RESOLUCION 5 de 2003

El Presidente de la Empresa Colombiana de Petróleos, en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en los artículos 23 y 74 de la Constitución Nacional, el artículo 55 de la Ley 190 de 1995, el numeral 19 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, la Ley 58 de 19 82 y en especial las conferidas por la Junta Directiva, según consta en el Acta número 1619 del 13 de agosto de 1984,

RESUELVE:

CAPITULO PRIMERO Del derecho de petición

Artículo 1°.

Procedencia. La Empresa Colombiana de Petróleos en adelante Ecopetrol- a través de sus dependencias, atenderá y resolverá los siguientes asuntos:

1. Las peticiones en interés general y en interés particular que toda persona tiene derecho a presentar, de conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5° y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

2. Las solicitudes de información sobre la acción de Ecopetrol y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

3. Las consultas escritas o verbales en relación con materias a cargo de Ecopetrol, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales, según lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

4. Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.

5. Las quejas y reclamaciones presentadas por el mal funcionamiento de los servicios propios de Ecopetrol.

6. Todos los demás que sean planteados con fundamento en lo dispuesto en la primera parte del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 2°.

Peticiones en interés general y en interés particular. Las solicitudes que se presenten ante Ecopetrol, en ejercicio del derecho fundamental de petición, podrán ser en interés general o en interés particular. Dichas peticiones podrán formularse verbalmente, por escrito, por medio electrónico o a través de cualquier medio idóneo, radicando la petición en la oficina de correspondencia.

Artículo 3°.

Contenido de las peticiones escritas. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, las peticiones escritas deberán contener, por lo menos:

1. La designación de la dependencia a la que se dirige.

2. Los nombres y apellidos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y la dirección de correspondencia.

3. El objeto de la petición. Si se trata de consultas se deben relacionar las preguntas respectivas.

4. Las razones en que se apoya.

5. La relación de los documentos que se acompañan.

6. La firma del peticionario, cuando la petición sea escrita.

Parágrafo 1°.
Cuando se actúe a través de mandatario, este deberá acompañar el respectivo poder, en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.

Parágrafo 2°.
Para efectos de aplicación de la presente resolución, se entiende que las solicitudes realizadas por medios electrónicos son escritas, pero no requerirán firma.

Artículo 4°.

Recepción y radicación de las peticiones escritas. Ecopetrol recibirá en la Oficina de Correspondencia las peticiones escritas, les pondrá sello con la fecha y hora de recibido y las remitirá a la dependencia a la cual se dirijan o de no tener destinatario específico a la Secret aría General de la Empresa donde se radicarán y se dispondrá lo necesario para su trámite. Si la petición es presentada vía fax o por correo electrónico, el funcionario que las reciba verificará si es el competente para dar respuesta; de no serlo, la remitirá al que considere pertinente e informará de ello al interesado, dentro de los tres (3) días siguientes con indicación del nombre, la dependencia y la dirección a la cual ha sido enviada.

Artículo 5°.

Peticiones verbales. Las diferentes dependencias de Ecopetrol atenderán las peticiones verbales en el horario de trabajo, que se encuentre establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. La decisión, podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. Si el servidor público encargado de atender la petición lo considera pertinente, podrá exigir su presentación por escrito y se seguirá el procedimiento señalado para las peticiones escritas.

El interesado podrá solicitar una copia o una certificación de la presentación de su petición y el servidor público que atendió la diligencia está en obligación de dársela.

Si el funcionario que recibe la solicitud no es el competente para dar la respuesta, deberá remitirla, de forma inmediata a quien estime es el competente, para que sea este quien dé el trámite correspondiente.

Artículo 6°.

Competencia para atender las peticiones. Son responsables para atender las peticiones elevadas ante Ecopetrol los servidores públicos y las dependencias que por su competencia y funciones, tengan relación directa con la petición presentada.

Artículo 7°.

Término para resolver. Las peticiones que se formulen conforme a los artículos 5° y 9° del Código Contencioso Administrativo, se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo, según lo establecido en el artículo 6° del Código Contencioso Administrativo.

Parágrafo 1°.
Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá la petición.

Parágrafo 2°.
En caso que para atender la solicitud deba recurrirse al archivo histórico o a documentación dada de baja conforme a la legislación archivística vigente, este hecho se le dará a conocer al interesado indicando el término prudencial que se estima necesario para acceder a la información, consultarla y proveer la información.

Parágrafo 3°.
En todo caso, cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos en el presente artículo, el Jefe Inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia deberá requerir al servidor público responsable para que absuelva la petición presentada e informe de forma inmediata la causa por la cual no atendió, dentro de los términos señalados, la petición planteada.

