RESOLUCION 165-007621 de 2009

El Superintendente de Sociedades, en ejercicio de las atribuciones legales, y en particular las establecidas en el artículo 4° del Decreto 1080 de 1996; artículo 17 de la Ley 489 de 1988, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que a Ley 152 de 1994 en su artículo 26 establece que con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden preparará su correspondiente plan de acción.

Segundo. Que el MCIT y sus entes adscritos juegan un rol fundamental en el crecimiento económico, en busca de un mayor bienestar para su población. Por ello, bajo la coordinación del Ministro, se elabora de manera concertada la Planeación Estratégica Sectorial.

Tercero. Que anualmente la Entidad debe elaborar su Plan Estratégico Institucional, bajo los lineamientos del Plan Estratégico Sectorial.

Cuarto. Que la Resolución 165-005317 del 3 de diciembre de 2008, adopta e implementa el Manual de Operación fundamentado en el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP-1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, 1000:2005, de la entidad.

Que con mérito en lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

De los planes y programas. Los planes y programas materializan las estrategias de la institución establecidas para dar cumplimiento a la misión, visión y objetivos de la Entidad esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para los fines propuestos.

1. Principios Generales:
Los principios generales que rigen las actuaciones para la formulación del Plan Estratégico son:

1.1 Consistencia. Los planes y programas deberán estar alineados con las estrategias y objetivos establecidos con el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Cuatrienal, las iniciativas sectoriales definidas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; así como a las funciones establecidas para la Entidad. Asegurando su ejecución con los recursos financieros asignados en el presupuesto.

1.2 Coordinación. La Alta Dirección, los Jefes de Oficina, los Directores, los Intendentes Regionales y los Coordinadores garantizarán que existe la debida armonía y coherencia entre los planes, iniciativas, procesos y actividades que proyectan realizar; para efectos de su programación, ejecución y evaluación.

1.3 Participación. Durante el proceso de formulación y elaboración de los planes, la Alta Dirección, los Jefes de Oficina, los Directores, los Intendentes Regionales y los Coordinadores implementarán mecanismos de participación de los funcionarios en todos los niveles de la Entidad.

1.4 Continuidad. Con el fin de asegurar la real ejecución de las iniciativas, planes, programas y proyectos que se incluyan en el Plan Estratégico de la Entidad, la Alta Dirección, los Jefes de Oficina, los Directores, los Intendentes Regionales y los Coordinadores verificarán periódicamente el cumplimiento de los mismos.

1.5 Viabilidad. Las estrategias, iniciativas, programas, planes y proyectos del Plan Estratégico; así como el Plan de Acción Anual son realizables, de acuerdo a las metas propuestas y el tiempo definido para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los que es posible acceder.

2. Elementos o instrumentos del proceso de planeación institucional:

2.1 Matriz DOFA. Herramienta que permite efectuar el diagnóstico del entorno tanto interno como externo de la Entidad (Oportunidades - Amenazas y Fortalezas - Debilidades), a partir de esta, son estructurados y proyectados los planes y programas a desarrollar; dicha matriz es actualizada y aprobada anualmente por el Comité Gerencial.

2.2 Plan Nacional de Desarrollo. Es la base fundamental de la política de Gobierno para la formulación y elaboración de las iniciativas, estrategias y planes de la Entidad.

2.3 Plan Estratégico Sectorial. Es el marco de referencia que lidera el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para la formulación de la planeación estratégica institucional, el cual contribuye al logro de las metas y los objetivos sectoriales.

2.4 Presupuesto de Inversión. Son los recursos asignados a la entidad para incrementar la productividad de sus servicios, fortalecer la infraestructura física y tecnológica y hacer más eficiente la gestión estatal, para el cumplimiento de la misión y la mejora en los procesos institucionales.

2.5 Plan Cuatrienal Institucional. Es la directriz establecida por la Entidad para cada periodo de Gobierno, que permite formular estrategias y objetivos institucionales a mediano plazo; constituyéndose a su vez, en la base para la elaboración del Plan de Acción Anual.

2.6 Plan de Acción Anual. La Entidad formulará y elaborará Planes de Acción por proceso a corto plazo, tomando como referencia los elementos descritos anteriormente, utilizando la Metodología definida en la Guía de Planeación.

