RESOLUCION 18-1705 de 2003

El Ministro de Minas y Energía, en uso de sus facultades legales y en especial, de las conferidas mediante el artículo 5º de la Ley 716 de 2001, el artículo 5º del Decreto 1282 de 2002, Decreto 1914 del 10 de julio de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1º de la Ley 716 de 2001 en concordancia con el artículo 1º del Decreto 1282 de 2002, establece que las entidades del sector público están obligadas a adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial, para lo cual se deberá determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio público, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, con el fin de proceder a su eliminación o incorporación, atendiendo los lineamientos de dicha ley;

Que el artículo 3° del Decreto 1282 de 2002 señala que los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable establecerán las políticas y procedimientos para identificar las partidas que deberán ser sometidas a consideración de la instan cia responsable correspondiente para su castigo o depuración;

Que el artículo 4° de la Ley 716 señala los casos en que es procedente la depuración de valores contables que resulten luego de la gestión administrativa a que hace referencia el artículo 3° de la misma ley;

Que el artículo 4° del Decreto 1282 de 2001 establece que, de conformidad con lo previsto en el artículo 4° de la Ley 716 de 2001, las entidades y organismos obligados al saneamiento contable podrán depurar de los registros contables los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, con base sólo en la prueba sumaria de su existencia, cuando su monto no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, slmv, incluidos intereses, sanciones y actualización;

Que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° del Decreto 1282 de 2002 en el Ministerio de Minas y Energía se conformó el Comité Técnico de Saneamiento Contable mediante Resolución número 18 0943 del 11 de septiembre de 2002.

De acuerdo a lo estipulado en los artículos 4°. Inciso 3°, 7°. Literal c), y 10, del Decreto 1282 de 2002 en concordancia con los artículos 2° literales c) y e), de la Resolución 18-0943 de 2002, el Comité asesorará al Ministro, en la determinación de las políticas, monto objeto de depuración, para lo cual deberá:

1. Aprobar la depuración de los registros contables de la entidad siempre y cuando el monto de cada obligación no supere los 5 smlmv y,

2. Recomendar los montos objeto de depuración de los registros contables de la entidad, cuando la cuantía de la obligación supere los 5 smlmv;

Que el artículo 9° del Decreto 1282 de 2002 establece:

"Las actuaciones administrativas que se adelanten para el saneamiento contable deberán quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos para sustentar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del máximo organismo colegiado, según corresponda.

Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001...";

Que en sesión del Comité Técnico de Saneamiento Contable del día 10 de diciembre del año en curso, se sometió a consideración del mismo, el estudio elaborado a la luz de la Ley 716 por el Grupo de Jurisdicción Coactiva sobre todos los procesos que en esa dependencia se adelantan;

Que de acuerdo con lo anterior, el Comité Técnico de Saneamiento Contable en sesión del 10 de diciembre de 2003 según Acta número 37, aprobó la depuración de los estados financieros de la entidad mediante la incorporación a cuentas de orden por un valor de $236.316.178.24, correspondiente a valores representados en multas que imponía el Ministerio de Minas y Energía por concepto del otorgamiento de licencias para la explotación de minas de diferentes materiales;

Que el Comité Técnico de Saneamiento Contable apoyado en el concepto, suministrado por el Grupo Interno de Trabajo encargado de los procesos de jurisdicción coactiva cuyos soportes se anexan al acta, tuvo en cuenta las siguientes consideraciones:

"De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 4°, de la Ley 716 de 2001, valores que corresponden a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción o caducidad.

Estipula la Ley 716 en su literal f) que se depurarán y castigarán los valores cuando evaluados y establecidas las relaciones costo-beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate";

Que el artículo 3° del Decreto 1914 de 2003 trae como requisito: "El proceso de Saneamiento de la información Contable, estará soportado en papeles de trabajo que técnicamente evidencien las actividades llevadas a cabo".

Teniendo como fundamento lo aprobado y lo recomendado por el Comité Técnico de Saneamiento Contable del Ministerio de Minas y Energía, en ejercicio de las funciones previstas en los literales c) y e) del artículo 2° de la Resolución 18 0943 de 2002. Este despacho considera pertinente autorizar la misma en virtud de lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 716 de 2001, en concordancia con el artículo 5º del Decreto 1282 de 2002 y artículo 3° del Decreto 1914 de 2003;

Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º.

Autorizar al Grupo Financiero Contable del Ministerio de Minas y Energía para incorporar en cuentas de orden, el valor de doscientos treinta y seis millones trescientos dieciséis mil ciento setenta y ocho pesos con veinticuatro centavos ($236.316.178.24) correspondiente a procesos de cobro por jurisdicción coactiva, de acuerdo con aprobación y recomendación del Comité Técnico de Saneamiento Contable celebrado el 10 de diciembre de 2003, según Acta número 37.

Artículo 2º.

Continuar los trámites a que debe ceñirse el procedimiento por Jurisdicción Coactiva, de conformidad con lo previsto por el Código de Procedimiento Civil.

Artículo 3º.

La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de diciembre de 2003.

El Ministro de Minas y Energía, Luis Ernesto Mejía Castro.

(C. F.)