RESOLUCION 500-003189 de 2004

El Superintendente de Sociedades, en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que las finanzas públicas atraviesan por serias dificultades, obligando al Gobierno Nacional y a las entidades oficiales a hacer grandes esfuerzos para controlar la situación y acudir a los instrumentos que las normas le proporcionan para el control, racionalización y reducción del gasto público, entre los cuales está la Ley 617 de 2000;

Que enfrentar la restricción presupuestal no es una responsabilidad exclusiva del Gobierno Nacional, sino que involucra a toda la administración pública, requiriendo que cada servidor público contribuya decididamente con su gestión y su acción a desmontar todos aquellos factores que propician el incremento del gasto por encima de las legales posibilidades de crecimiento;

Que por lo expuesto y por lo imprescindible que resulta cumplir con el mandato legal, es necesario que los gastos estén ajustados a la disponibilidad y restricción de recursos con que cuenta la entidad y que los mismos se apliquen en la satisfacción de las demandas y necesidades más apremiantes para la Superintendencia;

Que son deberes de todo servidor público "... Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente", y "Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización...", (numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002);

Que en consecuencia,

RESUELVE:

Artículo 1°.

De los teléfonos celulares. Asignar teléfono celular, con cargo al presupuesto de la Superintendencia de Sociedades, exclusivamente al Superintendente de Sociedades, Superintendente Delegado para la Inspección, Vigilancia y Control, Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles y Secretario General, bajo los siguientes parámetros:

1. Plan cargo básico de 1.400 minutos, el cual incluye servicios de larga distancia nacional, sistema de no clonación, llamada en espera, transferencia de llamadas y facturación detallada.

2. Buzón con recuperación ilimitada e identificador de llamadas.

3. Línea de información, y

4. Roaming internacional. Este servicio será activado exclusivamente cuando alguno de los funcionarios descritos anteriormente, deba desplazarse al exterior en comisión de servicios, y su consumo y costo es independiente al del cargo básico vigente, a cargo de la entidad, cuando los números comunicados estén directamente relacionados con el servicio.

Cuando el consumo nacional o internacional exceda los topes establecidos anteriormente, el usuario deberá cancelar su diferencia dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación de la cuenta de cobro por parte del Grupo Administrativo, acreditando su pago con la copia del recibo de caja expedido por el Grupo de Tesorería.

Artículo 2°.

Del servicio de comunicaciones. Está prohibido a los servidores públicos el uso con fines personales de los servicios de correspondencia, télex, fax, telegramas y llamadas telefónicas de larga distancia.

Cuando resulte indispensable utilizar con fines personales los servicios de comunicación indicados en este artículo, los usuarios reembolsarán el costo a la Superintendencia de Sociedades.

Los funcionarios que hagan uso del servicio de larga distancia o a celular con fines personales, deberán cancelar las llamadas dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación de la cuenta por parte del Grupo Administrativo y acreditar dicho pago presentando la copia del recibo de caja correspondiente, expedido por el Grupo de Tesorería.

Cuando un servidor público requiera realizar llamadas de larga distancia de carácter oficial, esto es, por razones del servicio y con estricta relación a las funciones propias de la entidad, deberá utilizar el servicio a través del operador seleccionado por la Superintendencia de Sociedades.

Asimismo, las llamadas entre las diferentes sedes de la Superintendencia de Sociedades, deberán realizarse, preferencialmente, a través del servicio de chat que, para tales efectos, instaló la Dirección de Informática y Desarrollo en la red corporativa de la Superintendencia. Este servicio puede utilizarse de dos (2) maneras distintas, a saber:

- Charla o parlamento verbal (voz), consistente en utilizar los elementos de multimedia (tarjeta, micrófono y parlantes), con el cual cuentan la mayoría de los microcomputadores al servicio hoy en día.

- Utilizando el teclado y la pantalla con los cuales puede establecerse una conferencia escrita, en línea pero sin voz, con el usuario que se desee intercambiar opiniones.

El Grupo Administrativo asignará código a las líneas telefónicas adscritas a las dependencias que, por razón de sus funciones, requieren comunicación a larga distancia y/o a celular. El jefe de la dependencia dispondrá lo necesario para que no hagan uso indebido de las líneas codificadas, a la vez que responderá por las llamadas, a larga distancia o a celulares, que sean efectuadas desde el teléfono codificado sin que tengan una relación directa con el servicio y las funciones propias de la entidad.

