Registro Distrital 8038 de 2024

5,5 ALCALDE MAYOR Carlos Fernando Galán Pachón ALCALDESA MAYOR Claudia Nayibe López Hernández REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 • No. 8038 - Pp 1 - 187 - 2024 • JUNIO • 14 CONTENIDO ADMINISTRACIÓN DISTRITAL Sector Central RESOLUCIONES DE 2024 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN - CONSEJO DISTRITAL DE POLÍTICA ECO- NÓMICA Y FISCAL - CONFIS RESOLUCIÓN Nº 03 “Por la cual se aprueba una adición al Presupuesto de Gastos e Inversiones 2024 por distribución parcial de la Disponibilidad Final de la Empresa Metro de Bogotá S.A”....................................................................................................... 4 Sector Descentralizado CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 014 “Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones.”............................................................... 7 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 015 “Por la cual se adopta la nueva versión de los procedimientos del Proceso de Gestión Jurídica de la Contraloría de Bogotá D.C.”........................................ 36 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 016 “Por la cual se adopta el procedimiento para el Especial Seguimiento en la Contraloría de Bogotá D.C.”................................................................................ 114 AÑO 58 AÑO 58 NÚMERO 8038 14 • JUNIO • 2024 ALCALDESA MAYOR Claudia Nayibe López Hernández SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL.

LA PUBLICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS EN EL REGISTRO DISTRITAL SE REALIZA DE ACUERDO A LA LEY 1437 DEL 2011 EN SU ARTÍCULO 65 MODIFICADO POR LA LEY 2080 DE 2021 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO”.

CORREO: REGISTRODISTRITAL@ALCALDIABOGOTA.GOV.CO DIRECCIÓN: CALLE 11 SUR #1-60 ESTE - LA MARÍA - BOGOTÁ D.C.

TELÉFONO: 381 3000 EXT. 5010 - 5202 SUBDIRECTORA IMPRENTA DISTRITAL: MARCELA IRENE DE JESÚS GONZÁLEZ BONILLA RESOLUCIONES DE 2024 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN - CONSEJO DISTRITAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y FISCAL - CONFIS RESOLUCIÓN Nº 03 (30 de mayo de 2024)

“Por la cual se aprueba una adición al Presupuesto de Gastos e Inversiones 2024 por distribución parcial de la Disponibilidad Final de la Empresa Metro de Bogotá S.A”

REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-4 • 2024 • JUNIO • 14 4 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-5 • 2024 • JUNIO • 14 5 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-6 • 2024 • JUNIO • 14 6 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 014 (4 de junio de 2024)

“Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en los articulas 6 y 271 del Acuerdo Distrital 658 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 1221 de 20082 se establecieron las normas para promover y regular el teletrabajo en el país y se' definió esta modalidad de trabajo como "(...) una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de seNicios a terceros utilizando como soporte las tecnologias de la información y la comunicación
- TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia fisica del trabajador en un sitio especifico de trabajo".

Que el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 reguló lo relacionado con la modalidad del teletrabajo en el capítulo 5 de la parte 2 de su Libro 2, tanto para el sector públíco como para el privado, con el fin de "(...) establecer las condiciones laborales especiales del teletrabajo que regirán las relaciones entre empleadores y teletrabajadores (...)".

Que el articulo 2.2.5.5.54 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 20153 estableció que: "los jefes de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial podrán implementar el teletrabajo a los empleados, Modificado por el articulo 3 del Acuerdo Distrital 886 de 2023.

2 -Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones.• 3 Modificado por el articulo 1 del Decreto 648 de 2017. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 1 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-7 • 2024 • JUNIO • 14 7 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato CONTRALORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o 111 ~lJ'l;('T" l1e Bogotá O.C. y se dictan otras disposiciones." rversión: 2.0 públicos, de conformidad con la Ley 1221 de 2008 y el Capítulo 5 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, y demás normas que los modifiquen o complementen".

Que la Ley 2088 de 20214 reguló lo relacionado con la modalidad del trabajo en casa, tanto para el sector público como para el privado, definiéndola como una habilitación para el desempeño transitorio de las funciones por fuera del sitio en donde habitualmente se realizan, sin modificar la naturaleza de la relación legal y reglamentaria, en los eventos en que se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que impidan la realización presencial de las funciones.

Que la gestión pública requiere en la actualidad que las entidades estatales avancen en la implementación de modelos de trabajo sistémicos y adaptables a su contexto y cultura propia, en los que se contemple un verdadero cambio ajustado a las necesidades de los empleadores y trabajadores, hacia una cultura organizacional innovadora, sostenible y basada en resultados5.

Que aunado a lo anterior, la Ley 2191 de 2022 "Por la cual se regula la desconexión laboral (...j", consagra el derecho que tienen todos los trabajadores y servidores públicos, salvo las excepciones allí previstas, a no tener contacto con cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral por cualquier medio, tecnológico o no, en horarios por fuera de la jornada laboral que les rige, ni en sus vacaciones, descansos o licencias, así como a no recibir órdenes u otros requerimientos en dichos momentos, con el fin de que se garantice el disfrute pleno y efectivo de su tiempo de descanso y el de su vida personal y familiar.

4 -Por la cual se regula el trabajo en casa y se dictan otras disposiciones.• 5 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 2 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-8 • 2024 • JUNIO • 14 8 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato o CONTRAI.ORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 l'l~{)•••.'IA In: Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones." f,¡ersión: 2.0 Que por su parte, el Convenio de la Organización Internacional del Trabajo No.

155 de 1981, sobre seguridad y salud de los trabajadores, dispone en el literal a) de su articulo 19 que los trabajadores deben "cooperar al cumplimiento de las obligaciones que incumben al empleador" en lo relacionado con el ámbito de la seguridad e higiene en el trabajo.

Que en este marco, el Concejo de Bogotá D.C. expidió el Acuerdo Distrital 821 de 2021, mediante el cual estableció "(...) disposiciones orientadas a la implementación, promoción y continuidad del teletrabajo en las entidades del distrito capitaf', con el objeto de "(...) generar valor, a través de mecanismos que optimicen el desarrollo de las actividades laborales y el cuidado de los servidores públicos, asi como la eficiencia de las entidades distrítales en pro de la ciudadania (...)".

Que el numeral 1 del articulo 2 del mencionado Acuerdo señaló que la implementación de la modalidad de teletrabajo parte de un "(...) ejercicio voluntarío, tanto del servidor público como de la entidad a la que pertenece (...)".

Que igualmente la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante el Decreto Distrital 050 de 20236, dictó y actualizó las disposiciones normativas para la ímplementación, fomento y sosteníbílidad del teletrabajo en las entidades y organísmos distritaies, aplicable a los servidores públicos, ya los organismos y entidades del Distrito Capital, que de manera voluntaria desearan acoger la modalidad del teletrabajo.

~.Por medio del cual se dictan y actualizan fas disposiciones para la implementación, fomento y sostenibilidad del teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital y se deroga el Decreto Oístrita/80S de/2019." www.contraloriabo90ta.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 3 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-9 • 2024 • JUNIO • 14 9 Formato 01 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 k;ódigo CONTRAIORiA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 ~
- -_ .._--_._- -- -- Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." ~ersión:2.0 1'\( r.o,;r'l" n<-' Que en consonancia con lo anterior, el Plan Estratégico Institucional 2022-2026 de la Contraloria de Bogotá D.C. reconoce que en el contexto de la política de gobierno digital, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC son importantes para mejorar la gestión en las entidades públicas, así como los servicios que el Estado presta al ciudadano, surgiendo ahora una nueva realidad en donde esta política no solamente mejora los procesos y los servicios exístentes, síno que permite llevar a cabo una transformación digital de fondo.

Que con fundamento en lo anteriormente señalado, mediante la Resolución Reglamentaria 023 del 28 de agosto de 20237 se regularon internamente las diferentes modalidades de trabajo acogidas por la Contraloria de Bogotá D.C. y se creó el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo como órgano encargado de la planeación, implementación y ejecución de las modalidades de trabajo.

Que el Comité de Modalidades de Trabajo, estableció los lineamientos para la implementación del teletrabajo, el trabajo en casa y la alternancia laboral que incluye la armonización entre la modalidad presencial y el teletrabajo, y posteriormente consideró pertinente efectuar modificaciones a la Resolución Reglamentaria No. 23 de 2023, con la finalidad de actualizar algunos trámites y regular directamente aspectos que, en criterio del Comité, no debían fijarse por via de lineamientos, sino a través de la presente resolución para brindar mayor garantía a los servidores públicos de la entidad.

Que con fundamento en las recomendaciones emitidas por el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo y la necesídad de actualizar y ajustar de 1Adicionada por la Resolución Reglamentaria No. 025 del 19 de septiembre de 2023. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 4 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-10 • 2024 • JUNIO • 14 10 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 k;ódigo Formato o ((~TRAIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 nt M";I'r", 1''': Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones." Wersión: 2.0 manera unificada las regulaciones sobre las diferentes modalidades de trabajo acogidas por la entidad, se procederá a expedir una nueva reglamentación que regule de manera integral la materia expuesta.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPíTULO I GENERALIDADES ARTíCULO PRIMERO. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACiÓN. El presente acto administrativo regula las modalidades de trabajo en la Contraloria de Bogotá D.C. y aplica para todos los servidores públicos de la entidad.

ARTíCULO SEGUNDO. MODALIDADES DE TRABAJO. Las modalidades de trabajo en la Contraloría de Bogotá D.C. serán las siguientes: presencial, teletrabajo y trabajo en casa, de conformidad con las especificaciones que en el presente acto administrativo se prevén.

ARTíCULO TERCERO. JORNADA DE TRABAJO. En todos los casos, la jornada de trabajo y los horarios flexibles se regirán por lo dispuesto en la resolución reglamentaria que regule la materia.

CAPíTULO 11 MODAlIDADPRESENC~l www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 5 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-11 • 2024 • JUNIO • 14 11 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato CONTRAlORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contra/aria de PGD-10-01 o Pi MlI;\'fA 1' •... Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." Versión: 2.0 ARTíCULO CUARTO. DEFINICiÓN Y APLICACiÓN. la modalidad de trabajo presencial, entendida como aquella en la que el servidor público debe prestar sus servicios, por regla general, en las sedes físicas de la entidad o en los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá D.C., aplica para todos los servidores públicos de la entidad, sin importar el tipo de funciones que desempeñen.

CAPíTULO 111 TElETRABAJO ARTíCULO QUINTO. DEFINICiÓN Y ALCANCE DEL TELETRABAJO. El teletrabajo es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC para el contacto entre el trabajador y la entidad, sín requerirse la presencia física del servidor público en la entidad.

Por su parte, el teletrabajador es el servidor público que desempeña actividades laborales a través de tecnologías de la información y las comunicacíones por fuera de las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C., en el sitio especifico de trabajo determinado en el acuerdo de voluntariedad.

Parágrafo.
La modalidad de teletrabajo es de carácter voluntario tanto para el servidor público como para la Contraloría de Bogotá D.C., por lo que no es un derecho ni una imposición para su destinatario, ni una obligación para la entidad.

ARTíCULO SEXTO. DESTINATARIOS. Son destinatarios del teletrabajo los servidores públicos de la entidad que accedan a esta forma de organización laboral, www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N' 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 6 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-12 • 2024 • JUNIO • 14 12 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 k;ódigo I=ormato O' CONTRAlORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de \:>(;0-10-01 m k"";~lr.••.n~ Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. " f,!ersión: 2.0 de acuerdo con las condiciones señaladas en la presente resolución, en las disposiciones vigentes y las normas que las complementen, sustituyan o modifiquen.

Parágrafo.
Se delega en cabeza de la Dirección de Talento Humano la función de definir mediante acto administrativo los empleos teletrabajables de la planta global de la Contraloria de Bogotá D.C.

ARTíCULO SÉPTIMO. MODALIDADES. El teletrabajo se podrá implementar de conformidad con la naturaleza del empleo y las necesidades del servicio, en una de las siguientes formas:

Autónomo: Se presenta cuando el servidor público utiliza su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequeña oficina o un local comercial. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la entidad y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.

Móvil: Es el caso de los teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologias de la Información y las Comunicaciones
- TIC, en dispositivos móviles.

Suplementario o híbrido: Ocurre cuando los teletrabajadores laboran dos (2) o tres (3) dias a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en la oficina, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.1.5.22 del Decreto 1072 de 2015.

Parágrafo.
PRIMERO. En todo caso, el servidor público que se encuentre desarrollando sus labores en cualquiera de las modalidades de teletrabajo, deberá www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 7 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-13 • 2024 • JUNIO • 14 13 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código ormato o COf'iTRALQRIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 m ~(~'JA.nc Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones.".'~rsión: 2.0 presentarse en las instalaciones de la entidad si es requerido, evento en el cual no se acumulará, repondrá o sustituirá el dia no teletrabajado. la disponibilidad del teletrabajador deberá ser acorde con la jornada laboral en los términos señalados por la resolución reglamentaria que regula la misma.

ARTíCULO OCTAVO. POSTULACIÓN. los candidatos a teletrabajar deberán cumplir con el proceso de concertación, aprobación y aporte de evidencias definidas por la entidad que acrediten los requisitos correspondientes, según los lineamientos definidos por el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo y el instructivo que se emita al efecto por parte de dicha instancia.

Parágrafo.
PRIMERO. los servidores se podrán acoger solamente a una de las causales de los criterios de priorización.

Parágrafo.
SEGUNDO. En los casos en que no haya concertación para la modalidad de teletrabajo, el superior que la niegue deberá motivar por escrito su decisión. Contra esta decisión, dentro de los cinco (5) dias hábiles siguientes, el solicitante podrá presentar por escrito ante el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo por intermedio de la Subdirección de Bienestar Social, las razones que en su criterio lo habilitan para acceder a la modalidad de teletrabajo, quien como instancia de validación de la postulación se pronunciará dentro de los diez (10) dias hábiles siguientes a la radicación de la solicitud.

ARTíCULO NOVENO. REQUISITOS PARA LA POSTULACiÓN DEL TELETRABAJO. El servidor público interesado en acceder al programa de teletrabajo deberá acreditar las siguientes condiciones: www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 8 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-14 • 2024 • JUNIO • 14 14 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código "ormato (~)NTlvILPRIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de PGD-10-01 o I'1r-<. •••,I'IA.I'1.: Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones." Versión: 2.0

1. Estar vinculado mediante relación legal y reglamentaria.

2. El empleo deberá estar catalogado como teletrabajable.

3. Contar con la aprobación del jefe inmediato y del director de la

dependencia, luego de un proceso de concertación sobre la modalidad.

Para el caso del teletrabajo suplementario, deberán concertarse el número de dias y la selección de los mismos.

4. Contar con las condiciones tecnológicas y físicas en el lugar de trabajo

aptas para el desarrollo de su labor, las cuales se validarán en la visita domiciliaria -presencial o virtualacordada y consentida por el servidor público.

Parágrafo.
Una vez aprobada la concertación de teletrabajo, la misma deberá ser validada por la Dirección de Talento Humano, en caso que no se considere viable aprobar la modalidad de teletrabajo, la decisión debidamente sustentada se comunicará por parte de la Dirección de Talento Humano al postulante y al jefe inmediato, a efecto que si asi lo considera, el peticionario presente la solicitud de reconsideración ante el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo, por intermedio de la Subdirección de Bienestar Social, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de la decisión, la cual será resuelta por dicho comité dentro de los diez (10) dias hábiles siguientes.

ARTíCULO DÉCIMO. CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN. Los criterios de priorización que a continuación se enlistan serán tenidos en cuenta para la priorización en el análisis de las solicitudes de los servidores que hagan su postulación a la modalidad de teletrabajo, los cuales se aplicarán en estricto orden de prevalencia, según los cupos disponibles en cada una de las convocatorias que efectúe la administración: www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 9 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-15 • 2024 • JUNIO • 14 15 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 bódigo I=ormato O' CONTRAIDRIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Conlraloría de PGD-l0-0l 11( Mlo,;t'IA n..: Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." Versión: 2.0 a. Personas con discapacidad, movilidad reducida, enfermedades catastróficas. b. Cuidadores de cónyuge o compañero(a) permanente, hijos o padres con discapacidad que requieran su presencia. c. Mujeres en estado de gestación. d. Personas con hijos en la etapa de primera infancia (de Oa 5 años). e. Madre o padre cabeza de familia. f. Población victima del conflicto armando. g. Residentes en zonas rurales apartadas. h. Servidores en plan de retiro.

1. Personas que se encuentren estudiando.

J. Población de adultos mayores.

ARTíCULO DÉCIMO PRIMERO. APROBACIÓN Y FORMALIZACiÓN DEL ACUERDO DEL TElETRABAJO. la Dirección de Talento Humano evaluará las postulaciones a efecto de determinar la viabilidad de la implementación de la modalidad de teletrabajo solicitada y verificará el cumplimiento de las condiciones requeridas para tal fin.

En consecuencia, la Dirección de Talento Humano, mediante acto administrativo reconocerá la calidad de teletrabajadores a los servidores postulados que cumplan con los requisitos, luego de cual se suscribirá el acuerdo de voluntariedad por parte del jefe inmediato, el teletrabajador y el Director de Talento Humano, autorizando la modalidad de teletrabajo y sus condiciones por el término de un (1) año, prorrogable siempre que las condiciones que la originaron se mantengan.

Parágrafo.
PRIMERO. En caso de producirse cambio de empleo del teletrabajador, o cambio del lugar de su domicilio, o del lugar de trabajo determinado www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 10 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-16 • 2024 • JUNIO • 14 16 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código Formato CONTRAlORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o III roOhl't.. Ill.: Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." Versión: 2.0 para la prestación del servicio, éste deberá informar dicha circunstancia de manera inmediata al superior correspondiente, so pena de retornar a la modalidad presencial, sin perjuicio de las acciones administrativas y disciplinarias a que haya lugar.

La Subdirección de Bienestar Social de la Dirección de Talento Humano, contará con el término de treinta (30) días hábiles para tramitar la viabilidad de las condiciones para teletrabajar por el cambio de domicilio, término que se contará a partir del dia hábil siguiente de ser radicada formalmente la solicitud.

Parágrafo.
SEGUNDO. El seguimiento del teletrabajador y la evaluación de su desempeño laboral se realizarán de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

Parágrafo.
TERCERO: El Teletrabajador y su superior inmediato, director de dependencia o jefe de oficina, podrán acordar un día diferente de teletrabajo a los pactados en el acuerdo de voluntariedad por la que se concedió la modalidad; solo en situaciones de fuerza mayor y en casos ocasionales.

ARTíCULO DÉCIMO SEGUNDO. CAUSALES DE TERMINACiÓN DEL TELETRABAJO. La terminación del teletrabajo se producirá por alguna de las siguientes causas:

1. Por mutuo acuerdo.

2. Por cumplirse el plazo acordado.

3. Por presentarse cambio en las condiciones del empleo que ocupa el

teletrabajador, que impliquen variación sustancial en las funciones que desempeña. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 11 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-17 • 2024 • JUNIO • 14 17 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código ormato CONTRALORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de DGD-l0-01 o JI! MI<;I'r,,-'lC Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." "ersión: 2.0

4. Por cambio de la condición que dio lugar a la priorización del teletrabajo,

cuando la habilitación de teletrabajo, se haya originado con ocasión en dicha condición.

5. Por decisión del teletrabajador, cuando no desee continuar prestando el

servicio bajo la modalidad de teletrabajo, a través de comunicación oficial a su jefe inmediato y al jefe de oficina o director de dependencia según corresponda.

6. Por decisión del jefe de oficina o director de dependencia, con sustento en

la organización del trabajo de la dependencia o cuando por necesidades del servicio sea indispensable que el trabajo se preste de manera presencial. Cuando la habilitación del teletrabajo haya sido autorizada por el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo, el jefe de oficina o de dependencia deberá someter a consideración de la indicada instancia dicha terminación.

7. Por incumplimiento por parte del teletrabajador de los compromisos

establecidos en el acuerdo de voluntariedad, según lo determine su superior jerárquico, garantizando el debido proceso y el derecho a la defensa.

CAPíTULO IV TRABAJO EN CASA ARTíCULO DÉCIMO TERCERO. DEFINICiÓN Y ALCANCE. Se entiende por trabajo en casa, la habilitación al servidor público de la Contraloria de Bogotá D.C., para desempeñar transitoriamente sus funciones o actividades laborales por fuera de la sedes físicas o lugar de trabajo señalado por la entidad, privilegíando el uso de las tecnologias de la información y las comunicaciones, cuando se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales, sin que ello modifique la naturaleza de la relación legal y reglamentaria, ni desmejore las condiciones laborales. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 12 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-18 • 2024 • JUNIO • 14 18 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato C()!'JTRAIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o t~t ~(lt~lr.\ 111.: Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones." ~ersión: 2.0 PARÁGRAFO. En atención a la naturaleza técnica de este órgano de control fiscal, no podrá aplicarse esta modalidad en los empleos que, por su naturaleza o por necesidades del servicio, deban desempeñar sus funciones de forma presencial en las instalaciones de entidad, por razones de seguridad de la información, de atención personalizada a los usuarios o cuyas labores impliquen la permanencia o el desplazamiento constante del servidor público a otras instituciones.

ARTíCULO DÉCIMO CUARTO. SITUACIONES OCASIONALES, EXCEPCIONALES O ESPECIALES. Se entiende por situación ocasional, excepcional o especial, aquella circunstancia imprevisible o irresistible que genera riesgos para el servidor o inconveniencia para que este se traslade hasta el lugar de trabajo o haga uso de las instalaciones de la entidad.

Parágrafo.
PRIMERO. La mera manifestación del hecho imprevisible o irresistible no es vinculante para la administración y no genera derecho automático al servidor público para acceder a la habilitación del trabajo en casa.

Parágrafo.
SEGUNDO. La entidad deberá reportar a la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentran afiliados los servidores públicos, la lista de las personas que durante las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales presten sus servicios a través de la figura de trabajo en casa.

ARTíCULO DÉCIMO QUINTO. COMUNICACiÓN DE CIRCUNSTANCIAS OCASIONALES, EXCEPCIONALES O ESPECIALES QUE HABILITAN TRABAJO EN CASA. Los servidores públicos deberán comunicar al jefe inmediato con copia a la Dirección de Talento Humano las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que en su criterio ameritan que presten sus servicios a través de la figura www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 13 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-19 • 2024 • JUNIO • 14 19 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~?digo ormato o CQfiTRAI.QI\!A "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de PGD-10-01 nr ~\"";\lT"'.IH: Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones. " Versión: 2.0 de trabajo en casa, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho o circunstancia, y podrán trabajar por sus propios medios en casa, mientras se efectúan los trámites administrativos correspondientes y se decide respecto de su solicitud.

ARTíCULO DÉCIMO SEXTO. HABILITACiÓN PARA EL TRABAJO EN CASA. Las solicitudes de aplicación de la modalidad de trabajo en casa deberán allegarse con aprobación del jefe inmediato y del director de dependencia y serán atendidas por la Dirección de Talento Humano, a través de la Subdirección de Bienestar Social, quien estudiará el cumplimiento de los requisitos y preparará la expedición del acto administrativo por medio del cual se autoriza dicha modalidad a los servidores públicos que lo requieran, acto que suscribirá el Director de Talento Humano, en quien se delega dicha facultad. Este acto administrativo deberá contener como minimo lo siguiente:

1. Descripción de la situación ocasional, excepcional o especial que permite

otorgar la habilitación.

2. La decisión sobre si los medios (instrumentos, equipos y demás

herramientas) serán provistos por el servidor público o por la entidad.

3. El nombre del funcionario público, tipo de vinculación, documento de

identidad, datos de contacto y dirección desde donde se va a prestar el servicio. La dirección puede ser del domicilio del lugar de trabajo compartido o de cualquier lugar en el territorio nacional. Toda modificación de la dirección deberá ser informada y aprobada por la entidad y no podrá hacerse efectiva hasta que se expida la correspondiente modificación y notificación a la Administradora de Riesgos Laborales.

4. El periodo por el cual se otorgará la habilitación.

www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A -10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 14 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-20 • 2024 • JUNIO • 14 20 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato o CONTRALORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 - - Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." ~ersión: 2.0 nI M)I;"p.!le

5. la fecha de inicio de la modalidad conforme a la circunstancia que habilita

el trabajo en casa.

ARTíCULO DÉCIMO SÉPTIMO. TÉRMINO O DURACiÓN DEL TRABAJO EN CASA. la habilitación del trabajo en casa podrá extenderse hasta por un término de tres (3) meses, prorrogables hasta por un término igual, por una única vez. Si vencido este plazo persisten las circunstancias que impiden al servidor la realización de sus funciones de manera presencial, la habilitación podrá extenderse hasta que desaparezcan dichas condiciones.

Parágrafo.
PRIMERO. El servidor que requiera la ampliación del término para trabajar desde casa deberá radicar su solicitud a través de los canales oficiales de correspondencia de la entidad, con mínimo tres (3) días de antelación, de acuerdo a lo determinado por el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo para tal fin, demostrar la persistencia de la situación que condujo a su habilitación para trabajar en casa, y describir y soportar, de ser posible, las acciones que haya realizado para tratar de superar dicha situación.

Parágrafo.
SEGUNDO. las solicitudes de prórroga para la habilitación del trabajo en casa serán atendidas por la Dirección de Talento Humano a través de la Subdirección de Bienestar Social, en donde se evaluará cada caso particular con base en las justificaciones y documentos que se hayan aportado junto con la solicitud, y se determinará si la situación ocasional, excepcional o especial que generó la necesidad de la habilitación del trabajo en casa persiste, así como el término por el que debe prorrogarse, de ser el caso. Con base en este estudio la Dirección de Talento Humano proferirá el correspondiente acto administrativo que niega o aprueba www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A -10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 15 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-21 • 2024 • JUNIO • 14 21 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código ormato a CONTRALORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de PGD-10-01 --rl[~",~'r" IH: Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones." "ers;ón: 2.0 la prórroga de la habilitación del trabajo en casa, de acuerdo con las funciones delegadas y las normas vigentes sobre la materia.

ARTíCULO DÉCIMO OCTAVO. TERMINACiÓN DE LA HABILITACiÓN DEL TRABAJO EN CASA. Una vez finalice el periodo de la habilitación para trabajar en casa, o el de su prórroga, si se ha presentado, y en todo caso cuando se haya superado la situación que originó dicha habilitación, el servidor deberá retornar en forma inmediata al cumplimiento de sus funciones de manera presencial en la entidad, so pena de la aplicación de las medidas administrativas y disciplinarias a que haya lugar.

Parágrafo.
La Contraloria de Bogotá D.C. podrá dar por terminada de manera unilateral y en cualquier momento la habilitación del trabajo en casa en los casos en que encuentre que las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que dieron origen a dicha habilitación han desaparecido, previo el agotamiento del debido proceso y del respeto del derecho a la defensa del servidor involucrado.

ARTíCULO DÉCIMO NOVENO. INSTRUMENTOS PARA LA HABILITACiÓN DEL TRABAJO EN CASA. Durante la habilitación del trabajo en casa, los servidores públicos podrán hacer uso de instrumentos técnicos, tecnológicos, digitales, colaborativos, administrativos y operativos de los cuales disponga la entidad, para el cumplimiento de los compromisos laborales, planes, programas, proyectos, productos y metas planeadas de acuerdo con las funciones asignadas, la planeación institucional y la disponibilidad de los mismos. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 16 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-22 • 2024 • JUNIO • 14 22 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato (QNTRAL~)RIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o N~'rA.nC Bogotá O.C. y se dictan otras disposiciones." fJersión: 2.0 CAPíTULO V DISPOSICIONES COMUNES A lAS MODALIDADES DE TRABAJO, TElETRABAJO y TRABAJO EN CASA ARTíCULO VIGÉSIMO. COMITÉ COORDINADOR DE MODALIDADES DE TRABAJO. Conformar el Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo, encargado de la planeación, implementación y ejecución de las modalidades de trabajo, el cual estará compuesto por:

1. Director Técnico de Talento Humano, quien lo presidirá.

2. El Subdirector de Bienestar Social, quien ejercerá la secretaría técnica, con

voz, pero sin derecho a voto.

3. El Director de Tecnologias de la Información y las Comunicaciones.

4. El Director Administrativo y Financiero.

5. Un (1) Director Sectorial de Fiscalización designado por el Contralor de

Bogotá D.C.

6. Dos (2) representantes de las Organizaciones Sindicales.

Parágrafo.
El Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo se reunirá de manera ordinaria mínimo una vez por trimestre, o de manera extraordinaria, a solicitud del presidente cuando lo considere necesario. Se requiere para deliberar la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes. Las decisiones del comité serán aprobadas por mayoría simple; de cada reunión se levantará un acta que será suscrita por el presidente y el secretario técnico.

ARTíCULO VIGÉSIMO PRIMERO. FUNCIONES. El Comité Coordinador de Modalidades de Trabajo tendrá las siguientes funciones: www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 17 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-23 • 2024 • JUNIO • 14 23 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código ormato CONTRAlORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o ni ~:l\X"fA.llC Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. ' "ersión: 2.0

1. Elaborar la planificación estratégica de las modalidades de trabajo en la

entidad y explorar la posibilidad de implementación de otras modalidades.

