Registro Distrital 7039 de 2021

REGISTRO DISTRITAL - BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) AÑO 52 - No. 7039 - Pp 1 - 5 - 2021 - ENERO - 31 ISSN 0124-0552 ALCALDESA MAYOR Claudia Nayibe López Hernández AÑO 52 Número 7039 2021 • ENERO • 31 REGISTRO DISTRITAL RESOLUCIONES DE 2021 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. - SECRETARÍA GENERAL Que mediante Acuerdo 02 del 09 de septiembre de 2013, el Consejo Distrital de Archivos convalidó la Tabla de Retención Documental -TRD de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Resolución Número 045 (Enero 29 de 2021)

Que la Resolución No. 306 del 28 de julio de 2014 aprobó las Tablas de Retención Documental – TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

“Por la cual se adopta la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de este instrumento archivístico”

Que la Resolución No. 164 de 2017, derogó la Reso lución No. 299 del 2013 y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL En ejercicio de las facultades legales, en especial Que con Resolución No. 494 de 2019 la Secretaría General constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordi nación de la entidad. las conferidas en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 y en el numeral 16 del artículo 10 del Decreto Distrital 425 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 denominada “Ley General de Archivos” estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que mediante memorandos No. 3-2019-41153 del 31 de diciembre de 2019, No. 3-2020-12606 del 12 de junio de 2020 y No. 3-2020-21008 del 10 de septiembre de 2020, la Secretaría General remitió a la Secretaría Téc nica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., la segunda actualización de su TRD, para que realizara el correspondiente proceso de revisión, evaluación y convalidación de este instrumento archivístico.

Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la adminis tración pública.

Que a través de Acta No. 20 del 7 de octubre de 2020, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, aprobó la segunda actualización de la Tabla de Re tención Documental.

Que el artículo 24 de la citada ley, dispuso la obliga toriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención docu mental.

Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013 es tableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que mediante radicado No. 3-2020-28444 del 24 de noviembre de 2020, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., envió a la Subdirección de Servicios Administrativos de la misma entidad, concepto técnico de evaluación de la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental, donde se encontró que la TRD cumple con todos los parámetros técnicos y legales, exigidos por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

Que mediante Acta No. 02 del 19 de septiembre de 2012, el Comité Interno de Archivo aprobó la Tabla de Retención Documental- TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

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Artículo 8.

La presente resolución rige a partir del día siguiente al de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Que mediante Acta No. 7 del 10 de diciembre de 2020, el Consejo Distrital de Archivos dispuso por unanimidad convalidar la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días En mérito de lo expuesto, del mes de enero de dos mil veintiuno (2021).

RESUELVE:

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. - SUBSECRETARÍA CORPORATIVA Resolución Número 001

Artículo 1.

Adóptese la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD por parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y convalidada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta resolución.

(Enero 28 de 2021)

“Por la cual se adopta el reglamento interno del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretaría General de la Alcaldía

Artículo 2.

Impleméntese la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD, de confor midad con lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Mayor de Bogotá, D. C.”

LA SUBSECRETARIA CORPORATIVA EN CALIDAD DE PRESIDENTA DEL SUBCOMITÉ DE EQUIDAD DE GÉNERO Y DIVERSIDAD SEXUAL DE LA SECRETARÍA GENERAL DE

Artículo 3.

La Tabla de Retención Documental-TRD actualizada, será aplicada por todas las dependencias de la Secretaría General respecto de los documentos generados a partir de la vigencia de la estructura es tablecida en el Decreto Distrital 425 de 2016.

LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C., En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por la Resolución No. 224 del 17 de julio de 2020 expedida por la Secretaría General, y

RESUELVE:

Artículo 4.

La Subdirección de Servicios Adminis trativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., como responsable del desarrollo e implementación de la Política de Gestión Documental y Archivo de la Entidad, hará seguimiento a la aplica ción de la Tabla de Retención Documental - TRD en los archivos de gestión.

Capítulo I.

NATURALEZA E INTEGRANTES

ARTÍCULO 1º-: NATURALEZA. El Subcomité de Equi dad de Género y Diversidad Sexual en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es una instancia de coordinación interna para avanzar en la superación de las brechas de inequidad en la Entidad.

Artículo 5.

La Subdirección de Servicios Admi nistrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. deberá adelantar el trámite correspondiente para la inscripción de la Tabla de Retención Documental-TRD, en el Registro Único de Series Documentales-RUSD, de que trata el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 6.

La Subdirección de Servicios Admi nistrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. realizará las gestiones corres pondientes a la publicación de la Tabla de Retención Documental-TRD, de que trata la presente resolución, en la página web de la entidad, manteniéndola de forma permanente.

