RESOLUCION 2675 de 1993

La Superintendente de Notariado y Registro, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 11 del Decreto 1659 de 1978 en concordancia con los artículos 1° y 44 del Decreto 222 de 1983 y Decreto 1522 de 1983, y

CONSIDERANDO:

El artículo 51 del Decreto 1659 de 1978 asimila el régimen de contratos de la Superintendencia de Notariado y Registro al de los Establecimientos Públicos del orden nacional;

Conforme al artículo primero del Decreto 1522 de 1983, los Establecimientos Públicos sólo podrán celebrar contratos de obras públicas, suministro, compraventa de bienes muebles y consultoría, con quienes se hallen debidamente inscritos calificados y clasificados en el Registro de Proponentes;

Por lo tanto, se hace necesario actualizar el Registro de Proponentes contenido en la Resolución 3120 del 28 de junio de 1983,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Clase de Registro de Proponentes.

a) De Constructores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar contratos de obras públicas. b) De Proveedores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar contratos de suministro y de compraventa de bienes muebles. c) De Consultores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar contrato de consultoría previsto en el Capítulo V. del Título VIII del Decreto 222 de 1983.

Artículo 2°.

Del Registro de Constructores y Consultores. De conformidad con el artículo 6° del Decreto 151522 de 1983, la celebración de contratos de obras públicas y consultoría por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, se realizará con base en el Registro de Constructores y Consultores que lleven entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital o municipal.

Artículo 3°.

Del Registro de Proveedores. La inscripción, clasificación y calificación de los proveedores se efectuará conforme a los siguientes requisitos:

De la solicitud de inscripción y documentos requeridos.

1. Toda persona natural o jurídica que reúna los requisitos para el efecto se establecen en la presente Resolución podrán presentar debidamente diligenciado el formulario que la Superintendencia ha preparado para tal fin. La inscripción no causará derecho alguno, se podrá cobrar únicamente el valor del formulario, el cual será el equivalente a cero punto cinco por ciento (0.5%) del salario mínimo legal vigente, aproximado a la siguiente decena.

2. En el formulario de inscripción se indicarán de manera precisa los siguientes datos:

a) Nombre completo o razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas. b) NIT o cédula de ciudadanía. c) Domicilio, dirección y teléfono, apartado aéreo de la oficina principal y/o de las sucursales o agencias. d) Si se trata de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio con anterioridad no mayor a cuarenta y cinco días. Si se trata de personas naturales, certificado mercantil. e) Listado de les elementos que ofrece. f) Certificaciones de cumplimiento de contratos expedidos con una antelación no superior a seis meses a partir de la fecha de presentación de la solicitud, preferiblemente de entidades de Derecho Público. g) Referencias expedidas dentro de los últimos seis meses por los bancos y compañías de seguros que haya utilizado en el último año. h) Fotocopia auténtica de la declaración de renta y patrimonio correspondiente al último período gravable exigible de acuerdo con los plazos que al respecto señala la ley. i) Balance general y estado de pérdidas y ganancias a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud, y del semestre inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud, certificado por contador público inscrito, anexando constancia actualizada sobre la vigencia de la matrícula del contador. j) Grupos de clasificación en los cuales solicita inscripción y que corresponda con el objeto social de la compañía o actividad comercial de la persona natural. k) Indicar si es productor, concesionario, agente representante o distribuidor de firmas nacionales o extranjeras, allegando la prueba correspondiente.

Parágrafo.
Los documentos deberán presentarse en original y/o fotocopia autenticada.

Artículo 4°.

De las inhabilidades e incompatibilidades. El solicitante deberá afirmar bajo la gravedad de juramento que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señalados por los artículos 8 o, 9° y 10 del Decreto 222 de 1983. El juramento se entenderá prestado con la firma de la solicitud. En caso de que se hallare evidencia de que incurre en alguna de ellas, se pagará o cancelará la inscripción sin detrimento de la responsabilidad penal correspondiente.

Artículo 5°.

De la solicitad y períodos de inscripción. Los formularios podrán adquirirse en la División de Servicios Generales de la Entidad.

La presentación del formulario debidamente diligenciado deberá hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año y extraordinariamente cuando la Superintendencia lo requiera.

Parágrafo.
Los formularios diligenciados se presentarán ante la División de Servicios Generales, en donde se verificará que la documentación esté completa y se hará la correspondiente calificación para pasarlas posteriormente al Comité de Registro de proponentes a que se refiere el artículo 22 de la presente Resolución.