Artículo 3°.

Del Centro de Correspondencia y Comunicaciones. El Centro de Correspondencia y Comunicaciones, bajo la responsabilidad del Grupo de Correspondencia, tiene por objeto brindar a los diferentes usuarios de la entidad, la transmisión y recepción de documentos vía fax y correo electrónico y escáner para digitalizar documentos en papel, siempre que estén relacionados con asuntos del rol de la Superintendencia de Sociedades.

Para el envío de documentos que, por regla general, son remitidos vía fax, debe utilizarse, prioritariamente, el correo electrónico, para lo cual es necesario digitalizar los documentos en papel, a través del servicio de escáner. Lo anterior contribuye, no solamente con las políticas de austeridad en el gasto público, sino que posibilita la radicación de todas las comunicaciones que, por estas vías, lleguen a la entidad.

Parágrafo 1°.
Todos los funcionarios están autorizados para solicitar los servicios de fax, escáner y correo electrónico, siempre y cuando sea para la remisión de documentos necesarios para el normal desarrollo de las funciones de su dependencia y, en general, de la Superintendencia, teniendo en cuenta, adicionalmente, los principios de eficiencia y economía.

Parágrafo 2°.
Conservarán equipos de fax, las siguientes dependencias:

- Despacho del Superintendente de Sociedades.

- Despacho del Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control.

- Despacho del Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles.

- Despacho del Secretario General.

- Grupo de Contratos y Apoyo Legal, y

- Grupo de Tesorería.

Parágrafo 3°.
De las condiciones y procedimientos para acceder al servicio del Centro de Correspondencia y Comunicaciones. Las condiciones para tener acceso a los servicios del centro antedicho, serán las siguientes:

1. Ser funcionario de la Superintendencia de Sociedades.

2. Atender las regulaciones del presente acto administrativo.

3. Las comunicaciones objeto de remisión por vía fax o correo electrónico deben tener nitidez suficiente para que puedan ser leídos en forma correcta por los equipos respectivos.

4. Podrán enviarse por vía fax hasta cincuenta (50) hojas relacionadas con un mismo trámite. Ahora bien, para remitirse un número mayor a cincuenta (50) hojas, deberá obtenerse autorización del Coordinador del Grupo de Correspondencia, y

5. Las condiciones y limitaciones previstas en el presente acápite, aplicarán para el servicio de escáner.

El procedimiento para el envío de documentos vía fax o correo electrónico a través del Centro de Correspondencia y Comunicaciones, es el siguiente:

- Para documentos que requieran direccionarse por vía fax, el interesado deberá dirigirse al Grupo de Correspondencia, sujetándose a las siguientes directrices:

- Si la información está en papel, el usuario llevará los documentos al Centro. Si existe diversidad de solicitudes en turno, podrá optar por dejarlos para el trámite respectivo o, bien, esperar su devolución, después de la prestación del servicio de las solicitudes que la anteceden, y

- Si la información está digitalizada, vale decir, incorporada a algún archivo de computador (Word, Excel, Power Point, etc.), será enviada a través de correo electrónico al Grupo de Correspondencia, cuenta Webmaster, la cual aparece en la lista global de direcciones del Outlook.

- El Grupo de Correspondencia, como regla general, enviará la información a través del correo electrónico, pues este servicio no genera gastos adicionales a la entidad. Caso contrario ocurre con el servicio de fax, en cuyo evento debe realizarse una llamada telefónica y si el destinatario está en un lugar diferente de Bogotá, es preciso que la llamada sea realizada mediante el servicio de larga distancia. Tan sólo en el caso que, tanto el funcionario que solicita el servicio como el Grupo de Correspondencia, sea desconocida la dirección de correo electrónico (e-mail) del destinatario, podrá utilizarse el servicio de fax;

- El Grupo de Correspondencia procederá a adelantar la labor de escáner del documento y a enviarlo a la dirección de correo que el usuario haya especificado;

- Las solicitudes serán atendidas por el Centro de Correspondencia y Comunicaciones en estricto orden de llegada. Dicho orden podrá ser variado, excepcionalmente, cuando el solicitante acuse evidente urgencia para la atención del mismo, la cual es menester justificar ante el Grupo de Correspondencia, que decidirá por intermedio de su Coordinador.

- El Grupo de Correspondencia direccionará una copia del envío, a través del correo electrónico interno, al buzón del funcionario que solicitó el servicio. Cuando el envío haya sido producido vía fax, entregará al interesado el reporte de confirmación de envío que imprime el equipo.

