RESOLUCION 165-002099 de 2005

El Superintendente de Sociedades, en ejercicio de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por el Decreto 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 4°, numeral 15, del Decreto 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades crear, organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de las funciones de la entidad, con funcionarios que conformen la planta de personal de la entidad;

Que de acuerdo con el artículo 4°, numeral 16, del mencionado decreto, corresponde igualmente al Superintendente de Sociedades asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias administrativas de la entidad, para el mejor desempeño en la prestación del servicio;

Que es necesario recoger en un solo acto administrativo las responsabilidades frente al proceso de comunicación, tanto hacia el interior como hacia el exterior de la entidad;

Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho

RESUELVE:

Artículo 1°.

De la creación del Comité de Comunicaciones. Crear y reglamentar el Comité de Comunicaciones de la Superintendencia de Sociedades.

Artículo 2°.

De la integración del Comité de Comunicaciones. El Comité de Comunicaciones de la Superintendencia de Sociedades estará conformado así:

1. Superintendente de Sociedades o su delegado, quien lo presidirá.

2. Los Superintendente Delegados.

3. El Secretario General.

4. El Director de la Oficina de Informática.

5. El funcionario que desarrolla las funciones de prensa y comunicaciones internas y externas de la entidad, adscrito al Despacho del Superintendente de Sociedades, quien oficiará como Secretario del Comité.

6. El funcionario que oficia en la labor de memoria institucional, adscrito al Despacho del Superintendente de Sociedades.

7. El Coordinador del Grupo de Planeación.

Parágrafo.
A las reuniones asistirá, previa invitación del Comité, cualquier jefe de área o funcionario de la Superintendencia que genere la noticia a publicarse por la entidad, o cuya relación, por efectos de sus funciones, con el tema a publicarse, sea evidente.

Artículo 3°.

De la responsabilidad en el suministro de la información. En particular, es responsabilidad de los intendentes, jefes de área y, en general, de todos los funcionarios de la entidad, garantizar la oportunidad, veracidad y actualización de la información entregada al Comité de Comunicaciones para su publicación. La información entregada deberá ser de impacto y novedosa, como atributos fundamentales.

Artículo 4°.

De las funciones del comité. Son funciones del Comité de Comunicaciones de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes:

1. Diseñar la política de comunicación organizacional interna y externa, atendiendo las directrices fijadas por el Despacho del Superintendente.

2. Aprobar el diseño, contenido y medio de difusión (folletos, libros, Intranet y página web) de las publicaciones de la Superintendencia.

3. Seleccionar los temas de publicación y definir su carácter informativo, así como su periodicidad, dependiendo de la naturaleza de la publicación y el interés tanto para los usuarios, como para el mercado en general.

4. Diseñar propuestas que tiendan a mejorar los contenidos de la página web, basado en las estadísticas de uso y sugerencias de usuarios internos y externos así como ordenar los correctivos necesarios.

5. Integrar tanto a las áreas como a las intendencias en el desarrollo de la política de comunicación organizacional.

6. Evaluar los procesos de comunicación organizacional al interior de la entidad.

Artículo 5°.

De las reuniones del Comité. El Comité sesionará ordinariamente una vez al mes y, extraordinariamente, cuando las circunstancias lo exijan.

Artículo 6°.

De las funciones del Presidente. El Presidente del Comité de Comunicaciones tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar, por intermedio del Secretario del Comité, a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

2. Señalar el orden del día de cada Comité.

3. Dirigir las sesiones.

4. Orientar las directrices en materia de comunicación interna y externa de la entidad, y

5. Suscribir el acta de las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Artículo 7°.

De las funciones del Secretario. El Secretario del Comité de Comunicaciones adelantará las siguientes funciones:

1. Elaborar, en coordinación con el Presidente del Comité, la agenda de los temas a tratar en cada una de las reuniones.

2. Elaborar, para la firma del Presidente, las citaciones a reuniones del Comité, indicando fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la sesión.

3. Elaborar las actas de cada sesión y remitirlas a los miembros del Comité, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la realización del mismo.

4. Llevar el archivo de los asuntos relacionados con el Comité y garantizar su custodia y seguridad, y

5. Las demás que le señale el Presidente del Comité

Artículo 8°.

Asignación de funciones a otras dependencias de la entidad. Para permitir el adecuado funcionamiento del proceso de comunicaciones y como soporte al Comité de Comunicaciones, es preciso asignar funciones a algunas dependencias de la entidad, las cuales se señalan a continuación:

8.1. Dirección de Informática y Desarrollo:

8.1.1. Diseñar, desarrollar, implementar y mantener los sistemas de información requeridos para el manejo de la página web y la Intranet, de forma que garanticen un alto nivel de seguridad y agilidad en el procesamiento de la información.

8.1.2. Implementar la tecnología requerida para garantizar la seguridad de la información contenida en la página web y la Intranet.

8.1.3. Mantener operativa y en óptimas condiciones técnicas la infraestructura tecnológica que soporta el servicio de la página web y de la Intranet, tales como equipos servidores, canales de comunicación, bases de datos, sistemas de información, sistemas de respaldo ("backups") y sistemas de seguridad, entre otros.

8.1.4. Ofrecer el soporte técnico y la capacitación requerida por los funcionarios, respecto del acceso a los equipos servidores, manejo de los sistemas de información, sistema de navegación, conversión de datos o archivos al formato requerido para publicar información y configuración de estaciones de trabajo para acceder a la página web y la Intranet.

8.1.5. Propender por el desarrollo de interfases automáticas con las bases de datos de los sistemas de información misionales y administrativos de la entidad, respecto de la página web y la Intranet.

8.1.6. Administrar el sistema de información de la página web y la Intranet, para lo cual debe, entre otras, adelantar labores de asignación de perfiles a los usuarios, crear secciones y subsecciones, incluir funcionarios a la operación y reasignar claves de acceso tanto para la página web como para la Intranet, y 8.1.7. Presentar a consideración del Comité de Comunicaciones de la Superintendencia de Sociedades, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes para el mejoramiento tecnológico y operativo de la página web y de la Intranet.

8.2. Funcion ario encargado de las funciones de prensa y comunicaciones internas y externas de la entidad:

8.2.1. Revisar el contenido de todas las publicaciones previstas para ser divulgadas a través de la página web y de la Intranet de la entidad, con el objeto de verificar y corregir su redacción, velando por el rigor, la veracidad y claridad de las mismas.

8.2.2. Revisar, administrar y actualizar el contenido de la páginas principales, tanto de la Intranet como de la página web de la entidad.

8.2.3. Preparar y divulgar los comunicados de prensa, y 8.2.4. Presentar al Comité de Comunicaciones las sugerencias y propuestas que considere pertinentes para procurar su eficacia.

Artículo 9°.

De la supresión de otros comités. El Comité de Comunicaciones creado mediante la presente resolución asume y unifica las funciones asignadas al Comité de Publicaciones, creado mediante la Resolución 100-00211 del 30 de enero de 2002, y al Comité Operativo de la Intranet, creado por Resolución 100-001636 del 7 de mayo de 2004, los cuales quedan suprimidos a partir de la publicación del presente acto administrativo.

Artículo 10.

De la vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación, deroga las Resoluciones 100-00211 del 30 de enero de 2002 y 100-001636 del 7 de mayo de 2004 y adiciona la Resolución 100-003679 del 23 de diciembre de 2004.

Afecta la vigencia de: Deroga RESOLUCION 100-001636 de 2004 Publíquese y cúmplase.

Rodolfo Daníes Lacouture.

(C.F.)