Registro Distrital 6740 de 2020

AÑO 52 Número 6740 2020 • FEBRERO • 19 REGISTRO DISTRITAL Resolución Número 066 RESOLUCIONES DE 2020 (Febrero 17 de 2020)

SECRETARÍA DE MOVILIDAD “POR LA CUAL SE HACE UN NOMBRAMIENTO ORDINARIO”

Resolución Número 065 (Febrero 17 de 2020)

EL SECRETARIO DE LA SECRETARÍA DISTRI “POR LA CUAL SE HACE UN NOMBRAMIENTO ORDINARIO”

TAL DE MOVILIDAD En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 1 del Decreto Distrital 101 de 2004, los artículos 4 nu EL SECRETARIO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL meral 20 y 47 del Decreto Distrital 672 de 2018

RESUELVE:

DE MOVILIDAD En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 1 del Decreto Distrital 101 de 2004, los artículos 4 nu meral 20 y 47 del Decreto Distrital 672 de 2018

RESUELVE:

Artículo primero.

Nombrar a PAULA TATIANA ARENAS GONZÁLEZ identificada con la cédula de ciudadanía No. 52.880.335, en el cargo de DIREC TOR ADMINISTRATIVO CÓDIGO 009 GRADO 07
- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA de la planta de empleos de la Secretaría Distrital de Movilidad, con una asignación básica mensual del año 2019 de $ 6.699.270 y gastos de representación de $ 2.679.708

Artículo segundo.

La presente resolución rige a partir de su expedición.

Artículo primero.

Nombrar a PAOLA ADRIANA CORONA MIRANDA identificada con la cédula de ciudadanía No. 53.118.725, en el cargo de SUBDI RECTOR ADMINISTRATIVO CÓDIGO 068 GRADO 05 – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA de la planta de empleos de la Secretaría Distrital de Movilidad, con una asignación básica mensual del año 2019 de $ 5.482.433 y gastos de representación de $ 1.644.730

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Artículo segundo.

La presente resolución rige a partir de su expedición.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de febrero del año dos mil veinte (2020.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

NICOLÁS ESTUPIÑAN ALVARADO Secretario Distrital de Movilidad Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de febrero del año dos mil veinte (2020.

NICOLÁS ESTUPIÑAN ALVARADO Secretario Distrital de Movilidad 1 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-1 • 2020 • FEBRERO • 19 SECRETARÍA DE HACIENDA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”

Resolución Número SDH-000106 Resolución Número 094 (Febrero 18 de 2020)

(Febrero 12 de 2020)

“Por la cual se efectúa un nombramiento ordinario”

“Por la cual se modifica el documento “P-CI-007 Planeación Anual de Actividades de la Oficina de EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA DE Control Interno.”

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEA BOGOTÁ, D.C. en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 909 CIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL de 2004, el Decreto 648 de 2017, el artículo 1º del Decreto 101 del 13 de abril de 2004 y el artículo TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, En uso de sus facultades conferidas mediante la 4° del Decreto 601 de 2014, y Resolución 143 del 2 de marzo de 2016, y

CONSIDERANDO:

CONSIDERANDO:

Que mediante memorando remitido por el Secretario Distrital de Hacienda se solicitó en la Subdirección del Talento Humano, el nombramiento ordinario de MARÍA CLARA DEL PILAR MOJICA RODRÍGUEZ, en el cargo de Subdirector Técnico código 068 grado 05 Subdirec ción de Asuntos Contractuales de la Dirección Jurídica.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo se gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo úni co del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.

Que una vez revisados los requisitos establecidos en el manual de funciones de la Secretaría Distrital de Ha cienda, la Subdirección del Talento Humano, certifica que María Clara del Pilar Mojica Rodríguez los cumple.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar los Manuales de Procedimientos de las diferentes dependencias de la Entidad, con el objeto de ajustarlos a los nuevos parámetros documen tales, necesidades y desarrollo del Sistema.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Nombrar a MARÍA CLARA DEL PILAR MOJICA RODRÍGUEZ, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.516.294, en el cargo de Subdirector Técnico código 068 grado 05 Subdirección de Asuntos Contractuales de la Dirección Jurídica, de la planta de personal de la Secretaría Distrital de Hacienda, con una asignación básica mensual de $ 5.482.433 y gastos de representación de $ 1.644.730.

Artículo 1°.

Modificar el siguiente documento con la versión registrada a continuación:

Código Versión Nombre

Artículo 2°.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

P-CI-007 4 Planeación Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno Dada en Bogotá, D.C., a los dieciocho (18) días del mes de febrero del año dos mil veinte (2020).

JUAN MAURICIO RAMÍREZ CORTÉS Secretario Distrital de Hacienda

Artículo 2°.

Derogar en su totalidad la Resolución 072 del 30 de enero de 2020, donde se había adoptado la versión 3 del procedimiento P-CI-007 Planeación Anual de actividades de la Oficina de Control Interno.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-2 • 2020 • FEBRERO • 19 2

Artículo 3°.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los doce (12) días del mes de febrero del año dos mil veinte (2020).

SOFÍA ZARAMA VALENZUELA Jefe de Oficina Asesora de Planeación TÍTULO: PLANEACIÓN ANUAL DE ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Versión:

Código: P-CI-007 4 Fecha: Febrero de 2020 ALCALDÍA MA YOR DE BOGOTÁ TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

6.1 Criterios de evaluación para priorizar los trabajos de aseguramiento por ciclo de auditoría 6.2 Contenido del Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno 6.3 Contratación de servicios externos de auditoría

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 13

7.1 Determinación Universo de Auditoría Basado en Riegos.

7.2 Determinación del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno.

7.3 Modificaciones y seguimiento al Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno

8. TABLA DE FORMATOS

3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-3 • 2020 • FEBRERO • 19 MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 2014-11-18 Primera versión oficial del documento. N.A.

Numeral 3: Se actualizaron los responsables de elaboración y actualización del procedimiento.

Numeral 4: Se incluyó el Decreto Nacional 1083 de 2015 y se eliminó el Decreto 1537 de 2001.

1 2015-09-03 Numeral 6: Se ajustaron las responsabilidades que de acuerdo con las NIAI corresponden al Jefe de la Oficina de Control Interno cono Director Ejecutivo de Auditoría Interna (DEA).

Jefe Oficina de Control Interno Numeral 6.1: Se modificó el “Tiempo Máximo entre auditorías” en la escala de valoración de riesgos inherentes.

Se incluyó el numeral 7.3 que establece las etapas para realizar las “Modificaciones al Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno”.

Numeral 8. Se eliminó el uso del formato R-CI-014 Control de Actividades.

Numeral 4: Se eliminaron los Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1599 de 2005 los cuales fueron derogados por el Decreto 1083 de 2015. Adicionalmente se complementó el contenido del Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, se actualizó la versión de la Guía de Auditoría para Entidades Públicas del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2 2016-11-04 Jefe Oficina de Control Interno Numeral 5: Se actualizó la definición de Consejo para la práctica, se incluyeron las definiciones de Añadir / Agregar valor, Cumplimiento, Independencia, Marco Internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna y Objetividad y se eliminó la definición del Director Ejecutivo de Auditoría (DEA).

Numeral 6: Se incluyó la condición general relacionada al CP 2030-1 numeral 4 y se complementó el relativo a la NIAI 2060.

Numeral 7: Modificación etapa 40 del numeral 7.4 Seguimiento del Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno.

Numeral 1. Se ajusta el objeto del documento Numeral 4: Se actualiza la normatividad aplicable en razón al Decreto 1499 de 2015, el Decreto 648 de 2017 y el Decreto 215 de 2017, incluyendo la Guía de Auditoría Interna basada en riesgos para Entidades Públicas Numeral 5: se incluyen las siguientes definiciones: alcance de la auditoria, auditoria específica y/o de excepción, criterios de auditoria, equipo auditor y riesgo inherente.

