RESOLUCION 100-2067 de 1995

EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES, en uso de sus facultades legales y en especial de las consagradas en el Decreto 2155 del 30 de diciembre de 1992, y

CONSIDERANDO:

1°. Que por disposición del artículo 1° del Decreto 2155 del 30 de diciembre de 1992, la Superintendencia de Sociedades es un organismo técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, adscrito al Ministerio de Desarrollo Económico;

2º. Que la Ley 42 de 1993 en su artículo 110, al regular la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen, derogó las Leyes y Decretos que constituían los fundamentos de derecho de la Resolución Orgánica 04 de 1960 emanada de la Contraloría General de la República, mediante la cual se reglamentaban las normas sobre inventarios, registro, responsabilidad y control de los bienes de la Nación;

3°. Que al perderse la fuerza ejecutoria del Acto Administrativo al tenor del artículo 66 del Código Contencioso Administrativo, se hace necesario que la Entidad adopte el manual correspondiente para el manejo administrativo de los bienes de su propiedad;

4°. Que la Constitución Política de 1991, la Ley 42 del 26 de enero de 1993 y la Resolución Orgánica 03466 de junio 14 de 1994, emanada de la Contraloría General de la República, desarrollaron el principio según el cual el control practicado por dicho organismo debe ser posterior y selectivo, y se eliminó el control previo existente hasta esa fecha;

5°. Que el Decreto 2170 del 30 de diciembre de 1992, al suprimir el Fondo Nacional de Bienestar Social, estableció en el artículo 6 o que los bienes dados de baja, así como el papel inservible, serán dados en venta por las entidades públicas y en este caso los recursos producto de la venta se destinarán a financiar programas de bienestar social de los empleados de las entidades, lo cual se hará en el marco de la Ley 80 de 1993, el Decreto 855 de 1994 y demás normas que la reglamentan;

Que teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Establecer el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, el cual se describe a continuación:

Capítulo I.

