RESOLUCION 4342 de 2010

El Ministro de Comercio, Industria y Turismo, en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confiere las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003 y los Decretos 210 de 2003 y 4110 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 3261 de 2008 se estableció el Sistema Integrado de Gestión y se organizó un Grupo Interno de Trabajo para apoyar el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio.

Que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo recibió de la firma certificadora Sistema & Service Certifications S.G.S. los certificados CO09/3174 y CO09/3175 que manifiestan que esta entidad fue evaluada y certificada en cuanto al cumplimiento de los requisitos de las normas ISO9001:2008 y NTCGP1000:2004 el 22 de diciembre de 2009, con validez hasta el 21 de noviembre del 2012 sujeta a seguimientos anuales por parte de la certificadora.

Que cumplidas las fases de implementación y certificación del Sistema Integrado de Gestión, este Grupo debe apoyar la sostenibilidad del Sistema.

Que un factor clave de éxito en la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión es incluir en las evaluaciones del desempeño de los servidores públicos y colaboradores, objetivos relacionados con la gestión de la calidad.

Que el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral de este Ministerio, aprobado por la CNSC en su sesión del 26 de febrero de 2008 y reglamentado mediante la Resolución interna 0511 de 2008, establece y pondera como parámetros de evaluación i) Las contribuciones individuales o metas (90%), ii) La evaluación de la gestión de la dependencia (5%), y iii) Las contribuciones Extraordinarias (5%), en una escala de calificación de 1 a 100 puntos.

Que las Contribuciones Extraordinarias se determinan con fundamento en los siguientes criterios a) Cuando se hayan superado las metas establecidas en el periodo de evaluación ordinario o anual definitivo. b) Cuando se realicen aportes diferentes a los planeados, y que ellos sean realizados con buen éxito. c) Cuando se realice una innovación, o se genere un aporte que contribuya al mejoramiento de la dependencia, del grupo de trabajo o de un área de desempeño -funcional-. d) Cuando los empleados que participan en los procesos y procedimientos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo contribuyan a la certificación de los mismos, o mantengan certificados los procesos de apoyo en condiciones de calidad; de acuerdo con la Guía del Instrumento de Evaluación del Desempeño Laboral, TH-GU-005-V0.

Que en consecuencia, se hace necesario modificar la composición del Grupo Sistema Integrado de Gestión y fijar los criterios de asignación de contribuciones extraordinarias necesarias para los Gestores y Auditores del Sistema Integrado de Gestión,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Modificar el artículo 5° de la Resolución 3261 del 4 de diciembre de 2008, la cual quedará así:

Artículo 5°.

El Grupo Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo estará conformado, mínimo con cuatro (4) funcionarios, de dedicación exclusiva, quienes se encargarán de la gestión, consolidación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio, así:

1. Dos (2) Profesionales Especializados código 2028, grado 15.

2. Un (1) Asesor código 1020, grado 11.

3. Un (1) Técnico Administrativo, código 3124, grado 14.

Artículo 2°.

La Resolución 3261 del 4 de diciembre de 2008 un artículo nuevo, así:

Artículo 5A. Para la apropiación, sostenibilidad y divulgación del Sistema Integrado de Gestión -SIG- en todas las dependencias y niveles jerárquicos del Ministerio, los jefes de las diferentes dependencias funcionales del Ministerio deberán designar, por lo menos, un (1) funcionario de cada dependencia, mediante comunicación escrita o por vía electrónica, dirigida a la Coordinadora del Grupo Sistema Integrado de Gestión, quien(es) será(n) el(os) Gestor(es) del SIG. El jefe deberá facilitar el tiempo, apoyo, logística e instrucciones necesarias para su realización.

Los funcionarios designados, siguiendo los lineamientos de las normas NTCGP1000 e ISO9001, los procedimientos de la respectiva dependencia y el modelo de gestión de la calidad vigente, cumplirán las siguientes actividades:

1. Capacitarse y formarse en las sesiones de transferencia de conocimiento, programadas para la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

2. Asistir a las reuniones que se programen para la planeación, ejecución y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión, cumpliendo con los compromisos y tareas asignados en dichas reuniones.

3. Desarrollar sus propias habilidades, destrezas y competencias laborales para la implementación de la calidad, de acuerdo con la capacitación recibida.

4. Dar a conocer al interior de su dependencia los conocimientos y tareas que reciban en las reuniones de trabajo y estimular la aplicación de los lineamientos e instrumentos de la calidad contenidos en el Manual Operativo y de Calidad del SIG y en la ejecución de los procedimientos de su dependencia, de acuerdo con las normas NTCGP1000 e/509001, dejando memoria de su gestión y registros de asistencia.