Se cambian los términos: Servicios de aseguramiento, servicios de consultoría por trabajos de aseguramiento y consultoría, así como se modifican sus definiciones 3 2019-12-30 Jefe Oficina de Control Interno Numeral 6. Condiciones generales se modifican algunos lineamientos de operación acorde con la normativa vigente Numeral 6.1 se ajusta la Valoración de riesgos inherentes para priorizar las auditorías de aseguramiento Numeral 6.3 Se ajustan las condiciones para contratar servicios externos de auditoria Numeral 7. Se revisan y ajustan algunas actividades descritas en los procedimientos que se realizan para la planeación de auditorías.

4 2020-02-10 Numeral 4. Documentos de referencia, se actualiza la normatividad y se incluye el Decreto 807 de 2019 Jefe Oficina de Control Interno REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-4 • 2020 • FEBRERO • 19 4

1. OBJETO

Este procedimiento inicia con la recolección y análisis de la información y culmina con la presentación del seguimiento final al cumplimiento del plan que se rea lice al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno o quién haga sus veces.

3. RESPONSABLE

Establecer y describir la metodología y actividades para realizar la planificación y ejecución de las auditorías Internas de la Oficina de Control Interno de TRANS MILENIO S. A. en virtud del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno, con el fin de evaluar el diseño y operatividad del Sistema de Control Interno, alcanzar la máxima cobertura posible, agregar valor a la Entidad y efectuar las respectivas recomendacio nes para la mejora, de acuerdo con la normatividad aplicable vigente.

2. ALCANCE

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán respon sables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación obligatoria por parte de todos los servido res y contratistas de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A.

Este documento aplica para la planeación y ejecución de las actividades anuales que incluyen los diferentes trabajos de auditorías internas y las auditorías especia les y/o de excepción que estén contenidas en el Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. aprobado para la vigencia.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumpli miento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma (Número y fecha) Descripción Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública.

Decreto 648 de 2017 Por medio del cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública.

Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamento del Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

Decreto 807 de 2019 Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Brinda lineamientos para la ejecución del rol de Auditoría Interna en las Entidades Públicas en concordancia con la normatividad nacional y las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.

Guía de Auditoría Interna basada en riesgos para Entidades Públicas, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

DEFINICIONES Añadir / Agregar valor: la actividad de Auditoría Interna añade valor a la organización (y sus partes in teresadas) cuando proporciona aseguramiento objetivo y relevante, y contribuye a la eficacia de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control.

Alcance de Auditoría: extensión y límites de la audi toría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos a auditar, así como el período de tiempo cubierto o una fecha de corte Sobre la cual se realiza el ejercicio auditor.

Auditado: actividad, área, proceso y/o personas a los cuales se realiza el trabajo de Auditoría interna.

5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-5 • 2020 • FEBRERO • 19 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. como externos, que pueden afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La Administración del riesgo contribuye a que la entidad consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la misma. (Guía para la Administración del Riesgo DAFP).

Auditoría Interna: actividad independiente y objetiva de Auditoría y de aseguramiento y consultoría concebi da para agregar valor, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Entidad. Adicionalmente, ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. (Guía Auditoría Entida des Públicas –DAFP).

Gobierno: la combinación de procesos y estructuras implantados por la Alta Dirección de la Entidad, para informar, dirigir, gestionar y vigilar las actividades de la organización con el fin de lograr sus objetivos.

Independencia: libertad de condicionamientos que amenazan la capacidad de la actividad de Auditoría Interna para llevar a cabo sus responsabilidades de forma imparcial.

Marco Internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna: marco conceptual que organiza la guía de orientación autorizada, promulgada por “The Institute of Internal Auditors – IIA” el cual incluye dos categorías (1) obligatoria y (2) aceptada y recomen dada enérgicamente.

Auditoría Específica y/o de excepción (especial, esporádica o puntual): una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría que no se encuentra registrada en el plan anual de auditorías que debe realizarse en el marco del ejercicio auditor como resultado de una solicitud efectuada bien sea por la junta directiva, la Alta Dirección, el comité de auditoría y/o un órgano de vigilancia y control, o a criterio del Jefe de la Oficina de Control Interno. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o activida des concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

NIAI: Norma(s) Internacional(es) para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por “The Institute of Internal Auditors - IIA”.

Norma: un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un am plio rango de actividades de Auditoría Interna y para evaluar el desempeño de la Auditoría Interna.

Consejo para la práctica (CP) o Guías de Imple mentación (GI): emitidos por “The Institute of Inter nal Auditors”. Se refieren a consideraciones para la implementación de la Norma y apreciaciones para demostrar su conformidad, pero no detallan procesos o procedimientos Conflicto de intereses: se refiere a cualquier relación que vaya o parezca ir en contra del mejor interés de la organización, que puede menoscabar la capacidad de una persona para desempeñar sus obligaciones y responsabilidades de manera objetiva.

Objetividad: es una actitud mental independiente, que permite que los auditores internos lleven a cabo sus trabajos con confianza en el producto de su labor y sin comprometer su calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría.

Criterios de Auditoría: conjunto de políticas, proce dimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia (estado ideal) frente a la cual se compara la evidencia (estado actual) de la auditoría.

Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno: documento que contiene los trabajos de auditoría interna a realizar durante un período anual. Este plan contempla los objetivos el alcance, las acti vidades a realizar, el recurso humano responsable de cada actividad y el período de tiempo estimado para su realización.

Cumplimiento: adhesión a las políticas, planes, pro cedimientos, leyes, regulaciones, contratos y otros requerimientos.

Equipo Auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, el cual podrá contar, cuando sea necesario, con el apoyo, de expertos técnicos.

Riesgo: es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institu cionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. (Guía de la Gestión del Riesgo –DAFP).

Gestión de Riesgos: el conjunto de elementos de control y sus interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto internos Trabajos de aseguramiento: un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-6 • 2020 • FEBRERO • 19 6 sea factible, rotar periódicamente las asignaciones del personal de Auditoría Interna. (NIAI 1112) control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence).

Trabajos de cumplimiento: examen objetivo de evi dencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la Entidad en cumplimiento a la normatividad vigente aplicable y como resultado se genera uno o varios informes de cumplimiento.

* La aptitud y el cuidado profesional son responsa bilidades del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. y de cada auditor inter no. El Jefe de La Oficina de Control Interno debe asegurar que las personas asignadas a cada trabajo posean, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias para realizar el trabajo adecuadamente (NIAI 1220)

* El Jefe de la Oficina de Control Interno, estable cerá el Plan Anual de Auditoría, basado en los riesgos, a fin de determinar las prioridades de la Oficina de Control Interno. (NIAI 2010).

Universo de auditoría: es una lista de todos los as pectos evaluables o de todas las auditorías posibles que pudieran realizarse. Incluye la Totalidad de los procesos que hacen parte de la estructura operativa de la Organización actividades de cumplimiento normativo que se convertirán en un informe.

* El Plan anual de auditorías estará basado en una evaluación de riesgos documentada, realizada al menos anualmente. En este proceso se tendrán en cuenta los comentarios de la Junta Directiva, la Alta Dirección, el cuerpo Directivo y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad (NIAI 2010).

Riesgo Inherente: es la susceptibilidad de que una afirmación, sobre un tipo de transacción, saldo contable u otra revelación de información, contenga errores y sea material, ya sea individualmente o de forma agre gada con otras correcciones, antes de tener en cuenta los posibles controles correspondientes.

6. CONDICIONES GENERALES

* Este procedimiento deberá ejecutarse una vez al año, cuando el jefe de la Oficina de Control interno, se disponga a planificar las actividades que deberá llevar a cabo en el transcurso de la vigencia.

* El Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno será aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad de acuerdo con lo establecido en el

Artículo 2.

2.21.1.5 del Decreto 648 de 2017 y en la resolución 296 de mayo del 2018.

* El Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien designe, prepara el Plan Anual de auditorías basándose en el universo de auditoría, infor maciones recibidas del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, Alta Dirección y/o la Junta Directiva y órganos de vigilancia y Control, así como una evaluación de riesgos y exposiciones que afectan a la Organización. Los objetivos clave de auditoría son usualmente los de proporcionar al Comité de Auditoría, Alta Direc ción y/o la Junta Directiva y órganos de vigilancia y Control, aseguramiento e información que les permita cumplir con los objetivos de la Organiza ción, incluyendo una evaluación de la eficacia de las tareas de evaluación de riesgos que realiza la dirección. (NIAI 2010).