Generalidades

1. Objetivos del manual

1.1 General El presente manual establece normas y procedimientos para su obligatorio cumplimiento, con el objeto de unificar criterios en el manejo de los bienes de la entidad y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la totalidad de los funcionarios y dependencias de la entidad y en especial a los responsables por la administración, registro, manejo, custodia y control de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Sociedades. 1.2 Específico 1.2.1 Unificar procedimientos para el recibo, registro almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la entidad. 1.2.2 Establecer la organización y funciones de los responsables del manejo de almacenes e inventarios de la entidad. 1.2.3 Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de inventarios de la entidad. 1.2.4 Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no requeridos, inservibles, deteriorados y los que han sido hurtados.
2. Base legal 2.1. Por disposición del numeral 6° del artículo 9 o del Decreto 2155 del 30 de diciembre de 1992, corresponde al Superintendente de Sociedades expedir los actos administrativos como jefe del organismo. 2.2 De acuerdo con el numeral 9 U del artículo 26 del Decreto 2155 del 30 de diciembre de 1992, corresponde a la Secretaria General: Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios de las dependencias a su cargo. 2.3 Según los numerales 3® y 7 a del artículo 28 del Decreto 2155 de 1992, corresponde a la División Administrativa: Programar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de compra, almacenamiento, inventario y suministro de bienes, materiales y equipos que se requieran; llevar y actualizar el inventario y control de bienes muebles e inmuebles de la Superintendencia de Sociedades.
### Capítulo II. Manejo de los bienes Bienes son los elementos susceptibles de inventariarse, que posee la Superintendencia de Sociedades, excluyendo el dinero en efectivo. Los bienes de la Superintendencia de Sociedades están compuestos por los que poseía a 31 de diciembre de 1994, por los adquiridos posteriormente y por los que se autorice incorporar recibidos de otras entidades, en traspaso, asignación o donación.
Los movimientos y registros contables se realizarán de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contabilidad Gubernamental, conforme a la clasificación de cuentas establecidas así;
1. Activo fijo Son los bienes de carácter permanente, de propiedad de la entidad, utilizados para el cumplimiento de sus actividades tales como:
- Terrenos.
- Edificios e instalaciones.
- Maquinaria y equipo.
- Equipo de transporte.
- Equipo de oficina.
2. Otros activos Representa el costo de otros bienes de propiedad de la entidad, los cuales se requieren para su funcionamiento:
- Almacenes Elementos de consumo.
Elementos devolutivos en depósito.
- Bienes dados en préstamo o depósito. 2.1 Almacén Representa el costo de los elementos devolutivos y de consumo, que están en-depósito para el suministro a las dependencias de la entidad para el desarrollo normal de sus actividades; y es el lugar físico que dispone la Entidad para el registro de las operaciones de manejo de dichos bienes. 2.1.1 Elementos de consumo Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros.
Clasificación de los elementos de consumo 1-01 Aceites, grasas y lubricantes. 1-02 Combustibles. 1-03Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad. 1-04 Elementos para construcción. 1-05 Explosivos, municiones. 1-06 Forrajes y alimentos para animales. 1-07 Insecticidas, fungicidas, herbicidas. 1-08 Materiales o materias primas. 1-09 Semillas y abonos. 1-10 Utiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería. 1-11 Víveres y rancho. 1-12 Repuestos para máquinas y equipos, llantas y neumáticos. 1-13 Utensilios de uso doméstico o personal y vestuario. 1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución gratuita. 1-15Otros elementos de consumo. 2.1.2 Elementos devolutivos Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo por su uso normal se deterioren. 2.1.2.1. Clasificación de los elementos devolutivos Para el registro y administración de los inventarios, los bienes devolutivos se clasifican de acuerdo con el Indice Universal de inventarios, en las siguientes agrupaciones: 2-01Armas, accesorios y repuestos. 2-02 Discotecas y musicotecas. 2-03 Elementos de culto. 2-04 Elementos de museo. 2-05 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalajes y sus accesorios. 2-06 Equipos y máquinas para comedor, cocina y despensa y sus accesorios. 2-07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, radio, televisión, sonido, señales, radar, fotografía, proyección y sus accesorios. 2-08 Equipos y máquinas para instalación, construcción, campo, industria, taller y labores y sus accesorios. 2-09 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios. 2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas y enseñanza y sus accesorios. 2-11Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos x y sanidad y sus accesorios. 2-12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. 2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios. 2-14Herramientas y sus accesorios. 2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios. 2-16Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas. 2-18 Mobiliario y enseres. 2-19 Semovientes. 2-21 Material rodante, máquinas y equipos y sus accesorios. 2-22 Material fijo, máquinas y equipos y sus accesorios. 2-23 Materiales y equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y sus accesorios. 2-24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos, sus accesorios y suministros. 2-25 Sistemas de programación o soporte lógico de equipos y máquinas de procesamiento de datos. 2-26 Otros elementos devolutivos. 2.1.2.2. Registro de bienes devolutivos La contabilización de los bienes devolutivos tanto en servicio como en depósito, se debe realizar de acuerdo con las siguientes agrupaciones: Equipo de oficina: 2-01, 2-02, 2-03, 2-04, 2-07, 2-12, 2-15, 2-16,2-18. Maquinaria y equipo: 2-05,2-06, 2-08,2-09, 2-10,2-11,2-14, 2-22, 2-23, 2-24, 2-25. Equipo de transporte: 2-13, 2-21. 2.2 Bienes dados en préstamo o depósito Representa el costo de los bienes de la entidad, entregados en calidad de préstamo o depósito a otras entidades.
### Capítulo III. Almacén Es el lugar físico que dispone la entidad para el recibo, registro, almacenamiento y posterior distribución a las dependencias de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos y recibidos para tal fin.
1. Organización y funciones El grupo de almacén general depende de la División Administrativa y el Almacenista o quien haga sus veces, depende del jefe de la División Administrativa.
Para una mejor organización, distribución y control de los elementos, el Almacén General se divide en:
1. Sub-almacén de consumo.
2. Sub-almacén de devolutivos en depósito.
