258 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 7 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

9.

Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería) Secretaria (Tesorería)

Comprobante de giro; Orden de pago; Factura o cuenta de cobro; CDP y CRP Anexo No.2 y anexo No.3.

Recibe la orden de pago y soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva la orden de pago con el comprobante de giro y los soportes.

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y corresponda al servicio prestado. Así mismo verifica los valores de la orden de pago y que el anexo 2 - Hoja de Ruta Interna se encuentre diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta. Si presenta inconsistencias se devuelve.

5.3 PAGOS DE NOMINA.

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

10. Secretaria de la Subdirección Financiera

Recibe la nómina en medio físico y magnético (SIGESPRO, Outlook y Medio Óptico que contiene información de descuentos a juzgados para ser consignados a banco agrario) los siguientes documentos.

 Memorando.  Nómina.  Novedades de descuentos, cooperativas, entre otros.  Certificado Registro Presupuestal.  Medio óptico.

Radica en el reloj del área central de cuentas.

Entrega la documentación al área de Contabilidad.

Punto de Control:

Al inicio de cada vigencia, el Director Técnico de Talento Humano, el Subdirector de Gestión del Talento Humano y el Subdirector Técnico Financiero, elaboran el cronograma para la entrega y pagos de la nómina de funcionarios.

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago.

Antes de radicar la nómina, se debe solicitar mediante memorando el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, adjuntando el resumen por centro de costos, del régimen nuevo, antiguo, resumen general, incapacidades incluidas en el periodo, con el fin de activar el Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver Expedición de Registro Presupuestal).Revisa que la documentación se encuentre completa.

259 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-259 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 8 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

11.

Profesional Universitario Área Contabilidad Recibe la nómina y los soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración de la relación de autorización-RA).

Elabora relación de autorización.

Finalizado el procedimiento contable se radica en tesorería.

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

12.

Recibe la Relación de Autorización - RA y soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la RA).

Archiva la relación de autorización de nómina con el comprobante de giro y los soportes.

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda. Así mismo verifica los valores de la RA.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería) Secretaria (Tesorería)

Comprobante de giro;

Relación de autorización; Memorando Nómina. Relación de incapacidades del mes. Novedades de descuentos, incapacidades, cooperativas, entre otros. Relación de autorización de pago. Certificado de Registro Presupuestal.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-260 • 2018 • ENERO • 2 260 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 9 de 17 5.4 PAGOS DE APORTES EN SALUD, PENSIONES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES.

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

13.

Secretaria de la Subdirección Financiera.

Recibe en medio físico los siguientes documentos.

 Memorando  Relación de Autorización  Planilla Única.  Resumen de Pagos debidamente diligenciada y firmada por el Director Técnico de Talento Humano en original.

Radica en el reloj del área central de cuentas de la Subdirección Financiera.

Entrega la documentación al área de Presupuesto, para la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Certificado Registro Presupuestal.

Punto de Control:

Al inicio de cada vigencia, el Director Técnico de Talento Humano, el Subdirector de Gestión del Talento Humano y el Subdirector Técnico Financiero, elaboran el cronograma para la entrega y pagos de los aportes a seguridad social de funcionarios.

Previo a la radicación de la cuenta debe estar programado el PAC de pago.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

14. Profesional Universitario (Presupuesto )

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa.

En caso que la documentación no corresponda, la devuelve a la Dirección de Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Recibe y revisa la documentación.

Activa el Procedimiento para el Manejo de Presupuesto (ver expedición de certificados de disponibilidad y Registros Presupuestales de la Nómina).

Entrega la documentación al área de contabilidad para la elaboración de la relación de autorización, junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal–CDP y Certificado de Registro Presupuestal-CRP.

261 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-261 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 10 de 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

15. Profesional Universitario Área Contabilidad.

Punto de Control: Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda.

Si presenta inconsistencias se devuelve a la Dirección de Talento Humano para que se subsanen las inconsistencias o se aporte la documentación faltante.

Observación:

La documentación es:  Formularios de Autoliquidación de Recibe y revisa la documentación.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad (ver Elaboración de la Orden de Pago o RA).

Elabora la Relación de Autorización-RA.

Finalizado el procedimiento contable se radica en tesorería.

Aportes de cada Administradora.  Relación de Autorización.  Planilla Única de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales.  Certificado Disponibilidad Presupuestal y,  Certificado Registro Presupuestal.

16.

Recibe la orden de pago y soportes.

Activa el Procedimiento para el Manejo de la Tesorería (ver Giro Tesoral y/o Giro de la Orden de Pago).

Archiva la Relación de autorización de nómina con el comprobante de giro y los soportes.

Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería) Secretaria (Tesorería)

Punto de Control:

Revisa que la documentación se encuentre completa y que corresponda. Así mismo verifica los valores de la RA.

Si presenta inconsistencias se devuelve y solicita los ajustes correspondientes.

Comprobante de giro; Orden de pago; Formularios de Autoliquidación de Aportes de cada Administradora, Relación de Autorización, Planilla Única de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales, Certificado Disponibilidad Presupuestal y Certificado de Registro Presupuestal.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-262 • 2018 • ENERO • 2 262 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 11 de 17

6. ANEXOS:

ANEXO No.1 - Radicación de documentos para trámite de cuentas.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITE DE CUENTAS Código formato: PGAF-06-01 Versión: 3.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 3.0 Página 1 de 1 DATOS GENERALES (1)

No. DE CONTRATO/CONVENIO: FECHA DE SUSCRIPCIÓN (DD/MM/AAAA):

CONTRATISTA/ASOCIADO:

ESPACIO EXCLUSIVO PARA CONSECUTIVO DE RADICACIÓN CENTRAL DE CUENTAS - SUBDIRECCIÓN FINANCIERA VALOR INICIALDEL CONTRATO/CONVENIO:

VALOR TOTAL ADICIONADO:

VALOR TOTAL DEL CONTRATO/CONVENIO:

- $ PLAZO CONTRACTUAL:

PLAZO TOTAL PRORROGADO:

PLAZO TOTAL DEL CONTRATO/CONVENIO FECHA DE INICIO (DD/MM/AAAA):

FECHA DE TERMINACIÓN (DD/MM/AAAA):

INFORMACIÓN DEL PAGO (2)

TIPO DE PAGO:

No DE PAGO:

TIPO DE DOCUMENTO:

No. VALOR TOTAL:

PERIODO CERTIFICADO DEL AL (DD/MM/AAAA) (DD/MM/AAAA)

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL TRAMITE DE CUENTAS (3)

DESCRIPCIÓN Fotocopia actualizada de Registro Único Tributario - RUT Nota: Aplica solo para el primer pago.

OBS. FOLIOS
1. 2.
3.

Copia Certificación Bancaria Nota: Aplica solo para el primer pago y/o por cambio de cuenta bancaria. Original de Factura(s) o Documento Equivalente de conformidad con las normas vigentes.

4.

Formato de recibido a satisfacción debidamente diligenciado y firmado por el supervisor(a) designado en el contrato/convenio del respectivo periodo de pago.

5.

Informe de supervisión debidamente diligenciado y firmado del respectivo periodo de pago.

6.

7.

8. 9.

Certificación de pago de seguridad social y aportes parafiscales expedido por el Revisor Fiscal cuando esten obligados a tenerlo o el Representante Legal del periodo certificado en la cuenta y copia de las respectivas planillas (Persona Jurídica). Copia de las planillas de pago de salud, pensión y ARL del periodo de pago certificado (Base de cotización igual o superior al 40% del los honorarios mensuales (Persona Natural). Copia de personería jurídica (para pertenecientes a régimen especial - Entidades sin ánimo de lucro). Comprobante de ingreso al almacén (En caso de adquisición de bienes devolutivos o de consumo).

10.

Declaración Juramentada con soportes Nota: Aplica sólo para contratos de prestación de servicios y se debe aportar en el primer pago.

TOTAL FOLIOS - CERTIFICACIÓN En mi calidad de Supervisor(a) contractual, certifico que realice la verificación y consistencia de la información de cada uno de los documentos soportes para adelantar el respectivo pago del contrato/convenio y que los mismos se generaron por el cumplimiento del contratista/asociado a entera satisfacción en el periódo de ejecución certificado y de conformidad con lo establecido en el objeto y obligaciones contractuales y demás normas aplicables.

NOMBRE DEL SUPERVISOR CARGO DEL SUPERVISOR(A)

SUPERVISOR(A)

ESPACIO EXCLUSIVO PARA SER DILIGENCIADO POR LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA OBSERVACIONES:

263 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-263 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 12 de 17 ANEXO No.2 – Hoja de Ruta Interna:

Código formato: PGAF-06-02 Versión: 3.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 3.0 HOJA DE RUTA INTERNA Página: 1 de 1

1. HOJA DE RUTA INTERNA Nº:

2. Nº.RADICADO
3. FECHA
4. HORA:

5. PROVEEDOR

6. TIPO DOCUMENTO
7. Nº:

8. VALOR COMPROMISO

9.Nº:

10. ADICIÓN

11. FECHA

12. SALDO PENDIENTE DE PAGO

13. MENOS ESTE PAGO

14. NUEVO SALDO

15. Responsable

16. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A:

CONTABILIDAD FECHA

17. DEVUELVE :
18. FECHA:

19. OBSERVACIÓN

20. TRAMITE EN LAS AREAS

MES DIA HORA RESPONSABLE PRESUPUESTO REG. DISP Y/O COMPRISO CONTABILIDAD CAUSACIÓN

21. TRAMITE O.DE PAGO NO. ______
MES DIA HORA RESPONSABLE

PRESUPUESTO SISTEMA:

COORDINADOR PRESUPUESTO COORDINADOR CONTABILIDAD SECRETARIA SUBDIRECCIÓN

22. TRAMITE CHEQUE MES DIA HORA RESPONSABLE

TESORERIA ELABORACION CHEQUE FIRMA COORDINADOR TESORERIA FIRMA SUBDIRECTOR RECIBE TESORERIA REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-264 • 2018 • ENERO • 2 264 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 13 de 17 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1. HOJA DE RUTA INTERNA No: Es el número consecutivo interno de la hoja de ruta, el cual es asignado en la Central de Cuentas.
2. No. RADICADO: Número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.
3. FECHA: Día, mes y año de la radicación.
4. HORA: Hora en que es radicado.
5. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso.
6. TIPO DE DOCUMENTO.: dependiendo el tipo de compromiso puede ser factura, cuenta de cobro, recibo de servicios públicos u otros, el cual va identificado con su numeración.
7. No.: Número de Identificación Tributaria o número de la cedula de ciudadanía.
8. VALOR COMPROMISO: Valor del registro presupuestal inicial.
9. No COMPROMISO.: Número del compromiso.
10. ADICION: Valor adicionado al registro presupuestal inicial.
11. FECHA: Fecha en que se realiza la adición al compromiso.
12. SALDO PENDIENTE DE PAGO: Valor correspondiente al rubro total del compromiso menos los pagos efectuados.
13. MENOS ESTE PAGO: Valor total de la factura, cuenta de cobro, servicio público u otro.
14. NUEVO SALDO: Nuevo saldo del compromiso, diferencia entre el saldo pendiente de pago y el valor del documento soporte del compromiso.
15. RESPONSABLE: Funcionario encargado de la central de cuentas.
16. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A: Área de (contabilidad, presupuesto) dando inicio al proceso de causación y/o pago de los compromisos y/u obligaciones que adquiere la Entidad.
17. DEVUELVE: Corresponde a quién se le devuelve la cuenta para las correcciones a las que haya lugar.
18. FECHA: Fecha en la que es devuelta la cuenta para ser corregida.
19. OBSERVACIONES: Anotaciones que se consideren pertinentes.
20. TRAMITE EN LAS AREAS: Se deben diligenciar cada uno de los cuadros y conceptos correspondientes a las diferentes áreas que pasa la factura con los documentos soportes hasta su pago, indicando mes, día, hora y firma del funcionario responsable de cada acción.
21. TRAMITE ORDEN DE PAGO No.: Documento que se origina para la cancelación del obligación y/o compromiso a cancelar.
22. TRAMITE CHEQUE.: Documento que se origina para ser entregado al proveedor o contratista dando cumplimiento al pago del compromiso u obligación que se está tramitando.

265 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-265 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 14 de 17 ANEXO No.3 - Solicitud de CDP y CRP para pago de Servicios Públicos, Administración y Celulares.

Código formato: PGAF-06-03 Versión: 3.0 SOLICITUD DE CDP Y CRP PARA PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS, ADMINISTRACIÓN Y Código documento: PGAF-06 Versión: 3.0 CELULARES Página: 1 de 1

1. CODIGO:

2. PARA:

3. DE:

4. ASUNTO:

Cordialmente me permito solicitarle, se sirva expedir Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, para amparar los gastos por conceptos de:

5. Servicio:

6. Factura:

7. Empresa:

8. Nit:

9. Dirección

10. Teléfono:

11. Valor

12. Periodo:

13. Detalle:

Atentamente;

14. Ordenador del Gasto

15. VoBo.

16. Revisó

17. Elaboró:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-266 • 2018 • ENERO • 2 266 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 15 de 17 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1. CÓDIGO: Se coloca el código de la Dirección Administrativa.
2. PARA: A quién va dirigido el oficio “cargo del Subdirector Financiero”.
3. DE: Cargo del Ordenador del gasto. (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría).
4. ASUNTO: Se coloca el objeto del oficio.
5. SERVICIO: Nombre del servicio público correspondiente.
6. FACTURA: Número de la factura a pagar.
7. EMPRESA: Nombre de la empresa a la que se le va a realizar el pago.
8. NIT: Nit de la empresa a la que se le va a realizar el pago.
9. DIRECCIÓN: Dirección de la empresa.
10. No. RADICADO: Número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.
11. FECHA: Día, mes y año de la radicación.
12. HORA: Hora en que es radicado.

267 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-267 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 16 de 17

6. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión R.R. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación R.R. No. 046 22 diciembre 2005 1.0 Ver link normatividad.

2.0 R.R. No.035 mayo 2009 Ver link normatividad.

3.0 R.R. No.021 12 octubre 2012 Ver link normatividad.

4.0 R. R. No.051 20 noviembre 2013 Se actualizó el formato Anexo No. 1. Con los documentos que se deben verificar en la Recepción de Cuentas de Cobro y/o Causación Contable - Subdirección Financiera. Código PGF-05-001, lo anterior en atención al Informe de la Auditoría Interna del Sistema Integrado de Gestión, realizado en el mes de febrero de 2016, se ajustó el Anexo No. 1 “Documentos que se deben verificar en la Recepción de Cuentas de Cobro y/o Causación Contable”, en el sentido de eliminar el Impuesto de Timbre, el cual ya no es requerido, así como adicionar el informe de supervisión, documento clave para efectuar el pago.

Se ajustó el alcance y algunas actividades, registros, puntos de control del procedimiento, así como el nombre de los procedimientos que se interrelacionan. Se incluyó la base legal y definiciones y se ajustó el formato de acuerdo al Procedimiento para el Control de Documentos del SIG, versión 10.0.

5.0 R.R No.005 31 enero 2017 El procedimento cambia de versión, dado que mediante memorando No. 3-2017-16522 de junio 27 del 2017, la Alta Dirección comunicó la actualización de la Estructura del Mapa de Procesos de la Entidad y estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG a este nuevo esquema, generadas por el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017 y a los cambios surtidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y demás normas reglamentarías.

Adicionalmente, se ajustó con las observaciones de la Auditoría Interna de Calidad y al Plan de Mejoramiento suscrito, así como algunas actividades de las personas REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-268 • 2018 • ENERO • 2 268 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y PAGO DE CUENTAS Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PGAF-06 Versión: 6.0 Página 17 de 17 Versión R.R. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación que interviene en el procedimiento, especialmente las relacionadas con el supervisor del contrato; control de la información documentada, como es el caso del control de los registros, teniendo en cuenta que los originales de factura y comprobante de egreso reposaran en la tesorería de la entidad, además se suprime la entrega de documentos a la Subdirección de Recursos Materiales, teniendo en cuenta que serán remitidos a la Subdirección de Contratación.

Se actualizó el formato del anexo No. 1 con los documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable en la Subdirección Financiera y se suprime la exigencia de algunos soportes los cuales serán consultados en el SECOP.

Se ajustó teniendo en cuenta la estructura definida en el Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, versión 11.0.

6.0 R.R. No. 042 28-dic-2017 269 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-269 • 2018 • ENERO • 2 Resolución Reglamentaria Número 043 (Diciembre 28 de 2017)

“Por la cual se modifica parcialmente el Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG y se dictan otras disposiciones”

Que el Concejo de Bogotá D.C. expidió el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organi zación y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., estableciendo en el artículo 6º que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Consti tución, las leyes y en este Acuerdo”.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C. y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 9º del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis trativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.”

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Cons titución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entida des públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que mediante la Resolución Reglamentaria 030 del 25 de septiembre de 2017 se adoptó la nueva versión de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión, dentro de los que se cuenta la versión 15 del Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG, la cual se encuentra vigente.

Que en atención a lo estipulado en el artículo 47 de la Ley 610 de 2000 y el artículo 111 de la Ley 1474 de 2011 se hace necesario incorporar productos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

RESUELVE:

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políti cas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Artículo primero.

Modificar el numeral 8.5.2 del Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG, Códi go PDE-02, Versión 15.0 el cual quedara así:

8.5.2. Interacción Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, para la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con lo establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las en tidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5ª de la Ley 87 de 1993.

Interactúa principalmente con el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, del cual recibe el hallazgo fiscal y el auto de traslado de la Indagación Preliminar con solicitud de apertura de proceso de responsabili dad fiscal, para adelantar el proceso de responsabili dad fiscal. Busca establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y particulares que con ocasión de un fallo fiscal deban resarcir el daño ocasionado al patrimonio público del Distrito Capital, agotando para ello el debido proceso y recurriendo de ser necesario a la jurisdicción de cobro coactivo.

Se relaciona con el Proceso de Direccionamiento Es tratégico en el seguimiento y medición de los procesos y en la aplicación de las políticas formuladas.

Que uno de los elementos del componente de di reccionamiento estratégico del precitado decreto es el modelo de operación por procesos, basado en la identificación y gestión de procesos a partir de la ca racterización de los mismos, la cual constituye un es quema que permite ver en forma integral y secuencial las actividades aplicando el ciclo PHVA, para el cum plimiento de la misión institucional de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.

Sus productos son:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-270 • 2018 • ENERO • 2 270

- Auto por el cual se ordena el archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

- Auto decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes.

- Fallo (con responsabilidad fiscal y fallo sin responsabilidad fiscal).

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las enti dades y organismos del Estado y se dictan otras dispo siciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

- Auto por el cual se ordena el endoso de unos títulos de depósito judicial.

- Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo.

Artículo segundo.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias,

Que la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, artículo 78 establece que “… las entidades señaladas en este artículo tendrán que rendir cuentas de manera perma nente a la ciudadanía…”.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 658 de 2016, Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones., que en su artículo 6º establece que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bo gotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Resolución Reglamentaria Número 044 (Diciembre 28 de 2017)

“Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento Divulgación de la Información Que en el artículo 35 del citado Acuerdo, establece dentro de las funciones de la Oficina Asesora de Co municaciones, “Asesorar al Contralor de Bogotá, D.C. en materia de imagen corporativa, diseño y divulgación de programas y esquemas de diversos géneros de información para todos los medios de comunicación”.

Institucional correspondiente al Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas”

EL CONTRALOR DE BOGOTA, D.C. (E.F.) En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Que el artículo 38, en su numeral 9 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, pro puestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, sim plificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad”.

Concejo de Bogotá D.C. y

CONSIDERANDO:

Que el Concejo también expidió el Acuerdo 664 de 2017 “Por el cual se modifica parcialmente el Acuer do 658 del 21 de diciembre de 2016 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus depen dencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones”.

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Consti tución Política de Colombia, es obligación de las au toridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

271 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-271 • 2018 • ENERO • 2 Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento del sistema de gestión implementado en la Entidad.

Que el Acuerdo 519 de diciembre 26 de 2012, fue de rogado por el artículo 71 del Acuerdo Distrital 658 de 2016, salvo los artículos 72, 73, 74 y 75 y modificado parcialmente por el Artículo 1º del Acuerdo Distrital 664 de 2017.

Artículo tercero.

Es responsabilidad de los Di rectores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por divulgación y cumplimiento del procedimiento adoptado.

Artículo cuarto.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria 036 del 19 de septiembre de 2013.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, la Contraloría de Bogotá, D.C., adoptó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 2014, establecido en el Decreto 943 de 2014, en el cual se determina el componente de direcciona miento estratégico para orientar a la Entidad hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión y el eje transversal de información y comunicación, con una dimensión estratégica que involucra a todos los niveles y proce sos de la organización, vinculándola con su entorno.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 030 del 23 de septiembre de 2017, adoptó la nueva versión de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión y se dictan otras disposiciones”.

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Que mediante Resolución Reglamentaria 037 del 28 de octubre de 2016, se adoptó la versión 5.0 del Procedimiento para la Divulgación de la Información Institucional del Proceso de Comunicación Estratégica.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 067 del 15 de diciembre de 2015, se adoptó el Procedimiento para el Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG adoptado, el cual establece la nueva estructura para elaborar procedimientos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, sin embargo el procedi miento se encuentra desactualizado en su estructura.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora esta blecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP1000:2009, es necesario ajustar el Procedimiento para la Divulgación de la Información Institucional, en el sentido de actualizarlo a la norma tividad vigente.

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del procedimiento Divulgación de la Información Institu cional correspondiente al Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas

No. Documento Código Versión 1 PPCCPI-02 6.0 Procedimiento para la Divulgación de la Información Institu cional

Artículo segundo.

Es responsabilidad de la

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-272 • 2018 • ENERO • 2 272 PROCEDIMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 INSTITUCIONAL Página 1 de 21 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: María Anayme Barón Durán Grace Smith Rodado Yate Cargo: Directora Técnica Directora Técnica Dirección de Planeación Dependencia:

Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.

R.R. No. 044 Fecha DICIEMBRE 28 DE 2017 273 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-273 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 2 de 21

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades necesarias que permitan garantizar la eficiente, eficaz y efectiva divulgación de la información institucional tanto a los usuarios internos como externos, a través de los diferentes medios de comunicación escritos, verbales y electrónicos.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia cuando el Contralor, Director, Jefe Oficina, Jefe Oficina Asesora solicita a la Secretaría Técnica del Comité de Publicaciones que convoque a reunión a los miembros del Comité de Publicaciones, con el fin de analizar y aprobar las publicaciones a emitir y termina con la revisión y autorización de la publicación en los canales de comunicación.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1712 06-mar-2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto103 20-ene-2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 943 21-may-2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-274 • 2018 • ENERO • 2 274 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 3 de 21 TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Acuerdo 664 26-mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones NTC - ISO 9000:2015 15-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep-2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ACTA COMITÉ DE PUBLICACIONES: documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en el comité. Además registra lo aprobado en reunión para ser publicado en medio escrito.

AFICHE: pieza impresa que refuerza una estrategia publicitaria o de comunicación BOLETÍN DE PRENSA: pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultado de los procesos misionales.

BOLETÍN INFORMATIVO: pieza digital o impresa que fortalece la información divulgada en una rueda de prensa, noticia pública o evento institucional COMITÉ DE PUBLICACIÓN: reunión en la que se presentan, discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de comunicación escrito.

COMITÉ DE REDACCIÓN: reunión efectuada en la Oficina Asesora de Comunicaciones en la que se presentan, discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de comunicación institucional.

DIAGRAMACIÓN: composición y organización de los espacios para la presentación de contenidos digitales, escritos, visuales y en algunos casos audiovisuales (multimedia) en medios impresos y electrónicos.

EMISIÓN: transmisión en televisión o radio de un programa específico.

EDICIÓN: producción de un trabajo impreso o visual.

275 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-275 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 4 de 21 EVENTO INSTITUCIONAL: herramienta que se utiliza para dar a conocer un producto, transmitir un mensaje o conseguir un resultado.

FLASH INFORMATIVO: publicación de una noticia de última hora de la manera más breve y urgente.

FOLLETO: pieza publicitaria informativa para promocionar o divulgar información relativa a un tema específico.

GUION: escrito que contiene diálogos y desarrollo para una pieza audiovisual, radial o multimedia.

MAGAZÍN INSTITUCIONAL: formato audiovisual que se divide en secciones y busca informar sobre un tema o temas específicos.

MEDIO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL: hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se realizará el proceso comunicacional o de comunicación. Puede ser a través de radio, televisión, redes sociales, prensa entre otros.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN: empresa dedicada a la transmisión de información a través de la prensa, radio o televisión.

MONITOREAR: revisar en los diarios, emisoras y noticieros de televisión el impacto y la difusión de una noticia.

OAC: sigla correspondiente a la Oficina Asesora de Comunicaciones PENDÓN: pieza publicitaria impresa sobre una superficie usada en impresión digital para promocionar o informar acerca de un evento, campaña o estrategia comunicacional.

PIEZAS COMUNICACIONALES: son los diversos desarrollos impresos realizados en multimedia o comunicacionales, para informar sobre una campaña estrategia o noticia PLEGABLES: pieza comunicacional impresa de tres o más cuerpos que tiene como fin informar acerca de una campaña o estrategia comunicacional.

PORTAL WEB: desarrollo tecnológico para internet que informa a la ciudadanía sobre el quehacer institucional.

PRODUCCIÓN PIEZAS AUDIOVISUALES: realización de contenidos para medios de comunicación audiovisual.

PROGRAMA DE RADIO O TELEVISIÓN: realización de contenidos audiovisuales o sonoros para informar el quehacer de la entidad.

PUBLICACIÓN: impreso que se divulga a través de un medio escrito.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-276 • 2018 • ENERO • 2 276 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 5 de 21 REDES SOCIALES: canales electrónicos para informar a la ciudadanía, sobre noticias, gestión, resultados y el quehacer de la entidad, y generar interacción social entre usuarios RENDICIÓN DE CUENTAS: la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno1.

RUEDA DE PRENSA: evento en el que son invitados los periodistas de los medios de comunicación (prensa, radio y televisión), para presentarles un tema o pronunciamiento oficial de gran impacto para la ciudad.

VOLANTE: pieza publicitaria impresa a media carta para reforzar una campaña o estrategia comunicacional.

1 Conpes 3654 del 12 de abril de 2017.

277 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-277 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 6 de 21

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

5.1 Elaboración de publicaciones impresas (periódicos, revistas, cartillas, folletos, libros etc.)

No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Contralor Contralor 1 Auxiliar, Director Jefe Oficina Observación: La Secretaria Técnica del Comité, la ejerce el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Solicita a la Secretaría Técnica del Comité de Publicaciones que convoque a reunión a los miembros del Comité de Publicaciones, con el fin de analizar y aprobar las publicaciones a emitir.

2 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Observación: En caso de tener previamente el contenido de la publicación, la Secretaría del Comité lo envía a los miembros, por correo institucional, para su revisión.

Convoca de manera verbal, vía Outlook o a través de un memorando a los miembros del Comité y a los responsables de la publicación, informándoles el sitio, día y hora.

3 Director Subdirector Jefe Oficina (Responsable de la publicación)

Presenta ante el Comité el contenido de la publicación, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad de la misma.

Contralor, Acta Comité Contralor Auxiliar, Director 4 de Publicacione de Estudios de s Economía y Política Pública, Evalúan y aprueban o no la publicación. En caso de ser aprobada, se determinan las Observación: Si se decide publicar en la Biblioteca Virtual se accederá a la siguiente dirección http://www.alcaldiabogota alcaldiabogota.gov.co/BJV/portal REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-278 • 2018 • ENERO • 2 278 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 7 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Subdirector de Capacitación, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones, Director de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (Comité Publicaciones)

/ Usuario Clave (Tener en cuenta lo establecido en Decreto 654 de 2011, art. 110).

Punto de Control. Verifica que la información a publicar se a confiable, oportuna y soportada. características de edición (CD, Impreso, digital, etc…) y el público al que va dirigido. En caso de que sea impresa, se determinarán todas las características técnicas.

Determina si la publicación se envía a la Dirección Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor para su incorporación en la Biblioteca Virtual de Bogotá-BVB.

Director, Subdirector o 5 Jefe Oficina, (Responsable de la publicación)

Realiza los ajustes en caso de ser necesarios y los envía a la OAC para el correspondiente trámite de publicación.

6 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Solicita el diseño, la diagramación y/o corrección de estilo para la correspondiente edición.

Diligencia formato anexo No.
1. Seguimiento y Control de la Información”.

279 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-279 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 8 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Profesional de la OAC o empresa 7 contratada para la edición.

Realiza la diagramación y/o corrección de estilo y entrega el documento terminado para la respectiva publicación.

Observaciónes: De acuerdo a lo definido en el comité de publicaciones el diseño, la diagramación y/o corrección de estilo la puede realizar un profesional de la OAC o la empresa que se contrate para realizar la publicación.

En caso de que se determine realizar la publicación a través de contrato, se tramita ante la Dirección Administrativa el requerimiento para la impresión de la publicación.

Activa el procedimiento establecido para las compras vigente del proceso de Gestión Administrativa Financiera.

8 Jefe Oficina Publicación Asesora de Comunicaciones Coordina la realización de la publicación.

Punto de control: Verifica el buen manejo de la imagen institucional y que el arte final, pieza comunicacional o corrección de estilo, cumplan con las especificaciones técnicas y cuenten con el respectivo visto bueno, para producción y/o publicación.

9 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Observaciones: Las publicaciones pueden llegar a la dependencia que solicitó el trabajo o a la OAC según el caso.

Remite las publicaciones a la dependencia que solicitó el trabajo para la correspondiente distribución.

Envía la publicación a la Biblioteca Virtual Bogotá-BVB, en el evento de ser REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-280 • 2018 • ENERO • 2 280 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 9 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES aprobada por el Comité.

5.2 Elaboración boletín de prensa No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Contralor, Jefe Oficina 10 Asesora de Comunicaciones Determina el tema del boletín de prensa y el funcionario que dará las declaraciones a los medios de comunicación.

Observación: Se determina la forma de difusión de la información (rueda de prensa, correo electrónico o medio de comunicación que esté trabajando el tema).

Formato Seguimiento y Control de 11 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Observación: La información se puede entregar en medio físico o por correo electrónico. la Información.

Solicita la información necesaria para la elaboración del boletín al responsable del tema e informa al funcionario que fue designado (si es el caso) para dar las declaraciones pertinentes.

Diligencia anexo No. 1 “Seguimiento y control de la información” donde se indica la trazabilidad de la información suministrada.

12 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Designa verbalmente al profesional de la OAC que elaborará el respectivo boletín de prensa.

Observación: De acuerdo a la fuente o sector asignado a cada periodista, o según determine el Jefe(a) de la OAC.

13 Profesional Oficina Asesora Presenta el proyecto del boletín de prensa 281 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-281 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 10 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES de Comunicaciones al Jefe de la OAC para su revisión y aprobación.

Solicita visto bueno del Jefe de la dependencia que generó la información.

14 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Punto de control: Verifica que cumpla con las características periodísticas necesarias Presenta al Contralor el boletín de prensa para su visto bueno y aprobación final y define la manera en que se presentará a los medios de comunicación.

Profesional Oficina Asesora 15 de Comunicaciones Observación El registro fotográfico, fílmico y posterior archivo lo realizan los técnicos de la OAC.

Coordina la logística necesaria en caso de que se presente en rueda prensa y el envío del boletín y lo remite por correo electrónico (de ser necesario).

Boletín de Profesional Oficina Asesora 16 prensa Publica el boletín de prensa en la página Web y/o intranet. de Comunicaciones Punto de control: Verifica que la información esté publicada en Página Web y en la intranet, si es el caso.

Profesional Oficina Asesora 17 Punto de control: Verifica la información en el monitoreo de noticias. de Comunicaciones Realiza seguimiento a la información que se registra en los medios de comunicación sobre el tema presentado.

5.3 Divulgación de la información en redes sociales No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-282 • 2018 • ENERO • 2 282 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 11 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 18 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Evalúa los temas e información pertinente para la publicación en las redes sociales y solicita se redacte la información a divulgar en redes sociales.

Profesional Oficina Asesora 19 de Comunicaciones Redacta la información a publicar y la envía al Jefe de la OAC para su revisión y aprobación.

Jefe Oficina 20 Revisa y aprueba los temas a publicar.

Asesora de Comunicaciones Profesional Oficina Asesora 21 Publica información en redes sociales de Comunicaciones Punto de control Verifica la publicación en las correspondientes redes sociales.

5.4 Realización programa de radio o televisión institucional No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Contralor Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones 22 profesional Oficina Asesora Define esquema y temática del programa que se emitirá, las secciones y los invitados. de Comunicaciones Observación: Se debe adelantar previamente el proceso contractual correspondiente para la emisión de los programas.

Activa el procedimiento establecido para las compras vigente del proceso de Gestión Administrativa Financiera.

23 Jefe Oficina Asesora de Solicita la información que se 283 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-283 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 12 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Comunicaciones profesional Oficina Asesora tratará en el programa a la dependencia(s) respectiva(s). de Comunicaciones 24 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Observación Periodistas elaboran las notas periodísticas correspondientes.

Distribuye responsabilidades en funcionarios de la OAC para la elaboración de las notas.

Diligencia anexo No. 1 “Seguimiento y Control de la Información”.

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones 25 profesional Oficina Asesora Realiza guion de continuidad. de Comunicaciones 26 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Coordina la edición de las notas, en el caso de televisión, en cuanto a radio la emisión del programa.

Programa Profesional Oficina Asesora 27 emitido Punto de control Verifica que el programa haya sido emitido. de Comunicaciones Adelanta el respectivo monitoreo televisivo o radial, según el caso, para verificar la emisión del programa.

28 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Punto de control Archivo del programa (TV), copia grabación (radio), en caso de que se realicen.

Solicita a la empresa contratada copia del programa de televisión o radio.

5.5 Publicación de información en la página Web e Intranet.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-284 • 2018 • ENERO • 2 284 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 13 de 21 PUNTOS DE CONTROL/ No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTR O OBSERVACIONES 29 Director Jefe de Oficina Solicita al funcionario designado para realizar la Publicación de la información de su dependencia de acuerdo a la periodicidad establecida en el Instrumento de Gestión de Información Pública, denominado “Esquema de Publicación de Información” y lo normado en la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública.

Punto de Control: Los responsables de la información, deben revisar y verificar que la información publicada en la Web y la Intranet de la entidad se encuentren actualizada, en forma, términos y en cumplimiento de las normas vigentes.

Observaciónes: En caso de que no se haya habilitado el enlace (link) respectivo para la publicación de la información en la página WEB e intranet, para efectuarla directamente por la dependencia generadora, deberán remitir la información a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con la anticipación suficiente para realizar el proceso de publicación.

Para el caso de los productos generados en desarrollo de los Procesos de Estudios de Economía y Política Pública y Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, se debe dar cumplimiento a lo establecido en los procedimientos respectivos.

Profesional de la dependencia o Profesional de la 30 Dirección e Tecnologías de la Información.

Publica la información en el portal Web o Intranet, atendiendo las directrices establecidas para el tema.

285 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-285 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 14 de 21 PUNTOS DE CONTROL/ No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTR O OBSERVACIONES 31 Director y/o Jefe Informació n publicada de Oficina Punto de control: Verifica que la información publicada corresponda exactamente a la enviada a la Dirección de TIC.

Verifica que la información de su competencia haya sido publicada en la página Web o Intranet.

5.6 Rendición de cuentas, foros, eventos institucionales No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Contralor, Contralor Auxiliar, Director, Jefe de Oficina, 32 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Define los aspectos relacionados con la rendición de cuenta, foro y/o evento institucional.

Observación: Define tema, fecha, hora, lugar, participantes, invitados y orden del día, entre otros aspectos, del foro o evento (audiencias públicas, rendición de cuentas).

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones 33 y/o profesional Oficina Asesora Observación: En caso de ser necesario, diligencia el anexo No. 1 Formato Seguimiento y control de la información. de Comunicaciones Define y desarrolla estrategia de divul|gación a nivel interno y/o externo.

Establece responsables para la elaboración de las piezas comunicacionale s necesarias (folletos, slider, pancartas, tarjeta de invitación, escarapelas, habladores y/o demás piezas que se requieran) y la información para la divulgación de la REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-286 • 2018 • ENERO • 2 286 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 15 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES rendición de cuenta, foro y/o evento a nivel interno y externo (por ejemplo, boletín de prensa, guion del evento, etc).

Profesional Oficina Asesora 34 Piezas comunicacionale s e información a divulgar de Comunicaciones Entrega artes de piezas comunicacionale s diseñadas e información a divulgar previo, visto bueno, de los responsables u organizadores de la rendición de cuenta, foro y/o evento.

35 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Punto de control: Verifica logística de la rendición de cuenta, foro y/o evento Ejecuta estrategia de comunicación para la divulgación de la rendición de cuenta, foro y/o evento.

36 Jefe Oficina Registros fotográficos y Asesora de Comunicaciones fílmicos.

Observación: Realiza cubrimiento periodístico para difusión interna o externa, según el caso.

Solicita cubrimiento de la rendición de cuenta, foro y/o evento institucional.

5.7 Acompañamiento y cubrimiento de eventos institucionales No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 37 Contralor, Director y/o Jefe de Oficina Solicita de manera verbal, escrita o vía mail 287 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-287 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 16 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES el acompañamiento fílmico, fotográfico y/o periodístico de una actividad institucional.

Fotos, videos 38 Jefe Oficina y/o nota periodística.

Asesora de Comunicaciones Observación: De generarse una nota periodística se publicará en alguno de los diferentes medios de comunicación institucional.

Asigna el cubrimiento de la actividad, bien sea el fotógrafo, camarógrafo y/o el periodista, según sea el caso.

Fotógrafo y/o camarógrafo de 39 la Oficina Asesora de Comunicaciones Diligencia formato en el que se especifica los datos del evento que se cubrió y se archiva material.

5.8 Aprobación de contenido y/o diseño de piezas comunicacionales No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 40 Contralor, Director, Jefe, Jefe de Oficina Solicita al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, OAC, la revisión del contenido, diseño y/o aprobación de una pieza comunicacional.

Observación: Para el diseño de una pieza comunicacional como por ejemplo: folletos, pendones, afiches, volantes, plegables, esferos y demás piezas contenidas en el Manual de Identidad Institucional, se puede realizar por correo o mediante oficio, así como la revisión del contenido (corrección de estilo).

Jefe Oficina 41 Asesora de Comunicaciones Ordena revisión de contenido y/o diseño de la pieza comunicacional.

Punto de control: Verifica buen manejo del contenido y de la imagen institucional. 42 Profesional Revisa el REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-288 • 2018 • ENERO • 2 288 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 17 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Oficina Asesora de Comunicaciones contenido y/o diseña la pieza comunicacional.

43 Jefe Oficina Pieza comunicacional Asesora de Comunicaciones Punto de control: Pieza comunicacional o arte final, con visto bueno, para producción y/o publicación.

Remite a la dependencia solicitante la aprobación del contenido y/o diseño de la pieza comunicacional.

5.9 Difusión de información interna y /o campañas institucionales No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES 44 Contralor, Director, Jefe Oficina Solicita a la OAC la publicación de información a nivel interno o elaboración de una campaña o estrategia requerida.

45 Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Observación: En el caso de una campaña, se define el nombre, slogan, canal de comunicación por el que se divulgará la información y tiempo de duración.

Entrega al profesional la información y define el canal de comunicación interna por el que se divulgará la información o la estrategia requerida.

Define la información a publicar en el boletín informativo y/o magazín institucional y asigna equipo de trabajo.

289 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-289 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 18 de 21 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Profesional y/o 46 diseñador Oficina Asesora de Comunicaciones Elabora el producto de acuerdo al direccionamiento y elabora libreto para aprobación del jefe OAC.

Profesional y/o 46 diseñador Oficina Asesora de Comunicaciones Elabora el producto de acuerdo al direccionamiento y elabora libreto para aprobación del jefe OAC.

Información 47 Jefe Oficina publicada Asesora de Comunicaciones Revisa y autoriza la publicación en los canales de comunicación.

Punto de control: Visto bueno de artes finales de la campaña para producción.

Punto de control: Verifica que la información sea publicada en los canales de comunicación determinados.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-290 • 2018 • ENERO • 2 290 (8)

ENVIADO A MEDIOS A OAC SI NO JEFE (7)

INFORMACIÓN FECHA DE ENTREGA PERIODISTA Versión: 6.0 Versión 2.0 Código documento: PPCCPI-02 Página: x de y Código formato: PPCCPI-02 Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 Página 19 de 21 RADIO O TV A REDES SOCIALES PROGRAMA (6)

DE PRENSA MEDIO DE DIVULGACION (5)

INSTITUCIONAL ASIGNADO (4) PERIODISTA ENTREGA DOCUMENTO O DIGITAL PUBLICACION BOLETIN FISIC (3)

TEMA PROCEDIMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN O (2)

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENT (1)

(1) Dependencia: registre la dependencia que suministra la información.

(4) Entrega documento: determine la forma en que fue suministrado el documento: físico o ddigital.

(2) Documento: determine el tipo de documento remitido así: Informe, Pronunciamiento, entre otros.

(8) Enviado a medios. registre si envió la información a medios de comunicación (3) Tema: registre el tema sobre el cual se trabajará.

(5) Periodista asignado: funcionario de la OAC a quien se le entrega la información (6) Medio de Divulgación: medio a través del cual se publica la información (7) Fecha entrega de información: diligencie el día en que el periodista o la jefe de la OAC recibe la información

6. ANEXOS:

Anexo No.1. Seguimiento y Control de la Información.

DEPENDENCIA Instrucciones de diligenciamiento 291 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-291 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento:PCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 20 de 21

7. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión R.R. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación 1.0 R.R. No. 004 14 febrero 2008 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R.R. 021 19 Agosto2010 Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. 022 01 agosto 2011 Ver procedimiento, link normatividad.

4.0 R.R. No. 036 19 septiembre 2013 El procedimiento cambia de versión 4.0 a la 5.0.

Se ajustó el objetivo, alcance, base legal y definiciones del procedimiento.

En la descripción del procedimiento se ajustaron las actividades, los responsables, actividades, observaciones, y puntos de control, por consiguiente cambia la numeración de las actividades.

Se elimina ANEXO 1. “Aspectos a tener en cuenta para la publicación de información en los medios electrónicos de la entidad”, por considerar que este fue incorporado, por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la página WEB en “Políticas de privacidad y condiciones de uso”.

En "Definiciones", se adiciona redes sociales y piezas comunicacionales 5.0 R.R. No. 037 28 octubre 2016 El procedimiento cambia de versión 5.0 a 6.0.

Se ajusta la redacción del Objetivo.

Actualización de la base legal aplicable al procedimiento, se agrega el Acuerdo 658 de 2016 y 664 de 2016 y las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Se debe incluye este procedimiento al nuevo Proceso Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

En la descripción del procedimiento se ajustaron las actividades, los responsables, observaciones y puntos de control, por consiguiente cambia la numeración de las REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-292 • 2018 • ENERO • 2 292 PROCEDIMIENTO PARA LA Código formato: PGD-02-05 Versión:11.0 Código documento: PPCCPI-02 Versión: 6.0 DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Página 21 de 21 Versión R.R. No. Fecha Día mes año Descripción de la modificación actividades.

Se realizan los ajustes de forma de acuerdo al Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, R.R. 027 de 2017.

R.R. No.044 6.0 28-dic-2017 293 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-293 • 2018 • ENERO • 2 Resolución Reglamentaria Número 045 (Diciembre 28 de 2017)

“Por medio de la cual se adopta la nueva versión del Manual de Identidad Institucional de la Contraloría de Bogotá, D.C.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. (E.F.) En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C. y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 35 del citado acuerdo, establece dentro de las funciones de la Oficina Asesora de Co municaciones: 1. “Diseñar y propender las políticas de comunicaciones de la Contraloría de Bogotá”. 5. “Asesorar las áreas relacionadas con la ejecución de eventos en los que se requiera resaltar las acciones e imagen de la Contraloría de Bogotá y propender por la adecuada utilización de la imagen corporativa de la Entidad”. 7. “Dirigir y atender las actividades de diseño, elaboración, edición y presentación de piezas comunicativas destinadas a garantizar la eficiente, eficaz y efectiva información de la Contraloría tanto a nivel externo como interno”. 11. “Canalizar la infor mación de la Contraloría de Bogotá hacia los medios de comunicación masivos en el ámbito distrital y local, así como ofrecer los elementos de soportes necesarios en los aspectos gráficos, visuales e informativos” 13. “Supervisar y controlar la calidad de las obras impresas de la Contraloría de Bogotá”.

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Consti tución Política de Colombia, es obligación de las au toridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que mediante Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el De partamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano (MECI), en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con los dispuesto en el artículo 5ª de la Ley 87 de 1993. (Artículo 1º).

De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políti cas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el numeral 3º del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, establece que el Eje Transversal Información y Comunica ción, “tiene una dimensión estratégica por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de las operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos”.

Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 658 de 2016, “por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones”.

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la Norma Internacional ISO 9001:2015, sustituyendo a la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certificado el Sistema de Ges tión de la Entidad por tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia la nueva norma Que en su artículo 6º del mencionado Acuerdo esta blece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagra dos en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Que mediante la circular 3-2017 16522 del Junio 27 de 2017 la Alta Dirección comunicó la actualización de la estructura del mapa de procesos a la Entidad y estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión a este nuevo esquema.

Que mediante la Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno-MECI 2014, para la Contraloría de Bogotá.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 058 del 30 de octubre de 2015, se adoptó la versión 2.0 del Manual Que el artículo 38, en su numeral 9 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, pro puestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, sim plificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-294 • 2018 • ENERO • 2 294 de Identidad Institucional, con el fin de de propender por la adecuada utilización de la imagen institucional de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que con el fin incorporar otros elementos comunicaciona les se hace necesario actualizar el Manual de Identidad Institucional para mantener coherencia dentro de los procesos, unificar el lenguaje para nuestros públicos de interés y fortalecer la reputación e imagen institucional.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 y las normas citadas anteriormente, es necesario ajustar el Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del siguiente documento

No. Documento Código Versión PPCCPI-05 3.0 1 Manual de Identidad Insti tucional.

Artículo segundo.

La Oficina Asesora de Co municaciones, será la responsable de velar por la unificación de la imagen institucional de la Entidad y su adecuado uso.

Artículo tercero.

Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del documento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema implementado.

Artículo cuarto.

Es responsabilidad de los Di rectores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los docu mentos adoptado.

Artículo quinto.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposi ciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 058 del 30 de octubre de 2015.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

295 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-295 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 1 de 67 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: María Anayme Barón Durán Grace Smith Rodado Yate Cargo: Directora Técnica Directora Técnica Dirección de Planeación Dependencia:

Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.

R.R. No. 045 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-296 • 2018 • ENERO • 2 296 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 2 de 67 Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá Andrés Castro Franco Contralor Auxiliar Sandra Rocío Ávila Forero Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones.

María Anayme Barón Durán Directora de Participación Ciudadana y Desarrollo Local Responsable del Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

Fecha: diciembre de 2017 297 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-297 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 3 de 67 TABLA DE CONTENIDO Portada......................................................................................................................... 5 Bandera........................................................................................................................ 6 Introducción.................................................................................................................. 7

1. PROTOCOLO DE COMUNICACIONES ........................................................................... 8

1.1. Oficina Asesora de Comunicaciones................................................................................ 9

2. COMUNICACIÓN EXTERNA ....................................................................................... 10

2.1. Vocería Oficial.............................................................................................................. 11 2.1.1. Manejo de la información en momentos de crisis......................................................................... 12

3. COMUNICACIÓN INTERNA ....................................................................................... 13

3.1. Emisión de mensajes institucionales............................................................................. 14 3.2. Medios virtuales.......................................................................................................... 15 3.3. Piezas comunicativas.................................................................................................... 16

4. IDENTIDAD INSTITUCIONAL ..................................................................................... 17

4.1. Identidad Institucional................................................................................................. 18 4.1.1. Marca............................................................................................................................................. 19 4.1.2. Símbolo.......................................................................................................................................... 20 4.1.3. Logotipo......................................................................................................................................... 21 4.1.4. Construcción.................................................................................................................................. 22 4.1.5. Proporciones.................................................................................................................................. 23 4.1.6. Área segura.................................................................................................................................... 24 4.1.7. Colores........................................................................................................................................... 25 4.1.8. Versiones monocromáticas............................................................................................................ 26 4.1.9. Aplicación blanco o negro.............................................................................................................. 27 4.1.10. Aplicación sobre fondos............................................................................................................... 28 4.1.11. Tamaño mínimo........................................................................................................................... 29 4.1.12. Usos incorrectos.......................................................................................................................... 30 4.1.13. Tipografías................................................................................................................................... 31 4.2. Eslogan........................................................................................................................ 32 4.2.1. Proporciones del eslogan............................................................................................................... 33 4.2.2. Aplicación de eslogan en plantilla oficial....................................................................................... 34 4.3. Papelería e impresos.................................................................................................... 35 4.3.1. Papelería interna y externa............................................................................................................ 35 4.3.2. Tarjetas y sobres............................................................................................................................ 36 4.3.3. Etiquetas de CD o DVD................................................................................................................... 37 4.3.4. Carpetas institucionales................................................................................................................. 38 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-298 • 2018 • ENERO • 2 298 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 4 de 67 4.3.5. Afiches y volantes.......................................................................................................................... 39 4.4. Elementos institucionales............................................................................................. 40 4.4.1. Bandera.......................................................................................................................................... 40 4.4.2. Pendones....................................................................................................................................... 41 4.4.3. Uniformes y otras prendas institucionales.................................................................................... 42 4.4.4. Escarapelas.................................................................................................................................... 43 4.4.5. Habladores..................................................................................................................................... 44 4.4.6. Carné.............................................................................................................................................. 45 4.4.7. Himno............................................................................................................................................ 46 4.5. Correos electrónicos..................................................................................................... 47 4.5.1. Firma de correos electrónicos........................................................................................................ 47 4.6. Audiovisuales............................................................................................................... 48 4.6.1. Logo en web................................................................................................................................... 48 4.6.2. Videos, mensajes y otros............................................................................................................... 49 4.7. Presentaciones............................................................................................................. 50 4.7.1. Publicaciones................................................................................................................................. 50 4.8. Otras aplicaciones........................................................................................................ 51 4.8.1. Imagen en vehículos...................................................................................................................... 51 4.9. Aplicaciones................................................................................................................. 52 4.9.1. Artículos......................................................................................................................................... 52 4.9.2. Estand............................................................................................................................................ 53 4.9.3. Avisos para exteriores.................................................................................................................... 54

5. REDES SOCIALES ...................................................................................................... 55

5.1. Redes Sociales.............................................................................................................. 56 5.1.1. Pautas de diseño, contenido y configuración de las cuentas........................................................ 58 5.1.2. Alcance........................................................................................................................................... 59 5.1.3. Instancias, responsabilidad y autoridad........................................................................................ 60

6. EVENTOS Y PROTOCOLO .......................................................................................... 61

6.1. Eventos y protocolo..................................................................................................... 62 6.2. Organización del evento............................................................................................... 63 6.2.1. Planificación................................................................................................................................... 63 6.2.2. Ejecución........................................................................................................................................ 64 6.3. Citaciones e invitaciones.............................................................................................. 66

7. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................ 67

299 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-299 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 5 de 67 Portada REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-300 • 2018 • ENERO • 2 300 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 6 de 67 Bandera 301 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-301 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 7 de 67 Introducción REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-302 • 2018 • ENERO • 2 302 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 8 de 67

1. PROTOCOLO DE COMUNICACIONES

303 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-303 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 9 de 67 1.1. Oficina Asesora de Comunicaciones REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-304 • 2018 • ENERO • 2 304 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 10 de 67

2. COMUNICACIÓN EXTERNA

305 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-305 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 11 de 67 2.1. Vocería Oficial REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-306 • 2018 • ENERO • 2 306 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 12 de 67 2.1.1. Manejo de la información en momentos de crisis 307 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-307 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 13 de 67

3. COMUNICACIÓN INTERNA

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-308 • 2018 • ENERO • 2 308 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 14 de 67 3.1. Emisión de mensajes institucionales 309 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-309 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 15 de 67 3.2. Medios virtuales REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-310 • 2018 • ENERO • 2 310 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 16 de 67 3.3. Piezas comunicativas 311 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-311 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 17 de 67

4. IDENTIDAD INSTITUCIONAL

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-312 • 2018 • ENERO • 2 312 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 18 de 67 4.1. Identidad Institucional 313 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-313 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 19 de 67 4.1.1. Marca REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-314 • 2018 • ENERO • 2 314 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 20 de 67 4.1.2. Símbolo 315 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-315 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 21 de 67 4.1.3. Logotipo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-316 • 2018 • ENERO • 2 316 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 22 de 67 4.1.4. Construcción 317 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-317 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 23 de 67 4.1.5. Proporciones REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-318 • 2018 • ENERO • 2 318 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 24 de 67 4.1.6. Área segura 319 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-319 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 25 de 67 4.1.7. Colores REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-320 • 2018 • ENERO • 2 320 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 26 de 67 4.1.8. Versiones monocromáticas 321 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-321 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 27 de 67 4.1.9. Aplicación blanco o negro REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-322 • 2018 • ENERO • 2 322 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 28 de 67 4.1.10. Aplicación sobre fondos 323 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-323 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 29 de 67 4.1.11. Tamaño mínimo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-324 • 2018 • ENERO • 2 324 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 30 de 67 4.1.12. Usos incorrectos 325 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-325 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 31 de 67 4.1.13. Tipografías REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-326 • 2018 • ENERO • 2 326 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 32 de 67 4.2. Eslogan 327 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-327 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 33 de 67 4.2.1. Proporciones del eslogan REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-328 • 2018 • ENERO • 2 328 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 34 de 67 4.2.2. Aplicación de eslogan en plantilla oficial 329 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-329 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 35 de 67 4.3. Papelería e impresos 4.3.1. Papelería interna y externa REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-330 • 2018 • ENERO • 2 330 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 36 de 67 4.3.2. Tarjetas y sobres 331 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-331 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 37 de 67 4.3.3. Etiquetas de CD o DVD REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-332 • 2018 • ENERO • 2 332 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 38 de 67 4.3.4. Carpetas institucionales 333 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-333 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 39 de 67 4.3.5. Afiches y volantes REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-334 • 2018 • ENERO • 2 334 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 40 de 67 4.4. Elementos institucionales 4.4.1. Bandera 335 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-335 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 41 de 67 4.4.2. Pendones REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-336 • 2018 • ENERO • 2 336 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 42 de 67 4.4.3. Uniformes y otras prendas institucionales 337 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-337 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 43 de 67 4.4.4. Escarapelas REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-338 • 2018 • ENERO • 2 338 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 44 de 67 4.4.5. Habladores 339 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-339 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 45 de 67 4.4.6. Carné REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-340 • 2018 • ENERO • 2 340 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 46 de 67 4.4.7. Himno 341 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-341 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 47 de 67 4.5. Correos electrónicos 4.5.1. Firma de correos electrónicos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-342 • 2018 • ENERO • 2 342 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 48 de 67 4.6. Audiovisuales 4.6.1. Logo en web 343 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-343 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 49 de 67 4.6.2. Videos, mensajes y otros REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-344 • 2018 • ENERO • 2 344 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 50 de 67 4.7. Presentaciones 4.7.1. Publicaciones 345 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-345 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 51 de 67 4.8. Otras aplicaciones 4.8.1. Imagen en vehículos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-346 • 2018 • ENERO • 2 346 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 52 de 67 4.9. Aplicaciones 4.9.1. Artículos 347 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-347 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 53 de 67 4.9.2. Estand REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-348 • 2018 • ENERO • 2 348 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 54 de 67 4.9.3. Avisos para exteriores 349 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-349 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 55 de 67

5. REDES SOCIALES

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-350 • 2018 • ENERO • 2 350 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 56 de 67 5.1. Redes Sociales 351 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-351 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 57 de 67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-352 • 2018 • ENERO • 2 352 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 58 de 67 5.1.1. Pautas de diseño, contenido y configuración de las cuentas 353 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-353 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 59 de 67 5.1.2. Alcance REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-354 • 2018 • ENERO • 2 354 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 60 de 67 5.1.3. Instancias, responsabilidad y autoridad 355 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-355 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 61 de 67

6. EVENTOS Y PROTOCOLO

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-356 • 2018 • ENERO • 2 356 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 62 de 67 6.1. Eventos y protocolo 357 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-357 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 63 de 67 6.2. Organización del evento 6.2.1. Planificación REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-358 • 2018 • ENERO • 2 358 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 64 de 67 6.2.2. Ejecución 359 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-359 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 65 de 67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-360 • 2018 • ENERO • 2 360 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 66 de 67 6.3. Citaciones e invitaciones 361 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-361 • 2018 • ENERO • 2 MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL Código formato: PGD-02-02 Versión 11.0 Código documento:PPCCPI-05 Versión: 3.0 Página 67 de 67

7. CONTROL DE CAMBIOS

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año 1.0 R.R. No. 028 22 octubre 2014 El Manual de Identidad cambia de versión.

