Registro Distrital 6637 de 2019

AÑO 51 Número 6637 2019 • SEPTIEMBRE • 18 REGISTRO DISTRITAL RESOLUCIONES DE 2019 SECRETARÍA DE HACIENDA Resolución Número SDH-000253 de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB, de la Secretaria Distrital de Hacienda, la función de “Proferir los actos administrativos respec tivos, y/o asignar su expedición, conforme la normativa legal vigente, respecto de los contribuyentes compe tencia de la oficina de acuerdo con los lineamientos del modelo de gestión.”

(Septiembre 17 de 2019)

Que la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB-, adelanta programas masivos de generación de actuaciones dirigidas al control de contribuyentes que aparecen como omisos e inexactos.

“Por la cual se autoriza la utilización de la firma mecánica en las actuaciones y actos que expida la Oficina General de Fiscalización de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá de la Secretaría Distrital de Hacienda”

LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA En uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el literal j) del artículo 4 del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el Que para desarrollar con eficacia y eficiencia el pro cedimiento de control de determinación oficial, se hace necesario utilizar la firma que proceda de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas en las actuaciones de la Oficina General de Fiscalización de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB. artículo 1° del Decreto Distrital 364 de 2015, el artículo 12 del Decreto 2150 de 1995, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución DGC-774 del 22 de agosto 2019, la Directora de Gestión Corporativa de la Secre taría Distrital de Hacienda, en uso de sus facultades legales, encargó de las funciones de jefe de la Oficina General de Fiscalización, Código 006, Grado 03, de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá a la servidora pública Flor Mirian Güiza Patiño, identificada con Cédula de Ciu dadanía No. 51.740.491, a partir del 9 de septiembre de 2019 hasta el 21 de octubre de 2019.

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Co lombia señala que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publi cidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que los parágrafos 1° y 2° del artículo 6° de la Ley 962 de 2005 disponen que las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización garantizando los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Que el Decreto Ley 2150 de 1995, en su artículo 12 prevé que: “(…) Los jefes de las entidades que inte gran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico”.

Que conforme a lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto Distrital 601 de 2014, en especial lo previsto en el literal e), en concordancia con el artículo 81 del Decreto Distrital 807 de 1993, corresponde al Jefe de la Oficina General de Fiscalización de la Subdirección Que se considera procedente autorizar a la servidora pública mencionada, para utilizar la firma mecánica en la forma especificada en la parte resolutiva de la presente resolución.

1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-1 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 El Director Distrital de Impuestos de Bogotá y el o la Subdirector(a) de Planeación e Inteligencia Tributaria deberán adoptar las medidas necesarias para man tener actualizada y veraz la información tributaria relacionada con los procedimientos de fiscalización, determinación y liquidación. Para estos fines, deberán adoptar todos los mecanismos de control y seguimiento necesarios.

Que atendiendo la prudencia y la diligencia que corres ponde a este tipo de autorizaciones, se requerirá en la parte resolutiva al Director Distrital de Impuestos de Bogotá y a los funcionarios encargados de las bases de datos, de donde se obtenga la información de las comunicaciones masivas objeto de la presente Resolu ción, adoptar las medidas necesarias para mantener la información actualizada y veraz y que los documentos a expedirse tengan las revisiones previas que minimi cen los reprocesos en las mencionadas actuaciones, con el fin de darle seguridad y reducir los riesgos.

Artículo 4°.

Vigencia. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve Que para este acto administrativo no se requiere la publicación a que se refiere el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, en relación con la recepción de opiniones, sugerencias o propuestas alternativas de la ciudadanía, en la medida que no se está regulando una materia específica, como lo exige la norma en mención.

(2019).

En mérito de lo expuesto, BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ Secretaria Distrital de Hacienda

RESUELVE:

Resolución Número SDH-000254 (Septiembre 17 de 2019)

“Por la cual se ajustan para el año gravable 2020 los rangos del avalúo catastral determinantes de la tarifa del impuesto predial unificado”

LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA En uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren el literal a del artículo 4° del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1° del Decreto Distrital 364 de 2015, y el artículo 1° del Acuerdo Distrital 648 del 16 de septiembre de 2016, y

Artículo 1°.

Autorizar a la servidora pública Flor Mirian Güiza Patiño, identificada con Cédula de Ciu dadanía No. 51.740.491, encargada de las funciones de Jefe de la Oficina General de Fiscalización, Código 006, Grado 03, de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, para utilizar la firma mecánica, que permita firmar en forma masiva las actuaciones y demás actos de los impuestos distritales que sean de competencia de la Oficina General de Fiscalización de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB, de la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con la normativa tributaria distrital y disposiciones concordantes, desde el 9 de septiembre de 2019 hasta el 21 de octubre de 2019, de conformi dad con lo señalado por la Resolución DGC-774 del 22 de agosto 2019.

CONSIDERANDO:

Artículo 2°.

La firma mecánica que se imprimirá en las actuaciones de la Oficina General de Fiscalización de la Subdirección de Determinación de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá de la Secretaría Dis trital de Hacienda corresponderá a un facsímile con la imagen de la firma, el nombre y el cargo de la servidora pública Flor Mirian Güiza Patiño identificada con Cé dula de Ciudadanía No.51.740.491, firma reproducida mediante medios computarizados.

Que el Acuerdo Distrital 648 del 16 de septiembre de 2016, “Por el cual se simplifica el sistema tributario distrital y se dictan otras disposiciones”, en el inciso 4° del artículo 1° estableció que: “A partir del año 2017, los rangos de avalúo catastral que determinan la tarifa del impuesto predial unificado se ajustarán cada año en el porcentaje correspondiente a la variación anual a junio del Índice Precios de Vivienda Nueva (IPVN) del Departamento Administrativo Nacional de Estadís tica DANE, el cual será fijado por la administración tributaria distrital”.

Artículo 3°.

La servidora pública autorizada en virtud de la presente resolución hará uso de la firma mecánica bajo su responsabilidad, por lo tanto, de berá asegurar que el contenido de los actos firmados corresponda a la realidad jurídica y garantizar el cum plimiento de las normas y procedimientos establecidos para cada trámite.

Que conforme a la información procedente del Depar tamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, la variación anual a junio de 2019, del Índice de Precios de Vivienda Nueva (IPVN) para el Distrito Capital de Bogotá, es de 10.27%.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-2 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 2 Que se dio cumplimiento a lo normado en el artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, efectuándose la respectiva publicación en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda los días 29 de agosto al 4 de septiembre de 2019, sin que se hubiera recibido observación alguna.

En mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE:

Que para efectos tarifarios y de liquidación del impuesto predial unificado, año gravable 2020, se hace necesario efectuar el ajuste de los rangos de avalúo catastral, como referente para determinar la tarifa y base grava ble del referido tributo, sin perjuicio de lo previsto en el inciso 2° del artículo 1° de la Ley 601 de 2000, el cual

DISPONE:

“(…) Sin embargo, el contribuyente propietario o poseedor podrá determinar la base gravable en un valor superior al avalúo catastral, caso en el cual no procede corrección por menor valor de la declaración inicialmente presentada por ese año gravable”.

Artículo 1°.

Ajuste de rangos de avalúo catastral de los predios residenciales urbanos. De conformi dad con el inciso 4° del artículo 1° del Acuerdo Distrital 648 del 16 de septiembre de 2016, los rangos de ava lúo catastral de los predios residenciales urbanos, para efectos tarifarios y de liquidación del impuesto predial unificado, año gravable 2020, serán los siguientes:

Que de conformidad con el artículo 4° del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1° del Decreto 364 de 2015, “Corresponde al Despacho de la Secretaría Distrital de Hacienda el ejercicio de las siguientes funciones: a. Formular la política del Distrito Capital en materia fiscal, tributaria (…)”

Desde Hasta Tarifa $ 0 - $ 124.150.000 5,5 $ 124.150.001 $ 132.299.000 5,6 $ 132.299.001 $ 152.306.000 5,7 $ 152.306.001 $ 172.315.000 5,8 $ 172.315.001 $ 192.322.000 5,9 $ 192.322.001 $ 212.330.000 6,0 $ 212.330.001 $ 232.338.000 6,1 $ 232.338.001 $ 252.345.000 6,2 $ 252.345.001 $ 285.691.000 6,3 $ 285.691.001 $ 319.039.000 6,4 $ 319.039.001 $ 352.384.000 6,5 $ 352.384.001 $ 385.730.000 6,6 $ 385.730.001 $ 419.077.000 6,8 $ 419.077.001 $ 452.423.000 7,0 $ 452.423.001 $ 485.769.000 7,2 $ 485.769.001 $ 519.116.000 7,4 $ 519.116.001 $ 552.462.000 7,6 $ 552.462.001 $ 599.147.000 7,8 $ 599.147.001 $ 645.832.000 8,0 $ 645.832.001 $ 692.515.000 8,2 $ 692.515.001 $ 739.202.000 8,4 $ 739.202.001 $ 785.885.000 8,6 $ 785.885.001 $ 832.570.000 8,8 $ 832.570.001 $ 879.255.000 9,0 $ 879.255.001 $ 925.940.000 9,2 $ 925.940.001 $ 1.092.671.000 9,5 $ 1.092.671.001 $ 1.259.404.000 9,9 $ 1.259.404.001 $ 1.426.135.000 10,3 $ 1.426.135.001 $ 1.600.622.000 10,8 $ 1.600.622.001 Más de $1,600.622.001 11,3 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-3 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 catastral de los predios no residenciales, para efectos tarifarios y de liquidación del impuesto predial unifica do, año gravable 2020, serán los siguientes:

Artículo 2°.

Ajuste de rangos de avalúo catastral de los predios no residenciales. De conformidad con el inciso 4° del artículo 1° del Acuerdo Distrital 648 del 16 de septiembre de 2016, los rangos de avalúo

Categoría del predio Destino hacendario Tarifa por mil Avalúo catastral Comercial 62 8,0 Menor o igual a $ 232.090.000 9,5 Mayor a $ 232.090.001 Depósitos y parqueaderos accesorios a un predio principal hasta de 30 m2 65 5,0 Hasta $ 5.517.000 8,0 Más de $ 5.517.001 de construcción Urbanizables no urbanizados y urbanizados no edificados 67 12,0 Menor o igual a $ 40.282.000 33,0 Mayor a $ 40.282.001

Artículo 3°.

Vigencia. La presente Resolución rige a partir del 1° de enero de 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve Que mediante la Resolución DDC-1 del 12 de mayo del 2009, “Por la cual se adopta el manual para el manejo y control de las cajas menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

(2019).

BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ Secretaria Distrital de Hacienda ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. - SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARIA GENERAL Que de conformidad con el artículo 2 de la resolución 124 del 2019 “Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C para la vigencia 2019.” establece que la ordenación del gasto de la Caja Menor estará a cargo del Subdirector de Servicios Administrativos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Resolución Número 005 (Septiembre 17 de 2019)

Que el artículo 1° de la Resolución anteriormente men cionada definió: Rubros Presupuestales, Imputación Presupuestal y Cuantía máxima, así:

“Por la cual se reconoce el gasto y se ordena NOMBRE DEL RUBRO CODIGO PRESUPUESTAL VALOR ($) el reembolso No 5 de la Caja Menor 2019 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá”

3-1-2-02-01-02-0003-000 700.000 Productos de hornos de coque, de refinación de petróleo y combustible EL SUBDIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARIA Productos de caucho y plástico 3-1-2-02-01-02-0006-000 250.000 GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE 3-1-2-02-01-03-0002-000 250.000 BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL en ejercicio de sus facultades conferidas en la Productos metálicos elaborados (excepto maquinaria y equipo)

Resolución No 026 del 23 de enero de 2017 Servicios de transporte de pasajeros 3-1-2-02-02-01-0002-000 250.000

CONSIDERANDO:

Servicios de parqueaderos 3-1-2-02-02-01-0005-000 300.000 Servicios de mensajería 3-1-2-02-02-01-0006-001 500.000 3-1-2-02-02-03-0002-001 880.000 Servicios de documentación y certificación jurídica Servicios de copia y reproducción 3-1-2-02-02-03-0005-003 150.000 Que según el Decreto 061 del 2007 “Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo” en el artículo 15 “Del reem bolso. Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del setenta por ciento (70%), del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupues tales afectados”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-4 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 4 NOMBRE DEL RUBRO CODIGO PRESUPUESTAL VALOR ($)

Popular Cuenta Corriente No. 110-050-02125-2 a nombre de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

3-1-2-02-02-03-0006-001 150.000 Servicios de mantenimiento y reparación de productos metálicos elaborados, excepto maquinaria y equipo

Artículo 4.

Enviar copia de la presente Resolución para su cumplimiento a la Subdirección Financiera de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para lo de su competencia.

3-1-2-02-02-03-0006-004 350.000

Artículo 5.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación

Servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de transporte PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

3-3-1-15-03-23-1156-153 360.000 Bogotá Mejor para las Victimas, la Paz y la reconciliación Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve (2019).

TOTAL 4.140.000 ÉDGAR GONZÁLEZ SANGUINO Subdirector de Servicios Administrativos EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A.

Que en la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se requirió atender gastos que tuvieron el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios entre el 11 de agosto al 10 de septiembre de 2019, en el marco del Decreto 826 del 27 de di ciembre del 2018.

Que, en mérito de lo expuesto, Resolución Número 842

RESUELVE:

(Septiembre 5 de 2019)

Por medio de la cual se deroga la Resolución 923 del 26 de Diciembre de 2018 y Resolución 728 del 24 de noviembre de 2014, y se actualiza el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión e Interventoría de la Empresa del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.

Artículo 1.

Reconocer el gasto y autorizar el reem bolso No. 5 de Caja Menor de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., por concepto de las erogaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables generadas entre el 11 de agosto al 10 de septiembre de 2019, por la suma de SESENTA Y SIETE MIL PESOS ($67.000) M/CTE en consecuencia se afecta los siguientes rubros:

LA GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO NOMBRE DEL RUBRO IDENTIFICACION VALOR BRUTO ($)

TRANSMILENIO S.A. En uso de sus facultades legales, y estatutarias, y 3-1-2-02-02-03-0002-001 60.000 Servicios de documentación y certificación jurídica

CONSIDERANDO:

3-1-2-02-02-03-0006-004 7.000 Servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de transporte TOTAL 67.000 Que de conformidad con lo señalado en el artículo se gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo úni co del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIOS.A., según Resolución 078 de 2000.

Artículo 2.

El gasto que ocasiona la presente resolución está respaldada con el certificado de dis ponibilidad presupuestal No 727 del 19 de febrero de 2019, expedido por el responsable del presupuesto de la Entidad, para constituir la Caja Menor de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de conformidad con lo establecido en el artículo 5° del Decreto Distrital 61 de 2007.

Que mediante Acuerdo 007 de 2017 de la Junta Direc tiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIOS.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Artículo 3.

El valor del reembolso será consigna do por la Dirección Distrital de Tesorería en el Banco

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-5 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 Que con Resolución 923 del 26 de diciembre de 2018 se actualizó el Manual de Contratación en el Sistema Integrado de Gestión con el código M-AD-013.

Que con Resolución 728 del 24 de Noviembre de 2014 se adoptó la versión 2 del Manual de Supervisión e Interventoría en el Sistema Integrado de Gestión bajo el código M-SJ-001.

Que en virtud del párrafo anterior se determinó que se debía actualizar y modificar el “Manual de Supervisión e Interventoría” en observancia de las orientaciones contenidas en la última versión de la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interven toría de los contratos suscritos por las Entidades Es tatales” expedida por Colombia Compra Eficiente. La actualización y modificación incluyeron, entre otras, la actualización de las obligaciones de la supervisión e interventoría teniendo en cuenta lo requerido por la plataforma Secop II y la actualización de los conteni dos en los capítulos de supervisión e interventoría de Concesiones y APP.

Que en sesión de Junta Directiva de TRANSMILENIOS.A. del pasado 03 de Septiembre de 2019, se aprobó la modificación del Manual de Contratación (documento con código M-DA-013), así como la actualización y modificación del Manual de Supervisión e Interven toría (documento con código M-DA-015) y se ordenó su adopción en el Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIOS.A.

Que TRANSMILENIO S.A., aplicará estos Manuales en todos aquellos procesos del Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública y de Negociación Colateral, desde la identificación de la necesidad de adquirir algún bien o servicio, hasta la liquidación del contrato resultante del respectivo pro ceso de selección incluida la contratación directa, en los casos que aplique.

Que en mérito de lo expuesto, Que el Manual de Contratación se expide en cumpli miento de la disposición normativa contenida en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y atendiendo los “Lineamientos Gene rales para la expedición de Manuales de Contratación” dictados por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente.

RESUELVE:

Artículo primero.

Derogar en su totalidad las Resoluciones 923 del 26 de diciembre de 2018 y 728 del 24 de noviembre de 2014 y adoptar los siguientes manuales con el código y versión registrados a con tinuación

Código Versión Nombre Que el Manual de Contratación tiene por objeto fijar los principios rectores, lineamientos y en general las buenas prácticas que todo actor y participe de la gestión contractual de TRANSMILENIO S.A. deberá cumplir en cada una de las etapas de los procesos de contratación que adelante la Entidad.

Que de igual forma se establecen las responsabilidades de cada interviniente en el proceso de gestión contractual y los procedimientos a seguir en cada una de las modalida des de contratación estatal.

M-DA-013 4 Manual de Contratación M-DA-015 3 Manual de Supervisión e Interventoría Que en virtud de lo anterior se determinó que se debía modificar el “Manual de Contratación” incluyendo los capítulos relativos a Concesiones, Asociaciones Pú blico-Privadas y Negociación Colateral, y se realizaron las actualizaciones relativas a compras a través de la Tienda Virtual, Acuerdo Marco de Precios, entre otros.

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su totalidad las que le sean contrarias.

CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los cinco (5) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve (2019).

MARÍA CONSUELO ARAÚJO CASTRO Gerente General Que el Manual de Supervisor e Interventoría tiene por objeto definir las responsabilidades, funciones y autori dad para adelantar la Interventoría y/o Supervisión de los contratos estatales regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública que se firmen con TRANSMILENIO S.A., y determina igual mente las actividades mínimas que deben realizarse y desarrollarse por disposición normativa, así como las que se sustentan en la vigilancia y control de la ejecución contractual.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-6 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 6 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-7 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO.................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE Y RESPONSABLE ................................................................................................. 4

3. ASPECTOS JURÍDICOS .......................................................................................................... 5

3.1. Principios............................................................................................................................ 5 3.2. Normatividad Aplicable..................................................................................................... 5 3.3. Objeto de la Interventoría y la Supervisión..................................................................... 6

4. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ...................... 8

4.1. Interventoría....................................................................................................................... 9 4.2. Supervisión......................................................................................................................... 9

5. FACULTADES Y DEBERES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR ...............................10

6. PERFIL DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR ................................................................10

6.1. Designación de Supervisores.........................................................................................10 6.1.1. Ausencias del Supervisor Designado................................................................................11 6.2. Escogencia del Interventor Externo..............................................................................12 6.2.1. Inhabilidades Aplicables a la Interventoría........................................................................13

7. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES ..............................13

8. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN .......................................14

9. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR ........................................................15

9.1. Actividades Generales....................................................................................................15 9.2. Seguimiento Administrativo...........................................................................................17 9.3. Seguimiento Técnico.......................................................................................................21 9.4. Seguimiento Financiero y Contable...............................................................................23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-8 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 8 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA 9.5. Funciones Dimensión Jurídica.......................................................................................25

10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN ..................................29

11. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EN LOS SIGUIENTES CONTRATOS ESPECÍFICOS .........................................................................30

11.1. Contratos de Obra (autorizados en debida forma por la Entidad)..............................30 11.2. Supervisión de los Contratos o Convenios Interadministrativos...............................31 11.3. Contratos para actividades de ciencia, tecnología e innovación...............................32 11.4. Interventoría y/o Supervisión de los Contratos de Concesión, Operación, Asociación Publica Privada APP y Negocios Colaterales...............................................................32 11.5. Metodología y Desarrollo de la Supervisión de los Contratos de Concesión, Operación y Asociación Publica Privada......................................................................33 11.6. Reversión..........................................................................................................................36

12. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ..............................................................37

12.1. Identificación del incumplimiento de obligaciones contractuales.............................37 12.2. Procedimiento Posterior a la Ejecutoria de la Sanción...............................................38

13. FORMATOS ............................................................................................................................39

9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-9 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA MODIFICACIONES Versión Fecha Cambio Solicitó 0 08/02/2013 Elaboración. Subgerente Jurídico 1 10/03/2014 Ajuste general del documento. Subgerente Jurídico Inclusión capítulo generalidades.

Ajuste del Capítulo Objeto de la Interventoría y Supervisión.

Inclusión capítulo obligatoriedad.

Subgerente 2 24/11/2014 Jurídico Inclusión obligaciones supervisión y/o interventoría para contratos de obra, convenios interadministrativos, contratos de ciencia, tecnología e innovación.

Inclusión obligaciones de supervisión y/o interventoría para el proceso administrativo sancionatorio.

Inclusión obligaciones supervisión y/o interventoría para proceso de solución de controversias.

Se actualizó el Manual teniendo en cuenta la última versión de la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales” expedida por Colombia Compra Eficiente.

Se ajustaron obligaciones de la supervisión e interventoría teniendo en cuenta lo requerido por la plataforma Secop II.

Se actualizaron contenidos en los capítulos de supervisión e interventoría de Concesiones y APP.

3 28/05/2019 Director(a) Corporativo(a)

Se actualizó contenido de capítulo de procedimiento administrativo sancionatorio teniendo en cuenta que la Entidad se encuentra elaborando el procedimiento a seguir en documento separado.

Se cambia el código del documento (antes M-SJ-002 por M-DA-015) teniendo en cuenta que este tema está en cabeza de la Dirección Corporativa según lo establecido en el Acuerdo 007 de 2017.

Se modifica el logo de Transmilenio por la versión oficial establecida por la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-10 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 10 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA

1. OBJETO

El presente Manual define las responsabilidades, funciones y autoridad para adelantar la Interventoría y/o Supervisión de los contratos estatales regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública que se firmen con TRANSMILENIO S.A., y determina las actividades mínimas que deben realizarse y desarrollarse por disposición normativa, así como las que se sustentan en la vigilancia y control de la ejecución contractual.

La observancia de las orientaciones aquí contenidas garantizará el cumplimiento de la misión institucional y la calidad de los bienes, obras y servicios adquiridos por la entidad en beneficio del Sistema Integrado de Transporte Público – SITP.

2. ALCANCE Y RESPONSABLE

El presente manual es de aplicación y conocimiento de funcionarios, supervisores e interventores que participan en un proceso contractual, entes de control y vigilancia, veedurías ciudadanas para su control, proponentes u oferentes, contratistas, entre otros que tengan relación directa o indirecta con TRANSMILENIO S.A.

El Manual regula la materia de supervisión e interventoría y su alcance comprende el establecimiento de directrices y los criterios de unificación para la correcta vigilancia y control de la ejecución de los contratos celebrados por TRANSMILENIO S.A., convirtiéndose en una herramienta de quienes ejercen estas labores en las diferencias dependencias funcionales de la Entidad.

El responsable por la elaboración y actualización de este documento es el Profesional Especializado grado (06) de Contratación de la Dirección Corporativa. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el(la) Director(a) Corporativo(a) de TRANSMILENIO S.A.

La planeación y la ejecución de la Supervisión y/o Interventoría son un elemento que debe estar presente en todas las etapas del proceso contractual y que se desarrolla simultáneamente en la etapa de ejecución del contrato y la etapa pos contractual (Vigencia contractual, servicios de post venta, garantías técnicas, estabilidad de obra, etc).

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-11 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA

3. ASPECTOS JURÍDICOS

3.1. Principios Los principios y deberes que aplicará TRANSMILENIO S.A., en desarrollo de los procesos de supervisión y/o interventoría, son los referenciados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 3, 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 2º y 5º de la Ley 1150 de 2007, los artículos 82 y siguientes de la Ley 1474 de 2011 y todos aquellos aplicables a la función pública.

Sin perjuicio de los principios generales que rigen la función pública, la contratación estatal, la supervisión y/o interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad.

3.2. Normatividad Aplicable La normatividad aplicable al presente manual de supervisión y/o interventoría será la siguiente:

- Constitución Política de Colombia.

- Ley 80 de 1993: por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública.

- Ley 489 de 199: por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las

entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1150 de 2007: por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

- Ley 1474 de 2011: por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de

prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

- Decreto 1082 de 2015: por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector

Administrativo de Planeación Nacional.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-12 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 12 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA

- Ley 1508 de 2012: por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público

Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1882 de 2018: por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a

fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.

- Decreto 19 de 2012: por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

- Código Civil Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

- Código de Comercio Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

- Código General del Proceso. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

- Manual de Contratación de TRANSMILENIO S.A., (que hace parte integral del presente

documento)

- Demás normas que reglamenten, complementen, modifiquen y adicionen esta materia.

3.3. Objeto de la Interventoría y la Supervisión El artículo 83 de la Ley 1474 referente a SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA establece:

“Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-13 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal”.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Interventoría y/o Supervisión implican una posición imparcial ajustada a las características propias del contrato objeto de Interventoría y/o Supervisión, razón por la cual, la ejecución de la Interventoría y/o Supervisión debe cumplir con los objetivos de su función detallados a continuación:

Colaborar: el Contratista y la supervisión e interventoría conforman una unidad de trabajo, cuya actividad buscan el desarrollo de un objeto contractual bajo las dimensiones técnicas, jurídicas, administrativas, financieras y contables, sin renuncia a las atribuciones del supervisor o interventor la colaboración es esencial en el logro de los objetivos pues propenden por la correcta ejecución contractual.

Controlar: este objetivo se logra por medio de una labor de seguimiento, inspección, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado y si se está cumpliendo el objeto contractual. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.

Exigir: en la medida que la función de la Interventoría o Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-14 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 14 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

Prevenir: el mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Interventoría o Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato. En el marco de este objetivo el Interventor o Supervisor debe informar a la entidad sobre el avance, problemas y soluciones presentadas en la ejecución contractual de acuerdo con las peticiones realizadas por el ordenador del gasto o quien haga sus veces.

Verificar: cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventoría o Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.

4. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

Acorde con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las Entidades Estatales están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. Esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. Esta obligación puede cumplirse a través de un supervisor o interventor, según corresponda (Artículo 83 Ley 1474 de 2011).

La correcta vigilancia del objeto contractual se realiza por medio de la supervisión o de la interventoría, esto se debe reflejar desde los estudios previos, el proceso de selección y en el contrato. La interventoría siempre contará con supervisión por parte de TRANSMILENIO S.A.

15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-15 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA De conformidad con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 todo contrato de obra pública derivado de licitación, podrá contar con una interventoría contratada con una persona independiente de TRANSMILENIO S.A., para el caso de los contratos de concesión igualmente se contará con una interventoría que atienda las diferentes dimensiones de la vigilancia.

Para los demás casos, corresponderá al proceso de maduración de proyectos, estructuración de necesidades y a los comités y responsables, determinar en los estudios previos la necesidad de una interventoría o de la supervisión, así como los criterios a seguir para la adecuada vigilancia del contrato, pronunciándose formalmente para cada caso sobre esta definición de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.

No podrá existir contrato sin supervisión o interventoría, independientemente del régimen bajo el cual se suscriban, lo que aplica igualmente para los contratos interadministrativos, convenios o cualquier forma de contratación que implique recursos o no.

El Artículo 83 de la Ley 1474 contempla como regla general que no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría, salvo que la interventoría no sea integral. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

4.1. Interventoría Es el seguimiento técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un tercero independiente de la Entidad Estatal. La interventoría procede cuando el objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del contrato, TRANSMILENIO S.A., si lo encuentra justificado y de acuerdo con la naturaleza del contrato principal, puede incluir en la interventoría el seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y jurídicas derivadas del mismo.

4.2. Supervisión Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-16 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 16 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA especializados. Para la supervisión, la Entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

Tal y como lo establece la guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado de Colombia Compra Eficiente: “La supervisión y la interventoría sobre un contrato pueden concurrir. En caso de concurrencia, la Entidad Estatal debe fijar con claridad el alcance y las responsabilidades del supervisor y del interventor para evitar dificultades.”.

5. FACULTADES Y DEBERES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

La Interventoría y/o Supervisión, implican el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informada a TRANSMILENIO S.A. de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

6. PERFIL DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

Para la definición y escogencia de la supervisión y/o interventoría y para el seguimiento de la actividad contractual se deberá tener en cuenta lo establecido en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, TRANSMILENIO S.A., se abstendrá de escoger y designar interventor o supervisor correspondientemente, a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 1952 de 2019).

6.1. Designación de Supervisores En la etapa de planeación del proceso de contratación, TRANSMILENIO S.A., debe identificar el perfil del supervisor para poderlo designar a más tardar al final de la audiencia de adjudicación, 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-17 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA cuando el Proceso de Contratación es competitivo o en la fecha de la firma del contrato en los Procesos de Contratación sin competencia. TRANSMILENIO S.A., podrá designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación.

El supervisor no requiere un perfil predeterminado, pero es recomendable que el supervisor pueda actuar como par del contratista supervisado. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor siempre será el ordenador del gasto.

Para designar un funcionario como supervisor, TRANSMILENIO S.A., revisará que, en lo posible, el objeto y/u obligaciones del Proceso de Contratación se relacione con sus funciones y procurará realizar un análisis de la carga operativa de quien va a ser designado supervisor, para no incurrir en los riesgos derivados de una supervisión inadecuada por falta de tiempo.

Salvo que se determine lo contrario en el contrato, la designación de supervisión se realizará a través de comunicación escrita, referenciando en ella el número y fecha del contrato, nombre del contratista y objeto contractual, se debe especificar claramente la obligatoriedad de consultar los documentos que soportan la interventoría y/o supervisión (contrato, certificado de registro presupuestal CRP, pólizas y aprobación de las pólizas) a través de SECOP I o SECOP II según sea el caso.

La designación de la interventoría y/o supervisión se comunicará personalmente (excepcionalmente se podrá hacer mediante memorando, oficio o correo electrónico), el escrito que lo manifieste será suscrito por el Ordenador del Gasto correspondiente, a través del formato establecido para ello en el Sistema Integrado de Gestión.

La supervisión se sujetará en forma principal al cargo designado y no a la persona y en todo caso el supervisor designado tiene la obligación de conocer todos los documentos del expediente.

6.1.1. Ausencias del Supervisor Designado En el evento de retiro definitivo del supervisor de TRANSMILENIO S.A., éste deberá hacer entrega, al nuevo supervisor designado, mediante un informe donde detallará el estado del contrato, el desarrollo alcanzado y el valor ejecutado, esto con miras a realizar el empalme con el nuevo supervisor designado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-18 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA La modificación de la supervisión o interventoría no requerirá contrato adicional, modificatorio u otrosí, sino la manifestación mediante oficio del ordenador del gasto.

Si el supervisor es empleado o trabajador oficial de TRANSMILENIO S. A., y éste entra en periodo de vacaciones, licencia, permiso o cualquier tipo de suspensión de funciones, antes de empezar dicho lapso, tendrá que personalmente hacer la gestión ante el ordenador del gasto, para que su labor como supervisor sea asumida por otro funcionario. Será responsabilidad del supervisor titular preparar el oficio de designación del supervisor temporal y remitir el mismo a la carpeta del expediente electrónico y físico contractual.

6.2. Escogencia del Interventor Externo TRANSMILENIO S.A., contratará interventoría para los contratos: (i) de obra pública cuya selección obedezca a una licitación1; y (ii) los contratos que por su complejidad y para su seguimiento sea necesario de un conocimiento especializado.

La interventoría es una especie del contrato de consultoría razón por la cual TRANSMILENIO S.A., seleccionará al interventor a través de un concurso de méritos, salvo que el presupuesto corresponda a la mínima cuantía, caso en el cual esta será la modalidad utilizada.

Cuando sea procedente la utilización de la figura “Interventoría”, se contratará a una persona natural o jurídica idónea (o propuesta conjunta), con conocimiento especializado, experiencia y perfil apropiado (para el objeto del contrato que se controla), disponibilidad y logística necesaria para desarrollar en forma óptima sus funciones; el área que genera la necesidad será responsable de que al estructurarla se colmen los presupuestos antes establecidos. La carpeta del contrato principal y de la supervisión serán concurrentes en cuanto a la información que soportan, las actas de inicio darán comienzo a las responsabilidades de vigilancia en cuanto a ejecución.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría. Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato de interventoría (Artículo 32 de la Ley 80 de 1992), para la adición en presupuesto de este tipo de negocio, no aplicará la restricción implementada en el Artículo 40 de la Ley 80 de 1993 (prohibición de adicionar un negocio 1 Numeral 1, del artículo 32 de la Ley 80 de 19993.

19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-19 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA estatal en más del 50% del presupuesto oficial inicial reflejado en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigente - SMLMV).

Siempre se designará un supervisor del contrato de interventoría.

Interventoría Integral. Corresponde a la visión de los planificadores del proyecto y de conformidad con el contrato principal el seguimiento completo de las dimensiones administrativas, financieras, técnicas, jurídicas y contables, a través de un tercero. El contrato de interventoría será supervisado directamente por TRANSMILENIO S.A.

Interventoría Técnica. Comprende los contratos que requieren de un conocimiento especializado y en la planificación del proyecto se presentó una interventoría especializada para una dimensión, en este caso TRANSMILENIO S.A., designará el equipo de supervisión interdisciplinario para las dimensiones en las que actuará directamente, quien a su vez ejercerá la supervisión de la interventoría Técnica.

6.2.1. Inhabilidades Aplicables a la Interventoría En los casos de interventoría, tal labor no podrá ser ejercida por:

- El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así

lo requiera, la cual deberá estar justificada en los estudios previos.

- Las personas cuyo proyecto o diseño no hayan sido aceptados.

- Quien haya ocupado el segundo lugar en la licitación pública o privada respectiva.

- Quien tenga vínculos de consanguinidad o afinidad con el contratista que debe ser vigilado de

acuerdo con la Ley 80 de 1993 y demás normas que rigen la materia.

7. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES

Los servidores públicos, contratistas e interventores de TRANSMILENIO S.A., que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos son responsables por sus actuaciones y omisiones. En consecuencia, responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-20 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 20 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Los contratistas que apoyan labores de supervisión y ejercen actividades de interventoría son considerados por la Ley como particulares que ejercen funciones públicas en lo que tiene que ver con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos celebrados por las Entidades Estatales.

El interventor y/o supervisor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente, será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

8. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN

Son finalidades de la interventoría y/o supervisión: a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos. b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas. c) Mantener permanente comunicación con el contratista. d) Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. e) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. f) Cooperar con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados. g) Responder por los resultados de su gestión. h) Verificar el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato. i) Asegurar mediante una Interventoría o Supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato. j) Representar a TRANSMILENIO S.A., para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión, principios y valores de la entidad.

21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-21 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA k) Informar a TRANSMILENIO S.A., sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud de TRANSMILENIO S.A., de conformidad con lo indicado en el contrato. l) Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista. m) Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente. n) Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato y que satisfaga las necesidades de TRANSMILENIO S.A.

9. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

Para cumplir con las obligaciones de control, coordinación y vigilancia de los contratos suscritos por TRANSMILENIO S.A., el interventor y/o supervisor verificará, analizará y estudiará toda la documentación que generó su estructuración (planos, permisos, garantías, estudios previos, anexos técnicos, pliegos de condiciones definitivos, adendas, etc) para que las obligaciones generadas se cumplan de acuerdo a lo requerido por la administración.

9.1. Actividades Generales En ejercicio de la función de Interventoría y/o supervisión está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor y/o supervisor: a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. b) Advertir oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de riesgos y el manejo dado a ellos en los documentos del proceso. c) Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones, sin modificar en momento alguno, el contrato. d) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado dentro del plazo del contrato y los cronogramas previstos en el contrato.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-22 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 22 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA e) Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso. En este sentido también deberá aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso. f) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado. g) Identificar las necesidades de cambio o ajuste y sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado. h) En los casos que se requiera constatar que el contratista esté inscrito en la ARL. i) Los supervisores no expedirán actas de inicio de los contratos que asumen, si previamente no se acredita la afiliación del contratista a la ARL para el riesgo que le competa, dependiendo de la actividad que pretenda que desarrolle. j) Independiente a los periodos de pago proyectados en el contrato, el supervisor previo a realizar el proceso de cancelación correspondiente ante la Subgerencia o Dirección competente, deberá, en caso de que exista expediente físico del contrato, remitir al archivo del expediente contractual los documentos que lo generan para el lapso correspondiente (informes de ejecución y cumplimiento, copia de cuenta la cuenta de cobro, el informe de actividades y demás soportes para pago), en caso de que exista expediente electrónico cargar en la plataforma SECOP II dichos documentos. k) Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función. l) Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes. m) Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así como las actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final. n) Apoyar a la Subgerencia Jurídica en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación, arbitraje o demandas que se originen en relación con el contrato principal.

23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-23 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA o) Originar, apoyar y sustentar los procesos de incumplimiento parcial o total, la caducidad del contrato, la imposición de multas de conformidad con el procedimiento establecido por la Ley y TRANSMILENIO S.A. p) Revisar los informes presentados por el contratista o los informes de interventoría en un término máximo de 10 días hábiles. q) Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran.

Nota: Si un contrato o convenio tiene supervisión o interventoría (reiterando que no son concomitantes ambas figuras salvo el caso que no se cuente con interventoría integral), estas deberán avalar los documentos durante el lapso que éstas conocieron la ejecución contractual durante el ejercicio de su función.

9.2. Seguimiento Administrativo Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo y de manejo de recurso humano de un contrato2: a) Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable. b) Vigilar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.). c) Previo al acta de inicio del contrato debe verificar que estén dados la totalidad de requisitos legales para dar inicio a la ejecución contractual (aprobación póliza, registro presupuestal, etc), sin el cumplimiento de todos los requisitos de ejecución no podrá existir acta de inicio del contrato.

2 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-24 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 24 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Particularmente y para el caso de contratos de prestación de servicios con personas naturales, será responsabilidad del supervisor: a. Verificar previo al acta de inicio que se haya surtido:

1. Expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

2. Aprobación de Pólizas cuando se hayan solicitado.

3. Verificación de afiliación Administradora de Riesgos Laborales del contratista.

b. Informar a la Administradora de Riesgos Laborales cuando por cualquier circunstancia se suspenda en forma definitiva o temporal la ejecución del contrato, o cuando se ceda el desarrollo del mismo. d) Cuando se solicite modificación, suspensión, adición y/o prórroga y el contrato se haya surtido a través de la plataforma SECOP II verificar que el contratista apruebe dicha modificación y que ésta quede publicada. En el caso de suspensiones la plataforma dispone de aprobación para reanudar el contrato y el supervisor deberá observar que dicha reanudación se lleve a cabo. e) Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso. f) Verificar, para la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan con la suficiencia teniendo en cuenta la fecha de iniciación, con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello. g) Suscribir y realizar todas las actuaciones que se requieran y que sean propias de la ejecución del contrato, así como incluir las requeridas en el sistema ERP (Enterprise Resource Planning, - sistema de planificación de recursos empresariales). Deberá suscribir con el contratista y en los casos en que se requiera con el ordenador del gasto, las siguientes actas en los casos que aplique, en las fechas exactas en que se produzcan los hechos a que se refieren, según la tipología contractual3:

I.

Acta de inicio.

II. Acta de recibo total o parcial del contrato

III. Acta de convenios o acuerdos

3 Las actas que se enumeran deberán ser elaboradas de conformidad con los formatos adoptados en el Sistema Integrado de Gestión, en caso de que no existan podrán ser elaboradas por el supervisor.

25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-25 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA

IV.

Acta de suspensión del contrato (cuando aplique)

V.

Acta de reinicio del contrato (cuando aplique)

VI. Acta de Liquidación Final del Contrato

VII.

Acta de Liquidación parcial del contrato.

VIII.