ARTÍCULO 2º-: OBJETIVO. Impactar en la soste nibilidad y relevancia de la equidad de género en la Entidad a través de la formulación, definición e implementación de estrategias, políticas y/o progra mas transversales enfocados en la eliminación de posibles prácticas discriminatorias y segregación por orientación sexual e identidad de género en el ámbito laboral, institucionalizando la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en los procesos estratégicos de la Entidad.

ARTÍCULO 3º-: INTEGRANTES. El Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secre

Artículo 7.

Comunicar la presente resolución a todas las dependencias de la Secretaría General, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la entidad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 7039 • pP. 1-2 • 2021 • ENERO • 31 2 taría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., estará integrado por: caldía Mayor de Bogotá, D. C., ejercerá sus funciones el/a director/a de Talento Humano de la Entidad.

1. El/la subsecretario/a corporativo/a, quien lo presi dirá.

Parágrafo 4. - Para los efectos del numeral 5 del
presente artículo, el/a funcionario/a será designado por la Subsecretaria Corporativa.

2. El/la director/a de talento humano, quien ejercerá la secretaría técnica del Subcomité.

3. El/la subsecretario/a técnico/a o su delegado/a.

Parágrafo 5. - El/ director/a de Talento Humano
podrá ser acompañado en todas las sesiones, por un colaborador/a de la dependencia a su cargo quien lo/a apoyará con todas las actuaciones propias de la secretaría técnica del Subcomité.

4. El/la subsecretario/a de servicio a la ciudadanía o su delegado/a.

5. Un/a funcionario/a de la subsecretaría corporativa.

Capítulo II.

FUNCIONES Y OBLIGACIONES

6. El/la Alto/a consejero/a para los derechos de las víctimas, la paz y la reconciliación o su delegado/a.

ARTÍCULO 4º-: DE LAS FUNCIONES. Las Funciones del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., serán las siguientes:

7. El/la alto/a consejero/a distrital de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC— o su delegado/a.

8. El/la jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado/a.

9. El/la jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado/a.

1. Formular, definir e implementar las estrategias, políticas y/o programas específicos para la ins titucionalización de la igualdad de género y la eliminación de posibles prácticas discriminatorias y segregación por orientación sexual e identidad de género en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

10. El/la directora/a distrital de desarrollo institucional o su delegado/a.

11. El/la jefe de la Oficina Consejería de Comunica ciones o su delegado/a.

2. Promover una cultura de gestión con enfoque de derechos y de género, a través de acciones de sensibilización y estrategias de comunicación, dirigidas a los/as servidores/as y colaboradores/ as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., impulsando las políticas y/o programas diseñados por el Subcomité.

El/la jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado/a, quien asistirá en calidad de invitado/a, con voz, pero sin voto.

Parágrafo 1. - Los integrantes del Subcomité de
Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secre taría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., podrán asistir a las sesiones del Subcomité con un/a servidor/a o colaborador/a de la Entidad para que los apoye y participe en las mismas, pero no votarán al momento de tomar las decisiones.

3. Realizar el seguimiento a la implementación de los instrumentos de la Política Pública de Mujeres y Equidad de Género y de la Política Pública para la garantía plena de los derechos de las personas lesbianas, gay, bisexuales, transgeneristas e inter sexuales - LGBTI - y sobre identidades de género y orientaciones sexuales del Distrito Capital al interior de la Entidad, así como al plan de transversalización de la igualdad de género y acciones afirmativas.

Parágrafo 2. - El Subcomité podrá invitar a los
funcionarios de otras dependencias o a invitados ex ternos de la Entidad para que asistan a las reuniones, cuando considere que puedan aportar elementos de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia. Estos podrán emitir sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión, pero no votarán al momento de tomar las decisiones.

4. Presentar para aprobación del Comité Institu cional de Gestión y Desempeño, las estrategias, políticas y/o programas específicos para la ins titucionalización de la igualdad de género y la eliminación de posibles prácticas discriminatorias y segregación por orientación sexual e identidad de género en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

5. Las demás establecidas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C

Parágrafo 3. - En caso de ausencia temporal del/a
presidente/a del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretaría General de la Al 3 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 7039 • pP. 1-3 • 2021 • ENERO • 31

1. Asistir a las sesiones que sean convocadas.

ARTÍCULO 5º-: FUNCIONES DEL/LA PRESIDENTE/A. Son funciones del/la presidente/a del `Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secre tarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., las siguientes:

2. Atender y aplicar de manera oportuna las directri ces emitidas por el Subcomité y tomar las accio nes que, para tal efecto, sean requeridas en las dependencias a su cargo.

1. Suscribir los actos y/o decisiones adoptadas por el Subcomité, entre ellas el reglamento interno.

3. Mantener la confidencialidad de la información en aquellos temas de carácter reservado.

2. Programar las sesiones ordinarias del Subcomité.

3. Programar las sesiones extraordinarias, cuando se requieran.

4. Coordinar con la Secretaría Técnica del Subco mité, la elaboración de actas e informes y demás documentos aprobados para su publicación.

5. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Subcomité.

La asistencia al Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es obligatoria. No obstante, sus miembros podrán delegar su asistencia a las sesiones convocadas por éste, para tal efecto, deberán realizar la delegación de manera formal, mediante documento suscrito por el titular y allegarlo con anterioridad a la respectiva sesión al secretario técnico del Comité. No se permitirán delegaciones permanentes e indefinidas.

Capítulo III.

FUNCIONAMIENTO

ARTÍCULO 6º-: Funciones del/la secretario/a técnico/a. Son funciones del/la secretario/a Técnico/a del Sub comité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., las siguientes:

1. Proyectar el reglamento interno del Subcomité.

2. Realizar la convocatoria de las sesiones del Sub comité.

ARTÍCULO 8º-: SESIONES DEL SUBCOMITÉ. El Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual se reunirá de manera ordinaria en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. De manera extraordina ria, cada vez que se requiera, previa convocatoria por parte de la Secretaría Técnica del Subcomité.

3. Verificar el quórum antes de sesionar.

4. Fijar y hacer seguimiento al orden del día propuesto por los integrantes del Subcomité.

La solicitud de convocatoria extraordinaria debe indicar la temática que se abordará, la fecha propuesta para la sesión y de requerir algún invitado, señalará su nombre y datos de contacto para su citación.

5. Elaborar las actas, informes y demás documentos relacionados con el Subcomité, y coordinar con la Presidencia su suscripción.

6. Aprobar la publicación del reglamento interno, actos administrativos de creación, informes, y los demás documentos asociados al Subcomité, en la página web de la Entidad.

Las citaciones a reuniones ordinarias y extraordina rias se harán a través de correo electrónico con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión; a las sesiones ordinarías se citará con no menos de cin co (5) días hábiles de anticipación y, con dos (2) días hábiles de antelación a sesiones extraordinarias. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta de la reunión.

7. Custodiar y conservar los documentos expedidos por la instancia y demás documentos relacionados.

Con la citación deberá enviarse la propuesta del orden del día y los documentos referentes a la sesión.

8. Hacer seguimiento y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los integrantes del Subcomité o sus delegados.

9. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Subcomité.

Parágrafo 1. - Las sesiones del Subcomité de Equi
dad de Género y Diversidad Sexual, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., serán instaladas por su presidente/a. En las sesiones solo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día, no obstante, éste podrá ser modificado por la plenaria del Subcomité.

ARTÍCULO 7º-: OBLIGACIONES DE LOS INTE GRANTES DEL SUBCOMITÉ. Los integrantes del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bo gotá, D.C., tendrán las siguientes obligaciones:

Parágrafo 2. - El Subcomité podrá sesionar presen
cial o a través de cualquier medio electrónico que permi REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 7039 • pP. 1-4 • 2021 • ENERO • 31 4 ta una comunicación simultánea o sucesiva. Para este último caso, los integrantes deberán expresar su voto a través de medios escritos usando el correo electrónico o los chats de la reunión que harán parte integral del acta y, ejercer su derecho de voz dentro de la reunión.

El Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Se xual, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deliberará con la asistencia de la mitad mas uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos. En caso de empate en la votación, el/la presidente/a del Subcomité tomará la decisión.

La secretaría técnica del Subcomité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas y harán parte de éstas.

Cuando las decisiones del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual, de la Secretaría Gene ral de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., requieran publicidad, se darán a conocer a través de Circula res o Memorandos firmados por el/la presidente/a y secretario/a.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días ARTÍCULO 9º-: ACTAS. De los asuntos tratados en las sesiones del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual, se documentará un acta por parte del/la secretario/a del mismo quien la someterá a la aprobación de los miembros y luego será suscrita por el/la presidente/a y el/la secretario/a del Subcomité. del mes de enero de dos mil veintiuno (2021).

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE Presidenta ENNIS ESTHER JARAMILLO MORATO ARTÍCULO 10º-: QUÓRUM Y DECISIONES. El quórum es la cantidad mínima de asistentes que integran el Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual y que se requiere para el inicio de una sesión o para adopción de una decisión.

Secretaria 5 REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 52 • Número 7039 • pP. 1-5 • 2021 • ENERO • 31 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

CONTENIDO ADMINISTRACIÓN DISTRITAL Sector Central RESOLUCIONES DE 2021 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. - SECRETARÍA GENERAL Resolución Número 045 “Por la cual se adopta la segunda actualización de la Tabla de Retención Docu mental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de este instrumento archivístico”......................................... 1 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. - SUBSECRETARÍA CORPORATIVA Resolución Número 001 “Por la cual se adopta el reglamento interno del Subcomité de Equidad de Género y Diversidad Sexual de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.”..............................................................................................................2 MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital