RESOLUCION 531-000032 de 2009

El Superintendente de Sociedades, en uso de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por los artículos 1° y 2° de la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación; numeral 1 del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública; artículos 1° numerales 1.1, 1.2 y 1.7, 3, 4 y 6 numeral 1 de la Resolución 533-003043 de 2006 de la Superintendencia de Sociedades y artículo 1°, numeral 11 de la Resolución 533-105 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1° de la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación adopta "… el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna";

Que el artículo 2° de la Resolución 119 citada, ordena que "El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan";

Que el numeral primero del Modelo Estándar de Procedimientos referido, establece los fundamentos para la sostenibilidad de los sistemas contables señalando que el mismo:

"… orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001, y especialmente el artículo 7° del Decreto 1914 de 2003.

"La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados contables.

" Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se incluyeron en los estados contables los saldos sin razonabilidad que fueron objeto de depuración y saneamiento, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente".

"… En consecuencia, se deben adelantar las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva".

Que el artículo 1° de la Resolución 533-003043 de 2006, adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Superintendencia de Sociedades.

Que dentro de los fundamentos del anterior Modelo se prevé que el mismo está "(…) orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan a la Superintendencia:

"Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación. (…)

7.7 Evitar que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b) Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva".

Que el artículo 3° de la Resolución 533- 003043 ibídem, establece el objetivo del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Superintendencia de Sociedades, en el sentido de " Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la presentación de información razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en la Superintendencia de Sociedades".

Que el artículo 4° de la misma Resolución, define la misión del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Entidad, señalando que "(…) es responsable de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en la Superintendencia de Sociedades".

Que dentro de las funciones del Comité, establecidas en el artículo 6° de la Resolución 533- 003043, se precisan: "1. Recomendar al Superintendente de Sociedades las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la entidad".

Que el artículo 1° numeral 11 de la Resolución 533-105 de 2006, establece el procedimiento del castigo de deudas de difícil cobro, señalando:

- "El Grupo de Jurisdicción Coactiva y Cobro Persuasivo evaluará la cartera e identificará las cuentas por cobrar perdidas.

- Elaborará un informe sobre la gestión de cobro adelantada sobre los valores relacionados, en el que se indique los trámites realizados y las razones por las cuales no se ha podido recaudar.

- Con la información relacionada anteriormente, el Secretario General citará al Comité de Cartera de la Superintendencia de Sociedades para su respectivo análisis y aprobación y/o recomendación que indique, si se han agotado idónea y jurídicamente los pasos para el cobro y si del estudio se desprende la incobrabilidad de los valores contenidos en los informes.

- Obtenido el concepto favorable sobre su viabilidad y pertinencia contable y jurídica, el Comité de Cartera recomendará el castigo de los valores incobrables.

- La decisión anterior será adoptada por el Superintendente de Sociedades si así lo considera, la cual deberá quedar consignada en acto administrativo, el cual será el soporte del comprobante de contabilidad".

Que dentro de la gestión de depuración de cartera realizada por el Grupo de Jurisdicción Coactiva y Cobro Persuasivo, durante el año 2008 se llevó a cabo el Plan de Acción denominado "Terminación de Procesos" donde se revisó cada uno de los procesos activos, buscándose en ellos bienes y deudores, y en aquellos procesos donde no fue posible encontrarlos, los abogados a cargo, emitieron una certificación donde consta las gestiones realizadas y su concepto de incobrabilidad de la cartera que representa cada proceso, bien sean cuentas de cobro por contribuciones o multas.

Que las 1.127 certificaciones emitidas por los abogados del Grupo de Jurisdicción Coactiva y Cobro Persuasivo, debidamente rubricadas hacen parte integrante de esta resolución y corresponden a 781 por multas y 346 por contribuciones.

Que mediante Acta número 3 del 22 de mayo 2007, el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Superintendencia de Sociedades, definió los criterios para el saneamiento de la cartera estableciéndolos en castigo por aproximación, sociedades canceladas y cartera irrecuperable o incobrable.

Que mediante Acta número 10 del 16 de octubre de 2008 que hace parte de la presente resolución, el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Superintendencia de Sociedades con base en lo estipulado en las Resoluciones 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, 533-003143 de 2006 y 533-105 de 2006 de la Superintendencia de Sociedades, recomendó el castigo contable de las multas y cuentas de cobro por contribuciones antes mencionadas, habida cuenta su incobrabilidad.

Que las obligaciones a favor de la Superintendencia de Sociedades a castigar por incobrabilidad son las que se relacionan más adelante.

En mérito de lo expuesto, el Superintendente de Sociedades,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Decretar el castigo contable por incobrabilidad de las multas y su indexación cuando haya lugar y de las cuentas de cobro por contribuciones con sus respectivos intereses, que se relacionan a continuación y adeudadas a favor de la Superintendencia de Sociedades.

Artículo 2°.

Remitir copia de la presente resolución al Grupo de Contabilidad, para que proceda a retirar de los registros contables y de cartera de la Superintendencia de Sociedades, los valores que por estos conceptos existen en la contabilidad, advirtiendo que dichos saldos deben quedar registrados en cuentas de orden y al Grupo de Jurisdicción Coactiva y Cobro Persuasivo, para lo de su competencia.

Artículo 3°.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades, Hernando Ruiz López.

(C.F.)