Registro Distrital 6943 de 2020

Registro Distrital 6943 de 2020 Nivel Distrital

Tipo: Registro Distrital
Número: 6943
Año: 2020
Fecha: 22 de octubre de 2020
Entidad: Nivel Distrital
Fuente: Ver el documento original en Régimen Legal de Bogotá D.C. (SISJUR)

Texto completo

REGISTRO DISTRITAL - BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) AÑO 52 - No. 6943 - Pp 1 - 142 - 2020 - OCTUBRE - 22 ISSN 0124-0552 ALCALDESA MAYOR Claudia Nayibe López Hernández AÑO 52 Número 6943 2020 • OCTUBRE • 22 REGISTRO DISTRITAL RESOLUCIONES DE 2020 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. - SECRETARÍA GENERAL Resolución Número 365 (Octubre 19 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.6.21 del Decreto Nacional 1083 de 2015, es deber de la entidad proferir los actos administrativos de nombramiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos del empleo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5 del mencionado Decreto y lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 mediante los artículos 4º y 5º.

CONSIDERANDO:

Que el artículo primero de la Resolución No. 9592 del 18 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) EGNA MARGARITA PINZÓN QUIROGA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 63438100.

Que la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante Convocatoria No.821 de 2018, convocó a concurso abierto de méritos, los empleos en vacancia definitiva provistos o no mediante nombramiento provisional o encargo.

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Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) EGNA MARGARITA PINZÓN QUIRO- GA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 63438100, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC – 9591 del 18 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer una (1) vacante del empleo de carrera denominado Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global, ofertado e identificado con código OPEC número 72820.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a EGNA MARGARITA PINZÓN QUIROGA identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 63438100, en el cargo Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria Que mediante comunicación con radicado número 20202130754501 del 5 de octubre de 2020, la Comisión Nacional del Servicio Civil informó la firmeza del acto administrativo por medio del cual se conforma la lista de elegibles.

1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-1 • 2020 • OCTUBRE • 22 de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

las obligaciones por concepto de servicios personales y aportes patronales durante la vigencia fiscal en curso, de acuerdo con la certificación expedida por el Subdirector Financiero de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Distrital 816 de 2019.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) EGNA MARGARITA PINZÓN QUIRO- GA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 63438100, en el empleo de Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Resolución Número 366 (Octubre 19 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

Artículo segundo.

El período de prueba a que se refiere el artículo anterior, se iniciará a partir de la concertación de los compromisos y las condiciones para su cumplimiento de acuerdo con las normas vigentes; tendrá una duración de seis (6) meses de acuerdo con lo señalado en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004, al final de los cuales le será evaluado el desempeño por el jefe inmediato. De ser satisfactoria la calificación se solicitará a la CNSC su inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa; de no ser satisfactoria, el nombramiento en periodo de prueba será declarado insubsistente mediante resolución motivada.

Artículo tercero.

El (la) señor (a) EGNA MAR- GARITA PINZÓN QUIROGA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 63438100, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7 del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

CONSIDERANDO:

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente resolución a la persona relacionada en la resolución al correo electrónico margarita.pinzon@ gmail.com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma entidad, para los trámites legales correspondientes.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC – 9592 del 18 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer dos (2) vacantes del empleo de carrera denominado Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global, ofertado e identificado con código OPEC número 72821.

Artículo sexto.

El presente nombramiento cuenta con el saldo de apropiación suficiente para respaldar

Que mediante comunicación con radicado número 20202130754501 del 5 de octubre de 2020, la Comi- REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-2 • 2020 • OCTUBRE • 22 2 sión Nacional del Servicio Civil informó la firmeza del acto administrativo por medio del cual se conforma la lista de elegibles.

No. 1023892779, en el empleo de Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Artículo segundo.

Que el artículo primero de la Resolución No. 9592 del 18 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) ANDRÉS FELIPE CASAS CHINCHILLA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1023892779.

Artículo tercero.

El (la) señor (a) ANDRÉS FELIPE CASAS CHINCHILLA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1023892779, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7. del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente resolución a la persona relacionada en la resolución al correo electrónico suvrivor1110@hotmail. com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) ANDRÉS FELIPE CASAS CHINCHI- LLA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1023892779, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo quinto.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a ANDRÉS FELIPE CASAS CHINCHILLA identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1023892779, en el cargo Técnico Operativo Código 314 Grado 16 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) ANDRÉS FELIPE CASAS CHIN- CHILLA, identificado (a) con cédula de ciudadanía

Artículo sexto.

El presente nombramiento cuenta con el saldo de apropiación suficiente para respaldar las obligaciones por concepto de servicios personales y aportes patronales durante la vigencia fiscal en curso, de acuerdo con la certificación expedida por el Subdirector Financiero de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Distrital 816 de 2019.

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-3 • 2020 • OCTUBRE • 22

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días siguientes al envío de la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos del empleo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5 del mencionado Decreto y lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 mediante los artículos 4º y 5º. del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Resolución Número 367 (Octubre 19 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

Que el artículo primero de la Resolución No. 9310 del 17 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el cuarto (4º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) ANDREA MIREYA VELÁSQUEZ NIETO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52975328.

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. En uso de sus facultades legales y en especial las contenidas en el numeral 1 del artículo 1 del Decreto Distrital 101 de 2004, y atendiendo lo preceptuado en el artículo 2.2.5.3.1. del Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017; el Decreto de Nombramiento No. 001 del 1º de enero de 2020 y, Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) ANDREA MIREYA VELÁSQUEZ NIE- TO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52975328, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

CONSIDERANDO:

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a ANDREA MIREYA VELASQUEZ NIETO identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52975328, en el cargo Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC - 9310 del 17 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer ciento veinte (120) vacantes del empleo de carrera denominado Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global, ofertado e identificado con código OPEC número 72899.

Que mediante comunicación con radicado número 20202130754501 del 5 de octubre de 2020, la Comisión Nacional del Servicio Civil informó la firmeza del acto administrativo por medio del cual se conforma la lista de elegibles.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) ANDREA MIREYA VELÁSQUEZ NIETO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52975328, en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Artículo segundo.

El período de prueba a que se refiere el artículo anterior, se iniciará a partir de la con-

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-4 • 2020 • OCTUBRE • 22 4 Resolución Número 368 (Octubre 19 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA certación de los compromisos y las condiciones para su cumplimiento de acuerdo con las normas vigentes; tendrá una duración de seis (6) meses de acuerdo con lo señalado en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004, al final de los cuales le será evaluado el desempeño por el jefe inmediato. De ser satisfactoria la calificación se solicitará a la CNSC su inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa; de no ser satisfactoria, el nombramiento en periodo de prueba será declarado insubsistente mediante resolución motivada.

MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. En uso de sus facultades legales y en especial las contenidas en el numeral 1 del artículo 1 del Decreto Distrital 101 de 2004, y atendiendo lo preceptuado en el artículo 2.2.5.3.1. del Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017; el Decreto de Nombramiento No. 001 del 1º de enero de 2020 y,

CONSIDERANDO:

Artículo tercero.

El (la) señor (a) ANDREA MIREYA VELÁSQUEZ NIETO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52975328, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7 del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a la persona relacionada en la resolución al correo electrónico anmiveni07@gmail. com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Artículo sexto.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Que el artículo primero de la Resolución No. 9310 del 17 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Auxiliar Secretaria General 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-5 • 2020 • OCTUBRE • 22 blico de Carrera Administrativa; de no ser satisfactoria, el nombramiento en periodo de prueba será declarado insubsistente mediante resolución motivada.

Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el segundo (2º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) OLGA BIBIANA BELTRÁN DUARTE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52961915.

Artículo tercero.

El (la) señor (a) OLGA BIBIA- NA BELTRÁN DUARTE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52961915, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7 del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) OLGA BIBIANA BELTRÁN DUARTE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52961915, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a la persona relacionada en la resolución al correo electrónico bibiana.beltran.duarte@gmail.com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a OLGA BIBIANA BELTRÁN DUARTE identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52961915, en el cargo Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

Artículo sexto.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) OLGA BIBIANA BELTRÁN DUARTE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52961915, en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General

Artículo segundo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-6 • 2020 • OCTUBRE • 22 6 Resolución Número 369 (Octubre 19 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el tercer (3º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) YURI ROCÍO PÉREZ SALAMANCA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1026265865.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) YURI ROCÍO PÉREZ SALAMANCA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1026265865, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a YURI ROCÍO PÉREZ SALAMANCA identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1026265865, en el cargo Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) YURI ROCÍO PÉREZ SALAMANCA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1026265865, en el empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 01 de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Artículo segundo.

Que el artículo primero de la Resolución No. 9310 del 17 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Auxiliar 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-7 • 2020 • OCTUBRE • 22 Resolución Número 370 (Octubre 20 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba y se da por terminado un nombramiento provisional”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA

Artículo tercero.

El (la) señor (a) YURI ROCÍO PÉREZ SALAMANCA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1026265865, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7 del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a la persona relacionada en la resolución al correo electrónico YPEREZ0309@ GMAIL.COM a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

CONSIDERANDO:

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Artículo sexto.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC 9610 del 18 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer una (1) vacante (s) del empleo de carrera denominado Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., ofertado e identificado con código OPEC número 72856.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.6.21 del Decreto Nacional 1083 de 2015, es deber de la entidad proferir los actos administrativos de nombramiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos del empleo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5. del mencionado Decreto y lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 mediante los artículos 4º y 5º.

Que el artículo primero de la Resolución No. 9610 del 18 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-8 • 2020 • OCTUBRE • 22 8 concurso de méritos respectivo, dar por terminado el nombramiento provisional en vacancia definitiva de GUSTAVO ADOLFO MANCERA OSPINA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 79.238.741, en el empleo Profesional Especializado, Código 222, Grado 21.

Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) ANA MARÍA NORIEGA GARCÍA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 53.101.043.

En mérito de lo expuesto, la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,

RESUELVE:

Que mediante Resolución No.022 del 18 de enero de 2017, el citado empleo se encuentra provisto de manera temporal mediante nombramiento provisional en vacancia definitiva con el (la) señor (a) GUSTAVO ADOLFO MANCERA OSPINA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 79.238.741.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) ANA MARÍA NORIEGA GARCÍA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 53.101.043, en el empleo de Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) ANA MARÍA NORIEGA GARCÍA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 53.101.043, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el Decreto Nacional 1083 de 2015 en su artículo 2.2.5.3.4. dispone lo siguiente:

Artículo segundo.

“Terminación de encargo y nombramiento provisional. Antes de cumplirse el término de duración del encargo, de la prórroga o del nombramiento provisional, el nominador, por resolución motivada, podrá darlos por terminados.”

Que el artículo 2.2.5.2.1 ibídem, tratándose de la vacancia definitiva de los empleos señala lo siguiente:

“El empleo queda vacante definitivamente, en los siguientes casos:

(…)

4. Por declaratoria de insubsistencia del nombra- miento provisional.

(…)”

Artículo tercero.

Como consecuencia de la provisión definitiva mediante el nombramiento establecido en el artículo primero de la presente Resolución, dar por terminado automáticamente el nombramiento provisional del (la) señor (a) GUSTAVO ADOLFO MANCERA OSPINA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 79.238.741, el empleo Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,y en consecuencia la permanencia en el desempeño de las labores cesará el día anterior a la posesión de la persona nombrada en periodo de prueba. La Dirección de Talento Humano informará de ello dentro de la debida oportunidad.

Artículo cuarto.

El (la) señor (a) ANA MARÍA NORIEGA GARCÍA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 53.101.043, de conformidad con el artículo 2.2.5.7.1 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto Nacional 648 de 2017, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para mani-

Que en virtud de lo anteriormente expuesto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a ANA MARÍA NORIE- GA GARCÍA, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 53.101.043, en el cargo Profesional Especializado, Código 222, Grado 21, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y como consecuencia de esta provisión definitiva por haberse realizado el 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-9 • 2020 • OCTUBRE • 22 Resolución Número 371 (Octubre 20 de 2020) festar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba y se da por terminado un nombramiento provisional”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. En uso de sus facultades legales y en especial las contenidas en el numeral 1 del artículo 1 del

Artículo quinto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a ANA MARÍA NORIEGA GARCÍA y GUSTAVO ADOLFO MANCERA OSPINA a los correos electrónicos anitamariang@hotmail.com y gamancera@alcaldiabogota.gov.co a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Decreto Distrital 101 de 2004, y atendiendo lo preceptuado en el artículo 2.2.5.3.1. del Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017; el Decreto de Nombramiento No. 001 del 1º de enero de 2020 y,

CONSIDERANDO:

Artículo sexto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada del Servicio de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Artículo séptimo.

Artículo octavo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC 9629 del 18 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer una (1) vacante (s) del empleo de carrera denominado Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la planta global, ofertado e identificado con código OPEC número 72868.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

Que el artículo primero de la Resolución No. 9629 del 18 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la Secretaría REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-10 • 2020 • OCTUBRE • 22 10 En mérito de lo expuesto, la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,

RESUELVE:

General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) JANET SÁNCHEZ FRANCO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 51.836.600.

Que mediante Resolución No.703 de 19 de noviembre de 2019, el citado empleo se encuentra provisto de manera temporal mediante nombramiento provisional en vacancia definitiva con el (la) señor (a) JOSÉ LEONARDO SÁNCHEZ TAPIERO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 5.972.940

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) JANET SÁNCHEZ FRANCO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 51.836.600, en el empleo de Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) JANET SÁNCHEZ FRANCO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 51.836.600, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que el Decreto Nacional 1083 de 2015 en su artículo 2.2.5.3.4. dispone lo siguiente:

Artículo segundo.

Que el artículo 2.2.5.2.1 ibídem, tratándose de la vacancia definitiva de los empleos señala lo siguiente:

“El empleo queda vacante definitivamente, en los siguientes casos:

(…)

4. Por declaratoria de insubsistencia del nombra- miento provisional.

(…)”

Artículo tercero.

Como consecuencia de la provisión definitiva mediante el nombramiento establecido en el artículo primero de la presente Resolución, dar por terminado automáticamente el nombramiento provisional del (la) señor (a) JOSÉ LEONARDO SÁN- CHEZ TAPIERO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 5.972.940, el empleo Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y en consecuencia la permanencia en el desempeño de las labores cesará el día anterior a la posesión de la persona nombrada en periodo de prueba. La Dirección de Talento Humano informará de ello dentro de la debida oportunidad.

Artículo cuarto.

El (la) señor (a) JANET SÁNCHEZ FRANCO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 51.836.600, de conformidad con el artículo 2.2.5.7.1 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto Nacional 648 de 2017, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Artículo quinto.

Notificar el contenido de la presente Resolución JANET SÁNCHEZ FRANCO y JOSÉ LEONARDO SÁNCHEZ TAPIERO a los correos

Que en virtud de lo anteriormente expuesto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a JANET SÁNCHEZ FRANCO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 51.836.600, en el cargo Auxiliar Administrativo, Código 407, Grado 14, de la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y como consecuencia de esta provisión definitiva por haberse realizado el concurso de méritos respectivo, dar por terminado el nombramiento provisional en vacancia definitiva de JOSÉ LEONARDO SÁNCHEZ TAPIERO, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 5.972.940, en el empleo Administrativo, Código 407, Grado 14.

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-11 • 2020 • OCTUBRE • 22 to de méritos, los empleos en vacancia definitiva provistos o no mediante nombramiento provisional o encargo. electrónicos janekitas22@gmail.com y jlsanchez@ alcaldiabogota.gov.co a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo sexto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Oficina de Protocolo de la Secretaría Privada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. CNSC - 9300 del 17 de septiembre de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformo la lista de elegibles para proveer dos (2) vacantes del empleo de carrera denominado Profesional Universitario, Código 219, Grado 13, de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, ofertado e identificado con código OPEC número 72718.

Artículo séptimo.

Artículo octavo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.6.21 del Decreto Nacional 1083 de 2015, es deber de la entidad proferir los actos administrativos de nombramiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos del empleo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5. del mencionado Decreto y lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 mediante los artículos 4º y 5º.

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Resolución Número 372 (Octubre 20 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA Que el artículo primero de la Resolución No. 9300 del 17 de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer las vacantes del empleo Profesional Universitario, Código 219, Grado 13, de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) ANA LUCÍA CONTRERAS AGUIRRE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52.340.057.

CONSIDERANDO:

Que la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante Convocatoria No.821 de 2018, convocó a concurso abier- Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) ANA LUCÍA CONTRERAS AGUIRRE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52.340.057, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Profesional Universitario, Código 219, Grado 13, de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-12 • 2020 • OCTUBRE • 22 12 mano y a la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a ANA LUCÍA CONTRERAS AGUIRRE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52.340.057, en el cargo Profesional Universitario, Código 219, Grado 13, de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

RESUELVE:

Artículo sexto.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) ANA LUCÍA CONTRERAS AGUI- RRE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52.340.057, en el empleo de Profesional Universitario, Código 219, Grado 13, de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, de la Dirección Distrital de Archivos de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Resolución Número 373 (Octubre 20 de 2020)

“Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”

Artículo segundo.

CONSIDERANDO:

Artículo tercero.

El (la) señor (a) ANA LUCÍA CONTRERAS AGUIRRE, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 52.340.057, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7. del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a ANA LUCÍA CONTRERAS AGUIRRE al correo electrónico alcontre258@gmail. com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que cumplidas todas las etapas del proceso de selección, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió la Resolución No. 9135 del diecisiete (17) de septiembre

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Hu-

13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-13 • 2020 • OCTUBRE • 22

RESUELVE:

de 2020, por medio de la cual se adoptó y conformó la lista de elegibles para proveer una (1) vacante del empleo de carrera denominado Profesional Universitario, Código 219, Grado 18, Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica, de la planta global, ofertado e identificado con código OPEC número 72642.

Artículo primero.

Nombrar en período de prueba al señor (a) JOSEPH MAURICIO ZEVOOLUNI RO- DRÍGUEZ, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1.016.016.402, en el empleo de Profesional Universitario, Código 219, Grado 18, Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica de la planta global de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

Artículo segundo.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.6.21 del Decreto Nacional 1083 de 2015, es deber de la entidad proferir los actos administrativos de nombramiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos del empleo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5. del mencionado Decreto y lo dispuesto en la Ley 190 de 1995 mediante los artículos 4º y 5º.

Artículo tercero.

El (la) señor (a) JOSEPH MAURICIO ZEVOOLUNI RODRÍGUEZ, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1016016402, de conformidad con lo dispuesto en el 2.2.5.1.7. del Decreto Nacional 1083 de 2015, tendrá diez (10) días contados a partir de la comunicación de la presente resolución, para manifestar si acepta el nombramiento y diez (10) días para posesionarse, los cuales serán contados a partir de la fecha de la aceptación del nombramiento en periodo de prueba.

Que el artículo primero de la Resolución No. 9135 del diecisiete (17) de septiembre de 2020, conformó y adoptó la lista de elegibles para proveer la vacante del empleo Profesional Universitario, Código 219, Grado 18, Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en la que ocupa el primer (1º) lugar en posición de elegibilidad el (la) señor (a) JOSEPH MAURICIO ZEVOOLUNI RODRÍ- GUEZ, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1016016402.

Artículo cuarto.

Notificar el contenido de la presente Resolución a JOSEPH MAURICIO ZEVOOLUNI RODRÍGUEZ, al correo electrónico zevooluni@gmail. com a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que de conformidad con la revisión efectuada por la Dirección de Talento Humano, se evidencia que el (la) señor (a) JOSEPH MAURICIO ZEVOOLUNI RODRÍ- GUEZ, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1.016.016.402, reúne los requisitos y el perfil requerido para ser nombrado (a) en período de prueba en el empleo de Profesional Universitario, Código 219, Grado 18 Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica.

Artículo quinto.

Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma Entidad, para los trámites legales correspondientes.

Artículo sexto.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, dispondrá en la parte resolutiva de esta resolución nombrar en período de prueba a JOSEPH MAURI- CIO ZEVOOLUNI RODRÍGUEZ, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. 1.016.016.402, en el cargo Profesional Universitario, Código 219, Grado 18 de la Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de la Subsecretaría Técnica.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-14 • 2020 • OCTUBRE • 22 14 micrositio web: https://www.culturarecreacionydeporte. gov.co/es/convocatorias.

Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Distrital 816 de 2019.

Artículo séptimo.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Que, una de las convocatorias ofertadas en marco del Programa Distrital de Estímulos durante la vigencia 2020, es la “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural”.

PUBLÍQUESE, NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General SECRETARÍA DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE - DIRECCIÓN DE ARTE, CULTURA Y PATRIMONIO Resolución Número 620 (Octubre 16 de 2020)

Que, de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.7.3 de las Condiciones Generales de Participación del Programa Distrital de Estímulos 2020, la Dirección de Fomento procedió a revisar las restricciones de participación, inhabilidades e incompatibilidades de los participantes seleccionados como ganadores con fecha de corte 31 de julio de 2020, con la finalidad de emitir el acto administrativo definitivo de designación de ganadores, sin que ninguno de los participantes recomendados se encontrara inmerso en causal alguna que les impidiera ser acreedores del estímulo, según consta en los documentos anexos al Acta de Recomendación de Ganadores radicada con el Orfeo No. 20202200127363 de fecha 31 de julio del 2020.

“Por la cual se acepta la renuncia de uno de los ganadores de la convocatoria: “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural” al estímulo otorgado mediante Resolución 388 del 12 de agosto de 2020 y se ordena la liberación del recurso económico otorgado”.

LA DIRECTORA DE ARTE CULTURA Y Que la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, expidió la Resolución No. 388 del 12 de agosto de 2020 “Por medio de la cual se acoge la recomendación de los jurados designados para seleccionar a los ganadores de la convocatoria: Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural del programa Distrital de Estímulos 2020, de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se ordena el desembolso del estímulo económico”.

PATRIMONIO De la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 70 y 71 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 397 de 1997, el Acuerdo Distrital 257 de 2006, el Decreto Distrital 037 de 2017, las Resoluciones internas números 064 de 2017 y 311 de 2020, y Que, el numeral 6.8.1 de las Condiciones Generales de Participación del Programa Distrital de Estímulos 2020, señala que los ganadores deberán informar por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo que los designa como ganador, la aceptación o renuncia al estímulo otorgado. demás normas concordantes y,

CONSIDERANDO:

Que, el señor Álvaro Enrrique Cabrejo Torres, identificado con cédula de ciudadanía No. 1.010.242.916, cuya propuesta identificada con el código No. 376-012, fuera seleccionada a través del artículo primero de la Resolución No. 388 de 2020, como ganadora de la Beca anteriormente señalada; mediante comunicación radicada bajo el Orfeo No. 20207100077562 del 21 de agosto de 2020, manifestó:

Que, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte mediante Resolución No. 149 del 10 de marzo 2020, modificada parcialmente por las Resoluciones No. 215 del 22 de abril y No. 219 del 28 de abril de 2020; ordenó la apertura a las convocatorias del año 2020 del Programa Distrital de Estímulos, y dispuso que los requisitos y condiciones serían los establecidos en el documento denominado “CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN” y en los documentos que contienen los requisitos específicos de cada convocatoria, los cuales fueron publicados en el “Yo, Alvaro Enrrique Cabrejo Torres identificado con el documento de identidad 1010242916 de Bogotá D.C. manifiesto a través del presente documento que no acepto el estímulo otorgado por la Beca de apoyo a la profesionalización de los agentes de las artes, el 15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-15 • 2020 • OCTUBRE • 22 patrimonio y/o la Gestión Cultural – Resolución 388 del 12 de agosto 2020, esto cumpliendo a cabalidad con lo establecido por las condiciones de participación del Programa Distrital de Estímulos; en su numeral 6.2. (sic), Nota 2, se estipula que:

Debido a que decidí tomar y fui designado como ganador de los estímulos Beca CK:\WEB para la Creación de Programas de Radio Comunitaria - Resolución No. 621 de Julio 15 de 2020 y Residencias Nacionales en Artes Plásticas / Categoría El Parche Artist Residency - Resolución No. 749 de Agosto 5 de 2020. (…)”.

“Cada participante (sea persona natural, persona jurídica o agrupación) podrá resultar ganador de máximo dos (2) convocatorias del PDE en la vigencia 2020, excepto cuando uno (1) de ellos es como jurado, caso en el cual se permitirá un máximo de tres (3) estímulos. Esta limitación se extiende a todos los integrantes de las agrupaciones, a los representantes legales y a los miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.”

Que, por lo anteriormente expuesto, y en cumplimiento de la Nota 2 del numeral 6.2.7 de las Condiciones Generales de Participación del Programa Distrital de Estímulos 2020, mediante el presente acto administrativo, se procederá a aceptar la renuncia presentada por el señor Álvaro Enrrique Cabrejo Torres y se ordenará al Grupo Interno de Recursos Financieros, la liberación del recurso económico que le fuera otorgado, así:

CÓDIGO DE LA PROPUESTA BECA PARTICIPANTE RESOLUCIÓN VALOR A LIBERAR CDP Álvaro Enrrique Cabrejo Torres 376-012 No. 388 de 2020 $3.302.400 390 de 2020 “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural”

C.C No. 1.010.242.916 Cárdenas como responsable del seguimiento a los deberes de la “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural”, a partir del 4 de septiembre de 2020.

En consideración de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Aceptar la renuncia presentada por el señor Álvaro Enrrique Cabrejo Torres identificado con cédula de ciudadanía No. 1.010.242.916, respecto de la propuesta ganadora identificada con el código 376 -012, en la “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural”, al estímulo otorgado mediante Resolución 388 del 12 de agosto de 2020.

Que, conforme a la Resolución 311 de 8 de julio del 2020, por la cual se modifica y adiciona la Resolución 064 del 9 de febrero de 2017, el Secretario de Despacho delegó en varios servidores públicos del nivel directivo la responsabilidad y ordenación del gasto de los proyectos de inversión del actual Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2020-2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental Para la Bogotá Del Siglo XXI”, que corresponden a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, entre los que se encuentra el Proyecto de Inversión 7884 “Formación y cualificación para agentes culturales y ciudadanía en Bogotá” para lo cual la ordenación del gasto, así como la expedición de los actos administrativos que estén asociados a reconocimientos económicos, pagos, apropiación de recursos, entre otros, corresponde a la Directora de Arte Cultura y patrimonio”.

Artículo segundo.

Ordenar al Grupo Interno de Recursos Financieros la liberación del recurso económico señalado a continuación:

Que mediante radicado Orfeo No. 20203000160073 se designó a la profesional Universitaria Doris Hernández CÓDIGO DE LA RESOLUCIÓN PROPUESTA BECA NO.

VALOR A LIBERAR CDP PARTICIPANTE Álvaro Enrrique “Beca de Apoyo a la Profesio- Cabrejo Torres 376-012 388 de 2020 $3.302.400 390 de 2020 nalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural”

C.C No. 1.010.242.916

Artículo tercero.

Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa notificar electrónicamente el contenido de la presente Resolución, de conformidad

con lo señalado en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, al señor Álvaro Enrrique Cabrejo Torres al correo electrónico alvarocabrejo3@gmail.com registrado en la REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-16 • 2020 • OCTUBRE • 22 16 EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ EAAB-ESP comunicación de no aceptación de la Beca, radicada bajo el Orfeo No. 20207100077562.

Resolución Número 0927 (Octubre 20 de 2020)

POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZAN ALGUNAS NORMAS Y ESPECIFICACIONES

Artículo cuarto.

Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa comunicar el contenido de la presente Resolución a Doris Hernández Cárdenas, Profesional Universitario de la Dirección de Arte, Cultura y Patrimonio, al Grupo Interno de Recursos Financieros, a la Dirección de Fomento, a la Dirección de Arte, Cultura y Patrimonio, así como a la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, para lo de sus competencias.

TÉCNICAS PARA LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ – ESP RELACIONADAS CON EL DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

Artículo quinto.

Ordenar a la Dirección de Fomento publicar la presente Resolución en el micrositio de convocatorias de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

EL GERENTE DE TECNOLOGÍA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE

Artículo sexto.

Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa solicitar la publicación del contenido de la presente resolución en la Gaceta Distrital y en el Régimen Legal de Bogotá.

BOGOTÁ EAAB-ESP, En ejercicio de las funciones que le fueron delegadas mediante el artículo primero de la Resolución 0131 de 2019 y

CONSIDERANDO:

Artículo séptimo.

Ordenar a la Subdirección de Arte, Cultura y Patrimonio, incluir una copia virtual y física del presente acto administrativo, en los expedientes No. 202022002200100019E y No. 202022002200100289E, teniendo en cuenta que el original reposa en el expediente No. 202070007700100001E de la Dirección de Gestión Corporativa.

Que la Constitución Política establece que entre los fines esenciales del Estado está promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, de igual forma establece que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia en su vida y demás derechos y libertades.

Artículo octavo.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y contra ella no proceden los recursos de la vía administrativa en los términos del artículo 75 de la Ley 1437 de 2011.

NOTÍFIQUESE, COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los dieciséis (16) del mes de octubre de dos milveinte (2020).

Que en el marco de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia artículo 209, “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

LILIANA MERCEDES GONZÁLEZ JÍNETE Directora de Arte Cultura y patrimonio Que en la Constitución Política de Colombia Artículo 365 establece que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional.

Que mediante acuerdo No.006 de 1995 Se define la naturaleza jurídica de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, E.S.P. y se dictan otras disposiciones.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5, artículo 61 del Acuerdo 11 de 2013 de la Junta Directiva de la EAAB-ESP, corresponde a la Gerencia 17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-17 • 2020 • OCTUBRE • 22 actividades relacionadas con el diseño, construcción, mantenimiento, operación y con otras actividades complementarias requeridas para el desarrollo integral de las actividades propias de la EAAB-ESP. de Tecnología, entre otras, “(…) coordinar y definir tecnologías adecuadas, normas técnicas y estándares para ser aplicados y fortalecer la gestión de la Empresa en todos los procesos que allí se desarrollan.”

Artículo tercero.

Los Proyectos que se ejecutan en la EAAB-ESP, deben cumplir con las Normas y Especificaciones Técnicas contenidas en el SISTEC durante todo su ciclo de vida.

Que existen en la actualidad cuarenta y ocho (48) Especificaciones Técnicas y doscientas setenta y dos (272) Normas Técnicas vigentes en el Sistema de Normalización Técnica – SISTEC, relacionadas con el diseño, construcción, mantenimiento, operación y con otras actividades complementarias requeridas para el desarrollo integral de las actividades propias de la EAAB-ESP.