* La Oficina de Control Interno, podrá llevar a cabo trabajos de aseguramiento, trabajos de cumpli miento, auditorías de excepción y/o especiales y trabajos de consultoría a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S. A. debe ser independiente y los auditores in ternos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo (NIAI 1100).

* El calendario de trabajos, el plan de personal y el presupuesto financiero aprobados, junto con todos los cambios significativos que eventualmente se produzcan, deben contener información suficien te para permitir que el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, Alta Dirección determinen si los objetivos y planes del Jefe de la Oficina de Control Interno apoyan a los de la Organización y son consistentes con el Estatuto de la Actividad de Auditoría Interna ejercida por la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. (NIAI 2020)

* Los recursos de la Oficina de Control interno deben ser suficientes para llevar a cabo las acti * La objetividad implica que el Jefe de la Oficina de Control Interno organice las asignaciones de personal de forma tal que impidan conflictos de intereses y prejuicios potenciales y reales, obtenga información periódica del personal del Jefe de la Oficina de Control Interno respecto de los conflic tos de intereses y prejuicios potenciales y, cuando 7 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-7 • 2020 • FEBRERO • 19 Los trabajos de auditoría de cumplimiento tendrán prioridad sobre las demás actividades, toda vez que implican actividades de obligatoriedad normativa. vidades planeadas con la amplitud, profundidad y oportunidad esperadas por Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y la Alta Di rección. (NIAI 2030).

La priorización para definir las auditorías de asegura miento se realizará teniendo en cuenta lo siguiente:

DETALLE PARTICIPACIÓN Riesgo Inherente Extremo o alto, priorizados por número de riesgos. 25% * El jefe de la Oficina de Control Interno de TRANS MILENIO S.A. asegurará que los recursos estén distribuidos eficazmente, esto incluye la asigna ción de auditores competentes y cualificados para cada trabajo en particular (NIAI 2030).

Requerimiento Junta Directiva - Directivos 20% Fecha ultima auditoría mayor a 360 30% 7% Presupuesto asignado > a (el definido para la vigencia y de acuerdo con el criterio del jefe de la Oficina de Control Interno al Momento de realizar la planeación)

3% Presupuesto asignado < a (el definido para la vigencia y de acuerdo con el criterio del jefe de la Oficina de Control Interno al Momento de realizar la planeación)

* El Jefe de la Oficina de Control Interno, informará periódicamente al Comité Institucional de Coordi nación de Control Interno, sobre la actividad de auditoría interna ejercida por la Oficina de Control Interno en lo referido al propósito, autoridad, res ponsabilidad y desempeño de su plan. La infor mación suministrada al comité, también incluirá exposiciones al riesgo y cuestiones de control significativas, cuestiones de gobierno y otros asuntos necesarios o requeridos por el Comité, la Alta Dirección, así como órganos de vigilancia y control (NIAI 2060).

Impacto en objetivos estratégicos > 2 7% Impacto en objetivos estratégicos < 2 3% PQRS al proceso 3% * El plan de auditoría deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno a más tardar en el mes de enero de la vigencia.

Fallos procesos disciplinarios 2% Total 100% * El Jefe de la oficina de Control Interno presentará al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno el avance de la ejecución del plan de au ditoría con corte al 30 de junio y 31de diciembre de cada vigencia, en los plazos previstos en la normatividad vigente aplicable. El Comité realiza rá el seguimiento al plan y en caso de presentar incumplimiento se implementaran los ajustes correspondientes para lograr su cumplimiento.

Para determinar el ciclo de auditoría, de los procesos, planes, líneas de productos o servicios y proyectos o unidades de negocios que se van a auditar en la vigen cia, se deben tener en cuenta los siguientes criterios de evaluación, para establecer la priorización de trabajos a incluir en el plan de acuerdo con la disponibilidad de recursos:

6.1 Criterios de evaluación para priorizar los traba jos de aseguramiento por ciclo de auditoría * Riesgo Inherente extremo o alto clasificado por número de riesgos de mayor a menor con un peso para la priorización del 25% Nivel Calificación de Riesgo Inherente Tiempo Máximo entre Auditorías ROJO Extremo Un (1) año y priorizados de acuerdo con la cantidad de riesgos NARANJA Alto AMARILLO Moderado Dos (2) años VERDE Bajo * Requerimientos de la Junta Directiva y el Cuerpo Directivo de la Entidad para auditar el proceso, con un peso para la priorización del 20%:

Requerimientos de la Junta Directiva y el Cuerpo Directivo Tiempo Máximo entre Auditorías Sí Un (1) año No Dos (2) años Fecha de última auditoría mayor a 360 con un peso para la priorización del 30% Fecha última auditoría Tiempo Máximo entre Auditorías Mayor a 360 días de la fecha de corte de plan Un (1) año Menor a 360 días de la fecha de corte de plan Dos (2) años REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-8 • 2020 • FEBRERO • 19 8 Fecha de corte: Corresponde a la fecha de corte del plan ejecutado el año anterior.

Cuerpo Directivo de la Organización en el trans curso de la vigencia.

* Presupuesto asignado con un peso para la prio rización del 7% y 3% Detalle Puntaje Mayor a (valor de referencia) 7 * Consultoría: Trabajos propuestos que sean aceptados basándose en el potencial del trabajo para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor y mejorar las operaciones de la organización. (opcional a solicitud del equipo directivo durante la vigencia)

Menor a (Valor de referencia) 3 * Cumplimiento: Trabajos o informes asignados a las Oficinas de Control Interno, en virtud de un mandamiento legal o normativo.

El valor de referencia será el presupuesto asignado al proceso para la vigencia y de acuerdo con el criterio del jefe de la Oficina de Control Interno al momento de realizar la planeación.

* Impacto en los objetivos estratégicos con un peso para la priorización del 7% y 3%:

* Otras Actividades: Coordinación de visitas y requerimientos de Entes de Control y Vigilancia, cálculo y reporte de indicadores, seguimiento al Plan de Acción de la Dirección Auditoría Interna, supervisión de contratos, asistencia a comités, entre otros.

Detalle Puntaje Más de dos objetivos 7 Un objetivo 3 6.3 Contratación de servicios externos de auditoría * Impacto en los objetivos estratégicos:

Detalle Puntaje PQRS al proceso 3% Fallos procesos disciplinarios 2% 6.2 Contenido del Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno El Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control interno, contendrá los siguientes tipos de trabajos:

En el caso de requerir el apoyo de servicios externos de auditoría, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo con base en el Marco Internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna es de responsabilidad del jefe de la Oficina de Control Interno, por lo tanto debe que dar expresamente en los documentos de propuesta y contratación con estos proveedores externos de servi cios de auditoría que los papeles de trabajo serán de propiedad de la Oficina de Control Interno y se podrá optar en caso de ser requerido por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno, que el trabajo se desa rrolle de acuerdo a los formatos y procedimientos de documentación establecidos por Entidad.

* Aseguramiento: Incluye las auditorías internas de procesos priorizados basado en una evaluación de riesgos documentada realizada al menos anual mente, así como auditorías internas de proyectos especiales solicitados por la Junta Directiva y/o el 9 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-9 • 2020 • FEBRERO • 19

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1 Determinación Universo de Auditoría Basado en Riegos.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio Recolectar los insumos o la información para la elaboración del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno:

§ Planeación Estratégica vigente: Consultar el documento Oficial Publicado en la intranet.

§ Valoración de riesgos inherentes vigente: Información extraída de los riesgos registrados en los mapas de riesgos vigentes.

§ Requerimientos de la Junta Directiva, Comité Institucional de Coordinación de Control interno, Alta Dirección y/o Cuerpo Directivo de la Entidad: Procesos que, de acuerdo con peticiones o manifestaciones de interés realizadas por la Junta Directiva, la Alta Dirección, Cuerpo Directivo y/o Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se consideran relevantes para el alcance del trabajo de auditoría.