3. Sub-almacén de formatos, papelería impresa y formas continuas. 1.2 Funciones del almacenista El almacenista es responsable por la administración, custodia y distribución de los bienes que se adquieren y reciben para atender el funcionamiento de las diferentes dependencias en Santafé de Bogotá y las oficinas regionales, y debe desarrollar con el apoyo del personal del grupo de almacén, las siguientes funciones: a) Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso o donación: b) Registrar los movimientos de entrada o salida de elementos y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias, de acuerdo con la clasificación y codificación establecidas; c) Almacenar correctamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características; d) Tener registro de cada elemento tanto en kárdex de almacén como en el estante mediante "tarjeta de existencia" con su descripción, código, localización, unidad de medida, puntos de control y actualizar en cada movimiento el saldo; e) Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, de acuerdo con las necesidades de la entidad; f) Distribuirá las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de medida de los elementos que existen en el almacén; g) Responder por la conservación, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su responsabilidad; h) Efectuar el despacho de los elementos que requieran las dependencias, previo análisis y seguimiento de consumos. i) Analizar la rotación de inventarios y establecer puntos de control (máximo y mínimo de pedidos) para cada elemento de acuerdo con sus características y así garantizar el suministro oportuno y fijar la cantidad óptima de almacenamiento; j) Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieran para los respectivos asientos contables de la entidad, así como los informes que requiere la Contraloría General de la República; k) Enviar oportunamente los reportes que se le soliciten, sobre existencias y rotación de elementos para efectos de la póliza de seguros; l) Dar solución a los casos de sobreinventarios, verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o baja de elementos que no tienen rotación; ll) Coordinar con el encargado de las compras de la entidad, para que estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad y características y unidad de medida de los elementos; m) Clasificar, relacionar y presentar para el trámite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad; n) Velar por la correcta distribución, organización y aseo del almacén y por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial; o) Coordinar el trabajo de los funcionarios a su cargo; p) Las demás funciones que le asigne el superior inmediato.
2. Movimiento de almacén 2.1 Ingresos al almacén La entrada de bienes al almacén se realiza con el comprobante de entrada que es el documento que acredita el ingreso real del bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en almacén y contabilidad.
El comprobante de entrada debe ser elaborado por el almacenista inmediatamente reciba los elementos, previa verificación y confrontación de las especificaciones, cantidad y calidad, de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o de servicio) expedido por la entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso o donación, en original y tres copias distribuidas así:
- Original para la cuenta de almacén.
- Primera copia para contabilidad.
- Segunda copia para tramitar el pago.
- Tercera copia para el consecutivo de almacén.
Este documento debe contener la siguiente información básica:
- Lugar y fecha.
- Número de entrada en forma ascendente y continua.
- Identificación del almacén.
- Concepto de la transacción y número del documento soporte (número orden de compra, servicio, contrato).
- Datos del proveedor, nombre, identificación, nit, dirección.
- Número de factura, remisión o lista de empaque.
- Relación de elementos, descripción, código, valor unitario, valor total por elemento y valor total por comprobante.
- Firma del almacenista o quien haga sus veces. 2.1.1.
Procedimientos y requisitos para la entrada de bienes La entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, remesas, reintegros, recuperación, reposición, sobrantes, producción o traspasos. La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe los elementos, firma el comprobante respectivo y elabora la entrada al almacén. 2.1.1.1. Por adquisiciones Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes. Estas deben corresponder a un plan de compras, si se requiere, de acuerdo con las necesidades de la entidad y con el siguiente procedimiento. a. El almacenista debe enviar al encargado de las adquisiciones listados con: código, descripción, unidad de medida y stock; b. Copia de los contratos con o sin formalidades plenas, deben ser enviados previamente al almacén, con el fin de realizar el recibo de los elementos con la respectiva confrontación; c. Los elementos adquiridos deben ser entregados por parte del proveedor en su totalidad en el almacén de la Entidad, de acuerdo con las características, cantidades y calidad, establecidas en el contrato; d. Solo se aceptarán entregas parciales o entregas en lugar distinto al almacén, cuando así se establezca en el respectivo contrato; e. Cuando se adquieran bienes por Caja Menor, se debe presentar la factura y comprobante respectivo para su ingreso al almacén; f. Cuando el proveedor o contratista no entregue los bienes dentro del plazo acordado en el contrato, el almacenista dará aviso a la División Administrativa; g. El almacenista rechazará los elementos que no coincidan con las características de marca, calidad, unidad de medida y cantidad establecidos en el contrato y dará aviso a la División Administrativa para la solución de las diferencias que se presenten; h. Cuando se trate de elementos que deben ser recibidos con instalación, inspección, prueba o ensayo por parte de personal especializado, el proveedor deberá coordinar previamente con el almacenista, para que con dichas personas se haga el recibo de los elementos. 2.1.1.2 Por donación Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente, suscribiendo las actas de entrega y recibo por parte del almacenista y con el registro de los bienes respectivos. 2.1.1.3 Por reintegros Es la devolución al almacén de los bienes devolutivos en servicio, que las dependencias de la entidad no requieran para el cumplimiento de sus funciones. El almacenista recibirá los elementos previa relación elaborada por el jefe de la dependencia que haga su devolución, en donde constará que dichos elementos no son requeridos en la dependencia y hará constar su descripción, número de identificación de inventarios, código, grupo, cantidad, valor y estado de conservación. Una vez verificado y recibido por el almacenista, se producirá el comprobante de ingreso al almacén, copia del cual se le enviará al encargado de inventarios para su contabilización y actualización. 2.1.1.4 Por recuperación Es la recuperación física de un bien que ya ha sido descargado de los registros y cuya pérdida fue asumida por la entidad. En este caso, se da entrada nuevamente con los mismos registros iniciales. 2.1.1.5 Por reposición Consiste en la entrada de bienes, que previa aprobación se autoriza recibir en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares características. 2.1.1.6 Por sobrantes Es el registro de aquellos elementos que una vez inventariados y confrontados aparecen como sobrantes. Para su ingreso se elabora el acta de alta y se legaliza la entrada respectiva. 2.1.1.7 Por traspaso Es la entrada de bienes a la Superintendencia de Sociedades, provenientes de otras entidades públicas del orden nacional.