5. Apoyar la optimización, estandarización y documentación de los procesos y procedimientos de su dependencia, los ajuste de los Mapas de Riesgos, Puntos de Control, Indicadores de Gestión. Guías y Formatos requeridos, de acuerdo con las normas NTCGP1000: e ISO9001 y los lineamientos del Grupo Sistema Integrado de Gestión.

6. Proponer acciones claras de mejora continua de corto y mediano plazo, y motivar a los compañeros de trabajo de la dependencia para su desarrollo y aplicación, con observancia de las normas NTCGP1000 e ISO9001, los procedimientos que realiza la dependencia y los lineamientos del Grupo Sistema Integrado de Gestión.

7. Participar en el análisis de las No-Conformidades en los procedimientos de su dependencia y realizar el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas necesarias, conforme a las normas NTCGP1000 e ISO9001 y los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión.

Artículo 3°.

La Resolución 3261 del 4 de diciembre de 2008 tendrá un artículo nuevo, así:

Artículo 5B. Se considerarán y calificarán como Contribuciones Extraordinarias en la Gestión de la Calidad, sin perjuicio de otras contribuciones por parte de los funcionarios, las siguientes:

Contribución Calificación Evidencia Asistencia a todas las reuniones y capacitaciones programadas por el SIG.

1 de los 5 Puntos posibles Registros de Asistencia del Sistema Integrado de Gestión. Para otorgar este punto se aceptarán hasta tres no asistencias, justificadas y autorizadas por su Jefe Inmediato.

Difusión en su dependencia del Sistema Integrado de Gestión y de las actividades programadas para su sostenibilidad, por lo menos una (1) vez al mes.

1 de los 5 Puntos posibles Registros de asistencia y memorias de las Jornadas de difusión con el visto bueno de su Jefe.

Cumplimiento oportuno de los compromisos del Sistema Integrado de Gestión asignados en las reuniones o comunicaciones del Grupo SIG.

1 de los 5 Puntos posibles Memorando o correo electrónico contentivo de los compromisos cumplidos, debidamente recibido por el Grupo Sistema Integrado de Gestión. Contribución Calificación Evidencia Iniciativa de mejora, optimización de procesos, procedimientos, Mapas de Riesgos, Puntos de Control, Indicadores de Gestión, Guías o Formatos del Sistema, de acuerdo con las normas NTCGPI000 e 1SO9001 y los lineamientos del Grupo Sistema Integrado de Gestión.

1 de los 5 Puntos posibles Memorando o correo electrónico contentivo de las propuestas de mejoramiento, previamente revisadas por la persona o personas responsables de aprobar dichos documentos.

Participación en el análisis de No Conformidades identificadas y seguimiento a las acciones correctivas y preventivas.

1 de los 5 Puntos posibles Acciones de mejora debidamente, reportadas a la Oficina de Control Interno del Ministerio y con asignaciones de seguimiento, documentadas en los instrumentos de control de esa Oficina.

Artículo 4°.

La Resolución 3261 del 4 de diciembre de 2008 tendrá un artículo nuevo, así:

Artículo 5C: Los funcionarios designados como Gestores, preferiblemente deberán tener las siguientes condiciones:

1. Experiencia mayor a un (1) año en la ejecución de alguno de los procesos o procedimientos de la dependencia y desempeñar un empleo de Carrera Administrativa.

2. Aptitud de liderazgo entre el equipo humano de trabajo de la dependencia.

3. Tener orientación a resultados, aptitud verbal, capacidad de síntesis y comprensión de lectura.

Parágrafo.
Para facilitar la apropiación y compromiso con el Sistema Integrado de Gestión, los Jefes de las diferentes dependencias podrán rotar cada año el Gestor o los Gestores de la dependencia a su cargo, previa comunicación escrita o por vía electrónica dirigida a la Coordinadora del Grupo Sistema Integrado de Gestión.

Artículo 5°.

La Resolución 3261 del 4 de diciembre de 2008 tendrá un artículo nuevo, así:

Artículo 5D. Los funcionarios que cumplan tareas de Auditor de Calidad y participen en las Auditorías programadas por la Oficina de Control interno, se les reconocerá un (1) punto como contribución extraordinaria, siempre y cuando su calificación como Auditor corresponda a la vigencia a evaluar y la nota dada por la Oficina de Control interno a la dependencia a la cual pertenece el Gestor sea favorable.

Parágrafo.
Cuando el funcionario desempeña tareas de Gestor y Auditor, podrá ser calificado por los dos conceptos, sin embargo, no podrá recibir más de cinco (5) puntos en conjunto. Por la ejecución de ambos roles.

Artículo 6°.

La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición, publicación y modifica la Resolución número 3261 de 2008.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de diciembre de 2010.

El Ministro de Comercio, Industria y Turismo, Sergio Diazgranados Guida. (C.F.)