RESOLUCION 16 de 2001

El Presidente de la Empresa Nacional Minera Ltda., Minercol, en uso de sus facultades legales y estatutarias,

RESUELVE:

Capítulo I.

Del Archivo Central

Artículo 1°.

Objeto.

a) Conservar los documentos que registran las decisiones tomadas en las diferentes áreas de la Empresa, en desarrollo de su gestión administrativa y que interesan a la Nación como testimonio histórico y legal y que se integran a su patrimonio institucional; b) Establecer normas para el acceso, consulta, préstamo y duplicación de los documentos públicos a los funcionarios y, ciudadanos en general, acorde con los principios constitucionales.

Artículo 2°.

Responsabilidad. Cada área de la Empresa será responsable de la gestión de sus documentos y de la administración de los Archivos de Gestión y ejercerá el control de la documentación en su ciclo vital.

Parágrafo 1°. Al Archivo de Gestión corresponden los documentos generados en las áreas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas u otras que la soliciten.

Parágr afo 2°. Al Archivo Central corresponden los documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Empresa, una vez finalizado su trámite, pero que siguen siendo objeto de consulta y cuya ordenación conservara las "Tablas de Retención Documental", establecidas por la Empresa y aprobadas por el Archivo General de la Nación.

Artículo 3°.

Transferencia de archivos de gestión. Los documentos que han cumplido su primera fase y su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán ser transferidos al Archivo Central debidamente relacionados, indicando su tipología documental, series y subseries y número de folios, según Tablas de Retención Documental.

Artículo 4°.

Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará mediante acta y/o memorando de entrega y deberá ajustarse al modelo normalizado y anexo al presente Reglamento.

Parágrafo. El Archivo Central se reservará el derecho de no recibir la documentación que no esté debidamente inventariada y foliada.

Artículo 5°.

Las Actas de liquidación de contratos deberán ser originales, o fotocopias autenticadas; las copias podrán reposar en los Archivos de Gestión.

Artículo 6°.

Los funcionarios del Archivo tienen la obligación de velar por la integridad de los documentos y son responsables de su organización y conservación.

Artículo 7°.

Destrucción de documentos. Los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no tengan valor histórico o carezcan de importancia para la ciencia y la tecnología, podrán ser destruidos previa autorización del Comité de Archivo de Minercol y cumpliendo con la normatividad vigente para el efecto.

Capítulo II.

Consulta y préstamo documental

Artículo 8°.

El Servicio de consulta es para todos los funcionarios y ciudadanos por mandato de la Constitución Nacional, en los términos consagrados por el artículo 74; y se prestará en el horario de atención al público en general establecido por la Empresa.

Artículo 9°.

El servicio de préstamo de los documentos de Archivo será estrictamente para los funcionarios de la Empresa, y por un tiempo máximo de 30 días calendario.

Artículo 10.

Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos dificulte su manejo directo, éstos se excluirán del servicio público.

Artículo 11.

Cuando la consulta de los documentos entre los diferentes depósitos de archivo po nga en riesgo su integridad física, el interesado deberá desplazare a la sede donde se encuentre la documentación para realizar la consulta.

Artículo 12.

El funcionario no podrá mantener en préstamo más de quince (15) documentos a la vez (folders o libros). Para tener derecho a más documentos, deberá reintegrar los necesarios al Archivo Central para no tener en posesión más del número indicado en el presente Reglamento.

Parágrafo. El funcionario que retire del archivo una carpeta se hará responsable por la integridad de la misma en cuanto a los documentos que la conforman, y diligenciará los datos requeridos en la tarjeta de préstamo denominada "Afuera".

Artículo 13.

La Secretaría General y Jurídica podrá autorizar la salida temporal de documentos originales de las instalaciones de la Empresa, por motivos legales y/o procesos especiales, previa adopción de las medidas pertinentes para garantizar la integridad y conservación de los mismos.

Artículo 14.

Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al público ni a los funcionarios de la Empresa, a las zonas de depósito de los documentos.

Artículo 15.

Es responsabilidad de cada uno de los funcionarios del Archivo de Minercol, hacer cumplir el "Reglamento de Servicio y Consulta" definido en la presente resolución.

Artículo 16.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de marzo de 2001.

La Presidenta, María Inés Castro de Ariza.