2. Salida de bienes del almacén El comprobante de salida de elementos de almacén, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.
El comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista en original y cuatro copias distribuidas así:
- Original para cuenta del almacén.
- Primera copia para contabilidad.
- Segunda copia para inventarios (bienes devolutivos).
- Tercera copia para el usuario.
- Cuarta copia para el consecutivo de almacén.
El comprobante se debe elaborar simultáneamente a la entrega de los bienes y debe contener la siguiente información básica:
- Lugar y fecha de emisión.
- Numeración en forma ascendente y continua.
- Identificación del almacén que despacha.
- Concepto de salida especificando: dependencia destinataria, descripción, marca, modelo, número, cantidad, valor unitario y total.
- Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma del funcionario que recibe y número de cédula de identificación. 2.2.1 Procedimientos y requisitos para salida de bienes La salida de bienes de almacén se da por solicitudes de elementos de consumo por parte de las diferentes dependencias, por entrega de devolutivos al servicio de funcionarios, por traspaso de bienes a otras entidades estatales o por autorización de baja de bienes.
Salida de elementos de consumo Las diferentes dependencias de la entidad elaborarán el pedido de elementos de consumo bimestralmente, de acuerdo con las necesidades reales y del turno que le corresponda, en los formatos establecidos para cada caso. Toda solicitud de elementos de consumo debe tener la firma del jefe de la dependencia y el visto bueno del delegado respectivo. Las solicitudes se presentarán al almacén en el transcurso de la última semana (entre el 20 y el 30 de cada mes) y el almacén despachará entre el 5 y el 25 atendiendo el orden de radicación o de llegada al almacén. El funcionario autorizado en cada dependencia, recibe los elementos previa comprobación y revisión, firma con su número de identificación el comprobante de salida de almacén. El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas, previo análisis de consumo y verificación de uso de los elementos de cada dependencia, dando las respectivas justificaciones al solicitante. Con el comprobante de salida se procede a contabilizar y descargar de los kárdex de existencias, los elementos despachados. Los comprobantes de almacén no deben tener tachaduras ni enmendaduras. Salida de elementos devolutivos Cuando las dependencias de la entidad requieran para su uso, bienes devolutivos que se encuentren a cargo del almacenista, se procederá de la siguiente forma: a. El jefe de la dependencia solicita en el formato establecido los elementos que requiere, indicando el nombre y cédula del funcionario que hará uso de ellos y los tendrá a su cargo. No se puede solicitar elementos devolutivos a cargo de personal supernumerario, provisional o por contrato. Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las dependencias, estarán a cargo del jefe de la dependencia. Los bienes de las instalaciones locativas, tales como oficina abierta, tapetes, extintores, materas, persianas, divisiones, módulos, canceles, y otros, deben estar a cargo del funcionario responsable de la conservación y mantenimiento del inmueble; b. El almacenista elabora el comprobante de salida de almacén, relacionando el bien que entrega, con el número de identificación de inventarios, el código, la descripción, el valor unitario, el valor total, la dependencia solicitante y el nombre y cédula del funcionario que hará uso del bien, quien recibirá los elementos confrontando sus características con el comprobante de almacén y firmará dicho comprobante asumiendo la responsabilidad como cuentadante responsable ante la entidad por el buen uso, conservación y cuidado de los bienes recibidos. Una vez entregados los elementos devolutivos, el almacenista descarga de sus inventarios de devolutivos en depósito y carga a la cuenta de devolutivos en servicio, enviando las copias respectivas a Contabilidad e Inventarios para que procedan a la contabilización y registro en el inventario de cuentadantes responsables de bienes devolutivos en servicio, Por traspaso Es la salida de bienes de la Superintendencia de Sociedades, a otra entidad estatal de carácter nacional, sin que dejen de ser patrimonio de la Nación y se deben cumplir los siguientes procedimientos: a. Solicitud escrita de la entidad que requiere los bienes, dirigida al Superintendente de Sociedades, justificando la solicitud y enunciando el destino y uso de los bienes; b. Resolución que autorice el traspaso, expedida por el Superintendente de Sociedades, en la que indique que los bienes objeto del traspaso no se requieren para el normal funcionamiento de la entidad, previa certificación expedida por el almacenista, en la que se manifieste el no requerimiento para la entidad de los bienes objeto de traspaso junto con la relación correspondiente de los bienes donde conste descripción, código, grupo, cantidad, valor unitario y valor total de los elementos a traspasar. Con la resolución de traspaso, el almacenista procede mediante acta, a hacer entrega de los bienes al almacenista de la entidad que recibe. Con la resolución de traspaso y el acta de entrega se da de baja a los bienes y se descargan de los inventarios de la entidad. Salida de bienes del almacén por bajas Es el registro de salidas de elementos del almacén que han sido objeto de baja por inservibles u obsoletos. Salida de bienes del almacén por pérdida o hurto Es la salida de bienes por pérdida o hurto, para lo cual se debe elaborar el comprobante de salida de almacén, soportado con el denuncio y el acta de pérdida o hurto respectiva, junto con el informe de los hechos y copia del oficio de solicitud de trámite de exoneración de responsabilidad fiscal, radicado en la Secretaría General. Una vez descargado el bien de los inventarios de la entidad, se afectará la cuenta responsabilidades fiscales en proceso, a nombre de la persona que tuviere a cargo el elemento y bajo su responsabilidad, mientras la Contraloría General de la República produce el fallo de exoneración de responsabilidad fiscal. Para estos efectos, el almacenista enviará copia del comprobante de salida a Contabilidad y a inventarios para lo de su cargo.