Durante el mes de enero el Grupo de Planeación consolidará el documento final para la aprobación por parte del Comité Gerencial y efectuará su divulgación a través de la página web y de la Intranet.

2.7 Guía de Planeación. Instrumento metodológico diseñado por el Grupo de Planeación para desarrollar paso a paso el proceso de alistamiento y formulación de la planeación estratégica institucional, documento que debe ser revisado y ajustado anualmente por dicha dependencia.

3. Estructuración de la planeación estratégica

3.1 Documentos base. Durante el último trimestre del año, el Grupo de Planeación entregará a las dependencias un comunicado acompañado de los documentos requeridos para adelantar la formulación de la planeación institucional.

3.2 Acción Participativa. El Grupo de Planeación diseñará y acompañará la realización de talleres para la revisión y formulación de estrategias, objetivos, iniciativas y planes en los cuales participarán todas las áreas de la Entidad, generando un documento preliminar.

3.3 Reprogramación de incumplidos. Los planes de acción que por razones justificadas no fueron culminados, deberán hacerlo en el primer trimestre del año siguiente o reformularlos para que haga parte del Plan de Acción Anual.

3.4 Validación y aprobación. Corresponderá al Comité Gerencial la revisión y aprobación del documento final que consolide el Grupo de Planeación, a más tardar la última semana de enero.

3.5 Ajuste. Las iniciativas, planes y metas aprobadas podrán modificarse previa solicitud de los líderes al Grupo de Planeación, siempre y cuando medie una justificación razonable y la fecha del compromiso no esté vencida.

4. Seguimiento y evaluación:

4.1 Seguimiento: Cada líder de Proceso, Iniciativa o Plan, es responsable de efectuar el seguimiento al avance de las metas y actividades propuestas; así como de verificar el correcto diligenciamiento en los formatos que para el efecto han sido diseñados por el Grupo de Planeación. Es de precisar que la consolidación de los resultados del seguimiento alimentan automáticamente la Matriz General de Planeación, situada en Mis Sitios de Red. \\Superscan\planeacion.

4.2 Evaluación Periódica: El Comité Gerencial definirá anualmente la periodicidad de las evaluaciones para que el Grupo de Planeación, consolide los resultados generados por cada uno de los responsables de los procesos, iniciativas, planes e indicadores, entre otros; utilizando los formatos establecidos para el control y presentación de los avances solicitados.

4.3 Evaluación Anual: A efectos de dar cumplimiento a la rendición del "INFORME DE GESTION ANUAL" ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en enero de cada vigencia. Para el efecto los Intendentes Regionales, Jefes de Oficina y Coordinadores prepararán y enviarán al Grupo de Planeación, a más tardar la segunda semana de enero, el respectivo informe, teniendo en cuenta los siguientes parámetros de elaboración: a) Resultados relevantes de las funciones encomendadas. b) Resultados obtenidos sobre las iniciativas, planes, metas e indicadores de los procesos en los cuales participa la dependencia a nivel institucional y sectorial. c) Trabajos especiales que no fueron tenidos en cuenta en las iniciativas y planes. d) Reconocimientos externos otorgados por la gestión realizada. e) Retos para el nuevo año.

Es de precisar que en el caso de la Delegatura para Procedimientos Mercantiles, dicho informe debe ser entregado el último día hábil de la tercera semana de enero, por estar disfrutando de vacaciones colectivas judiciales.

La responsabilidad de consolidar y enviar el informe corresponde al Grupo de Planeación.

Artículo 2°.

Atención y colaboración. Todas las dependencias deberán prestar la debida atención a las instrucciones impartidas por la Alta Dirección en torno al tema de la Planeación Institucional, con el fin de asegurar efectividad en el desarrollo del Proceso Estratégico, en los términos definidos en las normas señaladas en los considerandos arriba mencionados.

Artículo 3°.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 165-004874 del 29 de noviembre de 2007.

Afecta la vigencia de: Deroga RESOLUCION 165-004874 de 2007 Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de noviembre de 2009.

El Superintendente de Sociedades, Hernando Ruiz López.

(C.F.)