Se ajustó el formato a la nueva estructura establecida en el Procedimiento para el Control de Documentos del SIG.

Se ajustó la estructura del Manual de Identidad Institucional, con el fin de que los funcionarios conozcan de manera general los lineamientos a seguir para el manejo de la comunicación institucional, lo cual permitirá mantener coherencia dentro de los procesos, unificar el lenguaje para nuestros públicos de interés y fortalecer la reputación e imagen institucional.

2.0 R.R. No. 058 30 octubre 2015 Manual de Identidad Institucional cambia de versión de 2.0 a 3.0.

Se actualizó e incorporó otros elementos comunicacionales en el Manual de Identidad Institucional lo que permitirá mantener coherencia dentro de los procesos, unificar el lenguaje para nuestros públicos de interés y fortalecer la reputación e imagen institucional.

Se ajustó el manual a la nueva estructura definida en el Procedimiento para Mantener la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 027 el 25 de agosto de 2017.

3.0 R.R. No. 045 28-dic-2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-362 • 2018 • ENERO • 2 362 Resolución Reglamentaria los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Número 046 (Diciembre 28 de 2017)

“Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana”.

EL CONTRALOR DE BOGOTA, D.C. (E.F.) En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 658 de 2016, modificado parcialmente por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C. y Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar De Control Interno – MECI 2014, para la Contraloría de Bogotá D.C. de conformidad con el Decreto 943 de 2014 DAFP, que consagra como uno de los ele mentos del componente de Direccionamiento Estratégico el Modelo de Operación por Procesos, el cual establece que la forma en la que se realizan los procesos se puede evidenciar a través de procedimientos, entendidos éstos como el conjunto de especificaciones, relaciones y orde namiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública.

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 012 del 11 de mayo de 2015, se adoptó la versión 4.0 del Procedi miento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana el cual debe ser actualizado teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2015 NTC GP 1000:2015.

RESUELVE:

Que el artículo 269 de la Constitución Política, consagra la obligación de las entidades públicas de diseñar métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, y el artículo 4 de la Ley 87 de 1993, contempla los elementos del sistema de control interno institucional, entre ellos, la definición de políticas como guías de acción, los procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento:

No. Documento/procedimiento Versión Código 5.0 P P C C P I
- 03

1. Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana.

Artículo segundo.

Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema que se implemente en la entidad.

Que el artículo 270 de la citada Constitución Política, ordena la organización de formas y sistemas de partici pación ciudadana para la vigilancia de la gestión pública y mediante las Leyes 134 de 1994, 850 de 2003, el Acuerdo 142 de 2005, expedido por el Concejo de Bogotá D.C. y la Ley Estatutaria 1757 de 2015, se han establecido mecanismos de participación ciudadana, entre ellos las veedurías ciudadanas y se han desarrollado procedimien tos y requisitos para que la comunidad ejerza de manera organizada y asociativa la vigilancia a la gestión pública.

Artículo tercero.

Es responsabilidad de los Directo res, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación del documento adoptado.

Artículo cuarto.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las dispo siciones que le sean contrarias, en especial la Reso lución Reglamentaria No. 12 del 11 de mayo de 2015.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Que la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectivi dad del control de la gestión pública”, establece estrategias de participación ciudadana en la lucha contra la corrupción, entre ellas que las entidades y organismos de la Admi nistración Pública realicen las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., que en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autono mía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con 363 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-363 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 1 de 20 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Dirección Técnica de Planeación Nombre: María Anayme Barón Durán Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Técnico 009-04 Director Técnico 009-04 Dependencia: Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local R.R. No. 046 Fecha: 28 DE DICIEMBRE DE 2017

1. OBJETIVO GENERAL:

Establecer las actividades para articular la gestión institucional con la ciudadanía mediante el uso adecuado y oportuno de los mecanismos de participación ciudadana, el desarrollo de labores de pedagogía social, divulgación y sensibilización de los ciudadanos para la generación de acciones estratégicas como espacios de participación que permitan el ejercicio del control social articulado con el control fiscal.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Formular acciones estratégicas con las organizaciones sociales y la ciudadanía, que logren integrar al ciudadano en el ejercicio del control fiscal, a través de ejercicios de pedagogía social formativa e ilustrativa, de divulgación y sensibilización.

Identificar líneas temáticas de interés para la ciudadanía o problemáticas que afectan a la comunidad, a través del uso de mecanismos técnicos de análisis que permitan obtener información sobre los índices de satisfacción que la Contraloría de Bogotá logra obtener en los clientes, que sirvan de lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la Planificación y programación de las acciones ciudadanas y las actividades de control social a desarrollar y termina con la Gestión y/o realización de la medición de la satisfacción del cliente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-364 • 2018 • ENERO • 2 364 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 2 de 20

3. BASE LEGAL:

4 de julio de 1991 En particular los Artículos 2, 3, 20, 23, 74, 95, 103 y 270.

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Constitución Política de Colombia Ley 80 28 de octubre de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. Artículo 66.

Ley 134 31 de mayo de 1994 “Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana”.

Ley 136 2 de junio de 1994 “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”. Artículo 141 Ley 472 5 de agosto de 1998 “Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones”.

Ley 489 29 de diciembre de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”

Ley 594 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.” Artículo 27 Ley 850 18 de noviembre de 2003 “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”

Ley 962 8 de julio de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Artículo 3, 7, 8 y 9 Ley 1437 18 de enero de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Artículos 3, 5, 7 y 8 Ley 1474 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

Ley 1712 6 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Ley Estatutaria 1757 6 de julio de 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”. Decreto Ley 1421 21 de julio de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" En particular los Artículos 6 y 365 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-365 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 3 de 20 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN 60”.

Decreto 028 10 de enero de 2008 “Por medio del cual se define la estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con recursos del Sistema General de Participaciones.” Artículos 17; 18; 19 y 20 Decreto 2641 17 de diciembre de 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011”. Artículo 1º Decreto 2573 12 de diciembre de 2014 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones"

Acuerdo 519 26 de diciembre de 2012 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”

Acuerdo 658 21 de diciembre de 2016 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 664 28 de marzo de 2017 “Por el cual se modifica parcialmente el acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se dictan otras disposiciones”.

22 de agosto de 2017 Resolución Reglamentaria 026 “Por la cual se agrupan, clasifican y asignan por sectores, los sujetos de vigilancia y control fiscal a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización de la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones.”

4. DEFINICIONES:

ACCIONES CIUDADANAS:

Espacio con que cuenta el ciudadano para actuar activamente con la Contraloría de Bogotá ejerciendo la participación ciudadana en el control social de manera articulada con el control fiscal.

ARTICULACIÓN DEL CONTROL SOCIAL CON EL CONTROL FISCAL:

El Control Social es el derecho y el deber de los ciudadanos a participar de manera individual o a través de sus organizaciones, redes sociales e instituciones, en la vigilancia REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-366 • 2018 • ENERO • 2 366 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 4 de 20 de la gestión pública y sus resultados y tiene como objeto el seguimiento y evaluación de las políticas públicas y la gestión desarrollada por las entidades Distritales y por los particulares que ejerzan funciones públicas. La ciudadanía, de manera individual o por intermedio de organizaciones constituidas para tal fin, podrá desarrollar el control social a las políticas públicas y a la equitativa, eficaz, eficiente y transparente prestación de los servicios públicos de acuerdo con lo establecido en la regulación aplicable y correcta utilización de los recursos y bienes públicos. (Artículos 60 y 61 Ley 1757 de 2015)

Para efectos de apoyar a la ciudadanía en el desarrollo del Control Social, las diferentes Direcciones Sectoriales de la Contraloría de Bogotá D.C., con la coordinación de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, pueden programar y desarrollar las siguientes acciones:

AUDIENCIA PÚBLICA:

Son espacios de participación ciudadana, abierto a la comunidad interesada, que tienen como propósito principal realizar el proceso de rendición social de cuentas o discutir acerca de problemas específicos en la prestación de un bien o servicio a cargo de la Administración Distrital y/o de particulares que administran o manejan recursos públicos distritales, previamente determinados en mesas preparatorias, los cuales afectan directamente a la comunidad interesada y que requieren solución por parte de los sujetos de control.

Las audiencias públicas podrán ser programadas y convocadas por las Direcciones Sectoriales, de acuerdo con la temática específica del problema detectado, para lo cual se debe como mínimo determinar: el problema a tratar, la entidad o entidades responsables, la posible fecha de realización y los funcionarios de la administración que podrán ser invitados a la audiencia pública.

La dirección de la audiencia pública estará a cargo de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, dependencia que brindará el apoyo logístico necesario para desarrollar el evento y coordinará con la Dirección Sectorial correspondiente, el informe sobre resultados de la audiencia pública y las labores de seguimiento posteriores que sean pertinentes.

La audiencia pública para la rendición anual de cuentas del Señor Contralor, será organizada y desarrollada por las Direcciones de Apoyo al Despacho y Participación Ciudadana y Desarrollo Local, conforme a lo establecido en el Manual de Rendición de Cuentas de la Entidad.

AUDITORÍA SOCIAL:

367 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-367 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 5 de 20 Conjunto de programas, procedimientos, técnicas o informes que puede realizar la Contraloría de Bogotá, con la cooperación de la ciudadanía en el ejercicio del proceso auditor o en el desarrollo de las acciones ciudadanas (mesas de trabajo, inspecciones a terreno, revisión de contratos, entre otros).

COMITÉ LOCAL DE CONTROL SOCIAL:

Los Comités Locales de Control Social son escenarios abiertos por la Contraloría de Bogotá D.C. en las localidades, con el propósito de enlazar permanentemente la gestión institucional con los ciudadanos en sus diversas formas de organización, para la generación conjunta de acciones ciudadanas que permiten su ejercicio articulado con el control fiscal.

Los resultados de las reuniones del Comité Local de Control Social pueden generar insumos para el proceso auditor que realizan las distintas Direcciones Sectorial de la Contraloría.

Los Gerentes de Localidad de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, son responsables de organizar y efectuar los comités locales de Control Social en cada localidad y deben programar como mínimo 3 reuniones en cada vigencia.

CONFERENCIA:

Modalidad de presentación temática por parte de uno o varios expertos; es ideal para formar o informar a grandes auditorios, pues se parte de la experticia de un expositor en el tema señalado.

CONTRALORES ESTUDIANTILES:

Es un mecanismo de participación de carácter pedagógico y formativo en el ejercicio del control fiscal, que estimula desde el colegio la cultura del control social (Acuerdo 401 de 2009) y que se encarga de promover y actuar, como veeduría ciudadana, en el buen uso de los recursos y de los bienes públicos de las instituciones educativas del Distrito.

CONVERSATORIOS:

Técnicas de grupo que pueden tener carácter académico o no formal. En éstas se escuchan las ideas de los ciudadanos participantes en torno a un tema central. Esta técnica es ideal en casos donde todos tienen conocimientos previos sobre el tema y buenos niveles de participación y confianza. Se requiere de un moderador que centre la discusión y/o exposición de ideas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-368 • 2018 • ENERO • 2 368 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 6 de 20 CURSO:

Agrupación temática que tiene por objeto que un grupo de ciudadanos apropien unos conocimientos básicos o específicos. Las reglas de los cursos son auto impuestas en cuanto a intensidad horaria, profundidad y/o evaluación. Cuando hacen parte del currículum de una institución educativa son regulados por esta última.

DENUNCIA SOCIAL COMO INSUMO DEL CONTROL FISCAL:

La denuncia está constituida por la narración de hechos constitutivos de presuntas irregularidades por el uso indebido de los recursos públicos, la mala prestación de los servicios públicos en donde se administren recursos públicos y sociales, la inequitativa inversión pública o el daño al medio ambiente, puestos en conocimiento de los organismos de control fiscal, y podrá ser presentada por las veedurías o por cualquier ciudadano (Artículo 69 Ley 1757 de 2015).

La denuncia ciudadana debe ser atendida por la Contraloría conforme al procedimiento descrito en el Artículo 70 de la Ley 1757 de 2015, bajo la coordinación de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, dependencia encargada de conocer la denuncia, determinar la Dirección Sectorial competente, dar traslado de la denuncia para que se incluya en el proceso auditor y garantizar la respuesta al ciudadano.

DIPLOMADO:

Es una modalidad de la Educación no formal para desarrollar una temática específica con un nivel medio o alto de complejidad. Los diplomados están dirigidos a grupos medianos que compartan un interés común y que se comprometan con unos productos finales y asistencia permanente en las diferentes sesiones que se lleven a cabo. Los diplomados normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varía según su objetivo.

DIVULGACIÓN DE RESULTADOS DE GESTIÓN DEL PROCESO AUDITOR (CONTROL FISCAL MICRO) Y DE LOS INFORMES, ESTUDIOS Y/O PRONUNCIAMIENTOS (CONTROL FISCAL MACRO):

Es una actividad pública en que el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y de Estudios de Economía y Política Pública, las Direcciones Sectoriales y las Gerencias de Localidad dan a conocer a la ciudadanía los resultados de los procesos misionales.

369 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-369 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 7 de 20 FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DE CIUDADANOS PARA EL CONTROL SOCIAL:

Consiste en brindar a los ciudadanos espacios especiales para la formación en temas específicos del Control de los recursos y bienes públicos con el fin de contar con una ciudadanía preparada y consciente de la importancia del buen uso de los recursos y bienes que se han puesto a disposición del gestor público, generando cultura ciudadana de control, con el propósito de vincular a la ciudadanía en el Control Fiscal que realiza la Contraloría, de tal forma que se logren propiciar insumos para el proceso auditor realizado por el Organismo de Control.

La formación y sensibilización de ciudadanos hace parte de la Pedagogía Ciudadana que imparte la Contraloría de Bogotá D.C., como herramienta social desarrollada a través de medios formales e informales, con el objeto de contar con ciudadanos comprometidos con la gestión que desarrolla la entidad.

Los instrumentos de formación y sensibilización ciudadana que pueden utilizarse son entre otros los siguientes: Elaboración y distribución de volantes informativos, cartillas pedagógicas, cuadernos, afiches, pendones, pancartas entre otros, y la programación y realización de talleres, foros, paneles, seminarios, cursos, diplomados, conferencias, entre otros etc.

FOROS Y PÁNELES:

Estas técnicas van dirigidas a grupos medianos y grandes y convocan la presencia de expertos que presentan disertaciones sobre un tema específico. La diferencia entre el foro y el panel radica en la interacción que se logra con el auditorio, pues en un foro es habitual que los asistentes conozcan del tema y puedan presentar sus desarrollos de manera menos formal que los expertos, pero en el panel se obedece más a una jerarquía de saberes donde se espera y se está atento fundamentalmente a los aportes de los panelistas centrales. En ambas acciones se requiere de un moderador y se puede acompañar de comentaristas que pongan en tensión o en relación las principales ideas de los expositores.

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL SOCIAL:

Son mecanismos con que cuenta el ciudadano para interactuar con la Contraloría y adelantar actuaciones específicas de control de los recursos y bienes públicos de propiedad del Distrito, bajo la coordinación y orientación de la Contraloría de Bogotá D.C., REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-370 • 2018 • ENERO • 2 370 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 8 de 20 con el fin de contar con ciudadanos comprometidos y capacitados en labores de control y auditoría.

INSTRUMENTOS DE INTERACCIÓN DEL CIUDADANO CON LA CONTRALORÍA:

Son las audiencias públicas, rendiciones de cuentas, visitas de inspección y revisión de contratos.

JORNADA DE FORMACIÓN:

El principal interés es actualizar o formar a un grupo de personas pertenecientes a un sector, grupo o institución que tienen objetivos muy precisos. Las Jornadas de formación normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varía según su objetivo.

MECANISMOS DE CONTROL SOCIAL A LA GESTIÓN PÚBLICA:

Acciones que desarrollan los ciudadanos y/o organizaciones sociales vinculadas en el ejercicio de control social en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública, de acuerdo con lo normado en el artículo 78 de la Ley 1424 de 2011.

MESA DE TRABAJO CIUDADANA:

Es un espacio de reunión ciudadana en el cual podrán participar ciudadanos interesados y bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá, con representantes técnicos de las entidades citadas o invitadas para tratar asuntos relacionados con temas de evaluación en el marco del ejerció del control social con el fin de comprometer acciones correctivas, preventivas o de mejora sobre posibles fallas o irregularidades detectadas.

La Contraloría de Bogotá, como garante de las acciones acordadas, levantará un acta para la firma de los participantes en la que se especifique la acción, la entidad responsable de realizarla y la posible fecha de su culminación. Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la mesa de trabajo ciudadana y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

PEDAGOGÍA SOCIAL FORMATIVA E ILUSTRATIVA:

371 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-371 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 9 de 20 Uso de herramientas impresas y/o audiovisuales que transmitan mensajes concretos que condensen conceptos y palabras claves de fácil recordación en torno al ejercicio responsable de la participación ciudadana control social y las acciones ciudadanas de la Contraloría.

PIEZA COMUNICATIVA:

Volantes informativos, cartillas, carnés ciudadanos, folletos afiches, pendones y plegables, entre otros.

PROMOCIÓN, DIVULGACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN:

Formas de incentivar en los ciudadanos interés por participar activamente en el ejercicio del control social, que propendan por motivar la participación ciudadana para controlar la gestión pública de manera individual o colectiva.

REDES SOCIALES:

Las Redes son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones en contextos de complejidad. Un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos que se identifican en las mismas necesidades y problemáticas y que se organizan para potenciar sus recursos.” (Redes Sociales Agosto 7, 2008 por Michfer)

RENDICIÓN DE CUENTAS:

Se entiende por rendición de cuentas el proceso por el cual la Contraloría de Bogotá D.C. informa, explica y da a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos y a la sociedad civil, a partir de la promoción del diálogo (Artículo 48 de la Ley 1757 de 2015). La rendición de cuentas implica la responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública del Organismo de Control para informar a los ciudadanos sobre los avances y retos en la planeación, ejecución y/o en el seguimiento y evaluación del plan estratégico de la entidad.

La rendición de cuentas se entiende como una obligación y una responsabilidad permanente de la organización y de todos los servidores públicos al servicio de la entidad, de informar y explicar sus actuaciones u omisiones a los ciudadanos, que tienen el derecho de exigir dicha información y explicaciones, así como la responsabilidad de retroalimentar la gestión – para mejorar o corregir comportamientos o prácticas indebidas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-372 • 2018 • ENERO • 2 372 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 10 de 20 La Contraloría de Bogotá D.C. en cabeza del Señor Contralor debe rendir cuentas a los ciudadanos por lo menos una vez al año, la cual se llevará a cabo en audiencia pública, programada bajo la coordinación de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, conforme a lo establecido en el Manual de Rendición de Cuentas de la entidad.

REVISIÓN DE CONTRATOS Y/O VISITAS DE INSPECCIÓN A TERRENO:

Es un espacio en el cual los ciudadanos interesados en participar directamente en el Control Fiscal con la Contraloría de Bogotá D.C., según lo planeado en el Plan Anual de Acciones Ciudadanas, se vinculan al Control Fiscal con el acompañamiento de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., designados por la Dirección Sectorial correspondiente para verificar la ejecución, el cumplimiento del objeto, la oportunidad, la calidad de los bienes y servicios suministrados y el cumplimiento de los planes, programas y proyectos que se pretenden atender por parte del sujeto de control.

Los auditores de la Contraloría de Bogotá D.C., aplicaran las técnicas, procedimientos y normas de auditoría requeridas conjuntamente con los ciudadanos interesados, incluirán los contratos en las muestras de auditoría respectivas si a ello hubiere lugar y plasmarán los resultados obtenidos en los informes de auditoría correspondientes.

La revisión de contratos y/o visitas de inspección serán coordinadas con la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local y la Gerencia de Localidad correspondiente.

SEMINARIO:

Conjunto de ciudadanos que se auto-instituyen en un grupo de estudio, formación o trabajo en el marco de un tema específico. Como modalidad académica que se desarrolla programáticamente en torno a un tema, en el seminario es frecuente que diferentes expertos asistan a sesiones secuenciales y vayan presentando un tema de menor a mayor complejidad para los asistentes, en ocasiones las diferentes sesiones no tienen que ver con la complejidad del conocimiento, sino con conocer diferentes posturas frente al tema. Los seminarios de esta modalidad normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varía según su objetivo.

SOCIALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA PLANEACIÓN DEL PROCESO AUDITOR:

373 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-373 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 11 de 20 Se comunica a la ciudadanía los documentos de planeación del proceso auditor, con el propósito de dar a conocer las labores de Control Fiscal programadas, obtener insumos ciudadanos y vincular a la comunidad en el ejercicio fiscalizador.

TALLERES:

Actividad grupal que se desarrolla desde la lógica de una aplicación práctica de conceptos o teorías. Normalmente el taller se preocupa por estimular actitudes o reforzar conocimientos. Dependiendo de las estrategias que se utilicen y el tema, el taller puede estar dirigido a pequeños o grandes grupos. Los talleres no necesariamente implican secuencialidad.

VEEDURÍA CIUDADANA:

Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público”. (Artículo 1 de la Ley 850 de 2003). Cuando los ciudadanos decidan constituir mecanismos de control social de la administración, en particular mediante la creación de veedurías ciudadanas, la administración estará obligada a brindar todo el apoyo requerido para el ejercicio de dicho control (artículo 33 de Ley 489 de 1998).

4.1. CLASIFICACIÓN DE LAS ACCIONES CIUDADANAS Y ACTIVIDADES DE CONTROL SOCIAL.

TIPO DE ACCIÓN CIUDADANA. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL SOCIAL.

1. Pedagogía Social Formativa e Ilustrativa.

1.1. Piezas comunicativas. 1.2. Conversatorios 1.3. Talleres 1.4. Foros y Paneles 1.5. Diplomado 1.6. Seminario 1.7. Curso 1.8. Conferencia 1.9. Jornada de formación

2. Instrumentos de Interacción.

2.1. Audiencia Pública 2.2. Rendición de cuentas 2.3. Mesa de Trabajo ciudadana 2.4. Inspección a terreno 2.5. Revisión de contratos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-374 • 2018 • ENERO • 2 374 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 12 de 20

3. Promoción, divulgación y sensibilización.

3.1. Socialización de los documentos de la planeación del Proceso Auditor. 3.2. Divulgación de resultados de gestión del proceso auditor (control fiscal micro) y de los informes, estudios y/o pronunciamientos (control fiscal macro).

4. Mecanismos de control social a la gestión pública.

4.1. Auditoría Social 4.2. Comité Local de Control Social 4.3. Veedurías ciudadanas 4.4. Redes sociales 4.5. Contraloría Estudiantil 375 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-375 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 13 de 20

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Director de Participación 1 Ciudadana y Desarrollo Local y/o Subdirector de Plan Anual de Acciones Ciudadanas – Anexo 1 Gestión Local.

Planifica y programa las acciones ciudadanas y las actividades de control social a desarrollar.

El Plan se generará a partir de los insumos definidos en la caracterización del Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas.

La planificación se realizará de manera participativa con las Gerencias de Localidad y Sectoriales que aporten o sugieran temas de impacto.

La planificación y programación se hará teniendo en cuenta la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” establecida en el numeral 4.1 de este procedimiento.

Director de Participación 2 Ciudadana y Desarrollo Local y/o Subdirector de Actualiza el Plan Anual de Acciones Ciudadanas.

Gestión Local.

Aplica en caso de que se requiera algún tipo de ajuste o modificación debidamente justificado.

Para esta actividad se deberá aplicar la metodología establecida en el “Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG” del Proceso Gestión Documental o la metodología vigente aplicable.

Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.

3 Subdirector de Gestión Local.

Se convocará (de ser necesario), a las entidades gubernamentales y/o no gubernamentales y a las dependencias de la Contraloría que tengan competencia sobre las temáticas de las acciones ciudadanas y las actividades de control social a desarrollar.

Gerentes de Organiza y coordina la ejecución de las acciones ciudadanas y las actividades de control social a desarrollar.

Localidad.

4 Director Técnico Sectorial Responsable y/o Ejecuta las acciones ciudadanas y Acta.

Listado de Aplica para los directores Técnicos Sectoriales solo en el evento de que sean los directamente responsables REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-376 • 2018 • ENERO • 2 376 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 14 de 20 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Gerente de Localidad. asistencia – Anexo 2 las actividades de control social programadas. de ejecutar acciones ciudadanas y actividades de control social.

Se utilizará el modelo de acta vigente, establecido en el “Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG” del Proceso Gestión Documental o el modelo del procedimiento vigente aplicable y en ella se registrará la trazabilidad y el resultado del evento realizado. Se podrán adjuntar registros fotográficos.

Se generarán los registros adicionales que se requieran para evidenciar y soportar la ejecución de las acciones ciudadanas y las actividades de control social y los productos o servicios generados y entregados.

Director Técnico Sectorial Director Técnico Sectorial 5 Responsable y/o Gerente de Localidad.

Reporta a la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local las acciones ciudadanas y las actividades de control social ejecutadas.

Aplica para los directores Técnicos Sectoriales solo en el evento de que hayan sido los directamente responsables de ejecutar acciones ciudadanas y actividades de control social.

Los reportes se harán teniendo en cuenta la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” establecida en el numeral 4.1 de este procedimiento y la periodicidad, la forma y el contenido serán definidos por la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, de conformidad con la normatividad y procedimientos vigentes aplicables.

Solo se deberán reportar aquellas acciones y actividades que cuenten con los soportes que evidencien su ejecución.

377 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-377 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 15 de 20 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Director De Participación Ciudadana Y Desarrollo Local Esta actividad deberá realizarse teniendo en cuenta los lineamientos, requisitos, directrices y la normatividad vigente aplicable al tema.

6 Subdirector De Gestión Local Gestiona y/o realiza la medición de la satisfacción del cliente.

Gerentes De Localidad REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-378 • 2018 • ENERO • 2 378 INVOLUCRADOS (9) CIUDADANOS DE ACTIVIDADES Código Formato: PPCCPI–03-01 Versión: 1.0 Código documento: PPCCPI–03 Versión 5.0 Página X de Y Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 16 de 20 SOCIAL (7) NOMBRE DEL TEMA (8) CANTIDAD VERSIÓN: ___

VIGENCIA:____

(6) NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL PROCEDIMIENTO PARA EL PLAN ANUAL DE ACCIONES CIUDADANAS CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CIUDADANA RESPONSABLE (5) TIPO DE ACCIÓN (4) DEPENDENCIA (2) NOMBRE DEL PROCESO: Al que corresponde el documento de acuerdo con el mapa de procesos vigente del Sistema Integrado de Gestión.

6. ANEXOS

Anexo 1 - Plan Anual de Acciones Ciudadanas.

(1) FECHA DE APROBACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL PLAN:

(2) NOMBRE DEL PROCESO:

(3) NOMBRE DEL RESPONSABLE:

INSTRUCTIVO:

(1) FECHA DE APROBACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL PLAN: A partir de esta situación se genera una nueva versión del documento.

(9) CIUDADANOS INVOLUCRADOS: Cantidad de personas a las que se pretende llegar con los eventos desarrollados.

(3) NOMBRE DEL RESPONSABLE: Nombre del funcionario responsable de acuerdo con el mapa de procesos vigente del Sistema Integrado de Gestión.

(4) DEPENDENCIA RESPONSABLE: De organizar y o ejecutar el evento (s)

(5) TIPO DE ACCIÓN CIUDADANA: Relacione el que corresponda de la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” numeral 4.1 de éste procedimiento.

(6) NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL SOCIAL: Relacione el que corresponda de la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” numeral 4.1 de éste procedimiento.

(7) NOMBRE DEL TEMA:

Que se tratará en el evento (s).

(8) CANTIDAD DE ACTIVIDADES:

Que se programan de acuerdo con el tema, actividad y acción ciudadana definida.

379 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-379 • 2018 • ENERO • 2 (14) CORREO ELECTRÓNICO (15) FIRMA Código Formato: PPCCPI–03-02 Versión: 5.0 Código documento: PPCCPI–03 Versión 5.0 Página X de Y (13)

Y/O ENTIDAD ORGANIZACIÓN TELÉFONO Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 17 de 20 LOCALIDAD (12)

DIRECCIÓN (11)

LISTADO DE ASISTENCIA DOCUMENTO (10)

PROCEDIMIENTO PARA EL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL ACCIONES CIUDADANAS Y ACTIVIDADES DE CONTROL SOCIAL (7) N° (8) NOMBRES Y APELLIDOS (9) N° DE (6) RESPONSABLE: ______________________________________________________________________________________

(5) FECHA: _____________________________________________________________________________________________

(13) ORGANIZACIÓN Y/O ENTIDAD: A la que pertenece el asistente.

(14) CORREO ELECTRÓNICO: Del asistente.

(15) FIRMA: Del asistente.

(3) LUGAR: _____________________________________________________________________________________________

(4) DIRECCION SECTORIAL Y/O GERENCIA DE LOCALIDAD: ___________________________________________________

(4) DIRECCION SECTORIAL, DEPENDENCIA Y/O GERENCIA DE LOCALIDAD: Dependencia(s) que programa (n) y ejecuta (n) el evento.

(5) FECHA: Día, mes, año en que se realiza el evento.

(6) RESPONSABLE: Nombre de la persona natural o jurídica responsable del desarrollo del evento.

(7) N°: Orden de los asistentes.

(10) DIRECCIÓN: De residencia del asistente.

(11) LOCALIDAD: De Bogotá a la que pertenece el asistente.

(12) TELÉFONO: Número telefónico (celular o fijo) el asistente.

(8) NOMBRES Y APELLIDOS: Del participante en el evento (9) N° DE DOCUMENTO: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o documento que aplique.

(2) NOMBRE ACTIVIDAD DE CONTROL SOCIAL_______________________________________________________________ éste procedimiento.

(2) NOMBRE ACTIVIDAD DE CONTROL SOCIAL: Relacione el que corresponda de la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” numeral 4.1 de éste procedimiento.

(3) LUGAR: Sitio y dirección donde se desarrolla el evento.

Anexo 2 - Listado de asistencia.

(1) NOMBRE DE ACCIÓN CIUDADANA_______________________________________________________________________ INSTRUCTIVO:

(1) NOMBRE DE ACCIÓN CIUDADANA: Relacione el que corresponda de la “Clasificación de las acciones ciudadanas y actividades de control social” numeral 4.1 de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-380 • 2018 • ENERO • 2 380 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 18 de 20

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión R.R. No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año 1.0 R.R. 21 DE 2010 Se incorpora el Anexo 3 “Metodología actuaciones con base en alertas ciudadanas” al Procedimiento Control Social a la gestión pública articulado al proceso MICRO y Procedimiento para la recepción y trámite de los Derechos de petición, en el marco de la implementación del aplicativo “Yo Soy Bogotá” Se varió el objetivo del procedimiento. Se actualizó la base legal. Se adicionaron las definiciones del aplicativo, alertas y Metodología. Se modificaron las actividades 8 y 9 de la descripción del procedimiento Se eliminó el formato de acta. 2.0 R.R. 019 del 12 octubre de 2012 El procedimiento cambió a versión 3.0.

El Procedimiento se ajustó de acuerdo con lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 020 de mayo 09 de 2013, mediante la cual se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se formaliza el nuevo mapa de procesos de la entidad, en consecuencia modificar el código del procedimiento por 02001.

Se cambió del nombre del procedimiento: El nuevo nombre es: Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana.

Numeral 1.1 - OBJETIVOS ESPECIFICOS. Inclusión de la palabra organizaciones sociales.

Numeral 2: Ajuste del alcance del procedimiento.

Numeral 3. Actualización de la Base Legal.

Numeral 4 - Definiciones: Eliminación del Agenciamiento Transversal, de Articulación Institucional y Coordinación, estableciendo la nueva definición “Gestión Articulada.

Numeral 4.2 - acciones ciudadanas especiales, se ajusta la definición quedando: “Espacio con que cuenta el ciudadano para actuar activamente con la Contraloría de Bogotá para ejercer la participación ciudadana en el control social articulado al control fiscal. Mediante el desarrollo de las Acciones Ciudadanas Especiales las Direcciones Sectoriales pueden direccionar los insumos ciudadanos como derechos de petición, denuncias, quejas, consultas, reclamos, comentarios y peticiones activando las acciones 381 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-381 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 19 de 20 Versión R.R. No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año implantadas de la Contraloría, a saber.

De los numerales 4.2.1 y 4.2.2, se ajustan las definiciones y se incluye para LOS INSTRUMENTOS DE INTERACCIÒN “las premesas de trabajo”.

El numeral 4.2.3 - Mecanismos de Participación Ciudadana, se elimina por tratarse de espacios establecidos constitucionalmente para el quehacer de la participación ciudadana en general, pero no al desarrollo propio del control social en el marco misional de la Contraloría.

Numeral 4.2.4. Promoción, Divulgación y Sensibilización: Se ajustan las definiciones con base en el Acuerdo 519 de 2012.

Numeral 4.3. Control Social: Se ajusta la definición enmarcada en el cambio de nombre del Proceso de Participación Ciudadana Las actividades que aparecen con los Nos. 4.3.1.7.1; 4.3.1.7.2; 4.3.1.8.

El Anexo 3 - Metodología Actuaciones con base en alertas ciudadanas que están actualmente, se deben elimina, toda vez que éstas obedecen a tareas propias del numeral 4.3.1.7 Aplicativo Yo Soy Bogotá y no se requiere su especificación detallada en el Procedimiento.

Numeral 4.4 - Base de Datos del Control Social se ajusta su definición quedando. 4.4. BASE DE DATOS DEL CONTROL SOCIAL: Mecanismo de reporte de la participación ciudadana en la página Web de la Contraloría, que contiene la relación de clientes participantes en las acciones ciudadanas especiales, mecanismos de interacción y de control social realizados por la Contraloría de Bogotá.

Numeral 4.5. Medición de satisfacción del cliente: Se especifica que se realiza una vez en cada vigencia.

Numeral 7- Descripción del Procedimiento: Se actualizan los nombres de cada responsable con base en el Acuerdo 519 de 2012.

Numeral 7 -Descripción del Procedimiento. Se ajusta la actividad 1, 3, 4 se elimina la conformación y todas las actividades relacionadas con el Equipo de Agenciamiento REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-382 • 2018 • ENERO • 2 382 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PPCCPI - 03 Versión: 5.0 Página 20 de 20 Versión R.R. No. Fecha Día mes Descripción de la modificación año Transversal y se remplaza por la presentación al Director de Participación Ciudadana de una propuesta ciudadana o problemática específica para adelantar Acciones Ciudadanas Especiales y la coordinación y orientación de la Dirección de Participación para el desarrollo de las Acciones Ciudadanas Sociales de las Actividades 1 a 11.

Así mismo los numerales 8 y 9, se elimina el registro Reporte Magnético de la Acción ciudadana en la BDCS y se deja ésta como una actividad solamente. 3.0 R.R. 039 de octubre 23 de 2013 Se modificó el alcance y base legal del procedimiento.

En la descripción del procedimiento se incluye el numeral 6.2 relacionado con las actividades y responsabilidades para la carga de información, actualización y seguimiento de los comentarios ciudadanos del aplicativo “Yo Soy Bogotá”. 4.0 R.R. 012 de mayo 11 de 2015 Se crea el Plan Anual de Acciones Ciudadanas y las actividades para su formulación y actualización.

Se simplifica el procedimiento.

Se organizan y clasifican los conceptos y categorías relacionadas con Acciones Ciudadanas y Actividades de Control social.

Se excluye del procedimiento la base de datos del control social y la utilización del aplicativo “Yo Soy Bogotá”.

Se incluyen dos anexos:

Anexo 1 - Plan Anual de Acciones Ciudadanas. Anexo 2 - Listado de asistencia.

5.0 R.R. 046 28-dic-2017 383 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-383 • 2018 • ENERO • 2 mediante acto de Resolución Reglamentaria Número 047 (Diciembre 28 de 2017) delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

“Por la cual se asigna competencia para el trámite de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva, se modifican los procedimientos y se dictan otras disposiciones”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017, y Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, … los representantes legales de organismos y entidades que posean una estructu ra independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la Ley y los actos orgánicos respectivos en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente Ley.”

CONSIDERANDO:

Que conforme al numeral 5° del artículo 268 de la Constitución Política, el Contralor General de la Re pública tiene como atribución establecer la responsa bilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la Jurisdicción Coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

Que la Ley 610 del 15 de agosto de 2000, estableció el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías y en su artículo 64 dispuso que, “Para establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, los contralores podrán delegar esta atribución en las dependencias que, de acuerdo con la organización y funcionamiento de la entidad, existan, se creen o se modifiquen, para tal efecto. En todo caso, los contralores podrán conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra los actos de los delegatarios”.

Que tal como lo señala el artículo 272 ibídem, los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268.

Que el Decreto Ley 1421 de 1993 en su artículo 109, numeral 5 le señala a la Contraloría de Bogotá, las funciones de establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, así como el ejercicio de la jurisdicción coactiva.

Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017, regula en el artículo 6º, la autonomía administrativa, en virtud de la cual corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y en el artículo 21 las facultades de delegación de competencias ad ministrativas, técnicas y jurídicas.

Que la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, estableció medidas para la eficiencia y eficacia del control fiscal en la lucha contra la corrupción, estableciendo mo dificaciones al proceso de responsabilidad fiscal y creando el procedimiento verbal de responsabilidad fiscal, previstos en los artículos 97 a 120 del Capítulo Octavo de la citada ley.

Que el Acuerdo citado consagra en el numeral 6º del artículo 29, numeral 5º del Artículo 36 y los artículos 49, 50 y 51, las funciones de la Dirección de Reac ción Inmediata, Oficina Asesora Jurídica, Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, en materia de Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Que el Parágrafo 2 del artículo 97 de la misma ley esta bleció que con el fin de tramitar de manera adecuada el Procedimiento Verbal de Responsabilidad Fiscal, los órganos de control podrán distribuir las funciones en las dependencias o grupos de trabajo existentes de acuerdo con la organización y funcionamiento de la entidad.

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria No. 041 de 2013, asignó competencias para el trámite de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva y modificó los procedimientos; y Que la Ley 489 de 1998 en su artículo 9° al referirse a la delegación establece: “Las autoridades adminis trativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente Ley, podrán con la Resolución Reglamentaria No. 042 de 2013 se estableció el reglamento interno de recaudo de cartera en aplicación del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 y compiló el procedimiento para el cobro coactivo y las REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-384 • 2018 • ENERO • 2 384 competencias para su ejecución en la Entidad. responsable.

Para ello, el Director de Reacción Inmediata podrá co misionar para la práctica de pruebas a los funcionarios adscritos a dicha dependencia.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 017 del 8 de junio de 2017, se estableció el Manual Específi co de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la NTC- ISO 9001:2015, sustituyendo a la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certificado el Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, por tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia la nueva norma.

El trámite de Procesos que se adelanten contra el Alcalde Mayor, Veedor Distrital, Personero Distrital y Concejales de Bogotá D.C.; así como aquellos que el Contralor disponga, serán de competencia del Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en primera instancia, quien podrá comisionar para la práctica de pruebas a los funcionarios adscritos a dicha dependencia.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 027 de 2017, se adoptó el Procedimiento para mantener la información documentada del sistema integrado de gestión y con la Resolución Reglamentaria No. 030 de 2017 se actualizó el Manual del SIG.

El Contralor de Bogotá D.C., conocerá del grado de consulta previsto en el artículo 18 de la Ley 610 de 2000 y será la segunda instancia de los procesos que, conforme a las leyes que lo regulan, proceda contra las providencias proferidas en los procesos de que conozca en primera instancia la Dirección de Reacción Inmediata y la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. La sustanciación estará a car go de los funcionarios adscritos a la Oficina Asesora Jurídica.

Que en virtud a la modificación realizada al artículo 820 y parágrafos del Estatuto Tributario por la Ley 1739 de 2014, reglamentado por el Decreto 2452 de 2015, se hace necesario derogar la Resolución Re glamentaria 042 de 2013; igualmente, la Resolución Reglamentaria 041 de 2013, teniendo en cuenta la nueva estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante el Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017.

Los Procesos de Responsabilidad Fiscal cuya compe tencia no esté asignada a la Dirección de Responsabi lidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o a la Dirección de Reacción Inmediata, serán de competencia del Subdi rector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y de los Gerentes 039-01 asignados a dicha Subdirección en primera instancia, quienes podrán comisionar para la práctica de pruebas a los funcionarios adscritos a la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora y la actualización establecida por la Alta Dirección, es necesario eliminar, ajustar y modificar documentos y procedimientos del proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, atendiendo aspectos de la norma NTC- ISO 9001:2015.

RESUELVE:

Título I.

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL,

PROCEDIMIENTOS ORDINARIO Y VERBAL COMPETENCIA Y TRÁMITE La Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, conocerá del grado de consulta previsto en el artículo 18 de la Ley 610 de 2000 y será la segunda instancia de los procesos que, conforme a las leyes que lo regulan, proceda contra las providencias proferidas en los procesos de que conozcan en primera instancia la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y los Gerentes 039-01 asignados a esa Subdirección.

Artículo primero.

- Competencia y trámite para el Proceso de Responsabilidad Fiscal, Pro cedimientos Ordinario y Verbal. Radicará en las siguientes dependencias:

Para el conocimiento, trámite y decisión del Proceso de Responsabilidad Fiscal, el Director (a) de Responsabi lidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, el Director (a) de Reacción Inmediata, el Subdirector (a) del Proceso de Responsabilidad Fiscal y los Gerentes 039-01 asigna dos a la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal, adoptarán los formatos y procedimientos esta blecidos en las Resoluciones Reglamentarias vigentes para la época de su aplicación.

La Dirección de Reacción Inmediata, será competen te en primera instancia para adelantar procesos de responsabilidad fiscal a través de los procedimientos ordinario y verbal de responsabilidad fiscal, cuando por su naturaleza, posible impacto en el patrimonio distrital, complejidad, oportunidad y especialidad en su conocimiento le sean asignadas por el Contralor de Bogotá, D.C., sin importar el cargo del presunto

Artículo segundo.

- Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Auto de apertura e imputación. En caso de reunir los requisitos legales

385 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-385 • 2018 • ENERO • 2 Jurisdicción Coactiva y el Director (a) de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, adoptarán los formatos y procedimientos establecidos en las Resoluciones Regla mentarias vigentes para la época de su aplicación.

Título III.

DISPOSICIONES COMUNES

previstos en los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000, en armonía con los artículos 97, 98 y 110 de la Ley 1474 de 2011 para abrir el proceso de responsabilidad fiscal y adelantar el procedimiento ordinario o verbal de responsabilidad fiscal, la Dirección de Reacción Inmediata, la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o las Gerencias 039-01 asignadas a la Subdirección del Proceso de Res ponsabilidad Fiscal, avocarán el conocimiento de las diligencias a través del Auto de Apertura del Proceso o el Auto de Apertura e Imputación según correspon da, con el cual se inicia formalmente el proceso de responsabilidad fiscal.

Artículo tercero.

- Firma de providencias. Las providencias que se profieran dentro del trámite del Proceso de Responsabilidad Fiscal serán suscritas por el Director (a) de la dependencia y/o Gerente 039-01 competente, quien resolverá los recursos de reposición que se interpongan contra éstas. El funcionario que sustanció el proyecto se identificará con su nombre completo.

Artículo quinto.

- Secretaría Común. Las de pendencias Dirección de Responsabilidad Fiscal y Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal contarán con una Secretaría común, que será atendida por un funcionario del nivel profesional en derecho designado por el respectivo Jefe, el cual será respon sable de la coordinación con el grupo del nivel técnico y asistencial, para el procedimiento de notificación y trámite de las decisiones que se profieran en la de pendencia. Así mismo, proyectará las estadísticas e informes de gestión de la dependencia, y diligenciará para la firma del jefe inmediato la inclusión o exclusión de los implicados del “Boletín de Responsables Fis cales de la Contraloría General de la República y del Registro de Inhabilidades de la Procuraduría General de la Nación”.

Título II.

PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA

Título IV.

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN

COMPETENCIA Y TRÁMITE COACTIVA

Artículo sexto.

- Eliminar los siguientes proce dimientos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

No. Procedimiento Versión

Artículo cuarto.

- Competencia para el trámite del Proceso de Jurisdicción Coactiva. Para el cono cimiento y trámite de los procesos de cobro coactivo, la competencia radicará en el Subdirector de Jurisdicción Coactiva, quien podrá comisionar para la sustancia ción, práctica de pruebas y para que haga las veces de secretario de Despacho de los Jueces Civiles a los funcionarios adscritos a dicha dependencia.

6.0 1 Plan de calidad del proceso de prestación de servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdic ción Coactiva 6.0 2 Procedimiento para la identificación y trazabi lidad del proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 6.0 3 Procedimiento para el control de producto no conforme del proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Las providencias que se profieran dentro del trámite del Proceso de Jurisdicción Coactiva deberán suscri birse por el Jefe de la Dependencia, quien resolverá los recursos de reposición que se interpongan contra las mismas. El funcionario sustanciador se identificará con su nombre completo.

6.0 4 Procedimiento para preservar los productos del proceso de Responsabilidad Fiscal y Ju risdicción Coactiva Los oficios de embargo, secuestro y los demás que se expidan para impulsar el proceso, serán suscritos por los funcionarios de la respectiva dependencia.

La Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, conocerá de la segunda instancia que, conforme a las leyes que lo regulan, proceda contra las providencias proferidas en los procesos de que conozca en primera instancia la Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

Para el conocimiento, trámite y decisión del Proceso de Jurisdicción Coactiva, el Subdirector (a) del Proceso de

Artículo séptimo.

Ajustar el nombre del “Proce dimiento para generar los productos del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva: fallo con responsabilidad fiscal, fallo sin responsabilidad fiscal y auto por el cual se acepta el pago total y se archiva el proceso ejecutivo” por el “Procedimiento para generar los productos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva – PRFJC.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-386 • 2018 • ENERO • 2 386

Título V.

DISPOSICIONES FINALES

Artículo octavo.

Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos del Proceso de Responsabi lidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C.:

No. Procedimiento Versión Código

Artículo décimo.

- Vigencia. La presente Resolu ción rige a partir de la fecha de su publicación deroga la Resolución Reglamentaria 041 y 042 de 2013, como las demás disposiciones que le sean contrarias.

1 7.0 PRFJC-02 Procedimiento para generar los productos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Ju risdicción Coactiva – PRFJC.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE 2 7.0 PRFJC-03 Caracterización de los Produc tos del Proceso de Respon sabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Dada en Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor de Bogotá D. C. (E.F)

Artículo noveno.

Es responsabilidad de los Di rectores, Subdirectores, Asesores y Gerentes, divulgar los documentos y procedimientos adoptados a través de la presente resolución.

387 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-387 • 2018 • ENERO • 2 CARACTERIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 1 de 30 FECHA:

Aprobación Revisión técnica Firma:

Nombre: Grace Smith Rodado Yate Firma:

Nombre: Mauricio Barón Granados.

Cargo: Director Técnico Dependencia: Dirección de Planeación Cargo: Directora Técnica de Planeación Dependencia: Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva R.R. No. Fecha REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-388 • 2018 • ENERO • 2 388 NORMA O LEY OBSERVACIONES Anexo No. 10 Anexo No. 10 Artículos 1 y 2 de la Resolución Nº 031 del 16 de septiembre de 2016, o la resolución vigente que lo adopte.

Artículos 279 a 281 del Código General del proceso – Ley 1564 de 2012. Anexo No. 10 Código General del proceso- Ley 1564 de 2012. Anexo No. 10 Artículo 279 del Código General del proceso - Ley 1564 de 2012.

Artículos 279 a 281 del Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 2 de 30 RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC que se profiere la providencia. símbolo de la Contraloría de Bogotá de archivo, la dirección y el teléfono.

Indicación del tipo de providencia que se adopta, indicando el número de orden consecutivo de los autos proferidos por la dependencia y número de radicación del proceso.

Denominación de la Providencia, con identificación del número del proceso.

1. Símbolo y logotipo Que corresponda a los adoptados como el Logo y

2. Denominación de la dependencia Denominación de la dependencia que profiere el auto

3.

4. Ciudad y Fecha Que corresponda al lugar, al día, al mes y al año en

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O CARACTERIZACIÓN: AUTO POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 389 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-389 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Anexo No. 10 Artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000 y Resolución Reglamentaria que expida la Contraloría de Bogotá mediante la cual se asignan competencias para el trámite de la Indagación Preliminar y de los Procesos de Responsabilidad Fiscal Artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 3 de 30 RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Párrafo inicial que identifica el cargo o cargos de los funcionarios que profieren el acto administrativo citando las normas que confieren la competencia a la entidad, a la dependencia y a los funcionarios y el asunto que ocupará la providencia.

Corresponde a la historia y/o cronología del antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/o oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento.

Descripción fáctica de los hechos que originaron el proceso, los cuales se encuentran contenidos en el antecedente, indicando el nombre completo de la entidad afectada. Corresponde a la identificación precisa del tema materia de reproche fiscal. responsabilidad fiscal y la correspondiente al objeto materia de investigación fiscal.

5. Encabezado

6. Antecedente

7. Hechos

8. Fundamentos de derecho Relación de las normas que soportan el proceso de

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-390 • 2018 • ENERO • 2 390 NORMA O LEY OBSERVACIONES Artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 47 de la Ley 610 de 2000 y Artículos 114, 115, 116 y 117 de la Ley 1474 de 2011. Anexo No. 10 Artículos 22 al 32, 46 y Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 4 de 30 RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Acápite que refiere al antecedente, si lo hubo; a la fecha del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal; al nombre e identificación de los implicados y compañía aseguradora y su debida notificación y si éstos fueron escuchados en exposición libre y/o ejercieron el derecho de defensa indicando las fechas; si se les nombró apoderado de oficio, señalando el auto y fecha; a los autos que decretan pruebas, como la práctica de cada una de ellas con sus correspondientes fechas; al número de auto de imputación y fecha; a la fecha y forma de la notificación; si se les corrió el traslado; si hubo pronunciamiento de pruebas; a los pronunciamientos por solicitudes de impedimentos y recusación, nulidades, agregación y acumulación de procesos y recursos si los hubo, con las correspondientes fechas y todas aquellas actuaciones adelantadas dentro del proceso.