Parágrafo 1. Sí durante el desarrollo del Ciclo de
vida de un Proyecto y con anterioridad a la entrada en Fase 2 “Diseños de Ingeniería de Detalle”, el SIS- TEC realiza alguna actualización de las Normas y/o Especificaciones Técnicas, el área formuladora debe garantizar que estas actualizaciones se contemplen en los procesos de formulación, maduración y contratación de la Fase 2 “Diseños de Ingeniería de Detalle”.

Que a efectos de la aplicación de las Normas y Especificaciones Técnicas a que se refiere esta Resolución, todos los proyectos de inversión de la EAAB-ESP deben seguir el Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos contemplado en la Norma Técnica de Servicio NS-172 “Modelo de maduración y gestión de proyectos”, en la cual se establecen los lineamientos y buenas prácticas a utilizar para la correcta planeación, ejecución y cierre de proyectos, facilitando a la EAAB-ESP la toma de decisiones de inversión y el cumplimiento de sus planes y objetivos empresariales.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Parágrafo 2. Sí entre la terminación de la Fase
2 “Diseños se Ingeniería de Detalle” y el inicio de la Fase 3 “Ejecución del Proyecto”, transcurren más de tres (03) años, sin que esta última fase inicie; el área formuladora debe validar si existe alguna actualización de las normas y especificaciones técnicas en el SISTEC, que deban ser implementadas en el proceso de formulación, maduración y contratación de la Fase 3 “Ejecución del proyecto”, en tal caso debe realizar un estudio de ajuste a los diseños definitivos para dar cumplimiento a las Normas y Especificación técnicas correspondientes. Este ajuste podrá incorporarse a la Fase 3 “Ejecución del Proyecto”, en concordancia con lo establecido en la Resolución 722 de 2019, o la que haga sus veces.

Artículo cuarto.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 1154 del 10 de diciembre de 2018.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Artículo primero.

Actualizar normas y especificaciones técnicas vigentes, con doscientas setenta y dos (272) normas técnicas y cuarenta y ocho (48) especificaciones técnicas para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, relacionadas con el diseño, construcción, mantenimiento, operación y con otras actividades complementarias requeridas para el desarrollo integral de las actividades propias de la EAAB-ESP, contenidas en el listado anexo que hace parte integral de la presente resolución y que se encuentra disponible para consulta en el Sistema de Información de Normalización Técnica (SISTEC).

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

NOEL VALENCIA LÓPEZ

Artículo segundo.

Las normas y especificaciones técnicas adoptadas en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de la EAAB-ESP y por quienes efectúen

Gerente de Tecnología REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-18 • 2020 • OCTUBRE • 22 18 Especificaciones Técnicas No Código Título 1 EC-201 Empates de tubería de acueducto 2 EC-202 Instalación de hidrantes, sistemas para válvulas, accesorios y cajas 3 EC-203 Instalación de acometidas domiciliarias de acueducto 4 EC-204 Suministro e instalación de estaciones reductoras de presión 5 EC-205 Acometidas domiciliarias de acueducto provisionales 6 EC-301 Pozos de inspección 7 EC-302 Sumideros 8 EC-303 Domiciliarias de alcantarillado 9 EC-304 Cámaras o estructuras de conexión de alcantarillado 10 EC-401 Rotura y construcción de vías, andenes, pisos y sardineles 11 EC-402 Cerramientos permanentes 12 EC-403 Mobiliario urbano 13 EC-404 Obras complementarias 14 EG-101 Consideraciones generales para la ejecución de obras y actividades para la EAB-ESP 15 EG-102 Servicios preliminares y complementarios 16 EG-103 Impacto ambiental y urbano 17 EG-104 Excavaciones, demoliciones y traslado de estructuras 18 EG-105 Entibados, tablestacas y cortinas de pilotes 19 EG-106 Rellenos 20 EG-107 Cargue, retiro, transporte y disposición de materiales sobrantes 21 EG-108 Suministro e instalación de concretos y acero 22 EG-109 Instalación de tuberías 23 EG-110 Protección de tuberías 24 EG-112 Geotextiles, geocompuestos de drenaje, geomembranas y geomallas 25 EG-113 Túnel liner 26 EG-115 Instalación de tuberías de acueducto provisionales 27 EM-501 Lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua potable 28 EM-502 Instalación de macromedidores 29 EM-503 Suspensión – reinstalación, corte - reconexión del servicio de acueducto, retiro y reinstalación de medidores 30 EM-504 Revisión de instalaciones hidráulicas internas e inspección externa 31 EM-506 Reparación de redes matrices de acueducto 32 EM-507 Mantenimiento de redes menores de acueducto 33 EM-601 Intervención y manejo de zonas verdes 34 EM-602 Limpieza de tuberías, box culvert y estructuras de alcantarillado 35 EM-603 Mantenimiento de canales 36 EM-604 Inspección de redes de alcantarillado 37 EM-605 Rehabilitación de redes, canales y estructuras de alcantarillado 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-19 • 2020 • OCTUBRE • 22 No Código Título 38 EM-606 Manejo de aguas para actividades de inspección, mantenimiento y rehabilitación de sistemas de alcantarillado 39 EM-607 Instalación de elementos de reposición para rehabilitación de pozos y sumideros 40 EO-701 Muestreo y análisis de vertimientos puntuales de aguas residuales (ARD y ARND) a los sistemas de alcantarillado público o cuerpos de agua superficiales 41 EO-703 Suministro e instalación de juegos infantiles 42 EO-704 Señalización vertical 43 EO-705 Iluminación general de uso exterior y redes eléctricas asociadas 44 EO-707 Validación y complementación de información para proyectos de diseño 45 ES-901 Suministros de válvulas y accesorios para redes y acometidas de acueducto 46 ES-902 Suministro de concreto y morteros 47 ES-903 Suministros de tuberías de acueducto y alcantarillado 48 ES-904 Suministros de accesorios y elementos para redes de alcantarillado Normas Técnicas No Código Título 1 NE-001 Hidrología. Medición de caudales por el método de área - velocidad 2 NE-002 Prueba hidráulica en tuberías de acueducto 3 NE-003 Determinación de nitritos. Método colorimétrico 4 NE-004 Determinación de aluminio. Método colorimétrico de eriocromo cianina R 5 NE-005 Determinación de oxígeno disuelto. Método azida 6 NE-006 Determinación de sólidos totales secados a 103 - 105 °C.

7 NE-010 Prueba de estanqueidad en los tanques de almacenamiento de agua 8 NE-012 Prueba de estanqueidad en redes de alcantarillado 9 NP-001 Cal viva (CaO) y cal hidratada (Ca (OH) 2) para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 10 NP-002 Cloro líquido para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 11 NP-003 Sulfato de aluminio en forma sólida o en solución para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 12 NP-004 Medidores domiciliarios de agua potable fría 13 NP-005 Concretos y morteros 14 NP-006 Cajillas para medidores en nicho 15 NP-007 Uniones en hierro dúctil 16 NP-008 Permanganato de potasio (KmNO4) del 98% en peso para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 17 NP-009 Peróxido de hidrógeno (H2O2) del 35 y 50% en peso para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 18 NP-010 Ácido sulfúrico (H2SO4) del 95% para análisis 19 NP-011 Accesorios para derivaciones y acometidas de acueducto 20 NP-012 Acido clorhídrico (HCl) del 360% para análisis 21 NP-013 Tapas para acueducto 22 NP-014 Macromedidores ultrasónicos de flujo 23 NP-015 Válvulas reguladoras de flujo 24 NP-016 Válvulas de control hidráulico 25 NP-018 Válvulas tipo mariposa con sello elástico REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-20 • 2020 • OCTUBRE • 22 20 No Código Título 26 NP-019 Bombas sumergibles de pozo seco para estaciones de bombeo provisionales 27 NP-020 Cerramientos 28 NP-021 Cajilla unitaria de piso para medidores de 1/2 y 3/4 29 NP-022 Tapa con marco para la cajilla unitaria de medidores de 1/2 y 3/4 30 NP-023 Rejillas y tapas para sumideros 31 NP-024 Tapas arotapas y arobases para pozos de inspección arotapas y arobases para pozos de inspección 32 NP-025 Grados de protección para encerramiento de equipos eléctricos 33 NP-026 Válvulas de compuerta de sello elástico 34 NP-027 Tuberías para alcantarillado 35 NP-029 Bombas centrífugas 36 NP-030 Bombas de tornillo 37 NP-031 Cajillas para registros de corte 38 NP-032 Tuberías para acueducto 39 NP-033 Polielectrolitos floculantes tipo poliacrilamidas para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 40 NP-034 Polielectrolitos coagulantes tipo poliaminas EPI - DMA O poliDADMAC para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 41 NP-035 Polímeros ayudantes de filtración tipo poliacrilamidas y poliamidas para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 42 NP-036 Hidroxicloruro de aluminio líquido para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 43 NP-037 Cloruro férrico (FeCl3) líquido para el proceso de potabilización de agua para consumo humano 44 NP-038 Ácido nítrico (HNo3) del 65% para análisis 45 NP-040 Rellenos 46 NP-043 Válvulas de retención (cheque) con sello elástico 47 NP-044 Válvulas de retención (cheque) con disco oscilante 48 NP-046 Válvulas de ventosa 49 NP-047 Sistema convencional de comunicaciones. Radio portátil VHF 50 NP-048 Fuente de alimentación para realizar pruebas de laboratorio en los equipos de telecomunicación.

51 NP-049 Subestación eléctrica capsulada de 11.4 KV 52 NP-050 Macromedidores portátiles ultrasónicos de flujo 53 NP-051 Requisitos de los instrumentos para medición de nivel 54 NP-052 Requisitos de los instrumentos para medición de cloro residual libre 55 NP-053 Requisitos de los instrumentos para medición de turbiedad 56 NP-054 Requisitos de los instrumentos para la medición de pH.

57 NP-056 Sistema convencional de telecomunicaciones. Radio móvil y fijo 58 NP-057 Actuadores para válvulas 59 NP-058 Balones volumétricos de un solo trazo. Clase a 60 NP-059 Pipetas aforadas de un solo trazo. Clase a 61 NP-060 Hidrantes 62 NP-061 Válvulas de bola, con diferentes tamaños y aplicaciones (registros de incorporación, corte y usuario)

63 NP-062 Medidores electromagnéticos de flujo 64 NP-063 Varillas pitométricas 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-21 • 2020 • OCTUBRE • 22 No Código Título 65 NP-064 Geófonos 66 NP-065 Sistema trunking radios móviles bases portátiles repetidoras y consola de despacho 67 NP-066 Transmisores de microondas 68 NP-067 Repetidoras en la banda VHF sistema convencional 69 NP-068 Válvulas antirretorno de bola 70 NP-069 Válvula antirreflujo 71 NP-070 Instrumentos para medición de volumen: suministro requisitos mínimos de calibración y verificación metrológica 72 NP-071 Instrumentos para medición de temperatura. Suministro requisitos mínimos de calibración y verificación metrológica 73 NP-072 Instrumentos para medición de presión: suministro calibración y verificación metrológica 74 NP-073 Equipos para medición de parámetros meteorológicos: suministro calibración y verificación metrológica 75 NP-074 Cámara de inspección prefabricada para alcantarillado 76 NP-078 Etanol absoluto para análisis 77 NP-079 N-Hexano para análisis 78 NP-080 Cloroformo para análisis 79 NP-081 Ácido orto-fosfórico 85% para análisis 80 NP-082 Ácido l(+) ascórbico (vitamina c) para análisis y para fines bioquímicos 81 NP-083 Ácido oxálico dihidratado para análisis 82 NP-084 2-propanol para análisis 83 NP-085 Calcio carbonato precipitado para análisis 84 NP-086 Glicerina para análisis 85 NP-087 Amoniaco en solución 25% para análisis 86 NP-088 Cobalto (II) cloruro hexahidrato para análisis 87 NP-089 Dicromato de potasio para análisis 88 NP-090 Heptamolibdato de amonio para análisis 89 NP-091 Sodio hidrogenocarbonato para análisis 90 NP-092 Sodio hidróxido en lentejas para análisis 91 NP-093 Tiosulfato de sodio pentahidratado para análisis 92 NP-094 Sulfanilamida para análisis 93 NP-095 Ácido bórico para análisis 94 NP-096 Sulfato de potasio para análisis 95 NP-097 Sulfato de plata para análisis ACS 96 NP-098 Nitrato de sodio para análisis 97 NP-099 Cloruro de magnesio hexahidratado para análisis 98 NP-100 Fenol para análisis 99 NP-101 Metanol para cromatografía en fase líquida 100 NP-102 Box culvert prefabricado en concreto reforzado 101 NP-105 Elementos para reparación de tuberías de alcantarillado 102 NP-106 Tapones para obturación manejo de aguas y verificación de estanqueidad en redes de alcantarillado 103 NP-107 Derivaciones conexiones y empalmes en redes menores de acueducto por el método de tee partida REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-22 • 2020 • OCTUBRE • 22 22 No Código Título 104 NP-108 Pilas de muestreo para agua potable 105 NS-001 Norma fundamental. Directrices para la presentación de normas y especificaciones técnicas 106 NS-002 Criterios de diseño estructural 107 NS-003 Hidrología. Operación y mantenimiento de estaciones hidrológicas y meteorológicas 108 NS-004 Hidrología. Selección de sitios para efectuar mediciones de caudal 109 NS-005 Juntas y sellos para juntas en estructuras de concreto 110 NS-006 Lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua potable.

111 NS-007 Plan de manejo ambiental para la elaboración de diseños definitivos y detallados para la construcción de redes matrices de acueducto y colectores de alcantarillado pluvial y sanitario. Requisitos mínimos.

112 NS-008 Plan de manejo ambiental para el diseño y operación de estación elevadora de aguas pluviales y aguas sanitarias. Requisitos mínimos 113 NS-009 Instalación de acometidas de acueducto, diámetros entre DN 25 (1”) y DN 150 (6")

114 NS-010 Requisitos para la elaboración y presentación de estudios geotécnicos 115 NS-011 Ejecución de las labores de suspensión del servicio y restablecida en redes matrices 116 NS-012 Aspectos técnicos para cruces y detección de interferencias en construcción de sistemas de acueducto y alcantarillado 117 NS-013 Seguimiento limnológico de reservorios y fuentes superficiales de abastecimiento de agua 118 NS-014 Mantenimiento de acometidas totalizadoras y accesorios.

119 NS-015 Reparación de redes secundarias y menores de distribución de acueducto 120 NS-016 Requisitos mínimos para la ejecución de la auditoría ambiental en la construcción de proyectos.

121 NS-019 Excavaciones en zanja 122 NS-020 Desmonte limpieza demoliciones y traslado de estructuras 123 NS-021 Condiciones técnicas para intervenciones sobre la red matriz 124 NS-022 Especificaciones técnicas para cruces de vías de Transmilenio 125 NS-023 Empates de tuberías en redes de acueducto 126 NS-024 Instalación de acometidas domiciliarias de acueducto diámetros 1/2 y 3/4 127 NS-025 Instalación de tuberías en zanja abierta para redes de acueducto 128 NS-026 Desinfección de tuberías de acueducto 129 NS-027 Instalación de hidrantes y sistemas para válvulas en redes secundarias de distribución de acueducto.

130 NS-028 Presentación de estudios y diseños de sistemas de acueducto 131 NS-029 Pozos de inspección 132 NS-030 Lineamientos para trabajos topográficos 133 NS-031 Estudios de población y demanda de agua en sectores específicos de la ciudad 134 NS-032 Criterios para diseño hidráulico de tanques de compensación 135 NS-033 Criterios para diseño de red matriz 136 NS-034 Criterios para diseños de conducciones y líneas expresas 137 NS-035 Requerimientos para diseño de cimentación de tuberías en redes de acueducto y alcantarillado 138 NS-036 Criterios para diseño de red de acueducto secundaria y menor de distribución 139 NS-037 Uso adecuado del sistema de alcantarillado 140 NS-038 Manual de manejo de impacto ambiental y urbano 141 NS-039 Control para vertimientos de residuos líquidos no domésticos 142 NS-040 Matrices de peligro. Requisitos mínimos para su elaboración 23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-23 • 2020 • OCTUBRE • 22 No Código Título 143 NS-041 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo en excavaciones 144 NS-042 Ejecución de las labores de suspensión de servicio y de restablecida en redes menores 145 NS-045 Cálculo del índice de agua no contabilizada y responsabilidad de la información 146 NS-046 Requisitos para la elaboración y entrega de planos de obra construida de redes de acueducto y alcantarillado 147 NS-047 Sumideros 148 NS-048 Programación y control de proyectos 149 NS-049 Ejecución de las labores de puesta en servicio de redes matrices por primera vez 150 NS-050 Calibración de instrumentos de pesaje no automáticos 151 NS-051 Puesta en funcionamiento y calibración de estaciones reductoras de presión 152 NS-052 Diseño de estaciones reductoras de presión para las redes de distribución de acueducto 153 NS-053-1 Modelo de datos de infraestructura de acueducto 154 NS-053-2 Modelo de datos de infraestructura de acueducto 155 NS-054 Presentación de diseños de sistemas de alcantarillado 156 NS-055 Intervención y manejo de zonas verdes 157 NS-056 Directrices para recuperación de redes de acueducto en zonas urbanas 158 NS-057 Cunetas y canaletas de drenaje superficial 159 NS-058 Aspectos técnicos para la investigación y calificación de redes de alcantarillado con equipos de CCTV 160 NS-059 Aspectos técnicos para la reparación de redes matrices de acueducto 161 NS-060 Criterios de diseño de anclajes en redes de acueducto y alcantarillado 162 NS-061 Aspectos técnicos para la rehabilitación de redes y estructuras de alcantarillado 163 NS-062 Criterios generales para el diseño de tanques 164 NS-063 Aspectos técnicos para mantenimiento de canales 165 NS-064 Monitoreo del servicio de sistemas de acueducto de la EAAB-E.S.P.

166 NS-066 Criterios de diseño de pozo séptico 167 NS-067 Parámetros de calidad de agua potable a la salida de las plantas de tratamiento en la EAAB 168 NS-068 Conexiones domiciliarias domésticas y no domésticas 169 NS-069 Manejo de aguas en actividades de construcción y mantenimiento de redes 170 NS-070 Preparación y manipulación de reactivos 171 NS-071 Preparación y manipulación de medios de cultivo 172 NS-072 Entibados y tablestacados 173 NS-073 Instalación y condiciones de recibo de redes de alcantarillado 174 NS-074 Requisitos mínimos para cajas de inspección externa para aguas residuales no domésticas 175 NS-076 Requerimientos para diseño y construcción de obras de protección de taludes 176 NS-077 Cajas para accesorios de acueducto 177 NS-078 Requisitos para el diseño y construcción de túnel liner 178 NS-079 Criterios para la instalación de tuberías sin zanja para acueducto 179 NS-082 Criterios para selección de bombas centrífugas sumergibles tornillo.

180 NS-083 Criterios de diseño de estaciones de bombeo para acueducto 181 NS-084 Criterios para selección de válvulas 182 NS-085 Criterios de diseño de sistemas de alcantarillado 183 NS-086 Instalaciones interiores de baja tensión REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-24 • 2020 • OCTUBRE • 22 24 No Código Título 184 NS-087 Aspectos técnicos para instalación de válvulas 185 NS-088 Geotextiles y geocompuestos de drenaje 186 NS-090 Protección de tuberías en redes de acueducto y alcantarillado 187 NS-091 Criterios de diseño de sistemas de puesta a tierra 188 NS-092 Instalaciones exteriores de baja tensión 189 NS-093 Centros de control de motores 190 NS-094 Centros de distribución de potencia 191 NS-095 Diseños de sistemas internos ahorradores de energía 192 NS-096 Revisión de instalaciones hidráulicas internas e inspección externa 193 NS-097 Criterios de diseño de estaciones de bombeo de alcantarillado 194 NS-098 Condiciones técnicas para suspensión-reinstalación y corte-reconexión del servicio de acueducto 195 NS-099 Requisitos para evaluación de productos y nuevas tecnologías para uso de la EAAB-ESP 196 NS-100 Criterios para la evaluación de la conformidad de los productos que adquiere la EAAB-ESP 197 NS-102 Requisitos mínimos para distribución de agua en carrotanques 198 NS-103 Instalación de concreto 199 NS-105 Instalación de macromedidores 200 NS-106 Calibración y verificación metrológica de macromedidores 201 NS-107 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de equipos empleados en labores de construcción de sistemas de acueducto y alcantarillado 202 NS-108 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de herramientas manuales 203 NS-109 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para la realización de trabajos con líneas eléctricas 204 NS-110 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para la realización de trabajos en alturas 205 NS-111 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo en espacios confinados 206 NS-112 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo, transporte y almacenamiento de productos químicos para el tratamiento de agua 207 NS-113 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para la realización de trabajos en talleres de mantenimiento mecánico, automotriz y maquinaria industrial 208 NS-114 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de equipos empleados en el mantenimiento de sistemas de alcantarillado 209 NS-115 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para operaciones de toma de muestras 210 NS-116 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de explosivos 211 NS-117 Requisitos mínimos seguridad y salud en el trabajo para el manejo de gases comprimidos 212 NS-118 Requisitos mínimos para la elaboración de diseños detallados para restauración ecológica y manejo paisajístico de la zona de ronda y zona de manejo y preservación ambiental de las quebradas del distrito capital 213 NS-119 Requisitos mínimos para la elaboración del diseño detallado para la recuperación ecológica de los humedales y zonas de ronda del distrito capital.

214 NS-120 Requisitos mínimos para la realización de inventarios de cobertura arbórea y arbustiva 215 NS-121 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de máquinas herramientas 216 NS-122 Aspectos técnicos para diseño y construcción de subdrenajes 217 NS-123 Criterios para selección de materiales de tuberías para redes de acueducto y alcantarillado 218 NS-126 Licencias permisos y autorizaciones de carácter ambientales y urbano 219 NS-127 Impermeabilización de tanques existentes de agua potable 220 NS-128 Lineamientos generales para diseño y construcción de instalaciones hidrosanitarias internas y sistemas contra - incendio 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-25 • 2020 • OCTUBRE • 22 No Código Título 221 NS-129 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo seguro de cloro 222 NS-130 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para manejo seguro de montacargas 223 NS-131 Requisitos mínimos de seguridad vial 224 NS-132 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para manejo adecuado de cargas físicas 225 NS-133 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para manejo de botes 226 NS-134 Planes de emergencia y contingencias (PEC), requisitos mínimos para su elaboración 227 NS-135 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para labores relacionadas con izaje 228 NS-137 Reporte e investigación de accidentes e incidentes 229 NS-139 Requisitos para la determinación del ancho mínimo del derecho de vía en redes de acueducto y alcantarillado 230 NS-141 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para contratistas 231 NS-142 Esquemas típicos de cabezales entrega a canales en redes de alcantarillado 232 NS-148 Instrumentación geotécnica y estructural de proyectos de acueducto y alcantarillado 233 NS-150 Consideraciones de diseño en la técnica de tubería curada en sitio (CIPP)

234 NS-151 Sondeo y limpieza de redes, sumideros y pozos de alcantarillado 235 NS-152 Consideraciones de construcción en la técnica de tubería curada en sitio (CIPP)

236 NS-159 Requerimientos técnicos para la detección de fugas sin suspensión del servicio en redes matrices 237 NS-163 Requisitos para el desarrollo y calibración de modelos hidráulicos de los sistemas de alcantarillado 238 NS-164 Medición y monitoreo en redes de alcantarillado 239 NS-165 Requisitos para el desarrollo y calibración de modelos hidráulicos de los sistemas de acueducto 240 NS-166 Criterios para diseño y construcción de sistemas urbanos de drenaje sostenible (SUDS)

241 NS-167 Criterios de diseño para la reposición de redes de acueducto con rotura de tubería (pipe bursting)

242 NS-168 Requerimientos de construcción para la reposición de redes de acueducto con rotura de tubería (pipe bursting)

243 NS-169 Criterios de diseño para la rehabilitación de redes de alcantarillado con revestimiento enrollado en espiral (spiral wound)

244 NS-170 Requerimientos de construcción para la rehabilitación de redes de alcantarillado con revestimiento enrollado en espiral (spiral wound)

245 NS-171 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo de riesgo biológico 246 NS-172 Modelo de maduración y gestión de proyectos 247 NS-173 Criterios de instalación y operación de by-pass en redes matrices de acueducto 248 NS-174 Criterios de diseño para la microtunelación e hincado de tubería en redes de acueducto y alcantarillado (microtunneling and pipe jacking)

249 NS-175 Requerimientos de construcción para la microtunelación e hincado de tubería en redes de acueducto y alcantarillado (microtunneling and pipe jacking)

250 NS-176 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el manejo del riesgo químico 251 NS-177 Requisitos mínimos de seguridad y salud para labores con energías peligrosas 252 NS-178 Requisitos mínimos de los estudios para la adquisición predial en la EAAB-ESP 253 NS-179 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para trabajos en caliente 254 NS-180 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para gestión de la higiene industrial 255 NS-181 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para señalización industrial 256 NS-182 Requisitos mínimos de seguridad y salud para protección personal, colectiva e integral 257 NS-183 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para el almacenamiento 258 NS-184 Requisitos mínimos de seguridad y salud en el trabajo para alimentos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-26 • 2020 • OCTUBRE • 22 26 No Código Título 259 NS-185 Control de calidad para la construcción de datos técnicos y geográficos 260 NT-001 Medidores de agua potable. Definiciones y clasificación.

261 NT-002 Terminología de acueducto 262 NT-003 Terminología de alcantarillado 263 NT-004 Equipos de instrumentación electrónica. Terminología 264 NT-005 Terminología sanitaria y ambiental 265 NT-006 Terminología de seguridad y salud en el trabajo 266 NT-007 Terminología de ingeniería eléctrica 267 NT-008 Terminología mecánica 268 NT-009 Terminología de construcción 269 NT-010 Terminología para clasificación de proyectos 270 NT-011 Terminología en sistemas de información geográfica y topografía 271 NT-012 Terminología de gestión predial 272 NT-013 Terminología de Hidrología 27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-27 • 2020 • OCTUBRE • 22 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. dos en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Resolución Reglamentaria Número 020 (Octubre 19 de 2020)

“Por la cual se modifica y adopta la nueva versión del Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos de Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.” la Contraloría de Bogotá, D. C.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo N° 658 de 2016, modificado por el Acuerdo N° 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C.

Que mediante Resolución Reglamentaria N° 049 del 31 de 0ctubre de 2019, se adoptó la versión 8.0 del Procedimiento para la Organización y Transferencias Documentales – PGD-05, el cual requiere ser actualizado para articularlo con los ocho (8) Procesos de la Gestión Documental, enfocados particularmente en las tareas que deben ser aplicadas por todos los funcionarios y contratistas de la entidad.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que adicionalmente, el trabajo en casa decretado por el Gobierno Nacional como medida preventiva frente al Coronavirus – Covid 19, incrementó el volumen de documentos de archivo en soporte electrónico y la conformación de expedientes netamente electrónicos, conllevando la modificación de acciones y algunos formatos, lo cual hace necesario unificar el PGD-05 y el PGD-04, integrándose la organización de documentos electrónicos, formatos, términos y normatividad.

Que según los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional los procedimientos para la ejecución de procesos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que en virtud de lo anterior, la referida Resolución también adoptó la versión 6.0 del Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Documentos en Archivo de Gestión y Archivo Central
- PGD-04, el cual debe ser eliminado, puesto que su contenido se integra en el Procedimiento PGD-05 con la organización de documentos electrónicos, formatos, términos y normatividad.

Que en tal sentido, se hace necesario modificar el nombre del Procedimiento para la Organización y Transferencias Documentales – PGD-05 por “Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos PGD-05”, e incorporar los cambios aprobados en cumplimiento de la normatividad vigente, teniendo en cuenta el concepto de mejora.

RESUELVE:

Que mediante Resolución Reglamentaria N° 038 del 08 de octubre de 2018, se adoptó la nueva versión del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, en la Contraloría de Bogotá, D.C., de conformidad con lo establecido en el Decreto 1499 del 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública-, con el fin de incorporar la estructura definida en la Dimensión N° 7ª - Control Interno del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, la cual opera como herramienta de gestión que propende por el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control en la Entidad.

Artículo primero.

Eliminar el Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Documentos en Archivo de Gestión y Archivo Central PGD-04, versión 6.0.

Que el Acuerdo 658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., establece en el artículo 6° que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagra-

Artículo segundo.

Modificar el nombre del Procedimiento para la Organización y Transferencias documentales PGD-05 por “Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos PGD-05.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-28 • 2020 • OCTUBRE • 22 28

Artículo tercero.

Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del Proceso de Gestión Documental:

No. DOCUMENTO CÓDIGO VERSIÓN 1 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos PGD. PDE-05 9.0

Artículo cuarto.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la divulgación y cumplimiento de los procedimientos adoptados.

Artículo quinto.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los numerales 1° y 2° del artículo 1° de la Resolución Reglamentaria No. 049 de 2019.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los diecinueve (19) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

MARÍA ANAYME BARÓN DURÁN Contralora de Bogotá, D.C. (E)

29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-29 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 1 de 62 Responsable del Proceso Dirección de Planeación Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Mónica Andrea Pineda Sánchez Gabriel Hernán Méndez Camacho Cargo: Subdirectora Administrativa Director Técnico de Planeación Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación R.R. Nº 020 Fecha: 19 de octubre de 2020

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la Producción, Organización y Conservación de Documentos, indicando quién, cuándo, cómo, donde se debe ejecutar cada actividad y qué especificaciones debe cumplir (puntos de control y/u observaciones) para lograr que los documentos producto del cumplimiento de las funciones de cada dependencia, tanto físicos como electrónicos sean fuente de información confiable, integra y disponible para los interesados, en todas las fases de archivo.