Acta de terminación anticipada del contrato (cuando aplique)

h) Cumplir con los principios de publicidad de los procesos de contratación y de los documentos del proceso. i) Cuando exista expediente físico contractual, enviar el original de toda la documentación del contrato a la dependencia responsable de su guarda y custodia para que reposen en la carpeta del contrato, evitando la duplicidad documental en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Cuando exista expediente electrónico el supervisor debe escanear y cargar toda la documentación en la plataforma SECOP II, se procurará por la inexistencia de documentación física, pero en caso de su existencia, esta deberá remitirse a la dependencia responsable de su guarda y custodia para que repose en la carpeta respectiva. En todo caso se recuerda a los supervisores que en virtud de la Ley de Transparencia, los documentos de ejecución deben ser publicados dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, razón por la cual es responsabilidad del supervisor o interventor el cumplimiento de dicho término. j) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo. k) Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. l) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato. m) Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. n) Elaborar los informes de su gestión de interventoría o supervisión (según el formato establecido) por cada pago realizado conforme a la guía establecida desde el inicio hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Los informes contendrán lo relativo a ejecución física, financiera, verificación de los riegos, avance, recomendaciones y demás aspectos relevantes del contrato que se vigila. Todos los contratos deben tener un REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-26 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 26 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA informe final de interventoría o supervisión. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos que tienen como objeto la interventoría externa o en la designación del supervisor4. o) Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista. p) Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello. q) Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (artículo 25 numeral 16 Ley 80/93), para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma. r) Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato. s) Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo. t) Presentar informe al Ordenador del Gasto, sobre situaciones que alteren en contra de la entidad, el equilibrio económico o financiero del contrato. u) Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o propuestas de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse. v) Informar a la Subgerencia o Dirección competente cuando como consecuencia del contrato que se vigila se incorporen bienes muebles o inmuebles a los activos de TRANSMILENIO S.A.

4 El formato de informe de supervisión periódico y final será el adoptado en el Sistema Integrado de Gestión.

27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-27 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA w) Verificar y gestionar la liberación de saldos si se da el caso al momento de suscribir el acta de liquidación del contrato si hay lugar a ello. x) Cumplir con el protocolo de gestión documental contractual que se adopte por TRANSMILENIO S.A. y) Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo. z) Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran.

9.3. Seguimiento Técnico El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables y previstas en el contrato5 para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta: a) Efectuar la revisión de la información técnica contenida en los documentos del contrato principal, incluyendo los estudios previos, su justificación, los pliegos de condiciones, las adendas, el contrato, los estudios de impacto ambiental, los permisos y autorizaciones, las memorias de cálculo, los planos, diseños, la propuesta del contratista, las pólizas de garantía y los actos administrativos proferidos dentro del proceso de contratación así como todo documento que resulte pertinente y conducente a la adecuada vigilancia del contrato. b) Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de la normatividad aplicable y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales. c) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado. d) Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, 5 Ibid.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-28 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 28 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada. e) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar. f) Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido. g) Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc., necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes. h) Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener. i) Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato. j) Revisar y aprobar los programas de: ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc.; cuando aplique contractualmente. Revisar igualmente la adecuada amortización del anticipo. k) Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad. l) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido. m) Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc). n) Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato. o) Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-29 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA p) Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza. q) Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos. r) Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos. s) Verificar que el contratista instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria. t) Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas. u) Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato. v) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes. w) Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran.

9.4. Seguimiento Financiero y Contable El seguimiento de este ítem está dirigido a revisar el cumplimiento de las estipulaciones financieras y contables para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta: a) Ejercer seguimiento y control de las actuaciones de orden financiero, contable y presupuestal del contrato. b) Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-30 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 30 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA c) Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y velar por la adecuada programación presupuestal. d) Revisar, aprobar y tramitar ante la Subgerencia o Dirección competente las solicitudes de pago formuladas por el contratista. e) Adelantar el control de los recursos entregados durante la ejecución del contrato y su ejecución, incluyendo los rendimientos financieros si los hubiere. f) En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo. g) En eventos excepcionales que impliquen reconocer o autorizar actividades que requieran mayores valores o adiciones en valor, se debe solicitar la modificación respectiva según el procedimiento establecido para ello. h) En caso de pactarse reajuste de precios en el contrato principal es deber realizar el debido estudio financiero frente a la matriz de riesgos para la ejecución de esta condición. i) Solicitar liberar los saldos resultantes de la liquidación del contrato. j) Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor en la liquidación del contrato. k) Evaluar la solicitud de desequilibrio y realizar el procedimiento respectivo si hay lugar a dicho reconocimiento. l) En caso de que dentro de la ejecución contractual se presenten imprevistos establecidos en el A.I.U. (Administración, Imprevistos y Utilidad), corresponde al supervisor y/o interventor la revisión, estudio y aprobación del cumplimiento de las obligaciones contractuales y demás requisitos legales por parte del contratista, a fin de que, con esta información, se proceda a autorizar el pago y ordenar el giro respectivo por este ítem. m) Revisar la documentación del proceso de selección específicamente la forma de pago y autorizar el pago únicamente cuando se verifique el cumplimiento de las obligaciones, actividades, o productos pactados de conformidad con los documentos del proceso y la forma de pago. n) Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o Supervisión se requieran.

31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-31 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA 9.5. Funciones Dimensión Jurídica a) Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir al contratista que se otorguen las garantías requeridas y velar por que estas permanezcan vigentes por el tiempo determinado en la Ley y siempre se contará a partir del acta de inicio. b) Informar a la Compañía aseguradora o garante cualquier modificación que altere las condiciones pactadas en el contrato inicial. c) Exigir al contratista la modificación de las pólizas cuando se prorrogue o adicione el contrato principal, con el fin de que cumpla con los periodos y montos mínimos asegurados, señalados en la Ley. d) Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley. e) Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes. f) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. g) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato. h) Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato, el cual debe contener identificación del contrato, objeto, contratista, forma de cumplimiento de cada una de las obligaciones y recibo a satisfacción por parte del interventor o supervisor. i) Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato. j) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-32 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 32 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Aprendizaje, cada vez que se realice un pago de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y las normas que lo modifiquen revoquen aclararen o complementen, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. k) Efectuar la liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la ley 1150 de 2007, Formato Acta de Liquidación del Contrato. l) Tramitar el acta de liquidación con el fin de liberar los saldos o solicitar las respectivas disponibilidades y registros en caso de requerirse. m) Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello. n) Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización. o) Tramitar la liquidación unilateral en caso de que no pueda efectuarse la liquidación bilateral. p) Hacer parte activa dentro de los procesos sancionatorios. Para dar cumplimiento a este deber legal, el supervisor deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

EN CASO DE MULTA: El contrato debe estar en ejecución, la obligación u obligaciones deben estar pendientes por ejecutar al momento de radicar el informe por posible incumplimiento. Las obligaciones tienen que poderse cumplir tardíamente, dado que el objeto de la multa es la conminación del contratista para el cumplimiento de la obligación, Se deben tener claros los servicios o productos afectados por el no cumplimiento de la obligación u obligaciones a cargo del contratista. Si la multa se pactó teniendo en consideración los días de atraso en la ejecución de la obligación pendiente, el supervisor debe adelantar la tasación teniendo en cuenta como punto de inicio del retraso imputable al contratista, la fecha establecida ya sea en el anexo técnico del contrato, o en el cronograma de ejecución que se haya acordado con la Entidad. La sanción se encuentra claramente tasada y estipulada en el contrato, razón por la cual no se requiere de una estimación del perjuicio causado.

Es importante señalar que estos plazos no pueden ser extendidos o modificados por el supervisor ya que con ello se novaría la obligación y por ende no sería viable la imposición de la multa.

33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-33 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Por último, es relevante recordar que la multa no tiene carácter de sanción administrativa y por lo tanto su imposición tiene como finalidad conminar o constreñir al contratista al cumplimiento de la obligación u obligaciones pactadas, por lo que se debe tener muy presente lo consignado en el literal d) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en el sentido de que si en cualquier momento el supervisor tiene conocimiento de que el contratista cumplió la obligación presuntamente incumplida deberá comunicarla al ordenador del gasto para que él tome la decisiones que en Derecho corresponda.

EN CASO DE CLAÚSULA PENAL: Puede ser declarada en ejecución del contrato o una vez vencido este, siempre y cuando no se hubiere efectuado el tramite liquidatorio. Usualmente se ha pactado esta cláusula en los contratos de la Entidad con carácter indemnizatorio por lo cual se debe tener en cuenta la convergencia de estos dos elementos a saber: el incumplimiento parcial o total de las obligaciones a cargo del contratista, y la existencia real de un daño o perjuicio derivado del incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Si falta uno de estos dos no es posible hacer efectiva la cláusula penal. La tasación de la cláusula penal podrá tener, entre otros, los siguientes criterios de orientación: a. Los criterios y eventos que se tuvieron en cuenta por parte de la Entidad al momento de redactar la cláusula penal pecuniaria conforme al principio de la potestad reglamentaria en los pliegos de condiciones. b. El monto del valor del contrato dejado de ejecutar por parte del contratista. c. Los costos directos y/o indirectos en que haya incurrido la Entidad imputables al incumplimiento del contratista. d. Los costos en los que pueda incurrir la Entidad derivados de nuevos procesos de selección que tuviera que adelantar para ejecutar y/o terminar el contrato presuntamente incumplido. e. Las indemnizaciones que hubiere pagado la Entidad. f. El lucro cesante y/o daño emergente conforme a los criterios del artículo 1614 del Código Civil y siguientes.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-34 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 34 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Para poder hacer efectiva la cláusula penal, el acto administrativo que se profiera debe declarar el incumplimiento parcial o total de las obligaciones de forma expresa atendiendo a lo normado en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

EN CASO DE DECLARATORIA DE CADUCIDAD: tal y como ocurre en la imposición de multas, la declaratoria de caducidad, solo puede hacerse en vigencia del contrato.

El artículo 18 de la Ley 80 de 1993, señala la infracción administrativa contractual que origina la declaratoria de caducidad y que tiene los siguientes elementos a saber: a. Un incumplimiento grave de obligaciones a cargo del contratista. La gravedad debe estar sustentada técnicamente por el supervisor y/o interventor y/o área técnica. Si el incumplimiento no es grave, no es procedente la declaratoria de caducidad. b. Un incumplimiento directo que afecta el objeto del contrato, por lo cual el supervisor debe sustentar en su informe la conexión directa entre el incumplimiento y el objeto del contrato. c. Un incumplimiento que genere o pueda generar parálisis en la ejecución del contrato.

Es tan gravosa la situación en la ejecución del contrato por el incumplimiento del contratista que puede llegar a paralizar el desarrollo de las actividades pactadas.

Estos tres elementos conforman la tipicidad de la infracción administrativa contractual prevista en el artículo 18, ibídem. El supervisor debe sustentar técnicamente y con suficiente evidencia la ocurrencia de esta conducta típica ya que el ordenamiento jurídico ha previsto las consecuencias sancionatorias más severas en contra del contratista incumplido y que son: terminación inmediata del contrato, liquidación del mismo, afectación total de las garantías constituidas y el registro de la inhabilidad consagrada en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993.

Se recomienda que el supervisor determine con suficiente antelación al vencimiento del plazo del contrato la configuración o no de los tres elementos ya indicados y no espere hasta último momento para informar al ordenador del gasto sobre la posible declaratoria de caducidad.

35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-35 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA q) Las demás que por la naturaleza del contrato objeto de interventoría y/o supervisión se requieran.

10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y/O LA SUPERVISIÓN

A los Interventores y Supervisores les está prohibido: a) Ordenar el inicio del contrato sin haber recibido la notificación de la asignación de interventoría. b) Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto. c) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. d) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. e) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. f) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. g) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. h) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacion del contrato. i) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. j) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. k) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. l) Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales. m) Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-36 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 36 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA n) Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo. o) Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

11. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EN LOS

SIGUIENTES CONTRATOS ESPECÍFICOS Además de las funciones señaladas para cada dimensión y por las características particulares de los siguientes contratos, se entienden agregadas a las responsabilidades generales que a continuación se enuncian:

11.1. Contratos de Obra (autorizados en debida forma por la Entidad) a) Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecución del contrato, con el equipo que estructuro los estudios previos, con el fin de identificar los aspectos fundamentales del proyecto a ejecutar. b) Colocar la valla de información a los usuarios con la información relativa del proyecto en coordinación con la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones de la Entidad. c) Adelantar la información a la comunidad en relación con la ejecución del proyecto en coordinación con la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones de la Entidad. d) Verificar que al acta de terminación y recibo de obra se informe a la compañía aseguradora para iniciar el cubrimiento del riesgo de la póliza de estabilidad. e) Realizar una verificación especial de los asuntos relacionados con los permisos y autorizaciones para la ejecución del proyecto, su existencia y vigencia con antelación al inicio de obra. f) Ejercer especial cuidado en el desarrollo de los programas ambientales, de salud ocupacional y de seguridad industrial en el lugar de la obra. g) Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. h) Realizar el control de avance de obra.

37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-37 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA i) Ejercer el control de la calidad de los materiales. j) Las demás que para este efecto establezca Transmilenio S.A.

11.2. Supervisión de los Contratos o Convenios Interadministrativos Para este caso especial los Interventores y/o Supervisores deberán: a) Estructurar el desarrollo del objeto en el marco de la relación directa entre las obligaciones de cada entidad ejecutora. b) Verificar la naturaleza interadministrativa en la calidad de las partes intervinientes. c) Desarrollar en forma planificada las actividades de interés y beneficio común. d) Verificar en la dimensión financiera la cuantificación de los aportes de las partes. e) Programar los procesos de vigilancia, la orientación y el control de la ejecución. f) Desarrollar los protocolos de comunicaciones entre las entidades parte si estos no están dispuestos en el contrato principal. g) Establecer el cronograma con los plazos y etapas de ejecución o de entrega de los productos y resultados esperados. h) Si existen aportes en administración o especie coordinar para su efectiva ejecución, velando por la preservación de los mismos. i) Si el convenio desarrollo la conformación y funciones de Comité Operativo o Técnico u otro similar propender por que la gestión de estos coadyuve en el desarrollo del contrato o convenio y adelantar toda la actividad administrativa necesaria para la operatividad los comités y levantar las actas respectivas. j) De ser el caso, mantener la disponibilidad de recursos y compromisos presupuestales. k) De ser el caso, realizar los estudios para la modificación de las cláusulas del convenio, la suspensión, la adición del valor, la prórroga de su plazo o cualquier otra novedad que incida en la ejecución del contrato o convenio interadministrativo y requiera su reforma.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-38 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 38 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA l) Expedir los certificados que sean solicitados asociados al desarrollo del contrato o convenio interadministrativo. m) Realizar reuniones periódicas con los representantes de la contraparte para verificar el avance del contrato o convenio interadministrativo. n) Las demás que para este efecto establezca TRANSMILENIO S.A., en el desarrollo de las guías correspondiente.

11.3. Contratos para actividades de ciencia, tecnología e innovación El Supervisor y/o Interventor debe emplear un modelo de monitoreo sobre la innovación asociado a las siguientes actividades principales. a) En la dimensión financiera medir el costo o valor de los insumos, como los materiales y mano de obra, en relación a los resultados esperados, aplicar técnicas de Auditoría orientada a la eficiencia utilizando métodos cuantitativos. b) Desarrollo de un Sistema de Información como proceso mediante el cual se recogen los datos de la gestión del proyecto o programa. c) Monitoreo del desempeño asociado a logros para el proyecto. d) Desarrollo de modelos de auto control y monitoreo en función de un conjunto de indicadores.

11.4. Interventoría y/o Supervisión de los Contratos de Concesión, Operación, Asociación Publica Privada APP y Negocios Colaterales.

TRANSMILENIO S.A. es el Ente Gestor del Sistema Integrado de Transporte Público - SITP de la ciudad de Bogotá, por lo cual realiza la planeación, gestión y control contractual del Sistema, el proceso de integración, evaluación y seguimiento de la operación y los procesos de selección necesarios para poner en marcha la migración del transporte público colectivo al transporte público masivo.

La Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A, tiene como misión gestionar el desarrollo e integración de los sistemas de transporte público masivo intermodal de pasajeros de 39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-39 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Bogotá D.C, para lo cual adecuo su estructura organizacional en tres ámbitos de gestión6, así: (i)

Alta Gerencia, (ii) Gerencia de la Integración y (iii) Dirección y Control de la Operación.

La Gerencia de la Integración fue definida en el artículo 4 del Acuerdo 7 de 2017, así:

“ARTÍCULO CUARTO -. El ámbito de la Gerencia de la Integración será responsable del monitoreo integral y sistemático de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público a cargo de la Empresa, contemplando los factores económico, técnico, jurídico, de negocios y comunicacional, que garanticen el mejoramiento continuo del servicio en forma integral”.

Conforme el artículo sexto del Acuerdo ibídem, el Ámbito de la Gerencia de la Integración está conformado por 1. Subgerencia Económica. 2. Subgerencia Técnica y de Servicios. 3. Subgerencia Jurídica 4. Subgerencia de Desarrollo de Negocios. 5. Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, para los efectos se ha constituido el Comité de la Gerencia de la Integración con el objeto de coordinar el monitoreo integral y sistemático, así como de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público integrados en el SITP y el Sistema de recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI.

En lo relacionado con la Interventoría y/o Supervisión de los Negocios Colaterales, para los efectos, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de la Entidad podrá desarrollar procedimientos internos que permitan estas labores relacionadas con la ejecución de actos y/o contratos por derecho privado para la explotación del objeto social complementario de la Entidad, en cumplimiento de la ley vigente y los principios de función administrativa y control fiscal.

11.5. Metodología y Desarrollo de la Supervisión de los Contratos de Concesión, Operación y Asociación Publica Privada.

El ordenador del gasto será el responsable de garantizar que todo contrato de concesión, operación y Asociación Público Privada cuente con vigilancia contractual adecuada y durante todo el tiempo del contrato. Estos contratos podrán contar con interventoría o supervisión para su vigilancia y seguimiento, por regla general, la interventoría al contrato de concesión será integral.

6 Acuerdo de Junta Directiva No. 7 de 2017 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-40 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 40 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Interventoría integral La interventoría integral comprende el seguimiento de todas las obligaciones y actividades que se generen en el desarrollo del objeto contractual, entre las que se encuentran, sin limitarse a ellas, el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, jurídico, social, ambiental y de seguros La interventoría integral presentará los informes sobre la ejecución de los contratos de concesión, operación y APP, de acuerdo con lo pactado en cada contrato de interventoría.

Por su parte, el contrato de interventoría tendrá supervisión que será liderada por la dependencia de TRANSMILENIO S.A. designada por escrito por el ordenador del gasto.

En el evento de que se haya contratado la interventoría de los contratos, la(s) dependencia(s) de TRANSMILENIO S.A. que ejerza(n) la supervisión de la interventoría deberá remitir a la dependencia que coordina los respectivos informes conforme a lo establecido en el presente manual, en caso de que el expediente sea electrónico, dichos informes deberán ser cagados en la plataforma SECOP II y si existen documentos físicos seguir el Protocolo de gestión contractual que se adopte en TRANSMILENIO S.A.

El interventor será el responsable de elaborar el informe de supervisión quien deberá hacerlo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada mes.

Interventoría parcial De conformidad con lo que decida el ordenador del gasto o el ámbito de la gerencia de la Integración, los contratos de concesión, operación y APPs podrá tener interventoría parcial, para lo cual se deberá consignar las especificidades en el estudio de necesidad y conveniencia respectivo.

Los elementos del seguimiento al contrato de concesión que no se contraten dentro del alcance de la interventoría serán vigilado por TRANSMILENIO S.A. a través del supervisor o supervisores designados por escrito para el efecto.

En este caso se contará con dos informes así:

41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-41 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA El interventor será el responsable de elaborar el informe de supervisión quien deberá hacerlo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada mes.

El supervisor (res) será el responsable de elaborar el informe de supervisión quien deberá hacerlo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre.

Supervisión Considerando que de acuerdo con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 la supervisión implica el seguimiento técnico, jurídico, administrativo, contable y financiero del contrato objeto de vigilancia, el ejercicio de la supervisión exige interdisciplinariedad, el ordenador del gasto o el ámbito de la gerencia de la Integración, en los estudios y documentos previos identificarán las necesidades propias para una vigilancia contractual adecuada, en virtud de lo cual, de acuerdo con las características propias del contrato a vigilar, pueden designar supervisor o supervisores que asuman y desarrollen todos los elementos del seguimiento contractual, Pudiendo optar por alguna de la siguientes alternativas: (i). Designar supervisor o supervisores que asuman y desarrollen todos los elementos del seguimiento contractual. Este supervisor (res) contará con la asesoría funcional de las áreas transversales de la entidad. (ii) Designar supervisor o supervisores que asuman y desarrollen todos los elementos del seguimiento contractual, con el apoyo de un equipo interdisciplinario. En este caso se designará por escrito tanto al supervisor (res) como al equipo de apoyo a la supervisión.

En el caso en que el ordenador del gasto opte por que la supervisión del contrato de concesión se ejerza por un equipo interdisciplinario, cada uno responderá por la supervisión del componente que le corresponda.

El supervisor (res) será el responsable de elaborar el informe de supervisión quien deberá hacerlo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre.

En los casos de solución de controversias y conflictos que se deriven de la actividad contractual, TRANSMILENIO S.A., cuenta con los elementos establecidos en el Manual de Contratación y en cada uno de los contratos. La solicitud de solución de la controversia debe adelantarse por intermedio del comité de conciliación, trámite que debe ser apoyado y acompañado por el supervisor o interventor.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-42 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 42 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA 11.6. Reversión El proceso de reversión es aquel que permite que una serie de elementos y bienes pasen a ser propiedad de una entidad estatal a la finalización de un contrato de concesión, la Supervisión y/o Interventoría debe actuar para asegurar el cumplimiento de la Ley 80 de 1993:

“Artículo 19º.- De la Reversión. En los contratos de explotación o concesión de bienes estatales se pactará que, al finalizar el término de la explotación o concesión, los elementos y bienes directamente afectados a la misma pasen a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello ésta deba efectuar compensación alguna.”

Para esta actividad el Supervisor y/o Interventor adelantaran el proceso adoptado por la Entidad para tal fin.

Las actividades mínimas a realizar con el Supervisión y/o Interventor son: a) Solicitar al concesionario de la realización de inventarios y de toda la información pertinente sobre los bienes a revertir en el momento en que se cumpla el tiempo pactado. b) Realizar las visitas técnicas de campo para la corroboración de los inventarios c) Realizar la valoración de las inversiones, bienes, sistemas e intangibles a incorporarse en los activos de Transmilenio S.A. d) Verificación de los soportes contables de los bienes reversibles y su concordancia con los elementos financieros de la concesión. e) En caso de revertir predios, se debe realizar una evaluación legal y estudio de títulos, previa al traspaso de la propiedad de los mismos. f) Se debe verificar la información documental y compilar en la etapa de reversión los soportes (actas, memorias, informes, estudios, planos, permisos, etc.) que sustenten la planeación que hay detrás de la concesión. g) Elaborar y suscribir las actas de entrega donde se consignen las últimas revisiones que se hagan y se de por recibido los elementos sujetos a la reversión h) Establecer el plan de Transición entre el concesionario y el ente gestor evitando en lo posible la afectación del servicio.

43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-43 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA i) Las demás que correspondan a las guías, manuales y procedimientos establecidos en desarrollo de este numeral dentro del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

12. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento (caducidad, terminación anticipada), así como para la estimación de los perjuicios sufridos por TRANSMILENIO S.A., y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la Entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2001, el CPACA y demás normas que lo modifiquen o sustituyan. El Supervisor e Interventor del contrato, según sea el caso seguirá el procedimiento adoptado para la Entidad, considerando lo siguiente:

12.1. Identificación del incumplimiento de obligaciones contractuales.

Corresponde a los Supervisores y/o interventores y/o los encargados de la vigilancia del cumplimiento y ejecución de las obligaciones de los diferentes contratos o convenios suscritos por TRANSMILENIO S.A. o al personal de apoyo a la supervisión, el identificar, cualitativa y cuantitativamente, el incumplimiento, ya sea parcial o total, de las obligaciones contractuales por parte del respectivo contratista.

Es obligación del supervisor o el interventor presentar informe al competente, según corresponda, precisando el alcance de las obligaciones presuntamente incumplidas conjuntamente con los documentos que la soportan. El Informe escrito debe reunir los siguientes requisitos: a) Individualización de la persona natural o jurídica presuntamente incumplida, indicando nombre de representante legal, junto a dirección de notificaciones. b) Mención expresa, detallada y actualizada, con fechas precisas, de los hechos que soportan el presunto incumplimiento. c) Análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se conceptúa el presunto incumplimiento. d) Enunciación de las normas o cláusulas posiblemente violadas o incumplidas por el Contratista. e) Consecuencias que podrían derivarse para el contratista por la imposición de multas, sanciones o declaratorias de incumplimiento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-44 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 44 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA f) La tasación de la multa de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato, cuando a ella haya lugar. g) La tasación de la cláusula penal pecuniaria de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato cuando a ello haya lugar. h) Póliza que podría afectarse con la decisión de incumplimiento que adopte la Administración, señalando nombre e identificación de la Aseguradora, nombre del representante legal de la misma, así como dirección de notificaciones. i) Las demás necesarias para determinar el presunto incumplimiento contractual El área responsable de adelantar el proceso procederá a instruir el proceso y evaluar el caso, analizando la pertinencia de adelantar el procedimiento para la aplicación de multas, sanciones, caducidad o declaratoria de incumplimiento, parcial o total, del respectivo contrato, elaborara el Proyecto de pliego de cargos, donde se analice y determine la procedibilidad en materia jurídica sobre las declaraciones de incumplimientos contractuales o los procesos sancionatorios o de imposición de multas, y notificará inmediatamente a la compañía de Seguros que ampare el contrato una vez evidenciado el riesgo, previa apreciación de la información suministrada.

12.2. Procedimiento Posterior a la Ejecutoria de la Sanción.

En caso de que el procedimiento sancionatorio conlleve una sanción, la Subgerencia Jurídica procederá a: a) Enviar copia de los actos administrativos sancionatorios (Resolución de imposición de multas o sanciones y/o Declaración de incumplimiento contractual y Resolución confirmatoria), a las Subgerencias y Dirección Corporativa, para lo de su competencia. b) Adelantar los trámites de cobro al contratista, de la cláusula penal pecuniaria y/o multas impuestas, pudiendo al efecto, acudir entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al mismo o a la efectividad y cobro de la garantía única con cargo al riesgo respectivo. En caso de existir sumas adeudadas al contratista, se procederá a informar a la Subgerencia Económica para que ésta realice el respectivo descuento. c) Publicar en el SECOP I o II según sea el caso, la parte resolutiva de los actos que impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento una vez ejecutoriados, y comunicar a la 45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-45 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-015 3 Septiembre de 2019 BOGOTA Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se debe comunicar a la Procuraduría General de la Nación. d) Enviar copia de los actos administrativos sancionatorios a la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

13. FORMATOS

Los formatos que puedan ser utilizados en el marco de la Supervisión e Interventoría se encuentran publicados en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad, no se enuncian en este apartado teniendo en cuenta que son actualizados constantemente, sin embargo deben ser de obligatorio complimiento por parte de todos los funcionarios y servidores de TRANSMILENIO S.A. toda vez que facilitan la gestión contractual.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-46 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 46 47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-47 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

1. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................................... 5

1.1. Objeto, ámbito de aplicación, régimen aplicable y principios rectores de la actividad contractual y disposiciones generales............................................................................. 5 1.1.1. Objeto.................................................................................................................................... 5 1.1.2. Ámbito alcance del Manual................................................................................................... 6 1.1.3. Responsable y destinatarios del Manual.............................................................................. 7 1.1.4. Normatividad aplicable.......................................................................................................... 8 1.1.5. Glosario................................................................................................................................. 9 1.1.6. Naturaleza Jurídica de TRANSMILENIO S.A..................................................................... 13 1.2. Delegaciones, inhabilidades e incompatibilidades y otros.......................................... 16 1.2.1. Ordenación del Gasto......................................................................................................... 16 1.2.2. Inhabilidades e incompatibilidades para participar en los procesos de contratación o suscribir contratos............................................................................................................... 17 1.2.3. Conflictos de interés........................................................................................................... 17 1.2.4. Cuantías.............................................................................................................................. 18 1.3. Comités.............................................................................................................................. 18 1.3.1. Comité de Contratación...................................................................................................... 18 1.3.2. Etapa preliminar de estructuración del proyecto de adquisición de bienes y servicios...... 19 1.3.3. Comité Evaluador............................................................................................................... 21

2. GENERALIDADES Y GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ............................. 25

2.1. De la planeación................................................................................................................ 25 2.1.1. Planeación.......................................................................................................................... 25 2.1.2. Plan Anual de Adquisiciones - PAA O Plan General De Compras..................................... 25 2.2. Procesos de selección..................................................................................................... 26 2.2.1. Etapa Precontractual.......................................................................................................... 27 2.2.2. Modalidad de selección del contratista, justificación y fundamentos jurídicos................... 36 2.2.3. Contratación a través de mecanismos Colombia Compra Eficiente y otros...................... 68 2.2.4. Etapa Contractual............................................................................................................... 76 2.2.5. Etapa Pos Contractual........................................................................................................ 82

3. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL ....................................... 85

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-48 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 48 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

4. BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL .................................................. 85

4.1. Durante la etapa precontractual...................................................................................... 86 4.1.1. En los documentos y estudios previos............................................................................... 87 4.1.2. En relación con los Pliegos de Condiciones....................................................................... 88 4.2. Etapa Contractual............................................................................................................. 90 4.2.1. En Relación con las Modificaciones................................................................................... 93 4.3. Mecanismos de resolución de conflictos....................................................................... 94

5. PUNTOS DE CONTROL ASOCIADO A RIESGOS DE CORRUPCIÓN ................................ 95

6. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE TODAS LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN. ......................................................................... 97

6.1. Cierre del expediente contractual................................................................................... 98

7. ACOMPAÑAMIENTO DE VEEDURIAS .................................................................................. 98

8. REGÍMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL ............................................... 99

8.1. Reglas aplicables a los contratos celebrados en un régimen excepcional............... 99 8.2. Convenios de asociación y contratos de interés público o de colaboración celebrados entre TRANSMILENIO S.A. y entidades sin ánimo de lucro................... 100 8.2.1. Marco Normativo de los Convenios de Asociación / Contratos de Interés Público o Colaboración..................................................................................................................... 101 8.2.2. Características de los Convenios de Asociación / Contratos de Interés Público o Colaboración..................................................................................................................... 101 8.2.3. Buenas prácticas en relación con la contratación con ESAL........................................... 102 8.3. Contratos o convenios con organismos internacionales.......................................... 103 8.3.1. Régimen aplicable............................................................................................................ 103 8.4. Convenios Solidarios..................................................................................................... 104

9. CONTRATOS DE CONCESIONES, ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS Y NEGOCIACIÓN COLATERAL .............................................................................................. 105

9.1. Contratos de concesión/ operación.............................................................................. 106 9.1.1. Etapa precontractual......................................................................................................... 106 9.1.2. Estudios del Sector y Estudios del Mercado.................................................................... 106 9.1.3. Estudios previos................................................................................................................ 107 9.1.4. Etapa contractual.............................................................................................................. 109 9.1.5. Suscripción e inicio de la ejecución del contrato.............................................................. 109 9.1.6. Aprobación de garantías contractuales............................................................................ 109 9.1.7. Inicio del contrato.............................................................................................................. 109 9.1.8. Anexos en los contratos de concesión/operación............................................................ 109 9.1.9. Modificación de los contratos de concesión/operación.................................................... 110 9.2. Asociaciones Público Privadas – APP......................................................................... 110 9.2.1. Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Pública....................................... 110 49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-49 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.2.2. Etapa Precontractual........................................................................................................ 115 9.2.3. Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada....................................... 116 9.2.4. Etapa Precontractual de los Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada sin Recursos Públicos....................................................................................................... 122 9.2.5. Interventoría...................................................................................................................... 123 9.2.6. Contratación Directa......................................................................................................... 123 9.2.7. Selección Abreviada de menor cuantía bajo la modalidad de selección abreviada......... 123 9.2.8. Adjudicación y Suscripción del Contrato.......................................................................... 123 9.2.9. Etapa Precontractual de los Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada con Recursos Públicos..................................................................................................... 124 9.2.10. Cierre Financiero de los recursos públicos....................................................................... 124 9.2.11. Adjudicación y Suscripción del Contrato.......................................................................... 125 9.3. En relación con las sanciones contractuales.............................................................. 125 9.4. Contratos para la ejecución de negocios colaterales................................................. 126 9.4.1. Procedimiento para la contratación de Negocios Colaterales.......................................... 127

10. FORMATOS ........................................................................................................................... 127

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-50 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 50 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ MODIFICACIONES:

Versión Fecha Cambio Solicitud 0 08/02/13 Elaboración. Reemplazo integral del documento M-T-GR- 005 Subgerente Jurídico Subgerente 1 10/03/14 Jurídico

- Incorporación procedimiento Liquidación de Contratos
- Incorporación procedimientos para la Asociaciones Público Privadas
- Incorporación Puntos de Control asociado a Riesgos de Corrupción

Subgerente 2 24/11/14 Jurídico

- Incorporación de normas en el capítulo de delegación de competencias
- Incorporación normas en capítulo comités
- Incorporación Criterios de Desempate
- Ajuste Capítulo Asociaciones Público-Privadas APP
- Incorporación procedimiento Seguimiento a la ejecución contractual y asesoría a las concesiones
- Inclusión procedimiento procesos sancionatorios en contratos de concesión
- Inclusión procedimiento controversias y solución de conflictos en los contratos de concesión
- Inclusión procedimiento modificación contratos de concesión

3 28/12/18 Director(a) Corporativo(a)

El manual de contratación tuvo la actualización del mismo atendiendo la implementación de la plataforma SECOP 2 así como la expedición de normas tales como el Decreto 092 de 2017 y la Ley 1882 de 2018. Adicionalmente ha sido formulado en armonía con lo dispuesto por la Agencia Nacional para la contratación Pública, Colombia Compra Eficiente contemplando entre otras buenas prácticas para la gestión Contractual, determinación de responsables en los procedimientos y Aspectos generales de regímenes especiales entre otros. Es de precisar que los aspectos relacionados con Concesiones, APP´s y contratación de explotación colateral de la empresa se trataran en documento separado que se constituirá como capitulo adjunto y será sometido a consideración de la Junta en el primer semestre del año 2019.

- Se incluyen los capítulos relativos a Concesiones, Asociaciones Público-Privadas y Negociación Colateral.

4 7/06/19

- Se incluyeron actualizaciones relativas a compras a través de la Tienda Virtual, Acuerdo Marco de Precios, entre otros.

Director(a) Corporativo(a)

- Se modifica el logo de Transmilenio por la versión oficial establecida por la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones y se corrige su codificación.

51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-51 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto, ámbito de aplicación, régimen aplicable y principios rectores de la actividad contractual y disposiciones generales.

1.1.1. Objeto En cumplimiento de la disposición normativa contenida en el artículo 2.2.1.2.5.3., del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y atendiendo los “Lineamientos Generales para la expedición de Manuales de Contratación” dictados por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, el presente Manual tiene por objeto fijar los principios rectores y lineamientos generales que todo actor y participe de la gestión contractual de TRANSMILENIO S.A., deberá cumplir en cada una de las etapas de los procesos de contratación que el mismo adelante. De igual manera se establecerán las responsabilidades de cada interviniente en el proceso de gestión contractual y las consecuencias por su incumplimiento de acuerdo con la normatividad vigente en esta materia.

TRANSMILENIO S.A., aplicará este Manual en los contratos estatales regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, desde la identificación de la necesidad de adquirir algún bien o servicio hasta la liquidación de los respectivos contratos.

El manual tiene los siguientes objetivos específicos:

- Dar cumplimiento a la Constitución, la Ley y en especial a los mandatos consignados en la Ley 80

de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012, la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012, Ley 1682 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Directiva Distrital No. 9 de 2016, Decreto 1882 de 2018 y demás normatividad al respecto.

- Enunciar procedimientos y responsabilidades de las diferentes áreas en la actividad

precontractual, contractual y pos contractual.

- Este Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permite conocer los aspectos más

relevantes en materia de contratación pública y una herramienta que apoya y orienta el logro de las metas de TRANSMILENIO S.A., contribuyendo al cumplimiento de los fines empresariales y estatales.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-52 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 52 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- Constituir una herramienta que le permita a los operadores jurídicos y a todo interviniente en la

gestión contractual de TRANSMILENIO S.A., ejercer sus funciones conforme a la normatividad contractual vigente.

- Establecer los procedimientos que permitan dar la claridad y objetividad en los procesos

precontractuales, contractuales y post contractual, necesarios para garantizar los principios y deberes de la contratación estatal.

- Facilitar el control y autocontrol de la organización.

- Establecer los trámites para la celebración y ejecución de contratos que permitan la explotación

colateral de su objeto social, sea en calidad de contratante o de contratista.

- Propender porque, en los procesos de contratación, se garanticen los principios y objetivos del

sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia.

- Identificar las modalidades de contratación y sus respectivas etapas, así como las actividades que

deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados.

- Unificar procedimientos y crear criterios uniformes para la aplicación de las normas que rigen la

gestión contractual de TRANSMILENIO S.A.

- Propender por la debida y oportuna ejecución de los recursos asignados a TRANSMILENIO S.A.

- Servir de referente administrativo para la evaluación de la gestión y la toma de decisiones

orientadas al mejoramiento continuo de los procesos.

1.1.2. Ámbito alcance del Manual.

El ámbito de aplicación del presente manual comprende todas las acciones y dependencias intervinientes en la Gestión Contractual de TRANSMILENIO S.A. La gestión contractual inicia con el conjunto de actividades de planeación incluida la coordinación, organización, control, ejecución y supervisión y finaliza con la constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

El grupo de profesionales de contratación de la Dirección Corporativa deben aplicar lo dispuesto en este Manual.

Las disposiciones normativas contenidas en el presente Manual deberán ser plenamente observadas por todas las áreas que demanden bienes, servicios, obras públicas y otros contratos; y la ejecución de 53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-53 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ planes y proyectos necesarios para el cumplimiento del objeto misional de TRANSMILENIO S.A., de acuerdo con la estructura interna y las funciones desempeñadas por las dependencias.

1.1.3. Responsable y destinatarios del Manual.

El responsable por la elaboración y actualización de este documento es la Dirección Corporativa y/o la Subgerencia Jurídica, según sus competencias1, quienes tengan dentro de sus funciones el aspecto contractual. Por su estricto cumplimiento, implementación y actualización velará el Director Corporativo y/o la Subgerencia Jurídica en lo respectivo.

Este Manual es un instrumento flexible que permite actualizaciones o modificaciones, previa revisión y aprobación de las áreas competentes. En ese evento podrán identificarse como versiones en uno o dos dígitos según la magnitud del cambio.

El Manual como instrumento administrativo deberá ser distribuido y difundido por la Dirección Corporativa en coordinación con la Subgerencia Jurídica a todos los funcionarios y colaboradores de la Entidad.

Están exceptuadas de la aplicación de este Manual: a. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados con fondos de organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros y/o personas extranjeras de derecho público, los cuales se someten a las normas e instructivos que existen para tal fin, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007. b. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados en un 50% o más con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, los cuales se podrán someter a los reglamentos y procedimientos de tales entidades, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

Los reglamentos especiales a los que se refieren los literales anteriores deberán hacer parte integral del convenio suscrito, ante la ausencia de estos, tales entidades serán las que determinarán el procedimiento de contratación a seguir.

1 Artículo Duodécimo y Décimo Sexto numeral 3. Acuerdo 07 de 2017 al respecto de las funciones de la Dirección Corporativa y Subgerencia Jurídica respectivamente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-54 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 54 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ c. Las demás disposiciones de carácter legal que tienen previstas excepciones a las leyes de contratación de la Ley 80 de 1993, como los contratos de aporte para entidades sin ánimo de lucro, ciencia y tecnología y demás excepciones de Ley.

1.1.4. Normatividad aplicable La normatividad aplicable al presente manual de contratación será la siguiente:

- Constitución Política de Colombia.

- Ley 80 de 1993: por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública

- Ley 489 de 1998: por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las

entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1150 de 2007: por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia

en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

- Ley 1474 de 2011: por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia

en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

- Ley 1508 de 2012: Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público-

Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1682 de 2013: por la cual se adoptan medidas y disposiciones para los proyectos de

infraestructura de transporte y se conceden facultades extraordinarias.

- Ley 1882 de 2018: por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer

la contratación pública en Colombia, la Ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.