Relación individual de todos los medios probatorios tenidos en cuenta dentro del proceso, indicando la materia que se prueba y la ubicación física dentro del expediente (cuaderno, legajos y número de folio).

9. Actuaciones procesales

10. Relación de los medios de prueba

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O 391 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-391 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Artículos 12, 40, 46 y 47 de la Ley 610 de 2000 y Artículos 26, 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Artículo 103 de la Ley 1474 de 2011. Anexo No. 10 la Ley 610 de 2000 y literales a) y d) del Artículo 98, literal c) del Artículo 100, 101, literal d) del artículo 104 y 111 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 10 Artículos 18, 46 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Artículos 44, 46 y 47 de Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 5 de 30 RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Se refiere a las medidas cautelares que se profirieron Relato claro, preciso, cronológico de los hechos, indicando las circunstancias de modo, tiempo y lugar, las cuales deben estar debidamente probadas, teniendo en cuenta el principio de apreciación integral de las pruebas, análisis de los elementos de la responsabilidad fiscal, las normas aplicables y las razones claras que motivan el archivo, de conformidad con las causales señaladas en el artículo 47 Ley 610 de 2000. en caso de hacerse decretado o se informa que dentro del proceso de responsabilidad fiscal no se decretaron, ni practicaron (La información sobre medidas cautelares debe ir en cuaderno separado).

Relato claro del tercero civilmente responsable, manifestando en forma clara y expresa el monto por el cual fue vinculado. que ordena el archivo, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 610 de 2000

11. Consideraciones del Despacho

12. Medidas Cautelares

13. Del tercero civilmente responsable

14. Del grado de consulta Deber legal de enviar al superior jerárquico, el auto

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-392 • 2018 • ENERO • 2 392 NORMA O LEY OBSERVACIONES Anexos Nos. 10 y 31 Artículos 279 a 281 del Código General del proceso Artículos 18, 47 de la Ley 610 de 2000 y Artículo 111 del Decreto 1421 de 1.993.

Artículo 279 del Código General del Proceso.

Artículo 47 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 10 Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 6 de 30 RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Ordenar el archivo, nombrando e identificando a los exonerados con el cargo que actuaron, indicando la entidad afectada, valor del daño materia de investigación; referir la desvinculación de la compañía de seguros e identificarla con el NIT, número de póliza, valor asegurado; orden de surtir notificación por estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011. Se ordenará que por Secretaría Común realice las siguientes actividades: - Enviar el expediente dentro de los tres días siguientes a la firmeza del auto, a su superior funcional, para que surta el grado de consulta si hay lugar a él. Comunicar la decisión al representante Legal de la Entidad cuyo manejo de recursos ocupó el proceso, al Alcalde Mayor de Bogotá, al Concejo y al Personero Distrital - Enviar copia de la decisión a la Dirección Sectorial de fiscalización o Dirección de Reacción Inmediata, que remitió el hallazgo o la indagación preliminar que dio origen al proceso. - Eventualmente, se ordenarán los traslados a otras dependencias y/o autoridades- Levantar las medidas cautelares, si fueron decretadas y librar los oficios respectivos a las autoridades competentes.- Que en firme y ejecutoriado y una vez adelantados todos los trámites, remitir el expediente para su archivo físico de conformidad con los procedimientos vigentes de gestión documental.

Igualmente se anotará la expresión "Notifíquese, comuníquese y Cúmplase"

Firmas, nombres y cargos de los funcionarios que la profieren (Director, Subdirector o Gerentes) y nombre del profesional que proyectó la providencia.

Firmas de los funcionarios competentes

15. Parte Resolutiva

16.

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O 393 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-393 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES NORMA O LEY OBSERVACIONES Artículos 56 de la Ley 610 de 2000 y 106 de la Ley 1474 de 2011.

Anexos Nos. 10, 30 y 31 Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 7 de 30 de 2012.

Anexo No. 9 Anexo No. 9 Artículos 1 y 2 de la Resolución Nº 031 del 16 de septiembre de 2016, o la resolución vigente que lo adopte.

Artículos 279 a 281 del Código General del proceso – Ley Artículos 279 a 281 del Código General del proceso- Ley 1564 Artículo 279 del Código General del proceso - Ley 1564 de 2012. Anexo No. 9 1564 de 2012. Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS al año en que se profiere la providencia Logo y símbolo de la Contraloría de Bogotá profiere el auto que decreta la cesación de la acción fiscal, la dirección y el teléfono.

Indicación del tipo de providencia que se adopta indicando el número de orden consecutivo de los autos proferidos por la dependencia y el número de radicación del proceso.

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC archivo, luego del estudio y trámite del grado de consulta y sus notificaciones quedó ejecutoriado. identificación del número del proceso.

Que corresponda al lugar, al día, al mes y 1 Símbolo y logotipo Que corresponda a los adoptados como el 2 Denominación de la dependencia Denominación de la dependencia que 3 Denominación de la Providencia, con 4 Ciudad y fecha.

CARACTERIZACIÓN: AUTO QUE

DECRETA:

LA CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL POR PAGO O REINTEGRO DE BIENES

17. Constancia de Ejecutoria Constancia Secretarial que acredite que el auto de

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O Nota: El procedimiento verbal del Proceso de Responsabilidad Fiscal, se encuentra reglado en el art. 97 y siguientes de la Ley 1474 de 2011 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-394 • 2018 • ENERO • 2 394 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 8 de 30 Resolución Ley 1474 de 2011 y Reglamentaria que expida la Contraloría de Bogotá mediante la cual se asignan competencias para el trámite de la Indagación Preliminar y de los Procesos de Responsabilidad Fiscal Anexo No. 9 Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011 Anexo No. 9 Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011 Artículo 111 de la Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS Descripción fáctica de los hechos que Corresponde a la historia y/o cronología del Párrafo inicial que identifica el cargo o cargos de los funcionarios que profieren el acto administrativo citando las normas que confieren la competencia a la entidad, a la dependencia y a los funcionarios y el asunto que ocupará la providencia. antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/o oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento. originaron el proceso, los cuales se encuentran contenidos en el antecedente, indicando el nombre completo de la entidad afectada. Corresponde a la identificación precisa del tema materia de reproche fiscal.

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

5. Encabezado

6. Antecedente

7. Hechos

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 395 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-395 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 9 de 30 Artículos 111 de la Ley 1474 de 2011 Anexo No. 9 Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011 Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS Relación de las normas que soportan el proceso de responsabilidad fiscal y la correspondiente al objeto materia de investigación fiscal.

Acápite que refiere al antecedente, si lo hubo; a la fecha del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal; al nombre e identificación de los implicados y compañía aseguradora y su debida notificación y si éstos fueron escuchados en exposición libre y/o ejercieron el derecho de defensa indicando las fechas; si se les nombró apoderado de oficio señalando el auto y fecha; a los autos que decretan pruebas, como la práctica de cada una de ellas con sus correspondientes fechas; al número de auto de imputación y fecha; a la fecha y forma de la notificación; si se les corrió el traslado; si se profirió auto de pruebas del artículo 51 de la Ley 610 de 2000; a los pronunciamientos por solicitudes de impedimentos y recusación, nulidades, agregación y acumulación de procesos y recursos si los hubo, con las correspondientes fechas y todas aquellas actuaciones adelantadas dentro del proceso.

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

8. Fundamentos de derecho

9. Actuaciones procesales

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-396 • 2018 • ENERO • 2 396 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 10 de 30 la Ley 610 de 2000 y Artículos 22 al 32 de Artículos 111, 114, 115, 116 y 117 de la Ley 1474 de 2011 Anexo No. 9 Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011 Ley 610 de 2000 y Artículos 103 y 111 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 9 Artículos 12, 40 de la Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS Se refiere a las medidas cautelares que se profirieron en caso de hacerse decretado o Relación individual de todos los medios probatorios tenidos en cuenta dentro del proceso, indicando la materia que se prueba y la ubicación física dentro del expediente (cuaderno, legajos y número de folio).

Relato claro, preciso, cronológico de los hechos, indicando las circunstancias de modo, tiempo y lugar, las cuales deben estar debidamente probadas, teniendo en cuenta el principio de apreciación integral de las pruebas, normas aplicables y las razones claras que motivan la terminación anticipada y la declaratoria de la cesación de la acción fiscal por pago del valor del detrimento investigado, o por el cual se le haya formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la pérdida investigada o imputada, de conformidad con lo establecido en el artículo 111 de la Ley 1474 de 2011. se informa que dentro del proceso de responsabilidad fiscal no se decretaron, ni practicaron. En caso de su decreto, debe ordenarse el levantamiento de las mismas, librando los oficios a las entidades competentes (La información sobre medidas cautelares debe ir en cuaderno separado).

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

10. Relación de los medios de prueba

11. Consideraciones del Despacho

12. Medidas Cautelares

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 397 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-397 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 11 de 30 la Ley 1474 de 2011 Anexo No. 9 Artículos 18 y 111 de Artículo 44 de la Ley 610 de 2000 y literales a) y d) del Artículo 98, literal c) del Artículo 100, 101, literal d) del artículo 104 y 111 de la Ley 1474 de 2011. Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS Relato claro del tercero civilmente responsable, manifestando en forma clara y expresa el monto por el cual fue vinculado y señalando que debido al pago realizado o al reintegro de los elementos, se debe desvincular a la compañía de seguros Deber legal de enviar al superior jerárquico, el auto que decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes. (Art.

18 Ley 610 de 2000).

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

13. Del tercero civilmente responsable

14. Del grado de consulta

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-398 • 2018 • ENERO • 2 398 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 12 de 30 Artículos 279 a 281 del Código General del proceso Artículos 18 Ley 610 de 2000, Artículo 111 del Decreto Ley 1421 de 1.993 y 111 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 9 O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS pago o reintegro de bienes, nombrando e identificando a los exonerados con el cargo que actuaron, indicando la entidad afectada, valor del daño materia de investigación; referir la desvinculación de la compañía de seguros e identificarla con el NIT, número de póliza, valor asegurado; orden de surtir notificación por estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011. Se ordenará que por Secretaría Común realice las siguientes actividades: - Enviar el expediente dentro de los tres días siguientes, una vez se surtan las notificaciones o se resuelvan recursos al superior funcional, para que surta el grado de consulta. - Comunicar la decisión al representante Legal de la Entidad cuyo manejo de recursos ocupó el proceso, al Alcalde Mayor de Bogotá, al Concejo y al Personero Distrital.

Ordenar la cesación de la acción fiscal por RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

15. Parte Resolutiva

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 399 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-399 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 13 de 30 Artículo 279 del Código General del proceso y Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 9 Anexos No. 9, 30 y 31 Artículos 56 de la Ley 610 de 2000 y 106 de la Ley 1474 de 2011.

O RECHAZO PROCEDIMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS

- Enviar copia de la decisión a la Dirección

Constancia Secretarial que acredite que el auto que decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes, luego del estudio y trámite del grado de consulta y sus notificaciones quedó ejecutoriado.

Sectorial de fiscalización o Dirección de Reacción Inmediata, que remitió el hallazgo o la indagación preliminar que dio origen al proceso. - Eventualmente, se ordenarán los traslados a otras dependencias y/o autoridades- Levantar las medidas cautelares, si fueron decretadas y librar los oficios respectivos a las autoridades competentes. - Que en firme y ejecutoriado y una vez adelantados todos los trámites, remitir el expediente para su archivo físico de conformidad con los procedimientos vigentes de gestión documental.

Igualmente se anotará la expresión "Notifíquese, comuníquese y Cúmplase"

Firmas, nombres y cargos de los funcionarios que la profieren (Director, Subdirector o Gerentes) y nombre completo del profesional comisionado que proyectó la providencia.

RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Firmas de los funcionarios competentes Parte Resolutiva Nota: El procedimiento verbal del Proceso de Responsabilidad Fiscal, se encuentra reglado en el art. 97 y siguientes de la Ley 1474 de 2011

16.

17. Constancia de Ejecutoria

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-400 • 2018 • ENERO • 2 400 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 14 de 30 1564 de 2012.

Anexo No. 19 Artículos 279 del Código General del proceso - Ley 1564 1564 de 2012. Anexo No. 19 Artículos 1 y 2 de la Resolución Nº 031 del 16 de septiembre de 2016, o la resolución vigente que lo adopte.

Anexo No. 19 Artículos 279 a 281 del Código General del proceso – Ley Artículos 279 a 281 del Código General del proceso- Ley de 2012.

Anexo No. 19 O RECHAZO PROCEDIMIENTO adopta indicando el número de orden Indicación del tipo de providencia que se al año en que se profiere la providencia.

Logo y símbolo de la Contraloría de Bogotá competente que profiere el fallo, la dirección y el teléfono. consecutivo de los fallos proferidos por la dependencia y número de radicación del proceso.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC identificación del número del proceso.

2. Denominación de la dependencia Denominación de la dependencia

3. Denominación de la Providencia, con

4. Ciudad y fecha.
Que corresponda al lugar, al día, al mes y

1. Símbolo y logotipo Que corresponda a los adoptados como el

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN CARACTERIZACIÓN: FALLO. (CON RESPONSABILIDAD FISCAL Y FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL)

401 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-401 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 15 de 30 Resolución Reglamentaria que expida la Contraloría de Bogotá mediante Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000 Anexo No. 19 los Procesos de competencias para el trámite de la Indagación Preliminar y de Responsabilidad Fiscal Anexo No. 19 Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000 y la cual se asignan Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Corresponde a la historia y/o cronología del Párrafo inicial que identifica el cargo o cargos de los funcionarios que profieren el acto administrativo citando las normas que confieren la competencia a la entidad, a la dependencia y a los funcionarios y el asunto que ocupará la providencia. antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/o oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento.

Descripción fáctica de los hechos que originaron el proceso, los cuales se encuentran contenidos en el antecedente, indicando el nombre completo de la entidad afectada. Corresponde a la identificación precisa del tema materia de reproche fiscal.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

5. Encabezado

6. Antecedente

7. Hechos

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-402 • 2018 • ENERO • 2 402 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 16 de 30 Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Relación de las normas que soportan el Acápite que se refiere a la apertura y la proceso de responsabilidad fiscal y la correspondiente al objeto materia de investigación fiscal. conclusión de la indagación preliminar o hallazgo fiscal, si los hubo; a la fecha del auto de apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal; al nombre e identificación de los implicados y Compañía Aseguradora y su debida notificación; y si éstos fueron escuchados en exposición libre y/o ejercieron el derecho de defensa, la fecha; si se les nombró Apoderado de Oficio, señalando el correspondiente Auto.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

8. Fundamentos de derecho

9. Actuaciones procesales

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 403 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-403 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 17 de 30 Artículos 12, 40, 53 y Artículos 22 al 32, 53 y 54 de la Ley 610 de 2000 y Artículos 114, 115, 116 y 117 de la Ley 1474 de 2011.

54 de la Ley 610 de 2000 y Artículo 103 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 19 Artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 O RECHAZO PROCEDIMIENTO profirieron en cuaderno separado.

A las vinculaciones realizadas y sus correspondientes notificaciones; Al emplazamiento que se debe realizar en caso de fallecimiento de alguno de los implicados fiscales; al Auto que decreta pruebas, como la práctica de cada una de ellas y las fechas; al número de Auto de Imputación y fecha; a la fecha y forma de la impedimentos y recusación, nulidades, agregación y acumulación de procesos y recursos si los hubo, con las correspondientes fechas y que el proceso está en la oportunidad señalada para proferir fallo.

Relación individual de los medios probatorios tenidos en cuenta dentro del proceso, indicando la materia que se prueba y la ubicación física dentro del expediente. pronunciamientos frente a las solicitudes de notificación; si se les corrió el traslado; a las pruebas del artículo 51; a los CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

9. Actuaciones procesales

10. Relación de los medios probatorios

11. Medidas Cautelares Se refiere a las medidas cautelares que se

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-404 • 2018 • ENERO • 2 404 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 18 de 30 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 Artículos 26, 53 y 54 O RECHAZO PROCEDIMIENTO relación de causalidad entre el Para proferir el fallo con o sin responsabilidad fiscal, se debe realizar un relato claro, preciso, cronológico de los hechos y situaciones debidamente probados, teniendo en cuenta el principio de apreciación integral de las pruebas. Si a la conclusión a la que se llega es la de proferir fallo con responsabilidad fiscal debe realizarse análisis sobre la certeza de la existencia del daño al patrimonio público, de la individualización y actuación del gestor fiscal con dolo o culpa grave y de la comportamiento del agente y el daño ocasionado, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable, las normas aplicables y las razones claras y debidamente sustentadas que motivan el fallo con responsabilidad y su cuantificación. En el caso del fallo sin responsabilidad fiscal, analizar y señalar las razones que desvirtuaron las imputaciones formuladas, o que no existió prueba que conduzca a la certeza de cualquiera de los elementos señalados que estructuran la responsabilidad fiscal.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

12. Consideraciones del Despacho

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 405 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-405 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 19 de 30 Artículo 53 de la Ley 610 de 2000.

Anexo No. 19 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Cuando se profiere fallo con responsabilidad fiscal se debe proceder a actualizar el valor del detrimento patrimonial de acuerdo con la fórmula establecida según índice de precios al consumidor, certificados por el DANE, para los periodos correspondientes.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

13. Actualización del daño

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-406 • 2018 • ENERO • 2 406 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 20 de 30 de la Ley 610 de 2000 y literales a) y d) del Artículo 98, literal c) del Artículo 100, 101, literal d) del artículo 104 de la Ley 1474 de 2011.

Anexo No. 19 Artículo 44, 53 y 54 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Relato claro del tercero civilmente responsable, manifestando el monto por el cual fue vinculado. Es necesario explicar las razones de la responsabilidad en que incurre el tercero civilmente responsable, toda vez que la póliza y sus amparos debe (n) tener relación directa con los hechos y el daño patrimonial causado, razón por la cual se debe hacer mención del objeto, bien, contrato, persona natural o jurídica que se encuentra involucrada con las irregularidades que se cuestionan. No es suficiente sólo con la descripción de la póliza, su amparo, vigencia, valor asegurado, condiciones generales y particulares de la misma, sino el cubrimiento que tiene dicha póliza con los hechos irregulares. Si se profiere fallo sin responsabilidad fiscal, se debe ordenar la desvinculación de la compañía de seguros, indicando las razones, señalando igualmente la póliza, amparos y valores asegurados. Es necesario tener en cuenta que la aseguradora no es responsable fiscal, por ello el fallo que sea proferido no es en su contra, es a título de garante como Tercero Civilmente Responsable.

Igualmente, las aseguradoras no son deudores solidarios con los responsables fiscales, su obligación es diferente a la que corresponde al gestor fiscal. La obligación de la aseguradora tiene su origen en un contrato de seguro y la misma tiene límites, de acuerdo con el valor establecido en la suma asegurada, (existen exclusiones, deducibles y siniestros que ya pueden haber afectado la póliza).

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

14. Del tercero civilmente responsable

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 407 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-407 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 21 de 30 de la Ley 610 de 2000 Artículo 111 del Decreto 1421 de 1.993.

Anexo No. 19 Artículos 18, 53 y 54 O RECHAZO PROCEDIMIENTO instancias), la oportunidad para dentro de los tres días siguientes surtidas Secretaría Común se envíe el expediente Fallar con o sin responsabilidad fiscal, nombrando e identificando a los responsables fiscales o exonerados, detrimento o se investigaron los hechos, referir la compañía de seguros vinculada como tercero civilmente responsable, identificado datos de la póliza y el NIT. – Surtir las notificaciones personales de la providencia a los implicados y/o apoderados, a las compañías de seguros. - Indicar los recursos que proceden (según interponerlos, el funcionario ante quien deben interponerse.- Ordenar por su superior funcional, para que surta el grado de consulta si hay lugar a él.- Comunicar la decisión al Representante Legal de la Entidad cuyo manejo de recursos ocupó el proceso, al Alcalde, al Concejo y al Personero Distritales..-Enviar copia de la decisión a la Dirección Sectorial de fiscalización o Dirección de Reacción Inmediata que remitió el hallazgo o la indagación preliminar que dio origen al proceso.-Eventualmente, se ordenarán los traslados a otras dependencias y/o autoridades. Para el fallo sin responsabilidad fiscal, ordenar el levantamiento de las medidas cautelares, si fueron decretadas. -En firme y ejecutoriado remitir el título ejecutivo para el respectivo cobro coactivo o para el archivo.

Igualmente se anotará la expresión "Notifíquese, comuníquese y Cúmplase" las notificaciones y resueltos los recursos a señalando la entidad en la cual se causó el CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

15. Parte Resolutiva

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-408 • 2018 • ENERO • 2 408 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 22 de 30 Artículo 279 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012 y Artículos Anexo No. 19 53 y 54 de la Ley 610 de 2000.

Artículos 55 y 56 de la Ley 610 de 2000.

Anexos No. 30 y 31 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Constancia Secretarial que acredite que el fallo con o sin quedó ejecutoriado, luego del trámite de citaciones, notificaciones, decisión de recursos y su notificación, si éstos se interpusieron.

Firmas, nombres y cargos de los funcionarios que la profieren (Director o Subdirector) y nombre completo del profesional comisionado CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Firmas de los funcionarios competentes

16.

17. Constancia de Ejecutoria

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN Nota: El procedimiento verbal del Proceso de Responsabilidad Fiscal, se encuentra reglado en el art. 97 y siguientes de 1474 de 2011 409 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-409 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 23 de 30 Artículos 1 y 2 de la Resolución Nº 031 del 16 de septiembre de 2016, o la resolución vigente que lo adopte.

Anexo No. 58 Artículos 279 al 281 de la Ley 1564 de 2012 – Código Artículos 279 al 281 de la Ley 1564 de 2012 – Código Artículo 279 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso Anexo No. 58 General del Proceso Anexo No. 58 General del Proceso Anexo No. 58 O RECHAZO PROCEDIMIENTO al año en que se profiere la providencia.

Que corresponda a los adoptados como el Logo y símbolo de la Contraloría de Bogotá, D.C. profiere el auto, la dirección y el teléfono.

Indicación del tipo de providencia que se adopta, señalando al número de orden consecutivo de los autos de esta naturaleza proferidos por la dependencia y número de radicación del proceso.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC identificación del número del proceso.

Símbolo y logotipo

1.

2. Denominación de la dependencia Denominación de la dependencia que

3. Denominación de la Providencia, con

4. Ciudad, Fecha y Número Que corresponda al lugar, al día, al mes y

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN CARACTERIZACIÓN: AUTO POR EL CUAL SE ORDENA EL ENDOSO DE UNOS TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-410 • 2018 • ENERO • 2 410 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 24 de 30 Anexo No. 58 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006 - Estatuto Tributario Nacional y Reglamentaria que expida la Contraloría de Bogotá mediante la cual se asignan competencias para adelantar los procesos de cobro coactivo.

Resolución Ley 42 de 1993, Ley O RECHAZO PROCEDIMIENTO Párrafo inicial que identifica el cargo del funcionario que profiere la providencia citando las normas que confieren la competencia a la entidad, a la dependencia y del funcionario.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

5. Encabezado

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 411 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-411 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 25 de 30 Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006 - Estatuto Tributario Nacional. artículo 279 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso Anexo No. 58 Anexo No. 58 Ley 42 de 1993, O RECHAZO PROCEDIMIENTO nombre e identificación del ejecutado (s), la fecha del mandamiento de pago, la fecha de notificación, el valor de la obligación, la identificación del título valor que originó el proceso, el nombre completo de la entidad afectada; los medios probatorios que soporten los dineros embargados, los títulos de depósito judicial que se han allegado producto de los acuerdos de pago, embargos y/o otras actividades de cobro coactivo, disponiendo: - Ordenar el endoso a la entidad afectada de los títulos y/o dineros puestos a disposición del proceso de cobro coactivo. - Oficiar al Tesorero solicitándole el endoso de los títulos debidamente identificados a favor de la entidad correspondiente como parte del pago (indicar la fuente que lo originó, fallo disciplinario,, señalando el nombre de las personas ejecutadas naturales o jurídicas - cédula o NIT).- Librar los oficios correspondientes y Notificar el Acto Administrativo en la forma prevista en el artículo 295 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012. con responsabilidad fiscal, proceso Firma, nombre y cargo del funcionario que la profiere (Subdirector Coactivo) y nombre completo del profesional comisionado que actúa como secretario.

General de la Contraloría de Bogotá, CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

6. Considerando Acápite en el cual se hace referencia al

7. Firma del funcionario competente

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-412 • 2018 • ENERO • 2 412 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 26 de 30 Artículos 1 y 2 de la Resolución Nº 031 del 16 de septiembre de 2016, o la resolución vigente que lo adopte.

Anexo No. 59 Artículos 279 al 281 de la Ley 1564 de 2012 – Código Artículos 279 al 281 de la Ley 1564 de 2012 – Código Artículo 279 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso Anexo No. 59 General del Proceso Anexo No. 59 General del Proceso Anexo No. 59 O RECHAZO PROCEDIMIENTO Que corresponda a los adoptados como el Logo y símbolo de la Contraloría de Bogotá, profiere el auto, la dirección y el teléfono.

Indicación del tipo de providencia que se adopta, señalando al número de orden consecutivo de los autos de esta naturaleza proferidos por la dependencia y número de radicación del proceso. año en que se profiere la providencia.

D.C.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Símbolo y logotipo identificación del número del proceso.

1.

2. Denominación de la dependencia Denominación de la dependencia que

3. Denominación de la Providencia, con

4. Ciudad y Fecha Corresponde al lugar, al día, al mes y al

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN CARACTERIZACIÓN: AUTO POR EL CUAL SE ACEPTA EL PAQGO TOTAL Y SE ARCHIVA UN PROCESO EJECUTIVO.

413 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-413 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 27 de 30 Reglamentario 4473 de 2006 - Estatuto Reglamentaria que expida la Contraloría de Bogotá mediante la cual se asignan competencias para adelantar los procesos de cobro coactivo.

Anexo No. 59 Tributario Nacional y Resolución Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2006, Decreto O RECHAZO PROCEDIMIENTO Párrafo inicial que identifica el cargo del funcionario que profiere la providencia citando las normas que confieren la competencia a la entidad, a la dependencia y del funcionario.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

5. Encabezado

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-414 • 2018 • ENERO • 2 414 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 28 de 30 Anexo No. 59 Artículo 90 al 98 de la Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2006; artículos 461, 599 a 604 de la Ley 1564 de 2012 – Código y 833 del Estatuto Tributario General del Proceso O RECHAZO PROCEDIMIENTO Acápite en el cual se hace referencia al nombre e identificación del ejecutado (s), la fecha del mandamiento de pago, notificación, el valor de la obligación, la identificación del título valor que originó el proceso, el nombre completo de la entidad afectada; los medios probatorios que soporten el pago total de la obligación que originó el proceso ejecutivo; hacer referencia a las medidas cautelares que se profirieron y el resultado de las mismas y la orden de su levantamiento; la causal de la cancelación de la totalidad de la deuda que dio origen al proceso.

CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

6. Consideraciones del despacho

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN 415 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-415 • 2018 • ENERO • 2 NORMA O LEY OBSERVACIONES Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 29 de 30 604 de la Ley 1564 de 2012 – Código y 833 del Estatuto Tributario Anexo No. 59 artículo 279 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso Anexo No. 59 Ley 42 de 1993, Artículo 90 al 98 de la Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2006; artículos 461, 599 a General del Proceso O RECHAZO PROCEDIMIENTO Firma, nombre y cargo del funcionario que la profiere (Subdirector Coactivo (a)) y Si existen títulos de depósito judicial, mismos, si es el caso – La comunicación y terminación del proceso de cobro coactivo conformidad con el artículo 295 del CGP.- ordenar el fraccionamiento y endoso de los envío de copias de la providencia a la exclusión del boletín de responsables fiscales y a la Procuraduría General de la Nación, para la exclusión del boletín de antecedentes disciplinarios al ejecutado (os) en el proceso de la referencia (solamente procede cuando se trata de fallos con responsabilidad fiscal. – El archivo físico del proceso, una vez ejecutoriado el auto, previa desanotación en los libros correspondientes - y la expresión "Notifíquese, Comuníquese y Cúmplase". comisionado que actúa como secretario.

Contraloría General de la República, para la Contiene: - El reconocimiento de los pagos efectuados. - La declaración de la nombre completo del profesional indicando el número de radicación. – El levantamiento de las medidas cautelares (si las hubo) ordenando librar los oficios correspondientes. – Las notificaciones de CARACTERIZACIÓN DE LOS RESPONSABILIDAD FISCAL Y PRODUCTOS DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC

7. Parte Resolutiva

8. Firma del funcionario competente

ÍTEM CARACTERÍSTICA REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-416 • 2018 • ENERO • 2 416 CARACTERIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-04 Versión 11.0 Código documento: PRFJC-01 Versión 7.0 Página: 30 de 30 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA 1.0 R. R. 006 del 7/02/2003 Ver caracterización, link normatividad.

2.0 R. R. No. 017 del 14/03/2004. Ver caracterización, link normatividad.

3.0 R.R. No. 015 de Abril 19 de 2005. Ver caracterización, link normatividad.

4.0 R.R. 005 del 29 de febrero de 2008 Ver caracterización, link normatividad.

5.0 R.R. 024 de octubre 26 de 2010 Modifica los documentos y procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá D. C.

Se adoptó la nueva versión de los siguientes Documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C.

6.0 R.R. 041 de octubre 25 de 2013 Asigna competencia para el trámite de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva, en diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá, incluye el trámite de las indagaciones preliminares.

Adoptó la nueva versión de procedimientos y documentos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

7.0 R.R.

417 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-417 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 1 de 176 Aprobación Revisión Técnica Firma:

Firma:

Nombre: Mauricio Barón Granados Nombre: Grace Smith Rodado Yate Cargo: Director Técnico Cargo: Directora Técnica de Planeación Dependencia: Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Dependencia: Dirección de Planeación R.R. No. Fecha

1. OBJETIVO(S):

Establecer el conjunto de actividades a seguir para la obtención de los productos: Fallo con Responsabilidad Fiscal, Fallo Sin Responsabilidad Fiscal y Auto por el cual se Acepta el Pago Total y se Archiva un Proceso Ejecutivo.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica tanto para las actividades de recibir y analizar antecedente (Hallazgo Fiscal o Indagación Preliminar, solicitud de entidades vigiladas, denuncias o queja) hasta la notificación del Auto que decide los recursos y/o grado de consulta del Fallo con Responsabilidad Fiscal, Fallo sin Responsabilidad Fiscal, su ejecutoria y el traslado a Jurisdicción Coactiva los títulos ejecutivos que provengan de diferentes fuentes (Fallo con responsabilidad fiscal, Actos administrativos que imponen multas derivadas de procesos sancionatorios o disciplinarios, resoluciones de reintegro, todo acto administrativo que imponga a favor de la Contraloría de Bogotá, la obligación de pagar una suma líquida de dinero y sentencias o decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas) hasta la materialización del archivo del proceso ejecutivo.

3. BASE LEGAL:

DESCRIPCIÓN NORMA (En orden jerárquico1)

FECHA (dd/mmm/yyyy) (Día, mes textual y año)

Constitución Política de Colombia 07-Jul-1991 Numeral 5º Artículo 268 Ley 42 26-Ene-1993 Sobre la organización del sistema de 1 Constitución, ley, decreto ley, decreto, acuerdo distrital, decreto distrital; resoluciones, otros acuerdos y circulares externas; normas técnicas. Dentro de cada jerarquía ordenar cronológicamente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-418 • 2018 • ENERO • 2 418 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 2 de 176 control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

Ley 610 15-Ago-2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías Ley 1066 29-jul-2006 Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 12-jul-2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1437 18-Ene-2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1564 12-jul-2012 Por medio del cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones Ley 1739 23-12-14 Por medio del cual se modifica el Estatuto Tributario, la Ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la evasión y se dictan otras disposiciones.

Decreto Nacional 2452 17-12-15 Por el cual se reglamentan los artículos 53 y 54 de la Ley 1739 de 2014.

Acuerdo 658 21-dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 26-Mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES:

419 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-419 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 3 de 176 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL: PROCEDIMIENTOS ORDINARIO Y VERBAL, DE ÚNICA Y DOBLE INSTANCIA ACCIÓN FISCAL. Es una de las prerrogativas jurídicas atribuida a los órganos que ejercen la función pública de control fiscal, a través de la cual conocen e investigan los hechos que atentan contra la eficiente, económica y eficaz gestión fiscal, en orden a identificar los responsables y exigir el resarcimiento del daño que legalmente corresponda, acción que se puede originar de hallazgos derivados del ejercicio de los sistemas de control fiscal, o por solicitud, queja o denuncia.

APELACIÓN: Medio de impugnación (recurso) interpuesto ante el funcionario de primera instancia para ante el superior jerárquico a efecto que éste confirme, modifique o revoque la decisión adoptada.

APODERADO DE OFICIO: Mecanismo garantista consagrado en la Ley 610 de 2000, que opera en tres eventos: 1. Si el implicado no puede ser localizado; 2. o, habiendo sido citado, no comparece a rendir la versión y, 3. Si el auto de imputación no se hubiere podido notificar personalmente a los implicados fiscales que no estén representados por apoderado de confianza, se les designará apoderado de oficio una vez notificada la providencia por aviso (artículos 42, 43 y 48).

AUTO DE ARCHIVO: Habrá lugar a tomar esta determinación cuando se prueba una de las siguientes causales o circunstancias: El hecho no existió, el hecho no es constitutivo de detrimento patrimonial al Estado, el hecho no comporta el ejercicio de gestión fiscal o cuando se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio al patrimonio del Estado, conforme a lo dispuesto por el artículo 47 de la Ley 610 de 2000.

AUDIENCIA DE DESCARGOS: La audiencia de descargos tiene como finalidad que los sujetos procesales puedan intervenir, con todas las garantías procesales y que se realicen las actuaciones contenidas en el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011 AUDIENCIA DE DECISIÓN: Etapa del proceso verbal que permite las intervención de los sujetos procesales para que expongan sus alegatos de conclusión sobre los hechos que fueron objeto de imputación y una vez culminado el debate, el funcionario competente para presidirla proferirá de manera motivada fallo con o sin responsabilidad fiscal, observando el procedimiento consignado en el artículo 101 de la Ley 1474 de 2011.

AUTO: Providencia mediante la cual se declara la voluntad administrativa, con el objeto de garantizar el impulso y culminación del proceso.

AUTO DE APERTURA DEL PROCESO: providencia que inicia formalmente el proceso de Responsabilidad Fiscal (Arts. 40 y 41 de la Ley 610 de 2000).

AUTO DE APERTURA E IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que emite el competente del área de responsabilidad fiscal, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control se encuentre objetivamente establecido la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener además la formulación individualizada de cargos a los presuntos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante (artículos 97 y literal a) del artículo 98 Ley 1474 de 2011).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-420 • 2018 • ENERO • 2 420 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 4 de 176 AUTO DE IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que se dicta luego de culminada la etapa probatoria, cuando está objetivamente probado el daño y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados (Art. 48 de la Ley 610 de 2000).

AUTO QUE

DECRETA:

EMBARGO: Providencia mediante la cual se decretan, durante el proceso de responsabilidad fiscal y el de cobro coactivo, las medidas cautelares previstas en el Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012, sobre los bienes o rentas de los responsables fiscales, con el fin de amparar el pago del detrimento patrimonial y/o lograr el recaudo de la obligación.

AUTO QUE ORDENA LEVANTAR MEDIDAS CAUTELARES: Aquel mediante el cual se dispone cancelar la medida cautelar decretada, en los siguientes eventos: 1. Cuando habiendo sido decretada la medida cautelar se profiera auto de archivo o fallo sin responsabilidad fiscal confirmado en grado de consulta. 2. En cualquier momento del proceso, 3- cuando el acto que estableció la responsabilidad fiscal se encuentre demandado ante el tribunal competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros suficiente para amparar el pago del presunto detrimento y probado por quien decretó la medida. 4- Cuando se hubieren decretado medidas cautelares dentro del proceso de jurisdicción coactiva y el deudor demuestre que se ha admitido demanda y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, siempre y cuando se preste caución bancaria o de compañía de seguros. (Artículo 12 Ley 610 de 2000, artículo 103 Ley 1474 de 2011).

AUTORIZACIÓN PARA RECIBIR LA NOTIFICACIÓN: Cualquier persona que deba notificarse de un acto administrativo podrá autorizar a otra para que se notifique en su nombre, mediante escrito que requerirá presentación personal. El autorizado solo estará facultado para recibir la notificación y, por tanto, cualquier manifestación que haga en relación con el acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada.

Lo anterior sin perjuicio del derecho de postulación.

En todo caso, será necesaria la presentación personal del poder cuando se trate de notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social.

CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL: En el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal, únicamente procederá la terminación anticipada de la acción cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la perdida investigada o imputada (Art. 111 Ley 1474 de 2011).

CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL: Cuando se debe notificar personalmente una decisión, o convocarse a la celebración de una audiencia, se citará oportunamente a las partes al garante, testigos, peritos y demás personas que deban intervenir en la actuación. Las citaciones se enviarán a la última dirección conocida en el expediente, o a través de un número fax, a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor si previamente y por escrito hubiesen aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.

421 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-421 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 5 de 176 Igualmente si no hay otro medio más eficaz de información al interesado de los señalados anteriormente, se podrá obtener la dirección del registro mercantil para que comparezca a la diligencia de notificación personal. La citación deberá indicar la clase de diligencia para la cual se requiere, el lugar, la fecha y hora en la cual se llevará a cabo y el número de radicación de la actuación. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. (Art. 112, 116 de la Ley 1474 de 2011 y 68 de Ley 1437 de 2011).

COMISIÓN: Es el acto por medio del cual se asigna a un profesional, el conocimiento de un proceso de responsabilidad fiscal o una parte de él.

El Art. 27 de la Ley 610 de 2000, establece que el funcionario competente podrá comisionar para la práctica de pruebas a otro funcionario idóneo.

COMPETENCIA: Es la potestad que tienen los funcionarios de la Contraloría para participar en el proceso de responsabilidad fiscal conforme a los términos de la Constitución y la ley.

CONSECUENCIAS DE LA DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL:

Se encuentran establecidas en los artículos 58 al 61 de la Ley 610 de 2000.

Corresponde a la dependencia de conocimiento de primera instancia, una vez ejecutoriado y en firme el fallo con responsabilidad fiscal, a través de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, reportar a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de República, la información para su inclusión en el Boletín de Responsables Fiscales y de la Procuraduría General de la Nación de conformidad con los formatos vigentes. (Resolución Orgánica vigente de la Contraloría General de la República).

Cuando la decisión que se profiera no sea la de Fallo con Responsabilidad Fiscal, pero dentro del proceso se establezca que se dieron las causales para el inicio del proceso administrativo sancionatorio, se compulsarán copias de lo pertinente al Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para lo de su competencia en esta materia.

Cuando el Fallo con Responsabilidad Fiscal sea contra un contratista, se solicitará a la autoridad administrativa correspondiente la imposición de la sanción respectiva. Para estos efectos la sanción será causal de caducidad del contrato, siempre que no haya expirado el plazo para su ejecución y no se encuentre liquidado (Ley 610 de 2000, artículo 61). Igualmente, se comunicará a la Cámara de Comercio respectiva, para lo de su competencia, en lo referente al registro de proponentes.

Traslado del Fallo con Responsabilidad a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, acompañado del acto administrativo que resuelve los recursos interpuestos, con sus respectivas notificaciones y constancia de ejecutoria.

DECRETO DE PRUEBAS: Ordenación de las pruebas pertinentes, conducentes y útiles para el esclarecimiento de los hechos, observando los plazos previstos en el numeral 8º del artículo 99, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-422 • 2018 • ENERO • 2 422 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 6 de 176 literal f) del artículo 100 (procedimiento verbal) y el artículo 107 (procedimiento ordinario) de la Ley 1474 de 2011.

DOCUMENTOS: Se entiende aquel objeto que representa un hecho o una manifestación del pensamiento.

Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseña, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Artículo 243 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Artículo 243 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

DOCUMENTO AUTÉNTICO: Es aquel, del que se tiene certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Artículo 244 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

EJECUTORIA: Situación de firmeza de los actos administrativos que ocurre cuando carecen de recursos, cuando ha vencido el término sin que se hubiesen interpuesto los que fueren procedentes o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

EJECUTORIA DE LAS PROVIDENCIAS: Las providencias quedarán ejecutoriadas:

1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso:

2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.

423 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-423 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 7 de 176

3. Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido (Art. 56 Ley 610 de 2000).

EJECUTORIEDAD: Es la facultad que tiene la administración para que por sus propios medios y por sí misma, pueda hacer cumplir sus decisiones.

EXPEDIENTE: Conjunto de todos los documentos que hacen parte de una actuación administrativa o proceso.

FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL: Se profiere cuando en el proceso de responsabilidad fiscal obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación con culpa grave del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el daño y el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable (Art. 53 de la Ley 610 de 2000).

FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que emite el funcionario competente para adelantar un proceso de responsabilidad fiscal cuando en éste se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (Art. 54 de la Ley 610 de 2000).

FIRMEZA: Hace relación a que el acto administrativo, no puede ser impugnado en sede administrativa, lo cual a su vez trae como consecuencia que el acto quede ejecutoriado.

GRADO DE CONSULTA: Mecanismo previsto en la Ley 610 de 2000, mediante el cual se realiza la revisión por parte del superior jerárquico o funcional del auto de archivo, el fallo sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiese estado representado por un apoderado de oficio, en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales Para efectos de la consulta el expediente deberá enviarse dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, una vez en firme el auto correspondiente. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

HALLAZGO: Toda situación irregular encontrada durante el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal adelantado por las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local y la Dirección de Reacción Inmediata, indicando los hechos presuntamente irregulares, causas, el cómo, porqué, normas presuntamente violadas, material probatorio que lo soporta, valor del monto o daño patrimonial, presuntos responsables y motivos de su vinculación, respuesta de la entidad y valoración de la misma y otro tipo de incidencias.

IDENTIFICACIÓN: Es la manera en que se ha determinado la individualización de los registros que se generan en las diferentes actividades para obtener los productos.

IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES: El artículo 33 de la Ley 610 de 2000, establece que los servidores públicos que conozcan de procesos de responsabilidad fiscal en quienes concurra alguna REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-424 • 2018 • ENERO • 2 424 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 8 de 176 causal de recusación, deberán declararse impedidos tan pronto como adviertan la existencia de la misma.

Las únicas causales de impedimento y recusación para los servidores públicos intervinientes en el trámite de las indagaciones preliminares y los procesos de responsabilidad fiscal serán las previstas para los jueces y magistrados en la Ley 1437 de 2011 (art. 113).

INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa preprocesal oficiosa, independiente del proceso de responsabilidad fiscal, aunque sus resultados pueden conducir al inicio del mismo. Su fundamento legal se encuentra en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000 y jurisprudencial en la Sentencia C-540-97 de la Corte Constitucional y su objeto es la verificación de la ocurrencia del daño patrimonial, los hechos que lo originaron, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables.

INFORME TÉCNICO: Es un medio de prueba destinado a demostrar o ilustrar hechos que interesen al proceso, el cual podrá ser emitido por funcionarios de los órganos de vigilancia y control fiscal o por entidades públicas o particulares, para que en forma gratuita lo rindan, tal como lo establece el artículo 117 de la Ley 1474 de 2011.

INSTANCIAS: Se entiende cada uno de los grados o etapas en que se pueden conocer y resolver los diversos asuntos sometidos a las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 (artículos 97 al 120).

El proceso de responsabilidad fiscal será de única instancia cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, sea igual o inferior a la menor cuantía para contratación de la respectiva entidad afectada con los hechos y será de doble instancia cuando supere la suma señalada.

MEDIDAS CAUTELARES: Disposiciones que se decretan y practican durante el proceso de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, los cuales recaen sobre los bienes de las personas responsables, con el fin de amparar el pago del posible desmedro al erario en los términos del Artículo 12 de la Ley 610 de 2000, 103 de la Ley 1474 de 2011 y las señaladas en la Ley 1564 de 2012.

NOTIFICACIÓN: Acto de comunicación en virtud del cual se le da a conocer a las partes y excepcionalmente a terceros la decisión tomada por la autoridad administrativa.

NOTIFICACIÓN POR AVISO: Escrito que se remite a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil acompañado de copia íntegra del acto administrativo, documento que deberá contener los requisitos y el procedimiento señalado en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal (artículo 69 Ley 1437 de 2011).

NOTIFICACIÓN PERSONAL: Es la que se realiza de manera directa al notificado mediante la entrega del auto o providencia correspondiente. En el proceso de responsabilidad fiscal se establecen así:

425 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-425 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 9 de 176  En el procedimiento verbal. Se notificará personalmente al presunto responsable o a su apoderado o defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuelve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal. La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a la notificación por aviso establecida en el artículo 69 de la misma ley.

 En el procedimiento ordinario. Únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia, aplicándose el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011 (arts. 68 y 69).

NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS DE INSCRIPCIÓN O REGISTRO: Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación. (Artículo 70 Ley 1437 de 2011).

NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Escrito fijado en lugar visible de una oficina o dependencia, como medio de notificación de las providencias que no requieren notificación personal. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia y en él deberá constar:

1. La determinación de cada proceso por su clase.
2. La indicación de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte bastará la designación de la primera de ellas añadiendo la expresión “y otros”.
3. La fecha de la providencia.
4. La fecha del estado y la firma del Secretario (no se requiere firma cuando se cuente con recursos técnicos, los estados se publicarán por mensaje de datos parágrafo art. 295 Código General del Proceso).
El estado se fijará en un lugar visible de la Secretaría, al comenzar la primera hora hábil del respectivo día, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo.

Todas las decisiones que se profieran dentro del proceso de responsabilidad fiscal, serán notificadas por estado, excepto el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia a las que se les aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011 (Artículo 106 de la Ley 1474 de 2011).

NOTIFICACIÓN EN ESTRADOS: Diligencia que se surte en el proceso verbal en el curso de las audiencias y diligencias, las cuales quedan notificadas inmediatamente después de proferidas.

NULIDAD: Irregularidades que se presentan en el marco de un proceso y que vulneran el debido proceso y el derecho de defensa. En el proceso de responsabilidad fiscal se encuentran señaladas en el artículo 36 de la Ley 610 de 2000.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-426 • 2018 • ENERO • 2 426 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 10 de 176 La solicitud de nulidad podrá formularse hasta antes de proferirse la decisión final, la cual se resolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su presentación (Artículo 109 Ley 1474 de 2011)

Contra el auto que decida la solicitud de nulidad procederá el recurso de apelación que se surtirá ante el superior del funcionario que profirió la decisión (art. 109 en armonía con el art. 110 de la Ley 1474 de 2011). Por especialidad de materia, la disposición que concede recurso de reposición contra los autos que resuelven nulidades dentro del proceso verbal se hace extensivo al proceso ordinario de única instancia. (Parágrafo tercero artículo 102).

NULIDAD EN EL PROCEDIMIENTO VERBAL: La oportunidad para proponer y declarar nulidades, solo procederá en la audiencia de descargos. La nulidad se resolverá en la misma audiencia de descargos. (Artículo 99 de la Ley 1474 de 2011).

Contra el auto que decida la solicitud de nulidad procederá el recurso de reposición y apelación que se surtirá ante el superior del funcionario que profirió la decisión (art. 102 en armonía con el art. 110 de la Ley 1474 de 2011).

PERENTORIEDAD PARA EL DECRETO DE PRUEBAS EN LA ETAPA DE DESCARGOS: Vencido el término para la presentación de los descargos después de la notificación del auto de imputación de responsabilidad fiscal, el servidor público competente de la Contraloría deberá decretar las pruebas a que haya lugar a más tardar dentro del mes siguiente (art. 108 Ley 1474 de 2011).

PRECLUSIVIDAD DE LOS PLAZOS EN EL TRÁMITE DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Los plazos previstos legalmente para la práctica de las pruebas en la indagación preliminar y en la etapa de investigación en los procesos de responsabilidad fiscal serán preclusivos y por lo tanto carecerán de valor las pruebas practicadas por fuera de los mismos. La práctica de pruebas en el proceso ordinario de responsabilidad fiscal no podrá exceder de dos años contados a partir del momento en que se notifique la providencia que las decrete.

En el proceso verbal dicho término no podrá exceder de un (1) año.

PROCESO: Conjunto de actos coordinados y sucesivos realizados por los órganos investidos de jurisdicción y los demás sujetos que actúan, a fin de obtener la aplicación de la ley sustancial o material a un caso concreto.

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio público por acción u omisión y en forma dolosa o gravemente culposa. La finalidad del proceso de responsabilidad fiscal es el resarcimiento del perjuicio ocasionado al patrimonio del Estado, mediante el pago de una compensación pecuniaria que compense el daño del que fue objeto el Estado. (Artículos 1º y 4º de la Ley 610 de 2000).

PROCEDIMIENTO ORDINARIO: Establecido en la Ley 610 de 2000, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que se dan los elementos para proferir auto de apertura de conformidad con los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000.

427 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-427 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 11 de 176 La Ley 1474 de 2011, introdujo modificaciones a la regulación del procedimiento ordinario, en cuanto a las notificaciones art. 106, preclusividad de los plazos y perentoriedad para el decreto de pruebas en la etapa de descargos, causales de impedimento y recusación art.113, medida cautelar art. 103 (por especialidad de materia se hace extensivo al proceso ordinario), presunciones de culpabilidad art. 118, solidaridad art. 119.

PROCEDIMIENTO VERBAL: Establecido en la Ley 1474 de 2011, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación, esto es, que se encuentre objetivamente establecida la existencia del daño al patrimonio del Estado, que exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal. (Artículo 97 y literal a) del artículo 98 de la Ley 1474 de 2011).

PRUEBA: Es la actividad necesaria que implica demostrar la verdad de un hecho, su existencia o contenido según los medios establecidos por la ley.

En el artículo 25 de la Ley 610 de 2000, el daño patrimonial al Estado y la responsabilidad del investigado podrán demostrarse con cualquiera de los medios de prueba legalmente reconocidos.

RECAUDO: Acción de cobrar el valor de la obligación materia del proceso de ejecución.

RECURSO: Opción o garantía que los ciudadanos tienen frente al Estado para solicitar la revisión o reconsideración sobre cualquier medida que los afecte.

RECURSO DE REPOSICIÓN: Impugnación interpuesta por el interesado o su apoderado debidamente constituido, dentro del plazo legal, para buscar que el mismo funcionario que dictó la providencia, la aclare, modifique, adicione o revoque.

RECURSO DE APELACIÓN: Es un recurso mediante el cual el interesado o su apoderado debidamente constituido, dentro del plazo legal, lleva el proceso ante el superior jerárquico, constituye un instrumento a través del que se materializa el principio de la doble instancia, para que aclare, modifique, adicione o revoque.

RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO VERBAL: Se encuentran regulados en el artículo 102 de la Ley 1474 de 2011.

RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO ORDINARIO: Se encuentran regulados en la Ley 610 de 2000 y el Artículo 110 de la Ley 1474 de 2011 que señala las instancias en los procesos de responsabilidad fiscal.

RESPONSABILIDAD FISCAL: Obligación que tienen los servidores públicos de reparar los daños ocasionados al Estado en ejercicio de su gestión fiscal, siempre que se determine la existencia de dolo o culpa grave.

SUSTANCIACIÓN: Estudio y proyección de las actuaciones que se surten dentro de un proceso.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-428 • 2018 • ENERO • 2 428 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 12 de 176 TESTIMONIO: Es la exposición que un tercero rinde al funcionario competente, con referencia a los hechos o circunstancias relacionadas directa o indirectamente con la materia de la investigación y de las cuales se ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones.

TÍTULO EJECUTIVO: Son obligaciones expresas, claras y exigibles que constan en documento que provenga del deudor o de su causante y constituyen plena prueba contra él, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por juez o tribunal de cualquier jurisdicción, o de otra providencia judicial, o de las providencias que en procesos de policía aprueben liquidación de costas o señalen honorarios de auxiliares de la justicia, y los demás documentos que señale la ley. La confesión hecha en el curso de un proceso no constituye título ejecutivo, pero sí la que conste en el interrogatorio previsto en el artículo 184. (Ley 1437 de 2012 Art. 422).

En el proceso de responsabilidad fiscal se establece que una vez en firme el fallo con responsabilidad fiscal, prestará mérito ejecutivo contra las responsables fiscales o sus garantes, en el cual se hará efectivo a través de la jurisdicción coactiva (Art. 58 Ley 610 de 2010)

TRASLADO - DISPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE A LAS PARTES (DESCARGOS)

Es el término con que cuenta los presuntos responsables fiscales, sus apoderados especiales o de oficio para presentar los argumentos de defensa frente a las imputaciones formuladas en el auto de imputación (art. 50 Ley 610 de 2000) y las señaladas en el auto de apertura e imputación (art. 99 Ley 1474 de 2011).

TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

DEFINICIONES RELACIONADAS CON EL PROCESO DE COBRO COACTIVO:

ETAPAS DEL PROCESO: 1- Estudio del Título. 2- Cobro Persuasivo. 3- Cobro Coactivo.

