RESOLUCION 165-004874 de 2007

El Superintendente de Sociedades, en ejercicio de las atribuciones legales, y en particular las establecidas el artículo 4° del Decreto 1080 de 1996; artículo 17 de la Ley 489 de 1988, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 152 de 1994 en su artículo 26 establece que con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden preparará su correspondiente plan de acción;

Que la Resolución 100-3534 de agosto 22 de 2007, la cual adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Superintendencia de Sociedades, en sus artículos 9° y 10 establece los componentes y elementos del direccionamiento estratégico de la Entidad;

Que el elemento de Planes y Programas definido en el MECI es un instrumento de control dentro del direccionamiento estratégico institucional, que hace necesario definir los parámetros que debe seguir la Entidad, con el fin de ajustar los elementos aquí descritos a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz,

RESUELVE:

ELEMENTO DE PLANES Y PROGRAMAS

Artículo 1°.

De los planes y programas. Los planes y programas materializan las estrategias de la organización establecidas para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la entidad.

1.1 PRINCIPIOS GENERALES: Los principios generales que rigen las actuaciones del proceso de planeación son:

1.1.1 Consistencia. Los planes y programas guardan relación y coherencia con las estrategias y objetivos establecidos en el Plan Cuatrienal y con las iniciativas definidas por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y las funciones asignadas a la Entidad. Así mismo, asegura su ejecución con los recursos financieros asignados en el presupuesto.

1.1.2 Coordinación. La Alta Dirección, los Jefes de Area y los coordinadores garantizan que exista la debida armonía y coherencia entre los planes y actividades que proyectan realizar tanto al interior de la dependencia, como con otras dependencias, para efectos de su programación, ejecución y evaluación.

1.1.3 Participación. Durante el proceso de formulación y elaboración de los planes, la Alta Dirección, los Jefes de Area y los Coordinadores implementarán mecanismos de participación de los funcionarios en todos los niveles de la Entidad.

1.1.4 Continuidad. Con el fin de asegurar la real ejecución de los planes, programas y proyectos que se incluyan en el Plan Indicativo de la Entidad, la Alta Dirección, los Jefes de Área y los Coordinadores verifican periódicamente el cumplimiento de los mismos.

1.1.5 Viabilidad. Las estrategias, programas, planes y proyectos del Plan Indicativo; así como el Plan de Acción Anual son realizables, de acuerdo a las metas propuestas y el tiempo definido para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los que es posible acceder.

1.2 ELEMENTOS O INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE PLANEACION INSTITUCIONAL 1.2.1 Matriz DOFA. Herramienta mediante la cual la Entidad y sus dependencias efectúan el diagnóstico de las Oportunidades y Amenazas, así como de las Fortalezas y Debilidades: A partir de esta, son estructurados y proyectados los planes y programas a desarrollar; dicha matriz es actualizada anualmente.

1.2.2 Plan Nacional de Desarrollo. La base fundamental para la formulación y elaboración de los planes de la Entidad, lo constituye el Plan Nacional de Desarrollo correspondiente.

1.2.3 Plan Sectorial. La Entidad acoge las iniciativas definidas con el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, para contribuir al logro de los objetivos sectoriales y sobre los cuales estructura su planeación institucional.

1.2.4 Plan Cuatrienal Institucional. Es el proceso de direccionamiento a mediano plazo, en el cual cada cuatrienio la Entidad revisará y elaborará la planeación estratégica, tomando como referencia el Plan Nacional de Desarrollo vigente, el plan y los objetivos sectoriales dados por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo; constituyéndose a su vez, en la base para la elaboración de los Planes de Acción Anual.

La Alta Dirección efectuará la entrega del documento que guiará el accionar de la Entidad y garantizará que todos los funcionarios conozcan del mismo.

1.2.5 Planes de Acción. Anualmente las dependencias formularán y elaborarán sus planes de acción a corto plazo, tomando como referencia los elementos descritos en el punto anterior, utilizando la Metodología definida en la Guía de Planeación Institucional.