- Decreto Ley 019 de 2012: por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

- Decreto 1082 de 2015 Decreto Único Reglamentario Sector Planeación Código Civil Colombiano

(Art 13 de la Ley 80 de 1993).

- Código de Comercio Colombiano (Art 13 de la Ley 80 de 1993).

55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-55 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- Código General del Proceso (Art 13 de la Ley 80 de 1993).

- Resolución 308 de la Agencia Nacional de Infraestructura.

- Directiva Distrital No. 9 de 2016 (sobre el procedimiento para evaluar y aprobar APP’s en el Distrito

Capital).

- Demás normas que reglamenten complementen, modifiquen y adicionen esta materia.

Nota: La modificación de cualquier parámetro normativo que no signifique el cambio de los procesos aquí referenciados, no generará cambio o actualización del presente manual.

1.1.5. Glosario Las expresiones utilizadas en el presente Manual con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Colombia Compra Eficiente/CCE: es la Agencia Nacional de Contratación creada por el Decreto 4170 de 2011. Específicamente es una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación, cuyo objeto es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.

CGP. Código General del Proceso.

Entidad/Administración: entiéndase por TRANSMILENIO S.A.

Gerente General: entiéndase por el o la Gerente General de TRANSMILENIO S.A.

Manual: entiéndase por el presente manual de contratación de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-56 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 56 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Plan Anual de Adquisiciones/PAA: es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación y cumplir con el principio de planeación contractual.

Este debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, la necesidad de dichos bienes y servicios y el valor estimado del contrato.

Pliegos: Entiéndase por Pliegos de Condiciones.

Proceso de Contratación / Selección: es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

SECOP I: Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

SECOP II: Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

UNSPC: Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios PRINCIPIOS La actividad contractual de TRANSMILENIO S.A. se enmarca en los principios que rigen la función administrativa y actividad contractual del estado, tales como: buena fe, igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, transparencia, responsabilidad y confidencialidad previstos en el artículo 209 de la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993.

Transparencia: la contratación se realizará con base en los procesos de selección regulados en este Manual, bajo reglas justas, claras y objetivas, que permiten la libre concurrencia de las personas que se encuentren en capacidad de ofrecer bienes, obras o servicios a la Entidad, y que sus propuestas puedan ser evaluadas bajo criterios objetivos y conocidos previamente.

Responsabilidad y Confidencialidad: las personas que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación de una orden y/o contrato, están obligadas a proteger 57 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-57 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ los derechos de TRANSMILENIO, del contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo.

Toda la información que se genere en la etapa de planeación de un proceso de contratación está sujeta a confidencialidad y por ende cualquier persona que participe en cualquiera de las etapas del proceso se encuentra obligada a no divulgarla por cualquier medio.

La violación del principio de confidencialidad dará lugar a las investigaciones y sanciones a que haya lugar. Los contratistas garantizarán la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados y responderán por ello, así como por el contenido ofertado en su propuesta.

Publicidad: TRANSMILENIO S.A., divulgará la información relativa a los procesos contractuales y cualquier persona podrá acceder a ella.

Buena Fe: las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a la lealtad contractual, información y colaboración mutua, la cual se presumirá en todas las gestiones de la Entidad y de quienes contraten con ella.

Economía: los lineamientos y parámetros establecidos en el presente Manual se aplicarán e interpretarán de manera que no den lugar a adelantar trámites diferentes a los aquí previstos sin dilaciones ni retardos injustificados.

Celeridad: los trámites y procedimientos establecidos en este Manual deberán aplicarse de tal manera que permitan la optimización de los tiempos y conllevan a la adopción de decisiones expeditas y ajustadas a la norma.

Eficacia: los procedimientos de selección previstos en este Manual deben lograr el fin pretendido; así mismo se deberán superar los obstáculos puramente formales que se presenten en los procesos de selección de contratistas.

Eficiencia: quienes intervengan en la contratación acatarán las estrategias aprobadas por la Gerencia General y/o Dirección Corporativa, las cuales pretenden cumplir las metas económicas del proceso de adquisición de bienes y servicios en condiciones de oportunidad, calidad y precio.

Igualdad: en virtud de lo previsto en el artículo 13 de la Constitución Política de Colombia, la interpretación y aplicación de las normas incorporadas a esta Manual se aplicarán a todos los REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-58 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 58 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ proponentes y/o participantes en las mismas condiciones con las salvedades establecidas en la normatividad aplicable al caso.

Imparcialidad: todas las decisiones se adoptarán objetivamente.

En las estipulaciones de los contratos estatales se tendrán en consideración, además los fines y principios previstos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012 y Ley 1682 de 2013, así como las demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros.

Principios de la gestión fiscal:

La contratación realizada en el marco legal de un régimen excepcional, también se encuentra sujeta a la aplicación de los principios de la gestión fiscal, previstos en dos artículos de la Carta Política:

- El inciso 3º del artículo 267, y

- El numeral 2º del artículo 268

La gestión fiscal significa actuar con pleno cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales.

Principio de economía: No es exactamente la estructuración de un principio, sino un conjunto de reglas de procedimiento y de cómo actuar en desarrollo del proceso contractual. En la Ley 1437 de 2011, artículo 3º, numeral 12, se vincula el concepto de economía a la austeridad, la eficiencia, la optimización del tiempo y la ejecución de recursos con altos niveles de calidad. Este principio de aplica en la contratación garantizando la obtención de calidad de bienes y servicios, al menor costo en igualdad de condiciones y realizando la verificación de las condiciones del mercado, con austeridad y prudencia en la administración de los bienes o recursos públicos.

Principio de eficiencia: Corresponde al principio que propende porque, en un periodo determinado, la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados:

Capacidad de lograr un efecto determinado, bajo un nivel óptimo utilización de recursos, con certeza para el cumplimiento de los objetivos de TRANSMILENIO.

59 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-59 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución en el contrato o convenio y en el mismo sentido los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros.

Principio de eficacia: Es la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito. Se refiere al grado de consecución de los resultados en relación con las metas y los objetivos del proyecto y del contrato. Se mide al finalizar cada una de ellas, en particular al concluir un proceso contractual y el proyecto o el programa que lo respalda.

La eficacia está dada por el análisis del número de unidades logradas respecto al número de unidades esperadas. La eficacia es dada en porcentajes, con indicadores. Para obtener el valor total de la eficacia, se pueden usar dos métodos: i. El promedio simple: Consiste en la sumatoria de las eficacias y en dividir por el número de eficacias calculadas; el valor obtenido es el valor total. ii. El promedio ponderado: Consiste en asignar a cada uno de los factores un valor ponderado y luego dividir por cien; el valor obtenido es el valor total de la eficacia.

Principio de Equidad: A través de este principio se identifican los destinatarios de la acción económica y se efectúa la repartición o distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales.

Principio de valoración costos ambientales: Este principio hace referencia al deber de cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales, específicamente los no renovables y el medio ambiente, teniendo además la obligación de evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

Tratándose de regímenes especiales o tipologías contractuales que se regulan por regímenes excepcionales, los principios aplicables son en sentido estricto, los señalados para la Función Administrativa y no los señalados para la Contratación Estatal.

1.1.6. Naturaleza Jurídica de TRANSMILENIO S.A.

En cumplimiento de la autorización conferida por el Concejo de Bogotá, D.C. mediante el Acuerdo 04 de 1999, el Alcalde Mayor del Distrito Capital junto con otras cuatro entidades de derecho público del Distrito Capital, por la Escritura Pública No. 1528 del 13 de octubre de 1999 de la Notaría 27 del Círculo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-60 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 60 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ de Bogotá, procedieron a la constitución de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO –TRANSMILENIO S.A.- acto que fue debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá.

La naturaleza jurídica de la entidad ha sido objeto pronunciamientos por parte de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. En el Concepto No. 1.438 de 13 de septiembre de 2002, con ponencia del Consejero César Hoyos Salazar, se señaló:

“La naturaleza jurídica de Transmilenio S.A. es entonces, la de una sociedad anónima constituida por cinco entidades públicas distritales, lo que significa que es una sociedad pública de las que menciona la ley referente a la organización de la administración pública, la 489 de 19982, en sus artículos 38 numeral 2° literal f) y parágrafo 1°, 68 primer inciso, ley que, conviene anotar, se aplica al Distrito Capital, entre otros temas, en cuanto a las características y el régimen de las entidades descentralizadas, conforme lo disponen el parágrafo del artículo 2° y el parágrafo 1° del artículo 68 de la misma.

Adicionalmente, se puede señalar que Transmilenio S.A. es una entidad descentralizada por servicios, pues tiene personería jurídica y está destinada a la organización del servicio de transporte público masivo de pasajeros, y es indirecta en la medida en que fue constituida por una entidad descentralizada territorialmente, el Distrito Capital, y cuatro entidades descentralizadas por servicios. (…)

En síntesis, la naturaleza jurídica de Transmilenio S.A. es la de una sociedad anónima pública, esto es, constituida exclusivamente por entidades públicas, y en cuanto a su régimen jurídico aplicable, es el de las empresas industriales y comerciales del Estado, el cual corresponde al derecho privado, con determinadas excepciones legales.”

La EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO –TRANSMILENIO S.A.- es una sociedad pública por acciones, a la que en virtud de lo dispuesto por el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 1998 se le aplican las normas propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados 2 Esta ley derogó (art. 121), además de los decretos leyes 1050 y 3130 de 1968, el decreto 130 de 1976, en cuyo artículo 4° se regulaba la constitución de sociedades entre entidades públicas.

61 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-61 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes.

Las empresas industriales y comerciales del Estado están sometidas al régimen del derecho privado, salvo las excepciones legales, como lo señala el artículo 85 de la referida ley 489 de 1998.

Por su parte, el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011 que modificó la Ley 1150 de 2007 establece sobre el régimen de los actos y contratos de las empresas industriales y comerciales del Estado que para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se sujetarán a las disposiciones del Derecho Privado y en la celebración de contratos para el cumplimiento de su objeto se sujetarán a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de las entidades estatales.

Sin perjuicio de lo anterior, los procesos de contratación que se adelanten por las empresas industriales y comerciales del Estado y/o las que por su naturaleza se asemejen a estas, como es el caso de TRANSMILENIO S.A., deben realizarse con observancia de los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y del régimen de inhabilidades previsto en la Constitución y la ley, tal como lo prescriben los artículos 14 y 13 de la Ley 1150 de 2007.

Conforme las Leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011 que ampliaron y desarrollaron los preceptos básicos que limitan el actuar de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y/o las Sociedades Públicas a las cuales se les aplica tal régimen como es el caso de TRANSMILENIO S.A., se puede concluir que: (i) por regla general se les aplicará el Estatuto de la Contratación Pública; (ii) las actividades comerciales que se desarrollen en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados se regirán por las disposiciones legales aplicable a sus actividades económicas y comerciales; y (iii) tales entidades deberán aplicar en desarrollo de su actividad comercial y contractual los principios de función administrativa y control fiscal.

Por lo tanto, a los procesos de selección y contratación que se adelanten en virtud de las actividades y negocios de explotación colateral no se les aplica el Estatuto de Contratación Estatal.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-62 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 62 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 1.2. Delegaciones, inhabilidades e incompatibilidades y otros 1.2.1. Ordenación del Gasto Por competencia contractual se entiende la facultad que le asiste al jefe o representante legal de la entidad para ordenar gasto y adelantar los procesos de selección, incluyendo todos los actos inherentes a estos, como celebrar contratos, verificar su ejecución y liquidación, entre otras facultades La delegación de funciones se fundamenta en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; artículos 9º y siguientes de la Ley 489 de 1998, artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículos 21 y 23 del Acuerdo 519 de 2012; artículo 21 de Ley 1150 de 2007; y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.

El(la) el Gerente General de TRANSMILENIO S.A., tiene la facultad de administración y de ejercer un control general sobre la actividad contractual de la Entidad. Es el ordenador del gasto y el representante legal de la entidad cuando así se disponga, pero a la vez concurren en esas atribuciones de ordenar gasto otras direcciones, por asignación legal de funciones, por delegación o asignación por desconcentración.

Son facultades de los ordenadores del gasto: la ordenación de la apertura de procesos de selección y su adjudicación, así como, los actos relacionados con la contratación no precedida de convocatoria pública; la celebración del contrato, las prórrogas, modificaciones, adiciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato, ya sea terminación anticipada (unilateral o de mutuo acuerdo), imposición de multas y sanciones, declaraciones de incumplimiento y/o caducidad, la liquidación y en general todas aquellas que tengan relación con la actividad contractual.

El (la) Gerente General está facultado para delegar las funciones que le son propias previa autorización de la Junta Directiva de la Entidad, según lo dispone el artículo 44 de los Estatutos, contenidos en el acto de constitución, el cual fue elevado a Escritura Pública número 1528 otorgada en la Notaría Veintisiete (27) de Bogotá, D.C., el día 13 de octubre de 1999.

Los artículos 44 y 56 de los Estatutos Sociales disponen que las delegaciones que realice el Gerente General sólo pueden hacerse en quienes ostenten la calidad de empleados públicos y tratándose de delegación en materia de contratación estatal, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, señala que los jefes 63 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-63 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ o Representantes Legales de las Entidades sólo podrán hacerla de manera total o parcial, en los servidores públicos que pertenezcan al nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes.

La ordenación del gasto para la celebración de contratos, así como las delegaciones en asuntos negociales, serán (son) plasmadas en un acto administrativo independiente. Este acto administrativo será expedido por el (la) Gerente General teniendo en cuenta los lineamientos formales y materiales que las normas exijan.

Es responsabilidad de cada área (Subgerencias, Direcciones y Oficinas) generar y representar documentalmente la necesidad que será fuente de cada contrato y/o negocio (principales, adicionales, modificatorios, otrosí, aclaratorios, etc).

1.2.2. Inhabilidades e incompatibilidades para participar en los procesos de contratación o suscribir contratos A la actividad contractual adelantada por la entidad le será aplicado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la normatividad vigente para las entidades estatales.

Los comités establecidos en este Manual deberán observar este régimen en el ejercicio de sus actividades.

1.2.3. Conflictos de interés En caso de presentarse conflicto de intereses de alguno de los servidores públicos de la entidad, frente a cualquiera de los oferentes o respecto a contratistas, éste se encuentra en la obligación de manifestarlo con el fin del estudio de la situación por parte de la Subgerencia Jurídica y de ser necesario, relevar al servidor público por otro, para el conocimiento, manejo y trámites que deban ser adelantados respecto del asunto en cuestión.

La regulación del conflicto de interés dentro de los diferentes procesos de selección será determinada, proyectada y generada por el área que desarrolla la necesidad, dependiendo en forma puntual del bien o servicio a adquirir. No obstante lo anterior, a la hora de estructurar estos procesos, también se debe velar por el incentivo a la pluralidad de oferentes y la libre concurrencia.

Los comités establecidos en este Manual deberán observar si existe conflicto de intereses en el ejercicio de sus actividades e informar al competente para las acciones a que haya lugar.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-64 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 64 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 1.2.4. Cuantías Anualmente, la Gerencia General de TRANSMILENIO S.A., comunicará a las diferentes dependencias de la entidad los valores correspondientes a la mínima, menor y mayor cuantía para la respectiva vigencia fiscal, acorde con el presupuesto aprobado para la entidad. Las cuantías serán definidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 No 2 de la Ley 1150 de 2007.

1.3. Comités 1.3.1. Comité de Contratación El Comité de Contratación (adquisiciones de bienes, servicios, obra pública, consultoría, concesiones, encargos fiduciarios y fiducia pública) es un órgano colegiado asesor, que apoya al Ordenador del Gasto3 en las materias de contratación estatal y emite recomendaciones que por su naturaleza o asunto le sean encomendados y que involucren estudios o determinaciones, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal, así como los derechos y deberes de TRANSMILENIO S.A., y de los contratistas.

Las funciones del Comité de Contratación y de sus integrantes se regulará según la Resolución vigente que para la materia específica expida el/la Gerente General.

Para la toma de decisiones el Comité de Contratación deberá tener en cuenta que la planeación de las adquisiciones desarrolla aspectos definidos en el Plan Estratégico de TRANSMILENIO S.A., que se va perfeccionando en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto de la entidad. Los estudios Previos determinan el detalle completo de las necesidades que se registran en cada proceso contractual y todo este proceso estratégico está dentro de la esfera de monitoreo y control de la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección Corporativa, por lo tanto, se debe guardar coherencia con los instrumentos de planeación y el control con el Modelo de Gestión Institucional.

El ordenador del gasto correspondiente será el responsable de verificar que las recomendaciones de apertura de procesos con convocatoria pública (salvo mínimas cuantías) y recomendaciones de adjudicación sean llevados para su discusión al seno del Comité de Contratación.

Ref.: Expediente Nº D-922. Actor: Ricardo Correal Morillo. Demanda de inconstitucionalidad contra el artículo 51 (parcial) de la Ley 179 de 1994 “por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica del Presupuesto”.

ORDENADOR DEL GASTO-Concepto El concepto de ordenador del gasto se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobado - limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto -, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto, funciones que atañen al ordenador del gasto.

65 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-65 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 1.3.2. Etapa preliminar de estructuración del proyecto de adquisición de bienes y servicios El Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades adelantadas por TRANSMILENIO S.A., desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o de las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra primero.

La planeación como principio rector de la gestión contractual, tiene como objetivo la adecuada preparación del proceso contractual. Comprende entre otros aspectos, la elaboración del Plan de adquisiciones, la realización de estudios previos, el estudio del mercado, el análisis del sector, la solicitud de autorizaciones y /o licencias. Como actuación previa necesaria para la adecuada selección del contratista, implica todo el trabajo de proyecto de contratación y definición de los requerimientos de la misma, por parte de las (Subgerencias, Direcciones y Oficinas) que requiera el bien, servicio, obra o asunto a contratar.

El resultado de la planeación en materia de contratación debe plasmarse en los estudios previos, que servirán de soporte para adelantar el proceso de contratación La entidad utilizará la Plataforma SECOP II en la cual se entenderá que los estudios y documentos previos están suscritos/avalados por los servidores públicos asignados a la planeación del proyecto, a través de las aprobaciones dadas en la herramienta.

1.3.2.1. Funciones generales del equipo de planeación a) Acatar y dar respuesta a las inquietudes y observaciones jurídicas, financieras, técnicas y económicas. presentadas a los estudios previos, especificaciones técnicas, lineamientos de ejecución, proyectos de pliegos, pliegos definitivos, invitaciones, avisos, etc, según su conocimiento y componente (técnico, económico, financiero y jurídico). b) En el evento que aplique, participar en las audiencias informativas preliminares al proyecto de pliego y en las de precisiones al pliego de condiciones definitivo y demás que se requieran dependiendo de la modalidad de contratación. c) Analizar, estudiar y verificar las inquietudes de carácter legal, financiero, técnico y económico presentadas al proyecto de pliego de condiciones, invitación y del pliego definitivo, para su respectivo ajuste.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-66 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 66 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ d) Participar en las diversas audiencias que se generen con ocasión del proceso de contratación incluida la de adjudicación, si aplica. e) Responder a las observaciones que durante el proceso surjan en relación con las especificaciones técnicas y económicas, en los términos establecidos por los pliegos. f) Aprobar en el SECOP II las fases del proceso de selección que correspondan.

1.3.2.2. Funciones específicas de planeación jurídica a) Apoyo en la elaboración de los estudios previos, invitación, proyecto de pliegos de condiciones y demás documentos precontractuales que se requieran en lo concerniente a los aspectos jurídicos, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva. b) Propender por la actualización en las normas jurídicas para que sean incluidas en los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones y pliegos definitivos. c) Realizar el cargue y estructuración del proceso de selección en la plataforma SECOP II.

Nota 1: Por regla general los lineamientos de estructuración jurídica serán tomados como políticas institucionales, bajo los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente.

Nota 2: Las funciones específicas de la planeación jurídica de bienes y servicios son responsabilidad de la Dirección Corporativa y la Subgerencia Jurídica, en virtud de sus competencias establecidas en el Acuerdo 07 de 2017 o la norma vigente para ello.

1.3.2.3. Funciones específicas de planeación Financiera a) Apoyo en la elaboración de los estudios del sector, los proyectos de pliegos de condiciones e invitaciones en lo concerniente a los aspectos financieros, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, velando porque en todos los procesos contractuales se desarrollen o apliquen los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva. b) Verificar desde el estudio técnico y estudio del sector, que la forma de pago utilizada sea la más adecuada y más beneficiosas para las partes. c) Establecer la forma de verificar el cumplimiento de los aspectos financieros a evaluar en las propuestas.

67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-67 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ d) Revisar que en el precio base de la adquisición se encuentren incluidos todos los aspectos tributarios necesarios.

1.3.2.4. Funciones de planeación Técnica y Económica. a) Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones, invitaciones públicas y/o solicitudes de oferta en lo concerniente a los aspectos técnicos y económicos, con responsabilidad, eficiencia técnica, profesional y diligencia, para incluir las especificaciones técnicas, de acuerdo con las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables los factores de verificación y su ponderación matemática y la asignación de puntajes. Para esta función contará con el apoyo del estructurador jurídico respectivo. b) Realizar el estudio del sector de los procesos de selección observando y aplicando las guías y manuales que Colombia Compra Eficiente. c) Establecer las fórmulas de ponderación de los aspectos técnicos y económicos cuando se requiera, siguiendo los lineamientos de la Dirección Corporativa o Subgerencia Jurídica (contratación misional) según sea el caso.

1.3.3. Comité Evaluador El Comité Evaluador estará conformado como un equipo interdisciplinario impar a cuyos integrantes les corresponde evaluar las propuestas o las manifestaciones de interés en los procesos de selección y recomendar el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación realizada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la ordenación del gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité Evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el cual se culmina el proceso de selección.

El Ordenador del Gasto de TRANSMILENIO S.A., designará el Comité Evaluador conformado por empleados públicos o contratistas, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o la invitación pública y sus modificaciones, según el caso y de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y a los postulados de la función administrativa. La designación y nombramiento de comité asesor evaluador se realizará a través de comunicación escrita la cual será adjuntada al proceso de selección en la plataforma SECOP II en la sección documentos internos, excepcionalmente se hará a través de correo electrónico o tramite de radicación interna.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-68 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 68 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado en la invitación publicada en SECOP II.

Cuando el Ordenador del Gasto sea el jefe de la Dependencia interesada en el proceso contractual, podrá designar a otro empleado público o trabajador oficial o a un subalterno para que realice la evaluación correspondiente.

1.3.3.1. Funciones generales del Comité a) Conocer la totalidad de los documentos PRE-CONTRACTUALES que le sean entregados para la correspondiente Evaluación. b) Verificar los requisitos mínimos habilitantes de los proponentes y realizar las solicitudes de documentación o de aclaración, cuando se requieran para dicha evaluación. c) Evaluar las ofertas presentadas en los diferentes procesos de selección que le sean asignados y sustentar el informe de evaluación o de verificación para la revisión y aprobación del ordenador del gasto. d) Emitir respuesta a las observaciones realizadas al informe de verificación o evaluación. e) Dar respuesta a las observaciones e inquietudes que se formulen con ocasión del proceso de selección, en lo que respecta a su competencia. f) El Comité Evaluador designado tiene como funciones específicas:

- Recomendar al ordenador del gasto la necesidad, conveniencia, oportunidad de la contratación

previa revisión de la existencia de los estudios jurídicos, financieros, técnicos y económicos de los procesos de contratación. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección que se adelanten y la contratación de bienes y servicios por contratación directa.

- Recomendar al ordenador del gasto las prórrogas, adiciones y modificaciones a los contratos.

- Asistir a las audiencias de adjudicación y de subasta inversa presencial.

1.3.3.2. Evaluador Jurídico Funciones Evaluador Jurídico: a) Verificar que las ofertas presentadas en el proceso de selección cumplan con los requisitos de carácter jurídico establecidos en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta, según sea el caso.

69 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-69 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ b) Proyectar la evaluación jurídica de las propuestas presentadas en el proceso de selección. c) Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes, relacionadas con la evaluación jurídica. d) Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el Comité de Contratación en caso de requerirse. e) Hacer los requerimientos necesarios que se generen durante el proceso de evaluación, para subsanar o aclarar ofertas.

1.3.3.3. Evaluador Financiero.

Funciones Evaluador Financiero: a) Verificar que las ofertas presentadas en el proceso de selección cumplan con los requisitos de carácter financiero establecidos en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta, según sea el caso. b) Proyectar la evaluación financiera de las propuestas presentadas en el proceso de selección. c) Verificar, de ser necesario, la solvencia económica de los oferentes, teniendo en cuenta el balance general y los estados de pérdidas y ganancias, conforme a su inscripción en el Registro de Proponentes, o las fórmulas o documentos señalados en el pliego de condiciones, o en la solicitud de oferta para calificar este factor y emitir concepto. d) Verificar, de ser necesario, la información sobre rentas y patrimonio aportados por los oferentes en su declaración de renta, a fin de determinar su capacidad líquida, recomendando u objetando de acuerdo con el resultado de este análisis. e) Estudiar y dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a la evaluación financiera de las propuestas. f) Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse.

1.3.3.4. Evaluador Técnico y Económico:

El responsable y evaluador de la evaluación técnica y económica es el jefe de la dependencia que tiene la necesidad de contratación o quien designe el ordenador del gasto.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-70 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 70 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ El evaluador técnico y económico podrá designar a un funcionario del área para que sustancie el proyecto de evaluación y demás documentos relacionados con su función, los cuales deben ser verificados y aprobados por dicho evaluador quien será el responsable.

Funciones evaluador técnico-económico: a) Estudiar y analizar las ofertas de los proponentes (descripción y especificaciones) de los bienes y servicios objeto de los procesos, de acuerdo con el pliego de condiciones, las normas técnicas nacionales o extranjeras aplicables, las adendas y respuestas a oferentes. b) Realizar la evaluación económica. c) Proyectar la evaluación técnica de las propuestas presentadas en el proceso de selección. d) Estudiar las propuestas en relación con la calidad y las características técnicas, emitiendo las evaluaciones correspondientes, respaldadas con los estudios y análisis realizados sobre los bienes y/o servicios que se pretendan adquirir o construir, cuando sea necesario, verificar las pruebas fisicoquímicas efectuadas por los laboratorios y/o las respectivas pruebas de máquina en el evento que aplique y emitir concepto. e) Emitir concepto sobre las calificaciones y clasificar las muestras de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones, a fin de presentarlos y sustentarlos en su evaluación en el evento que aplique. f) Estudiar y dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a la evaluación técnica y económica de las propuestas. g) Sustentar los estudios y conceptos correspondientes ante el comité de contratación en caso de requerirse.

El resultado de cada uno de los análisis adelantados por los evaluadores, se remitirán del correo electrónico de cada miembro del comité evaluador a la Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones de la entidad dentro del lapso establecido para tal evento en el pliego de condiciones.

Los conceptos e informes de evaluación serán el soporte técnico, jurídico, financiero y económico de que dispondrá el Ordenador del Gasto de TRANSMILENIO S.A., para la selección de un contratista, no obstante, éste podrá apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos por los evaluadores.

71 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-71 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

2. GENERALIDADES Y GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

2.1. De la planeación 2.1.1. Planeación Antes de iniciar un proceso de contratación en TRANSMILENIO S.A., cualquiera sea su modalidad, es indispensable cumplir con unos requisitos que se constituyen en piezas fundamentales para la consecución y perfeccionamiento de los objetivos planteados. La inobservancia de estos requisitos puede conllevar a la nulidad y responsabilidad personal de quien los ordena.

Todo proceso de adquisición de bienes y/o servicios deberá estar sujeto al principio de planeación y bajo este principio es imperioso que el Plan Anual de Adquisiciones – PAA se construya con responsabilidad y que exista una adecuada planeación del presupuesto asignado para cumplir con su ejecución.

2.1.2. Plan Anual de Adquisiciones - PAA O Plan General De Compras.

Las dependencias de TRANSMILENIO S.A. en forma conjunta elaborarán PAA (que hace parte del Plan de Acción), el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios, con el respectivo código UNSPSC, que pretenden adquirir durante la siguiente vigencia.

Las dependencias deben identificar en el PAA el valor estimado, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien y/o servicio, la modalidad de selección y la fecha aproximada a partir de la cual se iniciará el proceso de selección. La definición de estos aspectos debe revisarse cuidadosamente por cada dependencia y por el grupo de Contratación de la Dirección Corporativa antes de la publicación en el SECOP II.

TRANSMILENIO S.A., a través de la Oficina Asesora de Planeación, publicará en la página Web el Plan de Acción y su componente - PAA, el personal designado por la Dirección Corporativa de igual forma publicará en el SECOP II el archivo del Plan Anual de Adquisiciones-PAA remitido por la Oficina Asesora de Planeación, estas publicaciones se realizarán a más tardar el último día hábil del mes de enero de cada año, sin estas publicaciones no se podrá dar inicio a ningún proceso de selección.

La custodia y manejo del Plan de Acción, el Plan Anual de Adquisiciones, sus posibles modificaciones, así como el Plan Estratégico reposaran en la Oficina Asesora de Planeación de TRANSMILENIO S.A.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-72 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 72 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Será responsabilidad de la Dirección Corporativa incluir el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA y sus modificaciones en forma oportuna en el SECOP II para el inicio de las diferentes modalidades de selección sobre esta plataforma.

El Plan de Acción, deberá especificar los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, el plan anual de adquisiciones y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. El Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.

Es la oficina Asesora de Planeación la responsable de consolidar el Plan Anual de Adquisiciones (Plan General de Compras) y custodiar y hacer respetar el contenido del mismo.

En la página Web de TRANSMILENIO S.A. y el SECOP II también se publicarán en forma oportuna el presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones- PAA.

2.2. Procesos de selección De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía, el tipo de contrato a celebrar y lo establecido en el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA, se dará inicio al proceso de contratación de acuerdo con lo establecido en este Manual y los procedimientos indicados para el efecto.

Las actividades para seleccionar el contratista se realizan conforme a la ley según la modalidad de contratación que aplique. i. Licitación Pública ii. Concurso de Méritos a. Concurso Abierto b. Concurso Con Precalificación iii. Selección Abreviada a. Subasta Inversa b. Bolsa De Productos c. Acuerdo Marco De Precios d. Menor Cuantía iv. Contratación Directa 73 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-73 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ v. Mínima Cuantía La Explotación Colateral, Concesiones, Contratos de Operación y Negocios de asociación y Asociaciones Público-Privadas que celebre la entidad estarán reguladas en capítulos especiales en el presente Manual de Contratación.

2.2.1. Etapa Precontractual La etapa precontractual, inicia con estructuración del anexo técnico (que describa plena y detalladamente la necesidad), la elaboración de estudios del sector y del mercado, continúa con la elaboración del estudio previo, la solicitud de contratación y termina con la adjudicación del proceso de contratación.

Esta etapa se constituye como base fundamental del proceso de contratación, ya que es allí en donde se establece el insumo para dar inicio a un proceso de contratación.

2.2.1.1. Especificaciones Técnicas. (Anexo Técnico)

En su determinación se tendrá en cuenta;

- Respecto de especificaciones técnicas del bien, obra, consultoría o servicio a contratar, el área

deberá conocer las posibilidades futuras de actualización de los bienes, cuando haya lugar a ello, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

- Las características generales y particulares, intrínsecas y extrínsecas, físicas o inmateriales:

Dimensiones, medidas, peso, color, especificaciones, elementos que lo componen, funciones que ha de desempeñar, utilidad, destinación, cantidad solicitada, calidad esperada de los bienes o servicios a adquirir, dependiendo de la utilidad y destinación que les confiera la entidad y por último los costos relacionados con la adquisición del bien o servicio, precio de mercado, costo de flete, transporte o puesta en operación, costo de mantenimiento, etc.

- Las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye

diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

- El tiempo oportuno para recibir el bien o servicio contratado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-74 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 74 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- Las obligaciones del contratista deben responder a las características y calidades de las obras,

productos o servicios que se deben entregar. Se deben utilizar verbos rectores que definan con claridad y concisión la actividad esencial que comprende la prestación. Por ejemplo: ejecutar, suministrar, entregar; entre otros.

- La dependencia solicitante deberá tener en cuenta también cuál es el plazo estimado para cumplir

esas obligaciones, tanto las que están a cargo del contratista como las que están a cargo de la entidad.

- Para la determinación del plazo, la dependencia solicitante tendrá en cuenta los tiempos de la

etapa pre-contractual hasta la legalización del contrato.

- Así mismo, deberá tomarse en consideración los compromisos, declaraciones y acreditaciones

que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, certificaciones de experiencia, declaraciones, catálogos, muestras, etc., que serán verificados por la entidad como requisito habilitante DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.

- Los servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del

contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc.

2.2.1.2. Estudios del Sector y Estudios del Mercado.

La Dependencia que requiere la contratación, luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios que la satisfacen, será el responsable de definir el sector o mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y realizará los Estudios del sector y del Mercado correspondientes.

Además, se debe consultar el marco normativo y técnico que regula el bien, obra o servicios, y si el mismo requiere la obtención de autorizaciones, permisos, licencias, etc.

Igualmente se deberá realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo y si este contrato contribuye al logro de las metas (indicadores y actividades) establecidas en el Proyecto de Inversión, justificar la manera como se desarrolla. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso.

El estudio de mercado que se adjunte con la solicitud de contratación, deberá incluir los soportes de las invitaciones a cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección.

75 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-75 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Las invitaciones a cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual.

Las invitaciones a cotizar podrán ser remitidas vía FAX, CORREO ELECTRÓNICO, o RADICADAS DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra para el efecto, el usuario deberá dejar CONSTANCIA del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo también con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, entre otros.

Para la elaboración de los documentos descritos, las dependencias usuarias además de lo establecido en la normatividad vigente en materia contractual, deberán tener en cuenta los lineamientos dados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, los cuales se encuentran publicados en el Sistema para la Contratación Pública – SECOP II (www.colombiacompra.gov.co)

Las solicitudes de contratación deben estar acompañados de los soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015.

2.2.1.3. La Estimación y Cobertura de Riesgos.

Dentro del proceso de contratación se debe reducir la exposición del mismo frente a los diferentes riesgos que se pueden presentar, así las cosas, se debe proceder a verificar aspectos tales como: i. Los posibles eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del proceso de contratación. ii. Los eventos que alteren la ejecución del contrato. iii. El equilibrio económico del contrato. iv. La eficacia del Proceso de Contratación, en satisfacer la necesidad que lo origina. v. El buen nombre de TRANSMILENIO S.A. entre otros.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-76 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 76 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.1.4. Soporte para la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles El artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, establece que la entidad estatal debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación” en los pliegos de condiciones o su equivalente.

En consecuencia, el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

El Decreto 1082 de 2015 define el Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. La misma normativa establece que le corresponde a la Entidad Estatal evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

2.2.1.4.1. Estructura de la administración de riesgos La estructura de la administración de riesgos es el conjunto de actividades dirigidas a proteger a TRANSMILENIO S.A., de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en la contratación.

Para lo cual se seguirán los siguientes pasos enumerados a continuación: i) Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación. ii) Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación. iii) Evaluar y calificar los Riesgos. iv) Asignar y tratar los Riesgos.

Luego, en los estudios previos se deben incluir todos los riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumirlos, el tratamiento que debe dárseles para eliminarlos o mitigarlos y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo.

77 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-77 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ En el caso de contratos que requieran ampliaciones, prorrogas o se adicionen por necesidad y de acuerdo a la normativa mediante la suscripción de un otrosí, se deberán considerar los riesgos predecibles de acuerdo con la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas en la justificación de la adición.

Finalmente, y, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.3., del Decreto 1082 de 2015 y para una mayor compresión del tema se recomienda consultar el Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación de Colombia compra eficiente.

2.2.1.5. Elaboración de Estudios Previos Se entenderá por estudios previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación dentro de la etapa de planeación en los que se puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad y el análisis realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios previos deberán cumplir con lo exigido en la normatividad vigente y ajustarse a los requisitos de cada proceso de selección.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, anexo técnico, estudio del sector, estimación de riesgos, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido, así como la distribución de riesgos que se propone.

Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, TRANSMILENIO S.A., deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

En los estudios previos también se incorporan los aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales teniendo en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en estas materias, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o Distritales de la Secretaria de Hacienda.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-78 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 78 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ La Dirección Corporativa dispondrá un formato de estudios previos y estudios del sector. Sin embargo, la elaboración del documento aquí referenciado es responsabilidad de la dependencia que genera la necesidad.

Los funcionarios de las dependencias solicitantes elaborarán los estudios previos teniendo en cuenta que los mismos constituyen el soporte para la elaboración del proyecto del pliego de condiciones, el pliego de condiciones y el contrato, así que deberán contener como mínimo lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015, o el que en su momento esté vigente.

2.2.1.6. Determinación y verificación de requisitos habilitantes.

De acuerdo con la especificidad de cada una de las modalidades de selección, la Entidad deberá verificar el cumplimiento de la capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia y capacidad de organización; para determinar y verificar los anteriores requisitos habilitantes en cada uno de los procesos de selección, podrá consultar el manual que para el efecto expidió la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra. (www.colombiacompra.gov.co/manuales).

2.2.1.7. Codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas.

La Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra tiene a disposición de todas las entidades la guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas, la cual podrá ser consultada por la dependencia interesada en la contratación en el portal de contratación SECOP II (www.colombiacompra.gov.co/manuales).

2.2.1.8. Aplicación de Acuerdos Comerciales, incentivos, contratación en el exterior y con organismos de cooperación.

Teniendo en cuenta la naturaleza de TRANSMILENIO S.A., la normatividad aplicable y lo manifestado por Colombia Compra Eficiente en concepto con No. de radicado 2201813000000501 del 22 de enero de 2018 hora 12:34:24, como regla general las entidades de carácter industrial o comercial sin importar su participación mayoritaria están excluidas de los Acuerdos Comerciales, por lo cual las mismas solo están obligadas por la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de la Comunidad Andina – CAN En todo caso TRANSMILENIO S.A., implementará en los pliegos de condiciones criterios de calificación de las propuestas para los bienes y servicios nacionales o aquellos considerados como tales, que en ningún caso podrán ser contrarios a la normativa vigente.

79 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-79 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.1.9. Criterios ambientales.

Se debe revisar, identificar e incluir los criterios ambientales, para las compras y gestión contractual que le corresponden a la actividad que será contratada por la entidad y que se encuentran establecidos en los documentos que para ello disponga la Oficina Asesora de Planeación o la competente en la Guía de lineamientos ambientales o documentos relacionados.

En todo caso, cuando el proceso de contratación que se pretende adelantar, no tenga obligaciones específicas fijadas en las guías establecidas por la Oficina Asesora de Planeación o la dependencia competente, la dependencia responsable de tramitar la adquisición deberá gestionar y solicitar el diseño de las obligaciones que deberán reposar en el proceso de selección.

2.2.1.10. Actividades y responsabilidades para desarrollar la gestión precontractual 2.2.1.10.1. Estudios y Documentos Previos.

La versión final de los estudios previos para todo tipo de contratación, deberá remitirse a la dependencia responsable de tramitar la adquisición con mínimo 8 días calendario a su adquisición ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES 10 Inicio Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 20 Definir la necesidad a satisfacer con la Contratación (Elaboración Anexo Técnico – Estudios del Sector – Estimación de Riesgos y Estudios Previos) adquisición4 ¿El requerimiento está incluido en el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA?

¿15?

Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la Si: designar al profesional de la dependencia para elaborar los estudios e Ir a etapa 40 adquisición No: ir a etapa 30 Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 30 adquisición Solicitar su inclusión a la Oficina Asesora de Planeación en Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA, de conformidad con el formato de modificación y/o aplicativo implementado por la Entidad para tal Fin del plan de contratación y dar inicio de nuevo al procedimiento. Ir a etapa 10 4 En adelante estas dependencias se denominarán “Dependencias responsables de tramitar la adquisición”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-80 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 80 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Proyecta: Profesional de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición 40 Revisión y aprobación Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición Elaborar los Estudios Previos que correspondan con la necesidad (bien, obra o servicio con el formato de Estudios Previos) y remitirlos para aprobación del Subgerente, Director, o Jefe de Oficina según corresponda, quien dará la aprobación enviando desde su correo electrónico institucional dichos estudios a la Dirección Corporativa o a la Subgerencia Jurídica según sea el caso.