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 20 designado El Jefe de la Oficina de Control Interno remitirá comunicación solicitando a los miembros de la Junta Directiva, la Alta Dirección, Cuerpo Directivo y/o Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, los requerimientos de trabajos de aseguramiento.

En el evento en que los miembros de Junta Directiva realicen requerimiento de auditorías a procesos, se calificarán para su priorización, si solicitan la realización de actividades o auditorías puntuales, serán incluidas en el universo auditable.

§ Plan de Anual de Actividades ejecutado (año anterior): Corresponde a la ejecución del Plan Anual de Auditorías del Jefe de la Oficina de Control Interno del año inmediatamente anterior, considerando los procesos no auditados.

§ Otra información: Corresponde a las PQRS, los fallos en los procesos disciplinarios, el presupuesto asignado, informes de entes de control y acciones derivadas de planes de mejoramiento (internos y externos).

§ Cambios Representativos: Corresponde al análisis de las variables dinámicas internas y externas que pudieran representar amenazas u oportunidades para la Entidad.

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 30 designado Verificar si se cuenta con todos los insumos (Matriz de riesgos), requerimientos Junta Directiva, Comité de Auditoría o Alta Dirección, planes, procesos, proyectos, y/o negocios fiduciarios auditados en la vigencia anterior, requerimientos de Entes de Control y vigilancia, hallazgos no cumplidos y/o pendientes por cumplir) para la elaboración del Plan Anual de Auditorías de la Dirección de Auditoría Interna.

¿15? ¿Falta información para la elaboración del plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno?

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea Si: ir a etapa 40 designado No: ir a etapa 50 Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 40 Solicitar a las dependencias responsables el suministro de la información no disponible. designado Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 50 Incluir en primer lugar de las auditorías a realizar los procesos que no se auditaron en el último plan de auditoría. designado REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-10 • 2020 • FEBRERO • 19 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 60 designado.

Registrar en el Formato R-CI-012 Universo de Auditoría, los procesos, número de riesgos inherentes por cada nivel (Extremo, alto, moderado y bajo), con base en la valoración de riesgos vigente en la entidad, los requerimientos de la los miembros de la Junta Directiva, la Alta Dirección, Cuerpo Directivo y/o Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, fecha de última auditoría, los puntajes por presupuesto e impacto en los objetivos estratégicos, PQRS, fallos procesos disciplinarios y determinar la priorización de acuerdo con los puntajes y criterios establecidos, como criterio de desempate se incluirá el número de acciones de planes de mejoramiento (internos y externos).

Quien sea designado por el Jefe de Oficina de Control 70 Presentar el resultado de la valoración de los procesos a auditar al Jefe de la Oficina de Control Interno para su verificación y/o aprobación Interno.

¿25? ¿Se deben hacer ajustes y/o modificaciones?

Jefe de Oficina de Control Sí: ir a etapa 80 Interno.

No: ir a etapa 90 Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 80 Realizar los ajustes y/o modificaciones necesarias al Universo de Auditoría en el formato R-CI-12 e ir a etapa 60 dejando trazabilidad de los ajustes y/o versiones efectuados. designado 90 Aprobar la priorización del universo de auditoría basado en riesgos formato R-CI-12 Jefe de Oficina de Control Interno Jefe de Oficina de Control 100 Continuar con el procedimiento 7.2. Determinación Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A.

Interno 110 Fin 7.2 Determinación del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 7.1 Determinación Universo de Auditoría Basado en Riegos Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 20 designado Consolidar en el formato R-CI-13 Plan Anual de Actividades información, teniendo en cuenta en primer lugar de las auditorías y/o informes de cumplimiento estableciendo el tiempo promedio para cada actividad, luego las auditorías especiales y/o puntuales con su tiempo aproximado, luego las auditorías solicitadas por el equipo directivo y Junta Directiva, posteriormente incluir las actividades de consultoría si fueron solicitadas. Sobre las auditorías de aseguramiento, tener en cuenta en primer lugar los procesos que no fueron auditados la vigencia anterior y los que, según priorización basada en riesgos, deben ser evaluados en el año. Lo anterior, de acuerdo con el resultado de la priorización del Universo de Auditoría.

11 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-11 • 2020 • FEBRERO • 19 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 30 designado Calcular el tiempo estimado (horas-hombre) por actividad teniendo en cuenta los recursos disponibles, las horas laborales necesarias para ejecutar cada tarea de acuerdo al análisis de los datos históricos u otra información disponible, registrando dicho dato en el formato R-CI-13 Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno.

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 40 designado Determinar la disponibilidad de tiempo del equipo de auditores teniendo presente el número de horas-hombre disponibles al año, descontando el estimado de horas por: festivos, vacaciones, suspensión de contratos (contratistas PSP), permisos, reuniones, atención de entes de control externos, capacitaciones, entre otros. Registrando dicho dato en el formato R-CI-013 Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno.

Jefe de Oficina de Control 50 Revisar el contenido del Plan Anual de Auditoría de la Oficina de Control interno y dejar evidencia de los resultados Interno ¿15? ¿Se requieren ajustes y/o modificaciones?

Jefe de Oficina de Control Si: ir a etapa 50.

Interno No: ir a etapa 60.

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 60 Realizar los ajustes y modificaciones que sean necesarios designado Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 70 designado Comparar el total de horas-hombre necesarias para ejecutar el plan de actividades versus el total de horas disponibles del equipo de auditores, con el fin de determinar si los recursos en horas-hombre con que cuenta la Oficina de Control Interno son suficientes para cumplir el plan.

Quien sea designado por el Jefe de la Oficina de Control 80 Interno.

Identificar el perfil necesario del (los) auditor (res) interno (s) para ejecutar los trabajos contenidos en el Plan Anual de Auditorías y determinar si se cuenta con recursos competentes registrando esta información en la columna “Perfil del Auditor(es)” del formato R-CI-13 Plan Anual de Auditorías la Oficina de Control Interno.

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 90 designado.

Determinar si la Oficina de Control Interno, cuenta con recursos internos suficientes y competentes de acuerdo con el perfil para la ejecución del Plan Anual de Auditorias, registrando esta información en la columna “Disponibilidad de recursos competentes” del formato R-CI-013 Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno.

¿25? ¿Los recursos son suficientes (horas-hombre) y apropiados (competentes) para ejecutar el Plan Anual de Auditorías sobre el 100% del universo auditable?

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea Sí: ir a etapa 110 designado.

No: ir a etapa 100 Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 100 designado Identificar las posibles opciones para asegurar la mayor cobertura del Plan Anual de Auditoría teniendo en cuenta que los trabajos de la Oficina de Control Interno, pueden ser realizados por personal interno, externo o una combinación de recursos internos-externos, dependiendo la naturaleza de éste y se evalúa la posibilidad de realizar la contratación de servicios externos, registrando esta información en la columna “Disponibilidad de recursos competentes” del formato R-CI-13 Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno. En caso de no contar con los recursos suficientes, establecer, de acuerdo con el orden de priorización, los procesos que se auditarán en la vigencia.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-12 • 2020 • FEBRERO • 19 12 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 110 Registrar la información en la columna “Incluido en el plan anual” del formato R-CI-13 Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno. designado Jefe de Oficina de Control 120 Interno Presentar y recomendar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno quien tiene la responsabilidad de aprobar o no, el Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control interno de TRANSMILENIO S. A., el cual debe incluir las limitaciones de recursos y las opciones para asegurar la cobertura del plan.

¿35? ¿Es necesario realizar ajustes y/o modificaciones al Plan Anual de Auditorías?

Jefe de Oficina de Control Sí: ir a etapa 130 Interno y/o quien sea designado.

No: ir a etapa 140 Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 130 Realizar los ajustes y/o modificaciones de acuerdo con las expectativas y los aspectos relevantes considerados por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno designado.

Comité Institucional de Coordinación de Control 140 Interno.

Aprobar el Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno, el cual adquiere a partir de este momento el carácter de definitivo. La constancia de esta aprobación queda registrada en el Acta de Reunión del Comité institucional de Coordinación de Control Interno, la cual será firmada por el Presidente y la Secretaría Técnica del Comité.