El procedimiento para el recibo de documentos vía fax o correo electrónico, es el siguiente:

- El Grupo de Correspondencia radicará las comunicaciones que lleguen vía fax o correo electrónico externo (e-mail). En este último caso, será reenviada al buzón del funcionario. En el evento en el que la comunicación hubiese llegado por vía fax, la misma será enviada con las entregas diarias de correspondencia, y

- De las entregas de las comunicaciones repartidas, será dejada constancia respecto de la hora, nombre y firma del funcionario que reciba en cada dependencia.

El procedimiento para el envío y recepción de correo electrónico a través de buzones personales, es el siguiente:

- Las cuentas personales de correo electrónico continuarán en servicio, no obstante lo cual, la información que llegue por este medio y que esté relacionada con asuntos de competencia de la Superintendencia de Sociedades, aunque no del funcionario que primeramente la recepciona, deberá ser enviada al Centro de Correspondencia y Comunicaciones, cuenta Webmaster, que aparece en la lista global de direcciones del Outlook, con el fin de radicarse e incluirse en el Sistema de Gestión, y

- La información atinente a los asuntos de competencia de la Superintendencia de Sociedades debe enviarse, única y exclusivamente, por medio de la cuenta oficial de correo electrónico de esta entidad: webmaster@supersociedades.gov.co.

Artículo 4°.

Del Centro de Fotocopiado. El Centro de Fotocopiado, bajo la responsabilidad del Grupo Administrativo, tiene por objeto el servicio de fotocopiado en la sede de la Superintendencia de Sociedades en Bogotá, tanto para funcionarios como para usuarios externos.

Parágrafo 1°.
Están autorizados para ordenar fotocopias, únicamente, los funcionarios relacionados a continuación, quienes podrán hacerlo siempre que sean documentos necesarios para el normal desarrollo de las funciones de su dependencia y teniendo en consideración los principios de eficiencia y economía:

- Superintendente de Sociedades o quien este delegue.

- Superintendentes Delegados o quien estos deleguen.

- Secretario General o quien este delegue.

- Jefes de Oficina.

- Director.

- Asesores.

- Coordinadores de Grupo, y

- Secretarios Administrativos.

Los anteriores servidores son responsables del buen uso del servicio de fotocopiado, por lo cual deben abstenerse de firmar órdenes en blanco o diligenciadas parcialmente y enterarse del contenido del (los) documento (s) que serán f otocopiados. Sin excepción alguna, los operarios del Centro de Fotocopiado deben abstenerse de prestar el servicio cuando quiera que la solicitud esté suscrita por funcionarios distintos de los relacionados.

Parágrafo 2°.
Conservarán máquinas fotocopiadoras, las siguientes dependencias:

- Despacho del Superintendente de Sociedades.

- Despacho del Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control.

- Despacho del Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles.

- Despacho del Secretario General.

Parágrafo 3°.
De las condiciones para acceder al servicio del Centro de Fotocopiado. Las condiciones para tener acceso a los servicios del Centro de Fotocopiado, son las siguientes:

1. Desempeñar cualquiera de los cargos relacionados en el parágrafo 1° del artículo precedente.

2. Diligenciar correctamente la proforma "Solicitud de Fotocopiado".

3. Anexar, a la proforma "Solicitud de Fotocopiado", los documentos objeto del servicio. En caso de que los documentos hagan parte de los consecutivos de actos administrativos institucionales, tales como resoluciones, circulares, autos, actas, certificaciones y oficios que reposan en el Grupo de Archivo, será menester que el interesado solicite al citado Grupo el trámite de las fotocopias pertinentes y que el Coordinador del mismo ordene su reproducción ante el Centro de Fotocopiado.

4. Atender debidamente los procedimientos descritos más adelante.

5. Los documentos objeto del servicio de fotocopiado deben ser lo suficientemente nítidos como para que puedan ser "leídos" por la máquina fotocopiadora y no corresponder a borradores de estudios, ni de libros, ni de revistas e impresos o similares, y

6. La cantidad solicitada de un mismo original no podrá exceder de doscientas (200) unidades. Para volúmenes superiores a este número deberá solicitarse el trabajo de reproducción o multicopiado al Grupo de Publicaciones, previo visto bueno del Secretario General.