Capítulo IV. Inventarios

1. Inventarios

Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la Superintendencia de Sociedades. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar mediante información confiable y oportuna los bienes de la entidad y así evitar su pérdida, deterioro o desperdicio.
2. Registro 2.1 Bienes en depósito Por el registro de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, responde administrativa y fiscalmente el almacenista o quien haga sus veces y lo debe llevar en tarjetas de kárdex, sistema de información o listados en donde se contemplen como mínimo los siguientes aspectos:
- Descripción y detalle de cada elemento.
- Agrupación y sub-agrupación.
- Unidad de medida.
- Código.
- Localización.
- Movimientos: Fecha, concepto, número de entrada o salida, cantidad, valor unitario y total, saldo cantidad y valores. 2.2 Inmuebles (Terrenos
- Edificios e instalaciones)
La División Administrativa a través del Grupo de Servicios Generales, llevará el registro detallado de los inmuebles de propiedad de la entidad, en el cua1 se contemple la siguiente información:
- Clase de inmueble
- Localización.
- Nomenclatura.
- Titulación y detalle del registro.
- Areas.
- Uso a que se destina.
- Nombre del responsable de su cuidado, custodia o administración, ficha técnica del inmueble, detalle de su composición (inventario de sus accesorios, incluyendo líneas telefónicas). 2.3 Devolutivos en servicio El registro del movimiento de los bienes devolutivos en servicio, está a cargo del Grupo de Inventarios y tendrá las siguientes funciones: 2.3.1 Funciones del jefe, encargado o coordinador de inventarios a) Mantener el registro y archivo de los bienes devolutivos en servicio, debidamente clasificado por cuentadantes y dependencias, con la siguiente información básica:
- Nombre del funcionario, apellidos, número de cédula, dependencia, número de las placas de identificación de los elementos devolutivos a su cargo, descripción detallada del elemento, valor unitario y total y valor general del inventario a cargo. El archivo de inventarios de bienes devolutivos en servicio, debe permitir confrontar documentos y hacer consultas por las siguientes opciones:
- Por nombre del cuentadante.
- Por el número de su cédula o código.
- Por dependencia.
- Por el número de identificación de la placa del inventario.
- Por código de elementos (existencias parciales y totales); b) Registrar cada movimiento de devolutivos en servicio; c) Velar por el correcto archivo y seguridad de los documentos que sirven de soporte para establecer responsabilidades; d) Entregar copia del inventario que tiene a cargo cada funcionario; e) Expedir el paz y salvo por concepto de inventarios a los funcionarios y ex funcionarios de la entidad; f) Realizar diligencia preliminar de inspección y verificación, en el caso de aviso de pérdida, hurto o daño de elementos devolutivos en servicio; g) Verificar mediante visitas de supervisión a las dependencias, el estado y uso que se les da a los elementos; h) Diligenciar y suministrar la información necesaria para los trámites de seguro de los bienes de la entidad y para las reclamaciones respectivas; i) Rendir a la Contraloría General de la República los inventarios anuales o cuando esta los requiera; j) Verificar que los elementos que van a ser reintegrados al almacén estén a cargo de quien los reintegra y velar por el correcto diligenciamiento del respectivo documento; k) Coordinar con las dependencias de personal y tesorería, para que a todo funcionario se le exija el paz y salvo de inventarios, como requisito para su traslado a otra dependencia, su retiro de la entidad o comisiones especiales; l) Llevar el registro de los medios de transporte de la entidad en coordinación con el Grupo de Servicios Generales quien debe tener la información actualizada y fichas técnicas sobre el parque automotor de la entidad, con el fin de efectuar los inventarios respectivos; ll) En coordinación con el Grupo de Servicios Generales, llevar el registro del armamento de la entidad y controlar la información sobre responsable, ubicación, registro y salvoconducto y manejo de municiones. 2.3.2 Movimiento de devolutivos en servicio Todo movimiento de bienes devolutivos en servicio, debe corresponder a las necesidades reales de las dependencias, respecto a los cargos y funciones a desarrollar y no a la decisión voluntaria y querer de los funcionarios. Por esta razón a pesar de que la responsabilidad recae directamente en el funcionario que tiene los bienes a su cargo, todo movimiento debe tener el visto bueno del jefe de la dependencia respectiva.
En consecuencia, los funcionarios que sean trasladados de una dependencia a otra no podrán trasladar ningún elemento devolutivo en servicio a su nuevo lugar de trabajo y debe realizar traslado al funcionario que el jefe de la dependencia le indique o reintegrarlo al almacén, previa coordinación con el encargado de inventarios, quien debe expedir el respectivo paz y salvo administrativo con el visto bueno del jefe de la dependencia. El movimiento de inventarios en servicio se da en los siguientes casos:
- Por salidas de almacén de elementos devolutivos a cargo de un cuentadante.
- Por reintegro de elementos devolutivos en servicio al almacén.
- Por traslado de elementos devolutivos en servicio de un funcionario a otro, ya sea de Ja misma dependencia o de otra.
- Por daño, pérdida o hurto.
Por salidas de almacén de elementos devolutivos Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso, bienes devolutivos que se encuentran a cargo del almacenista, se procede de acuerdo con lo establecido en el punto 2.2.1.2 de) capítulo III del presente manual. 2.3.2.2. Por reintegro de bienes devolutivos en servicio al almacén Para la devolución de los bienes devolutivos en servicio al almacén que los funcionarios y las dependencias no requieran para el cumplimiento de sus funciones, se debe proceder de acuerdo con lo establecido en el punto 2.1.1.3 del capítulo III del presente manual. 2.3.2.3. Por traslado de bienes devolutivos en servicio entre cuentadantes Es el movimiento que se realiza, cuando se requiere trasladar uno o varios bienes devolutivos que se encuentran en el inventario de un cuentadante y pasan a la responsabilidad de otro, con el consentimiento de los jefes de las dependencias respectivas, así: a. Quien entrega los bienes, debe diligenciar el documento de solicitud y orden de traslado de elementos devolutivos en servicio entre dependencias, el cual es suministrado por el encargado de inventarios; b. En este documento se debe relacionar el nombre, cédula y dependencia tanto del cuentadante que entrega como del que recibe. Igualmente la descripción, identificación de inventarios, código, valor unitario y total de los bienes que traspasa. Esta información debe coincidir con la que aparece en las copias de los documentos soportes de su archivo de inventarios a cargo; c. Con el visto bueno de los jefes de las dependencias involucradas y la firma y cédula del cuentadante que entrega y el que recibe, se remite el documento al funcionario encargado de inventarios, quien procede a verificar y coordinar el traslado de los bienes; d El traslado se consolida con la entrega física del bien al nuevo responsable, y la legalización del documento ante el responsable de inventarios; e. Los traslados realizados entre dependencias o entre cuentadantes que no cumplan con estos requisitos, carecen de validez y la responsabilidad, recae sobre el cuentadante que figure en los registros de inventarios; f. Los traslados entre entidades deben ser realizados de acuerdo con el procedimiento de traspaso entre entidades, establecido en el capítulo III de este manual. 