150 Continuar con el procedimiento 7.3. Modificaciones y seguimiento al Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno 160 Fin 7.3 Modificaciones y seguimiento al Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 Inicio – Viene del procedimiento 7.2 Determinación del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno Jefe de la Oficina de Control 20 Interno En caso de presentarse, recibir las solicitudes de adición(es) y/o modificación(es) del Plan Anual de Auditorias de la Oficina de Control Interno de las partes interesadas, como pueden ser: (Junta Directiva, Alta Dirección y Comité institucional de Coordinación de Control Interno, así como requerimientos especiales de Entes de Vigilancia y Control)

Jefe de la Oficina de Control Interno 30 Analizar y evaluar las solicitudes de adición(es) y/o modificación(es) del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno y presentarlas al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

¿15? ¿Son aprobados las modificaciones al Plan Anual de Auditorías?

Si: ir a etapa 40.

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno No: ir a etapa 25 13 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-13 • 2020 • FEBRERO • 19 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE ¿25? ¿Es necesario realizar ajustes y modificaciones al Plan Anual de Auditoría de la Oficina de Control Interno?

Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea Si: ir a etapa 40 designado.

No: ir a etapa 50 Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 40 Realizar los ajustes y modificaciones de acuerdo con las instrucciones recibidas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. designado Comité Institucional de Coordinación de Control 50 Interno.

Aprobar el Plan Anual de Auditorías Oficina de Control Interno, R-CI-013 el cual adquiere a partir de este momento el carácter de definitivo. La constancia de esta aprobación queda registrada en el Acta de Reunión del Comité la cual será firmada por el Presidente y la Secretaría Técnica del Comité.

Jefe Oficina de Control Interno y equipo de trabajo 60 Socializar con el equipo de trabajo y ejecutar el Plan Anual de auditorías de la Oficina de Control interno.

Jefe Oficina de Control Interno y quien sea designado Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades registradas en el Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno aprobado.

70 Si el seguimiento es mensual continuar a la etapa 35. Se realiza seguimiento interno de forma mensual, el cual es reportado mediante los indicadores de gestión de la Oficina de Control Interno.

Si el seguimiento es semestral continuar a la etapa 90 ¿25?

¿Se está cumpliendo el Plan Anual de Auditorías?

Si: Continuar con la ejecución del Plan Anual e ir a etapa 120.

Jefe de Oficina de Control Interno y quien sea designado No: ir a etapa 80 Jefe de Oficina de Control 80 Tomar acciones pertinentes para gestionar el adecuado cumplimiento al Plan Anual de Auditorías, continuar a la etapa 70 Interno Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 90 Realizar seguimiento semestral al cumplimiento del Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno en el formato R-CI-024 y presentar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el estado de avance del Seguimiento, con las limitaciones y modificaciones efectuadas y problemas significativos en caso de presentarse. designado Así como en caso de incumplimientos del plan, se informan las causas de dichos incumplimientos y los correctivos propuestos.

Comité Institucional de Coordinación de Control 100 Tomar las decisiones pertinentes sobre las limitaciones y modificaciones efectuadas, así como a los problemas significativos en caso de presentarse.

Interno Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 110 Documentar en el acta del comité las decisiones tomadas y de ser necesario realizar los ajustes al Plan Anual de Auditorías de acuerdo con lo definido en el numeral 7.3. Modificaciones al Plan Anual. designado Jefe de Oficina de Control Interno y/o quien sea 120 Socializar periódicamente los resultados del seguimiento del Plan Anual de Auditorías a los colaboradores adscritos a la Oficina de Control Interno. designado 130 Fin REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-14 • 2020 • FEBRERO • 19 14

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE Jefe de Oficina de R-CI-012 Universo de Auditoría Oficina de Control Interno Control Interno Jefe de Oficina de R-CI-013 Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Control Interno Jefe de Oficina de R-CI-024 Seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Auditorías Oficina de Control Interno Control Interno Resolución Número 111 (Febrero 14 de 2020)

Que mediante la Resolución 420 del 14 de julio de 2016, se establecen los parámetros para implementar el modelo de Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

“Por la cual se modifica el documento “P-DA-010 Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.”

Que mediante la Resolución 1251 de 2019 se modifica parcialmente la Resolución 420 del 14 de julio de 2016.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEA En mérito de lo expuesto, CIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL

RESUELVE:

TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, En uso de sus facultades conferidas mediante la Resolución 143 del 2 de marzo de 2016, y

Artículo 1°.

Modificar el siguiente documento con la versión registrada a continuación:

CONSIDERANDO:

Código Versión Nombre P-DA-010 2 Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo se gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Artículo 2°.

Derogar en su totalidad la Resolución 1199 del 22 de noviembre de 2019 donde se adoptó la versión 1 del procedimiento P-DA-010 Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo úni co del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.

Artículo 3°.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los catorce (14) días del Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar los Manuales de Procedimientos de las diferentes dependencias de la Entidad, con el objeto de ajustarlos a los nuevos parámetros documen tales, necesidades y desarrollo del Sistema. mes de febrero del año dos mil veinte (2020).

SOFÍA ZARAMA VALENZUELA Jefe de Oficina Asesora de Planeación Que mediante la Ley 1221 de 2008 se establecen normas para promover y regular el teletrabajo y se dictan otras disposiciones.

Que mediante el Decreto Distrital 596 de 2013, se dictan medidas para la aplicación del teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital.

15 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-15 • 2020 • FEBRERO • 19 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO ........................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE........................................................................................................................................... 3

3. RESPONSABLE ............................................................................................................................... 3

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................. 3

5 DEFINICIONES................................................................................................................................ 4

6. CONDICIONES GENERALES ......................................................................................................... 7

6.1 Modalidad de Teletrabajo que se desarrollará en TRANSMILENIO S.A..................................... 8 6.2 Características del Teletrabajo................................................................................................ 8 6.3 Otros Lineamientos Generales............................................................................................... 9

7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 12

8. TABLA DE FORMATOS .................................................................................................................. 15

MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ 0 25-jul-2016 Primera versión oficial del documento. N.A.

Se realizan las siguientes modificaciones:

Capítulo 1. OBJETO. Se elimina la parte que decía: buscando mejorar las condiciones de vida, tanto laborales como personales de los servidores, impactando en la productividad 1 22-nov-2019 Directora Corporativa Capítulo 2. ALCANCE. Se aclara que el este Procedimiento inicia con la solicitud del Servidor Público para ingresar a la modalidad del Teletrabajo Capítulo 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Se incluyen las siguientes normas: Acuerdo 710 de 2018 del Concejo de Bogotá D.C. y Decreto Nacional 1072 de 2015. Se elimina el Plan Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”. Ítem 4.5.6. Bogotá, Una ciudad digital REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-16 • 2020 • FEBRERO • 19 16 VERSIÓN FECHA CAMBIO SOLICITÓ Capítulo 5. DEFINICIONES. Se elimina la definición de Comité Coordinador del Teletrabajo, teniendo en cuenta que ya no aplica al procedimiento.

Capítulo 6. CONDICIONES GENERALES.

Se eliminan del numeral 6.3 los lineamientos donde se relaciona el Comité Coordinador de Teletrabajo y la convocatoria.

Así mismo se eliminan los siguientes lineamientos: TRANSMILENIO S.A. debe contemplar el puesto de trabajo del Teletrabajador dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, así mismo debe contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando esté trabajando.

Es deber de TRANSMILENIO S.A. informar de la vinculación de Teletrabajadores a los Inspectores del Ministerio de Trabajo, una vez se firme el acuerdo de Teletrabajo Capítulo 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: se revisa y ajusta todo el procedimiento.

Se cambia el nombre de la Dirección Administrativa por Dirección Corporativa según lo establecido en los Acuerdos 7 y 8 de 2017.

Se modifica el logo de TRANSMILENIO S.A. por la versión oficial establecida por la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones.