2. ALCANCE:

Inicia con la producción o recepción del o los documento(s) por parte de los servidores públicos y contratistas, la conformación de expedientes de archivo, la entrega al archivo central y termina con la publicación del acta e inventario documental en la página WEB de la entidad.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 527 18-ago-1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 14-jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 599 24-Jul-2000 Por la cual se expide el Código Penal. TITULO IX DELITOS CONTRA LA FE PUBLICA - Capítulo Tercero – Falsedad en Documentos Art 286 al 296 Ley 1437 18-ene-2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Titulo III PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL – Capitulo IV Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. Ley 734 5-feb-2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único (Art 34 y 35)

Decreto 2578 13-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Art 14 al 16, Comité Interno de Archivo: Conformación, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-30 • 2020 • OCTUBRE • 22 30 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 2 de 62 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN funciones. Art 24: Director Administrativo y Responsable de Archivo: Debe exigir Inventarios Documentales y denunciar en caso de incumplimiento.

Decreto 2609 14-dic-2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Parte VIII Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico.

Título II - PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO  Capítulo I Sistema Nacional de Archivos. Art 2.8.2.1.5 y 6 Responsabilidad del Archivo Distrital  Capitulo II Evaluación de Documentos de Archivo Art 2.8.2.2.4 Obligatoriedad de exigir a servidores públicos y contratistas la Entrega de Inventarios Documentales al desvincularse de sus funciones  Capítulo V Gestión de Documentos Art 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos Decreto 1080 26-may-2015  Capitulo IX Transferencia Secundarias  Capitulo X Transferencia de documentos de las demás ramas del poder público y de los órganos autónomos y de control  Capitulo XI Procedimiento para realizar las transferencias de documentos de conservación permanente Título VII - REGLAMENTACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA Y/O TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DE LAS ENTIDADES QUE SE SUPRIMEN, FUSIONEN, PRIVATICEN O LIQUIDEN Titulo X – DISPOSICIONES FINALES EN MATERIA ARCHIVISTICA Art 2.8.10.14. Publicación de las transferencias en la página web. Art 2.8.10.16. Uso de tecnologías de la información en transferencias documentales.

Art 2.8.10.18. Documentos sobre los cuales exista reserva legal Acuerdo 60 30-oct-2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 38 20-sep-2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 (Responsabilidades servidores públicos y regula Inventario Documental)

Acuerdo 42 31-oct-2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan Artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594/2000. AGN.

31 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-31 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 3 de 62 NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Acuerdo 04 15-mar-2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. AGN.

Acuerdo 05 15-mar-2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. AGN.

Acuerdo 02 14-mar-2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. AGN.

Acuerdo 06 15-oct-2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

Acuerdo 03 17-feb-2015 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012 Mini-Manual Nº 4 2001 Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

NTC ISO 30300:2013 28-ago-2013 Norma Internacional - Sistema de Gestión para los Documentos.

NTC ISO 27001:2013 11-dic-2013 Norma Internacional - Requisitos Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. NTC - ISO 9000:2015 15-oct-2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2015 23-sep- 2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. DEFINICIONES:

ACTA: documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en un comité o equipo de gestores.

ADMINISTRADOR ARCHIVO DE GESTIÓN: responsable de recibir los expedientes que contienen los documentos de archivo y/o de apoyo de los funcionarios responsables de su producción, gestión, tramite y organización, cumpliendo con los procedimientos del proceso gestión documental, para ser custodiado, administrado en el archivo de gestión de la dependencia y transferido al archivo central cuando este cumple el tiempo de retención y transfiere al archivo central.

ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-32 • 2020 • OCTUBRE • 22 32 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 4 de 62 ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTÓRICO: archivo conformado por los documentos que, por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos.

BACKUPS: es la copia de seguridad de los datos de un usuario o entidad que están almacenados en un ordenador, con el propósito de disponer de un medio para recuperarlos ante una eventual pérdida.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CRONOGRAMA DE TRANFERENCIAS: programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DATACONTRABOG: espacio el servidor, asignado a las diferentes dependencias de la entidad, para almacenar la información institucional en forma electrónica conforme a la serie y subserie establecida en la TRD – Tabla de Retención Documental vigente, cuya responsabilidad de la administración corresponde a cada dependencia. El usuario lo visualiza en el explorador de archivos o directorio de archivos, en la carpeta, que se identifica con un icono que simboliza un disco con el nombre “Datacontrabog (\\Datacontrabog) (X:)”

DEPURACIÓN: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

33 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-33 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 5 de 62 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.

DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico DOCUMENTO DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: es el registro de la información generada (texto, gráficos, videos, audios, etc.), almacenada, y disponible por medios electrónicos; en el documento electrónico, las cadenas de bits representan el contenido informativo y los medios de almacenamiento el soporte. Ejemplo: un documento de texto (.doc) o una hoja de cálculo (.xlsx) almacenados en un servidor institucional, CD o un Disco Duro.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos ELIMINACIÓN: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

EQUIPO DE GESTORES DE PROCESO: grupo multidisciplinario de servidores públicos, representativo del proceso que participa en la gestión del mismo proceso, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos, oportunidades de mejora y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas. En el equipo de gestores de proceso deben participar los jefes y servidores públicos de las dependencias que integran los procesos.

EXPEDIENTE: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

EXPEDIENTE HÍBRIDO: sumado a la definición de expediente, este contiene una parte de documentos en soporte electrónicos y documentos otra parte en soporte papel.

FECHAS EXTREMAS: se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-34 • 2020 • OCTUBRE • 22 34 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 6 de 62 FOLIO: hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID: forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

INVENTARIO DOCUMENTAL: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

MEMORIA INSTITUCIONAL: la memoria institucional contiene documentos que permiten reconstruir la historia de la Contraloría de Bogotá.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como Bienes de Interés Cultural - BIC.

RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se decide la disposición final de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación.

SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

35 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-35 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 7 de 62 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité Interno de Archivo de la Entidad UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Ejemplo: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): son aquellos que tienen los documentos, mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

VALORES SECUNDARIOS: son aquellos que interesan a los investigadores de información retrospectiva y su conservación es permanente Surge una vez agotados los valores primarios.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-36 • 2020 • OCTUBRE • 22 36 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 8 de 62

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

5.1. Producción y Organización Documental Física y Electrónica (Anexo 1 - Instructivo para la Producción, Organización y Conservación de Documentos)

Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 1 Produce o recibe documentos de archivo (en soporte físico o electrónico) y le da el trámite respectivo.

Punto de Control: Verifica que la producción de documentos se realice de acuerdo al numeral 1, 2 y 3 (planeación, producción, gestión y tramite de los documentos) del Anexo N° 1 2 Punto de Control:

Tenga en cuenta lo establecido en el numeral 4.1 (clasificación) del Anexo N° 1 Crea la carpeta de archivo (física y/o electrónica) y almacena los documentos relacionados con un mismo asunto, como lo indica la TRD, desde que produce o recibe el 1er documento de archivo (físico o electrónico)

Asesor, Gerente, Profesional, Técnico, Secretario o Auxiliar (Todos los servidores públicos o contratistas que gestionan y tramitan documentos en cumplimiento de 3 sus funciones)

Almacena los documentos físicos y/o electrónicos en orden cronológico, en el mismo orden en el que se generaron, si existen anexos, deben ir enseguida del documento que los menciona. (Acuerdo 042 de 2003 Art 3).

Punto de Control:

La organización de los documentos debe ser asumida por el funcionario que maneje el tema (Ley 594 de 2000, Art 4, numeral d). Realizar actividad cumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.1 (ordenación de documentos) del Anexo N° 1.

Observación:

En los expedientes electrónicos adicional a lo anterior, deben guardar los documentos (archivos) con el título o asunto del documento, Nº de radicado o acta, fecha y anteponer a este nombre un Nº consecutivo para marcar el orden de los documentos dentro del expediente (se deben manejar 2 dígitos), los anexos, también se numeran con subniveles.

37 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-37 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 9 de 62 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Testigo Remplazo de 4 Unidad Documental Especial PGD-05-02 Asesor, Gerente, Profesional, Elabora los testigos cuando exista una unidad documental de gran formato como planos o mapas y documentos electrónicos dentro de los expedientes físicos, en su lugar se deja este formato diligenciado y la unidad documental especial al final de la carpeta debidamente identificada para mantener el vínculo archivístico.

Técnico, Secretario o Auxiliar (Todos los servidores públicos o contratistas que gestionan y tramitan documentos en cumplimiento de sus funciones)

Punto de Control:

El testigo lleva el # de folio consecutivo, según la posición de la unidad documental que remplace.

Observación:

Los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., no usarán CD’s, DVD, USB y demás unidades de almacenamiento externo para guardar documentos de archivo en los expedientes físicos, estos solo se podrán usar traslados temporales de información o entrega de información a clientes externos. Es espacio adecuado para los documentos electrónicos es el servidor institucional establecido para esto.

5 Depura las carpetas físicas y electrónicas en caso de ser necesario, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.3. del Anexo N° 1.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-38 • 2020 • OCTUBRE • 22 38 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 10 de 62 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 6 Observación: La foliación se realiza a medida que se van incorporando los documentos a la carpeta.

Punto de Control: Cumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.4. del Anexo N° 1.

Folia consecutivamente (sin complementos como A, B, Bis, entre otros) con lápiz de mina negra cada hoja, en la parte superior derecha en el mismo sentido del texto (lectura). Esta actividad aplica solo para expedientes físicos.

Hoja de Control (Expediente Físico) PGD-05-03 7 o Hoja de Control (Expediente Electrónico)

PGD-05-03 Registra la información básica de cada documento y anexo producido o recibido en la hoja de control, esta debe ser firmada por responsable de su diligenciamiento y el jefe inmediato, como garantía de que los documentos muestran la secuencia de sus actuaciones que dan cumplimiento a sus funciones y que el expediente contiene lo que está allí relacionado Aplica a los expedientes 100% electrónicos la hoja de control (Expediente Electrónico).

Observación:

Aplica a carpetas que contienen más de una unidad documental.

La hoja de control debe facilitar la búsqueda de los documentos dentro de cada carpeta, evita la pérdida e ingreso indebido de documentos, asegurar el correcto orden de los documentos y sus anexos.

Punto de Control:

Tener en cuenta lo establecido en el Acuerdo 05 de 2013, Art 15 y Acuerdo 02 de 2014, Art 12, indican que los documentos deben llevar la secuencia de la actuación o tramite y que la persona responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental.

Inventario Documental 8 Archivo de Gestión PGD-05-04 Registra cada una de las carpetas que existan en soporte físico y los expedientes que se encuentran en soporte electrónico en libro del Excel "Inventario Documental Archivo de Gestión", en la primera Hoja que se llama “Inventario Base”

Observación: Cada carpeta lleva sus propias fechas extremas, según los documentos que contiene.

Punto de Control: Realizar actividad cumpliendo lo establecido en el numeral 4.3.2. del Anexo N° 1.

Rotulo de Carpeta 9 Imprime rotulo de carpeta y lo pega en el recuadro de la carpeta.

Observación: Se genera automáticamente a partir del “Inventario Base”.

39 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-39 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 11 de 62 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 10 FUID Formato Único de Inventario Documental PGD-05-05 Observación: Se genera automáticamente a partir de lo registrado en el “Inventario Base”.

Punto de Control: Entrega en el mismo orden relacionado en el FUID.

Imprime FUID, firma y entrega al Administrador del Archivo las carpetas (expedientes) que estuvieron a su cargo (bien sea por finalización de tarea o desvinculación por más de 15 días hábiles, vacaciones o retiro), esto en cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 Art 2.8.2.2.4, entrega de documentos tanto físicos como electrónicos.

Inventario Documental Archivo de 11 Gestión (Libro de Excel)

Profesional, Técnico o Auxiliar (Administrador del Archivo de Punto de Control:

El Administrador de archivo debe estar asignado como lo indica el numeral 5.3 del procedimiento.

El Administrador del Archivo es el responsable de llevar el inventario consolidado de la dependencia, de mantener las carpetas, cajas, estantería de archivo ordenadas de izquierda a derecha como lo indica el numeral 4.2.5 del anexo N° 1 y de mantener depurado el archivo como lo indica el numeral 4.2.6 del anexo N° 1.

Gestión)

Verifica que los servidores públicos o contratistas que entregaron los documentos que tenían bajo su responsabilidad por razón a su labor, hayan cumplido con lo establecido en los anteriores puntos, de lo contrario devuelve el expediente hasta que quede a conformidad Verifica el orden de las carpetas dentro de las cajas y que estén almacenadas sobre su lomo Mantiene la estructura jerárquica establecida en el numeral 4.1 del Anexo N° 1, separando los documentos de archivo de los de apoyo, ordenando cada grupo por vigencias, TRD u oficinas.

Rotulo de 12 Caja Imprime los rótulos de las cajas y los pega en la tapa de la caja, después del logo de la Contraloría de Bogotá, cuando se llene la caja.

Observación: Los genera automáticamente a partir del "Inventario Base”. Las cajas deben ser solicitadas previamente al Proceso Gestión Documental a través de la mesa de servicios.

Punto de Control: La estantería debe estar debidamente identificada (marcada por el administrador del archivo)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-40 • 2020 • OCTUBRE • 22 40 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 12 de 62 5.2. Transferencia Primaria (del Archivo de Gestión al Archivo Central)

Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Cronograma de Visitas Profesional o 1 Cronograma Transferencias Técnico del Proceso Gestión Documentales Documental Elabora "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales" y convoca al Comité Interno de Archivo para su presentación y aprobación.

(Libro en Excel)

Observación:

Esta actividad se realiza al finalizar el año.

Las visitas deben programarse y realizarse en el 1er trimestre el año y posterior se programan las transferencias.

Comité Interno de Archivo: Director Administrativo y Financiero, de TIC’s, de Planeación, Jefe Acta de Comité Interno 2 de Archivo Oficina Asesora Jurídica, Control Aprueba el "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales".

PGD-02-07 Interno, Subdirector de Servicios Generales y responsable del Área de Archivo 3 Director Administrativo y Remisión de Cronogramas Financiero PGD-07-02 Comunica "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales" a todos los funcionarios de la entidad.

Director, Subdirector, Jefe de Oficina o 4 Gerente Da a conocer a todos los funcionarios y contratistas de su dependencia el "Cronograma de Visitas y Transferencias Documentales".

(oficina productora)

Acta de Visita Archivos de Gestión PGD-02-07 Profesional y/o 5 Técnico del Proceso Gestión Informe Preliminar de Documental Seguimiento Archivos de Gestión Observación:

Registrar en el acta compromisos que garanticen la adecuada conservación de los documentos impresos y electrónicos que genera cada dependencia de la entidad, desde que nacen hasta su eliminación o traslado al Archivo Central.

Realiza visita a la dependencia mide el nivel de responsabilidad frente al cumplimiento de los compromisos registrados en la visita de vigencia anterior, la organización de documentos físicos y electrónicos por parte de todos los funcionarios, el uso de formatos y herramientas (aplicativos) vigentes. Se mide el volumen documental, su nivel de organización, la capacidad de almacenamiento, las condiciones 41 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-41 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 13 de 62 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / Remisión del Informe Preliminar (PGD-07-02 o E-Mail)

Informe Final Seguimiento Archivos de Gestión Remisión del Informe Final (PGD-07-02)

OBSERVACIONES ambientales en que se encuentran los documentos, que necesidades tienen, entre otros aspectos.

Realiza capacitación para fortalecer los procesos que presenten dificultad, en el evento de ser necesario.

Elabora informe preliminar y remite a todas las dependencias visitadas, recibe observaciones y elabora informa final para remisión a la oficina de control interno en caso de contener irregularidades en los archivos de gestión.

Profesional, Técnico o Auxiliar 6 (Administrador FUID Formato Único del Archivo de Imprime FUID, firma y entrega al Director, subdirector, jefe o gerente de la oficina para su aprobación. de Inventario Gestión)

Documental PGD-05-05 Observación:

Los genera automáticamente a partir del "Inventario Base”. 7 Director, Subdirector, o Jefe de Oficina Aprueba Transferencia Documental al Archivo Central, firmando el FUID.

Productora Profesional, Técnico o Auxiliar 8 (Administrador del Archivo de Punto de Control: Realizar actividad cumpliendo lo establecido en el numeral 4.3.2. del Anexo N° 1.

Gestión)

FUID Formato Único Envía el Inventario Documental por correo electrónico al Archivo Central y el FUID con las firmas respectivas.

Solicita el vehículo para traslado y entrega al archivo central la documentación objeto de transferencia en el mismo orden registrado en el Inventario. de Inventario Administrador del Documental Archivo de PGD-05-05 9 Gestión y Profesional o Observación:

Si hay lugar a correcciones, se harán inmediatamente.

Técnico del Proceso Gestión Documental Verifica conjuntamente que se haya dado cumplimento a las actividades descritas en el procedimiento 5.1. Producción y Organización Documental Física y Electrónica en la documentación objeto de transferencia.

10 Técnico del Proceso Gestión Aprueba transferencia firmando el FUID en la casilla de recibido.

Documental REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-42 • 2020 • OCTUBRE • 22 42 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 14 de 62 Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 11 Planilla Control Entrega de Transferencias Registra la entrega de la Transferencia en la planilla "Control Entrega de Transferencias"

PGD-05-06 Inventario Documental Profesional o 12 Archivo de Técnico del Proceso Gestión Gestión PGD-05-04 Documental Documentos Físicos: Ubica la documentación en la estantería del Archivo Central, asigna Nº único consecutivo de Caja.

Registra en cada unidad documental (cajas y carpetas) su ubicación topográfica y de igual manera en el Inventario Documental Archivo de Gestión.

Documentos Electrónicos: Ubica la documentación en el servidor institucional establecido para esto en lo posible aplicando los formatos de preservación digital a largo plazo a los documentos que se conserven por más de 10 años.

13 Devuelve al Administrador del Archivo de Gestión el Inventario Documental electrónico.

Inventario General del 14 Unifica el Inventario del Archivo de Gestión al Inventario General del Archivo Central.

Archivo Central PGD-05-04 5.3. Control Archivos de Gestión N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Contralor, Asignación Administrador Contralor Auxiliar, Jefes de Oficinas Carpeta Electrónica (PGD-07-02 o 1 E-Mail)

Asesoras, Directores, Subdirectores y Gerentes, Asigna mediante memorando a un funcionario(s) de su dependencia como Administrador de Archivo de Gestión Físico y Administrador de Archivo de Gestión Electrónico (Datacontrabog).

Remite a la Subdirección de Servicios Generales los Asignación Administrador Archivo Físico Observación: El memorando de asignación administrador carpeta electrónica debe ir con copia a la Dirección de TIC para que asignen los permisos correspondientes Punto de Control: Garantizar que sus funcionarios y contratistas a 43 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-43 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 15 de 62 N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / (PGD-07-02 o OBSERVACIONES memorandos para su registro y control.

E-Mail) cargo conozcan y apliquen el procedimiento en los documentos físicos y/o electrónicos.

Registro Administradore Profesional, s Archivos de Gestión Físico (PGD-05-07)

2 Técnico, Secretaria o Auxiliar de la Subdirección Registro Administradore Observación:

Formatos (registros) se conservan en soporte electrónico. de Servicios s Archivo de Recibe memorandos de asignación administrador carpeta electrónica y asignación administrador archivo físico y actualiza el registro de administradores de archivos de gestión.

Generales Gestión Electrónico (PGD-05-08)

Inventario Documental Archivos de Crea en Datacontrabog carpetas por vigencia de documentos de apoyo y documentos de archivo, dentro de la carpeta de archivo, crea carpetas por TRD y dentro de la carpeta de apoyo carpetas por oficina.

Gestión (PGD-05-04)

Profesional, Técnico, Secretaria o Control de Seguridad Carpetas Archivo de 3 Auxiliar Administrativo asignado como Registra en el formato Control de Seguridad Carpetas Archivo de Gestión Electrónico, las carpetas, los funcionarios que tienen acceso a ella, desde que fecha, hasta cuándo y los permisos que tiene sobre la carpeta. administrador de Archivos de Gestión Electrónico (PGD-05-09)

Gestión.

Irregularidades frente a la Documentació Punto de Control:

Verifica que las carpetas hayan sido creadas de acuerdo al numeral 4.1. (Clasificación) del Anexo N° 1 Observación:

Cuando se requiera recuperar información de Backups, se debe remitir a lo indicado en el procedimiento para la realización y control de copias de respaldo (BACKUPS) del Proceso Gestión de Tecnologías de la Información. n (PGD-07-02 o E-Mail)

Informa al jefe de la dependencia y al subdirector de servicios generales para tomar medidas al respecto, en caso de presentarse irregularidades en cuanto a deterioro de los documentos, por presencia de hongos o bacterias, mala organización o situaciones ambientales inadecuadas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-44 • 2020 • OCTUBRE • 22 44 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 16 de 62 N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Profesional Universitario, 4 Técnico del Archivo Central Punto de Control:

Verifica el cumplimiento de las recomendaciones y compromisos de la anterior visita.

Se revisan los inventarios documentales objeto de entrega de puesto de trabajo y el consolidado de la dependencia.

Realiza visita al archivo de gestión de acuerdo al cronograma de visitas establecido para la vigencia.

Elabora acta de visita registran el nivel de cumplimiento de compromisos, la aplicación de este procedimiento, el nivel de responsabilidad frente a la organización de documentos físicos y electrónicos por parte de los funcionarios y contratistas, uso de formatos y herramientas (aplicativos) vigentes para la producción, tramite y conservación de los documentos, como también se registra el volumen/peso documental, su nivel de organización, capacidad de almacenamiento, recomendaciones frente cada aspecto, condiciones ambientales, necesidades que tienen y los compromisos necesarios para que el archivo de gestión funcione en óptimas condiciones. Entrega el acta de visita al directivo de la dependencia para revisión.

Contralor Auxiliar, Jefes Acta de visita de Oficinas Archivos de 5 Gestión (PGD-02-07)

Asesoras, Directores, Subdirectores y Gerentes Locales Revisa acta de visita, recomendaciones y compromisos con los funcionarios de su dependencia, en caso de algún ajuste u objeción le informa al responsable de la visita para concertar lo pertinente hasta quedar a conformidad con los compromisos registrados en el acta.

Informe final de Seguimiento 6 Profesional del Archivo Central Visitas Archivos de Elabora informe final de seguimiento y lo remite a la oficina de Control Interno en caso de contener acciones de mejora en los archivos de gestión.

Gestión 45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-45 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 17 de 62 5.4. Transferencia Secundaria (del Archivo Central de la entidad al Archivo Distrital)

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES FUID Formato Único de Inventario Documental Técnico y Profesional del PGD-05-05 1 Grupo de Acta de Comité Observación:

Esta documentación no requiere proceso archivístico.

Gestión Documental Interno de Archivo PGD-02-07 Identifica y separa físicamente la documentación objeto de eliminación de acuerdo a las TVD – Tablas de Valoración Documental o TRD – Tablas de Retención Documental, la presenta al Comité Interno de Archivo mediante el FUID, para aprobar su eliminación, publica el FUID en la página WEB 30 días, sino hay objeción por parte de un ciudadano se elimina por medio de picado.

2 Técnico y Profesional del Proceso Organiza la documentación objeto de transferencia de acuerdo a las TRD y TVD, cumpliendo con el proceso técnico de archivo establecido en el numeral 5.1 del procedimiento.

Gestión Documental 3 Inventario Documental PGD-05-04 Registra cada unidad documental en el Inventario Documental según el "Instructivo Elaboración Inventario Documental"

Director Administrativo o 4 Acta de Reunión PGD-02-07 Subdirector Administrativo Acuerda con el Archivo Distrital fecha de entrega, aspectos específicos de la entrega y recepción de la transferencia.

5 Director Administrativo y Informe Técnico Financiero Presenta al Archivo de Bogotá el Informe Técnico detallado con los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a la documentación a transferir.

6 Archivo de Verifica el proceso para recibir la documentación.

Informe Técnico Bogotá REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-46 • 2020 • OCTUBRE • 22 46 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 18 de 62 N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Comité Interno de Archivo:

Director Administrativo, de Planeación, Acta de Reunión PGD-02-07 7 de TIC’s, Jefe Oficina Jurídica, Control Interno, Oficializa la entrega de la Transferencia al Archivo de Bogotá y remite a la Dirección de TIC’s para su publicación Subdirector de Inventario Documental PGD-05-04 Servicios Generales y responsable del Área de Archivo Publica el Acta e Inventario en la Página WEB de la Entidad.

8 Profesional Dirección TIC's 47 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-47 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 19 de 62

6. FORMATOS, PLANTILLAS O ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

PGD-05-01 – Instructivo para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Instructivo para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 19 de 62 Los documentos producidos por las entidades, no solo dan testimonio de su existencia y gestión, sino de la transparencia y eficacia con la que actuamos. Apoyan la defensa administrativa y jurídica de la entidad, la atención de requerimientos por parte de entes control, entidades y ciudadanía en general; son sustento para la toma de decisiones.

Por lo anterior, los archivos de gestión son piezas clave, como punto de partida en la construcción de esta memoria institucional y lograr que sea óptima, depende de todos (servidores públicos y contratistas) que producen o reciben documentación apoyado por el Proceso Gestión Documental.

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 Este proceso es responsabilidad de todos, porque podemos trasmitir a cada responsable de proceso nuestras ideas para que sean evaluadas y materializarlas en los procedimientos, formatos, formularios, plantillas con las que trabajamos; el propósito es indicar desde el título/asunto que deben llevar los documentos (el cual debe describir concretamente el objeto del documento), sus características, soporte (si es necesario), datos que generen la máxima calidad de información posible para que demuestren la efectividad de sus actividades, transparencia, cumplimiento de funciones y satisfacción de las necesidades de sus clientes, como se tramitan, hasta donde se conservan.

 Adicional, el responsable del Proceso Gestión Documental recibe, centraliza y materializa las ideas y normas que ayudan a mantener disponible y en el mejor estado los documentos (físicos y electrónicos) producidos y recibidos en la entidad que evidencian el cumplimiento de sus funciones, como los administrara y como administrara los espacios físicos y electrónicos para su almacenamiento con la máxima calidad posible, las cuales se dejan de manera explícita en sus planes, programas, instrumentos archivísticos, entre otras herramientas, para que todos en la entidad tengamos claras las actividades que debemos realizar desde la producción de los documentos hasta su destino final.

2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

 Deben estar firmados manuscritamente con tinta negra, si es un documento electrónico, debe estar firmado electrónicamente (con una contraseña, datos biométricos o claves criptográficas privadas) o digitalmente (firma electrónica certificada), en caso de no poder utilizar ninguna de estas se utiliza firma digitalizada o escaneada, esta excepción se lleva a cabo en situaciones extremas (pandemias). No debe faltar ninguna firma.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-48 • 2020 • OCTUBRE • 22 48 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 20 de 62  Los documentos que NO llevan firma(s) autógrafa(s), es decir (a puño y letra), se conservan solo en soporte electrónico, no se imprimen.

 Todos los anexos deben estar relacionados en el documento que los precede e indicar el propósito de cada uno de ellos, para que el destinatario comprenda claramente la función que cumple cada uno de ellos.

 Producir solo un (1) original, este lo conserva la oficina responsable del tema, las demás oficinas y solo porque sea completamente necesario conservarán copia (preferiblemente electrónica).

 Deben tener nombres completos de quien elabora, revisa, proyecta y firma, la fecha también debe estar completa (día, mes y año) y legible en caso de que sea manuscrita.

 Todas las comunicaciones oficiales (recibidas y enviadas) deben estar radicadas en el sistema de información oficial que administra las comunicaciones de la entidad.

 Los documentos que se encuentren en páginas WEB, SECOP, SIVICOF, intranet, como documentos de la rendición de cuentas de los sujetos de vigilancia, contratos, planes programas, procedimientos, normatividad, etc., no archivarlos en lo posible, citarlos adecuadamente en los documentos donde se requiere. Cuando sea completamente necesario archivarlo en el expediente procurar que sea en soporte electrónico.

 Usar el papel ecológico en los documentos que se conservan 20 años o menos y papel bond blanco en los que se conserven por más de 20 años o son de conservación total (según TRD).

 La digitalización se realiza de manera independiente, no por lote de documentos y según su uso debe cumplir con las especificaciones del programa de reprografía.

 Cuando reciba CD, DVD, USB, deben elaborarle el testigo y este debe reflejar claramente su contenido. Realice copia de respaldo en el sistema destinado para esto únicamente de los documentos que aporten valor probatorio y directo al objetivo del trámite.

 No deben tener tachones, corrector, marcas con resaltador, ni separadores de colores.

 Deben estar en los formatos vigentes (consultar intranet).

 Si los títulos o asuntos de los registros (documentos) no responden al objeto del documento, o los datos que solicita pueden ser mejorados para que brinden mayor calidad de información (efectividad de las actividades, transparencia, cumplimiento de funciones y satisfacción de las necesidades de los clientes), donde y como se conservan (copia, original, físico, electrónico), solicitarlo al responsable del proceso de donde pertenece el procedimiento, primer ítem del primer proceso “PLANEACION ESTRATEGICA PARA LA GESTION DOCUMENTAL”.

3. GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

 Llevar a cabo lo planeado y establecido en los procedimientos de la entidad, puesto que allí es donde se indica la gestión y trámite que se debe realizar con cada documento.

49 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-49 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 21 de 62  Si la gestión, trámite y/o especificaciones, pueden ser mejoradas informarlo al responsable del proceso, primer ítem del primer proceso “PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL”.

 Se debe usar el sistema de información institucional dispuesto para realizar la gestión y trámite de los documentos y esto también debe estar indicado en los procedimientos del SIG.

4. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Este proceso contempla 3 etapas: Clasificación, Ordenación y Descripción (Identificación) de los documentos y sus unidades de conservación. 4.1. Clasificación La base fundamental para la clasificación es el principio de procedencia (cada dependencia según su función, debe conservar lo que le corresponde en soporte original) y clasificar sus documentos de acuerdo a los grupos documentales establecidos a la TRD, donde cada subserie o serie documental contiene documentos del mismo asunto.

Lo que no está en TRD pero que también hace parte de la gestión de la dependencia son documentos de apoyo, los cuales deben clasificarse por oficina y al interior por tramite.

Ejemplo tomado de una Dirección Sectorial sin Subdirecciones Cada vigencia debe contener los expedientes que se cerraron en ese año, es decir que si un expediente que se apertura en 2015, pero fue cerrado en 2020, es de la vigencia 2020, porque los tiempos de retención establecidos en la TRD, cuentan a partir de esta fecha.

