RESOLUCION 100-17-19 de 1994

El Superintendente de Sociedades, en uso de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que el artículo 209 de la Constitución Nacional señala que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley;

Segundo. Que de acuerdo con el artículo 269 de la Constitución Política, en todas las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con las disposiciones legales;

Tercero. Que la Ley 87 de 1993 definió las normas básicas para el ejercicio del Control Interno;

Cuarto. Que aunque la Entidad cuenta con un Sistema de Control Interno, es necesario articular sus elementos y formalizar su estructura, de conformidad con las exigencias legales, de tal modo que permita evaluar de forma continua y coherente su gestión, en pos del cumplimiento de las funciones asignadas a ella por la Constitución, la ley, así como de la misión, y las políticas y objetivos trazados por la Dirección de la misma,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Concepto de Control interno.

De conformidad con la Ley 87 de 1993:

"Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así mismo como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por Ja dirección en atención a las metas u objetivos previstos."

Artículo 2°.

Objetivos del Control Interno.

Atendiendo los objetivos señalados por la Ley 87 de 1993, y la Directiva Presidencial número 02 de abril 5 de 1994, los objetivos del Control Interno en la Superintendencia son:

1. Servir de herramienta de administración que le permita lograr su misión y cumplir sus funciones constitucionales y legales.

2. Evaluar la gestión y el desempeño de la Superintendencia y de sus funcionarios.

3. Garantizar la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de sus funciones y operaciones.

4. Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación para el desarrollo de sus actividades.

La aplicación de medidas que permitan prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que impidan o puedan impedir el cumplimiento de sus funciones, objetivos, políticas y metas.

5. Velar porque sus recursos sean administrados de manera eficiente y segura, y su utilización sea dirigida al cumplimiento de las funciones de la Superintendencia.

6. Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información utilizada para cumplir con sus funciones.

Artículo 3°.

Responsables del Control Interno.

Superintendente de Sociedades Corresponde al Superintendente de Sociedades la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno.

Directivos Por cuenta de todos los jefes de cada una de las distintas dependencias de la entidad será la responsabilidad de la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que de la calidad, eficiencia y eficacia del Control interno.

Funcionarios de la Superintendencia La responsabilidad sobre la aplicación de los procedimientos de control sobre los diferentes procesos y procedimientos, corresponderá en concreto al funcionario a cuyo cargo esté el negocio o documento tramitado.

Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno tendrá la responsabilidad de evaluar el Sistema de Control Interno y presentar las recomendaciones a que haya lugar. Para este propósito se ocupará de verificar la aplicación de los elementos del Sistema de Control Interno.

Adicionalmente le corresponderán las funciones señaladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993.

Comité Coordinador de Control Interno Conformado por el Superintendente de Sociedades o su representante, los Superintendentes Delegados, el Secretario General, y los Jefes de las Oficinas de Planeación y de Control Interno. La coordinación de este comité estará a cargo del Superintendente o su representante.

Este comité tendrá por función conocer los informes de evaluación del Sistema de Control Interno, y recomendar al Superintendente las modificaciones que sean del caso.

Artículo 4°.

Elementos del Sistema de Control Interno.

A. Objetivos, metas y planes operativos El 30 de septiembre de cada año, todas las áreas deberán presentar a la Oficina de Planeación, un documento que contenga los objetivos y las metas que se esperan cumplir en el año siguiente, así como los planes operativos que conduzcan a ello.

Sin perjuicio de que la oficina aludida solicite informaciones adicionales, el documento deberá contener la siguiente información:

1. Objetivos generales del área (entiéndese por área el Despacho del Superintendente, las delegaturas y la Secretaría General).

2. Objetivos específicos de las oficinas y divisiones que integran las áreas.

3. Planes operativos:

a) Metas; b) Actividades; c) Plazos; d) Necesidades y recursos adicionales a los existentes; e) Áreas involucradas.

La Oficina de Planeación consolidará la información enviada y la presentará al Superintendente, dentro del mes siguiente a la fecha de su recibo, junto con una evaluación de los mismos frente a las funciones, misión, políticas, objetivos y estrategias de la Superintendencia, y sus recomendaciones.

A esta oficina corresponde, igualmente, brindar la asesoría requerida para la correcta elaboración de los planes.

Los planes operativos serán evaluados por el Superintendente de Sociedades, los Superintendentes Delegados y el Secretario General a más tardar el 30 de noviembre del año de presentación de los mismos.

