RESOLUCION 10 de 2001

El Presidente de la Empresa Nacional Minera Ltda., Minercol Ltda., en uso de sus facultades legales y estatutarias,

CONSIDERANDO:

Que las Cajas Menores funcionan con recursos del Presupuesto General de la Nación y recursos propios;

Que la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores autorizadas por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para Minercol Ltda., se rige por lo establecido en la Resolución número 001 de enero 2 de 2001 de ese Ministerio y las normas de la Empresa;

Que Minercol Ltda., mantendrá la operación y funcionamiento de las siguientes Cajas Menores, autorizadas por la Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

1. División de Recursos Físicos - Bogotá, D.C.

2. Gerencia Operativa Regional N° 1 Nobsa.

3. Gerencia Operativa Regional N° 2 Ubaté.

4. Gerencia Operativa Regional N° 3 Jamundí.

5. Gerencia Operativa Regional N° 4 Zulia.

6. Gerencia Operativa Regional N° 5 Amagá.

7. Oficina de Marmato.

8. Gerencia Operativa Regional N° 6 La Jagua de Ibirico.

9. Oficina de Barrancas

10. Gerencia Operativa Regional N° 7 Bucaramanga.

11. Gerencia Operativa Regional N° 8 Ibagué.

12. Gerencia Operativa Regional N° 9 Pasto.

13. Gerencia Operativa Regional N° 10 Quibdó.

Que en aplicación de los principios rectores de la función pública se hace necesario una adecuada capacitación para los responsables de la administración y manejo de las cajas menores y es conveniente divulgar la metodología para el uso, acceso y legalización de las mismas,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Establecer la cuantía y funcionamiento para la vigencia fiscal de 2001 en el manejo y operatividad de las Cajas Menores de Minercol Ltda., con la finalidad de efectuar gastos y avances en efectivo de menor cuantía que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, siempre y cuando los desembolsos individualmente considerados no excedan de un (1) salario mínimo mensual legal vigente; es decir, la suma de doscientos ochenta y seis mil pesos ($ 286.000.00) M/cte.

Artículo 2°.

Mantener la operatividad y ubicación de las siguientes Cajas Menores:

1. División de Recursos Físicos - Bogotá, D.C.

2. Gerencia Operativa Regional N° 1 Nobsa.

3. Gerencia Operativa Regional N° 2 Ubaté.

4. Gerencia Operativa Regional N°. 3 Jamundí.

5. Gerencia Operativa Regional N° 4 Zulia.

6. Gerencia Operativa Regional N° 5 Amagá.

7. Oficina de Marmato.

8. Gerencia Operativa Regional N° 6 La Jagua de Ibirico.

9. Oficina de Barrancas.

10. Gerencia Operativa Regional N° 7 Bucaramanga.

11. Gerencia Operativa Regional N° 8 Ibagué.

12. Gerencia Operativa Regional N° 9 Pasto.

13. Gerencia Operativa Regional N° 10 Quibdó.

Artículo 3°.

Las Cajas Menores establecidas en el artículo anterior se constituyen en cada una de las dependencias, de las cuales son responsables quienes las administren y/o manejen, por los siguientes salarios mínimos legales mensuales vigentes:

1. División de Recursos Físicos de Minercol Ltda. en Bogotá, D.C.: Treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales:

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Otros gastos generales.

Responsables:

De la Administración: El Gerente de Recursos Empresariales.

Del manejo: Quien designe el Gerente de Recursos Empresariales.

2. Gerencia Operativa Regional N° 1 Nobsa: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

3. Gerencia Operativa Regional N° 2 Ubaté: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

4. Gerencia Operativa Regional N° 3 Jamundí: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

5. Gerencia Operativa Regional N° 4 Zulia: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

6. Gerencia Operativa Regional N° 5 Amagá: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

7. Oficina de Marmato: Dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración y manejo: El Profesional designado por la Gerencia de Recursos Empresariales.

8. Gerencia Operativa Regional N° 6 La Jagua de Ibirico: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

9. Oficina de Barrancas: Dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración y manejo: El Profesional designado por la Gerencia de Recursos Empresariales.

10. Gerencia Operativa Regional N° 7 Bucaramanga: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

11. Gerencia Operativa Regional N° 8 Ibagué: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

12. Gerencia Operativa Regional N° 9 Pasto: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

13. Gerencia Operativa Regional N° 10 Quibdó: Cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Clase de gastos a cubrir con estos recursos:

Gastos generales.

Adquisición de bienes.

Adquisición de servicios.

Impuestos y multas.

Responsables:

De la Administración: El Gerente Operativo Regional.

Del manejo: Quien designe el Gerente Operativo Regional.

Artículo 4°.

Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

Parágrafo.
Podrán destinarse recursos del Presupuesto Nacional de las Cajas Menores para el pago de almuerzos de trabajo de la Presidencia de Minercol, siempre y cuando se trate de una reunión a la cual el Ministro, Viceministro, Secretario General o Directores de los Ministerios y el Presidente de la Empresa deba asistir y autorice el gasto por escrito y con cargo a recursos propios cuando la Secretaría General y Jurídica o la Gerencia de Recursos Empresariales lo autorice por escrito.

Artículo 5°.

En la Empresa Nacional Minera Ltda., Minercol Ltda., para los efectos de las Cajas Menores, son ordenadores los funcionarios que ocupan los cargos que se indican en la resolución de Minercol Ltda., que consagra la Delegación de Funciones, de acuerdo con las cuantías de ordenación que les fueron delegadas.

Artículo 6°.

Cada funcionario administrador designará por escrito el titular y suplente encargado del manejo de cada Caja Menor.

El responsable del manejo guardará y custodiará los dineros recibidos, conservará los soportes de cada gasto, efectuando el correspondiente asiento en el libro designado para tal fin.

De igual manera, deberá mantener el disponible necesario para garantizar la existencia de recursos suficientes de cada rubro de la caja que maneja; es decir, una vez agotado más del setenta por ciento (70%) de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, solicitará el reembolso correspondiente.

Artículo 7°.

Cuando los funcionarios responsables del manejo de la Caja Menor se encuentren en vacaciones, licencias o comisiones, podrá el Administrador, por escrito, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.

Artículo 8°.

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior, so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte de quien lo entregue.

Artículo 9°.

Pagos de la Caja Menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la Caja Menor, el titular registra: a) El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable, b) Su monto bruto, c) Las deducciones practicadas, concepto y monto, d) El monto líquido pagado, e) La fecha de pago, f) El NIT del beneficiario, y g) Los demás datos que se consideren necesarios.

Artículo 10.

Reembolso.

a) Los encargados de las Cajas Menores deberán solicitar su reembolso una vez se haya agotado más del setenta por ciento (70%) en alguno o todos los valores de los rubros presupuestales; b) Para solicitarlo, elaborará una cuenta de reembolso, por el valor a reembolsar y se adjuntará los originales de las facturas, recibos y demás documentos que justifican el gasto; c) Los documentos soporte para cada reembolso serán numerados en orden ascendente y cronológico y las fechas de pago de los mismos deben corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando. Además, deberán llevar la imputación presupuestal; d) La cuenta de reembolso deberá presentar el siguiente detalle:

1. Identificación de la Caja Menor que se va a reembolsar.

2. Nombre y cargo del responsable del manejo.

3. Identificación de la numeración de facturas y recibos que se adjuntan.

4. Firma del almacenista, o quien controle los devolutivos en servicio, con el fin de comprobar que los bienes se recibieron.

5. Valor total de los egresos y descuentos realizados.

6. La cuenta del reembolso acompañada de los originales de las facturas, agrupados por rubros presupuestales, por el valor desembolsado será presentada por el responsable del Manejo de la Caja Menor a la División Financiera, quien después de revisar y verificar, firmará y pasará al ordenador del gasto para legalizar el reembolso.

7. La comprobación de cada gasto se hará por medio de la correspondiente factura, recibo con la firma y cita de su documento de identidad o NIT, observando las siguientes reglas:

- Serán elaborados y firmados a tinta.

- Debe contener lugar, fecha, detalle del gasto, valor pagado en letras y números, descuentos de ley, según el caso y firma del recibo.

- No llevará enmendaduras, raspaduras o tachaduras.

Artículo 11.

Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Las Cajas Menores serán legalizadas definitivamente antes del 28 de diciembre de 2001, ante el respectivo pagador de las Gerencias Operativas Regionales y en Bogotá, D.C., ante el Tesorero.

El respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Artículo 12.

Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de las Cajas Menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento.

2. Cubrir con recursos de la Caja Menor gastos distintos de los propios de la Empresa o realizar desembolsos con destino a órganos diferentes a la Empresa.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

Parágrafo.
Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Artículo 13.

Del manejo de dinero. El manejo de dinero se hará a través de una cuenta corriente, de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta la suma de un millón quinientos mil pesos ($1.500.000) M/cte.

Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado debidamente afianzado.

Artículo 14.

Constitución de póliza. Minercol Ltda., constituirá para los funcionarios responsables de su manejo, una póliza global de manejo a favor de Minercol expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia.

Artículo 15.

Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

Artículo 16.

Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso se debe saldar la cuenta corriente.

Artículo 17.

La División de Recursos Financieros de Minercol Ltda., tiene la responsabilidad de instruir a los responsables de la Administración y Manejo de las Cajas Menores acerca de las normas legales, fiscales, presupuestas y las demás pertinentes vigentes.

Artículo 18.

De la vigilancia. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior, establecido en el artículo 268 de la Constitución Política.

Artículo 19.

Los funcionarios a quienes se les entregue dinero público para constituir Cajas Menores, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.

Artículo 20.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., el 17 de enero de 2001.

La Presidenta, María Inés Castro de Ariza.