De acuerdo a lo anterior, la estructura jerárquica que se maneja para clasificar es la siguiente:

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-50 • 2020 • OCTUBRE • 22 50 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 22 de 62 Espacio Físico / Electrónico Estantería de Archivo / Datacontrabog 1.1. Serie-Subserie 1.1.1. Expedientes ó Ejemplos:

1.1. Serie-Subserie-Expedientes 2.1. Oficinas con quienes tramitan 4.2. Ordenación 4.2.1. Ordenación de Documentos La base fundamental para la ordenación es el principio de orden original, quiere decir que los documentos se archivan en el mismo orden en el que se dieron los trámites y si existen anexos, deben ir enseguida del documento que los menciona o antecede, los anexos se ordenan según el relato o relación registrada en el documento que los precede.

51 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-51 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 23 de 62 En los expedientes electrónicos adicional a lo anterior, deben guardar los documentos (archivos) con el título o asunto del documento, Nº de radicado o acta, fecha y anteponer a este nombre un Nº consecutivo para marcar el orden de los documentos dentro del expediente (se deben manejar 2 dígitos), los anexos, también se numeran con subniveles, ver ejemplo 11.1, 11.2 y 12.1.

Mientras el expediente este en gestión pueden guardar la versión editable del documento como lo muestra el ejemplo en el numeral 01.

La hoja de control debe estar siempre guardada fisca y electrónicamente dentro del expediente correspondiente, en el espacio electrónico se numera con el 00.

27.07 – Inf Aud Reg Nº 202 - SD Catastro:

00. Hoja de Control Inf Aud Reg Nº 202 – Catastro
01. Asigna Equipo Auditor - 3-2020-98988 - 1-Jun-20.doc
01. Asigna Equipo Auditor - 3-2020-98988 - 1-Jun-20.pdf
02. Presenta Auditoria y Equipo Auditor - 2-2020-98989 - 2-Jun-20
03. Declaración de Ind de Pepito Pérez - 6-Jun-20
04. Declaración de Ind de Juanita González - 6-Jun-20
05. Acta Mesa Trabajo Nº 01 Ref Papeles Trabajo - 7-Jun-20
06. Acta Comité Técnico Nº 05 - Aprueba Plan de Trabajo 8-Jun-20
07. Plan de trabajo Auditoría de Regularidad
08. Remite Plan de Trabajo al Equipo Auditor - E-Mail - 8-Jun-20
09. Solicita Inf de Supervisión al SVCF - E-Mail – 9-Jun-20
10. Catastro Remite Informe - 1-2020-98989 - 10-Jun-20 11.Papel de Trabajo - Contrato Nº 8789 XX y YYY 11.1. Informe de Supervisión Nº XX - 3-Mar-19 11.2. Análisis de Liquidación Contrato Nº 8789 12.Papel de Trabajo - Plan de Mejoramiento - 12-Jun-20

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-52 • 2020 • OCTUBRE • 22 52 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 24 de 62 12.1. Análisis Cumplimiento PM - 1-Jun-20
13. Acta Mesa Trabajo Nº 05 - Resultado Gest Fiscal - 13-Jun-20
14. Inf Preliminar de la auditoría - 14-Jun-20
15. Acta Mesa Trabajo Nº 06 - Revisión Inf Preliminar - 15-Jun-20
16. Acta Comité Técnico Nº - Aprobación Inf Preliminar - 16-Jun-20
17. Plan de Mejoramiento - Hallazgos - 18-Jun-20
18. Remite Inf Final a CATASTRO - 2-2020-89898 - 19-Jun-20
19. Remite Inf Final a DEEPP - E-Mail - 20-Jun-20
20. Remite Inf Final a Apoyo al Despacho - E-Mail - 20-Jun-20
21. Informe Ejecutivo - 21-Jun-20
22. Remite Inf Ejecutivo - E-Mail - 21-Jun-20
23. Traslada hallazgo fiscal - 22-Jun-20
24. Remite HF a DRFJC - 3-2020-98989 - 23-Jun-20
25. Traslada Hallazgo Penal a Fiscalía - 2-2020-89898 - 24-Jun-20
26. Acta Mesa de Trabajo Nº 07 - Aprueba Beneficios - 25-Jun-20
27. Remite Beneficios a Planeación - E-Mail - 26-Jun-20
28. DRFJC Devuelve HF - 3-2020-89898 - 27-Jun-20
29. Acta Comité Técnico - Estudia Devolución HF - 28-Jun-20
30. Fiscalía Responde Hallazgo Penal - 1-2020-98989 - 30-Jun-20 Los papeles de trabajo (documento titulado así) dentro de los expedientes de Informes de Auditoria de Regularidad, de Desempeño o Visitas de Control Fiscal, deben ser agrupados por factor, el factor que termine primero se archiva en el expediente, obedeciendo el principio de orden original (cronológicamente).

La devolución de Hallazgos Fiscales, hacen parte integral del expediente de la Auditoria o Indagación Preliminar, se debe continuar con la foliación y agregar una nueva hoja de control, si los profesionales que manejan el expediente ya no están, el administrador del archivo realiza esta labor.

Los documentos iniciales de las Historias Laborales, se ordenan de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Provisión Empleos en Vacancia Planta de Personal (PGTH-04), en su “lista de chequeo” (PGTH-04-02), posterior a esta documentación y a la presentación del funcionario, los documentos se ordenan obedeciendo el principio de orden original (cronológicamente).

4.2.2. Elaboración de Testigos Aplica a los expedientes de archivo físico que contienen unidades documentales de gran formato como planos o mapas y a los expedientes de archivo híbridos, los que contienen documentos físicos y electrónicos, se debe dejar en el expediente físico un testigo y la unidad documental especial debe estar debidamente identificada para mantener el vínculo archivístico.

Los testigos se dejan físicamente dentro de la carpeta, en remplazo del documento de gran formato o documento electrónico y se folia con el numero consecutivo que le corresponda.

Los testigos de los documentos electrónicos deben indicar con claridad si es un documento principal o si son anexos de que documento principal lo es, se deben relacionar en lo posible la totalidad de los archivos, indicar en donde está almacenado (servidor institucional, sistema de 53 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-53 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 25 de 62 información institucional, CD, DVD, memorias USB), quien es el autor (sujeto de control o cliente externo).

Nota: Los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., deberán almacenar los documentos electrónicos en los servidores institucionales, NO usarán CD’s, DVD, USB y demás unidades de almacenamiento externo para guardar documentos de archivo dentro de los expedientes físicos, pondrán ser usados solo para traslados temporales de información o entrega de información a clientes externos.

Ver Anexo N° 2: Testigo - Remplazo de Unidad Documental Especial - PGD-05-02, para conocer cómo se diligencia el formato.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-54 • 2020 • OCTUBRE • 22 54 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 26 de 62 4.2.3. Depuración Carpetas Físicas y Electrónicas Carpetas físicas Si aplicamos las recomendaciones del punto 2 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS, no será necesario este punto, solo aplicara a los expedientes de vigencias anteriores donde no se tuvieron en cuenta esas recomendaciones, de ser así:  Elimine los documentos duplicados, documentos que no aportan valor al objeto del expediente, mientras sea posible.  Elimine los documentos que no hacen parte de las TRD y reposan en otras dependencias.  Elimine material metálico (clips, ganchos de cosedora), pósit, etc.  Elimine separadores, hojas en blanco.  Elimine los documentos informativos, circulares, memorandos, lineamientos, procedimientos, invitaciones, que reposan en original en otras entidades u otras dependencias, mientras sea posible.  Elimine documentos personales (permisos, incapacidades que reposan en la historia laboral), Carpetas Electrónicas  Documentos de Apoyo: Elimine los documentos de apoyo de las vigencias que tienen más de un año, mientras no se requiera en la dependencia y sea posible, conserve lo estrictamente necesario, recuerde que la dependencia responsable del tema conserva los documentos originales en caso de requerirlos.  Documentos de Archivo: Elimine los documentos borrador (versiones preliminares) y los que se encuentren en soporte papel con firmas autógrafas (puño y letra), finalizado el expediente las versiones editables pierden su función, no aportan valor.

Conserve en todos los casos la última versión!!!

55 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-55 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 27 de 62 No se recibirá documentos originales sin firma!!! 4.2.4. Foliación y Alineación (Expediente Físico):

Numerar consecutivamente (sin complementos como A, B, Bis, entre otros) con lápiz de mina negra cada hoja, en la parte superior derecha en el mismo sentido del texto, aplica también en formato horizontal como lo muestra el folio 1 de la gráfica.

 Los documentos que no conforman expediente,  En caso de error, anular número con línea oblicua /. como Actas, Resoluciones, Planillas, Comprobantes, entre otros, se archivan uno detrás del otro con sus respectivos anexos (si los tiene) y cada carpeta inicia con el folio Nº 1 (si existen varias de la misma serie).

 Los documentos que conforman Expediente, como las Historias Laborales, Informes de Auditoria, Contratos, Procesos Jurídicos, Disciplinarios, de Responsabilidad Fiscal, Informes Obligatorios, entre otros, se foliarán de manera continua hasta la última carpeta (si existen varias).

 Los Derechos de Petición por ser cada uno una historia diferente, así se almacenen varios en una misma carpeta cada uno lleva su foliación independiente.

 Los anexos de documentos externos como folletos, boletines, periódicos se numeran como un solo folio.

 No se folia hojas en blanco ni separadores.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-56 • 2020 • OCTUBRE • 22 56 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 28 de 62 En los Expedientes de los Informes de Auditoria donde participan 5 o más auditores, deben esperar a que se termine completamente el factor, para poder almacenar la documentación al expediente y poder realizar la foliación continua.

 Perforar los documentos a tamaño oficio y alinearlos en la parte superior, el gancho legajador se introduce por el frente para facilitar su almacenamiento.

 No dividir el documento, cuando la carpeta sobre pase el límite de folios (250), se pasa el documento completo a la siguiente carpeta.

 Referencia Cruzada: cuando un documento se relacione con otro del mismo expediente, se debe anotar en ambas direcciones el número (#) de folio del otro documento, así:

RC/f. # de folio Debe quedar en la parte superior derecha, debajo del número de folio del documento y en el cuerpo del documento deben citar el documento con el # de folio y # de radicado si existe.

4.2.5. Ordenar Unidades de Almacenamiento: Carpetas, Cajas y Módulos de Archivo Tanto las capetas dentro de las cajas, como las cajas dentro de la estantería y los módulos dentro de los archivos se ordenan y numeran consecutivamente de izquierda a derecha, las cajas, adicional se almacenan desde la parte de arriba.

Orden de las Cajas Orden de los Módulos dentro de los Archivos 57 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-57 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 29 de 62 3 4 4.2.6. Depuración de Archivos La estantería de archivo fue diseñada para almacenar documentos en las unidades de conservación establecidas por la entidad para esto, carpetas y cajas membretadas X100 o X200, allí deben reposar los documentos de la dependencia en óptimas condiciones.

 No almacene en la estantería de archivo objetos personales (bolsos, ropa, disfraces, libros, cuadernos, pocillos, decoración etc.), ni documentos personales (extractos bancarios, certificaciones laborales, etc), estos deben estar en espacios personales.  Las oficinas que ocupan la estantería de archivo con elementos de oficina que no van a utilizar, deben devolverlos al almacén, los tóneres usados se devuelven al PIGA.  No se permiten tener los documentos en el piso, ni expuestos al deterioro, al acceso indebido o perdida, deben estar en la estantería de archivo.

4.3. Descripción 4.3.1. Descripción Documental Hoja de Control (Expediente Físico) y (Expediente Electrónico)

El o los responsables de la gestión y trámite de los documentos, deben registrar la información básica de cada documento y anexo producido o recibido en la hoja de control, esta debe ser REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-58 • 2020 • OCTUBRE • 22 58 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 30 de 62 firmada por responsable de su diligenciamiento y el jefe inmediato, como garantía de que los documentos muestran la secuencia de sus actuaciones que dan cumplimiento a sus funciones y que el expediente contiene lo que está allí relacionado.

La hoja de control facilita la búsqueda de los documentos dentro de cada carpeta, evita la pérdida e ingreso indebido de documentos, asegurar el correcto orden de los documentos y sus anexos.

Ver Anexo PGD-05-03. Acuerdo 05 de 2013, Art 15 y Acuerdo 02 de 2014, Art 12, indica la obligación de elaborar las hojas de control por la persona responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite.

La Hoja de Control (Expediente Electrónico) aplica a los expedientes 100% electrónicos.

Hoja de Control (Expediente Electronico)

Código formato: PGD-05-03 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Serie: 31 - INFORMES SubSerie: 09 - Informes Auditoria de Regularidad Nombre del Expediente: Traslado HF 140200-0050-20 - SED Secretaria de Educacion Distrital - Mayor Valor Pagado en Contrato de Consultoria Nº 171/19 y de Obra Nº 117/19 Cuantia: $7.898.717.680 Ubicación: Datacontrabog / Sd Educacion / Doc Archivo 2020 / 31.09 - Inf Aud Reg SED Descripción del Documento Peso Asunto Fecha Nombre de Quien lo Cant. Paginas Referencia / Nº Radicado Elaboro o Tramito Tipo de Archivo (MB)

3-2018-88799 Traslada de Hallazgo Fiscal 140200-0050-17 con Anexo 26-ago-20 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,2 1 2 Nº 2: Cto Consultoria Nº 117 de 2019 29-sep-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,6 3 Acta Nº 11 Nº 1: Acta Mesa de Trabajo Nº 11 - Validacion Hallazgo 1-ago-20 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,5 2 Nº 4: Formato Obras Imprevistas 1-oct-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,9 5 Nº 3: Acta de Inicio actividades Cto Consultoria Nº 117 de 2019 29-sep-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,7 10 Nº 6: Acta de Liquidacion Cto Consultoria Nº 117 de 2019 4-dic-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 1,0 2 Nº 5: Acta Final Cto Consultoria Nº 117 de 2019 20-may-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,2 5 Nº 8: Certificado Camara y Comercio API LTDA 25-ago-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,6 2 Nº 7: Acto Administrativo vinculacion de Carlos Fernando Gonzalez 29-may-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,5 3 Nº 10: Orden de Pago Contrato Nº 117 de 2019 11-may-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,9 5 Nº 8: API informa a SED irregularidad en supervision Cto 117 15-mar-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,7 4 Nº 12: Nombramiento de Carlos Fernando Gonzalez Mena 11-may-18 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 1,0 5 Nº 11: Contrato Interadministrativo U Nacional 245/2019 11-may-19 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,2 2 Nº 14: Declaracion de bienes y rentas de Carlos Gonzalez Mena 11-may-18 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 0,5 3 Nº 13: Hojas de vida de Carlos Fernando Gonzalez Mena 11-may-18 Juan Pepito Perez Gonzalez PDF/A 1,0 Elaborada por Maria Pepita Mendieta Gomez Firma Peso en MB 9,5 54 Gerente Peso en GB 0,01 Total Paginas 15 Revisada por (jefe Inmediato):

Xxxxxx Yyyyyyy Zzzzzzzz Aaaaaaa Firma Subdirector de Fiscalizacion Educacion Total Archivos 4.3.2. Descripción de las Unidades de Conservación Inventario Documental: Identificación de Carpetas, Cajas y Estantería de Archivo Cada archivo debe tener el inventario documental consolidado para el control y recuperación de la información (expedientes), debe describir de manera exacta de cada una de las carpetas que existan en soporte físico al igual que los expedientes que se encuentran en soporte electrónico.

En el inventario documental reposan los siguientes datos:

59 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-59 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 31 de 62 Fecha N° Oficina Aprob Cod.S Serie Cod.SbS SubSerie Nombre Expediente F.Inicial F.Final Cierre Exp Tabla de Retención Documental Fechas Extremas Und de Conserv Folios A.Gestion Cant Peso Notas (Cant de Und Almacenamiento Externo, Tipo de Formatos Nombre N° de? del N° al N° Total Caja N° Soporte f. Consulta Archivos (GB)

Electronicos, folios o archivos faltantes, etc)

Objeto del Quien Fecha Ubicación Electronica Ubicación Topográfica Deposit o M odulo Est ant e Ent repaño Posic Caja Posic Cp Inventario Elaboro Elaboración del Expediente o algunos Documentos del Expediente A.Central Proceso Tecnico de Archivo Inventario Documental Archivo de Gestión Caja N° Ordenado Testigos Depurado Foliado y Alineado Hoja e Control Ordenado Datacontrabog Ver Anexo 4 Instructivo Elaboración Este inventario encuentra en la primera hoja un libro del Excel, titulado “Inventario Base”, las cuales alimentan las siguientes hojas del libro del Excel, que contienen el Formato Único de Inventario Documental (FUID), los rótulos con los que se identificará cada carpeta y los rótulos de cada caja (grandes y pequeñas):

Adicional, encuentran los rótulos para identificar (marcar) los módulos, estantes y entrepaños de archivo Estante Dirección de Reacción Inmediata Modulo 1 Entrepaño 1 Archivo de Gestión 5 Recomendaciones:

 Mantener el inventario documental con todas las vigencias actualizado y en el último formato vigente, para facilitar el manejo y control de la documentación, también para poder imprimir el FUID en caso de entrega de puesto de trabajo (retiro definitivo o temporal por más de 15 días calendario de un funcionario).  Registrar en Nombre del Expediente, el mismo registrado en la hoja de control  En los formatos Rotulo de Caja X100 y X200, pueden utilizar los campos de ubicación topográfica marcándolo con lápiz, la ubicación definitiva se dará en el archivo central.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-60 • 2020 • OCTUBRE • 22 60 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 32 de 62

5. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL (Física y Electrónica)

Este proceso se describe en el procedimiento PGD-05, numeral 5.1 Transferencia primaria y 5.3 Transferencia secundaria detallan las actividades de este proceso, aquí dejamos algunas recomendaciones:

- Deben cumplir con todo el proceso visto anteriormente tanto los expedientes físicos como electrónicos.

- El tiempo de retención para cada expediente cuenta a partir de su fecha final del expediente, los tiempos de retención se encuentran establecidos en las TRD.

- El Administrador del Archivo entregara un solo Inventario Documental por oficina, centro de costo.

- La revisión de la transferencia se realizará en con el administrador del Archivo de Gestión, si hay lugar a correcciones, se realizaran inmediatamente.

- Transferir el día y a la hora establecida en el cronograma de transferencias.

- La documentación debe estar en el mismo orden relacionado en el inventario.

- Se debe enviar al encargado de recibir la transferencia el inventario por correo electrónico y el Formato Único de Inventario Documental – FUID, debidamente firmado.

- Este inventario siempre lo deben conservar en los archivos de gestión, para que puedan realizar las solicitudes de consulta o préstamo de documentos citando esta información (Procedimiento para la consulta o préstamo de documentos PGD-06).

- Las carpetas físicas deben ir sobre su lomo dentro de las cajas de archivo.

61 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-61 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 33 de 62

6. DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Este proceso se aplica unidamente en el Archivo Central de acuerdo a lo establecido en las TRD y TVD (digitalizar, eliminar o transferir al archivo distrital (conservación total o selección)) y los criterios indicados en las fichas de valoración.

Eliminación  Los documentos que sean objeto de eliminación deberán ser relacionados en el FUID y presentarse ante el comité Interno de Archivo para su aprobación. Posteriormente se publica en la página WEB de la entidad el FUID por 30 días.

 En las dependencias podrán eliminar documentos de apoyo (documentos que no están en TRD) dejando constancia en acta de equipo de gestores y suscrita por el respectivo jefe de la dependencia (Acuerdo 42 de 2002, Art 4 # 7 Parágrafo).

 Por seguridad de la información la eliminación se hará por medio de picado, este material se entrega al grupo PIGA, con el fin de darle el tratamiento adecuado que contribuya con el medio ambiente.

Conservación Total: Los documentos que sean objeto de conservación total serán transferidos al Archivo distrital conforme el procedimiento PGD-05, numeral 5.3 Transferencia secundaria.

Digitalización: Los documentos que sean objeto de digitalización se realizara conforme al Programa de Reprografía de la entidad.

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO (Documentos Electrónicos)

Este proceso es responsabilidad de todos, debemos archivar los documentos que por TRD se conserven por más de 10 años en los formatos establecidos en el Plan de Preservación digital a largo plazo y aplicar las técnicas allí estipuladas.

Se deben almacenar los documentos en los espacios electrónicos institucionales establecidos para este fin.

8. VALORACIÓN

Este proceso es responsabilidad de todos porque inicia desde el proceso N° 1. PLANEACION ESTRATEGICA PARA LA GESTION DOCUMENTAL, desde aquí se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos los cuales se registran explícitamente en las TRD y TVD en las columnas de tiempo de retención, disposición final y procedimiento a aplicar, como también en las fichas de valoración que sustentan estos instrumentos archivísticos.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-62 • 2020 • OCTUBRE • 22 62 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 34 de 62 PGD-05-02 – Testigo – Remplazo de Unidad Documental Especial Aplica a los expedientes de archivo físico que contienen unidades documentales de gran formato como planos o mapas y a los expedientes de archivo híbridos, los que contienen documentos físicos y electrónicos, se debe dejar en el expediente físico un testigo y la unidad documental especial debe estar debidamente identificada para mantener el vínculo archivístico.

Los testigos se dejan físicamente dentro de la carpeta, en remplazo del documento de gran formato o documento electrónico y se folia con el numero consecutivo que le corresponda.

Los testigos de los documentos electrónicos deben indicar con claridad si es un documento principal, si son anexos de que documento principal lo es, se deben relacionar en lo posible la totalidad de los archivos, indicar en donde está almacenado (servidor institucional, sistema de información institucional, CD, DVD, USB), quien es el autor (sujeto de control o cliente externo).

Instructivo de Diligenciamiento TESTIGO - Remplazo de Unidad Documental Especial

1. Unidad de Conservación: Seleccionar dato de la lista CD, DVD, USB, Sobre, Servidor Institucional (Datacontrabog), Sistema de Información.

2. Tipo de Soporte: Seleccionar dato de la lista Papel Gran Formato, Electrónico, Óptico, Fotográfico.

3. Fecha del Documento: El formato está en “dd-mmm-yy”, deben digitar números separados por “-” ó “/”, sin dejar espacios en blanco, Ej: 5-8-20, 05-08-20, 5/8/20, 05/08/20 ó 5-8 por defecto el Excel registra el año actual.

4. Nº Radicado Ref (Si aplica): Generalmente este material es anexo de un documento radicado en el Sistema de Información que administra las comunicaciones de la entidad, por consiguiente, se debe anotar el Nº de Radicado.

5. Autor: Entidad, oficina o persona productora del documento.

6. Nombre del Documento: Título o asunto del documento, si es un anexo anteponer literalmente “Anexo de…” ejemplos:

 Remisión contratos de interventoría Contrato de Obra N° XX de 2019  Anexos de la remisión contratos de interventoría Contrato de Obra N° XX de 2019 63 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-63 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 35 de 62

7. Descripción del Documento: Este campo se puede adecuar según necesidad

Unidades Documentales de Gran Formato (Planos, Mapas): Registrar tipo de plano / nombre (hidráulico, arquitectónico, etc), autor, fecha, medidas, Ejemplo:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación: Sobre Tipo de Soporte: Papel Gran Formato Fecha del Documento: 25-ago-2020 Autor: Constructor X & Z Asociados Nº Radicado Ref. (si aplica): 1-2020-98765 Nombre del Documento: Anexos - Remodelación en Condominio Parque Santander Descripción del Documento:

Tipo / Nombre del Plano N° Autor Fecha Medidas Plano Arquitectónico 1 Arq. Camilo Andres Soto y 25-ago-20 70 X 50 Luis Enrique López Planta, Fachadas y Cortes 2 Arq. Camacho Guerrera y 14-ago-20 100 X 70 Esguerra Herrera Planos Eléctricos 3 LATCOM 25-ago-20 100 X 70 Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

Unidades Documentales en Soporte Electrónico (que se encuentran en capetas físicas): Registrar nombre del archivo, tipo de formato, peso y fecha en lo posible.

Ahora teniendo en cuenta que se puede tener uno o varios archivos, en una carpeta o en varias, mezcla de todo esto y que pueden ser creados por los servidores de la contraloría o remitidos por usuarios externos.

Por lo anterior se recomienda solicitar la información a los sujetos de control o usuarios externos con las siguientes características:

 Remitir la información, con archivos bien identificados, título o asunto del documento, Nº de Id (contrato, resolución, radicado, acta), fecha si se requiere, sin superar los 60 caracteres.

 Anteponer al nombre del archivo un Nº consecutivo para marcar el orden de los documentos remitidos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-64 • 2020 • OCTUBRE • 22 64 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 36 de 62  No crear subcarpetas y si es completamente necesario, debe tener un nombre que describa lo que contiene de manera concreta y muy resumida (máximo 50 caracteres).

 Remitir explícitamente lo solicitado, para no saturar la infraestructura tecnológica de la contraloría de Bogotá con información que no es necesaria.

Por lo anterior presentaremos a continuación, ejemplos con los diferentes tipos de descripciones que se pueden dar:

Un (1) documento físico con anexos electrónicos en CD, DVD o USB:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación:

CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento: 01-sep-2020 Autor: SED - Secretaria de Educación Distrital Colegio Xxx Yyy Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2020-25798 Nombre del Documento: Anexo - Remisión información cambios de supervisión Contrato de Prestación de Servicios N° 589 de 2019 Descripción del Documento:

Nombre del Archivo Tipo Observación Rad 1-2019-25879 - Asignación Supervisor Xxxxx pdf Rad 1-2019-48124 - Asignación Supervisor Yyyyy pdf Rad 1-2019-98769 - Asignación Supervisor Zzzzzz pdf Posición Deposito Estante Entrepaño Signatura Topográfica (Archivo Central)

65 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-65 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 37 de 62 Un (1) documento físico con anexos electrónicos en varias carpetas electrónicas:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación:

CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento:

01-sep-2020 Autor: SED - Secretaria de Educación Distrital Colegio Xxx Yyy Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2020-25798 Nombre del Documento: Anexo - Remisión información, cumplimiento de metas proyectos de inversion 2019 Descripción del Documento:

Nº Cp Nombre de la Carpeta Tipo Observación Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 5 - Infraestructura 1 PDF PDF PDF Tecnologica Nombre del Archivo Cumplimiento de Objetivos Idoniedad de contratacion Evaluacion de costos Cumplimiento de terminos PDF Cumplimiento de Objetivos PDF Idoniedad de contratacion Meta N° 1 - Infraestructura 2 Proyecto de Inversion N° XX - PDF Evaluacion de costos PDF Tecnologica Cumplimiento de terminos PDF Cumplimiento de Objetivos PDF Idoniedad de contratacion Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 3 - Infraestructura 3 PDF Evaluacion de costos PDF Tecnologica Cumplimiento de terminos PDF Posición Deposito Estante Entrepaño Signatura Topográfica (Archivo Central)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-66 • 2020 • OCTUBRE • 22 66 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 38 de 62 Un (1) documento físico con varios CD anexos, los cuales contienen anexos electrónicos en varias carpetas electrónicas y archivos por fuera de estas Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación:

CD Tipo de Soporte: Óptico Fecha del Documento: 01-sep-2020 Autor: SED - Secretaria de Educación Distrital Colegio Xxx Yyy Nº Radicado Ref. (si aplica): 2-2020-25798 Anexo - Remisión información proyectos de inversion 2019 Nombre del Documento:

Descripción del Documento: Documentos con 2 CD Anexos, los cuales contienen CD Nº 1 - Proyectos de Inversion 2019, Contiene:

Nº Cp Nombre de la Carpeta Nombre del Archivo Tipo Observación 1 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 5 - Infraestructura Tecnologica Cumplimiento de Objetivos PDF 04-ago-2020 Idoniedad de contratacion PDF 01-ago-2020 Evaluacion de costos PDF 05-ago-2020 Cumplimiento de terminos PDF 02-ago-2020 2 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 1 - Infraestructura Tecnologica Cumplimiento de Objetivos PDF 04-ago-2020 Idoniedad de contratacion PDF 01-ago-2020 Evaluacion de costos PDF 05-ago-2020 Cumplimiento de terminos PDF 02-ago-2020 3 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 3 - Infraestructura Tecnologica Cumplimiento de Objetivos PDF 04-ago-2020 Idoniedad de contratacion PDF 01-ago-2020 Evaluacion de costos PDF 05-ago-2020 Cumplimiento de terminos PDF 02-ago-2020 CD Nº 2 - Contratos Proyectos de Inversion 2019, Contiene:

Nº Cp Nombre de la Carpeta Nombre del Archivo Tipo Observación 1 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 5 - Infraestructura Tecnologica Contrato N° XX de 2019 - Pedro PDF 04-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Maria PDF 01-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Juan PDF 05-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Pepito PDF 02-ago-2019 2 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 1 - Infraestructura Tecnologica Contrato N° XX de 2019 - Pedro PDF 04-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Maria PDF 01-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Juan PDF 05-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Pepito PDF 02-ago-2019 3 Proyecto de Inversion N° XX - Meta N° 3 - Infraestructura Tecnologica Contrato N° XX de 2019 - Pedro PDF 04-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Maria PDF 01-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Juan PDF 05-ago-2019 Contrato N° XX de 2019 - Pepito PDF 02-ago-2019 Nombre del Archivo Tipo Observación Rad 1-2019-25879 - Asignación Supervisor Xxxxx pdf 09-ene-2019 Rad 1-2019-48124 - Asignación Supervisor Yyyyy pdf 04-may-2019 Rad 1-2019-98769 - Asignación Supervisor Zzzzzz pdf 20-sep-2019 Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

67 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-67 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 39 de 62 Un (1) documento electrónico con anexos electrónicos (Datacontrabog y CD).