Parágrafo 4°.
Del procedimiento general para la atención ordinaria de trabajos. Para la atención del servicio oficial, el procedimiento es el siguiente:

- Diligenciar, en original, la proforma "Solicitud de Fotocopiado", anexando los documentos objeto de fotocopia.

- Obtener la firma del superior jerárquico inmediato autorizado para suscribir la solicitud.

- Esperar la entrega de los trabajos en la dependencia a la cual está adscrito el solicitante, salvo que el funcionario autorizado para el efecto los retire directamente.

- Las solicitudes serán despachadas en estricto orden de llegada. Excepcionalmente, cuando ocurra una situación de urgencia, certificada por el solicitante autorizado, podrá alterarse el orden de atención para dar la prelación correspondiente. Los funcionarios autorizados para ordenar la expedición de fotocopias responderán por el uso razonable de esta facultad excepcional y corresponderá a la Oficina de Control Interno verificar periódicamente que la misma, en efecto, esté siendo utilizada adecuadamente y conforme a situaciones de evidente urgencia, de todo lo cual rendirá informe al Secretario General.

- Cada dependencia asignará un funcionario responsable de la función de tramitar las solicitudes de fotocopias ante el Centro, a quien corresponderá velar por la custodia de los documentos, entre otros medios, a través del diligenciamiento correcto de la proforma "Servicio de Fotocopiado" y efectuando las anotaciones del caso, cuando a ello haya lugar, y

- Los usuarios externos de la Superintendencia de Sociedades que verbalmente requieran fotocopias de documentos que reposen en los archivos de las dependencias, podrán solicitarlas directamente ante estas, en donde les serán entregadas, por regla general, el mismo día o, a más tardar, el siguiente. Para tal efecto, deberán cancelar en el Grupo de Tesorería el valor de las fotocopias y presentar el recibo de pago en la dependencia donde surte el trámite. A su vez, la dependencia que recibe la solicitud, con el respectivo recibo de caja, soportará el servicio ante el Centro de Fotocopiado.

Parágrafo 5°.
De la prelación de trabajos. Tendrán prelación la atención de solicitudes de fotocopiado que presenten las dependencias que requieran el trámite de una tutela o de una acción similar; las de los Grupos de Concordatos y de Liquidación Obligatoria, en su carácter de dependencias que cumplen funciones jurisdiccionales; las que presenten las dependencias tratándose de trámites jurisdiccionales a cargo de la entidad y las que provengan del Grupo de Inversión y Deuda Externa, cuando quiera que sean en ejercicio de funciones jurisdiccionales. Tal prelación consiste en la designación de un operario, en el interior del Centro de Fotocopiado, para estos fines, así como en la disponibilidad permanente de una máquina fotocopiadora, de suerte que, al momento en el cual llegue una solicitud de cualquiera de las dependencias mencionadas o de un trámite de tutela o similar, el operario designado suspenderá el trabajo ordinario que llevaba en curso, dedicándose de inmediato a la atención de la solicitud privilegiada e indicándole la hora de entrega del trabajo, sin perjuicio de que el solicitante espere el mismo.

Los trabajos que gozan de la prelación aludida, serán despachados en estricto orden de llegada al Centro de Fotocopiado, para lo cual será asignada una numeración diaria a las mismas.

Las situaciones excepcionales de urgencia señaladas en el parágrafo precedente serán aplicables a los casos de prelación de trabajos.

Parágrafo 6°.
De la reproducción de títulos valores o de documentos que requieran especial protección. Cuando sean requeridas fotocopias de títulos valores o de documentos que por su naturaleza resulten de extremo cuidado, Verbi Gracia, algunos de los que forman parte de los procesos disciplinarios o de aquellos sujetos a reserva, las dependencias solicitantes podrán, bajo su responsabilidad, escoger una cualquiera de las opciones descritas a renglón seguido:

- Elaborar, en original y copia, una relación discriminada y detallada de los documentos objeto del servicio de fotocopiado, cuyo original será anexado al formato de solicitud de fotocopias y la copia la conservará el responsable del trámite de la dependencia solicitante. Al entregar los documentos en el Centro de Fotocopiado, el operario verificará y hará constar con su nombre, firma, fecha y hora, en la copia del solicitante, el recibo de la documentación respectiva y efectuará las anotaciones del caso. Posteriormente, serán devueltos los documentos junto con las fotocopias siguiendo el mismo procedimiento, vale decir, el funcionario que recibe hará constar el hecho con su nombre legible, firma, fecha y hora y hará las anotaciones del caso en la relación original que reposa en el Centro de Fotocopiado. Cada dependencia deberá, además, informar por escrito al Centro y al Grupo Administrativo, el nombre completo del funcionario autorizado para recibir los títulos valores o los documentos que demandan especial cuidado, o