Se entiende que el Subgerente, Director, o Jefe de Oficina ha aprobado los estudios previos, cuando los remite a través de su correo electrónico institucional. Por esta razón, solo se tramitarán los estudios previos que provengan del Jefe de la Dependencia Responsable.

Profesional designado de la 50 Asignar a un Profesional o profesionales para el trámite del proceso de contratación Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica5 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 60 Revisar los Estudios Previos y solicitud de contratación y la documentación soporte. Revisar que la información contenida en todos los documentos, sea consistente.

Jurídica designado Profesional/es de la Dirección ¿25? ¿El Estudio previo cumple con los requisitos jurídicos?

Si: ir a etapa 35 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 70 Jurídica designado Devolver el Estudio Previo a la dependencia solicitante para realizar ajustes, previa comunicación con el área interesada.

Nota: retroalimentar al área interesada de forma presencial de ser necesario en primer lugar y enviar correo electrónico solicitando los ajustes.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición 80 Realizar ajustes y remitir por correo electrónico al profesional designado de la Dirección Corporativa o Subgerencia Jurídica para revisión e ir a la etapa 25.

¿35?

Profesional de la Dirección Corporativa designado ¿Se trata de una contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o de la compra de un bien o servicio u otro tipo de contratación?

Si: ir a etapa 90 y 100 según aplique No: ir a etapa 110 Profesional de la Dirección 90 Corporativa designado Solicitar Certificado de Inexistencia o insuficiencia en planta (contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión)

Nota: la solicitud se realizará a través del correo electrónico institucional.

5 Se entiende que la Subgerencia Jurídica participa en todos los procedimientos establecidos en adelante, en el marco de las competencias atribuidas en el artículo décimo sexto, numeral 3 del Acuerdo 07 de 2017 el cual establece: “Estructurar los procesos de contratación misional de la Empresa, esto es, de las concesiones otorgadas por la Empresa así como los proyectos de asociación público – privada – APP, entre otros.”

81 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-81 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Profesional de la Dirección 100 Corporativa designado Expedir el Certificado de no existencia o insuficiencia en planta, según corresponda y remitir a través del correo electrónico institucional, al profesional de la Dirección Corporativa designado para tramitar la adquisición.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición y el Profesional/es de la Dirección 110 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con los procedimientos que para ello establezca la Oficina Asesora de Planeación o el área competente.

Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 120 Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Profesional/es de la Dirección Corporativa designado Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 130 Iniciar los trámites respectivos en SECOP II según la modalidad de contratación descritas en los numerales 2.2.2 de este manual Jurídica designado 140 Fin 2.2.1.10.2. Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.1. Estudios y Documentos Previos.

Jurídica designado Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 20 Jurídica designado Elaborar el proyecto de pliego de condiciones / Invitación y en el Portal único de Contratación SECOP II, definiendo el cronograma en la creación del proceso.

Nota: Incluir la convocatoria de veedurías ciudadanas para realizar control social al proceso de contratación.

Elaboró: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Revisó: Profesional/es de la 30 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero) Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición6 y en el caso de la invitación el ordenador del gasto Aprobar la publicación del proyecto de pliego de condiciones / Invitación, estudios y documentos previos y demás anexos en el Portal único de Contratación SECOP II.

Nota1: los términos de publicación del proyecto de pliego de condiciones o de la invitación corresponderán a los establecidos en la normatividad vigente, dependiendo la modalidad de contratación establecida.

Nota2: teniendo en cuenta que no existe expediente físico, las aprobaciones en la publicación del proyecto de pliego de condiciones se asimilan a la firma física de los documentos que soportan la contratación y por ende quienes aprueban entienden y aceptan el contenido de todos los documentos.

6 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-82 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 82 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES ¿15?

Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la ¿Se aprueba la publicación del proyecto de pliego de condiciones / Invitación, estudios y documentos previos y demás anexos en el Portal único de Contratación SECOP II?

Si: ir a etapa 40 adquisición No: informar para su ajuste en SECOP II. Volver a etapa 30 Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 40 adquisición7 Aprobar la publicación del proyecto de pliego de condiciones / Invitación, estudios y documentos previos y demás anexos en el Portal único de Contratación SECOP II.

Nota2: Teniendo en cuenta que no existe expediente físico, las aprobaciones en la publicación del proyecto de pliego de condiciones se asimilan a la firma física de los documentos que soportan la contratación y por ende quienes aprueban entienden y aceptan el contenido de todos los documentos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 50 Jurídica designado Descargar o revisar en la Plataforma SECOP II las observaciones a los proyectos de pliegos de condiciones y comunicar por correo electrónico al comité estructurador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Equipo de Planeación 60 Dar respuesta a observaciones a Pliegos de condiciones sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma, estas deben ser revisadas y aprobadas por el comité estructurador, guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Las observaciones al proyecto de pliego podrán ser tenidas en cuenta en la elaboración del pliego de condiciones.

70 Fin 2.2.2. Modalidad de selección del contratista, justificación y fundamentos jurídicos TRANSMILENIO S.A., contratará la adquisición de bienes, servicios y obras a través de una de las siguientes modalidades de selección: Licitación Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada, Contratación Directa y Contratación de Mínima Cuantía (contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía). (artículo 2° Ley 1150 de 2007).

Dichas modalidades de selección se deben adelantar según los parámetros señalados en la normatividad aplicable sobre la materia y los procesos y procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad aprobado para la Secretaría Jurídica Distrital.

7 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

83 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-83 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ La modalidad de selección que se utilizará, debe constar en los estudios previos y debe atender a criterios como la cuantía o la naturaleza del bien o servicio a contratar, según el caso y aplicar los criterios objetivos de selección contenidos en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018 y demás disposiciones que los modifiquen, sustituyan o adicionen.

Para efectos de la oportuna elaboración de los documentos, especialmente lo que se refiere a Adendas, deberá solicitarse el trámite de la misma, mínimo con un día de anterioridad al plazo establecido para la expedición de adendas.

A continuación, se relacionan las modalidades a través de las cuales la entidad podrá adquirir bienes, servicios y obras y se relacionan los procedimientos con los responsables respectivos:

2.2.2.1. Licitación Pública La regla general para la selección del contratista es la Licitación Pública, las excepciones a esta regla están previstas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Se adelanta cuando el valor del bien, servicio u obra a adquirir excede la menor cuantía a que se refiere el literal b) del numeral 2°, del artículo 2° de la ley indicada y no se encuentre dentro de las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.2 “Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación”

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 20 Comité de Contratación Presentar el proceso de licitación al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la pertinencia de la apertura del proceso, sugiriendo al ordenador del gasto si se abre o no el proceso.

Nota: El ordenador del gasto puede alejarse de la sugerencia del Comité de Contratación, sustentando su decisión Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 30 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso de licitación pública.

Jurídica designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 40 Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de licitación pública en SECOP II a través de mensaje público.

Jurídica designado REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-84 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 84 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 50 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero)

Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de licitación pública, los pliegos definitivos y aquellos documentos que hayan sido modificados desde la etapa de proyecto de pliegos hasta pliegos definitivos en SECOP II.

Nota: Aquellos documentos que no sufren modificación para la etapa de pliegos definitivos, no deberán ser publicados nuevamente, salvo instrucción específica.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición8, Ordenador del Gasto Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 Designar el comité evaluador o asesor que adelantará la evaluación, de acuerdo con la sugerencia del Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición. designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección ¿15? ¿Los pliegos de condiciones tienen observaciones?

Si: ir a etapa 70 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: Ir a etapa 100 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 70 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones a pliegos de condiciones y comunicar por correo electrónico a las áreas o dependencias respectivas informando el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

8 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

85 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-85 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Proyecta: Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de 80 carácter financiero)

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (observaciones de carácter jurídico/contratación)9 Estos Dar respuesta a las observaciones de Pliegos de Condiciones en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos. profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 90 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas”

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición10, Ordenador del Gasto 9 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma 10 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-86 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 86 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Comité Evaluador 100 Descargar o revisar las ofertas de SECOP II y elaborar la evaluación de las mismas y verificar los requisitos habilitantes11. En específico para el SECOP II, cuando se cumple la fecha de cierre el SECOP II permite abrir las ofertas. Ingrese a la sección lista de ofertas del área de trabajo del Proceso. Haga clic en “Apertura de ofertas”. Luego de abrir los sobres, se debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente SECOP II, esta actividad será desarrollada únicamente por el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Nota: recuerde que, si se trata de licitación de obra, según la Ley 1882 de 2018, la oferta estará conformada por dos sobres, uno relacionado con el cumplimiento de los requisitos habilitantes y documentos que se le asigne puntaje diferente a la oferta económica, y un segundo sobre que deberá incluir solo la propuesta económica.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

110 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 120 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al comité evaluador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 130 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma se debe guardar coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

11 Para el caso de las licitaciones de obra pública se debe cumplir con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

87 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-87 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

140 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Proyectar el informe definitivo.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 150 Presentar al Comité de Contratación el orden de elegibilidad con la finalidad de que dicho órgano recomiende acoger o no el orden de elegibilidad propuesto.

Comité de Contratación Convocan y organizan espacios y logística: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Asisten: Miembros del Comité Evaluador incluido Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición12 160 Celebración de audiencia y lectura de resolución de adjudicación o declaratoria de desierta.

Levantamiento de Acta, suscrita por los responsables Elaboración y numeración de Resolución de adjudicación por el ordenador del gasto de conformidad con el resultado de la audiencia.

Ejerce la coordinación: Profesional especializado Grado 6 (contratación) de la Dirección Corporativa / profesional de Subgerencia Jurídica designado.

Adjudica: Ordenador del Gasto 12 Podrán asistir tantos profesionales y/o contratistas de TRANSMILENIO como sea necesario.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-88 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 88 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES Carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el 170 Cargue de los documentos soportes de la audiencia en el SECOP II y adjudicación en dicha plataforma evaluador jurídico y estructurador financiero) y profesional/es evaluadores técnicos y económicos Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición13, Ordenador del Gasto 180 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual 190 Fin 2.2.2.2. Procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.2 “Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación”

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 20 Comité de Contratación Presentar el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la pertinencia de la apertura del proceso, sugiriendo al Ordenador del Gasto si se abre o no el proceso.

Nota: El Ordenador del Gasto puede alejarse de la sugerencia del Comité de Contratación, sustentando su decisión.

Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 30 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía.

Jurídica designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 40 Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía en SECOP II a través de mensaje público.

Jurídica designado 13 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

89 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-89 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 50 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero)

Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, los pliegos definitivos y aquellos documentos que hayan sido modificados desde la etapa de proyecto de pliegos hasta pliegos definitivos en SECOP II.

Nota: Aquellos documentos que no sufren modificación para la etapa de pliegos definitivos, no deberán ser publicados nuevamente, salvo instrucción específica.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición14, Ordenador del Gasto Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 Designar el comité evaluador o asesor que adelantará la evaluación, de acuerdo con la sugerencia del Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición. designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto ¿15? ¿Los pliegos de condiciones tienen observaciones?

Profesional/es de la Dirección Si: ir a etapa 70 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 100 Proyecta:

Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de carácter financiero)

70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (observaciones de carácter jurídico/contratación)15 Estos Dar respuesta a las observaciones de Pliegos de Condiciones en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos. profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones 14 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación. 15 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-90 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 90 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 80 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas”

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición16, Ordenador del Gasto ¿25?

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia ¿En el pliego de condiciones se dispuso lo atinente al numeral 2 del Artículo 2.2.1.2.1.2.20. del Decreto 1082 de 2015 (sorteo cuando se presentan más de 10 oferentes)?

Si: ir a etapa 90 Jurídica designado No: ir a etapa 100 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 90 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Realizar sorteo Nota: en el evento de ser más de 10 interesados la entidad podrá efectuar un sorteo para escoger un número no inferior a éste, de lo cual deberá dejar constancia escrita mediante acta que se publicará en el Portal único de contratación-SECOP II y se comunicará a todos los participantes.

Continuar con la etapa 100 Ordenador del Gasto 17 Comité Evaluador 100 Descargar o revisar las ofertas de SECOP II y elaborar la evaluación de las mismas y verificar los requisitos habilitantes18. En específico para el SECOP II, cuando se cumple la fecha de cierre el SECOP II permite abrir las ofertas. Ingrese a la sección lista de ofertas del área de trabajo del Proceso. Haga clic en “Apertura de ofertas”. Luego de abrir los sobres, se debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente SECOP II, esta actividad será desarrollada únicamente por el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

16 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación. 17 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación. 18 Para el caso de las licitaciones de obra pública se debe cumplir con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

91 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-91 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

110 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 120 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al comité estructurador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 130 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma se debe guardar coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas a la evaluación deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

140 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Proyectar el informe definitivo.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 150 Presentar al Comité de Contratación el orden de elegibilidad con la finalidad de que dicho órgano recomiende acoger o no el orden de elegibilidad propuesto.

Comité de Contratación REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-92 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 92 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga para aprobación en SECOP II: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 160 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Elaboración, numeración, cargue y aprobación de la Resolución de adjudicación por el ordenador del gasto de conformidad con el resultado de la evaluación y recomendación del Comité de Contratación. designado.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición19 Adjudica: Ordenador del Gasto 170 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual.

180 Fin 2.2.2.3. Procedimiento selección abreviada con Subasta Inversa ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.2 “Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación”

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 20 Comité de Contratación Presentar el proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la pertinencia de la apertura del proceso, sugiriendo al Ordenador del Gasto si se abre o no el proceso.

Nota: El Ordenador del Gasto puede alejarse de la sugerencia del Comité de Contratación, sustentando su decisión Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 30 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa.

Jurídica designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 40 Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa en SECOP II a través de mensaje público.

Jurídica designado 19 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

93 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-93 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 50 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero)

Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa, los pliegos definitivos y aquellos documentos que hayan sido modificados desde la etapa de proyecto de pliegos hasta pliegos definitivos en SECOP II.

Nota: Aquellos documentos que no sufren modificación para la etapa de pliegos definitivos, no deberán ser publicados nuevamente, salvo instrucción específica.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición20, Ordenador del Gasto Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 Designar el comité evaluador o asesor que adelantará la evaluación, de acuerdo con la sugerencia del Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición. designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto ¿15?

Profesional/es de la Dirección ¿Los pliegos de condiciones tienen observaciones?

Si: ir a etapa 70 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 100 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 70 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones a pliegos de condiciones y comunicar por correo electrónico a las áreas o dependencias respectivas informando el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

20 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-94 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 94 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta:

Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de carácter financiero)

80 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (observaciones de Dar respuesta a las observaciones de Pliegos de Condiciones en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos. carácter jurídico/contratación)21 Estos profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 90 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas”

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición22, Ordenador del Gasto 21 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma 22 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

95 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-95 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Comité Evaluador 100 Descargar o revisar las ofertas de SECOP II y elaborar la evaluación de las mismas y verificar los requisitos habilitantes23. En específico para el SECOP II, cuando se cumple la fecha de cierre el SECOP II permite abrir las ofertas. Ingrese a la sección lista de ofertas del área de trabajo del Proceso. Haga clic en “Apertura de ofertas”. Luego de abrir los sobres, se debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente SECOP II, esta actividad será desarrollada únicamente por el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

110 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 120 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al comité estructurador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 130 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma se debe guardar coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas a la evaluación deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

140 Proyecta, revisa y aprueba:

Ordenador del Gasto Proyectar el informe definitivo.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

23 Para el caso de las licitaciones de obra pública se debe cumplir con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-96 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 96 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿25?

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia ¿En los documentos y pliegos de condiciones se estableció el mecanismo de subasta a través de un tercero?

Si: ir a etapa 160 Jurídica designado No: ir a etapa 150 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 150 Jurídica designado Adelantar, con los proponentes habilitados, la subasta inversa de conformidad con lo establecido por Colombia Compra Eficiente en la plataforma SECOP II, o lo definido en los pliegos de condiciones.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 160 Con los resultados emitidos por el tercero encargado de realizar la subasta inversa o por la plataforma SECOP II, presentar al Comité de contratación el resultado definitivo, para que se recomiende Adjudicar o declarar desierta la selección abreviada.

Comité de Contratación Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 170 Elaboración y numeración de Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta para suscripción del ordenador del gasto.

Adjudica: Ordenador del Gasto Carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el 180 Cargue de los documentos soportes de la diligencia de subasta en el SECOP II y adjudicación en dicha plataforma. evaluador jurídico y estructurador financiero) y profesional/es evaluadores técnicos y económicos Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición24, Ordenador del Gasto 190 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual 200 Fin 24 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

97 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-97 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.2.4. Procedimiento Concurso de Méritos Abierto ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.2 “Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación”

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 20 Comité de Contratación Presentar el proceso de Concurso de Méritos Abierto al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la pertinencia de la apertura del proceso, sugiriendo al Ordenador del Gasto si se abre o no el proceso.

Nota: El Ordenador del Gasto puede alejarse de la sugerencia del Comité de Contratación, sustentando su decisión.

Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 30 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto.

Jurídica designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 40 Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto en SECOP II a través de mensaje público.

Jurídica designado Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 50 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero)

Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto, los pliegos definitivos y aquellos documentos que hayan sido modificados desde la etapa de proyecto de pliegos hasta pliegos definitivos en SECOP II.

Nota: Aquellos documentos que no sufren modificación para la etapa de pliegos definitivos, no deberán ser publicados nuevamente, salvo instrucción específica.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición25, Ordenador del Gasto Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 Designar el comité evaluador o asesor que adelantará la evaluación, de acuerdo con la sugerencia del Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición. designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección ¿15? ¿Los pliegos de condiciones tienen observaciones?

Si: ir a etapa 70 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 90 25 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-98 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 98 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta:

Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de carácter financiero)

70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (observaciones de Dar respuesta a las observaciones de Pliegos de Condiciones en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos. carácter jurídico/contratación)26 Estos profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 80 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas”

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición27, Ordenador del Gasto 26 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma 27 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

99 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-99 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Comité Evaluador 90 Descargar o revisar las ofertas de SECOP II y elaborar la evaluación de las mismas y verificar los requisitos habilitantes28. En específico para el SECOP II, cuando se cumple la fecha de cierre el SECOP II permite abrir las ofertas. Ingrese a la sección lista de ofertas del área de trabajo del Proceso. Haga clic en “Apertura de ofertas”. Luego de abrir los sobres, se debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente SECOP II, esta actividad será desarrollada únicamente por el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

100 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 110 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al comité evaluador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 120 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma se debe guardar coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas a la evaluación deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

130 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Proyectar el informe definitivo.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

28 Para el caso de las licitaciones de obra pública se debe cumplir con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-100 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 100 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 140 Presentar al Comité de Contratación el orden de elegibilidad con la finalidad de que dicho órgano recomiende acoger o no el orden de elegibilidad propuesto.

Ordenador del Gasto Convocan y organizan espacios y logística: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Asisten: Miembros del Comité Evaluador incluido Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición29 150 Ejerce la coordinación:

Celebración de diligencia de apertura de sobre económico.

Levantamiento de Acta, suscrita por los responsables Elaboración y numeración de Resolución de adjudicación por el ordenador del gasto de conformidad con el resultado de la diligencia.

Profesional Grado 6 (contratación) de la Dirección Corporativa / profesional de Subgerencia Jurídica designado.

Adjudica: Ordenador del Gasto Carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el 160 Cargue de los documentos soportes de la diligencia en el SECOP II y adjudicación en dicha plataforma evaluador jurídico y estructurador financiero) y profesional/es evaluadores técnicos y económicos Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición30, Ordenador del Gasto 170 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual 180 Fin 29 Podrán asistir tantos profesionales y/o contratistas de TRANSMILENIO como sea necesario. 30 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

101 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-101 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.2.5. Procedimiento Concurso de Méritos con precalificación ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del Procedimiento 2.2.1.10.2 “Elaboración y publicación del Proyecto de pliego de condiciones o pliegos borrador o invitación”

Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 20 designado Revisa y aprueba: Ordenador Designar el comité evaluador o asesor que adelantará la evaluación, de acuerdo con la sugerencia del Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición.

Este comité evaluador o asesor será el encargado de realizar la evaluación de la precalificación y de las propuestas presentadas. del Gasto Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 30 designado Revisa y aprueba: Ordenador Recibir las expresiones de interés a través de SECOP II. Una vez terminado el periodo de presentación de manifestación de interés, se debe proceder a la apertura de las mismas dentro del sistema y publicar la lista de oferentes que manifestaron su interés en el concurso con precalificación. del Gasto Comité Evaluador Profesional/es de la Dirección 40 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Elaborar el informe de precalificación de las expresiones de interés de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria. El informe será publicado en SECOP II a través de la opción de análisis de evaluación del sistema. Esta última actividad será realizada por el/los profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, el informe deberá ser remitido al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 50 Jurídica designado Descargar o revisar directamente en SECOP II las observaciones al informe de expresiones de interés y comunicar por correo electrónico Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-102 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 102 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta Revisa y aprueban:

60 Comité Estructurador Dar respuesta a las observaciones a la evaluación de expresiones de interés a través de la plataforma SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma, estas deben ser revisadas y aprobadas por el comité evaluador, guardando coherencia con la normatividad vigente y los Proyecto de Pliego de Condiciones Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 70 Comité de Contratación Presentar el proceso del Concurso de Méritos con precalificación al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la lista de precalificación resultado del informe, observaciones y respuestas presentadas al mismo.

El Comité recomendará la lista de precalificación que será presentada en audiencia para su correspondiente conformación.

Convocan y organizan espacios y logística: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Asisten: Miembros del Comité Evaluador incluido Jefe de la Dependencia Responsable de 80 Llevar a cabo audiencia de precalificación y conformar el listado respectivo. tramitar la adquisición31 Ejerce la coordinación:

Profesional Grado 6 (contratación) de la Dirección Corporativa / profesional de Subgerencia Jurídica designado.

¿15?

Profesional de la Dirección ¿Hay más oferentes del máximo estipulado para la conformación de la lista de precalificados?

Si: ir a etapa 90 Corporativa designado No: ir a etapa 100 31 Podrán asistir tantos profesionales y/o contratistas de TRANSMILENIO como sea necesario.

103 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-103 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Ejerce la coordinación:

Profesional Grado 6 (contratación) de la Dirección 90 Llevar a cabo el sorteo en la audiencia de precalificación de conformidad con lo establecido en el aviso de convocatoria.

Corporativa / profesional de Subgerencia Jurídica designado.

Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 100 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto.

Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto l Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 110 Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto en SECOP II a través de mensaje público.

Jurídica designado Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 120 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero)

Publicar el acto que ordena la apertura del proceso de Concurso de Méritos Abierto, los pliegos definitivos y aquellos documentos que hayan sido modificados desde la etapa de proyecto de pliegos hasta pliegos definitivos en SECOP II.

Nota: Aquellos documentos que no sufren modificación para la etapa de pliegos definitivos, no deberán ser publicados nuevamente, salvo instrucción específica.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición32, Ordenador del Gasto ¿Los pliegos de condiciones tienen observaciones?

¿25?

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Si: ir a etapa 130 Jurídica designado No: ir a etapa 150 32 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-104 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 104 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta:

Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de 130 carácter financiero)

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Dar respuesta a las observaciones de Pliegos de Condiciones en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Jurídica designado (observaciones de carácter jurídico/contratación)33 Estos profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 140 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas”

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición34, Ordenador del Gasto 33 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma 34 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

105 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-105 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Comité Evaluador 150 Descargar o revisar las ofertas de SECOP II y elaborar la evaluación de las mismas y verificar los requisitos habilitantes35. En específico para el SECOP II, cuando se cumple la fecha de cierre el SECOP II permite abrir las ofertas. Ingrese a la sección lista de ofertas del área de trabajo del Proceso. Haga clic en “Apertura de ofertas”. Luego de abrir los sobres, se debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente SECOP II, esta actividad será desarrollada únicamente por el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

160 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 170 Jurídica designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al comité evaluador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 180 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP II, previa a esta respuesta por la plataforma se debe guardar coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas a la evaluación deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

35 Para el caso de las licitaciones de obra pública se debe cumplir con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-106 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 106 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

190 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Proyectar el informe definitivo.

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 200 Presentar al Comité de Contratación el orden de elegibilidad con la finalidad de que dicho órgano recomiende acoger o no el orden de elegibilidad propuesto.

Jurídica designado Comité de Contratación Convocan y organizan espacios y logística: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Asisten: Miembros del Comité Evaluador incluido Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición36 210 Ejerce la coordinación:

Celebración de diligencia de apertura de sobre económico.

Levantamiento de Acta, suscrita por los responsables Elaboración y numeración de Resolución de adjudicación por el ordenador del gasto de conformidad con el resultado de la diligencia.

Profesional Grado 6 (contratación) de la Dirección Corporativa / profesional de Subgerencia Jurídica designado. Adjudica: Ordenador del Gasto Carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el 220 Cargue de los documentos soportes de la diligencia en el SECOP II y adjudicación en dicha plataforma evaluador jurídico y estructurador financiero) y profesional/es evaluadores técnicos y económicos Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición37, Ordenador del Gasto 36 Podrán asistir tantos profesionales y/o contratistas de TRANSMILENIO como sea necesario. 37 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

107 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-107 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 230 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual 240 Fin 2.2.2.6. Procedimiento Mínima Cuantía Este procedimiento se aplicará para la contratación que no supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, incluyendo los contratos de consultoría que no superen dicho monto. Sin embargo, para la contratación directa, sin importar la cuantía, deberá aplicarse el procedimiento propio de dicha modalidad de selección.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 2.2.1.10.1. Estudios y Documentos Previos.

Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Revisó: Profesional/es de la 20 Publicar la invitación en el portal único de contratación SECOP II, por un término no inferior a un día hábil.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Revisa y aprueba: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición38, Ordenador del Gasto ¿15? ¿La invitación tiene observaciones?

Si: ir a etapa 30 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 60 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 30 designado Descargar de SECOP II las observaciones a la invitación y comunicar por correo electrónico al comité estructurador sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

38 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-108 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 108 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta:

Profesional/es del Dependencia Responsable de la adquisición (observaciones de carácter técnico/económico) y/o Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Económica (observaciones de 40 carácter financiero)

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Dar respuesta a las observaciones de la invitación en SECOP II, estas deben ser revisadas guardando coherencia con la normatividad vigente y los pliegos de condiciones. Al interior de SECOP II esta actividad se hace en “Observaciones a los documentos del Proceso” del área de trabajo, haciendo clic en “Contestar”

Nota: Teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos. designado (observaciones de carácter jurídico/contratación)39 Estos profesionales publican en SECOP II el consolidado de todas las observaciones Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico 50 Elaborar las adendas a que haya lugar, tramitarlas y publicarlas en SECOP II. Este trámite se debe realizar en el área de trabajo en SECOP II en la sección de “Modificaciones/Adendas” y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición40, Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 designado Abrir las ofertas en SECOP II, una vez se cumpla el plazo de entrega de ofertas, para esto se debe ingresar a SECOP II a la sección lista de ofertas del área de trabajo del proceso y hacer clic en “Apertura de ofertas”. Una vez abiertas todas las ofertas se debe generar en este aplicativo el “acta de cierre”, e iniciar por los designados del área interesada y de la Dirección Corporativa el proceso de evaluación de la oferta del menor precio.

39 En todo caso las respuestas podrán ser contestadas por las distintas áreas en forma conjunta, cuando así lo amerite la misma 40 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

109 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-109 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

70 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Consolidar informe de evaluación y publicarlo en el portal único de contratación SECOP II.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 80 designado Descargar o revisar en SECOP II las observaciones al informe de evaluación y comunicar por correo electrónico al área interesada sobre las observaciones y el plazo de publicación de respuestas a las mismas.

Comité Evaluador 90 Dar respuesta a observaciones al informe de evaluación sobre SECOP, previa a esta respuesta por la plataforma la cual debe guardar coherencia con la normatividad vigente y la invitación pública.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las respuestas a la evaluación deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

Consolida: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

100 Proyecta, revisa y aprueba:

Comité Evaluador Proyectar el informe definitivo.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual y se estructura y consolida en la Plataforma SECOP II, las evaluaciones definitivas deberán ser remitidas al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para su consolidación, desde el correo electrónico del Jefe de la Dependencia Responsable de la adquisición y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-110 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 110 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado (incluido el estructurador jurídico y estructurador financiero, esté último solo cuando se modifiquen 110 Adjudicar el proceso en la plataforma SECOP II aspectos financieros)

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición41, Ordenador del Gasto 120 Continuar con el Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato (numeral 2.2.4.1) de este Manual 130 Fin 2.2.2.7. Procedimiento Contratación Directa diferente a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del numeral 2.2.1.10.1. Estudios y Documentos Previos.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 20 Jurídica designado Crear el proceso en el Portal único de Contratación SECOP II.

Nota: La creación del proceso debe incluir los documentos y anexos previos y el acto administrativo de justificación de la contratación directa el cual deberá dejarse publicado mínimo 24 horas antes de la firma del contrato.

El profesional deberá en esta etapa crear el listado de documentos que debe aportar el contratista y/o entidad.

41 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

111 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-111 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 30 Aprobar publicación del proceso en SECOP II y automáticamente se genera envío de la invitación al contratista y/o entidad.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición42 ¿15?

Profesional/es de la Dirección ¿El proceso requiere oferta?

Si: ir a etapa 40 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

No: ir a etapa 50 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 40 Jurídica designado.

Descargar o revisar las ofertas de SECOP II la cual deberá estar acorde con los estudios previos de la entidad y revisar el cumplimiento de los documentos solicitados y los diferentes documentos que justifican la contratación.

Nota: en caso de inconsistencias se rechaza para que el contratista y/o entidad corrijan nuevamente la información.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

50 Responsables del área que Revisar el cumplimiento de los documentos solicitados y los diferentes documentos que justifican la contratación.

Nota: en caso de inconsistencias se rechaza para que el contratista y/o entidad corrijan nuevamente la información. originó la contratación Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 60 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Enviar para aprobación de TRANSMILENIO el contrato que se remitirá a la entidad y/o contratista.

Nota: Aprobado el contrato, el profesional envía el mismo al contratista y/o entidad para su aprobación en la plataforma.

Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición43 Ordenador del Gasto 42 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación. 43 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-112 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 112 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 70 Recibido el contrato aprobado, se envía para aprobación del Ordenador del Gasto.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Ordenador del Gasto 80 Fin En caso excepcional en que Colombia Compra Eficiente no ponga a disposición la plataforma SECOP II para adelantar la contratación directa, se atenderán los protocolos dispuestos para ello por la Entidad.

2.2.2.8. Procedimiento contratación directa para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del numeral 2.2.1.10.1. Estudios y Documentos Previos.

20 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Crear el proceso en el Portal único de Contratación SECOP II.

Nota: El/los Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado, deberán cargar los documentos y anexos previos en documentos del proceso y los documentos del contratista en documentos internos.

Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 30 Aprobar publicación del proceso en SECOP II Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición44 44 La revisión y aprobación en la plataforma SECOP II podrá contener más revisiones y aprobaciones. Estas deberán ponerse en conocimiento del profesional que está estructurando el proceso en la plataforma con el fin de incluirlos en el flujo de aprobación.

113 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-113 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 40 Publicar proceso en SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

¿15?

Profesional de la Dirección ¿El contratista es persona natural?

Si: ir a etapa 50 Corporativa designado del área funcional Contratación No: ir a etapa 60 Proyecta, carga y envía en SECOP II: Profesional/es de la Dirección Corporativa 50 Editar el contrato y enviar el mismo al contratista persona natural para aprobación /Subgerencia Jurídica designado Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 60 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Enviar para aprobación de TRANSMILENIO el contrato que se remitirá a la persona jurídica.

Nota: Aprobado el contrato, el/los Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado, envían el mismo al contratista para su aprobación en la plataforma. designado Aprobó: Ordenador del Gasto Envía: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 70 Recibido el contrato aprobado por la persona natural o jurídica, se envía para aprobación del ordenador del gasto Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Ordenador del Gasto 80 Fin En caso excepcionales en que Colombia Compra Eficiente no ponga a disposición la plataforma SECOP II para adelantar la contratación directa, se atenderán los protocolos dispuestos para ello por la Entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-114 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 114 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.3. Contratación a través de mecanismos Colombia Compra Eficiente y otros 2.2.3.1. Acuerdo Marco de Precios Procedencia del acuerdo marco de precios TRANSMILENIO S.A., está obligada a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, e igualmente está obligada a adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los acuerdos marco de precios vigentes.

- Identificación de bienes y servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios

TRANSMILENIO S.A., acudirá a los Acuerdos Marco de Precios, suscritos por Colombia Compra Eficiente, teniendo en cuenta los bienes y servicios de características técnicas uniformes contenidos en su Plan Anual de Adquisición y la información disponible del sistema de compras y contratación pública.

TRANSMILENIO S.A., puede solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra Eficiente podrá revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado

- Utilización del acuerdo marco de precios

TRANSMILENIO S.A., en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.

Si el Catálogo para acuerdos marco de precios contiene el bien o servicio requerido, la Entidad deberá suscribir el acuerdo marco de precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga y en las órdenes de compra derivadas de los acuerdos marco de precios, a menos que el acuerdo marco de precios respectivo disponga lo contrario.

- Proceso de contratación para un acuerdo marco de precios

Colombia Compra Eficiente es la entidad responsable de diseñar y organizar el proceso de contratación para los acuerdos marco de precios por licitación pública y celebrar los acuerdos marco de precios.

115 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-115 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) Evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores; b) Proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y c) Actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación Etapas internas para el acuerdo marco.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar 20 Definir si los servicios y bienes requeridos se encuentran incluidos en Acuerdo Marco de Precios. la adquisición ¿El requerimiento está incluido en el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA?

¿15?

Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar Si: designar al profesional de la dependencia para elaborar los estudios e ir a etapa 40 la adquisición No: ir a etapa 30 Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar 30 la adquisición Solicitar su inclusión a la Oficina Asesora de Planeación en Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA, de conformidad con el formato de modificación y/o aplicativo implementado por la Entidad para tal fin del plan de contratación.

Proyecta: profesional de la dependencia responsable de tramitar 40 la adquisición revisión y aprobación Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición Elaborar los Estudios Previos que correspondan con la necesidad (bien, obra o servicio con el formato de Estudios Previos) y remitirlos para aprobación del Subgerente, Director, o Jefe de Oficina según corresponda, quien dará la aprobación enviando desde su correo electrónico institucional dichos estudios a la Dirección Corporativa o a la Subgerencia Jurídica según sea el caso.

Se entiende que el Subgerente, Director, o Jefe de Oficina ha aprobado los estudios previos, cuando los remite a través de su correo electrónico institucional. Por esta razón, solo se tramitarán los estudios previos que provengan del Jefe de la Dependencia Responsable.

Profesional designado de la Dirección Corporativa 50 Asignar a un Profesional o profesionales para el trámite del proceso de contratación a través de Acuerdo Marco /Subgerencia Jurídica 60 Revisar los Estudios Previos, documentos anexos y las fichas, cartas y formatos que ésta establezca la Bolsa para la futura contratación.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-116 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 116 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿25?

¿El Estudio previo y documentos anexos cumple con los requisitos jurídicos?

Si: ir a etapa 90 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 70 70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Devolver el Estudio Previo a la dependencia solicitante para realizar ajustes, previa comunicación con el área interesada.

Nota: retroalimentar al área interesada de forma presencial de ser necesario en primer lugar y enviar correo electrónico solicitando los ajustes.

Dependencia Responsable de tramitar 80 Realizar ajustes y remitir por correo electrónico al profesional designado de la Dirección Corporativa o Subgerencia Jurídica para revisión e ir a la etapa 90. la adquisición 90 Iniciar en la plataforma de Colombia Compra Eficiente el trámite y solicitar la cotización a los proveedores.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Dependencia Responsable de tramitar 100 Recibidas las cotizaciones seguir los pasos establecidos en el Acuerdo Marco y escoger al proveedor con quien se celebrará la orden de compra. la adquisición Dependencia Responsable de tramitar 110 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con los procedimientos que para ello establezca la Oficina Asesora de Planeación o el área competente. la adquisición y el Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Profesional/es de la Dirección Corporativa 120 Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. designado Profesional/es de la Dirección Corporativa 130 Elaborar la orden de compra en la plataforma de Colombia Compra eficiente designado 140 Aprobar la Orden de Compra. Ordenador del Gasto 150 Fin 117 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-117 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.3.2. Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos Planeación de una adquisición en la bolsa de productos Le corresponde a la dependencia encargada estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

- Requisitos para actuar como comisionista de entidad estatal

TRANSMILENIO podrá exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

- Selección del comisionista

TRANSMILENIO debe seleccionar al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser competitivo, el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus modificaciones en el SECOP II.

- Disponibilidad presupuestal

Para celebrar el contrato de comisión, se debe acreditar que se cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la operación que por cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual TRANSMILENIO haga la negociación.

- Lista de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes

Las bolsas de productos deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar una lista de los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes susceptibles de ser adquiridos por las entidades estatales, de tal manera que solo aquellos que estén en la lista puedan ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate. Las bolsas de productos deben mantener esta lista a disposición de las entidades REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-118 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 118 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ estatales y del público en general en sus oficinas y en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación.

- Garantía única a favor de la entidad estatal

Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe constituir a favor de TRANSMILENIO S.A., comitente la garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la comisión que la Entidad pagará al comisionista por sus servicios.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 20 adquisición45 Definir si los servicios y bienes requeridos se encuentran en la Bolsa de Productos respectivos, con el análisis antes descrito y definir la necesidad a satisfacer con la Contratación (Elaboración Anexo Técnico – Estudios del Sector – Estimación de Riesgos y Estudios Previos) Se deberá trabajar en conjunto con la bolsa para elaborar las fichas, cartas y formatos que ésta establezca para la futura contratación.

¿El requerimiento está incluido en el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA?

¿15?

Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la Si: designar al profesional de la dependencia para elaborar los estudios e Ir a etapa 40 adquisición No: ir a etapa 30 Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 30 adquisición Solicitar su inclusión a la Oficina Asesora de Planeación en Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA, de conformidad con el formato de modificación y/o aplicativo implementado por la Entidad para tal Fin del plan de contratación y dar inicio de nuevo al procedimiento. Ir a etapa 10 Proyecta: Profesional de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición Revisión y aprobación Jefe 40 de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición Elaborar los Estudios Previos que correspondan con la necesidad (bien, obra o servicio con el formato de Estudios Previos) y remitirlos para aprobación del Subgerente, Director, o Jefe de Oficina según corresponda, quien dará la aprobación enviando desde su correo electrónico institucional dichos estudios a la Dirección Corporativa o a la Subgerencia Jurídica según sea el caso.

Se entiende que el Subgerente, Director, o Jefe de Oficina ha aprobado los estudios previos, cuando los remite a través de su correo electrónico institucional. Por esta razón, solo se tramitarán los estudios previos que provengan del Jefe de la Dependencia Responsable.

45 En adelante estas dependencias se denominarán “Dependencias responsables de tramitar la adquisición”.

119 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-119 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional designado de la Dirección Corporativa 50 Asignar a un Profesional o profesionales para el trámite del proceso de contratación /Subgerencia Jurídica Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 Revisar los Estudios Previos, documentos anexos y las fichas, cartas y formatos que ésta establezca la Bolsa para la futura contratación. designado ¿25?

¿El Estudio previo y documentos anexos cumple con los requisitos jurídicos?

Si: ir a etapa 90 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado No: ir a etapa 70 70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Devolver el Estudio Previo a la dependencia solicitante para realizar ajustes, previa comunicación con el área interesada.

Nota: retroalimentar al área interesada de forma presencial de ser necesario en primer lugar y enviar correo electrónico solicitando los ajustes.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición 80 Realizar ajustes y remitir por correo electrónico al profesional designado de la Dirección Corporativa o Subgerencia Jurídica para revisión e ir a la etapa 90.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición y el Profesional/es de la 90 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con los procedimientos que para ello establezca la Oficina Asesora de Planeación o el área competente.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Profesional/es de la Dirección Corporativa 100 Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. designado Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 110 Remitir a la Bolsa los documentos previos para iniciar trámite y procedimiento establecido en la Bolsa. adquisición ¿35?

Bolsa ¿Iniciado el procedimiento se presentan observaciones al proceso surtido en la bolsa?