ACUERDO DE PAGO: Convenio celebrado entre el ejecutado y la Contraloría (Subdirección de Jurisdicción Coactiva) mediante el cual se pacta la forma de pago de la obligación; (Art. 96 de la Ley 42/93). "En cualquier etapa del proceso de Jurisdicción Coactiva el deudor podrá celebrar un acuerdo de pago con el organismo de control fiscal, en cuyo caso se suspenderá el proceso y las medidas preventivas que hubieren sido decretadas (...)"

Es importante tener en cuenta que los intereses de los plazos concedidos, deben cobrarse, es decir, que su cobro debe realizarse hasta el pago total de la obligación.

ACTOS DEMANDABLES ANTE LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA: De acuerdo con el artículo 94 de la Ley 42 de 1993, solo son materia de control de legalidad ante la jurisdicción contenciosa administrativa, las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan seguir adelante con la ejecución.

ACUMULACIÓN DE TÍTULOS EJECUTIVOS 429 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-429 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 13 de 176 Es la posibilidad de reunir en un solo proceso de cobro, varias pretensiones contra el mismo ejecutado, asimilándose a la denominada acumulación de pretensiones prevista en el Código General del Proceso conforme a la remisión hecha por el artículo 90 de la Ley 42 de 1993 y aparece desarrollada en el artículo 88.

APELACIÓN: Medio de impugnación (recurso) interpuesto ante el funcionario de primera instancia para ante el superior jerárquico a efecto que éste confirme, modifique o revoque la decisión adoptada.

AUTO: Providencia mediante la cual se declara la voluntad administrativa, con el objeto de garantizar el impuso y culminación del proceso.

AUTO DE REVOCATORIA DEL ACUERDO DE PAGO: Aquel proferido por el Subdirector de Jurisdicción Coactiva, como consecuencia del incumplimiento del acuerdo de pago celebrado, mediante el cual se ordena reanudar el proceso.

AUTO DE SUSPENSIÓN DEL PROCESO EJECUTIVO: El proferido por el Subdirector de Jurisdicción Coactiva, a través del cual se ordena la cesación temporal del proceso, como consecuencia de la ocurrencia de alguno de los eventos previstos en las normas que regulan el mismo.

AUTO POR EL CUAL SE ACEPTA EL PAGO TOTAL Y SE ARCHIVA UN PROCESO EJECUTIVO: Aquel proferido por el Subdirector de Jurisdicción Coactiva en cualquier etapa del proceso, por pago total de la obligación.

AUTO QUE AVOCA CONOCIMIENTO: Actuación por medio de la cual se asume la competencia para adelantar el proceso de ejecución.

AUTO QUE

DECRETA:

EMBARGO: Providencia mediante la cual se decretan, durante el proceso, las medidas cautelares previstas en el Estatuto Tributario Nacional, Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso y Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sobre los bienes o rentas de los responsables, con el fin de lograr el recaudo de la obligación.

AUTO QUE ORDENA LEVANTAR MEDIDAS CAUTELARES: Aquel mediante el cual se dispone cancelar las medidas cautelares decretadas, una vez obre en el proceso coactivo copia del auto admisorio de la demanda ante el Tribunal Contencioso Administrativo y que se preste caución bancaria o de compañía de seguros.

AUTO QUE ORDENA TRAMITAR LAS EXCEPCIONES Y MEDIANTE EL CUAL SE DECRETAN PRUEBAS: Providencia mediante la cual, una vez propuestas las excepciones dentro del término legal, ordena darles trámite.

AUTORIZACIÓN DE PAGO: Documento mediante el cual se solicita al ente recaudador que reciba el pago total o parcial de la obligación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-430 • 2018 • ENERO • 2 430 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 14 de 176 AUXILIARES DE LA JUSTICIA: Personas inscritas en el Registro del Consejo Superior de la Judicatura, que prestan su apoyo técnico-jurídico para la ejecución de labores "judiciales administrativas”.

AVALUÓ: Dictamen pericial que profiere una persona versada en ciencia, técnica o arte, a través del cual se señala el valor de un bien.

CAUCIÓN: Es la obligación que se contrae para la seguridad de otra obligación propia o ajena. Su finalidad, como medida cautelar, consiste en garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los sujetos procesales durante el proceso, así como garantizar el pago de los perjuicios que sus actuaciones procesales pudieran generar a la parte contra la cual se dirigen. Así entonces, mediante el compromiso personal o económico que se deriva de la suscripción de una caución, el individuo involucrado en un procedimiento determinado manifiesta su voluntad de cumplir con los deberes impuestos en el trámite de las diligencias y, además garantiza el pago de los perjuicios que algunas de sus actuaciones procesales pudieran ocasionar a la contraparte. Las cauciones operan entonces como mecanismo de seguridad e indemnización dentro del proceso.

Están reguladas mediante los artículos, 597, 603 y 604 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

COBRO COACTIVO: Ha sido clasificado como un proceso de ejecución, donde se parte de la existencia de la obligación, generalmente constituida a través del agotamiento de un procedimiento administrativo (salvo en el caso de sentencias judiciales), con plena observancia del derecho de defensa y contradicción al investigado y que concluye con la declaración de voluntad de la administración contenida en un acto administrativo. En tal sentido, el documento(s) en el cual consta la obligación de cancelar una suma líquida de dinero a cargo de uno o más deudores o responsables fiscales, cuyo cobro corresponde efectuar a la Contraloría de Bogotá, debe reunir los requisitos de ser un documento claro, expreso y actualmente exigible, para que pueda servir como título ejecutivo base del proceso de cobro coactivo.

COBRO PERSUASIVO: El cobro por vía persuasiva ha sido entendido como una instancia preliminar constitutiva de una etapa del procedimiento de cobro, aunque distinta al cobro coactivo, la cual tiene por objeto, como su nombre mismo lo indica, persuadir, convencer, inducir al deudor para que se avenga de manera voluntaria al pago de la obligación, o bien a la suscripción de un acuerdo de pago que garantice bajo ciertas condiciones, su solución efectiva.

La Subdirección de Jurisdicción Coactiva, adelantará el cobro persuasivo mediante las siguientes acciones:

Localización del deudor: Se oficiará a la respectiva entidad afectada y a la Función Pública, para obtener la última dirección y números telefónicos registrados en la hoja de vida y declaración juramentada de bienes; así mismo, a la DIAN, a la Dirección de Impuestos Distritales, y demás entidades que puedan proporcionar la información requerida.

Ubicación de los bienes del deudor: Para la ubicación de bienes del ejecutado se circularizará a las distintas entidades que puedan suministrar información, tales como, TransUnion- Tu Crédito, Secretaría Distrital de Movilidad, Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD, Ministerio de Transporte, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Privados y demás fuentes que proporcionen la ubicación de los bienes.

431 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-431 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 15 de 176 Se efectuarán comunicaciones telefónicas y/o escritas a los ejecutados, recordándole el cumplimiento de las obligaciones derivadas del título ejecutivo, donde se le informará claramente la forma, el lugar y la oportunidad de realizar el pago y los beneficios de hacerlo prontamente, así como, las implicaciones de pasar a la etapa de cobro coactivo.

Celebración de acuerdo de pago con el ejecutado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad que lo reglamenta.

El período de negociación persuasiva tiene un término máximo de 90 días, vencido este término, se procederá a dar inicio de la etapa de Cobro Coactivo.

COMPETENCIA DEL FUNCIONARIO DE CONOCIMIENTO: La competencia para el conocimiento del Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Distrital se encuentra establecida en la Resolución Reglamentaria vigente.

COSTAS: Gastos en los cuales se incurre como consecuencia del desarrollo del proceso.

DECRETO DE PRUEBAS: Ordenación de las pruebas pertinentes, conducentes y útiles para el esclarecimiento de los hechos en el proceso coactivo.

DEVOLUCIÓN: De prosperar las excepciones o el recurso de reposición, o cuando el juez administrativo declara la nulidad del título ejecutivo o de los actos proferidos en el proceso de cobro coactivo como parte del medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho, o bien ocurra el pago total de la obligación; es necesario ordenar la devolución de los títulos de depósito judicial previo el endoso respectivo al ejecutado.

AUDIENCIA DE REMATE: Actuación adelantada por el funcionario competente, la cual se encuentra regulada el artículo 452 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

DEUDOR SOLIDARIO. Son terceras personas que mediando mandato legal, convención o testamento, son convocadas a responder por el pago de una obligación junto con el deudor principal.

DILIGENCIA DE SECUESTRO: Actuación a través de la cual el funcionario competente del cobro coactivo en ejercicio de la administración de justicia busca conservar los bienes, impidiendo que su dueño o poseedor de los mismos los enajene, asegurando de esta forma que se cumpla con la decisión resultante del proceso, el propósito es la aprehensión material de bienes muebles e inmuebles. Las reglas sobre esta figura y su levantamiento se encuentran contenidas en los artículos 595 y s.s. del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

EJECUTADO: Persona contra quien se adelanta un proceso ejecutivo para el cobro de una obligación.

EJECUTORIA: Situación de firmeza de los actos administrativos que ocurre cuando carecen de recursos, cuando ha vencido el término sin que se hubiesen interpuesto los que fueren procedentes o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-432 • 2018 • ENERO • 2 432 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 16 de 176 EMBARGO: Es la figura legal encaminada a colocar un bien fuera del comercio en forma tal, que una vez practicado se logra su inmovilización en el mundo del negocio jurídico. Es la medida que tiene por finalidad impedir que el ejecutado disponga de los bienes, constituya gravámenes o imponga limitaciones al dominio.

ESTADO: Escrito fijado en lugar visible de una Oficina o Dependencia, como medio de notificación de las providencias que no requieren notificación personal.

ESTUDIO DEL TÍTULO: Evaluación efectuada por el funcionario competente de adelantar el cobro coactivo para evitar impugnaciones en la conformación del mismo.

EXCEPCIONES: Medio de defensa taxativamente establecido por la ley para la defensa del ejecutado y buscan controvertir el mérito ejecutivo del título de cobro o el procedimiento coactivo mismo, con miras a enervar el mandamiento de pago.

EXPEDIENTE: Conjunto de todos los documentos que hacen parte de una actuación administrativa o proceso y deben estar acordes a la normatividad archivística.

FRACCIONAMIENTO: El fraccionamiento se da cuando una autoridad judicial o administrativa solicita por escrito fragmentar un depósito judicial ya constituido, en dos o más depósitos judiciales por valores inferiores. Sumados los valores de los depósitos, el resultado del fraccionamiento debe ser igual al valor del depósito inicial.

HONORARIOS. Es la retribución económica por los servicios prestados por los auxiliares de justicia que debe pagarse por la Contraloría de Bogotá, y posteriormente liquidar dentro del monto de las costas del proceso que deberá sufragar el deudor.

INTERRUPCIÓN DEL PROCESO Es un fenómeno jurídico en virtud del cual el expediente sufre una parálisis procesal a consecuencia de la realización de un hecho externo al proceso. Dichas causales de interrupción se encuentran taxativamente previstas en el artículo 159 del Código General del Proceso. Por efecto del decreto de interrupción, durante su vigencia no correrán los términos y no podrá ejecutarse ningún acto procesal, con excepción de las medidas urgentes y de aseguramiento.

En el auto que ordena la interrupción del proceso se dispondrá citar a los herederos, cónyuge, albacea, administrador de la herencia yacente o a la parte cuyo apoderado falleció o fue excluido o suspendido del ejercicio de la profesión, privado de la libertad o inhabilitado, según fuere el caso. Los citados deberán comparecer al proceso dentro de los 5 días siguientes a su notificación. Vencido este término, o antes cuando concurran o designen nuevo apoderado, se reanudará el proceso (Artículos 159 y 160 del Código General del Proceso).

JURISDICCIÓN COACTIVA: Facultad constitucional otorgada a las Contralorías para hacer efectivo el cobro de los créditos fiscales (Artículo 268 numeral 5°. de la Constitución Política).

433 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-433 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 17 de 176 LIBRO RADICADOR: Volumen donde el funcionario ejecutor consigna el reparto de títulos a los abogados sustanciadores, quienes deben firmar el recibido, dejando constancia de la fecha en que se le asignó. También, se debe anotar la fecha en que se recibe el título en las dependencias de jurisdicción coactiva, el número y la fecha del correspondiente título.

Posteriormente y una vez efectuado el estudio del título, se le debe asignar un número al proceso que se va a iniciar y con el que se identificará en lo sucesivo el expediente, anotándolo en la carátula y en los demás libros.

La radicación tiene varias finalidades, entre otras:

 Señalar la responsabilidad del funcionario.

 Permite afirmar con seguridad cual es el funcionario que conoce del asunto.  Contribuye en un momento determinado para la reconstrucción del proceso en caso de pérdida o extravío.

LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO FISCAL: Actuación mediante la cual se efectúa las operaciones encaminadas a establecer el valor total de la obligación, incluyendo los intereses y las costas.

MANDAMIENTO DE PAGO: Providencia por medio de la cual se ordena al responsable fiscal el pago o cancelación de la obligación fiscal, Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso, artículo 430 y artículo 826 del Estatuto Tributario Nacional MEDIDAS CAUTELARES: Disposiciones que se decretan y practican durante el proceso, sobre los bienes de las personas responsables, con el fin de asegurar el recaudo de los créditos u obligaciones fiscales.

Como pauta, pueden ser decretadas antes o después de librar mandamiento de pago, implicando ello, naturalmente, que no es indispensable que previamente la otra parte reconozca el derecho que se invoca, ni la sentencia que lo declara.

MÉRITO EJECUTIVO: Calidad en virtud de la cual un acto administrativo puede ejecutarse o hacerse efectivo aún en contra de la voluntad del obligado o responsable.

NOTIFICACIÓN: Es el acto solemne mediante el cual la Contraloría entera al investigado y a los demás interesados de una determinación unilateral, providencia.

NOTIFICACIÓN PERSONAL: Tiene carácter de principal, pues de poderse realizar, se prefiere a cualquier otro tipo de notificación, por cuanto garantiza el debido proceso y que el contenido de determinada providencia fue realmente conocido por la persona que debía enterar de ella; y se surte de manera directa e inmediata con el sujeto de derecho al cual se le quiera enterar de alguna determinación proferida dentro del proceso.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-434 • 2018 • ENERO • 2 434 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 18 de 176 OPOSICIÓN AL SECUESTRO. Es la actuación procesal de un tercero ajeno al proceso en busca de la protección de la tenencia sobre determinado bien, a través de la acreditación de la posesión material sobre el mismo.

PERDIDA DE FUERZA EJECUTORIA: El fenómeno de la pérdida de fuerza ejecutoria va ligado a la eficacia del acto administrativo, no a su existencia, por ello se ha entendido por la jurisdicción contenciosa administrativa que un acto puede estar vigente, gozar de presunción de legalidad, y pese a ello ser inejecutable, por la realización de un hecho posterior a su expedición que impide la ejecución material del acto contra la voluntad del destinatario, haciéndole perder su atributo de obligatoriedad.

En sentencia C-069 de 1995, la Corte Constitucional considera que la pérdida de fuerza ejecutoria ocurre de manera excepcional y de conformidad con las causales establecidas por la ley, actualmente consagradas en el artículo 91 del CPACA y artículo 817, en cumplimiento de la regla de procedimiento indicada en el artículo 100-2 del CPACA.

PERITO: Auxiliar de la justicia a quien se encarga la elaboración de un dictamen o el avalúo de un bien.

PROCESO: Desarrollo lógico y secuencial de una actividad determinada por fases o etapas, tendiente al logro de un objetivo.

PROCESO ADMINISTRATIVO COACTIVO. Es el proceso administrativo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Estatuto Tributario, por medio del cual las contralorías ejercen la prerrogativa de cobro de que es titular, para adelantar directamente el recaudo de los títulos ejecutivos a su cargo, cuyo trámite de cobro no esté previsto en una norma especial.

PROCESO COACTIVO FISCAL. Consiste en el procedimiento de cobro regulado de manera especial en la Ley 42 de 1993 y en subsidio en el Código General del Proceso, a través del cual se efectúa el cobro de los fallos con responsabilidad fiscal, las resoluciones que impongan multas dentro del proceso sancionatorio fiscal, y las pólizas de seguros y demás garantías a favor de las entidades públicas que se integren a fallos con responsabilidad fiscal.

PRÁCTICA DEL SECUESTRO Y OPOSICIONES: Actuación mediante la cual el funcionario competente da cumplimiento al auto que decreta el secuestro, el cual debe indicar, fecha, día y hora para llevar a cabo la diligencia y el nombre del secuestre; el secuestro se realiza con la diligencia a la que concurren, el funcionario ejecutor, quién tiene el deber de comprobar la existencia, características y estado de los bienes y el de limitar el secuestro conforme a las reglas existentes, el Abogado Sustanciador a quien le corresponde denunciar los bienes identificándolos y entregándolos al secuestre, el Secretario del despacho de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, y el Secuestre. Cuando se considere conveniente se debe pedir él acompañamiento dé la policía del lugar.

PRESCRIPCIÓN: La prescripción ha sido entendida conforme a la definición del artículo 2512 del código civil, como un modo de adquirir las cosas ajenas o de extinguir las acciones o derechos ajenos, por haberse poseído las cosas y no haberse ejercido dichas acciones y derechos durante cierto lapso de tiempo.

435 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-435 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 19 de 176 La modalidad de la prescripción que se aplica a los procesos coactivos, es la extintiva o liberatoria, conforme la cual se extingue la acción de cobro por el trascurso del lapso de tiempo previsto por la norma, sin que se haya ejercido la misma. Para la aplicación de la figura se tiene en cuenta lo previsto en el artículo 817 del Estatuto Tributario, según la cual la acción de cobro prescribe en el término de 5 años contados a partir de la fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo. Así mismo respecto a la suspensión y prescripción se aplica lo señalado en el artículo 818 del ET.

PROVIDENCIA QUE ORDENA SEGUIR ADELANTE LA EJECUCIÓN: Aquella que dispone, previo agotamiento de ciertos trámites, continuar con el proceso de ejecución.

RECAUDO: Acción de cobrar el valor de la obligación materia del proceso de ejecución.

RECURSO: Opción o garantía que los ciudadanos tienen frente al Estado para solicitar la revisión o reconsideración sobre cualquier medida que los afecte.

RECURSO DE REPOSICIÓN: Impugnación interpuesta por el interesado o su apoderado debidamente constituido, dentro del plazo legal, para buscar que el mismo funcionario que dictó la providencia, la aclare, modifique o revoque.

REMATE: Es la venta forzada que el funcionario judicial o administrativo, sustituyendo la voluntad del propietario, hace de un bien mueble o inmueble a quien formula la mejor oferta o postura en la subasta o licitación.

REMATE POR COMISIONADO: Diligencia establecida en el Artículo 454 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

REMATANTE: Es la persona que resulta como adjudicataria en la pública subasta (remate) por ser el mejor postor.

REMISIBILIDAD DE LAS OBLIGACIONES: Es la facultad en cabeza del acreedor de suprimir de los registros contables las deudas a cargo del deudor, que comporta la renuncia a exigir su cumplimiento; causada por la muerte del deudor que fallece sin dejar bienes, o por las obligaciones que carecen de respaldo económico, o frente a aquellos créditos cuyos costos son mayores que el beneficio a recuperarse.

Aun cuando la remisibilidad de las obligaciones fue inicialmente desarrollada en el artículo 820 del Estatuto Tributario y en su Decreto Reglamentario 328 de 1995, a través de la Ley 1066 de 2006 en el parágrafo 2 del artículo 5 se concedió a todas las entidades públicas que recauden caudales públicos, la facultad de dar aplicación a los incisos 1 y 2 del artículo 820 del ET.

RENDICIÓN DE CUENTAS: Actuación del auxiliar de la justicia mediante la cual informa el manejo dado a los bienes que le han sido embargados para su administración.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-436 • 2018 • ENERO • 2 436 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 20 de 176 REPARTO: Actuación realizada en la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, para efectuar la distribución de los expedientes entre los Abogados Sustanciadores encargados de adelantar su trámite.

REPETICIÓN DEL REMATE Y REMATE DESIERTO. Cuando se impruebe o se declare sin valor el remate se procederá a repetirlo y será postura admisible la misma que rigió para el anterior. Cuando no hubiere remate por falta de postores, el juez señalará fecha y hora para una nueva licitación. Sin embargo, fracasada la segunda licitación cualquiera de los acreedores podrá aportar un nuevo avalúo, el cual será sometido a contradicción en la forma prevista en el artículo 444 del Código General del Proceso. La misma posibilidad tendrá el deudor cuando haya transcurrido más de un (1) año desde la fecha en que el anterior avalúo quedó en firme. Para las nuevas subastas, deberán cumplirse los mismos requisitos que para la primera. Art. 457 Ley 1564 de 2012 REPOSICIÓN DEL TÍTULO JUDICIAL: Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones que el anterior, por pérdida, extravió hurto o grave deterioro del título original. El funcionario ejecutor solicita la reposición del título al Banco, mediante oficio, al que le debe adjuntar copia de la denuncia penal o del título sin diligenciamiento alguno, si la solicitud obedece a grave deterioro del mismo, en los términos del instructivo. Este particular procedimiento está contemplado en el artículo 398 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012 RESOLUCIÓN QUE

RESUELVE:

LAS EXCEPCIONES: Acto Administrativo, mediante el cual decide sobre las excepciones formuladas por el ejecutado.

SECUESTRE: Auxiliar de la justicia al cual se le encomienda la custodia y administración de los bienes objeto de las medidas cautelares. Es la persona encargada del depósito o administración de los bienes según su naturaleza.

SECUESTRO: Es la aprehensión material que se hace de un bien o conjunto de bienes que se entregan a una persona (secuestre) para que los tenga en depósito y en ocasiones como administrador a nombre y órdenes de la autoridad o del funcionario ejecutor, para ser entregados cuando y a quien éste disponga.

SUSTANCIACIÓN: Estudio y proyección de las actuaciones que se surten dentro de un expediente.

SENTENCIA QUE ORDENA SEGUIR ADELANTE LA EJECUCIÓN: Si no se propusieren excepciones oportunamente, el funcionario ejecutor dictará sentencia que ordene el remate y el avalúo de los bienes embargados y de los que posteriormente se embarguen, si fuere el caso, o seguir adelante la ejecución para el cumplimiento de las obligaciones determinadas en el mandamiento de pago, practicar la liquidación del crédito y condenar en costas al ejecutado.

SUSPENSIÓN DEL PROCESO Sucede cuando el proceso se paraliza temporalmente, debido a la ocurrencia de alguna de las circunstancias internas del proceso, indicadas de forma expresa en la respectiva norma legal. (Arts. 161, 545 del Código General del Proceso, Art. 101 de la Ley 1437 de 2011, Arts. 827 y 841 del 437 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-437 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 21 de 176 Estatuto Tributario, Artículo 96 Ley 42 de 1993, Artículo 99 numeral 4 de la Ley 1474 de 2011, artículo 20 de la Ley 1116 de 2006).

TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL Es toda suma de dinero, que de conformidad con las normas legales vigentes, debe consignarse a órdenes de la Contraloría de Bogotá (Artículo 2 de la Ley 66 de 1993).

Dentro del trámite del proceso de cobro coactivo, se pueden constituir títulos de depósito judicial por parte de las personas naturales o jurídicas obligadas a acatar la orden de embargo impartida por el funcionario ejecutor (por ejemplo empleadores o establecimientos bancarios). De igual forma, en la cuenta de depósitos judiciales se consignan el valor de los cánones o rendimientos percibidos con ocasión de los embargos decretados –a cargo del secuestre designado-, así como el depósito para hacer postura en la diligencia de remate y el valor restante una vez adjudicado el bien, y las cauciones para el levantamiento de medidas cautelares.

El título de depósito judicial se constituye una vez ha sido consignada la suma, a la cuenta que para tal efecto destine la Contraloría de Bogotá- CB en el Banco Agrario de Colombia, que es la institución financiera encargada de administrar dichos depósitos conforme lo estableció el artículo 1 del Decreto 2419 del 30 de noviembre de 1999. Una vez consignado el título será remitido por el banco a la oficina de cobro coactivo para su custodia y seguridad, dependencia que a su vez lo remite a la Tesorería de la CB.

TÍTULO EJECUTIVO: Corresponde a un documento o conjunto de documentos, que deben contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO VERBAL, ORDINARIO Y COACTIVO

5.1. PROCESO VERBAL No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS 1 Recibe el Hallazgo Fiscal o Indagación Preliminar Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y J.C DRFJC y/o Director de Reacción Inmediata DRI Libro radicador de Hallazgos e Indagaciones Preliminares, solicitud de entidades vigiladas, denuncias o queja y archivo magnético y/o base de datos Observaciones:

La Dirección evalúa y según competencia, profiere memorando de envío a la dependencia competente, si es aprobado se da número para proceso pero si no es aprobado, se enviará memorando con REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-438 • 2018 • ENERO • 2 438 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 22 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS devolución de hallazgo a la Dirección de Fiscalización Sectorial de origen para realice ajustes por complementación corrección y/o archivo según corresponda. Si es devuelto nuevamente a la DRFJC deberá remitirse en otro formato de traslado de hallazgo fiscal debidamente ajustado.

2 Asigna a los profesionales Libro radicador de reparto de Asignación de Hallazgo, Indagación Preliminar o Queja Director Técnico DRFJC y/o DRI Secretaría Común de la DRFJC ó Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal SPRF y DRI 3 Declaración de independencia y conflicto de intereses, Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC, SPRF y/o DRI Diligencia formato “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, en el cual se declara expresamente que se mantiene la independencia respecto de la entidad afectada por el daño patrimonial y los presuntos responsables fiscales, documento que será entregado a las secretarías comunes para que lleven el control correspondiente.

Punto de Control: El Director, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y /o Gerentes deben asegurar que los profesionales que evalúan hallazgos fiscales e indagaciones preliminares o sustancian procesos de responsabilidad fiscal, no están incursos en conflictos de intereses respecto de la Entidad Afectada y los presuntos responsables fiscales, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, y en las disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.

439 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-439 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 23 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS El formato “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, será entregado a las secretarías comunes para que lleven el control correspondiente. Anexo 62 4 Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC, SPRF y/o DRI Memorando de devolución y/o de remisión a la SPRF o al funcionario comisionado de la DRFJC y/o Reacción Inmediata, según corresponda.

Estudia el hallazgo fiscal o indagación preliminar y determina si es de su competencia, la iniciación del proceso y continua con la actividad No 7, de lo contrario proyecta memorando para remitir a la SPRF.

Observaciones:

Se debe tener en cuenta:

 Resolución vigente de competencias para el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal.  En caso de no cumplir con los requisitos de los Artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000, se devuelve a la Dirección Sectorial o a Dirección de Reacción Inmediata, análisis que no deberá superar el término de 40 días hábiles 5 Libro radicador de reparto y/o memorando de asignación Asigna a los profesionales el hallazgo fiscal o indagación preliminar Director (a) de Responsabilidad Fiscal, Director (a) de Reacción Inmediata y Subdirector (a) del proceso de Responsabilidad Fiscal 6 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Estudia el hallazgo fiscal o indagación preliminar y si cumple con los Observaciones:

Cuando se presenta la devolución se debe REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-440 • 2018 • ENERO • 2 440 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 24 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS Gerentes de la DRFJC, SPRF o DRI argumentar las razones de hecho y derecho.

La Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI, asigna y controla el número del proceso en el libro radicador. requisitos del Literal a) art 98 de la Ley 1474 de 2011 proyecta auto de apertura e imputación, en caso contrario proyecta memorando de devolución.

Asegura la identificación del número del proceso de responsabilidad fiscal, en todos los documentos o actuaciones que se generen y hagan parte del expediente para garantizar la trazabilidad del producto.

7 Directores DRFJC y DRI, Subdirector PRF o Gerentes Auto por el cual se apertura e imputa el proceso de responsabilidad fiscal verbal Memorando de devolución Firma Auto por el cual se apertura e imputa el proceso de responsabilidad fiscal verbal ó devuelve a la DRFJC en el caso de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal 8 Memorando de devolución Director de Responsabilidad Fiscal y/o Director de Reacción Inmediata Devuelve el hallazgo fiscal a la Dirección sectorial o al DRI, según corresponda, con los argumentos o razones expuestas 9 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y el DRI Libro Radicador Oficio de citación, acta de diligencia de notificación personal, aviso o publicación Asigna y controla el número del proceso Adelanta la notificación personal del auto de apertura e imputación o por Punto de control:

Si no se pudo realizar la notificación personal al cabo de los 5 días del envío de la citación, esta se hará por medio de 441 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-441 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 25 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS aviso de conformidad con la Ley y comunica al garante aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente o pueda obtenerse del registro mercantil, acompañada de copia íntegra del acto administrativo Art. 69 CPACA 10 Oficio Informa de la Apertura al Representante Legal del sujeto de control afectado.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI 11 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI Observaciones:

Los profesionales sustanciadores suscriben los oficios correspondientes a:  Oficina de Instrumentos públicos  SIM  Entidades financieras  Dirección de impuestos Nacionales y Distritales  Otras Investiga información patrimonial si encuentra méritos, proyecta auto de medida cautelar para la firma del profesional competente y comunica las mismas a las oficinas competentes, separando un cuaderno denominado medidas cautelares para el archivo y manejo de esta información 12 Firma Auto de medidas cautelares.

Auto de medidas cautelares, se notifica en la audiencia de descargos Director DRFJC, DRI, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Gerentes 13 Comunicación externa Profesionales universitarios, especializados, asesores o Remite comunicación citando audiencia de descargos Observaciones:

El profesional sustanciador suscribe REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-442 • 2018 • ENERO • 2 442 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 26 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS los oficios a:

PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS Gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI  Implicados  Garantes  Apoderados de confianza y oficio 14 Medio óptico, actas, constancias y demás elementos probatorios pertinentes Apoya y en algunos casos preside la audiencia de descargos, según auto de comisión.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI 15 Medio óptico, actas, constancias y demás elementos probatorios pertinentes Director de la DRFJC, DRI Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Gerentes Preside la Audiencia de Descargos y decide cualquiera de las actuaciones señaladas en el Artículo 99 de la Ley 1474 de 2011 Observaciones:

Se tiene en cuenta lo señalado en los artículos 98, 99 y 100 de la Ley 1474 de 2011- Sentencia C- 083-15 y demás normas concordantes. Las decisiones que se tomen en la audiencia son susceptibles de recursos de reposición y/o apelación dependiendo si son de única o doble instancia Se practican el número de sesiones que sean necesarias. Los recursos de reposición se resuelven en audiencia. Para el tema de notificaciones, se debe tener en cuenta lo señalado en el Artículo 104 de la Ley 1474 de 2011 Memorando remisorio 16 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Remite el expediente al superior jerárquico cuando se trate de 443 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-443 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 27 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS un recurso de apelación Libro de reparto 17 Despacho del Contralor, Director de RFJC Asigna el profesional para estudio del recurso de apelación 18 Estudia el recurso y proyecta la decisión correspondiente para firma del Director o Despacho del Contralor o funcionario competente Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de DRFJC, SPRF y DRI y Oficina Asesora Jurídica OAJ Auto que decide recurso de apelación 19 Director DRFJC, Despacho del Contralor Firma Auto que decide recurso de apelación 20 Secretaría Común de la DRFJC o Despacho del Contralor Constancia de notificación - Estado Memorando de Devolución Notifica por estado la decisión y devuelve el expediente a la dependencia de origen 21 Auto de trámite y comunicaciones externas Profesionales universitarios, especializados, asesores o gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI Proyecta el auto de trámite firmado por el profesional competente señalando fecha y hora para la reanudación de la audiencia y elabora las citaciones correspondientes.

22 Auto de trámite Firma auto de trámite señalando fecha y hora para la reanudación de la audiencia Director de la DRFJC, DRI Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Gerentes 23 Medio óptico, actas, constancias y demás elementos probatorios pertinentes Profesionales universitarios, especializados, asesores o gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI Apoya en la continuación de la audiencia de descargos, presidida por el profesional competente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-444 • 2018 • ENERO • 2 444 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 28 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS 24 Director de RFJC y DRI, Subdirector del PRF, Gerentes Medio óptico, actas, constancias y demás elementos probatorios pertinentes Instala y preside la audiencia de decisión y dará traslado a los sujetos procesales por un tiempo limitado para que presenten sus alegatos de conclusión.

Observaciones:

Se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 101 de la Ley 1474 de 2011.

El tiempo estimado para cada imputado es de veinte (20) minutos.

25 Apoya en la Audiencia de Decisión.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI Observaciones:

Se puede suspender la audiencia hasta por 20 días para tomar la decisión. Art. 101 de la Ley 1474 de 2011.

26 Fallo con o sin RF Director de RFJC y DRI, Subdirector del PRF, Gerentes Profiere en la audiencia de decisión, de manera motivada fallo con o sin responsabilidad fiscal Observaciones:

El responsable fiscal, su defensor, apoderado de oficio o el tercero declarado civilmente responsable, deberán manifestar en la audiencia si interponen recurso de reposición o apelación según fuere procedente, caso en el cual lo sustentará dentro de los diez (10) días siguientes (literal d artículo 101).

En el caso que se profiere fallo sin Responsabilidad Fiscal o el responsabilizado haya sido representado por apoderado de oficio, procede el grado de consulta de conformidad con el artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

445 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-445 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 29 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS En el tema de recursos debe observarse lo señalado en el Artículo 102 de la Ley 1474 de 2011.

Memorando 27 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Enviar al superior jerárquico para surtir la apelación o el grado de consulta según corresponda.

Punto de control:

En el caso del grado de consulta se debe remitir al superior jerárquico dentro de los tres (3) días siguientes a la ejecutoria de la providencia.

Libro de reparto 28 Asigna el expediente a los profesionales para su estudio Director Responsabilidad Fiscal y J.C. o Despacho del Contralor, 29 Proyecta decisión en grado de consulta Profesionales universitarios, especializados, asesores o gerentes de la DRFJC o OAJ Punto de control:

Se cuenta con un mes para proferir la decisión art 18 de la Ley 610 de 2000.

30 Auto que resuelve en grado de consulta o resuelve recurso de apelación Director de Responsabilidad Fiscal o Despacho del Contralor Firma Auto que resuelve en grado de consulta o resuelve recurso de apelación Memorando 31 Devuelve el expediente al despacho de origen Secretaría Común de la DRFJC, SPRF y Despacho del Contralor Punto de control:

Si no se pudo realizar la notificación personal al cabo de los 5 días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente o pueda obtenerse del registro mercantil, acompañada de copia íntegra del acto administrativo Art. 69 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-446 • 2018 • ENERO • 2 446 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 30 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS CPACA 32 Observaciones:

El impugnante tiene 10 días para sustentar los recursos. Literal d) art 101 de la Ley 1474 de 2011 Si se profiere fallo con Responsabilidad Fiscal, proceden los recursos de reposición o apelación dependiendo si es de única o doble instancia Director Responsabilidad Fiscal, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal, profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFC,SPRF y del DRI Memorando 33 Secretaría Común de la DRFJC, SPRF y el DRI Remite el expediente al superior jerárquico cuando se trate de un recurso de apelación Libro de reparto 34 Despacho del Contralor, Director de RFJC Asigna el profesional para estudio del recurso de apelación 35 Estudia el recurso y proyecta la decisión correspondiente para firma del Director o Despacho del Contralor Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC y de la OAJ Punto de control:

Los recursos serán resueltos dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del día siguiente a la sustentación de los mismos ( inciso final artículo 102 Ley 1474 de 2011)

Auto que decide recurso de apelación Firma recurso de apelación 36 Director de RFJC ó Despacho del Contralor 37 Notifica personalmente la decisión del recurso de apelación Secretaría Común de la DRFJC o Despacho del Contralor Oficio de citación, acta de diligencia de notificación personal, aviso o publicación Observaciones:

La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011 y si ella no fuere posible se realizará por 447 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-447 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 31 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS aviso de conformidad con el artículo 69 de la misma ley (Art. 104 Ley 1474 de 2011).

38 Secretaría Común de la DRFJC o Despacho del Contralor Devuelve el expediente al despacho de origen para lo de su cargo 39 Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o Subdirector Técnico del Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Director de Reacción Inmediata y Secretarías Comunes de la DRFJC y SPRF y DRI.

Punto de control:

Verificar que se remitan todos los documentos según lo resuelto en el fallo, así como aquellos que deben conformar el título ejecutivo, de acuerdo a la Resolución Reglamentaria vigente. Igualmente que se remitan los boletines de responsabilidad fiscal, registro de inhabilidades dentro de los términos según resoluciones vigentes, emitidas por las entidades de control.

Remitir los documentos, oficios, boletines de responsabilidad fiscal a la Contraloría General de la República y el registro de inhabilidades a la Procuraduría General de la Nación, según lo resuelto en los Fallos; así mismo, trasladar a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, los actos administrativos que integran el fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado y en firme y/o las resoluciones en firme y ejecutoriadas expedidas por la contraloría de Bogotá, D.C., que impongan multas o proceso sancionatorio dentro del proceso de responsabilidad fiscal.

40 Profesionales Asegura que el Punto de control:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-448 • 2018 • ENERO • 2 448 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 32 de 176 No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL -PC/ OBSERVACIONES- OBS universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC y de la OAJ expediente correspondiente al Proceso de Responsabilidad Fiscal, cumpla lo establecido en el Procedimiento para la organización y transferencias documentales numeral 6.1.

Asegurar el cumplimiento de lo establecido en la Ley en cuanto a la información reservada y clasificada.

El Administrador del Archivo de Gestión responsable de cada dependencia debe verificar que se haya cumplido el procedimiento establecido en el numeral 6.1 del Procedimiento para la organización y transferencias documentales.

41 Administrador del Archivo de Gestión Cumple las actividades previstas en el numeral 6.2 del procedimiento para la organización y transferencias documentales.

42 Plan de Mejoramiento Directores RFJC, DRI, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal, Asesores o Gerentes de la DRFC,SPRF y del DRI Identifica la salida no conforme por incumplimiento en alguna de las características que conforman la caracterización de los productos. Aplica procedimiento plan de mejoramiento – acciones correctivas, preventivas y de mejora.

5.2. PROCEDIMIENTO ORDINARIO:

449 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-449 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 33 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES 1 Recibe el Hallazgo Fiscal o Indagación Preliminar Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y J.C. y/o Director de Reacción Inmediata Libro radicador de Hallazgos e Indagaciones Preliminares, solicitud de entidades vigiladas, denuncias o queja y archivo magnético y/o base de datos La Dirección evalúa y según competencia, profiere memorando de envío a la dependencia competente, si es aprobado se da número para proceso pero si no es aprobado, se enviará memorando con devolución de hallazgo a la Dirección de Fiscalización Sectorial de origen para realice ajustes por complementación corrección y/o archivo según corresponda. Si es devuelto nuevamente a la DRFJC deberá remitirse en otro formato de traslado de hallazgo fiscal debidamente ajustado.

2 Asigna a los profesionales Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y/o Director de Reacción Inmediata Libro de reparto de hallazgos o indagaciones preliminares o memorando de asignación 3 Anexo Declaración de independencia y conflicto de intereses, Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC, SPRF y/o DRI Diligencia formato “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, en el cual se declara expresamente que se mantiene la independencia respecto de la entidad afectada por el daño patrimonial y los presuntos Punto de Control: El Director, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal y /o Gerentes deben asegurar que los profesionales que evalúan hallazgos fiscales e indagaciones preliminares o sustancian procesos de responsabilidad fiscal, no están REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-450 • 2018 • ENERO • 2 450 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 34 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES responsables fiscales. incursos en conflictos de intereses respecto de la Entidad Afectada y los presuntos responsables fiscales, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, y en las disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. El formato “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, será entregado a las secretarías comunes para que lleven el control correspondiente. Anexo 62 4 Observaciones:

Se debe tener en cuenta:  La resolución vigente de competencias para el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal.  caso de no cumplir Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC, SPRF y/o DRI Estudia el hallazgo fiscal o indagación preliminar y determinan si es de su competencia apertura el proceso con la firma del funcionario competente y continua con la actividad No 7 de lo contrario lo remiten a la subdirección mediante memorando con los requisitos del Artículo 40 de la Ley 610 de 2000, se devuelve a la Dirección Sectorial o a Dirección de Reacción Inmediata Proceso que no deberá superar el término de 40 días 451 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-451 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 35 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES hábiles 5 Memorando de asignación o libro de reparto.

Asigna a los profesionales el hallazgo fiscal o indagación preliminar Director (a) de Responsabilidad Fiscal, Director (a) de Reacción Inmediata y Subdirector (a) del proceso de Responsabilidad Fiscal 6 Auto por el cual se apertura el proceso de responsabilidad fiscal ordinario Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF Y DRI Observaciones:

La Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI, asigna y controla el número del proceso en el libro radicador.

Anexo No. 1 Estudia el hallazgo fiscal o indagación preliminar y si cumple con los requisitos del artículo 40 de la Ley 610 de 2000, profiere auto de apertura firmado por el profesional competente, de lo contrario lo devuelve a la Dirección de RFJC con el visto bueno del Subdirector del proceso.

Asegura la identificación del número del proceso de responsabilidad fiscal, en todos los documentos o actuaciones que se generen y hagan parte del expediente para garantizar la trazabilidad del producto.

7 Memorando de devolución Director de Responsabilidad Fiscal y/o Director de Reacción Inmediata Devuelve el hallazgo fiscal a la Dirección sectorial o al DRI con los argumentos o razones expuestas Observaciones:

Cuando se presenta la devolución se debe argumentar las razones de hecho y REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-452 • 2018 • ENERO • 2 452 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 36 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES derecho Anexos 12 y 16 8 Secretaría Común de la DRFJC, SPRF y DRI Oficio de citación, acta de diligencia de notificación personal, aviso o publicación Adelanta la notificación personal del auto de apertura o por aviso de conformidad con la Ley y comunica al garante 9 Comunicación Externa Informa de la Apertura al Representante Legal del sujeto de control afectado.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF ó DRI Observaciones:

10 Auto que

DECRETA:

medidas cautelares  Oficina de Instrumentos públicos  SIM  Entidades Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF ó DRI financieras  ETC.

Anexo No. 8 Investiga información patrimonial si encuentra méritos profiere auto de medida cautelar firmado por el profesional competente y comunica las mismas a las oficinas competentes, separando un cuaderno denominado medidas cautelares para el archivo y manejo de esta información 11 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Constancia de notificación por estado Notifica la providencia de medidas cautelares por estado, previa información del funcionario sustanciador quien verifica la materialización de las medidas decretadas.

Punto de control:

Una vez se tengan materializadas las medidas cautelares debe procederse a notificar el auto que las decretó (numeral 7º del Artículo 41 Ley 610 de 2000, en concordancia con el 453 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-453 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 37 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES 298 del Código General del Proceso y artículo 99 Ley 1474 de 2011). Anexo 31 12 Comunicación externa Cita a los vinculados a diligencia de versión libre Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF ó DRI 13 Autos de trámite, comunicaciones externas, solicitudes de vinculados y apoderados Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF ó DRI.

Adelanta etapa de impulso procesal: Diligencias de exposiciones libres, Decreto y practica de pruebas a solicitud de parte o Observaciones:

Pruebas Las pruebas se practican en un plazo máximo de dos (2) años a partir del momento en que se notifique la providencia que las decreta Art 107 de la Ley 1474 de 2011.

Se puede decretar la práctica de visita especial de conformidad con el art. 31 Ley 610 de 2000.

Igualmente se pueden decretar de oficio o a solicitud de los vinculados o apoderados cualquier prueba que resulte pertinente y útil, en observancia de lo dispuesto en el art. 165 del Código General del Proceso Nulidades Para el tema de nulidades se deberá tener en cuenta lo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-454 • 2018 • ENERO • 2 454 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 38 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES de oficio, reconocimiento de personería, testimonios, visitas especiales, resolución de solicitudes de sujetos procesales. Autos de vinculación. Impedimentos, Recusaciones. Nulidades, copias, Acumulación de procesos, entre otros. Despachos comisorios Los autos que se expidan son firmados por el profesional competente indicando que recursos proceden señalado en los artículos 36, 37 de la Ley 610 de 2000 y artículo 109 debiendo resolverse dentro de los 5 días siguientes a la fecha de su presentación (artículo 109 de la Ley 1474 de 2011, en armonía con el 110 ibídem). Por especialidad de materia, se aplica el artículo 102 de la Ley 1474 de 2011, procediendo el recurso de reposición en los procesos de única instancia.

Punto de control: La secretaría común, o quien recibe la correspondencia, al advertir que se trata de una solicitud de nulidad, debe entregarla inmediatamente al profesional sustanciador.

Impedimentos y Recusaciones Para el trámite de los impedimentos deberá observarse lo establecido en los artículos 33 y 35 de la Ley 610 de 2000 y 113 de la Ley 1474 de 2011 en concordancia con el art. 130 del CPACA.

Unidad procesal, 455 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-455 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 39 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES conexidad y Acumulación de Procesos Se debe tener en cuenta lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 610 de 2000 Vinculaciones Se pueden realizar nuevas vinculaciones de presuntos implicados a los procesos de responsabilidad fiscal, para el efecto, deberá tenerse en cuenta los requisitos de los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000, con la correspondiente notificación personal señalada en el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 y artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011.

En el caso del tercero civilmente responsable, se debe tener en cuenta lo señalado en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000 Anexos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 13, 14, 15, 18, 22, 24, 25, 29 14 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes Solicita mediante oficio a las Universidades, la designación de Oficios de solicitud de nombramiento.

Acta de posesión Punto de control:

En aquellos casos que no se ha podido ubicar REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-456 • 2018 • ENERO • 2 456 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 40 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES de la DRFJC, SPRF ó DRI. estudiantes de los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho y/o Jurisprudencia legalmente reconocidas, para cumplir la función de apoderado de oficio. Una vez designados, se proyecta auto de nombramiento para la firma del funcionario competente y posesiona al estudiante para que ejerza el derecho de defensa de los implicados que no pudieron ser localizados a los implicados, o a pesar de ser citados no comparecen a rendir versión libre, se les debe nombrar apoderado de oficio.

Según el artículo 49 de la Ley 610 de 2000, si el auto de imputación de responsabilidad fiscal, no se pudo notificar personalmente a los implicados que no estén representados por apoderado, surtida la notificación por aviso se les designará apoderado de oficio, con quien se continuará el proceso. Para estos casos se aplica lo señalado en el artículo 43 ibídem.

Anexo 6 15 Auto que designa apoderado de oficio Anexo 5 Firma el auto de nombramiento de apoderado de oficio Director (a) de Responsabilidad Fiscal, Director (a) de Reacción Inmediata, Subdirector (a) del proceso de Responsabilidad Fiscal o Gerentes 16 Auto que ordena la suspensión y reanudación de términos.

Ordena mediante auto de trámite la suspensión, como la reanudación de términos.

Observaciones:

Debe tenerse en cuenta lo señalado en el artículo 13 de la Ley 610 de 2000.

Director (a) de Responsabilidad Fiscal, Director (a) de Reacción Inmediata, Subdirector (a) del proceso de Responsabilidad Fiscal o Gerentes 17 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Notifica los autos de trámite proferidos en la Constancias de notificación por estado Observaciones:

Según el artículo 106 457 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-457 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 41 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES etapa de impulso procesal de la Ley 1474 de 2011 únicamente deberán notificarse personalmente: El auto de apertura del proceso el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia. Las demás providencias que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado. Anexo 31 Memorando remisorio 18 Secretaría Común de la DRFJC y SPRF y DRI Remite el expediente al superior jerárquico cuando se trate de un recurso de apelación Libro de reparto 19 Despacho del Contralor, Director de RFJC Asigna el profesional para estudio del recurso de apelación 20 Profesionales universitarios, especializados, gerentes y asesores DRFJC ó OAJ.

Estudia el recurso y proyecta la decisión correspondiente para firma del Director, Contralor o funcionario competente Firma el recurso Auto que decide recurso de apelación Director (a) Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Despacho Contralor 21 Secretaría Común o Despacho del Contralor Notifica por estado la decisión Constancia de notificación- Estado Anexo 31 Memorando de Devolución 22 Secretaría Común de la DRFJC o despacho del contralor Devuelve el expediente a la dependencia de origen 23 Profesionales universitarios, especializados, Proyecta el auto de citación y emplazamiento a Punto de control:

Se debe allegar copia REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-458 • 2018 • ENERO • 2 458 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 42 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF y de la DRI. del Registro de Defunción de la persona vinculada al proceso de responsabilidad fiscal los herederos cuando se tenga conocimiento de la muerte del vinculado al proceso de responsabilidad fiscal.

24 Auto de citación y emplazamiento Firma el auto de citación emplazamiento Director (a) de Responsabilidad Fiscal, Director (a) de Reacción Inmediata, Subdirector (a) del proceso de Responsabilidad Fiscal o Gerentes Observaciones:

Dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 19 de la Ley 610 de 2000, en concordancia con el artículo 108 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012 25 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Proyecta el Auto por el cual se decreta la cesación de la acción fiscal por pago o reintegro de bienes, para firma del profesional competente.

Punto de control:

Previo a la expedición del Auto por el cual se decreta la cesación de la acción fiscal, se debe solicitar certificación del pago realizado, del reintegro de los bienes; es decir, se debe acreditar el pago o reintegro del valor del detrimento que se investiga o se imputó responsabilidad fiscal.

26 Firma Auto que

DECRETA:

cesación de la acción fiscal.

Auto

DECRETA:

la Cesación de la Acción fiscal por pago.

Directores y Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal, Gerente.

Observaciones:

El Artículo 111 de la Ley 1474 de 2011, establece que en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal únicamente procederá la terminación anticipada de la acción, cuando se 459 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-459 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 43 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES acredité el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la pérdida investigada o imputada.

(Aplica para los procesos verbales y ordinarios).

Anexo No. 9 27 Proyecta el Auto por el cual se decide si se imputa responsabilidad fiscal para firma del profesional competente.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la Dirección de Responsabilidad Fiscal- DRFJC, Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal
- SPRF Auto de Imputación o de Archivo.
Anexos 10 y 11 28 Director (a) RFJCJ y Director (a) Reacción Inmediata, Gerentes Firma el Auto de imputación o de Archivo.

29 Libro Radicador Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y Dirección Reacción Inmediata Asigna y controla el número del auto de imputación o archivo para este último realiza notificación por estado 30 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y Dirección Reacción Inmediata Oficio de citación, actas de diligencias de Notificación Personal o Aviso.

Punto de control:

Verifica que contenga medidas cautelares, vinculación de terceros y firmeza del acto. Anexos 12 y 16 Cita y notifica personalmente o por Aviso el Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal a los implicados, apoderados y a la compañía de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-460 • 2018 • ENERO • 2 460 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 44 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES seguros.

31 Proyecta Auto de Decreto y Práctica de Pruebas y/o de Denegación de Pruebas para firma del profesional competente indicando los recursos que proceden.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la Dirección de Responsabilidad Fiscal- DRFJC, Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal
- SPRF 32 Director (a) RFJCJ y Director (a) Reacción Inmediata, Gerentes Firma Auto de Decreto y Práctica de Pruebas y/o de Denegación de Pruebas Auto que

DECRETA:

pruebas de artículo 51 Ley 610 de 2000, modificado artículo 108 Ley 1474 de 2011.

Observaciones:

Vencido el término para la presentación de descargos después de la notificación del auto de imputación se deberán decretar las pruebas a más tardar dentro del mes siguiente. Anexo 17 Anexo 31 33 Secretaría Común de la DRFJC o SPRF y DRI Notifica por estado el Auto de Decreto y Práctica de Pruebas o su Denegación y suscribe oficios.

Constancia siguiente al auto en el expediente. Acta de Diligencia de Notificación por Estado.

34 Memorando remisorio Secretaría Común de la Dirección o Subdirección del proceso y DRI Remite el expediente al superior jerárquico cuando se trate de un recurso de apelación 35 Despacho del Contralor, Director de RFJC Libro de reparto y/o Memorando de asignación Asigna el profesional para estudio del recurso de apelación 36 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, ó OAJ Estudia el recurso y proyecta la decisión para firma del Director, Gerente o 461 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-461 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 45 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Despacho del Contralor 37 Director (a) RFJCJ, Gerentes, Director (a) DRI ó Despacho del Contralor Auto que decide recurso de apelación contra auto que denegó pruebas Firma Auto que decide recurso de apelación contra auto que denegó pruebas Anexo 31 Notifica por estado la decisión 38 Secretaría Común DRFJC o Despacho del Contralor Constancia siguiente al auto en el expediente. Acta de Diligencia de Notificación por Estado.

Memorando de Devolución 39 Secretaría Común de la DRFJC o despacho del contralor Devuelve el expediente a la dependencia de origen 40 Practica las pruebas decretadas Actas de las diligencias y documentos que las contienen.

Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF y DRI.

41 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, Subdirección SPRF y DRI.

Proyecta el fallo con o sin Responsabilidad Fiscal firmado por el profesional competente indicando los recursos que proceden 42 Directores de RFJC y DRI, Gerentes Firma fallo con o sin Responsabilidad Fiscal Fallo. Puede ser con responsabilidad fiscal; sin Responsabilidad Fiscal; mixto.

Observaciones:

El término para proferir fallo es de 30 días una vez vencido el término de traslado y practica de pruebas.

Anexo 19 Anexos 12 y 16 43 Secretaría Común de la DRFJC, SPRF y DRI Cita y notifica Personalmente o por Aviso el Fallo de Responsabilidad Oficio de citación. Acta de Diligencia de Notificación Personal o Aviso.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-462 • 2018 • ENERO • 2 462 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 46 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Fiscal a implicados, apoderados y Compañía Aseguradora.