Se realizan las siguientes modificaciones:

Capítulo 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se adiciona el Decreto 806 de 2019, por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación, apropiación, adopción, fomento y sostenibilidad del Teletrabajo en organismos y entidades Distritales.

2 14-feb-2020 Director Corporativo Capítulo 6. CONDICIONES GENERALES. Numeral 6.1 Modalidad de Teletrabajo que se desarrollará en TRANSMILENIO S.A. Se incluyen lineamientos relacionados con los servicios informáticos y el acuerdo de teletrabajo.

Capítulo 8. TABLA DE FORMATOS. Se adiciona el Formato R-DT-007, Visita componentes tecnológicos teletrabajo.

17 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-17 • 2020 • FEBRERO • 19

1. OBJETO

Establecer los lineamientos que se deben seguir para implementar la modalidad del Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A., permitiéndole a los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales trabajar en un lugar diferente a la oficina, mediante la utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC.

2. ALCANCE

Este Procedimiento inicia con la solicitud del Servidor Público para ingresar a la modalidad del Teletrabajo y termina con el seguimiento a las actividades desarrolladas por el Teletrabajador.

Este procedimiento solo aplica para la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

3. RESPONSABLE

El Profesional Universitario Grado 04 de Bienestar e Incentivos es responsable por la actualización y aplicación de este documento, a su vez el(la) Director(a) Corporativo(a) será responsable por su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

El presente procedimiento debe ser revisado por los responsables de su aplicación y cumplimiento cuando lo consideren pertinente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera

administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

- Ley 1221 de 2008. Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se

dictan otras disposiciones.

- Acuerdo 710 de 2018 del Concejo de Bogotá D.C., por el cual se determinan los lineamientos para

el fomento, la generación de empleo y el Teletrabajo para personas con discapacidad y Adultos Mayores que requieren cuidado permanente y sus Cuidadoras y Cuidadores en el Distrito Capital.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-18 • 2020 • FEBRERO • 19 18

- Decreto Nacional 1848 de 1969. Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968 que prevé la

integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

- Decreto Nacional 884 de 2012. Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan

otras disposiciones

- Decreto Nacional 1072 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Trabajo.

- Decreto 806 de 2019. Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación,

apropiación, adopción, fomento y sostenibilidad del Teletrabajo en organismos y entidades Distritales

- Decreto Distrital 596 de 2013. Por el cual se dictan medidas para la aplicación del teletrabajo en

organismos y entidades del Distrito Capital.

- Resolución No. 2886 de 2012, del Ministerio de Trabajo. Por la cual se definen las entidades que

harán parte de la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo.

- Resolución No. 567 de 2014 - TRANSMILENIO S.A. Por medio de la cual se actualiza el

Reglamento Interno de Trabajo para los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. con vínculo laboral en calidad de Trabajador Oficial.

- Resolución 420 del 14 de julio de 2016 - TRANSMILENIO S.A. Por la cual se establecen los

parámetros para implementar el modelo de Teletrabajo en TRANSMILENIO S.A.

5 DEFINICIONES Bienestar: es el esfuerzo constante y deliberado del ser humano por mantenerse saludable y lograr alcanzar el más alto nivel del potencial físico, intelectual, emocional, social y espiritual.

Calidad de vida: es una medida compuesta de bienestar físico, mental y social, tal como la percibe cada individuo y cada grupo, y de felicidad, satisfacción y recompensa.1 Es un estado de satisfacción general, derivado de la realización de las potencialidades de la persona. Posee aspectos subjetivos y aspectos objetivos. Es una sensación subjetiva de bienestar físico, psicológico y social. Incluye como aspectos subjetivos la intimidad, la expresión emocional, la seguridad percibida, la productividad 1 Levy, L., y Anderson, L., (1980). La tensión psicosocial. Población, ambiente y calidad de vida. México: Manual Moderno, p. 7 19 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-19 • 2020 • FEBRERO • 19 personal y la salud objetiva. Como aspectos objetivos el bienestar material, las relaciones armónicas con el ambiente físico y social y con la comunidad, y la salud objetivamente percibida2.

Clima Organizacional: es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional que perciben o experimentan los miembros de la organización y que influye en su comportamiento. Es favorable cuando proporciona la satisfacción de las necesidades personales y la elevación moral de los miembros, y desfavorable cuando no se logra satisfacer esas necesidades3.

Competencia Laboral: es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado.

Diagnóstico de condiciones de trabajo: conjunto de variables objetivas y subjetivas que definen la realización de una labor concreta y el entorno en que ésta se realiza, e incluye el análisis de los aspectos relacionados, como la organización, el ambiente, la tarea, los instrumentos y los materiales que pueden determinar o condicionar la situación de salud de los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales.

Empleados Públicos: las personas que presten sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos son empleados públicos; sin embargo, los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales. Las personas que presten sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado son trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deban ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos (...)”4.

Estos empleados se caracterizan por estar vinculados a la administración mediante una relación legal y reglamentaria; esta vinculación se manifiesta en la práctica por el acto de nombramiento y posesión del empleado, y quiere decir que el régimen al cual quedan sometidos está previamente determinado en la ley, de manera que no hay posibilidad legal de discutir y acordar con la administración las condiciones 2 Revista Latinoamericana de Psicología 2003 – Volumen 35 – No. 2 161-164 CALIDAD DE VIDA: UNA DEFINICIÓN INTEGRADORA, Rubén Ardila, Universidad Nacional 3 Chiavenato, Idalberto., Administración de Recursos Humanos, Quinta Edición, Santafé de Bogotá, Colombia, Editorial Mc. Graw Hill,1999 4 Decreto 3135 de 1968, Artículo 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-20 • 2020 • FEBRERO • 19 20 de prestación del servicio, ni al momento del nombramiento ni posterior a la posesión, ya que ellos solo pueden presentar peticiones respetuosas a la administración.

Así mismo, son empleos de libre nombramiento y remoción en la Administración Descentralizada del Nivel Territorial: Presidente; Director o Gerente; Vicepresidente; Subdirector o Subgerente; Secretario General; Jefes de Oficinas Asesoras de Jurídica, de Planeación, de Prensa o de Comunicaciones y Jefes de Control Interno y Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces.5.

Otrosí al contrato de trabajo: es el documento en el que se evidencia las condiciones deberes y obligaciones de los Trabajadores Oficiales con TRANSMILENIO S.A., debe cumplir con las disposiciones vigentes que rigen las relaciones con los Trabajadores Oficiales y con las garantías a que se refiere el artículo sexto (6) de la ley 1221 del año 2008.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

Teletrabajo: el teletrabajo es una forma de organización laboral que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo y consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC- para el contacto entre el trabajador oficial y el empleador, sin que se requiera la presencia física del trabajador oficial en un sitio especifico de trabajo.6.

Teletrabajo Autónomo: es aquel cuando el Teletrabajador utiliza su propio domicilio o un lugar escogido por aquel para desarrollar su actividad profesional. En esta clasificación se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.7.

Teletrabajo Móvil: es aquel en el que el Teletrabajador no tiene un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la comunicación, en dispositivos móviles.8.

5 Ley 909 de 2004, Artículo 5 6 Decreto 884 de 2012 7 Ley 1221 de 2008 21 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-21 • 2020 • FEBRERO • 19 Teletrabajo Suplementario: es aquel en el que el teletrabajador labora dos (02) o tres (03) días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hace en la oficina.9 Teletrabajador: el teletrabajador es la persona que, en el marco de un contrato de trabajo, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio para realizar su actividad laboral fuera de las instalaciones del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la Ley.10.

Trabajadores Oficiales: los que prestan sus servicios a las entidades señaladas en el Decreto 1848 de 1969, inciso 1 del artículo 1, en la construcción y sostenimiento de las obras públicas, con excepción del personal directivo y de confianza que labore en dichas obras; y los que prestan sus servicios en establecimientos públicos organizados con carácter comercial o industrial, en las empresas industriales o comerciales del Estado y sociedades de economía mixta, "con excepción del personal directivo y de confianza que trabaje al servicio de dichas entidades".

Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC: conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como voz, datos, texto, video e imágenes.11.