Si: ir a etapa 120 No: ir a etapa 130 120 Dar respuesta a observaciones la cual debe guardar coherencia con la normatividad vigente remitiéndolas a la Bolsa. Comité Evaluador REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-120 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 120 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 130 designado Presentar el proceso al Comité de Contratación, instancia en donde se verifica la pertinencia de la apertura del proceso, sugiriendo al Ordenador del Gasto si se abre o no el proceso.

Nota: el Ordenador del Gasto puede alejarse de la sugerencia del Comité de Contratación, sustentando su decisión.

Comité de Contratación Proyecta y numera: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 140 Elaborar y aprobar el acto administrativo donde se ordena la apertura del proceso. designado Revisa y aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 150 Remitir Acto Administrativo a la bolsa para continuar con el trámite designado Bolsa Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 160 designado Una vez surtido el trámite respectivo presentar al Comité de Contratación el orden de elegibilidad con la finalidad de que dicho órgano recomiende acoger o no el orden de elegibilidad propuesto y su correspondiente adjudicación.

Comité de Contratación Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de 170 la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Elaboración y numeración de Resolución de adjudicación por el ordenador del gasto, la cual se remite a la Bolsa.

Nota: posterior a este trámite, la Bolsa remite el resultado de la rueda de negocios para proceder a expedir los Certificados de Registro Presupuestal del Comisionista, la Bolsa y el o los proveedores.

Adjudica: Ordenador del Gasto 180 Fin Nota: Teniendo en cuenta que este procedimiento es surtido en su totalidad en las plataformas de la Bolsa, con el fin de dar publicidad en el proceso de TRANSMILENIO S.A., se procederá a publicar Estudios Previos, Anexos, Resolución de Apertura, Resolución de Adjudicación y demás documentos que se consideren pertinentes, en la plataforma Secop I o Secop II según sea el caso, en los documentos del contrato del Comisionista.

121 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-121 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.3.3. Tienda Virtual del Estado Colombiano – Compras a través de otros instrumentos de agregación de demanda diferentes al acuerdo marco y compras en grandes superficies La Tienda Virtual del Estado Colombiano es una herramienta en línea del Sistema de Compras Públicas.

La Tienda Virtual del Estado Colombiano es la plataforma que permite hacer compras a través de los instrumentos de agregación de demanda y en grandes superficies.

El presente procedimiento se establece para realizar el procedimiento de compra a través de otros instrumentos de agregación de demanda diferentes al acuerdo marco y las compras en grandes superficies.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 20 Definir si los bienes requeridos se encuentran incluidos en el catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdo. adquisición46 ¿El requerimiento está incluido en el Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA?

¿15?

Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la Si: designar al profesional de la dependencia para elaborar los estudios e Ir a etapa 40 adquisición No: ir a etapa 30 Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la 30 adquisición Solicitar su inclusión a la Oficina Asesora de Planeación en Plan de Acción - Plan Anual de Adquisiciones-PAA, de conformidad con el formato de modificación y/o aplicativo implementado por la Entidad para tal Fin del plan de contratación. Ir a etapa 50 Proyecta: Profesional de la Dependencia Responsable de 40 tramitar la adquisición Revisión y aprobación Jefe de la Dependencia Responsable de tramitar la adquisición Elaborar los Estudios Previos que correspondan con la necesidad (bien, obra o servicio con el formato de Estudios Previos) y remitirlos para aprobación del Subgerente, Director, o Jefe de Oficina según corresponda, quien dará la aprobación enviando desde su correo electrónico institucional dichos estudios a la Dirección Corporativa o a la Subgerencia Jurídica según sea el caso.

Se entiende que el Subgerente, Director, o Jefe de Oficina ha aprobado los estudios previos, cuando los remite a través de su correo electrónico institucional. Por esta razón, solo se tramitarán los estudios previos que provengan del Jefe de la Dependencia Responsable.

Profesional designado de la 50 Asignar a un Profesional o profesionales para el trámite del proceso de contratación a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 60 Revisar los Estudios Previos, documentos anexos y las fichas, cartas y formatos que ésta establezca la Bolsa para la futura contratación.

Jurídica designado 46 En adelante estas dependencias se denominarán “Dependencias responsables de tramitar la adquisición”.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-122 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 122 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿25?

Profesional/es de la Dirección ¿El Estudio previo y documentos anexos cumple con los requisitos jurídicos?

Corporativa /Subgerencia Si: ir a etapa 90 Jurídica designado No: ir a etapa 70 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 70 Jurídica designado Devolver el Estudio Previo a la dependencia solicitante para realizar ajustes, previa comunicación con el área interesada.

Nota: Retroalimentar al área interesada de forma presencial de ser necesario en primer lugar y enviar correo electrónico solicitando los ajustes.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición 80 Realizar ajustes y remitir por correo electrónico al profesional designado de la Dirección Corporativa o Subgerencia Jurídica para revisión continuar en la etapa 90.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 90 Iniciar en la plataforma de Colombia Compra Eficiente el trámite y solicitar la cotización a los proveedores.

Jurídica designado Dependencia Responsable de tramitar la adquisición 100 Recibidas las cotizaciones seguir los pasos establecidos en la Tienda Virtual y escoger al proveedor con quien se celebrará la orden de compra.

Dependencia Responsable de tramitar la adquisición y el Profesional/es de la Dirección 110 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con los procedimientos que para ello establezca la Oficina Asesora de Planeación o el área competente.

Corporativa /Subgerencia Jurídica designado 120 Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Profesional/es de la Dirección Corporativa designado Profesional/es de la Dirección 130 Elaborar la orden de compra en la plataforma de Colombia Compra eficiente Corporativa designado 140 Aprobar la Orden de Compra. Ordenador del Gasto 150 Fin 2.2.4. Etapa Contractual Por regla general, el plazo de ejecución se inicia con en cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución establecidos en la ley.

Está totalmente prohibido ordenar o permitir la ejecución de actividades contractuales sin el lleno de estos requisitos. Para verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución e 123 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-123 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ iniciar la ejecución contractual el interventor o supervisor y el contratista o entidad deberán suscribir un acta de inicio.

El contrato se constituye a través de la plataforma SECOP II y debe armonizar la información que reposa en los estudios previos - documentos del proceso y la propuesta del adjudicatario. El abogado que tenga designado el proceso deberá verificar que la información sea coherente. En todo caso la entidad puede emitir Minutas Físicas las cuales tienen la misma validez que el contrato electrónico generado por la plataforma SECOP II.

Se realizará el seguimiento a las garantías pos contractuales, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015. Una vez “vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, se deja constancia del cierre del expediente” en la respectiva carpeta del contrato que reposa en los archivos de la entidad.

2.2.4.1. Procedimiento de constitución de la minuta contractual en la plataforma SECOP II y cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contrato.

Al momento de cargar el clausulado para la minuta en la plataforma Secop II o en caso de emitirse minuta física, el profesional del grupo de contratación de la Dirección Corporativa, deberá verificar que exista consistencia entre los documentos precontractuales y lo consignado en el clausulado o la minuta.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Proyecta y carga al SECOP II Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 20 Elaborar los lineamientos del clausulado el cual se anexará al Portal único de Contratación SECOP II en la pestaña Documentos del Contrato.

Jurídica designado.

Envía para aprobación en SECOP II: Profesional/es de la Dirección Corporativa 30 /Subgerencia Jurídica designado.

Enviar para aprobación de TRANSMILENIO el contrato que se remitirá al contratista.

Nota: Aprobado el contrato, el/los Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado, envían el mismo al contratista para su aprobación en la plataforma.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-124 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 124 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Cargó y revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 40 Aprobar el contrato en Portal único de Contratación SECOP II.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Ordenador del Gasto Envía para aprobación del contratista: Profesional/es de la Dirección Corporativa 50 Una vez aprobado en el primer flujo el contrato, se remite al contratista para su aprobación.

/Subgerencia Jurídica designado.

Revisa: Profesional/es de la ¿15?

¿Es aceptado el contrato por el adjudicatario?

Si: ir a etapa 70 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

No: Ir a etapa 60 Revisa: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica 60 designado Aprueba: Comité evaluador.

Hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta e iniciar el trámite de reclamación.

Iniciar trámite para celebrar el contrato con el segundo en orden de elegibilidad y seguir con lo establecido en la ley 80 de 1993 o la ley 1150 de 2007.

Realizar las modificaciones en el Portal único de Contratación SECOP II e iniciar nuevamente el trámite en el numeral 10 de este procedimiento.

Envía: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 70 Recibido el contrato aprobado por el contratista, se envía para aprobación de TRANSMILENIO en segundo y último flujo de aprobación.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Ordenador del Gasto ¿El contrato requiere garantía?

¿25?

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Si: ir a etapa 80 Jurídica designado No: ir a etapa 90 125 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-125 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Revisión y envío par aprobación: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

80 Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Revisar y aprobar la Garantía Única de Cumplimiento, la cual deberá ser cargada por el contratista respectivo en la Opción 2 de condiciones, o en forma física.

Nota: La solicitud de allegar las pólizas es responsabilidad del Interventor o supervisor y Jefe de Dependencia Responsable quienes no podrán iniciar contrato sin este requisito. designado Aprobó: Ordenador del Gasto Solicita y carga el soporte: Profesional/es de la Dirección 90 Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Solicitar Certificado de Registro Presupuestal (CRP).

Una vez expedido el CRP cargarlo en documentos de ejecución del contrato Nota: los numerales 80 o 90 no tienen un orden predeterminado, puede ocurrir que se dé primero el punto 90 y posteriormente el 80 o a la inversa.

Elabora y comunica: Profesional/es de la Dirección 100 Elaborar y comunicar la designación de supervisión.

Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Interventor o supervisor del contrato 120 Expedir desde el sistema SEUS (o el sistema vigente) el acta de inicio, suscribirla por el contratista y supervisor y cargarla al SECOP II pestaña ejecución del contrato.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 130 Asentar contrato en el Sistema de información SEUS.

Jurídica designado 140 Fin 2.2.4.2. Procedimiento modificación, aclaración, adición presupuestal, cesión, suspensión entre otros Para efectos y trámites de modificaciones contractuales se deberán entregar los documentos con un mínimo de cinco (5) días calendario antes del plazo de vencimiento. Teniendo la implementación de SECOP II, las modificaciones contractuales, en cualquiera de sus acepciones, solo se entenderán perfeccionadas cuando sean aprobadas por las partes (contratante - contratista) y se realice la publicación de la misma.

Por esta razón se conmina a los supervisores estar atentos a la revisión constante del SECOP II para que los contratistas aprueben las modificaciones solicitadas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-126 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 126 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Interventor o supervisor y Jefe de la Dependencia 20 Análisis técnico, económico y financiero sobre la necesidad de determinar y definir la realización de la modificación, aclaración o adición presupuestal al contrato, acuerdo, pacto o convenio.

Responsable Interventor o supervisor y Jefe de la Dependencia 30 Documentar mancomunadamente con el contratista las condiciones técnicas y/o presupuestales que soportarán la modificación del contrato.

Responsable Interventor o supervisor y Jefe de la Dependencia 40 Diligenciar el formato solicitud modificación al contrato (el análisis referenciado en la Etapa 20 puede plasmarse en este formato)

Responsable Interventor o supervisor y Jefe de Dependencia 50 Responsable Enviar vía correo electrónico a la Dependencia Responsable de los procesos de adquisiciones, el formato solicitando la modificación respectiva, junto con los documentos soportes, todo en medio magnético.

Nota: teniendo en cuenta que el expediente es virtual, la documentación remitida al Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado para tramitar la modificación, será allegada desde el correo electrónico del Jefe de Dependencia Responsable de la adquisición con copia al supervisor o viceversa y el pantallazo o constancia de dicho correo deberá reposar en el expediente contractual, en la sección documentos internos.

No se requiere que los documentos cuenten con número de radicado del sistema de gestión documental, la fecha y hora de radicación se tomaran del correo electrónico remitido.

60 Revisión de la solicitud de modificación de contrato.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

¿15?

¿La información es suficiente para la elaboración y aprobación de la modificación al contrato?

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Si: ir a etapa 100 designado.

No: ir a etapa 70 70 Devolver la solicitud para que sean complementados y volver a iniciar el proceso.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

127 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-127 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 80 Cuando sea procedente solicitar y elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

90 Registra y envía: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Registrar la modificación del contrato en el portal único de contratación SECOP II y enviar para aprobación de TRANSMILENIO la modificación que se remitirá a la entidad y/o contratista.

En caso de que aún exista expediente físico elaborar la modificación y tramitar físicamente la suscripción de la misma por parte del proveedor.

Quien proyectó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 100 Aprobar la modificación en SECOP II primer flujo.

Nota: Aprobado el contrato por TRANSMILENIO S.A., el profesional envía el mismo al contratista y/o entidad para su aprobación en la plataforma.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Aprobó: Ordenador del Gasto Envía para aprobación del contratista: Profesional/es de la Dirección Corporativa 110 Una vez aprobado en el primer flujo la modificación, se remite al contratista para su aprobación.

/Subgerencia Jurídica designado.

Quien proyectó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

Revisó: Profesional/es de la 120 Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Aprobado el contrato por el contratista, se procede a aprobar la modificación en SECOP II por TRANSMILENIO S.A. en el segundo flujo de aprobación.

En caso de que aún exista expediente físico pasar a firma del ordenador del gasto la modificación y cumplir con el principio de publicidad en el portal SECOP I designado Aprobó: Ordenador del Gasto Publica: Profesional/es de la 130 Publicación de la modificación.

Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

140 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica Cuando la modificación requiera adición presupuestal, informar vía correo electrónico la modificación contractual al grupo de presupuesto para expedición del Certificado de Registro el cual deberá ser cargado al SECOP II. designado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-128 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 128 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional/es de la Dirección Corporativa 150 Elaborar el Certificado de Registro Presupuestal. – Solo cuando se trate de modificación presupuestal y registrar el documento en SECOP II.

Interventor o supervisor y Jefe de Dependencia 160 Revisar, solicitar y verificar la correspondiente modificación de las pólizas.

Responsable Revisó: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado.

170 Aprobar la modificación de las correspondientes pólizas en la plataforma SECOP II o de forma escrita Aprobó: Ordenador del Gasto 180 Fin 2.2.5. Etapa Pos Contractual Esta fase inicia una vez vencido el plazo de ejecución del contrato y culmina con la liquidación del mismo y/o con el cierre del expediente del proceso contractual con la expiración de la vigencia de las garantías de cumplimiento. Comprende la finalización de la relación contractual y está referida a las obligaciones posteriores a la misma.

En este período las partes contratantes, realizan una revisión a las obligaciones contraídas por cada una de ellas, para declararse a paz y salvo. En esta etapa la actuación del supervisor o interventor del contrato es fundamental toda vez que realiza junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las todas obligaciones pactadas. La liquidación, procede por regla general, en los contratos de tracto sucesivo, es decir contratos cuya ejecución se prolonga en el tiempo, también debe realizarse cuando las partes así lo acordaron en el contrato respectivo.

La liquidación de los contratos deberá realizarse dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias o fiscales, y en lo posible se debe dar prevalencia a liquidaciones de contratos o convenios de común acuerdo.

Para lo anterior, le corresponde al Supervisor o Interventor del contrato entregar el informe final con todos los soportes para proceder con la liquidación.

En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrán pactar mecanismos alternativos de solución de conflictos, para lo cual entre otras en el acta de liquidación podrán constar los acuerdos, 129 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-129 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

El supervisor o interventor del contrato deberá hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el término de duración de las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperación ambiental de las obras o bienes, así como exigir al contratista la extensión o ampliación de las garantías provistas.

2.2.5.1. Procedimiento liquidación.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Interventor o Supervisor del 20 contrato Diligenciar el Formato Acta de Liquidación Final de Contrato dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución del contrato o dentro del plazo legal establecido para ello. El acta debe venir acompañada de todos los soportes de la ejecución contractual y el medio magnético.

¿15? ¿Es necesario realizar ajustes al acta de liquidación?

Si: ir a etapa 30 Proyecta: Profesional del Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones No: ir a etapa 25 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 30 Remitir al Interventor/supervisor para que realice los ajustes respectivos.

Jurídica designado.

Interventor o Supervisor del 40 Realizar ajustes y remitir al Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones contrato ¿25?

¿Se van a realizar reconocimientos en el Acta de Liquidación a favor del contratista?

Interventor o Supervisor del Si: ir a etapa 50 contrato No: ir a etapa90 Si el reconocimiento corresponde a causas diferentes al objeto y a su valor debe ir a comité de conciliación.

Interventor o Supervisor del 50 Si: ir a etapa 60 contrato No: ir a etapa 70 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-130 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 130 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional de la Subgerencia Jurídica designado 60 Llevar la reclamación al comité de conciliación, quien recomienda aceptar o no aceptar el acuerdo transaccional para terminar el conflicto.

Interventor o Supervisor del contrato 70 Con el proyecto de acta de liquidación, solicitar la disponibilidad presupuestal para el pago de los reconocimientos que se realizarán en la misma (si aplica)

Profesional Especializado de 80 Expedir la disponibilidad presupuestal y entregarlo al interventor del contrato (si aplica)

Presupuesto y Contabilidad Interventor o Supervisor del contrato 90 Tramitar la aprobación del acta de liquidación por las partes. Se debe requerir al contratista su aprobación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato.

¿35? ¿Es aprobada el Acta de Liquidación por el Contratista?

Interventor o Supervisor del Si: Ir a etapa 100 contrato No: Ir a etapa 130 Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 100 Cargue y publicación del acta en el SECOP II Jurídica designado Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 110 Remitir al área de presupuesto, para liberación de saldo o la expedición del registro presupuestal y pago.

Jurídica designado Interventor o Supervisor del 120 Solicitar al Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones realizar la liquidación unilateral contrato Proyecta: Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia Jurídica designado Revisa y Aprueba: Supervisor o 130 Proyectar acto administrativo de liquidación unilateral Interventor Revisa y Aprueba: Ordenador del Gasto Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 140 Notificar el acto administrativo de liquidación unilateral Jurídica designado Profesional/es de la Dirección Corporativa /Subgerencia 150 Seguir el procedimiento previsto en el Código Contencioso Administrativo en caso de interposición de recursos Jurídica designado 131 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-131 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 160 Fin

3. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

En términos generales, al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales enunciados explícitamente en el Preámbulo y en el artículo 2º de la Constitución Política colombiana; la continua y eficiente prestación de los servicios públicos; y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Según lo estipulado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y en la Ley 80 e 1993 y demás normas concordantes sobre la materia, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual.

TRANSMILENIO S.A. cuenta con un Manuel de Supervisión e Interventoría que orientará la labor de los supervisores e interventores de los contratos con la entidad.

4. BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Con el presente capítulo se formulan recomendaciones prácticas que permitan a los diferentes intervinientes en la contratación de la Entidad optimizar sus actividades o gestiones contractuales en procura de desarrollar el mejoramiento continuo del proceso de adquisición de bienes y servicios.

De manera general, es necesario establecer que la actividad contractual como modelo de Gestión Pública, se desarrolla dentro del marco de la Función Administrativa, y en consecuencia, la principal y mejor práctica que se debe tener en cuenta por todos los partícipes en esta gestión es cumplir a cabalidad con el artículo 209 de la Constitución Política, que establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-132 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 132 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Todas las actuaciones de TRANSMILENIO S.A., en marco de los procesos de selección serán públicas y a los proponentes e interesados se les otorgará la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se señalará en los pliegos de condiciones, las etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y la posibilidad de expresar sus observaciones, de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente.

La Entidad no condicionará la participación en las licitaciones públicas, concursos de méritos, selecciones abreviadas, contratación directa y mínima cuantía, ni la adjudicación, adición o modificación de contratos, como tampoco la cancelación de las sumas adeudadas al contratista, a la renuncia, desistimiento o abandono de peticiones, acciones, demandas y reclamaciones por parte de éste.

Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, se busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

4.1. Durante la etapa precontractual.

El Plan Anual de Adquisiciones debe ser cargado oportunamente en la herramienta definida por la entidad, con el objeto de realizar una planeación integral de la contratación.

TRANSMILENIO S.A. atendiendo a lo consagrado en la ley, orientará sus esfuerzos a mitigar los riesgos previsibles los cuales deben estar plenamente tipificados, estimados y asignados desde la planeación hasta la liquidación del contrato; en el caso de contrataciones que requieran extensión y se adicionen por necesidad o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, se procurará por considerar los riesgos predecibles de acuerdo con la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas en la justificación de la adición.

Para los fines de la transparencia en la gestión contractual, se cuenta con la participación de la Oficina de Control Interno además de los actores claves de los procesos contractuales que se adelanten, e igualmente para asegurar la trazabilidad de dichos procesos contractuales, las Dependencias de 133 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-133 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ TRANSMILENIO S.A. deben soportar todas las etapas del proceso de Contratación con el registro en los sistemas de información que lo apoyan.

El equipo estructurador del proceso de selección, deberá verificar los documentos del proceso (incluida la propuesta del futuro contratista o entidad, cuando ello aplique), con el fin de que exista armonía y consistencia entre los mismos.

4.1.1. En los documentos y estudios previos.

Es recomendable que los funcionarios y contratistas que apoyen la gestión contractual en las diferentes dependencias tengan en cuenta los siguientes aspectos:

- Se deben realizar los estudios del sector, consultar el marco normativo y técnico que regula el

bien, obra o servicios, y obtener las autorizaciones, permisos, licencias, realizar el análisis de viabilidad o los estudios de factibilidad, gestionar vigencias futuras en el caso en que los contratos deban extenderse por varias vigencias, entre otros, y ejecutar todos aquellas actividades y factores requeridos para mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión contractual.

- La Dependencia que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de

adelantar cualquier trámite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la necesidad.

- Identificar de manera clara y precisa el objeto a contratar y en qué contribuirá la contratación al

logro de indicadores del Proyecto de Inversión, cuando esto último aplique.

- En la realización del estudio de mercado, se deberá tener en cuenta que las personas naturales

o jurídicas a las cuales se envíe la solicitud, al momento de responder no condicionen la cotización, coticen lo que efectivamente se le está solicitando y las cotizaciones sean comparables entre sí.

- Resulta conveniente designar y vincular desde esta etapa, al responsable de supervisar la

futura contratación toda vez que conocerá desde la definición de la necesidad de la entidad, los requerimientos y demás aspectos determinantes de la contratación futura.

- Las garantías deben establecerse según la naturaleza del contrato a celebrar y en todo caso

se seguirán las siguientes reglas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-134 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 134 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ o Se solicitará póliza a los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo de personas naturales cuyos honorarios mensuales sean iguales o superiores a 14 SMLMV. o Se solicitará póliza a los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, celebrados con personas jurídicas.

- Desde la elaboración de los estudios y documentos previos se deberán establecer los aspectos

relativos a la protección de datos personales, confidencialidad y derechos de autor. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se deben proteger los datos personales de los contratistas, por esta razón, no se harán públicos los mismos y reposarán en documentos internos del proceso en la plataforma SECOP II.

- Los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con personas

jurídicas, deberán incluir un análisis comparativo de costos o precios que permitan establecer la razonabilidad del valor del servicio y/o del contrato 4.1.2. En relación con los Pliegos de Condiciones Los pliegos de condiciones constituyen la ley del proceso de selección y por consiguiente del contrato que como resultado del mismo llegare a celebrarse, por ello reviste la mayor importancia un pliego de condiciones con unas reglas claras y objetivas, que no den lugar a interpretaciones o dudas sobre su alcance, en tanto que el mismo se integra al contrato y sirven para interpretarlo y definir los conflictos.

En su elaboración, se tendrán, en cuenta, entre otros, los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción de la competencia, así:

- Selección Objetiva: La exigencia de condiciones como la capacidad jurídica y las condiciones

de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor, así como de posible cumplimiento por un número plural de interesados en el proceso.

- La determinación de características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos

descritas en los pliegos de condiciones y que se integran al contrato, deben ser precisas y corresponder a las necesidades reales de la entidad, en orden a que el supervisor/interventor haga las exigencias de acuerdo con las mismas.

- Libre Concurrencia y Promoción de la Competencia: Al respecto se tendrá en cuenta el alcance

de este principio conforme a lo manifestado la Corte Constitucional en Sentencia C-713 de 2009 del 7 de octubre de 2009, con ponencia de la HM. María Victoria Calle Correa, así:

135 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-135 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ “La libre concurrencia, entraña, entonces, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses económicos de la entidad contratante, en razón a que no permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado puede aparejar en la celebración del contrato”.

- Los pliegos de condiciones deben contener reglas justas y claras, que no induzcan a error a

los proponentes; así como plazos y términos razonables para que cada una de sus etapas pueda llevarse de la manera más eficaz y transparente.

- Cuando en razón al objeto del contrato se determine la entrega de bienes o productos por

etapas, es útil discriminar para cada bien o producto los plazos y los eventos que sirven para contar la iniciación de los mismos, acordando para el efecto un cronograma. Igualmente, si el término se expresa en días, es recomendable señalar si son días hábiles o si son días calendario.

- En la forma de pago de los contratos se deben establecer claramente las condiciones y el plazo

para hacer cada pago. Este plazo debe fijarse teniendo en cuenta los tiempos y el cumplimiento de las normas presupuestales que deba realizar la Entidad para hacer efectivos los giros correspondientes.

- En los pliegos de condiciones es necesario establecer claramente los procedimientos de

autorización y pago de las mayores cantidades de los ítems pactados y de los ítems no previstos que resulten indispensables para la ejecución de la obra contratada.

- Al momento de realizar la evaluación de las ofertas se deben designar como comité evaluador,

personas con la idoneidad y responsabilidad suficiente para cumplir a cabalidad y de manera correcta esta labor.

- Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de

contratación serán lo establecidos oficial e institucionalmente en el Plan Anual de Adquisiciones, el Pliego de Condiciones, Invitaciones Públicas y demás Documentos del Proceso.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-136 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 136 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- Para el cumplimiento de los fines de la contratación, las Entidades Estatales cuentan con

mecanismos como la interpretación, terminación, modificación unilateral del contrato, imposición de sanciones, revisión y ajuste de precios, suspensión de contratos, entre otros.

Nota 1: cualquier insumo tendiente a la modificación del pliego de condiciones definitivo, sus anexos, formatos o formularios, tendrá que ser allegado por el área que genera la necesidad a la dependencia encargada de tramitar la contratación, a más tardar el día anterior, del día que se espera el cambio en la plataforma del SECOP II. Transcurrido dicho plazo sin que el área que genera la necesidad allegue el insumo correspondiente, se procederá ampliar el cronograma del proceso de selección en un día hábil, si se tiene conocimiento de la modificación que se pretende realizar.

Nota 2: cualquier documento que se pretenda publicar en la plataforma del SECOP II correspondiente a un proceso de selección, tendrá que ser remitido por el área (o áreas) que generan la necesidad a más tardar a las 3:00 pm del día en que se pretende publicar. Si llegada esta hora no se remite el documento correspondiente, el mismo será publicado al día siguiente a las 8:00 Am. Bajo este parámetro, la responsabilidad de publicación de documentos extemporáneos será exclusiva del jefe de la dependencia que remite este documento y su equipo de apoyo.

4.2. Etapa Contractual La interventoría o supervisión es el seguimiento integral que debe realizar la entidad al contratista, para asegurar que cumpla su propósito, en el marco de los principios de economía, transparencia y objetividad propios de la contratación pública, consagrados en la Ley 80 de 1993 y sus respectivos decretos reglamentarios.

Luego, es fundamental el papel que cumplen quienes ejercen la supervisión y la interventoría con el propósito de asegurar los fines de la contratación y la satisfacción de los intereses de la entidad, realizando las labores de seguimiento y vigilancia sobre el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista, pero no limitada a informar sobre errores o desfases y sus posibles consecuencias para el contratista, sino que implica, además de preverlos, impulsar diligente y oportunamente correctivos sobre la organización.

Desde esta perspectiva, el papel del supervisor/interventor durante la etapa de ejecución contractual deja de verse como el de una simple labor de verificación para también entrar a apoyar al contratista, orientándolo en relación con los trámites internos y procedimientos de la entidad contratante; advertirle sobre aquellas situaciones que pueden poner en riesgo el cumplimiento del contrato, requerirlo, realizar 137 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-137 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ medidas correctivas, planes de mejoramiento, es decir, adoptando medidas necesarias frente a desviaciones que infieran en los propósitos del objeto contractual siempre verificando la realización de los mismos en los términos perentorios que para este efecto se señalen.

Así, y de una actuación diligente del supervisor e interventor dependerá que la administración responsable del contrato de que se trate, adopte oportunamente las medidas necesarias para mantener durante su desarrollo y ejecución las condiciones técnicas, económicas y financiaras que fueron previstas en él, es decir que tiene atribuidas prerrogativas de aquellas que en principio solo corresponden a la Administración, al tiempo que su función se convierte en determinante para el cumplimiento de los fines de la contratación estatal.

Por ello y dentro de las facultades y deberes de los supervisores y los interventores, el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 determina lo siguiente:

“Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.”

Dentro del marco regulatorio citado y atendiendo los principios que regulan la función pública, y para el cumplimiento del mandato legal que impone a las entidades públicas orientar sus esfuerzos en la labor preventiva, puesto que esta puede contribuir a la reducción del índice de litigiosidad a partir del mejoramiento de, entre otros aspectos, la gestión contractual en tanto puede llegar a ser generadora de eventos de responsabilidad patrimonial, se proponen para esta etapa mejores prácticas respecto de la actuación de los servidores públicos y de quienes son contratados para el ejercicio de la labor de vigilancia y control durante la ejecución de los Contratos Estatales, en aras de prevenir hechos por que afecta el fin de la contratación estatal, así:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-138 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 138 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- El supervisor/interventor deberá conocer y entender como mínimo, los siguientes documentos:

los estudios previos; el pliego de condiciones definitivo y adendas sobre el mismo; la propuesta integral; el contrato; y las licencias, permisos o autorizaciones legales que se hayan expedido para la contratación, cuando haya lugar a las mismas, de manera que conozca claramente los fines del contrato y pueda exigir su cumplimiento en los términos pactados.

- Del reporte oportuno de la supervisión/interventoría a la Entidad sobre hechos o condiciones

que puedan afectar lo acordado en el contrato, dependerá que ésta pueda adoptar oportunamente las medidas necesarias para mantener durante su desarrollo y ejecución las condiciones técnicas, económicas y financieras que fueron previstas.

- Durante todo el plazo de ejecución del contrato verificará la vinculación y mantenimiento en

debida forma del personal idóneo ofrecido, así como del uso de los recursos y equipos ofrecidos en su propuesta y por los cuales fue seleccionado el contratista.

- El supervisor o interventor deberá verificar y asegurar que el contratista amplíe la vigencia y el

monto de las sumas amparadas de las pólizas correspondientes a suspensión, adiciones y prórrogas de los contratos, órdenes de aceptación y convenios (según el caso).

- Al supervisor/interventor le corresponde velar y verificar por la calidad de los bienes y servicios

adquiridos por TRANSMILENIO S.A., o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, así mismo certificar el recibo a satisfacción del bien, obra o servicio. El no cumplimiento de esta actividad, constituye falta gravísima.

- El Supervisor y/o Interventor debe posibilitar la comunicación entre la entidad y sus contratistas

ya sean particulares u otra entidad pública quien deberá contestar oportunamente todas las observaciones y peticiones formuladas por el contratista.

- El supervisor/interventor debe elaborar con la periodicidad definida en el contrato los informes

de supervisión, en los que se indicará al menos: a) El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del mismo en relación con lo proyectado y contratado. b) En los contratos de Prestación de Servicios, dejar constancia de las actividades desarrolladas por el contratista. c) En los contratos de suministro y compraventa las características físicas de los mismos tales como: Clase, serie, marca, estado, calidad y cantidad, valor unitario, valor total, fechas de recibo, período cobrado y en general todas las circunstancias de modo tiempo 139 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-139 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ y lugar en que se ejecutó el contrato, dejando constancia que el bien o producto recibido por la Entidad corresponde al contratado.

- Las actas que se suscriban durante la ejecución del Contrato deberán registrar de manera clara

y precisa todos los compromisos, acuerdos o discrepancias que llegaren a surgir durante la vigencia de los mismos y deberán ser archivadas en el expediente del contrato, en donde igualmente deberán reposar todos los documentos que se produzcan con ocasión del contrato.

- Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y

explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y son responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

4.2.1. En Relación con las Modificaciones El supervisor o interventor del contrato NO puede sin la correspondiente autorización del Ordenador del Gasto y previa sustentación de las razones de la misma:

- Autorizar modificaciones de las especificaciones o requisitos técnicos.

- Autorizar modificaciones de las condiciones contractuales.

- Autorizar prórrogas o mayores plazos.

- Autorizar adiciones.

- Autorizar suspensiones

- Autorizar mayores cantidades de objeto contractual

Las modificaciones pueden ser para a) adición al contrato; b) prórroga del contrato; c) suspensión del contrato; d) otrosí al contrato, y; e) cesión del contrato. En atención a la implementación de la Plataforma SECOP II, el Supervisor/interventor tendrá en cuenta que ninguna modificación surte efectos hasta tanto no se apruebe y publique en el SECOP II lo pertinente.

La modificación del contrato o convenio sólo se podrá realizar durante su desarrollo o ejecución, y si sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto, o cuando a juicio de TRANSMILENIO S.A. se requiera, en atención a los fines de la contratación.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-140 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 140 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Las modificaciones deberán ser solicitadas oportunamente, a través del/la interventor/a o supervisor/a, previa justificación de la solicitud.

Si la modificación da lugar a la ampliación o reducción del plazo, variación en el valor del contrato o cambio de contratista por cesión del contrato, se deberá solicitar el ajuste a la garantía constituida por el/la contratista para la ejecución del contrato o convenio.

Las anteriores recomendaciones se dan en el marco de la normatividad vigente y para una mayor efectividad de las mismas se requiere de una labor de sensibilización frente a quienes dentro de la entidad cumplen con funciones de supervisión de los contratos.

4.3. Mecanismos de resolución de conflictos Mecanismos alternativos de solución de conflictos (MASC) se constituyen en la forma más elocuente de darle participación a las partes en la gestión de sus propias diferencias. Con estos mecanismos se pretende alcanzar el equilibrio de intereses entre las partes, facilitando su resultado, como acuerdo consensuado de un conflicto existente o en prevención de un conflicto futuro.

Con los MASC se presentan diversas posibilidades de solución de las diferencias de forma eficaz, eficiente, oportuna y rápida, fundamentada en el dialogo y la comunicación entre los involucrados, sin la intervención necesaria de un juez en estricto sentido, pero con la garantía que generará efectos legales. En este sentido, Transmilenio S.A. procurará por el agotamiento y uso de los MASC para la solución de los conflictos asociados a la actividad contractual, siempre que ello sea posible.

Los MASC pueden ser mecanismos de autocomposición o heterocomposición, siendo el primero aquel en el cual la solución del conflicto se da por las mismas partes o entre ambas partes y sin que una le imponga su voluntad a la otra y el segundo, donde un tercero imparcial interviene de manera directa en la solución del conflicto.

Son formas de autocomposición que podrán utilizarse en materia de contratación, las siguientes:

- Arreglo Directo: donde las partes acuerdan sin intervención de terceros.

141 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-141 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- La Transacción: las partes negocian entre ellas y cada una cede en parte a sus pretensiones

iniciales de manera consensual, requiere voluntad, compromiso y aprobación por parte del representante legal de la entidad.

- La Conciliación: las partes involucradas acuerdan acudir a un tercero ajeno, imparcial y neutral

que les ayude a identificar sus diferencias y a buscar un convenio voluntario que satisfaga a ambas partes. La ley exige que el conciliador sea calificado, es decir, abogado, quien delimite los aspectos conflictivos, equilibrando los intereses de manera consensuada, en donde prime el dialogo, y administre justicia de conformidad al artículo 116 de la Constitución Política de Colombia. El procedimiento solicitud de conciliación y su trámite se realizará de conformidad con la resolución interna que expida Transmilenio para dichos efectos.

Son mecanismos de heterocomposición que podrán utilizarse en materia de contratación, los siguientes:

- El Arbitraje: un Árbitro nombrado de común acuerdo por las partes decide o soluciona el

conflicto de manera imparcial mediante un laudo arbitral (fallo, dictamen, sentencia), que las partes aceptan mediante contrato o compromiso previo. Para ello deben establecerse en los documentos del proceso las cláusulas respectivas.

- La Jurisdicción: para los conflictos no dirimibles mediante los MASC, o aquellos que no

terminaron en acuerdo mediante ellos se requiere Proceso de Judicial, es un Juez que investido para administrar justicia por el Estado, quien resuelve el litigio, dándole la razón a la parte a quien le asiste el derecho, además hace cumplir su decisión.

5. PUNTOS DE CONTROL ASOCIADO A RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Dando cumplimiento a lo estipulado en el “Plan Institucional Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” a continuación se presentan los puntos y mecanismos de control establecidos para evitar la materialización de este tipo de eventos:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-142 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 142 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Periodicidad de Aplicación del Punto Responsable del Punto y/o Riesgo Punto y/o Mecanismo de Control Establecido y/o Mecanismo de Mecanismo de Control Control En materia jurídica el Dependencia Responsable Se debe realizar con del proceso de adquisiciones, En materia Financiera la Subgerencia Análisis de los estudios previos y anexos dentro de todo proceso de Económica y la Dirección los principios y deberes de Estudios previos o de factibilidad superficiales selección Corporativa y en Materia la contratación estatal Técnica y económica, la dependencia que general la necesidad En el proceso de selección, el paquete de documentos solo debe ser manipulada Incentivar los filtros en los aspectos documentales, es Se debe realizar con Estudios previos o de factibilidad manipulados por todo proceso de decir que los documentos generados sean manejados por los funcionarios del Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones personal interesado en el selección futuro proceso de por persona debidamente autorizadas. (quien proyecta facultados para ello y la generación de cualquier contratación

- quien revisa)

documento debe ser verificada y analizada por más de una persona.

Constatar que los proyectos Profesional designado el Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones Se debe realizar con de pliegos de condiciones, sus anexos y los pliegos de (su actividad se sustentará todo proceso de Pliegos de Condiciones hechos a la medida de una selección condiciones definitivos cumplan con los principios y firma en particular en el conocimiento del asunto y las observaciones deberes de la contratación presentas por potenciales estatal oferentes) Disposiciones establecidas Área que estructura el Se debe realizar con Establecimiento de diferentes fórmulas para la evaluación económica y de aspectos técnicos definidos proceso y Profesional designado por el todo proceso de en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo selección en los procesos de selección para recibir Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones en particular, como establecer una sola forma observaciones de potenciales oferentes de evaluación económica Profesional designado por el Se debe realizar con Restricción de la participación a través de Determinarlo como política todo proceso de institucional Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones selección visitas obligatorias innecesarias, establecidas en el pliego de condiciones Verificar y analizar las Área que estructura el Se debe realizar con observaciones de potenciales oferentes en Adendas que cambian condiciones generales del proceso y Profesional designado por el todo proceso de periodo de proyecto de proceso para favorecer a selección grupos determinados Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones pliego y de pliego de condiciones definitivos Urgencia manifiesta Aplicación del Principio de inexistente Planeación Todo el año fiscal Subgerencia Jurídica 143 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-143 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Periodicidad de Aplicación del Punto Responsable del Punto y/o Riesgo Punto y/o Mecanismo de Control Establecido y/o Mecanismo de Mecanismo de Control Control Estructurar los procesos de selección de tal forma que Contratar con compañías de Área que estructura el papel, las cuales son especialmente creadas para Se debe realizar con se soliciten a sus potenciales contratistas capacidades financieras y proceso y Profesional designado por el todo proceso de experiencias justas y selección Dependencia Responsable del proceso de adquisiciones participar procesos específicos, que no cuentan con experiencia, pero sí con músculo financiero equitativas y que correspondan a las necesidades de la entidad.

Designar supervisores que En ejecución de la Verificar perfiles de Área que estructura el totalidad de los funcionarios. proceso contratos no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función

6. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE TODAS LAS

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN.

TRANSMILENIO S.A., dará aplicación a lo indicado en la Circular Externa No. 21 de 22 de febrero de 2017 expedida por La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- como ente rector del Sistema de Compra Pública y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística, así como la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente, en la cual se establecen las directrices para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación en el SECOP II.

En todo caso la administración de la totalidad de los documentos que se generen, expidan, formulen, y estructuren dentro de los diferentes procesos de selección que lleva TRANSMILENIO S.A., es asumida en forma directa por la dependencia responsable del proceso de adquisiciones de la entidad.