2.3.2.4. Por pérdida o hurto Cuando en las dependencias de la entidad se produce pérdida o hurto de un bien devolutivo en servicio, no atribuible a culpa, dolo, negligencia o violación de normas por parte del cuentadante encargado de su custodia, se debe proceder de la siguiente manera: a. El cuentadante que tiene bajo su responsabilidad el bien objeto de pérdida o hurto, da aviso inmediato al jefe de la dependencia y al encargado de inventarios; b. El encargado de inventarios procede a realizar inspección e investigación preliminar, para verificar si el bien ha sido trasladado a otra dependencia. De esta inspección se levanta el acta respectiva; c. Si realizadas las averiguaciones preliminares, el encargado de inventarios no ubica el bien, procede a registrar en la cuenta responsabilidades en proceso, a nombre del cuentadante responsable, el elemento perdido y reporta a contabilidad; d. El funcionario responsable del bien, debe instaurar en forma personal la denuncia penal ante la autoridad competente (Juez penal, comisaria o inspección); e. El encargado de inventarios debe dar aviso del hecho al jefe de la División Administrativa, o quien haga sus veces, para que se proceda a realizar el trámite de reclamo ante la compañía aseguradora o ante la empresa responsable de la seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas de la entidad según el caso; f. Mediante oficio que contenga la relación detallada de los hechos que dieron lugar a la pérdida o hurto del bien y con la copia de la denuncia penal procede a dar aviso al grupo de investigaciones disciplinarias de la Secretaría General o a quien haga sus veces, para que se proceda a realizar la investigación correspondiente para definir la responsabilidad administrativa; g. Igualmente, el funcionario responsable del bien debe solicitar exoneración de responsabilidad fiscal ante la Contraloría General de la República, de acuerdo con los procedimientos y normas vigentes; h. Si la Contraloría General de la República exonera fiscal mente al funcionario, de la pérdida del bien, con el fallo se procede a expedir la resolución de baja, de acuerdo con lo establecido en el capítulo VI de este manual. Una vez expedida la resolución de baja, con el fallo de la Contraloría, se procede a descargar de los registros contables de la Cuenta de responsabilidades en proceso y de inventarios, el bien respectivo; i. Si el fallo de la Contraloría responsabiliza fiscalmente al funcionario, éste debe reponer inmediatamente el bien por uno de iguales características, marca y modelo del extraviado, para lo cual hará entrega del nuevo elemento al almacén de la entidad; en su defecto consignará el valor comercial del bien en la cuenta que se le indique por parte de la Tesorería de la entidad.
3. Inventario valorizado La Secretaría General a través de la División Administrativa y de los Grupos de Almacén e Inventarios, debe velar por el registro permanente y valorizado de los bienes inmuebles, muebles, devolutivos y de consumo en depósito servibles e inservibles, y devolutivos en servicio, que conforman el patrimonio de la Superintendencia de Sociedades, de acuerdo con las normas de contabilidad prescritas en lo referente a las operaciones que afectan el manejo de inventarios.
4. Inventario para entrega de almacenes 4.1 Entrega Para la entrega se debe tener en cuenta: a. El documento administrativo donde se asignen las funciones al nuevo almacenista, en el cual se debe indicar el tiempo que durará la entrega; b. Que el funcionario que recibe haya asumido sus funciones y que se encuentre constituida la póliza global de manejo; c. Verificado lo anterior se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentren en existencias de depósito, por grupos de inventario, registrando con claridad las características de los bienes, marca, modelo, número de serie, cantidad, valor unitario y total y el estado de conservación; d. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en las tarjetas de kárdex. Los borradores de inventario que se levanten servirán de soporte a las actas de entrega; e. Igualmente el almacenista que entrega, mediante inventario debe hacer entrega física de los elementos devolutivos en servicio, que se encuentren a su cargo; f. La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas; g. De la diligencia se dará aviso a la Oficina de Control Interno y se le enviará copias de las actas de entrega, para su control posterior. 4.2 Entrega administrativa de almacenes cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Cuando el almacenista saliente abandona el cargo o dilata la entrega, el Secretario General designa un funcionario administrativo que debe realizar el inventario físico y la entrega al nuevo almacenista. Este inventario se debe hacer previo aviso a la Compañía Aseguradora y a la Oficina de Control Interno de la entidad.
- Si se conoce el domicilio del almacenista saliente, se notifica personalmente, indicando fecha y hora en que comienza la diligencia de entrega.
- Si el almacenista concurre, se procede a la entrega en forma normal. Si no asiste, se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de inventario y entrega al nuevo almacenista.
- En el acta se deja constancia de los elementos faltantes y sobrantes que resultaren de comparar los elementos físicamente contra los registros del kárdex.
- Los movimientos de elementos que se realicen en el proceso de la diligencia de entrega, deben ser registrados por separadlo y están bajo la responsabilidad del nuevo almacenista.
- La diligencia de entrega y recibo no debe exceder los 30 días calendario, contados a partir de la fecha de posesión del empleado entrante.
- Si el almacenista entrante inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias que se puedan presentar. 4.3 Inventario para la entrega de los bienes devolutivos en servicio de las dependencias a. Cuando un cuentadante se retire o traslade de su cargo, debe hacer entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, mediante inventario. Esta entrega puede ser a otro cuentadante o al almacén; b. Cuando la entrega se haga a un funcionario, se debe realizar el inventario respectivo y diligenciar el documento de traslado, en coordinación con el funcionario encargado de los inventarios, quien crea la nueva responsabilidad haciendo firmar el inventario al nuevo responsable; c. El documento de traslado debe ser firmado con número de cédula tanto del cuentadante que entrega como del que recibe, relacionando detalladamente los bienes objeto de entrega; d. El documento de traslado debe ser cargado en la cuenta del nuevo cuentadante; e. Cuando en funcionario que entrega la dependencia o bienes a su cargo, no se le señala por parte del superior inmediato la nueva persona que debe recibir éste debe realizar la entrega al superior inmediato; f. Si un funcionario que figure como cuentadante se retira de una dependencia o de la entidad, sin hacer entrega de los bienes a su cargo en los términos señalados, no se le expedirá el paz y salvo y responderá administrativa y fiscalmente por los bienes hasta su entrega; g. Ningún funcionario debe tomar bajo su custodia, administración y cuidado, bienes de los cuales no se le realice previamente entrega formal, por parte del encargo de los inventarios y la firma de los documentos respectivos. 4.4.
Inventarios actualizados a. Para efectos de verificar los registros contables y consolidad los inventarios en cada una de las cuentas del balance, que permitan en todas sus fases establecer el patrimonio de la entidad, el encargado de los inventarios debe llevar el inventario valorizado y discriminado por dependencias y cuentadantes; b. El encargado de los inventarios, debe enviar por lo menos una vez al año a cada cuentadante, el inventario valorizado con la relación de los bienes que tiene bajo su responsabilidad; c. La consolidación de los inventarios para efectos de cierre contable y presentación ante la Contraloría General de la República, la debe realizar el encargado de inventarios, para lo cual debe efectuar selectivamente el inventario físico a los cuentadantes; d. Cada cuentadante de la entidad, debe tener en su archivo personal la carpeta con el inventario de elementos devolutivos a su cargo, con sus respectivos soportes.