Ejemplo del formato Papel de trabajo firmado electrónicamente y con anexos Electrónicos:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación: Electrónico Servidor Institucional (Datacontrabog) Tipo de Soporte:

Fecha del Documento: 25-ago-2020 Autor: Subdirección de Fiscalización Educación No Aplica Nº Radicado Ref. (si aplica):

Nombre del Documento: Papel de Trabajo Contrato de Obra N° XX de 2019 Descripción del Documento:

Nombre del Archivo Tipo Observación Papel de Trabajo Contrato de Obra N° XX de 2019 pdf Ubicado en Datacontrabog Analisis de costos pagados en la cosntruccion del Colegio Xxxxx.xlsx Ordenes de pago que demuestran mayor valor pagado en contrato pdf 140200 - SF Educación / Doc Archivo 2020 / 31.09 - Inf Aud Reg N° 202 - SED Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-68 • 2020 • OCTUBRE • 22 68 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 40 de 62 Ejemplo de Traslado de Hallazgo Fiscal a la DRFJC firmado electrónicamente, tanto memorando como formato de traslado y con anexos electrónicos:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación:

Tipo de Soporte: Electronico Datacontrabog y CD Fecha del Documento: 25-ago-2020 Autor: Subdirección de Fiscalización Educación Nº Radicado Ref. (si aplica): 3-2020-23898 Nombre del Documento:

Remision Traslado HF 140200-0050-17 - SED Secretaria de Educacion Distrital - Mayor Valor Pagado en Contrato de Consultoria Nº 171/04 y de Obra Nº 117/06 Descripción del Documento:

Nombre del Archivo Tipo Observación Remision Traslado HF 140200-0050-17 - SED Secretaria de Educacion Distrital - Rad 3-2020-23898 pdf pdf Traslado HF 140200-0050-17 - SED Secretaria de Educacion Distrital - Mayor Valor Pagado en Contrato de Consultoria Nº 171/04 y de Obra Nº 117/06 Ubicado en Datacontrabog Anexo 1 Acta Mesa de Trabajo Nº 11 - Validación Hallazgo.pdf 140200 - SF Educación / Anexo 3 Anexo 4 Anexo 2 Cto Consultoria Nº 117 de 2006 Acta de Inicio actividades Cto Consultoria Nº 117 de 2006 Formato Obras Imprevistas.pdf.pdf.xlsx.pdf Doc Archivo Anexo 5 Acta Final Cto Consultoria Nº 117 de 2006 Anexo 6 Acta de Liquidacion Cto Consultoria Nº 117 de 2006.pdf 2020 / Anexo 7 Acto Administrativo vinculacion de Carlos Fernando Gonzalez Mena y Sandra Santacruz.pdf Anexo 8 31.09 - Inf Aud Reg N° 202 - SED Certificado Camara y Comercio API LTDA.pdf Anexo 9 API informa a SED irregularidad en supervision Cto 117.pdf Anexo 10 Orden de Pago Contrato Nº 117 de 2006.pdf Anexo 11 Contrato Interadministrativo U Nacional 245/2005.pdf Anexo 12 Nombramiento de Carlos Fernando Gonzalez Mena.pdf Anexo 13 Hojas de vida de Carlos Fernando Gonzalez Mena.pdf Anexo 14 Declaracion de bienes y rentas de Carlos Gonzalez Mena.pdf Posición Deposito Estante Entrepaño Signatura Topográfica (Archivo Central)

69 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-69 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 41 de 62 Varios documentos electrónicos usando pantallazo. Debe mostrar nombre, fecha, tamaño, formato, como lo muestra el Ejemplo:

Testigo Remplazo de Unidad Documental Especial Código formato: PGD-05-02 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Unidad de Conservación:

Servidor Institucional (Datacontrabog) Tipo de Soporte: Electrónico Fecha del Documento: 25-ago-2020 Autor: Proceso Gestion Documental DAF - Subdireccion de Servicios Generales Nº Radicado Ref. (si aplica): No Aplica Nombre del Documento: Modelo de Requisitos Técnicos y Funcionales para el Sistema de Gestion de Documentos Electronicos de Archivo - SGDEA Descripción del Documento: Se ubica en Datacontrabog, Carpeta 060200 - Sd Serv Gen \ 2020 - Doc Archivo \ GD - 28.02 - SGDEA Deposito Estante Entrepaño Posición Signatura Topográfica (Archivo Central)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-70 • 2020 • OCTUBRE • 22 70 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 42 de 62 PGD-05-03 – Hoja de Control (Expediente Físico) y Hoja de Control (Expediente Electrónico)

La Hoja de Control es un formato para registrar cada documento (recibido o generado), con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos dentro de cada carpeta, evitar pérdida e ingreso indebido de documentos, asegura el correcto ordenamiento de la documentación y garantiza la responsabilidad de los funcionarios y jefe del proceso frente a la documentación almacenada y registrada en este formato.

Acuerdo 05 de 2013, Art 15 y Acuerdo 02 de 2014, Art 12, indican que los documentos deben llevar la secuencia de la actuación o tramite y que la persona responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental.

Por lo anterior el o los responsables de la gestión y trámite de los documentos, deben registrar la información básica de cada documento y anexo producido o recibido en la hoja de control, esta debe ser firmada por responsable de su diligenciamiento y el jefe inmediato, como garantía de que los documentos muestran la secuencia de sus actuaciones que dan cumplimiento a sus funciones y que el expediente contiene lo que está allí relacionado.

Generalidades:

 La Hoja de Control (Expediente Electrónico) aplica a los expedientes 100% electrónicos.

Hoja de Control (Expediente Electronico)

Xxxxxx Yyyyyyy Zzzzzzzz Aaaaaaa Firma Subdirector de Fiscalizacion Educacion Total Archivos 71 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-71 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 43 de 62  Debe ser el 1er documento de cada carpeta de archivo  Se diligencia siempre electrónicamente debe estar guardada en el expediente electrónico, identificada como el documento cero (0), no se folia.

31.09 – Inf Aud XXX Nº 202 - SD Catastro:

00. Hoja de Control Inf Aud Reg Nº 202 – Catastro
01. Asignación Equipo Auditor - 3-2020-98988 - 1-Jun-20.pdf
02. Presenta Auditoria y Equipo Auditor - 2-2020-98989 - 2-Jun-20
03. Declaración de Ind de Pepito Pérez - 6-Jun-20
04. Declaración de Ind de Juanita González - 6-Jun-20
05. Acta Mesa Trabajo Nº 01 Ref Papeles Trabajo - 7-Jun-20

 Se diligencia a medida que van ingresando documentos a la carpeta, cuando se registre el último documento, se firma.

 Si se requiere insertar más filas a la hoja de control, se debe copiar una de las filas (No copiar celdas) e insertarla cuantas veces sea necesario.

 La paginación es automática y debe contar solo las páginas que tienen información, así que, si se pasa a una siguiente página y esta no tiene información, deben eliminar las filas vacías para que se ajuste el formato y no cuente paginas sin información.

 Diligenciar de corrido, está configurada para que el encabezado y la paginación salga en todas las hojas Recomendación Hoja de Control (Expediente Físico): Si un expediente está compuesto por varias carpetas, hacerlas todas en el mismo archivo (de Excel) y cada hoja del Excel, se identifica con “Cp 1, Cp 2, etc”.

Instructivo de Diligenciamiento HOJA DE CONTROL (Expediente Físico)

1. Serie. Registrar código y nombre de la Serie documental en MAYUSCULA SOSTENIDA, tal y como aparece en la TRD, separado por “ - ”.

2. SubSerie. Registrar código y nombre de la Subserie documental con Mayúscula Inicial, tal y como aparece en la TRD, separado por “ - ”.

3. Nombre del Expediente. Registrar con Mayúscula Inicial la información básica que identifica plenamente el expediente para facilitar las búsquedas. Ejemplos:

- Informes de Auditoria. N° de la Auditoria - Nombre del Sujeto (Entidad) - Factor (si es una

auditoria de Desempeño) – Dato Especifico si se requiere – Vigencia. Ejemplo: N° 202 - Secretaria de Ambiente – Factor Contractual – Vigencia 2019

- Contratos. Sigla Modalidad - ### - Año - Contratista - Cod. Oficina Supervisora - SECOP X

Ejemplo: CD - 013 - 2020 – Juan Pepito Pérez González- S 170100 - SECOP I REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-72 • 2020 • OCTUBRE • 22 72 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 44 de 62

- Historias Laborales: Nombre completo del funcionario y Nº de identificación

Ejemplo: Juan Carlos Perez Gomez - CC Nº 89.987.987

- Actas: Rango (Acta Nº 001 a la 100), tema o asunto (si es general).

Ejemplo: Actas Comité Interno de Archivo Nº 01 a la 04

- Procesos Disciplinarios o Jurídicos: Nº y Año, Nombre del Investigado y Factor

Ejemplo: Nº 015 / 2014 – Pepito Juan Pérez Gómez - Perdida de Equipo de Computo Nota: Si el expediente ocupa varias carpetas, todas deben quedar con el mismo nombre, este nombre es el mismo que se registrara en el Inventario documental.

El campo de “Cuantía” debe agregarse solo para estos dos (2) casos se incorporará el campo:

- Procesos de Responsabilidad Fiscal: Nº - Nombre Sujeto Investigado – Objeto del Daño

Ejemplo: Nº 170100-068-20 - IDRD – Mayor valor pagado Convenio Nº 096

- Traslado de Hallazgos Fiscales o Indagaciones Preliminares:

Nº HF/IP - Nombre Sujeto Investigado – Objeto del Daño - Cuantía Ejemplo: Nº 140200-0050-20 - IDRD – Mayor valor pagado Convenio Nº 096 - $x.xxx Hoja de Control (Expediente Fisico)

Código formato: PGD-05-03 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Serie: 31 - INFORMES SubSerie: 09 - Informes Auditoria de Regularidad Traslado HF 140200-0050-20 - SED Secretaria de Educacion Distrital - Mayor Valor Pagado en Contrato de Consultoria Nº 171/19 y de Obra Nº 117/19 Nombre del Expediente:

Cuantia: $7.898.717.680 Descripción del Documento Asunto Fecha Folio Inicial Final Referencia / Nº Radicado 3-2018-88799 Traslado de Hallazgo Fiscal 140200-0050-17 con Anexo 26-ago-20 1 10 Acta Nº 11 Nº 1: Acta Mesa de Trabajo Nº 11 - Validacion Hallazgo 1-ago-20 11 15 Nº 2: Cto Consultoria Nº 117 de 2019 29-sep-19 16 33 Nº 3: Acta de Inicio actividades Cto Consultoria Nº 117 de 2019 29-sep-19 34 34 Hoja de Control (Expediente Electronico)

4. Referencia / Nº Radicado:

73 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-73 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 45 de 62

- Referencia. Dato relevante que describe el documento, Ejemplo Nº de Actas o

Resoluciones

- Nº de Radicado (generado por el Sistema de Información que administra las

comunicaciones de la entidad): Tener en cuenta que el primer digito, identifica si la Comunicación Oficial es Externa (Enviada/Recibida) o Interna:

Conformacion Nº de Radicado + Año + Consecutivo Salida 2 Entrada 1 Interna 3

5. Descripción del Documento / Asunto. Registrar título o asunto del documento, Nº que lo Identifica (acta, contrato, etc.), remitente (en caso de que sea externo), entre otros que consideren relevantes.

Registrar literalmente “con Anexos” (si el documento los tiene) y si es un documento físico y trae unidades documentales especiales como CD, DVD, USB, mapa, plano, anotarlo.

Se indica a continuación los datos que se deben registrar según el tipo de documento:

- Comunicaciones. Iniciar con verbo simple (Solicita, Remite, Informa) ... y remitente (si es de

un externo). Ejemplos:

- Solicita información proyectos de inversión 2019 - Remite información proyectos de inversión 2019 SED - Presenta Auditoria y Equipo Auditor - Remite Plan de Trabajo al Equipo Auditor

- Acta y Resoluciones. Titulo, Nº y asunto del que trata. Ejemplos:

- Acta de Comité Interno de Archivo Nº 02 – Aprueba Eliminación de Documentos - Resolución N° 070 – Otorga Vacaciones a Pepito Perez Gomez - Acta Mesa de Trabajo Nº 01 – Aprobación Plan de Trabajo

- Papel de Trabajo. Título - Factor - Componente - Dato especifico si se requiere. Ejemplos:

- Papel de Trabajo – Factor Gestión Contable – Pasivos - Papel de Trabajo – Factor Contractual – Contrato P.S Nº 50/2017 - Papel de Trabajo con Anexos – Factor Gestión Contable – Pasivos Anexos se deben relacionar uno a uno y cada uno lleva sus propios datos, Ejemplo:

Descripción del Documento Asunto Fecha Folio Inicial Final Papel de Trabajo - Control Fiscal Interno con Anexos: 12-ago-20 53 53 Anexo 1: Solicitud Base de Datos de Afiliados 16-may-20 54 54 Anexo 2: Remite Base de Datos (1 CD) 22-may-20 55 55 Anexo 3: Solicita Aclaración de Base de Datos 30-may-20 56 56 Anexo 4: Aclara dudas de Base de Datos (2 CD y Soportes) 5-jun-20 57 60 Si los anexos continúan en la siguiente carpeta, se debe registrar “Continuación Anexos X”, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-74 • 2020 • OCTUBRE • 22 74 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 46 de 62 Ejemplo: Continuación Anexos 1: Solicitud Base de Datos de Afiliados Papel de Trabajo - Gestión Presupuestal

6. Fecha. La última registrada en el documento, Ejemplos:

- Comunicación Externa: La fecha de recepción en la entidad
- Comunicación Enviada: La fecha de envió
- Comunicación Interna Enviada: La fecha de entrega
- Comunicación Interna Recibida: La fecha de recibido
- Papel de Trabajo: La fecha final

El formato está configurado “dd-mmm-yy”, se debe digitar en números, separados por “-” ò “/”, sin dejar espacios en blanco, ejemplo: 5-8-20, 05-08-20, 5/8/20, 05/08/20 ó 5-8 por defecto el Excel registra el año actual; al registrar quedara 28-ago-20

7. Folio. Este campo solo aplica en la HOJA DE CONTROL (Expediente Físico)
Registrar primer y último folio del documento o agrupación documental. Inicial y Final

8. Nombre de quien lo Elaboro o Tramito. Nombre de quien elaboro el documento o lo tramito, es el mismo que lo archivo en el expediente Este campo solo aplica en la HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico).

9. Tipo de Archivo. Este campo aplica en la HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico).

Registrar la extensión del archivo:

- Texto: xlsx (Excel), docx (Word), txt (formato plano), ppsx, ppsx (PowerPoint), XML, etc. - Lectura: pdf, PDF/A, epub, azw, ibook, etc. - Imagen: png, TIFF, JPEG, SVG, etc. - Audio: mp3, wav, BWF, etc. - Video: mp4, wmv, JPEG 2000 – Motion, etc.

10. Peso. Este campo aplica en la HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico).
Indicar el peso del archivo en Megabytes (MB).

11. Cant. Paginas (si aplica). Este campo aplica en la HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico) y a los archivos tipo texto o de lectura.

12. Peso en MB, Peso en GB, Total Paginas, Total Archivos. Estos campos aplican solo en la HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico), son automáticos, suman o cuentan a partir de la información registrada de cada archivo.

13. Elaborada por. Nombre del responsable del diligenciamiento de la hoja de control y firma.

14. Revisada por. Nombre completo del jefe inmediato y su firma, como garantía de que los documentos muestran la secuencia de sus actuaciones que dan cumplimiento a sus funciones y que el expediente contiene lo que está allí relacionado. No debe ser firmada por el administrador de archivo.

75 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-75 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 47 de 62 Hoja de Control (Expediente Electronico)

Xxxxxx Yyyyyyy Zzzzzzzz Aaaaaaa Firma Subdirector de Fiscalizacion Educacion Total Archivos HOJA DE CONTROL (Expediente Físico)

HOJA DE CONTROL (Expediente Electrónico)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-76 • 2020 • OCTUBRE • 22 76 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 48 de 62 PGD-05-04 - Inventario Documental Archivo de Gestión En la Contraloría de Bogotá, el Director Administrativo y el coordinador del Archivo, tienen la responsabilidad de exigir, según el Decreto Nº 1080 de 2015, Art 2.8.2.2.4 “…la entrega de los documentos de archivo que se encuentren en poder de los servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, de igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.”

Agrega, además, que aplica no solo a los documentos físicos en archivos tradicionales, sino también a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.

Cada archivo de gestión debe tener el inventario documental consolidado para el control y recuperación de la información (expedientes), debe describir de manera exacta de cada una de las carpetas que existan en soporte físico y cada expediente que se encuentre en soporte electrónico en el “Inventario Base”, primera hoja del Libro de Excel “Inventario Documental Archivo de Gestión”, adicional es el instrumento de control para la aplicación del debido proceso archivístico descrito en este procedimiento.

Deben tener presente que la información allí registrada, se refleja automáticamente en:

- Formato Único de Inventario Documental - FUID (PGD-05-05)

- Formato Rotulo de Carpeta.

- Formato Rotulo de Caja X100 y Formato Rotulo de Caja X200.

Por otro lado, en este mismo libro de Excel encontrarán los rótulos para marcar la estantería de archivo, Rotulo de Módulos, y Rotulo Entrepaños.

Instructivo Diligenciamiento Inventario Documental Hoja 1 – Inventario Base Recomendaciones Generales  Mantener el inventario documental con todas las vigencias actualizado y en el último formato vigente, para facilitar el manejo y control de la documentación, también para poder imprimir el FUID en caso de entrega de puesto de trabajo (retiro definitivo o temporal por más de 15 días calendario de un funcionario).  En los expedientes físicos se debe registrar cada una de sus carpetas y deben quedar agrupadas para asegurar su integralidad con la numeración de las carpetas. Ej.: Carpeta 1 de 3, 2 de 3 y 3 de 3.  Diligenciar todo con Mayúscula Inicial (solo la Serie Documental en MAYUSCULA)  Registrar en Nombre del Expediente, el mismo registrado en la hoja de control  Diligenciar todos los campos (columnas) del Inventario Base, que son las siguientes:

77 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-77 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 49 de 62 Fecha N° Oficina Aprob Cod.S Serie Cod.SbS SubSerie Nombre Expediente F.Inicial F.Final Cierre Exp Tabla de Retención Documental Fechas Extremas Und de Conserv Folios A.Gestion Cant Peso Notas (Cant de Und Almacenamiento Externo, Tipo de Formatos Nombre N° de? del N° al N° Total Caja N° Soporte f. Consulta Archivos (GB)

Electronicos, folios o archivos faltantes, etc)

1. N°: Registrar numero consecutivo, el cual da orden a los registros y por el cual se llaman los demás datos en los formatos que se llenan automáticamente.

2. Oficina. Seleccionar de la lista, la oficina responsable de la documentación.

Tabla de Retención Documental – TRD, registrar tal y como aparece en la TRD:

- Aprob (Aprobación), Año de aprobación de la TRD que se va a aplicar (2011 / 2015).
- Cod.S (Código de la Serie)
- Serie (Nombre de la Serie), registrar en MAYÚSCULA SOSTENIDA
- Cod.SbS (Código de la Subserie)
- SubSerie (Nombre de la Subserie)

2. Nombre del Expediente. Se registra el mismo anotado en la Hoja de Control, la información que identifique plenamente el expediente para facilitar las búsquedas (de funcionarios, ciudadanos, etc) con Mayúscula Inicial. Ejemplos:

- Informes de Auditoría: N° de la Auditoria - Nombre del Sujeto (Entidad) - Factor (si es una

auditoria de Desempeño) – Dato Especifico si se requiere – Vigencia. Ejemplo: N° 202 - Secretaria de Ambiente – Factor Contractual – Vigencia 2019

- Traslado de Hallazgos Fiscales o Indagaciones Preliminares:

Nº HF/IP - Nombre Sujeto Investigado – Objeto del Daño - Cuantía Ejemplo: Nº 140200-0050-20 - IDRD – Mayor valor pagado Convenio Nº 096 - $x.xxx

- Contratos: Sigla Modalidad - ### - Año - Contratista - Cod. Oficina Supervisora - SECOP X

Ejemplo: CD - 013 - 2020 – Juan Pepito Perez Gonzalez- S 170100 - SECOP I

- Actas: Rango (Acta Nº 001 a la 100), tema o asunto (si es general).

Ejemplo: Actas Comité Interno de Archivo Nº 01 a la 04

- Procesos de Responsabilidad Fiscal: Nº - Nombre Sujeto Investigado – Objeto del Daño

Ejemplo: Nº 170100-068-20 - IDRD – Mayor valor pagado Convenio Nº 096

- Procesos Disciplinarios o Jurídicos: Nº y Año, Nombre del Investigado y Factor

Ejemplo: Nº 015 / 2014 – Pepito Juan Perez Gomez - Perdida de Equipo de Computo

- Historias Laborales: Nombre completo del funcionario y Nº de identificación

Ejemplo: Juan Carlos Perez Gomez - CC Nº 89.987.987 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-78 • 2020 • OCTUBRE • 22 78 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 50 de 62

3. Fechas Extremas. El formato este “dd-mmm-yy” y se deben digitar en números separados por “-” ò “/”, sin dejar espacios en blanco:

- F. Inicial (Fecha inicial), del primer tipo documental (de la carpeta)
- F. Final (Fecha final), del ultimo tipo documental (de la carpeta)

Nota Importante: No se tiene en cuenta las fechas de los anexos para estos campos

4. Fecha Cierre Expediente. Cuando el Expediente contiene dos o más carpetas, se registra la fecha final de la última carpeta, para aplicar tiempo de retención (según TRD).

5. Und. de Conserv. (Unidad de Conservación)

Nombre: Seleccionar dato de la lista: Cp (Carpeta), Cp en Serv. Inst. (Carpeta en Servidor Institucional), Libro, Caja.

En los expedientes físicos se debe registrar cada una de sus carpetas y deben quedar agrupadas para asegurar su integralidad con la numeración consecutiva de las carpetas. Nº (Número de carpeta) de? (de cuántas?). Ejemplo: Carpeta 1 de 3, 2 de 3 y 3 de 3.

Si solo es una Carpeta quedara 1 de 1

6. Folios. Registrar el primer y último Nº de folio de la carpeta.

- del Nº: Se registra el 1er folio de la Carpeta o unidad documental
- al Nº: Se registra el Ultimo folio de la Carpeta o unidad documental
- Total: Automáticamente lo hace el sistema con una resta simple

7. A. Gestión, Caja Nº (Archivo de Gestión, Caja Nº): Se registra el Nº de caja consecutivo, asignado en el archivo de gestión

8. Soporte. Seleccionar dato de la lista: Papel/Electrónico, Papel, Electrónico, Fotográfico, etc.

9. F. Consulta (Frecuencia de Consulta): Seleccionar dato de la lista: Alto, Medio, Bajo ó Ninguno, teniendo en cuenta los registros de préstamo, esta columna se utiliza especialmente para el inventario de fondos acumulados.

10. Cant. de Archivos. Total de archivos indicado al final de la Hoja Control (expediente Electrónico) o en el expediente electrónico (para el caso de los expedientes híbridos)

11. Peso (GB). Total de peso indicado al final de la Hoja Control o en el expediente electrónico (para el caso de los expedientes híbridos).

12. Notas (Cant de Und. Almacenamiento Externo, Tipo de Formatos Electrónicos, folios o archivos faltantes, etc.): Se consignarán datos relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores. Ejemplos:

a. Faltantes, saltos y/o repetición de la numeración consecutiva en series simples como Actas, Resoluciones, Circulares, entre otros. b. Saltos y/o repetición de # de folio(s) de expedientes cerrados que no se pueden corregir por su incidencia legal, puesto que se entregaron copias de estos documentos a terceros y se citación estos # de folios en otros documentos.

79 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-79 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 51 de 62 c. La existencia de soportes especiales, CD, DVD, USB, folletos, mapas, planos, fotografías, etc y con el número de folio donde se ubica. d. Tipo de Formatos Electrónicos:

-Texto: pdf, xls, docx, ppt, ppsx, html. xml, pst, PDF/A1, XML -Audio: mp3, BWF -Video: mp4, wmv, JPEG 2000- Motion -Imagen: jpg, tiff, png, JPEG 2000, SVG (W3C) -Compresión: zip, rar GZIP e. Rangos de Paginación (si aplica) f. Cuando se encuentre deterioro anotar de qué tipo: i. Físico: Rasgaduras, mutilaciones, etc. ii. Químico: Oxidación de tintas, soporte débil, etc. iii. Biológico (ataque de hongos, insectos, roedores etc. g. De ser necesario, registrar si los documentos son: i. O: Originales ii. C: Copia iii. O/C: Original y copia

13. Objeto del Inventario. Seleccionar objeto de la lista: Entrega del Cargo, Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Organización Fondo Acumulado, Organización Archivo de Gestión o Eliminación.

14. Quien Elaboro. Nombre completo del responsable de la carpeta.

15. Fechas de Elaboración. Se registra la fecha en que se elaboró el inventario y se cambia por la fecha de transferencia cuando se entregue al Archivo Central, formato “dd-mmm-yy”.

16. Ubicación Electrónica del Expediente o algunos Documentos del Expediente. Indicar donde se encuentra almacenada la información electrónica.

17. Ubicación Topográfica (Expedientes Físicos). Indicar la ubicación física de la carpeta dentro de la estantería de archivo, según donde se encuentre (Archivo de Gestión o Archivo Central).
En los Rotulo de Caja, pueden utilizar estos campos marcando con lápiz.

18. A. Central Caja Nº (Archivo Central, N° de Caja). Numero único consecutivo que se asigna en el Archivo Central para identificar la caja dentro del archivo.

19. Proceso Técnico de Archivo. Espacio diseñado para los Administradores de Archivo, para que lleven el control de aplicación del proceso técnico de archivo a cada carpeta.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-80 • 2020 • OCTUBRE • 22 80 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 52 de 62 PGD-05-05 - Formato Único de Inventario Documental FUID Se genera automáticamente a partir de la información registrada en el Inventario Base.

Se imprime regularmente para hacer la entrega formal de la documentación, por entrega de puesto de trabajo o transferencia documental Manualmente se debe registrar:

 Nombre completo y cargo del jefe de la oficina productora  Nombre completo y cargo de quien entrega  Nombre completo y cargo de quien recibe No dejar hojas sobrantes para que la paginación de las hojas sea exacta.

81 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-81 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 53 de 62 Especificaciones Impresión Rótulos de Carpeta.

Año Final Rótulo de Carpeta 2017 Oficina Productora: (Código y Nombre) 120000 - Direccion Sector Equidad y Genero Cód.-Serie: 3 - ACTAS TRD 2011 Actas de Comité Técnico Sectorial Cód.-SubSerie: 23 - Actas de Comité Técnico Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal N° 01 a 10 Nombre del Expediente:

27-abr-2017 1 Inicial:

Tomo / Carpeta N°: 1 de 26-dic-2017 Total: Fechas Extremas:

37 Final:

Folios: del 1 37 al Deposito Modulo Estante Entrepaño Caja Posición Cp Signatura Topográfica:

3 25 5 4 3 2 (Archivo Central)

En la parte superior derecha se encuentran tres (3) números en color amarillo hace referencia al Nº de registro del Inventario Base, modificar según el N° de carpeta que se desee imprimir.

Los rótulos temporales se imprimen en papel ecológico, en el archivo central se imprimen en papel adhesivo tamaño oficio, 3 por hoja.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-82 • 2020 • OCTUBRE • 22 82 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 54 de 62 Especificaciones Impresión Rótulos de Caja X100.

1. Según el Rotulo de Caja que desee imprimir, digita en la parte superior derecha los Nº de caja que desee imprimir, son tres (3) rótulos por hoja:

1 2 3

2. Clic en el botón para generar los rótulos de las 3 cajas.

3. Imprimir en hoja tamaño oficio

4. Clic en el botón para posterior utilización

Recortar los rótulos por la línea guía y pega en la caja, posterior al logo de la entidad.

Especificaciones para la Impresión de Rótulos de Caja X200.

1. Según el Rotulo de Caja que desee imprimir, digita en la parte superior derecha el Nº

2. Clic en el botón para generar el rótulo.

3. Imprimir en hoja tamaño carta

4. Clic en el botón para posterior utilización

Recortar los rótulos por la línea guía y pega en la caja, posterior al logo de la entidad.

83 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-83 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 55 de 62 PGD-05-06 - Planilla Control Transferências Primarias Control Transferencias Primarias Código formato: PGD-05-06 Versión: 9.0 Proceso Gestión Documental Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Archivo Central Cant Técnico del Grupo de Dependencia Administrador del Archivo de Gestión Cant Cajas X100 Cant Cajas X200 Cp Fecha Transf.

Gestión Documental Observaciones 0 0 0 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-84 • 2020 • OCTUBRE • 22 84 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 56 de 62 PGD-05-07 - Instructivo para la Conformación de Expedientes de Auditoria.

El desarrollo de una auditoria se genera un expediente, que contendrá todos los documentos, desde su fase de planeación hasta su cierre (incluyendo el traslado de los hallazgos e incluso su devolución en caso de que se dé), refleja el orden natural en cómo se realizó la auditoria y puede estar conformado por una o varias carpetas. Ver procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal según corresponda.

Cada documento de la Auditoria debe:

 Responder al objetivo de la Auditoria  Ser completo, concreto y no redundante, con ideas totalmente cerradas.  Fácil de entender por cualquier persona (abogado, gerente, auditor, usuario).  Servir como defensa en caso de un litigio.  Estar firmado oportunamente por la persona que lo elabora, por quien interviene y por la que revisa con su respectiva fecha.  Deben permitir reconstruir la prueba.  Ser realmente relevante (aplica especialmente para los Anexos).

Aspectos Especiales en la Conformación del Expediente:

1. En los papeles de trabajo para su ordenación y registro en la hoja de control, la fecha que se tiene en cuenta es la de terminación.

2. Los Papeles de Trabajo se agrupan por factor y cada factor se archiva según su fecha de terminación.

3. Los anexos que corresponden a documentos que se encuentran en páginas WEB, SECOP, SIVICOF, intranet, como documentos de la rendición de cuentas de los sujetos de vigilancia, contratos, planes, programas, procedimientos, normatividad, etc., no archivarlos en lo posible, citarlos adecuadamente en los documentos donde se trabajen

Nota: El equipo auditor en su mesa de trabajo puede indicar que realizaran una selección cualitativa de los anexos, conservando únicamente los soportes que aportan una prueba directa a la auditoria y que no se encuentran públicos, contribuyendo así a el ahorro de espacio electrónico en los servidores de la entidad, procesos técnicos de archivo y tratamiento de soportes electrónicos innecesarios conservar.

