RESOLUCION 8-0762 de 2001

La Viceministra de Energía y Gas encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Minas y Energía, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, el artículo 1° del Decreto 1214 de 2000 y el artículo 5° del Decreto 70 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 8 2366 del 7 de agosto de 1997, se integró el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento de lo señalado por la Directiva Presidencial 03 de 20 de marzo de 1997;

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación;

Que el Decreto 1214 de 29 de junio de 2000 reglamentó lo referente al Comité de Defensa Judicial y Conciliación al cual le otorgó la naturaleza de organismo especializado;

Que mediante Decreto 70 de 2001, se modificó la estructura del Ministerio de Minas y Energía;

Que en consecuencia, se hace necesario derogar la Resolución 8 2366 de 27 de agosto de 1997, con el objeto de expedir un nuevo acto administrativo que se ajuste a lo previsto en el Decreto 1214 de 2000 y a los cambios del Decreto 70 de 2001,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Créase el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio de Minas y Energía el cual será una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Parágrafo.
La decisión del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

Artículo 2°.

Integración. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio de Minas y Energía estará conformado así:

Miembros Permanentes con Voz y Voto:

1. El Ministro de Minas y Energía o su delgado.

2. El Secretario General del Ministerio.

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

4. El Viceministro de Hidrocarburos y Minas o el Viceministro de Energía y Gas, según el tema a tratar.

5. El Director de Hidrocarburos, de Energía, de Gas o de Minas, según el tema a tratar.

Miembros Permanentes con Voz y sin Voto: l. El Jefe de la Oficina de Control Interno.

2. El Secretario Técnico del Comité.

3. El (los) apoderado (s) de la entidad en cada proceso.

Parágrafo 1°.
Podrán ser convocados a las sesiones del Comité, con voz y sin voto, según se trate de asuntos relativos a su competencia, los funcionarios o personas que el comité considere pertinente.

Parágrafo 2°.
La participación en el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio es indelegable, salvo para el caso del señor Ministro, quien la podrá delegar.

Parágrafo 3°.
El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir con derecho a voz.

TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo 1 RESOLUCION 18-0543 de 2003

Artículo 3°.

Sesiones y Votación. El Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones del Ministerio se reunirá al menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Parágrafo.
Para efectos de someter a consideración del Comité una conciliación o un tema relacionado con los procesos judiciales, el apoderado del respectivo proceso elaborará y presentará al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica una ficha informativa sobre el tema concreto, en la cual se consignará además de la información general, el concepto sobre la viabilidad de la` conciliación presentando las posibles alternativas de solución si fuere del caso. La ficha será remitida, cuando las circunstancias lo permitan, con la debida antelación al Secretario Técnico del Comité, quien deberá enviarla a cada uno de los miembros del mismo, con la citación a la respectiva reunión. La información contenida en la ficha, servirá de punto de partida para la deliberación del comité en cada caso específico.

Artículo 4°.

Actas. De cada sesión del Comité se levantará un acta, en la que se incluirá, relación de los asistentes a la misma, el orden del día, la (s) recomendación (es) que respecto de los asuntos tratados formule el Comité y las constancias que sus integrantes consideren pertinentes.

Artículo 5°.

Funciones. El Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño, por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación cuando a ello hubiere lugar.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar el funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, la cual recaerá con preferencia en un profesional del Derecho.

Parágrafo.
El Ministerio de Minas y Energía sólo podrá celebrar conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo ante los jueces competentes o ante los agentes del Ministerio Público correspondientes, hasta tanto se expida el reglamento correspondiente a los Centros de Conciliación.

Artículo 6°.

Funciones de la Secretaría Técnica. Son funciones del Secretario Técnico del Comité, las siguientes:

1. Citar a las sesiones del Comité conforme lo dispuesto en las normas pertinentes, en su reglamento y en la presente Resolución.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Ministro y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio de Minas y Energía.

6. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Parágrafo.
La designación o cambio del Secretario Técnico del Comité deberá ser informada inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 7°.

Indicadores de Gestión. La prevención del daño antijurídico será consider ada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad.

Parágrafo.
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de expedición del presente acto administrativo, la Oficina Asesora Jurídica, el Area de Planeación y Cooperación Técnica Internacional y la Oficina de Control Interno, propondrán al Ministro los indicadores que deberán aplicarse en desarrollo de lo previsto en el presente artículo.

Artículo 8°.

Apoderados. Las decisiones adoptadas por el Comité de Defensa Judicial y Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados del Ministerio de Minas y Energía.

Artículo 9°.

Acción de Repetición. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio deberá realizar los estudios pertinentes que determinen la procedencia de la acción de repetición. En consecuencia el Secretario General al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, debe remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité, para que en un término no superior a tres (3) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición.

El (los) apoderado (s) designado por el Ministerio, encargado de iniciar el proceso de repetición tendrá un plazo máximo de tres (3) meses a partir de que se haya tomado la decisión para interponer la correspondiente demanda.

Parágrafo 1°.
Una vez conformado el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Ministerio de Minas y Energía, de acuerdo a las reglas previstas en esta Resolución, deberá estudiar y decidir sobre la procebilidad de la acción de repetición respecto de todos aquellos casos en los que la administración haya efectuado el pago total de una condena o de una conciliación.

En consecuencia, la Oficina Asesora Jurídica preparará las fichas correspondientes a cada proceso en los que la entidad hubiere pagado totalmente una condena, y respecto de los cuales no hubiere operado la caducidad de la acción de repetición para remitirlas junto con los antecedentes al Comité.

Igualmente, y para estos efectos, el Area Financiera certificará en cada caso las fechas en que se realizaron los pagos parciales y el pago total de cada, condena.

Parágrafo 2°.
La Oficina de Control Interno del Ministerio, deberá velar por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

Artículo 10.

Llamamiento en Garantía. Los apoderados del Ministerio de Minas y Energía deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité, lo anterior sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo noveno de la presente resolución.

Artículo 11.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 8 2663 del 27 de agosto del 1997.

Publíquese y cúmplase.

La Viceministra de Energía y Gas encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Minas y Energía, Evamaría Uribe Tobón.

(C.F.)