Capítulo V. Responsabilidades

1. Responsables de los bienes

Son cuentadantes y responsables, administrativa y fiscalmente, todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Superintendencia de Sociedades. 1.1. Responsables de bienes en depósito Se denominan responsables de bienes en depósito, toda persona que reciba, custodie y suministre elementos dentro de la Superintendencia de Sociedades. 1.1.1 El responsable de bienes en depósito tiene entre otras, las siguientes responsabilidades:
- Por el recibo, suministro o provisión de los bienes de la entidad.
- Por el manejo, administración, custodia, protección de bienes devolutivos y de consumo, servibles e inservibles en depósito, e inmuebles a su cargo.
- Por los registros adecuados, ordenados y actualizados, de los bienes en depósito a su cargo.
- Por rendir las cuentas a las entidades de control. 1.2 Responsabilidades de bienes en servicio Todo funcionario o persona que use bienes de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, de otras entidades o de particulares, puestos al cuidado de la misma, se constituye en cuentadante responsable de bienes en servicio. 1.3 Determinación de la responsabilidad La responsabilidad por pérdida, daño, deterioro, disminución, mal uso de bienes, se determina a través del proceso de responsabilidad fiscal y del proceso disciplinario adelantado por el competente. 1.4 Cesación de responsabilidad La responsabilidad como cuentadante cesa en los siguientes casos:
- Cuando el responsable efectúa la reposición o el pago de los bienes, en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación será autorizada por la entidad.
- Cuando se produce fallo de exoneración o fallo sin responsabilidad fiscal, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas y penales.
2. Compensaciones 2.1 Cuando la práctica de constataciones físicas de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en depósito, así como devolutivos en servicio, se encuentren elementos sobrantes, los cuales hayan podido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y valor y habiendo cantidades faltantes, se pueden hacer compensaciones. 2.2 Con base en el acta resultante, el funcionario solicita ante el Secretario General, la autorización de compensación, previa evaluación de las causales y de los bienes motivo de tal actuación. 2.3 No son susceptibles de compensación, los bienes que figuren en los registros identificados específicamente, como por ejemplo, las máquinas, los vehículos, electrodomésticos, entre otros, ya que su registro se individualiza mediante un número o una serie. 2.4 La compensación se perfecciona con la autorización, la elaboración de los comprobantes de entrada y salida y de incorporación en los registros.