2. Definir los lineamientos e instrumentos aplicables para cada una de las

modalidades de trabajo en la entidad, conforme a los cuales la Dirección de Talento Humano dará trámite a las solicitudes.

3. Supervisar de forma continua el avance de la ejecución de las modalidades

de trabajo.

4. Generar informes finales y de avance de las modalidades de trabajo.

5. Validar la procedencia de la postulación del servidor público a la modalidad

de teletrabajo, cuando por solicitud de la Subdirección de Bienestar se ponga en conocimiento del Comité.

6. Revisar la viabilidad de las solicitudes de habilitación de teletrabajo cuando

la Dirección de Talento Humano someta a su estudio aquellos casos en los que los servidores públicos solicitaron una reconsideración del concepto técnico dado por el Director de Talento Humano.

7. Velar por el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

8. Expedir su propio reglamento.

ARTíCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. OBLIGACIONES DE lA CONTRAlORíA DE BOGOTÁ D.C. La entidad para implementar el cumplimiento de las funciones bajo las modalidades de teletrabajo o trabajo en casa, tendrá las siguientes obligaciones:

1. Dar conocer a los servidores públicos los mecanismos de comunicación

como correos electrónicos, sistemas de información y líneas telefónicas directas en las que se podrá reportar cualquier tipo de novedad derivada del desempeño de sus labores. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 18 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-24 • 2024 • JUNIO • 14 24 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~~digo ormato CONTRAl.Ol(IA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de PGD-10-01 o f)( """';I"'TA.11(" Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones." Versión: 2.0

2. Informar a la Administradora de Riesgos Laborales, la modalidad de

teletrabajo o trabajo en casa, el lugar elegido para la ejecución de las funciones, asi como cualquier modificación del mismo, la jornada aplicable y la clase de riesgo que corresponde, diligenciando los formatos que para el efecto se tengan previstos por la administradora.

3. Incluir el teletrabajo y el trabajo en casa, en la metodologia para identificar,

evaluar, valorar y controlar peligros y riesgos.

4. Dar a conocer a los teletrabajadores y trabajadores en casa los

mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del teletrabajo o trabajo en casa e instruir a los servidores públicos sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.

5. Fomentar la protección y respeto de la dignidad humana del teletrabajador

o trabajador en casa en cuanto al acceso a la información y el derecho a su intimidad y privacidad.

6. Garantizar el derecho a la desconexión laboral.

7. Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales, de acuerdo

con la normatividad vigente.

8. Capacitar al teletrabajador o trabajador en casa, en actividades de

prevención y promoción en riesgos laborales, principalmente en el autocuidado, cuidado de la salud mental y factores de riesgo ergonómico o biomecánico, así como uso y apropiación de tecnologias de la información y las comunicaciones
- TIC Y seguridad digital. En el caso de la modalidad de teletrabajo, dichas capacitaciones deberán hacerse de manera previa.

9. Informar al teletrabajador o trabajador en casa sobre las restricciones de

uso de equipos y programas informáticos.

10. Adelantar acciones en materia de bienestar y capacitación del

teletrabajador y trabajador en casa. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 19 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-25 • 2024 • JUNIO • 14 25 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024:;ódigo ormato CONTRAIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de GD-10-01 o 1\(,",." ~('1 A. 11 L' Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." "ersión: 2.0

11. Implementar por conducto del Comité de Convivencia Laboral los

mecanismos que faciliten la comunicación con los servidores públicos, relacionados con la prevención de las conductas de acoso laboral y del procedimiento interno que se adelante, el cual deberá ser confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las situaciones que ocurran en el lugar de trabajo sin perjuicio de la modalidad en la que se preste el servicio.

ARTíCULO VIGÉSIMO TERCERO. DEBERES Y OBLIGACIONES DEL TELETRABAJADOR O TRABAJADOR EN CASA. Como quiera que el teletrabajador o trabajador en casa no pierde ni muta su condición de servidor público de la Contraloria de Bogotá D.C., continuará con los derechos y deberes legales que le corresponden, asignados a su empleo por el manual de funciones de la entidad, además de los siguientes:

1. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la

entidad de manera presencial y virtual.

2. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo-SG-SST y atender las recomendaciones del empleador y de la ARL.

3. Procurar el cuidado integral de su salud, asi como suministrar al empleador

información veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud fisica o mental que afecte o pueda afectar su capacidad para trabajar o que pueda afectar la de otros servidores de la entidad.

4. Participar en las actividades de prevención de los riesgos laborales,

reportar accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 20 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-26 • 2024 • JUNIO • 14 26 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~~di9O ormato CONTRAtORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o l'[k"
- •'IA,I)C Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. " f,¡ersión: 2.0

5. Atender las instrucciones respecto del uso, apropiación de tecnologías de

la información y las comunicaciones y de seguridad dígital, efectuadas por el empleador.

6. Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier

cambio que se presente.

7. Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el

empleador para el desempeño de sus labores en el estado que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal de los mismos, cuando a ello hubiere lugar.

8. Cumplir eficientemente con las actividades y metas establecidas,

presentando los reportes e informes que se requieran y manejando con responsabilidad la información a su cargo.

9. Cumplir con las mismas actividades y resultados que se realizan de

manera presencial, con la calidad y oportunidad esperadas.

10. Participar en las capacitaciones que se requieran para el correcto

desempeño de su labor, las cuales podrán realizarse de manera virtual.

11. Participar en las sesiones y actividades de bienestar, capacitación e

incentivos desarrolladas por la entidad.

12. Diligenciar la información requerida con la modalidad de teletrabajo.

13. Mantener contacto diario con los servidores públicos de la entidad, de

manera que le permíta estar informado de todas y cada una de las actividades programadas por las dependencias internas, asi como para demostrar el cumplimiento de sus labores y horas de trabajo respectivas.

14. Consultar de manera permanente, la intranet, el buzón del correo

institucional, SIGESPRO, TEAMS, PLANNER y demás aplicativos establecidos por la entidad para el desarrollo de sus funciones. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 21 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-27 • 2024 • JUNIO • 14 27 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024::ódigo ormato o coNTRAloj\lA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de GD-10-01 flrJOo.;I'(A..llC Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." "ersión: 2.0 ARTíCULO VIGÉSIMO CUARTO. OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES. De conformidad con la ley, la Administradora de Riesgos Laborales tiene las siguientes obligaciones:

1. Promover el cumplimiento de las normas relativas a seguridad y salud en el

trabajo conforme con las características propias del teletrabajo o trabajo en casa, según corresponda.

2. Establecer la guía para prevención y actuación en situaciones de riesgo del

teletrabajo o trabajo en casa, y suministrarla al teletrabajador o trabajador en casa y a la entidad.

3. Llevar a cabo capacitaciones, asistencia y asesoría en actividades de

prevención y promoción en riesgos laborales, en seguridad y salud en el trabajo, principalmente en análisis de espacios y puestos de trabajo, salud mental y factores de riesgo ergonómico o biomecánico. Estas actividades podrán ser virtuales.

4. Establecer un programa que permita asesorar, capacitar y emitir

recomendaciones sobre postura y ubicación de herramientas propias del desarrollo del teletrabajo o trabajo en casa.

5. Realizar los ajustes tecnológicos a sus plataformas para el reporte de

accidentes de trabajo y enfermedades laborales, con especial énfasis en teletrabajo o trabajo en casa.

6. Emitir las recomendaciones en seguridad y salud a los teletrabajadores y a

los trabajadores en casa velando por el autocuidado como medida preventiva.

7. Implementar y publicar el formato de afiliación al Sistema de Riesgos

Laborales para el teletrabajo o trabajo en casa, en todos los canales virtuales con la descripción de las actividades que ejecutará el teletrabajador o trabajador en casa, el lugar en el cual se desarrollarán, el horario en el cual se ejecutarán y la clase de riesgo. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 22 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-28 • 2024 • JUNIO • 14 28 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~~di9O ormato lO CONTI\AIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de I:>GD-10-01 N ~(Jo.a'(.\IH': Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." ~ersión: 2.0

8. Brindar acompañamiento y asesoria a los empleadores para realizar las

visitas a los puestos de trabajo.

9. Las demás obligaciones señaladas en el articulo 85 del Decreto Ley 1295

de 1994 y en los articulas 7,8 Y 9 de la Ley 1562 de 2012 y las demás normas que consagren deberes de las Administradoras de Riesgos Laborales.

ARTíCULO VIGÉSIMO QUINTO. DERECHOS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN lA MODALIDAD DE TElETRABAJO O TRABAJO EN CASA. Sin perjuicio de los derechos reconocidos en la Constitución, el bloque de constitucionalidad, la ley, los reglamentos, yen general, cualquier otro derecho válidamente adquirido, el servidor público de la Contraloria de Bogotá D.C. habilitado para el teletrabajo o trabajo en casa, tendrá los siguientes derechos:

1. Realizar las mismas actividades que regularmente se desarrollan de

manera presencial. Las labores encomendadas deben obedecer a la carga habitual de trabajo, sin sobrecargas adicionales o por fuera de la cotidianidad del servicio. En todo caso, debe tenerse en cuenta que se pueden presentar contingencias en el servicio que deben atenderse con el fin de evitar afectaciones en la prestación de los servicios que ofrece la entidad.

2. Las tareas encomendadas por la entidad deben ser ejecutadas de tal

manera que permitan el descanso necesario al servidor público y la coordinación de su vida personal y familiar con su vida laboral. Para el seguimiento de las tareas a cargo del servidor público, se deben precisar los instrumentos, la frecuencia y el modelo de evaluación y aprobación o retroalimentación de los resultados. Los criterios para el seguimiento de las tareas de los servidores deben obedecer a estándares objetivos y descritos con anterioridad. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 23 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-29 • 2024 • JUNIO • 14 29 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo ormato lO CONTRAI.ORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de GD-10-01 --- -.- Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones." 'ersión: 2.0 Of ",,-).;OTA. 01."

3. En todo caso es necesario tener en cuenta que en la prestación del

servicio pueden presentarse contingencias que ameriten la atención del servidor y que, por ser excepcionales y necesarias, deben ser atendidas de forma prioritaria o presencial.

4. Cuando haya lugar al pago de horas extras a los servidores que tienen

este derecho, las mismas le serán reconocidas.

5. Durante el período de teletrabajo o trabajo en casa, se aplicará el

procedimiento disciplinario vigente.

6. La entidad garantizará que las horas de trabajo al dia se distribuyan al

menos en dos etapas, con un intermedio de descanso que para el efecto se defina, que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo no presencial, a las necesidades de los servidores públicos y a la armonización de la vida familiar con la laboral. Este tiempo de descanso no se computa en la jornada diaria.

7. En el trabajo en casa o teletrabajo, la entidad reconocerá las licencias,

permisos y demás situaciones administrativas a que haya lugar.

ARTíCULO VIGÉSIMO SEXTO. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO. A efecto de eliminar las barreras para la implementación de modalidades de trabajo, la entidad y los servidores públicos a quienes aplique la modalidad de teletrabajo o trabajo en casa podrán acordar que el servidor público ponga a disposición de la entidad sus propios equipos y herramientas de trabajo, sin que ello genere una compensación por parte del empleador, caso en el cual el teletrabajador o trabajador en casa se obliga a mantenerlos en buenas condiciones funcionales para atender los requerimientos propios del servicio, sin perjuicio del respectivo soporte tecnológico que se pueda brindar por parte de la Dirección de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, respecto del uso de los aplicativos de la entidad necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades del funcionario. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 24 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-30 • 2024 • JUNIO • 14 30 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 Código ormato O' CONTRAtORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de PGD-10-01 111 ""><.A'TA I\C Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." '/ersión: 2.0 PARÁGRAFO PRIMERO. La Contraloria de Bogotá D.C. no podrá solicitar de manera sobreviniente equipos diferentes a los requeridos.

Parágrafo.
SEGUNDO. Si por causas imputables a la Contraloria de Bogotá D.C. o a las empresas de servicios públicos domiciliarios, se interrumpe la posibilidad de adelantar el teletrabajo o trabajo en casa, el servidor público deberá reportar este hecho a la entidad y no podrá ser objeto de sanciones, pero deberá adoptar las medidas que resulten pertinentes para seguir prestando sus servicios en atención a la urgencia y oportunidad de los asuntos que tenga asignados o le sean requeridos.

ARTíCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO. CUSTODIA DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO. En el evento en el que el teletrabajador o trabajador en casa haya recibido equipos o herramientas de trabajo de propiedad de la entidad, se compromete a hacer uso adecuado de los mismos y a utilizarlos exclusivamente para los fines laborales definidos.

Finalizado el término para llevar a cabo la modalidad de teletrabajo o trabajo en casa, el servidor público debe reintegrar las herramientas de trabajo que se le hayan asignado en calidad de préstamo, en el mismo estado en que estos fueron recibidos, exceptuando el natural deterioro ocasionado por el uso.

Parágrafo.
En caso de efectuarse uso indebido de los equipos de cómputo o de las herramientas de trabajo suministradas, conforme a los lineamientos consagrados por la Dirección de Tecnologias de la Información y Comunicaciones, la responsabilidad por el daño o pérdida de estos será del teletrabajador o trabajador en casa, sin perjuicio de las acciones legales que procedan. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N' 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 25 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-31 • 2024 • JUNIO • 14 31 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024:ódigo ormato o CONTRAIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de GD-10-01 - - Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." nr"o,;,.'tA In: ersión: 2.0 ARTíCULO VIGÉSIMO OCTAVO. PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS. A efecto de eliminar las barreras para la implementación de modalidades de trabajo, la entidad y los servidores públicos que opten por las modalidades de teletrabajo o trabajo en casa podrán acordar que el servidor público asuma la totalidad del costo de los servicios de internet, telefonia fija, móvil yenergia.

ARTíCULO VIGÉSIMO NOVENO. USO DE LA INFORMACiÓN. El acceso a los diferentes entornos y sistemas informáticos de la Contraloría de Bogotá D.C. estará en todo momento bajo el control y responsabilidad del teletrabajador o trabajador en casa, siguiendo los procedimientos y lineamientos de seguridad de la información establecidos por la entidad.

Parágrafo.
El teletrabajador o trabajador en casa debe comprometerse a respetar la legislación en materia de protección de datos, las politicas de privacidad y de seguridad de la información que la entidad ha implementado, como también a: i) utilizar los datos de carácter personal a los que tenga acceso única y exclusivamente para cumplir con sus obligaciones para con la entidad; ii) cumplir con las medidas de seguridad que la entidad haya implementado para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de los datos de carácter personal a los que tenga acceso y iii) no ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tenga acceso y garantizar en todo momento su conservación.

ARTíCULO TRIGÉSIMO. REQUISITOS TÉCNICOS E INFORMÁTICOS. El servidor público interesado en el teletrabajo o trabajo en casa, deberá garantizar las condiciones apropiadas para el desarrollo de sus funciones, tener conocimientos necesarios de ofimática, aplicaciones de Office, contar con un espacio adecuado www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 26 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-32 • 2024 • JUNIO • 14 32 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo Formato CONTRAIORIA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloría de PGD-10-01 o ni ~\"'''''T'''.IH: Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones." ~ersión: 2.0 independiente y como minimo, con los siguientes elementos de trabajo para teletrabajar o trabajar en casa:

1. Conexión de banda ancha con velocidad adecuada y suficiente para las

actividades que tenga que desarrollar.

2. Silla y escritorio que cumplan con las condiciones mínimas exigidas por la

normatividad vigente referida a Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Teléfono fijo o celular de contacto para mantener comunicación

permanente en la jornada laboral con la entidad.

4. Contar con condiciones ambientales de iluminación, atmosféricas y

sonoras adecuadas para realizar la labor y promover su salud.

Parágrafo.
La Subdirección de Bienestar Social, con el acompañamiento de la Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica, realizará la respectiva sensibilización sobre la modalidad de trabajo.

ARTíCULO TRIGÉSIMO PRIMERO. PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS. Durante la habilitación del trabajo en casa o teletrabajo, para el desarrollo de las actividades, en el marco del Programa de Bienestar Social e Incentivos, se deberán adelantar las acciones que correspondan de manera virtual, presencial o hibrida, según la autonomía y necesidades institucionales. Para tal fin, podrán solicitar el acompañamiento de la Caja de Compensación Familiar y de la Administradora de Riesgos Laborales.

ARTíCULO TRIGÉSIMO SEGUNDO. PROGRAMA DE FORMACiÓN Y CAPACITACiÓN. Para el desarrollo de las actividades en el marco del Plan Institucional de Capacitación, se deberán gestionar las ofertas de capacitación de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 27 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-33 • 2024 • JUNIO • 14 33 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~Ódigo Formato "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de O' C()f'JTRAL9l'1A PGO-10-01 ni ~~('r.•.. JH.- Bogotá O. C. y se dictan otras disposiciones. " f.!ersiÓn: 2.0 manera virtual o presencial para los teletrabajadores y trabajadores en casa, según corresponda.

CAPíTULO VI ALTERNANCIA lABORAL ARTíCULO TRIGÉSIMO TERCERO. ALTERNANCIA lABORAL. En la Contraloría de Bogotá D.C. opera la alternancia laboral, que obedece a la aplicación de las modalidades de trabajo presencial y teletrabajo un' (1) día de la semana, de forma alterna, según se acuerde entre el servidor público y el jefe inmediato y el director de dependencia. El día de teletrabajo podrá ser concertado con el jefe inmediato y el director de dependencia, únicamente entre los días martes, miércoles y jueves.

Corresponde al jefe de oficina o director de dependencia, con el fin de satisfacer las necesidades de la entidad, determinar la organización interna del trabajo, sin que en ningún caso haya interrupción en la prestación del servicio a cargo de este órgano de control fiscal.

Parágrafo.
Para la aplícación de la alternancia laboral se tendrán en cuenta los procedimientos y las disposiciones previstas en el presente acto administrativo que resulten aplicables al teletrabajo, salvo lo relacionado con el reconocimiento del auxilio compensatorio por servicios públicos.

CAPíTULO VII DISPOSICIONES FINALES www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 28 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-34 • 2024 • JUNIO • 14 34 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 014 DEL 04 DE JUNIO DE 2024 ~ódigo ormato O' CC)NTRAlQ~IA "Por la cual se regulan las modalidades de trabajo en la Contraloria de GO-10-01 n¡ r.<)l;<'IA. tH: Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones." ersión: 2.0 ARTíCULO TRIGÉSIMO CUARTO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones Reglamentarias No. 23 del 28 de agosto de 2023 y la No. 25 del 19 de septiembre de 2023, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLíQUESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los 4 JUN 2024 JULlÁN MAURICIO Contralor de Bogotá D.C.

Aprobó Claudia Marcela Rangel Esparza. Subórectora de Bf9nestar Social ~¥li- RayoG Vanegas Herrera. Olfacción de Talento Huma~/ RevIsó JuanCarlosGualdrÓ/1 Alba.Otr8CCl6n deApoyoalDespa~ Juan Camilo Caro Esteban, Asesor Despacho del ConlIalof.

')'- RevIsIÓn Técrlica. Sandra PatrICia Bohórquez Gon2alez, Orección de Planeaci6n_SJ)~~ RevISión JuridlCél Ósear Gerardo Arias Escamllla. Dirección JUridlCa;Gz Registro Olstrrtal No www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 29 de 29 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-35 • 2024 • JUNIO • 14 35 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 015 (5 de junio de 2024)

“Por la cual se adopta la nueva versión de los procedimientos del Proceso de Gestión Jurídica de la Contraloría de Bogotá D.C.” HAY DOS ANEXOS EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial, las conferidas en el Acuerdo Distritai 658 de 20161, Y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 269 de la Constitución Politica, establece como obligación de las autoridades diseñar y aplicar en las entidades públicas, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y 1) del articulo 4 de la Ley 87 de 19932 se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, los procedimientos para la ejecución de procesos, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Acuerdo Distrital 658 de 2016, regula en el articulo 6 la autonomia administrativa, en virtud de la cual, corresponde a la Contraloria de Bogotá D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonia con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y los respectivos acuerdos vigentes.

Que el inciso 2 del artículo 7 del referido Acuerdo 658 de 20163 prevé la representación de la Entidad en materia judicial y extrajudicial por parte del Contralor de Bogotá D.C. o por la Oficina Asesora Jurídica, hoy Dirección Jurídica, directamente o a través del abogado que se designe para el efecto.

1 ModñJCéldo parcialmente por los Acuerdos DlSlritales 664 de 2017, 681, 886 Y 904 de 2023: "Por la cual se establecen normas para el ejerciCIO del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras dlspoSlCKJnes". 3 ModifICado por el articulo 3 del Acuerdo DislrrtaJ 664 de 2017, www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 1 de 3 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-36 • 2024 • JUNIO • 14 36 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 015 DEL 5 DE JUNIO DE 2024 ~~di9O ormato CONTI\AlOItIA "Por la cual se adopta la nueva versión de los procedimientos del Proceso de PGD-10-01 o Pllotl(;(llll I'r.: Gestión Juridica de la Contraloría de Bogotá O. c." fJersión: 2.0 Que el articulo 364 ibidem establece como funciones de la Dirección Juridica, ejercer la representación judicial y extrajudicial de la Entidad ante las autoridades competentes, así como, la oríentación de las dependencias en las actuaciones que comprometan la posición jurídica institucional, la absolución de consultas sobre interpretación y aplicación de disposiciones legales en el ámbito del control fiscal y la elaboración y revisión de proyectos de actos administrativos que deba firmar el Contralor de Bogotá D.C., entre otras.

Que la Contraloria de Bogotá D.C. mediante Resolución Reglamentaria No. 038 del8 de octubre de 2018, adoptó la nueva versión del Modelo Estándar de Control Interno

- MECI- e incorporó la estructura definida en la dimensión No. 7 Control Interno, del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

Que a través de la Resolución Reglamentaria No. 033 del 26 de octubre de 2017, se adoptó el procedimíento para la emisión de conceptos juridicos y de legalidad versión 2.0 y el Procedimiento de Gestión Judicial y Extrajudicial versión 8.0, dentro del Proceso Gestión Juridica.

Que teniendo en cuenta la mejora institucional, se hace necesario actualizar dichos procedimientos con la finalidad de cambiar los nombres, modificar la denominacíón de la Oficina Asesora Jurídica a la de Dirección Juridica y del Jefe Oficina Asesora Jurídica a Director Técnico, incluir actividades para la emísión de conceptos jurídicos que comprometan la posición institucional, modificar las actividades relacionadas con el cumplimiento de sentencias y otros mecanismos alternativos de solución de conflictos y en general, ajustar las actividades de la dependencia al nuevo marco funcional establecido por la Ley.

- Mochflcado por el articulo 5 del Acuerdo 886 de 2023 Modificado por el art 10, AcuerdO Olstrrtal664 de 2017. www.contraloriabogota.gov.co

Carrera 32 A N" 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 2 de 3 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-37 • 2024 • JUNIO • 14 37 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. 015 DEL 5 DE JUNIO DE 2024 ~ódjgo Formato CONl ~.\lORIA "Por la cual se adopta la nueva versión de los procedimientos del Proceso de P(;0-10-01 o PI ""'lA'lIlIK Gestión Jurídica de la Contraloría de Bogotá O. C." ~ersión:2.0 Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTíCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión y cambiar el nombre de los siguientes procedimientos en el proceso Gestión Juridica de la Contraloria de Bogotá D.C.:

No. Documento Códino Versión

1. Procedimiento para la orientación juridica y la emisión de conceptos PGJ-02 3.0 'uridicos.

2 Procedimiento para la gestión de la representación judicial y extrajudicial PGJ-03 9.0 de la Entidad.

ARTíCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de los directores, subdirectores, jefes de oficina y gerentes velar por la divulgación y el cumplimiento de los procedimientos adoptados.

ARTíCULO TERCERO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 033 de 26 de octubre de 2017.

PUBlíQUESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los (1 5 JUN 202A c-:::::2 IG Z JULlÁN MAUR Contralor de Bogotá D. ";.~. ''It Pro~ectó_ G,sela PatrICia Bolivar MOfa - DireccIÓn Jurídica Revisión Téc(llca Sandra Patricia Bohórquez Gonuilez- Dirección dertneacióll~~:' RevIsión JuridlC3 Osear Gerardo Arias Escamilla - Dirección Jurid'caX!V ReYlsl6n: Juan Carlos Gualdrón Alba - O¡recoón de Apoyo al Despach0tit~ Registre Dlslnta[ N°. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A W 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 Página 3 de 3 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-38 • 2024 • JUNIO • 14 38 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Este procedimiento se adopta mediante Resolución Reglamentaria Nº 015 Fecha: junio 5 de 2024

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para brindar orientación al Contralor de Bogotá D.C., a las dependencias y comités institucionales sobre situaciones jurídicas de carácter general, para garantizar la adecuada revisión jurídica y de legalidad de los actos administrativos, así como la expedición de conceptos jurídicos.

2. ALCANCE

El procedimiento está integrado por las siguientes etapas: (1) orientación jurídica en comité, reunión o mesa de trabajo, (2) emisión de conceptos jurídicos, (3) elaboración de concepto jurídico de posición institucional y (4) revisión de legalidad de proyectos de actos administrativos para ser expedidos por el Contralor de Bogotá. En este sentido el procedimiento inicia cuando el Director Técnico de la Dirección Jurídica recibe la convocatoria al comité, reunión o mesa de trabajo de las dependencias o la solicitud de concepto jurídico y termina con el archivo de las citaciones o solicitudes con los antecedentes y respuesta de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

3. BASE LEGAL

Norma Fecha Artículos Constitución Política 7-jul-1991 Artículos 4°, 23, 209 e inciso 6° del artículo 2671. de Colombia Decreto Ley 1421 21 jul 1993 “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá.” Artículo 1052.

1 Artículo modificado por el artículo 1 del Acto Legislativo 4 de 2019. 2 Modificado por el artículo 164 del Decreto Ley 403 de 2020. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 1 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-39 • 2024 • JUNIO • 14 39 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Norma Fecha Artículos Ley 1437 18 ene 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Artículos 3°, 5°, 7°, 9° y 283.

“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e Acuerdo Distrital 658 21 dic 2016 interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones.”

Acuerdo Distrital 664 28 mar 2017 “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 658 del 21 de diciembre de 2016.”

“Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 de 2016 en cuanto a la estructura Acuerdo Distrital 886 22 mar 2023 orgánica e interna, funciones de algunas dependencias y la planta global de empleos de la Contraloría de Bogotá D.C, y se dictan otras disposiciones.”

Acuerdo Distrital 904 26 jun 2023 “Por medio del cual se modifican parcialmente los Acuerdos Distritales 881 y 886 de 2023.”

4. DEFINICIONES:

ANTECEDENTES. Hechos, circunstancias o actuaciones precedentes y documentación e información anterior y relevante que guarda relación o puede influir en la conclusión y sirve de comprobación o de base para juzgar, resolver, entender o prever las consecuencias de una decisión y para fijar una posición.

3 Sustituido por el art. 1, ley 1755 de 2015. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 2 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-40 • 2024 • JUNIO • 14 40 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 CONCEPTO JURÍDICO. Pronunciamiento que expide una autoridad en virtud de una consulta sobre la interpretación jurídica de las fuentes de derecho aplicables a la materia objeto de su competencia. La función consultiva es fundamentalmente de orientación y, por ello, no tiene carácter vinculante. Así mismo, también puede ser una conclusión sobre un tema de carácter particular o general, a la que se llega después de un análisis de los hechos, la normativa y la jurisprudencia reciente aplicable al tema en estudio.

CONCEPTO DE POSICIÓN INSTITUCIONAL. Es el pronunciamiento sobre la adopción de una doctrina e interpretación en materia de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva que implique fijar o modificar una postura institucional de naturaleza jurídica. Las dependencias de la entidad deberán atender la posición institucional vigente y en caso de considerar necesario apartarse de esta, tendrán que justificar con suficiencia las razones por las cuales su aplicación no es procedente.

CONSULTA: Petición mediante la cual se pregunta a las autoridades en relación con las materias a su cargo.

DOCTRINA. Conjunto de trabajos científicos que en relación con el derecho en general, con una de sus áreas, o con un específico ordenamiento jurídico, elaboran autores expertos.

PARTE INTERESADA. Corresponde a las personas naturales o jurídicas definidas como tal en la Matriz de Partes Interesadas y en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

JURISPRUDENCIA. Es el conjunto de decisiones adoptadas por las autoridades a quienes les ha sido atribuido el ejercicio de la función judicial. En la jurisprudencia puede existir doctrina probable y precedentes judiciales, la primera establece una regla de interpretación de las normas vigentes, que afecta la parte considerativa de la decisión judicial y la segunda establece reglas sobre la aplicación de las normas en casos precisos y afecta por lo tanto aquellos casos cuyos hechos se subsuman en la hipótesis, y están dirigidos a la parte resolutiva de la decisión. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 3 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-41 • 2024 • JUNIO • 14 41 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 REVISIÓN JURÍDICA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. Conclusión sobre la conformidad de un proyecto de acto administrativo que será expedido por el Contralor de Bogotá, D.C., con la Constitución Política de Colombia, la ley vigente y la jurisprudencia reciente que aplique para cada caso, si a ello hay lugar.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones 5.1. Orientación jurídica en comité, reunión o mesa de trabajo.