Parágrafo 1°.
Corresponde a la Oficina de Planeación coordinaren el segundo semestre de 1994, la metodología tendiente a adoptar el plan estratégico de la Superintendencia (objetivos, políticas, estrategias y metas para alcanzar su misión).

B. Estructura organizacional de la Superintendencia Áreas encargadas de funciones básicas:

La Superintendencia se ocupa de actividades de inspección, vigilancia y control sobre personas naturales y jurídicas, especialmente sobre sociedades mercantiles.

Las tres funciones están concebidas como manifestaciones graduales de la intervención estatal. En la primera se pretende prevenir la ocurrencia de situaciones críticas o irregulares de carácter financiero y jurídico; la segunda atañe al seguimiento y acompañamiento continuo de comportamiento de las sociedades, dada su importancia para la economía nacional o el acaecimiento de situaciones críticas o irregulares, y la tercera tiene que ver con la intervención directa del Estado, ante la efectiva ocurrencia de situaciones financieras que colocan en peligro la propia subsistencia de las compañías, o los intereses de terceros (concordatos, tomas de posesión, etc.).

A este mismo orden corresponden funciones de las tres delegaturas, a saber:

Delegatura de Estudios Económicos y Jurídicos, Delegatura para la Vigilancia de las Sociedades Mercantiles y Delegatura de Procedimientos Mercantiles.

Cada una de estas áreas comprende las siguientes Divisiones:

Delegatura de Estudios Económicos y Jurídicos:

División de Estudios Económicos y Financieros.

División de Estudios Jurídicos.

División de Inversión y Deuda Externa.

Delegatura para la Vigilancia de las Sociedades Mercantiles:

División Jurídica.

División Asuntos Especiales.

División Análisis Empresarial.

Delegatura de Procedimientos Mercantiles:

División de Liquidación.

División de Intervenidas.

División de Concordatos.

2. Áreas de apoyo:

a) Secretaría General:

Coordina, dirige y autoriza el suministro, el soporte logístico en materia de administración de personal, bienes y servicios requeridos, publicidad y notificación de actos administrativos, manejo de bienes e inventarios, mantenimiento de instalaciones, antecedentes de las entidades sometidas a su vigilancia y control (información contenida en archivos y actos administrativos de la entidad) y recepción de documentos.

De las operaciones referidas a estas funciones se ocupan las siguientes Divisiones:

División Financiera.

División de Recursos Humanos.

División Administrativa.

División de Atención al Usuario. b) Oficinas asesoras:

Oficina de Planeación.

Oficina de Control Interno.

Oficina de Divulgación y Comunicaciones.

Oficina de Sistemas.

C. Niveles de autoridad y de responsabilidad La autoridad, en términos concretos, está estructurada en función del orden jerárquico y los niveles de dirección y responsabilidad consiguientes, establecidos por el Decreto 2155 de 1992.

Los niveles de responsabilidad están determinados, además de lo anterior, por el manual de funciones y los manuales de procedimientos.

El manual de funciones contiene las funciones que correspon den a los diversos funcionarios de la Superintendencia, según las áreas donde se desempeñen y cargos que ocupen.

En los manuales de procedimiento se expresan cada uno de los deberes de los distintos funcionarios, determinados según sus cargos, dentro del contexto de los diversos procesos y procedimientos complido6 por la entidad.

1. Manuales de procedimientos:

Los manuales de procedimiento contienen la descripción de los diversos procesos y procedimientos que se cumplen en la Superintendencia, y asignan la responsabilidad que en cada uno de ellos corresponde a los diversos funcionarios que intervienen en su trámite.

Dentro de estos procedimientos se incluyen los que corresponden a los trámites de control.

Tales manuales son:

De la Secretaría General, de la Delegatura para Estudios Económicos y Jurídicos, de la Delegatura para la Vigilancia de las Sociedades Mercantiles, de la Delegatura de Procedimientos Mercantiles.

Cada uno de ellos comprende el trámite surtido desde cada una de sus divisiones hasta la instancia en que se adopta fa decisión mediante el respectivo acto administrativo.

Parágrafo. lo
Estos manuales serán expedidos a más tardar dentro del mes siguiente a la vigencia de la presente Resolución.

Los originales de estos manuales reposarán en la División de Atención al Usuario, bajo las seguridades que sean del caso.