Anualmente, durante el mes de enero se hará entrega a todas las dependencias de una copia del documento que recoja todos los planes elaborados por las dependencias y el cual será consolidado por el Grupo de Planeación y se convertirá en la base para la ejecución, seguimiento y evaluación de los planes de acción.

1.2.6 Guía de Planeación Institucional. Instrumento metodológico diseñado por el Grupo de Planeación para desarrollar paso a paso el proceso de planeación estratégica en la Entidad; el cual es ajustado anualmente por dicha dependencia.

1.3 PROGRAMACION PROCESO DE PLANEACION INSTITUCIONAL 1.3.1 Anualmente, el Grupo de Planeación entregará a las dependencias los documentos base para el proceso de planeación en la cuarta semana del mes de octubre; dichas instrucciones están contenidas en el Manual de Planeación.

1.3.2 Las dependencias durante las tres primeras, semanas del mes de noviembre, efectuarán la recolección de información que será la base para la formulación anual de los planes.

1.3.3 Durante la cuarta semana del mes de noviembre, las dependencias estructurarán las iniciativas que les oriente la construcción del Plan de Acción Anual.

1.3.4 Durante las dos primeras semanas del mes de diciembre, las dependencias someterán las iniciativas para validación y aprobación por parte de los Jefes de Area y el Grupo de Planeación. Posteriormente, estas serán entregadas a la Dirección para su respectiva aprobación.

1.3.5 Durante el período comprendido entre la tercera semana de diciembre y la tercera semana del mes de enero, se efectuará la consolidación y documentación de las iniciativas institucionales por parte del Grupo de Planeación.

1.3.6 Durante la cuarta semana de enero de cada año, se realizará la comunicación y difusión del Plan de Acción Anual.

1.3.7 Con el ánimo de dar flexibilidad a los planes y metas de acuerdo a las circunstancias que se puedan presentar, las dependencias podrán efectuar modificaciones de los mismos, hasta la segunda semana de abril de cada año.

1.3.8 Las dependencias podrán modificar las actividades definidas en los planes hasta el 30 de junio de cada año; siempre y cuando no afecten las metas y resultados propuestos.

1.3.9 Con el ánimo de lograr un estricto cumplimiento al Plan de Acción definido, las dependencias no podrán efectuar ajustes durante el segundo semestre del año, salvo casos de fuerza mayor.

1.4 EVALUACION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE PLANEACION 1.4.1 Informe de Gestión Anual. Al cierre de cada año de labores, las dependencias elaborarán un informe, en el cual registrarán los resultados obtenidos sobre los planes de acción y las acciones relevantes de las funciones encomendadas, que aunque no hayan sido presentadas como planes, generaron impacto en los resultados de la dependencia. Dicho informe deberá ser enviado al Grupo de Planeación al finalizar la segunda semana del mes de enero de cada año.

1.4.2 Evaluación Trimestral. Esta será realizada al cierre de cada trimestre, para lo cual el Grupo de Planeación revisará, entre otros, la información registrada mensualmente en el Cuadro de Mando Integral de cada dependencia.

Por tanto, es deber de cada Jefe efectuar el seguimiento al avance de las metas y planes de acción propuestos, así como verificar el correcto diligenciamiento del Cuadro de Mando Integral de la dependencia a su cargo, a más tardar el quinto día hábil de cada mes.

Artículo 2°.

Atención y colaboración. Todas las dependencias deberán prestar la debida atención a las instrucciones impartidas por la Dirección en torno al tema de la Planeación Institucional, con el fin de asegurar con efectividad el desarrollo de este proceso estratégico, en los términos definidos en las normas legales, y en beneficio de la Entidad.

Artículo 3°.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 23 de noviembre de 2007.

El Superintendente de Sociedades, Hernando Ruiz López.

(C.F.)