- Asignar, a un funcionario de la respectiva dependencia, la función de tramitar el servicio de fotocopiado de títulos valores o de documentos de extremo cuidado, quien diariamente llevará, de acuerdo con las necesidades del servicio, los trabajos al Centro de Fotocopiado y esperará hasta que el operario ejecute el servicio. Luego, deberá observar especial diligencia en la devolución completa de los documentos, de lo cual será responsable. De cada uno de los trámites que sean ejecutados bajo este procedimiento, deberá dejarse constancia en el formato de solicitud, con las anotaciones del caso, la firma del operario y la firma del funcionario encargado de la función respectiva. Adicionalmente, cuando sea escogida esta alternativa, se procurará acordar una hora determinada para la prestación del servicio, con el objeto de evitar pérdida de tiempo mientras espera por la elaboración de trabajos con turno anterior.

- La reproducción de títulos valores o de documentos que requieran especial protección gozará de la atención privilegiada de los trabajos de que trata el parágrafo anterior.

Parágrafo 7°.
Del procedimiento para el fotocopiado de libros y revistas. En el evento en el cual sea necesario fotocopiar total o parcialmente libros, revistas o demás publicaciones de este género, cuya consulta sea permanente y que, por cualquier circunstancia, no pueda ser adquirida por parte de la entidad, deberá seguirse el procedimiento descrito a continuación, siempre y cuando con ello no sean desconocidas las normas vigentes sobre derechos de autor:

- La proforma "Servicio de Fotocopiado", debidamente diligenciada y firmada, deberá entregarse en el Grupo Administrativo para su autorización, junto con los argumentos que sustentan tal solicitud.

- Una vez autorizada, el Grupo Administrativo la devolverá, con indicación expresa de tal circunstancia, a la dependencia solicitante para que la remita al Centro de Fotocopiado o al Grupo de Publicaciones, dependiendo del volumen de fotocopias a tomar. El Grupo Administrativo podrá rechazar las solicitudes de fotocopiado en estos casos, cuando quiera que sean publicaciones que no consulten las necesidades de la dependencia o que no correspondan a las funciones que desarrolla el área solicitante.

- Cuando el Grupo Administrativo remita el trabajo al Grupo de Publicaciones, en consideración al volumen de fotocopias, la última dependencia señalada lo empastará y, posteriormente, lo enviará al Almacén, dependencia que ingresará el "elemento" en los inventarios de la entidad como un bien más de esta, y

- Cumplido este trámite, el Almacén entregará las fotocopias a la dependencia solicitante en calidad de elemento devolutivo, adicionando así el inventario de la respectiva dependencia.

Parágrafo 8°.
Del servicio al público. Para la atención del servicio público de fotocopiado deberá seguirse el procedimiento descrito a continuación:

- Los usuarios, visitantes y funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, inclusive, podrán utilizar el Centro de Fotocopiado para reproducir documentos de interés particular, que estén en su poder, previa la cancelación del valor de las fotocopias correspondientes en el Grupo de Tesorería.

- El recibo de pago de los trabajos solicitados será entregado a un operario en el Centro de Fotocopiado, junto con los documentos a reproducir, quien ejecutará los trabajos y entregará los documentos al solicitante una vez finalizada la labor, y

- Por regla general, las fotocopias que soliciten los usuarios externos de los Grupos de Concordatos y de Liquidación Obligatoria, hasta, las once de la mañana (11:00 a. m.), serán entregadas el mismo día por la tarde o, a más tardar, al día siguiente; ahora bien, los trabajos que sean solicitados con posterioridad a la hora señalada serán entregados al día siguiente, salvo que sea factible, dado su volumen, entregarlos el mismo día. De tales solicitudes, deberá llevarse un libro de registro de fotocopias, en el cual serán consignados los datos del peticionario, el número de fotocopias solicitadas y el valor pagado por las mismas. Dichos usuarios deben cancelar las fotocopias que soliciten en el Grupo de Tesorería de esta Superintendencia y, posteriormente, entregarán el recibo de dicho pago en la dependencia donde realiza el trámite.

Artículo 5°.