En todo caso, se expedirán los protocolos o circulares correspondientes con el fin de armonizar el expediente electrónico con el correcto archivo de los documentos físicos que resulten en los procesos de selección.

De conformidad con el Decreto 103 de 2015 y la Ley 1712 de 2017 y al respecto de la publicación de información de la ejecución de contratos, se tendrá en cuenta que el supervisor y/o interventor deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes que prueben la ejecución del contrato/convenio en la plataforma del SECOP II. Para todos los casos se deberán atender los tiempos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-144 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 144 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ establecidos para la publicación de los documentos, de conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable.

6.1. Cierre del expediente contractual TRANSMILENIO S.A., debe cerrar el expediente de cualquier Proceso de Contratación independientemente de que se deba o no liquidar y dejar constancia de ello. Si el contrato cuenta con garantías que cubren los Riesgos posteriores a su ejecución, una vez vencidos los términos de esas garantías, o vencidas las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, TRANSMILENIO S.A., debe dejar constancia del cierre del expediente.

El profesional designado debe verificar que no exista ningún trámite administrativo o presupuestal pendiente antes del cierre del proceso de contratación. En todo caso, la Dirección Corporativa expedirá el protocolo o documento para la gestión y formalidades relacionadas con el cierre del expediente.

7. ACOMPAÑAMIENTO DE VEEDURIAS

Mediante el presente manual se convoca a las diferentes veedurías ciudadanas, asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, para que realicen control social a los procesos de selección que lleva TRANSMILENIO S.A.

Todos los procesos de contratación de esta entidad podrán contar con el acompañamiento de la VEEDURÍA DISTRITAL, de conformidad con la facultad de control que le corresponde realizar a esa Entidad en los términos de Ley. La Veeduría Distrital se encuentra ubicada en la Av. Eldorado No 69- 76 Piso 3 – Edificio Elemento, teléfono 3407666, correo electrónico contratacion@veeduriadistrital.gov.co.

Para este fin, TRANSMILENIO S.A., facilitará la participación de los servidores de la VEEDURÍA DISTRITAL en los procesos que crea pertinentes.

En el evento de conocerse casos de corrupción en TRANSMILENIO S.A., se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción” a través de los números telefónicos: (1) 560 10 95, (1) 565 76 49, (1) 562 41 28, vía fax al número telefónico: (1) 565 86 71; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 01 8000 913 040 o (1) 560 75 56; en el correo electrónico: webmaster@anticorrupcion.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en el portal de internet:

145 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-145 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ www.anticorrupcion.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8 Nº 7-27, Bogotá D.C.

8. REGÍMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL

Los contratos o convenios que se celebren entre TRANSMILENIO S.A. con entes Territoriales o Asociaciones de Territorios, o con Organismos Internacionales, se realizan teniendo en cuenta el bien o servicio por contratar o por factores asociados a la naturaleza de la entidad.

La existencia de regímenes especiales en la contratación estatal se debe a que no todas las entidades gozan de las mismas características, por el contrario, ejecutan actividades diversas, que difieren unas de las otras, como por ejemplo la prestación de servicios públicos domiciliarios, actividades industriales y comerciales, educación superior, asistencia social, etc.

Los siguientes son los regímenes especiales de contratación:

- Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta

por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007).

- Convenios para impulsar programas y actividades de interés público, celebrados con entidades

privadas sin ánimo de lucro (Decretos 092 de 2017).

8.1. Reglas aplicables a los contratos celebrados en un régimen excepcional.

La contratación de las entidades estatales en el marco de un régimen especial, se encuentra sujeta a los principios de la contratación entre particulares; los principios de la Función Administrativa y a los principios de la Gestión Fiscal. Sumado a lo anterior las inhabilidades e incompatibilidades previstas en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que así lo establezcan.

El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, dispone que los principios aplicables a los contratos sujetos a un régimen especial, que celebren las entidades estatales, son los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-146 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 146 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 8.2. Convenios de asociación y contratos de interés público o de colaboración celebrados entre TRANSMILENIO S.A. y entidades sin ánimo de lucro.

Los convenios de asociación y los Contratos de Interés Público o de Colaboración corresponden a un acuerdo de voluntades, celebrado entre una entidad estatal y una entidad privada sin ánimo de lucro, sujeto a las normas que sobre el particular contempla el derecho privado.

Las entidades estatales, en este caso TRANSMILENIO S.A., están facultadas para la celebración convenios de asociación y Contratos de Interés Público o de Colaboración de acuerdo a lo previsto en el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Nacional, artículo 96 de la Ley 489 de 1988 y Decreto 092 de 2017.

Estas modalidades se aplicarán únicamente cuando el Dependencia Responsable de la adquisición haya identificado previamente, que su necesidad solo puede ser atendida por Entidades Sin Ánimo de Lucro (en adelante ESAL), y en caso de que exista más de una ESAL que pueda ofrecer lo requerido, se deberá acudir a un proceso competitivo de acuerdo con lo reglamentado en el Decreto 092 de 2017 y la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente.

La dependencia que tenga la necesidad deberá identificarla y justificarla debidamente, indicando cuales objetivos y/o metas y/o fines del Plan de Desarrollo está cumpliendo con el convenio/contrato a suscribir. El área debe determinar, además, como se va a desarrollar el convenio/contrato por parte de la Entidad sin Ánimo de Lucro incluyendo, costos plazo, la forma en que va a realizar el pago y todo aquello necesario para determinar los lineamientos técnicos a seguir.

Una vez realizado lo anterior, las dependencias deberán establecer cuál modalidad de contrato y/o convenio del Decreto 092 es el apropiado para la satisfacción de las necesidades previamente identificadas.

Al respecto se indica que las dos modalidades son: a) los Contratos/convenios de Interés Público o de Colaboración (Artículo 2 Decreto 092 de 2017) y b) convenios y/o contratos de asociación (Artículo 96 Ley 489 de 1998 y artículo 5 del Decreto 092 de 2017). Los primeros serán aquellos en los cuales TRANSMILENIO S.A. aporta a una ESAL unos recursos para que ésta realice sus actividades, programas, funciones etc., y que el desarrollo de éstas contribuya al bienestar general y a cumplir los fines del Estado Social de Derecho. Los segundos en cambio, hacen referencia aquellos en los cuales TRANSMILENIO S.A. se asocia con una ESAL para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que están a cargo tanto de TRANSMILENIO S.A. como de la ESAL.

147 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-147 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ Una vez realizadas las anteriores actividades, la dependencia deberá iniciar la estructuración de los estudios y documentos necesarios para iniciar el proceso competitivo a que haya lugar, o en caso de que exista solo una ESAL realizar la contratación directa respectiva, siguiendo el procedimiento que se estructurará por medio de circular, memorando, etc., atendiendo lo estipulado en el Decreto 092 de 2017 y la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente.

8.2.1. Marco Normativo de los Convenios de Asociación / Contratos de Interés Público o Colaboración Las normas que permiten la celebración de este tipo de contratos/convenios son: a) Artículo 355 de la Constitución Política b) El artículo 96 de la Ley 489 de 1998. c) Decreto 092 de 2017.

8.2.2. Características de los Convenios de Asociación / Contratos de Interés Público o Colaboración a) Corresponden a una tipología contractual de carácter especial y excepcional, en la que necesariamente debe intervenir una entidad sin ánimo de lucro. b) Por el solo hecho de estar en presencia de una entidad sin ánimo de lucro, no significa que el régimen aplicable de la relación contractual, sea el régimen excepcional. c) A través de la celebración de este tipo de convenios/contratos, las entidades no pueden hacer entrega de auxilios o donaciones a favor de particulares. d) No se trata, de la simple celebración de un acuerdo contractual con una entidad sin ánimo de lucro, sino que se deben verificar las condiciones referidas en el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Política; esto es, la entidad sin ánimo de lucro debe contar con la reconocida idoneidad. e) Las entidades al celebrar convenios de asociación tendrán en cuenta que la contratación se deberá realizar con sujeción a los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-148 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 148 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ f) La selección de una entidad sin ánimo de lucro como ejecutora de un contrato/convenio debe ajustarse a factores concernientes a la idoneidad y experiencia en el desarrollo de las actividades que desarrollará. El Decreto 092 de 2017 establece que se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La entidad facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar dicha calidad en un escrito debidamente motivado.

Para el caso de Contratos de Interés Público o de Colaboración y convenios de asociación, TRANSMILENIO observará lo dispuesto en la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente.

8.2.3. Buenas prácticas en relación con la contratación con ESAL

- En el caso de convenios de asociación, se realizará la cuantificación de los aportes de

TRANSMILENIO y de la ESAL, en especial la relación del costo total de cada una de las acciones a ejecutar por el particular.

- Las consideraciones relacionadas con el valor del convenio del Contrato de Interés Público

Convenio de Asociación, deben obedecer a la verificación de las condiciones del mercado.

- Se deberán indicar las obligaciones de cada una de las partes que celebran el

convenio/contrato, indicando los compromisos específicos: Es importante indicar los derechos de propiedad de los productos finales (en el caso que aplique) sobre el particular, es importante, tener en cuenta que los derechos de propiedad intelectual, se encuentran previstos en la Leyes 23 de 1992, Ley 44 de 1993, y el Decreto 1474 de 2002.

- Destinación específica de los recursos de TRANSMILENIO, en el desarrollo del proyecto a

desarrollar, cuando aplique. Corresponde a la dependencia responsable, precisar el alcance económico del proyecto, contrato, convenio, en especial en lo relacionado con la exigencia a la entidad sin ánimo de lucro, de utilizar los recursos exclusivamente, para el propósito que fue aprobado. De igual forma, la obligatoriedad de reintegrar los saldos de los recursos, no justificados y/o acreditados.

- De conformidad con lo sugerido por Colombia Compra Eficiente, desde los estudios y

documentos previos se deberán incluir las herramientas que facilitaran el control y seguimiento de la ejecución del programa o actividad, estos mecanismos deben dirigirse a la verificación 149 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-149 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo que pretendan cumplirse con la suscripción del contrato.

Los mecanismos del punto anterior deberán incluir la vinculación de la comunidad beneficiaria para que valide las gestiones realizadas por la entidad, esta validación puede realizarse a través de encuestas, consultas, formularios, etc., esto se deberá estipular teniendo en cuenta que se debe identificar la reputación de la ESAL.

Los documentos de evaluación de los puntos anteriores deberán publicarse en el SECOP II y será considerado para que otras entidades estatales lo contraten. La forma de ejecución de las obligaciones por el particular. Esta exigencia está asociada al plan de trabajo y cronograma de actividades. Es responsabilidad del supervisor del convenio, responder por la verificación del cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos por la entidad sin ánimo de lucro.

- Constitución de garantías adecuadas de manejo y cumplimiento. Esta exigencia, se formula

por conveniencia, y no corresponde a un imperativo legal.

- Cuando exista más de una ESAL para el desarrollo de las actividades del contrato ya sea por

vía de Contrato de Interés Público o convenio de asociación, se deberá realizar un proceso competitivo en el cual se deberán señalar los requisitos habilitantes y calificables, éstos últimos otorgarán un puntaje determinado y deberán representar para la entidad un valor agregado o adicional. Los aspectos de puntuación deben entenderse como aquellos sin los cuales la prestación del servicio puede atenderse normalmente, pero se solicitan como aspectos adicionales que no tienen costo para la entidad y agregan valor al servicio.

8.3. Contratos o convenios con organismos internacionales.

8.3.1. Régimen aplicable TRANSMILENIO S.A. dará cumplimiento en la celebración de este tipo de contratos y convenios, a la exigencia de aplicación de las normas vigentes al momento de celebrar el contrato y la prohibición de darles extensión. Por último, el espíritu de la norma consiste en consolidar, en la reglamentación del Estatuto Contractual Colombiano, el tratamiento jurídico especial que se debe tener los organismos internacionales, que proviene de normas y principios de Derecho Internacional acogidos por Colombia mediante tratados.

Los organismos internacionales tienen un tratamiento jurídico especial que proviene de normas superiores, amparadas en principios del Derecho Internacional acogidos por Colombia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-150 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 150 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ TRANSMILENIO S.A., en cumplimiento de su misión, al celebrar este tipo de contratos no se excluye que se sometan al amparo jurídico de los tratados internacionales, siempre que estos sean aplicables al país, como normas de primer orden que se sitúan por encima de las disposiciones legales ordinarias de contratación.

Tratándose de contratos entre entidades públicas y organismos internacionales, la Corte Constitucional, en la Sentencia C-249 de 2004, enfatiza que si los recursos son provenientes de tales organismos, en este caso multilaterales de crédito o de cooperación y asistencia técnica, se podrán someter al reglamento de dichas entidades y, por tanto, cabe darle plena aplicación al último inciso del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, ya que este fija una regla que permite el sometimiento a normas extranjeras en materia de procedimientos de formación del contrato, adjudicación, cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pagos y ajustes, en el entendido de que se ejecuten recursos provenientes de tales organismos. Contrario sensu, señala la corte en esa misma sentencia, el contenido normativo del artículo referido es inaplicable, pues los recursos con los que se financia el contrato provienen del presupuesto público colombiano.

8.4. Convenios Solidarios El artículo 6, parágrafo 4º de la Ley 1551 de 2012, por medio de la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios, autoriza la celebración de convenios solidarios entre juntas de acción comunal y entidades territoriales de orden departamental y municipal para ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. En desarrollo de la facultad que tiene el legislador para establecer el régimen de los contratos públicos, conforme a lo previsto en el artículo 150 de la Constitución Política, las entidades territoriales pueden celebrar contratos a través de este régimen excepcional, con observancia a la finalidad que esta actividad precisa para el interés general.

La citada norma autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con los habitantes de la comunidad que se encuentren previamente organizados y reconocidos como juntas de acción comunal, con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Dichos convenios complementan esfuerzos para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades.

Su naturaleza corresponde a una modalidad de contratación en la cual las juntas de acción comunal, en razón a la limitación de “mínima cuantía” pueden ser destinatarios de ciertos contratos sin necesidad 151 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-151 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ de llevarse a cabo una licitación pública, haciendo de la disposición atacada una norma permisiva y no restrictiva de derechos.

9. CONTRATOS DE CONCESIONES, ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS Y NEGOCIACIÓN

COLATERAL Atendiendo la voluntad del legislador47, el principio de planeación en la contratación estatal debe concebirse como un elemento consagrado en nuestro ordenamiento jurídico con la vocación de salvaguardar los intereses generales y garantizar la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Así mismo, orienta a las entidades públicas a actuar de manera coordinada en el marco de los principios que orientan la función administrativa. Lo anterior, con el fin de alcanzar los objetivos y metas establecidas en cada uno de estos procesos.

De acuerdo con el deber de planeación, los contratos del Estado “deben siempre corresponder a negocios debidamente diseñados, pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación ni de la mediocridad.

La ausencia de planeación ataca la esencia misma del interés general, con consecuencias gravosas y muchas veces nefastas, no sólo para la realización efectiva de los objetos pactados, sino también para el patrimonio público, que en últimas es el que siempre está involucrado en todo contrato estatal. Se trata de exigirles perentoriamente a las administraciones públicas una real y efectiva racionalización y organización de sus acciones y actividades con el fin de lograr los fines propuestos por medio de los negocios estatales.48. (Subrayado fuera del original).

En este entendido, la entidad se encuentra obligada a respetar y a cumplir el principio de planeación, en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios, diseños y proyectos que garanticen previamente el ulterior proceso contractual, que por demás deberá cumplir con diferentes aspectos relevantes, entre los cuales se encuentran49: a. La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.

47 Artículos 2 y 209 de la Constitución Política de Colombia. 48 Consejo De Estado. Sala de Lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera Subsección C, Radicación número: 68001-23- 15-000-1998-01743-01(27315) 49 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-152 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 152 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ b. Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. c. Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. d. Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. e. La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. f. La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante. g. Los procedimientos, trámites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar.

9.1. Contratos de concesión/ operación 9.1.1. Etapa precontractual En la elaboración de los documentos, de los pliegos de condiciones (directamente o con apoyo de terceros cuando la entidad lo estime necesario), debe tenerse en cuenta que ellos constituyen las reglas del proceso de selección y por consiguiente, del contrato que como resultado del mismo llegare a celebrarse. Por ello reviste la mayor importancia garantizar la elaboración de reglas claras y objetivas en los procesos de selección, de tal forma que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de los procesos de selección.

9.1.2. Estudios del Sector y Estudios del Mercado.

La dependencia interesada en la contratación previo a iniciar la estructuración de los estudios y documentos previos, deberá realizar un estudio y/o análisis del sector, es decir, el mercado relativo al 153 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-153 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo, de conformidad con los lineamientos otorgados en los manuales y circulares expedidos por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente o quien la remplace.

El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación, el cual debe ser uno de los soportes fundamentales para: a. Elaborar modelos financieros ajustados a la realidad del mercado, lo que evita entre otros, la contratación con mayores costos; b. Definir las especificaciones técnicas y económicas de la contratación con la mayor precisión posible, c. Establecer los requisitos habilitantes a exigir en el pliego o invitación pública. d. Establecer los factores de escogencia de las propuestas, con el fin que estos consulten la realidad del mercado y permitan a su vez seleccionar la oferta y el proponente más favorables para el cumplimiento del objeto a contratar. e. Evaluar el riesgo que el proceso de contratación para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

9.1.3. Estudios previos Los estudios previos deberán contener como mínimo: a. Descripción de la necesidad que la Entidad pretende satisfacer con la contratación, con los motivos que sustentan la contratación, y la labor misional que se satisface con la contratación b. El objeto a contratar, con sus especificaciones, términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir, se deben señalar las obligaciones y/o actividades contractuales que debe cumplir el contratista, así como las obligaciones correlativas para la Entidad, los requisitos de perfeccionamiento, y ejecución del contrato. (Lineamientos del contrato) c. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, con el cronograma correspondiente y el termino hasta cuando se podrán expedir adendas. d. El análisis que soporta el modelo financiero del contrato a celebrar. El pago o retribución debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato, así como todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-154 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 154 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ y obligaciones del contrato. Así mismo, se deberá indicar la forma en que se pagará al contratista el servicio. e. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. Deben indicarse y justificar los requisitos habilitantes, de los factores de selección que permiten identificar la oferta más favorable, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. f. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. Se trata del soporte que permite la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles que de presentarse puedan alterar la ejecución del contrato. (Artículo 4° de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 2.2.1.1.1.6.3. del decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o adicione).

En relación con los riesgos y sin perjuicio del ejercicio de la matriz de riesgos se debe:

(i) Identificar, analizar y gestionar los riesgos, de tal forma que la estructuración tenga como herramienta el pensamiento basado en riesgo y oportunidades, para incrementar la eficacia en el logro de los resultados institucionales.

(ii) Prevenir la materialización de los riesgos: en la estructuración se deben indicar las acciones efectivas encaminadas a prevenir y administrar los riesgos de forma oportuna, ya sea por parte del contratista o a la entidad, plasmando en lo posible buenas prácticas que promuevan la protección de los recursos públicos. g. Las garantías que se exigirán en el Proceso de Contratación. Debe realizarse el análisis que sustenta la exigencia de garantías, así como la pertinencia de la división de aquellas. h. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada o no por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano. (Artículos 2.2.1.2.4.1.1, 2.2.1.2.4.1.2 y 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015. o la norma que lo modifique o adicione). i. En los contratos en donde se pacte expresamente la reversión, se deberá analizar y dejar la constancia de ello, y si es posible que la etapa de reversión pueda empezar antes de la terminación del contrato, en concordancia con el principio de planeación y la gestión del riesgo, con el fin de no generar contratiempos en la prestación del servicio de transporte o en el empalme con los nuevos concesionarios/operadores. j. Se debe dejar plasmado en el contrato el tratamiento que se le dará al archivo cuando se finaliza y liquida un contrato de concesión u operación, tanto para el contratista, como para TRANSMILENIO S.A. en su condición de contratante.

155 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-155 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ k. Los demás aspectos necesarios que soporten los requerimientos que se incluyan en el proyecto al pliego de condiciones. l. La selección del contratista estará sujeta a los principios y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión –SIG.

9.1.4. Etapa contractual La fase de ejecución del contrato inicia con el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, y ejecución del mismo. Para el desarrollo de esta fase, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Manual de Interventoría y Supervisión de la Entidad.

9.1.5. Suscripción e inicio de la ejecución del contrato Los contratos estatales se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Para la ejecución de contratos de concesión y operación, una vez suscritos se requiere de la aprobación de las garantías y haber cumplido con los requisitos de perfeccionamiento pactados en los contratos.

9.1.6. Aprobación de garantías contractuales De acuerdo a lo señalado en la correspondiente resolución de delegación de la Entidad, el funcionario responsable evaluará e impartirá aprobación a las garantías del contrato o la interventoría correspondiente. Los supervisores y/o interventoría verificará el cumplimiento de los requisitos necesarios para iniciar la ejecución del contrato.

9.1.7. Inicio del contrato Cumplida la aprobación de la Garantía y verificación de requisitos necesarios para iniciar la ejecución del contrato, se deberá suscribir el acta de inicio correspondiente.

9.1.8. Anexos en los contratos de concesión/operación.

Los anexos hacen parte integral del Contrato de Concesión o de operación, estos pueden establecer las obligaciones del Concesionario en materia ambiental, social y otras que se estimen necesarias por la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-156 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 156 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.1.9. Modificación de los contratos de concesión/operación.

Las modificaciones, ajustes, adiciones, aclaraciones, prórrogas o cualquier otro cambio en el texto del Contrato inicial, estarán sujetos a los principios y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión –SIG.

Las modificaciones y/o aclaraciones al contrato podrán ser solicitadas por el Contratista, el Supervisor del Contrato, por el Interventor, o por cualquiera de las áreas de la entidad debidamente soportada.

9.2. Asociaciones Público Privadas – APP.

Las Asociaciones Publico Privadas se regirán por la normatividad vigente, así como por los procedimientos establecidos por la Alcaldía Mayor para la gestión de estos procesos que se encuentran contenidos en las Directivas y Guías establecidas por esta.

9.2.1. Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Pública.

9.2.1.1. Estudios Previos 9.2.1.1.1 Maduración del Proyecto El ciclo de vida de una Asociación Público Privada de Iniciativa Pública inicia desde la toma la decisión de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad en el nivel estratégico de la organización, es decir en cabeza de la Gerencia General o la Subgerencia General de Transmilenio S.A. quienes determinarán el área o áreas responsables del proyecto y designarán al responsable del mismo.

El ciclo del proyecto se entiende en las etapas de preinversión, inversión y operación, el responsable del proyecto debe considerar en los aspectos propios del ciclo y adelantar las diferentes acciones de tipo organizacional, técnico y financiero que se requieran para diseñar, promocionar, financiar, estructurar, ejecutar y operar el proyecto bajo la modalidad de Asociación Publico Privada de iniciativa pública.

9.2.1.1.2 Gestión de la Información Frente al RUAPP El Departamento Nacional de Planeación es el encargado de administrar y reglamentar la operación del Registro Único de Asociación Público Privada, RUAPP, herramienta de información pública en el que se deben incorporar los proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública a cargo de 157 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-157 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ TRANSMILENIO S.A., dentro del término establecido en el artículo 2.2.2.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y sus modificatorios.

El responsable del proyecto notificará al funcionario encargado de alimentar el registro único de Asociaciones Público-Privadas RUAPP la descripción del proyecto de Asociación Público Privada de iniciativa pública APP y el estado de desarrollo y maduración.

9.2.1.1.3 Etapa de Pre-inversión Los estudios previos o de pre-inversión establecen los objetivos del proyecto, sus componentes, las alternativas de solución al problema o a la necesidad, dimensionarlas, compararlas, definir la mejor alternativa, realizar los estudios de carácter técnico, socioeconómico, ambiental, predial, financiero y jurídico estimar la viabilidad que permitan tomar la decisión de realizar o no el proyecto.

Lo anterior teniendo en cuenta que los diseños en los estudios previos pueden ser realizados por la entidad, o pueden ser contratados para que sean realizados por terceros, y que no pueden ser contratados a la vez con el ejecutor del contrato de concesión.

9.2.1.1.4 Identificación de la necesidad proyectada El responsable del proyecto identificará su objeto, plazo, forma de retribución, especificaciones técnicas y económicas pormenorizadas por lo que tendrá que realizar los estudios acordes con el proyecto para su contratación, desarrollo e implementación.

9.2.1.1.5 Perfil Preliminar El responsable del proyecto debe presentar al Comité de Gerencia un documento denominado perfil del proyecto, que contiene una descripción general del mismo utilizando la información disponible con una aproximación de las inversiones, los costos y los ingresos, los niveles de servicio y disponibilidad, y los flujos iniciales de efectivo.

El contenido mínimo de esta etapa es:

- La identificación de la necesidad proyectada.

- Justificación

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-158 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 158 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ

- Objetivos del proyecto, sus alcances en el corto, mediano y largo plazo

- Beneficiarios

- Alternativas de solución, su descripción y valoración estimada.

- Localización, característica del sector y la región donde se desarrollará el proyecto.

- Estudio de mercado o estudio de necesidades

- Estudio técnico

- Estudio de costos

- Conclusiones y recomendaciones.

9.2.1.1.6 Presentación al Comité de APP Distrital De conformidad con las Directivas Distritales, el responsable del proyecto presentará al Comité de APP Distrital la información que se requiera para obtener su recomendación favorable.

9.2.1.1.7 Prefactibilidad – Fase I El responsable del proyecto con el visto bueno del área técnica ejecutora presentará el estudio de prefactibilidad, con un mayor nivel de detalle y precisión en la información basada en información secundaria, con fuentes externa referenciadas, acompañadas de inspecciones básicas de campo. El propósito en esta etapa consiste en proponer y cuantificar alternativas de ingeniería para analizar su viabilidad técnica.

El contenido mínimo de esta etapa es:

- Estudio de los aspectos generales del entorno socio-económico:

- Estudio técnico

- Estudio de demanda o tránsito actual y planteamiento de modelo de proyección del tráfico

futuro.

- Localización y descripción de la zona a intervenir, incluyendo la afectación predial.

- Estudio de Presupuesto

- Evaluación

- Conclusiones del informe de la etapa de prefactibilidad

Y las demás solicitadas en la Ley 1508 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

A todo proyecto de Asociación Publico Privada de iniciativa pública se le debe adelantar el estudio de prefactibilidad, con el fin de tener la suficiente información que permita al nivel estratégico de 159 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-159 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ TRANSMILENIO S.A. concluir sobre su conveniencia y si aplaza u ordena la realización del estudio de factibilidad.

9.2.1.1.8 Factibilidad – Fase II En los estudios de factibilidad o de Fase II, profundizan los análisis y la información básica mediante investigaciones de campo y levantamiento de información primaria, para la alternativa recomendada en la Fase I o de prefactibilidad.

El responsable del proyecto presentará el estudio de factibilidad en sus etapas de la formulación y de evaluación, cuyo contenido mínimo será:

Etapa de Formulación:

- Estudio de mercado

- Estudios de tránsito actual y modelo de proyección de la demanda.

- Estudio técnico-operativo (Incluye Prediseños)

- Levantamiento predial

- Estudios de impacto Ambiental

- Administración y Gerencia del proyecto

- Fuentes de financiación y regulación

- Etapa de Evaluación:

- Evaluación económico-financiera

- Otros beneficios económicos o sociales

- Conclusiones estableciendo si el proyecto es viable técnicamente y factible económica y

financieramente, así como la definición del responsable de realizar los diseños de detalle.

9.2.1.1.9 Estudios de detalle – Fase III En caso de que TRANSMILENIO S.A. sea el ejecutor de los estudios de detalle, el área ejecutora procederá con los diseños definitivos o de Fase III, consiste en la elaboración del proyecto de ingeniería de detalle.

9.2.1.1.10 Interventoría El responsable del proyecto con el visto bueno del área ejecutora presentará el documento en donde establezca el Modelo Gerencial de Interventoría del proyecto principal a realizar por medio de un REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-160 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 160 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ mecanismo de Asociación Público Privada de origen público, sus mecanismos, indicadores, financiación y estructura para la vigilancia permanente de la correcta ejecución del objeto a contratar.

9.2.1.1.11 Anexo de Riesgos Previsibles y de Contingencia El responsable del proyecto, con el visto bueno del área ejecutora, presentará el anexo de riesgos previsibles y de contingencia si los hubiere; de forma que se estimen, tipifiquen, mitiguen y asignen los riesgos.

La matriz de riesgos que conforma el Anexo debe surgir de un trabajo multidisciplinario de acuerdo con lineamientos básicos, las guías establecidas y las técnicas de estimación para presentar una matriz de riesgos adecuada a los fines para los que fue concebida en la ley.

De acuerdo con las Directivas Distritales vigentes, TRANSMILENIO S.A. debe recurrir a la Secretaría Distrital de Hacienda, para hacer la valoración de las obligaciones contingentes para la tipificación de los riesgos en los proyectos.

9.2.1.2. Presentación del Proyecto.

El Responsable del Proyecto designado para esta etapa por el Gerente General realizará la presentación de los estudios previos del proyecto de Asociación Público Privada ante el Comité de Gerencia con el fin de que los integrantes del mismo conozcan el proyecto y recomienden el inicio o no del proceso correspondiente.

9.2.1.3. Conceptos Favorables.

Declarada la viabilidad, el Responsable del proyecto debe proceder a obtener los conceptos favorables previstos en la Ley de Asociaciones Publico Privadas asociados a la entidad de planeación de la respectiva entidad territorial y la aprobación de la valoración de las obligaciones contingentes a que haya lugar y demás exigencias y aprobaciones establecidas en las directivas de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre los procedimientos para este tipo de contratación vigentes respecto de la justificación de utilizar el mecanismo de Asociación Público Privada.

Cumplido este requisito el proyecto pasa a la etapa precontractual.

161 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-161 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.2.2. Etapa Precontractual El responsable del proyecto con visto bueno del área ejecutora radicará los estudios previos completos con toda la documentación pertinente a Dirección Corporativa de conformidad con este manual de contratación.

9.2.2.1. Comité Evaluador y de Contratación APP Para cada proyecto de APP de origen público se integrará el comité evaluador y de contratación APP conformado por los siguientes miembros.

- El Gerente General o el Subgerente quien lo presidirá.

- El Subgerente Jurídico quien ejercerá la secretaría del comité.

- El Subgerente Económico.

- El Subgerente Técnico y de Servicios.

- El/Jefe/s del Área Ejecutora del proyecto de APP como Responsable del Proyecto. (En caso de ser varios jefes de áreas ejecutoras se seleccionará uno como Responsable del Proyecto.)

- El Director Corporativo.

El Comité Evaluador y de Contratación definirá el procedimiento de contratación y la pertinencia del sistema de precalificación de conformidad con la normatividad vigente y las Directivas Distritales.

Dicho comité también será integrado para las APP de iniciativa privada desde la validación de la propuesta. En ese sentido, el Responsable del Proyecto será el mismo del Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP.

9.2.2.2. Logística Proceso de Contratación.

La Dirección Corporativa será la responsable de la logística del proceso de contratación, incluyendo los cuartos de datos, seguridades, lugar de recepción de las manifestaciones de interés y las ofertas, la facilitación de acceso a la información a los posibles interesados en la sede.

En el evento que TRANSMILENIO haya contratado a terceros para la Estructuración técnica, financiera o jurídica de la Asociación Publica Privada, por conducto del Responsable del proyecto se realizarán las consultas respectivas sobre las observaciones presentadas por los interesados.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-162 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 162 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ El comité de contratación APP aprobará la respuesta a observaciones de conformidad con las respuestas preparadas y sometidas a su consideración por cada área de conformidad con su competencia.

Cada área responsable de la evaluación de las ofertas presentará el resultado de la evaluación al Comité evaluador y de contratación APP del proyecto. La matriz en la cual se consigne el resultado de la verificación de requisitos habilitantes, deberá ser revisada y aprobada por el Comité, lo que se evidenciará en acta correspondiente.

El proceso de contratación incluida la conformación de lista de precalificados se realizará de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo sustituyan, adicionen o modifiquen, así como lo indicado en el presente Manual de Contratación.

9.2.3. Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada 9.2.3.1. Radicación del Proyecto.

TRANSMILENIO S.A. considera radicada una Asociación Público Privada de iniciativa privada, conforme lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y sus modificatorios. En primera instancia se verificará si esta Entidad es competente para el estudio de viabilidad de la propuesta.

En ese sentido, de presentarse una propuesta de APP de iniciativa privada cuya competencia no sea de TRANSMILENIO S.A., se remitirá dentro del término máximo de 5 días hábiles a la entidad del orden Distrital que corresponda su estudio y evaluación conforme lo establecido en el Artículo 21 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA, y las Directivas Distritales.

Una vez analizada la competencia de TRANSMILENIO S.A., la Subgerencia Jurídica remitirá al área técnica ejecutora correspondiente la documentación recibida.

9.2.3.2. Publicación en el RUAPP Mientras entra en operación el Registro Único de Asociaciones Público Privadas en el SECOP mediante el cual los originadores radicarán sus propuestas, el Responsable del Proyecto a coordinar la publicación de la Asociación Publica Privada de iniciativa privada en el Registro Único de Asociaciones Público Privadas del Departamento Nacional de Planeación - RUAPP dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación, de conformidad con los artículos 25 de la Ley 1508 de 2012, 163 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-163 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 2.2.2.1.5.3. de Decreto 1082 de 2015, Directivas Distritales o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

En todo caso, TRANSMILENIO S.A., informará a la Secretaría Distrital de Planeación antes de publicar en el RUAPP el proyecto.

9.2.3.3. Conformación y obligaciones del Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP Para cada proyecto de APP de iniciativa privada se integrará el equipo contraparte de estudio y seguimiento de la APP conformado por los siguientes miembros:

− Un delegado del Gerente General quien ejercerá la secretaría del equipo.

− Un delegado del Subgerente Jurídico.

− Un delegado del Subgerente Económico.

− Un delegado del Subgerente Técnico y de Servicios.

− Un delegado por cada área relacionada con el proyecto.

− El Jefe del área ejecutora del proyecto de APP como Responsable del Proyecto.

Cada integrante del equipo desde su disciplina y funciones participará de tal forma que deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Asistir a todas las reuniones de trabajo en las que sea requerida su asistencia.

2. Revisar los entregables preliminares generados del proyecto y emitir las observaciones

correspondientes.

3. Reportar oportunamente del resultado de las actividades a su cargo dentro del proyecto al

responsable del proyecto.

4. Mantener debidamente informado al jefe del área que representa de los avances o situación

del proyecto.

El Responsable del Proyecto tendrá además las demás obligaciones establecidas en el presente Manual.

Cada equipo será designado mediante memorando suscrito por el Gerente General o el Subgerente General.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-164 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 164 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.2.3.4. Valoración Inicial El Equipo Contraparte de estudio y seguimiento de la APP procederá a realizar una valoración inicial de la documentación recibida frente a las condiciones indispensables requeridas para ser estudiada una Asociación Publico Privada de iniciativa privada establecidas por la Ley 1508 de 2012 o la norma que lo modifique, reglamente o sustituya.

De ser necesario, la iniciativa se regresará a los originadores mediante oficio suscrito por el Gerente General o Subgerente General indicando las razones por las que no se puede dar trámite a la iniciativa.

9.2.3.5. Coexistencia de estudios Si se radica una iniciativa privada para un proyecto para el cual TRANSMILENIO S.A. contrató la estructuración con terceros, se adelantará de forma paralela la estructuración que se viene realizando con el estudio de la iniciativa privada hasta que se cuente con información suficiente para que TRANSMILENIO pueda comparar objetivamente ambas iniciativas, conforme lo establecido en el artículo 2.2.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

9.2.3.6. Consultas en la Etapa de Pre factibilidad.

El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP podrá realizar las consultas pertinentes al Originador de conformidad con las normas aplicables para precisar o completar los estudios de Pre factibilidad. El comité de Estudio y Seguimiento de la APP proyectará para firma del Subgerente General, Subgerente Jurídico o Jefe del Área Ejecutora del Proyecto los requerimientos formales de información que debe ser allegada a la entidad para poder adelantar la evaluación del proyecto, para lo cual previamente se convocarán mesas de trabajo técnicas donde participen las entidades distritales competentes para analizar la propuesta, de conformidad con las directivas o circulares distritales vigentes.

Si es necesario solicitará asesoría de la Secretaría Distrital de Hacienda en lo relacionado con la revisión de los supuestos macroeconómicos distritales, el impacto que puede tener el proyecto en el marco fiscal de mediano plazo y la revisión de la estructura de capital del proyecto, de conformidad con las Directivas Distritales o lo establecido en la normatividad vigente.

9.2.3.7. Anexo Técnico.

El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP ajustará el Anexo Técnico de TRANSMILENIO S.A. al proyecto específico de Asociación Publico Privada de iniciativa privada y de 165 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-165 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ su interventoría que fuese radicado, este Anexo Técnico hará parte del acto administrativo que de viabilidad para continuar en la etapa de factibilidad al proyecto.

9.2.3.8. Etapa de Pre factibilidad.

El Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP revisará la documentación aportada por el originador en consideración a los elementos decisorios contenidos en la reglamentación vigente, los criterios de valoración del Distrito Capital y aquellos referentes al Sistema Integrado de Transporte Masivo – SITP y concluirá con el informe de verificación de requisitos de la etapa de Prefactibilidad que se pondrá a consideración del Comité de Gerencia para ser presentado con posterioridad al el Comité de APP del Distrito Capital de conformidad con lo establecido en las Directivas Distritales.

TRANSMILENIO S.A. dará trámite a lo establecido en la Resolución 1464 de 2016 del Departamento Nacional de Planeación o aquella que la modifique, adicione o sustituya, respecto de los requisitos y parámetros que deberán cumplir las entidades púbicas responsables del desarrollo de proyectos de Asociación Público Privada para solicitar el concepto previsto en el artículo 206 de la Ley 1753 d 2015.

9.2.3.9. Rechazo o Concepto Favorable para el desarrollo de la etapa de Factibilidad Dentro de los tres meses siguientes contados desde la radicación de la iniciativa en la entidad o desde la recepción de la información adicional solicitada al originador que permita conformar el estudio completo de la Pre factibilidad; TRANSMILENIO S.A. se pronunciará sobre el rechazo de la propuesta u otorgamiento del concepto favorable para el inicio de la etapa de factibilidad.

La decisión se notificará mediante Resolución motivada, en la que se informará al originador el rechazo o viabilidad de la iniciativa que tiene concepto favorable y puede continuar adelantando la estructuración del proyecto y dar inicio a la fase de Factibilidad.

El acto administrativo que otorga un concepto favorable para el inicio de la etapa de factibilidad debe contener las condiciones establecidas en la reglamentación así como el cronograma para aprobación de TRANSMILENIO S.A., la referencia al Anexo Técnico correspondiente, así como las consideraciones necesarias a los costos de evaluación del proyecto conforme se establece en la Ley 1882 de 2018 o las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

En la misma comunicación se informará al originador el plazo máximo con el que cuenta para la entrega del proyecto en etapa de factibilidad, el cual, en ningún caso puede ser superior a dos años, incluidas prórrogas o el establecido legalmente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-166 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 166 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ La Subgerencia Jurídica elaborará el acto administrativo y tramitará las comunicaciones y notificaciones a que haya lugar.

9.2.3.10. Recursos Contra el acto administrativo de rechazo o viabilidad a la etapa de factibilidad procede el recurso de reposición de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual, en caso de presentarse, será coordinado por el Subgerencia Jurídica con el apoyo del Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP.

9.2.3.11. Estudio de Factibilidad por terceros.

TRANSMILENIO S.A. podrá realizar la verificación de la Factibilidad a través de terceros. En tal caso, el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP estructurará los estudios previos del concurso de méritos correspondiente o la selección abreviada según se decida, que se llevará a cabo conforme a las normas del manual de contratación. La supervisión del contrato resultante de este proceso será ejercida por el Responsable del Proyecto.

TRANSMILENIO S.A., dará cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente respecto del costo de la evaluación del proyecto.

9.2.3.12. Entrega del Proyecto en factibilidad El originador deberá presentar el proyecto en etapa de factibilidad con la información mínima definida en el artículo 2.2.2.1.5.5. del Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan y en consideración al Anexo Técnico que la conforma.