Para eliminar o incorporar un proceso al manual, o modificar un procedimiento, se requerirá resolución del Superintendente del área o del titular de la Secretaría General, según sea del caso.

Copias de los manuales se entregarán a los funcionarios a los cuales atañe su acatamiento.

2. Manual de funciones:

La División de Recursos Humanos, dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la presente Resolución, actualizará el manual de funciones que se encuentra en trámite, para armonizarlo con los procesos y procedimientos expuestos en los manuales de procedimientos.

D. Dirección y administración de personal La dirección y administración de personal comprende los siguientes elementos:

1. Provisión de cargos a través de concursos de méritos:

La provisión de cargos se realizará a través de concursos, de conformidad con el procedimiento dispuesto en el Decreto 256 de 1994 De la misma manera, se procede cuando se trata de ascensos del personal vinculado a la entidad.

2. Plan de Bienestar y Capacitación:

Cada año el Superintendente aprobará el Plan Maestro de Bienestar y Capacitación, el cual deberá estar acorde con los criterios señalados en la Ley 27 de 1992 y su Decreto reglamentario 1221 de 1993.

3. Inducción:

a) A la entidad:

La División de Recursos Humanos, elaborará dentro de los dos meses siguientes a la presente Resolución, un manual de inducción a la Superintendencia de Sociedades, que comprenda como mínimo:

-Deberes, derechos y obligaciones del empleado público.

-Breve historia de la organización, su naturaleza jurídica y misión.

-Programas de bienestar y capacitación de la entidad.

-Prestaciones sociales.

-Fondo de empleados. b) Al puesto de trabajo:

El superior jerárquico inmediato correspondiente, dará a los funcionarios que se asignen a su dependencia, la orientación sobre las funciones atinentes al cargo que va a desempeñar, y adicionalmente le hará entrega de: a) Manual de funciones. b) Manual de procedimientos.

4. Investigaciones disciplinarias:

La imposición de sanciones sólo es procedente ante la comisión, por parte de algún funcionario, de las conductas descritas en la Ley 13 de 1984 y sus decretos reglamentarios.

E. Evaluación del Sistema de Control interno La Oficina de Control Interno será responsable de conceptuar, cuando las necesidades lo exijan y por lo menos una vez por semestre, en qué tópicos (cumplimiento de procesos y procedimientos, funcionamiento de sistemas automatizados de información, planeación, evaluación de gestión y de resultados, etc.) el sistema no se ajusta a los principios de economía, eficacia y eficiencia, y recomendará los ajustes pertinentes.

Estas evaluaciones serán entregadas a los miembros de la coordinación del Control Interno y al Superintendente.

En sus planes operativos esta oficina señalará las áreas, los procesos y demás aspectos que serán objeto de su evaluación.

F. Mecanismos de participación ciudadana

1. Hoja de ruta:

Aplicación informática.que permite a los funcionarios de la Superintendencia dar a conocer a los peticionarios los movimientos que se han surtido en relación con sus solicitudes. Todas las divisiones de la Superintendencia están en condiciones y en la obligación de brindar esta información.

2. Encuestas:

La Oficina de Planeación coordinará la realización de encuestas que permitan consultar a los usuarios de la Superintendencia, sobre la calidad actual de sus servicios y sus propuestas de mejoramiento.

De acuerdo con la naturaleza de los.aspectos consultados, propondrá al Superintendente la creación de los comités que se encargarán de evaluar las propuestas, y los responsables de su implementación.

G. Sistemas de información (como soporte técnico de las funciones de la Superintendencia y de evaluación de gestión)

1. Plataforma computacional:

a) Equipo principal de cómputo:

Marca: Texas Instruments.

Modelo: 1590.

Memoria RAM: 64 M-bytes.

Disco: 5.000 M-bytes Aprox.

Sistema operacional: TI UNIX Versión 3.31.

Herramientas: Informix SE Versión 4.00 UE1, Informix 4GL Versión 4.00 UH1, Informix SQL Versión 4.00 UH1, Informix ESQL-C Versión 4.00 UE2. Cobol Microfocus. b) Red interna de comunicaciones:

Arquitectura: Ethernet.

Soft, de transmisión: TCP/IP Versión 2.05. c) Comunicación externa:

Física: Vía Modem (PBX de 16 líneas).