Observación:

La convocatoria será Recibe la convocatoria al comité, remitida, con la reunión o mesa de trabajo de las Comunicación antelación suficiente, dependencias, a través de 1 Director PGD 07-02 junto con la Técnico DJ Sigespro o Outlook, junto con los documentación antecedentes. necesaria para el estudio previo.

Solicita agendar la reunión o, asigna a un asesor o profesional para que asista al 2 Director Técnico DJ comité, reunión o mesa de trabajo.

Registra la convocatoria en el Secretaria o libro de correspondencia.

Libro electrónico, Auxiliar Envía, a través de Sigespro o 3 correspondencia Administrativo Outlook, la documentación DJ necesaria al asesor o profesional asignado, si hay lugar a ello. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 4 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-42 • 2024 • JUNIO • 14 42 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Director Asiste al comité, reunión o mesa Técnico, de trabajo y brinda la orientación 4 Asesor o jurídica correspondiente.

Profesional DJ Lleva el control de asistencia a 5 Secretaria DJ comités, reuniones y mesas de trabajo.

Auxiliar Archiva la citación y 6 Administrativo antecedentes de acuerdo con la DJ TRD.

5.2. Emisión de conceptos jurídicos Recibe la solicitud de orientación Observación: jurídica o la consulta, enviada Las dependencias por las dependencias o las enviarán la solicitud partes interesadas, a través de de concepto o Sigespro o Outlook, junto con los consulta con antecedentes. antelación suficiente al plazo, si lo hay.

Comunicación Asigna a un asesor o Las dependencias 1 Director PGD 07 02 profesional, la solicitud de precisarán en la Técnico DJ orientación o la consulta. solicitud los interrogantes a Envía la documentación al resolver y anexarán: asesor o profesional asignado, a a) Los antecedentes través de Sigespro o Outlook (en completos y este último caso con copia a pertinentes para el secretaria o auxiliar estudio y, www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 5 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-43 • 2024 • JUNIO • 14 43 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones administrativo DJ para su b) El análisis previo control). del caso y la posición jurídica del área solicitante frente al tema.

Si el concepto está dirigido a fijar o cambiar la posición institucional activa el numeral 5.3.

Radica la solicitud de concepto o Libro electrónico, la consulta en libro de correspondencia Secretaria o correspondencia. reporte Auxiliar electrónico 2 Administrativo Lleva el control de recibo y salida conceptos DJ de conceptos, como insumo para jurídicos la aplicación de indicadores.

PGJ-02-01 Proyecta el concepto jurídico o la Observación respuesta a la consulta y envía Los conceptos se al Director para su revisión, vía elaborarán dentro de Sigespro o Outlook, de los plazos fijados por 3 Asesor conformidad con la normatividad, la ley y en su defecto Profesional DJ jurisprudencia y doctrina dentro de los 2 pertinente. meses siguientes a la solicitud.

Revisa y solicita ajustes si son Punto de Control:

4 Director necesarios.

Verifica el Técnico DJ fundamento jurídico y www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 6 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-44 • 2024 • JUNIO • 14 44 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Aprueba el concepto o respuesta compara con la a consulta y firma, por medio posición jurídica electrónico. institucional, en caso de que exista.

Envía a secretaria o auxiliar administrativo DJ para radicación.

Observación:

Si es concepto de interés general Secretaria o Remite la comunicación oficial a ordena remitirlo a la Auxiliar la dependencia o parte 5 Secretaría Jurídica Administrativo interesada solicitante.

Distrital para su DJ publicación en el régimen legal.

Organiza los archivos electrónicos de solicitud y respuesta en la carpeta Observación:

Colocar al archivo un correspondiente en Técnico, nombre de acuerdo Datacontrabog de la Dirección Secretaria o con los parámetros Jurídica para consulta de la Asistente 6 de gestión dependencia.

Administrativo documental.

DJ Entrega la carpeta de conceptos al administrador de archivos al culminar la vigencia. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 7 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-45 • 2024 • JUNIO • 14 45 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Archiva las solicitudes y Comunicación respuestas en medio electrónico PGD-07-02 Técnico DJ con los antecedentes de acuerdo 7 (Administrador con la TRD en el archivo de Comunicación de Archivo) gestión para transferencia.

PGD-07-04 5.3. Elaboración de concepto jurídico de posición institucional Recibe la solicitud de orientación Observación: jurídica o la consulta enviada por Solo aplica para las dependencias o las partes temas de interesadas, a través de Responsabilidad Sigespro o Outlook, junto con los Fiscal y Jurisdicción antecedentes.

Coactiva.

Las dependencias Establece la necesidad de rendir enviarán la solicitud concepto para fijar o modificar de concepto o posición jurídica institucional. consulta para Comunicación 1 Director establecer posición PGD 07-02 Técnico DJ Asigna a un asesor o institucional con la profesional, la solicitud indicando debida anticipación al que se requiere fijar posición vencimiento del jurídica institucional. plazo, si lo hay.

La solicitud, Envía la documentación al contendrá: los asesor o profesional asignado, a interrogantes a través de Sigespro o Outlook (en resolver y vendrá este último caso con copia a acompañada de: secretaria o auxiliar www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 8 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-46 • 2024 • JUNIO • 14 46 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones administrativo DJ para su a) Los documentos y control). antecedentes completos y pertinentes para el estudio. b) El análisis previo del caso y la posición jurídica del área solicitante frente al tema. c) Informar cuál es la postura jurídica de las otras dependencias en relación con el tema (si la hay). d) Indicar cuál es la importancia o transcendencia jurídica, económica o social para la entidad que amerite que el concepto sea emitido bajo los parámetros de un pronunciamiento jurídico de posición institucional. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 9 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-47 • 2024 • JUNIO • 14 47 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Radica la solicitud de concepto o Libro electrónico consulta en el libro de correspondencia Secretaria o correspondencia.

Reporte Auxiliar electrónico 2 Administrativo Lleva el control de recibo y salida conceptos DJ de conceptos, como insumo para jurídicos la aplicación de indicadores PGJ-02-01 Observaciones Consulta la normativa Realiza el estudio jurídico y y jurisprudencia, así presenta al Director la postura de como, los 3 Asesor la DJ frente al tema objeto de documentos Profesional DJ consulta. entregados por la dependencia solicitante.

Cita a mesa de trabajo con la DRFJC y las dependencias solicitantes e interesadas en los aspectos a resolver para 4 Asesor Profesional DJ concertar los parámetros para la proyección del concepto jurídico de posición institucional.

Director, Elabora el concepto jurídico o la Observación Subdirector, respuesta a la consulta.

El concepto se 5 Gerente, proyecta para firma Profesional, Envía el proyecto al Director conjunta de la DRFJC DRFJC.

DRFJC y DJ. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 10 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-48 • 2024 • JUNIO • 14 48 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Convoca una reunión en la que se socialice con la Dirección Observación Jurídica y las áreas interesadas Esta actividad se la posición jurídica a adoptar. realiza solo de 6 Director Técnico DRFJC considerarse Realiza los ajustes pertinentes al necesaria. documento, en caso de ser necesario.

Punto de Control:

Verifica el Revisa y da visto bueno al fundamento y las proyecto de concepto. consecuencias que 7 Director Técnico DRFJC llevará establecer Envía a la Dirección Jurídica. una posición jurídica institucional.

Revisa y solicita ajustes si son necesarios.

Punto de Control:

Verifica el Aprueba y firma el concepto 8 Director Técnico DJ fundamento jurídico. jurídico de posición institucional.

Devuelve a la DRFJC.

Firma el concepto jurídico de 9 Director posición institucional y ordena Técnico DRFJC radicar y remitir.

Remite la comunicación oficial a Observación 10 Secretaria la dependencia o parte Envía copia a la DRFJC interesada solicitante.

Dirección Jurídica www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 11 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-49 • 2024 • JUNIO • 14 49 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Solicita a la Dirección de TIC la publicación del concepto jurídico de posición institucional en la intranet de la entidad y verifica que se realice la publicación.

11 Director Técnico DJ Remite a la Secretaría Jurídica Distrital los conceptos jurídicos de posición institucional para su publicación en el régimen legal.

Organiza los archivos electrónicos de solicitud y respuesta en la carpeta correspondiente en el Secretaria o Datacontrabog de la Dirección Asistente Jurídica para consulta de los 12 Administrativo servidores y colaboradores de la DJ dependencia.

Entrega la carpeta de conceptos al administrador de archivos. Al terminar la vigencia.

Archiva las solicitudes y Observación:

Comunicación respuestas en medio electrónico Organiza el archivo Técnico DJ PGD-07-02 con los antecedentes de acuerdo de acuerdo con los 13 (Administrador Comunicación con la TRD en archivo de gestión parámetros de de archivo)

PGD-07-04 para transferencia. gestión documental. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 12 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-50 • 2024 • JUNIO • 14 50 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones 5.4. Revisión de legalidad de proyectos de actos administrativos para ser expedidos por el Contralor de Bogotá, D.C.

Observación:

Recibe la orden de elaboración o Las dependencias la solicitud de revisión de un acto enviarán la solicitud administrativo que expedirá el de elaboración o Contralor de Bogotá, D.C., a revisión con la debida través de Sigespro o Outlook. antelación, en caso de que el acto deba Asigna a un asesor o profesional expedirse dentro de Comunicación la solicitud de elaboración o un término legal.

PGD 07 02 revisión de acto administrativo.

La solicitud deberá 1 Director Técnico DJ venir acompañada Envía la documentación al de: asesor o profesional asignado, a a) Los documentos y través de Sigespro o Outlook (en antecedentes este último caso con copia a completos y secretaria o auxiliar pertinentes. administrativo DJ para su debido b) El proyecto de control). acto jurídico en formato Word.

Radica la solicitud de revisión o Libro electrónico elaboración del proyecto del acto Correspondencia Secretaria o administrativo en el libro de Reporte Auxiliar correspondencia. electrónico 2 Administrativo Lleva el control de recibo y salida conceptos DJ de respuesta, como insumo para jurídicos la aplicación de indicadores.

PGJ-02-01 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 13 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-51 • 2024 • JUNIO • 14 51 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Elabora el proyecto de acto administrativo, de conformidad con la Constitución Política, la ley y la jurisprudencia vigente.

Observación Realiza la revisión en control de cambios y hace los comentarios Si devuelve para (si hay lugar).

3 Asesor ajustes cuando Profesional DJ Proyecta comunicación oficial regrese reanuda interna de devolución para actividad 1. ajustes o de envío para firma.

Envía al Director Técnico DJ para su revisión, vía Sigespro o Outlook.

Revisa el proyecto de acto administrativo y solicita ajustes si Punto de Control: son necesarios.

Verifica que los ajustes y comentarios Aprueba el proyecto de acto correspondan a la administrativo y coloca visto 4 Director normativa y Técnico DJ bueno. jurisprudencia vigente.

Envía a secretaria o auxiliar administrativo DJ para radicación.

Remite el proyecto de acto Comunicación 5 Secretaria o Observación Auxiliar administrativo para firma del Oficial Interna www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 14 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-52 • 2024 • JUNIO • 14 52 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Puntos de control / No. Responsable Actividad Registro observaciones Administrativo contralor, vía Sigespro o PGD-07-02 Se envía por DJ Outlook, con anexos o intermedio de la antecedentes, si a ello hay lugar.

Dirección de Apoyo al Despacho.

Organiza los archivos electrónicos de solicitud y respuesta en la carpeta Observación:

Colocar al archivo un correspondiente en el Secretaria o nombre de acuerdo Datacontrabog de la Dirección Auxiliar con los parámetros Jurídica para consulta de los 6 Administrativo de gestión servidores y colaboradores de la DJ documental. dependencia.

Entrega la carpeta de conceptos al administrador de archivos al culminar la vigencia.

Archiva las solicitudes con los Observación:

Comunicación antecedentes y las respuestas, Organizar el archivo Técnico PGD-07-02 en medio electrónico, de acuerdo de acuerdo con los 7 (Administrador Comunicación con la TRD vigente en el archivo parámetros de de Archivo)

PGD-07-04 de gestión para transferencia. gestión documental.

6. FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS AL PROCEDIMIENTO

1. PGJ-02-01 Reporte Electrónico Conceptos Jurídicos.

www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 15 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-53 • 2024 • JUNIO • 14 53 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0

7. CONTROL DE CAMBIOS

Resolución Versión Reglamentaria y Descripción de la Modificación Fecha Se actualiza el documento de acuerdo con la Circular 3-2017- 16522 de 27-06-17 sobre mapa de procesos, teniendo en cuenta el procedimiento para mantener información documentada del SIG, adoptado mediante R.R. 027 de 2017, el 1.0. R.R. No. 037 Manual del SIG y la caracterización del Proceso Gestión 1 octubre 2013 Jurídica adoptados mediante R.R. 030 de 2017. Se modifica el objetivo, el alcance y las definiciones, se incluye la base legal y se actualizan las actividades y responsables del procedimiento.

Se actualiza el procedimiento para * cambiar el nombre por el de Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos, * ajustar el objetivo y alcance, * modificar el cargo de Jefe Oficina Asesora Jurídica por Director Técnico, * modificar la denominación de OAJ por Dirección Jurídica, * adaptar las actividades que lleva a cabo la OAJ a las funciones establecidas en el Acuerdo 886 de 2023 para la Dirección 2.0. R.R. No. 033 26 octubre 2017 Jurídica, * incluir actividades para la emisión de conceptos jurídicos que comprometan la posición institucional frente a temas de relevancia para la entidad, y * actualizar el formato PGD-202-05 versión 14 y revisar las demás actividades para realizar los ajustes a que haya lugar. Se incluye formato PGJ- 02-01.

3.0. R.R. No. 015 de junio 5 del 2024 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 16 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-54 • 2024 • JUNIO • 14 54 Procedimiento para la orientación jurídica y la emisión de conceptos jurídicos.

Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-02 Versión: 3.0 Responsable de Proceso que Aprueba Cargo Director Técnico Dependencia Dirección Jurídica Nombre Completo Oscar Gerardo Arias Escamilla Firma Directora de Planeación que Realiza Revisión Técnica Nombre Completo Sandra Patricia Bohórquez González Firma www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 17 de 17 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-55 • 2024 • JUNIO • 14 55 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

Este procedimiento se adopta mediante Resolución Reglamentaria Nº 015 Fecha: junio 05 del 2024

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para registrar, controlar y gestionar la representación judicial y extrajudicial de la Contraloría de Bogotá D.C., a fin de garantizar la adecuada defensa de los intereses litigiosos de la Entidad.

2. ALCANCE

El procedimiento está integrado por las siguientes etapas: (1) reparto, control y reportes de procesos judiciales y extrajudiciales (MASC) en los que interviene la Entidad como parte o tercero, (2) gestión de procesos judiciales en los que interviene la entidad como parte o tercero (3) gestión de conciliación u otro MASC en los que interviene la entidad como parte, (4) registro y control de actuaciones penales, (5) registro, control y cumplimiento de sentencias, autos u otras providencias favorables a la Entidad, (6) cumplimiento de sentencias judiciales, MASC u otras decisiones desfavorables a la Entidad provenientes de temas relacionados con procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, procesos disciplinarios, procesos administrativos sancionatorios, trámites contractuales y extracontractuales y procesos administrativos contra la entidad, (7) cumplimiento y pago de sentencias judiciales o MASC desfavorables a la Entidad que causan erogación económica (relacionadas con Gestión Dirección de Talento Humano) y (8) análisis y decisión sobre procedencia de acciones de repetición. En este sentido, el procedimiento inicia cuando el Director Técnico de la Dirección Jurídica recibe el contenido de la demanda y sus anexos en el buzón de notificaciones de la entidad remitidos por la contraparte o el auto admisorio de la demanda en contra de la Entidad o la solicitud de conciliación extrajudicial o MASC en contra de la Entidad o cuando conoce una situación que amerita iniciar proceso judicial o MASC por parte de la Entidad y termina con el www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 1 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-56 • 2024 • JUNIO • 14 56 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad. archivo de la carpeta electrónica con los antecedentes del proceso de acuerdo con la Tabla de Retención Documental - TRD.

3. BASE LEGAL

Norma1 Fecha Descripción “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a 03-ago- Ley 678 través del ejercicio de la acción de repetición o de 2001 llamamiento en garantía con fines de repetición”.

31-ago- Ley 906 2004 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”.

18-ene- “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Ley 1437 2011 Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los 12-jul- mecanismos de prevención, investigación y sanción de Ley 1474 2011 actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

12-jul- “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Ley 1563 2012 Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones 12-jul- Por medio de la cual se expide el Código General del Ley 1564 2012 Proceso y se dictan otras disposiciones”.

26-may- “Por medio del cual se expide el Decreto Único Decreto 1068 2015 Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”.

“Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento 25-ene- Ley 2080 administrativo y de lo contencioso administrativo -ley 1437 2021 de 2011- y se dictan otras disposiciones en materia de 1Registrar las normas en orden jerárquico (constitución, ley, decreto ley, decreto, acuerdo distrital, decreto distrital; resoluciones, otros acuerdos y circulares externas; normas técnicas) y dentro de cada jerarquía ordenar cronológicamente. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 2 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-57 • 2024 • JUNIO • 14 57 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

Norma1 Fecha Descripción descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción.”

“Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de 18-ene- Ley 2195 transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se 2022 dictan otras disposiciones”.

“Por medio de la cual se establece la vigencia permanente del decreto legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las 13-jun- Ley 2213 comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los 2022 procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones”.

30-dic- “Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y Ley 2220 2022 se dictan otras disposiciones”.

“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones 21-dic- de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y Acuerdo 658 2016 se dictan otras disposiciones. Con las modificaciones efectuadas mediante Acuerdos 664 de 2017, 881 de 2023, 886 de 2023 y 904 de 2023 del Concejo de Bogotá, D.C.”.

“Por medio del cual se establecen lineamientos para el 24-mar- Decreto 089 ejercicio de la representación judicial y extrajudicial de 2021 Bogotá D.C., y se efectúan unas delegaciones”.

4. DEFINICIONES:

ACCIÓN DE REPETICIÓN. Acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público o particular investido de una función www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 3 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-58 • 2024 • JUNIO • 14 58 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad. pública, que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto.

APOYO TÉCNICO. Pronunciamiento expreso y puntual que hace la dependencia en la cual se expidieron los actos administrativos objeto de demanda o solicitud de conciliación, sobre los hechos relevantes, las pretensiones y demás aspectos sobre los que tenga conocimiento en virtud de la gestión adelantada por la misma, para coadyuvar la defensa técnica de la Entidad.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Documento expedido por funcionario responsable de presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia del rubro y de la apropiación disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los que se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal.

COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, decide en cada caso sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos y sobre la procedencia de iniciar acción de repetición. Su conformación y funcionamiento se establece mediante resolución reglamentaria con sujeción a las normas vigentes.

CONCILIACIÓN. Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 4 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-59 • 2024 • JUNIO • 14 59 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

DEPENDENCIA COMPETENTE. Despacho, Dirección, Subdirección u oficina de la Contraloría de Bogotá, D.C., que profiere actos administrativos que dan origen a un proceso administrativo, una conciliación o a un proceso judicial en el cual es parte la Entidad o dependencia que tiene asignadas funciones de cobro u ordenación del gasto.

A título enunciativo se mencionan: Despacho del Contralor y Despacho del Contralor Auxiliar (en caso de considerarse necesario); Dirección de Talento Humano (litigios por vinculaciones de servidores públicos o procesos disciplinarios); Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y sus Subdirecciones (temas relacionados con procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva); Direcciones Sectoriales de Fiscalización, Dirección de Reacción Inmediata y Dirección de Economía y Política Pública (litigios por procesos sancionatorios fiscales); Dirección Administrativa y Financiera (litigios por gestión contractual y/o pago de sentencias, MASC u otros), Despacho del Contralor y Dirección Jurídica (litigios por procesos disciplinarios) y Subdirección de Jurisdicción Coactiva para cobro de acreencias en favor de la Entidad.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. Antecedentes administrativos de la expedición de los actos administrativos que son objeto de demanda ante la jurisdicción y que deben ser allegados a los despachos judiciales de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 175 del CPACA.

MASC. Mecanismo alternativo de solución de conflictos.

REGISTRO CONTABLE. Reconocimiento de los hechos económicos, financieros y sociales, que deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.

REGISTRO PRESUPUESTAL. Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 5 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-60 • 2024 • JUNIO • 14 60 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad. desviada para ningún otro fin, en esta operación se debe indicar claramente el valor y el objeto del compromiso.

REPRESENTACIÓN JUDICIAL. Facultad jurídica de obrar ante un despacho jurisdiccional, en nombre de otra persona, con poder conferido por quien tiene la autoridad para tal efecto.

SENTENCIA EJECUTORIADA. Decisión de un juez o tribunal con la cual se concluye un proceso, la cual no admite recurso alguno y sobre la cual se puede exigir el cumplimiento incidental o iniciar demanda ejecutiva.

SIPROJ. Sistema de información de procesos judiciales del Distrito Capital administrado por la Secretaría Jurídica Distrital.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES 5.1 Reparto, control y reportes de procesos judiciales y extrajudiciales (MASC) en los que interviene la Entidad como parte o tercero.

Recibe contenido de la demanda y sus Observación anexos en el buzón Demanda Si se trata de 1 Director Técnico de notificaciones de Solicitud de DJ actuaciones penales la entidad remitidos Conciliación activa numeral 5.4 por la contraparte o el auto admisorio de la www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 6 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-61 • 2024 • JUNIO • 14 61 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES demanda en contra de la Entidad.

Recibe solicitud de conciliación extrajudicial o MASC en contra de la Entidad.

Conoce una situación que amerita iniciar proceso judicial o MASC por parte de la Entidad.

Asigna apoderado para la representación judicial o extrajudicial.

Confiere poder.

Registra el proceso Observación judicial, la solicitud de Si la representación conciliación o de otro judicial es ejercida por Libro electrónico Profesional DJ MASC en libro de contratistas, ejecutarán de control 2 (secretaría reparto. las actividades de este asignación común) procedimiento. procesos o MASC Envía al asesor o profesional los Se activa numeral 5.2 o documentos para 5.3, según corresponda. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 7 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-62 • 2024 • JUNIO • 14 62 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES representación judicial o extrajudicial de la Entidad, a través del buzón de correo de la DJ.

Radica o acepta el proceso o MASC en el SIPROJ.

Ingresa la información sobre las Observación actuaciones La actualización y Asesor, procesales o MASC calificación se realiza en 3 Profesional DJ SIPROJ en el SIPROJ hasta el término fijado por la (apoderado) su terminación, Secretaría Jurídica incluyendo el Distrital. cumplimiento de sentencias o autos.

Califica el contingente judicial en el SIPROJ.

Remite información a Observación la Subdirección La información es Comunicación Financiera sobre los preparada por el 4 Director Técnico PGD-07-02. procesos activos, responsable de la base DJ de datos de DJ. según SIPROJ o base de datos control Mensualmente. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 8 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-63 • 2024 • JUNIO • 14 63 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES procesos judiciales de DJ.

Observación Reconocimiento Aplica Procedimiento hechos Ejecuta los registros correspondiente del económicos 5 Subdirector contables a que haya Proceso Gestión Financiero generados en el lugar.

Administrativa y módulo contable.

Financiera.

Reporta información para registrar en la base de datos de la Base de datos Asesor, DJ, de los procesos Observación control procesos 6 Profesional DJ judiciales nuevos y Mensualmente judiciales DJ (apoderado) terminados y las actuaciones procesales de cada uno.

Proyecta los informes internos y externos sobre representación Profesional o Observación judicial o extrajudicial Técnico DJ También suministra los 7 con base en el (Responsable datos para proyección SIPROJ o base de base datos DJ) de otros informes. datos control procesos juridiciales Dirección Jurídica. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 9 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-64 • 2024 • JUNIO • 14 64 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Registra la información en el Observación Profesional o aplicativo de la AGR Con información de la Técnico DJ SIA Misional – base de datos de 8 (Responsable Módulo SIREL, para procesos judiciales y base datos DJ) la rendición de la SIPROJ. cuenta anual a la AGR.

Archiva documentos Técnico o correspondencia 9 (Administrador de electrónica de archivo) DJ acuerdo con la TRD.

5.2. Gestión de procesos judiciales en los que interviene la Entidad como parte o tercero.

Recibe documentos para iniciar proceso judicial por parte de la Entidad, cuando la Entidad es Demandante.

Comunicación 1 Asesor, Profesional DJ PGD-07-02.

Recibe la demanda asignada y los documentos anexos, cuando la Entidad es demandada. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 10 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-65 • 2024 • JUNIO • 14 65 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Elabora memorando para informar a las Observación dependencias Ver definición y competentes sobre el enunciación de proceso y solicitar dependencias apoyo técnico, competentes. préstamo de documentos Observación necesarios para De conformidad con el consulta y copia de parágrafo 1 del artículo expediente 175 del CPACA administrativo.

Conforma la carpeta electrónica del expediente con las actuaciones Observación procesales acorde La carpeta electrónica 2 Asesor con la TRD y Profesional DJ se guarda en procedimientos datacontrabog. vigentes y la mantiene actualizada hasta la terminación del proceso.

Envía a la Comunicación 3 Director Técnico DJ dependencia PGD 07 02 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 11 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-66 • 2024 • JUNIO • 14 66 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES competente: comunicación sobre el nuevo proceso y solicitud de apoyo técnico y copias.

Asigna servidor público para que Director, preste apoyo técnico.

Subdirector, Jefe Observación La asignación debe ser de Oficina, 4 Orienta y supervisa el Gerente en el menor tiempo apoyo técnico y (Dependencia posible. entrega de la competente) documentación solicitada.

Presta apoyo técnico al apoderado de la Asesor, Entidad.

Observación Profesional o Facilita el expediente El apoyo técnico debe Gerente electrónico o 5 garantizarse durante Técnico antecedentes todo el trámite del (Dependencia necesarios y proceso judicial. competente)

Agiliza la entrega de la documentación solicitada.

Remite comunicación Comunicación 6 Director, Observación Subdirector, Jefe con apoyo técnico y PGD 07 02 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 12 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-67 • 2024 • JUNIO • 14 67 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES de Oficina, antecedentes Remite oportunamente Gerente administrativos a la de acuerdo con el (Dependencia Dirección Jurídica. término legal o judicial competente) pertinente, dando cumplimiento al artículo 175 del CPACA.

Elabora demanda y solicita documentos Asesor, Observación para adjuntar como 7 Profesional DJ Continúa actividad 11.

(apoderado) pruebas, si la Entidad es demandante.

Elabora y entrega al Director DJ la ficha de llamamiento en garantía para aprobación, si la Entidad es Observación Asesor, Las fichas se elaboran demandada.

8 Profesional DJ en SIPROJ, antes de la (apoderado) contestación de la Elabora y entrega al Director DJ el informe demanda. de no conciliación judicial o la ficha de conciliación judicial para aprobación. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 13 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-68 • 2024 • JUNIO • 14 68 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Presenta a consideración del Comité de Conciliación la ficha de llamamiento en garantía y el informe de viabilidad de conciliación o ficha de conciliación dentro del trámite judicial.

Delibera y decide Contralor, sobre la procedencia Acta Comité de Director, Jefe o no del llamamiento 9 Conciliación Oficina (Comité en garantía y de la de Conciliación) conciliación judicial.

Asesor, Expide las Profesional DJ certificaciones 10 (Secretaría Certificación pertinentes para técnica Comité de trámite judicial.

Conciliación)

Ejerce la PGJ-03-01 representación Reporte Asesor, judicial de la Entidad actuaciones 11 Profesional DJ de acuerdo con la judiciales y (apoderado) naturaleza del extrajudiciales proceso, la www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 14 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-69 • 2024 • JUNIO • 14 69 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES normatividad vigente y las decisiones del Comité de Conciliación.

Diligencia reporte como insumo para aplicación de indicadores.

Entrega al Director y a la secretaría o asistente Observación Asesor, administrativo de DJ Se activan los 12 Profesional DJ la sentencia para numerales 5.5, 5.6 o 5.7 (apoderado) conocimiento y según corresponda. socialización en la dependencia.

Socializa las Secretaria o sentencias vía 13 Asistente Outlook a los Administrativo DJ profesionales de la Dirección Jurídica.

5.3 Gestión de conciliación u otro MASC en los que interviene la Entidad como parte Asesor, Si la Entidad Solicitud de Observación Si la representación 1 Profesional DJ convoca, recibe conciliación extrajudicial es ejercida (apoderado) www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 15 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-70 • 2024 • JUNIO • 14 70 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES documentos para por contratistas, promover MASC. realizarán las mismas Si la Entidad es actividades de este convocada, recibe la procedimiento. solicitud de conciliación o MASC asignada y anexos.

Observación Elabora memorando Ver definición y para las enunciación de dependencias dependencias competentes sobre la competentes. solicitud y requiere apoyo técnico, préstamo de documentos para consulta y copia de antecedentes administrativos, si a ello hay lugar.

Conforma la carpeta Observación electrónica con las La carpeta electrónica actuaciones se conforma en el procesales acorde Datacontrabog. con la TRD y procedimientos vigentes y la www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 16 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-71 • 2024 • JUNIO • 14 71 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES mantiene hasta la terminación.