44 Secretaría Común de la DRFJC, SPRF y DRI Memorando remisorio Remite el expediente al superior jerárquico cuando se trate de un recurso de apelación o grado de consulta según corresponda Libro de reparto 45 Despacho del Contralor, Director de RFJC Asigna profesional para estudio del recurso de apelación o grado de consulta según corresponda.

46 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF, DRI ó Oficina Asesora Jurídica OAJ Estudia y proyecta recurso de reposición, apelación o grado de consulta según corresponda para firma del Subdirector, gerentes, Director o Despacho del Contralor Observaciones:

Se cuenta con un mes para proferir la decisión art 18 de la Ley 610 de 2000grado de consulta y en el caso de apelación se deberá decidir dentro de los 20 días hábiles siguientes de recibido el expediente.

En este último se puede practicar pruebas para decidir la apelación en un término máximo de 10 días hábiles.

Anexos 20, 21, 26, 27 y 28 47 Directores de RFJC y DRI o Gerentes Auto que decide recurso de apelación o grado de consulta Firma auto que decide recurso de apelación o grado de consulta 48 Secretaría Común DRFJC o Despacho del Notifica por estado la decisión y Constancia siguiente al auto en el Anexos 30 y 31 463 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-463 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 47 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Contralor constancia de ejecutoria expediente. Acta de Diligencia de Notificación por Estado y constancia de ejecutoria de una providencia.

Memorando de Devolución 49 Secretaría Común de la DRFJC ó despacho del contralor Devuelve el expediente a la dependencia de origen 50 Profesionales universitarios, especializados, asesores o Gerentes de la DRFJC, SPRF, DRI Observaciones:

Se debe tener en cuenta lo señalado en los artículos 93 al 97 de la Ley 1437 de 2011 - CPACA Estudia y proyecta la revocatoria directa, bien a solicitud de parte o de oficio, previa verificación de las causales consagradas en el artículo 93 de la Ley 1437 de 2011 51 Directores de RFJC y DRI, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal, gerentes.

Auto por el cual se decide sobre una solicitud de revocatoria directa, se decreta de oficio y/o se declara improcedente.

Firma el Auto por el cual se decide sobre una solicitud de revocatoria directa, se decreta de oficio y/o se declara improcedente.

Punto de control:

La solicitud de revocatoria directa deberá resolverse en un término no mayor de dos (2) meses contados a partir de su presentación como lo

DISPONE:

el art. 95 inciso 2º de la Ley 1437 de 2011 o CPACA Anexo 23 52 Director Técnico DRFJC, Subdirector SPRF y Secretaría Común de alguna de las anteriores o Director DRI, Despacho del Contralor Remite los documentos, oficios, boletines de responsabilidad fiscal a la Contraloría General de la República y el registro de inhabilidades a la Procuraduría General de la Oficios remitiendo registro de inhabilidades y boletín de responsables fiscales.

Memorando Remisorio de la dependencia correspondiente según sea el caso.

Punto de control:

Verificar que se remitan todos los documentos señalados en la parte resolutiva del Fallo, así como los oficios a la Contraloría General de la República y Procuraduría General de la Nación, en los REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-464 • 2018 • ENERO • 2 464 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 48 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES Nación, según lo resuelto en los fallos plazos señalados en las resoluciones o actos administrativos vigentes de esas Entidades de Control.

53 Profesionales universitarios, especializados, gerentes, asesores de la DRFJC y de la OAJ Asegura que el expediente correspondiente al Proceso de Responsabilidad Fiscal, cumpla lo establecido en el Procedimiento para la organización y transferencias documentales numeral 6.1.

Punto de control:

Asegurar el cumplimiento de lo establecido en la Ley en cuanto a la información reservada y clasificada.

El Administrador del Archivo de Gestión responsable de cada dependencia debe verificar que se haya cumplido el procedimiento establecido en el numeral 6.1 del Procedimiento para la organización y transferencias documentales.

54 Administrador del Archivo de Gestión Cumple las actividades previstas en el numeral 6.2 del procedimiento para la organización y transferencias documentales.

55 Plan de Mejoramiento Directores RFJC, DRI, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal, asesores o Gerentes de la DRFC,SPRF y del DRI Identifica la salida no conforme por incumplimiento en alguna de las características que conforman la caracterización de los productos.

Aplica procedimiento plan 465 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-465 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 49 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES de mejoramiento – acciones correctivas, preventivas y de mejora.

5.3 PROCEDIMIENTO COACTIVO PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- 1 Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o Subdirector Técnico del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Secretaría Común de alguna de las anteriores o Director de Reacción Inmediata o Directores Sectoriales de Fiscalización, Director de Estudios de Economía y Política Pública y/o Jefe e Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora Asuntos Disciplinarios, entre otros.

Memorando Remisorio de la dependencia correspondiente según sea el caso a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

Constancia secretaría para títulos.

Traslada a Jurisdicción Coactiva los actos administrativos que integran el fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado y en firme y/o las resoluciones en firme y ejecutoriadas expedidas por la contraloría de Bogotá, D.C.; aquellas que impongan multas, y/o las pólizas de seguros y demás garantías a favor de las entidades públicas del Distrito Capital, que se integren a los fallos con responsabilidad fiscal y/o los actos administrativos en firme y ejecutoriados de la Contraloría de Bogotá, D.C., entre ellos, aquellos que Punto de control:

Verificar que se remitan todos los documentos que conforman el título ejecutivo, de acuerdo a la normatividad vigente.

Artículo. 422 Código general del proceso- CGP Ley 1564 de 2011- Artículo 92 Ley 42 de 1993.

Artículo 823 y s.s. Estatuto Tributario- ET.

Artículo 99 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo- CPACA.

Artículo 58 Ley 610 de 2000.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-466 • 2018 • ENERO • 2 466 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 50 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS Anexo 33 CONTROL / OBSERVACIONESdeterminen el incumplimiento del pago de la cláusula penal y las multas impuestas a contratistas de la entidad, cuando no haya sido posible su recaudo.

2 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Comisiona al profesional establecido en la resolución vigente.

Observaciones:

Se asigna y controla el número del proceso en el libro radicador.

Anexo No. 32 Libro radicador control de procesos ejecutivos (Reparto) Jurisdicción Coactiva, Libro radicador Autos de asignación de competencias y consecutivo de autos, Auto por medio del cual se comisiona a un profesional.

3 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Profesional Comisionado Declaración de independencia y conflicto de intereses, Diligencia formato “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, en el cual se declara expresamente que se mantiene la independencia respecto de la entidad afectada por el daño patrimonial y los presuntos responsables fiscales, documento que será entregado a las secretarías comunes para que lleven el control correspondiente.

Punto de Control: El Subdirector de Jurisdicción Coactiva debe asegurar que los profesionales que van a sustanciar los procesos de jurisdicción coactiva, no están incursos en conflictos de intereses respecto de la Entidad Afectada y los ejecutados, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, y en las disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. El formato 467 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-467 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 51 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- “Declaración de independencia y conflicto de intereses”, será entregado al Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva para el control correspondiente.

Anexo 62 4 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Profesional Comisionado Anexos 34 y 36 Auto por el cual se avoca conocimiento y se abre la etapa persuasiva.

Invitación al pago voluntario al ejecutado Profiere el Auto que avoca conocimiento, número de expediente de origen, asignación de número de expediente de cobro coactivo y abre la etapa de cobro persuasivo invitando al ejecutado para que realice en forma voluntaria el pago.

Asegura la identificación del número del proceso de jurisdicción coactiva, en todos los documentos o actuaciones que se generen y hagan parte del expediente para garantizar la trazabilidad del producto.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-468 • 2018 • ENERO • 2 468 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 52 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- 5 Consultas iniciales y cada 30 días.

Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Profesional Comisionado Consultas en las bases de datos del VUR, IGAC, RUNT, SIM, FUNCIÓN PUBLICA y TRANSUNIÓN Investigación de bienes de los ejecutados y/o responsables fiscales 6 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva.

Auto que libra mandamiento de pago y

DECRETA:

medidas cautelares Auto que libra mandamiento de pago y abre la etapa del cobro administrativo coactivo.

Punto de control:

Seguimiento al número de Autos que decretan embargos y Comunicaciones a las entidades.

Observaciones: Se tiene en cuenta el Artículo 823 ET (mandamiento de pago )

837 ET y artículo 593 CGP (decreto medida cautelar)

Anexo 35 y 44 7 Profesional Comisionado Observaciones:

Se tiene en cuenta el Artículo 74 y siguientes del CGP- Ley 1564 de 2012 Para la notificación personal el artículo 826 y siguientes del ET Inicia el procedimiento de notificación personal.

Reconoce personería al apoderado que se designe por los ejecutados.

Oficio de Citación Constancia secretarial de no comparecencia Oficio de Notificación por Correo Auto por el cual se reconoce personería Citación por Aviso en prensa (opcional)

469 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-469 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 53 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- 8 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Decretar medidas cautelares que permitan el resarcimiento al daño.

Autos que decretan medidas cautelares sobre bienes muebles o inmuebles. Comunicaciones a las entidades para que registren las medidas Punto de Control: Verificar que las medidas cautelares respeten los límites legales, evitando el exceso.

Observaciones:

Se tiene en cuenta lo señalado en el artículo 837 ET y artículo 593 CGP (decreto medida cautelar)

9 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Anexos Nos. 39, 40 y 41 Tramite de los recursos interpuestos por el interesado o su apoderado contra el mandamiento de pago.

Auto por el cual se deciden los recursos de reposición, apelación o de excepciones Oficio de citación Diligencia de Notificación personal Comunicación por correo certificado 10 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva.

Celebra Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Punto de control: Verifica que para celebrar el acuerdo de pago se den las condiciones de ley y que el ejecutado preste garantía sobre el cumplimiento del acuerdo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-470 • 2018 • ENERO • 2 470 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 54 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- Observaciones: Se tiene en cuenta lo establecido en el Artículo 96 Ley 42 de 1993 Anexo No. 36 11 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva. Profesional comisionado Auto por el cual se revoca un acuerdo de pago y se ordena continuar con la ejecución Seguimiento al cumplimiento del acuerdo.

No se cumpla el acuerdo profiere el auto que revoca el acuerdo y reanuda el proceso de cobro.

Punto de control:

Consulta del SIMUC para verificar el ingreso del recaudo.

Observaciones:

Se tiene en cuenta lo establecido en el Artículo 96 Ley 42 de 1993 Anexos 37 12 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Profesional comisionado.

Providencia que ordena seguir adelante la ejecución, dispone la liquidación de crédito, costas y el traslado al ejecutado Auto por el cual se ordena seguir adelante la ejecución.

Estado y constancia de fijación y desfijación Observaciones:

Se tiene en cuenta los artículos 446 y 366 CGP- Ley 1564 de 2012.

La liquidación del crédito la realiza el contador de la dependencia.

Anexos Nos. 37 y 42 Anexos Nos. 45, 46 13 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva y Profesional comisionado Profiere el auto que ordena el secuestro, fija fecha y hora para diligencia y Auto que ordena diligencia de secuestro, fija fecha y hora para diligencia y designa 471 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-471 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 55 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS secuestre Orden de aprehensión.

Acta de diligencia de secuestro de bienes.

CONTROL / OBSERVACIONESdesigna al secuestre Para el caso de vehículos enviar la orden de aprehensión inscrita el embargo.

Realiza diligencia de secuestro (en los casos en que aplica)

14 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Auto que aprueba Anexo No. 43.

Aprobación de la liquidación del crédito y de las costas, según sea el caso.

15 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Auto por el cual se ordena un avalúo y/o designa perito.

Ordenar el Avalúo de bienes, designación de perito y fijación de fecha para el dictamen.

Observaciones:

Se tiene en cuenta lo establecido en los Artículos 444, 457 del CGP – Ley 1564 de 2012.

Anexo No. 47, 48 Anexo No. 49 16 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Traslado del Avalúo a los interesados Auto que ordena el traslado del avalúo 17 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Anexos No. 50, 51, 52 y 53 Auto por el cual se declara en firme el avalúo de bienes y traslado a las partes.

Aclara, complementa y/o resuelve objeción, traslado a las partes. Declara en firme el avalúo.

18 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Diligencia de Remate, auto que señala fecha y hora para la diligencia.

Auto por el cual se ordena un remate Aviso de Remate Observaciones:

Se tiene en cuenta lo establecido en los Artículos 448-450 CGP- Ley 1564 de 2012.

Anexos Nos. 54 y 55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-472 • 2018 • ENERO • 2 472 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 56 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONES- 19 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Acta de Remate Practica la diligencia de remate Observaciones:

Se tiene en cuenta lo establecido en el artículo 452 CGP - Ley 1564 de 2012.

Anexos Nos. 56 y 57 Aprobación del remate Auto por el cual se aprueba un remate Anexo No. 58 20 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva 21 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Auto que reconoce el pago y ordena el archivo del proceso de cobro coactivo.

Registro de notificación por estado y constancia de fijación y desfijación del estado Lista de Chequeo Aceptación del pago total y se archiva un proceso ejecutivo Realiza listado de chequeo de los productos del proceso responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.

Punto de control:

Verifica que se cumplan con las características definidas en el procedimiento para la generación del producto “Auto por el cual se acepta el pago total y se archiva un proceso ejecutivo”. Anexos Nos. 59, 60 y 61 22 Profesional Comisionado Oficios remitidos Según corresponda Libra oficios a las instancias pertinentes 23 Subdirector Técnico de Jurisdicción Coactiva Resolución de Remisión Comunicación - Notificación por correo.

Proferir Resolución de Remisión de Obligaciones una vez el Comité de Normalización de Cartera de la Contraloría de Bogotá lo apruebe.

24 Materializa el archivo Constancia Secretarial Profesional Comisionado Coordinador de archivo en la dependencia 25 Profesional Comisionado Asegura que el Punto de control:

473 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-473 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 57 de 176 PUNTOS DE No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS CONTROL / OBSERVACIONESexpediente correspondiente al Proceso de Cobro Coactivo, cumpla lo establecido en el Procedimiento para la organización y transferencias documentales numeral 6.1.

Asegurar el cumplimiento de lo establecido en la Ley en cuanto a la información reservada y clasificada.

El Administrador del Archivo de Gestión responsable de cada dependencia debe verificar que se haya cumplido el procedimiento establecido en el numeral 6.1 del Procedimiento para la organización y transferencias documentales.

26 Administrador del Archivo de Gestión Cumple las actividades previstas en el numeral 6.2 del procedimiento para la organización y transferencias documentales.

6. ANEXOS

A continuación se presentan los modelos y minutas de los actos administrativos proferidos en desarrollo del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, los cuales se constituyen en una guía para los profesionales sustanciadores y comisionados, y podrán ser modificados de acuerdo con las necesidades y el desarrollo del proceso en particular, su aplicación no es vinculante:

Los aspectos formales son los siguientes:

Símbolo y logotipo de la Contraloría de Bogotá, D.C., en el centro de la página, margen superior.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-474 • 2018 • ENERO • 2 474 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 58 de 176 Nombre completo de la dependencia que profiere el acto administrativo, en letra arial No. 10, mayúscula sostenida, centrado y en negrilla.

Dirección de la dependencia y número de teléfono en letra arial No. 8 y en mayúscula sólo las iniciales, en negrilla.

Denominación del acto administrativo (Encabezado) en letra arial No. 10, mayúscula sostenida y negrilla, dejando espacio para el número consecutivo del acto administrativo cuando sea auto de asignación de competencia; auto de archivo (por cualquier causal); auto de imputación o mixto y fallo con responsabilidad fiscal.

Número de radicación del proceso en letra arial No. 10, en mayúscula sólo las iniciales y en negrilla.

El texto del acto administrativo en letra arial No. 12, con espacio interlineal sencillo.

En el pie de página debe aparecer la numeración de los folios que integran el acto administrativo, en la parte central incluido el primer folio, en letra arial No. 8.

No obstante las anteriores formalidades, en todo caso, la actuación contendrá las exigencias legales y reglamentarias pertinentes.

475 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-475 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 59 de 176 ANEXO No. 1. AUTO POR EL CUAL SE ABRE EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE ABRE EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- En la ciudad de Bogotá D.C., a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), el Director, Subdirector o Gerente la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Dirección de Reacción Inmediata (según corresponda), de la Contraloría de Bogotá D.C., procede a proferir auto que inicia el Proceso de Responsabilidad Fiscal No._______, por el manejo de recursos en (….nombre de la entidad……..) representado legalmente por (nombre del actual representante legal ______________), teniendo en cuenta los siguientes.

FUNDAMENTOS DE HECHO:

(Indicar el origen del antecedente – hallazgo, indagación preliminar- y hacer una breve pero puntual descripción de los hechos objeto del proceso de responsabilidad fiscal y su cuantía). (fls. )

FUNDAMENTOS DE DERECHO:

Constitución Política, artículos 272 y 268, Numeral 5; Ley 610 de 2000; Ley 1474 de 2011, Resolución Reglamentaria ( vigente), normas generales y especiales según el caso y las demás disposiciones y jurisprudencia compatible con el proceso de responsabilidad fiscal, normatividad que deberá atender el comisionado (a) hasta llevar a su culminación el proceso.

PRUEBAS:

La Indagación o el hallazgo descansó esencialmente sobre las siguientes pruebas: (…o, el antecedente da cuenta de las siguientes pruebas:)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-476 • 2018 • ENERO • 2 476 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 60 de 176  Documentales, Testimoniales, Informe técnico, Visita Especial Nota: Se debe identificar los folios en los cuales se encuentra dicha prueba y decretar las que considera pertinentes, útiles y conducentes para el esclarecimiento de los hechos. (Tener en cuenta que son válidos todos los medios probatorios reconocidos por la Ley Art. 25 Ley 610 de 2000).

CONSIDERANDOS:

Valoradas las pruebas allegadas legalmente a este averiguatorio, encuentra el Despacho que el señor, los señores (indicar la calidad (servidor público, contratista) ______________ posiblemente incurrió en una acción u omisión generadora de daño fiscal al Distrito Capital, en cuantía de $…….., lo que amerita abrir Proceso de Responsabilidad Fiscal en su contra, tal como lo dispone los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000.

Nota: Se debe realizar un análisis jurídico del hallazgo fiscal frente a las pruebas y las normas presuntamente trasgredidas, para concluir que se causó detrimento patrimonial y determinar los presuntos responsables y su incidencia.

CUANTIFICÁCIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL De conformidad con los hechos y la valoración probatoria se configura daño al patrimonio estimado inicialmente en cuantía de $ (letras y números).

ENTIDAD AFECTADA Y DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES FISCALES El Despacho, revisó cada uno de los hechos constitutivos de las irregularidades advertidas por la Dirección de Reacción Inmediata, Dirección de participación Ciudadana y Desarrollo Local o Direcciones Sectoriales de Fiscalización (según corresponda), tal y como obra en el (hallazgo fiscal, indagación preliminar), como las pruebas que lo soportan y en cumplimiento de los Artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000, se considera procedente iniciar formalmente el presente proceso de responsabilidad fiscal en la (Sujeto de control, con Nit._____________ y vincular, a:

Nota: relacionar cada uno de los presuntos responsables fiscales, indicando cédula, Nit, calidad, (supervisor, gerente, contratista, interventor, asesor, etc., (cargo que ocupaba para la época de los hechos), indicando sucintamente las razones de su vinculación.

Con el fin de garantizar el derecho de defensa de los vinculados fiscalmente, se debe escuchar en versión libre y espontánea fijando fecha, día y hora.

477 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-477 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 61 de 176 MEDIDAS CAUTELARES Consultar información patrimonial de los presuntos responsables fiscales para dar aplicación al artículo 12 de la Ley 610 de 2000, si a ello hubiere lugar.

DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE Se vincula como tercero civilmente responsable a la compañía de seguros _________________, en virtud de la póliza Nº_________. Para el efecto comunicar al representante legal o quien haga sus veces de conformidad con el artículo 44 de la Ley 610 de 2000.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR Por no reunirse las condiciones establecidas en los artículos 48 de la Ley 610 de 2000 y el Artículo 97 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, para dar curso al procedimiento verbal de responsabilidad fiscal, el presente proceso se regirá por el proceso de responsabilidad fiscal ordinario regulado por la Ley 610 del 15 de agosto de 2000, con las modificaciones introducidas en la Ley 1474 de 2011.

RESUELVE:

Artículo primero. Avocar el conocimiento de las presentes diligencias fiscales en las dependencias de _______________________ (nombre de la entidad y NIT ).

Artículo segundo. Declarar abierto el Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº_____ ____, por los hechos referidos en la parte motiva anterior; en contra de (señalar nombre e identificación de las personas llamadas a responder en el proceso), en cuantía de…. (Letras y números). (Si es una unión temporal o un consorcio debe citarse las personas naturales o jurídicas que la integran)

Si en el curso del proceso se advierten otras situaciones generadoras de daño fiscal, se conocerán y decidirán en este proceso, siempre que se reúnan las condiciones señaladas en los Arts. 14 y 15 de la Ley 610 de 2000, vinculando a las demás personas que resulten presuntamente responsables durante el desarrollo del presente Proceso de Responsabilidad Fiscal, si hubiere lugar a ello.

Artículo tercero. Notificar personalmente la presente providencia al presunto responsable citado, conforme lo señalado en al artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, haciéndoles saber que contra este auto no procede recurso alguno, de conformidad con el artículo 40 de la ley 610 de 2000.

Artículo cuarto. Vincular como tercero civilmente responsable a la compañía de seguros __________, con Nit __________de conformidad con el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, con ocasión de la póliza No. ____________en el amparo______________, por valor asegurado de ______________, con sus modificaciones y anexos; en consecuencia, comunicar al representantes legal y /o quien hagan sus veces a la dirección ________________.

Artículo Quinto: Tener como pruebas las aportadas por la Dirección Sectorial de Fiscalización o dependencia que dio origen al hallazgo o indagación preliminar __________de este ente de control REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-478 • 2018 • ENERO • 2 478 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 62 de 176 fiscal y decrétese y practíquese las demás relacionadas en la parte motiva de este acto administrativo.

Artículo Sexto: Cítese a rendir exposición libre en este Despacho, a:___________, indicando día, mes, año y hora. Líbrense los oficios.

Artículo Séptimo: En caso que el citado a rendir exposición libre no comparezca, procédase al nombramiento de apoderado de oficio, de acuerdo con lo normado en el artículo 43 de la Ley 610 de 2000.

Artículo Octavo: Comunicar sobre la iniciación del presente proceso al representante legal de la ( entidad afectada, con el fin de solicitar su oportuna colaboración en todo aquello que necesite este Despacho, en relación con los hechos investigados, en cumplimiento a lo regulado al tenor del numeral 8 del artículo 41 de la Ley 610 de 2000.

Artículo Noveno: Remitir copia de este Auto a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, de esta Contraloría, advirtiendo de su reserva, en los términos del artículo 20 de la Ley 610 de 2000.

Artículo Décimo: Comisionar a ________________, (indicar nombre de funcionario y cargo) para que practique las pruebas que sean necesarias en el esclarecimiento de los hechos e impulse el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _________________

Artículo Décimo Primero: El funcionario comisionado queda facultado para trasladarse a las entidades o dependencias en que deba practicar las diligencias, tendientes a recaudar las pruebas necesarias para establecer la responsabilidad fiscal, en cuyo caso, quedará constancia en el expediente de tales actividades.

Artículo Décimo Segundo: Por Secretaría Común entérese de esta decisión al Profesional _____________(nombres y apellidos) y en consecuencia procédase a la entrega física del expediente.

COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE (Firma)

(Nombre completo)

(Cargo del Funcionario que profiere el Auto (Director, Subdirector o Gerente)

Proyectó y elaboró: (Nombre completo- Letra Arial 8) Revisó: (Nombre completo- Letra Arial 8)

CONSTANCIA SECRETARIAL 479 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-479 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 63 de 176 En la fecha______________, enteré al Profesional comisionado, Dr.(a).__________________y le hice entrega del proceso de responsabilidad fiscal No., el cual consta de ( # ) cuadernos, en_______folios, quienes para constancia firman como aparece:

QUIEN ENTREGA (Funcionario que ejerce funciones de secretario (a) común en la dependencia, o quien realiza la entrega)

QUIEN RECIBE Profesional Comisionado y cargo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-480 • 2018 • ENERO • 2 480 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 64 de 176 ANEXO No. 2. DILIGENCIA DE RATIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN DE QUEJA (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

DILIGENCIA DE RATIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN DE QUEJA Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- En _______________________ (lugar, fecha y hora en letras y números) compareció a la ____(dependencia competente)_________________ el señor _____________________ (nombre del quejoso e identificación), atendiendo citación previa (…o por su iniciativa…) con el fin de ratificar y ampliar bajo la gravedad de juramento la queja visible a folio ______ formulada contra ________________ (nombre del acusado o acusados)…… en su condición de_____________; en tal virtud, los suscritos profesionales comisionados, conforme a lo estipulado en la Ley 610 de 2000 y la Resolución ____________________previas las formalidades legales, le recibieron juramento de acuerdo con lo señalado en el artículos 383, 385, 389 del Código de Procedimiento Penal, previniéndole sobre el contenido del artículo 442 del Código Penal Colombiano, (Debe tenerse en cuenta los artículos 208 al 225 de la Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso) y bajo la gravedad de juramento prometió decir la verdad, toda la verdad y nada más que la verdad, acerca de los hechos materia de la ratificación. PREGUNTADO: sobre sus generales de Ley, CONTESTÓ: ___________________________________ (nombres, apellidos, dirección, edad, profesión, ocupación). PREGUNTADO: manifieste si el escrito que se le pone de presente (…denuncia vista a folios… del expediente…) corresponde a la queja por usted formuló y si la firma que allí aparece es la misma que utiliza en todos los actos públicos y privados, si es así exprese si se ratifica de su contenido. CONTESTÓ: --------------------. (……A continuación se le debe interrogar sobre nuevos datos, pruebas documentales, testigos presénciales o de oídas, y la dirección de los mismos, a fin de clarificar las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos denunciados….). CONTESTÓ: _____________________________. PREGUNTADO: exprese si tiene algo más que aclarar, corregir o suprimir a la presente diligencia. CONTESTÓ: _______________________________. No siendo otro el motivo de la presente se termina y firma una vez leída y aprobada por los que en ella intervinieron.

Ratificado: ______ (firma y nombre completo) ______________________

Firma y nombre del Profesional Comisionado 481 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-481 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 65 de 176 ANEXO No. 3. RECEPCIÓN DE TESTIMONIO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

RECEPCIÓN DE TESTIMONIO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Recepción del testimonio del señor ______________________identificado con C.C. No.__________________ expedida en ________________dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. _________

En la ciudad de _________, en las instalaciones de ____________(lugar en donde se practica la diligencia), a los _______ días del mes de _______________ del año _____ (colocar el año en letras y números), siendo las _____ horas, el suscrito Profesional asignado, procede a recibir testimonio dentro del presente proceso de responsabilidad fiscal, al señor (a) _______________ identificado (a) con cédula de ciudadanía No. ________ expedida en ______________, de acuerdo con las facultades otorgadas por la Ley 610 de 2000. En tal virtud se le recibió juramento de acuerdo con lo previsto en los artículos 383, 385 y 389 del Código de Procedimiento Penal, previas las advertencias contenidas en los artículos 33 de la Constitución Política de Colombia, y en el 442 del Código Penal, por cuya gravedad promete decir la verdad en la declaración que va a rendir. PREGUNTADO: sobre sus generales de Ley. CONTESTÓ: _______________________________ (nombre, identificación, lugar de nacimiento, domicilio, residencia, estado civil, edad, profesión, estudios realizados, ocupación u oficio, parentesco con el imputado y demás circunstancias que sirvan para establecer su personalidad y si existe en relación con él algún motivo de sospecha). PREGUNTADO: inmediatamente se le solicita al testigo que haga un relato claro y detallado de los hechos objeto de estudio en el proceso. CONTESTÓ: __________________________ (Se debe dejar que haga el relato, pero si manifiesta desconocer la materia objeto del proceso se le debe ilustrar sobre los mismos). PREGUNTADO: Luego se le interrogará para obtener precisiones o aclaraciones de lo dicho, en particular de las circunstancias de modo, tiempo y lugar y de la razón de ser o forma en que tuvo conocimiento de lo dicho. CONTESTO. _________PREGUNTADO: (Pueden luego interrogarlo los implicados o sus apoderados) CONTESTO:_____________.PREGUNTADO. (Finalmente se le interrogará si tiene algo más que agregar, corregir o enmendar) CONTESTÓ: _____

_________________. No siendo otro el objeto de la diligencia, se termina siendo las (hora) y el acta se suscribe por quienes en ella intervinieron, previa su lectura y aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-482 • 2018 • ENERO • 2 482 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 66 de 176

_________________________ _________________________

Firma Firma Profesional comisionado Declarante

_________________________________

Firma Implicado y/o su Apoderado (si asistieron a la diligencia).

NOTA: Se le interrogará solamente sobre los hechos materia del proceso y no se permitirá al testigo dilaciones innecesarias.

Se tendrá en cuenta lo establecido en los artículos 208 al 225 de la Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso).

483 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-483 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 67 de 176 ANEXO No. 4. DILIGENCIA DE EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

DILIGENCIA DE EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Exposición libre y espontánea rendida por el señor (a) (nombres y apellidos completos tal como aparecen en el documento de identidad que deberá exhibir): ____________________ identificado con cédula de ciudadanía No. __________ expedida en _______________, residente en la _________________, teléfono No. ________, correo electrónico_____________ciudad ____________, departamento _____________________, dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. ____________________

En la ciudad de _______________, en las instalaciones de (lugar donde se desarrolla la diligencia), a los ___________ (fecha y hora en letras y números) se presentó el Señor (a) _________________ conforme a citación ordenada en Auto _________ (fecha en letras y números) (o quien solicitó ser escuchado en exposición libre y espontánea) con el fin de rendir exposición libre y espontánea en relación con los hechos materia del presente proceso. En consecuencia, el suscrito Profesional Comisionado le hace saber que tiene derecho a ser asistido (a) por un apoderado (a) (Abogado (a), a lo que manifestó ________ (por Ej.: que nombra como su Apoderado al Doctor en Derecho ___________, T.P. No. _________ o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________ y cédula de ciudadanía No. ________, quien recibe notificaciones en la dirección ____________ de ______________ (la ciudad), presente, quien a su vez manifiesta aceptar y cumplir las obligaciones que el cargo le impone. En consecuencia el Despacho le reconoce personería para actuar conforme al poder conferido (artículo 74 de la Ley 1564 de 2012). Acto seguido, se le hace saber al declarante que la exposición que va a rendir es libre del apremio de juramento, voluntaria, que no tiene la obligación de declarar contra sí mismo ni contra sus parientes en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, ni contra su cónyuge o compañera(o) permanente, manifestando que es su voluntad declarar. En este estado de la diligencia se pone a disposición del declarante o su apoderado (si lo hubiere) el proceso en tantos cuadernos con ______ folios. PREGUNTADO: sobre sus generales de Ley (nombre y apellidos, apodos si los tuviere, documentos de identificación y su origen, los nombres de sus padres, edad, lugar de nacimiento, estado civil, nombre de su cónyuge o compañero permanente y de sus hijos suministrando la edad de los mismos y su ocupación; domicilio o residencia, establecimientos donde ha estudiado, establecimientos donde ha trabajado con indicación de las épocas respectivas y el sueldo o salario que devenga actualmente, las obligaciones patrimoniales que tiene, los bienes muebles o inmuebles que posea). CONTESTÓ: mi nombre e identificación son las antes anotadas, mis padres son _____________ y ___________., nací en ____________ el día ______ del mes de _______ de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-484 • 2018 • ENERO • 2 484 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 68 de 176 ______ (año), tengo ______ años de edad; estudié hasta __________ en el colegio– universidad ______, he trabajado en _________, el último trabajo es (fue) en ____, en el cargo de ________, con un salario de ________, mis obligaciones patrimoniales son: ______________, soy (casado –soltero), mi esposa (o compañera permanente) se llama ____________________, (Número) hijos, de nombres __________________________, actualmente laboro en _______ desempeñando el cargo de ______, desde _____, igualmente laboré en las siguientes entidades públicas-------- y he sido contratista de ---- -------, tengo los siguientes bienes de fortuna---------- (En la recepción de la exposición, solamente el funcionario asignado formulará las preguntas). La intervención del apoderado no le da derecho para insinuar al presunto implicado o implicado fiscal las respuestas que debe dar, pero podrá objetar al funcionario fiscal las preguntas que no formule en forma legal o correcta. Una vez cumplidos los requisitos de Ley, se procederá a interrogar al presunto implicado o imputado en primer término acerca de si conoce los hechos que originaron su vinculación.

(Es muy importante tener claro que si el exponente hace cargos contra terceros, se le debe tomar juramento sobre este punto, en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 383, 385 y 389 del Código de Procedimiento Penal, previas las advertencias contenidas en los artículos 33 de la Constitución Política de Colombia, y en el 442 del Código Penal, (Debe tenerse en cuenta los artículos 208 al 225 de la Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso) en el caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito o infracción disciplinaria, ponerlos en oportunidad en conocimiento de la autoridad competente. PREGUNTADO: manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en PREGUNTADO: ______________ (nombre de la entidad). CONTESTÓ: _________________________. Cuál es la fecha de vinculación y desvinculación según sea el caso. PREGUNTADO: Cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) CONTESTÓ: __________________. PREGUNTADO: sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. CONTESTÓ: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos.

Finalmente se interrogará al presunto implicado o imputado acerca de si tiene algo más que agregar, enmendar o corregir en la presente diligencia CONTESTÓ: ___________________________.

No siendo otro el objeto se da por terminada una vez leída y aprobada por quienes intervinieron.

_______________________ _______________________

Firma Firma Profesional Comisionado Implicado

________________________

Firma Apoderado

____________________________

Firma Director, Subdirector o Gerente 485 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-485 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 69 de 176 ANEXO No. 5. AUTO POR EL CUAL SE DESIGNA APODERADO DE OFICIO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE DESIGNA APODERADO DE OFICIO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Bogotá, D.C. (día) de (mes) de (año)

El (Director, Subdirector, Gerente), en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley 610 de 2000, la Resolución Reglamentaria (vigente) No.______, proferida por el Señor Contralor de Bogotá D.C., y CONSIDERANDO, que en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _______, adelantado en ________ (Nombre de la Entidad) __________, se vinculó al señor-____________, identificado con a.C. Nº_____________, expedida en-_____________, quien fue citado mediante el oficio No._______ de fecha ____, para ser escuchado en exposición libre, quien no compareció, por lo cual se le designa como apoderado de oficio a ____________________, estudiante de la facultad de Derecho de la Universidad _______________ identificado con ___________________, con quien se continúa el proceso de responsabilidad fiscal.

NOTIFÍQUESE FIRMA Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Arial 8).

(Notificación por Estado Art. 106 Ley 1474 de 2011)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-486 • 2018 • ENERO • 2 486 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 70 de 176 ANEXO No. 6. ACTA DE DILIGENCIA DE POSESIÓN DE APODERADO DE OFICIO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

ACTA DE DILIGENCIA DE POSESION DE APODERADO DE OFICIO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- En la ciudad de Bogotá, D.C.., a los ----------(fecha en letras y número) _________________________ se presentó a este Despacho, el estudiante de la facultad de Derecho de la Universidad ___________________, identificado con la a.C. 1ro.__________expedida en____________, documentos que exhibió, con el fin de tomar posesión como apoderado de oficio, para representar al Sr._____ ________, identificado con a.C. _______________, en el proceso de responsabilidad fiscal Nº ________________, que se adelanta en su contra, de conformidad con la designación efectuada en el auto de fecha____________.

Para tal efecto el o la suscrito funcionario (a) le tomó juramento de rigor, bajo cuya gravedad prometió cumplir bien y fielmente con los deberes que el cargo le impone.

No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se da por terminada y firman los que en ella intervinieron.

Firma: ________________________

Funcionario Comisionado y/o Secretaría Común Firma: ________________________

Apoderado C.C.________________________

Dirección: _____________________

Teléfono: _______________________

487 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-487 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 71 de 176 ANEXO No. 7. ACTA DE DILIGENCIA DE VISITA ESPECIAL (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

ACTA DE DILIGENCIA DE VISITA ESPECIAL Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- En Bogotá, D.C., a los (fecha y hora en letras y números), presentes en la (dependencia competente), el Profesional comisionado para la práctica de pruebas dentro del proceso de responsabilidad fiscal No.-----------, (los vinculados señores _____________________y___________________, sus Apoderados Drs.____________y____________, respectivamente y el señor_____________, quien fue designado como perito), dan inicio a la Diligencia de Visita Especial decretada mediante auto de fecha_______________; para tal efecto, se trasladan al sitio (dirección____________), en donde se encuentran ubicadas las instalaciones de (Entidad, lugar de las obras u oficinas en donde se encuentran los archivos documentales o sistematizados de_________) objeto de la visita, en donde son atendidos por el Dr.____________, quien ejerce en la actualidad el cargo de __________ y enterado del objeto de la visita por los Profesionales Comisionados, manifiesta atender la diligencia y poner a disposición los elementos, documentos, sistemas e información que se requieran. Acto seguido, (debe hacerse una descripción del lugar objeto de la visita y dejar constancia en el acta de las actuaciones que allí se surten, como por ejemplo de los documentos consultados, los sistemas de información revisados, las informaciones suministradas por quien atiende la visita, las declaraciones de testigos que en el acto de la visita se encuentren y que tengan conocimiento de los hechos que al proceso interesan, las consultas de información que efectúen los peritos o los especialistas que presten apoyo técnico y sus conceptos o informes. …De los documentos consultados y que deban aportarse como prueba al proceso, debe dejarse constancia expresa en tal sentido y tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 243 al 277 de la Ley 1564 de 2012.

No siendo otro el objeto de la presente diligencia se termina y se firma por los que en ella intervinieron, una vez leída y aprobada en todas y cada una de sus partes.

(Firma, nombre y cargo o identificación de todos los que participaron en la diligencia, empezando por el Profesional comisionado).

NOTA: Cuando por cualquier circunstancia la diligencia de visita especial no pueda terminarse, se suspenderá dejando constancia en el acta en tal sentido y expresando la fecha y hora en que habrá de continuar; el acta será suscrita en el momento de la suspensión por todos los que en la diligencia intervienen y continuarse en la hora y fecha previstas, para finalmente ser suscrita nuevamente una vez terminada la visita.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-488 • 2018 • ENERO • 2 488 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 72 de 176 ANEXO No. 8. AUTO QUE

DECRETA:

MEDIDAS CAUTELARES

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO QUE

DECRETA:

MEDIDAS CAUTELARES

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Lugar y fecha __________________________.

El Director, Subdirector o Gerente competentes en ejercicio de las facultades conferidas por la Ley 610 de 2000, artículo 12, Ley 1474 de 2011, artículo 103 y Resolución (vigente),

CONSIDERACIONES:

Que se adelanta el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______ en la entidad _____________________, que en el mismo, se ha establecido presunta responsabilidad fiscal en cuantía de $_________ a cargo de los señores _________________, identificados con cédula de ciudadanía ________en su condición de ____________ (fls. )

Que el artículo 12 de la Ley 610 de agosto 15 de 2000, señala: “En cualquier momento del Proceso de Responsabilidad Fiscal se podrán decretar medidas cautelares sobre los bienes de la persona presuntamente responsable de un detrimento al patrimonio público, por un monto suficiente para amparar el pago del posible desmedro al erario, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caución.....”

Que de la información patrimonial recaudada en el proceso fiscal se estableció que los implicados fiscales son titulares de los siguientes bienes:

Descripción bienes inmuebles (ubicación, cabida y linderos).

Clase de inmueble ___________________________________ (finca, lote, apartamento, casa, edificio, local comercial, etc.).

489 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-489 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 73 de 176 Ubicación ___________ (ciudad), nomenclatura y matrícula inmobiliaria ____________ (según certificado de libertad y tradición que debe obrar en el expediente).

Descripción de bienes muebles ____________________________.Clase de muebles ____________________________ (vehículos, naves aeronaves, cuentas bancarias, depósitos, sueldos, maquinaria, enseres, semovientes, acciones, títulos valores, etc.).

Con el fin de amparar el pago del detrimento patrimonial y de conformidad con el citado artículo 12 de la Ley 610 de 2000, se hace necesario decretar las medidas cautelares a que haya lugar, por lo cual se ordenará en la parte resolutiva, el embargo de los bienes señalados anteriormente de propiedad de los presuntos responsables fiscales vinculados al Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ________, ordenándose igualmente a las entidades correspondientes para que inscriban los correspondientes embargos.

Por las consideraciones expuestas,

RESUELVE:

Primero. Decretar medida cautelar sobre los siguientes bienes inmuebles: ________________________________ (descripción completa, importante el No. de registro) de propiedad del señor ____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ____________.

Segundo. Decretar medida cautelar sobre los siguientes bienes muebles: ________________ (descripción completa), de propiedad de la señor (a) __________, con cédula de ciudadanía No. _______ de _____ Tercero: Decretar el embargo de los salarios que devenga el señor ______________ portador de la cédula de ciudadanía No. __________ en su condición _____________ nombre de la entidad __________________ ubicada en___________.

Nota: Se pueden decretar medidas cautelares que se consideren pertinentes y de las cuales se hayan obtenido información patrimonial positiva.

Cuarto. Oficiar las presentes medidas cautelares a, (la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, Entidades bancarias, Secretaría Movilidad, o entidades que correspondan) para que procedan a inscribir los embargos preventivos decretados y remitan a este Ente de Control Fiscal, copia de los registros correspondientes y títulos de depósito judicial correspondientes. Líbrense los oficios de rigor.

Nota: Se debe advertir en los oficios que en los procesos de responsabilidad fiscal, no existen las figuras de demandantes y demandados, por lo que deberán tener en cuenta que los intervinientes son la Contraloría de Bogotá (indicar dependencia competente) con Nit.________________ y los presuntos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-490 • 2018 • ENERO • 2 490 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 74 de 176 responsables: (indicar nombre completo) identificado con la cédula de ciudadanía No. __________________.

Quinto: Limitar la medida cautelar a la suma de ________________ (tener en cuenta lo señalado en los artículos 12 de la Ley 610 de 2000 y 103 de la 1474 de 2011)

Sexto: Notificar el presente auto en las condiciones establecidas en el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, una vez se hayan hecho efectivas las medidas cautelares que mediante la presente providencia se decretan.

Séptimo: Las medidas cautelares ordenadas en el presente Auto, tendrán vigencia durante el presente proceso de responsabilidad fiscal y si es del caso, hasta la jurisdicción coactiva, en el evento de ejecutoriarse el fallo con responsabilidad fiscal.

Octavo: Contra la presente decisión proceden los recursos de reposición y apelación, (dependiendo de la instancia en la que se tramite el proceso) una vez registrada la medida en las oficinas pertinentes y surtida la notificación del acto administrativo, los cuales se podrán interponer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, ante (incluir la (s) dependencia (s) correspondientes, según resolución de competencias vigente).

Nota: Se deben incorporar todos los documentos relacionados con el trámite de las medidas cautelares en cuaderno separado, incluido el auto que las decreta.

NOTIFÍQUESE Y COMUNÍQUESE

_______________________

Firma, nombre y cargo del Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Arial 8).

Nota: La notificación se hace por Estado, una vez recibida la información de registro de la Medida Cautelar (o una vez se haga efectiva la medida cautelar) Artículo 41 Numeral 7 de la Ley 610 de 2000 y por Estrados según lo señalado en el artículo 99 y 103 de la Ley 1474 de 2011.

491 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-491 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 75 de 176 ANEXO No. 9 AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE

DECRETA:

LA CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL POR PAGO O REINTEGRO DE BIENES (SEGÚN CORRESPONDA).

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO No. ________ POR MEDIO DEL CUAL SE

DECRETA:

CESACIÓN DE ACCION FISCAL POR

PAGO O REINTEGRO DE BIENES (SEGÚN CORRESPONDA).

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ____________ Ciudad y fecha_______________ El Director, Subdirector o Gerente de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (según corresponda); en ejercicio de las facultades otorgadas por la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y Acuerdo 664 del 28/03/17 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 del 21/12/16 (se debe indicar el acuerdo vigente de la estructura orgánica e interna y el que fija funciones de las dependencias de la Contraloría de Bogotá), Resolución Reglamentaria (de competencias para adelantar procesos de responsabilidad fiscal vigente) expedida por el señor Contralor de Bogotá, D.C., procede a decretar la cesación de la acción fiscal por pago, dentro del proceso de responsabilidad fiscal No_________, adelantado en _______(Entidad)________, basado en los siguientes.

ANTECEDENTES Se debe colocar la historia y/ cronología del antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento y trámite.

HECHOS:

Descripción fáctica que menciona el Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, donde se describe las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que han ocurrido los hechos irregulares fiscales que permiten determinar la configuración del daño patrimonial (fls. ).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-492 • 2018 • ENERO • 2 492 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 76 de 176 FUNDAMENTOS DE DERECHO Como fundamentos de derecho, se invocan las siguientes normas:

 Artículos 267 y 268 numeral 5º de la Constitución Política de Colombia.

 Ley 610 de 2000 por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículos 106 al 120  Relacionar la normatividad concerniente al objeto y hechos materia de la investigación fiscal.

ACTUACIONES PROCESALES:

(En este acápite se relacionan sucintamente las actuaciones procesales proferidas dentro del proceso de responsabilidad fiscal).

RELACIÓN DE LOS MEDIOS DE PRUEBA:

(Se identifican y relacionan todos los medios probatorios allegados e incorporados con el Antecedente y los recaudados en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal)

Obran como pruebas en la presente actuación las siguientes:

- Las aportadas con el Hallazgo Fiscal, indagación preliminar No. ______________, proferido por el ________________. (fls.).

- Las decretadas y practicadas en el curso del proceso, así como las aportadas por los implicados fiscales, las cuales se relacionan a continuación:

 Documentales relacionar las que interesen para tomar la decisión indicando en que folios se encuentran  Testimoniales: Relacionar todas las que se practiquen dentro del proceso indicando en que folios se encuentran.

 Visita Especial ___________________________________________ (vista a folios…..)

 Dictamen pericial o informe técnico emitido el ___ por ______________ (visto a folios)

 Otras.

493 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-493 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 77 de 176

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO:

(Motivar los hechos investigados y valorar integralmente las pruebas en relación con el pago o resarcimiento efectuado, para dar aplicación al artículo 111 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 que dispone la PROCEDENCIA DE LA CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL).

Nota: Previo a la decisión se debe solicitar certificación del pago o reintegro de los bienes objeto de pérdida investigada o imputada a la entidad competente.

MEDIDAS CAUTELARES Respecto de las medidas cautelares, el Despacho solicitó información sobre los bienes del implicado, pero no decretó ninguna medida de embargo, por cuanto no existía suficiente certeza de la ocurrencia del daño patrimonial.

En caso de haberse decretado, se ordenará el levantamiento de las medidas cautelares de los bienes, vehículos, cuentas bancarias, sueldos y/o el endoso de los títulos de depósitos judicial, según corresponda.

(Solamente procederá el levantamiento de las medidas cautelares, hasta que se resuelva el grado de consulta y se encuentre ejecutoriado el auto, caso en el cual se oficiará a las entidades respectivas).

DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE Se ordenará la desvinculación de la compañía de seguros_________ con NIT _______ vinculada con ocasión de la póliza No. _______________(incluir datos relacionados con fecha de expedición, amparos, anexos, vigencia, valor asegurado).

DEL GRADO DE CONSULTA Teniendo en cuenta que mediante el presente auto se determinó cesar la acción fiscal por pago, procede la aplicación del artículo 18 de la Ley 610 de 2000, que establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, razón por la cual se remitirá al superior inmediato una vez notificado (remitir a la dependencia que corresponda según resolución de competencias)

En mérito de lo anteriormente expuesto, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-494 • 2018 • ENERO • 2 494 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 78 de 176

RESUELVE:

PRIMERO. Cesar la acción fiscal por pago en cuantía de $______ o resarcimiento del bien por valor de $ _____________ respecto del Proceso de Responsabilidad Fiscal No.________, adelantado en (nombre de la Entidad afectada) y en consecuencia ordenar el archivo a favor de (señalar el nombre de las personas implicadas, con identificación y cargo), por lo expuesto en la parte motiva del presente proveído.

SEGUNDO. Notificar por estado la presente decisión de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011.

TERCERO: Contra esta providencia proceden los recursos de reposición y apelación, los cuales se interpondrán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación CUARTO. Por Secretaría Común, proceder a:

 Enviar el expediente para conocer en Grado de consulta, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Art. 18 de la Ley 610 de 2000 (se remitirá a la dependencia competente según la resolución de competencias vigente).

 Informar el resultado del presente proceso de responsabilidad fiscal en la relación mensual que se envía al Señor Alcalde Mayor, al Señor Personero de Bogotá y al Honorable Concejo, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 111 del decreto 1421 de 1993.

 Remitir copia del Acto Administrativo a la correspondiente Dirección Sectorial________, para su conocimiento y al Representante legal de la entidad.

 Levantar las medidas cautelares decretadas mediante Auto No. ________ de fecha _________ de los bienes_______________. Líbrense los oficios respectivos a las autoridades competentes.

 Ordenar el traslado de copia de las diligencias a (…las autoridades competentes, si hay lugar a ello de conformidad con el artículo 21 de la Ley 610 de 2000 Procuraduría, Fiscalía, Dirección Financiera, Oficina de Contabilidad, otras).

 En firme este auto y una vez adelantados todos los trámites ordenados en el mismo, remitir al expediente para su archivo físico de conformidad con los procedimientos vigentes de gestión documental.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Firma, nombre de Director o Subdirector o Gerente según sea el caso Proyectó: Nombre completo del profesional comisionado (Letra arial 8) Revisó: Nombre completo del profesional comisionado (Letra arial 8)

Nota: Para el trámite de los recursos se debe tener en cuenta las competencias (resolución vigente) y las cuantías de conformidad con el artículo 110 Ley 1474 de 2011.

495 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-495 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 79 de 176 ANEXO No. 10. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono) AUTO No.____________ POR EL CUAL SE ARCHIVA UN PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ______________ Ciudad y fecha ____________ Procede el Director, Subdirector o Gerente, en ejercicio de la competencia que les confieren las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011, Acuerdo 664 del 28/03/17 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 del 21/12/16 (se debe indicar el acuerdo vigente de la estructura orgánica e interna y el que fija funciones de las dependencias de la Contraloría de Bogotá), y la Resolución de (competencia vigente), proferida por el Contralor de Bogotá D.C., de conformidad con los artículos 46 y 47 de la Ley 610 de 2000 a proferir Auto por medio del cual se archiva el proceso No.__________, con fundamento en los siguientes, ANTECEDENTE Se debe colocar la historia y/ cronología del antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento y trámite.

HECHOS:

Descripción fáctica que menciona el Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, donde se describe las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que han ocurrido los hechos irregulares fiscales que permiten determinar la configuración del daño patrimonial (fls. ).

FUNDAMENTOS DE DERECHO Como fundamentos de derecho, se invocan las siguientes normas:

 Artículos 267 y 268 numeral 5º de la Constitución Política de Colombia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-496 • 2018 • ENERO • 2 496 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 80 de 176  Ley 610 de 2000 por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículos 106 al 120  Relacionar la normatividad concerniente al objeto y hechos materia de la investigación fiscal.

ACTUACIONES PROCESALES:

(En este acápite se relacionan sucintamente las actuaciones procesales proferidas dentro del proceso de responsabilidad fiscal.

RELACIÓN DE LOS MEDIOS DE PRUEBA:

(Se identifican y relacionan todos los medios probatorios allegados e incorporados con el Antecedente y los recaudados en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal)

Obran como pruebas en la presente actuación las siguientes:

- Las aportadas con el Hallazgo Fiscal, indagación preliminar No. ______________, proferido por el ________________. (fls.).

- Las decretadas y practicadas en el curso del proceso, así como las aportadas por los implicados fiscales, las cuales se relacionan a continuación:

 Documentales relacionar las que interesen para tomar la decisión indicando en que folios se encuentran  Testimoniales: Relacionar todas las que se practiquen dentro del proceso indicando en que folios se encuentran.

 Visita Especial ___________________________________________ (vista a folios…..)

 Dictamen pericial o informe técnico emitido el ___ por ______________ (visto a folios)

 Otras.

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO:

Se presentará un análisis secuencial cronológico y ordenado de los hechos explicando en que consistieron las irregularidades, las circunstancias de modo, tiempo y lugar, las cuales deben estar debidamente probadas, indicando las normas jurídicas aplicables (se deben indicar los folios).

Para el análisis de los medios de prueba se tendrá en cuenta el principio de apreciación integral de las pruebas indicado en el Art. 26 de la Ley 610 de 2000.

Se debe realizar análisis de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (art. 5º Ley 610 de 2000) para concluir con la decisión de archivo de conformidad con las causales señaladas en el artículo 47 de la Ley 610 de 2000.

497 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-497 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 81 de 176 MEDIDAS CAUTELARES Respecto de las medidas cautelares, el Despacho solicitó información sobre los bienes del implicado, pero no decretó ninguna medida de embargo, por cuanto no existía suficiente certeza de la ocurrencia del daño patrimonial.

En caso de haberse decretado, se ordenará el levantamiento de las medidas cautelares de los bienes, vehículos, cuentas bancarias, sueldos y/o el endoso de los títulos de depósitos judicial, según corresponda.

(Solamente procederá el levantamiento de las medidas cautelares, hasta que se resuelva el grado de consulta y se encuentre ejecutoriado el auto, caso en el cual se oficiará a las entidades respectivas).

DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE Se ordenará la desvinculación de la compañía de seguros_________ con NIT _______ vinculada con ocasión de la póliza No. _______________(incluir datos relacionados con fecha de expedición, amparos, anexos, vigencia, valor asegurado).

DEL GRADO DE CONSULTA Teniendo en cuenta que mediante el presente auto se determinó archivar el proceso de responsabilidad fiscal, procede la aplicación del artículo 18 de la Ley 610 de 2000, que establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, razón por la cual se remitirá al superior inmediato una vez notificado (remitir a la dependencia que corresponda según resolución de competencias)

En virtud de lo expuesto, este Despacho

RESUELVE:

PRIMERO. Archivar el Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº.________adelantado en la (Entidad), con Nit Nº________ en cuantía (letras y números) _______ en el que venían vinculados los señores ________y___________, identificados con cédula de ciudadanía No. __________ y ___________, respectivamente, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído. (Si es una unión temporal o un consorcio debe citarse las personas naturales o jurídicas que la integran)

SEGUNDO. Desvincular conforme al numeral anterior a la Compañía de seguros __________, en su calidad de tercero civilmente responsable, con Nit___________, con ocasión de la póliza No. __________valor asegurado__________, amparo__________, vigencia_________.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-498 • 2018 • ENERO • 2 498 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 82 de 176 TERCERO. Notificar por Estado el presente auto, en los términos del artículo 106 de la Ley 1474 de 2011.

CUARTO. Contra esta providencia proceden los recursos de reposición y apelación, los cuales se interpondrán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.

QUINTO. En el evento que con posterioridad aparecieren nuevas pruebas que desvirtúen los fundamentos que sirvieron de base para el archivo o se demuestre que la decisión se basó en prueba falsa, se ordenará la reapertura de la actuación fiscal, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 610 de 2000.

SÉXTO. Por Secretaria Común en firme esta providencia proceder a:

 Enviar el expediente para conocer en Grado de consulta, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Art. 18 de la Ley 610 de 2000 (se remitirá a la dependencia competente según la resolución de competencias vigente).

 Informar el resultado del presente proceso de responsabilidad fiscal en la relación mensual que se envía al Señor Alcalde Mayor, al Señor Personero de Bogotá y al Honorable Concejo, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 111 del decreto 1421 de 1993.

 Remitir copia del Acto Administrativo a la correspondiente Dirección Sectorial________, para su conocimiento y al Representante legal de la entidad.

 Levantar las medidas cautelares decretadas mediante Auto No. ________ de fecha _________ de los bienes_______________. Líbrense los oficios respectivos a las autoridades competentes.

 Ordenar el traslado de copia de las diligencias a (…las autoridades competentes, si hay lugar a ello de conformidad con el artículo 21 de la Ley 610 de 2000 Procuraduría, Fiscalía, Dirección Financiera, Oficina de Contabilidad, otras).

 En firme este auto y una vez adelantados todos los trámites ordenados en el mismo, remitir al expediente para su archivo físico de conformidad con los procedimientos vigentes de gestión documental.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Nombre completo, firma y cargo del funcionario competente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Arial 8).

Nota: Para el trámite de los recursos se debe tener en cuenta las competencias (resolución vigente) y las cuantías de conformidad con el artículo 110 Ley 1474 de 2011.

(Notificación por Estado Art. 106 Ley 1474 de 2011)

499 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-499 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 83 de 176 ANEXO No. 11. AUTO DE IMPUTACION DE RESPONSABILIDAD FISCAL (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO Nº ___________ DE IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ______________ Lugar, fecha ____________ Procede el Director, Subdirector o Gerente, en ejercicio de la competencia que les confieren las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011, Acuerdo 664 del 28/03/17 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 del 21/12/16 (se indica el Acuerdo vigente de la estructura orgánica e interna y el que fija funciones de las dependencias de la Contraloría de Bogotá), y la Resolución de (competencia vigente), proferida por el Contralor de Bogotá D.C., de conformidad con los artículos 46 y 48 de la Ley 610 procede a imputar responsabilidad fiscal en el proceso No.__________, con fundamento en los siguientes, ANTECEDENTE Se debe colocar la historia y/ cronología del antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento y trámite.

HECHOS:

Descripción fáctica que menciona el Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, donde se describe las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que han ocurrido los hechos irregulares fiscales que permiten determinar la configuración del daño patrimonial (fls. ).

FUNDAMENTOS DE DERECHO Como fundamentos de derecho, se invocan las siguientes normas:

 Artículos 267 y 268 numeral 5º de la Constitución Política de Colombia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-500 • 2018 • ENERO • 2 500 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 84 de 176  Ley 610 de 2000 por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículos 106 al 120  Relacionar la normatividad concerniente al objeto y hechos materia de la investigación fiscal.

ENTIDAD AFECTADA Se relaciona la entidad que resultó afectada.

PRESUNTOS RESPONSABLES FISCALES Se relacionan los vinculados en calidad de presuntos responsables, indicando el nombre completo, identificación y calidad en la que actuó en los hechos irregulares generadores de detrimento patrimonial.

ACTUACIONES PROCESALES (En este acápite se relacionan sucintamente las actuaciones procesales proferidas dentro del proceso de responsabilidad fiscal).

RELACIÓN DE LOS MEDIOS DE PRUEBA (Se identifican y relacionan todos los medios probatorios allegados e incorporados con el Antecedente y los recaudados en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal)

Obran como pruebas en la presente actuación las siguientes:

- Las aportadas con el Hallazgo Fiscal, indagación preliminar No. ______________, proferido por el ________________. (fls.).

- Las decretadas y practicadas en el curso del proceso, así como las aportadas por los implicados fiscales, las cuales se relacionan a continuación:

 Documentales relacionar las que interesen para tomar la decisión indicando en que folios se encuentran  Testimoniales: Relacionar todas las que se practiquen dentro del proceso indicando en que folios se encuentran.

 Visita Especial ___________________________________________ (vista a folios…..)

 Dictamen pericial o informe técnico emitido el ___ por ______________ (visto a folios)

 Otras.

501 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-501 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 85 de 176

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO

Se presentará un análisis secuencial cronológico y ordenado de los hechos y situaciones debidamente probados relacionando en debida forma las situaciones de hecho con las normas jurídicas aplicables) (Dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el artículo 48 de la Ley 610 de 2000)

En consideración al acervo probatorio recopilado, analizado y teniendo en cuenta las responsabilidades establecidas, los funcionarios competentes confrontarán los hechos demostrados con las normas violadas que originan el daño fiscal.

(Se tendrá en cuenta el principio de apreciación integral de las pruebas indicado en el Art. 26 de la Ley 610 de 2000)

Análisis y acreditación de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (art. 5º Ley 610 de 2000) para concluir con la decisión de imputación de responsabilidad fiscal.

En el elemento daño, se debe explicar cómo se causó, su cuantificación, teniendo en cuenta el artículo 6º de la Ley 610 de 2000.

Respecto a la culpabilidad, debe observarse lo señalado en los Artículos 2º y 209 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 3º de la Ley 610 de 2000 y artículo 3º de la Ley 1437 de 2011). Es necesario realizar análisis de la responsabilidad fiscal de cada uno de los presuntos responsables fiscales, con la correspondiente valoración probatoria, estableciendo a qué título responden, es decir si actuaron con dolo o culpa grave y en los casos que aplique señalar las causales consagradas en el artículo 118 de la Ley 1474 de 2011.

Igualmente, se debe realizar si se les imputa responsabilidad individual y de manera solidaria, en este último caso tener en cuenta lo señalado en el artículo 119 de la Ley 1474 de 2011.

MEDIDAS CAUTELARES Respecto de las medidas cautelares, el Despacho solicitó información sobre los bienes del implicado, pero no decretó ninguna medida de embargo, por cuanto no se encontró información patrimonial positiva.

Caso contrario se indica el Despacho solicitó información sobre los bienes del implicado, y las decretó en cuaderno separado mediante autos Nos________ (fls.)

Si el auto que se profiere es mixto, solamente procederá el levantamiento de las medidas cautelares, en el evento de archivar a favor de alguno (s) de los implicado (s) fiscal (es), pero solo procede hasta que se resuelva el grado de consulta y se encuentre ejecutoriado el auto, caso en el cual se oficiará a las entidades respectivas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-502 • 2018 • ENERO • 2 502 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 86 de 176 TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE Se señala la compañía de seguros____________ con NIT_____________ vinculada con ocasión de la póliza No. _______________(incluir datos relacionados con fecha de expedición, amparos, anexos, vigencia, valor asegurado, porcentaje que asegura, condiciones generales y específicas).

INSTANCIAS Según el artículo 110 de la Ley 1474 de 2011, se establece según certificación expedida por____________ (la entidad afectada), en la que se indica que para el año____________ la menor cuantía para contratar estaba fijada en ___________________ Por lo anterior, el daño patrimonial asciende a la suma de _________________________(letras y números, observándose que el proceso ordinario de responsabilidad fiscal es ( indicar si es de única instancia o doble instancia).

Nota: En los casos en los cuales a la entidad afectada no se le aplica el Estatuto de Contratación Estatal, el proceso se adelantará por el trámite de doble instancia, salvo que el Manual de Contratación de la entidad afectada, establezca modalidades y cuantías para contratar, caso en el cual se aplicarán las reglas del artículo 110 de la Ley 1474 de 2011.

DEL GRADO DE CONSULTA Procede cuando el auto es mixto y se ordena respecto a quienes se les archiva.

El artículo 18 de la Ley 610 de 2000 reza: “Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un Apoderado de oficio”. Por Secretaría Común, una vez notificado el auto remítase el expediente a la Dirección competente_____________ En virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

PRIMERO: Imputar Responsabilidad Fiscal en cuantía de en (letras y números) _______ a (os) señor (s) identificado (s) con la cédula de ciudadanía No_______, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº.___________adelantado en la________(Entidad afectada), con NIT________, conforme a lo expuesto en el proveído.

SEGUNDO: Llamar a responder a la Compañía de Seguros_________en su condición de tercero civilmente responsable, conforme a lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, quien ampara al señor_______. identificado con cédula de ciudadanía No___________ en su condición 503 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-503 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 87 de 176 de___________ o al contrato No____________ conforme a la póliza No____________ (en el amparo de _______) con vigencia del ______________en cuantía de $________________, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia.

TERCERO: Notificar personalmente el presente Auto de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 a los señores (imputados_______ y/o sus apoderados especiales o de oficio, al garante___________ en su calidad de tercero civilmente responsable, indicando nombre completo, identificación, domicilio tanto del (los) implicados, como de la compañía de seguros. (En caso de no comparecer personalmente se debe notificar conforme a los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 CUARTO: Tramitar en (única o doble instancia) el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______________, conforme a la parte considerativa de esta providencia.

QUINTO: Correr traslado del presente Auto por el término de diez (10) días al (los) imputado (s), apoderados especiales y de oficio, en aplicación del artículo 50 de la Ley 610 de 2000, término durante el cual permanecerá el expediente en la Secretaría de este Despacho a disposición para consulta.

SEXTO: En el evento de ser auto mixto (archivo) remitir a consulta de conformidad con el artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Firma, nombre Director, Subdirector, Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Arial 8).

Nota: Si la providencia no se hubiere podido notificar personalmente a los implicados que no estén representados por apoderado, surtida la notificación por aviso se les designará apoderado de oficio en cumplimiento del artículo 49 de la Ley 610 de 2000.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-504 • 2018 • ENERO • 2 504 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 88 de 176 ANEXO No. 12. DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

MODELO 1 DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL AUTO DE APERTURA PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ORDINARIO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ________ En Bogotá, D.C. a los _______________ se hizo presente en la Secretaría Común de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Dirección de Reacción Inmediata (según corresponda), el señor (a) _____________________________________,en su calidad de presunto implicado, con cédula de ciudadanía No. ________________ y /o apoderado especial doctor _________________________, con T,.P. No. ___________ del C.S.J, a quien se le notifica personalmente y se le hizo entrega de fotocopia completa, formal y gratuita del Auto de Apertura de fecha, _______________, proferido dentro del citado Proceso de Responsabilidad Fiscal, adelantando en la entidad _______________________________, informándole que contra el auto de apertura no procede recurso alguno, de conformidad con el Artículo 40 de la Ley 610 de 2000.

Para Constancia se firma, Notificado _______________________________________ en calidad de _________ C.C.__________________________ Tarjeta Profesional_________________________ Dirección notificación _______________________________________ Teléfono: ___________________________________________

De conformidad con el Artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, autorizo la notificación personal de las providencias señaladas en el artículo 106, vía fax o correo electrónico: Si ___ No. ___

Correo Electrónico______________________________________ Número de FAX___________________________ Notificador: Nombre _______________________ Firma_________________ Secretaría Común (según corresponda)

Fecha de versión libre _______________________________________ Correo institucional: (Se debe colocar el correo según la dependencia competente)

505 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-505 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 89 de 176 MODELO 2 DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL AUTO DE IMPUTACIÓN.

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- En Bogotá, D.C. a los _______________ se hizo presente en la Secretaría Común de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Dirección de Reacción Inmediata (según corresponda), el señor (a) ______________________________________ con cédula de ciudadanía No. ________________ en su calidad de implicado fiscal y/o su apoderado especial (de oficio), con T,.P. No. ___________ del C.S.J, a quien se le notifica personalmente y se entrega fotocopia completa, formal y gratuita, del AUTO DE IMPUTACIÓN Nº._______ de fecha_________________ dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal adelantado por el manejo de recursos en la entidad_______________, advirtiéndole que cuenta con el término de diez (10) días de conformidad con el artículo 50 de la Ley 610 de 2000, para presentar los argumentos de defensa frente a las imputaciones presentadas.

Igualmente se le hace saber, que el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. __________, permanecerá en el Despacho de la Secretaría Común. El término señalado correrá a partir del día siguiente de esta notificación.

Para Constancia se firma, Notificado _______________________________________ en calidad de _________ C.C.__________________________ Tarjeta Profesional_________________________ Dirección notificación _______________________________________ Teléfono: ___________________________________________

De conformidad con el Artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, autorizo la notificación personal de las providencias señaladas en el artículo 106, vía fax o correo electrónico: Si ___ No. ___

Correo Electrónico______________________________________ Número de FAX___________________________ Notificador: Nombre _______________________ Firma_________________ Secretaría Común (según corresponda)

Correo institucional: (Se debe colocar el correo según la dependencia competente)

MODELO 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-506 • 2018 • ENERO • 2 506 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 90 de 176 DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL FALLO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº _________________ En Bogotá, D.C. a los __________________ Se hizo presente en la Secretaría Común de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Dirección de Reacción Inmediata (según corresponda), el señor (a) _____________________________ con cédula de ciudadanía No. ________________, en su calidad de implicado fiscal y/o con su apoderado especial (o de oficio), con T,.P. No. ___________ del C.S.J, a quien se le notifica personalmente y se entrega fotocopia completa, formal y gratuita del FALLO Nº________,de _________________dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal Ordinario adelantado en la entidad _________, por el manejo de recursos de_______________________________. Informándole que contra el mismo proceden los recursos de Ley (según Instancia), advirtiéndole que cuenta con el término de cinco (5) días hábiles para ello, de conformidad con los artículos artículo 67 de la Ley 1437 de 2011.

Igualmente se le hace saber, que el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____________, permanecerá en el Despacho de la Secretaría Común. El término señalado correrá a partir del día siguiente de esta notificación.

Para constancia firman, Notificado _______________________________________ en calidad de _________ C.C.__________________________ Tarjeta Profesional_________________________ Dirección notificación _______________________________________ Teléfono: ___________________________________________

De conformidad con el Artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, autorizo la notificación personal de las providencias señaladas en el artículo 106, vía fax o correo electrónico: Si ___ No. ___

Correo Electrónico______________________________________ Número de FAX___________________________ Notificador: Nombre _______________________ Firma_________________ Secretaría Común (según corresponda)

Correo institucional: (Se debe colocar el correo según la dependencia competente)

507 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-507 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 91 de 176 ANEXO No. 13. AUTO POR EL CUAL SE AUTORIZAN COPIAS (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE AUTORIZAN COPIAS Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Ciudad y fecha ________________.

Conforme a la solicitud que antecede, elevada por el implicado __________________(o su apoderado), por secretaría, procédase a la expedición y entrega de las copias requeridas, advirtiendo de la reserva legal.

CÚMPLASE

__________________________

Firma Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Arial 8).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-508 • 2018 • ENERO • 2 508 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 92 de 176 ANEXO No. 14. AUTO POR EL CUAL SE DECRETAN PRUEBAS (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE DECRETAN PRUEBAS (de oficio o a solicitud de los sujetos procesales y/o se niegan)

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ________________ Ciudad y fecha ________________.

El Director, Subdirector o Gerente del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de las atribuciones legales conferidas en las Leyes 610 de agosto 15 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (de competencia vigente), y

CONSIDERACIONES:

Que en este Despacho se adelanta el proceso de responsabilidad fiscal No. ___________ ante_________ en contra de ____________. (fls. )

(Deberá argumentarse la razón de su decreto, bien porque lo solicitan los sujetos procesales o porque el Despacho considera necesario decretarlas de oficio).

Es necesario estudiar, la conducencia, pertinencia y utilidad de la prueba, aspectos que conducen al esclarecimiento de los hechos y en aplicación del principio de economía procesal que debe aplicarse en las actuaciones administrativas.

Respecto a los medios de prueba solicitados por los presuntos implicados o sus apoderados, debe analizar la conducencia, la pertinencia y la utilidad, explicando las razones por las cuales se acepta y en consecuencia se ordenará su decreto y práctica.

Si los presuntos implicados o sus apoderados allegaron medios de prueba, se incorporar al expediente explicando las razones que ellos aducen.

Si las pruebas no se encuentran debidamente motivadas o no reúnen los requisitos de conducencia, pertinencia y utilidad, se niegan y en tal caso proceden los recursos de ley.

Cuando los medios probatorios son decretados de oficio, se debe explicar las razones en las que necesariamente debe primar el análisis de la conducencia, pertinencia y utilidad para el esclarecimiento de los hechos y desarrollo de la actuación.

509 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-509 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 93 de 176 En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Primero: Decretar la (s) prueba (s) de conformidad con la parte motiva del presente auto.

Segundo: Rechazar conforme a lo expuesto en la parte motiva de este auto la práctica de los siguientes medios de prueba (Relacionar)

Tercero: Incorporar y tener como medios de prueba para el presente proceso de responsabilidad fiscal los siguientes:

Relacionar los documentos o cualquier medio de prueba, allegados mediante oficio ____________ de fecha _________, o entregado en la exposición libre por el presunto implicado ____________ realizada el______________.

Cuarto: Notificar por estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, haciéndole saber a los sujetos procesales que proceden los recursos de reposición y apelación en caso de rechazo de los medios probatorios.

NOTIFÍQUESE Y COMUNÍQUESE.

_________________________

Firma Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del Profesional Comisionado (Arial 8).

Nota: Debe contemplarse lo señalado en el artículo 107 de la Ley 1474 de 2011. preclusividad de los plazos en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal, así mismo, lo señalado en los artículos 22 al 32 de la Ley 610 de 2000 y 114, 115, 116 y 117 de la Ley 1474 de 2011.

Contra los autos de prueba que decreten pruebas de oficio o que se concedan las solicitadas por los presuntos implicados y sus apoderados, se indica que no procede recurso alguno.

(Notificación por Estado artículo 106 Ley 1474 de 2011)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-510 • 2018 • ENERO • 2 510 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 94 de 176 ANEXO No. 15. AUTO POR EL CUAL SE RECONOCE PERSONERÍA A UN APODERADO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE RECONOCE PERSONERÍA A UN APODERADO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ______________ Ciudad y fecha ________________.

El Director, Subdirector o Gerente del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de las atribuciones legales conferidas en las Leyes 610 de agosto 15 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (de competencias vigente), y teniendo en cuenta el escrito allegado al proceso, donde el presunto responsable, señor ____________, portador de la CC Nº. ___________ en fecha_____________, confiere poder al Doctor ____________, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ y tarjeta profesional No. ___________ para que lo represente dentro del presente Proceso de Responsabilidad Fiscal, por la afectación de los recursos en la entidad _______________________ hasta su culminación, este Despacho le reconoce personería para actuar conforme al poder conferido.

NOTIFÍQUESE.

__________________________

Firma Director o Subdirector Proyectó: Nombre completo del Profesional Comisionado (Arial 8).

Nota: Para el tema de apoderados y poderes tener en cuenta lo señalado en los Artículos 73 al 81 del Código General del Proceso - Ley 1564 de 2012 (Notificación Por Estado artículo 106 Ley 1474 de 2011)

511 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-511 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 95 de 176 ANEXO No. 16. DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN POR AVISO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AVISO Proceso de Responsabilidad Fiscal N º_________.

Investigado: ______________________.

Auto que se notifica___________________________ Fecha_________________ Autoridad que lo expide________________________ El (la) suscrito (a) secretario (a) común o funcionario competente________________ de la Contraloría de Bogotá D.C, con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011, procede a notificar por medio del presente AVISO a: (nombre de la persona que se notifica)___________________________ con cédula de ciudadanía No._________________ en razón a que no compareció a notificarse personalmente, habiéndosele citado por medio del oficio No.__________ de fecha _________,enviado por correo certificado de fecha____________ del contenido de la providencia (Auto que corresponda notificar por este medio) No. __________, proferido el ____________ de ____ (año) como resultado de las diligencias adelantadas en __________________, (se debe indicar los recursos o argumentos de defensa que proceda según auto que se notifique y el término para interponerlos__________________________________.

Nota: Se debe anexar copia completa del acto administrativo que se notifica. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el Aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica de la entidad y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad, por el término de cinco (5) días hábiles así:

El presente Aviso se fija por el término de cinco (5) días hábiles en lugar visible de la secretaría, a las 8 a.m. de hoy _____ de _______ (año), advirtiendo que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-512 • 2018 • ENERO • 2 512 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 96 de 176 Nombre del Funcionario del funcionario de Secretaría Común Cargo ____________________.

Vencidos los cinco (5) días se debe consignar lo siguiente:

Siendo las _______ (hora) de hoy _______ de __________________ _______ (año), se desfija el presente Aviso.

Nombre Funcionario de Secretaría Común o el competente 513 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-513 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 97 de 176 ANEXO No. 17. AUTO POR EL CUAL SE DECIDE SOBRE LA PETICIÓN DE PRUEBAS DEL ARTÍCULO 51 DE LA LEY 610 DE 2000 (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE DECIDE SOBRE LA PETICIÓN DE PRUEBAS DEL ARTÍCULO 51 LEY 610 DE 2000 Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ______________ Bogotá, ________ El Director, Subdirector, Gerente del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de las atribuciones legales conferidas en la Leyes 610 de agosto 15 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (de competencias vigente) y de conformidad con la solicitud de los presuntos implicados, quienes presentaron explicaciones en tiempo y solicitaron y aportaron pruebas, procede el Despacho a decidir sobre la petición de pruebas visible a folios ______________.

CONSIDERACIONES:

En el memorial de exculpación presentado por el Sr.______________ aporta y solicita la práctica de las siguientes pruebas:

- Documentales ___________________________________________.

- Testimoniales ____________________________________________.

(Debe tenerse en cuenta la conducencia, la pertinencia y la utilidad, para efectos de decretar las pruebas pedidas; que tiendan a esclarecer el hecho materia del proceso y la responsabilidad de los imputados o responsables eventuales______________________)

Este Despacho, al analizar las pruebas solicitadas frente a la imputación de responsabilidad fiscal y los fundamentos del implicado en sus exculpaciones para solicitarlas, considera procedente decretarlas y practicarlas (observando los procedimientos vigentes para cada prueba).

En caso de negarlas fundamentar las razones de su no decreto, advirtiendo que se conceden los recursos de ley (según instancia tener en cuenta lo señalado en el artículo 110 de la Ley 1474 de 2011).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-514 • 2018 • ENERO • 2 514 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 98 de 176 Cuando los medios probatorios son decretados de oficio, se debe explicar las razones en las que necesariamente debe primar el análisis de la conducencia, pertinencia y utilidad para el esclarecimiento de los hechos y desarrollo de la actuación.

Si los presuntos implicados o sus apoderados allegaron medios de prueba, se incorporar al expediente explicando las razones que ellos aducen.

Por lo expuesto,

RESUELVE:

Primero: Decretar la (s) prueba (s) de conformidad con la parte motiva del presente auto. Librar los oficios correspondientes.

Segundo: Rechazar conforme a lo expuesto en la parte motiva de este auto la práctica de los siguientes medios de prueba (Relacionar)

Tercero: Incorporar y tener como medios de prueba, dándoles el valor legal que les corresponde, los documentos aportados por _____________ (relacionarlos)

Cuarto. Notificar por estado el contenido del presente auto, de conformidad con el artículo 51 de la Ley 610 de 2000, haciéndole saber a los imputados y sus apoderados que contra la presente providencia proceden los recursos de reposición y apelación (según la instancia en que se tramite el proceso), para aquellos medios probatorios que fueron negados.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

__________________________________

(Firma, nombre de Director, Subdirector o Gerente)

Proyectó: Nombre completo del Profesional Comisionado (Arial 8).

Nota: Debe observarse lo dispuesto en el artículo 108 de la Ley 1474 de 2011- Perentoriedad para el decreto de pruebas en la etapa de descargos, las cuales deberán decretarse a más tardar dentro del mes siguiente de la notificación del auto de imputación.

515 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-515 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 99 de 176 ANEXO No. 18. AUTO POR EL CUAL SE DECIDE EL RECURSO DE REPOSICIÓN O APELACIÓN CONTRA EL AUTO DE PRUEBAS (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE DECIDE EL RECURSO DE REPOSICIÓN O APELACIÓN CONTRA EL AUTO DE PRUEBAS Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº _________________ Ciudad y fecha.

El Director, Subdirector o Gerente del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de las atribuciones legales conferidas en las Leyes 610 de agosto 15 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (de competencia vigente), procede a decidir el Recurso de Reposición (o Apelación) interpuesto contra el Auto de fecha _______ que negó o rechazó pruebas.

PARA RESOLVER SE CONSIDERA:

El presunto responsable solicitó la práctica de las siguientes pruebas: ___________________ (Folios____).

La instancia según Auto de ___________(fecha) resolvió sobre las pruebas solicitadas por el presunto responsable negando las pedidas en los numerales _____________, por considerarlas inconducentes y no dirigirse a desvirtuar las imputaciones hechas. En el escrito de reposición o apelación, el presunto responsable por sí mismo o por intermedio de su apoderado, aduce que es necesario el decreto y la práctica por ________________________.

La dependencia competente, después de hacer un examen detenido de las probanzas allegadas al informativo, observando en detalle los hechos objeto del Proceso de Responsabilidad Fiscal, así como el memorial presentado y el de reposición o apelación, advierte lo siguiente: (indicar las razones de su no declaratoria o por el contrario, los fundamentos de la declaratoria y su práctica).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-516 • 2018 • ENERO • 2 516 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 100 de 176 En virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

Primero. Confirmar, (Modificar o Revocar) el Auto calendado ___________ por medio del cual se negó la práctica de varias pruebas solicitadas, en el sentido de decretar y ordenar la práctica de las relacionadas en los numerales ___________, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia.

Segundo. Ordenar de oficio la práctica de la prueba señalada en el numeral ______________ de este proveído, diligencia que se practicará el día _____ _________________ o se oficiará a ___________.

Tercero. Confirmar la decisión tomada por el a–quo (en el evento de que sea apelación) en relación con la negativa de las pruebas solicitadas a los numerales ___________ del memorial, por considerarlas impertinentes e inconducentes, conforme se determinó en la parte motiva de esta providencia.

Cuarto: Notificar por estado este proveído, de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011. Contra este acto, no procede recurso alguno por la vía gubernativa (en el evento de que sea apelación) y si se está resolviendo el recurso de reposición se debe conceder la apelación (Tener en cuenta el artículo 110 de la Ley 1474 de 2011- instancias).

NOTIFÍQUESE Y COMUNÍQUESE

___________________________

Firma Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del Profesional Comisionado (Arial 8).

517 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-517 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 101 de 176 ANEXO No. 19. FALLO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

FALLO No. ______

(Fallo con o sin responsabilidad fiscal según corresponda)

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ________________ Ciudad y fecha__________ Procede el Director, Subdirector o Gerente del Proceso de Responsabilidad Fiscal, en ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 268, numeral 5º y 272 de la Constitución Política, las Leyes 610 del 15 de agosto de 2000 y 1474 del 12 de julio de 2011 Acuerdo 664 del 28/03/17 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 del 21/12/16 (se indica el Acuerdo vigente de la estructura orgánica e interna y el que fija funciones de las dependencias de la Contraloría de Bogotá), y la Resolución Reglamentaria (competencia vigente), a fallar el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ___________, con fundamento en los siguientes, ANTECEDENTE Se debe colocar la historia y/ cronología del antecedente (Hallazgo Fiscal, Indagación Preliminar, Denuncia o Queja, del Dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control indicando los memorandos y/oficios con sus fechas de remisión o cómo la dependencia tuvo conocimiento y trámite.

HECHOS:

(Indicar el origen del antecedente – hallazgo, indagación preliminar- y hacer una breve pero puntual descripción de los hechos objeto del proceso de responsabilidad fiscal, entidad afectada y su cuantía). (fls. )

FUNDAMENTOS DE DERECHO REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-518 • 2018 • ENERO • 2 518 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 102 de 176 Como fundamentos de derecho, se invocan las siguientes normas:

 Artículos 267 y 268 numeral 5º de la Constitución Política de Colombia.

 Ley 610 de 2000 por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículos 106 al 120  Relacionar la normatividad concerniente al objeto y hechos materia de la investigación fiscal.

ACTUACIONES PROCESALES (Referir sucintamente las actuaciones procesales surtidas dentro del presente proceso de responsabilidad fiscal.)

Auto de apertura del _____ / _______ ( folio ____), el cual se notificó así:

Fecha versión libre Apoderado de oficio Apoderado de confianza Implicados Fecha notificación (indicar si es personal o por edicto)

Se vinculó al tercero civilmente responsable mediante ________Folio_____.

Vencido el término probatorio se profirió auto de imputación Nº_____ de __________, (folio) el cual se notificó así:

Fecha de presentación de descargos y folios Implicados Fecha notificación (indicar si es personal o por edicto o aviso)

En termino los implicados y/o apoderados presentaron escrito de descargos y solicitaron pruebas las cuales se resolvieron mediante auto del___/____ (folio ____)

519 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-519 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 103 de 176 RELACIÓN DE LOS MEDIOS PROBATORIOS

- Las aportadas con el Hallazgo Fiscal No. ______________, proferido por la Dirección Sectorial de Fiscalización y/o la Dirección de Reacción Inmediata ____________(fls. ).

Las decretadas y practicadas en el curso del proceso, así como las aportadas por los implicados fiscales, las cuales se relacionan a continuación:

 Documentales relacionar las que interesen para tomar la decisión indicando en que folios se encuentran  Testimoniales: Relacionar todas las que se practiquen dentro del proceso indicando en que folios se encuentran.

 Visita Especial ___________________________________________ (vista a folios…..)

 Dictamen pericial o informe técnico emitido el ___ por ______________ (visto a folios)

MEDIDAS CAUTELARES De conformidad con el Artículo 12 de la Ley 610 de 2000 se decretaron medidas cautelares mediante Auto del ______________ (fls. ) (o hacer referencia a la imposibilidad de decretarlas), las cuales continuarán vigentes hasta el proceso de Jurisdicción Coactiva, de conformidad con la parte motiva de esta providencia.

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO:

Debe presentarse un relato claro, preciso, cronológico de los hechos y situaciones debidamente probados, indicando de manera sucinta los cargos establecidos en el auto de imputación, los argumentos de defensa presentados por los implicados o se sus apoderados, como del tercero civilmente responsable, realizando un resumen de cada uno de ellos.

Posteriormente se realiza análisis jurídico de los planteamientos esbozados por cada uno de los sujetos procesales, llegando a la conclusión respectiva que derecho corresponda, debiéndose observar el principio de Apreciación Integral de las Pruebas, previsto en el Art. 26 de la Ley 610 de 2000). Se debe especificar las razones por las cuales se aceptan o niegan las explicaciones presentadas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-520 • 2018 • ENERO • 2 520 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 104 de 176 Respecto a la responsabilidad fiscal se debe realizar el análisis de los elementos señalados en el artículo 5º de la Ley 610 de 2000, que para el caso del fallo con responsabilidad fiscal, es necesario indicar porque se llega a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público, de su cuantificación, de la individualización y actuación con culpa grave o dolo del gestor fiscal y de la relación de causalidad (artículo 53 de la Ley 610 de 2000).

Igualmente se debe precisar si la responsabilidad fiscal es individual o solidaria, en esta última, tener en cuenta lo normado en el artículo 119 de la Ley 1474 de 2011.

El fallo con responsabilidad fiscal debe guardar estricta relación con el auto de imputación de responsabilidad fiscal.

En el caso del fallo sin responsabilidad fiscal se indica que el mismo procede porque se desvirtuaron las imputaciones formuladas previo análisis; así mismo, porque no existe prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (artículo 54 de la Ley 610 de 2000).

ACTUALIZACIÓN DEL DAÑO En caso que proceda fallo con responsabilidad fiscal se debe indicar: “Actualizar la cuantía del daño a valor presente al momento de la decisión según los índices de precios al consumidor certificados por el DANE, conforme lo dispone el Art. 53 de la Ley 610 de 2000.___________.”

DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE Es necesario explicar las razones de la responsabilidad en que incurre el tercero civilmente responsable, toda vez que la póliza y sus amparos debe (n) tener relación directa con los hechos y el daño patrimonial causado, razón por la cual se debe hacer mención del objeto, bien, contrato, persona natural o jurídica que se encuentra involucrada con las irregularidades que se cuestionan.

En tal sentido se debe ordenar la incorporación al fallo con responsabilidad fiscal de la póliza No. __________, expedida el (fecha) ____________, acompañado de anexos tomador ______________, valor asegurado en cuantía de $__________ correspondiente al amparo_________, expedida por la Compañía de Seguros______________vinculada al presente proceso de responsabilidad fiscal en calidad de tercero civilmente responsable (fls. ).

La compañía de seguros_____________, en su calidad de tercero civilmente responsable, responderá por la cuantía de $______________ suma actualizada de conformidad con el Artículo 53 de la Ley 610 de 2000.

Si se profiere fallo sin responsabilidad fiscal, se debe ordenar la desvinculación de la compañía de seguros, indicando las razones, señalando igualmente la póliza, amparos y valores asegurados.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

521 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-521 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 105 de 176 PRIMERO: Fallar con Responsabilidad Fiscal el Proceso No. ______, adelantado por el manejo de recursos en la Entidad _______ en cuantía_______________ de letra y números_________ en contra de los señores________, con CC Nº____________ y _______, con CC Nº________ (nombre, identificación y cargo), de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

SEGUNDO: Llamar a responder a la Compañía de Seguros,_____________ con Nit. ___________, en su calidad de tercero civilmente responsable, por la suma de letras y números ______________ ($ _______), con ocasión de la constitución de la Póliza No. __________, expedida el ____________, tomador y asegurado el ____________, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa de este acto administrativo.

TERCERO: Fallar sin responsabilidad fiscal el Proceso No. _______ a favor de los señores___________________identificado con CC No.____________ y __________ con C.C. No. _______________ (nombre, identificación y cargo, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este fallo.

CUARTO. Notificar personalmente el presente fallo a los presuntos responsables_________________(dirección), a través de sus apoderados ___________ (dirección), y a las Compañías Aseguradoras (si las hubiere) ante citadas, de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011.

QUINTO. Contra esta decisión proceden los recursos de reposición y apelación, los cuales deberán interponerse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación, para ante este Despacho el primero y para ante___________ el de apelación el segundo.

SEXTO. Enviar el expediente a _________________________ (dependencia que deba conocer de la apelación y consulta, según resolución de competencias vigente) para que resuelva en grado de consulta (en el caso que se profiera fallo sin responsabilidad fiscal o el responsabilizado este representado por apoderado de oficio), una vez surtido el trámite dispuesto en el numeral anterior de esta decisión y de no interponerse recurso alguno, o una vez resuelto los eventuales recursos de reposición, dentro de los 3 días siguientes de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

SÉPTIMO: Fijar el término de diez (10) a partir del día siguiente de la ejecutoria, para consignar el valor citado ante la Tesorería respectiva, lo cual deberá acreditarse ante esta Subdirección o Dirección (según corresponda).

OCTAVO: Mantener las medidas cautelares decretadas mediante Auto No. ________________, las cuales continuarán vigentes hasta el proceso de Jurisdicción Coactiva, de conformidad con la parte motiva de esta providencia.

NOVENO: Proceder por Secretaria Común una vez ejecutoriado este fallo a:

 Comunicar el resultado del presente proceso al Señor Alcalde Mayor de Bogotá D.C., al Señor Personero y al Honorable Concejo Distritales conforme a lo previsto por el Artículo 111 del Decreto 1421 de 1993.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-522 • 2018 • ENERO • 2 522 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 106 de 176  Remitir copia a la Dirección Sectorial de Fiscalización___________ o Dirección de Reacción Inmediata de esta Entidad en la cual se originó el Hallazgo o la Indagación Preliminar del cual se derivó el Proceso de Responsabilidad Fiscal y al Representante Legal de la Entidad afectada, para que se surtan los registros contables.

 Diligenciar y remitir los formatos con destino a la Contraloría General de la Republica para la inclusión en el Boletín de Responsables Fiscales y a la Procuraduría General de la Nación, para el registro de inhabilidades.

 Trascurrido los 10 días después de la ejecutoria, sin que se acredite el pago, enviar el fallo junto con los documentos pertinentes y el cuaderno de medidas cautelares a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de esta contraloría, para el cobro coactivo.

 Ordenar el traslado de copia de las diligencias a (Las autoridades competentes, si hay lugar a ello de conformidad con el artículo 21 de la Ley 610 de 2000 Procuraduría, Fiscalía, Dirección Financiera, Personería, otras).

 En firme este auto y una vez adelantados todos los trámites ordenados en el mismo, remitir al expediente para su archivo físico de conformidad con los procedimientos vigentes de gestión documental.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Firma, nombre Director, Subdirector o Gerente).

Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

Nota: Para el trámite de los recursos se debe tener en cuenta las competencias (resolución vigente) y las cuantías de conformidad con el artículo 110 Ley 1474 de 2011.

Si se hubieren decretado Medidas Cautelares y el Fallo es Sin Responsabilidad Fiscal se ordenará el levantamiento y una vez ejecutoriado se oficiará por Secretaria común a las entidades respectivas.

523 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-523 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 107 de 176 ANEXO No. 20. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE REPOSICIÓN CONTRA EL FALLO

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE REPOSICIÓN CONTRA EL FALLO

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Bogotá, ___________ Procede el Director, Subdirector o Gerente, en ejercicio de la competencia que les confiere la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (según competencia la vigente) proferida por el Contralor de Bogotá D.C., a decidir el Recurso de Reposición interpuesto contra el fallo de fecha _____________ proferido dentro del proceso.

ASUNTO POR RESOLVER Se narra el asunto por tratar –cuestión por decidir - y se procede a resolver el recurso interpuesto.

FUNDAMENTOS DEL RECURRENTE De manera suscita se relacionan los fundamentos invocados en los recursos.

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO.

Evaluación de los argumentos presentados por los recurrentes, en la que se realiza un cotejo de las pruebas y se exponen las razones jurídicas, doctrinarias y jurisprudenciales, que permiten determinar si se confirma, modifica o revoca la decisión impugnada.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-524 • 2018 • ENERO • 2 524 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 108 de 176

RESUELVE:

PRIMERO: Confirmar, aclarar, adicionar, modificar o revocar la providencia recurrida, especificando: fecha de la providencia, el responsable (nombre, identificación, condición), la entidad afectada, el total del daño emergente e individualizando las sumas a cargo de cada uno de los responsables.

SEGUNDO: Notificar por estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 TERCERO: Conceder el recurso de apelación en efecto suspensivo, por Secretaría Común remitir el expediente a _______ (a la segunda instancia).

____________________

Nombre y firma del Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

Nota: Tener en cuenta el artículo 110 de la Ley 1474 de 2011 (instancias)

* Si la decisión que se adopta en el auto que resuelve el recurso de reposición no modifica ningún aspecto del auto recurrido y además concede la apelación, la notificación de este auto se hará por Estado.

525 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-525 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 109 de 176 ANEXO No. 21. AUTO MEDIANTE EL CUAL SE CONCEDE EL RECURSO DE APELACIÓN CONTRA EL FALLO (Símbolo y Logotipo)

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO MEDIANTE EL CUAL SE CONCEDE EL RECURSO DE APELACIÓN CONTRA EL FALLO Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Lugar y Fecha (letras y números) ________________________ en ejercicio de la competencia que confiere la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (vigente), proferida por el Contralor de Bogotá D.C., procede a conceder el recurso de apelación en el efecto suspensivo y para ante el superior, interpuesto por el señor ____________________, en su condición de ______________contra el Fallo Nº _____________de fecha _____________, adelantado ante la entidad ____________ Envíese el expediente al superior, para los efectos del recurso.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.

______________________

Firma Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

(Notificación por Estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-526 • 2018 • ENERO • 2 526 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 110 de 176 ANEXO No. 22. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

NULIDAD

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

NULIDAD

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Procede el Director o Subdirector o Gerente, en ejercicio de la competencia que le confiere la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria No. (vigente) proferida por el Contralor de Bogotá D.C., a decidir sobre una nulidad que se observa en la actuación surtida dentro del proceso o a decidir una solicitud presentada por _________________.

ANTECEDENTE El señor_____________________, en su condición de________________ (apoderado de oficio, especial, implicado fiscal) en el presente proceso de responsabilidad fiscal; mediante escrito radicado con el número________________ de fecha________________(día, mes y año),presenta solicitud de nulidad a partir del Auto No.____________de fecha, por medio del cual_______________(describirla), o de la actuación_______________.

La otra situación sería:

Luego de realizar un análisis a las actuaciones adelantadas en el presente proceso de responsabilidad fiscal, el Despacho encuentra que se presentan irregularidades sustanciales que afectan el debido proceso o el derecho a la defensa (tener en cuenta las señaladas en el artículo 36 Ley 610 de 2000 y describirlas).

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO:

Es el momento procesal para que este Despacho emita decisión de fondo, pero del estudio minucioso de las presentes diligencias, se advierte que el procedimiento se encuentra afectado por una de las causales de nulidad previstas en la Ley 610 de agosto de 2000, (deberá citarse la causal, si es por incompetencia, por violación del derecho de defensa o por la comprobada existencia de irregularidades sustanciales que afectan el debido proceso, previsto en el artículo 29 de la Constitución Política).

En efecto, contra el presunto responsable se profirió auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Auto de imputación de responsabilidad fiscal, en los siguientes términos:

527 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-527 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 111 de 176 En sus memoriales de _______________ aportó y solicitó pruebas, no se decretaron algunas pruebas, actuación que no fue notificada o se decretaron pero no se practicaron, no dejando constancia de ello, etc.

De lo anterior se observa, que _______________ (se analiza en que consiste la nulidad).

Igualmente del análisis se encuentra que no se presenta irregularidad alguna que afecte la validez de las actuaciones o las peticiones incoadas no se enmarcan en las causales invocadas o señaladas en el artículo 36 de la Ley 610 de 2000.

En mérito a lo expuesto (el funcionario competente), en uso de sus atribuciones legales.

RESUELVE:

Primero. Declarar la nulidad de la actuación a partir de la diligencia __________ incluso del _____________, el cual se adelanta en contra del señor________ en su condición de ______, o del Auto que decretó pruebas, dejando en firme los documentos y demás pruebas allegadas con posterioridad a dicha actuación, las que conservarán el valor probatorio correspondiente, de conformidad con el artículo 37 de la Ley 610 de 2000. (La otra decisión es no declarar la nulidad propuesta de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído).

Segundo. Reponer la actuación, formulando nuevamente Auto de apertura del Proceso Responsabilidad Fiscal o Auto de imputación de responsabilidad fiscal o Auto de pruebas de acuerdo a lo expuesto en la parte motiva.

Tercero. Notificar esta providencia por estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011. Contra el presente auto únicamente procede el recurso de apelación de conformidad con el Artículo 109 de la Ley 1474 de 2011. (Tener en cuenta el tema de instancias artículo 110 Ley 1474 de 2011).

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

_____________________

Firma Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

Nota: Para el tema de nulidades se deberá tener en cuenta lo señalado en los artículos 36, 37 de la Ley 610 de 2000 y artículo 109 debiendo resolverse dentro de los 5 días siguientes a la fecha de su presentación (artículo 109 de la Ley 1474 de 2011, en armonía con el 110 ibídem). Por especialidad de materia, se aplica el artículo 102 de la Ley 1474 de 2011, procediendo el recurso de reposición en los procesos de única instancia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-528 • 2018 • ENERO • 2 528 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 112 de 176 ANEXO No. 23. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA SOLICITUD DE REVOCATORIA DIRECTA

(Símbolo y Logotipo)

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO No. ___ POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA SOLICITUD DE REVOCATORIA DIRECTA

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Procede el Director o Subdirector o Gerente, en ejercicio de la competencia que le confiere la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria No. (vigente) proferida por el Contralor de Bogotá D.C., a resolver la solicitud de revocatoria interpuesta por ________________ contra ______________ de ___________, proferido por ____________.

ANTECEDENTES Narración sucinta de los hechos y las providencias surtidas.

FUNDAMENTOS DEL SOLICITANTE Resumen de los argumentos del presunto responsable o los que, oficiosamente, determine el comisionado.

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO

 Análisis de los hechos y los argumentos esbozados por el solicitante.

 Verificación de las causales de revocación y los requisitos para la procedencia.

 Exponer la decisión adoptada y sus efectos.

529 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-529 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 113 de 176

RESUELVE:

Primero: Revocar o confirmar la providencia de fecha ________ proferida por ______________.

Segunda: Notificar por estado la presente providencia.

Tercera: Contra el presente auto no procede recurso alguno NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

_______________________

Firma del Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

Nota: Tener en cuenta los artículos 93 al 97 de la Ley 1437 de 2011, observando que la solicitudes de revocación directa deberán resolverse dentro de los dos meses siguientes a la presentación de la solicitud REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-530 • 2018 • ENERO • 2 530 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 114 de 176 ANEXO No. 24. OFICIO POR MEDIO DEL CUAL EL SERVIDOR PÚBLICO MANIFIESTA EL IMPEDIMENTO O LA RECUSACIÓN (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE MANIFIESTA UN IMPEDIMENTO O RECUSACIÓN Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Ciudad y fecha _________________________.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 113 y Parágrafo de la ley 1474 de 2011, me permito manifestar que me declaro impedido para adelantar el Proceso Responsabilidad Fiscal, por hallarme incurso en la causal No. ________ (Únicamente las consagradas en el art. 130 del CPACA de conformidad con el artículo 113 de la 1474 de 2011).

Lo hechos en los cuales sustento mi impedimento son los siguientes: ___________________ aportó las siguientes pruebas:______________.

A partir de la fecha se suspenden los términos procesales de conformidad con lo establecido en la Ley 610 de 2000, artículo 13.

Notificar el presente auto de conformidad con el Artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 Firma Director o Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

531 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-531 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 115 de 176 ANEXO No. 25. AUTO POR EL CUAL SE ACEPTA EL IMPEDIMENTO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE ACEPTA EL IMPEDIMENTO (Dependencia competente, dirección y teléfono)

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ____________ Ciudad y fecha ________________.

El suscrito jefe de la ____________________ (dependencia competente).

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 35 de la Ley 610 de 2000 procede a resolver impedimento, interpuesto por ____________ ante _____________, teniendo en cuenta:

ANTECEDENTES:

En el presente Proceso Responsabilidad Fiscal seguido contra _______________ por ________________.

Con fecha ___________ el servidor _________________ manifestó ante este Despacho impedimento para conocer de este proceso, en virtud de estar incurso en la causal de impedimento _______________________ (Únicamente las consagradas en el art. 130 del CPACA de conformidad con el artículo 113 de la 1474 de 2011).

Se sustentó el impedimento en los siguientes hechos:

La causal alegada es legal, puesto que en el expediente está probado que en verdad _________.

En las anteriores condiciones, resulta fácil determinar fundadamente que el aludido servidor tiene interés en el proceso, lo cual le impide juzgar el caso debatido con la debida imparcialidad y absoluta rectitud.

En consecuencia, se declara fundado dicho impedimento, a fin de evitar toda duda o sospecha de parcialidad.

Por lo tanto, el despacho REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-532 • 2018 • ENERO • 2 532 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 116 de 176

RESUELVE:

Primero.- Declarar fundado el impedimento manifestado por ______________ para conocer de este expediente.

Segundo.- Avocar el conocimiento del mismo proceso.

Tercero.- Expedir Auto comisionando a otro funcionario para adelantar el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Cuarto.- Librar oficio al funcionario impedido, dándole cuenta de lo resuelto en esta providencia.

Quinto: A partir de la fecha de comunicación y aceptación del funcionario comisionado, se levanta la suspensión de los términos procesales, para continuar con el trámite procesal respectivo.

Sexto: Notificar por Estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011.

NOTIFIQUESE Y COMUNÍQUESE.

_____________________

Firma Contralor, Director, Subdirector o Gerente Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

533 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-533 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 117 de 176 ANEXO No. 26. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE APELACIÓN CONTRA EL FALLO

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE APELACIÓN CONTRA EL FALLO

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Procede el Contralor, Director en ejercicio de la competencia que les confiere la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Reglamentaria (vigente de competencias) proferida por el Contralor de Bogotá D.C., a resolver el recurso de apelación interpuesto contra el fallo.

ASUNTO A RESOLVER Se narra el asunto por tratar, cuestión por decidir.

FUNDAMENTOS DEL RECURRENTE PARA LA APELACIÓN Resumen de los argumentos del presunto responsable y/o apoderado o los que, oficiosamente determine el comisionado. (fls. )

(Al respecto, tener en cuenta el principio constitucional de la reformatio in pejus).

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO

Cotejo de las pruebas del proceso, las solicitadas, las de oficio (razones jurídicas, doctrinarias, jurisprudenciales para determinar si se confirma, revoca, o modifica la decisión.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-534 • 2018 • ENERO • 2 534 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 118 de 176 PARTE RESOLUTIVA Primero: Confirmar, aclarar, adicionar, modificar o revocar la providencia recurrida (art. 74 Ley 1437 de 2011).

Segundo: Notificar por estado la presente decisión a los interesados, de conformidad con el art. 106 Ley 1474 de 2011.

Tercero: Contra el presente acto administrativo no procede recurso alguno.

Cuarto: En firme esta decisión, enviar las presentes diligencias a la subdirección o dirección de origen para que dé cumplimiento a lo señalado en el fallo con responsabilidad fiscal.

NOTIFÍQUESE Y COMUNÍQUESE

______________________________

Nombre y firma Contralor o Director Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

Nota: En el caso de revocar la decisión y de considerar que en su defecto procede Fallo sin Responsabilidad fiscal, así se indicará en la parte motiva como resolutiva, ordenando además en el caso de haberse decretado medidas cautelares y de estar materializadas, el levantamiento de las mismas, librando los oficios correspondientes a las autoridades competentes.

535 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-535 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 119 de 176 ANEXO No. 27. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA APELACIÓN Y CONSULTA

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA APELACIÓN Y CONSULTA

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº _______________ Lugar y fecha _____________________.

Procede el Despacho a resolver el recurso de apelación que interpuso el apoderado de___________ o el señor (responsable fiscal)____________, contra la providencia de _________, proferida por _________, por medio de la cual fue responsabilizado fiscalmente, en su condición de ____________ y a conocer en grado de consulta del fallo sin responsabilidad a favor del señor (a) ______________ o teniendo en cuenta que el señor ______________ responsable fiscal, se encuentra representado por apoderado de oficio.

ASUNTO A RESOLVER Se narra el asunto por tratar, cuestión por decidir.

FUNDAMENTOS DEL RECURRENTE PARA LA APELACIÓN Resumen de los argumentos del presunto responsable y/o apoderado o los que, oficiosamente determine el comisionado (fls. )

El doctor ____________, apoderado de __________________, o el señor(a) ________________ a quien se le falló con responsabilidad fiscal, interpuso contra el fallo de instancia recurso de apelación (folios ______), argumentando que solicitaron las pruebas relacionadas en el escrito por medio del cual se dio respuesta al Auto de imputación de responsabilidad fiscal _____________, porque esos medios probatorios eran los idóneos para acreditar su ausencia de responsabilidad frente a los REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-536 • 2018 • ENERO • 2 536 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 120 de 176 mismos, porque en primer lugar obró _____________, y en segundo lugar porque no existió detrimento patrimonial alguno (incorporar de manera concreta y sucinta los argumentos presentados contra el fallo con responsabilidad fiscal).

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO

DE LA APELACIÓN Cotejo de las pruebas del proceso, las solicitadas, las de oficio (razones jurídicas, doctrinarias, jurisprudenciales para determinar si se confirma, revoca, o modifica la decisión.

Del estudio de las diligencias emerge que el señor __________________, en su condición de _________________ procedió a _____________________.

Tampoco se pueden admitir los argumentos relacionados con ___________________.

En tales condiciones y establecidas las facultades conferidas por la Ley al señor __________________, se confirma, revoca, aclara, adiciona o modifica.

DEL GRADO DE CONSULTA Es necesario analizar en grado de consulta respecto a ____________ (a quien se le falló sin responsabilidad fiscal o quien estaba representado por apoderado de oficio).

