RESOLUCION 159-005325 de 2008

El Superintendente de Sociedades, en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas en el artículo 4°, numeral 10 del Decreto 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Primero.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6° del Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, el Programa Agenda de Conectividad elaboró el "Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea", el cual fue publicado el 28 de mayo de 2008.

Segundo.
Que el artículo 7° del Decreto 1151 de 2008 determina que los lineamientos establecidos en el "Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea" son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades que conforman la Administración Pública, en los términos de los artículos 2° de la Ley 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de 1998, deberán seguirse por los demás organismos y Ramas del Estado, de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6° de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación en el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Tercero.
Que el "Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea" establece que, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, las entidades públicas deberán adelantar acciones de preparación preliminar, con el objeto de garantizar la adecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea por parte de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto anteriormente este Despacho,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Crear el Comité de Gobierno en Línea de la Superintendencia de Sociedades.

Artículo 2°.

Objetivo. Garantizar la adecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea por parte de la Entidad, de manera que se contribuya con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

Artículo 3°.

Conformar, el Comité de Gobierno en Línea estará integrado por los siguientes miembros, quienes tendrán voz y voto:

1. El Director de Informática y Desarrollo, quien representa a la alta dirección.

2. El coordinador del Grupo de Planeación.

3. El coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano.

4. El funcionario encargado de las funciones de Comunicaciones y/o Prensa, y

5. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado.

Parágrafo 1°.
El Comité será presidido por el Director de Informática y Desarrollo, quien será el Líder de Gobierno en Línea en la entidad. Como Secretario del Comité actuará el Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano.

Parágrafo 2°.
El Representante de la Dirección en el Sistema de Gestión de Calidad y el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado, del nivel asesor, serán invitados permanentes del Comité de Gobierno en Línea.

Parágrafo 3°.
El Comité invitará a las sesiones a funcionarios de la entidad, quienes participarán con voz, para los temas que hayan sido convocados.

Parágrafo 4°.
El Comité podrá invitar a funcionarios de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del Comité.

Artículo 4°.

Funciones. Serán funciones del Comité de Gobierno en Línea de la Superintendencia de Sociedades las siguientes:

1. Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno en Línea en la Entidad y canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno en Línea, con la Comisión Interinstitucional de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública (Coinfo) y de los demás grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.

2. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno en Línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007 y los Decretos 066 y 1151 de 2008, entre otros.

3. Liderar, bajo los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea, la elaboración del diagnóstico y la formulación y seguimiento al plan de acción de Gobierno en Línea de la entidad.

4. Acompañar a los diversos grupos conformados al interior de la Entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

5. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

6. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas de la Entidad), política de uso aceptable de los servicios de Red y de Internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio web, entre otros.

7. Definir e implementar el esquema de vinculación de la entidad a la Intranet Gubernamental y cada uno de sus componentes.

8. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno en Línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma.

9. Adelantar investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de Gobierno en Línea de la entidad.

10. Garantizar la participación de funcionarios de la entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

11. Realizar un análisis de los trámites de la Entidad para identificar cuáles son transversales e involucran a otras entidades del sector o de otros sectores, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.

12. Definir un plan de acción de acuerdo al número de trámites vigentes en la Entidad, para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los mismos.

13. Efectuar el seguimiento al plan de acción y verificar los datos ingresados al sistema para garantizar la calidad en la información.

14. Liderar el proceso de aprobación de los trámites mediante acto administrativo firmado por el representante legal de la entidad.

15. Verificar que las normas relacionadas en la parte normativa de la hoja de vida realmente correspondan al trámite y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos como autorizaciones o permisos que no estén previstos por la ley.

16. Enviar para consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública las novedades y los proyectos para los trámites nuevos en la entidad.

Artículo 5°.

Reuniones. El Comité de Gobierno en Línea realizará reuniones mensuales para hacer seguimiento a la implementación de la Estrategia por parte de la Entidad, las cuales serán convocadas con por lo menos cinco (5) días hábiles de anticipación por el Secretario del Comité. Las reuniones de carácter extraordinario del Comité podrán ser convocadas cuando las circunstancias así lo ameriten, con la anticipación que se estime conveniente, por iniciativa de cualquiera de sus integrantes a través de la secretaría del comité.