De la expedición de copias solicitadas por autoridad judicial, de control o administrativas. Teniendo en cuenta los procesos en los que se solicita a la entidad la expedición de copias por parte de las autoridades antedichas, las mismas deben ser gratuitas o sufragadas por quienes son parte en aquellos, bajo los siguientes parámetros:

1. Fotocopias que deben ser expedidas de manera gratuita:

- Las que, sin mediar solicitud de parte, en ejercicio de la potestad oficiosa requieran los jueces o magistrados.

- Las requeridas por la Fiscalía General de la Nación en desarrollo de una investigación.

- Las solicitadas con ocasión de las demandas de inconstitucionalidad.

- Las que soliciten por razones de las acciones que tiendan a la protección y aplicación de derechos como acción de tutela, acción de cumplimiento y acciones populares.

- Las que requieran organismos de control como la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, y

- Las que soliciten las autoridades administrativas en ejercicio de las funciones que le son propias.

2. Fotocopias que deben ser canceladas:

- Las pruebas solicitadas por los demandantes en los procesos instaurados contra esta Superintendencia por acciones de nulidad simple, nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y contractuales, y

- Las que deriven de cualquier otro proceso en los que la Superintendencia no es parte y no tengan el carácter de oficiosas.

En estos casos, la dependencia respectiva oficiará a la autoridad peticionaria indicándole el costo de dichas copias, para que esta, a su vez, solicite al demandante el pago de las mismas. Una vez obtenido el recibo de pago de las copias, el jefe de la dependencia donde es surtido el trámite, autorizará tomar las fotocopias y preparará el oficio remisorio para la firma del Secretario General.

Artículo 6°.

De los vehículos de uso oficial. Asignar vehículos de uso oficial, con cargo al presupuesto de la Superintendencia de Sociedades, exclusivamente al Superintendente de Sociedades, Superintendente Delegado para la Inspección, Vigilancia y Control, Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles y Secretario General, bajo los siguientes parámetros:

1. Los vehículos oficiales serán destinados para la utilización exclusiva de los servidores a los que les fue asignado, razón por la cual no podrán transportar funcionarios o personal ajeno a la entidad, sin la autorización del mismo.

2. Todos los vehículos oficiales deberán quedar parqueados en el sótano de la entidad, los días viernes, después de dejar al usuario o, a más tardar, el sábado a las 10:00 a. m.

3. El retiro de los vehículos, al comienzo de la semana, deberá realizarse el día domingo o festivo, después de las 5:00 p. m. o en las primeras horas del día hábil siguiente.

Artículo 7°.

De los elementos de consumo. Los elementos de consumo solicitados deberán corresponder con el número de funcionarios asignados a cada dependencia, así como con las funciones y responsabilidades asignadas, de manera tal que sólo sean solicitados los bienes y cantidades necesarios.

El tóner para las impresoras, sólo será entregado por el Almacén contra la presentación del cartucho agotado.

El Grupo Administrativo será responsable de implementar controles permanentes para evitar que las diferentes dependencias soliciten elementos no necesarios para el desempeño de las funciones.

Artículo 8°.

De las cajas menores. Por razones de austeridad en el gasto, quedan totalmente prohibidos los siguientes gastos a través de las cajas menores:

- Elementos para cafetería, tales como agua; crema para el café; instacream; caldo instantáneo; té; leche; refrigerios y servilletas.

- Minas para portaminas y bolígrafos; tinta para estilógrafos; plumígrafos; pos-it y resaltadores.

- Artículos de aseo, tales como pañuelos faciales; suavizantes para lavado; betún; blanqueadores y papel aluminio.

- Suscripciones a periódicos y revistas.

- Pago de teléfonos celulares y beeper.

- El reconocimiento de transporte a los funcionarios que realizan visitas a las sociedades y otras diligencias oficiales dentro del perímetro urbano, excepto para las labores de mensajería y notificaciones de actos administrativos.

Los gastos previsibles que tengan por objeto el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles, deberán ser puestos en conocimiento del Grupo Administrativo, en forma oportuna, para ser atendidos a través del procedimiento de contratación administrativa.

Artículo 9°.

