RESOLUCION 11112 de 2010

El Superintendente de Notariado y Registro, en uso de sus facultades legales y en especial las contenidas en el artículo 13, numerales 3, 8, 20 y 30 del Decreto 412 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que este Despacho expidió la Resolución 1900 de 27 de marzo de 2007, "por la cual se crea e integra el Comité Asesor de Contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro".

Que para la operatividad del Comité Asesor de Contratación y Licitación de la Superintendencia de Notariado y Registro, se requiere la expedición de una reglamentación básica que señale los integrantes, la forma de sesionar y las funciones del mismo.

Que de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, que tratan los artículos 23 a 26 de la Ley 80 de 1993: aplicables a los procesos que gestione la Superintendencia de Notariado y Registro, para la adquisición de bienes y acceder a servicios, es necesario modificar la conformación y establecer otras funciones del Comité Asesor de Contratación y Licitación de la Entidad.

Que es conveniente colaborar con la revisión de informes de verificación y evaluación de propuestas, observancia de procedimientos y normatividad, que faciliten la adopción de decisiones, en los asuntos a que se hace referencia.

Por todo lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

El Comité Asesor de Contratación y Licitación y, en adelante también el Comité, de la Superintendencia de Notariado y Registro, estará integrado de la siguiente manera:

1. El Superintendente de Notariado y Registro, quien lo presidirá.

2. El Secretario General.

3. El Superintendente Delegado para el Registro.

4. El Superintendente Delegado para el Notariado.

5. El Director Financiero.

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

7. FI Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Asimismo, asistirán con voz, pero sin voto:

1. El Jefe de la Oficina de Control Interno.

2. El Coordinador del Grupo de Contratación.

Parágrafo.
El Comité, podrá invitar a las sesiones a los Gerentes de los Proyectos de Inversión, funcionarios de la Entidad que estime pertinente, contratistas encargados de preparar estudios, con la finalidad de explicar y/o aclarar aspectos e inquietudes que puedan surgir; cuando ello resultare necesario para el mejor desempeño de la entidad en el tema a decidir.

Artículo 2°.

Secretario del Comité Asesor. El Secretario General de esta Superintendencia actuará como Secretario Técnico del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

Funciones. El Secretario Técnico del Comité, tendrá las siguientes funciones:

Citar por correo electrónico, fax, memorando o cualquier medio de comunicación a los miembros del Comité, con la información o anexo de agenda de las materias a tratar.

Llevar en actas el asunto tratado en las reuniones, así como un archivo donde se conserven los documentos, estudios y demás trabajos elaborados por el Comité.

Artículo 3°.

Sesiones y quórum decisorio. El Comité Asesor de Contratación y Licitación, se reunirá previa citación del Secretario Técnico del Comité, la cual deberá efectuarse con un mínimo de dos (2) días hábiles de anticipación, salvo que circunstancias de urgencia, determinadas por el Ordenador del Gasto, ameriten la convocatoria de sus integrantes en forma inmediata.

Las decisiones del Comité se adoptarán por la mayoría absoluta de sus miembros y tendrán el carácter de recomendaciones para el Ordenador del Gasto.

Parágrafo. Cada sesión del Comité Asesor de Contratación y Licitación, se realizará con la presencia mínima de cinco (5) de sus miembros.

Artículo 4.

°. Funciones del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

1. Asesorar al Ordenador del Gasto en todos los procesos de adquisición, contratación, licitación y, adjudicación de los mismos, tales como la celebración de contratos de compra ventas, señalando los criterios mínimos que deberá seguir para garantizar la calidad y transparencia de los convenios en general, de los procesos de contratación que se originen por invitación, concurso o licitación pública, y las demás que a juicio del Presidente del Comité deban ser debatidos a su interior.

2. Establecer la necesidad y/o conveniencia del objeto a contratar, por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro.

3. Evaluar que el bien o servicio a contratar, tenga directa relación con las competencias o funciones, responsabilidades de la dependencia y de la Entidad.

4. Analizar y verificar los informes observaciones, recomendaciones y justificaciones que expidan o consignen los funcionarios competentes o autorizados en los procedimientos precontractuales y contractuales.

5. Emitir concepto sobre las observaciones o reparos que presenten los oferentes en los procesos, de invitación, concurso o licitación pública.

6. Establecer o verificar que el gasto que se pretende efectuar, se encuentre relacionado debidamente en un Plan de Compras de la Entidad.

7. Recomendar al funcionario Ordenador del Gasto, la adjudicación de la oferta que considere más favorable.

8. Formular recomendaciones al Ordenador del Gasto, sobre adiciones a los convenios, o a los contratos originados en los procesos mencionados, de las declaratorias de caducidad e imposición de sanciones a los contratistas.

9. Las demás que legal o administrativamente les sean asignadas.

Artículo 5°.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1900 de 27 de marzo de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Artículo 6°.

Publicación. En los términos del artículo 119 de la Ley 489 de 1998, publíquese la presente resolución en el Diario Oficial.

Esta providencia asimismo deberá publicarse en la página web institucional. Copia de ella se enviará a las dependencias de los respectivos miembros integrantes, que hacen parte del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 7 de diciembre de 2010.

El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García.