Envía a la dependencia competente Observación comunicación sobre Se ejecutan las Comunicación la conciliación o 2 Director Técnico actividades 4, 5 y 6 del PGD 07 02 DJ MASC y solicitud de numeral 5.2 de este apoyo técnico y procedimiento. copias, si a ello hay lugar.

Elabora y entrega al Director para aprobación la ficha de conciliación u otro MASC o la solicitud de conciliación por Asesor, Observación parte de la Entidad, si 3 Profesional DJ La ficha se elabora en el es el caso.

(apoderado)

SIPROJ.

Presenta al Comité de Conciliación la ficha de conciliación u otro MASC o la solicitud de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 17 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-72 • 2024 • JUNIO • 14 72 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES conciliación a proponer.

Delibera y decide Contralor, sobre la procedencia Acta Comité de 4 Director (Comité o no de la Conciliación de Conciliación) conciliación u otro MASC.

Asesor, Expide las Profesional DJ certificaciones (Secretaría 5 Certificación pertinentes para técnica Comité trámite extrajudicial.

Conciliación)

Ejerce la representación extrajudicial en conciliación u otro Observación PGJ-03-01 MASC, de acuerdo En el caso del arbitraje Reporte con la normatividad Asesor, se aplica el actuaciones vigente y decisiones 6 Profesional DJ procedimiento legal judiciales y del Comité de (apoderado) correspondiente (Ley extrajudiciales Conciliación.

1563 de 2012)

Diligencia reporte como insumo para aplicación de indicadores. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 18 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-73 • 2024 • JUNIO • 14 73 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Entrega al Director copia de las providencias (auto de aprobación de la conciliación o laudo arbitral) que pongan fin al trámite de conciliación Observación extrajudicial o MASC.

Asesor, Se activan los Entrega copia de las 7 Profesional DJ numerales 5.5, 5.6 o 5.7 providencias a la (apoderado) según corresponda.

Secretaría técnica del Comité de Conciliación para la comunicación a las entidades de control y la proyección de informes a que haya lugar.

Entrega a la Observación Dirección con destino Aplica si el trámite termina por conciliación al archivo de gestión Asesor, de la dependencia la 8 Profesional DJ. fallida. carpeta electrónica, (apoderado) de acuerdo con el La entrega se realiza procedimiento de mediante oficio o correo www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 19 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-74 • 2024 • JUNIO • 14 74 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES archivo vigente, una dirigido al Director y la vez terminado el carpeta se entrega en trámite.

Datacontrabog.

Datacontrabog Solicitud Certificación Archiva la carpeta Auto electrónica con los Notificación Técnico DJ Observación Los registros son antecedentes de la Poder 9 (Administrador de enunciativos y aplican conciliación o MASC Acta de Comité Archivo) según el trámite de acuerdo con la Acta de Audiencia procesal.

TRD.

Resolución Comunicación PGD 07 02 5.4. Registro y control de actuaciones penales Recibe información de la noticia criminal Libro electrónico que afecte el de control patrimonio distrital. asignación 1 Director Técnico procesos o MASC DJ Conoce una situación que amerita iniciar Comunicación actuación penal por PGD 07 02 parte de la Entidad. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 20 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-75 • 2024 • JUNIO • 14 75 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Asigna asesor o profesional.

Verifica la noticia criminal y los posibles indiciados por el presunto delito, ante el despacho judicial competente.

2 Asesor, Profesional DJ Verifica la información recibida y obtiene datos adicionales de ser necesario.

Rinde informe al Director y archiva las diligencias (si es del caso).

Solicita elaboración 3 Asesor, Profesional DJ de poder para representar a la Entidad (si es pertinente y de interés para los fines y funciones de la www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 21 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-76 • 2024 • JUNIO • 14 76 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Contraloría de Bogotá, D.C.).

Confiere poder para 4 Director Técnico representación DJ judicial.

Conforma la carpeta electrónica del expediente con las actuaciones Observación Asesor, La carpeta electrónica procesales acorde 5 Profesional DJ se elabora en con la TRD y (apoderado)

Datacontrabog. procedimientos vigentes y lo mantiene actualizado hasta la terminación.

Radica el nuevo proceso en el SIPROJ.

Observación Ingresa la Asesor, Dentro de los términos información sobre las 6 Profesional DJ SIPROJ establecidos por la actuaciones (apoderado)

Secretaría Jurídica procesales en el Distrital.

SIPROJ.

Califica el contingente judicial en el SIPROJ. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 22 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-77 • 2024 • JUNIO • 14 77 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Reporta mensualmente la información para actualizar la base de Base datos de datos control procesos judiciales Asesor, procesos judiciales DJ.

7 Profesional DJ DJ incluyendo los (apoderado) datos exigidos por la Auditoría General de la República para la rendición anual de la cuenta.

Solicita en audiencia la inclusión de la Contraloría de Bogotá, D.C., como representante de las víctimas. Interpone y Asesor, sustenta los recursos 8 Profesional DJ de ley en caso de ser (apoderado) negada la petición.

Presenta ante la Fiscalía General de la Nación la noticia criminal que dé inicio a la investigación, si www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 23 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-78 • 2024 • JUNIO • 14 78 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES se obra como parte denunciante correspondiente.

Interviene en las etapas procesales PGJ-03-01 correspondientes Reporte Asesor, hasta la sentencia. electrónico de 9 Profesional DJ Diligencia reporte actuaciones (apoderado) como insumo para judiciales y aplicación de extrajudiciales indicadores.

Inicia y/o interviene en el trámite de incidente de reparación integral Asesor, del detrimento 10 Profesional DJ patrimonial del que (apoderado) fue víctima el Distrito Capital o la Contraloría y los ciudadanos, si a ello hay lugar.

Entrega al Director y Observación Asesor, a la secretaría o Se activan los 11 Profesional DJ asistente numerales 5.5, 5.6 o 5.7 (apoderado) si a ello hay lugar. administrativo de DJ www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 24 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-79 • 2024 • JUNIO • 14 79 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES copia en medio electrónico de la sentencia para conocimiento y socialización en la dependencia.

Observación Elabora informe de la El informe no aplica sentencia y lo cuando la Contraloría presenta ante el actúa en representación Comité de de víctimas del Distrito Conciliación.

Capital, salvo que sea de interés o impacto a Proyecta consideración del comunicación Director DJ. remisoria de la sentencia a la dependencia competente.

Envía copia de la sentencia a las Comunicación dependencias 12 Director Técnico PGD 07 02 DJ competentes para conocimiento y archivo.

Socializa las 13 Secretaria o Asistente sentencias vía www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 25 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-80 • 2024 • JUNIO • 14 80 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Administrativo DJ Outlook a los apoderados de la Entidad.

Entrega a la Observación Dirección, con Aplica cuando la Entidad destino al archivo de actúa en representación gestión de la de víctimas del Distrito. dependencia la Asesor, carpeta electrónica 14 Profesional DJ Observación del expediente, de (apoderado)

La entrega se realiza acuerdo con el mediante oficio o correo procedimiento de dirigido al Director y la archivo vigente, una carpeta se entrega en vez terminado el Datacontrabog. trámite.

Archiva la carpeta Comunicación Observación Técnico DJ electrónica con los Poder Los registros son 15 (Administrador antecedentes de la Certificación enunciativos según el de Archivo) actuación penal de Fallo trámite procesal. acuerdo con la TRD.

Auto 5.5 Registro, control y cumplimiento de sentencias, autos (MASC) u otras providencias favorables a la Entidad Proyecta Observación Asesor, comunicación Ver definición y 1 Profesional DJ remisoria a las enunciación de (apoderado) dependencias dependencias www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 26 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-81 • 2024 • JUNIO • 14 81 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES competentes de la competentes. copia de la sentencia, Observación auto u otra Anexa constancia de notificación y ejecutoria providencia y demás requisitos ejecutoriada que pone fin al proceso necesarios para el cobro judicial, MASC o coactivo si a ello hay trámite administrativo lugar. o que fija y aprueba condena en costas a favor de la Entidad.

Informa al responsable de base de datos DJ sobre la condena en costas a favor de la Entidad, si la hay.

Remite copia de las providencias ejecutoriadas a las dependencias Comunicación 2 Director Técnico DJ competentes para PGD-07-02 conocimiento y fines pertinentes según los términos de la orden www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 27 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-82 • 2024 • JUNIO • 14 82 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES judicial o administrativa.

Remite copia de las providencias ejecutoriadas a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva con los requisitos para cobro coactivo, si a ello hay lugar.

Observación Dentro de los dos meses Prepara y presenta siguientes a la fecha de ante el Comité de notificación de la Conciliación un sentencia. informe sobre la No aplica para tutelas o sentencia como Acta del Comité de 3 procesos en que la Conciliación insumo para Contraloría es vinculada, Asesor, actualizar y fortalecer salvo que representen Profesional, DJ la política de interés o impacto para la (apoderado) prevención del daño Entidad en antijurídico. consideración del Director Jurídico.

Entrega al Director Observación 4 Asesor, Profesional DJ DJ con destino al La entrega se realiza www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 28 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-83 • 2024 • JUNIO • 14 83 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES (apoderado) archivo de gestión de mediante oficio o correo la dependencia la electrónico y la carpeta carpeta electrónica se entrega en del expediente, de Datacontrabog. acuerdo con el procedimiento de archivo vigente.

Datacontrabog Si es proceso Observación Demanda.

Los registros son Auto. enunciativos según el Subsana demanda trámite procesal Notificación. pertinente.

Poder.

Archiva la carpeta Contestación electrónica con los Observación Técnico DJ demanda. antecedentes del Si es conciliación los 5 (Administrador de Acta de Audiencia. proceso, conciliación registros podrían ser Archivo)

Alegatos de o MASC de acuerdo (Solicitud, Certificación, conclusión. con la TRD.

Auto, Notificación, Recurso u Poder, Acta de Comité, oposición a Acta de Audiencia, recurso.

Resolución y Otros Comunicación PGD 07 pronunciamientos 02). o peticiones.

Solicitud de Fallo. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 29 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-84 • 2024 • JUNIO • 14 84 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Comunicación PGD 07 02 5.6 Cumplimiento de sentencias judiciales, MASC u otras decisiones desfavorables a la Entidad provenientes de temas relacionados con procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, procesos disciplinarios, procesos administrativos sancionatorios, trámites contractuales y extracontractuales y procesos administrativos contra la entidad.

Proyecta Observación comunicación Ver definición y remisoria a las enunciación de dependencias dependencias competentes de la competentes. copia de la sentencia, Observación: auto MASC u otra Aclara en la providencia comunicación el tema y Asesor, desfavorable objeto de cumplimiento 1 Profesional DJ. ejecutoriada que (por ejemplo, (apoderado) pone fin al proceso contractual, condena en judicial, MASC, costas, pago de trámite administrativo indemnización, o que fija y aprueba indexación o intereses, condena en costas en devolución o reembolso contra de la Entidad. de dinero pagado por (Informa nombres y multa o responsabilidad apellidos o razón fiscal, entre otras). www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 30 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-85 • 2024 • JUNIO • 14 85 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES social del beneficiario, tipo y número de identificación, dirección que se obtenga del respectivo expediente, número de 23 dígitos del proceso judicial y anexa copia de la sentencia, laudo arbitral o auto MASC con la fecha de ejecutoria.

Remite copia de la Punto de control Se sentencia, auto u otra debe comunicar al decisión desfavorable ordenador del gasto la ejecutoriada a las existencia de un crédito dependencias Comunicación judicial, en un término 2 Director Técnico competentes para PGD-07-02 DJ no mayor a 15 días conocimiento y calendario, a partir de la trámite pertinente ejecutoria del auto según los términos de aprobatorio de la orden judicial o conciliación, la administrativa. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 31 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-86 • 2024 • JUNIO • 14 86 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Solicita el sentencia o el laudo cumplimiento en el arbitral. término señalado por la ley o la orden Esta comunicación no judicial y que se suple la obligación del acredite el beneficiario de cumplimiento a la suministrar información Dirección Jurídica para el pago (Art. 192 con los documentos CPACA). soporte para el estudio de repetición en los términos de las Leyes 678 de 2001 y 2195 de 2022).

Remite copia a la Dirección Administrativa y Financiera para adelantar trámite presupuestal si a ello hay lugar.

Prepara y presenta Observación Profesional, ante el Comité de Dentro de los dos meses Acta del Comité de 3 Asesor DJ Conciliación un siguientes a la fecha de Conciliación (apoderado) informe sobre la notificación de la sentencia como sentencia. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 32 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-87 • 2024 • JUNIO • 14 87 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES insumo para actualizar y fortalecer Observación la política de No aplica para tutelas prevención del daño donde la Contraloría es antijurídico. vinculada.

Proyecta actos administrativos pertinentes para dar cumplimiento a la providencia judicial, MASC o administrativa en los términos de la Punto de control decisión desfavorable Gerente, Tener en cuenta los Asesor, a la Entidad. artículos 192 y 193 de la 4 Profesional A título enunciativo se Ley 1437 de 2011, (Dependencia citan: plazos máximos para competente)

DRFJC y cumplir la orden judicial.

Subdirecciones (ordena terminación de proceso coactivo y/o levantamiento de medidas cautelares, solicita a la CGR exclusión de boletín de responsabilidad www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 33 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-88 • 2024 • JUNIO • 14 88 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES fiscal y boletín de inhabilidades, ordena devolución de pagos efectuados por responsabilidad fiscal, según sea el caso).

DAF (elabora la liquidación, ordena reconocimiento y pago de indemnizaciones, indexaciones, intereses, costas, devolución de dineros pagados por multas, según sea el caso).

Solicita y obtiene Disponibilidad Presupuestal para Director pago de sentencia.

Observación 5 Administrativo En los casos a que haya Envía solicitud de DAF información de lugar obligaciones tributarias pendientes a la División de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 34 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-89 • 2024 • JUNIO • 14 89 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Cobranzas de la DIAN.

Revisa y expide el acto administrativo para dar cumplimiento a la Observación sentencia, auto o Si es pertinente firma el Director decisión desfavorable Contralor de Bogotá y se Subdirector 6 a la Entidad, según radica la resolución en la (Dependencia sea su competencia. competente)

Dirección de Talento Ordena notificar, Humano. comunicar o publicar, hacer las anotaciones y librar los oficios a que haya lugar.

Surte la notificación o comunicación del acto administrativo.

Profesional Libra oficios a que (Secretaría haya lugar.

Observación Común o 7 Proyecta envío del Si firma el Contralor comisionado acto administrativo notifica la DJ. dependencia ejecutoriado a la competente)

Subdirección Financiera, si es para pago. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 35 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-90 • 2024 • JUNIO • 14 90 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Remite a la Subdirección Financiera copia del acto administrativo junto con los soportes Director Comunicación 8 para el pago de la Administrativo PGD-07-02 sentencia, auto u otra DAF decisión desfavorable.

Solicita Registro Presupuestal.

Da trámite a la solicitud de pago de acuerdo con los procedimientos definidos para el 9 Subdirector pago de sentencias.

SIPROJ Financiero Supervisa el registro de datos en el módulo de pago de sentencias de SIPROJWEB.

Remite a la Dirección Subdirector Observación Jurídica copia de los Comunicación 10 Financiero Se deberá remitir en un documentos que PGD-07-02 Tesorero término máximo de (5) acreditan los pagos www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 36 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-91 • 2024 • JUNIO • 14 91 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES realizados a título de días hábiles después del sentencias judiciales, pago. indicando el último Artículo 125 de la Ley pago efectuado y 2220 de 2022. acompaña los documentos soporte.

Registra cumplimiento de sentencia o auto en SIPROJ.

Asesor.

Observación Archiva copias de SIPROJ 11 Profesional DJ acto administrativo y (apoderado)

Se activa numeral 5.8 demás documentos en la carpeta electrónica del expediente.

Entrega al Director DJ con destino al archivo de gestión de Observación Asesor, la dependencia la La entrega se realiza 12 Profesional DJ carpeta electrónica mediante oficio o correo electrónico y la carpeta se (apoderado) del expediente, de entrega en Datacontrabog. acuerdo con el procedimiento de archivo vigente. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 37 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-92 • 2024 • JUNIO • 14 92 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Datacontrabog Si es proceso Demanda.

Observación Auto.

Los registros son Subsana demanda enunciativos según el Notificación. trámite procesal Poder. pertinente.

Contestación demanda.

Archiva la carpeta Observación electrónica con los Acta de Audiencia.

Técnico DJ Si es conciliación los antecedentes del 13 (Administrador de Alegatos de registros podrían ser proceso de acuerdo archivo) conclusión.

(Solicitud, Certificación, con la TRD.

Recurso u Auto, Notificación, oposición a Poder, Acta de Comité, recurso.

Acta de Audiencia, Otros Resolución y pronunciamientos Comunicación PGD 07 o peticiones.

02).

Solicitud de Fallo.

Comunicación PGD 07 02 5.7 Cumplimiento y pago de sentencias judiciales o MASC desfavorables a la Entidad que causan erogación económica (relacionadas con Gestión Dirección de Talento Humano).

Proyecta 1 Asesor, Observación Profesional DJ comunicación www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 38 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-93 • 2024 • JUNIO • 14 93 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES (apoderado) remisoria a la Aclara en la Dirección de Talento comunicación si se trata Humano con copia a de una sentencia sobre la Subdirección tema laboral, correspondiente y a disciplinario u otras la Dirección condenas relacionadas.

Administrativa y Financiera.

Remite copia de la sentencia o auto desfavorable Observación: ejecutoriados a la Dentro de los dos Dirección de Talento meses siguientes a la Humano y la fecha de notificación del Subdirección fallo. correspondiente para Comunicación conocimiento y 2 Director Técnico Observación PGD-07-02 DJ trámite pertinente Aclara en la según los términos de comunicación si se trata la decisión. de una sentencia sobre tema laboral, Remite copia disciplinario u otras informativa a la condenas relacionadas.

Dirección Administrativa y Financiera para www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 39 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-94 • 2024 • JUNIO • 14 94 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES adelantar trámite presupuestal.

Solicita el cumplimiento en el término señalado por la ley o la orden judicial y que se acredite el cumplimiento a la Dirección Jurídica con los documentos soporte para el estudio de repetición en los términos de las Leyes 678 de 2001 y 2195 de 2022).

Prepara y presenta ante el Comité de Conciliación, un Asesor, informe sobre la Acta del Comité de 3 Profesional DJ sentencia Conciliación (apoderado) desfavorable para consideración sobre actualizar o fortalecer la política de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 40 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-95 • 2024 • JUNIO • 14 95 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES prevención del daño antijurídico.

Abre expediente de sentencia con la documentación recibida.

Proyecta solicitud al beneficiario y/o apoderado de los documentos Observación: necesarios para el El beneficiario debe cumplimiento de la aportar la constancia de sentencia (primera ser primera copia.

Comunicación copia para realizar la Punto de Control:

4 Profesional oficial liquidación definitiva).

DTH Verifica que el PGD 07 01 Proyecta solicitud de apoderado presente información de poder a la Entidad con obligaciones presentación personal. tributarias pendientes a la División de Cobranzas de la DIAN.

Proyecta resolución ordenando el reintegro, si a ello hay lugar o el www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 41 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-96 • 2024 • JUNIO • 14 96 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES cumplimiento de la sentencia y pasa para revisión del Director.

Revisa y da visto bueno al acto administrativo.

Firma 5 Director Técnico DTH comunicaciones proyectadas y ordena su envío.

Envía al Despacho del Contralor el proyecto de resolución de 6 Director Técnico DTH cumplimiento de la sentencia (reintegro) con los soportes correspondientes.

Firma como nominador, ordenando el 7 Contralor cumplimiento de la sentencia (reintegro).

Remite resolución a la DTH. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 42 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-97 • 2024 • JUNIO • 14 97 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Radica, numera y coloca fecha a la Resolución 8 Secretaria resolución y pasa una Libro Radicador DTH copia al profesional de la DTH asignado.

Proyecta comunicación del acto administrativo al beneficiario y/o apoderado.

Informa que cuenta 9 Profesional DTH con diez días para comunicarle a la Administración si acepta o no el cargo, cuando se trata de reintegro.

Firma la Comunicación comunicación y Oficial 10 Director DTH solicita que se hagan PGD 07 01 las notificaciones de ley.

Surte la notificación 11 Profesional DTH del acto administrativo al www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 43 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-98 • 2024 • JUNIO • 14 98 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES beneficiario y/o apoderado.

Adelanta el procedimiento de ingreso, si el beneficiario manifiesta que acepta el reintegro.

En caso contrario, proyecta acto administrativo declarando la vacancia del cargo o lo que corresponda de acuerdo con la situación específica.

Da visto bueno al acto administrativo de declaratoria de vacancia y lo remite 12 Director Técnico DTH al Despacho del Contralor para aprobación y firma del nominador. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 44 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-99 • 2024 • JUNIO • 14 99 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Firma el acto administrativo de declaratoria de 13 Contralor. vacancia.

Remite a la DTH.

Radica, numera y coloca fecha a la resolución.

Resolución 14 Secretaria DTH Libro Radicador Pasa una copia al profesional de la DTH, para archivo en el expediente.

Surte la citación y trámite de la notificación personal del acto al 15 Profesional DTH beneficiario y/o al apoderado si es del caso.

En caso de Observación liquidación de la La liquidación de sentencia: intereses Moratorios 16 Subdirector Asigna a los depende de la SGTH funcionarios la consecución de los elaboración de la recursos para el pago. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 45 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-100 • 2024 • JUNIO • 14 100 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES liquidación para dar cumplimiento a la sentencia judicial.

Proyecta liquidación de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos de conformidad con las normas vigentes, dando aplicación a la Punto de control: sentencia o auto.

Revisión de la 17 Profesional Proyecta oficio con liquidación en cada SGTH destino a las área.

Aseguradoras del Sistema de Seguridad Social para obtener autorización de pago de los aportes respectivos.

Revisa la liquidación 18 Subdirector e imparte visto Técnico SGTH bueno. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 46 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-101 • 2024 • JUNIO • 14 101 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Pasa el proyecto de liquidación al Director DTH.

Aprueba la liquidación.

Observación:

Solicita a la Coordina con la Subdirección Subdirector Financiera Financiera la 19 Director Técnico la fecha efectiva para DTH expedición del efecto del pago de los certificado de intereses moratorios. disponibilidad presupuestal.

Tramita el traslado presupuestal de recursos ante la Secretaría de 20 Subdirector Financiero Hacienda Distrital y Crédito Público, si no existe apropiación.

Recibe el certificado de disponibilidad 21 Director Técnico presupuestal y lo DTH pasa al profesional de la DTH.

Elabora proyecto de 22 Profesional DTH resolución de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 47 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-102 • 2024 • JUNIO • 14 102 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES reconocimiento y pago de la sentencia o auto.

Revisa, ordena corregir si es del caso, y le imparte su visto bueno.

23 Subdirector Pasa el proyecto de Técnico SGTH resolución al Director DTH para su visto bueno.

Revisa, ordena corregir si es del caso y envía a la DTH 24 Director Técnico DTH Jurídica para revisión legal del acto administrativo.

Revisa el proyecto de resolución, solicita correcciones si es del 25 Director Técnico DJ caso, da el visto bueno y envía a la DTH para la firma.

Revisa y firma el acto 26 Director Técnico DTH administrativo. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 48 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-103 • 2024 • JUNIO • 14 103 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Radica, numera y coloca fecha a la resolución y pasa el Resolución 27 Secretaria original y tres (3)

Libro Radicador DTH. copias al profesional de la DTH.

Surte la citación y notificación al beneficiario o su apoderado.

Proyecta oficio 28 Profesional enviando copia del DTH. acto administrativo ejecutoriado a la Subdirección Financiera.

Remite a la Subdirección Financiera copia de la resolución junto con 29 Director Técnico los soportes para el DTH pago de la sentencia o auto.

Solicita el registro presupuestal. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 49 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-104 • 2024 • JUNIO • 14 104 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Recibida la orden de pago de las administradoras de Observación: seguridad social, Tiene en cuenta fechas solicita a la límite de pago 30 Director Técnico Subdirección DTH establecidas por las Financiera expedir el ASS. certificado de disponibilidad presupuestal.

Recibido el certificado de disponibilidad presupuestal, proyecta resolución modificatoria para el pago definitivo de aportes.

31 Profesional DTH Una vez firmada y numerada la resolución, la envía al Subdirector Financiero solicitando el registro presupuestal de compromiso. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 50 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-105 • 2024 • JUNIO • 14 105 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Realiza el pago a título de sentencia.

Ordena surtir el trámite de pago a través de depósito judicial a órdenes del respectivo juez o tribunal y a favor del beneficiario, en el Subdirector evento en que el Financiero 32 Orden de pago interesado no efectúe Tesorero el cobro dentro de los 20 días siguientes a la notificación del acto administrativo que ordena el pago.

Supervisa el registro en el módulo de pago de sentencias en el SIPROJ.

Remite a la DTH Comunicación copia de los pagos 33 Subdirector oficial Financiero realizados a título de PGD 07 02 sentencias judiciales, www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 51 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-106 • 2024 • JUNIO • 14 106 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES certificando la fecha del último pago efectuado y anexando copia de paz y salvo otorgado por el beneficiario o su apoderado.

Completa la carpeta de sentencias y envía 34 Profesional DTH a la Subdirección GTH.

Recibe el expediente de sentencias del profesional de la DTH 35 Subdirector y lo archiva como Historia Laboral Técnico SGTH anexo en la hoja de vida del funcionario correspondiente.

Remite a la Dirección Jurídica, copia Comunicación auténtica de los actos oficial administrativos, Observación PGD 07 02 36 Tesorero antecedentes y Se activa numeral 5.8. documentos que SIPROJ acreditan los pagos realizados a título de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 52 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-107 • 2024 • JUNIO • 14 107 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES sentencias judiciales indicando el último pago efectuado en cumplimiento de la sentencia y acompañando los documentos soportes (orden de pago y sus anexos, registro de entrega personal del pago del libro o banco y paz y salvo).

Incluye información de pago en el SIPROJ.

5.8 Análisis y decisión sobre procedencia de acciones de repetición Recibe información sobre pagos efectuados por sentencias o autos MASC en contra de la 1 Director Técnico DJ Entidad.

Ordena la elaboración de la ficha de repetición, la aprueba y coordina www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 53 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-108 • 2024 • JUNIO • 14 108 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES fecha para presentarla al Comité de Conciliación.

Delibera y decide si Contralor, hay lugar a iniciar Director, Jefe acción de repetición:

Acta Comité de Oficina Asesora 2 Conciliación.

(Comité de No, archiva.

Conciliación)

Si, activa numeral 5.2.

Envía a la Procuraduría General de la Nación – Coordinador de Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción Comunicación Contenciosa oficial 3 Director Técnico DJ Administrativa – PGD 07 01 relación de las decisiones que el Comité de Conciliación adopte sobre procedencia de iniciar acción de repetición. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 54 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-109 • 2024 • JUNIO • 14 109 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Entrega al Director DJ con destino al archivo de gestión de Observación la dependencia la La entrega se realiza 4 Asesor, carpeta electrónica mediante oficio o correo Profesional DJ electrónico y la carpeta se del expediente, de entrega en Datacontrabog. acuerdo con el procedimiento de archivo vigente.

Datacontrabog Observación Si es proceso Los registros son Demanda. enunciativos.

Auto.

Subsana demanda Observación Archiva la carpeta Notificación.

Si es conciliación los Técnico DJ electrónica con los Poder. registros podrían ser 6 (Administrador de antecedentes del Contestación (Solicitud, Certificación, archivo) proceso de acuerdo demanda.

Auto, Notificación, con la TRD.

Acta de Audiencia.

Poder, Acta de Comité, Alegatos de Acta de Audiencia, conclusión.

Resolución y Recurso u Comunicación PGD 07 oposición a 02). recurso. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 55 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-110 • 2024 • JUNIO • 14 110 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

PUNTOS DE CONTROL Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO / OBSERVACIONES Otros pronunciamientos o peticiones.

Solicitud de Fallo.

Comunicación PGD 07 02 Orden de Pago Resolución

6. FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS AL

PROCEDIMIENTO

1. PGJ-03-01 Reporte electrónico de actuaciones judiciales y extrajudiciales

7. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción de la Modificación3 Versión2 Resolución Reglamentaria y Fecha Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 1.0. R.R. No. 026 Reglamentaria.

21-dic-2006 Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 2.0. R.R. No. 022 23-nov-2007 Reglamentaria.

Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 3.0 R.R. No. 020 22-dic-2008 Reglamentaria.

Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 4.0 R.R. No. 016 31-may-2010 Reglamentaria.

2 Registrar todas las versiones 3 Mantener la descripción de las ultimas 2 versiones y registrar la nueva de manera resumida, si existen más de tres (3) versiones indicar que puede consultar el acto administrativo por el cual se aprobó. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 56 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-111 • 2024 • JUNIO • 14 111 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

Versión2 Descripción de la Modificación3 Resolución Reglamentaria y Fecha Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 5.0 R.R. No. 037 01-oct-2013 Reglamentaria.

Si requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución 6.0 R.R. No. 032 30-oct-2014 Reglamentaria.