De las comisiones de servicios al interior. Las comisiones de servicios requeridas en desarrollo de las funciones y responsabilidades asignadas a la entidad, deberán ser realizadas con el número de funcionarios estrictamente necesario. Asimismo, deberá presentarse a la Secretaría General, dentro del primer mes del respectivo semestre, una programación semestral de las comisiones a ejecutar, con el objeto de cuantificarlas y tramitarlas oportunamente, previa ratificación por escrito, de cada una de ellas, con la suficiente antelación, para que no ocurran traumatismos en el procedimiento de la comisión y el desembolso de los viáticos, sin perjuicio de las comisiones que sean necesarias efectuar con carácter extraordinario.

El procedimiento para atender las solicitudes de comisión de servicios, es el siguiente:

1. El jefe inmediato del funcionario a comisionar, con el Vo. Bo. del Superintendente, Superintendentes Delegados, Secretario General, Director de Informática y Desarrollo o Intendentes Regionales, según el área donde desempeñe sus funciones, mediante memorando dirigido a la Secretaría General, solicita el trámite de la comisión de servicios.

Dicho memorando debe contener, mínimo, la siguiente información:

- Nombres y apellidos del (los) funcionario(s) que va(n) a realizar la comisión.

- Lugar(es) de la comisión. Detallar si deben desplazarse fuera del perímetro de la ciudad de la comisión, a fin de establecer el reconocimiento de porción terrestre de transporte.

- Fecha de la comisión (días), indicando si pernoctan o no.

- Objeto de la comisión.

- Forma de transporte (aérea y/o terrestre), y

- Horas estimadas de salida y de regreso, cuya reserva aérea queda condicionada a las fechas y horarios más próximos, según requerimiento y a la disponibilidad de las aerolíneas.

2. La dependencia interesada radica el original del memorando en la Secretaría General y una copia en el Grupo de Recursos Humanos. Esta última se requiere para ir adelantando el proyecto de resolución de la comisión y solicitar la reserva de los tiquetes aéreos.

El Grupo de Recursos Humanos informará por correo electrónico sobre las fechas y horas efectivas de los vuelos, de acuerdo con el requerimiento presentado, y el funcionario comisionado deberá confirmar de inmediato para realizar la respectiva reserva.

3. El Secretario General, de acuerdo con la disponibilidad de recursos, da el Vo. Bo. a la solicitud y la remite al Grupo de Presupuesto para su trámite.

4. El Grupo de Presupuesto emite el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía, junto con el memorando de solicitud, al Grupo de Recursos Humanos.

5. Elaborado el proyecto de la resolución de comisión de servicios y la solicitud de los tiquetes aéreos, el Grupo de Recursos Humanos los entrega en la Secretaría General para la firma pertinente.

6. Firmados los documentos anteriores, son remitidos al Grupo de Presupuesto, donde expiden el registro presupuestal y la cuenta por pagar para los viáticos y gastos de viaje.

7. La cuenta por pagar por concepto de viáticos, junto con una copia de la resolución de la comisión, es enviada al Grupo de Tesorería para su pago. El original de la resolución y sus antecedentes y la solicitud de los tiquetes aéreos, son remitidos al Grupo de Recursos Humanos.

Parágrafo 1°.
De la legalización de la comisión de servicios. Cumplida la comisión de servicios, el funcionario debe legalizarla ante el Grupo de Tesorería dentro del término de cinco días, contados a partir de la finalización de la comisión de servicios. Si el funcionario no cumple dentro del término previsto y es objeto de una nueva comisión de servicios, no le será otorgado un nuevo avance hasta tanto legalice el anterior.

Para el efecto, deberá anexar la carátula del tiquete aéreo suministrado por la Superintendencia o del transporte terrestre utilizado por el comisionado y afirmación escrita del funcionario comisionado acerca del cumplimiento de su encargo. Si no es posible obtener recibo de pago o tiquete del transportador, deberá manifestarlo por escrito señalando los valores cancelados.

Parágrafo 2°.
De la porción terrestre de transporte. Está prohibido el reconocimiento de transporte a los funcionarios que realizan visitas a las sociedades y utilicen aeropuertos dentro del perímetro urbano de cada ciudad, excepto cuando la sociedad o el aeropuerto queda fuera de dicho perímetro. En el último caso, están los terminales aéreos de Medellín, Cali, Pasto, Bucaramanga, Armenia, Montería, Santa Marta y Villavicencio, entre otros.

Artículo 10.

Del seguimiento y control. La Oficina de Control Interno ejercerá el control y seguimiento sobre la aplicación y cumplimiento de estas disposiciones.

Artículo 11.

De la vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de noviembre de 2004.

Rodolfo Daníes Lacouture.

(C.F.)