Capítulo VI. Baja de bienes

1. Definición

Es el proceso mediante el cual, la Superintendencia de Sociedades decide retirar definitivamente bienes del patrimonio de la entidad. La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargue de los registros contables y de inventarios y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.
2. Responsables Las dependencias involucradas son: La Secretaría General, la División Administrativa, el grupo de Almacén, el grupo de Inventarios, el grupo de Servicios Generales.
La oficina de Control Interno, velará por el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
3. Clasificación de las bajas 3.1 De bienes servibles Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. 3.2.
De bienes inservibles Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, desuso, rotura u obsolescencia física, no son útiles para la entidad. 3.3. Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal 3.3.1 Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad fiscal por exoneración, se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramitará la baja, descargando su valor en la cuenta de responsabilidades. 3.3.2 Cuando dentro del proceso, el responsable efectúe el pago del bien, se produce la baja descargando dicho valor de la cuenta de responsabilidades. 3.3.3 Cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectúe la reposición del bien, por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien de la cuenta de responsabilidades y dando entrada al almacén del bien recibido, no obstante, el responsable pueda reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso. 3.3.4. Cuando la compañía aseguradora o de vigilancia, según el caso, cubra el valor del bien, la baja se produce descargando su valor de la cuenta de responsabilidades, si el pago es parcial, no se surte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien.
4. Procedimiento a. Las oficinas o dependencias de la Superintendencia de Sociedades, que no requieran para su uso determinados elementos devolutivos a su cargo, deben entregarlos al almacén con el documento de reintegro respectivo, indicando el estado físico del bien y si es servible o inservible.
Para el caso de los elementos de computación e informática, el reintegro al almacén debe llevar el visto del jefe de la Oficina de Sistemas, donde constará el estado del elemento; b. El almacenista, una vez recibidos los elementos, debe verificar su estado a efectos de clasificar los elementos servibles e inservibles para proceder a su contabilización con el fin de adelantar los trámites de baja, bien sea por destrucción, comercialización o traspaso; c. Una vez elaborada la relación de los bienes para ser dados de baja, con la descripción, grupo, código, cantidad, valor unitario y total, el almacenista junto con los jefes de División Administrativa y Control Interno, procederá a la inspección física de los bienes, para que se emita el concepto y recomendación de baja definitiva, mediante acta suscrita por los actuantes; d. Con el acta de inservibilidad y la relación, se procede a expedir la resolución de baja para dichos bienes. En la resolución se deberá establecer si los bienes serán comercializados, traspasados o destruidos; e. El valor con el cual se dan de baja los elementos, debe ser exactamente igual al valor con el cual figuran en los registros contables e inventarios; f. Los elementos o bienes dados de baja pertenecientes a la Superintendencia de Sociedades, no podrán ser donados a particulares ni a entidades con o sin ánimo de lucro, por lo tanto, deberán ser comercializados o destruidos según sea el caso.
5. Comercialización de los bienes Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un valor representado en dinero.
La comercialización de los bienes se podrá hacer de dos maneras: 5.1. Por pública subasta. Una vez establecido el carácter de la baja de los bienes por el procedimiento de pública subasta, deberá tramitarse con la entidad financiera aprobada por la Superintendencia Bancaria, la realización de la comercialización de los bienes por el sistema de martillo. A esta entidad financiera se le enviará la relación detallada de los bienes a comercializar con los respectivos precios base de remate, los sitios de almacenamiento de los bienes para su respectiva exhibición, y copia del acto administrativo que hubiese autorizado la baja de los elementos.
- La programación de la visita para inspección de los elementos, la determinación de la conformación de los lotes de remate, la eventual modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para el procedimiento, se harán de acuerdo con la entidad financiera encargada del remate por el sistema de martillo. 5.2 Por venta directa Cuando el valor de los bienes dados de baja no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24 numeral 1°, literal a) y el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993, respectivamente, se efectúa la venta directa con sujeción al siguiente procedimiento: a. Se fija un aviso durante dos (2) días en las carteleras del primer piso del edificio, en lugar visible al público, indicando la descripción de los bienes, cantidad, valor, fecha y hora para la inspección, lugar de exhibición, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones; b. Las propuestas se deben presentar en sobre cerrado y se depositarán en la urna destinada para tal caso, la cual reposará en las oficinas de la División Administrativa; c. Las propuestas serán evaluadas por el comité integrado por el Secretario General, el jefe de la División Administrativa, el jefe de Control Interno, el jefe de Planeación, el encargado de Bienestar Social y el almacenista, conforme a los criterios de selección establecidos por la ley; d. El comité recomienda la propuesta que ofrezca mejores condiciones para la entidad, debiendo seleccionar preferentemente a los empleados de la Superintendencia de Sociedades y en su orden a cooperativas, microempresas, fundaciones, juntas de acción comunal o entidades de naturaleza similar.
Los recursos producto de la venta de bienes de la Superintendencia de Sociedades, serán destinados para financiar programas de Bienestar Social a los empleados de la entidad.
6. Destrucción Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable, se procederá a su destrucción sin perjuicio de terceros, así: 6.1. Una vez el almacenista defina los bienes que por su estado deben ser destruidos, envía al jefe de la División Administrativa la relación de los bienes inservibles y la justificación de su destrucción. 6.2. De acuerdo con dicha relación y en coordinación con la Oficina de Control Interno, se verifica el estado de estos bienes mediante una inspección física. 6.3. Una vez elaborada la relación y efectuada la inspección física y levantada el acta respectiva, se procede a la expedición de la Resolución de baja definitiva ordenando y autorizando la destrucción de los bienes. 6.4. El valor con que se dan de baja los bienes, debe ser exactamente igual al valor con el cual figuran en los registros contables e inventarios. 6.5. El almacenista procede a coordinar la destrucción, la cual finaliza con el acta respectiva, practicada en el sitio de la misma y firmada por las personas que intervinieron.
Se entiende por destrucción la extinción total del bien. 6.6 En el proceso de destrucción de los elementos, deberán participar el almacenista, los jefes de la Oficina de Control Interno y División Administrativa o sus representantes.

Artículo 2°.

En cumplimiento de lo establecido en la presente Resolución, será causal de mala conducta, sancionable conforme a las normas disciplinarias vigentes.

Artículo 3°.

Transitorio. Para realizar los ajustes y modificaciones a que haya lugar para el cumplimiento de la presente Resolución, se concede un plazo de tres (3) meses a partir de la fecha de su publicación.

Artículo 4°.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a 18 de agosto de 1995.

El Superintendente de Sociedades (E), Francisco Reyes Villamizar.

(Cuenta de cobro)