RESOLUCION 1 de 2007

La Comisión de Personal del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en uso de las facultades conferidas por la Ley 909 y el Decreto Reglamentario 1228 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 establece que en todos los organismos y entidades regulados por esta ley, deberá existir una Comisión de Personal, la cual se deberá conformar con dos representantes de la entidad designados por el nominador y dos representantes de los empleados elegidos por votación directa de los mismos;

Que el Decreto 1228 de abril 21 de 2004, reglamentario del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, en su parágrafo único del artículo 1°, ordena que las Comisiones de Personal establecerán su reglamento de funcionamiento;

Que por lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Adóptese el siguiente reglamento para el funcionamiento de la Comisión de Personal del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, de conformidad con el Decreto 1228 de 2004, reglamentario de la Ley 909 de 2004.

REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTOCOMISION DE PERSONALDEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO

Capítulo I.

Conformación y funcionamiento de la Comisión de Personal

Artículo 1°.

Conformación. La Comisión de Personal del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (en adelante, Ministerio), estará conformado por dos (2) representantes

del Ministerio designados por el nominador de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, y dos (2) representantes de los empleados, elegidos por votación directa por los empleados de la entidad. Cada uno de los representantes de los empleados tendrá un suplente. Los representantes del Ministerio podrán tener suplente si así lo determina el Nominador.

Artículo 2°.

Elección de representantes de los empleados. La elección de los representantes de los empleados miembros de la Comisión de Personal y sus suplentes se hará de conformidad con el procedimiento establecido en el Decreto 1228 de 2005. Los representantes serán elegidos para un periodo de dos (2) años.

Artículo 3°.

Secretaría de la Comisión de Personal. La Secretaría de la Comisión de Personal será ejercida por el Coordinador del Grupo de Gestión Humana del Ministerio, quien concurrirá a las reuniones con derecho a voz pero no a voto.

Artículo 4°.

Funciones de la Secretaría de la Comisión de Personal. Son funciones de la Secretaría de la Comisión de Personal las siguientes:

1. Realizar la convocatoria a las sesiones de la Comisión de Personal dentro de los términos previstos en la Ley 909 de 2004, y en este reglamento, sin perjuicio de la posibilidad de convocatoria por cualquiera de sus miembros.

2. Elaborar y llevar en estricto orden y rigurosidad, las actas de la Comisión y enviarlas a los miembros para su aprobación.

3. Recibir las reclamaciones que se formulen ante la Comisión de Personal, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos para el efecto.

4. Revisar que las reclamaciones presentadas contengan toda la información necesaria, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4° del Decreto 760 de 2005 y en las normas que lo desarrollen, complementen o sustituyan.

5. Preparar los proyectos de oficios de solicitud de conceptos que la Comisión considere necesarios para la atención de las solicitudes o reclamaciones, y remitir dichos oficios a sus destinatarios, una vez sean aprobados por el Presidente de la Comisión o por la totalidad de sus Miembros, según las competencias aplicables al caso de que se trate.

6. Elaborar el proyecto de informe técnico de evaluación para cada solicitud o queja, y someterlo a aprobación del Presidente de la Comisión. Recogidas las modificaciones sugeridas por el Presidente, llevará los informes para corrección y aprobación por parte de la Comisión.

7. Elaborar los proyectos de resolución que resuelven las solicitudes o quejas, de acuerdo con las decisiones adoptadas por la Comisión, y ponerlas a consideración de dicho organismo para su aprobación o corrección.

8. Notificar los actos administrativos que resuelvan las reclamaciones formuladas a la Comisión de Personal.

9. Proyectar un comunicado mensual y ponerlo a consideración del Presidente de la Comisión.

10. Preparar y poner a consideración del Presidente de la Comisión, los proyectos de informes de que trata el numeral 3 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, de acuerdo con las decisiones adoptadas por la Comisión.

11. Preparar los proyectos de oficios que deban expedirse y que resulten de las decisiones de la Comisión de Personal, en cumplimiento de sus funciones.

12. Llevar el archivo de la Comisión de Personal.

13. Los demás que le sean asignadas por la Comisión, de acuerdo con las normas vigentes.

Artículo 5°.

Presidencia de la Comisión de Personal. Para cada vigencia y por mayoría absoluta, la Comisión de Personal elegirá de su seno un presidente.

Artículo 6°.