Se actualiza el documento de acuerdo con el Procedimiento para mantener información documentada del SIG, adoptado mediante R.R. 027 de 2017 y teniendo en cuenta el Manual del SIG y la caracterización del proceso Gestión Jurídica 7.0 R.R. No. 003 10-feb-2016 adoptados mediante R.R. 030 de 2017.

Se actualiza el alcance y las definiciones, se incluye la base legal y se simplifican las actividades del procedimiento.

Se realizan las siguientes modificaciones: (i) cambio del nombre del procedimiento, (ii) actualización de la denominación de la Oficina Asesora Jurídica por Dirección Jurídica y del Jefe Oficina Asesora Jurídica a Director Técnico, iii) actualización de las actividades relacionadas con el cumplimiento de sentencias y 8.0 R.R. No. 033 otros mecanismos alternativos de solución de 26-oct-2017 conflictos, (iv) ajuste del formato del procedimiento a versión PGD02-05 versión 14 e inclusión del formato PGJ-03-01 y (v) ajuste general de las actividades de la dependencia al nuevo marco funcional establecido por el Acuerdo Distrital No. 886 de 2023, en concordancia con las Leyes 2080 de 2021 que www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 57 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-112 • 2024 • JUNIO • 14 112 Procedimiento para la Gestión de la Representación Judicial y Extrajudicial de la Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PGJ-03 Versión: 9.0 Entidad.

Versión2 Descripción de la Modificación3 Resolución Reglamentaria y Fecha reforma la Ley 1437 de 2011, 2213 de 2022 que establece la vigencia permanente del Decreto Legislativo 806 de 2020 e implementación de TICs, y la 2220 de 2022 que adopta el Estatuto de Conciliación.

9.0 R.R. No. 015 de junio 5 del 2024 Responsable de Proceso que Aprueba Cargo Director Técnico Dependencia Dirección Jurídica Nombre Completo Oscar Gerardo Arias Escamilla Firma Director de Planeación que Realiza Revisión Técnica Nombre Completo Sandra Patricia Bohórquez González Firma www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A N° 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Página 58 de 58 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-113 • 2024 • JUNIO • 14 113 RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA Nº 016 (11 de junio de 2024)

“Por la cual se adopta el procedimiento para el Especial Seguimiento en la Contraloría de Bogotá D.C.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 658 de 2016' y,

CONSIDERANDO:

Que el articulo 267 de la Constitución Politica de Colombia, modificado por el articulo primero del Acto Legislativo No. 04 de 2019, establece que "(...) La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el seguimiento permanente al recurso público, sin oponibilidad de reserva legal para el acceso a la información por parte de los órganos de control fiscal, y el control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economia, la equidad, el desarrollo sostenible y el cumplimiento del principio de valoración de costos ambientales (Oo.)", Que en virtud del artículo 269 de la Constitución Politica de Colombia, en las entidades públicas es obligación de las autoridades correspondientes diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo dispuesto en la ley.

Que el artículo 75 del Decreto Ley 403 de 20202 establece que el especial seguimiento "Es una actividad de control que consiste en el examen continuo y sistemático sobre el avance y el logro de los objetivos de una po/itica, programa o proyecto, formulados para un periodo determinado y un presupuesto especifico, con el fin de determinar el modo como están siendo implementados. Implica la recolección y análisis permanente de información útil para la toma de decisiones de vigilancia y control fiscal, durante la implementación de la politica, programa o proyecto, con base en la comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de estos. (...)".

MO(hflCadoparcialmente por los Acuerdos Dlstntales 664 de 28 de marzo de 2017,881 del2 de marzo de 2023,886 del 22 de marzo de 2023 y 904 del 26 de Jumode 2023:.PoI el cual se dIctan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.• www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10- Código Postal 111321 PBX: 33588888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-114 • 2024 • JUNIO • 14 114 RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. DE 1 1 J J~di~Q~~rmato o CONTRAlORiA "Por la cual se adopta el procedimiento para el Especial GD-W-06 Seguimiento en la Contraloria de Bogotá D.C." erSlon: 2.

Que de acuerdo con los literales b) y 1) del articulo 4 de la Ley 87 de 19933 se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, los procedimientos para la ejecución de procesos, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el artículo 6 del Acuerdo Distrital658 de 2016, expedido por el Concejo de Bogotá D.C., por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., establece que: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloria de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 038 del 8 de octubre de 2018, se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI en la Contraloría de Bogotá D.C., con el fin de incorporar la estructura definida para la Dimensión 7 - Control Interno, del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993.

Que se hace necesario adoptar y desarrollar en la Contraloría de Bogotá D.C., las condiciones para la implementación del Especial Seguimiento a ios recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal previsto en el artículo 75 del Decreto Ley 403 de 2020, con el fin de garantizar la protección y defensa del patrimonio público del Distrito Capital.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTíCULO PRIMERO. Adoptar el Procedimiento para el Especial Seguimiento, así:

Reglamentado por Decreto 1826 de 1994. Modificado por Decreto 2106 de 2019. Reglamentado parCialmente por Decreto 1537 de 2001. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-115 • 2024 • JUNIO • 14 115 I.J " ¿J24 o CONTRAlOI\iA ódigo Formato GD-10-01 ersión: 2.0 1\1".'<,l'l •••.Oc.

RESOLUCiÓN REGLAMENTARIA No. DE 1 ---- "Por la cual se adopta el procedimiento para el Especial Seguimiento en la Contraloria de Bogotá D.C."

No. Procedimiento Versión Código 1 Procedimiento para el Especial 1.0 PEEPP-016 Seguimiento ARTíCULO SEGUNDO: la Dirección de Estudios de Economia y Política Pública en cumplímiento de sus funciones, asignadas en los articulos 43 y 46 del Acuerdo Distrital 658 de 2016, realizará el Especial Seguimiento a las politicas, planes, programas o proyectos intersectoriales; las Direcciones Sectoriales de Fiscalización realizarán el Especial Seguimiento a las politicas, programas o proyectos que correspondan a su sector y la Dirección de Reacción Inmediata lo aplicará según las directrices impartidas por el Contralor de Bogotá D.C.

ARTíCULO TERCERO. Corresponde a los directores, subdirectores, gerentes y jefes de oficina velar por la administración, divulgación y cumplimiento del procedimiento adoptado.

ARTíCULO CUARTO. la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBlíQUESE. COMUNíqUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., 1 1 JUN 2026 q JULlÁN MAURICIO UI)l:ZRODRíGUEZ \~ Contralor de Bogotá D.C \ Proyect6 Dons ClemenCia Monro)' Patl(¡o, ProfesIOnal Especializado SeEF -----;:;¡.y. Jaime Noy Fonseca. Profesional Especializado DEEPP,.•../~ LIna Raquel Rodríguez Meza, DlfedOfa EstudioS de Economía y Política Pública. W. ir;

Ap,abó ReVIsó Técnica ReVISIÓn Jurídica ReVISIÓn Sandra PatriCIa Botlórquez González, Directora ~ '. e Planeación.. LH---~- Ósear Gerardo Afias Escamll1a, Director Juridlco \ ¥ ~,- Juan Carlos Guadróo Alba. Director Apoyo al De o.'ro Registro Dlstntal No www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A -10 - Código Postal 111321 PBX: 33588888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-116 • 2024 • JUNIO • 14 116 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 Este procedimiento se adopta mediante Resolución Reglamentaria No. 016 Fecha: junio 11 de 2024

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para adelantar el Especial Seguimiento, que tiene como propósito examinar el avance y el logro de los objetivos de una política, plan, programa o proyecto con el fin de determinar el modo como están siendo implementados; de conformidad con lo establecido en el artículo 75 del Decreto Legislativo 403 de 20201.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con identificación de la política, plan, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento y termina con la aplicación del procedimiento para la producción, organización y conservación de documentos.

3. BASE LEGAL

Normal (en orden Fecha (día - cronológico) mes - año) Descripción Constitución Política de Colombia 20/07/1991 Constitución Política de la República de Colombia, artículos 268 y 272.

Decreto Ley 1421 21/07/1993 “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”. Artículos 1052 y 109.

Ley 42 26/01/1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”. Capitulo III – “De la contabilidad presupuestaria, registro de la deuda, certificaciones auditaje e informes” Artículos del 38 al 46.

Ley 152 15/07/1994 “Por la cual se establece la Ley Orgánica de Plan de Desarrollo.”

Ley 1437 18/01/2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”3 1 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.” 2 Modificado por el Art. 164 del Decreto 403 de 2020. 3 Modificado por el Decreto 403 de 2020. Modificado por la Ley 2080 de 2021. Modificado por la Ley 2195 de 2022. Modificado por la Ley 2220 de 2022. Modificado por el Decreto 1463 de 2022. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-117 • 2024 • JUNIO • 14 117 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 Normal (en orden Fecha (día - cronológico) mes - año) Descripción Ley 1474 12/07/2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Artículos 121, 123, 127, 129 y 130.

Ley 1712 06/03/2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones y sus decretos reglamentarios.”

Acuerdo Distrital 658 21/12/2016 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C.”4 Acto Legislativo 04 18/09/2019 “Por medio del cual se reforma el régimen de Control Fiscal”. Artículos 1 al 4.

Decreto 403 16/03/2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.”

Artículo 75.

Norma NTC ISO 30300:2013 28/08/2013 Norma Técnica Colombiana - Sistema de Gestión para registros. Fundamentos y Vocabulario.

Norma NTC ISO- IEC 27001:2013 11/12/2013 Norma Técnica Colombiana - Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

Norma NTC-ISO 9001:2015 23/09/2015 Norma Técnica Colombiana - Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

Norma NTC-ISO 14001:2015 23/09/2015 Norma Técnica Colombiana - Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos.

Norma NTC-ISO 9000:2015 15/10/2015 Norma Técnica Colombiana - Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES:

Consultar en el enlace: http://www.contraloriabogota.gov.co/Listado_Maestro/pgd-18- banco-terminologico ESPECIAL SEGUIMIENTO: “es una actividad de control que consiste en el examen continuo y sistemático sobre el avance y el logro de los objetivos de una política, programa o proyecto, formulados para un periodo determinado y un presupuesto específico, con el fin de determinar el modo como están siendo implementados. Implica la recolección y análisis 4 Modificado parcialmente por los Acuerdos Distritales 664 de 2017, 886 y 904 de 2023, expedido por el Concejo de Bogotá D.C. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-118 • 2024 • JUNIO • 14 118 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 permanente de información útil para la toma de decisiones de vigilancia y control fiscal, durante la implementación de la política, programa o proyecto, con base en la comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de estos”. (Artículo 75 Decreto 403 de 2020)

GESTIÓN AMBIENTAL: acciones del Distrito para mejorar, preservar, mitigar y garantizar un crecimiento sostenible y la resiliencia de los recursos naturales.

GESTIÓN FISCAL: conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. (Artículo 3 de la Ley 610 de 2000).

INFORME ESPECIAL SEGUIMIENTO: documento elaborado por las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública y Dirección de Reacción Inmediata en cumplimiento de la función pública de vigilancia y control fiscal a la Administración Distrital sobre el especial seguimiento efectuado a la política, plan, programa o proyecto que será presentado al Contralor de Bogotá D.C.

PRINCIPIOS DE LA VIGILANCIA Y EL CONTROL FISCAL: son principios de la vigilancia y el control fiscal: la eficiencia, eficacia, equidad, concurrencia, coordinación, desarrollo sostenible, valoración de costos ambientales, efecto disuasivo, especialización técnica, inoponibilidad en el acceso a la información, tecnificación, integralidad, oportunidad, prevalencia, selectividad y subsidiariedad. (Artículo 3 del Decreto Ley 403 de 2020). www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-119 • 2024 • JUNIO • 14 119 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 5.1 Actividades previas 1 Identifica la política, plan, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento.

Director Técnico Subdirector Técnico Asesor Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata Observaciones: La propuesta puede originarse en: los lineamientos de la Alta Dirección para la planificación, programación del PAE y PAD, en estudios anteriores, diagnósticos sectoriales, Matriz de Riesgo por Proyectos, participación de los ciudadanos con base en los mecanismos implementados por la Contraloría de Bogotá D.C., proyectos de Acuerdo Distritales, propuestas de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o de la Dirección de Reacción Inmediata Ver los siguientes anexos:

PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento. PEEPP 16-02 Criterios de identificación de www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-120 • 2024 • JUNIO • 14 120 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES temas. PEEPP-16-03: Criterios selección de temas de Especial Seguimiento.

2 Prioriza, selecciona y define la política, plan, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento.

Criterios para la selección de temas de Especial Seguimiento. PEEPP-16-03 Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata Punto de Control: la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública priorizará la política, plan, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento de carácter intersectorial.

Las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y la Dirección de Reacción Inmediata priorizarán únicamente la política, programa o proyecto que corresponda a su sector.

Punto de Control: el Director Técnico verifica que la selección de los temas se ajuste a los criterios definidos.

3 Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Proyecta comunicación oficial interna solicitando autorización al Contralor de Bogotá D.C. y al Contralor Auxiliar para realizar el Especial Seguimiento sobre la política, plan, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento y adjunta el Observación: La solicitud de autorización para realizar el Especial Seguimiento deberá hacerse al Contralor de Bogotá D.C. y al Contralor Auxiliar. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-121 • 2024 • JUNIO • 14 121 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Formato PEEPP-16-03 debidamente diligenciado.

4 Revisa la solicitud de autorización de Especial seguimiento y suscribe la comunicación oficial interna solicitando autorización para realizar el Especial Seguimiento.

Comunicación Oficial Interna. PGD-07-02.

Solicitud autorización Especial Seguimiento. PEEPP-16-04 Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 5 Comunicación Oficial Interna. PGD-07-02 Contralor de Bogotá D.C. o Contralor Auxiliar Autoriza la realización del Especial Seguimiento Si: comunican la autorización a la Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata.

No: comunican la negativa a la Dirección Sectorial de Fiscalización, Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata y finaliza proceso.

Observación: Aprobado el Especial Seguimiento por el Contralor de Bogotá D.C. o el Contralor Auxiliar, se activa la fase de planeación.

Copia de la respuesta será remitida al Despacho del Contralor o al Contralor Auxiliar, según sea quién autorice la realización del Especial Seguimiento.

5.2 Fase Planeación www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Pá i 6 d 14 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-122 • 2024 • JUNIO • 14 122 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES 1 Incluye el Especial Seguimiento en el Plan de Auditoría PAD o el Plan Anual de Estudios PAE, según corresponda.

Solicitud de Modificación del PAE o PAD según corresponda. PGD 02-01 Observación: aplica el procedimiento establecido para la modificación y actualización del PAD o PAE, según corresponda.

Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 2 Elabora el Memorando de Asignación del Especial Seguimiento.

Memorando Asignación del Especial Seguimiento. PEEPP-16-05 Observación: en las Direcciones Sectoriales que no tienen subdirector esta actividad estará a cargo del asesor o del profesional.

Subdirector Técnico, Sectorial Asesor Profesional Subdirector Evaluación de Política Pública 3 Aprueba y comunica el Memorando de Asignación de Especial Seguimiento.

Memorando de Asignación del Especial Seguimiento PEEPP-16-05.

Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 4 Director Técnico, Subdirector Técnico, Diligencia la declaración de independencia y conflicto de intereses.

Declaración de independencia y conflicto de Punto de control: En caso de presentarse conflicto www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Pá i 7 d 14 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-123 • 2024 • JUNIO • 14 123 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / intereses. PEEPP-16-06 de intereses el Director Técnico apartará del Especial Seguimiento al funcionario para que cese el conflicto.

En el evento que ingresen nuevos integrantes durante la ejecución del informe, deberán diligenciar el formato.

OBSERVACIONES Asesor, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 5 Actas de Mesa de Trabajo PDG-02-07 Realiza seguimiento a las actividades y al avance del Especial Seguimiento.

Observación: A las reuniones de seguimiento podrá asistir el delegado por parte del Contralor de Bogotá D.C. o de la Dirección de Apoyo al Despacho.

Director Técnico, Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 6 Matriz de Planeación del Especial Seguimiento. PEEPP-16-07 Realiza el conocimiento al detalle del tema o asunto de Especial Seguimiento.

Diligencia la Matriz de Planeación del Especial Seguimiento.

Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Observación: El conocimiento en detalle comprende las siguientes actividades:

Consulta y análisis de la información del sujeto de vigilancia y control fiscal relacionados con la política, plan, programa o proyecto www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-124 • 2024 • JUNIO • 14 124 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata objeto de Especial Seguimiento.

Aplicación de las técnicas de diagnóstico. Ver numeral 3.2.1.2 Aplicación de Técnicas de diagnóstico de PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Consulta de la evaluación de riesgos y controles del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal. Ver PVCGF-15-11 Matriz de Riesgos y Controles.

Vinculación de expertos (en caso de requerirse).

Identificación de aspectos claves que son aquellos procesos, actividades o áreas que componen el tema o asunto del seguimiento. Ver PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento.

7 Elabora el Plan de Trabajo del Especial Seguimiento.

Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Dirección Observación: El Plan de Trabajo incluye el Esquema del Especial Seguimiento que busca asegurar la recopilación de la www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-125 • 2024 • JUNIO • 14 125 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata evidencia suficiente y apropiada que permita desarrollar las conclusiones. Ver PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento.

8 Comunicación Oficial Interna PGD-07-02 Presenta el Plan de Trabajo del Especial Seguimiento al director para su aprobación.

Observación: Plan de Trabajo del Especial Seguimiento es la carta de navegación para las fases de ejecución e informe y el instrumento para el seguimiento y control de calidad del proceso.

Subdirector Técnico, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 9 Aprueba el Plan de Trabajo del Especial Seguimiento.

Si aprueba: comunica por escrito. No aprueba: solicita ajustes Comunicación Oficial Interna PDG-07-02 Plan de Trabajo del Especial Seguimiento PEEPP-16-08 Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 5.3 Fase de Ejecución 1 Subdirector Técnico, Ejecuta el Plan de Trabajo del Especial Seguimiento.

Observación: www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Pá i 10 d 14 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-126 • 2024 • JUNIO • 14 126 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Asesor, Profesional Dirección Sectorial, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata El objetivo fundamental de esta fase es conceptuar sobre el avance y cumplimiento de la política pública, plan, programa o proyecto. Examinar y analizar sus resultados frente a los principios de la gestión fiscal. Ver PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento.

2 Estructura las observaciones resultantes del Especial Seguimiento fundamento de las conclusiones.

Estructuración, validación y aprobación de observaciones PVCGF-15-19 Observación: La estructuración de las observaciones permite tener una comprensión homogénea de las conclusiones.

Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata.

5.4 Fase de Informe 1 Elabora el informe y lo presenta al Director Técnico.

Modelo Informe del Especial Seguimiento. PEEPP-16-10 Subdirector Técnico, Asesor, Profesional Dirección Sectorial de Fiscalización, www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Pá i 11 d 14 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-127 • 2024 • JUNIO • 14 127 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata 2 Revisa el informe:

Con observaciones: Solicita ajustes Sin observaciones: Determina las acciones fiscales a seguir.

Comunicación Oficial Interna PGD-07-02 Modelo Informe Especial Seguimiento PEEPP-16-10 Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata Observación Corresponde al Director Sectorial de Fiscalización, Director de Estudios de Economía y Política Pública o Director de Reacción Inmediata una vez revisado el resultado del informe, determinar las acciones fiscales a seguir en caso de ser procedente.

Deberá informar al Contralor de Bogotá D.C. y al Contralor Auxiliar de las acciones fiscales a seguir.

3 Director Técnico Dirección Sectorial de Fiscalización, Dirección de Estudios de Economía y Política Pública o Dirección de Reacción Inmediata Determina si las observaciones que contiene el informe implican una afectación al patrimonio público:

Director Sectorial de Fiscalización: determina las acciones fiscales a seguir en caso de ser procedente.

Director de Estudios de Economía y Política Pública: www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-128 • 2024 • JUNIO • 14 128 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES Traslada a la Dirección Sectorial de Fiscalización correspondiente para que determine las acciones fiscales a seguir en caso de ser procedente.

Director de Reacción Inmediata: Adelanta las acciones fiscales a seguir, previa designación del Contralor de Bogotá D.C., en caso de que no haya designación, remitirá a la Dirección Sectorial de Fiscalización correspondiente para para que determine las acciones fiscales a seguir en caso de ser procedente.

3 Aplica el PGD-05 01 procedimiento la producción, organización y Conservación de Documentos.

Secretaria; Técnico Administrador Archivo Punto de Control: El Subdirector Técnico o Asesor verifica que la documentación se encuentre completa.

6. FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS AL PROCEDIMIENTO

PEEPP-16-01: Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento.

PEEPP 16-02: Criterios de identificación de temas.

PEEPP-16-03 Criterios de selección de temas de especial seguimiento.

PEEPP-16-04: Solicitud Autorización del Especial Seguimiento.

PEEPP-16-05: Memorando Asignación del Especial Seguimiento.

PEEPP-16-06: Declaración de independencia y conflicto de intereses.

PEEPP-16-07: Matriz de Planeación del Especial Seguimiento.

PEEPP-16-08: Plan de Trabajo del Especial Seguimiento.

PEEPP-16-09: Análisis para conclusión del Especial Seguimiento.

PEEPP-16-10: Modelo Informe del Especial Seguimiento. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-129 • 2024 • JUNIO • 14 129 Procedimiento para el Especial Seguimiento Código Formato: PGD-02-05 Versión: 14.0 Código Documento: PEEPP-16 Versión: 1.0

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión5 Descripción de la Modificación6 Resolución Reglamentaria y Fecha 1.0 R.R. 016 de junio 11 de 2024 Responsable de Proceso que Aprueba Cargo Director Técnico Dependencia Dirección Estudios de Economía y Política Pública Nombre Completo Lina Raquel Rodríguez Meza Firma Director de Planeación que Realiza Revisión Técnica Nombre Completo Sandra Patricia Bohórquez González Firma 5 Registrar todas las versiones 6 Mantener la descripción de las ultimas 2 versiones y registrar la nueva de manera resumida, si existen más de tres (3) versiones indicar que puede consultar el acto administrativo por el cual se aprobó. www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 - Código Postal 111321 PBX: 3358888 Pá i 14 d 14 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-130 • 2024 • JUNIO • 14 130 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Otras Herramientas de Control Fiscal ESPECIAL SEGUIMIENTO 33 Jaime Noy Fonseca Martha Rubiela Reyes Sanabria Omar Eduardo Romero Gutiérrez Profesionales Dirección de Estudios de Economía y Política Pública Lina Raquel Rodríguez Meza Directora Técnica de Estudios de Economía y Política Pública Bogotá D.C. junio 2024 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-131 • 2024 • JUNIO • 14 131 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 TABLA DE CONTENIDO 1 GENERALIDADES............................................................................................................................... 5 1.1 DEFINICIÓN DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO............................................................................ 5 1.2 PROPÓSITOS Y OBJETIVOS DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO................................................ 6 1.3 ENFOQUE DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO............................................................................... 7 1.4 CARACTERÍSTICAS DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO............................................................... 9 2 PRINCIPIOS GENERALES DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO............................................................. 9 3 PLANEACION ESTRATÉGICA Y FASES DEL PROCESO DE ESPECIAL SEGUIMIENTO DE POLÍTICA PÚBLICA, PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS......................................................10 3.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA..................................................................................................11 3.1.1 Identificación de la política, programa o proyecto.............................................................11 3.1.2 Priorización y selección de políticas, programas o proyectos...........................................12 3.1.3 Aprobación de los temas del Especial Seguimiento y registro en el PAE y PAD.............13 3.1.4 Registro en el PAE y PAD.................................................................................................14 3.1.5 Actividades Previas...........................................................................................................14 3.2 FASE DE PLANEACIÓN O ESTRATEGIA DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO...........................14 3.2.1 Conocimiento en detalle de la política, programa o proyecto...........................................16 3.2.2 Esquema del Especial Seguimiento..................................................................................22 3.3 EJECUCIÓN DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO..........................................................................45 3.3.1 Ejecutar procedimientos del Especial Seguimiento..........................................................46 3.3.2 Conclusiones del Especial Seguimiento............................................................................48 3.3.3 Matriz de Observaciones...................................................................................................52 3.3.4 Conclusiones.....................................................................................................................52 3.4 INFORME DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO..............................................................................54 3.4.1 Generalidades...................................................................................................................54 3.4.2 Atributos del Informe de Especial Seguimiento.................................................................55 3.4.3 Características, estructura, contenido y presentación del informe....................................55 3.4.4 Firma y comunicación del informe.....................................................................................56 3.5 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO........................................57 2 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-132 • 2024 • JUNIO • 14 132 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Especial seguimiento según la cadena de valor................................................................ 6 Figura 2 Planeación Estratégica y Fases del Especial Seguimiento............................................. 10 Figura 3 Planeación Estratégica................................................................................................... 11 Figura 4 Planeación y diseño del Especial Seguimiento............................................................... 15 Figura 5 Esquema del seguimiento............................................................................................... 23 Figura 6 Atributos de los criterios del Especial Seguimiento......................................................... 34 Figura 7 Análisis de Datos del Seguimiento.................................................................................. 42 Figura 8 Fase de Ejecución de Especial Seguimiento................................................................... 46 Figura 9 Proceso Analítico para observación y Conclusiones del Especial Seguimiento.............. 49 Figura 10 Informe del Especial Seguimiento................................................................................. 54 3 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-133 • 2024 • JUNIO • 14 133 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Técnicas de diagnóstico más utilizadas........................................................................... 18 Tabla 2 Métodos de Recolección de Información.......................................................................... 38 Tabla 3 Beneficios y consideraciones acerca de los métodos de análisis..................................... 43 Tabla 4 Conexión entre los tipos de evidencia de seguimiento y los diferentes métodos.............. 48 4 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-134 • 2024 • JUNIO • 14 134 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 1 GENERALIDADES 1.1 DEFINICIÓN DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO Es el examen continúo y sistemático sobre el avance y el logro de los objetivos de una política, programa o proyecto, formulados para un periodo determinado y un presupuesto específico, con el fin de determinar el modo como están siendo implementados, es una revisión independiente, objetiva y confiable sobre si las políticas, planes, programas o proyectos y si las entidades coordinadoras o líderes y las corresponsales operan de conformidad con los principios establecidos en el Artículo 3° del Decreto Ley 403 de 2020: economía, eficiencia y eficacia y si existe espacio de corrección y mejora, también puede considerar los principios de equidad, desarrollo sostenible y la valoración de costos ambientales.

El Especial Seguimiento recoge el conjunto de procesos y actividades orientadas a verificar el nivel de cumplimiento de metas tanto físicas como financieras. La pertinencia del seguimiento posibilita el logro de mejores resultados en la gestión, para la implementación de acciones correctivas y de mejora de manera oportuna, conforme las demandas de ejecución que se generen en la administración.

La herramienta centra la evaluación de los principios de la gestión fiscal (economía, eficiencia, eficacia, equidad, desarrollo sostenible y la valoración de costos ambientales) en términos de resultados inmediatos, mediante el seguimiento a las políticas, planes, programas o proyectos con el fin de medir los efectos. En virtud del principio de integralidad, definido en el artículo 3° del Decreto 403 de 2020, desde la perspectiva de ciudad, sector o institución se puede adelantar de manera parcial y total.

Para lo cual, se debe considerar:

 Los “efectos” son inmediatos o directos,a corto plazo y afectan en particular a los destinatarios objetivo, son definidos como “resultados”.

 Los “efectos” retardados o que se producen a medio o largo plazo, por lo general afectan a otras personas además de los destinarios objetivo, son definidos como “impactos”.

5 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-135 • 2024 • JUNIO • 14 135 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Lo que resulta fundamental, ya que la medición de los impactos a mediano y largo plazo es característica de la evaluación de programas y políticas públicas y va más lejos que la realizada en el Especial Seguimiento y la Auditoría de Desempeño.

El siguiente gráfico detalla los principales elementos en el análisis y seguimiento de las políticas, programas y proyectos.

Figura 1 Especial seguimiento según la cadena de valor Específicos de la evaluación de programas y políticas públicas Utilizados tanto en el Especial Seguimiento, como en las evaluaciones de políticas públicas Fuente: GUID 9020 Evaluación de las Políticas Públicas Pág. 9, 2019 1.2 PROPÓSITOS Y OBJETIVOS DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO Los propósitos y objetivos del especial seguimiento son:

 Contribuir en la mejora de la economía, la eficiencia y la eficacia de la Administración Distrital, a partir del examen, análisis y elaboración de informes producto del especial seguimiento a las políticas, planes, programas o proyectos de ciudad.

 Contribuir a la buena gobernanza, a la rendición de cuentas y a la transparencia.

 Examinar el estado de logro o alcance de los objetivos y metas formulados por los responsables de la política, programa y proyecto, objeto del especial seguimiento, así como establecer los procesos críticos y los factores que obstaculizan, restringen 6 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-136 • 2024 • JUNIO • 14 136 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 o impiden tales logros.

 Identificar la existencia de riesgo en la gestión de la Administración Distrital que afecte el propósito de generación de valor para la sociedad, de acuerdo con los resultados alcanzados.

 Determinar la existencia de mejora continua en la entrega de productos (bienes y servicios) a la sociedad.