En mérito de lo expuesto, en uso de sus facultades legales y constitucionales, el Director de ____________ o el Contralor de Bogotá, D.C (Según Resolución de competencias).

RESUELVE:

Artículo primero. (*) Confirmar, aclarar, adicionar, modificar o revocar la providencia de ___________ proferida por ______________ mediante la cual falló con responsabilidad fiscal por la cuantía de _________, contra el señor ___________________ en su calidad de ___________ identificado con cédula de ciudadanía No ___________ dentro del proceso radicado bajo el número _______, por lo anotado en la parte motiva de este proveído (art. 74 Ley 1437 de 2011).

537 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-537 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 121 de 176 Artículo segundo. (*) Confirmar o revocar el fallo sin responsabilidad fiscal a favor de _______________ en su condición de ____________ portador de la cédula de ciudadanía No. ____________ por lo anotado en la parte motiva de este proveído.

Artículo tercero. Disponer que el fallador de instancia, en caso de haberse revocado, reponga la actuación, a que se hizo alusión en los considerandos de este pronunciamiento.

Artículo cuarto. Notificar por Estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, con la advertencia que contra la misma, no procede recurso alguno por la vía gubernativa.

Artículo quinto. En firme esta providencia, a través de la dependencia de conocimiento remitir copia a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de esta Contraloría y para que se dé cumplimiento a lo señalado en el artículo______ del Fallo No. _____________

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

_______________________

Nombre y Firma Contralor o Director Proyectó: Nombre completo del profesional sustanciador (Letra Arial 8).

(*) Aplicar según el caso particular.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-538 • 2018 • ENERO • 2 538 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 122 de 176 ANEXO No. 28. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

EN GRADO DE CONSULTA

(DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

EN GRADO DE CONSULTA

Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ------------- Lugar y fecha __________________.

Procede el Despacho a revisar por vía de consulta la providencia del _______, por medio de la cual la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal o la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o la Dirección de Reacción Inmediata ______ archivó el Proceso de Responsabilidad Fiscal a favor de ___________ con cédula de ciudadanía No._____________; falló sin responsabilidad a favor del señor ______________ portador de la cédula de ciudadanía No. _________ en su condición de _______________ o falló con responsabilidad fiscal en contra del señor ______________ con cédula de ciudadanía No._____________; estando representado por apoderado de oficioo declaró la cesación de la acción fiscal por pago.

ARCHIVO DE PRIMERA INSTANCIA O FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL O CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL POR PAGO (según corresponda) (Folios )

El a quo efectúa una relación sucinta de todas las actuaciones del apoderado dentro del proceso objeto de cuestionamiento y llegó a la conclusión de archivar porque se dan una de las causales señaladas en el artículo 47 de la Ley 610 de 2000.

O el fallador de primera instancia aceptó las exculpaciones presentadas por el investigado en sus escritos de descargos y de las pruebas practicadas según el artículo 51 de la Ley 610 de 2000 se configura alguna de las causales señaladas en el artículo 54 Ley 610 de 2000 para fallar sin responsabilidad fiscal.

O la primera instancia estableció que el imputado fiscal canceló en la Tesorería de ________, o realizó reposición del bien, tal como se evidencia en la constancia o certificación de ________________ funcionario de la entidad________________, razón por la cual procede la cesación de la acción fiscal tal como lo señala el artículo 111 de la Ley 1474 de 2011.

O se remitió el expediente a este Despacho, teniendo en cuenta que el responsable fiscal_____________, se encuentra representado por apoderado de oficio.

539 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-539 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 123 de 176

CONSIDERACIONES:

DEL DESPACHO

Corresponde entonces ahora, previo examen de las pruebas aportadas al plenario y las normas de carácter legal pertinentes, determinar si efectivamente la decisión del fallo sin responsabilidad fiscal debe mantenerse por aparecer desvirtuado el Auto de imputación de responsabilidad fiscal, o el archivo, o la cesación por pago (según corresponda).

Se le atribuyó ___________ o se inició Proceso de Responsabilidad Fiscal por ___________.

De la prueba documental allegada al proceso y de lo expresado por el investigado, no cabe la menor duda de que efectivamente __________________.

En efecto, acorde con la prueba documental visible a folio ______. Por lo tanto son de recibo sus explicaciones según los cuales fue ________________.

Adicionalmente deberá observarse que _______________.

En este orden de ideas son de recibo las explicaciones del investigado fiscalmente, pues con su proceder no se vislumbra actuación dolosa o culposa que puede generar responsabilidad o no ____________________________________.

Deberá entonces confirmarse el archivo o el fallo sin responsabilidad fiscal o de responsabilidad fiscal con apoderado de oficio, o la cesación de la acción fiscal por pago ____________ que se consideró en el auto objeto de consulta.

En mérito de lo expuesto, _________________ en ejercicio de sus atribuciones Constitucionales y legales,

RESUELVE:

Primero. Confirmar, en todas y cada de sus partes, el auto No__________ de fecha_____, proferida por _______, mediante la cual archivó o falló sin Responsabilidad Fiscal o cesó la acción fiscal por pago o reposición a favor del señor_______________, identificado con cédula de ciudadanía No. ________, en su condición de ____________, o del fallo con responsabilidad en contra de ____________ quien estuvo representado por apoderado de oficio de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva de éste proveído o revocar ____________ (según el caso particular).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-540 • 2018 • ENERO • 2 540 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 124 de 176 Segundo. Notificar por Estado de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011.

Tercero. Enviar copia de este Acto Administrativo a (entidad afectada) y a la Dirección sectorial correspondiente___________ de esta Contraloría para los fines legales pertinentes (o devuelto el expediente al inferior, proceder a dar cumplimiento a lo ordenado en el fallo o en el auto de archivo confirmado).

Cuarto. Remitir el expediente a la Subdirección o Dirección de origen para el trámite de rigor una vez ejecutoriado y en firme este Acto Administrativo.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

________________________________

Firma Nombre y cargo Contralor o Director Nombre completo del Profesional comisionado (Letra arial 8)

541 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-541 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 125 de 176 ANEXO No. 29. AUTO POR EL CUAL SE COMISIONA PARA SURTIR UNA NOTIFICACIÓN O PARA LA PRÁCTICA DE PRUEBAS (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

AUTO POR EL CUAL SE COMISIONA PARA SURTIR UNA NOTIFICACIÓN O PARA LA PRÁCTICA DE PRUEBAS Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº ----------------- Despacho Comisorio No. __________.

HACE SABER:

De conformidad con los artículos 37, 38,39, 40 y 41 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012, se comisiona a________________ (Entidad, Juzgado, Contraloría) para que practique las pruebas decretadas mediante auto No. ___________ o se sirva notificar el Auto No. ______ del ________ de _____ (año) proferido por ________, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal _______, donde aparece como presunto responsable el señor __________ identificado con cédula de ciudadanía No. ___________ en su calidad de _________ y cuya cuantía asciende a la suma de _______________.

INSERTO:

Copia del Auto No. ______ del ________ de _____ (año), proferido por _______________. Una vez cumplido el contenido del Despacho Comisorio, favor remitir, con la mayor brevedad, las diligencias adelantadas.

NOTIFÍQUESE Y COMUNÍQUESE Firma Funcionario competente Nombre completo del Profesional comisionado (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-542 • 2018 • ENERO • 2 542 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 126 de 176 ANEXO No. 30. CONSTANCIA DE EJECUTORIA DE UNA PROVIDENCIA (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

CONSTANCIA DE EJECUTORIA DE UNA PROVIDENCIA Proceso de Responsabilidad Fiscal Nº __________________ Lugar y fecha _________________________.

MODELO 1 Por encontrarse agotados los términos para interponer los recursos contra la providencia de fecha _________ sin que se hubiesen interpuesto, o se renuncie expresamente a ellos, la misma queda debidamente ejecutoriada, conforme a lo previsto en el artículo 56 de la Ley 610 de 2000.

______________________

Firma, nombre del funcionario de Secretaría Común de la Dependencia.

MODELO 2 O agotados los términos de notificación y decididos los recursos interpuestos contra la providencia de fecha ____________, o resuelto el grado de consulta según auto No. __________ de fecha ___________ ésta queda debidamente ejecutoriada, conforme a lo previsto en el artículo 56 de la Ley 610 de 2000.

______________________

Firma, nombre del funcionario de Secretaría Común de la Dependencia.

543 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-543 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 127 de 176 ANEXO No. 31. NOTIFICACION POR ESTADO (DEPENDENCIA COMPETENTE)

(Dirección y Teléfono)

NOTIFICACIÓN POR ESTADO No. PROCESO ENTIDAD IMPLICADO DECISIÓN FECHA *Hoy ---------------------------------------------------, se fija el presente ESTADO de conformidad con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011, siendo las 8: a.m. y se desfija a las 5:00 p.m.

(Cuando son las pruebas del artículo 51 de la Ley 610/00, se fija el estado al día siguiente como lo ordena la norma).

(Cuando son medidas cautelares, el estado correspondiente se fija una vez se hayan ejecutado las mismas, Numeral 7º artículo 41 Ley 610 de 2000, Artículo 103 Ley 1474 de 2011).

Firma, nombre y cargo del funcionario de Secretaría Común de la Dependencia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-544 • 2018 • ENERO • 2 544 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 128 de 176 ANEXO No. 32. AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE COMISIONA A UN PROFESIONAL DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.________ POR MEDIO DEL CUAL SE COMISIONA A UN PROFESIONAL Bogotá, D.C., El (La) Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, Estatuto Tributario Nacional, Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias) y Resoluciones Reglamentarias vigentes, proferidas por el Contralor de Bogotá, D.C. (Se registran las resoluciones vigentes para la época de utilización del formato), comisiona al doctor (a)____________________________, profesional adscrito(a) a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, para el estudio de los documentos que constituyen el respectivo título ejecutivo, con ocasión del Proceso de Responsabilidad Fiscal o ( Sancionatorio, disciplinario u otro) No. _________________.

Comuníquese al profesional comisionado tal designación para los fines pertinentes.

CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma 545 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-545 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 129 de 176 ANEXO No. 33. CONSTANCIA SECRETARIAL PARA TÍTULOS DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

CONSTANCIA SECRETARIAL PARA TÍTULOS Bogotá, D.C., Que se recibieron los siguientes documentos soportes (relacionar cada uno de los documentos que conforman el título ejecutivo, tales como providencias, resoluciones, copia de la póliza de seguros y sus correspondientes anexos, citaciones con constancia de correo certificado, edictos, cuaderno de medidas cautelares, etc.), en ___________ folios.

Previo estudio de los mismos, se determina que prestan merito ejecutivo para iniciar la etapa de cobro persuasivo y continuar con el proceso de cobro coactivo.

De acuerdo a lo anterior, los citados documentos pasan al despacho con el fin de avocar conocimiento.

O de acuerdo a lo anterior, los citados documentos pasan al despacho con el fin de ser devueltos a la dependencia de origen para su ajuste o complementación.

____________________________________ Secretario Nombre completo y firma REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-546 • 2018 • ENERO • 2 546 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 130 de 176 ANEXO No. 34. AUTO POR EL CUAL SE AVOCA CONOCIMIENTO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.______POR EL CUAL SE AVOCA CONOCIMIENTO Proceso por Jurisdicción Coactiva No.______

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la Resolución Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., (Se registran las resoluciones vigentes para la época de utilización del formato) y, teniendo en cuenta:

Que según la constancia secretarial presentada por el profesional comisionado, el (los) Acto (s) Administrativo (s) proveniente (s) del proceso No. __________ de Responsabilidad Fiscal, o del Proceso Sancionatorio o Disciplinario No. __________, o (según corresponda) adelantado por la Dirección de ___________, contra el señor (es) ____________________ y __________________, identificados con cédula de ciudadanía No. ____________ y ______________ respectivamente, en cuantía de $________________, por ______(relacionar brevemente los hechos por los cuales responde), reúne (n) los requisitos de firmeza, ejecutividad y ejecutoriedad ordenado por los artículos 87 y 89 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 99 Ibídem, en concordancia con el artículo 422 de la Ley 1564 de 2012-Código General del Proceso), por lo cual se debe dar cumplimiento al artículo 90 de la Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2006 y por consiguiente, en aplicación a lo establecido en la Resolución Reglamentaria de la Contraloría de Bogotá, D.C., (registrar la vigente para la época de utilización del formato), comisiónese al doctor (a) _______________________ para el trámite y sustanciación del presente proceso No. __________, para lo cual el profesional asignado hará las veces de Secretario del Despacho de los Jueces Civiles, debiendo dar aplicación a la normatividad citada anteriormente en lo referente al trámite del Proceso Ejecutivo.

547 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-547 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 131 de 176 Iníciese el cobro persuasivo, y una vez agotada esta etapa, líbrese el correspondiente mandamiento de pago por la vía ejecutiva, de ser necesario.

CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-548 • 2018 • ENERO • 2 548 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 132 de 176 ANEXO No. 35. AUTO POR EL CUAL SE LIBRA UN MANDAMIENTO DE PAGO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.______POR EL CUAL SE LIBRA UN MANDAMIENTO DE PAGO Proceso por Jurisdicción Coactiva No.____

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Autos y/o Resoluciones Nos. ________ del día _________del mes ______del año _____________, ________ del día _________de mes ______del año _____________ y. ________ del día _________del mes ______del año _____________, expedidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., se estableció Responsabilidad Fiscal (o Multa u otra) contra el señor (a) (s) _____________________, identificado (s) con cédula de ciudadanía o NIT. (Persona jurídica) No.____________ de ________, en cuantía de _________________________, decisión que le fue notificada igualmente a la Compañía de Seguros _______________(si existe compañía de seguros que deba responder como garante del deudor),con Nit ___________, para que en su condición de garante proceda a responder por la obligación a su cargo, según lo ordenado por el artículo 1089 del Código de Comercio, en el sentido de cubrir hasta el monto del valor asegurado, esto es la suma de ________________, según póliza No. ____________, lo anterior por las irregularidades presentadas con: _______________________.

Que los actos administrativos citados prestan mérito ejecutivo de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 422 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso y 92 de la Ley 42 de 1993; concordantes con el artículo 826 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional; la suma que se refiere es líquida y el plazo concedido está vencido.

Que una vez agotada la fase de cobro persuasivo, conforme a lo que se evidencia en el expediente, se continúa con el respectivo cobro coactivo.

549 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-549 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 133 de 176 En consecuencia, este Despacho,

RESUELVE:

PRIMERO: Librar mandamiento de pago por la vía ejecutiva a favor de Bogotá, D.C.- _______________________ (registrar entidad afectad) y en contra del señor (a) (s)___________________, identificado con la cédula de ciudadanía o NIT. (Personas jurídicas) No.__________, en cuantía de __________________, más los intereses legales del ____% anual conforme lo establecido (según el caso) en _____(12% anual, artículo 9 de la Ley 68 de 1923, 6% anual, según lo establecido en la resolución orgánica No. 5844 de 2007 de la Contraloría General de la República y artículo 1617 del Código Civil, respectivamente), que se causen desde que se hizo exigible la obligación, esto es desde (fecha de ejecutoria)_______, en la que quedó ejecutoriado el Título Ejecutivo, hasta cuando se efectúe el pago total de la misma, más las costas del proceso y a la Compañía de Seguros ___________, identificada con NIT. __________, en cuantía de _______________, según póliza No. ________________, más un interés moratorio igual al certificado como bancario corriente por la Superintendencia Bancaria, en los términos señalados en la Ley (Ley 510 de 1999, artículo 111, parágrafo que modificó el artículo 1080 del código de comercio), desde que se hizo exigible la deuda hasta su cancelación total.

SEGUNDO: Ordenar que el pago se efectúe dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la presente providencia conforme a lo previsto en el artículo 830 del Estatuto Tributario Nacional, en la Tesorería de _____________________, o en su defecto, podrán formular excepciones dentro de quince días (15) días siguientes a su notificación, en los términos establecidos en el artículo 831 del Estatuto Tributario Nacional.

TERCERO: Notificar a los deudores en la forma ordenada por el artículo 826 y ss, del Estatuto Tributario Nacional.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

________________________

Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-550 • 2018 • ENERO • 2 550 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 134 de 176 ANEXO No. 36. ACUERDO DE PAGO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

ACUERDO DE PAGO Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ________

Bogotá, D.C., Entre los suscritos (nombre del Subdirector), obrando en calidad de Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el señor (a) __________, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. ______ de ________, ejecutado (a) dentro del proceso No. ______ o tercero autorizado por concepto de ____(Responsabilidad Fiscal, multa u otro) fijada mediante Auto (s) o Resolución (es) No. ______, en cuantía de (en letras y números), más los intereses legales del ____% anual conforme lo establecido (según el caso) en _____ (12% anual, artículo 9 de la Ley 68 de 1923, 6% anual, Resolución Orgánica No. 5844 de 2007 de la Contraloría General de la República y artículo 1617 del Código Civil), contra quien este Despacho adelanta proceso Ejecutivo por Jurisdicción Coactiva No. ______, hemos celebrado el presente acuerdo de pago, en atención a la solicitud de otorgamiento de facilidades de pago para la cancelación de la obligación dentro de las presentes diligencias, conforme a lo reglamentado por el Estatuto Tributario Nacional, la Resolución Reglamentaria (vigente para la época de suscripción del acuerdo de pago) expedida por el Contralor de Bogotá, D.C.

El deudor se compromete a pagar la obligación pendiente (Capital más Intereses y Costas Procesales), esto es la suma de________ (en letras y números), en ______ cuotas mensuales y sucesivas, cada una por la suma de (en letras y números), a partir de los primeros cinco (5) días de cada mes y/o fechas acordada con el ejecutado o el tercero autorizado.(En caso de que el día señalado para el pago sea sábado o festivo se correrá para el día hábil siguiente)

De acuerdo con lo anterior, lo correspondiente a capital e intereses se cancelará en la Tesorería de la entidad afectada o en la Dirección de Tesorería Distrital. El valor correspondiente a las costas procesales se deberá consignar en la Tesorería General de la Contraloría de Bogotá, D.C. Debiendo en ambos casos, el ejecutado entregar los recibos de pago respectivos en esta Dependencia, como medio de prueba de las sumas canceladas.

La(s) garantía(s) que respalda(n) la celebración del presente acuerdo de pago está representada en:_________________________________________

551 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-551 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 135 de 176 CLÁUSULA ACELERATORIA: La Subdirección Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., podrá declarar insubsistente esta obligación o de las cuotas pendientes de pago, estén o no vencidas, y exigir el pago total e inmediato en los siguientes casos: cuando EL DEUDOR incumpla una cualquiera de las obligaciones derivadas del presente documento, así sea de manera parcial, por muerte del DEUDOR. Se declare en proceso de liquidación obligatoria o convoque a concurso de acreedores.

Las partes que firman el presente Acuerdo, dejan la clara y expresa constancia de lo siguiente:

1.

Que el presente acuerdo de pago suspende el proceso, hasta tanto se cumpla con lo pactado.

2. Si el ejecutado o deudor incumple el pago de dos o más cuotas, este Despacho procederá a revocar el acuerdo.

3. Si el deudor incumpliere los pagos y fechas acordados, este Despacho, lo revocará y continuará con el proceso hasta su terminación, siendo de cargo del deudor los gastos y costas del mismo.

4. El ejecutado o deudor que incumpla un acuerdo de pago no podrá celebrar nuevamente otro.

En constancia se firma el presente acuerdo.

Ejecutado Nombre completo y firma Dirección de la Residencia ______________ Oficina ___________________ Teléfono de la Residencia _______________ Oficina ___________________ Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Anexos: *Liquidación adicional del crédito y las costas proyectada para acuerdo de pago, con corte a la fecha de suscripción del acuerdo de pago Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-552 • 2018 • ENERO • 2 552 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 136 de 176 ANEXO No. 37. AUTO POR EL CUAL SE REVOCA EL ACUERDO DE PAGO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.__________ AUTO POR EL CUAL SE REVOCA EL ACUERDO DE PAGO Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _________

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Que el _____________________identificado(a) con c.c.___________de__________, celebró acuerdo de pago de fecha ________________ por valor de ($_____________________) pagadero de las siguiente forma___________dentro del presente proceso de cobro coactivo, acuerdo que fue cumplido solamente en las siguientes cuotas_______________(relacionarlas).

Que teniendo en cuenta que se ha incumplido el plazo pactado para el pago de la obligación, a pesar de haberle realizado requerimientos los días____________________ y _________________mediante los oficios ______________ de fecha ___________ y de fecha________________al ejecutado, con el fin de obtener la cancelación de las cuotas números_______________ suscritas en el acuerdo de pago, sin que a la fecha se haya recibido consignación alguna, o solamente de ____________________(indicar de cuáles cuotas).

Por lo anterior, la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., 553 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-553 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 137 de 176

RESUELVE:

Artículo primero.

Revocar el acuerdo de pago de fecha____________ celebrado con el señor (a)________________,identificado (a) con c.c.__________________.

Artículo segundo.

Ordenar seguir adelante la ejecución en los términos del mandamiento de pago contra el (la) señor (a)_____________con cédula de ciudadanía No.____________ y condenar al pago de las costas procesales. (Puede suceder que si se ha exigido garantía se pague la obligación).

Artículo tercero.

Decretar las medidas cautelares a que haya lugar (ordenar el avalúo y remate de los bienes embargados en caso de que exista embargo previo y los que posteriormente se embarguen).

Artículo cuarto.

Contra la presente providencia procede el recurso de reposición.

Artículo quinto.

Notificar el presente Auto conforme lo establece el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-554 • 2018 • ENERO • 2 554 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 138 de 176 ANEXO No. 38. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA SEGUIR ADELANTE LA EJECUCIÓN DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.__________POR EL CUAL SE ORDENA SEGUIR ADELANTE LA EJECUCIÓN Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _________

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Mediante mandamiento de pago de fecha _________ (fol.___), se libró ejecución en este proceso contra el (la) señor (a) ____________________identificado(a) (s) con cédula de ciudadanía No._______________, tendiente a obtener el pago de la suma de $__________moneda legal por concepto de capital, intereses y costas procesales.

Vencido el término para proponer excepciones y como quiera que se presentaron las excepciones fuera del término (o no se propusieron excepciones) y no observándose causal alguna que pueda invalidar lo actuado, es del caso dar aplicación a lo establecido por el artículo 440 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

555 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-555 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 139 de 176 En mérito de lo expuesto, la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C.,

RESUELVE:

Artículo primero.

Ordenar seguir adelante la ejecución en los términos del mandamiento de pago contra el (la) señor (a)_______________con cédula de ciudadanía No.____________ y condenar al pago de las costas procesales.

Artículo segundo.

Practicar por secretaría la liquidación del crédito y las costas del proceso.

Artículo tercero.

Decretar las medidas cautelares a que haya lugar (ordenar el avalúo y remate de los bienes embargados en caso de que exista embargo previo y los que posteriormente se embarguen).

Artículo cuarto.

Contra la presente providencia procede el recurso de reposición.

Artículo quinto.

Notificar el presente Auto conforme lo establece el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-556 • 2018 • ENERO • 2 556 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 140 de 176 ANEXO No. 39. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA LA PRÁCTICA DE UNAS PRUEBAS DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.______POR EL CUAL SE ORDENA LA PRÁCTICA DE UNAS PRUEBAS Proceso por Jurisdicción Coactiva No.________

Bogotá, D.C., De conformidad con lo dispuesto en el artículo 93, numeral 2 de la Ley 42 de 1993, Ley 1066 de 2007, este Despacho, decreta las pruebas solicitadas por el señor __________. En consecuencia dispone:

Téngase como pruebas las siguientes:

Negar como pruebas las siguientes y decir la razón.

Se indican las pruebas conducentes y pertinentes y el término en que se practicarán.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma (Notificación por estado – artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso)

Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

557 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-557 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 141 de 176 ANEXO No. 40. RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE FALLAN UNA EXCEPCIONES DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

RESOLUCIÓN No.____________POR LA CUAL SE FALLAN UNAS EXCEPCIONES Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _____________

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Que cursa proceso de cobro coactivo contra el (la) señor (a) __________identificado (a) con cédula de ciudadanía ____________ de________(escribir número y lugar de expedición), iniciado con___________(fallo con responsabilidad fiscal. multas, reintegros etc.) proferido por_________________(nombre de la dependencia que emitió la providencia o acto administrativo).

Que al precitado ejecutado (o al apoderado), se le notificó el día ____, del mes ____de año_______ el auto del mandamiento de pago de fecha, dentro de los términos de Ley.

Que el ejecutado (o el apoderado) presentó en tiempo escrito de excepciones de fecha _____________, argumentando que_______________________ (resumir las excepciones propuestas).

Que este Despacho al estudiar el memorial de excepciones determinó que se propusieron dentro del término legal.

Que el memorialista solicitó la práctica de las siguientes pruebas _____________________, las cuales se ordenaron mediante auto de fecha __________________.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-558 • 2018 • ENERO • 2 558 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 142 de 176 Falta de jurisdicción, se funda esta excepción en el hecho de que este asunto no pertenece a la jurisdicción coactiva sino a la civil, penal, contencioso administrativa o de aduanas, por tales o cuales razones.

Este Despacho encuentra o no fundada esta excepción por las siguientes razones:_____________________(aquí las razones legales del despacho para declarar o no fundada la excepción)

En mérito de lo expuesto, este Despacho Sólo se tendrán en cuenta las contempladas en el artículo 831 del Estatuto Tributario Nacional.

OPCIÓN UNO: CUANDO SE DECLARAN PROBADAS LAS EXCEPCIONES EL

RESUELVE:

ES EL SIGUIENTE

RESUELVE:

Artículo primero.

Declarar probada la excepción (la que corresponda)

Artículo segundo.

Declarar probada tal o cual excepción (la que corresponda)

Artículo tercero.

Ordenar cesar la ejecución del proceso y como consecuencia de lo anterior el archivo del proceso (ver inciso 1° numeral 4 del Art. 93 de la Ley 42/93).

Artículo cuarto.

Levantar las medidas cautelares que se hubieren decretado dentro del presente proceso. Librar los oficios correspondientes * (ver inciso 1° numeral 4 del Art. 93 de la Ley 42/93).

Artículo quinto.

Notificar personalmente la presente providencia al señor (a) ________, en los términos del artículo 67 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Artículo sexto.

Enviar copia de la presente providencia a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República para que excluya del Boletín de Responsables Fiscales y a la Procuraduría General de la Nación, para la exclusión del Boletín de Antecedentes Disciplinarios, al ejecutado en el presente proceso (cuando sea necesario)

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

Nota: Se debe describir los bienes a desembargar.

559 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-559 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 143 de 176 OPCIÓN DOS: CUANDO SE DECLARAN NO PROBADAS LAS EXCEPCIONES, EL

RESUELVE:

QUEDARA ASÍ:

RESUELVE:

Artículo primero.

Declarar no probadas o parcialmente probadas, las excepciones propuestas por el ejecutado, por las razones expuestas en la parte motiva de esta resolución.

Artículo segundo.

Ordenar seguir adelante la ejecución en los términos del mandamiento de pago contra el (la) señor (a) _________con cédula de ciudadanía _______ y condenarlo al pago de las costas procesales.

Artículo tercero.

Practicar por secretaría la liquidación del crédito y las costas del proceso.

NOTA. La citada liquidación se proyectará a través del aplicativo SIMUC y/o vigente en la Contraloría de Bogotá, D.C., o por el profesional Contador, según el caso.

Artículo cuarto.

Ordenar el avalúo y remate de los bienes embargados (en caso de que exista embargo previo) y los que posteriormente se embarguen. (Ordenar las medidas cautelares a que haya lugar en caso que no se tengan).

Artículo quinto.

Contra esta resolución sólo procede el recurso de reposición, en los términos del artículo 834 de Estatuto Tributario Nacional.

Artículo sexto.

Notificar personalmente la presente providencia al señor ________, en los términos del artículo 67 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-560 • 2018 • ENERO • 2 560 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 144 de 176 Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

ANEXO No. 41. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE REPOSICIÓN CONTRA LA RESOLUCIÓN QUE FALLA LAS EXCEPCIONES

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No._____________POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UN RECURSO DE REPOSICIÓN CONTRA

LA RESOLUCIÓN QUE FALLA LAS EXCEPCIONES Proceso por Jurisdicción Coactiva No. __________

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Se relacionan los antecedentes pertinentes

1. MOTIVOS DE INCONFORMIDAD PLANTEADOS

Se resumen los planteamientos del recurrente

2. CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

Se plantean las consideraciones pertinentes 561 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-561 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 145 de 176

RESUELVE:

Artículo primero.

Aceptar (o no) la pretensión del recurrente de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia.

Artículo segundo.

(Modificar, revocar o confirmar total o parcialmente los artículos de la providencia recurrida).

Artículo tercero.

En consecuencia el artículo tal de la providencia recurrida quedará así: (Se escribe la modificación que se ordena)

Artículo cuarto.

Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Artículo quinto.

Notificar el presente auto en la forma prevista por el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-562 • 2018 • ENERO • 2 562 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 146 de 176 ANEXO No. 42. AUTO POR EL CUAL SE DA TRASLADO DE LA LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO Y DE LAS COSTAS DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.____POR EL CUAL SE DA TRASLADO DE LA LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO Y DE LAS COSTAS Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ______________

Bogotá, D.C., De la liquidación del crédito y de las costas efectuada por secretaria, córrase traslado por el término de tres (3) días de conformidad con el Artículo 110 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso para que el ejecutado se pronuncie sobre las misma.

CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

* Nota: Estos traslados se harán constar en una lista que se fijará en lugar visible de la secretaría por un día, y correrán desde el siguiente.

563 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-563 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 147 de 176 ANEXO No. 43. AUTO POR EL CUAL SE APRUEBA LA LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO Y DE LAS COSTAS DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No._____POR EL CUAL SE APRUEBA LA LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO Y LAS COSTAS Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _______

Bogotá, D.C., Teniendo en cuenta que la liquidación del crédito y las costas no fue objetada y la misma se encuentra ajustada a derecho, este despacho le imparte su aprobación, de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 366 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso)

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-564 • 2018 • ENERO • 2 564 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 148 de 176 ANEXO No. 44. AUTO POR EL CUAL SE

DECRETA:

UN EMBARGO (Según corresponda)

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.____POR EL CUAL SE

DECRETA:

UN EMBARGO

Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _______________

Bogotá, D.C., Conforme a lo dispuesto por los artículos 470, 471 y 593 numerales 1 al 11 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso) y con el fin de salvaguardar los intereses del Estado, decrétese el Embargo (bienes inmuebles, muebles, cuentas bancarias, salarios, remanentes y otros), que posee el (la) señor (a) _________ (nombre del ejecutado (a) y documento de identidad).

Comuníquese esta medida a __________ (entidad según corresponda: registrar nombre y dirección de la oficina de instrumentos públicos, Bancos, Secretaría Distrital de Movilidad, entre otros, según corresponda)_______ a fin que se haga efectiva. Limítese la medida a la suma de $-------------------- M/CTE.

Líbrese los oficios respectivos.

Contra la presente providencia proceden los recursos reposición y apelación.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

565 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-565 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 149 de 176 ANEXO No. 45. AUTO POR EL CUAL SE SEÑALA DÍA Y HORA PARA DILIGENCIA DE SECUESTRO DE BIEN INMUEBLE Y/O VEHÍCULO Y NOMBRAMIENTO DEL SECUESTRE DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono) AUTO No._________POR EL CUAL SE SEÑALA DIA Y HORA PARA DILIGENCIA DE SECUESTRO DE BIEN INMUEBLE Y/O VEHÍCULO Y NOMBRAMIENTO DEL SECUESTRE Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ____________ Bogotá, D.C., Contra____________________________C.C._____________________

Señálese la hora de las _____________del día__________mes_______año______para practicar la diligencia de secuestro del inmueble y/o vehículo (registrar la identificación y características del bien y el nombre e identificación de su propietario), embargado en este proceso, mediante auto No. ______ del ______ con el fin de salvaguardar los intereses del Estado de conformidad con los artículos 470, 471, 593 y 601de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

Nómbrese como secuestre de la lista de auxiliares de la justicia a_____________ (se escribe nombre y cédula del auxiliar de la justicia) quien se localiza en la dirección_____________________ y teléfono__________ de esta ciudad.

Líbrense los oficios correspondientes.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-566 • 2018 • ENERO • 2 566 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 150 de 176 ANEXO No. 46. ACTA DE DILIGENCIA DE SECUESTRO DE BIENES DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

ACTA DE DILIGENCIA DE SECUESTRO DE BIENES Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ____________

Contra_________________C.C._______________________

En Bogotá, D.C., a los____ días del mes de_________ del año _______, siendo el día y la hora señalada mediante Auto de fecha_______para la práctica de la diligencia de secuestro del inmueble embargado en este asunto, el (la) suscrito (a) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva dio comienzo a la misma, nombrando como Secretario (a) Ad-Hoc al doctor (a), identificado con la cédula de ciudadanía No. _____________, de _______, como Secuestre al doctor (a) ______________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. _______________ de ________, (O como el secuestre señor ___________no concurrió, se le reemplazó en el acto con el señor________________) a quien el Despacho dio posesión del cargo aceptando el mismo, quien bajo la gravedad del juramento prometió cumplir bien y fielmente con lo deberes de su cargo y como abogado sustanciador al doctor (a) _____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. _________ de _______. Se procede a trasladarse a la dirección_______________ de esta ciudad, con el fin indicado, declarándose abierta la diligencia. Fuimos atendidos por el señor ________________, identificado con la cédula de ciudadanía No. _________ de ___________ y quien enterado del objeto de la presente diligencia permitió el acceso voluntario al inmueble y manifestó_____________. De lo anterior se corre traslado al abogado sustanciador quien manifestó: Como quiera que no hay oposición alguna solicito se decrete el secuestro del bien inmueble objeto de la presente diligencia, previa identificación de sus linderos generales y específicos y se le haga entrega del mismo al secuestre en forma real y material. Seguidamente el Despacho procede a alinderar el inmueble de la siguiente manera: ________________dejando constancia que se trató del inmueble que aparece consignado en el folio de matrícula inmobiliaria No. ______________de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y Privados de la zona ______________ y que sus linderos generales y específicos coinciden en cada uno de sus puntos. Teniendo en cuenta que el inmueble se encuentra legalmente alinderado e identificado plenamente, el Despacho decreta legalmente secuestrado el inmueble y procede a hacer entrega real y material al secuestre quien manifiesta: RECIBO EN FORMA REAL Y MATERIAL EL INMUEBLE ANTERIORMENTE SECUESTRADO (Opcionalmente el secuestre puede dejar el inmueble en depósito gratuito a quien 567 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-567 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 151 de 176 atiende la diligencia, a solicitud del abogado sustanciador o firmar un contrato de arrendamiento con quien esté ocupando el inmueble).

(O como el inmueble se halló en poder del señor______________, quien manifestó tenerlo en el carácter de secuestre, lo cual demostró con copia de la diligencia respectiva o certificación del señor juez_______________, no se llevó acabo el secuestro.)

(O como el inmueble se halló en poder del señor __________________, quien manifestó tenerlo a título de arrendamiento como lo demostró con copia del contrato respectivo o declaraciones de_______________y _______________, se le dejó en su poder en tal calidad y se le previno que, en lo sucesivo, se entienda con el secuestre para el pago de los cánones y todo lo relacionado con el arrendamiento (artículo 596 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso; Art. 775 C.C.)

(O como el inmueble se halló en poder del señor______________, quien alega posesión material en nombre propio, o tenencia a nombre de otro, y adujo la prueba requerida para ello, se le admitió la oposición y no se practicó el secuestro. O como el Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., insistió en el secuestro, éste se practicó dejando el inmueble en poder del opositor en calidad de secuestre, y ordenado tramitar el respectivo incidente (artículo 596 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso; Art. 762 del C.C.).

(O como el opositor no demostró en forma alguna su derecho a oponerse, se rechazó la oposición y se practicó el secuestro, entregándole el inmueble al secuestre nombrado)

(O como se trata derechos pro indiviso sobre el inmueble, se previno a los condueños señores____________________________________, que se entiendan con el secuestre). (O como la cosa común está a cargo de un administrador o mandatario legalmente constituido, se le hizo a éste la misma prevención).

Al secuestre se le señalaran como honorarios provisionales por la actuación en esta diligencia, la suma de $____________________.A solicitud verbal, se ordenó expedir copia de esta diligencia al secuestre. No siendo otro el motivo de la presente diligencia se termina una vez leída y aprobada por todos los que en ella intervinieron.

Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Firma________________________ REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-568 • 2018 • ENERO • 2 568 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 152 de 176 Quien atendió la Diligencia Firma________________________ El Secuestre Firma________________________ Secretario Ad - Hoc Firma_________________________ Si lo hay:

Opositor Firma__________________________ Testigos que declararon en la oposición - Firmas y números de cédulas, teléfonos y direcciones Secretario Ad - Hoc Firma_________________________ Nota: De la diligencia se deben sacar 4 copias así: Una para la persona que atiende la diligencia, una para el secuestre, una para el abogado y una para el archivo de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

569 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-569 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 153 de 176 ANEXO No. 47. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA UN AVALUO Y DESIGNA PERITO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.____POR EL CUAL SE ORDENA UN AVALUO Y DESIGNA PERITO Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ________

Bogotá, D.C., Contra__________________ C.C.____________________

Visto el informe anterior y de conformidad con lo establecido en el Artículo 444 de la Ley 1564 de 2012
- Código General del Proceso) este Despacho procede a lo siguiente:
Ordenar el avalúo de los siguientes bienes (detallarlos) Designar como peritos avaluadores a los señores______________ y __________________. Librar los correspondientes oficios.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-570 • 2018 • ENERO • 2 570 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 154 de 176 ANEXO No. 48. AUTO POR EL CUAL SE DA TRASLADO DE UN DICTAMEN PERICIAL DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.____POR EL CUAL SE DA TRASLADO DE UN DICTAMEN PERICIAL Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _________

Bogotá, D.C., Contra__________________C.C._____________________

Del dictamen pericial presentado córrase traslado por el término de tres (3) días para que el ejecutado se pronuncie sobre el mismo.

Se fijan honorarios al perito en la suma de $.__________M/CTE NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

571 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-571 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 155 de 176 ANEXO No. 49. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA LA ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN O MODIFICACIÓN DE UN DICTAMEN PERICIAL (Según corresponda)

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No._______POR EL CUAL SE ORDENA LA ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN DE UN DICTAMEN PERICIAL Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _____________

Bogotá, D.C., Contra__________________ C.C.____________________

Teniendo en cuenta la solicitud de aclaración o de complementación presentada por el señor _______, al dictamen pericial rendido por los doctores ________ y __________, se ordena que en el término de ________ (máximo diez días), los citados peritos complementen o aclaren su dictamen en la forma solicitada.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-572 • 2018 • ENERO • 2 572 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 156 de 176 ANEXO No. 50. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN O MODIFICACIÓN DE UN DICTAMEN PERICIAL (según corresponda)

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.______POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN DE UN DICTAMEN PERICIAL Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _____________

Bogotá, D.C., Contra__________________C.C._______________________

Del anterior escrito de complementación o aclaración del dictamen pericial, córrase traslado al ejecutado por el término de tres días (Artículo 228 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso)

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

573 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-573 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 157 de 176 ANEXO No. 051. AUTO POR EL CUAL SE DECLARA EN FIRME EL AVALÚO DE LOS BIENES DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No._______POR EL CUAL SE DECLARA EN FIRME EL AVALÚO DE LOS BIENES Proceso por Jurisdicción Coactiva No.______

Bogotá, D.C., Contra__________________ C.C.________________________

Téngase en cuenta el anterior dictamen pericial (folios) rendido por los doctores _________ y ________, ya que el mismo no fue objetado, aclarado o adicionado, en consecuencia declárese en firme el avalúo de los bienes.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-574 • 2018 • ENERO • 2 574 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 158 de 176 ANEXO No. 052. AUTO POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA OBJECIÓN

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No._______POR EL CUAL SE

RESUELVE:

UNA OBJECIÓN

Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ___________

Bogotá, D.C., Contra__________________C.C.__________________

En escrito presentado el día____________, el señor apoderado del ejecutado (a) (o el ejecutado (a)) objetó el dictamen de los señores peritos por error grave.

Fundamenta la objeción en los siguientes hechos __________________ (se copian o se sintetizan los hechos respectivos).

Tramitado el incidente en forma legal, se procede a resolver, previas las siguientes consideraciones ______________ (aquí se citan y se comentan las disposiciones legales pertinentes, se analizan las pruebas y se exponen las conclusiones a que llegue el Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva, para declarar fundada o infundada la objeción).

Por lo expuesto, el Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva, declara infundada la objeción al avalúo pericial practicado en este asunto, y condena al objetante a pagar una multa de $___________ y las costas del incidente. Tásense.

575 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-575 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 159 de 176 (O se declara fundada la objeción y se ordena repetir el avalúo con intervención de otro perito cuyo dictamen no será susceptible de objeción).

Dentro del término de ocho días, restituya el perito los honorarios que recibió por este dictamen.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-576 • 2018 • ENERO • 2 576 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 160 de 176 ANEXO No. 053. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA UN REMATE DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono) AUTO No._________POR EL CUAL SE ORDENA UN REMATE Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _____________ Bogotá, D.C., Contra__________________ C.C._____________________

Para llevar a cabo la diligencia de remate en pública subasta dentro del proceso contra el ejecutado __________(nombre, apellidos y cédula de ciudadanía) quien es propietario del bien ___________( describir el inmueble o los muebles según sea el caso), avaluado pericialmente en la suma de $_________, será postura admisible la que cubra el cuarenta (40%) del avalúo del respectivo bien, previa consignación legal, en la cuenta de depósito judicial No.__________ del Banco Agrario de Colombia, para lo cual se señala la hora de las_____del día____ del mes_________ del año__________. La Audiencia se iniciará a la hora señalada y no se cerrará sino después de transcurrida una (1) hora por lo menos.

Para adquirir el bien subastado, se debe presentar sobre cerrado que contengan la oferta suscrita por el interesado y el depósito previsto en el artículo 451 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

Fíjese el aviso y háganse las publicaciones del caso en un periódico de amplia circulación nacional y una emisora local.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

577 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-577 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 161 de 176 ANEXO No. 054. AVISO DE REMATE DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AVISO DE REMATE Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _____________

Bogotá, D.C., El (La) suscrito(a) Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C.,

HACE SABER:

Que por Auto de fecha _________, se ha señalado el día_______y hora _______para llevar a cabo el remate de los bienes embargados, secuestrados y avaluados en el proceso ejecutivo adelantado por la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., en contra de ____________identificado con cédula de ciudadanía ________________. Los bienes materia de la subasta son __________ (describirlos). El objeto de remate______________(los inmuebles se identifican por su nomenclatura, situación linderos y demás circunstancias que los den a conocer con precisión; para los muebles se indicara su clase, especie, calidad y cantidad) corresponde a un predio ubicado dentro del perímetro urbano del Municipio de _______________________ con dirección ___________________________ que se denomina ________________cuyas características son las siguientes: Le corresponde el folio de matrícula inmobiliaria Nº _________________ de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de _________________________ Avalúo Pericial: El inmueble antes descrito fue avaluado en la suma de $__________________ M/CTE. Oferta Admisible: Se tendrá como tal, aquella que cubra el 70 % del avalúo dado al mismo, previa consignación del 40 % en la cuenta de depósitos judiciales No.________ del Banco Agrario de Colombia.

La licitación iniciará a la hora señalada de la mañana, y no se cerrará sino después de transcurrida una hora, por lo menos. Artículo 450 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso).

Datos del secuestre (Nombre, dirección y número de teléfono)

Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-578 • 2018 • ENERO • 2 578 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 162 de 176 ANEXO No. 055. ACTA DE REMATE SIN POSTORES DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

ACTA DE REMATE SIN POSTORES Proceso por Jurisdicción Coactiva No._______

En Bogotá, D.C., a ___________, siendo la hora de las _________previamente señalados para llevar a efecto el remate decretado en este proceso, el (la) Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva, en asocio de su secretario, declaró abierta la audiencia. Una vez llegada la hora de _________, es decir, transcurrida una hora sin que se presentara ningún postor, el (la) Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva declaró cerrada la audiencia y se extendió esta acta para constancia.

Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

579 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-579 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 163 de 176 ANEXO No. 056. ACTA DE REMATE DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

ACTA DE REMATE Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ______________

Contra__________________C.C._____________________

En Bogotá, DC., siendo la hora______del día_______, día y hora señaladas para practicar el remate decretado en este asunto, el (la) suscrito(a) Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva, en asocio de su secretario, se constituye en audiencia pública en el recinto del (despacho u otro sitio) con el fin de llevar a cabo la diligencia de remate del bien legalmente embargado, secuestrado y avaluado dentro del proceso coactivo de la referencia, tal como se dispuso en providencia de fecha _____________ Seguidamente se constató que la parte ejecutante realizó las publicaciones del aviso de remate en la prensa hablada y escrita tal como lo ordena el Art. 450 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso, constancia que se incorporó al expediente al igual que el original del citado cartel de remate. A continuación se procede a dar lectura en alta y clara voz al aviso de remate invitando al público para que presenten sus ofertas en sobre cerrado por el bien en subasta el cual consiste en _________ (una casa, apartamento etc.), situado en la_______________ (indicar la dirección) y consta de............... (Escribir linderos y demás características de la escritura pública), el inmueble tiene matrícula inmobiliaria No............... de la Oficina de Instrumentos Públicos y Privados de __________, y fue adquirido por el ejecutado(a), señor(a).......................................... por compra que efectúo al (a la) señor(a).............................................. elevada mediante escritura No.....................de....................., corrida en la notaría................. como consta en el certificado de libertad que se aportó al proceso; el bien se encuentra avaluado en la suma de $.................. siendo postura admisible la que cubra el 70% de dicho valor. Siendo las tales horas__________________ se procede a abrir los sobres presentados para conocer las ofertas presentadas y se leen en alta voz aquellas que reúnan los requisitos señalados en el artículo 452 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012. Encuentra este Despacho que el señor....................................................identificado con la c.c............... No................. de........................., presentó oferta mediante título judicial No............... por valor de $............................en sobre cerrado, oferta ésta que es aceptada por la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, teniendo en cuenta que dicha suma corresponde al 70% del valor, dado al bien y que éste porcentaje es la base de la misma y configura la mejor oferta presentada. Efectuada dicha revisión, sin que se hubiere hecho un mejor ofrecimiento, se cierra la audiencia, y se adjudica el bien inmueble en subasta arriba descrito y alinderado al señor..............................................., identificado con la Cédula de Ciudadanía No….............de…..............., por la suma de $ …...................... Presente el rematante, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-580 • 2018 • ENERO • 2 580 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 164 de 176 manifestó que acepta el remate y la adjudicación que se le hace por estar a su entera satisfacción y no tener ningún reparo que hacer a la diligencia. Se le advierte al adjudicatario que dentro de los cinco (5) días siguientes a esta diligencia debe consignar a órdenes de este Despacho a la cuenta Nº ________ (colocar la cuenta de Depósitos Judiciales) el saldo del valor adjudicado en este proceso que es la suma $.................... para completar el valor por el cual se le adjudicó el bien. Al otro(s) postor(es) se le devolvió en el acto el porcentaje. No siendo otro el objeto de la presente diligencia se termina y firma una vez leída y aprobada. (Artículo 453 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012).

______________________________ Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva ______________________ Firma del rematante __________________________________ Secretario Nota: La audiencia de remate, el pago del precio por improbación del remate el remate por comisionado, el saneamiento de nulidades, se encuentran regulados en los artículos 452, 453, 454, y 455 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

581 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-581 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 165 de 176 ANEXO No. 057. AUTO POR EL CUAL SE APRUEBA UN REMATE DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No.___________POR EL CUAL SE APRUEBA UN REMATE Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ____________

Bogotá, D.C., Contra________________c.c._______________

El día_________tuvo lugar en este Despacho el remate del inmueble embargado, secuestrado y avaluado en este asunto, habiendo sido rematante por la cantidad de $____________y como único o mejor postor el señor _____________, a quien se le hizo adjudicación correspondiente.

El remate se anunció previamente al público en forma legal según las constancias que aparecen en el expediente, el rematante consignó el porcentaje para hacer postura, y en la diligencia se cumplieron todas y cada una de las formalidades establecidas por la ley para hacer el remate de bienes.

El rematante pagó el precio del remate así: $________________M/CTE, que consignó como porcentaje según título de depósito judicial número____________del Banco Agrario de Colombia y $______________según el título número_________del mismo banco.

Como se cumplieron las formalidades prescritas por la ley para hacer el remate de inmuebles, y el rematante cumplió con la obligación de pagar el precio dentro el término legal, es el caso de impartirle aprobación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 455 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

Por lo anteriormente expuesto, el Despacho, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-582 • 2018 • ENERO • 2 582 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 166 de 176

RESUELVE:

Artículo primero.

Aprobar en todas sus partes el remate de la referencia.

Artículo segundo.

Inscríbase el remate y este Auto en el registro correspondiente de la Oficina de Instrumentos Públicos y Privados de este Circuito.

Artículo tercero.

Decretar el desembargo y levantamiento del secuestro del inmueble rematado.

Ofíciese al respectivo registrador para la cancelación del embargo y al secuestre para que entregue el inmueble al rematante.

Artículo cuarto.

Ordenar al ejecutado entregar al rematante los títulos de propiedad del inmueble rematado que tenga en su poder.

Artículo quinto.

Expídase al rematante copia de la diligencia de remate y de este auto para que registrada y protocolizada le sirva de título de propiedad.

Artículo sexto.

Alléguese a los autos copia de la escritura de protocolización con la constancia de registro.

Artículo séptimo.

Cancelar con el valor del remate el valor de la obligación del proceso de la referencia, ordenando la conversión de los títulos de depósito judicial a favor de ________ para fallos con responsabilidad, reintegros y sentencias, y las multas consignando a favor de la Contraloría de Bogotá, D.C.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

583 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-583 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 167 de 176 ANEXO No. 058. AUTO POR EL CUAL SE ORDENA EL ENDOSO DE UNOS TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No. ________POR EL CUAL SE ORDENA EL ENDOSO DE UNOS TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ____________

El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C. se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Se relaciona como antecedente el informe del profesional comisionado, en el cual da cuenta de los dineros embargados, los títulos de depósito judicial que se han allegado, producto de los acuerdos de pago, embargos y/o otras actividades de cobro coactivo, disponiendo:

1- Ordenar el endoso a _______________( entidad afectada) de los títulos y/o dineros puestos a disposición del proceso de cobro coactivo.

2- Oficiar al Tesorero General de la Contraloría de Bogotá, solicitándole endose los Títulos de Depósito Judicial Nos. _________del fecha ______________(día, mes y año ) por valor______________ (numeros y letras ), a favor de la entidad _________________con NIT _____________, por concepto de _______________, como parte de pago de la responsabilidad fiscal fijada a ________________ identificar el ejecutado ________________( persona natural o jurídica cédula o NIT).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-584 • 2018 • ENERO • 2 584 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 168 de 176 Líbrese el oficio correspondiente.

3- Notificar el presente Acto Administrativo en la forma prevista en el artículo 295 del Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

NOTIFÍQUESE COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

585 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-585 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 169 de 176 ANEXO No. 59. AUTO POR EL CUAL SE ACEPTA EL PAGO TOTAL Y SE ARCHIVA UN PROCESO EJECUTIVO.

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono) AUTO No._______ POR EL CUAL SE ACEPTA EL PAGO TOTAL Y SE ARCHIVA UN PROCESO EJECUTIVO.

Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ______________

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Que al (la) señor(a) ______________, identificado con cédula de ciudadanía No_____________________ de_________, se le profirió mandamiento de pago de fecha ___________, que fue notificado personalmente el día_______________, por valor de $____________con base en el _______ (fallo con responsabilidad fiscal, multa, reintegro, sentencia) (colocar número, fecha y proferido por____________).

Enseguida se debe describir en orden cronológico las actuaciones relevantes del proceso, así como las fechas y valores de los pagos realizados, indicando los folios del expediente en que se encuentra dicha información.

Teniendo en cuenta que el (la) señor(a) ____________________ canceló la totalidad de la deuda que dio origen al proceso de la referencia y de conformidad con el Artículo 461 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso, este Despacho, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-586 • 2018 • ENERO • 2 586 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 170 de 176

RESUELVE:

Artículo primero.

Reconocer los pagos efectuados por el (la) señor (a) ____________, con cédula de ciudadanía No. ________ de _______.

Artículo segundo.

Declarar terminado el proceso de cobro coactivo seguido contra el (la) señor (a) ____________, ya identificado, por pago total de la obligación.

Artículo tercero.

Levantar las medidas cautelares que se hayan decretado; en consecuencia, se ordena el desembargo y el secuestro de los bienes del ejecutado. Líbrense los oficios correspondientes.

Artículo cuarto.

Notificar el presente auto conforme a lo ordenado por el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso.

Artículo quinto.

Ordenar a la Tesorera General de esta Contraloría, la conversión de los títulos de depósito judicial a las respectivas Tesorerías de las entidades distritales que sufrieron el detrimento patrimonial (cuando se refiere a fallos con responsabilidad, reintegros y sentencias), y si es una multa, ordenar la conversión a favor de la Contraloría de Bogotá, D.C”.

Artículo sexto.

Enviar copia de la presente providencia a la “Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República” para que excluya del boletín de responsables fiscales y a la Procuraduría General de la Nación, para la exclusión del boletín de antecedentes disciplinarios al ejecutado en el proceso de la referencia (solamente procede cuando se trata de fallos con responsabilidad fiscal).

Artículo séptimo.

Archivar el proceso de la referencia, una vez ejecutoriado el presente auto, previa desanotación en los libros correspondientes.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

587 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-587 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 171 de 176 ANEXO No. 060. AUTO POR EL CUAL SE ARCHIVA UN PROCESO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

AUTO No. _____POR EL CUAL SE ARCHIVA UN PROCESO Proceso por Jurisdicción Coactiva No. ______

Bogotá, D.C., El (La) Subdirector (a) de Jurisdicción Coactiva, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 1066 de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006, Estatuto Tributario Nacional, Acuerdo Distrital 664 de 2017 por el cual se modificó parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 (o el Acuerdo Vigente que fija funciones de las dependencias), la (s) Resolución (es) Reglamentaria (s) (las vigentes de la Contraloría de Bogotá, D.C., se registran al momento de utilizar el formato), expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C., y,

CONSIDERANDO:

Enseguida se debe describir en orden cronológico las actuaciones relevantes del proceso, así como las fechas y valores de los pagos realizados (en caso de existir), indicando los folios del expediente en que se encuentra dicha información.

A continuación debe describir el análisis de las razones de hecho de derecho que llevan al Despacho a archivar las diligencias.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-588 • 2018 • ENERO • 2 588 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 172 de 176 En mérito de lo expuesto este Despacho,

RESUELVE:

Artículo primero.

Revocar las providencias a que hubiere lugar, indicando si es para uno de los ejecutados o para todos (identificar en correcta forma a los ejecutados) en caso de tratarse de varios, por lo expuesto en la parte motiva de esta providencia.

Artículo segundo.

Levantar las medidas cautelares que a que hubiere lugar. - Líbrense los oficios correspondientes.

Artículo tercero.

Ordenar las devoluciones a que hubiere lugar.

Artículo cuarto.

Notificar la presente providencia como lo ordena el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012 – Código General del Proceso

Artículo quinto.

Archivar el proceso de jurisdicción coactiva No. ______, seguido en contra del (los) señor (es) _________, identificados con Cédula de Ciudadanía y/o NIT _______, una vez ejecutoriado el presente auto, previa desanotación en los libros correspondientes, respecto de la cuantía de $___________.

Artículo sexto.

Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Artículo séptimo.

Enviar copia de la presente providencia a la “Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República” para que excluya del boletín de responsables fiscales y a la Procuraduría General de la Nación, para la exclusión del boletín de antecedentes disciplinarios al (los) ejecutado (s) en el proceso de la referencia. (si a ello hubiere lugar).

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Subdirector(a) de Jurisdicción Coactiva Nombre completo y firma Nombre completo del profesional comisionado como secretario (Letra arial 8)

589 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-589 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 173 de 176 ANEXO No. 061. CONSTANCIA SECRETARIAL DE ENTREGA DE EXPEDIENTE PARA ARCHIVO DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

CONSTANCIA SECRETARIAL DE ENTREGA DE EXPEDIENTE PARA ARCHIVO Proceso por Jurisdicción Coactiva No. __________________

Bogotá, D.C., Con la presente se deja constancia que el Proceso por Jurisdicción Coactiva No. _________, se entrega al señor (a) _______________ en tantos cuadernos ____ con tantos ____ folios, para su archivo en cumplimiento de lo ordenado en el artículo____ del auto No. ___ de fecha _____.

Firma Secretario ________________________ Quien recibe ___________________________ REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-590 • 2018 • ENERO • 2 590 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 174 de 176 ANEXO No. 062. Declaración de Independencia y Conflicto de Intereses DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COACTIVA (Dirección y Teléfono)

A. IDENTIFICACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO Yo,…………………………………………………………………………………………………… Nombres Primer apellido Segundo apellido Identificado con documento de identidad No. ……………………. Expedida en …………………………..

En mi calidad de (Cargo)……………………………….. de la Contraloría de Bogotá, D.C. en mi Rol de (Director, Subdirector del Proceso de Responsabilidad Fiscal o de Jurisdicción Coactiva, Gerente, Asesor y/o profesional sustanciador,…)……………………………..para el hallazgo fiscal No. _____________o Proceso de Responsabilidad Fiscal No.___________________ adelantado en _____________________(nombre de la entidad afectada ):

B. DECLARACIÓN DE INDEPENDENCIA

1. Declaro que no estoy incurso en ninguna de las causales de impedimento y recusación señaladas en los artículos 12 y 130 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo- Ley 1437 de 2011.

2. Declaro que a mi leal saber y entender, que no tengo relaciones oficiales, profesionales, personales o financieras con ___________________ (nombre de la entidad afectada en el proceso de responsabilidad fiscal y/o jurisdicción coactiva) y los servidores públicos y particulares, ______________________(presuntos implicados, vinculados y ejecutados en el hallazgo fiscal, proceso de responsabilidad fiscal o de jurisdicción coactiva según corresponda). Asimismo, tampoco tuve un desempeño o conocimiento previo en la ejecución de las actividades adelantadas en el proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal.

3. Declaro no tener relaciones de parentesco con el personal vinculado con la___________________ (Entidad Afectada o los presuntos responsables fiscales, vinculados y ejecutados al proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva según corresponda).

4. Declaro no realizar favores ni tener prejuicios sobre personas, grupos o actividades de la __________________________(Entidad Afectada o los presuntos responsables fiscales, vinculados y ejecutados al proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva según corresponda), incluyendo los derivados de convicciones sociales, políticas, religiosas o de género.

5. Me comprometo a informar oportunamente y por escrito cualquier impedimento o conflicto de interés de tipo personal, profesional o contractual, sobreviniente a esta declaración.

6. Me comprometo a cumplir lo establecido en el Artículo 20 de la Ley 610 de 2000.

591 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-591 • 2018 • ENERO • 2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 175 de 176 Así mismo, me adhiero a los principios y valores previstos en la Contraloría de Bogotá, D.C. y me comprometo entre otros a:

 No aceptar regalos o dadivas para favorecer a terceros con mi trabajo realizado.  No retardar injustificadamente el trabajo encomendado.  No modificar injustificadamente los resultados de los proceso de responsabilidad fiscal o jurisdicción coactiva.  No recibir influencia externa en el trabajo a ejecutar.  Excusarme de participar en actividades cuando no tengan la independencia exigida o la pierdan en el transcurso del trabajo a efectuar.  Informar los resultados de mi trabajo y cumplir con los procedimientos pertinentes vigentes.

El presente documento tiene el carácter de declaración jurada, y es realizado en la ciudad de……………, a los……. días del mes…………… de 20… ______________________________________ Firma del servidor público (declarante)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-592 • 2018 • ENERO • 2 592 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR LOS PRODUCTOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA – PRFJC Código formato: PGD-02-05 Versión: 11.0 Código documento: PRFJC-02 Versión:7.0 Página 176 de 176 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA 1.0 R. R. 006 del 7/02/2003 Ver procedimiento, link normatividad.

2.0 R. R. No. 017 del 14/03/2004. Ver procedimiento, link normatividad.

3.0 R.R. No. 015 de Abril 19 de 2005. Ver procedimiento, link normatividad.

4.0 R.R. 005 del 29 de febrero de 2008 Ver procedimiento, link normatividad.

5.0 R.R. 024 de octubre 26 de 2010 Se modificó los documentos y procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá D. C.

Se adoptó la nueva versión de los siguientes Documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría de Bogotá, D.C.

6.0 R.R. 041 de octubre 25 de 2013 Asigna competencia para el trámite de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva, en diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá, incluye el trámite de las indagaciones preliminares.

Adoptó la nueva versión de procedimientos y documentos del Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

7.0 R.R.

593 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-593 • 2018 • ENERO • 2 OBJECIONES DE 2017 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA, D.C.

1100100 Bogotá, D.C., Frente al principio de eficacia, el numeral 11 del artículo 3 de la Ley 1437- Código de Procedimiento Adminis trativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), establece que en virtud del mismo, “las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa” (Subra yado fuera del texto).

Doctor LUIS ALBERTO DONOSO RINCÓN Secretario General Concejo de Bogotá, D.C. Calle 36 No. 28 A -41 Ciudad Sobre el principio de eficacia de la administración pública, la Corte Constitucional se ha pronunciado en los siguientes términos:

ASUNTO: Su oficio 2017EE18898. Objeciones al Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2017. “Por el cual se promueven acciones afirmativas para la seguri dad de las mujeres en Transmilenio: más mujeres sentadas, más mujeres protegidas”. Radicados Nos. 1-2017-20486, 1-2017-20974, 1-2017- 20935-y 1-2017-21036, 1-2017-21173, 1-2017-21183.

Respetado doctor Donoso:

He recibido para sanción el proyecto de Acuerdo del asunto, y al respecto precisa este Despacho formular Objeciones por razones de legalidad y de conveniencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 del Decreto Ley 1421 de 1993, en concordancia con el artículo 81 del Acuerdo Distrital 348 de 2008.

“De este modo, la capacidad jurídica de los órga nos del Estado, supone su responsabilidad por las acciones u omisiones de quienes legalmente lo integran y representan. Junto con esto, se ha reco nocido también capacidad política, fundada en los principios de la representación y del mandato, por lo cual gozan de cierto grado de libertad para desa rrollar y ejecutar sus actos. Esto, a la vez, permite a los asociados formular en su contra pretensiones que van desde reclamar de ellos cursos de acción, hasta el establecimiento de responsabilidades; todo lo cual constituye una garantía constitucional de las personas frente a su inactividad, incumplimiento de deberes e incluso frente a los daños antijurídicos que puedan causar en el ejercicio de los deberes y poderes de gestión e intervención.

OBJETO GENERAL DEL PROYECTO DE ACUERDO Así pues, surgen obligaciones concretas del postulado constitucional contenido en artículo 2º Superior, según el cual dentro de los fines esen ciales del Estado está “servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución.

El objeto del proyecto de Acuerdo, de acuerdo con el epígrafe y el articulado del mismo, es establecer acciones afirmativas para la seguridad de las muje res en Transmilenio, concretamente, disponer que las sillas rojas de los buses de Transmilenio sean de uso preferencial para las mujeres en horas pico y prioritaria en horas valle.

1. OBJECIONES POR RAZONES DE LEGALIDAD (Inconstitucionalidad e Ilegalidad).

1.1 El Proyecto de Acuerdo desconoce el principio constitucional y de la administración pública de Eficacia.

Con fundamento en esto, la jurisprudencia de esta Corte ha protegido el denominado “principio de eficacia de la administración pública”, según el cual las autoridades administrativas ostentan cargas relativas al desempeño de sus funciones, en orden a implementar y brindar soluciones a problemas de los ciudadanos. Dichas problemas constituyen deficiencias atribuibles a deberes específicos de la administración, y así las mencionadas soluciones han de ser ciertas, eficaces y proporcionales a éstos”1 Subrayado fuera del texto.

El artículo 209 de la Constitución Política establece que “la función administrativa está al servicio de los intere ses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la des centralización, la delegación y la desconcentración de funciones” (Subrayado fuera del texto).

1Sentencia T-733 de 2009. M.P Dr. Humberto Antonio Sierra Porto.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-594 • 2018 • ENERO • 2 594 En ese sentido, y descendiendo al Proyecto de Acuer do 205 de 2017, se considera que este desconoce el principio constitucional de eficacia, en tanto que establece una serie de obligaciones en cabeza de la “La sentencia SU-917 de 2010 recogió los preceptos fijados por la jurisprudencia de esta Corporación al identificar los elementos constitucionales que sostie nen el deber de motivar los actos administrativos. En síntesis, se relacionan los siguientes:

Administración Distrital, específicamente, en cabeza de Transmilenio S.A., cuyo cumplimiento no está necesaria mente ligado a la existencia de recursos presupuestales, técnicos, humanos y/o logísticos que permitan atenderlas.

- Cláusula de Estado de Derecho. Este concepto se encuentra fijado en el artículo 1° de la Carta y encierra el principio de legalidad de las actuaciones de los entes públicos, eliminando así la arbitrariedad en sus actua ciones. Una de las formas en las que se materializa es en la obligación de motivar lo actos administrativos toda vez que ésta es la forma en la que se verifica la sujeción de la administración al imperio de la ley.

Asimismo, por cuanto el uso de sillas rojas en los buses de Transmilenio no garantiza que las mujeres dejen de ser objeto de conductas violentas y/o abusivas, pero sí impone a la Administración Distrital unas obligaciones que, precisamente a partir de lo difuso de la norma y de su falta de adecuación a la problemática concreta de violencia contra la mujer en la ciudad, resultan de difícil cumplimiento y verificación.

- Debido proceso. Igualmente, el artículo 29 superior plantea como presupuesto para hacer efectivo el dere cho de contradicción y de defensa, que los administra dos tengan argumentos que puedan ser controvertidos cuando no están de acuerdo con las actuaciones de las autoridades. De esta forma, cuando en el acto no se expresan las razones que han dado sustento a la decisión, el particular se encuentra en un estado de indefinición derivado de la imposibilidad de expresar los motivos por los que disiente de la decisión tomada, vulnerando así su derecho a controvertir la actuación con la que no está de acuerdo.

- Principio Democrático. En virtud de los artículos 1°, 123 y 209 de la Constitución, el deber de moti var los actos administrativos materializa la obliga ción que tienen las autoridades de rendir cuentas a los administrados acerca de sus actuaciones.

En ese sentido, no basta con que el Concejo de Bogotá adopte medidas para que las mujeres tengan uso pre ferencial y prioritario de las sillas rojas de los buses de Transmilenio, sino que es necesario que medidas como la descrita sean materializables, circunstancia que no resulta clara para la Administración Distrital en tanto que, como se expondrá posteriormente, la iniciativa no adelantó un estudio de impacto fiscal para determinar los recursos que se requerirán para dar cumplimiento a la misma y no señaló de qué manera el uso preferencial y/o prioritario de sillas por parte de las mujeres evitará o disminuirá la configuración de otros tipos de violencia u otras modalidades de abuso en el servicio de transporte y, en general, en el espacio público.

Por lo tanto, el Proyecto de Acuerdo contraría el principio constitucional y de la administración pública de eficacia, previsto en el artículo 209 Constitucional y en la Ley 1437 de 2011, en tanto que se enfoque únicamente a la imposición de obligaciones en cabeza de las entidades de la administración e incluso, de la ciudadanía, sin tener en cuenta otros factores que resultan determinantes para que la Administración Distrital pueda efectivamente dar cumplimiento a sus mandatos.3 3

- Principio de Publicidad. El artículo 209 de la Carta establece que la función administrativa se deberá desarrollar con fundamento en el princi pio de publicidad. Este mandato se encuentra estrechamente relacionado con los conceptos de Estado de Derecho y de democracia, dado que garantiza la posibilidad de que los administrados conozcan las decisiones de las autoridades, y así puedan controvertir aquellas con las que no están de acuerdo”.

1.2 El Proyecto de Acuerdo incurre en falsa mo tivación.

El proyecto de Acuerdo contraría lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011, según la cual, todos los actos ad ministrativos deben estar debidamente motivados y su motivación debe ser cierta, so pena de incurrir en causal de nulidad2.

Derivado de lo anterior, la motivación de los ac tos administrativos proviene del cumplimiento de preceptos constitucionales que garantizan que los particulares tengan la posibilidad de contradecir las decisiones de los entes públicos ante las vías gubernativa y judicial, evitando de esta forma la configuración de actos de abuso de poder. De esta forma, le corresponde a la administración motivar sus actos y a los entes judiciales decidir si tal argu mentación se ajusta o no al ordenamiento jurídico.

Sobre la debida motivación de los actos administrativos y su relación con principios de carácter superior, la Corte Constitucional ha señalado lo siguiente:

3Sentencia T- 204 de 2012. Magistrado Ponente Dr. Jorge Iván Palacio Palacio.

2Artículo 137.

595 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-595 • 2018 • ENERO • 2 En tal sentido, el Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2017 no configura una relación sólida entre la finalidad perseguida, cual es proteger a las mujeres del acoso sexual en el transporte público y los medios propuestos, esto es, la imposición de una obligación en cabeza de la Administración y de los ciudadanos de garantizar que éstas vayan sentadas en los articulados y biarticulados del Sistema Transmilenio.

En efecto, se considera que el Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2017 incurre en falsa motivación en tan to que no hay un nexo de conexión entre su objeto y las disposiciones para alcanzarlo. Así, la iniciativa aprobada en plenaria no prevé ni desarrolla medi das que realmente mitiguen la problemática a la cual se busca responder (violencia sexual y acoso contra las mujeres), es decir, no hay una relación de medio a fin entre la motivación y la parte normativa del proyecto.

Así lo corrobora la Secretaría Distrital de la Mujer, enti dad por demás, especialista en la materia, que frente a la aprobación de la iniciativa señaló que “(…) teniendo en cuenta los argumentos que el Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2017 sustenta, es preciso reiterar que el acoso sexual en el trasporte público no obedece de manera expresa a la aglomeración que se da dentro del sistema, ni al hecho de que algunas mujeres deban ir de pie por la falta de capacidad de los articulados, sino que son actos que dan cuenta de la posición que ocupan las mujeres dentro de una sociedad patriarcal, donde los cuerpos de las mujeres se asumen como propiedad de los hombres” 4 Se resalta, con lo hasta aquí expuesto no pretende la Administración desligarse de un hecho cierto y evidente como es el acoso sexual del que son víctimas las mu jeres en el espacio público, incluido el transporte. Por el contrario, el Pilar 3: Construcción de Comunidad y Cultura Ciudadana del Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2016 - 2020 “Bogotá Mejor para Todos”5, reconoció tal situación al disponer el Fortalecimiento del Sistema de Protección Integral a Mujeres Víctimas de Violencias
- SOFIA, mecanismo dirigido a “garantizar el derecho de las mujeres a una vida libre de violencias en Bogotá D.C., asegurando la coordinación interinstitucional para la efectiva implementación de estrategias de prevención, atención y protección integral y restablecimiento de derechos de mujeres en riesgo o víctimas de violencia”, estrategias estas, que incidan en hacer de Bogotá D.C., un territorio seguro y accesible y libre de violencias en los espacios públicos y privados.

En efecto, el acoso sexual en el transporte público, específicamente en Transmilenio, no obedece de manera exclusiva ni preeminente a la aglomeración en el Sistema, ni al hecho de que algunas mujeres deban ir de pie por falta de capacidad de los arti culados, sino que son actos que dan cuenta de la concepción social existente en torno a la mujer. Así, las acciones propuestas en el acuerdo no erradican ni contribuyen a la eliminación de las violencias contra las mujeres y, por el contrario, refuerzan los estereotipos de género, enviando mensajes a las personas usuarias del sistema que no se centran en el respeto de las mujeres por ser sujetos de derechos en condiciones de igualdad.

Igualmente, si bien es cierto, algunas mujeres pue den llegar a percibir mayor seguridad y tranquilidad al ir sentadas, por no tener contacto con los hombres, esto no evita que, aun ocupando sillas rojas, las mujeres sean agredidas o acosadas sexualmente en el entretiempo en que se dirigen a la silla o mientras se desplazar para salir del articulado, lo que confir ma que las medidas adoptadas en el Proyecto de Acuerdo objeto de reproche no tienen un nexo de causalidad con el propósito buscado, cual es garan tizar efectivamente la seguridad de las mujeres en el interior de los buses del Sistema Transmilenio.

De ahí que se considere que, por tratarse de una problemática de seguridad y violencia al que se ven enfrentadas las mujeres, la cual es reconocida por la Administración Distrital mediante la definición de estrategias para combatirla, se requiera de una acción institucional coordinada que priorice la toma de de terminaciones realmente efectivas, circunstancia que no se advierte en el Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2007, en tanto que las medidas concretas allí previstas fueron adoptadas bajo la consideración errónea de que el acoso sexual en el Sistema Transmilenio tiene como única o principal causa, el que las mujeres vayan de pie en los articulados, cuando lo cierto es que, conforme a lo expresado por la Secretaría Distrital de la Mujer en sus distintas intervenciones a lo largo del trámite de la iniciativa, el acoso sexual a las mujeres parte de estereotipos de género, manifestaciones de poder y relaciones históricas opresivas en contra de estas, que no se solucionan con la adopción de medidas superfluas que imponen comportamientos antes que prevenirlos, los cuales, en todo caso, escapan del control efectivo de las autoridades y desconocen la dinámica social en el transporte público.

5Acuerdo Distrital 645 de 2016 4Oficio 2-2017-06240 del 22 de diciembre de 2017 con radicado 1-2017-20974 de la Secretaría Jurídica Distrital, el cual obra en el expediente que se anexa en una carpeta.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-596 • 2018 • ENERO • 2 596 Parágrafo. Todo Proyecto de Acuerdo deberá incluir de manera explícita en la exposición de moti vos los costos fiscales de la iniciativa y la fuente de ingreso adicional generada para el financiamiento de dicho costo; la fuente sustitutiva del ingreso, si se trata de un beneficio que reduzca el ingreso, o la reducción de otro gasto que compense su aumento, si se trata de un aumento en el gasto, y que la entidad que tenga a cargo la ejecución del Acuerdo certifique que con ello se garantiza la sostenibilidad en el mediano y largo plazo de dicha iniciativa”.

Así mismo, el artículo 68 del Acuerdo Distrital 348 de 2008, dispone:

Frente a este último punto, en gracia de discusión, por ejemplo, a pesar de las campañas adelantadas por la Administración Distrital, hoy en día son muchos los casos, en que no se ceden las sillas exclusivas de color azul a personas en condición de discapacidad, adultos mayores, mujeres embarazadas o con niños en brazos, pese a que tal se considera un deber de los usuarios del Sistema Transmilenio, previsto en el Código de Policía de Bogotá. Esto, por cuanto la imposición aislada de una conducta no está ligada a la obtención de resultados, si la misma no está ligada a un cambio en la cultura ciudadana, del respeto a las personas en su integridad, vida y condiciones personales, de respeto a lo público y en concreto, a reconocer a las mujeres como sujetos de derechos.

“ARTÍCULO 68.- CONTENIDO Y UNIDAD DE MA TERIA.

1.3 En la exposición de motivos no se indica de ma nera expresa el impacto fiscal.

Todo proyecto de Acuerdo debe referirse a una misma materia y serán inadmisibles las disposiciones o modi ficaciones que no se relacionen con ella. El Presidente del Concejo devolverá a su autor las iniciativas que no cumplan con este precepto, pero sus decisiones serán apelables ante la Plenaria de la Corporación.

El proyecto de acuerdo del asunto desconoce lo dispues to en el artículo 7º de la Ley 819 de 20036, norma al tenor del cual si una medida tiene impacto de gasto público, el proyecto de acuerdo debe cuantificarlo y señalar de dónde provendrán los recursos necesarios para proveer su cumplimiento.

Del mismo modo, el artículo 19 del Decreto Distrital 190 de 2010, establece lo siguiente:

Los proyectos de Acuerdo deben ir acompañados de una exposición de motivos que debe contener como mínimo: a) Sustento jurídico b) Razones del Proyecto c) Los alcances del mismo y las demás consideracio nes que exponga su autor d) Costos fiscales del Proyecto. (Negrillas fuera del texto).

“De conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 819 de 2003, todo Proyecto de Acuerdo que genere impacto fiscal para las finanzas distritales, es decir, que afecte la proyección de ingresos y gastos del Marco Fiscal de Mediano Plazo del Distrito Capital y las metas de Superávit Primario, deberá contar con el análisis y aprobación previa de la Secretaría Distrital de Hacienda, quien emitirá concepto a través de la Dirección Distrital de Presupuesto, para su respectivo trámite ante la Secretaría Distrital de Gobierno.

(…)”

6Ley 819 de 2003- “Artículo 7º. Análisis del impacto fiscal de las normas. En todo momento, el impacto fiscal de cualquier proyecto de ley, orde nanza o acuerdo, que ordene gasto o que otorgue beneficios tributarios, deberá hacerse explícito y deberá ser compatible con el Marco Fiscal de Mediano Plazo.

Para estos propósitos, deberá incluirse expresamente en la exposición de motivos y en las ponencias de trámite respectivas los costos fiscales de la iniciativa y la fuente de ingreso adicional generada para el financiamiento de dicho costo. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cualquier tiempo durante el respectivo trámite en el Congreso de la República, deberá rendir su concepto frente a la consistencia de lo dispuesto en el inciso anterior. En ningún caso este concepto podrá ir en contravía del Marco Fiscal de Mediano Plazo. Este informe será publicado en la Gaceta del Congreso. Los proyectos de ley de iniciativa gubernamental, que planteen un gasto adicio nal o una reducción de ingresos, deberá contener la correspondiente fuente sustitutiva por disminución de gasto o aumentos de ingresos, lo cual deberá ser analizado y aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En las entidades territoriales, el trámite previsto en el inciso anterior será Al respecto, la Secretaría Distrital de Movilidad, Sector Coordinador, a través de Transmilenio S.A., entidad adscrita a esa Secretaría y encargada de la implemen tación del referido Proyecto de Acuerdo, señala que dicha iniciativa no es viable, por cuanto, “las acciones necesarias que debe adelantar TRANSMILENIO S.A. para establecer y controlar el uso de las sillas rojas de los buses articulados para las mujeres demanda la destinación de recursos para contratar o emplear un número significativo de personas que deben ubicar se en los 1763 buses biarticulados y articulados del Sistema Transmilenio en procura de que se cedan las sillas rojas a las mujeres. Lo anterior demanda recursos que deben cubrirse con el presupuesto de TRANSMILENIO S.A., bien escaso y en déficit por surtido ante la respectiva Secretaría de Hacienda o quien haga sus veces”.

597 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-597 • 2018 • ENERO • 2 demás, lo cual afectará, en caso de aprobarse, seriamente las finanzas de la empresa”.7 En efecto, se tiene que en la exposición de motivos no se incluyó de manera explícita por parte de su autor, los costos fiscales que ésta generaría para Transmilenio S.A., ni la fuente de ingreso adicional generada para el financiamiento de dicho costo, lo que inexorablemente contraría las disposiciones citadas, las cuales imponen la obligación que el proyecto de regulación por parte del Concejo de Bogotá esté debidamente sustentado en un estudio fiscal detallado.

Sobre el mismo punto, ha agregado el máximo tribunal constitucional que “La regla de unidad de materia “no significa simplicidad temática” de la ley analizada, pues un proyecto de ley puede contener diversos conteni dos, siempre y cuando los mismos se relacionen entre sí y éstos, a su vez con la materia de la ley. Así, lo que se exige es “la conexidad que debe existir entre la parte y el todo, esto es, entre una disposición deman dada y la ley continente, de modo que del contenido particular de la primera se pueda extraer un vínculo causal, teleológico o sistemático con el “tema general” o la “materia dominante” de la segunda”.9 (Subrayado fuera del texto).

2. OBJECIÓN POR RAZONES DE INCONVENIENCIA.

1.4 El Proyecto de Acuerdo no se refiere a una misma materia.

Como se indicó con antelación, conforme al artículo 68 del Acuerdo Distrital 348 de 2008, todo proyecto de Acuerdo debe referirse a una misma materia y serán inadmisibles las disposiciones o modificaciones que no se relacionen con ella.

La Administración Distrital reconoce las problemáticas de seguridad y violencias que enfrentan las mujeres en el transporte público de Bogotá D.C., específicamente en el Sistema Transmilenio, que se traducen en el acoso sexual, el uso del poder físico o la agresión verbal de hombres sobre mujeres, la representación del cuerpo de las mujeres como objeto y la tolerancia social de los transeúntes o pasajeros frente a estos hechos, deve lando la presencia sistemática de estas violencias en la sociedad, que lejos de constituirse en eventos aislados se muestran como actos de elevado contenido social destinados a sostener la posición de dominación mas culina y de subordinación de las mujeres.

Respecto de la presente iniciativa, se encuentra que en el epígrafe se promueven acciones afirmativas para la seguridad de las mujeres en Transmilenio como estrategia para disminuir los casos de acoso sexual y hurto a mujeres usuarias de dicho sistema de transpor te, mientras que en el articulado del mismo se busca establecer que las sillas rojas de los buses articulados de Transmilenio, sean de uso preferencial para las mujeres en horas pico y prioritaria en horas valle.

El acoso sexual en el transporte público, corresponde a una de las expresiones de las violencias contra las mujeres en el marco de un “continuum”10 que supone entender el uso de la violencia sobre la vida de to das las mujeres en dos sentidos: por un lado, como producto de las relaciones históricas de opresión y subordinación, y por otro, como mecanismo de control que permite sostener ese sistema de relaciones de poder entre hombres y mujeres dentro de la sociedad.

De ahí que las acciones que se dice promover en el epígrafe no guarden relación de conexidad con el articulado del proyecto, pues la disminución de los casos de acoso sexual y hurto no está necesariamente ligada al hecho de que las mujeres vayan sentadas de manera preferencial y prioritaria en las sillas rojas, bien sea en horas pico o en horas valle.

En ese sentido, se reitera lo expuesto en acápite an terior, en el que se precisó que el acoso sexual en el transporte público no obedece de manera expresa a la aglomeración que se da dentro del sistema, ni al hecho de que algunas mujeres deban ir de pie por la falta de capacidad de los articulados, sino que son actos que dan cuenta de la posición que ocupan las mujeres dentro de una sociedad patriarcal, donde los cuerpos de las mujeres se asumen como propiedad de los hombres.

La Corte Constitucional en reiterada jurisprudencia ha señalado que el principio de unidad de materia, en su formulación más general, significa que todas las disposiciones que integran un proyecto de ley deben guardar correspondencia conceptual con su núcleo temático, el cual, a su vez, se deduce del título de la misma. Así, conforme con el artículo 158 de la Cons titución Política, “[t]odo proyecto de ley debe referirse a una misma materia y serán inadmisibles las dispo siciones o modificaciones que no se relacionen con ella” 8 (Sentencia C-570 de 2003)

9Sentencia C- 077 de 2012. Magistrado Ponente Dr. Mauricio González Cuervo.

7Oficio 2017EE4785 del 23 de marzo de 2017 con radicado 41386 de la Secretaria Distrital de Movilidad, el cual obra en el expediente que se anexa en una carpeta.

10Kelly, Liz (1988), Surviving sexual violence. Politic Press, Inglaterra. Según esta autora, el continuum permite observar y analizar que la experiencia de vida de todas las mujeres en el mundo está atravesada por la convivencia con la violencia misma o con la amenaza de violencia en la cotidianidad, por el hecho de ser mujeres.

8Sentencia C-570 de 2003. Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-598 • 2018 • ENERO • 2 598 Por lo tanto, la Administración Distrital considera que las medidas adoptadas mediante el Proyecto de Acuerdo No. 205 de 2017 no son convenientes para las mujeres pues no conllevan a erradicar, ni contribuyen a la eliminación de las violencias contra las mismas en el transporte público. Si bien es cierto, algunas mujeres perciben mayor seguridad y tranquilidad al ir sentadas, el no tener contacto con otras personas, en últimas, no evita que aun ocupando las sillas rojas las mujeres sean agredidas o acosadas sexualmente, como se ha denunciado en varias ocasiones. garantizará la seguridad de las mujeres en el Sistema; no cumple el presupuesto de unidad de materia en tanto su parte considerativa y resolutiva no guardan relación; no incluyó la proyección de costos fiscales, determinando la fuente adicional para la fuente de ingreso adicional gene rada para el financiamiento de los costos derivados del cumplimiento del mismo, esto es, para la contratación del personal que vigilará el acatamiento de la norma, sumado al hecho de la inconveniencia de la iniciativa por la perpe tuación de estereotipos de género que no contribuyen a la superación de las violencias contra la mujer, se considera que no es procedente la sanción del proyecto de Acuerdo 205 de 2017 “Por el cual se promueven acciones afirmati vas para la seguridad de las mujeres en Transmilenio: más mujeres sentadas, más mujeres protegidas”, por lo cual, el mismo se devuelve para que se surta el trámite pertinente.

Además, medidas como las previstas en la iniciativa, no solo no logran su cometido en la cotidianidad pues no evitan efectivamente las agresiones hacia las mujeres, sino que refuerzan los estereotipos de género, enviando mensajes a las y los usuarios del Sistema sobre “la vul nerabilidad femenina” o la idea de que “los hombres son más fuertes”.

Por último, se ordenará la publicación del presente escrito de objeciones en el Registro Distrital, al tenor de lo dis puesto por el artículo 23 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 81 del Acuerdo Distrital 348 de 2008.

Atentamente, DANIEL MEJIA LONDOÑO Alcalde Mayor (E)

ACUERDO DE 2017 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL DE TEUSAQUILLO Acuerdo Local Número 006 (Diciembre 15 de 2017 Por el cual se expide el Presupuesto de Ingresos Para la Administración Distrital, la problemática de las violencias debe ser analizada de manera integral para avanzar en propuestas que fortalezcan la coordinación intersectorial requerida para la protección efectiva del derecho de las mujeres a una vida libre de violencias. Así, tal como se ha discutido y analizado en diversos es cenarios, la problemática de violencia contra la mujer y los actos sexuales abusivos que atentan contra su dignidad, honra e intimidad debe tener soluciones estructurales, tales como, la educación de la ciudadanía a través de procesos de formación en cultura ciudadana, el fomento por el respeto por los demás, la tolerancia, la diversidad social, la capacidad de concertar y cumplir acuerdos, la confianza interpersonal, la autorregulación y la regulación mutua y no, tan solo aparentes como lo es la imposición de medidas que afectan el derecho a la igualdad y propician la segregación y la discriminación entre hombres y mujeres.

3. CONCLUSIONES

y Gastos del Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1º. de enero y el 31 de diciembre de 2018)

LA JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL DE TEUSAQUILLO En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere la Constitución Política de Colombia en su artículo 324; numeral 4 del artículo 69 del Decreto – Ley 1421 de 1993 modificado por el artículo 88 de la ley 617 de 2000 y artículo 17 del Decreto 372 del 2010, y

CONSIDERANDO:

La garantía de los derechos de la mujer frente a conductas de acoso sexual o hurto debe partir de medidas institu cionales e intersectoriales coordinadas, estructurales y efectivas que propendan por la adopción de medidas susceptibles de ser materializadas a partir de los recursos económicos, humanos y logísticos con los que cuenten las autoridades. Adicionalmente, la adopción de medidas que propendan por la garantía del derecho de las mujeres a una vida libre de violencias debe tener en cuenta una mirada integral de la problemática a partir del conocimiento de sus diversas causas, de manera tal que las alternativas de solución que se propongan tengan verdadera vocación de ser implementadas.

Que el Alcalde Local presentó el proyecto de presu puesto a nivel de agregados para estudio y aprobación de la JAL dentro del término establecido en el artículo 15 del decreto 372 de agosto 30 de 2010 En este sentido, teniendo en cuenta que el Proyecto de Acuerdo 205 de 2017, tal como se precisó anteriormente, incurre en falsa motivación por considerar erróneamente que el uso de sillas rojas de los buses de Transmilenio 599 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-599 • 2018 • ENERO • 2 CÓDIGO CONCEPTO VALOR 3 GASTOS 48.079.445.000 3.1 FUNCIONAMIENTO 2.343.352.000 Que la Secretaría Distrital de Hacienda mediante co municación 2017EE275632 de octubre 30 de 2017, comunicó la Cuota de asignación por un monto total de $ 15.800.342.000, para la vigencia fiscal de 2018.

3.3 INVERSIÓN 45.736.093.000 3.3.1.15 OBLIGACIONES POR PAGAR 32.279.103.000 TOTAL GASTOS MAS DIS PONIBILIDAD FINAL 48.079.445.000

Artículo 3.

El POAI ajustado y debatido hará parte integral del presente Acuerdo

Artículo 4.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y surte efecto fiscal a partir del 1º. de enero de 2018.

Que el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal –CONFIS- en su sesión número 20 del 30 de noviembre de 2017, emitió concepto favorable sobre los Proyectos de Presupuesto de Ingresos y Gastos de los veinte Fondos de Desarrollo Local para la vigencia fiscal del año 2018, para el Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo el presupuesto para dicha vigencia asciende a la suma de CUARENTA Y OCHO MIL SETENTA NUEVE MILLONES CUATROSCIENTOS CUARNTA Y CINCO MIL PESOS ($48.079.445.000) M/CTE., para la vigencia fiscal de 2018.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D.C., a los quince (15) días del Que es función de la Junta Administradora Local apro bar el Presupuesto Anual del respectivo Fondo de De sarrollo Local, previo concepto favorable del CONFIS. mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

Que, en mérito de lo anterior, LAURA MARCELA BONILLA PENAGOS PRESIDENTE JAL TEUSAQUILLO

ACUERDA:

JORGE ALEJANDRO RUBIO LUJO VICEPRESIDENTE JAL TEUSAQUILLO PEDRO ANGEL ZABALETA POLO SECRETARIA JAL TEUSAQUILLO LUIS CARLOS VRGAS GUTIERREZ EDIL PONENTE

Artículo 1.

Expedir el presupuesto de ingresos del Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo para la vigencia fiscal comprendida en entre el 1º. de enero y el 31 de diciembre de 2018, en la suma de CUARENTA Y OCHO MIL SETENTA NUEVE MI LLONES CUATROSCIENTOS CUARNTA Y CINCO MIL PESOS ($48.079.445.000) M/CTE., conforme al siguiente detalle:

OSCAR ANTONIO CARO SUAREZ CÓDIGO CONCEPTO VALOR 2018 EDIL PONENTE 1 DISPONIBILIDAD INI CIAL 32.279.103.000 JAIRO RAFAEL LOPEZ MACEA 2 INGRESOS 15.800.342.000 EDIL 2.1 INGRESOS CORRIEN TES 300.000.000 DORIS CAMILA MANZANARES MENDEZ 2.1.2 NO TRIBUTARIOS 300.000.000 EDILESA 2.2 TRANSFERENCIAS 15.500.342.000 CARLOS JOSÉ PELAÉZ NADER 2.2.4 ADMINISTRACIÓN CEN TRAL 15.500.342.000 EDIL 48.079.445.000 MARTHA ELIZABETH TRIANA LAVERDE TOTAL INGRESOS MAS DISPONIBILIDAD INI CIAL EDILESA QUENA RIBADENEIRA MIÑO EDILESA Sancionado a los diecinueve (19) días del mes de diciembre de 2017

Artículo 2.

Expedir el presupuesto de Gastos e Inversiones del presupuesto anual del Fondo de De sarrollo Local de Teusaquillo, para la vigencia fiscal comprendida en entre el 1º de enero y el 31 de diciem bre de 2018, en la suma de CUARENTA Y OCHO MIL SETENTA NUEVE MILLONES CUATROSCIENTOS CUARNTA Y CINCO MIL PESOS ($48.079.445.000) M/CTE., conforme al siguiente detalle:

CORNELIA NISPERUZA FLOREZ Alcaldesa Local de Teusaquillo (E)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-600 • 2018 • ENERO • 2 600 DECRETOS LOCALES DE 2017 ALCALDIA LOCAL DE TEUSAQUILLO Fiscal de 2018, mediante Acuerdo Local No.006 de diciembre 15 de 2017; el cual fue debidamente sancionado por la Alcaldesa Local (E) el día 19 de diciembre de 2017.

Decreto Local Número 017 (Diciembre 20 de 2017)

POR EL CUAL SE LIQUIDA EL PRESUPUESTO Que en virtud de lo establecido por el Artículo 19 del Decreto 372 de 2010, corresponde al Alcalde Local expedir el decreto de liquidación del presupuesto a nivel de programas y proyectos. En consecuencia, a ello se procederá.

Que en mérito de lo expuesto anteriormente;

ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ALCALDIA LOCAL DE TEUSAQUILLO PARA LA VIGENCIA FISCAL COMPRENDIDA ENTRE EL 01 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

DECRETA:

LA ALCALDESA LOCAL DE TEUSAQUILLO (E) En uso de sus facultades legales y en especial las que confiere al artículo 19 del Decreto 372 de 2010.

CONSIDERANDO:

Artículo 1.

Fíjense los cómputos del Pre supuesto de Ingresos para la vigencia fiscal comprendida en entre el 1º. de enero y el 31 de diciembre de 2018, en la suma de CUARENTA Y OCHO MIL SETENTA Y NUEVE MILLONES CUATROSCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL PESOS ($48.079.445.000) M/CTE., conforme al siguiente detalle:

Que la Junta Administradora Local aprobó el Presu puesto Anual de Ingresos y Gastos para la vigencia DISTRIBUCION DE INGRESOS CÓDIGO CONCEPTO PRESUPUESTO VALOR 2018 1 DISPONIBILIDAD INICIAL 32.279.103.000 2 INGRESOS 15.800.342.000 2.1 INGRESOS CORRIENTES 300.000.000 2.1.2 NO TRIBUTARIOS 300.000.000 2.1.2.03 Multas 200.000.000 2.1.2.99 Otros Ingresos No Tributarios 100.000.000 2.2 TRANSFERENCIAS 15.500.342.000 2.2.4 ADMINISTRACIÓN CENTRAL 15.500.342.000 2.2.4.05 Participación Ingresos Corrientes del Distrito 15.500.342.000 2.2.4.05.01 Vigencia 15.500.342.000 TOTAL INGRESOS MAS DISPONIBILIDAD INICIAL 48.079.445.000

Artículo 2.

Fíjense los cómputos del Presupuesto de Gastos para la vigencia fiscal comprendida en entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2018, en la suma de CUA

RENTA Y OCHO MIL SETENTA Y NUEVE MILLONES CUATROSCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL PESOS ($48.079.445.000) M/CTE., conforme al siguiente detalle:

DISTRIBUCION DE GASTOS CÓDIGO CONCEPTO PRESUPUESTO VALOR 2018 3 GASTOS 48.079.445.000 3.1 FUNCIONAMIENTO 2.343.352.000 3.1.2 GASTOS GENERALES 1.447.000.000 3.1.2.01 Adquisición de Bienes 259.000.000 3.1.2.01.02 Gastos de computador 105.000.000 3.1.2.01.03 Combustibles Lubricantes y Llantas 21.000.000 3.1.2.01.04 Materiales y Suministros 105.000.000 3.1.2.01.05 Compra de Equipo 28.000.000 601 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-601 • 2018 • ENERO • 2 3.1.2.02 Adquisición de Servicios 1.188.000.000 3.1.2.02.01 Arrendamientos 288.000.000 3.1.2.02.03 Gastos de Transporte y Comunicación 95.000.000 3.1.2.02.04 Impresos y Publicaciones 29.000.000 3.1.2.02.05 Mantenimiento y Reparaciones 481.500.000 3.1.2.02.05.01 Mantenimiento Entidad 481.500.000 3.1.2.02.06 Seguros 174.500.000 3.1.2.02.06.01 Seguros Entidad 65.000.000 3.1.2.02.06.04 Seguros de Vida Ediles 15.000.000 3.1.2.02.06.05 Seguros de Salud Ediles 94.500.000 3.1.2.02.08 Servicios Públicos 95.000.000 3.1.2.02.08.01 Energía 40.000.000 3.1.2.02.08.02 Acueducto y Alcantarillado 20.000.000 3.1.2.02.08.04 Teléfono 35.000.000 3.1.2.02.17 Información 24.000.000 3.1.2.03 Otros Gastos Generales 1.000.000 3.1.2.03.02 Impuestos, Tasas, Contribuciones, Derechos y Multas 1.000.000 3.1.8 OBLIGACIONES POR PAGAR 896.352.000 3.1.8.02 GASTOS GENERALES 896.352.000 3.1.8.02.01 Adquisición de Bienes 197.140.000 3.1.8.02.01.02 Gastos de Computador 59.862.000 3.1.8.02.01.03 Combustibles Lubricantes y Llantas 12.061.000 3.1.8.02.01.04 Materiales y Suministros 95.217.000 3.1.8.02.01.05 Compra de Equipo 30.000.000 3.1.8.02.02 Adquisición de Servicios 698.212.000 3.1.8.02.02.01 Arrendamientos 90.732.000 3.1.8.02.02.03 Gastos de Transporte y Comunicación 147.048.000 3.1.8.02.02.04 Impresos y Publicaciones 8.379.000 3.1.8.02.02.05 Mantenimiento y Reparaciones 374.307.000 3.1.8.02.02.05.0001 Mantenimiento Entidad 374.307.000 3.1.8.02.02.06 Seguros 58.069.000 3.1.8.02.02.06.0001 Seguros Entidad 46.566.000 3.1.8.02.02.06.0004 Seguros de Vida Ediles 11.503.000 3.1.8.02.02.17 Información 19.677.000 3.1.8.02.03 Otros Gastos Generales 1.000.000 3.1.8.02.03.02 Impuestos, Tasas, Contribuciones, Derechos y Multas 1.000.000 3.3 INVERSIÓN 45.736.093.000 3.3.1 DIRECTA 14.353.342.000 3.3.1.15 PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS” 14.353.342.000 3.3.1.15.01 PILAR IGUALDAD DE CALIDAD DE VIDA 2.144.240.000 3.3.1.15.01.02 DESARROLLO INTEGRAL DESDE LA GESTACIÒN HASTA LA ADO LESCENCIA 170.000.000 3.3.1.15.01.02.1335 Teusaquillo mejor para la primera infancia 170.000.000 3.3.1.15.01.03 IGUALDAD Y AUTONOMÍA PARA UNA BOGOTÁ INCLUYENTE 599.240.000 3.3.1.15.01.03.1354 Teusaquillo mejor con igualdad e inclusión 200.000.000 3.3.1.15.01.03.1357 Teusaquillo mejor para las personas mayores 399.240.000 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-602 • 2018 • ENERO • 2 602 3.3.1.15.01.07 INCLUSIÓN EDUCATIVA PARA LA EQUIDAD 75.000.000 3.3.1.15.01.07.1332 Teusaquillo una mejor localidad para los colegios 75.000.000 3.3.1.15.01.11 MEJORES OPORTUNIDADES PARA EL DESARROLLO A TRAVÉS DE LA CULTURA, LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE 1.300.000.000 3.3.1.15.01.11.1333 Teusaquillo mejor para la cultura, la recreación y el deporte 1.300.000.000 3.3.1.15.02 PILAR DEMOCRACIA URBANA 8.588.001.000 3.3.1.15.02.17 ESPACIO PÚBLICO, DERECHO DE TODOS 1.411.330.000 3.3.1.15.02.17.1348 Teusaquillo con mejores parques recreativos y deportivos 1.411.330.000 3.3.1.15.02.18 MEJOR MOVILIDAD PARA TODOS 7.176.671.000 3.3.1.15.02.18.1338 Teusaquillo Mejor para la conservación de la Malla Vial y Espacio Pú blico Peatonal 7.176.671.000 3.3.1.15.03 PILAR CONSTRUCCIÓN DE COMUNIDAD Y CULTURA CIUDADANA 566.000.000 3.3.1.15.03.19 SEGURIDAD Y CONVIVENCIA PARA TODOS 566.000.000 3.3.1.15.03.19.1355 Teusaquillo Mejor para la Seguridad y Convivencia en el marco de Derechos Humanos 566.000.000 3.3.1.15.06 EJE TRANSVERSAL SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL BASADA EN LA EFICIENCIA ENERGÉTICA 200.000.000 3.3.1.15.06.38 RECUPERACIÓN Y MANEJO DE LA ESTRUCTURA ECOLÓGICA PRINCIPAL 200.000.000 3.3.1.15.06.38.1330 Teusaquillo mejor para el ambiente 200.000.000 3.3.1.15.07 EJE TRANSVERSAL: GOBIERNO LEGÍTIMO, FORTALECIMIENTO LOCAL Y EFICIENCIA 2.855.101.000 3.3.1.15.07.45 GOBERNANZA E INFLUENCIA LOCAL, REGIONAL E INTERNACIONAL 2.855.101.000 3.3.1.15.07.45.1329 Teusaquillo mejor Gobierno Local 2.647.101.000 3.3.1.15.07.45.1351 Teusaquillo mejor para la participación comunitaria 208.000.000 3.3.6 OBLIGACIONES POR PAGAR 31.382.751.000 3.3.6.14 Bogotá Mejor para todos 10.123.114.000 3.3.6.14.01 Pilar Igualdad de Calidad de Vida 1.315.268.000 3.3.6.14.01.02 Desarrollo Integral desde la gestión hasta la adolescencia 53.000.000 3.3.6.14.01.02.1335 Teusaquillo mejor para la primera infancia 53.000.000 3.3.6.14.01.03 Igualdad y autonomía para una Bogotá incluyente 290.988.000 3.3.6.14.01.03.1354 Teusaquillo mejor con igualdad e inclusión 116.000.000 3.3.6.14.01.03.1357 Teusaquillo mejor para las personas mayores 174.988.000 3.3.6.14.01.07 Inclusión educativa para la equidad 38.000.000 3.3.6.14.01.07.1332 Teusaquillo mejor localidad para los colegios 38.000.000 3.3.6.14.01.11 Mejores oportunidades para el desarrollo a través de la cultura, la re creación y el deporte 933.280.000 3.3.6.14.01.11.1333 Teusaquillo mejor para la cultura, la recreación y el deporte 933.280.000 3.3.6.14.02 Pilar Democracia urbana 7.317.480.000 3.3.6.14.02.17 Espacio Público, derecho de todos 1.232.747.000 3.3.6.14.02.17.1348 Teusaquillo con mejores parques recreativos y deportivos 1.232.747.000 3.3.6.14.02.18 Mejor movilidad para todos 6.084.733.000 3.3.6.14.02.18.1338 Teusaquillo mejor para la conservación de la malla vial y espacio público peatonal 6.084.733.000 603 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-603 • 2018 • ENERO • 2 3.3.6.14.03 Pilar construcción de comunidad y cultura ciudadana 622.599.000 3.3.1.14.03.19 Seguridad y convivencia para todos 622.599.000 3.3.6.14.03.19.1335 Teusaquillo Mejor para la Seguridad y Convivencia en el marco de Derechos Humanos 622.599.000 3.3.6.14.06 Eje transversal sostenibilidad ambiental basada en al eficiencia ener gética 111.000.000 3.3.6.14.06.38 Recuperación y manejo de la estructura ecológica principal 111.000.000 3.3.6.14.06.38.1330 Teusaquillo mejor para el ambiente 111.000.000 3.3.6.14.07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 756.767.000 3.3.1.14.07.45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional 756.767.000 3.3.1.14.07.45.1329 Teusaquillo mejor gobierno local 626.767.000 3.3.1.14.07.45.1351 Teusaquillo mejor para la participación comunitaria 130.000.000 3.3.6.90 OBLIGACIONES POR PAGAR VIGENCIAS ANTERIORES 21.259.637.000 4 DISPONIBILIDAD FINAL 0 TOTAL GASTOS MAS DISPONIBILIDAD FINAL 48.079.445.000

CONSIDERANDO:

Artículo tercero.

El presente Decreto rige a partir de su expedición, y surte efectos fiscales a partir del primero de enero de 2018.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

CORNELIA NISPERUZA FLOREZ Frente a lo anterior y atendiendo artículo 31 del Decreto 372 de 2010, párrafo tercero que estipula: “Los traslados presupuestales dentro del mismo agregado se harán mediante Decreto expedido por el Alcalde Local. Estos actos administrativos requerirán para su validez del concepto previo favorable de la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto.”, la Ad ministración Local requiere el traslado presupuestal de los recursos a los rubros que a continuación se justifican:

Alcaldesa Local de Teusaquillo (E)

ALCALDÍA LOCAL DE USAQUÉN Que, analizado el presupuesto de Gastos de Funciona miento del Fondo de Desarrollo Local de Usaquén de la vigencia fiscal 2017, se requiere efectuar un traslado al interior del mismo.

Decreto Local Número 013 (Diciembre 28 de 2017)

Que la Secretaria Distrital de Hacienda –Dirección Dis trital de Presupuesto mediante oficio N° 2017EE307023 emitió concepto favorable al traslado presupuestal al interior del presupuesto de Gastos de Funcionamiento por valor de $1.465.440.

“Por medio del cual se efectúa un Traslado Presupuestal en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local Que en merito de lo anteriormente expuesto, de Usaquén para la vigencia fiscal 2017”.

DECRETA:

LA ALCALDESA LOCAL DE USAQUÉN En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las que le confiere el Artículo 31 del Decreto 372 de 2010, y

Artículo primero.

Efectúese un contracrédito al Presupuesto de Gastos de Funcionamiento de la vigencia 2017 del Fondo de Desarrollo Local de Usa quén conforme al siguiente detalle:

RUBRO NOMBRE CONTRACREDITOS 3 GASTOS $ 1.465.440 3.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $ 1.465.440 3.1.2 GASTOS GENERALES $ 1.465.440 3.1.2.02 Adquisición de Servicios $ 1.465.440 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-604 • 2018 • ENERO • 2 604 3.1.2.02.11 Promoción Institucional $ 1.465.440 TOTAL CONTRACREDITOS $ 1.465.440

Artículo segundo.

Efectúese un crédito al Pre supuesto de Gastos de Funcionamiento de la vigencia

2017 del Fondo de Desarrollo Local de Usaquén con forme al siguiente detalle:

RUBRO NOMBRE CREDITOS 3 GASTOS $ 1.465.440 3.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $ 1.465.440 3.1.2 GASTOS GENERALES $ 1.465.440 3.1.2.02 Adquisición de Servicios $ 1.465.440 3.1.2.02.08 Servicios Públicos $ 1.465.440 3.1.2.02.08.01 Energía $ 1.465.440 TOTAL, CREDITOS $ 1.465.440 Se expide en Bogotá D.C, a los veintiocho (28) días

Artículo tercero.

El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE MAYDA CECILIA VELASQUEZ RUEDA Alcaldesa Local de Usaquén 605 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-605 • 2018 • ENERO • 2