Artículo 6°.

Vigencia de la inscripción. La clasificación y calificación de los proveedores tendrá vigencia de veinticuatro meses, contados a partir de la fecha de la ejecutoria de la resolución en virtud de la cual se ordena la inscripción o renovación.

Artículo 7.

o. Actualización del registro. El proveedor Inscrito podrá allegar documentos cada seis meses, para actualizar su inscripción para lo cual podrá aportar documentes relacionados con reformas del objeto social, reforma de estatutos, representación legal, representaciones exclusivas o cambios de sede.

Artículo 8°.

Renovación. Los proveedores inscritos podrán solicitar expresamente, antes del vencimiento de la inscripción la renovación de sus registros, para lo cual deberán dar cumplimiento a lo señalado en los artículos 3° y 4° de la presente Resolución, aportando los documentos exigidos debidamente actualizados.

Artículo 9°.

Sociedades matrices, filiales o subsidiarias. Las sociedades matrices podrán allegar información sobre filiales o subsidiarias, siempre y cuando éstas tengan por objeto actividades similares o complementarias para lo cual debe suministrar información sobre organización, personal, experiencia, contratos ejecutados o en vía de ejecución, balance de las sociedades subordinadas y sobre participación financiera de la sociedad principal en ella.

Si las sociedades filiales o subsidiarias desean inscribirse independientes, deberán hacerlo en formularios separados y con documentos diferentes a la sociedad matriz.

Artículo 10.

Cobertura. El Registro de Proponentes de la Superintendencia tendrá alcance nacional. La calificación y clasificación en el Registro de Proponentes de la Superintendencia regirá para todas las propuestas que el inscrito presente.

Artículo 11.

Publicidad. El Registro de Proponentes es un documento público y por tanto, cualquier persona puede solicitar que se le expidan certificaciones sobre las inscripciones, calificaciones y clasificaciones que contenga.

Las certificaciones de calidad y cumplimiento serán expedidas por el Director Administrativo de la Superintendencia o quien haga sus veces, dejando constancia de ello en la respectiva carpeta del proveedor.

Artículo 12.

Cancelación. La Superintendencia o las Oficinas de Registro, según el caso, mediante resolución motivada, podrán disponer la cancelación de la inscripción previa concepto del Comité de Registro de Proponentes, en los siguientes eventos:

a) Cuando la entidad descubra falsedad en los documentos que sirvieron de base para inscripción, actualización, y/o renovación de documentos. b) Por la muerte del inscrito en caso de persona natural. c) Por disolución de la sociedad o persona jurídica, o por quiebra declarada provisionalmente. d) Por declaratoria de caducidad de un contrato en su contra, por parte de cualquiera entidad pública. e) Por solicitud escrita de la persona registrada.

Parágrafo.
Ordenada la cancelación de la inscripción, por haberse incurrido en una de las causales anteriores, el proponente sólo podrá volver a inscribirse transcurridos dos años, contados a partir de la ejecutoria de la resolución, salvo por sanción mayor consagrada en la ley.

Artículo 13.

Utilización de otros registros. La Superintendencia podrá hacer uso de los registros de proponentes de otras entidades públicas en lo relacionado con la naturaleza del contrato que se pretende celebrar. Esta utilización sólo podrá tener lugar en el evento de que no haya ningún inscrito o cuando a juicio de la Superintendencia el número de los que aparezcan en su propio registro no garantice una conveniente cantidad de ofertas para efectos de la selección del presunto contratista.

Artículo 14.

De la clasificación de proveedores. La información y documentos presentados a la Superintendencia servirán de fundamento al Comité de Registro de Proponentes para determinar la clasificación y calificación de los proveedores. El mencionado comité solicitará información adicional cuando lo considere necesario.

Según la naturaleza de los bienes o servicios que ofrezca el solicitante, se clasificará en uno o varios de los siguientes grupos:

Grupo Denominación

1. Artículos y materiales de aseo.

2. Artículos y materiales de cafetería,

3. Artículos y materiales deportivos

4. Artículos y materiales eléctricos

5. Artículos y materiales para construcción.

6. Automotores, repuestos y accesorios.

7. Combustibles y lubricantes.

8. Confecciones.

9. Divisiones y decoración de oficinas.

10. Encuadernación y empaste.

11. Impresos, artes gráficas, equipo de litografía.

12. Maquinaria, equipos e instrumentos telecomunicación, accesorios y repuestos.

13. Máquinas de escribir, sumadoras, calculadoras.

14. Máquinas registradoras, de contabilidad, equipo computación, microfotografía.

15. Muebles y equipos de oficina.

16. Vidriería y cristalería.

17. Útiles de escritorio, oficina dibujo y papelería.