4. Cada papel de trabajo se debe citar cada documento fuente de información, con su nombre completo, autor, lugar donde se encontró (link de consulta o expediente con N° de folio), fecha de consulta y datos relevantes como Nº de radicado, contrato, acta, lo que sea necesario para identificar plenamente el documento o texto citado.

En caso de requerir citar un anexo que se encuentra dentro del expediente de auditoria, pueden anotar en la parte superior derecha, debajo del número de folio del documento ó si se requiere junto a un dato específico, el # de folio o archivo donde se encuentra el anexo. Así:

RC/f.# RC/a.# RC = Referencia Cruzada f. o a. = Folio o Archivo

de folio o archivo 85

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-85 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-07 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 57 de 62

5. Para el factor de contratación, se debe elaborar papel de trabajo por cada contrato.

6. Para el traslado de hallazgos fiscales a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, deben remitir únicamente la última versión de los documentos, es decir que no se trasladan comunicaciones y formatos devueltos por parte de la DRFJC para complementar o ajustar, sino únicamente el ultimo memorando con el que remiten el ultimo formato de traslado de hallazgo ajustado, el formato, los soportes que prueban el daño y los soportes de los presuntos responsables.

Los documentos deben ir ordenados en coherencia con el relato del hallazgo, relacionados en el formato de traslado y en la hoja de control o testigo  El 1er documento: Hoja de control (registro de todos los documentos), sin foliar.

 2do: Memorando con el cual se traslada el hallazgo  3ro: Formato de traslado de Hallazgo en su última versión, diligenciado completamente, debidamente firmado.

 Los Anexos (Físicos): Van seguidos del documento que los menciona o antecede, ordenados en coherencia con el relato del hallazgo que generalmente corresponde a un orden cronológico.

Nota: Si los anexos son electrónicos, en el testigo se relacionan todos los archivos.

Si se devuelven los hallazgos (por parte de la DRFJC) o tienen alguna respuesta por parte de las autoridades competentes (Procuraduría, Fiscalía o Personería), estos documentos harán parte integral del expediente del Informe de Auditoria, como también las actas donde decidan archivar el hallazgo, estos documentos deberán ser incorporados por el administrador del archivo y elaborara una nueva hoja de control con estos nuevos documentos, dejando la anotación en la hoja control anterior “Continua la relación en la siguiente hoja”, para no perder la evidencia de quien elaboro y reviso la hoja de control hasta el traslado del hallazgo.

Sobre los anexos del hallazgo fiscal devuelto, el comité técnico donde analizan la devolución y deciden archivar o complementar el hallazgo, deberán decidir si se archiva o no esos anexos al expediente de la auditoria o si solo archivan la comunicación y el análisis de la devolución.

En este orden de ideas, el tiempo de retención de estos expedientes cuenta a partir del último documento archivado en el expediente. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 Código Postal 111321 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-86 • 2020 • OCTUBRE • 22 86 PBX: 3358888 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 58 de 62 PGD-05-08 – registro Administradores Archivo de Gestión Físico y Electrónico www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 87 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-87 • 2020 • OCTUBRE • 22 PBX: 3358888 Código formato: PGD-05-09 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Denegar Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 59 de 62 Cont. Cp Lectura Escritura Seguridad Asignada Ejecución Mostrar CT Modificar Lectura y Retiro Observaciones Fecha Asignación Control de Seguridad Carpetas Archivo de Gestión Electronico Procedimiento para la Producción, Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Adminsitradora Ana Maria Camargo 16-mar-20 X X X X Astrid Gonzalez Lopez 16-mar-20 X X X X Camilo Garzon Cuervo 16-mar-20 X X X X Cristina Gomez 16-mar-20 X X X X Diana Milena Bohorquez 16-mar-20 6-oct-20 X X X X Hector Arsenio Ordoñez 16-mar-20 X X X X Juan Jose Bohorquez 16-mar-20 X X X X Luis Fernando Gomez 16-mar-20 X X X X Marcela Esther Meza 16-mar-20 X X X X Monica Andrea Pineda 16-mar-20 X X X X Nohemy Bareño 16-mar-20 X X X X Omar Ricardo Calderon 16-mar-20 X X X X Sebastian Rozo Vergel 16-mar-20 X X X X Javier Andres Usme 16-mar-20 X X X X Marcela Esther Meza 16-mar-20 X X X X X Cristina Gomez 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Nohemy Bareño 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Hector Arsenio Ordoñez 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Angela Johanna Quinche 16-mar-20 X X X X X Organización y Conservación de Documentos Nombre 60200 - Subdirección de Servicios Generales Carpeta / Subcarpeta / Expediente / Archivo Nombre del Funcionario Fecha Dependencia:

60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 60200 - Subdirección de Servicios Generales 2020 - Doc Apoyo / 1. DAF 2020 - Doc Apoyo / 1. DAF 2020 - Doc Apoyo / 2. Planeacion 2020 - Doc Apoyo / 3. OCI - PM - Seg MR - Auditorias 2020 - Doc Apoyo / 4. D. TIC 2020 - Doc Apoyo / 5. Of Juridica - Daño Antijuridico 2020 - Doc Apoyo / 6. Directrices AGN y AB 2020 - Doc Apoyo / 7. Talento Humano 2020 - Doc Apoyo / 8. Contratos 2020 - Doc Archivo / GD - 02.22 - Actas Equipo de 2020 - Doc Archivo / GD - 27.02 - Inf Seg Visitas 2020 - Doc Archivo / GD - 27.02 - Inf Seg Visitas 2020 - Doc Archivo / GD - 27.XX - Informes Archivo de 2020 - Doc Archivo / GD - 28.01 - Esquema de 2020 - Doc Archivo / GD - 28.02 - SGDEA - MoReq 2020 - Doc Archivo / GD - 28.03 - SIC 2020 - Doc Archivo / GD - 28.04 - Tabla de Control de 2020 - Doc Archivo / GD - 28.05 - TRD 2020 - Doc Archivo / GD - 28.06 - TVD 2020 - Doc Archivo / GD - 28.07 - Programa de 2020 - Doc Archivo / GD - 34.01 - Inv Doc AC PGD-05-09 – Control de Seguridad Carpetas Archivo de Gestión Electrónico REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-88 • 2020 • OCTUBRE • 22 88 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 60 de 62

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión N° Acto Administrativo Descripción de la Modificación y Fecha 1.0 R.R. Nº 001 24 Ene 2003 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

2.0 R.R. Nº 028 7 May 2003 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

3.0 R.R. Nº 042 9 Nov 2005 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

4.0 R.R. Nº 035 30 Dic 2009 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

5.0 R.R. Nº 053 6 Dic 2013 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

6.0 R.R. Nº 038 2 Nov 2020 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

Se cambia la foliación de esfero a lápiz, porque es lo que ha indicado el Archivo de Bogotá en sus visitas y lo que indica el Archivo General de la Nación en su cartilla “Foliación de Archivos” (publicada en la web del AGN).

Se ajustan y precisan algunas actividades, nombres de formatos y responsables.

Se modifica el testigo agregando más opciones en las listas desplegables y se crean más ejemplos, puesto que será usado para remplazar cualquier unidad documental especial, documentos electrónicos almacenados en CD, DVD, Servidor Institucional o Sistema de Información. Se elimina del formato la paginación del encabezado (no cumplía función) y se deja en el pie de página.

Se cambian las imágenes de los formatos obsoletos.

7.0 R.R. N° 041 28 Dic- 017 Se realizan algunas precisiones respecto a la entrega de hallazgos y documentos generados posterior a esta entrega.

Se precisa el uso de la mesa de servicios para la entrega de material de archivo.

Se da cumplimiento a las recomendaciones dadas por el Archivo de Bogotá en Acta de Equipo de Gestores N° 03 del 26-Mar-2019.

Se citan normas para el diligenciamiento de la hoja de control “Acuerdo 05 de 2013, Art 15 y Acuerdo 02 de 2014, Art 12” que indican que los documentos deben llevar la secuencia de la actuación o tramite y que la persona responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental.

89 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-89 • 2020 • OCTUBRE • 22 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 61 de 62 Versión N° Acto Administrativo Descripción de la Modificación y Fecha Se agrega para el manejo de unidades de almacenamiento externo “Los funcionarios de la Contraloría de Bogotá deberán almacenar los documentos electrónicos en los servidores institucionales, no usarán CD’s, DVD, USB y demás unidades de almacenamiento externo para guardar documentos de archivo dentro de los expedientes físicos, solo pondrán ser usados para traslados temporales de información o entrega de información a clientes externos.”

Se modifica el Instructivo para la Organización y transferencias documentales PGD-05-01 con los ocho (8) Procesos de la Gestión Documental: (1) Planeación estratégica para la gestión documental, (2) producción, (3) Gestión y Tramite, (4) Organización, (5) Transferencia, (6) Disposición Documental, (7) Preservación a Largo Plazo, (8) Valoración, que son los mismos con los que se estructura el Programa de Gestión documental, en este instructivo se enfocan particularmente las tareas que deben ser aplicadas por todos los funcionarios de la entidad y se incluyen ejemplos gráficos sobre la organización de documentos electrónicos.

Lo anterior dio lugar a eliminar el PGD-04 Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Documentos en los Archivo de Gestión, los formatos, términos y normatividad evaluada y pertinente al procedimiento fue incluida.

Se incluyen indicaciones frente a la producción, gestión y tramite de los documentos.

8.0 R.R. N° 049 31 Oct 2019 Se modifican todos los ejemplos de las gráficas y formatos, de acuerdo a la actual producción de documentos de la entidad, dando un gran lugar a los informes de auditoría, por ser el volumen documental más grande en la entidad.

Se modifica el título del procedimiento, el objetivo y alcance, se agrega normatividad, nuevas definiciones, se incluyen las actividades del PGD-04 y se cambia el orden de algunas actividades del numeral 5.1 y 5.2, otras se ajustan o complementan.

Se modifica el Formato de Inventario Documental PGD-05-04, PGD-05-05, adicionando columnas que permiten describir expedientes electrónicos.

Se modifica el Formato de Hoja de Control PGD-05-03, adicionando una Hoja de control específica para expedientes electrónicos, simulando un índice electrónico de un SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-90 • 2020 • OCTUBRE • 22 90 Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos Código formato: PGD-05-01 Versión: 9.0 Código documento: PGD-05 Versión: 9.0 Página 62 de 62 Versión N° Acto Administrativo Descripción de la Modificación y Fecha Se incluye marcación de la estantería y orden de carpetas, cajas y estantes.

Se elimina Anexo 8 - Instructivo Ordenación Documentación Historias Laborales, puesto que la ordenación de los primeros documentos se rige por la “lista de chequeo” (PGTH-04-02), establecida en el Procedimiento Provisión Empleos en Vacancia Planta de Personal (PGTH-04) y los demás atienden el principio de orden original (cronológicamente).

9.0 RR-020 del 19 de octubre de 2020 91 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-91 • 2020 • OCTUBRE • 22 Resolución Reglamentaria Número 021 (Octubre 20 de 2020)

Control Interno – MECI, de conformidad con el Decreto 1499 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015 -Decreto Único Reglamentario de la Función Pública-, con el fin de incorporar la estructura definida en la dimensión No. 7, Control Interno, del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

“Por la cual se adopta la nueva versión para algunos procedimientos del Proceso de Gestión del Talento Humano.”

LA CONTRALORA DE BOGOTÁ, D. C. (E) En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado por el Acuerdo No. 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C., y Que el artículo 6 el Acuerdo 658 de 2016, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo”.

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 015 de 2018, se adoptó la versión actual, para los procedimientos PGTH-15, PGTH-16, PGTH-17 Y PGTH-19 entre otros, del Proceso de Gestión del Talento Humano.

Que el artículo 269 de la Constitución Política, establece como obligación de las autoridades diseñar y aplicar en las entidades públicas, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Que, como resultado de la Auditoría Interna al SIG, vigencia 2020, el equipo auditor identificó que, en la base legal de los citados documentos del proceso Gestión del Talento Humano, de acuerdo con la normatividad vigente y los principios de eficacia, economía, celeridad de la función administrativa.

RESUELVE:

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional los procedimientos para la ejecución de procesos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Artículo primero.

Adoptar la nueva versión para los siguientes procedimientos del Proceso Gestión del Talento Humano:

Que la Contraloría de Bogotá, D.C. mediante Resolución Reglamentaria No. 038 del 8 de octubre de 2018 adoptó la nueva versión del Modelo Estándar de No. DOCUMENTO VERSIÓN CÓDIGO 1 Procedimiento para la Elaboración, Ejecución, Modificación y Evaluación del Plan de Trabajo Anual del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST 8.0 PGTH-15 2 Procedimiento para la Identificación Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles 3.0 PGTH-16 3 Procedimiento para la Atención, Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo 3.0 PGTH-17 4 Procedimiento para la Elaboración del Diagnóstico de Condiciones de Salud 3.0 PGTH-19 Resolución Reglamentaria No. 015 del 28 de febrero de 2018.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Artículo segundo.

Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes velar por la divulgación y cumplimiento de los documentos adoptados.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

Artículo tercero.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los numerales 12, 13, 14 y 16 del Artículo Primero de la

MARÍA ANAYME BARÓN DURÁN Contralora de Bogotá D. C. (E)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-92 • 2020 • OCTUBRE • 22 92 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 1 de 8 SG-SST Responsable del Proceso Dirección de Planeación Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Leydy Johana González Cely Gabriel Méndez Camacho Cargo: Directora Técnica Director Técnico Dependencia: Dirección de Talento Humano Dirección de Planeación R.R. Nº Fecha:

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para definir las estrategias y criterios requeridos en la formulación, ejecución y evaluación del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, al igual que analizar y evaluar con la Administradora de Riesgos Laborales – ARL las acciones ejecutadas.

2. ALCANCE:

Inicia con la elaboración del plan de trabajo anual y termina con la identificación de oportunidades de mejora una vez realizado el análisis y evaluación de los resultados de gestión del Subsistema de Gestión-SST.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 9 24-Ene-1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.

Ley 378 9-Jul-1997 Por medio de la cual se aprueba el "Convenio número 161, sobre los servicios de salud en el trabajo" adoptado por la 71 Reunión de la Conferencia General de la Organización Internacional del Trabajo, OIT, Ginebra, 1985.

Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Ley 1562 11-Jul-2012 93 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-93 • 2020 • OCTUBRE • 22 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 2 de 8 SG-SST NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 1072 26-May-2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo Resolución 312 Mintrabajo 13-Feb-2019 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

4. DEFINICIONES:

OPORTUNIDAD DE MEJORA: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. De acuerdo con el tipo de auditoría se puede referir a las debilidades, las recomendaciones o las no conformidades.

PLAN DE TRABAJO ANUAL: herramienta que permite ordenar y sistematizar la información relevante para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, el cual identifica claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización.

RESPONSABLE DEL SUBSISTEMA DE GESTIÒN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST: persona delegada por el empleador, quien tiene la responsabilidad de velar por el desarrollo del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo bajo los parámetros que define la ley y que tiene la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño.

RESPONSABLE DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST: persona asignada por el empleador cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos profesional especializado en SST que cuenta con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo vigente y el curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST: es un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

SUBSISTEMA DE GESTIÓN: es aquel que sirve de ayuda para lograr las metas y objetivos de una organización, a través de una serie de estrategias, entre las cuales se encuentra la optimización de los procesos y el enfoque basado en la gestión y la disciplina.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-94 • 2020 • OCTUBRE • 22 94 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 3 de 8 SG-SST

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

5.1. Elaboración Plan de Trabajo Anual SG-SST N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ Observaciones Observación:

Profesional de la Plan de Trabajo Anual – SG- SST (PGD-02-02)

Subdirección de Bienestar Social (Responsable del 1 Verifica que la estructura se ciña a lo establecido en el Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión SIG.

Diseño e Implementación del SG-SST)

Elabora el Plan de Trabajo Anual SG-SST de conformidad con las directrices establecidas en la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, atendiendo el resultado de la evaluación al Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y los lineamientos establecidos en la normatividad vigente sobre la materia.

Firma documento original y lo entrega al Subdirector de Bienestar Social para revisión.

Punto de control: Verifica que el Plan de Trabajo cumpla con los lineamientos de la Alta Dirección y con la normatividad vigente 2 Subdirector de Bienestar Social Revisa, firma el Plan de Trabajo Anual SG-SST y remite para Vo.Bo. del Director Técnico de Talento Humano.

En el evento de presentarse observaciones solicita los ajustes respectivos.

Solicita revisión al gestor de calidad del proceso.

Director Técnico de 3 Firma la carátula y coloca pie de firma en el documento original del Plan de Trabajo Anual SG-SST Talento Humano Remite a la Dirección de Planeación para revisión técnica.

Revisa, firma carátula del Plan de Trabajo Anual SG-SST y remite a la Dirección de Talento Humano 4 Director Técnico de Planeación 95 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-95 • 2020 • OCTUBRE • 22 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 4 de 8 SG-SST N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ Observaciones Profesional Dirección Técnica 5 Remite el original de Plan de Trabajo Anual SG-SST, al Despacho del Contralor para su firma.

Elabora la presentación del Plan para el Comité Directivo.

Talento Humano (Gestor de Calidad Observación: La presentación se realiza en Power Point tomando como insumo el informe de los resultados del SG-SST, elaborado por el responsable del diseño e implementación del SG-SST.

6 Director Técnico de Presenta el Plan de Trabajo Anual SG-SST, al Comité Directivo.

Talento Humano Comité Directivo (Contralor, Contralor 7 Aprueba Plan de Trabajo Anual SG-SST Auxiliar, Directores, Observación: El acta de aprobación de planes institucionales por parte del Comité Directivo reposa en la Dirección de Apoyo al Despacho.

Jefes Oficina).

5.2. Seguimiento al Plan de Trabajo Anual SG-SST Bienestar 8 Subdirector de Social Informe de Seguimiento a cada uno de los indicadores Verifica y realiza el seguimiento de acuerdo con la periodicidad estipulada en el Plan de Trabajo Anual, del cumplimiento y resultado de los indicadores establecidos en el plan.

Observación: Se ajusta el Plan de Trabajo Anual cuando se requiera.

Responsable del Informe de resultados del Subsistema de Gestión de la diseño e implementación 9 Seguridad y del SG-SST.

Salud en el trabajo Modifica y ajusta el plan de trabajo anual de acuerdo con los resultados del seguimiento o requerimientos.

Elabora semestralmente el informe de los resultados del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo con destino al Responsable del Proceso Gestión del Talento Humano.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-96 • 2020 • OCTUBRE • 22 96 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 5 de 8 SG-SST Subdirector de Bienestar Social 10 Revisa y envía el informe de los resultados del Subsistema de Gestión para su respectiva revisión a la Dirección de Talento Humano.

Verifica el informe y lo remite a la Dirección de apoyo al Despacho para revisión.

11 Director Técnico de Talento Humano Presenta en Comité Directivo los resultados del Subsistema de Gestión.

Informe de resultados del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo 12 Director Técnico de Apoyo al Despacho Remite al Director de Talento Humano copia del Acta del Comité Directivo con los resultados de la revisión por la Dirección.

Observación: El acta de Revisión por la Dirección reposa en la Dirección de Apoyo al Despacho.

13 Director Técnico de Talento Memorando (PGD-07-02)

Revisa el Acta de la revisión por la dirección y la remite al Subdirector de Bienestar Social Humano Comunica los resultados de la Punto de Control: Se activa procedimiento Memorando (PGD-07-02)

Plan de Mejoramiento origen revisión por la dirección 14 Subdirector de Bienestar Social Plan de Mejoramiento (PEM-04-01) revisión por la dirección al responsable del Subsistema de Gestión de SST y al COPASST.

Identifica las oportunidades de mejora y define planes de acción que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua del Subsistema de Gestión SST que se incluirán en el Plan de Trabajo para la siguiente vigencia.

Solicita al Director de Talento Humano gestionar la modificación del Plan de Mejoramiento del proceso, acorde con las oportunidades de mejora identificadas.

6. FORMATOS, PLANTILLAS O ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

No se establecieron.

97 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-97 • 2020 • OCTUBRE • 22 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 6 de 8 SG-SST

7. CONTROL DE CAMBIOS

N° Acto Administrativo Versión Descripción de la Modificación y Fecha 1.0 R.R. No. 023 23 nov 2007 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

2.0 R.R. No.004 29 ene 2010 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

3.0 R. R. No.002 28 ene 2011 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

4.0 R. R. No.022 14 nov 2012 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.

5.0 R.R. No.048 07 nov 2013 En el numeral 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. Actividad 1. Proyecta el plan de trabajo anual de acuerdo al resultado de la evaluación del Sistema y a los lineamientos establecidos en el Decreto 1072 de 2015. Actividad 2. Revisa, firma y remite el plan de trabajo anual para la respectiva firma del Contralor. Actividad 3. Ejecuta las actividades determinadas en el plan de trabajo anual definido para la vigencia establecida. Actividad 4. Verifica y realiza seguimiento, de acuerdo con la periodicidad estipulada, del cumplimiento y resultado de los indicadores establecidos en el plan de trabajo anual. Actividad 5. Elabora el informe de los resultados del Subsistema de Gestión para la revisión por la alta dirección. Actividad 6. Revisa y presenta el informe de los resultados del Subsistema de Gestión para la revisión por la alta dirección. Actividad 7. Remite el resultado de la revisión por la alta dirección al responsable del Subsistema de Gestión de SST y al COPASST. Actividad 8. Identifica oportunidades de mejora y define planes de acción que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua del Sistema de Gestión SST.

6.0 R.R. No.045 16 dic 2016 En el OBJETIVO se cambia el texto por: “Estandarizar las actividades para definir las estrategias y criterios requeridos en la formulación, ejecución y evaluación del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, al igual que analizar y evaluar con la Administradora de Riesgos Laborales – ARL las acciones ejecutadas”. En el ítem 3. BASE LEGAL, se inserta la fila correspondiente a la información de la Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017 y se elimina la fila que contiene la información de la Resolución 1016 del 31 de marzo de 1989. En el ítem 4. DEFINICIONES, se modifica el nombre del SGSST quedando: SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG- SST. En el ítem 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO se realizan las siguientes modificaciones: En la columna RESPONSABLE del numeral 1 se cambia “Profesional Universitario y/o Especializado” por Profesional de la Subdirección de Bienestar Social.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-98 • 2020 • OCTUBRE • 22 98 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 7 de 8 SG-SST En la columna ACTIVIDAD del numeral 1, se modificó el texto a: Elabora el Plan de Trabajo Anual, con base en la política de Seguridad y Salud en el trabajo y de acuerdo con el resultado de la evaluación del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y los lineamientos establecidos en el Decreto 1072 de 2015. La columna REGISTROS se modificó el registro quedando: Plan de Trabajo Anual – SG-SST. La columna PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES se insertó la observación: Su estructura debe ceñirse al Anexo No. 2 del Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión SIG. La columna RESPONSABLE del numeral 2 se modificó insertando la palabra Técnico. La columna ACTIVIDAD del numeral 2 se modificó el texto quedando: Revisa y coloca pie de firma en original del Plan de Trabajo Anual. Remite para Vo.Bo. del Director Técnico de Talento Humano. La columna REGISTROS del numeral 2 se insertó el registro: comunicación oficial interna. La columna PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES del numeral 2 se insertó el punto de control: Verifica que el Plan de Trabajo cumpla con la normatividad vigente. La columna RESPONSABLE del numeral 3 se modificó insertando la palabra Técnico. La columna ACTIVIDAD del numeral 3 se modificó el texto quedando: Revisa y coloca pie de firma en original del Plan de Trabajo Anual. Envía a la Dirección Técnica de Planeación para la respectiva revisión. Se modifica el procedimiento a partir del numeral 4 al 9, quedan en la versión que se está proponiendo la modificación expresada en los numerales del 4 al 13. Se inserta en el numeral 4 al RESPONSABLE Director Técnico de Planeación, en la columna ACTIVIDAD se insertó el texto: Revisa y coloca pie de firma en original del Plan de Trabajo Anual y devuelve con el Vo Bo. a la Dirección Técnica de Talento Humano. Se inserta en el numeral 5 al RESPONSABLE Director Técnico de Talento Humano, en la columna ACTIVIDAD se le coloca el texto: Envía al Despacho del Contralor el original de Plan de Trabajo Anual para su firma y en la columna REGISTRO se asigna el registro: Plan de Trabajo Anual –SGSST. Se inserta en el numeral 6, asignando como RESPONSABLE al Subdirector Técnico de Bienestar Social con ACTIVIDAD: Verifica y realiza el seguimiento de acuerdo con la periodicidad estipulada en el Plan de Trabajo Anual del cumplimiento y resultado de los indicadores establecidos en dicho plan y REGISTRO: Informe de Seguimiento a cada uno de los respectivos indicadores. En el numeral 7, se asigna de RESPONSABLE al Profesional de la Subdirección de Bienestar Social con ACTIVIDAD: Modifica y ajusta el Plan de Trabajo Anual de acuerdo con los resultados del seguimiento o requerimientos y OBSERVACIÓN: Se ajusta al Plan de Trabajo Anual cuando se requiera. En el numeral 8, se asigna de RESPONSABLE al Profesional de la Subdirección de Bienestar Social con ACTIVIDAD: Elabora el informe de los resultados del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y OBSERVACIÓN: se realiza en forma anual. En el numeral 9, se asigna de RESPONSABLE al Subdirector Técnico de Bienestar Social con ACTIVIDAD: Revisa y envía el informe de los resultados del Subsistema de Gestión para su respectiva revisión a la Dirección de Talento Humano.

99 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-99 • 2020 • OCTUBRE • 22 Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL Código documento PGTH-15 Versión: 8.0 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 8 de 8 SG-SST En el numeral 10, se asigna de RESPONSABLE al Director Técnico de Talento Humano con ACTIVIDAD: Revisa y envía a la alta dirección el informe de los resultados del Subsistema de Gestión para su respectiva revisión, REGISTRO: Informe de resultados del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y OBSERVACIÓN: Una vez realizado el informe se remite a la Dirección de Apoyo al Despacho y se presenta en Comité Directivo. En el numeral 11, se asigna de RESPONSABLE al Director Técnico de Apoyo al Despacho con ACTIVIDAD: Remite el informe de la revisión por la alta dirección al Responsable del Subsistema de Gestión de SST y al COPASST y REGISTRO: Informe de Revisión por la Alta Dirección. En el numeral 12, se asigna de RESPONSABLE al Director de Talento Humano con ACTIVIDAD: Revisa el Informe de la revisión por la alta dirección y la remite al Subdirector Técnico de Bienestar Social. En el numeral 13, se asigna de RESPONSABLE al Subdirector Técnico de Bienestar Social con ACTIVIDAD: Identifica las oportunidades de mejora y define planes de acción que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua del Subsistema de Gestión SST que se incluirán en el Plan de Trabajo para la siguiente vigencia.

Finalmente, el procedimiento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

7.0 R.R. No 015 28 feb 2018 El procedimiento se modifica para actualizar la base legal incluyendo la Resolución 312 del 13 de febrero de 2019, por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y con la cual se deroga la Resolución 1111 marzo 27 de 2017. Así mismo se elimina el Decreto 614 de 1984 porque fue compilado por el Decreto 1072 de 2015. En el numeral de definiciones se incluye el término “Responsable del diseño e implementación del SG-SST” En cuanto a la Descripción del procedimiento, se revisan y actualizan todas las actividades y en la columna de RESPONSABLE, se cambia el término Responsable Profesional de la Subdirección de Bienestar Social por Responsable del diseño e implementación del SG-SST.

8.0 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-100 • 2020 • OCTUBRE • 22 100 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 1 de 26 Responsable del Proceso Dirección de Planeación Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Leydy Johana González Cely Gabriel Méndez Camacho Cargo: Directora Técnica Director Técnico Dependencia: Dirección de Talento Humano Dirección de Planeación R.R. Nº Fecha:

1. OBJETIVO:

Determinar los lineamientos y la metodología para orientar la correcta y completa identificación de todos los peligros, evaluación de riesgos e implementación de las medidas de control que están asociadas a los procesos de la entidad en condiciones normales, anormales y de emergencias.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la identificación de peligros y termina con la verificación de la implementación de los controles.

Todas las actividades rutinarias y no rutinarias, que realiza la entidad, serán identificadas y evaluadas con la metodología establecida en este procedimiento, y aplica a todas las personas que trabajan en la entidad, incluyendo personal contratista, subcontratista y visitante.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 9 24-ene-1979 Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.

Ley 1562 11-Jul-2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. Decreto 1072 26-May-2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

Acuerdo 658 21-Dic-2016 Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones 101 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-101 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 2 de 26 de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 664 28-Mar-2017 Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016. Resolución 13-Feb-2019 Por la cual se definan los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST 312 Mintrabajo GTC 45 20 -Jun -2012 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional

4. DEFINICIONES:

ACTIVIDADES NO RUTINARIAS: son aquellas que se desarrollan en forma ocasional. Actividad que no se ha planificado ni estandarizado, dentro de un proceso de la organización o actividad que la organización determine como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución.

ACTIVIDADES RUTINARIAS: se entiende por actividades rutinarias aquellas que se realizan de manera frecuente y con periodicidad determinada (diaria, semanal o quincenal)

ATS: Análisis de Trabajo Seguro. De acuerdo con la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) es “el estudio y documentación minuciosa de cada paso de un trabajo, identificando peligros existentes o potenciales (de seguridad y salud) del trabajo y la determinación de la mejor manera de realizar el trabajo para reducir o eliminar estos peligros.”

CONSECUENCIA: se refiere a las alteraciones en el estado de salud de las personas y los daños materiales resultantes de la exposición al peligro.

EXPOSICIÓN: frecuencia con que las personas o la estructura entran en contacto con los peligros.

HOJAS DE DATOS DE SEGURIDAD MSDS: una hoja de seguridad describe los peligros de una sustancia o producto químico y suministra información sobre su identificación, uso, manipulación, transporte, almacenamiento, disposición final, protección personal y manejo de emergencias por derrames, explosión e incendios. Debe complementarse con manuales técnicos, rotulación, tarjetas de emergencias, entrenamiento y otras medidas de prevención.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES (MIPECR): es una estrategia metodológica que permite recopilar y analizar en forma sistemática y organizada los datos relacionados con la identificación, y localización del peligro, valoración y priorización de los riesgos existentes en las actividades que realiza la empresa, con el fin de planificar las medidas de prevención y control más convenientes y adecuadas.