Visita domiciliaria: revisión técnica y de seguridad y salud en el lugar de teletrabajo para la verificación de las condiciones básicas en las que debe operar el teletrabajador en su lugar de teletrabajo.

6. CONDICIONES GENERALES

El bienestar laboral de los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales debe entenderse, por todos los integrantes de una organización, como la búsqueda de la calidad de vida en general, que corresponda a su dignidad humana. Sin embargo, la calidad de vida laboral es solo uno de los aspectos del conjunto de efectos positivos que el trabajo bien diseñado produce, tanto para la organización como para cada uno de los trabajadores.

8 Ley 1221 de 2008 9 Ley 1221 de 2008 10 Decreto 884 de 2012 11 Ley 341 de 2009 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-22 • 2020 • FEBRERO • 19 22 6.1 Modalidad de Teletrabajo que se desarrollará en TRANSMILENIO S.A.

TRANSMILENIO S.A. ofrecerá a sus Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales la modalidad de Teletrabajo Suplementario, es decir, aquel en el que el teletrabajador labora dos (02) o tres (03) días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hace en la oficina.

Los servicios informáticos que dispone la Dirección de TIC para realizar teletrabajo son los siguientes:

✓ Microsoft Office 365, donde se incluye el software de office en la nube, almacenamiento de archivos de en OneDrive y Microsoft Teams, el cual permite la comunicación por chat y video conferencia.

✓ Aplicación de Gestión documental T-DOC 6.2 Características del Teletrabajo Todos los Servidores de TRANSMILENIO S.A., cuyas funciones sean teletrabajables pueden participar, en especial aquellos que se encuentren en algún criterio de prioridad, como las madres cabeza de familia, tener alguna discapacidad física o vivir fuera de la ciudad de Bogotá, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 8 del Decreto Distrital 596 de 2013.

Las principales características del Teletrabajo son las siguientes:

✓ Es una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organización en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.

✓ La utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones para facilitar la comunicación entre las partes sin necesidad de estar en un lugar físico determinado para cumplir sus funciones.

✓ Es un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicación interna de la organización y en consecuencia genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

✓ La voluntariedad por parte del Trabajador como requisito indispensable, la cual no debe ser inducida por TRANSMILENIO S.A.

✓ El empleador puede proponer esta modalidad al Empleado Público y al Trabajador Oficial, y estos últimos pueden aceptar o rechazar la solicitud.

23 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-23 • 2020 • FEBRERO • 19 ✓ El Empleado Público y el Trabajador Oficial podrán proponer esta modalidad a TRANSMILENIO S.A. y a su vez TRANSMILENIO S.A. puede aceptar o no.

✓ Mutua confianza entre las partes.

✓ El desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación –TIC- para el contacto entre el Empleado Público, el Trabajador Oficial y el Empleador.

6.3 Otros Lineamientos Generales ✓ La Dirección Corporativa será la dependencia responsable de la planeación, moderación y seguimiento a la implementación del Teletrabajo.

✓ La Dirección de TIC, debe verificar que los equipos utilizados por el Teletrabajador cumplan con las condiciones mínimas de operación y que los programas sean licenciados.

✓ Requerimientos mínimos que debe cumplir el equipo de cómputo del Teletrabajador: o Procesador Intel(R) Core (TM) i7-2600 CPU, 3.4GHz, o superior. o Memoria RAM instalada: 16 GB o superior o Windows 10, en versión Professional. o Disco duro de 500GB o superior o El equipo debe tener instalado Microsoft Office (en su última versión), la cual se dispone desde el portal de Office365 para los usuarios de Transmilenio. o El equipo debe contar con software de antivirus debidamente licenciado y actualizado a la fecha. o El equipo debe contar con cifrado de disco duro activado (ej: Bitlocker, Filevault, entre otros) o Diadema o auriculares para teleconferencia.

✓ Características técnicas del entorno del Teletrabajo: o El Teletrabajador deberá contar con una conexión a internet de por lo menos 30Gbps para poder realizar las tareas de trabajo diarias. Por lo tanto, el Teletrabajador deberá presentar formalmente ante Transmilenio el contrato o el acuerdo de velocidad de internet para el domicilio donde se encontrará desempeñando sus obligaciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-24 • 2020 • FEBRERO • 19 24 o En el evento que el Teletrabajador no cuente con un dispositivo de UPS (Uninterruptible Power Supply) que permita garantizar la alimentación eléctrica, tanto al equipo de trabajo como a los equipos que proveen internet para los casos en que se presenten cortes de luz, el Teletrabajador deberá desplazarse a las oficinas de TRANSMILENIO S.A. para continuar con sus actividades. o Bloqueo de puertos USB o Se debe mantener en lo posible la cámara cubierta y el micrófono en silencio. o El teletrabajador no podrá hacer uso de las herramientas informáticas definidas por TRANSMILENIO S.A. desde otro dispositivo o equipo de cómputo, diferentes al que fue autorizado por la Dirección Técnica de TIC, en los horarios laborares.

✓ La Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones prestará todo su apoyo en la divulgación de las estrategias de sensibilización del Teletrabajo.

✓ La Administradora de Riesgos Laborales, promoverá la adecuación de las normas de higiene y seguridad en el trabajo a las características propias del Teletrabajo, mediante la realización de visitas al lugar dónde se desempeñarán los teletrabajadores.

✓ TRANSMILENIO S.A. designará la entidad o persona natural que desarrollará la prueba de aptitud en competencias laborales a los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales que conformen el listado, luego de la visita domiciliaria.

✓ Los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales de TRANSMILENIO S.A. que opten por el Teletrabajo Suplementario deberán cumplir a cabalidad con los lineamientos establecidos en el numeral 8.4 Política de Teletrabajo, del manual M-DT-001 – Manual de Políticas de Seguridad y Privacidad de la Información. Así mismo, el Teletrabajador deberá cumplir con las demás políticas de seguridad y privacidad de la información del manual M-DT-001, dado que estas se extienden al lugar de Teletrabajo.

✓ Los Empleados Públicos y los Trabajadores Oficiales de TRANSMILENIO S.A. que opten por el Teletrabajo Suplementario deben firmar un Acuerdo de Teletrabajo, el cual irá anexo al contrato de trabajo o a la historia laboral.

✓ El Acuerdo de Teletrabajo deberá indicar: el término de duración de la modalidad del Teletrabajo Suplementario será indefinido, sin embargo, el superior inmediato o el teletrabajador que desee dar por terminada la modalidad de Teletrabajo, deberá enviar notificación de la decisión en los formatos establecidos para tal fin, a la Dirección Corporativa con una antelación a quince (15) días 25 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-25 • 2020 • FEBRERO • 19 hábiles, en la cual justifique la razón por la cual desea dar por terminada esta modalidad, de acuerdo con el principio de reversibilidad del teletrabajo. o La única excepción al ítem anterior es si la participación del trabajador obedece a otra causa, debidamente justificada, diferente del principio de voluntariedad del teletrabajo.

✓ Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio.

✓ Determinar los días y los horarios en que el Teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente laboral y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.

✓ Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el Teletrabajador.

Los Teletrabajadores de TRANSMILENIO S.A. tendrán derecho a las garantías laborales, sindicales y de seguridad social que se citan a continuación:

✓ Cuando el Teletrabajo sea ejecutado en horas extras, dominicales y festivos, el Teletrabajador tendrá derecho al mismo tratamiento que cualquier otro Trabajador Oficial siempre y cuando sea verificable el tiempo y el trabajo efectuado, esta verificación la realizará el Supervisor del Teletrabajador mencionado en el Acuerdo de Teletrabajo.

✓ El salario del Teletrabajador no podrá ser inferior al que se pague por la misma labor, al Trabajador Oficial que preste sus servicios al interior de TRANSMILENIO S.A. y que tenga el mismo cargo que un Teletrabajador.