Funciones del Presidente de la Comisión. Son funciones del Presidente de la Comisión:

1. Verificar el Quórum, presidir las sesiones de la Comisión, señalar el orden en que deben considerarse los asuntos y dirigir los debates de acuerdo con el reglamento.

2. Verificar que las convocatorias se realicen de acuerdo con lo indicado en el presente reglamento.

3. Revisar y poner a consideración de la Comisión los proyectos de comunicado informativos preparados por la Secretaría de la Comisión.

4. Suscribir los oficios remisorios de los informes aprobados por la Comisión.

Artículo 7°.

Sesiones de la Comisión de Personal. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3° del numeral 1 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, la Comisión de Personal sesionará, por lo menos, una vez al mes. Las sesiones se realizarán ordinariamente en la sede principal del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, estableciéndose la posibilidad de celebrarse en otro lugar, cuando así lo determine la Comisión, por mayoría absoluta, y se haya dejado constancia de tal decisión en el acta de reunión inmediatamente anterior.

Parágrafo. Asistirán a las sesiones de la Comisión como invitado permanente el Coordinador del Grupo de Recursos Humanos del Ministerio.

Los delegados suplentes serán invitados solo cuando se requiera tratar casos especiales o temas relevantes; se les debe enviar copia de las actas de las reuniones con sus documentos soportes para que estén informados permanentemente sobre el trabajo de la Comisión.

Cuando los miembros de la Comisión lo consideren necesario se podrá invitar a las sesiones a otras entidades o funcionarios, previa decisión de la Comisión la cual debe constar en el acta anterior.

En los casos de presentación de reclamo, el reclamante deberá ser invitado a una sesión formal para que exponga o amplíe su argumentación.

Los invitados enunciados anteriormente participarán en las sesiones de la Comisión teniendo derecho a voz, pero no a voto.

Artículo 8°.

Iniciación de la sesión. Verificado el quórum, el Presidente de la Comisión de Personal declarará abierta la sesión.

Artículo 9°.

Quórum deliberatorio y decisorio. Constituye quórum deliberatorio y decisorio un número no menor de cuatro miembros de la Comisión: dos (2) representantes de los empleados y dos (2) representantes del Ministerio. Las decisiones de la Comisión se tornarán por mayoría absoluta.

Parágrafo. La comisión de Personal adoptará sus decisiones en pleno, el comisionado que se aparte de la decisión mayoritaria podrá salvar su voto o aclararlo según sea el caso, precisando que debe quedar constancia en el acta que los actos administrativos se notificarán con las consideraciones y los salvamentos o aclaraciones de voto correspondientes, debidamente suscritos.

Artículo 10.

Empate. En caso de empate en la votación de un asunto, se procederá a una segunda votación en la misma sesión o en sesión posterior según lo estime la Presidencia. Si persiste el empate, se dirimirá por el Jefe de Control Interno del Ministerio.

Artículo 11.

Actas de la Comisión de Personal. En las actas se dejará constancia de los asistentes a la reunión, los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y los asuntos pendientes. Estas deberán ser aprobadas por la Comisión, firmadas por los asistentes con voz y voto, y archivadas en debida forma en la Secretaría de la Comisión. La Secretaría deberá remitir copia de estas y de los informes especiales a los miembros de la Comisión.

En el acta de cada sesión se incluirán las modificaciones y observaciones que los miembros efectúen al acta de la sesión anterior.

Artículo 12.

Convocatoria a sesiones y orden del día. Las sesiones ordinarias o extraordinarias de la Comisión podrán ser convocadas por cualquiera de sus miembros, o la Secretaría de la Comisión, indicando los motivos de reunión, su carácter ordinario o extraordinario y especificando el orden del día propuesto.

Las sesiones ordinarias convocadas por la Secretaría de la Comisión se realizarán los primeros jueves de cada mes y serán convocadas con, por lo menos, cinco (5) días de antelación. Junto con la convocatoria, la Secretaría de la Comisión remitirá el orden del día, el borrador del acta de la sesión anterior y los documentos que deban ser objeto de análisis en la sesión que se convoque.

Para las sesiones extraordinarias, la convocatoria deberá realizarse con, por lo menos tres (3) días de antelación, indicando los motivos de la misma, especificando el orden del día propuesto y anexando los documentos que deberán ser objeto de análisis de acuerdo con el temario de la reunión.

