RESOLUCION 8-0523 de 2001

El Ministro de Minas y Energía, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto 070 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 estableció, entre otros, obligaciones de gestión, manejo, acceso y consulta de los documentos para la administración pública;

Que mediante Acuerdo 07 de 1994, el Archivo General de la Nación expidió el Reglamento General de Archivos como norma reguladora del quehacer archivístico del país;

Que mediante Resolución 8-0345 de fecha 6 de abril de 2000, el Ministerio de Minas y Energía institucionalizó la aplicación de la Tabla de Retención Documental en todas las dependencias de la Entidad;

Que es necesario regular la transferencia primaria de los documentos de los archivos de gestión al archivo central de la Entidad con el fin de regularizar, racionalizar y estandarizar la preparación y entrega de estos documentos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer la obligación y manera de efectuar las transferencias primarias de documentos de una forma racional, organizada y debidamente inventariada con el propósito de garantizar la conservación de los documentos esenciales del Ministerio y facilitar e instrumentar su posterior y permanente consulta y reproducción documental.

Artículo 2°.

Definiciones. Para los efectos previstos en la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en la Ley 594 de 2000, en el Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación y en especial los siguientes:

a) Transferencias documentales. Remisión de documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas; b) Valor primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto; c) Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente; d) Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo (archivo de gestión, central e histórico).

Artículo 3°.

Obligaciones. Cada jefe de área u oficina del Ministerio de Minas y Energía será responsable de la gestión y transferencia primaria de los documentos que, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, han cumplido su primera fase y que luego del proceso de inventario, selección, valoración primaria, indicación de su tipología documental, series, subseries, número de folios se transfieran para su conservación posterior en el archivo central.

Artículo 4°.

Actas. Toda transferencia primaria de documentos se hará mediante acta de entrega y recibo la cual será suscrita por el funcionario responsable de la oficina que transfiere y por el responsable del archivo central y deberá contener toda la información detallada que permita identificar la documentación y las personas responsables de producción documental, manejo y custodia.

Parágrafo.
El archivo central se abstendrá de recibir las transferencias primarias que no cumplan con lo es tablecido en la Tabla de Retención Documental y que no esté debidamente inventariadas y foliadas.

Artículo 5°.

Servicio de consulta y préstamo documental. El servicio de consulta de documentos en el Ministerio es público de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, en los términos del artículo 74, y se prestará en el horario de atención al público en general establecido por el Ministerio.

El servicio de préstamo de documentos a los funcionarios del Ministerio, por parte del archivo central, estará limitado a un tiempo máximo de 30 días calendario.

El funcionario que retire en calidad de préstamo documentos del archivo central, se hará responsable por la integridad de los mismos, para lo cual deberá diligenciar los datos correspondientes sobre la identificación, cantidad y estado de los mismos.

Parágrafo 1°.
Acceso restringido al archivo central. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al público ni a los funcionarios del Ministerio a las zonas de trabajo o de custodia de los documentos en el archivo central.

Parágrafo 2°.
La Secretaría General del Ministerio podrá autorizar, previo concepto del Comité de Archivo, la salida temporal de documentos originales de los archivos de la Entidad por motivos legales, procesos especiales o exposiciones eventuales, previa adopción de las medidas pertinentes para garantizar la integridad, conservación y reintegro de los documentos.

Artículo 6°.

Responsabilidad. Los servidores públicos tienen la obligación de velar por la integridad de los documentos a su cargo, son responsables de su organización y conservación. Al desvincularse de las funciones que ejerzan, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados.

Artículo 7°.

Eliminación de documentos. Los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o carezcan de importancia para la ciencia o la tecnología, podrán ser eliminados previa autorización del Comité de Archivo del Ministerio y cumpliendo con la normatividad vigente para el efecto.

Artículo 8°.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 7 de mayo de 2001.

El Ministro de Minas y Energía, Ramiro Valencia Cossio.

(C.F.)