18. Otros equipos y elementos no relacionados anteriormente.

Artículo 15.

Calificación de proveedores. Los factores de calificación para el Registro de Proveedores, se evaluarán de 0 a 100 puntos así:

1. Naturaleza y experiencia comprobada del proveedor o de sus socios en la fabricación, distribución y

venta de los respetivos elementos o bienes, hasta 20 puntos.

2. Cumplimiento en contratos anteriores hasta 20 puntos.

3. Calidad de los bienes, hasta 30 puntos.

4. Capacidad financiera evaluada según balance general hasta 30 puntos.

Parágrafo.
Los proponentes ene no alcancen a obtener un puntaje mínimo de 40 puntos sobre 100 no serán inscritos en el Registro y la documentación les será devuelta.

Artículo 16.

Experiencia y naturaleza (hasta 20 puntos).

Parágrafo.
En caso de que la categoría en la cual se clasifique al proveedor no se ajuste el certificado de la Cámara de Comercio no se clasificará ni calificará la solicitud y se le devolverán los documentos al proveedor por inconsistencias.

Artículo 17.

Cumplimiento (hasta 20 puntos). A cada solicitante se le asignarán hasta 10 puntos por cada certificación presentada, así:

Artículo 18.

Calidad (hasta 30 puntos). A casa proveedor se le asignarán hasta 15 puntos por cada certificación presentada así:

Artículo 19.

Capacidad finaciera (hasta 30 puntos)

3. Participación de inventario dentro del acto corriente (8 puntos).

Inventarios Activo corriente

Artículo 20.

No inscripción del proponente. La Superintendencia se abstendrá de efectuar la inscripción del proponente en los siguientes casos:

1. A quienes se encuentren en las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 del Decreto 222 de 1983.

2. A quienes se les hubiere declarado caducidad de contratos por cualquier entidad pública dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de la presentación de la solicitud.

3. Cuando se tenga un puntaje inferior a cuarenta (40) puntos.

4. Las demás que fijen normas especiales.

Artículo 21.

Del Comité de Registro de Proponentes. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá un Comité de Registro de Proponentes que estará integrado así:

1. El Director Administrativo o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Director Legal o su delegado.

3. El Jefe de la División de Servicios Generales quien hará las veces de Secretario.

Artículo 22.

Funciones del Comité de Registro de Proponentes.

1. Estudiar la documentación presentada y solicitar al peticionario la información y los documentos adicionales para el estudio si fuere necesario. Si dentro de los quince (15) días hábiles siguientes el peticionario no los aporta se entenderá que ha desistido de su solicitud y el Secretario del Comité devolverá los respectivos documentos con sus anexos.

2. Rendir concepto al Superintendente Sobre:

a) El puntaje que se señalará con base en la citada documentación, según los criterios previstos en la presente Resolución. b) La clasificación dentro de los grupos correspondientes, con base en los criterios establecidos en la presente Resolución.

3. Informar a través del Secretario del Comité a los inscritos en el Registro de Proveedores sobre el vencimiento de la inscripción o del cambio de reglamentación incluyendo los requisitos exigidos.

Artículo 23.

Actas y sesiones. De todas las sesiones del Comité de Registro de Proponentes se deberá levantar acta, donde quede constancia de todos los asuntos tratados y de las intervenciones de cada uno de los miembros. Las actas deberán ser suscritas por el Presidente y el Secretario.

Artículo 24.

Artículo transitorio. Las personas naturales y jurídicas calificadas y clasificadas en el Registro de Proveedores de esta Entidad, conservarán su calificación hasta el vencimiento de la misma. Pero para la nueva clasificación deberán cumplir los requisitos y demás condiciones exigidos en esta Resolución.

Artículo 25.

Normas aplicables. En los casos no regulados por esta Resolución se aplicará el Decreto 1522 de 1982, y demás normas concordantes.

Artículo 26.

Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su publicación y la Resolución número 3120 de 1983 y demás normas internas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 2 de junio de 1993.

La Superintendencia de Notariado y Registro, Martha Bahamón de Restrepo.

El Secretario General, Javier Darío Anaya Narvaez.