RESOLUCION 100-001636 de 2004

El Superintendente de Sociedades, en uso de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el numeral 15 del artículo 4º del Decreto 1080 del 19 de junio de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de las funciones de la entidad, con funcionarios que conformen la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades;

Que de acuerdo con el numeral 16 del artículo 4° del mencionado decreto, corresponde igualmente al Superintendente asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias administrativas de la Superintendencia, para el mejor desempeño en la prestación del servicio;

Que la tecnología Internet viene constituyéndose en la principal herramienta de intercambio y difusión de información para la comunidad, razón por la cual, la Superintendencia de Sociedades ha preparado una Intranet dirigida a sus funcionarios, con el objeto de contar con un adecuado medio de comunicación organizacional, a través del cual difunda sus valores, así como sus decisiones misionales y administrativas;

Que por lo anterior, es necesario conformar un Comité Operativo que coordine todo lo relacionado con la Intranet de la Superintendencia de Sociedades, e impartir instrucciones a las dependencias de la entidad sobre el manejo de la misma,

RESUELVE:

Artículo 1º.

Creación del Comité Operativo de la Intranet. El Superintendente de Sociedades, a través de esta resolución crea e institucionaliza el Comité Operativo de la Intranet de la Superintendencia de Sociedades.

Artículo 2º.

Integración del Comité Operativo de la Intranet. El Comité Operativo de la Intranet estará conformado así:

1. El Superintendente de Sociedades o su delegado.

2. El Secretario General, quien lo presidirá.

3. El Director de Informática y Desarrollo.

4. El Coordinador del Grupo de Publicaciones.

5. El Coordinador del Grupo de Recursos Humanos, y

6. El funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, designado para el efecto por el Superintendente, quien oficiará como Secretario del Comité.

Parágrafo. A las reuniones podrá ser citado cualquier funcionario de la Superintendencia de Sociedades cuando el Comité considere necesaria su participación, el cual asistirá con voz pero sin voto.

Artículo 3º.

Funciones del Comité. Son funciones del Comité Operativo de la Intranet, las siguientes:

1. Poner a disposición de los usuarios de la entidad, con la debida oportunidad y calidad, la información de las diferentes secciones que componen la Intranet.

2. Designar las dependencias responsables del manejo de cada una de las secciones y subsecciones de la Intranet.

3. Verificar que las dependencias responsables de las secciones y subsecciones estén acatando las instrucciones impartidas por el Comité.

4. Evaluar las propuestas y sugerencias de los usuarios respecto de los servicios y de la información publicada, así como ordenar los correctivos necesarios, y

5. Presentar al Superintendente de Sociedades, el último día hábil de los meses de: Marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año, un informe relacionado con el desarrollo de las actividades de la Intranet.

Artículo 4º.

Reuniones del Comité. El Comité Operativo de la Intranet sesionará ordinariamente en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año, en la fecha fijada por su P residente en la convocatoria y, extraordinariamente, cada vez que lo exijan las necesidades urgentes o imprevistas.

Las decisiones que tome deberán quedar consignadas en el acta correspondiente.

Artículo 5º.

Funciones del Presidente. Actuará como Presidente del Comité Operativo de la Intranet, el Secretario General de la entidad, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias, por intermedio del Secretario del Comité.

2. Señalar el orden del día a tratar en el Comité.

3. Dirigir las sesiones.

4. Firmar el acta de las reuniones ordinarias y extraordinarias, y

5. Promover y velar por el cumplimiento de los lineamientos del Comité Operativo de la Intranet.

Artículo 6º.

Funciones del Secretario. Actuará como Secretario del Comité, el funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, designado para el efecto por el Superintendente, quien tendrá las funciones que por la naturaleza del cargo le corresponden y, en especial, las siguientes:

1. Comunicar la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

2. Preparar los asuntos que forman parte del orden del día que ha de presentarse a los miembros del Comité, de conformidad con las pautas establecidas por el Presidente.