Soft, de transmisión: ML1NK. d) Equipos de Ofimática:

120 microcomputadores para procesamiento de palabra y hojas electrónicas. Se conectan a través de tarjetas etherlink al computador central.

2. Sistemas de información:

a) Relativos a funciones básicas:

1. Maestro de sociedades:

Descripción:

En esta base de datos se registran los datos que identifican las sociedades que son vigiladas e inspeccionadas por la Superintendencia de Sociedades.

2. Formulario oficial de recepción de balances:

Es el formulario oficial para la presentación de estados financieros implementado en medio magnético, para las sociedades mercantiles que se encuentran en inspección y vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

Así mismo, el sistema de balances consta de dos partes, una que permite capturar la información, validarla y conformar un archivo tipo texto encriptado; la otra, verifica que la información del archivo tipo texto encriptado venga completa para ser finalmente almacenada y cargada al SIFI.

3. Sistema de Información Financiera, SIFI, y de Alertas

Este sistema permite efectuar el diagnóstico de la situación financiera de una sociedad, un grupo de sociedades y/o un sector económico, tomando datos contables individualizados (balance de cada sociedad) transformándolos en información agregada (consolidados), homogénea y significativa. b) Relativos a funciones de apoyo:

1. Contribuciones:

Desarrollo con el cual se liquidan los cobras de las contribuciones que anualmente deben pagar las compañías vigiladas, efectuar reajustes de vigencias anteriores, y mantener actualizada la información de cartera.

2. Concordatos:

Ofrece información básica sobre sociedades que se encuentran en concordato y el estado de su trámite. c) Relativos a funciones de control:

Hoja de ruta:

Aplicación informática que permite hacer seguimiento a una solicitud o a un documento que ha llegado a la entidad.

Registra la entrada, el proceso y la salida de una radicación, indicando el trámite solicitado, los funcionarios que la han trabajado y las acciones realizadas (estudio, concepto, respuesta).

3. Auditoría de sistemas:

Es la revisión y evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de informática y de los equipos de cómputo, a fin de lograr una utilización más eficiente y segura de la información, que sirva para una adecuada toma de decisiones.

Los campos mínimos de acción que comprende el examen sobre este tópico, en la Superintendencia son:

Administración de la Oficina de Sistemas, seguridades físicas del centro de cómputo, sistemas de información en producción, y el desarrollo de nuevas aplicaciones, uso eficiente de recursos, ofimática, redes de comunicaciones.

Dentro del mes siguiente a la vigencia de esta providencia, la Oficina de Sistemas enviará a la Secretaría General, los términos de referencia necesarios para realizar la contratación de una auditoría de esta naturaleza en la Superintendencia.

H. Evaluación de gestión y resultados La evaluación de gestión y resultados es una actividad dirigida a establecer el desempeño de las distintas áreas de la Superintendencia, y de ésta en su conjunto. Este examen será realizado trimestralmente por cada una de las áreas, elaborando un informe sobre el avance de los proyectos señalados en los planes operativos adoptados, discriminando los objetivos cumplidos, las actividades realizadas, las razones de no haber alcanzado o realizado alguno de ellos, a pesar de haberse vencido el plazo, y las necesidades que llegaren a existir de replantear metas y objetivos del plan operativo correspondiente.

Este informe deberá ser enviado a la Oficina de Planeación, quien enviará al Superintendente un informe consolidado y junto con una evaluación sobre esos resultados, haciendo las recomendaciones que estime pertinentes.

Al finalizar cada año, o el período para el cual fueron elaborados los planes operativos, de igual modo se hará esta misma evaluación, teniendo presente las finalidades del plan estratégico y de la misión.

En todo caso, corresponde a la Oficina de Planeación y de Control Interno elaborar indicadores de gestión y de resultados para cada uno de los procesos y proyectos de trabajo de las diferentes áreas.

1. Simplificación y actualización de normas y procedimientos

Con la asesoría de la Oficina de Planeación, las diversas áreas de la entidad harán una evaluación de los procesos y procedimientos contenidos en sus manuales, con el fin de eliminar aquellos que no generen valor agregado (inocuos, repetidos o superfluos), simplificar en favor de los usuarios los relativos al derecho de petición, así como mejorar todos aquellos que sean susceptibles de incorporar tecnología o de emplear menos recursos.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 17 de agosto de 1994.

El Superintendente de Sociedades, Sergio Quiroz Plazas.

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