PELIGRO: fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o una combinación de estas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-102 • 2020 • OCTUBRE • 22 102 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 3 de 26 PROBABILIDAD: posibilidad de que los acontecimientos de la cadena se completen en el tiempo, originándose las consecuencias no queridas ni deseadas.

RIESGO: combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento o la exposición.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

N° Responsable Actividad Registro Puntos de Control / Observaciones Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinación de Observación:
- Tiene en cuenta las siguientes fuentes de información:
- Inspección ocular del controles Anexo 1 (PGTH-16-01)

Identifica los peligros que se presentan durante la ejecución de actividades rutinarias y no rutinarias que involucran a los servidores públicos, visitantes, contratistas o subcontratistas, a través de la recolección de información, y la registra por áreas, procesos y/o cargos, diligenciando los formatos para tal fin.

Registro de Incidencias en Seguridad y Salud en el Trabajo Profesional de la Anexo 3 (PGTH-16-03)

Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Inspección equipos prevención y 1 atención de emergencias Anexo 4 (PGTH-16-04)

Inspección extintores Anexo 5 (PGTH-16-05)

Inspección instalaciones locativas, eléctricas y puesto de trabajo área física, teniendo en cuenta las tareas desarrolladas por actividad, comportamientos y capacidad de los servidores públicos.
- Información y reportes suministrados por los servidores públicos, visitantes y comunidad sobre los peligros que identifican tanto en el quehacer diario, como en la observación de los procesos.
- Peligros originados fuera del lugar de trabajo y que pueden afectar la salud y seguridad de las personas bajo el control de la entidad.
- Peligros generados Anexo 6 (PGTH-16-06)

Inspección de uso en la vecindad, dadas las condiciones del sector.
- Resultados y estado de elementos de protección personal estadísticos de 103 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-103 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 4 de 26 N° Responsable Actividad Registro Puntos de Control / Observaciones Anexo 7 (PGTH-16-07)

Inspección vehicular Anexo 8 (PGTH-16-08)

Autorreporte de condiciones de salud y trabajo.

Anexo 9 (PGTH-16-09) investigaciones de accidentes e incidentes. Los diferentes anexos relacionados en los registros sirven de insumo para alimentar la Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinación de controles. Dichos anexos serán diligenciados mínimo anualmente.

Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los 2 Profesional de la Subdirección de Bienestar Social Evalúa los peligros y determina el nivel de riesgo de acuerdo con la metodología establecida en la Guía Técnica Colombiana - GTC 45 de 2012 riesgos y determinación de (SG- SST) controles Anexo 1 (PGTH-16-01)

Subdirector de Bienestar Social y Profesional de la Identifica las medidas de intervención necesarias y factibles a implementar para el control de los riesgos, una vez valorados y clasificados. Matriz de identificación de peligros, evaluación Subdirección de Bienestar Social y valoración de los (SG- SST)

Observación: Al determinar los controles o considerar cambios a los controles existentes, contempla la mitigación de riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía:

3 riesgos y determinación de controles Anexo 1 (PGTH-16-01)

- Eliminación.
- Sustitución.
- Controles de ingeniería.
- Controles administrativos.
- Equipo de protección personal

Memorando (PGD 07-02)

4 Subdirector de Bienestar Social Gestiona con la dependencia que corresponda, lo que se considere necesario para la implementación de los controles.

Realiza seguimiento y verificación a la 5 Subdirector de Bienestar Social y Matriz de identificación de peligros, evaluación Profesional de la y valoración de los Observación: Con base en inspecciones, visitas y los análisis que se consideren REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-104 • 2020 • OCTUBRE • 22 104 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 5 de 26 N° Responsable Actividad Registro Puntos de Control / Observaciones Subdirección de Bienestar Social implementación y eficacia de los controles. riesgos y determinación de (SG- SST) controles Anexo 1 (PGTH-16-01) necesarios, como el de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, y de los Autorreporte de condiciones de salud y trabajo.

Observación: Se debe realizar de manera anual y cada vez que:

Actualiza la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinación de controles.

Profesional de la Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los 6 riesgos y determinación de controles Anexo 1 (PGTH-16-01)

- Se produzcan cambios en los procesos o actividades (incluye cambios de los equipos, infraestructura, instalaciones, materiales etc.).
- Cuando exista alguna reforma o cambio en la normativa legal aplicable a las actividades que realiza la entidad.
- Cuando se detecten daños o anomalías que afecten la salud de los servidores públicos.
- Cuando las inspecciones realizadas a los puestos de trabajo evidencien condiciones inseguras.
- Según el comportamiento de la accidentalidad (accidentes graves, catastróficos o reiterativos)
De acuerdo con los resultados de los registros de incidencias en

105 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-105 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 6 de 26 N° Responsable Actividad Registro Puntos de Control / Observaciones Seguridad y Salud en el Trabajo y ATS.

Director Administrativo y Financiero 7 Memorando (PGD 07-02)

Informa al Subdirector de Bienestar Social siempre que se proponga realizar un cambio interno: Arreglos locativos, cambios en instalaciones, que se introduzcan, equipos o herramientas, que se modifiquen procesos, cambio en los métodos de trabajo, y/o procedimientos, que se incluyan nuevas sustancias químicas.

Subdirector de Bienestar Social y Memorando (PGD 07-02)

Profesional de la 8 y/o Acta de Mesa de Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Trabajo (PGD 02-07)

Evalúa el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos reportados o cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros).

Observación: Se utiliza alguno de los tres (3) registros según la pertinencia de la gestión de los riesgos.

Análisis de Trabajo Seguro – Subdirector de Bienestar Social y Profesional de la ATS y/o Concepto Técnico y/o 9 Realiza la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios internos y externos, con el apoyo del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la elaboración de un análisis específico o un ATS.

Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Informe Anexo 2 (PGTH-16-02)

Memorando (PGD 07-02)

Informa al Director Administrativo y Financiero sobre las recomendaciones a seguir en materia de Seguridad y Salud en el trabajo
- SST.

Listados de asistencia 10 Implementa las recomendaciones y medidas de control establecidas por el Subdirector de Bienestar Social.

Memorando (PGD 07-02)

Suministra la Hoja de Datos de Seguridad MSDS del proveedor y remite comunicación cuando se trate de nuevos productos químicos.

Capacita a los servidores públicos antes de introducir el REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-106 • 2020 • OCTUBRE • 22 106 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 7 de 26 N° Responsable Actividad Registro Puntos de Control / Observaciones Director Hojas de Datos de cambio.

Administrativo y Seguridad MSDS Financiero Suministra la Hoja de Datos de Seguridad MSDS del proveedor y remite comunicación cuando se trate de nuevos productos químicos.

Informa mediante memorando a la Subdirección de Bienestar Social.

Actualiza el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con los controles por establecer.

Subdirector de Bienestar Social y Profesional de la 11 Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Observación: Activa el procedimiento para la elaboración, ejecución, modificación y evaluación del plan de trabajo anual del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los Subdirector de Bienestar Social y Profesional de la Observación: Con base en inspecciones, visitas y los análisis que se consideren necesarios.

12 riesgos y determinación de controles Realiza seguimiento a la implementación de las medidas de control definidas en la Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinación de controles.

Subdirección de Bienestar Social (SG- SST)

Anexo 1 (PGTH-16-01)

107 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-107 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página 8 de 26

6. FORMATOS, PLANTILLAS O ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

ANEXO No.1 Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinación de controles Código formato: PGTH-16-01 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES CRITERIOS IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DE RIESGO PARA ESTABLECER ACTIVIDADES PELIGROS MEDIDAS DE INTERVENCIÓN CONTROLES DEL DAÑO DEL RIESGO EXISTENTES CONTROLES VALORACIÓN DETERMINACIÓN RUTINARIO PELIGRO No. EXP.

SI NO DE DEL DEL TAREAS PEOR MEDIO PROCESO RIESGO FUENTE FUENTE EFECTO POSIBLE NIVEL DE NIVEL DE NIVEL DE NIVEL DE NIVEL DE INDIVIDUO ACTIVIDADES INGENIERÍA EXPOSICIÓN CONTROLES CONTROLES ZONA O LUGAR DEFICIENCIA ELIMINACIÓN SUSTITUCIÓN DESCRIPCIÓN ADVERTENCIA PROBABILIDAD INTERVENCIÓN PROBABILIDAD SEÑALIZACIÓN, CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONSECUENCIA INTERPRETACIÓN NIVEL DE RIESGO INTERPRETACIÓN ADMINISTRATIVOS, TRABAJADORES NIVEL DE RIESGO O ACEPTABILIDAD DEL NOTA: Este formato es únicamente diligenciado por personal SST bajo los lineamientos definidos en la Guía Técnica GTC-45 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-108 • 2020 • OCTUBRE • 22 108 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 9 de 26 ANEXO No. 2 Análisis de trabajo seguro – ATS Código formato: PGTH-16-02 Código documento: PGTH-16 ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO ATS Versión: 3.0 Página X de Y LUGAR: FECHA DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO A REALIZAR: ACTIVIDAD NO RUTINARIA ACTIVIDAD DE ALTO RIESGO RESPONSABLE DEL TRABAJO:

HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS A UTILIZAR:

SECUENCIA ORDENADA DE PELIGRO CONSECUENCIAS CONTROLES REQUERIDOS RESPONSABLE PASOS EQUIPO QUE ELABORA EL ATS Nombre Identificación Cargo Firma APROBACIÓN Fecha Aprobación (dd/mm/aa):

Nombre Identificación Cargo Firma DIFUNDIDO A:

Nombre Identificación Cargo Firma 109 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-109 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 10 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 2 ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO - ATS Lugar: Indique la instalación en la cual se va a realizar el trabajo. Fecha: Coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato. Descripción del trabajo a realizar: Determine de forma clara el tipo de tarea que se va a realizar, especificando qué, dónde, cuándo. Actividad no rutinaria: marque con una X si la tarea a realizar se desarrolla en forma ocasional, es una actividad que no se ha planificado, ni estandarizado dentro de un proceso de la organización. Actividad de alto riesgo: marque con una X si la tarea a realizar se encuentra en las siguientes categorías (trabajo en alturas, trabajo en caliente, trabajo en espacios confinados, trabajo con energías peligrosas). Responsable del trabajo: escriba el nombre, apellido y cargo de la persona supervisora del trabajo. Herramientas y/o equipos a utilizar: relacione todos los elementos que se utilizarán para realizar el trabajo. Secuencia ordenada de pasos: describa enumerándolos en forma ascendente, la secuencia de actividades que se deben realizar para el desarrollo de la tarea. Peligro: escriba la fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o una combinación de estas que se pueden presentar durante el desarrollo de la tarea. Consecuencias: relacione para cada peligro las alteraciones en el estado de salud de las personas y los daños materiales resultantes de la exposición a dicho peligro. Controles requeridos: defina para cada peligro identificado cual es la medida de intervención a aplicar para evitar que se presenten las consecuencias identificadas. Responsable: escriba nombre, apellido y cargo de la persona que se debe encargar de implementar los controles requeridos. Equipo que elabora el ATS: el equipo debe estar conformado por quienes van a desarrollar la tarea, el supervisor y un representante del SG-SST.

Nombre: coloque el nombre y apellido de las personas participantes en el diligenciamiento del formato. Identificación: coloque el número de la cédula de ciudadanía o extranjería correspondiente. Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona. Firma: solicite a cada uno de los participantes que suscriba el documento. Aprobación: la autorización del trabajo debe ser generada por el jefe del área en donde se realizará el trabajo, el supervisor del contrato o el encargado por Recursos físicos. Fecha Aprobación: coloque día, mes y año en el cual se avala el documento y la realización de la tarea. Nombre: coloque el nombre y apellido de la persona que autoriza la realización del trabajo. Identificación: coloque el número de la cédula de ciudadanía o extranjería correspondiente. Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona. Firma: solicite que suscriba el documento. Difundido a: el personal del área en donde se realizará la labor debe conocer este documento. Nombre: coloque el nombre y apellido de la persona a la cual se dio la información sobre este documento. Identificación: coloque el número de la cédula de ciudadanía o extranjería correspondiente. Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona. Firma: solicite que suscriba el documento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-110 • 2020 • OCTUBRE • 22 110 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 11 de 26 ANEXO No. 3 Registro de incidencias en seguridad y salud en el trabajo PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGTH-16-03 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES REPORTE VISITA SEGUIMIENTO A PUESTO DE TRABAJO ATENCIÓN PERSONAL FECHA: _____________________________________

SERVIDOR PÚBLICO Y/O DEPENDENCIA: ______________________________________________________

C.C. _______________________________ CARGO: _______________________________________

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

_________________________________________________________________________________________

TIPO DE RIESGO OBSERVADO:

FÍSICO _____ QUÍMICO _____ LOCATIVO _____ SANEAMIENTO _____ ELÉCTRICO _____ BIOLÓGICO _____ PSICOSOCIAL _____ ERGONÓMICO _____ OTRO _____ Cuál ___________ FACTORES DE RIESGO OBSERVADOS: ___________________________________________________________________________________________

CONSECUENCIAS POSIBLES:

SOBRE LA ENTIDAD: _________________________________________________________________________

SOBRE EL INDIVIDUO: ________________________________________________________________________

MEDIDAS DE CONTROL SUGERIDAS: PERSONA: _________________________________________________________________________________

FUENTE: __________________________________________________________________________________

MEDIO: ____________________________________________________________________________________

OBSERVACIONES GENERALES __________________________________________________________________________________________ RESPONSABLES:

NOMBRE Y APELLIDO FIRMA

_________________________________________ ___________________________________________

NOTA: Este formato será diligenciado por personal de SST 111 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-111 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 12 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 3 REGISTRÓ DE INCIDENCIAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Fecha: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Servidor Público y/o dependencia: escriba nombre, apellido y/o la dependencia en la que se presenta la situación.

CC: coloque el número de la cédula de ciudadanía o extranjería correspondiente.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona.

Descripción de la situación: relate de forma clara y concreta los hechos que generan la novedad.

Tipo de riesgo observado: marque con una X la clase a la que pertenece la situación y que tiene potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o una combinación de estas.

Factores de riesgo observados: describa de forma concreta que factores de riesgo están asociados a la situación descrita Consecuencias posibles: identifique de forma clara y concreta las alteraciones en el estado de salud de las personas y los daños materiales resultantes de la exposición al peligro sobre la entidad y/o sobre el individuo.

Medidas de control sugeridas: señale cual debe ser la intervención a realizar sobre la persona, en la fuente y/o en el medio para controlar las consecuencias identificadas.

Observaciones generales: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento de la situación y /o a la implementación de los controles definidos.

1.Responsables.

Nombre: coloque el nombre y apellido de la persona responsable del diligenciamiento del formato.

Firma: solicite que suscriba el documento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-112 • 2020 • OCTUBRE • 22 112 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 13 de 26 ANEXO No. 4 Inspección equipos prevención y atención de emergencias INSPECCIÓN EQUIPOS PREVENCIÓN Y ATENCIÓN Código formato: PGTH-16-04 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y DE EMERGENCIAS SEDE / UBICACIÓN FECHA INSPECCIÓN CARGO NOMBRE INSPECTOR ITEM EQUIPO CÓDIGO UBICACIÓN OBSERVACIÓN / ACCIÓN PROPUESTA SEÑAL ACCESO ESTADO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 OBSERVACIONES GENERALES Se califica con B si se cumple con la condición, si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función. Se coloca NT si no tiene; y NA si el criterio no aplica EQUIPOS: Camilla, rociadores, lámparas de emergencia, detectores de humo.

113 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-113 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 14 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 4 INSPECCIÓN EQUIPOS PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Fecha inspección: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Sede / Ubicación: identifique la sede y/o área, piso, dependencia en la cual se realiza la inspección.

Nombre inspector: coloque el nombre y apellido de la persona responsable del diligenciamiento del formato.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona, si pertenece a un grupo de apoyo de SST como COPASST o brigada, debe mencionarlo.

Equipo: describa el tipo de equipo que está inspeccionando: camilla, lámpara de emergencia, detector de humo, rociadores, entre otros. Nota: para los extintores y botiquines se cuenta con formatos específicos.

Código: registre el número de identificación asignado para el elemento.

Ubicación: identifique el sitio exacto en el cual se encuentra el equipo o elemento, ej. Entrada oficina Bienestar Social Acceso: se califica con B si se cumple con la condición, si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función.

Señal: se califica con B si se cumple con la condición, si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función.

Estado: se califica con B si se cumple con la condición, si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función.

Observación / Acción propuesta: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del equipo o elemento y /o los controles definidos para mejorar la condición si se encuentra alguna anomalía.

Observaciones generales: registre información adicional que aporte a clarificar el desarrollo de la inspección.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-114 • 2020 • OCTUBRE • 22 114 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 15 de 26 ANEXO No. 5 Inspección extintores INSPECCIÓN EXTINTORES Código formato: PGTH-16-05 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y FECHA INSPECCIÓN SEDE / UBICACIÓN / PISO NOMBRE INSPECTOR CARGO OBSERVACIONES No. INV. TIPO CAPACIDAD UBICACIÓN ITEM SEÑAL CARGA / ACCIÓN PROPUEST MANIJA ACCESO SOPORTE PASADOR BOQUILLA CILINDRO A MANGUERA MANÓMETRO CALCOMANÍA VENCIMIENTO DEMARCACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 OBSERVACIONES GENERALES Se califica con B si se cumple con la condición, si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función. Se coloca NT si no tiene; y NA si el criterio no aplica 115 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-115 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 16 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 5 INSPECCIÓN EXTINTORES Fecha inspección: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Sede/Ubicación/Piso: identifique la sede y/o área, piso, dependencia en la cual se realiza la inspección.

Nombre inspector: coloque el nombre y apellido de la persona responsable del diligenciamiento del formato.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona, si pertenece a un grupo de apoyo de SST como COPASST o brigada, debe mencionarlo.

No. Inventario: registre el número de identificación asignado para el extintor.

Tipo: determine si es un extintor ABC, Solkaflan, A, B o C.

Capacidad: registre la capacidad del extintor en libras.

Ubicación: identifique el sitio exacto en el cual se encuentra el equipo o elemento, ej. Entrada oficina

XX.

Evalúe el estado de los siguientes elementos del extintor y su entorno (vencimiento, acceso, señal, demarcación, soporte, manómetro, pasador, boquilla, manguera, manija, carga, cilindro, calcomanía) y coloque B si es adecuado y/o si se encuentra en buen estado; R si presenta alguna anomalía menor y M si se encuentra en mal estado y no cumple su función. Coloque NT si no tiene; y NA si el criterio no aplica Observaciones/Acción propuesta: consigne los datos que considere pertinentes aportan al esclarecimiento del estado del equipo o elemento y/o los controles definidos para mejorar la condición si se encuentra alguna anomalía.

Observaciones generales: registre información adicional que aporte a clarificar el desarrollo de la inspección.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-116 • 2020 • OCTUBRE • 22 116 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 17 de 26 ANEXO No. 6 Inspección instalaciones locativas, eléctricas y puestos de trabajo INSPECCIÓN INSTALACIONES LOCATIVAS, ELÉCTRICAS Y PUESTOS DE TRABAJO Código formato: PGTH-16-06 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y FECHA: SEDE / UBICACIÓN:

REALIZADA POR: CARGO: FIRMA INSTALACIONES LOCATIVAS C NC NA ACCIÓN /OBSERVACIONES RESPONSABLE FECHA Los pisos están limpios y en buen estado Los techos están limpios y en buen estado Las paredes están limpias y en buen estado Los pasillos están libres de obstáculos Las vías de ingreso / salida están despejadas Las escaleras están limpias, en buen estado y libres de obstáculos Las ventanas están limpias sin impedir la entrada de luz natural El sistema de iluminación está mantenido en forma eficiente y limpio Las señales de seguridad están en su lugar de ubicación y visibles Se tiene publicado el mapa de evacuación y rutas seguras de escape Hay extintores y están bien señalizados INSTALACIONES ELÉCTRICAS Los equipos eléctricos tienen polo a tierra Los tomacorrientes e interruptores están en buen estado El tablero de control y cajas de circuitos están debidamente rotulados Las instalaciones eléctricas tienen el cableado y las conexiones en buen estado Existen tomacorrientes suficientes para conectar los aparatos eléctricos PUESTOS DE TRABAJO Las carpetas se encuentran archivadas En los escritorios se cuenta con espacio suficiente para realizar las labores Se cuenta con archivadores suficientes para almacenar documentos Los escritorios se encuentran limpios, libres de residuos Los escritorios / puestos de trabajo son suficientes Los muebles de trabajo y equipo de cómputo son adecuados (altura) Hay suficientes sillas y son ergonómicas La distribución de las áreas de trabajo es adecuada La ventilación es adecuada y se puede regular La iluminación es suficiente, no se generan sombras ni deslumbramientos Existe un sitio para archivo de documentos Los estantes son suficientes y están asegurados Las áreas de trabajo se encuentran limpias y en orden OBSERVACIONES:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN: C = CUMPLE NC = NO CUMPLE NA = NO APLICA 117 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-117 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 18 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 6 INSPECCIÓN INSTALACIONES LOCATIVAS, ELÉCTRICAS Y PUESTOS DE TRABAJO Fecha inspección: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Sede / Ubicación: identifique la sede y/o área, piso, dependencia en la cual se realiza la inspección.

Realizada por: coloque el nombre y apellido de la persona responsable del diligenciamiento del formato.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona, si pertenece a un grupo de apoyo de SST como COPASST o brigada, debe mencionarlo.

Firma: suscriba el formato.

Instalaciones locativas, instalaciones eléctricas, puestos de trabajo: marque con una X en la columna C, si el aspecto evaluado cumple con el criterio establecido, marque con una X en la columna NC, si el aspecto evaluado NO cumple con el criterio establecido, marque con una X en la columna NA, si en el lugar de la inspección no se presenta el aspecto evaluado. Acción / Observaciones: consigne los datos que considere pertinentes aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado y/o los controles definidos para mejorar la condición si se encuentra alguna anomalía.

Responsable: consigne el nombre y apellido o el cargo de la persona quien deberá aplicar las medidas correctivas definidas.

Fecha: coloque día, mes y año en la cual se espera se apliquen los controles definidos.

Observaciones: registre información adicional que aporte a clarificar el desarrollo de la inspección.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-118 • 2020 • OCTUBRE • 22 118 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 19 de 26 ANEXO No. 7 Inspección de uso y estado de elementos de protección personal INSPECCIÓN DE USO Y ESTADO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Código formato: PGTH-16-07 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y SEDE / UBICACIÓN NOMBRE INSPECTOR CARGO BOTAS GAFAS GUANTES PROTECTOR AUDITIVO TAPABOCA BATA CASCO NOMBRE FUNCIONARIO CARGO ACTIVIDAD REALIZADA OBSERVACIONES DIELECTRICA CUERO MONOGA No FECHA FAS SEGURIDAD NITRILO VAQUETA DIELÉCTRICO ALGODÓN CARNAZA LATEX HILAZA HYFLEX SOLVEX U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E U E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 U: Uso: coloque SI o NO de acuerdo a la observación que haga en el momento de la inspección.

E: Estado: coloque B, si el EPP se encuentra en buen estado y cumple con su función, R si identifica una anomalía menor y el EPP cumple con su función y M si se encuentra en mal estado.

119 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-119 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 20 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 7 INSPECCIÓN DE USO Y ESTADO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL NOTA: Para el diligenciamiento de este formato los inspectores deben conocer de antemano la matriz de EPP y tener claridad sobre los EPP requeridos para cada cargo.

Sede / Ubicación: identifique la sede y/o área, piso, dependencia en la cual se realiza la inspección.

Nombre del inspector: coloque el nombre y apellido de la persona responsable del diligenciamiento del formato.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona, si pertenece a un grupo de apoyo de SST como COPASST o brigada, debe mencionarlo.

Fecha: registre día, mes y año en el cual se realiza la inspección.

Para los encabezados (botas, gafas, guantes, protector auditivo, tapaboca, bata, casco) de acuerdo a la observación que haga en el momento de la inspección. Coloque en la columna U: SI, cuando la persona está usando el EPP requerido y NO si no lo está usando. Coloque en la columna E: B si el EPP se encuentra en buen estado y cumple con su función, R si identifica una anomalía menor y el EPP cumple con su función y M si se encuentra en mal estado.

Nombre funcionario: registre el nombre y apellido del funcionario(s) objeto de la inspección.

Cargo, actividad realizada: describa de manera concreta la labor que se encontraba desarrollando el funcionario observado al momento de la inspección.

Acción / Observaciones: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado y/o los controles definidos para mejorar la condición si se encuentra alguna anomalía.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-120 • 2020 • OCTUBRE • 22 120 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 21 de 26 ANEXO No. 8 Inspección vehicular INSPECCIÓN VEHICULAR Código formato: PGTH-16-08 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y CLASE AUTOMÓVIL CAMIONETA CAMPERO PLACA MARCA MODELO CONDUCTOR CÉDULA FECHA

1. DOCUMENTOS NÚMERO FECHA VENCIMIENTO OBSERVACIONES LICENCIA DE CONDUCCIÓN CATEGORÍA:
TARJETA DE PROPIEDAD NA TARJETA DE OPERACIÓN SEGURO OBLIGATORIO CERTIFICADO DE GASES REVISION TÉCNICO MECÁNICA

2. IMPLEMENTOS ACCESORIOS DE SEGURIDAD (Art.30 Ley 769 / 2002)
ESTADO CANT. OBSERVACIONES B M GATO CRUCETA TRIÁNGULOS DE SEGURIDAD (Min. 2) material reflectivo CINTURONES DE SEGURIDAD BOTIQUÍN (Mín. gasas, antisépticos, apósitos, vendas, bajalenguas, esparadrapo, suero, tijeras, guantes) EXTINTOR ABC (Mín. 10 lb) CUÑAS O TACOS (Mín. 2) CAJA DE HERRAMIENTA BÁSICA (Mín. debe tener: alicate, destornilladores, llave de expansión y llaves fijas) CHALECO LLANTA DE REPUESTO* CALIBRADOR LINTERNA CABLES DE INICIO

3. COMPONENTES DEL VEHÍCULO B M OBSERVACIONE

S PITO LLANTAS DELANTERAS* LLANTAS TRASERAS* RINES ESPEJOS VIDRIOS LIMPIABRISAS-PLUMILLAS LAVAPARABRISAS ASIENTOS LATONERÍA PINTURA LUCES DELANTERAS LUCES TRASERAS LUCES DIRECCIONALES LUCES DE PARQUEO LUCES STOP FRENOS-NIVEL FRENOS DE PARQUEO ESTADO DE LA DIRECCIÓN ESTADO DE LA SUSPENSIÓN INSTRUMENTOS INDICADORES
4. MANEJO AMBIENTAL SI NO OBSERVACIONE S PRESENTA FUGAS *Las llantas deben tener un grabado o profundidad de la huella con límite mínimo de 2 milímetros. Si es menor de ese valor se deberá solicitar cambiarlas. Si presenta desgaste hacia los lados de las llantas, es señal de que el vehículo puede tener problemas de alineación.
REALIZADA POR: FIRMA CONDUCTOR 121 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-121 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 22 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 8 INSPECCIÓN VEHICULAR Clase: marque con una X según corresponda al tipo de vehículo inspeccionado (automóvil, camioneta o campero).

Placa: registre los caracteres alfabéticos y numéricos que corresponden al vehículo inspeccionado, como están registrados en la tarjeta de propiedad.

Marca: anote la casa matriz a la que corresponde el vehículo como está registrado en la tarjeta de propiedad.

Modelo: anote el año de producción del vehículo como está registrado en la tarjeta de propiedad. Conductor: coloque el nombre y apellido de la persona que conduce el vehículo.

Cédula: registre el número de identificación del conductor.

Fecha: registre día, mes y año en el cual se realiza la inspección.

1. Documentos:
Número: escriba el número correspondiente a cada ítem de acuerdo a los datos registrados en la tarjeta de propiedad. Fecha de vencimiento: escriba la fecha correspondiente, según el documento. Observaciones: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado y/o los controles definidos para mejorar la condición si se encuentra alguna anomalía.
2. Implementos accesorios de seguridad: para cada uno de los aspectos evaluados marque una X en la casilla B o M según corresponda el estado del elemento que se está evaluando. Si el elemento se encuentra en buen estado marque B y si no se encuentra operativo marque M.
CANT.: registre el número de unidades existentes de cada elemento evaluado. OBSERVACIONES: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado.
3. Componentes del vehículo: para cada uno de los aspectos evaluados marque una X en la casilla B o M según corresponda el estado del elemento que se está evaluando.
Si le elemento se encuentra en buen estado marque B y si no se encuentra operativo marque M. OBSERVACIONES: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado.
4. Manejo Ambiental: registre con una X en la casilla SI / NO si al momento de la inspección se evidencian fugas en el vehículo o si el conductor lo manifiesta.
OBSERVACIONES: consigne los datos que considere pertinentes, aportan al esclarecimiento del estado del aspecto evaluado.

Realizada por: registre el nombre y apellido de la persona que realiza la inspección.

Firma conductor: Solicite al conductor responsable del vehículo que suscriba el documento una vez diligenciado.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-122 • 2020 • OCTUBRE • 22 122 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código formato: PGD-02-05 Versión: 12 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 23 de 26 ANEXO No. 9 Autorreporte de condiciones de salud y trabajo AUTORREPORTE DE CONDICIONES DE SALUD Y TRABAJO Código formato: PGTH-16-09 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 Página X de Y QUIÉN REPORTA Fecha: CARGO Servidor (a) Contratista UBICACIÓN DE LA CONDICIÓN DEPENDENCIA AUDITORÍA REGULAR ESPECIAL VISITA FISCAL CONDICIONES DE TRABAJO CONDICIONES DE SALUD ACTO INSEGURO CONDICIÓN INSEGURA Reportar un diagnóstico DESCRIPCIÓN DE LA CONDICIÓN Reportar síntomas SISTEMA AFECTADO Osteomuscular Nervioso Circulatorio Visual Digestivo Auditivo Tegumentario (Piel) Respiratorio Endocrino u hormonal Genitourinario Mental Reproductor DESCRIPCION DEL SÍNTOMA O DIAGNÓSTICO Anexos SI NO Número de folios 123 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-123 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 24 de 26 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 9 AUTORREPORTE DE CONDICIONES DE SALUD Y TRABAJO Quién reporta: escriba nombre, apellido de la persona que diligencia el formato.