Si el originador no hace entrega del proyecto en etapa de factibilidad dentro del plazo fijado en la comunicación o los informes parciales, TRANSMILENIO S.A., tendrá la facultad de considerar la iniciativa como fallida mediante Resolución motivada elaborada por la Subgerencia Jurídica, de acuerdo con la solicitud que para tal fin sea presentada por el Equipo Contraparte de estudio y seguimiento de la APP.

TRANSMILENIO S.A., podrá declarar fallido un proyecto de iniciativa privada cuando considere que el originador no ha cumplido con el cronograma aprobado sin justificación y en otras circunstancias para lo cual expedirá acto administrativo motivado suscrito por el Gerente General.

TRANSMILENIO S.A. podrá ampliar el plazo de presentación de la factibilidad mediante oficio suscrito por el Subgerente General. En todo caso, solo se entenderá agotada la etapa de factibilidad cuando 167 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-167 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ los estudios entregados por el originador contengan la totalidad de los requisitos exigidos en la norma y en el anexo técnico para proceder a su evaluación, sin que ello impida realizar con posterioridad solicitudes adicionales, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

9.2.3.13. Audiencia Pública de Intervención de Terceros.

Una vez el originador hace entrega del proyecto en etapa de factibilidad, el Responsable del Proyecto tramitará todo lo necesario para convocar dentro del mes siguiente o el tiempo que se estipule legalmente, una Audiencia Pública con intervención de terceros y autoridades competentes que pueden tener interés en el proyecto, para conocer comentarios y sugerencias.

9.2.3.14. Estudio y Validación de la Factibilidad.

Presentada la iniciativa del proyecto en etapa de factibilidad, el Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP realizará una revisión preliminar conforme la normatividad y el anexo técnico, para lo cual podrá solicitar al originador la información adicional o aclaraciones para completar los estudios de factibilidad.

Si la Evaluación del proyecto es realizada por terceros, se remitirá a éste una vez realizado lo establecido en el primer inciso de este numeral. El evaluador del proyecto podrá en todo caso hacer las consultas a terceros y a autoridades competentes en el momento que considere necesario.

Finalizada esta etapa se elaborará el reporte final de evaluación de la APP por parte del evaluador o validador del proyecto quien presentará sus conclusiones al Equipo Contraparte de Estudio y Seguimiento de la APP y al Comité Evaluador y de Contratación APP.

9.2.3.15. Presentación del Proyecto al Comité de Gerencia y Comité de APP del Distrito El Responsable del Proyecto realizará la presentación del informe final del proyecto de Asociación Público Privada ante el Comité de Gerencia con el fin de que los integrantes del mismo conozcan los resultados del mismo y recomienden o no la continuación del proceso.

Asimismo, el Responsable del Proyecto presentará ante el Comité de APP del Distrito Capital de conformidad con las directivas establecidas y procedimientos aplicables en Bogotá.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-168 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 168 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.2.3.16. Conceptos Favorables.

Declarada la viabilidad del proyecto por parte del Comité de APP del Distrito, el Responsable del Proyecto debe proceder con el trámite de los conceptos favorables previstos en la Ley de Asociaciones Publico Privadas y demás normas relacionadas, así como las Directivas Distritales, dentro de los que se encuentra la aprobación de la valoración de las obligaciones contingentes, la justificación de utilizar el mecanismo de Asociación Público Privada, el concepto del CONFIS Distrital respecto al compromiso de vigencias futuras, si las hubiere, entre otros.

9.2.3.17. Rechazo o Concepto Favorable para el desarrollo de la etapa de Factibilidad Una vez obtenidos los conceptos favorables, la Subgerencia Jurídica proyectará, comunicará y notificará la resolución contentiva del rechazo o concepto favorable de la factibilidad debidamente motivada y de conformidad con el concepto y aprobaciones obtenidas. Si se considera la iniciativa viable y acorde con los intereses y políticas públicas, en el acto administrativo se incorporarán las condiciones para la aceptación, incluyendo el monto que acepta como valor de los estudios realizados, con fundamento en costos demostrados en tarifas de mercado para la estructuración del proyecto y las condiciones del contrato.

9.2.3.18. Recursos Contra el acto administrativo de rechazo o viabilidad a la etapa de factibilidad procede el recurso de reposición de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual, en caso de presentarse, será coordinado por el Subgerencia Jurídica junto con el Equipo Contraparte de estudio y seguimiento de la APP.

9.2.3.19. Aceptación El originador de la iniciativa podrá aceptar las condiciones de la entidad o proponer alternativas. En cualquier caso, en un plazo no superior a dos (2) meses contados desde la comunicación de la viabilidad, si no se llega a un acuerdo, se entenderá que el proyecto ha sido negado por la entidad pública.

9.2.4. Etapa Precontractual de los Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada sin Recursos Públicos Si el proyecto de Asociación Público Privada de iniciativa Privada no requiere recursos públicos, se entregará toda la información, la declaratoria de viabilidad de la iniciativa privada, el acuerdo de la 169 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-169 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ iniciativa privada, los estudios y la minuta del contrato con sus anexos al Comité Evaluador y de Contratación APP constituido, de conformidad a lo dispuesto en este documento para la etapa precontractual, contractual y el sistema de precalificación.

El Comité Evaluador y de Contratación APP ordenará la publicación de los documentos antes mencionados en el SECOP por un término máximo de dos (2) meses el cual podrá prorrogarse hasta el máximo establecido legalmente, si TRANSMILENIO lo estima conveniente.

9.2.5. Interventoría Previo a la apertura del proceso de selección se debe verificar que los estudios previos para la Interventoría se han estructurado y están debidamente financiados. Los mecanismos de supervisión de la interventoría deben estar definidos por el Comité Evaluador y de Contratación APP.

9.2.6. Contratación Directa En caso de no presentarse manifestaciones de interés dentro del plazo establecido y que cumplan con las exigencias establecidas en la Ley y en la publicación, TRANSMILENIO S.A., procederá a contratar con el originador de manera directa en las condiciones publicadas, mediante acto administrativo debidamente motivado.

9.2.7. Selección Abreviada de menor cuantía bajo la modalidad de selección abreviada De resultar manifestaciones de interés por parte de un tercero, dentro del término establecido y conforme las exigencias legales, se conformará la lista de precalificados y se iniciará un proceso de selección abreviada de menor cuantía convocando a los precalificados y al originador, teniendo en cuenta las particularidades definidas en los numerales1, 2 y 3 del artículo 2.2.2.1.5.12 del Decreto 1082 de 2015 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

9.2.8. Adjudicación y Suscripción del Contrato.

Cumplidos todos los requisitos precontractuales y en audiencia pública de adjudicación se procederá a adjudicar el contrato. El Contrato será suscrito al cumplirse todos los requisitos previos asociados al proceso precontractual y los pliegos de condiciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-170 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 170 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.2.9. Etapa Precontractual de los Proyectos de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada con Recursos Públicos Si el proyecto de Asociación Público Privada de Iniciativa Privada requiere recursos públicos, a partir de la viabilidad se debe estructurar y obtener los certificados de disponibilidad, vigencias futuras y de más autorizaciones o incorporaciones que conformen los aportes de recursos públicos pertinentes.

Toda la información, la declaratoria de viabilidad de la iniciativa privada, los estudios y la minuta del contrato con sus anexos serán entregados al Comité Evaluador y de Contratación APP, de conformidad a lo dispuesto en este documento para la etapa precontractual, contractual y el sistema de precalificación.

9.2.10. Cierre Financiero de los recursos públicos 9.2.10.1. Recursos Públicos del Distrito Capital Las vigencias futuras del Distrito Capital para proyectos de Asociación Publico Privadas como instrumento de vinculación del capital privado para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o Servicio serán solicitadas al CONFIS Distrital para que las apropie dentro del límite anual de autorizaciones y las incorpore dentro del escenario fiscal acorde con la naturaleza de cada proyecto.

El CONFIS Distrital evaluará el aporte presupuestal y dispondrá los recursos públicos para cada vigencia futura, hasta por el tiempo de duración del respectivo proyecto, con esta autorización y cumplidos los tramites de rigor presupuestal se expedirán los respectivos CDP.

9.2.10.2. Licitación Pública La Licitación Pública será el mecanismo de contratación a utilizar de conformidad con las reglas previstas en el presente manual, para la selección del contratista que ejecutará el proyecto viabilizado, previa recomendación de apertura del proceso del comité de contratación.

Para estos efectos, se tendrán en cuenta las siguientes condiciones previas: a. Contar con la autorización de vigencias futuras para amparar proyectos de APP, en los términos establecidos en el artículo 26 de la Ley 1508 de 2012 o las normas que lo modifiquen o sustituyan y sus decretos reglamentarios.

171 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-171 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ b. Contar con los demás aportes en especie que conforman el proyecto viabilizado. c. Otorgar al originador de la iniciativa una bonificación, de conformidad con lo dispuesto con el artículo 2.2.2.1.5.10. del Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. d. Definir el valor que el originador, de no resultar seleccionado para la ejecución del contrato deberá recibir del adjudicatario como costos de los estudios realizados para la estructuración del proyecto. e. Si TRANSMILENIO lo considera, podrá en este caso hacer uso del sistema de precalificación bajo Las consideraciones expuestas anteriormente. f. Proceso de Interventoría estructurado y debidamente financiado. g. TRANSMILENIO S.A. dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 39 de la Ley 1682 de 2013 o las normas que lo sustituyan, modifiquen o adicionen, como requisito previo a la apertura del proceso de licitación.

9.2.11. Adjudicación y Suscripción del Contrato.

Cumplidos todos los requisitos precontractuales y en audiencia pública de adjudicación se procederá a adjudicar el contrato. El Contrato será suscrito al cumplirse todos los requisitos previos asociados al proceso precontractual y los pliegos de condiciones.

Lo establecido en el presente numeral será aplicado a los proyectos de Asociación Público Privada en los cuales TRANSMILENIO S.A., sea el único competente que se encuentre tramitando el proyecto.

Cuando haya otra u otras entidades competentes para conocer de dichos proyectos y que cuenten con un manual propio, que pueda entrar en conflicto con el de TRANSMILENIO se revisará la conveniencia de su aplicabilidad.

9.3. En relación con las sanciones contractuales.

Los procesos sancionatorios se regirán por el Artículo 29 de la Constitución Política de Colombia y se dará estricto cumplimiento al artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, a lo exigido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, y estarán sujetos a los principios y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión –SIG.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-172 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 172 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.4. Contratos para la ejecución de negocios colaterales TRANSMILENIO S.A., por iniciativa propia o por iniciativa de cualquier tercero, a través de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, podrá estructurar, suscribir y ejecutar todo tipo de actos y/o contratos, nominados e innominados, típicos o atípicos, que permitan el desarrollo de negocios colaterales propios del objeto social complementario de TRANSMILENIO S.A. conforme los principios y la regulación específica del derecho privado vigente de tiempo en tiempo, las políticas de la Entidad y los procedimientos que la misma desarrolle para cada caso específico.

Entre otros, pero sin limitarse a ellos, TRANSMILENIO S.A. podrá contratar conforme las reglas civiles y comerciales propias del derecho privado, actos y/o contratos cuyo objeto sea la compraventa, permuta, suministro, arrendamiento y/o concesión de espacios de bienes, contratos para intercambio de insumos, materias primas y bienes intermedios para la obtención de los mismos, los materiales y equipos que se empleen directamente para la producción de bienes o prestación de servicios, así como los relativos al mercado de bienes y servicios, la explotación comercial de la fibra óptica (ductos y cableado), la explotación comercial de la información del Sistema y de los usuarios conforme los límites de las leyes aplicables, la explotación de Espacios y Locales Comerciales, la explotación de Publicidad en Estaciones y Portales, asesorías técnicas; salones e instalaciones, venta y/o explotación de elementos relacionados con la marca y, en general, todo tipo de acto y/o contrato cuyo objeto sea la explotación comercial de negocios propios del objeto social complementario de la Entidad.

Para los efectos, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de la Entidad podrá desarrollar procedimientos internos que permitan la ejecución de actos y/o contratos por derecho privado para la explotación del objeto social complementario de la Entidad, en cumplimiento de la ley vigente y los principios de función administrativa y control fiscal.

En todo caso, deberán regirse por Estatuto de la Contratación Pública y conforme los lineamientos descritos en el numeral 2.2. del presente MANUAL DE CONTRATACIÓN, todos los actos y/o contratos que (i) se encaminen al desarrollo del objeto social principal de TRANSMILENIO S.A., esto es, la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor; (ii) se produzcan en cumplimiento de su función administrativa, es decir, para el funcionamiento estricto y la operación propiamente dicha de la Entidad; y (iii) pretendan la ejecución de aquellos actos y/o contratos que se encuentren expresamente regulados en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

173 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-173 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TÍTULO:

MANUAL DE CONTRATACIÓN Código:

Versión:

Fecha:

ALCALDÍA MAYOR DE M-DA-013 4 Septiembre de 2019 BOGOTÁ 9.4.1. Procedimiento para la contratación de Negocios Colaterales El procedimiento de selección de contratistas se hará conforme la aplicación de las reglas civiles y comerciales del derecho privado, dentro del marco de la competencia y en estricto cumplimiento de los requisitos, estándares y especificaciones según las necesidades y los procedimientos que podrá desarrollar la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de TRANSMILENIO S.A. para cada situación, respetando siempre los principios de publicidad y selección objetiva.

En todo caso, la adjudicación y actos y/o contratos para la explotación económica de los negocios colaterales de TRANSMILENIO S.A. estará a cargo de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de la Entidad y se hará en función la correcta y eficiente explotación de los bienes y servicios complementarios de TRANSMILENIO S.A.

10. FORMATOS

Los formatos para la gestión contractual se encuentran publicados en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad, no se enuncian en este apartado teniendo en cuenta que son actualizados constantemente, sin embargo deben ser de obligatorio complimiento por parte de todos los funcionarios y servidores de TRANSMILENIO S.A. toda vez que facilitan la gestión contractual.

NOTA: los procedimientos asociados a lo reglado en el Manual de Contratación deberán ser actualizados por la Dirección Corporativa, la Subgerencia Jurídica y la Subgerencia de Desarrollo de Negocios cada uno según sus competencias.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-174 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 174 Resolución Número 860 (Septiembre 11 de 2019)

“Por la cual se adopta el documento “T-DS- Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar los Manuales de Procedimientos de las diferentes dependencias de la Entidad, con el objeto de ajustarlos a los nuevos parámetros documen tales, necesidades y desarrollo del Sistema.

017 Estrategia institucional de respuesta a emergencias del Sistema TransMilenio” de la Dirección Técnica de Seguridad”

RESUELVE:

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE

Artículo 1º.

Adoptar el siguiente protocolo a la versión registrada a continuación:

TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO Código Versión Nombre “TRANSMILENIO S.A.”, En ejercicio de sus facultades conferidas mediante la Resolución 143 del 2 de marzo de T-DS-017 0 Estrategia institucional de respuesta a emergencias del Sistema 2016, y TransMilenio

CONSIDERANDO:

Artículo 2°.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los once (11) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve (2019).

Que de conformidad con lo señalado en el artículo se gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

SOFÍA ZARAMA VALENZUELA Jefe de Oficina Asesora de Planeación Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo úni co del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.

175 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-175 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA APROBÓ ELABORÓ:

YENNY CAROLINA RUBIO Página 1 de 62 RODRIGUEZ Contratista - Dirección Técnica de Seguridad (Emergencias y Contingencias)

DAVID CAMACHO GONZÁLEZ DIRECTOR TÉCNICO DE SEGURIDAD CESAR ARENAS IBARRA REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-176 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 176 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. FUNDAMENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE LA EIR

3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo general 3.2. Objetivos específicos distritales

4. ARTICULACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL – SIGD

4.1. Principales elementos del SIGD 4.2. Procedimientos relacionados con la respuesta a emergencias 4.3. Planes de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias - PPPRE

5. CONTINUIDAD DEL SERVICIO MISIONAL DE TRANSMILENIO EN EMERGENCIAS

5.1. Desarrollo estratégico para el plan de contingencia 5.2. Evaluación de daños, riesgos asociados y análisis de necesidades – EDRAN 5.2.1. EDRAN infraestructura física y talento humano portales y estaciones 5.2.2. EDRAN infraestructura física y talento humano patios concesionarios 5.2.3. EDRAN infraestructura física y talento humano sede administrativa 5.2.4. EDRAN infraestructura tecnológica y de comunicaciones 5.3. Logística y protección personal para EDRAN 5.4. Criticidad para activación de servicios y productos misionales

6. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE LA RESPUESTA A EMERGENCIAS

6.1. Coordinación de la respuesta a emergencias 6.1.1. Red Distrital de Comunicaciones en Emergencias 6.1.2. Coordinación del Centro de Operaciones de Emergencias - COE 6.1.3. Coordinación de los Puestos de Mando Unificado – PMU 6.2. Mapa de Coordinación de Emergencias 6.3. Acciones misionales para soportar la respuesta a emergencias 6.3.1. Centros de control 6.3.2. Infraestructura física 177 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-177 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA

7. ACTUACIÓN DE TRANSMILENIO EN LA RESPUESTA A EMERGENCIAS

7.1. TransMilenio en los servicios de respuesta a emergencias 7.2. Mesa de soporte a la respuesta a emergencias 7.3. Funciones de respuesta a cargo de la mesa 7.3.1. Información pública 7.3.2. Aspectos jurídicos 7.3.3. Aspectos financieros

8. TRANSMILENIO COMO RESPONSABLE DE SERVICIOS DE RESPUESTA

8.1. Servicio de accesibilidad y transporte 8.1.1. Desvíos, contraflujos, retornos y salidas al mixto 8.1.2. Restablecer sistemas de transporte 8.1.3. Movilizar afectados 8.2. Telecomunicaciones

9. INVERSIONES Y FORTALECIMIENTO LOGISTICO

9.1. Inversiones EIR

10. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

10.1. Capacitación y entrenamiento EIR

11. ANEXOS

11.1. Directorio 11.2. Formatos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-178 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 178 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 1 INTRODUCCIÓN Las orientaciones establecidas en el Marco de Actuación para la Respuesta a Emergencias de Bogotá D.C., adoptado mediante el Acuerdo 009 del 20 de diciembre de 2017; son la base para la formulación de la Estrategia Institucional de Respuesta–EIR de TRANSMILENIO S.A., para la planeación e implementación de las acciones de preparación para la respuesta a emergencias, tales como la organización y coordinación, la capacitación, el equipamiento y el entrenamiento.

Así mismo el Plan Distrital de Gestión del Riesgo de Desastres y Cambio Climático para Bogotá 2018-2030 (PDGRDCC), aprobado por el Acuerdo 001 de 2018 y adoptado por el Decreto 837 de 2018; señala en su componente 4. Manejo de Emergencias y Desastres en el numeral 4.1.1.

Preparación interinstitucional para la respuesta a emergencias “Este programa comprende la optimización de las capacidades de las entidades distritales para la atención de las emergencias y la continuidad en la prestación de los servicios sociales en caso de desastre (…)”

TRANSMILENIO S.A., es integrante del SDGR-CC por ser la Entidad a la que le corresponde la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor. La cobertura de la presente Estrategia es de carácter Distrital, dada la extensión geográfica del Sistema TransMilenio, sin embargo, está enmarcado a los corredores viales utilizados por el Sistema de Transporte Público Masivo de Pasajeros.

Este documento debe ser aplicado por el personal de TRANSMILENIO S.A., así como por los diferentes agentes del Sistema, de acuerdo con las responsabilidades asignadas en cumplimiento a los Servicios de Respuesta.

179 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-179 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 2 FUNDAMENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE LA EIR Componentes de la emergencia Componentes de la preparación Servicios de respuesta Funciones de respuesta REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-180 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 180 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 3 OBJETIVOS Objetivo general Responder de forma eficaz y eficiente en situaciones de emergencia y/o desastre que se presenten en la ciudad para las que sea activado TransMilenio, en las cuales se requiera la operación de desplazamientos terrestres para la movilización de afectados y la implementación del plan de desvíos, a través de la definición de procedimientos internos y la coordinación interinstitucional.

Objetivos específicos  Desarrollar las acciones pertinentes para dar cumplimiento al servicio de accesibilidad y transporte relacionado con los componentes de la preparación: organización y coordinación, equipamiento, capacitación y entrenamiento en relación con lo que le asiste para este servicio.

 Desarrollar la evaluación de daños, riesgo asociado y análisis de necesidades - EDRAN, a través de la identificación de la afectación de la infraestructura de TRANSMILENIO S.A. (daños ya ocurridos) y la identificación de nuevas condiciones de riesgo derivadas del evento, para dar continuidad al servicio misional.

 Desarrollar y actualizar los procedimientos internos frente al plan de desvíos, la coordinación y operación de desplazamientos terrestres para la movilización de afectados, el EDRAN de la infraestructura de TRANSMILENIO S.A., y la articulación con los concesionarios del SITP.

 Definir la estructura organizacional para soportar la prestación de los servicios y funciones de respuesta, así como la continuidad del servicio misional en caso de emergencia  Capacitar a funcionarios y contratistas para mejorar las habilidades que permitan optimizar la respuesta a emergencias así como la prestación de los servicios y funciones a cargo.

181 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-181 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 4 ARTICULACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL -SIGD1 Fuente: Manual Operativo MIPG de la Función Pública 1 Establecido en el Acuerdo 04 de 2015 donde se adopta el Plan Estratégico de la Entidad, documento que se modifica de acuerdo a la dinámica de la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-182 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 182 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Principales elementos del SIGD MISIÓN:

Gestionar el desarrollo e integración de los sistemas de transporte público masivo intermodal de pasajeros de la ciudad de Bogotá D.C. y de la región, con estándares de calidad, dignidad y comodidad, sustentable financiera y ambientalmente, y orientado al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios.

POLITICA INTEGRAL:

TRANSMILENIO S.A. mejora la calidad de vida de los ciudadanos, planeando, gestionando y controlando el desarrollo del Sistema Integrado de Transporte Público de pasajeros en la ciudad de Bogotá y la región, en cumplimiento de los requisitos legales y organizacionales ORGANIGRAMA:

183 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-183 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA MAPA DE PROCESOS:

NTD 5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS:

La preparación y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestión debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-184 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 184 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA A.

B.

Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital Gestión de Talento Humano (Oficinas) Dirección Técnica de BRT, Dirección Técnica de Buses, Dirección Técnica de Seguridad (Portales y Estaciones)

Dirección Técnica de de BRT Dirección Técnica de Buses Dirección Técnica de Seguridad ACUERDO 7 DE 2017 "Por el cual se modifica la estructura organizacional y las funciones de unas dependencias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A”

Articulo Vigésimo Segundo. La Dirección Técnica de Seguridad tendrá las siguientes funciones

9. Diseñar y proponer las estrategias y planes para la administración de las contingencias que se presenten dentro de la operación del sistema de transporte público gestionado por TRANSMILENIO S.A., en el marco del Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias.

Procedimientos relacionados con la respuesta a emergencias:

 Circulación de vehículos sobre las calzadas exclusivas del Sistema TransMilenio T-DO-001  Atención de contingencias del SITP en su componente zonal desde el centro de control P-DB- 010  Protocolo por ausencia de concesionarios en la operación de rutas alimentadoras T-DO-004  Protocolo por ausencia de concesionarios en la operación de rutas zonales T-DB-003  Plan integral de seguridad T-DS-003  Protocolo de Comunicaciones en Crisis T-SC-006  Protocolo para el manejo de contingencias por cese de operación de concesionario del Sistema Integrado De Transporte Público- SITP componente zonal en la etapa de reacción inmediata T- SG-001 185 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-185 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA  Protocolo para el manejo de contingencias por cese de operación de concesionario del Sistema Integrado De Transporte Público - SITP T-DS-011  Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias Portales del Sistema TRANSMILENIO T –DS – 012 y anexos Planes de Contingencia:

 Anexo 10. Atención en Salud  Anexo 11. Accidente individual de Trabajo  Anexo 12. Primer Respondiente en Zona de Impacto  Anexo 13. Accidente de Transito  Anexo 14. Acciones Terroristas  Anexo 15. Explosión por acciones terroristas  Anexo 16. Movimientos Sísmicos  Anexo 17. Explosión y/o Incendio en Estructura  Anexo 18. Evacuación Portal y/o Estación  Anexo 19. Tormenta Eléctrica  Anexo 20. Apagón Eléctrico  Anexo 21. Granizada  Anexo 22. Bloqueo de Calzada  Anexo 23. Hundimiento o Daños en Calzada  Anexo 24. Desvíos, Contra Flujos, Retornos y Salidas al Mixto  Anexo 25. Incendio de Bus  Anexo 26 Evacuación Bus, Transbordo  Anexo 27 Marchas y/o Manifestaciones  Anexo 28. Presencia de Materiales Peligrosos - MATPEL  Anexo 29. Alto Flujo de Usuarios  Anexo 30. Ruta de Atención Animales de Compañía  Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias Estaciones NQS Central T – DS – 013  Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias Estaciones Troncal 80 T –DS – 015  Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias Estaciones Troncal Suba T – DS – 016 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-186 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 186 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias 4.1.1 Edificio Elemento / Sede Administrativa 187 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-187 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 4.1.2 Portales del Sistema TRANSMILENIO S.A REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-188 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 188 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 4.1.3 Estaciones del Sistema TRANSMILENIO S.A 189 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-189 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 4.1.4 Concesionarios del Sistema TRANSMILENIO S.A 4.1.5 Criticidad para la continuidad del servicio misional Página 15 de 60 Planes de Contingencia REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-190 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 190 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA AFECTACIÓN AL CIUDADANO Leve Dejar de atender ≤ 10 Minutos Medio Dejar de atender ≤ 1 Hora Grave Dejar de atender ≥ 1 Hora 191 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-191 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 5 CONTINUIDAD DEL SERVICIO MISIONAL DE TRANSMILENIO EN CASO DE EMERGENCIA REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-192 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 192 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Desarrollo estratégico para el plan de emergencias:

Activar PPPRE brigadas TRANSMILENIO S.A. sede Administrativa, Agentes del Sistema Portales y Estaciones, Brigada Concesionarios Realizar EDRAN de infraestructura Definir criticidad en la afectación de los servicios y productos misionales física, Talento Humano y TIC´s prioritarios AFECTACIÓN AL CIUDADANO Leve Dejar de atender ≤ 10 Minutos Medio Dejar de atender ≤ 1 Hora Grave Dejar de atender ≥ 1 Hora Identificar necesidades para garantizar la continuidad del servicio misional, según EDRAN Evaluación de daños, riesgos asociados y análisis de necesidades – EDRAN Objetivo: Levantar, consolidar y analizar la información sobre la magnitud de los daños, la afectación social y física; identificando nuevas condiciones de riesgo derivadas del evento y los daños ya ocurridos. Incluye la identificación y cuantificación de necesidades inmediatas y futuras.

Con el fin de verificar la continuidad de la prestación del servicio de transporte por parte de TransMilenio y los concesionarios, es necesario hacer una evaluación de la infraestructura de portales, estaciones y patios así como de los buses troncales y zonales, Esta información servirá de insumo a la sala de crisis para resolver temas operativos, es por esto que se definen las siguientes acciones:

193 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-193 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA En un evento de gran magnitud se Operación hará el EDRAN Movilización del personal que se encuentra en los diferentes puntos Levantamiento Consolidación y reporte a Sala de Crisis y entidades de registros del SDGR-CC en caso de requerirse PLAN DE CONTINGENCIA EDRAN TRANSMILENIO:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-194 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 194 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 195 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-195 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 5.1.1 EDRAN infraestructura física y talento humano portales y estaciones FORMULARIO PARA INSPECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA FISICA PORTALES Y ESTACIONES IDENTIFICACIÓN PORTAL O ESTACIÓN TIPO Y CLASIFICACIÓN DE INSPECCIÓN PORTAL Nombre INSPECCIÓN DE LA ESTRUCTURA CLASIFICACIÓN DE USO ESTACIÓN Nombre COM PLET A PARCIAL EXT ERIO FUNCIONAL USO REST RINGIDO NO FUNCIONAL PELIGRO DE COLA

VA GON ES

D E

P LA T A F OR M A

A ÑO D E C ON ST R UC C LOCALIDAD S IÓN A. ESTADO DEL PORTAL O ESTACIÓN

1. 2.
3. 4.

Uso total Uso restringido No funcional Peligro colapso Daños estructurales
4. Clasificación de uso por estado general del portal o estación Revisar la estructura en forma global para las condiciones señaladas a continuación y hacer las aclaraciones necesarias en la sección de observaciones:

1. Colapso:

Daño en elementos arquitectónicos (no estructurales)

1. No
2. 3.

Parcial Total Indique el daño de los siguientes elementos arquitectónicos (no estructurales) con una (X) o NA en caso de que no aplique Escaleras Parcial No determinable

2. Desviación o inclinación de la estructura o de algún entrepiso:
5. 1. No
2. 3.
6. Instalaciones

Acueducto Red Sanitaria Energía Gas Red de Telecomunicaciones Red contra incendio Parcial No determinable Puertas

3. Grietas o fisuras en la estructura:
1. No
2. 3.
8. 9. Cubiertas
10. Cuál?

Otros Observaciones:

9.

Daños en Equipamento Problemas del entorno Indique el daño de los siguientes elementos con una (X) o NA en caso de que no aplique Infraestructura critica cercana que puede caer y afectar la estabilidad (Puentes, edificios, etc) Sub estación electrica Planta Eléctrica No se puede determinar Cuarto de bombas Clasificación de uso por problemas del entorno Uso restringido Tanques ACPM Funcional No funcional BCA's Otros Cuál?

1. 2.
1. No
2. Si
3. 3. Cuartos y/oTableros eléctricos
4. 10.
5. Ascensores y/o cuarto de maquinas
6. 1.
2. 3.
7. 8.

Observaciones:

B. RECOMENDACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD FISICA Se necesita visita especializada por aspectos:

Estructurales Servicios públicos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-196 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 196 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Medidas de seguridad:

Restringir tráfico vehicular Apuntalar Restringir paso peatonal Remover elementos en peligro de caer o no estructurales afectados Evacuar parcialmente el portal o estación y restringir acceso Evacuar totalmente el portal o estación y restringir acceso Desconectar Energía Gas Agua

1. 2.
3.

Si No SE REQUIERE UN PLAN DE DESVIOS POR RIESGOS ASOCIADOS Observaciones:

C. AFECTACIÓN AL TALENTO HUMANO Y USUARIOS Efectos en los ocupantes Ocupación del portal o estación En el momento de realizar esta evaluación la edificación esta habitada Número de personas evacuadas

1. SI
2. NO

Número de personas heridas Número de Servidores Públicos en el momento del suceso Número de personas fallecidas Número aproximado de usuarios en el momento del suceso Número de personas sin verificar su condición D. ANALISIS DE NECESIDADES

1.

2.

3.

E. NECESIDADES DE SERVICIO Servicios Misionales afectados que requieren suplir personal:

1. 4.

2. 5.

3. 6.

Observaciones:

F. PERSONA DE CONTACTO Inspector:

Nombre: Contacto:

Firma DIA M ES AÑO HORA 24:00 197 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-197 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 5.1.2 EDRAN infraestructura física y talento humano patios concesionarios FORMULARIO PARA INSPECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA FISICA PATIOS CONCESIONARIOS BRT IDENTIFICACIÓN PATIO TIPO Y CLASIFICACIÓN DE INSPECCIÓN PATIO Nombre INSPECCIÓN DE LA ESTRUCTURA CLASIFICACIÓN DE USO CONCESIONARIO Nombre COMPLETA FUNCIONAL DIRECCIÓN USO RESTRINGIDO LOCALIDAD PARCIAL F rente F o ndo EXTERIOR NO FUNCIONAL DIMENSIONES APROXIMADAS DEL PATIO PELIGRO DE COLAPSO AÑO DE CONSTRUCCIÓN A. ESTADO DEL PATIO

1. 2.
3. 4.

Uso total Uso restringido No funcional Peligro colapso Daños estructurales
4. Clasificación de uso por estado general del patio Revisar la edificación en forma global para las condiciones señaladas a continuación y hacer las aclaraciones necesarias en la sección de observaciones:

1. Colapso:

Daño en elementos arquitectónicos (no estructurales)

1. No
2. 3.

Parcial Total Indique el daño de los siguientes elementos arquitectónicos (no estructurales) con una (X) o NA en caso de que no aplique Escaleras Parcial No determinable

2. Desviación o inclinación de la estructura o de algún entrepiso:
5. 1. No
2. 3.
6. Instalaciones

Acueducto Red Sanitaria Energía Gas Red contra incendio Red de Telecomunicaciones Parcial No determinable Puertas

3. Grietas o fisuras en la estructura:
1. No
2. 3.
8. 9. Cubiertas
10. Cuál?

Otros Observaciones:

10.

Daños en Equipamento Problemas del entorno Indique el daño de los siguientes elementos con una (X) o NA en caso de que no aplique Infraestructura critica cercana que puede caer y afectar la estabilidad Sub estación electrica Planta Eléctrica No se puede determinar Cuarto de bombas Clasificación de uso por problemas del entorno Tanques ACPM Funcional Uso restringido No funcional Zona de taller Otros Cuál?

1. 2.
1. No
2. Si
3. 3. Cuartos y/oTableros eléctricos
4. 11.
5. Estacion de tanqueo
6. 1.
2. 3.
7. 8. Buses
9.

Observaciones:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-198 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 198 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA B. RECOMENDACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD FISICA Se necesita visita especializada por aspectos:

Estructurales Servicios públicos Medidas de seguridad:

Restringir tráfico vehicular Apuntalar Restringir paso peatonal Remover elementos en peligro de caer o no estructurales afectados Evacuar parcialmente el patio y restringir acceso Evacuar totalmente el patio y restringir acceso Desconectar Energía Gas Agua

1. 2.
3.

Si No SE REQUIERE UNA SEDE ALTERNA POR RIESGOS ASOCIADOS Observaciones:

C. AFECTACIÓN AL TALENTO HUMANO Y USUARIOS Efectos en los ocupantes Ocupación del patio En el momento de realizar esta evaluación la edificación esta habitada Número de personas evacuadas

1. SI
2. NO

Número de personas heridas Número de Servidores Públicos en el momento del suceso Número de personas fallecidas Número aproximado de usuarios en el momento del suceso Número de personas sin verificar su condición D. ANALISIS DE NECESIDADES

1.

2.

3.

E. NECESIDADES DE SERVICIO Servicios Misionales afectados que requieren suplir personal:

1. 4.

2. 5.

3. 6.

Observaciones:

F. PERSONA DE CONTACTO Inspector:

Nombre: Contacto:

Firma DIA M ES AÑO HORA 24:00 199 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-199 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 5.1.3 EDRAN infraestructura física y talento humano sede administrativa FORMULARIO PARA INSPECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA FISICA SEDE ADMINISTRATIVA PISO 2,4,5,6,7 IDENTIFICACIÓN EDIFICIO TIPO Y CLASIFICACIÓN DE INSPECCIÓN AV. El dorado 69-76 DIRECCIÓN INSPECCIÓN DE LA NOMBRE DE LA ESTRUCTURA CLASIFICACIÓN DE USO Edificio elemento - Torre 1 Aire EDIFICACIÓN COMPLETA USO PREDOMINANTE Institucional FUNCIONAL PARCIAL LOCALIDAD USO RESTRINGIDO F rente F o ndo EXTERIOR NO FUNCIONAL DIMENSIONES APROXIMADAS DEL EDIFICIO AÑO DE CONSTRUCCIÓN PELIGRO DE COLAPSO Piso inspeccionado 2 4 5 6 7 A. ESTADO DEL PISO N°

1. 2.
3. 4.

Uso total Uso restringido No funcional Peligro colapso Daños estructurales
4. Clasificación de uso por estado general del piso Revisar la edificación en forma global para las condiciones señaladas a continuación y hacer las aclaraciones necesarias en la sección de observaciones:

1. Colapso:

Daño en elementos arquitectónicos (no estructurales)

1. No
2. 3.

Parcial Total Indique el daño de los siguientes elementos arquitectónicos (no estructurales) con una (X) o NA en caso de que no aplique Ventanas Parcial No determinable

2. Desviación o inclinación de la estructura o de algún entrepiso:
5. 1. No
2. 3.
6. Instalaciones

Acueducto Red Sanitaria Energía Gas Red contra incendio Red de Telecomunicaciones Parcial No determinable Puertas

3. Grietas o fisuras en la estructura:
1. No
2. 3.
8. 9. Cubiertas
10. Cuál?

Otros Observaciones:

10.

Daños en Equipamento Problemas del entorno Indique el daño de los siguientes elementos con una (X) o NA en caso de que no aplique Infraestructura critica cercana que puede caer y afectar la estabilidad Planta Eléctrica No se puede determinar Clasificación de uso por problemas del entorno Funcional Uso restringido No funcional Impresoras Escritorios Otros Cuál?

1. 2. Cuartos y/oTableros eléctricos
1. No
2. Si
3. 3. Curto de condensadora
4. Ascensores y/o cuarto de maquinas
11. 5. Computadores
6. 1.
2. 3.
7. 8. Lamparas
9.

Observaciones:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-200 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 200 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA B. RECOMENDACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD FISICA Se necesita visita especializada por aspectos:

Estructurales Servicios públicos Medidas de seguridad:

Restringir tráfico vehicular Apuntalar Restringir paso peatonal Remover elementos en peligro de caer o no estructurales afectados Evacuar parcialmente las oficinas y restringir acceso Evacuar totalmente las oficinas y restringir acceso Desconectar Energía Gas Agua

1. 2.
3.

Si No SE REQUIERE UNA SEDE ALTERNA POR RIESGOS ASOCIADOS Observaciones:

C. AFECTACIÓN AL TALENTO HUMANO Y USUARIOS Efectos en los ocupantes Ocupación de la sede En el momento de realizar esta evaluación la edificación esta habitada Número de personas evacuadas

1. SI
2. NO

Número de personas heridas Número de Servidores Públicos en el momento del suceso Número de personas fallecidas Número aproximado de usuarios en el momento del suceso Número de personas sin verificar su condición D. ANALISIS DE NECESIDADES

1.

2.

3.

E. NECESIDADES DE SERVICIO Servicios Misionales afectados que requieren suplir personal:

1. 4.

2. 5.

3. 6.

Observaciones:

F. PERSONA DE CONTACTO Inspector:

Nombre: Contacto:

Firma DIA M ES AÑO HORA 24:00 201 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-201 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 5.1.4 EDRAN infraestructura tecnológica y de comunicaciones FORMULARIO PARA INSPECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA TIC´S TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIÓNES IDENTIFICACIÓN ÁREA TIPO Y CLASIFICACIÓN DE INSPECCIÓN AREA Nombre INSPECCIÓN DE LA EDIFICACIÓN CLASIFICACIÓN DE USO PISO 2 4 5 6 7 COMPLETA FUNCIONAL Elemento USO RESTRINGIDO Centro de Gestión EDIFICIO PARCIAL EXTERIOR NO FUNCIONAL A. ESTADO DE LA INFRAESTRUCTURA TIC´S Daños en Equipamento o afectación en la provisión de servicios:

Problemas del entorno:

Indique el daño de los siguientes elementos con una (X) o NA en caso de que no aplique

13.

Infraestructura critica cercana que puede caer y afectar la estabilidad

1.

Centro de computo Ciberataque Vandalismo Centros de cableado

2. 2 4 5 6 7

Desastres naturales Terrorismo Equipos de computo

3. 2 4 5 6 7

Aires acondicionados Clasificación de uso por problemas del entorno

4. 11.

Control de acceso Funcional No funcional

5. 2 4 5 6 7
1. 2.
3.

Uso restringido Cableado estructurado y

6. 2 4 5 6 7

comunicaciones

7.

Internet y conexión con el exterior Planta telefónica y comunicación

8. 2 4 5 6 7

interna

9. 2 4 5 6 7

Servicios de energía (UPSs, Planta de energía, Baterías.)

10.

Servicios de aplicaciones (Sistemas de información, Softw are)

Servicios de seguridad (Control de acceso, Cámaras)

11.

Soporte técnico (Mesa de ayuda, Terceros)

12.