3. Distribuir, con el orden del día, la documentación que debe ser conocida por los miembros del Comité.

4. Elaborar las actas y remitirlas a los miembros del Comité para su aprobación, a más tardar, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la celebración de la reunión.

5. Llevar el archivo de los documentos relacionados con el Comité, y velar por su custodia y seguridad, y

6. Las demás que le señale el Presidente del Comité.

Artículo 7º.

Asignación de funciones a la Dirección de Informática. La Dirección de Informática y Desarrollo de la Superintendencia de Sociedades tendrá a su cargo las siguientes funciones en relación con la Intranet de la entidad:

1. Diseñar, desarrollar, implantar y mantener los sistemas de información requeridos para el manejo de la Intranet, de forma que garanticen un alto nivel de seguridad y agilidad en el procesamiento de la información.

2. Implementar la tecnología requerida para garantizar la seguridad de la información contenida en la Intranet.

3. Mantener operativa y en óptimas condiciones técnicas, la infraestructura tecnológica que soporta el servicio de la Intranet, tales como equipos servidores, canales de comunicación, bases de datos, sistemas de información, sistemas de respaldo (Backups) y sistemas de seguridad, entre otros.

4. Ofrecer el soporte técnico y la capacitación requerida por los funcionarios, respecto del acceso a los equipos servidores, manejo de los sistemas de información, sistema de navegación, conversión de datos o archivos al formato requerido para publicar información, y configuración de estaciones de trabajo para acceder a la Intranet.

5. Propender, en la Intranet, por el desarrollo de interfases automáticas con las bases de datos de los sistemas de información misionales y administrativos de la entidad.

6. Administrar el sistema de información de la Intranet, para lo cual debe, entre otras, adelantar labores de asignación de perfiles a los usuarios, crear secciones y subsecciones, incluir funcionarios a la operación y reasignar claves de acceso a la Intranet privada, previa aprobación del Comité Operativo de la Intranet, y

7. Llevar al Comité Operativo de la Intranet, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes, para el mejoramiento tecnológico y operativo de la misma.

Artículo 8º.

Asignación de funciones al Grupo de Publicaciones. El Grupo de Publicaciones de la Superintendencia de Sociedades tendrá a su cargo las siguientes funciones en relación con la Intranet de la entidad:

1. Preparar, para su divulgación, la información de las siguientes secciones de la Intranet:

none Noticias empresariales. none La Agenda Cultural de la sección de Bienestar Social, y none Las demás secciones que le sean encomendadas por el Comité Operativo de la Intranet.

2. Enviar al funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, para su revisión y corrección, el contenido de las publicaciones cuyo manejo le hayan sido asignadas.

3. Publicar en la Intranet la información periódica que haya sido revisada y corregida por el funcionario descrito en el numeral anterior, utilizando los sistemas de información y la plataforma tecnológica dispuesta para tal fin.

4. Garantizar la oportunidad, veracidad y actualización del contenido de la información que le haya sido encomendada.

5. Elaborar los diseños gráficos necesarios para cada una de las secciones y subsecciones de la Intranet, labor que debe adelantar en coordinación con el usuario encargado de la respectiva sección y ponerlos a consideración del Comité Operativo, y

6. Llevar al Comité Operativo de la Intranet, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes.

Artículo 9º.

Asignación de funciones al Grupo de Recursos Humanos. El Grupo de Recursos Humanos de la Superintendencia de Sociedades tendrá a su cargo las siguientes funciones en relación con la Intranet de la entidad:

1. Preparar, para su divulgación, en coordinación con el grupo de Publicaciones, la información de las siguientes secciones de la Intranet:

none Las leyes, decretos y Jurisprudencia de la Biblioteca Virtual y los enlaces a los portales jurídicos de la Biblioteca Virtual. none Capacitación, salud ocupacional, fondo de vivienda, recreación y deportes y FESS. none El calendario de actividades, los incentivos y las Cajas de Compensación de la sección de Bienestar Social, y none Las demás secciones que le sean encomendadas por el Comité Operativo de la Intranet.