 Determinar sí el desempeño de la Administración Distrital está orientado por principios de la gestión pública.

 Brindar información, análisis o valor al identificar observaciones y conclusiones (amplias o más profundas) que permitan adelantar acciones posteriores del control fiscal.

 Hacer accesible la información existente a las partes interesadas pertinentes; proporcionando una visión o conclusión independiente y rectora, basada en los resultados del especial seguimiento e identificar posibilidades de mejora fundadas en el mismo.

 Contribuir a evaluar con mayor profundidad la utilidad de los programas y políticas públicas.

1.3 ENFOQUE DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO El enfoque en el especial seguimiento es el elemento central. Determina la naturaleza del tipo de examen a realizar, define el conocimiento, la información y los datos necesarios, así como los procedimientos requeridos para el análisis. Los tres tipos de enfoque del especial seguimiento son: presupuestal, al sistema operativo y de resultados.

 Enfoque de Seguimiento Presupuestal - Seguimiento a los Productos, Metas y Resultados (PMR): Se enfoca en los costos, el presupuesto asociado a los insumos y las actividades realizadas, desde la perspectiva del resultado dado por los objetivos 7 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-137 • 2024 • JUNIO • 14 137 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 (beneficios) a los que contribuye. Toma como referente para el proceso presupuestal la orientación de la gestión de las entidades públicas hacia el logro y el cumplimiento de los compromisos en el corto y mediano plazo e integra la planeación, el presupuesto, la ejecución y la evaluación, en términos de un lenguaje común: los resultados.

 Enfoque de Seguimiento al Sistema u Operativo - Cumplimiento del logro o avance de las metas y objetivos. Se enfoca en las actividades de los productos intermedios, mediante el examen y análisis de los instrumentos de planeación y programación (plan de acción de las políticas públicas), así mismo, al Sistema de seguimiento a los programas, proyectos y metas al Plan de Desarrollo de Bogotá D.C. (SEGPLAN). que incluye población, trazadores presupuestales y territorialización de la inversión. Monitoreando si con el avance alcanzado se contribuye al logro del resultado o producto deseado tal como se formuló, o si los programas y servicios operan como sé tenía previsto, con el objetivo de detectar si se encuentra en cumplimiento o se presentan posibles desviaciones o brechas (atrasos o sobre ejecución física y/o financiera).

 Enfoque de Seguimiento a resultados: Se enfoca en los productos finales y los efectos generados directa o indirectamente por el consumo de los productos entregados, observando la contribución al resultado o producto deseado tal como se formuló, o si los programas y servicios operan como se tenía previsto, con el objetivo de detectar posibles incumplimientos físicos y/o financieros y ponerlos en conocimiento a la autoridad responsable para contribuir a la mejora continua. Se constituye en una función continua, a través de la cual se hace una constante recolección de información sobre indicadores específicos para la valoración del logro de los objetivos en el uso de los recursos asignados, y su correlación con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y la garantía de los derechos ciudadanos.

También es indicativo de la gestión, es decir, cómo se está implementando la intervención pública o qué resultados se van alcanzando, los principios se asocian a la evaluación que se realiza una vez finalizada la intervención, y las preguntas que se intentan responder pueden ser: ¿en qué medida se cumplen los objetivos?, ¿cuál es el nivel de 8 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-138 • 2024 • JUNIO • 14 138 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 satisfacción de la calidad percibida por los usuarios?, ¿es oportuno el servicio?, ¿cuál es la contribución a logro de los programas, políticas públicas, planes o los ODS?.

Para lo cual se considera lo siguiente:

 En la eficacia se observa el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, en términos de la oportunidad, cobertura, focalización y capacidad para cubrir la demanda.

 En la eficiencia se observa la productividad de los recursos utilizados, en la relación entre la producción de un bien o servicio y los insumos utilizados.

 Para los anteriores principios se tendrá en cuenta la calidad, donde se observa la capacidad de la intervención para responder en forma rápida y directa a las necesidades de la población objetivo, teniendo como referencia estándares o características de entrega de bienes y servicios, en el contexto de los criterios de la calidad, oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega de los servicios y la satisfacción del usuario.

 En la economía se observa la capacidad de administrar adecuadamente los recursos financieros, mediante el examen del gasto ejecutado con la relación al gasto programado y el porcentaje de ingresos propios del Distrito.

1.4 CARACTERÍSTICAS DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO Las características del Especial Seguimiento son:

 Es un examen independiente realizado con un carácter continuo.

 Puede superar la temporalidad del PAE y el PAD en relación con la anualidad. Teniendo en cuenta la complejidad del tema, el monto de los recursos y el tiempo disponible para su realización.

 Inclusión sistemática al proceso de evaluación.

2 PRINCIPIOS GENERALES DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO.

Toda actividad de vigilancia y control fiscal desarrollada por la Contraloría de Bogotá D.C. deberá cumplir con los requerimientos generales de los seguimientos del sector público, 9 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-139 • 2024 • JUNIO • 14 139 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 sin importar el sistema de control aplicado. En el especial seguimiento se deberán observar:

Los principios generales definidos en las normas ISSAI 1, y los descritos en el numeral 5.3.1 Principios Generales del Evaluador de la Guía de Seguimiento para Bogotá D.C. Aspectos Generales, Principios y Fundamentos de la Vigilancia y Control Fiscal PVCGF-15 los cuales están relacionados con la ética e independencia; el juicio profesional, la diligencia debida y el escepticismo; el control de la calidad, la gestión y las habilidades del equipo, la identificación de riesgos, la documentación y la comunicación.

3 PLANEACION ESTRATÉGICA Y FASES DEL PROCESO DE ESPECIAL SEGUIMIENTO DE POLÍTICA PÚBLICA, PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS.

Figura 2. Planeación estratégica y fases del Especial Seguimiento Fuente: Elaborado Equipo de trabajo En la planeación estratégica, en primer lugar, se identifica y define la política, plan, programa o proyecto objeto de especial seguimiento, mediante un proceso de identificación, selección, priorización y aprobación de objeto, y en segundo lugar, se realiza el diseño del seguimiento, donde se define la estrategia general.

En la fase de ejecución se lleva a cabo el desarrollo de trabajo de campo, la recopilación y análisis de los datos, así como la obtención de las evidencias suficientes, confiables y relevantes para respaldar los resultados, las observaciones y las conclusiones del especial seguimiento.

1 ISSAI 100.37-44 2019 10 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-140 • 2024 • JUNIO • 14 140 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 En la fase de informe se elabora el documento y culmina con su firma y comunicación. El informe es un instrumento formal y técnico mediante el cual se comunican los objetivos del especial seguimiento, el análisis de los datos, la metodología utilizada, los resultados, las observaciones y conclusiones que responden a los objetivos propuestos.

3.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Comprende la identificación y selección de la política, programa o proyecto que será incorporado para el especial seguimiento en el proceso de formulación del Plan Anual de Estudios - PAE (Ver- PEEPP-06 V11.0 procedimiento para la elaboración, seguimiento y actualización del Plan Anual de Estudios – PAE) y en el proceso de formulación del Plan Distrital de Auditoría PAD (Ver PVCGF-03 PROCEDIMIENTO PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL – PAD)

Figura 3 Planeación estratégica.

Fuente: Adaptación Equipo de Trabajo 3.1.1 Identificación de la política, programa o proyecto.

Para la identificación de la política, programa o proyecto que será objeto del especial seguimiento debe tenerse en cuenta las fuentes primarias: Normatividad, documentos CONPES 11 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-141 • 2024 • JUNIO • 14 141 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 D.C., sistemas de información oficiales del Distrito y las fuentes secundarias: documentos académicos, informes de seguimiento generados por la Administración Distrital y estudios generados por la Contraloría de Bogotá D.C., documentos de opinión pública, medios de comunicación, entrevistas, denuncias etc.

La propuesta puede originarse en los lineamientos de la Alta Dirección para la planificación y programación del PAE y PAD, estudios previos, diagnósticos sectoriales, Matriz de Riesgo por Proyectos, participación de los ciudadanos, con base en los mecanismos implementados por la Contraloría de Bogotá D.C. para tal efecto, entre otros.

La identificación de la política, programa o proyecto es un listado, cada uno de los cuales se documenta en el formato de criterios de identificación de políticas, programas o proyectos (PEEPP 16-02 Criterios de identificación de temas) que sirve de insumo para su selección.

La política, programa o proyecto debe ser de impacto y oportunos. Las propuestas pueden ser acumuladas para surtir el proceso de selección y priorización dentro de los tiempos establecidos para la planeación estratégica de conformidad con los procedimientos vigentes para la modificación del PAE o PAD.

3.1.2 Priorización y selección de políticas, programas o proyectos2.

Los Directores Sectoriales de Fiscalización, el Director de la Dirección de Reacción Inmediata y el Director de Estudios de Economía y Política Pública aplica los criterios de selección de la política, programa o proyecto propuestos, para calificar y documentar según los parámetros establecidos en el formato PEEPP-16-02 Criterios de Selección, a partir de la cual se priorizan las políticas, programas o proyectos susceptibles de especial seguimiento en el mediano plazo y se determina, de acuerdo con los criterios para su identificación, de conformidad con el alcance la posibilidad de evaluar la política, programa o proyecto, así:

1.

Que se encuentre dentro del mandato y competencia de la Contraloría de Bogotá D.C.

2 ISSAI 3000.89,95 - 2019 12 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-142 • 2024 • JUNIO • 14 142 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0

2. La importancia de la política, programa o proyecto objeto del especial seguimiento, la

posterior evaluación, el ejercicio del control fiscal o el inicio de la indagación preliminar.

3. La posibilidad de medir los diversos efectos de esta.

4. El tiempo transcurrido desde la puesta en marcha de la política, programa o proyecto.

5. El nivel de riesgo y la complejidad del tema de acuerdo con el comportamiento de los

criterios indicados en el formato (PEEPP-16-03 Criterios de selección y priorización de temas del Especial Seguimiento) determinan su valoración.

3.1.3 Aprobación de los temas del Especial Seguimiento y registro en el PAE y PAD El Contralor de Bogotá D.C. o el Contralor Auxiliar autorizan los temas seleccionados y aprueba su inclusión en el PAE y PAD de acuerdo con el horizonte definido y el objetivo general propuesto. En el evento que se realicen ajustes a la calificación de los criterios de selección o incorpore temas adicionales a los propuestos, se deberá dejar el registro de la solicitud (PEEPP- 16-04 Solicitud Autorización del Especial Seguimiento).

Los asuntos objeto del especial seguimiento podrán ser cubiertos en diferentes vigencias del PAE y PAD y sobrepasar la extensión de la anualidad. Aquellos temas que no sean seleccionados se podrán incorporar como prioridad para la próxima vigencia, sin perjuicio de otros temas que puedan ser propuestos.

Si para la ejecución del Especial Seguimiento requiere la articulación con Organizaciones de la Sociedad Civil - OSC acorde con la información presentada por el Proceso de Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas, se incorporará este aspecto en la asignación de trabajo y en la programación del PAE y PAD, sin que necesariamente se defina como objetivo específico, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.3.1.9 de la Guía de Seguimiento para Bogotá D.C. Aspectos Generales, Principios y Fundamentos de la Vigilancia y Control Fiscal PVCGF-15.

Cuando el Especial Seguimiento corresponda a una política pública, programa o proyectos prioritarios o estructurales del plan de desarrollo, la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública señalará en la propuesta, el tema y las sectoriales que participarán, 13 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-143 • 2024 • JUNIO • 14 143 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 previa coordinación y concertación con ellas y determinará las sectoriales que participarán.

3.1.4 Registro en el PAE y PAD.

La Dirección de Estudios de Economía y Políticas Pública consolidará los temas propuestos aprobados para el Especial Seguimiento y los registra en el PAE y las Direcciones sectoriales en el PAD, según corresponda.

3.1.5 Actividades Previas.

Se consideran actividades previas a la Fase de Planeación del Especial Seguimiento la elaboración y comunicación del PEEPP-16-05 Memorando de asignación del Especial Seguimiento y el diligenciamiento del PEEPP 16-06 /PVCGF-15-03 Declaración de Independencia y conflicto de intereses, según aplique.

3.2 FASE DE PLANEACIÓN O ESTRATEGIA DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO.

Consiste en desarrollar la metodología para realizar el especial seguimiento a la política, programa o proyecto del plan de desarrollo y la forma como se consolidan las metas establecidas en cada nivel, definir si el seguimiento se realiza a la totalidad de la estructura o parte, es decir, a todos los niveles que los conforman o un componente del plan de desarrollo o de la política, así como, proporcionar orientaciones sobre los aportes que estos tienen en el cumplimiento de los compromisos plasmados en instrumentos de planeación como el POT, las políticas públicas y los ODS.

En esta fase se debe garantizar la calidad y asegurar que será llevado a cabo de una forma económica, eficiente, eficaz y oportuna. Para lo cual, es importante considerar3:

 El conocimiento previo y la información requerida para comprender la política, programa 3 ISSAI 300.37- 2019, ISSAI 3920.20 -2019 14 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-144 • 2024 • JUNIO • 14 144 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 o proyecto de especial seguimiento, las posibles fuentes de información y la importancia del proceso considerado.

 Los objetivos, preguntas, criterios, temas y metodología del especial seguimiento (incluyendo las técnicas que serán utilizadas para la recolección de información y para la realización del análisis de datos)

 Las actividades necesarias, los requisitos de talento humano y habilidades (incluyendo la independencia del equipo, los recursos humanos y la experticia profesional), los plazos e hitos clave del proyecto y los principales puntos de control del seguimiento. La planeación debe permitir el diseño de los procedimientos que se utilizarán para reunir evidencia suficiente y apropiada. Esto puede ser abordado en diversas etapas.

 Definir el diseño general del especial seguimiento. (qué preguntas hacer, por ejemplo, explicativo / descriptivo / evaluativo);

 Determinar el alcance (por ejemplo, mirar un proceso, componente, programa, proyecto, objetivo o producto, o dependiendo del tipo y etapa del proyecto definir hasta que estado)

 Metodología (por ejemplo, análisis completo o de una parte o muestra);

 Técnicas de recolección de datos específicos (por ejemplo, entrevista o grupo de enfoque). Los métodos de recolección de datos y técnicas de muestreo.

En resumen, esta fase comprende: el conocimiento en detalle del(os) sujeto(s) de control fiscal u objeto a seguir y el diseño del Especial Seguimiento.

Figura 4 Planeación y diseño del Especial Seguimiento Fuente: Adaptación Equipo de Trabajo 15 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-145 • 2024 • JUNIO • 14 145 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 3.2.1 Conocimiento en detalle de la política, programa o proyecto.

Es preciso profundizar en el conocimiento de la política, programa o proyecto objeto del especial seguimiento. Este conocimiento debe permitir la identificación de aspectos importantes y facilitar la elaboración del Plan Trabajo y Programa de Seguimiento. El conocimiento en detalle comprende las siguientes actividades:

 Consulta y análisis de la información del sujeto(s) de vigilancia y control fiscal relacionados con la política, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento  Aplicación de técnicas de diagnóstico  Conocimiento de la evaluación de riesgos y controles  Vinculación de expertos (en caso de requerirse)

 Identificación de aspectos claves 3.2.1.1 Consulta y análisis de la información del sujeto de vigilancia y control fiscal relacionados con el tema o asunto de Especial Seguimiento.

La fase de diseño tiene como objetivo desarrollar la comprensión sólida del tema ("lo que se sigue y evalúa") y ajustar los riesgos e intenciones en el proceso. El seguimiento es un proceso de aprendizaje, la obtención del conocimiento requerido es un proceso continuo y acumulativo de recopilación y evaluación de información en todas las etapas del Especial Seguimiento.

Se podría, de ser necesario reunir más información y probar las hipótesis iniciales en la esta fase, una vez que se haya elegido la política, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento. Esta información ayudará al equipo a decidir sobre el enfoque más relevante para el seguimiento. La información reunida en la fase de planificación puede requerir hacer ajustes en el tema.4 Las fuentes de información5 para comprender el tema de seguimiento pueden incluir entre otros:

 Legislación.

4 Ibid. 5 ISSAI 3910.22 - 2019 16 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-146 • 2024 • JUNIO • 14 146 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Declaraciones y propuestas del gobierno y decisiones.

 El perfil de riesgo de la entidad responsables de la política, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento.

 Informes de seguimientos recientes, documentos de trabajo de otros evaluadores, revisiones, evaluaciones y consultas.

 Aplicación de buenas prácticas.

 Planes de desarrollo, planes estratégicos y corporativos, declaración de objetivos e informes anuales.

 Informes presupuestales.

 Actas de reunión de comités de gestión y juntas directivas.

 Organigramas, directrices internas y manuales de funcionamiento.

 Evaluación de programas y planes e informes de seguimiento oficiales.

 Opinión de expertos en el campo.

 Reunión con la entidad y las partes interesadas.

 Sistemas de información gerencial u otros sistemas de información relevante.

 Estadísticas oficiales.

 Informes de otras Entidades de Control.

 Cobertura de los medios.

 Aplicación de técnicas de diagnóstico y uso de herramientas para análisis de datos.

 Conocimiento de la evaluación de riesgos y controles.

 Identificación de aspectos claves.

 Informes y actas de las conferencias.

 Los estudios realizados por la industria y por grupos de profesionales o de interés especial.

 Actuaciones de Control Político adelantadas por el Concejo de Bogotá.

 La información de instancias de coordinación o comités intersectoriales.

Los seguimientos realizados con anterioridad son una fuente de información útil, pueden ayudar a evitar trabajo innecesario, al analizar procesos que han sido evaluados recientemente 17 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-147 • 2024 • JUNIO • 14 147 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 y resaltar deficiencias que aún no se han subsanado6.

3.2.1.2 Aplicación de Técnicas de Diagnóstico.

Existen diferentes métodos y herramientas para que el evaluador obtenga un entendimiento holístico de la política, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento. El equipo aplicará técnicas de diagnóstico con el fin de conocer en detalle su operación y los actores involucrados, así como, identificar con precisión los riesgos, los puntos críticos o los problemas asociados a la política, programa o proyecto objeto de Especial Seguimiento, con el enfoque del deber ser, en aplicación de la técnica seleccionada, sin desconocer el contexto del proceso evaluador. Algunas técnicas de diagnóstico se presentan en la siguiente tabla:

Tabla 1 Técnicas de diagnóstico más utilizadas.

Técnica de diagnóstico Objetivo La información se obtiene mediante entrevistas con los sujetos seguimientos. Busca establecer: ¿Qué hace realmente la entidad? ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? ¿Quiénes son sus propietarios? ¿Cuáles son sus clientes?

TASCOI Transformación: actividades para producir sus bienes. Actores: funcionarios que hacen la transformación. Suministradores: proveedores de los insumos. Clientes: personas que compran los productos. Owners: dueños o gerentes que toman las decisiones. Intervinientes: instituciones del entorno que regulan a las entidades que transforman o agregan valor.

Desdoblamiento de complejidad Es un mapa que permite al evaluador visualizar las diferentes actividades primarias que desarrolla una entidad en su día a día para lograr su propósito. Facilita e l análisis de las actividades primarias que realiza la organización encada nivel estructural. Permite relacionar el propósito de la organización al enunciar su identidad, con la estructura organizacional requerida para llevar a cabo este propósito. Su estructura puede presentar: misión, objetivos, actividades y tareas.

6 ISSAI 3910.13 - 2019 18 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-148 • 2024 • JUNIO • 14 148 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Técnica de diagnóstico Objetivo

- Identificar las fortalezas y debilidades del ambiente interno del objeto del

seguimiento y las oportunidades y amenazas del ambiente externo.
- Identificar posibles áreas a investigar.
- Identificar los factores de riesgo y conocer la capacidad organizacional para su DOFA y diagrama de verificación de riesgo

- Identificar los principales grupos de interés (actores interesados).
- Identificar las opiniones y conflictos de intereses e informaciones

gerenciamiento. Análisis partes interesadas relevantes.

- Conocer los principales objetivos de una entidad, programa o política.
- Representar las relaciones de dependencia entre los productos.
- Identificar los responsables por los productos críticos.
- Desarrollar los indicadores de desempeño.

Mapa de productos e indicadores de desempeño Mapa de procesos

- Conocer el funcionamiento de procesos involucrados.
- Identificar buenas prácticas.
- Identificar las oportunidades para racionalizar y perfeccionar procesos.

- Identificar posibles causas de un problema específico.
- Aumentar la probabilidad de identificar las causas principales.

Ishikawa o espina de pescado.

- Identificar el problema y organizar la información recolectada, generando un

modelo de relaciones causales que lo explican.
- Facilita la identificación y organización de las causas y consecuencias de un Árbol de problemas problema. Por tanto, es complementaria, y no sustituye, a la información de base.
- El tronco es el problema central, las raíces son las causas y la copa los efectos.
- La lógica es que cada problema es consecuencia de los que aparecen debajo de él y a su vez, es causante de los que están encima, reflejando la interrelación entre causas y efectos.

- Identificar los resultados claves y los sistemas y operaciones que los producen.
- Relacionar objetivos y los productos y/o servicios.
- Las filas de la matriz de marco lógico son: Fin, propósito, componentes y

Modelo marco lógico actividades
- El fin es un impacto a mediano o largo plazo. Representa la contribución que se alcanza al tener el proyecto culminado.
Fuente: GAT 3.0, Adaptado (Manual de Seguimiento de Rendimiento, Tribunal de Cuentas de la Unión. 2010. página 20)

3.2.1.3 Evaluación de riesgos y controles En el especial seguimiento es esencial consultar la evaluación de riesgos y controles adelantado por el proceso auditor en otros ejercicios de vigilancia y control sobre el mismo objeto, que indique que se pueden involucrar procesos con desempeño potencialmente deficiente. La acumulación de estos factores vinculados a una política o un programa podría representar una señal importante para el evaluador y llevarlo a planificar seguimientos basadas 19 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-149 • 2024 • JUNIO • 14 149 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 en los riesgos o problemas detectados. Los factores que pueden indicar un mayor riesgo incluyen7:

 Recursos financieros o presupuestarios que representan cambios sustanciales o significativos  Procesos que son propensos al riesgo (por ejemplo, sistemas de tecnologías de la información, adquisiciones, tecnología, problemas medioambientales y de salud, entre otros)

 Cuando están involucradas actividades nuevas, urgentes o hay un cambio en las condiciones (por ejemplo: requisitos y demandas)

 Estructuras de gestión complejas, con posible confusión sobre las responsabilidades  La falta de información confiable, independiente y actualizada sobre la economía, eficiencia o efectividad de un programa o política de gobierno.

El análisis de temas potenciales debe considerar la posibilidad de maximizar el impacto esperado del Especial Seguimiento. Por este motivo, se recomienda al equipo que considere lo siguiente al analizar los posibles temas y realizar investigaciones para identificar los riesgos y problemas8:

 A mayor riesgo del desempeño, en términos de economía, eficiencia y efectividad o confianza pública; mayor importancia tendrán los problemas.

 Agregar valor es proporcionar nuevos conocimientos y perspectivas. A menudo, se puede lograr un mayor valor agregado realizando seguimiento y evaluaciones a la política, programa, proyecto o asuntos que no han sido previamente cubiertos por seguimientos u otras actuaciones fiscales.

Si es de importancia significativa en el contexto de los objetivos del especial seguimiento, los evaluadores deben comprender los riesgos y controles relevantes y analizar si hay signos de irregularidades que dificulten la gestión. También deben determinar, si las entidades en cuestión han tomado las acciones apropiadas de seguimientos o auditorías anteriores u otras revisiones que sean de relevancia para los objetivos del seguimiento.

7 ISSAI 3910.13 - 2019 8 ISSAI 3920.14 - 2019 20 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-150 • 2024 • JUNIO • 14 150 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Para este proceso sirve de base la identificación y valoración del riesgo inherente, el diseño y la efectividad de los controles, y el concepto emitido sobre la calidad y eficiencia de los mecanismos de control realizados por el proceso auditor, información que se tomará del formato PVCGF-15-11 Matriz de Riesgos y Controles gestionada en los ejercicios auditores relacionados con el asunto del seguimiento.

3.2.1.4 Vinculación de expertos en el asunto de Especial Seguimiento9 Para complementar las competencias del equipo de seguimiento y mejorar su calidad podrá consultar a expertos en el asunto evaluable, podrán ser personas, empresas, grupos, asociaciones, instituciones, gremios o funcionarios que posean competencias, experiencia y conocimientos especializados en un campo determinado distinto del seguimiento, que puedan brindar una variedad de opiniones y conceptos respecto al objeto de Especial Seguimiento para retroalimentar y enriquecer el proceso evaluador.

El experto externo debe ser independiente de situaciones y relaciones que puedan perjudicar la objetividad. Aunque el evaluador pueda emplear el trabajo de los expertos como una evidencia de seguimiento, conserva la responsabilidad absoluta del trabajo de seguimiento, de las observaciones y conclusiones que se emitan en el informe.

El concepto de los expertos soportará la validación de los resultados obtenidos de la aplicación de las técnicas de diagnóstico y de la evaluación de controles para la toma de decisiones sobre los aspectos específicos susceptibles de seguimiento, y en general, para la determinación de lo relevante en la planeación y ejecución.

La vinculación de expertos externos será mediante comunicación formal en la que se invite a participar en el desarrollo del Especial Seguimiento, suscrita por el coordinador y en ella estarán expuestos sus objetivos, las condiciones específicas, los requisitos éticos y reglas de confidencialidad. Para la vinculación de expertos, tanto internos como externos, se hará uso de los mecanismos administrativos a que haya lugar.

Un aspecto fundamental es crear un nivel de confianza con los expertos, basada en dar 9 ISSAI 3000.65 - 2019 21 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-151 • 2024 • JUNIO • 14 151 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 a conocer claramente el objetivo del proceso, su contribución en la construcción de mejoras como conocedores del tema, sin que por ello asuman responsabilidad por las conclusiones y resultados.

Se procurará una comunicación permanente con los expertos durante el proceso evaluador y consultarlos cada vez que sea necesario.

El Coordinador determina la conformación del equipo evaluador y el número de expertos de acuerdo con la temática, exigencias y condiciones de participación.

3.2.1.5 Identificar aspectos claves Los aspectos claves son aquellos procesos, actividades o áreas que componen el tema o asunto del seguimiento. Serán susceptibles de revisión de fondo en el especial seguimiento, por su materialidad o importancia relativa, o por su nivel de riesgo, entre otros aspectos identificados en la evaluación de riesgos y controles. Estarán asociados a los principios de la Gestión fiscal (eficiencia, eficacia, economía, equidad y la valoración de los costos ambientales).

A partir del análisis de la información obtenida en el conocimiento del asunto o tema de seguimiento, el equipo evaluador definirá los aspectos claves, los cuales se registrarán en la Hoja “Matriz de planeación” del formato (PEEPP 16-07).

3.2.2 Esquema del Especial Seguimiento El esquema del Especial Seguimiento debe asegurar la recopilación de la evidencia del seguimiento suficiente y apropiada que permita desarrollar observaciones y conclusiones que den respuesta al(los) objetivo(s) y a las preguntas del especial seguimiento que permita confirmar o desvirtuar las hipótesis planteadas, implica planeación, organización, aseguramiento, gestión, liderazgo y control de recursos para lograr las metas específicas10. El equipo registrará el esquema de seguimiento en el Plan de trabajo y programa de seguimiento.

10 ISSAI 3000.97 - 2019 22 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-152 • 2024 • JUNIO • 14 152 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Las actividades que hacen parte del esquema se presentan en la siguiente gráfica:

Figura 5 Esquema del seguimiento Definir el enfoque Establecer los criterios del Especial Seguimiento Definir preguntas o hipótesis de seguimiento Definir el tema específico y los objetivos Definir el alcance Construir y validar la matriz de planeación del Especial Seguimiento Fuente: GAT 3.0, Guía de Auditoría de Desempeño - CGR Las actividades del esquema del seguimiento deben ser aprobadas por el Coordinador y Supervisor en acta de mesa de trabajo con el equipo evaluador. Adicionalmente, se deberá dejar registro de los documentos que soportan la realización de cada una de las actividades.

3.2.2.1 Definir el tema específico y los objetivos Este paso implica responder dos preguntas:

¿Qué? - ¿Cuál es la cuestión básica o el problema que será asunto del especial seguimiento?

¿Por qué? - ¿Cuáles son los objetivos del especial seguimiento (en relación con los 23 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-153 • 2024 • JUNIO • 14 153 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 principios de la gestión fiscal)?

♦ Definir con claridad tema (cuestión básica o problema). El enunciado de la cuestión básica o problema es un aspecto de gran importancia en el proceso de examen y análisis; es un factor decisivo para los resultados del seguimiento. Se puede considerar como la cuestión fundamental que se va a investigar en una política, programa o proyecto del gobierno y para la cual el evaluador busca una respuesta. En general, la Contraloría de Bogotá D.C. debe aplicar una perspectiva holística que favorezca mejor el interés público y la misión general del especial seguimiento. Incluir en la Hoja “Matriz de planeación” del formato (PEEPP 16-07).

♦ Definir objetivos del Especial Seguimiento. El evaluador establece los objetivos relacionados con los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y/o valoración de costos ambientales. El objetivo determina el enfoque y el diseño11.