A las convocatorias a reuniones se adjuntará la documentación pertinente de acuerdo con la agenda propuesta. Todo lo tratado en las sesiones del Comité de Gobierno en Línea constará en actas.

Parágrafo.
Las reuniones sólo se aplazarán ante la eventualidad de que al menos la mitad de los miembros del Comité notifiquen al Líder de Gobierno en Línea por escrito y con razones justificadas, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la imposibilidad para asistir a la reunión programada.

Artículo 6°.

Responsabilidades. Los miembros del Comité deberán, como mínimo:

1. Asistir de manera regular a las reuniones del Comité, así como a las reuniones extraordinarias que sean convocadas en caso de así requerirse.

2. Trabajar conjuntamente para llevar adelante el plan de acción de Gobierno en Línea establecido.

3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

4. Apoyar la ejecución de las actividades del Comité definidas en el plan de acción de Gobierno en Línea, de acuerdo con sus competencias.

5. Participar, al menos una vez semestralmente, en la estructuración y revisión del reporte del avance y resultados de la gestión del Comité al Representante Legal de la entidad.

Artículo 7°.

El Líder de Gobierno en Línea deberá:

1. Ser canal de comunicación con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces.

2. Gestionar y coordinar las acciones tendientes al cumplimiento del objeto del Comité.

3. Orientar, coordinar y hacer seguimiento a las acciones de cada dependencia miembro, relacionadas con la Estrategia de Gobierno en Línea en la entidad.

4. Gestionar la activa participación de las dependencias miembros del Comité.

5. Coordinar, con el Secretario del Comité, la convocatoria a los miembros del Comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

6. Coordinar, al menos una vez al semestre, el reporte del avance y resultados de la gestión del Comité al Representante Legal de la entidad.

7. Velar por que el Representante Legal de la Entidad informe, al corte de cada semestre, el resultado de la gestión del Comité al Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces y garantizar la publicación de dicho informe en la sección de Informes de Gestión del sitio web de la entidad.

8. Asistir a la reunión de líderes de Gobierno en Línea de las entidades que integran el sector, con el fin de articular y realizar seguimiento a la Estrategia Sectorial de Gobierno en Línea.

Artículo 8°.

De los perfiles del Comité. Con el fin de atender las funciones sobre la racionalización y simplificación de trámites se contará con los siguientes perfiles:

1. La coordinación de la revisión, análisis y aprobación de los trámites estará a cargo del Coordinador del Grupo de Planeación, quien coordinará el recaudo, administración y control del reporte de la información correspondiente al Sistema Unico de Información de Trámites.

2. El perfil SUIT, será ejercido por un funcionario del Grupo de Planeación, designado por el Coordinador de esta dependencia, quien tendrá como función el ingreso de la información contenida y aprobada en las hojas de vida de los trámites y servicios SUIT, la actualización de la información de los trámites (efectuando las modificaciones necesarias), cuando estos sean racionalizados o cuando haya cambios en los costos, lugares, etc.

3. El perfil PEC será ejercido por un funcionario designado por el Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano quien tendrá como función de la administración de los contenidos que la entidad reporte en el Portal del Estado Colombiano (PEC), relacionados con la información básica de la entidad y eventos de interés público. Sus responsabilidades directas están relacionadas con la actualización de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, dirección, teléfono, naturaleza jurídica, Sigla/ Abreviatura, Sitio web URL, Clasificación orgánica, Nivel Sector, Sede, líneas de atención al ciudadano, otros sitios Web, sedes, puntos de atención y la clasificación temática de dichos contenidos, noticias y eventos institucionales.

4. El perfil Seguimiento será ejercido por el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien será el responsable de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento del plan de acción definido por el mismo.

Artículo 9°.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 100-000537 de 2005.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de diciembre de 2008.

El Superintendente de Sociedades, Hernando Ruiz López.

(C.F.)