2. Enviar al funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, para su revisión y corrección, el contenido de las publicaciones cuyo manejo le hayan sido asignadas.

3. Publicar en la Intranet la información periódica que haya sido revisada y corregida por el funcionario señalado en el numeral anterior, utilizando los sistemas de información y la plataforma tecnológica dispuesta para tal fin.

4. Garantizar la oportunidad, veracidad y actualización del contenido de la información que le haya sido encomendada, y

5. Llevar al Comité Operativo de la Intranet, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes.

Artículo 10.

Asignación de funciones al Grupo de Planeación. El Grupo de Planeación de la Superintendencia de Sociedades tendrá a su cargo las siguientes funciones en relación con la Intranet de la entidad:

1. Preparar, para su divulgación, en coordinación con el Grupo de Publicaciones, la información de las siguientes secciones de la Intranet:

none Nuestra Entidad, Planes de Acción y Sitios de Interés. none La publicación en la Biblioteca Virtual de las circulares internas y externas de la Superintendencia, así como de las resoluciones que atañen a los funcionarios de la entidad, y none Las demás secciones que le sean encomendadas por el Comité Operativo de la Intranet.

2. Enviar al funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, para su revisión y corrección, el contenido de las publicaciones cuyo manejo le hayan sido asignadas.

3. Publicar en la Intranet la información periódica que haya sido revisada y corregida por el funcionario mencionado en el literal anterior, utilizando los sistemas de información y la plataforma tecnológica dispuesta para tal fin.

4. Garantizar la oportunidad, veracidad y actualización del contenido de la información que le haya sido encomendada, y

5. Remitir al Comité Operativo de la Intranet, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes.

Artículo 11.

Asignación de tareas al funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad. El funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad tendrá a su cargo las siguientes tareas en relación con la Intranet:

1. Revisar el contenido de todas las publicaciones previstas para ser divulgadas a través de la Intranet, con el objeto de verificar y corregir su redacción, velando por el rigor, la veracidad y claridad de la misma.

2. Enviarle al grupo de publicaciones la información definitiva para su publicación.

3. Revisar, administrar y actualizar el contenido de la página principal de la Intranet.

4. Preparar y divulgar los comunicados de prensa.

5. Llevar al Comité Operativo, las sugerencias y propuestas que considere pertinentes.

Parágrafo.
El funcionario encargado de las comunicaciones internas y externas de la entidad, conjuntamente con el coordinador del Grupo de Publicaciones, serán las personas encargadas de la edición general de la Intranet, por lo cual actuarán como administradores de las páginas.

Artículo 12.

Asignación de funciones a otras dependencias de la entidad. Los Superintendentes Delegados, el Secretario General, los Intendentes Regionales, los Jefes de Oficina y los Coordinadores de Grupo que no tienen funciones expresamente asignadas en esta resolución, tendrán a su cargo las siguientes en relación con la Intranet de la entidad:

1. Garantizar la oportunidad, veracidad y actualización de la información de las secciones o subsecciones de la Intranet, cuyo mane jo les sea encomendado por el Comité Operativo de la Intranet.

2. Utilizar los sistemas de información y la plataforma tecnológica dispuesta para preparar la información de las secciones y subsecciones que les sea encomendada por el Comité Operativo de la Intranet.

3. Enviar a la funcionaria encargada de las comunicaciones internas y externas de la entidad, para lo de su competencia, el contenido de la información a difundir a través de la Intranet. Una vez revisado y corregido por dicha funcionaria, llevarán a cabo su actualización.

4. Actualizar los sistemas de información propios de la dependencia, y

5. Enviar al Comité Operativo, las sugerencias y propuestas que consideren pertinentes.

Artículo 13.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades, Rodolfo Daníes Lacouture.

(C.F.)