La igualdad de trato deberá fomentarse, en particular, respecto de:

✓ El derecho de los teletrabajadores a constituir o a afiliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades;

✓ A la protección de la discriminación en el empleo;

✓ La protección en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales), de conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen o adicionen o en las disposiciones que regulen los regímenes especiales; el pago se hará mediante la PILA y deben ser afiliados a las Cajas de Compensación Familiar.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-26 • 2020 • FEBRERO • 19 26 ✓ La remuneración;

✓ La protección por regímenes legales de seguridad social;

✓ El acceso a la formación;

✓ La edad mínima de admisión al empleo o al trabajo;

✓ La protección de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrán derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneración, al término de la licencia de maternidad.

✓ Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 10 INICIO Profesional Universitario Grado 20 04 – Bienestar e Incentivos Recibir las solicitudes de los diferentes Empleados Públicos o Trabajadores Oficiales, debidamente autorizadas por el Superior Inmediato, relacionadas con la postulación al Teletrabajo. Esta solicitud se debe presentar en cualquier momento, utilizando el Formato R-DA-124 “Solicitud del Teletrabajo”.

Trabajador postulado y Profesional Externo 30 o Presentar entrevista con el Profesional externo y/o empresa determinada por la Dirección Corporativa para establecer si el trabajador posee las competencias necesarias para ejercer el Teletrabajo Suplementario.

Empresa determinada por la Dirección Corporativa ¿El trabajador posee las competencias necesarias para ejercer el Teletrabajo Suplementario?

Profesional Externo Si: ir a etapa 50 ¿15? o No: ir a etapa 40 Empresa determinada por la Dirección Corporativa Nota: en cualquier caso, el Profesional. Externo o la Empresa determinada por la Dirección Corporativa, deben presentar los resultados de la entrevista al (la) Director(a) Corporativo(a) y Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e Incentivos para continuar el proceso.

27 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-27 • 2020 • FEBRERO • 19 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario Grado 40 Comunicar al trabajador y archivar la solicitud. Ir a etapa 220 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario Grado 50 Elaborar el cronograma de visitas al lugar de Teletrabajo del potencial Teletrabajador, siempre y cuando haya superado la etapa 30. Comunicarlo, tanto a la ARL como a la Dirección Técnica de TIC’s y al potencial teletrabajador.

04 – Bienestar e Incentivos ARL Efectuar la visita al domicilio del potencial teletrabajador. y Trabajador designado 60 por la Dirección de Nota: El trabajador designado por la Dirección de TIC, para efectuar la visita, debe diligenciar el Formato de visita componentes Tecnológicos - Teletrabajo (R-DT-007)

TIC Profesional Universitario Grado 70 Recibir los informes de las visitas realizadas y analizarlos 04 – Bienestar e Incentivos ¿25? ¿Es necesario realizar ajustes al lugar de trabajo y/o a los equipos necesarios para teletrabajar?

Profesional Universitario Grado Si: ir a etapa 80 04 – Bienestar e Incentivos No: ir a etapa 100 Profesional Universitario Grado 80 Comunicar el resultado de la visita efectuada por la ARL y Dirección de TIC’s al potencial teletrabajador, solicitándole, en caso necesario, efectuar los ajustes indicados en los informes.

04 – Bienestar e Incentivos Trabajador postulado 90 Realizar los ajustes necesarios al lugar y/o equipos de trabajo, de acuerdo con las recomendaciones de la ARL y/o la Dirección de TIC’s, e informar al Profesional de Bienestar e Incentivos sobre lo actuado.

Profesional Universitario Grado 100 04 – Bienestar e Incentivos Comunicar, vía correo electrónico, al trabajador postulado que continúa en el proceso y solicitar al potencial teletrabajador diligenciar el Formato R-DA-081 “Planeación y seguimiento del teletrabajo”, debidamente autorizado por el Superior Jerárquico del Teletrabajador, por el tiempo establecido para realizar el Teletrabajo Suplementario.

Teletrabajador 110 Diligenciar Formato R-DA-081 “Planeación y seguimiento del teletrabajo”, con Vo.Bo. Superior Jerárquico. Remitirlo a Profesional. Universitario Grado 04 – Bienestar e Incentivos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-28 • 2020 • FEBRERO • 19 28 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Profesional Universitario Grado 120 04 – Bienestar e Incentivos Diligenciar el Formato Acuerdo del Teletrabajo (Trabajador Oficial R-DA-079 o Empleado Público R-DA-080), según el caso, el cual deberá indicar las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades, establecer las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador e incluir el plan de trabajo presentado en el formato R-DA-081.

¿El potencial teletrabajador firma el Acuerdo del Teletrabajo?

¿35?

Profesional Universitario Grado Si: ir a etapa 130 04 – Bienestar e Incentivos No: dar por terminado el proceso y archivar la solicitud. Ir a etapa 220 Teletrabajador 130 Firmar el Acuerdo de Teletrabajo. y Gerente General Profesional Universitario Grado 140 Comunicar al Ministerio del Trabajo, a la ARL y a la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, los datos del Teletrabajador que iniciará la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario Grado 150 Comunicar al Superior Jerárquico del Teletrabajador que pueden iniciar el teletrabajo en la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

04 – Bienestar e Incentivos Presentar reporte de lo ejecutado en el Formato R-DA-081 “Planeación y seguimiento del teletrabajo”, al Superior Inmediato.

160 Teletrabajador Nota: el reporte se podrá realizar diaria o semanalmente según la metodología que se haya definido.

¿45? ¿El Teletrabajador y/o Superior Jerárquico desean dar por terminado el Acuerdo de Teletrabajo?

Teletrabajador Si: ir a etapa 170 y/o Superior Jerárquico No: ir a etapa 190 Teletrabajador 170 Diligenciar los Formatos Reversibilidad Teletrabajador (R-DA-
083. o Reversibilidad TRANSMILENIO S.A. (R-DA-084), según quien decida retirarse del Teletrabajo. y/o Superior Jerárquico Profesional Universitario Grado 180 Comunicar al Teletrabajador y/o al Supervisor del Teletrabajador que se ha dado por terminado el Acuerdo de Teletrabajo y por lo tanto el Trabajador Oficial y/o Empleado Público retornará a puesto de trabajo e Ir a etapa 220 04 – Bienestar e Incentivos 29 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-29 • 2020 • FEBRERO • 19 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Teletrabajador 190 Continuar prestando sus servicios como Teletrabajador en la modalidad de Teletrabajo Suplementario hasta su terminación, de acuerdo con lo pactado 200 Superior Jerárquico Aprobar el informe final del desarrollo del Teletrabajo Suplementario en los formatos R-DA-081 “Planeación y seguimiento del teletrabajo” y R-DA-082 “Reporte de seguimiento al teletrabajador” presentados por el teletrabajador Profesional Universitario Grado 210 04 – Bienestar e Incentivos Solicitar, periódicamente, a la Subgerencia de Atención al Usuario y Comunicaciones la divulgación en la Intranet de un banner, informando a todos los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales, la posibilidad de postularse para ser Teletrabajadores en la modalidad de Teletrabajo Suplementario.

220 Fin

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN RESPONSABLE Profesional Universitario R-DA-124 Solicitud del Teletrabajo Dirección Corporativa Grado 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Especializado R-DT-007 Visita componentes tecnológicos teletrabajo Dirección de TIC Grado 06 – Coordinador de Procesos Corporativos Profesional Universitario R-DA-079 Acuerdo de Teletrabajo Trabajador Oficial Dirección Corporativa Grado 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario R-DA-080 Acuerdo de Teletrabajo Empleado Público Dirección Corporativa Grado 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario R-DA-081 Planeación y seguimiento del teletrabajo Dirección Corporativa Grado 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario R-DA-082 Reporte de seguimiento al teletrabajador Dirección Corporativa Grado 04 – Bienestar e Incentivos Profesional Universitario Grado 04 – Bienestar e R-DA-083 Reversibilidad del Acuerdo de Teletrabajo Teletrabajador Dirección Corporativa Incentivos Profesional Universitario Grado 04 – Bienestar e R-DA-084 Reversibilidad del Acuerdo de Teletrabajo TRANSMILENIO S.A. Dirección Corporativa Incentivos REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 6740 • pP. 1-30 • 2020 • FEBRERO • 19 30