RESOLUCION 18-1173 de 2003

El Ministro de Minas y Energía, en uso de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas mediante el artículo 5º de la Ley 716 de 2001 y el artículo 5º del Decreto 1282 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1° de la Ley 716 de 2001 en concordancia con el artículo 1° del Decreto 1282 de 2002 establece que las entidades del sector público están obligadas a adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financie ra y patrimonial, para lo cual se deberá determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio público, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, con el fin de proceder a su eliminación o incorporación, atendiendo los lineamientos de dicha ley;

Que el artículo 3° del Decreto 1282 de 2002 señala que los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable establecerán las políticas y procedimientos para identificar las partidas que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración;

Que el artículo 4º de la Ley 716 señala los casos en que es procedente la depuración de valores contables que resulten luego de la gestión administrativa a que hace referencia el artículo 3° de la misma ley;

Que el artículo 4° del Decreto 1282 de 2001 establece que, de conformidad con lo previsto en el artículo 4° de la Ley 716 de 2001, las entidades y organismos obligados al saneamiento contable podrán depurar de los registros contables los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, con base sólo en la prueba sumaria de su existencia, cuando su monto no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes -smlmv-, incluidos intereses, sanciones y actualización;

Que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° del Decreto 1282 de 2002 en el Ministerio de Minas y Energía se conformó el Comité Técnico de Saneamiento Contable mediante la Resolución número 18 0943 del 11 de septiembre de 2002;

De acuerdo con lo estipulado en los artículos 4° inciso 3°, 7° literal c) y 10 del Decreto 1282 de 2002, en concordancia con el artículo 2° literales c) y e), de la Resolución 18-0943 de 2002, el Comité asesorará al Ministro, en la determinación de las políticas, monto objeto de depuración, para lo cual deberá:

1. Aprobar la depuración de tos registros contables de la entidad siempre y cuando el monto de cada obligación no supere los 5 smlmv, y

2. Recomendar los montos objeto de depuración de los registros contables de la entidad, cuando la cuantía de la obligación supere los 5 smlmv;

Que el artículo 9° del Decreto 1282 de 2002 establece:

"Las actuaciones administrativas que se adelanten para el saneamiento contable deberán quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos para sustentar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del máximo organismos colegiado, según corresponda.

Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001...";

Que en sesión del Comité Técnico de Saneamiento Contable del día 17 de septiembre del año en curso, se sometió a consideración del mismo, el estudio del valor de los bienes tanto en contabilidad como en inventarios, a través del cual el Area Financiera en coordinación con el Area de Servicios Administrativos, establecieron que en la contabilidad se encuentran registrados los activos por partidas globales y en inventarios en forma individual, ocasionando registros por mayores o menores valores a los reales, ante lo cual se precisa la necesidad de efectuar ajustes ya incorporando o descargando según el caso, los valores relacionados en el informe referido que hace parte del acta en mención;

Que de acuerdo con lo anterior, el Comité Técnico de Saneamiento Contable en sesión del 17 de septiembre de 2003 según Acta número 27, aprobó la depuración de los estados financieros de la entidad mediante el registro de los valores relacionados en el numeral 2 de dicha acta;

Que el Comité Técnico de Saneamiento Contable apoyado en el concepto, que suministró el Area Financiera mediante memorando 320406 de agosto 26 de 2003, tuvo en cuenta las siguientes consideraciones:

"De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, las entidades públicas podrán retirar de sus estados financieros, los valores que afectan la situación patrimonial y no representan bienes ciertos para la entidad. (...)

De acuerdo con lo estipulado en los artículos 4º inciso 3°, 7° literal c), y 10 del Decreto 1282 de 2002, en concordancia con el artículo 2° literales c) y e), de la Resolución 18-0943 de 2002, el comité asesorará al Director o Máximo Organismo Colegiado de Dirección, en la determinación de las políticas, monto objeto de depuración, para lo cual deberá:

3. Aprobar la depuración de los registros contables de la entidad siempre y cuando el monto de cada obligación no supere los 5 smlmv, y

4. Recomendar los montos objeto de depuración de los registros contables de la entidad, cuando la cuantía de la obligación supere los 5 smlmv";

Que teniendo en cuenta que el Comité Técnico de Saneamiento Contable del Ministerio de Minas y Energía, en ejercicio de la función prevista en los literales c) y e) del artículo 2° de la Resolución 18 0943 de 2002, aprobó y/o recomendó la presente depuración contable, este Despacho considera pertinente autorizar la misma en virtud de lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 716 de 2001, en concordancia con el artículo 5º del Decreto 1282 de 2002,

RESUELVE:

Artículo 1º.

Autorizar al Area Financiera del Ministerio de Minas y Energía para registrar en la Información Financiera, Económica y Social de la entidad, los valores sobre bienes muebles en bodega, en servicio y de elementos en consumo, aprobados por el Comité Técnico de Saneamiento Contable el 17 de septiembre de 2003, según consta en el Acta número 27 que con sus anexos hace parte de la presente resolución.

Artículo 2º.

La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 7 de octubre de 2003.

El Ministro de Minas y Energía, Luis Ernesto Mejía Castro.

(C. F.)