Fecha: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona. Marque con una X en casilla que corresponda (servidor (a) o contratista).

Ubicación de la condición: identifique la sede y/o área, dependencia en la se presenta la condición a reportar.

Auditoría: si aplica, describa el nombre de la auditoría en la cual se encuentra o coloque NA (No Aplica). Si se encuentra en Auditoría marque con una X (regular, especial o visita fiscal) según corresponda.

Condiciones de trabajo: marque con una X en la casilla según corresponda (acto inseguro o condición insegura).

Acto inseguro: si va a reportar un comportamiento que durante la ejecución de un trabajo, tarea o actividad puede poner a quienes lo realizan en riesgo de sufrir un accidente.

Condición insegura: si va a reportar aspectos provocados por defectos en la infraestructura, en las instalaciones, en las condiciones del puesto de trabajo o en los métodos de trabajo.

Descripción de la condición: de manera breve y concisa presente la situación identificada.

Condiciones de Salud: marque con una X en la casilla según corresponda (reportar un diagnóstico o reportar síntomas).

Reportar un diagnóstico: si requiere poner en conocimiento un diagnóstico emitido por un médico.

Reportar síntomas: si requiere manifestar síntomas que experimenta.

Sistema afectado: marque con una X el sistema afectado del diagnóstico o síntomas reportados.

Descripción del síntoma o diagnóstico: de manera breve y concisa presente la situación identificada.

Anexos: marque con una X Si o No, según corresponda.

Número de folios: indique la cantidad si son anexados.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-124 • 2020 • OCTUBRE • 22 124 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 25 de 26

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión N° Acto Administrativo y Descripción de la Modificación Fecha 1.0 R.R. No. 045 16 diciembre 2016 En el objetivo se reemplaza la palabra compañía por entidad. Se incluye en la Base Legal, el Acuerdo No. 658 de 2016, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, y el Acuerdo 664 de 2017 “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016”. Se modifican los responsables de la siguiente manera: En las actividades 1, 2 y 6: Se reemplaza Subdirector de Bienestar Social por Profesional de la Subdirección de Bienestar Social (SG- SST). En las actividades 3, 5, 8, 9, 10 y 13: Se adiciona al Subdirector de Bienestar Social, el Profesional de la Subdirección de Bienestar Social (SG-SST). En la actividad No. 11: Se adiciona al Director Administrativo, el Subdirector de Bienestar Social y Profesional de la Subdirección de Bienestar Social (SG-SST). En la actividad No. 12: Se sustituye Subdirector de Bienestar Social por Director Administrativo. Se modifican los siguientes textos: En la actividad No. 1, en la primera observación se reemplaza la palabra actividades por tareas; en la cuarta observación se adiciona el texto “dadas las condiciones del sector”; en la quinta observación se adiciona la palabra investigaciones y se cambia la palabra casi accidentes por incidentes. En la actividad No. 2, se reemplaza la palabra a por con. En la actividad No. 3, se modifica la frase “para su control, una vez valorado y clasificado el Riesgo” por “para el control de los riesgos, una vez valorados y clasificados”. En la observación se reemplaza la palabra reducción por mitigación y se suprimen las explicaciones de eliminación y sustitución, al igual que las palabras “y colectivo”. En la actividad No. 5, se incluyen los siguientes registros: Matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos y/o Comunicación oficial interna. En la observación se adiciona la frase “como el de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, y de los auto- reportes de condiciones de salud y trabajo”. En la actividad No. 6, en la tercera observación, se reemplaza la palabra en por la expresión “que afecten”. En la cuarta observación se incluyen al inicio las palabras “Cuando las”, y al final la expresión “evidencien condiciones inseguras”. En la quinta observación se adicionan al inicio las palabras “Según el”, y al final reiterativos. En la sexta observación se adiciona al inicio la expresión “De acuerdo con los”, y se suprime inspecciones de seguridad.

125 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-125 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-16 Versión: 3.0 VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Página 26 de 26 En la actividad No. 8, se adicionan los siguientes registros: Comunicación oficial interna y/o Acta de Mesa de Trabajo. En la actividad No. 9, se adicionan los siguientes registros: y/o Concepto Técnico y/o Informe. En la actividad No. 10, se reemplaza la palabra a por con. En la actividad No. 11, se incluye el registro: Listados de asistencia. En la actividad No. 12, se modifica la frase “suministra las hojas de datos de seguridad MSDS”, por “solicita al proveedor las hojas de datos de seguridad MSDS y las suministra a los servidores (as) que las manipularan”. Se adiciona el registro Hojas de Datos de Seguridad MSDS. En la actividad No. 13, se adicionan los registros: Matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos y/o Comunicación oficial interna; y la observación: “Con base en inspecciones, visitas y los análisis que se consideren necesarios”. En el instructivo de diligenciamiento del anexo 8, en el numeral 8, en Fecha de vencimiento, se adiciona la frase “escriba la fecha correspondiente, según el documento.” En el anexo 9, se reemplaza la palabra Funcionario por Servidor (a). En la cuarta casilla de Sistema Afectado, se modifica la palabra Circulatorio por Tegumentario (Piel). En el instructivo de diligenciamiento del anexo 9, en el numeral 4, se reemplaza la palabra Funcionario por Servidor (a). En el numeral 8, se adiciona la frase “según corresponda (acto inseguro o condición insegura)”. En el numeral 12, se complementa con la frase “según corresponda (reportar un diagnóstico o reportar síntomas)”. En el numeral 13, se adiciona la frase “un diagnóstico emitido por un médico”. En el numeral 14, se complementa con la frase “síntomas que experimenta”. En el numeral 15, se adiciona la frase “marque con una X el sistema afectado del diagnóstico o síntomas reportados”. En el numeral 17 se complementa con las palabras “según corresponda”. En el numeral 18 se adiciona la frase “indique la cantidad si son anexados”. Así mismo, el procedimiento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

2.0 RR No 015 28 febrero 2018 El procedimiento se modifica para actualizar la base legal incluyendo la Resolución 312 del 13 de febrero de 2019, por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y con la cual se deroga la Resolución 1111 marzo 27 de 2017. Así mismo se elimina el Decreto 614 de 1984 porque fue compilado por el Decreto 1072 de 2015. En el numeral de definiciones, se elimina la definición de Riesgo Aceptable 3.0 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-126 • 2020 • OCTUBRE • 22 126 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 1 de 12 Responsable del Proceso Dirección de Planeación Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Leydy Johana González Cely Gabriel Méndez Camacho Cargo: Directora Técnica Director Técnico Dependencia: Dirección de Talento Humano Dirección de Planeación R.R. Nº Fecha:

1. OBJETIVO:

Definir los lineamientos y pasos a seguir en caso de presentarse un accidente o incidente de trabajo, garantizando oportunidad en la atención, buen manejo legal e identificación de las causas de su ocurrencia para prevenir nuevos hechos.

2. ALCANCE:

Inicia informando al jefe inmediato del servidor público o contratista, del accidente y/o incidente y termina con el seguimiento a la implementación de las medidas de intervención.

Debe ser aplicado para todos los accidentes e incidentes de trabajo que ocurran a todos los servidores públicos y contratistas de la Contraloría de Bogotá.

El procedimiento incluye el reporte, investigación, análisis de accidentes e incidentes de trabajo y definición de métodos de control.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Ley 1562 11-Jul-2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Decreto 1072 26-May-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Capítulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto 780 6- May-2016 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, del 6 de mayo de 2016 Resolución 1401 14-May-2007 Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo. Resolución 312 Mintrabajo 13-Feb-2019 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST 127 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-127 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 2 de 12

4. DEFINICIONES:

ACCIDENTE DE TRABAJO: todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.

ACCIDENTE DE TRÁNSITO: suceso ocurrido dentro del territorio nacional, en el que se cause daño en la integridad física o mental de una o varias personas, como consecuencia del uso de la vía por al menos un vehículo automotor. (Artículo 3° Decreto 056 de 2015). Se consideran Accidentes de trabajo cuando se produce durante la ejecución de órdenes del empleador durante la ejecución de una labor bajo su autoridad.

ACCIDENTE GRAVE: aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

CAUSAS BÁSICAS: causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras.

CAUSAS INMEDIATAS: circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-128 • 2020 • OCTUBRE • 22 128 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 3 de 12 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo EQUIPO INVESTIGADOR: integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional o el Vigía Ocupacional y el encargado del desarrollo del programa de salud ocupacional. Cuando el aportante no tenga la estructura anterior, deberá conformar un equipo investigador integrado por trabajadores capacitados para tal fin.

Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con licencia en Salud Ocupacional, propio o contratado, así como el personal de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento.

EVENTO: para el presente procedimiento se entenderá como evento tanto a los accidentes como a los incidentes de trabajo FURAT: formato único para el reporte de accidente de trabajo, es suministrado por la ARL.

INCIDENTE DE TRABAJO: suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.

INCIDENTE DE TRANSITO: suceso ocurrido dentro del territorio nacional, como consecuencia del uso de la vía por al menos un vehículo automotor sin que se cause daño en la integridad física o mental de una o varias personas.

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE: proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.

MEDIDAS DE INTERVENCIÓN: medidas para prevenir o evitar la ocurrencia de eventos similares, indicando en cada caso quién (es) es (son) el (los) responsable (s).

129 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-129 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 4 de 12

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Notificación, Atención y Reporte de Accidentes de Trabajo N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ observaciones 1 Servidor Público y/o contratista accidentado Informa al jefe inmediato del área, el accidente presentado. Si no se encuentra en condiciones de avisar, entonces la información la transmite, la persona que se encuentre en el área y pueda realizarlo.

Observación: En caso de ocurrencia de un accidente de tránsito, en el cual se presenten victimas ajenas a la entidad, la atención de estas se realiza a través del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT.

Jefe Inmediato (Director, Subdirector, 2 Jefes de Oficina y Informa a la brigada de emergencia para la prestación de los primeros auxilios (cuando sea necesario) y/o a los profesionales del SG-SST.

Observación: Se establece contacto directo vía telefónica o personalizada con los profesionales del SG- SST.

Gerentes)

Brigada de emergencia o 3 primer respondiente Suministra los primeros auxilios al accidentado y de ser necesario, solicita apoyo para el traslado al centro de atención más cercano e informa a la Subdirección de Bienestar Social.

Servidor accidentado, brigadista o, 4 Diligencia el formato de Reporte Interno de Accidente / Incidente de Trabajo y lo suministra al profesional de SST para registro del evento ante la ARL. primer respondiente Observación: La información registrada en el formato será validada con el servidor accidentado antes de efectuar el reporte ante la ARL.

Reporte Interno de Accidente / Incidente de Trabajo SG- SST Anexo 1 (PGTH-17-01)

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-130 • 2020 • OCTUBRE • 22 130 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 5 de 12 N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ observaciones Formato Único para el Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT)

5 Profesional de la Subdirección de Bienestar Social.

Reporta el accidente a la ARL a través de la línea de atención o página web, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia de este, apoyado en la información suministrada por el accidentado a través del formato establecido.

Observación: Se debe disponer mínimo de los siguientes datos:
- Nombre del accidentado
- Cédula
- Fecha y hora de ocurrencia del accidente
- Tiempo laborado al momento del accidente
- Descripción del accidente
- Testigos y su número de cédula 6 Profesional de la Subdirección de Bienestar Social.

Informa al servidor accidentado, los centros de atención que forman parte de la red de atención de urgencias de la ARL, a fin de facilitar su atención.

7 Subdirector de Bienestar Social.

Remite el reporte de accidente de trabajo a la EPS en la cual se encuentra afiliado el servidor accidentado.

Memorando radicado ante al EPS respectiva. (PGD-07-02)

Observación: El reporte se efectuará, dentro de los dos (2) días siguientes al reporte del evento.

5.2. Notificación, Atención y Reporte de Incidentes de Trabajo No Responsable Actividad Registro Puntos de control / observaciones 1 Servidor Público y/o contratista Informa al SG-SST sobre el incidente ocurrido a través del mecanismo dispuesto en la intranet por la Subdirección de Bienestar Social, de no poder acceder a dicho mecanismo, se efectuará a través del formato interno preestablecido.

Formulario de Reporte de incidentes de Trabajo Reporte Interno de Accidente / Incidente de Trabajo (PGTH-17-01)

Punto de control: En caso de ocurrencia de un incidente de tránsito, en el cual se presenten victimas ajenas a la entidad, la atención de estas se realiza a través del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT.

131 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-131 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 6 de 12 Correo electrónico Profesionales de Valora la información reportada a fin de determinar si cumple con las condiciones que determinan el evento como incidente de trabajo. la Subdirección 2 de Bienestar Social.

Observaciones: De no catalogarse el evento como incidente de trabajo, se informará al servidor los motivos por los cuales no es procedente la investigación; en caso contrario, se pasará a la siguiente etapa.

5.3. Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ observaciones 1 Subdirector de Bienestar Social Conforma el equipo Investigador de acuerdo con el tipo de evento ocurrido.

Observación: El equipo para la investigación de todos los eventos estará integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del servidor accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del COPASST y el responsable del desarrollo del SG-SST. Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con Licencia en Salud Ocupacional, así como, el personal encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-132 • 2020 • OCTUBRE • 22 132 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 7 de 12 N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ observaciones 2 Equipo investigador Formato Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo suministrado por la ARL Investiga el evento dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia de este, obteniendo datos de los hechos y realiza el análisis de causas determinando cuales fueron las causas inmediatas y básicas, y diligencia el formato dispuesto por la ARL para tal fin.

Observación: Se utilizará en todos los casos el formato vigente de investigación suministrado por la ARL Para realizar el análisis de causas de los accidentes o incidentes de trabajo, se aplicará cualquiera de las siguientes metodologías: cinco por qué, árbol de causas, espina de pescado, o lluvia de Ideas.

3 Equipo investigador Reporte Interno de Accidente / Incidente de Trabajo Anexo 1 (PGTH-17-01)

Establece medidas de intervención las cuales deben ser prácticas y tener una relación lógica con la causa básica identificada; indicando en cada caso quién (es) es (son) el (los) responsable (s) y cuándo se realizará la intervención.

Informa a los involucrados en las medidas de intervención la responsabilidad de su ejecución.

4 Subdirector de Bienestar Social Memorando (PGD-07-02) o, correo electrónico Remite al Director Técnico de Talento Humano la investigación para revisión y firma.

5 Subdirector de Bienestar Social Formato Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo suministrado por la ARL Punto de Control: Resolución Reglamentaria 021 de 2017 “Por la cual se delega la función de suscribir informes y formularios de investigación de incidentes y accidentes de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C.”

Revisa y firma el formato de la investigación 6 Director Técnico de Talento Humano Formato Investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo - ARL 133 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-133 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 8 de 12 N° Responsable Actividad Registro Puntos de control/ observaciones 7 Subdirector de Bienestar Social Memorando remisorio del informe de investigación de accidentes de trabajo (PGD-07-02)

Cuando el accidente de trabajo sea grave o mortal, remite a la Administradora de Riesgos Laborales dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del evento, el informe de investigación del accidente de trabajo.

8 Profesional de la Subdirección de Bienestar Social.

En caso de accidente mortal, revisa y actualiza de ser necesario la Matriz de Identificación de peligros, Evaluación y Valoración de los riesgos y determinación de Controles Observación: Se activa el Procedimiento para la Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles PGTH-16 Anexo 1 (PGTH-16-01)

Realiza seguimiento al cumplimiento de las medidas de intervención definidas 9 Equipo investigador Registros fotográficos, listas de participación, memorandos, entre otros.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-134 • 2020 • OCTUBRE • 22 134 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 9 de 12

6. FORMATOS, PLANTILLAS O ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

ANEXO No. 01 Reporte Interno de Accidente / Incidente de Trabajo REPORTE INTERNO DE ACCIDENTE / INCIDENTE DE TRABAJO Código formato: PGTH-17-01 Versión: 3.0 Código documento: PGTH-17 Versión: 3.0 Página 1 de 2 Fecha del Reporte Fecha de Ingreso a la Entidad Nombre del servidor (a) Hora de inicio de Labores en la Entidad Cargo Fecha del accidente / incidente de trabajo Dirección Hora del accidente / incidente de trabajo Teléfono fijo con extensión y/o Celular Lugar donde ocurrió el accidente / incidente de trabajo DESCRIPCION DETALLADA DEL ACCIDENTE / INCIDENTE DE TRABAJO (VERSIÓN DEL TRABAJADOR O SERVIDOR (A) QUE SUFRIO EL ACCIDENTE O INCIDENTE)

DESCRIPCIÒN DETALLADA DE LAS PARTES AFECTADAS DEBIDO AL ACCIDENTE / INCIDENTE DE TRABAJO ________________________________________ Firma y Número de Cédula servidor (a)

TESTIGOS Testigo 1 Testigo 2 Nombre Nombre Cédula Cédula Cargo Cargo Dependencia Dependencia 135 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-135 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 10 de 12 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO No. 1 REPORTE INTERNO DE ACCIDENTE / INCIDENTE DE TRABAJO Fecha del reporte: coloque día, mes y año en el cual se está diligenciando el formato.

Fecha de ingreso a la Entidad: coloque día, mes y año cuando inició su vinculo laboral con la entidad Nombre del servidor (a): escriba nombre, apellido de la persona que sufrió el accidente de trabajo o se incidente de trabajo.

Hora de inicio de Labores en la Entidad: indique la hora desde que empezó a realizar las labores Cargo: establezca el nombre del cargo que desempeña la persona que sufrió el accidente de trabajo o se presentó el incidente de trabajo.

Fecha del accidente / incidente de trabajo: coloque día, mes y año en el cual sucedió el evento Dirección: coloque la ubicación y nomenclatura del lugar en el cual sucedió el evento.

Hora del accidente / incidente de trabajo: indique la hora en que ocurrió el evento (hora y minutos)

Teléfono fijo con extensión y/o Celular: relacione el número telefónico en el cual se puede contactar con la persona que sufrió el accidente de trabajo o el incidente de trabajo.

Lugar donde ocurrió el accidente / incidente de trabajo: Mencione el sitio exacto en el cual sucedió el evento.

Descripción detallada del accidente / incidente de trabajo (versión del trabajador o servidor (a) que sufrió el accidente o incidente): relate de forma clara y concreta los hechos que generaron el evento, estableciendo si se trata de in accidente o de un incidente.

Descripción detallada de las partes afectadas debido al accidente / incidente de trabajo: relacione la parte o partes del cuerpo que se vieron afectadas por el accidente de trabajo.

Firma y Número de Cédula servidor (a): coloque el número de identificación o extranjería de la persona que sufrió el accidente o el incidente de trabajo Testigos. Nombre: coloque el nombre y apellido de la persona que presenció el evento. Cédula: coloque el número de identificación o extranjería de la persona que presenció el evento. Cargo: escriba el nombre del cargo que desempeña la persona que presenció el evento Dependencia: escriba la dependencia a la cual pertenece presenció el evento REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-136 • 2020 • OCTUBRE • 22 136 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 11 de 12

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión N° Acto Administrativo y Descripción de la modificación Fecha 1.0 R.R. No. 045 16 diciembre 2016 Se modifica el ALCANCE cambiando la notificación del accidente a la Subdirección de Bienestar Social por informando al jefe inmediato del servidor público o contratista del accidente y/o incidente y termina con el seguimiento a la implementación de las medidas de intervención. Se modifica el procedimiento en el ítem 3. BASE LEGAL, incluyendo la Resolución 1111 expedida el 27 de marzo de 2017, “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleados y contratantes”, expedida por el Ministerio del Trabajo. En el ítem de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, se modificaron los numerales del 7 al 15 de la siguiente manera: La numeración de este ítem se ajustó luego del número cinco, porque no existía en el documento el numeral 6, los demás numerales se ajustaron en la medida en que se realizaron las modificaciones respectivas. El numeral 6 que no existía, se incluye: En la columna donde se describe el responsable queda de la siguiente forma: Equipo Investigador (Jefe Inmediato o supervisor del servidor accidentado, un representante del COPASST, el responsable del SG-SST). En la columna de Actividad se incluye: Investiga el evento obteniendo datos de los hechos y realiza el análisis de causas determinando cuales fueron las causas inmediatas y básicas. Se introduce en la columna de Registros: Formato Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo – ARL y en la columna de Puntos de Control /Observaciones se incluyen: Se utilizará en todos los casos el formato de investigación suministrado por la ARL, al igual que la Investigación no debe superar quince (15) días calendario siguientes a la ocurrencia del evento. Del documento original se eliminó el contenido del numeral 7 y 8, quedando reemplazados por la información del numeral 6 indicado en el párrafo anterior. El numeral 9 del documento original se modificó quedando como numeral 7 y la columna Actividad quedo: “Establece medidas de intervención para cada causa identificada.” En la Actividad 9. Se incluye punto de Control: Resolución Reglamentaria “Por la cual se delega la función de suscribir informes y formularios de investigación de incidentes y accidentes de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C.” Del numeral 10 al 14 del documento original se les ajusto la numeración quedando del 8 al 13. El numeral 15 del documento original se ajustó quedando como numeral 13 y se modificaron la columna Responsable quedando: Profesional de la Subdirección de Bienestar Social y en la columna Actividad: “Hace seguimiento y realiza informe de Accidentalidad de la vigencia donde se plasma la implementación de las medidas de intervención.” Finalmente, el procedimiento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión 137 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-137 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código formato: PGD-02-05 Versión: 12.0 Código documento: PGTH -17 Versión: 3.0 Página 12 de 12 Versión N° Acto Administrativo y Descripción de la modificación Fecha del procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

2.0 R.R. No. 015 28 febrero 2018 El procedimiento se modifica para actualizar la base legal incluyendo la Resolución 312 del 13 de febrero de 2019, por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y con la cual se deroga la Resolución 1111 marzo 27 de 2017.

Adicionalmente, se ajustan las definiciones de Accidente de Trabajo y de Incidente de Trabajo y se incluye la definición interna de Incidentes de Transito.

La Descripción del Procedimiento se subdivide en tres numerales, donde el primero refiere a la Notificación, Atención y Reporte de Accidentes de Trabajo, el cual consta de 6 ítems, el segundo numeral involucra la Notificación y Atención de Incidentes de Trabajo, el cual comprende 2 ítems, y un tercer numeral que comprende la Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo determinado en 9 ítems.

Por último, se incluye el formato para el Reporte Interno de Accidente o Incidente De Trabajo.

3.0 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-138 • 2020 • OCTUBRE • 22 138 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-19 Versión:3.0 Página 1 de 4 Responsable del Proceso Dirección de Planeación Aprobación Revisión Técnica Firma:

Nombre: Leydy Johana González Cely Gabriel Méndez Camacho Cargo: Directora Técnica Director Técnico Dependencia: Dirección de Talento Humano Dirección de Planeación R.R. Nº Fecha:

1. OBJETIVO:

Establecer y documentar los criterios que permitan conocer las condiciones generales de salud de la población trabajadora vinculada a la entidad y priorizar las variables a intervenir, para la promoción y prevención de la salud en el trabajo.

2. ALCANCE:

Inicia con la recopilación de los insumos necesarios para el diagnóstico de las condiciones de salud y termina con la elaboración, socialización y redireccionamiento para las acciones de promoción, prevención e intervención.

3. BASE LEGAL:

NORMA FECHA DESCRIPCIÓN Decreto 1072 26-May-2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, expedido por el Ministerio del Trabajo.

Resolución 312 Mintrabajo 13-feb-2019 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes..

4. DEFINICIONES:

CONDICIONES DE SALUD: conjunto de variables objetivas y de auto reporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.

139 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-139 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-19 Versión:3.0 Página 2 de 4 DESCRIPCIÓN SOCIODEMOGRÁFICA: perfil socio demográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

EXAMEN DE INGRESO: es aquel que se realiza para determinar las condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo.

EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL: acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un diagnóstico y las recomendaciones.

EXAMEN PERIÓDICO: es el que se realiza con el fin de monitorear la exposición a factores de riego e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales o permanentes de la salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente laboral. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.

PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO: descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA: comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de datos a efectos de la prevención.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Profesional de la Subdirección de Bienestar Social 1 Observaciones: Los informes/insumos se encuentran en la Subdirección de Bienestar Social.

Los informes de Perfil sociodemográfico y de Riesgo Psicosocial se Recopila los siguientes insumos:
- Análisis de los auto- reportes de condiciones de salud y trabajo recepcionados en el periodo.
- Informe del perfil sociodemográfico de la población.
- Análisis de ausentismo por causas médicas.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-140 • 2020 • OCTUBRE • 22 140 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-19 Versión:3.0 Página 3 de 4 encuentran publicados en la Intranet.

- Informe de los resultados de cada uno de los sistemas de vigilancia epidemiológica.
- Informe de resultado de los programas de promoción y prevención en salud.
- Informe de Riesgo psicosocial.

2 Subdirector de Bienestar Social.

Envía al médico especialista la información, para que realice el análisis y genere el diagnóstico de condiciones de salud.

Observación: El informe de Condiciones de Salud se elaborará anualmente.

Médico Especialista en 3 Informe de condiciones de salud Salud Laboral Realiza Informe con base en la información recibida de la actividad No. 1 y resultados de los exámenes médicos ocupacionales el cual debe contener como mínimo: Perfil sociodemográfico, principales patologías identificadas, perfil de hábitos, antecedentes familiares, antecedentes personales, frecuencia de consultas médicas, accidentes de trabajo.

Envía el informe de condiciones de salud a la Subdirección de Bienestar.

4 Subdirector Técnico de Bienestar Social.

Memorando a todos los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D.C. (PGD-07- 02)

Socializa el informe de condiciones de salud al Director Técnico de Talento Humano y a los servidores públicos que corresponda de acuerdo con los resultados y gestiona lo pertinente para que sean tenidos en cuenta para el redireccionamiento a que haya lugar en las acciones de promoción, prevención e intervención.

6. FORMATOS, PLANTILLAS O ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

No se establecieron.

141 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-141 • 2020 • OCTUBRE • 22 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD Código Formato: PGD-02-05 Versión:12.0 Código documento: PGTH-19 Versión:3.0 Página 4 de 4

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión N° Acto Administrativo y Descripción de la Modificación Fecha En el numeral 1. Eliminar de las responsabilidades del Profesional de la Subdirección de Bienestar Social, la actividad Informe de resultado de los exámenes médicos ocupacionales el cual debe contener como mínimo: perfil Sociodemográfico, principales patologías identificadas, perfil de hábitos, antecedentes familiares, antecedentes personales, frecuencia de consultas médicas, accidentes de trabajo. En el numeral 1. Incluir dentro de las responsabilidades del Profesional de la Subdirección de Bienestar Social, la actividad: informe de Riesgo Psicosocial.

1.0 R.R. No. 045 16 diciembre 2016 Establecer un nuevo numeral 2, donde se incluya como responsable al médico especialista en salud laboral que incluya la actividad: informe de resultado de los exámenes médicos ocupacionales el cual debe contener como mínimo: perfil Sociodemográfico, principales patologías identificadas, perfil de hábitos, antecedentes familiares, antecedentes personales, frecuencia de consultas médicas, accidentes de trabajo.

En el numeral 3, incluir al Subdirector Técnico de Bienestar Social como responsable de la actividad: pone a disposición del médico especialista la información, quien realiza el análisis y genera el diagnóstico de condiciones de salud. Y como registro: informe de condiciones de salud. Establecer un numeral 4, donde el Subdirector Técnico de Bienestar Social, sea el responsable de la actividad: Socializa el informe de condiciones de salud al Director Técnico de Talento Humano y a los funcionarios que corresponda de acuerdo con los resultados y gestiona lo pertinente para que sean tenidos en cuenta para el redireccionamiento a que haya lugar en las acciones de promoción, prevención e intervención. Y como registro: comunicación oficial interna.

Finalmente el procedimiento se ajusta a la estructura definida en la nueva versión del procedimiento para mantener la información documentada del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2.0 R.R. No. 015 28 febrero 2018 El procedimiento se modifica para actualizar la base legal incluyendo la Resolución 312 del 13 de febrero de 2019, por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y con la cual se deroga la Resolución 1111 marzo 27 de 2017.

3.0 RR No REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6943 • pP. 1-142 • 2020 • OCTUBRE • 22 142 ´ ALCALDIA MAYOR ´, BOGOTA D.C.

CONTENIDO ADMINISTRACIÓN DISTRITAL Sector Central RESOLUCIONES DE 2020 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. - SECRETARÍA GENERAL Resolución Número 365 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”......... 1 Resolución Número 366 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”......... 2 Resolución Número 367 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”......... 4 Resolución Número 368 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”......... 5 Resolución Número 369 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”......... 7 Resolución Número 370 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba y se da por terminado un nombramiento provisional”....................................................... 8 Resolución Número 371 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba y se da por terminado un nombramiento provisional”..................................................... 10 Resolución Número 372 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”....... 12 Resolución Número 373 “Por medio de la cual se realiza un nombramiento en periodo de prueba”....... 13 SECRETARÍA DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE - DIRECCIÓN DE ARTE, CULTURA Y PATRIMONIO Resolución Número 620 “Por la cual se acepta la renuncia de uno de los ganadores de la convocatoria: “Beca de Apoyo a la Profesionalización de los Agentes de las artes, el Patrimonio y/o la Gestión Cultural” al estímulo otorgado mediante Resolución 388 del 12 de agosto de 2020 y se ordena la liberación del recurso económico otorgado”..... 15 Sector Descentralizado EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ EAAB-ESP Resolución Número 0927 POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZAN ALGUNAS NORMAS Y ESPECIFICA- CIONES TÉCNICAS PARA LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ – ESP RELACIONADAS CON EL DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES......................... 17 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Resolución Reglamentaria Número 020 “Por la cual se modifica y adopta la nueva versión del Procedimiento para la Producción, Organización y Conservación de Documentos de la Contraloría de Bogotá, D. C.”.................................................................................................................. 28 Resolución Reglamentaria Número 021 “Por la cual se adopta la nueva versión para algunos procedimientos del Proceso de Gestión del Talento Humano.”...................................................................... 92 MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital

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