El evaluador articula los objetivos específicos al objetivo general de forma suficientemente detallada para ser claro sobre las preguntas que serán respondidas, y para permitir un desarrollo lógico del diseño del especial seguimiento.12 Si el objetivo se formula como preguntas de seguimiento y se desglosan a su vez en varias preguntas, entonces el evaluador debe asegurar que se vinculen de forma temática y complementaria, que no se traslapen y que sean exhaustivas, de forma colectiva, al abordar la pregunta en su generalidad13.

Un objetivo puede considerarse como preguntade seguimiento sobre el asunto respecto al que el evaluador busca obtener respuestas, con base en la evidencia obtenida. Un objetivo bien definido se relaciona con la política, programa, proyecto o productos vinculados con el asunto en cuestión.

Muchos objetivos pueden enmarcarse como una pregunta de seguimiento general, que a su vez puede desglosarse en varias preguntas que pueden ser específicas. En lugar de definir un único objetivo de seguimiento o pregunta de seguimiento general, el evaluador puede optar 11 ISSAI 3920.24 - 2019 12 ISSAI 3000.36 - 2019 13 Ibid.37 24 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-154 • 2024 • JUNIO • 14 154 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 por desarrollar diversos objetivos de seguimiento, que no siempre requieren desglosarse en preguntas14 Una vez definidos, los objetivos deberán ser aprobados en mesa de trabajo con el equipo evaluador. Se hará en forma previa al desarrollo de las demás actividades del diseño del Especial Seguimiento dejando constancia de la aprobación, se debe incluir en la Hoja “Matriz de planeación” del formato (PEEPP 16-07 y en el Plan de trabajo (PEEPP 16-08).

3.2.2.2 Definir el enfoque El enfoque general del especial seguimiento es el elemento central. Determina la naturaleza del tipo de examen a realizar. También define el conocimiento, la información y los datos necesarios, así como los procedimientos de seguimiento requeridos para obtenerlos y analizarlos.

El enfoque para el Especial Seguimiento está orientado a resultados, que determina, analiza y evalúa si los objetivos en términos de resultados o productos han sido alcanzados como se deseaba, o si los programas y servicios operan como se esperaba, Para desarrollar el especial seguimiento se podrá aplicar de manera individual, combinada o total desde una perspectiva del flujo de la cadena de valor y dependiendo de la competencia, etapa de la política, programa o proyecto y de la disponibilidad de las fuentes de información, para lo cual se aplica la clasificación definida en el numeral 1.4 ENFOQUE, así:

 Enfoque de Seguimiento Presupuestal - Seguimiento a los Productos, Metas y Resultados (PMR).

 Enfoque de Seguimiento Operativo - Cumplimiento de logro o Avance de las metas y objetivos.

 Enfoque de Seguimiento a resultados o estrategia:

3.2.2.3 Definir preguntas o hipótesis de seguimiento Una vez definidos los objetivos y el enfoque del Especial Seguimiento, el evaluador 14 Ibid39 25 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-155 • 2024 • JUNIO • 14 155 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 formula las preguntas de seguimiento que orientarán su labor.

El propósito es que las preguntas del seguimiento abarquen todos los aspectos de los objetivos planteados en ella. El enfoque de resultados descrito previamente puede conducir a formular las preguntas de un modo diferente.

Tal como sucedía al elaborar los objetivos, es esencial que el equipo evaluador considere la redacción de las preguntas, puesto que ello influirá en sus decisiones, los tipos de información que examinará y evaluará, los métodos de recopilación de datos e información, el enfoque analítico y las observaciones y conclusiones15.

El nivel de desagregación de preguntas estará determinado por la complejidad del tema, los procesos, asuntos del tema y los principios evaluados.

En la elaboración de las preguntas, se debe llevar en consideración los siguientes aspectos16: a) Claridad y especificidad; b) Uso de términos que puedan ser definidos y mensurados; c) Viabilidad investigativa (posibilidad de ser respondida); d) Articulación y coherencia (el conjunto de las cuestiones elaboradas debe ser capaz de aclarar el problema de seguimiento previamente identificado).

Los diferentes tipos de preguntas que se pueden formular son: descriptivas (lo que significa que describen una condición) pueden adoptar múltiples formas, algunas admiten una respuesta sencilla, mientras que otras plantean una mayor dificultad, o evaluativas (lo que significa que evalúan una condición en función de criterios y pueden tener un carácter normativo o analítico)17.

 Descriptivas. Se formulan para generar información sobre las condiciones de operación o implementación de una política, programa o proyecto, cambios ocurridos, problemas y áreas con potencial de mejoramiento. Ejemplo: ¿Cómo los ejecutores locales están poniendo en práctica los requisitos de acceso establecidos por el programa?

15 Adaptación IDI Seguimiento de Desempeño, Manual de Implementación de las ISSAI pág. 91. 16 Manual de Seguimiento de Rendimiento. Tribunal de Cuentas de la Unión. Página 21. 17 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Seguimiento de Desempeño, Versión 1, julio de 2021/ pág. 91.

26 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-156 • 2024 • JUNIO • 14 156 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Evaluativas. Se formulan para saber qué diferencia hizo la intervención administrativa para la solución del problema identificado. Este tipo de pregunta también abarca los efectos no esperados, positivos o negativos, provocados por el programa o actividad. Ejemplo: ¿En qué medida los efectos observados pueden ser atribuidos al programa? Dentro de las evaluativas pueden presentarse las siguientes modalidades:

 Normativas. Se interesa en conocer si se lograron obtener los efectos deseados o previstos. Busca comparar entre la situación existente y una deseada/meta. Ejemplo: ¿Se lograron los objetivos y las metas del programa?.

 De orientación causal. Tiende a buscar la confirmación de la existencia de una relación causal entre una acción y un efecto observado. Ejemplo: ¿En qué medida contribuyó el pico y placa ambiental a la disminución de la contaminación del aire?.

 Exploratoria. Buscan explicar eventos específicos, aclarar los desvíos o brechas con respecto al deber ser o las razones de ocurrencia de una determinada situación.

Ejemplo: ¿Cuáles son los principales factores causantes de la crisis del sistema de transporte público?

Para el caso del Especial Seguimiento y dependiendo del enfoque de resultados, se formulará preguntas tipo descriptivas:

 Para el enfoque orientado a resultados, después de haber formulado la pregunta básica del seguimiento, los evaluadores tienen que desglosarla en varias preguntas comprobables para que sean respondidas por el estudio, es decir, preguntas más específicas acerca de ¿qué es? o ¿por qué es?.

Existe una técnica llamada "Análisis de afirmaciones", que desglosa la pregunta básica del seguimiento en una serie de niveles inferiores con preguntas más detalladas para formar una pirámide. A menudo es suficiente con tres niveles, pero en ocasiones se necesitan hasta más niveles.

El propósito de esta técnica es poner en claro la factibilidad de llegar a una conclusión 27 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-157 • 2024 • JUNIO • 14 157 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 en la pregunta principal del seguimiento y garantizar una cadena lógica que vaya desde los procedimientos específicos de seguimiento a las preguntas específicas. Y de ahí hasta llegar a la pregunta principal del seguimiento en la cima de la pirámide. Esto ayuda a imponer un patrón lógico y disciplinado en la forma de pensar y a garantizar que todos los aspectos de una pregunta o pregunta especifica sean tomados en cuenta.18 Algunos ejemplos de preguntas para el enfoque por resultados son19:

 ¿Los servicios proporcionados responden a los requerimientos y se orientan al cliente?

 ¿Las políticas y/o programas del plan de desarrollo están implementados eficientemente?

 ¿Se cumplen las metas y objetivos de las políticas y/o programas de gobierno?

 ¿De qué modo podrían las normas distritales sobre seguridad en actividades juveniles incidir en las tasas generales de lesiones y enfermedades en niños/as?

 ¿En qué medida la entidad ha establecido los controles necesarios para implementar eficientemente sus herramientas de gestión de riesgos y crisis en orden a lograr los resultados deseados?

 ¿Los programas o políticas públicas establecen y cumplen con una temporalidad?

 ¿Están enfocadas las políticas o programas a una población específica?

 ¿Las políticas o programas buscan y logran reducir algunos indicadores sociales (pobreza, desnutrición crónica, desempleo, mortalidad) o mejorar otros (cobertura educativa)?

 ¿El planteamiento del problema y enfoque de abordaje es coherente en el PDD, y en la política pública?

 ¿Contribuyen las políticas públicas o programas a cumplir una o varias metas, resultados u objetivos del PDD?

 ¿Las políticas públicas o programas establecen claramente las responsabilidades institucionales para lograr su cumplimiento?

18 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 93 19 Ibid. pág. 92 28 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-158 • 2024 • JUNIO • 14 158 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  ¿Las políticas públicas o programas cuentan y cumplen con algún mecanismo o sistema de seguimiento y evaluación?

 ¿Los indicadores permiten a monitorear los avances en la consecución de los objetivos?

 ¿Aclaran la lógica de intervención del proyecto al indicar lo que se desea lograr, la duración, la calidad requerida y la población objetivo?

 ¿Qué presupuesto se destinó y cómo se encuentra la ejecución?

 ¿Cuál es el estado de avance de las metas?

 ¿Se entregan los productos en las condiciones programadas?

 ¿Cuál ha sido el cubrimiento de la población objetivo alcanzado?

3.2.2.4 Definir el alcance El alcance define los límites del Especial Seguimiento. El evaluador debe identificar qué aspecto en particular de la política, programa o proyecto determinan el límite. También debe identificar el período que va a ser revisado, y de ser necesario territorializar o focalizar para evitar un seguimiento demasiado complejo, el alcance puede excluir ciertas actividades o sujeto(s) de vigilancia y control fiscal e incluso qué actividades o entidades en principio serían relevantes para el objetivo del seguimiento20.

Los objetivos, las preguntas y el alcance están interrelacionados y deben ser considerados en forma conjunta. Incluso pequeños cambios en los objetivos o las preguntas pueden tener un impacto importante en el alcance general del especial seguimiento21.

El alcance del especial seguimiento se define respondiendo las siguientes preguntas22:

 ¿Qué?:

 ¿Qué preguntas o hipótesis específicas se están examinando?

 ¿Qué procesos claves son relevantes?

20 ISSAI 3920.36 - 2019 21 Ibid.35 - 2019 22 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021 pág. 96 29 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-159 • 2024 • JUNIO • 14 159 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  ¿Qué tema objeto del seguimiento se evaluará y que informará?

 ¿De qué recursos se dispone?

 ¿Quién?:

 ¿Quiénes (entidades y/u organizaciones) ejercen responsabilidades o tienen perspectivas relevantes para el seguimiento?

 ¿Quiénes dentro de esas entidades y/u organizaciones relevantes están en mejores condiciones de brindar evidencia adecuada y suficiente para responder las preguntas?

 ¿Quién es responsable de garantizar la confiabilidad de la información y los datos que son relevantes?

 ¿Dónde?:

 ¿Qué sectores, sujeto(s) de vigilancia y control fiscal, localidades, procesos o actividades son responsables de la política, programa o proyecto?

 ¿Cuáles son los documentos y registros que es necesario examinar?

 ¿Qué lugares se excluirán?

 ¿Cuándo?:

 ¿Qué período abarcará el seguimiento?

Estas preguntas son orientadoras para que el equipo evaluador defina el nivel de profundidad, cobertura, tiempo, y delimitación geográfica que propone para alcanzar el tema o asunto de Especial Seguimiento. En este paso se determinan las preguntas o hipótesis especificas a examinarse, para lo cual se debe considerar23:

 La dificultad de la respuesta a la pregunta  Los recursos técnicos y de logística requeridos  Tiempo de ejecución  Personal requerido  Si se cuenta con la información o la evidencia necesaria, si estas están disponibles, si son 23 Adaptado Manual de Seguimiento de Rendimiento, Tribunal de Cuentas de la Unión. 2010. Página 24 30 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-160 • 2024 • JUNIO • 14 160 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 confiables y objetivas, y se pueden obtener en forma eficiente.

Adicionalmente, deben ser priorizadas las preguntas, teniendo en cuenta que generen conclusiones relevantes y que se les pueda aplicar una estrategia metodológica factible para responderlas satisfactoriamente24.

3.2.2.5 Establecer los criterios del Especial Seguimiento Los criterios son puntos de referencia utilizados para evaluar el tema; son normas razonables y específicas de seguimiento del desempeño de la gestión de la política, programa o proyecto, contra las cuales se pueden evaluar y valorar los principios de las operaciones.

El Equipo debe establecer los criterios adecuados que correspondan a las preguntas del seguimiento y se relacionan con los principios de economía, eficiencia y eficacia. Cuando sea pertinente se tendrán en cuenta los principios de equidad, desarrollo sostenible y valoración de costos ambientales de acuerdo con lo expuesto en el capítulo de principios de esta Guía.

Los criterios son fundamento para determinar las observaciones y formular conclusiones sobre los objetivos del especial seguimiento. También constituyen un elemento importante en las revisiones del alcance dentro del equipo y la Coordinación.

Los criterios pueden ser cualitativos o cuantitativos y deben determinar referente a qué será evaluado. Los criterios pueden ser generales o específicos, enfocarse en:

 “qué debe ser” de acuerdo con las leyes, regulaciones, objetivos o metas;

 “lo que se espera”, de acuerdo con los principios, conocimiento técnico, científico y buenas prácticas, según sea el caso; o  “lo que podría ser”, dadas las mejores condiciones.

Mientras que para algunos tipos de auditoría hay criterios legislativos inequívocos, esto no es comúnmente el caso del Especial Seguimiento. Los objetivos, la pregunta y el enfoque del seguimiento determinan la relevancia y el tipo de criterios adecuados. La confianza en las observaciones y las conclusiones de un seguimiento dependen de los criterios. Por ello, es 24 Ibid. Página 24 31 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-161 • 2024 • JUNIO • 14 161 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 crucial seleccionar criterios fiables y objetivos25.

Algunas veces, es fácil establecer los criterios de un seguimiento, por ejemplo, cuando los objetivos o metas establecidos por las decisiones del Concejo de Bogotá D.C. o el Gobierno Distrital son claros, precisos y relevantes. Sin embargo, a menudo este no es el caso. Los objetivos o metas pueden haber sido formulados ambiguas, imprecisas e inconsistentes, conflictivas o inexistentes, como también incluir acciones abstractas y amplias. Esta situación no debe impedir que el evaluador realice el seguimiento. En tales circunstancias, se debe establecer criterios que reflejen el resultado ideal o esperado contra el cual se puede medir el desempeño de la política, programa o proyecto26.

En el Especial Seguimiento, la elección de los criterios suele ser relativamente abierta y la hace el propio evaluador, donde los conceptos generales de economía, eficiencia y efectividad necesitan ser interpretados en relación con el objeto del seguimiento.

Las observaciones determinadas están directamente relacionadas con los criterios de seguimiento. Se deberá evaluar si la política, programa, proyecto o asunto cumplen con los criterios. Si el seguimiento muestra que algunos de los criterios se cumplen mientras que otros no, se debe usar el juicio profesional para considerar cuál será la conclusión del Especial Seguimiento27. Cumplir o superar los criterios revela “las mejores prácticas", y no cumplir con los criterios indica que se pueden efectuar mejoras.

Los criterios son importantes porque28: a) Proporcionan una base sobre la cual se pueden construir procedimientos para la recopilación de pruebas del seguimiento; b) Determinan la base para configurar observaciones y concluir sobre los objetivos; c) Ayudan a estructurar las observaciones; d) Establecen un lenguaje común en la comunicación dentro del equipo, la dirección y la Administración.

25 ISSAI 300.27 - 2019 26 Ibid. 27 ISSAI 3920.55 - 2019 28 ISSAI 3910.58 - 2019 32 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-162 • 2024 • JUNIO • 14 162 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 3.2.2.5.1 Atributos de los criterios del Especial Seguimiento Los criterios del especial seguimiento brindan una base apropiada y razonable para evaluar con relación a los objetivos. Los criterios tienen que ser relevantes, comprensibles, completos, verificables, confiables y objetivos en el contexto del asunto en cuestión, el objetivo u objetivos y/o las preguntas29.

Los criterios se deben establecer de manera objetiva. Para ello, los evaluadores deben obtener30:

♦ Conocimiento general del asunto objeto del Especial Seguimiento, al igual que las metas y objetivos establecidos por el Concejo de Bogotá D.C., o el gobierno distrital, así como con los resultados de los últimos estudios y seguimientos en el proceso.

♦ Un conocimiento especializado que permita comprensión razonable de las expectativas de las partes interesadas.

♦ Conocimiento general de las buenas prácticas y la experiencia de otros programas o actividades similares realizadas por otros organismos de control.

Diversas fuentes pueden ser utilizadas para identificar los criterios, incluyendo marcos de medición del desempeño. Se debe ser transparente sobre las fuentes que se utilizan; los criterios deben ser relevantes y comprensibles para los usuarios, además de completos, verificables, comprensibles, confiables y objetivos en el contexto del tema y los objetivos del seguimiento 29 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoria de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 99 30 Ibid.

33 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-163 • 2024 • JUNIO • 14 163 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Figura 6 Atributos de los criterios del Especial Seguimiento Fuente: Adaptado Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 100 Cuando los criterios son planteados como indicadores, estos deben describir o medir la situación específica que faciliten el análisis del asunto.

Es posible elaborar una lista de los posibles indicadores que serán utilizados, pero deben ser objeto de una validación técnica que permita seleccionar los mejores. Para ello existen varias metodologías relacionadas con preguntas muy sencillas que permiten identificar posibles cuellos de botella que dificulten el uso del indicador.

Una de las más utilizadas, es la metodología “CREMA”, desarrollada por el Banco Mundial, la cual realiza este filtro a partir de cinco cualidades31:

 Claro: Preciso e inequívoco  Relevante: Apropiado al tema en cuestión 31 Guía metodológica para la formulación de indicadores. Departamento de Planeación. DNP. 2010 pág. 16 34 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-164 • 2024 • JUNIO • 14 164 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Económico: Disponibilidad a un costo razonable  Medible: Abierto a validación independiente  Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño El o los indicadores seleccionados no deben necesariamente cumplir con todas las cualidades, estas sirven de referencia para elegir o desechar indicadores.

Incluir los criterios en la Hoja “Matriz de planeación” del formato (PEEPP 16-07); hoja “conclusión”, formato de Matriz de análisis para conclusión del especial seguimiento (PEEPP16-

09. Plan de Trabajo del Especial Seguimiento formato (PEEPP 16-08).

3.2.2.5.2 Base y fuentes de los criterios Los criterios de seguimiento se determinan a partir de las siguientes bases y fuentes:

 Las leyes, acuerdos y decretos que rigen el funcionamiento del asunto seguimiento.

 Objetivos del control político (Proposiciones y debates)

 Las decisiones tomadas por el Concejo de Bogotá D.C.

 Principales indicadores de desempeño establecidos por la administración distrital.

 Procedimientos detallados para una función o actividad.

 Estándares tomados de la investigación, literatura u organizaciones profesionales y / o internacionales.

 Puntos de referencia de buen desempeño.

 Rendimiento correspondiente en el sector privado.

 Puntos de referencia - misma entidad, diferentes años; diferentes entidades misma actividad.

 Documentos de planificación, contratos y presupuestos de la entidad auditada.

 Gestión general y literatura sobre el tema.

 Criterios utilizados anteriormente en seguimientos similares o por otros organismos de control.

 Normas establecidas por el evaluador, previa consulta con expertos en la materia.

35 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-165 • 2024 • JUNIO • 14 165 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Identificación de lo que podría ser (dadas mejores condiciones)32.

3.2.2.6 Construir y validar la matriz de planeación del Especial Seguimiento.

Durante la planeación, el evaluador debe diseñar procedimientos del seguimiento a ser empleados para recopilar evidencia suficiente y apropiada, que responda al (los) objetivo(s) y pregunta(s)33.

Una vez determinados los objetivos, las preguntas y el alcance del especial seguimiento, será necesario que el evaluador considere qué metodologías resultan adecuadas para su realización, así como el tiempo y los recursos disponibles. Se requiere que la metodología describa el modo en que se recopilará y analizará la información necesaria para responder las preguntas34.

La matriz de planeación logra que la planeación del Especial Seguimiento sea sistemática y dirigida, facilita la comunicación de las decisiones sobre la metodología y ayuda en la aplicación de los procedimientos; La matriz es un instrumento flexible y su contenido puede ser actualizado o modificado por el equipo en la medida que el trabajo avanza; es el principal instrumento de apoyo a la elaboración del Plan de Trabajo, al contener información esencial que lo definen35 La matriz de planeación ayuda a documentar y vincular el alcance, los objetivos, los criterios y los métodos del seguimiento, asegurando una integración lógica entre el enfoque del seguimiento y los resultados probables. Es una herramienta para determinar qué examinar y cómo hacerlo. Proporciona una estructura para los componentes básicos de la planeación. En ella se describen brevemente los requisitos y procedimientos necesarios para desarrollar los objetivos del seguimiento y para hacer evaluaciones conforme a los criterios establecidos. Los principales objetivos de la matriz de planeación son36:

32ISSAI 3920.40 - 2019 33 ISSAI 3000.101 2019 34 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 103 35 Manual de Seguimiento de Rendimiento. Tribunal de Cuentas de la Unión Brasil. 2010. Página 26 numeral 100 36 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 112-113 36 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-166 • 2024 • JUNIO • 14 166 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Establecer una relación clara entre los objetivos del seguimiento, los principios y los aspectos claves por auditar;

 Documentar y formalizar el enfoque del seguimiento;

 Presentar un resumen general del diseño del seguimiento;

 Identificar y documentar los ‘qué, cómo y porqué’ de la labor mediante la determinación de una relación clara entre el alcance, los objetivos y la metodología del seguimiento;

 Definir la metodología (cómo) y el trabajo de campo que se debe llevar a cabo para obtener las pruebas;

 Identificar y documentar los procedimientos que se deben realizar;

 Vincular la labor realizada con los resultados esperados;

 Facilitar la supervisión y revisión.

Aunque la matriz debe prepararse inicialmente durante la etapa de diseño, es un documento dinámico que puede revisarse y actualizarse, según las necesidades, a medida que la labor de seguimiento avanza.

El equipo evaluador debe elaborar la Hoja “Matriz de planeación” del formato (PEEPP 16-

07. con la información establecida en los pasos anteriores, donde adicionalmente para cada

sub-pregunta deberá definir:

1. Información requerida. Es aquella necesaria para resolver la(s) preguntas a las que

queremos dar respuesta de acuerdo con los criterios definidos.

2. Fuentes de información. Son aquellas de donde se puede extraer, solicitar o consultar la

información requerida, cuidando que sean fuentes confiables, tales como:

♦ Documentación legal.

♦ Normas.

♦ Actas de reuniones.

♦ Conceptos.

♦ Sistemas de información.

♦ Bases de datos.

37 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-167 • 2024 • JUNIO • 14 167 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 ♦ Beneficiarios de programas gubernamentales.

♦ Informes y estudios producidos por fuentes acreditadas.

♦ Organigramas, directrices internas y manuales operacionales.

♦ Expertos.

♦ Otras.

3. Procedimientos para la recopilación de información. El evaluador describe las

estrategias para recopilar la información o los datos necesarios, conforme al alcance proyectado de cada estrategia y se refieren a diversas técnicas que se utilizan comúnmente como: cuestionarios, encuestas, entrevistas, observaciones y el estudio de documentos escritos para lo cual se recomienda utilizar las técnicas definidas para el proceso auditor formato (PVCGF-15-16) Técnicas de Seguimiento para Obtener Evidencia, y los descritos en la siguiente tabla:

Tabla 2 Métodos de Recolección de Información.

Métodos Beneficios

CONSIDERACIONES:

Entrevistas (Verificación oral)

Conversaciones con una o más personas, de forma telefónica o presencial, para conocer sus opiniones acerca de un programa o actividad.

 Es necesario realizarlas concienzudamente, para garantizar la congruencia y permitir la comparación.  No son compatibles con el análisis estadístico.  La identificación y el análisis de patrones o tendencias entre diferentes entrevistas insume tiempo.

 Permiten comprender detalladamente las opiniones de la persona entrevistada.  Las entrevistas pueden programarse y realizarse con rapidez.  Permiten recopilar información sobre temas sensibles.  Pueden brindar flexibilidad para procurar obtener información de inmediato en respuesta a manifestaciones realizadas durante la entrevista.

Recopilación de documentos (Inspección física)

Examen de documentos recabados de la entidad auditada y otras fuentes.

 En general se considera un método más confiable que la evidencia testimonial obtenida a partir de entrevistas.  Habitualmente brinda un nivel adecuado de profundidad y amplitud de información.

 Debe prestarse atención a la integridad, autenticidad, autoridad y confiabilidad de la fuente.  Pueden hallarse dificultades para acceder a la información en aquellos casos en los que la entidad auditada no sea proclive a facilitar evidencia documental.

38 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-168 • 2024 • JUNIO • 14 168 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Métodos Beneficios

CONSIDERACIONES:

Observación directa o inspección (verificación Ocular)

 Le permite observar directamente programas, personas, propiedades o eventos relacionados con su seguimiento.  Puede brindar un contexto para el examen de las cuestiones relacionadas con el seguimiento.

Observación física de programas, personas, propiedades y acontecimientos relacionados con el seguimiento para recopilar información cualitativa.

 Las observaciones dirigidas a responder directa o indirectamente las preguntas de su seguimiento pueden ser complejas.  Requiere una planificación detallada y una programación minuciosa.  La observación podría alterar el comportamiento de la persona o situación observadas.  Puede demandar un uso significativo de recursos en términos de traslados y participación del personal.

Visitas a lugares (verificación Ocular)

Suponen el traslado a una determinada ubicación geográfica para la aplicación de métodos de seguimiento.

 Pueden combinar diferentes métodos, como entrevistas, revisiones de documentos y observaciones directas o inspecciones físicas.  Permiten mejorar la eficiencia en función de los costos mediante la combinación de múltiples métodos durante una misma visita.

 La aplicación de este enfoque demanda la aplicación de una  Los resultados incorporados a un conjunto de datos estructurado y confiables  Suponen una planificación detallada por anticipado y una programación minuciosa.  Pueden demandar la utilización de grandes cantidades de recursos para traslados y participación del personal.  Requieren una comprensión cabal de la organización de la entidad auditada o los sujetos visitados. Exámenes de expedientes y observaciones estructuradas (inspección Física y verificación documental)

Utilización de instrumentos para la recopilación de datos o información con el fin de registrar sistemáticamente observaciones e información extraída de registros. cantidad substancial de tiempo y recursos.  Supone la realización una planificación detallada con anticipación y el desarrollo de herramientas válidas para la recopilación de datos.  Quizá no permita la determinación de la causa de las deficiencias identificadas. pueden utilizarse para respaldar el análisis cuantitativo o cualitativo.  Constituyen una herramienta efectiva para recopilar los datos que permiten evaluar el cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios.  Pueden arrojar datos susceptibles de generalización correspondientes a un programa o población.

39 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-169 • 2024 • JUNIO • 14 169 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Permiten recopilar información de múltiples sujetos.  Los datos pueden utilizarse en diferentes tipos de análisis.  Los datos sobre determinadas variables pueden ser generalizables y precisos.

 Requieren la utilización de una gran cantidad de recursos y tiempo.  Requieren una planificación y pruebas rigurosas.  Pueden requerir la realización de análisis que demandan mucho tiempo.

Métodos Beneficios

CONSIDERACIONES:

Encuestas Enfoque utilizado para recopilar datos o información y recabar evidencia de una población mediante la formulación de una serie de preguntas estándar.

Métodos con grupos reducidos  La convocatoria de paneles de expertos puede asociarse a erogaciones importante debido a los costos de traslado.  El análisis puede ser difícil y demandar mucho tiempo debido a la cuantía y diversidad de la información.

 Del debate pueden surgir cuestiones no tratadas en las entrevistas individuales.  Adaptables a una diversidad de necesidades de seguimiento.  Los expertos pueden formular opiniones consensuadas sobre determinadas cuestiones o actividades.

Recopilación de información de un grupo de personas utilizando herramientas tales como los grupos focales (grupos de conversación reducidos con la intervención de un facilitador) y paneles de expertos externos a la Contraloría.

Estudios de casos  Pueden demandar una cantidad substancial de tiempo y recursos.  El análisis vinculado puede requerir mucho tiempo.  La selección de los estudios de casos tendrá un impacto substancial en la recopilación de la información y la formulación de observaciones.

Recopilación rigurosa de datos correspondientes a uno o más problemas, lugares o acontecimientos complejos, para responder preguntas del tipo ‘por qué’ o ‘cómo’.

 Pueden propiciar una evaluación rigurosa de actividades, facilitar el análisis de similitudes y diferencias entre operaciones en diferentes localidades, o ilustrar aspectos de procesos o las consecuencias de deficiencias en programas utilizando ejemplos específicos del ‘mundo real’.  Permiten la recopilación de información más precisa acerca  Pueden posibilitar la corroboración de la evidencia y acrecentar la confiabilidad y validez de las observaciones.