En toda convocatoria a reunión, se deberá dejar constancia del recibo de la misma mediante firma de cada uno de los miembros e invitados de la Comisión. La manifestación de imposibilidad de asistir por cualquiera de los miembros, deberá hacerse sobre la firma de recibo de la convocatoria respectiva, o mediante correo electrónico dirigido a la Secretaría de la Comisión o al miembro convocante, en la misma fecha de recibo de la convocatoria.

Los miembros principales deberán ser convocados, en tanto que los miembros suplentes deberán ser invitados siempre que no estén ejerciendo la suplencia.

Una vez la Secretaría de la Comisión o el miembro convocante reciba la manifestación de imposibilidad de asistir por cualquiera de los miembros principales, procederá a convocar a su respectivo suplente.

En caso de inasistencia por cualquiera de los miembros principales sin la respectiva y previa manifestación de imposibilidad de asistir, se esperará quince (15) minutos en la sesión de que se trate. En caso de que persista la inasistencia, se procederá a llamar al respectivo suplente, cuando este tampoco se encuentre presente, mediante correo electrónico y llamado telefónico con altavoz en presencia de los demás miembros asistentes. Se dejará constancia en el acta respectiva de la respuesta recibida a la convocatoria de que trata el presente párrafo.

Capítulo II.

Atribuciones y funciones de la Comisión de Personal

Artículo 13.

Atribuciones y funciones de la Comisión de Personal. En armonía con lo dispuesto en la Ley 909, el Decreto Reglamentario 1228 de 2004 y Decreto 760 de 2005, las funciones y atribuciones de la Comisión de Personal son las siguientes:

1. Velar por que los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera.

2. Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial.

3. Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa.

4. Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos.

5. Conocer, en primera instancia, las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.

6. Firmar los actos administrativos que expida la Comisión de Personal.

7. Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa.

8. Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en la Ley 909 de 2004.

9. Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento.

10. Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.

11. Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos.

12. Trimestralmente, enviar a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones.

13. Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.

Parágrafo. Para resolver las reclamaciones que se formulen ante la Comisión de Personal se obrará conforme al procedimiento y dentro de los términos establecidos en el Decreto 760 de 2005, o las normas que lo reglamenten, complementen o sustituyan.

Capítulo III.

Artículo 14.

Consultas. La Comisión de Personal podrá, para el ejercicio de sus funciones, invitar a los servidores públicos y consultar a los particulares u otros organismos, en temas específicos de competencia de la Comisión y que faciliten el desarrollo de sus funciones. En todo caso, la Comisión de Personal comunicará a quien corresponda, la invitación o consulta y señalará el temario, el término para la respuesta, la fecha, hora y lugar de la sesión.

Capítulo IV.

Derechos y deberes de los miembros de la Comisión de Personal

Artículo 15.

Derechos. Son derechos de los miembros de la Comisión de Personal:

1. Asistir con voz y voto a las sesiones de la Comisión.

2. Recibir oportunamente la información requerida para el cumplimiento de sus funciones.

3. Los demás que señalen la ley y el presente reglamento.

Artículo 16.

Deberes. Son deberes de los miembros de la Comisión de Personal:

1. Asistir a las sesiones de la Comisión de Personal en la fecha y hora convocada.

2. Poner en conocimiento de la Comisión las situaciones que, a su juicio, le impidan participar en el trámite de los asuntos sometidos a su consideración en los términos establecidos en el Decreto 760 de 2005.

3. Cumplir las tareas que le sean asignadas por la Comisión y participar activamente en el mismo.

4. Respetar el reglamento.

5. Guardar la debida confidencialidad frente a los asuntos que cursen en la Comisión de Personal.

6. Abstenerse de invocar su condición de integrante de la Comisión para obtener beneficios personales.

Artículo 17.

Compromiso. Los miembros de la Comisión deberán actuar consultando la justicia y el bien común, con sujeción a las normas que regulan su accionar por tanto, son responsables ante la sociedad y frente al Ministerio en el cumplimiento de las obligaciones propias de sus funciones.

Artículo 2°.

Este reglamento podrá ser modificado únicamente por mutuo consenso y previa solicitud motivada de algunos de los miembros de la Comisión.

Artículo 3°.

El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de febrero de 2007.

Representantes del Nominador, María Isabel Campo Puello, Martha Trujillo Mosquera.

Representantes de los empleados, Ligia Janeth Cuervo Gómez, Germán Becerra Roncancio.

(C.F)