Observaciones:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-202 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 202 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA B. RECOMENDACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD FISICA Se necesita visita especializada por aspectos:

Proveedores de soporte de los equipos Servicios públicos Fabricantes Aseguradoras Medidas de seguridad:

Medidas de protección de ingreso y manipulacion de equipos (estatica, corriente alterna, cortos circuitos, Apagado y desconexión de Control de ingreso de personal cableado) equipos Remover elementos afectados en peligro de caer Evacuar parcialmente el piso Evacuar totalmente el piso Desconectar Energía Sistema contra incendios Agua

1. 2.
3.

Si No Teletrabajo SE REQUIERE UNA SEDE ALTERNA POR RIESGOS ASOCIADOS Observaciones:

C. AFECTACIÓN AL TALENTO HUMANO Y USUARIOS Efectos en los ocupantes Numero de personal asoporte técnico afectado Ocupación del piso e o e to de ea a esta e a uac ó a ed cac ó esta ab tada
1. SI
2. NO Número de personal de seguridad afectado Número de personal de apoyo afectado Número de personal de TICS Numero de personal aplicaciones afectado Número de usuarios con los servicios afectados D. ANALISIS DE NECESIDADES

1.

Centro de computo alterno Centro alterno de operaciones

2.

3.

Respaldo de servicios en la nube E. NECESIDADES DE SERVICIO Servicios Misionales afectados que requieren suplir personal:

1. Proveedor servicio internet
4. Proveedor servicios de telefonía

2. Proveedor servicios de seguridad y redes
5. Proveedor servicios aplicaciones

3. Proveedor servicios servidores, almacenamiento y backups
6. Otros Observaciones:

F. PERSONA DE CONTACTO Supervisor: Nombre: Contacto:

Firma DIA M ES AÑO HORA 24:00 Logística y protección personal para EDRAN  Elementos de protección personal suministrado al personal por parte de los concesionarios  Elementos de protección personal suministrado al personal de fuerza operativa a través del contrato  Elementos de protección personal al personal de TRANSMILENIO S.A., a través del contrato que tiene la Dirección Corporativa de TRANSMILENIO S.A  Transporte para Emergencias 24 Horas  Contrato de suministro de alimentación para turnos de emergencias en caso de requerirse 203 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-203 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Ejemplo:

Recomoto: Auxiliar Operativo, Técnico Operativo, que cuenta con una motocicleta para desplazarse o recorrer operativamente las diferentes troncales del sistema, estos son ubicados estratégicamente por el Centro de Control Casco Avantel Chaleco Chaqueta Rodilleras Botas Moto REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-204 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 204 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Criticidad para activación de servicios y productos misionales Servicios y productos que requieren activación inmediata:

Proceso Servicio y/o Producto Dependencia Tecnológica Dependencia Recurso Humano Dependencia Infraestructura Programación de los servicios Componente Zonal y Troncal SI SI SI Supervisión y control de la operación NO SI SI del SITP Operación del Sistema SI SI SI Infraestructura para el tránsito de usuarios en condiciones operativas óptimas y seguras Seguridad operativa y vial del Sistema SI SI NO Servicios y productos que requieren activación entre 2 y 3 días:

Proceso Servicio y/o Producto Dependencia Tecnológica Dependencia Recurso Humano Dependencia Infraestructura SI SI SI Modelos de transporte y Diseños operacionales para la atención de la demanda de transporte y mejora de la movilidad Planeación del SITP SI SI SI Parámetros, diseños operacionales y proyectos para la infraestructura del Sistema Esquema tarifario del Sistema SI SI NO Servicios y productos que requieren activación a la semana:

Proceso Servicio y/o Producto Dependencia Tecnológica Dependencia Recurso Humano Dependencia Infraestructura Información de la prestación de los servicios del SITP SI SI NO SI SI NO Monitoreo integral a la Alternativas de solución para la mejora en los servicios de transporte del SITP operación del SITP SI SI NO Mejoras técnicas, operativas, jurídicas, de negocios o comunicacionales para el desarrollo de los contratos de concesión del SITP 205 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-205 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 6 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE LA RESPUESTA A EMERGENCIAS REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-206 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 206 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA COORDINACIÓN DE LA RESPUESTA A EMERGENCIAS Radio base ubicado en el Centro de Control de TRANSMILENIO Fijo: 2203000 ext. 1832 Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias Celular:3134222742 Email: enlaces@transmilenio.gov.co Personal de la Dirección Técnica de BRT y/o Buses Coordina: Cesar Arenas Fijo: 2203000 ext. 2804 Puesto de Mando Unificado – PMU Celular: 3158286283 Email: cesar.arenas@transmilenio.gov.co 1 Personal de la Dirección Técnica de BRT y/o Buses Coordina: Cesar Arenas Fijo: 2203000 ext. 2804 Centro de Operaciones de Emergencias – COE 2 Celular: 3158286283 Email: cesar.arenas@transmilenio.gov.co 3 Gerente General y/o Subgerente General 4 Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático CDGR-CC** Subgerente Fijo: 2203000 ext. 1101 207 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-207 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Mapa de coordinación de emergencias REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-208 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 208 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Acciones misionales para soportar la respuesta a emergencias 6.1.1 Centros de control DE TRANSMILENIO S.A ZONALES Lugar especialmente acondicionado en las instalaciones que indique el Ente Gestor, y operado por éste, en el cual se encuentra el software y hardware diseñado y suministrado por el Concesionario del SIRCI para que el Ente Gestor ejerza sus funciones de verificación de las programaciones de los distintos concesionarios de operación (Troncales, Alimentadores, Urbanos, Complementarios y Especiales), operación, supervisión, gestión y control de los servicios.

Lugar acondicionado en las instalaciones de cada uno de los Concesionarios zonales en el cual se encuentra el software y hardware diseñado y suministrado por el Concesionario del SIRCI para que el Concesionario de Operación pueda ejercer sus funciones de programación, operación y gestión de las rutas no troncales. Estos Centros de Control serán operados por los Concesionarios zonales.

El Centro de Control del Sistema TransMilenio permite supervisar la operación y cada uno de los buses troncales del Sistema. Esto hace posible controlar la velocidad, la frecuencia, los horarios y las rutas de los vehículos, y lo más importante, permite una prestación adecuada del servicio en cada uno de sus recorridos.

Para el funcionamiento del Sistema, cada vehículo de los servicios troncales está equipado con tres elementos:

209 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-209 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA

1. Un equipo de GPS (Sistema de Posicionamiento Global, por sus siglas en inglés) que reporta

la ubicación del bus.

2. Un computador de abordo (CIBOR) en el bus que permite intercambiar información operativa

entre el Centro de Control y el bus y generar toda la información operativa y el cumplimiento por parte de cada uno de ellos.

3. Un Sistema de comunicaciones (TETRA, Terrestrial Trunked Radio) por medio del cual se envía

y recibe información entre el Centro de Control, Buses y con el personal de inspección y control de la operación.

TRANSMILENIO S. A. cuenta con un circuito cerrado de televisión provisto de 638 cámaras de operación y 209 de seguridad.

Esquema Operativo Centro de Control del Ente Gestor REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-210 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 210 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 6.1.2 Infraestructura física PORTALES Son estaciones de cabecera del Sistema TransMilenio, ubicados en zonas de entrada de la ciudad y a la que además de los alimentadores y los buses articulados, llegan autobuses intermunicipales de la zona metropolitana Las estaciones son lugares autorizados para el ascenso y descenso de pasajeros, estas se clasifican en Estaciones Sencillas, Estaciones Intermedias y Estaciones de Transferencia, ubicadas aproximadamente a 500 metros una de la otra, siendo fundamentales para el transporte de usuarios a zonas específicas de la ciudad ESTACIONES 211 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-211 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 7 ACTUACIÓN DE TRANSMILENIO EN LA RESPUESTA A EMERGENCIAS REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-212 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 212 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA TRANSMILENIO S.A., en los servicios de respuesta a emergencias Entidad Salud básico rescate asistida s para la Incendios familiares transporte Manejo de Manejo de Manejo de Cadáveres comunidad Evacuación Búsqueda y Seguridad y Convivencia Extinción de de contactos Alojamientos Agua potable Saneamiento Energía y gas materiales y/o de emergencia Accesibilidad y Restablecimiento escombros y obras Ayuda Humanitaria residuos peligrosos Telecomunicacione Transmilenio S.A R Secretaría de Movilidad RP Unidad de Mantenimiento Vial R R RP Ejército Nacional R R R R R R R Policía Nacional – MEBOG R R R R R R R R Alcaldías locales R R R R R R Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal R R R R Unidad Administrativa Especial Aeronáutica Civil R R R Instituto Distrital de Recreación y Deporte R R Fuerza Aérea Colombiana R R Instituto de Desarrollo Urbano R R Terminal de Transporte S.A. R Mesa de soporte a la emergencias – Sala de crisis Para la respuesta a Emergencias, se activará al interior de TRANSMILENIO S.A, la MESA DE SOPORTE A LA EMERGENCIA– SALA DE CRISIS, como la unidad de coordinación interna para la toma de decisiones operativas buscando garantizar la prestación del servicio público de transporte, coordinación de la funciones de respuesta a emergencias y consolidación de la información para los respectivos comunicados de prensa y demás que se requieran a cargo del TRANSMILENIO S.A Unidad de Coordinación Cuándo Quién Dirección Corporativa Eventos cotidianos internos Brigadas Sede Administrativa Eventos cotidianos  DTS  DT BRT y DT en el Sistema Buses  Preparativos para la respuesta  Respuesta a la emergencia 1 2 Eventos de gran Gerente, Subgerentes y magnitud Directores 3 Mesa de soporte a la Emergencia y Comité de Crisis 213 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-213 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Integrantes: Los integrantes son activados a solicitud de la Gerencia y de acuerdo a los delegados que cada directivo indique.

Dirección Técnica de BRT Dirección Técnica de Dirección Corporativa Buses Dirección Técnica de Las demás dependencias que se Seguridad estimen pertinentes Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones Nota 1: La mesa de soporte estará ubicada en la sede Administrativa de TRANSMILENIO S.A. que se encuentra en la Av. El Dorado 69-76, piso 4, sala 21 ángeles Nota 2: Podrán ser convocados representantes de las áreas de TRANSMILENIO S.A., que por necesidad de la atención y características de la emergencia se requieran.

Funciones de la Sala de Crisis:

 Mantener informados a los directivos sobre las acciones realizadas por TRANSMILENIO S.A., en la atención de la contingencia y la respuesta a emergencias o desastres que se presenten en la ciudad y que requieran de la activación de la Entidad.  Tomar las decisiones operativas para atender la contingencia buscando mitigar el efecto sobre el servicio público de transporte y dar continuidad a la operación.  Consolidar las necesidades relevantes para la prestación del servicio de respuesta de responsabilidad de TRANSMILENIO S.A y garantizar el cubrimiento en las diferentes instancias de coordinación distrital convocadas por el SDGR-CC.  Apoyar y soportar las decisiones del COE y las necesidades de información para la ciudad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-214 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 214 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA  Velar por el bienestar del personal vinculado al desarrollo de la contingencia.  Velar porque los mecanismos y recursos jurídicos y financieros de soporte a la emergencia estén disponibles con la calidad y oportunidad requerida.  Generar información oficial del desarrollo de la emergencia, para los respectivos comunicados de prensa y demás que sé que se requieran con la calidad y oportunidad solicitada, en el marco del comité de crisis  Articular la movilización de recursos para atender la contingencia y/o emergencias.

7.1.1 Comité de crisis:

Ente asesor de alto nivel al cual llega toda la información disponible y relevante de la crisis para analizarla, crear escenarios y plantear alternativas de acción, se define la estrategia de comunicaciones a seguir y se redactan los comunicados, mensajes, declaraciones, discursos y se preparan todos los documentos y materiales para la crisis. Puede tener miembros permanentes o invitados ocasionales de acuerdo con cada situación. La coordinación del Comité de Crisis está en cabeza de la Subgerente de Atención al Usuario y Comunicaciones o quien delegue.

Integrantes:

Nota 1: El comité de crisis se activa dependiendo el tipo de alerta y los participantes varían dependiendo el tipo de emergencia, para mayor detalle ver el “Protocolo de Comunicaciones en Crisis T-SC-006”

215 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-215 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA FUNCIONES DE RESPUESTA A CARGO DE LA MESA 7.1.2 Información Pública REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-216 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 216 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Niveles de una crisis:

Alerta Amarilla La gravedad del detonante es baja, no hay una afectación superior a 15 minutos de parálisis en el Sistema.

Alerta Naranja La gravedad del detonante es media, no hay una afectación superior a 45 minutos de parálisis en el Sistema.

Alerta Roja La gravedad del detonante es alta, hay una afectación superior a 60 minutos de parálisis en el Sistema.

217 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-217 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Esquema de boletín de prensa:

El único canal autorizado para suministrar información del Sistema, de un evento o conceder entrevistas a los medios de comunicación es la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones o quien designe el Gerente, o Subgerente de TRANSMILENIO S.A.

Toda la información al público se manejará de forma centralizada, en cabeza de la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones y bajo el Plan de Información Pública del Sistema, por lo tanto la información relacionada con la operación o la ocurrencia de un evento, debe ser canalizada al Centro de Control, desde donde se consolidará y entregará a la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones.

A nivel Distrital dependiendo del nivel de la emergencia, se puede activar el protocolo Información Pública para Emergencias en el Distrito Capital por parte del Alcalde Mayor, en cuyo caso el único vocero será el Alcalde Mayor o quien él delegue.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-218 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 218 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 7.1.3 Aspectos Jurídicos Urgencia Manifiesta2

- Solicitud de la Gerente de elaboración de acto administrativo de Urgencia Manifiesta con los soportes del área interesada

1. Recepcione

- Documentos del área y soportes que motivan la Urgencia Manifiesta

2. Revise

3. Elabore, Tramite y

Publique

- Proyecto de Urgencia Manifiesta que incluya justificaciones excepcionales para:
- Continuidad del servicio Misional
- Ejecución de Obras en el inmediato futuro
- Hechos de calamidad o desastre
- Actuaciones administrativas y contractuales
- Necesidades de contratación

4. Emita
- La Resolución de Urgencia Manifiesta

- A las areas interesadas para que adelanten procesos de contratación requeridos

5. Comunique

6. Envíe
- Copia de la Urgencia Manifiesta, soportes y contratación derivada de la Urgencia Manifiesta a la Contraloria

2 Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

219 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-219 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 7.1.4 Aspectos Financieros3 Procedimiento para la Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Jefe de la dependencia solicitante 20 o Abogado (grupo de Remitir a la Dirección Corporativa la solicitud de disponibilidad presupuestal Nota: en caso de que la solicitud sea de una dependencia se debe diligenciar y radicar el formato (R-DA-092)

Contratación - Dirección Corporativa)

En caso de que la solicitud sea de un abogado del grupo de contratación esta se debe allegar por correo electrónico Técnico Administrativo 30 Analizar solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal e identificar rubro y vigencias a afectar 02 - Presupuesto ¿El requerimiento existe en el Plan Anual de Adquisiciones?

¿15?

Técnico Administrativo Si: ir a etapa 25 02 - Presupuesto No: ir a etapa 40 Técnico Administrativo 40 02 - Presupuesto Comunicarse con la dependencia solicitante para que se gestione la inclusión del requerimiento dentro del Plan Anual de Adquisiciones y devolver el trámite. Ir a etapa 20 ¿Requiere vigencias futuras?

¿25?

Técnico Administrativo Si: continuar con el Procedimiento Gestión de vigencias futuras (P-DA-013)

02 - Presupuesto No: ir a etapa 50 Técnico Administrativo 50 02 - Presupuesto Ingresar los datos en SEUS y generar el CDP. Remitir para revisión al profesional Universitario 04 - Presupuesto Nota. El sistema asigna automáticamente la numeración consecutiva correspondiente Profesional universitario grado 04 - Presupuesto 60 Verificar la consistencia de la información incluida en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal contra los documentos soporte ¿La información presenta inconsistencias?

¿35?

Profesional universitario Si: ir a etapa 70 grado 04 - Presupuesto No: remitir para revisión final e ir a etapa 80 70 Realizar los ajustes pertinentes, imprimir nuevamente CDP e ir a etapa 60 Técnico Administrativo grado 02 - Presupuesto 80 Revisar la consistencia para firma del CDP Profesional Especializado Grado 6 3 Tomado del procedimiento ejecución presupuestal P-DA-012 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-220 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 220 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Finanzas corporativas - Presupuesto ¿La información presenta inconsistencias?

¿45?

Si: ir a etapa 70 Profesional Especializado Grado 6 Finanzas corporativas - No: ir a etapa90 Presupuesto 90 Firmar CDP y entregar a la secretaria de la Dirección Corporativa para el respectivo envío al área solicitante.

Profesional Especializado Grado 6 Finanzas corporativas - Presupuesto ¿El CDP pertenece a un contrato celebrado en la vigencia 2018?

¿55?

Si: ir a etapa 100 Profesional Especializado Grado 6 Finanzas corporativas - No: ir a etapa 120 Presupuesto Técnico Administrativo 02 - Presupuesto 100 Remitir archivo del CDP al profesional de contratación que realizo la solicitud 110 Cargar datos de CDP en SECOP II Profesional de contratación en cargado del proceso Secretaria de la Dirección Corporativa 120 Enviar mediante radicado el Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la dependencia solicitante y archivar la copia con los soportes 130 Fin Procedimiento para la Adición, Reducción, traslado presupuestal ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio 20 Documentar y remitir la justificación de adición, reducción o traslado de presupuesto a la Dirección Corporativa Jefe de área solicitante Profesional Universitario grado 04 - Presupuesto 30 Identificar los recursos objeto de adición, reducción o traslado al presupuesto4 4 por efecto de un recaudo efectivo mayor o menor al proyectado o por nuevos aportes de Capital, o mayor valor de la disponibilidad inicial proyectada o por distribuciones o modificaciones en el decreto de liquidación del presupuesto anual del distrito (que modifiquen el presupuesto anual de la entidad).

221 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-221 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario 40 grado 04 - Presupuesto Recopilar la información: justificación de adición, reducción o traslado de presupuesto, el presupuesto ajustado, los soportes de los mayores o menores ingresos y el estado de tesorería, pasarla para revisión del Profesional Especializado grado 06 - Finanzas Corporativas - Presupuesto Profesional Especializado ¿15?

¿La información es pertinente para soportar la adición, reducción o traslado presupuestal?

Grado 06 – Finanzas Corporativas - Si: informar al Director Corporativo e ir a etapa 50 Presupuesto No: ir a etapa 20 50 Remitir solicitud de ajuste presupuestal a la Gerencia General para que sea incluida en la agenda de la Junta Directiva. Director Corporativo Gerente General 60 Presentar la solicitud de ajuste presupuestal debidamente soportada a consideración de la Junta Directiva para concepto favorable.

70 Conceptuar sobre la adición, reducción o traslado presupuestal presentada, y emitir concepto favorable Junta Directiva Director Corporativo 80 Remitir a la Secretaria Distrital de Hacienda Distrital la siguiente información: - Solicitud formal de ajuste presupuestal - Justificación económica, acompañada de la proyección ingresos si el origen de la reducción es por causa de un menor recaudo de los ingresos - CDP - Concepto de la Secretaria de Planeación cuando se trate de reducción a proyectos de inversión - Acuerdo de Junta donde se emite concepto favorable - Proyecto de resolución de liquidación en caso de adición, reducción o de traslado - Presupuesto ajustado de ingresos y gastos Secretaria de Hacienda 90 Analizar información y elaborar documento de recomendaciones para remitir a la Secretaria Técnica del CONFIS Distrital 100 Aprobar y expedir resolución Secretaria Técnica del CONFIS Distrital REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-222 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 222 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario grado 04 – Presupuesto y Profesional Especializado Grado 06 – Finanzas 110 Elaborar y revisar resolución de liquidación y remitirla para firma de la gerente Corporativas - Presupuesto y Director Corporativo 120 Firmar resolución de liquidación y remitirla a la Dirección Corporativa para su trámite Gerente General Profesional Universitario 130 grado 04 - Presupuesto Incorporar la resolución de liquidación en el SIAF y remitir copia a las Instancias Distritales pertinentes y a la Junta Directiva en los casos en que el acto administrativo lo determine 140 Fin 223 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-223 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 8 TRANSMILENIO COMO RESPONSABLE DEL SERVICIO DE ACCESIBILIDAD Y TRANSPORTE REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-224 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 224 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Guía de actuación del servicio Responsable Principal del Servicio: Secretaría Distrital de Movilidad Descripción: Facilitar el acceso o la salida de población y recursos para la atención de emergencias en los sitios afectados y la movilidad interna de la ciudad, así como el transporte terrestre, ferroviario y aéreo requeridos. Incluye la administración de las operaciones en terminales de transporte, aeropuertos y servicios de transporte público y el restablecimiento del servicio e infraestructura.

Fuente: Marco de actuación IDIGER 225 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-225 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Recomendaciones para la prestación del servicio de respuesta  Divulgar el estado de infraestructura y desvíos para orientar a la comunidad.

 Priorizar la accesibilidad y transporte en función de los demás servicios de respuesta.

 Evitar separar los núcleos familiares en la movilización de afectados.

 Contemplar arreglos especiales para la movilización de menores de edad, mujeres en estado de embarazo, personas en condición de discapacidad y adultos mayores.

 Velar por la autonomía de mantenimiento y consumo de combustible de vehículos y maquinaria.

 Operar vehículos y maquinaria con personal capacitado.

 Priorizar la rehabilitación de acceso vial a centros de salud y la Red Vial Vital.

 Contemplar el traslado de mascotas y bienes en conjunto con los afectados.

 En caso de desastre el responsable principal del servicio preverá la interlocución sectorial con las entidades que corresponda a nivel nacional.

Recomendaciones para la planeación de la rehabilitación  Priorizar la evaluación de daños en detalle y acciones sobre infraestructura crítica como puentes vehiculares, puentes peatonales, sistema vial arterial, terminales de carga y de pasajeros.

 Organizar los planes de manejo de tránsito que afecten la circulación de vehículos y peatones.

 Brindar soluciones puntuales que faciliten la movilidad, accesibilidad y seguridad vial.

Recomendaciones para seguridad del personal  Usar el equipo de protección personal establecido para sus funciones y seguir los procedimientos establecidos por cada entidad.

 Contar con las capacitaciones y experiencia apropiadas para desarrollar su labor de manera apropiada.

 Portar documentos de identificación y aquellos que los acrediten inscritos a un régimen de salud o ARL y tener claro los procedimientos en caso de presentarse un accidente.

 Mantener frecuente contacto y monitoreo sobre las actividades en terreno con el fin de advertir con anticipación situaciones peligrosas.

 Operaciones especiales pueden requerir el soporte de servicios de salud para el personal en escena (ver guía servicios de salud).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-226 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 226 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 8.1.1 Desvíos, contra flujos, retornos y salidas al mix Establecer las acciones generales de actuación para la realización de desvíos, contraflujos, retornos y salidas al mixto, ante circunstancias que impiden la operación normal del Sistema buscando la continuidad en la prestación del servicio, la protección de los usuarios, personal del Sistema y ciudadanía en general. OBJETIVO Aplica al personal vinculado al Sistema TransMilenio para atender la realización de Desvíos, Contra flujos, Retornos y Salidas al Mixto, de forma segura, activando al Sistema Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Climático - SDGR - CC, con la participación del personal de Policía de Transporte Masivo y/o Policía de Tránsito ALCANCE PRIORIDADES Dar continuidad a la operación de forma total o parcial, mediante la realización de los desvíos, contra flujos, retornos o salidas al mixto. Mantener las condiciones de seguridad para los usuarios, personal del Sistema y ciudadanía en general. Causar el mínimo impacto en la movilidad de la ciudadanía, primando el interés general sobre el particular.

ACCIONES PREVIAS Revisión y Actualización Verificación Operativa Divulgación Mecanismos y Control de Usuarios ACTIVACIÓN

- Centro de control activa.

- Líder de la operación determina acciones de regulación y control.

Información a los Apoyo Policía de Apoyo de Recaudo Tránsito.

Apoyo personal operativo de BRT operadores y usuarios de acuerdo en el sitio. en relación a la taquilla e ingresos. a la situación.

Comunicar a los concesionarios para que tengan disponibilidad de flota y operadores MOVILIZACIÓN Desplazamiento Desplazamiento de Policía TM o

- Concesionarios, Recaudo y Vigilancia inician desplazamiento de recursos y personal a la zona con afectación.

de personal de TransMilenio Tránsito.

OPERACIÓN Salida al Mixto

- Se definen puntos de salida y entrada con apoyo del Recomoto.

Presencia de Policía

- Se emitirán mensajes repetitivos a la unidad lógica de acuerdo al estado de la Situación.
Uso de recursos necesarios para

TM o de Tránsito en el tránsito. el sitio.

227 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-227 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA OPERACIÓN Contra Flujo

- Se definen puntos de inicio y fin con apoyo del recomoto

OPERACIÓN Desvíos Cortos y Extensos Presencia de auxiliar operativo en el

- Se definen y comunican los puntos donde se establecerá el desvió.

recorrido.

- Se emitirán mensajes repetitivos a la unidad lógica de acuerdo al estado de la situación.

Tránsito a una velocidad máxima

- Se emitirán mensajes repetitivos a la unidad lógica de acuerdo al estado de la situación.

de 30 Km/h

- Se emite el desvió a la sala de radio de la Policía.

Desvió Corto Desvió Extenso Solicitar permisos Tránsito a una velocidad máxima Acompañamiento de personal operativo de Tener en cuenta el paso por puntos de 40 Km/h BRT y Policía. críticos. con la Policía para giros y maniobras OPERACIÓN Retornos

- Centro de control define los puntos donde se establecerá el retorno.

DESMOVILIZACIÓN

- Se emitirán mensajes repetitivos a la unidad logica de acuerdo al estado de la situación.

Para el transbordo de usuarios se realizara en la estación siguiente al evento.

- Se normaliza la operación y se realiza la desmovilización de todos los apoyos.

Uso de recursos necesarios para Apoyo personal operativo de BRT el tránsito.

CIERRE

- Se realiza el informe detallado y se remite a TransMilenio.
Se remite el

reporte a centro de Se mantiene la información en caso de ser solicitada por control el SDGR - CC REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-228 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 228 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 8.1.2 Restablecimiento de la movilidad en las calzadas exclusivas Restablecimiento de los sistemas generales necesarios para la atención de la emergencia. OBJETIVO El presente protocolo debe ser observado por las entidades del SDGR-CC, en las cuales se incluye TRANSMILENIO S.A. y los concesionarios Troncales, Alimentación, zonales, Recaudo, Contratistas ALCANCE de Comunicaciones (voz, datos y vídeo), contratistas aseo y vigilancia.

PRIORIDADES Restablecimiento de las condiciones de la movilidad en la ciudad en especial en lo relacionado con los carriles exclusivos del Sistema TransMilenio. Apoyo a la movilidad de los servicios para la atención de la emergencia.

ACCIONES PREVIAS Divulgación protocolos Prioridad en la movilidad en relacionados calzadas exclusivas Simulacros Consolidación de información sobre daños.

ACTIVACIÓN

- Activar internamente la estructura organizacional de la EIR.

- Informar a todos los agentes de TransMilenio.

Informar riesgos asociados MOVILIZACIÓN

- Personal operativo reporta el estado de las zonas asignadas.

- Centro de control recibe reportes y consolida la información.

Uso de sistemas de comunicación

- Mecanismos distritales manejo de la información

OPERACIÓN

- Identificar puntos críticos.

- Disponibilidad del personal y agentes del sistema para el apoyo e entidades del SDGR - CC.

Uso de infraestructura DESMOVILIZACIÓN y recursos Desmovilizar el personal y los recursos que se hayan movilizado para el cumplimiento de la función.

CIERRE

- Reportar las novedades al SDGR -CC

Para movilizar afectados se Realizar el informe detallado del presente protocolo deberá articular la creación de un protocolo Distrital que defina los lineamientos bajo los cuales se hará dicha actividad.

229 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-229 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 8.1.3 Movilizar afectados Para operar desplazamientos terrestres para movilizar afectados se deberá articular la creación de un protocolo Distrital o definir los parámetros desde la Administración Distrital que defina los lineamientos bajo los cuales se hará dicha actividad así como los recursos de donde se realizará la remuneración a los concesionarios que presten el servicio y una vez realizado el EDRAN para saber con qué flota y operadores se cuenta Telecomunicaciones ELEMENTOS PARA COMUNICACIONES CANTIDAD Radios VHF frecuencia IDIGER 2 Centro de control BRT TRANSMILENIO 1 Centro de control zonal de TRANSMILENIO 1 Centros de Control de Concesionarios BRT 9 Centros de Control de Concesionarios zonales 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-230 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 230 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 9 INVERSIONES Y FORTALECIMIENTO LOGISTICO 231 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-231 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Inversiones EIR PROCESO VALOR Servicio telefonía celular 3.527.590 (Promedio mensual) Contrato voz 5.278.300 (Promedio mensual) Contrato de transporte 1.177.625.794 (9 meses) Interventoría integral 26.000.000.000 (11 meses) Contrato Fuerza Operativa (personal en vía) 23.126.932.410 (12 meses) Contrato Comando Transporte Masivo y Policía M. de Bogotá 10.000.000.000 (12 meses) Contrato Mediación 8.855.290.124 (7 meses) TOTAL 69.168.654.218 Las inversiones aquí referenciadas, describen alternativas de procesos a tener en cuenta para fortalecer el desempeño de la respuesta a emergencias. No obstante, no se constituye en un plan de inversión de obligatorio cumplimiento y varían de acuerdo al presupuesto institucional.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-232 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 232 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 10 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO 233 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-233 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA Capacitación y entrenamiento EIR PERIODO TEMA INICIAL Adopción de la EIR en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG de la OAP de TRANSMILENIO S.A Socialización EIR Comité Directivo Evaluación activación de la Mesa de Soporte a la Respuesta a Emergencias – caso Cese TRANZIT FORTALECIMIENTO Socialización en EDRAN infraestructura física, talento humano, tecnología y comunicaciones Simulación formatos EDRAN Simulacro Distrital Las actividades aquí referenciadas, describen alternativas de acciones de capacitación y entrenamiento a tener en cuenta para fortalecer el desempeño de la respuesta emergencias. No obstante, no se constituye en un plan de capacitación de obligatorio cumplimiento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-234 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 234 TITULO:

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS DEL SISTEMA TRANSMILENIO Código: Versión: Fecha ALCALDÍA MAYOR DE T-DS-017 0 Septiembre de 2019 BOGOTA 11 ANEXOS 11.1 Formatos EDRAN 11.1.1. R-DS-017 Formulario para la inspección de infraestructura física, portales y estaciones 11.1.2. R-DS-018 Formulario para la inspección de infraestructura física, patios, concesionarios de BRT 11.1.3. R-DS-019 Formulario para la inspección de infraestructura física, sede administrativa pisos 2, 4, 5, 6, 7 11.1.4. R-DS-020 Formulario para la inspección de infraestructura TIC´s 11.2 R-DS-021 Formatos Plan de Acción de la Emergencia 11.3 R-DS-022 Turnos Mesa de Soporte a la Respuesta a Emergencias DTS 235 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-235 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 DECRETOS LOCALES DE 2019 ALCALDÍA LOCAL DE TUNJUELITO Que Existen proyectos de inversión que tienen saldos de apropiación libres de afectación, los cuales pueden ser trasladados para financiar los faltantes de los rubros ya mencionados en el valor de $100.000.000 Decreto Local Número 004 (Agosto 13 de 2019)

Que la Administración Local para adelantar el respec tivo traslado presupuestal cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 396 suscrito por el responsable del Presupuesto del FDLT.

“Por medio del cual se efectúa un traslado al interior del presupuesto de gastos de inversión del Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito para la vigencia fiscal 2019”

EL ALCALDE LOCAL DE TUNJUELITO En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las que le confiere el Artículo 36 del Decreto 372 de 2010, y Que de conformidad con el artículo 31 del Decreto 372 de 2010, la Dirección Distrital de Presupuesto emitió concepto favorable sobre el traslado presupuestal del Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito, mediante oficio No: 2019EE147867 del 09 de agosto del año en curso; De igual forma la Secretaria de Distrital de Planeación emitió concepto favorable a la solicitud de traslado presupuestal, mediante oficio No.2-2019- 47127 del 17 de 07 de 2019.

CONSIDERANDO:

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto,

DECRETA:

Artículo primero.

Contracreditar el rubro corres pondiente a inversión del Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito para la vigencia fiscal 2019, de conformidad con el siguiente detalle:

Que el Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito, Re quiere acreditar recursos en el proyecto 1517 “For talecimiento de la Institucionalidad y Gobernabilidad Local, mejor para todos”, el cual requiere ser fortalecido financieramente para dar cumplimiento con los com promisos de la presente vigencia.

CODIGO CONCEPTO CONTRACREDITAR 3 GASTOS 100.000.000 3-3 INVERSIÓN 100.000.000 3-3-1 DIRECTA 100.000.000 3-3-1-15 Bogotá Mejor para todos 100.000.000 3-3-1-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 100.000.000 3-3-1-15-07-45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional 100.000.000 3-3-1-15-07-45-1519 Fortalecimiento de la participación, a través de la innovación y herramientas digitales 100.000.000 TOTAL CONTRACREDITOS 100.000.000

Artículo segundo.

Acreditar el rubro correspondiente a inversión del Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito para la vigencia fiscal 2019, de conformidad con el siguiente detalle:

CODIGO CONCEPTO ACREDITAR 3 GASTOS 100.000.000 3-3 INVERSIÓN 100.000.000 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-236 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 236 3-3-1 DIRECTA 100.000.000 3-3-1-15 Bogotá Mejor para todos 100.000.000 3-3-1-5-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 100.000.000 3-3-1-15-07-45 Gobernanza e influencia, regional e internacional 100.000.000 3-3-1-15-07-45-1517 Fortalecimiento de la Institucionalidad y gobernabilidad Local, mejor para todos 100.000.000 TOTAL CREDITOS 100.000.000

Artículo tercero.

El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, a los trece (13) días del mes de caso del proyecto 1579 San Cristóbal preparada para el riesgo y 1531 Acciones de desarrollo y fortalecimiento institucional, donde se requerirían recursos los cuales se pueden conseguir por me dio de un traslado presupuestal contracreditando proyectos cuyos recursos quedarían sin compro meter por cumplimiento de metas. agosto de dos mil diecinueve (2019)

YEISONN ALEXÁNDER CHIPATECUA QUEVEDO Alcalde Local de Tunjuelito ALCALDÍA LOCAL DE SAN CRISTÓBAL 3.- Que realizando un estudio a las metas de los diferentes proyectos en donde existen recursos que no alcanzan a comprometerse y de acuerdo a las sugerencias de la administración central, se ve viable realizar algunos traslados para cubrir las necesidades de los proyectos antes mencionados.

Decreto Local Número 07 (Septiembre 9 de 2019)

4.- Para el caso del proyecto 1579 San Cristóbal pre parada para el riesgo, debe adicionársele recursos para adición de un contrato y buscar terminar una obra para que no quede una obra inconclusa “Por el cual se efectúan modificaciones en el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos del Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal para la vigencia fiscal de 2019”

5.- Para el caso del proyecto 1531 Acciones de desarrollo y fortalecimiento institucional debe adicionarse buscando dar el alcance necesario a la meta de este proyecto QUE EL ALCALDE LOCAL DE SAN CRISTÓBAL En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las que le confiere el 6.- Que la Secretaría Distrital de Planeación emitió con cepto previo y favorable a la modificación propuesta en los Gastos de Inversión, según consta en el oficio No 2-2019-59036 de septiembre 3 de 2019 artículo 31 del Decreto 372 de 2010, y

CONSIDERANDO:

7.- Que mediante comunicación 2019EE166353 del 6 de septiembre la Directora Distrital de Presu puesto, emitió concepto favorable para el trámite de la modificación propuesta.

En mérito de lo anterior:

DECRETA:

1.- Que en el año 2018 el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal-CONFIS, en sus sesiones No. 08 del 18 de junio de 2018, determinó un monto de excedentes financieros a la localidad de San Cristóbal, con destino a obras prioritarias de miti gación o prevención de riesgos, que el fondo utilizo estos recursos de acuerdo a lo conceptuado por el CONFIS.

2.- Que debido a esto y considerando que se tiene una serie de necesidades para cumplir en este año de algunas metas respecto a proyectos como es el

Artículo 1°.

Efectuar el siguiente traslado en el presupuesto de Gastos del Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal, por la suma de TRES MIL CUA TROCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES TRESCIENTOS DIESISIETE MIL OCHOCIENTOS VEINTITRES PESOS ($3.474.317.823)

237 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-237 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 CONTRACRÉDITOS CÓDIGO DENOMINACION VALOR 3 GASTOS 3.474.317.823 3-3 INVERSIÓN 3,474,317,823 3-3-1 DIRECTA 2,990,317,823 3-3-1-15 Bogotá Mejor Para Todos 2,990,317,823 3-3-1-15-01 Pilar Igualdad de calidad de vida 763,317,823 3-3-1-15-01-02 Desarrollo integral desde la gestación hasta la adolescencia 327,396,573 3-3-1-15-01-02-1492 Niños y niñas sanos y felices en San Cristóbal $327,396,573 3-3-1-15-01-03 Igualdad y autonomía para una Bogotá incluyente 435,921,250 3-3-1-15-01-03-1502 Superando las barreras de la discapacidad en San Cristóbal $35,921,250 3-3-1-15-01-03-1509 Personas mayores protegidas en San Cristóbal $400,000,000 3-3-1-15-02 Pilar Democracia urbana 500,000,000 3-3-1-15-02-15 Recuperación, incorporación, vida urbana y control de la ilegalidad 500,000,000 3-3-1-15-02-15-1581 San Cristóbal cumple y respeta las normas $500,000,000 3-3-1-15-03 Pilar Construcción de comunidad y cultura ciudadana 550,000,000 3-3-1-15-03-19 Seguridad y convivencia para todos 550,000,000 3-3-1-15-03-19-1555 Mejor seguridad y convivencia para todos $550,000,000 3-3-1-15-06 Eje transversal Sostenibilidad ambiental basada en la eficiencia energética 800,000,000 3-3-1-15-06-38 Recuperación y manejo de la Estructura Ecológica Principal 800,000,000 3-3-1-15-06-38-1534 San Cristóbal ambientalmente sostenible $800,000,000 3-3-1-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 377,000,000 3-3-1-15-07-45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional 377,000,000 3-3-1-15-07-45-1580 Nueva sede para un mejor servicio al ciudadano $377,000,000 3-3-6 OBLIGACIONES POR PAGAR 484,000,000 3-3-6-15 Bogotá Mejor para todos 112,376,110 3-3-6-15-01 Pilar Igualdad de calidad de vida 5,465,348 3-3-6-15-01-02 Desarrollo Integral desde la gestación hasta la adolescencia 5,465,348 3-3-6-15-01-02-1492 Niños y niñas sanos y felices en San Cristóbal 5,465,348 3-3-6-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 106,910,762 3-3-6-15-07-45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional 106,910,762 3-3-6-15-07-45-1531 Acciones de desarrollo y fortalecimiento institucional 106,910,762 3-3-6-90 OBLIGACIONES POR PAGAR VIGENCIAS ANTERIORES 371,623,890 TOTAL CONTRACREDITOS 3.474.317.823 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-238 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18 238 CRÉDITOS CÓDIGO NOMBRE CREDITO 3 GASTOS 3.474.317.823 3-3 INVERSIÓN 3,474,317,823 3-3-1 DIRECTA 3,474,317,823 3-3-1-15 Bogotá Mejor Para Todos 3,474,317,823 3-3-1-15-01 Pilar Igualdad de calidad de vida 2,500,000,000 3-3-1-15-01-04 Familias protegidas y adaptadas al cambio climático 2,500,000,000 3-3-1-15-01-04-1579 San Cristóbal preparada para el riesgo $2,500,000,000 3-3-1-15-07 Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia 974,317,823 3-3-1-15-07-45 Gobernanza e influencia local, regional e internacional 974,317,823 3-3-1-15-07-45-1531 Acciones de desarrollo y fortalecimiento institucional $974,317,823 TOTAL CREDITOS 3.474.317.823

Artículo 2°.

El presente Decreto Local rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, a los nueve (9) días del mes de septiembre de dos mil diecinueve (2019).

EDUARDO AUGUSTO SILGADO BURBANO Alcalde Local de San Cristóbal (e.)

239 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6637 • pP. 1-239 • 2019 • SEPTIEMBRE • 18