40 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-170 • 2024 • JUNIO • 14 170 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Métodos Beneficios

CONSIDERACIONES:

Datos secundarios  Existe la posibilidad que los datos no coincidan con el objetivo del seguimiento.  Es posible que resulte difícil acceder a los datos.  La evaluación de la confiabilidad de los datos puede exigir un tiempo considerable.

 Su obtención puede ser más rápida en comparación con otros métodos de recopilación de datos.  Los datos pueden ser más completos que al recopilarlos usted mismo/a  Es posible que ya se hayan efectuado controles de calidad.

Datos recopilados por un tercero, por ejemplo, organismos gubernamentales, universidades u organizaciones de investigación.

Fuente: Adaptado Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Seguimiento de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 104-106 El Especial Seguimiento exige elecciones cuidadosas y combinaciones de métodos para examinar las variables, el evaluador se preocupará por la validez y confiabilidad37 de los métodos que va a utilizar para recopilar y analizar los datos, así como ser receptivo a nuevas ideas y diferentes opiniones e imparcial durante el proceso de ejecución.

El Plan de Trabajo debe contener los métodos seleccionados por el equipo de seguimiento.

4. El procedimiento de análisis de datos. Considera la forma como se deben organizar los

datos recolectados y la información obtenida para evaluar los principios de la gestión fiscal y responder las preguntas de su seguimiento. El evaluador debe escribir las técnicas analíticas a utilizar para examinar la información recopilada, como el análisis de contenidos, resúmenes de estudios de casos o análisis de regresión. Así mismo, describir las medidas a tomar para evaluar la confiabilidad de las fuentes de datos.

Para determinar la calidad de los datos numéricos, se debe analizar los datos examinando su origen, esto es, las características del sistema de información dónde se encuentran disponibles.

Una vez identificados los datos y la información, es necesario que, durante la etapa de planificación, se considere sobre el modo en que se propone analizar. Los métodos para el análisis de la información y los datos pueden ser cualitativos y cuantitativos.

37 ISSAI 3910.27 - 2019 41 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-171 • 2024 • JUNIO • 14 171 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Figura 7 Análisis de Datos del Seguimiento Elaboró: Equipo de Trabajo Análisis cualitativo. Conjunto de métodos utilizados para estructurar, comparar, recopilar y describir información que sustente el razonamiento lógico y los argumentos relacionados en la evidencia. Habitualmente, se realiza un análisis cualitativo de la evidencia originada en entrevistas, documentos y encuestas38.

Análisis cuantitativo. Permite realizar pruebas numéricas. Frecuentemente el equipo evaluador obtiene datos numéricos que pueden ser útiles en su investigación. Antes de utilizarlos como evidencia, el equipo evaluador debe verificar que los datos son completos, correctos y consistentes (determinar la calidad de los datos). Si los datos y su método de recolección son confiables, entonces se pueden utilizar para construir las estadísticas descriptivas y verificar si los datos validan el modelo lógico del equipo evaluador para explicar los factores que inciden sobre la gestión del sujeto de control seguimiento.

El siguiente cuadro muestra algunos beneficios y consideraciones que presentan los análisis cualitativo y cuantitativo.

38 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 150 42 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-172 • 2024 • JUNIO • 14 172 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Tabla 3 Beneficios y consideraciones acerca de los métodos de análisis.

Método Beneficios

CONSIDERACIONES:

Análisis de contenido (Cualitativo)

Método para estructurar y analizar información cualitativa compleja obtenida de diversas fuentes, por ejemplo, de entrevistas y documentos  Demanda la aplicación de una gran cantidad de trabajo y tiempo.  Puede dar lugar a resultados inaplicables si se implementase de forma incorrecta. Exige planificación y capacitación del personal.

 Permite identificar en los conjuntos de datos patrones o tendencias significativos para las preguntas y los objetivos del seguimiento.  Permite utilizar los datos para orientar el desarrollo de categorías analíticas.  Puede utilizarse para contribuir a la aplicación de otros métodos. Permite resumir, analizar e informar acerca de datos no estructurados.

 Permite la identificación de patrones y correlaciones en grandes cantidades de datos. Constituye un método eficiente y estructurado para analizar grandes cantidades de datos cuantitativos.

Análisis y modelización estadística (Cuantitativo)

Utilización de software y modelos informáticos para identificar, tendencias, patrones y correlaciones en grandes series de datos.

 Supone una experiencia substancial en el uso de aplicaciones para el análisis de datos.  Puede demandar una cantidad significativa de tiempo y recursos para estructurar los datos de modo tal de poder analizarlos utilizando las aplicaciones informáticas necesarias. Habitualmente no permite identificar las causas de patrones o correlaciones.

Fuente: Adaptado Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Seguimiento de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 106 Entre la amplia variedad de técnicas de análisis en el Especial Seguimiento, se presentan algunas técnicas de análisis cuantitativo: estadística descriptiva, análisis de regresión, tabulación de la frecuencia, análisis estadístico multivariado y análisis envolvente de datos; las técnicas de análisis cualitativo se pueden considerar: análisis de contenido, interpretaciones alternativas, entre otras. La descripción de los métodos de uso de las diferentes técnicas de análisis cualitativo y cuantitativo que pueden servir de guía durante el proceso evaluador.

5. Las limitaciones. El equipo evaluador identificará las limitaciones vinculadas con la

información necesaria, la metodología planificada o su capacidad general para responder las preguntas del seguimiento. Algunas limitaciones podrían asociarse a la cuestionabilidad o fiabilidad de los datos, la imposibilidad de acceder a determinada información, limitaciones 43 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-173 • 2024 • JUNIO • 14 173 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 en la disponibilidad de recursos o la incapacidad para generalizar o extrapolar observaciones con el universo. Se debe analizar el modo en que cada limitación puede afectar el producto y describa los pasos a seguir para mitigar las dificultades asociadas. Si las limitaciones fuesen tan graves que afectarán substancialmente su capacidad de responder las preguntas del seguimiento, se debe considerar la reformulación de la pregunta y/o alterar el alcance para disminuir ese riesgo39.

6. Qué permitirá decir el análisis. Aquí se describen los resultados esperados del análisis

resumiendo lo que el equipo de seguimiento probablemente estará en condiciones de manifestar a raíz de la labor realizada. Los resultados esperados deberían responder las preguntas de seguimiento en la primera columna40.

El equipo evaluador elaborará la matriz de planeación, la cual debe ser revisada por la dirección correspondiente, y de ser posible, validarla con expertos y los principales interesados, con el fin de considerar diferentes puntos de vista sobre el asunto seguimiento y obtener sugerencias de mejora a la matriz.

Una vez aprobada la matriz de planeación, el equipo evaluador debe elaborar los instrumentos de recopilación de datos que serán utilizados durante la ejecución del seguimiento como son el diseño de cuestionarios, entrevistas, verificación en campo, etc.

Al planear el especial seguimiento, es preciso diseñar el instrumento que debe quedar incluido en el plan de trabajo de tal manera que permita reunir información suficiente y apropiada. Esto puede ser abordado en diversas etapas: decidir el diseño general del especial seguimiento (qué preguntas hacer, por ejemplo, descriptivas); determinar el nivel de observación (por ejemplo, mirar un proceso); metodología (por ejemplo, análisis completo o de una muestra); técnicas de recolección de datos específicos (por ejemplo, entrevista o grupo de enfoque).

39 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 114 40 Ibid.

44 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-174 • 2024 • JUNIO • 14 174 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 3.2.2.7 Elaborar y aprobar el Plan de Trabajo Al final del proceso de planeación, el equipo asignado para adelantar el especial seguimiento debe preparar el formato PEEPP 16-08 Plan de Trabajo, que será la carta de navegación para las fases de ejecución e informe que incluye el cronograma de las principales actividades establecidas en el procedimiento para el Especial Seguimiento, los responsables, la fecha inicial y la fecha límite de terminación. El plan de trabajo es el instrumento para el control de calidad al proceso.

Para garantizar que la alta dirección y el equipo evaluador son plenamente conscientes del diseño general del seguimiento, el Plan de Trabajo debe ser revisado y validado y por la Dirección, dejando registro en acta de mesa de trabajo y aprobado. En caso de presentarse modificaciones del plan con posterioridad a su aprobación, debe justificarse.

El equipo evaluador diseña y elabora los programas de seguimiento que contiene los procedimientos por aplicar en la fase de ejecución. Estos se realizan a partir de la información establecida en la matriz de planeación, definiendo para cada procedimiento la recolección y análisis de datos, la referencia de papeles de trabajo, los responsables de su ejecución y los tiempos programados para la realización.

La elaboración, contenido y ejecución de los programas de seguimiento, son responsabilidad del equipo evaluador, por el conocimiento pleno de los procedimientos del(os) sujeto(s) de vigilancia y control fiscal y es el encargado de desarrollar el seguimiento. Los programas deben ser discutidos en mesa de trabajo y aprobados por el Supervisor (subdirector).

3.3 EJECUCIÓN DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO En la fase de ejecución se desarrolla el proyecto que fue aprobado. El objetivo fundamental de esta fase es concluir sobre el avance y cumplimiento de la política pública, programa o proyecto para lo cual se requiere examinar y analizar sus resultados frente a los principios de la gestión fiscal.

45 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-175 • 2024 • JUNIO • 14 175 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Figura 8 Fase de Ejecución de Especial Seguimiento Elaboró: Contraloría de Bogotá D.C.

3.3.1 Ejecutar procedimientos del Especial Seguimiento El objetivo de la fase de ejecución es aplicar las técnicas definidas en los procedimientos de recopilación y análisis de datos, determinadas en la matriz de planeación con el propósito de obtener evidencia que dé respuesta a las preguntas de cada objetivo de seguimiento, soporte los observaciones y conclusiones de seguimiento, y que sean base para el informe.

3.3.1.1 Técnicas de recolección y análisis de datos utilizando la metodología aprobada.

Es importante comprender las diferencias entre la información y la evidencia. Cuando se recopila información cualitativa y cuantitativa que puede utilizarse para respaldar un argumento que se pretende sostener con relación a las preguntas de seguimiento, esa información se convierte en evidencia. Aunque toda la información recopilada durante el seguimiento puede contribuir a su comprensión del tema abordado, a menudo, la evidencia que se utilizará para respaldar las observaciones surgirá del análisis de la información recopilada41.

41 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 121 46 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-176 • 2024 • JUNIO • 14 176 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Cuando la información recopilada es analizada, debe enfocarse en la pregunta de seguimiento y en sus objetivos. Esto permite organizar los datos y también emplear el enfoque en el análisis. Dado que el proceso analítico es iterativo, el evaluador puede reconsiderar los objetivos a la luz de los conocimientos y perspectivas obtenidas durante el seguimiento y corregirlos42.

La recopilación y el análisis de datos generalmente no son actividades separadas, aquí el equipo evaluador debe aplicar los procedimientos de recolección y análisis de datos definidos en la etapa de diseño del seguimiento en la Hoja “Matriz de planeación” del formato PEEPP 16-

07.

Dichas actividades pueden tener lugar secuencial o simultáneamente, según el seguimiento y la metodología que el equipo evaluador haya definido en el PEEPP-16-08 Plan de Trabajo. En la práctica, la información con frecuencia se recopila, analiza y evalúa para revisar su suficiencia e idoneidad simultáneamente. Asimismo, identifica los elementos de potenciales observaciones mientras aún se está recopilando datos43.

Ello contribuiría a determinar cualquier deficiencia en la evidencia y la necesidad de recopilar datos adicionales. Durante la recopilación de datos, también es posible que el equipo precise reconsiderar algunas de las decisiones tomadas durante la etapa de planeación del seguimiento. Por ejemplo, a medida que se identifican nuevas fuentes potenciales de información utilizables como evidencia; o, si se determina que parte de la información recopilada carece de fiabilidad o utilidad para responder las preguntas del seguimiento, tal vez sea necesario realizar ajustes al alcance de ésta, sus preguntas, la aplicación de criterios y los métodos para la recopilación y el análisis de la información44.

Se pueden obtener diferentes tipos de evidencia de seguimiento al utilizar diferentes métodos de recopilación de datos, como se ilustra en la tabla a continuación45.

42 ISSAI 3000.114 - 2019 43 Manual de Implementación de las ISSAI. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) Auditoría de Desempeño Versión 1, julio de 2021/ pág. 120 44 ISSAI 3920.44:47, 72 - 2019 45 Ibidem.49 47 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-177 • 2024 • JUNIO • 14 177 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Tabla 4 Conexión entre los tipos de evidencia de seguimiento y los diferentes métodos documentación de seguimiento Método de recolección de datos testimonial Entrevistas Encuestas Grupos focales Grupos de referencia documentaria Revisión de documentos Revisión de archivos Usar estadísticas existentes Usar base de datos existentes física Observación de personas Inspección de objetos o procesos Experimentos, por ejemplo, nivel de seguridad de los datos de una computadora analítica Métodos de recopilación de datos cuantitativos. Ejemplos: Análisis DEA, análisis de regresión. Cálculos, comparaciones, separación de información en componentes y argumentos racionales. Fuente: GUID 3920.49- 2019 Gran parte de la labor de la fase de ejecución se concentra en la recolección y análisis de datos cuantitativos y cualitativos, dado que ésta provee una base racional para comprender o explicar lo que se ha observado y soportar las observaciones y la formulación de conclusiones.

El proceso analítico en el seguimiento implica una consideración continua por parte del evaluador respecto de las preguntas de seguimiento, la evidencia de seguimiento recopilada y los métodos empleados. Todo el proceso está estrechamente vinculado con la elaboración del informe de seguimiento, como una parte esencial del proceso analítico que culmina en respuestas a las preguntas de seguimiento46.

3.3.2 Conclusiones del Especial Seguimiento Las observaciones del Especial Seguimiento son el resultado de analizar y evaluar la 46 ISSAI 3000.113 - 2019 48 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-178 • 2024 • JUNIO • 14 178 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 condición específica observada y su relación con los criterios. Las observaciones deben ser utilizadas para responder las preguntas del Especial Seguimiento, que a su vez sirven de base para extraer conclusiones de acuerdo con el objetivo planteado.

Figura 9 Proceso Analítico para observación y Conclusiones del Especial Seguimiento Fuente: Adaptado de GUID 3920.79:83- 2019 Las observaciones de seguimiento contienen los elementos: situación detectada (condición), criterios (deber ser), causas (por qué hay una desviación de los criterios) y efectos (cuáles son las consecuencias en la política, programa o proyecto), las cuales son las bases para la formulación de las conclusiones.

3.3.2.1 Deficiencias, debilidades, brechas o desviaciones observadas47.

Son aquellas que resultan de comparar los criterios con el hecho o situación detectada los cuales se pueden constituir en observaciones de seguimiento.

Cumplir o exceder los criterios puede indicar "buenas prácticas" que conduce a un buen desempeño. No cumplir con los criterios indicaría que se necesitan mejoras. Sin embargo, no es realista esperar que el desempeño de la política, programa o proyecto con respecto a la 47 Adaptado ISSAI 3920.84,85 - 2019 49 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-179 • 2024 • JUNIO • 14 179 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 economía, la eficiencia y la eficacia siempre cumpla con los criterios.

Es importante apreciar que el desempeño satisfactorio no significa un desempeño perfecto, lo que razonablemente se esperaría, teniendo en cuenta las circunstancias de la política, programa o proyecto. En la práctica realista, los criterios no siempre se pueden cumplir por completo. Un ejemplo, de este caso son algunos acuerdos internacionales como los Objetivos de Desarrollo Sostenible que pueden ser difíciles de cumplir completamente en el corto o mediano plazo.

En este caso, el "desempeño satisfactorio" puede entenderse como lo que se puede lograr para mejorar gradualmente la situación hacia el cumplimiento de los criterios. Esto significa que independientemente de si se cumple con los criterios o no, la importancia relativa y aplicar el juicio profesional al interpretar cómo esto afecta el desempeño de la política, programa o proyecto.

Corresponde tener en cuenta que en la fase de planeación de la inversión, que materializa las estrategias y la programación de las políticas, programas o proyectos se articulan con el plan de desarrollo, aquí se presenta el grado de cumplimiento de la viabilidad de la formulación y modificaciones de la inversión, que sirve de fundamento para el concepto sobre los resultados y deben responder a la estructura del plan de desarrollo y a los objetivos establecidos en la política, programa o proyecto de manera pertinente y coherente.

Para lo anterior, es importante desarrollar el análisis de brechas, que implica comparar los resultados de los procesos existentes con lo formulado o programado para identificar posibles brechas o desviaciones, es necesario partir del conocimiento detallado del asunto, lo que permite comprender la causa raíz e identificar situaciones donde los procesos no funcionan de manera óptima, que llevan a ineficiencias, retrasos, errores, alteración de la calidad, sobrecostos o costos innecesarios.

Se puede priorizar los procesos en función de su impacto e importancia. No todas las brechas o desviaciones son de igual importancia, y se necesita determinar cuales tienen el impacto más significativo y señalar los logros y estado de implementación de las intervenciones: el estado de avance de las metas, de las intervenciones, número de personas atendidas, resultados heterogéneos, entre otros aspectos relevantes.

50 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-180 • 2024 • JUNIO • 14 180 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Con fundamento en la ISSAI 300.27 se establecen los criterios adecuados que correspondan a las preguntas del seguimiento y se relacionen con los principios de eficiencia y eficacia. Los criterios son puntos de referencia utilizados para evaluar la gestión de la inversión.

Los criterios del Especial Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos son normas razonables y específicas del desempeño de la inversión, contra las cuales se pueden evaluar y valorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones, para establecer observaciones, que pueden ser identificadas como: incorrecciones, desviaciones e incumplimientos.

El evaluador debe acumular las incorrecciones, desviaciones e incumplimientos identificadas durante la realización del seguimiento. Con el fin de facilitar el análisis sobre y efectos Para lo anterior se considera que las incorrecciones: diferencia entre la cantidad, clasificación, presentación o información revelada respecto de una partida incluida en los registros, la cantidad, clasificación, presentación o revelación de información requeridas respecto de dicha partida de conformidad con el marco de información financiera aplicable o las normas que lo rigen. Las incorrecciones pueden deberse a errores o fraudes. Las normas ISSAI requieren que se distinga entre:

 Incorrecciones de hecho, que son aquellas sobre las cuales no existe duda y se encuentran plenamente identificadas y soportadas. Incorrección en la información por error en el registro derivadas de inexactitudes.

 Incorrecciones de juicio, que son las derivadas de juicios de la Administración en relación con estimaciones o aplicación de políticas en contables o presupuestales y que el evaluador en su juicio profesional considera inadecuadas.

Desde el enfoque de resultados, los criterios utilizados para evaluar la gestión de la inversión y valorar la eficiencia y eficacia de la gestión, se requiere distinguir las siguientes situaciones consideradas como observaciones:

 Desviaciones o brechas: se presenta cuando no se ha logrado los criterios establecidos (retraso en metas, objetivos y términos). De acuerdo con la ISSAI 300 dependerá de si la actividad es comparativamente menor o con sobre ejecución y si las deficiencias en el área en cuestión pudieran influir otras actividades dentro de la entidad auditada, 51 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-181 • 2024 • JUNIO • 14 181 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 asimismo, existe espacio de mejora en lo sucesivo.

 Incumplimiento: se produce cuando no cumple con el criterio en los términos contemplados para su logro por acciones u omisiones de la entidad, intencionadas o no, puede deberse a: i) fraude, ii) un error, iii) la naturaleza inherente del gasto de inversión en condiciones de oportunidad, calidad, cantidad y costo y no es susceptible de mejora.

El evaluador determinará los aspectos cualitativos de cada desviación o incumplimiento.

Se debe analizar la naturaleza y causa de cada una. Para determinar si la desviación es el resultado de una equivocación en las acciones o de una negligencia en el trabajo. La detección de un acto ilegal, generalmente, requiere de mayor atención que el descubrimiento de un error.

3.3.3 Matriz de Observaciones Las Observaciones, a partir de la información obtenida durante el seguimiento deben registrarse en la matriz de observaciones. Esta matriz es una herramienta útil de apoyo y orientación para la preparación del informe de seguimiento. La matriz permite que el equipo de seguimiento y las otras partes interesadas tengan una comprensión homogénea de las observaciones y conclusiones.

El formato: Estructuración, Validación y Aprobación de Observaciones debe diligenciarse en la fase de ejecución del proceso auditor PVCGF-15-19 conforme se configuran y aprueban las observaciones, dejando evidencia en mesa de trabajo aplica a las direcciones sectoriales del PVCGF.

3.3.4 Conclusiones48 Son declaraciones inferidas por el evaluador a partir de las observaciones. Dado que el Especial Seguimiento señala deficiencias en los aspectos relacionados con los principios de la gestión fiscal y deben especificar las razones por las cuales no se cumplen.

Estas permiten aclarar y agregar significado a las observaciones. Presentan la opinión del 48 ISSAI. 3910.92:94,98, 2019 52 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-182 • 2024 • JUNIO • 14 182 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 evaluador y van más allá. Mientras que las observaciones del Especial Seguimiento se identifican comparando "lo que debería ser" según los criterios con la situación observada sobre "lo que es", las conclusiones también reflejan las explicaciones y puntos de vista del evaluador basados en estas observaciones.

De igual manera, pueden incluir la identificación de un tema general o un cierto patrón en las observaciones y también pueden identificar un problema subyacente (corrupción - fraude) que explique las observaciones.

Las conclusiones deben resultar del análisis y lógica de las observaciones, los problemas de desempeño o debilidades y sus causas y efectos. Todos los pasos analíticos tomados más allá de las observaciones tendrán que ser claramente explicados y justificados.

Es importante que el evaluador esté orientado a los objetivos, trabaje sistemáticamente y con la debida atención y objetividad, ejerciendo su juicio profesional al analizar la información y la condición encontrada. Es vital que el evaluador tenga un enfoque crítico y mantenga una distancia objetiva de la información presentada. Al mismo tiempo, debe ser receptivo a las opiniones y argumentos.

También debe ser capaz de ver las cosas desde diferentes perspectivas y mantener una actitud abierta y objetiva hacia los diferentes puntos de vista y argumentos. Esto también subraya la importancia de realizar evaluaciones racionales e imparciales.

Al formular las conclusiones el evaluador debe verificar que:49  Expresen el grado de economía, eficiencia y eficacia desde una perspectiva general asociada a aspectos propios de los principios de la gestión fiscal, o mediante el aporte de información específica acerca de un conjunto de elementos relacionados con estos.

 Sean claras y concisas: no es necesario que repita todas las observaciones en la sección dedicada a las conclusiones.

 Reflejen los criterios del especial seguimiento.

 Se cuantifiquen cuando ello sea posible (por ejemplo, de qué modo y en qué medida el desempeño no ha alcanzado el estándar ideal o esperado).

49 Auditoría de Desempeño Manual de Implementación de las ISSAI Versión 1, julio de 2021. Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI)

53 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-183 • 2024 • JUNIO • 14 183 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0  Reflejen los cambios registrados a lo largo del tiempo (por ejemplo, expresen si el riesgo para el desempeño lleva camino de incrementarse próximamente debido a hechos nuevos).

 Establezcan una vinculación clara y deriven de las observaciones del informe.

 Vincular las conclusiones con los objetivos de la auditoría y explique por qué esta es importante.

 Asegurarse de que las conclusiones sean equilibradas, poniendo de relieve la importancia (en términos positivos y negativos) de las observaciones y los progresos realizados por la entidad responsable (de haberlos) en el manejo de los problemas planteados.

 No se limite a resumir o reiterar las observaciones, explique su importancia y por qué son necesarias.

3.4 INFORME DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO Figura 10 Informe del Especial Seguimiento Fuente: Adaptado por el Equipo de Trabajo 3.4.1 Generalidades La fase de informe tiene como propósito la estructuración del documento que reúna los requisitos de caracterización y contiene los resultados del especial seguimiento. El Director Sectorial de Fiscalización, el Director de Estudios de Economía y Política Pública o el Director de 54 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-184 • 2024 • JUNIO • 14 184 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 Reacción inmediata tomarán las acciones pertinentes como resultado del especial seguimiento.

En el Especial Seguimiento, el informe contiene observaciones, además describe el marco, perspectiva y estructura analítica que fueron adoptados, y el proceso seguido para llegar a las conclusiones.

El informe del Especial Seguimiento busca mejorar el conocimiento y resaltar la mejora necesaria. En un seguimiento de la gestión en los planes, programas o proyectos, el evaluador se pronuncia sobre el resultado y avance de la efectividad de los principios de la gestión fiscal.

Estos informes pueden variar considerablemente en alcance y naturaleza, por ejemplo, indicar si los recursos se han aplicado de manera adecuada, concluyendo sobre el cumplimiento de los objetivos de la política, programa o proyecto, que pueden generar cambios diseñados para obtener mejoras50.

El informe de seguimiento es un documento que presenta el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el Plan de Trabajo y de las pruebas adelantadas en la fase de ejecución.

3.4.2 Atributos del Informe de Especial Seguimiento Los evaluadores deben proporcionar informes de seguimiento que sean completos, convincentes, oportunos, de fácil lectura y equilibrado. El informe debe cumplir los atributos definidos en la caracterización del informe de seguimiento establecidas en el PEEPP-02 Procedimiento Caracterización del Producto y (PVCGF-02 Caracterización Producto)

El informe debe ser tan claro y conciso como lo permita la materia en cuestión, y contener un lenguaje sin ambigüedades. En general, debe ser constructivo y contribuir a un mejor conocimiento y destacar cualquier mejora necesaria51.

3.4.3 Características, estructura, contenido y presentación del informe El informe debe contener las características de presentación definidas en el numeral 2 50 ISSAI 3920.108 - 2019 51 ISSAI 300.39 - 2019 55 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-185 • 2024 • JUNIO • 14 185 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 del el PEEPP-02 Procedimiento Caracterización del Producto y (PVCGF-02 Caracterización Producto), en cuanto a protocolos, numeración, paginación, redacción, cuadros, tablas, gráficas, cifras, enlaces y texto alternativo.

El informe debe tener accesibilidad, es decir, no debe presentar dificultades para una persona con discapacidad visual al momento de realizar una lectura, en documentos digitales como (textos, hojas de cálculo, presentaciones, formato de documentos portables) con un lector de pantalla o magnificador de pantalla ver PEEPP16-10 Modelo informe del especial seguimiento.

El informe debe incluir información acerca del objetivo del seguimiento, preguntas de seguimiento y sus respuestas, tema, criterios, metodología, fuentes de información, las limitaciones de la información y las observaciones de seguimiento o explicar por qué ésta no fue posible52.

Las observaciones de seguimiento deben ser puestos en perspectiva, y debe garantizar la congruencia entre los objetivos del seguimiento, las preguntas, resultados y conclusiones. El informe debe explicar por qué y cómo los problemas señalados en las observaciones afectan la gestión, con el fin de que los usuarios del producto adelante las acciones a que haya lugar.

3.4.4 Firma y comunicación del informe.

La revisión de los resultados del proceso la realizará el Director de Economía y Política Pública, Director Sectorial de Fiscalización o Director de Reacción Inmediata, según corresponda, dejando registro en acta, de conformidad con su procedimiento para el especial seguimiento PEEPP 16 Contraloría de Bogotá D.C.

Corresponde al Director de Economía y Política Pública, Director Sectorial de Fiscalización o Director de Reacción Inmediata, según corresponda, definir las acciones a seguir resultado del Especial Seguimiento.

52 ISSAI 3000.124, 2019 56 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-186 • 2024 • JUNIO • 14 186 Código Documento: PEEPP-16-01 Guía para aplicar la Herramienta Especial Seguimiento Versión: 1.0 3.5 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL ESPECIAL SEGUIMIENTO Para el control y el aseguramiento de la calidad en la realización del Especial Seguimiento, la Contraloría de Bogotá D.C. establece como principio “La Calidad”. La calidad del proceso y sus resultados se garantizan aplicando de manera articulada y simultánea el Sistema Integrado de Gestión, los lineamientos del presente documento, fundamentado en la Norma Internacional ISSAI.

Es así, que el control de calidad incluye las políticas y procedimientos a través de los cuales la Contraloría de Bogotá D.C. asegura que todas las fases del proceso (planeación, ejecución, informe y Aseguramiento de calidad) se lleven a cabo de conformidad con sus normas, reglas, procedimientos y las mejores prácticas El principio de calidad es un compromiso de toda la administración y caracteriza los roles de los equipos evaluadores, resaltando la responsabilidad, el debido cuidado y diligencia profesional en el desempeño, seguimiento y monitoreo por parte de los servidores públicos que ejerzan tareas de supervisión, con el fin de garantizar la calidad de sus resultados.

El aseguramiento de la calidad es el proceso a través del cual la Contraloría de Bogotá D.C., direcciona, evalúa y monitorea las actividades desarrolladas en el proceso de Estudios de Economía y Política Pública en el marco del subsistema de gestión de la calidad con el fin de proporcionar seguridad, que sus controles estén funcionando de manera efectiva en el logro de los resultados previstos.

El proceso evaluador contempla mecanismos e instancias de interacción, validación, seguimiento y aprobación, como son las mesas de trabajo y el comité técnico, que contribuyen a la calidad.

57 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A - 10 Código Postal 111321 PBX: 3358888 REGISTRO DISTRITAL • BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 58 NÚMERO 8038 • PP. 1-187 • 2024 • JUNIO • 14 187