Artículo 8°.

Verificación de requisitos. Una vez recibida la petición escrita por la dependencia competente, el Jefe de dicha dependencia verificará si tiene la competencia para atenderla, de no tener tal competencia deberá remitir la petición a quien sí la tenga e informar al peticionario acerca del traslado, en el término contemplado en el artículo 4° de esta resolución. De ser competente, verificará que la solicitud contenga la información o documentos necesarios para atenderla y dispondrá lo necesario para su efecto.

Artículo 9°.

Solicitud de informaciones o documentos adicionales. Si, al iniciar una actuación administrativa, el jefe de la depen dencia competente encuentra que la información o los documentos proporcionados no son suficientes para decidir, requerirá al interesado, por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma, verbal o escrita, en que este haya actuado, para que aporte lo que haga falta.

Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para decidir por parte de Ecopetrol. Desde el momento en que el peticionario aporte los nuevos documentos o informaciones, con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos para decidir, pero no se podrá solicitar más complementos y se decidirá con base en los documentos e informaciones que se dispongan, conforme lo establece el artículo 12 del Código Contencioso Administrativo.

Ecopetrol no podrá exigir al peticionario copias o fotocopias de documentos que reposen en la Empresa.

Artículo 10.

Suspensión del término para resolver. El término señalado en el artículo 7° de la presente resolución, se suspenderá cuando esté en trámite un impedimento, según lo dispuesto en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 11.

Rechazo de la petición. Habrá lugar al rechazo de la petición, cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, acusaciones infundadas, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones entre otros.

Artículo 12.

Actuaciones administrativas. Las actuaciones administrativas de Ecopetrol tendientes a responder las peticiones que le sean presentadas, deberán desarrollarse con arreglo a los principios generales de la economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, en general, conforme a las normas de la parte I, libro 1° del Código Contencioso Administrativo.

CAPITULO SEGUNDO De las solicitudes de información

Artículo 13.

Solicitudes. En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en Ecopetrol, pedir copias de los mismos, a costa del solicitante, pedir certificaciones y obtener información sobre las funciones y actuaciones de la entidad, salvo que exista reserva constitucional o legal, según lo establecido en los artículos 17 y 19 del Código Contencioso Administrativo. Esta reserva no será oponible a las autoridades públicas, a las cuales se les podrá entregar copias de los documentos reservados que soliciten, pero estas autoridades conservan el deber de mantenerlos bajo reserva, conforme al artículo 20 del mismo Código acabado de citar.

Artículo 14.

Información general. En lo relacionado con los asuntos de información general, la Dirección de Informática y el Centro de Documentación de la entidad, en apoyo con la página WEB www.ecopetrol.gov.co dispondrán de la documentación actualizada de interés general.

Artículo 15.

Información con reserva legal. Tendrán el carácter de reservados los documentos definidos como tales por la Constitución Política y la ley, entre estos los datos de carácter científico, técnico, económico y estadísticos que obtengan las personas que se dediquen a la industria del petróleo en cualquiera de sus ramas, de conformidad con lo establecido en el artículo 4° de la Ley 10 de 1961, el artículo 6° del Decreto 1348 de 1961 y el artículo 5° de la Resolución Ejecutiva 0181 de 1968.

La información técnica y científica respecto de prospectos de yacimientos obtenidos directamente por Ecopetrol o por su s asociadas, gozarán de la reserva comercial que regula la ley mercantil colombiana.

Cuando la dependencia competente niegue la consulta de los documentos, debe dictar una providencia motivada, señalando el carácter reservado de la información negada y citando las disposiciones legales que confieran dicho carácter. En este evento, se informará al peticionario que contra esta providencia, que se notificará al Ministerio Público, procede el recurso de insistentencia. De ejercerse este recurso, el funcionario competente lo enviará al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar en que se encuentren los documentos, para que este decida conforme al artículo 21 de la Ley 57 de 1985.

Artículo 16.

Examen de documentos. El examen de documentos en los archivos de la Empresa se hará en horas de jornada laboral, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, previa autorización del Jefe de la Dependencia en la que reposen los documentos o del servidor público en quien se haya delgado la facultad de dar tal autorización.

Los documentos que tengan el carácter de reservado se conservarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente, colocando la inscripción "carácter reservado". A estos últimos no podrá tener acceso el peticionario.

Artículo 17.

Plazo para decidir. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información deberán resolverse en un término máximo de diez (10) días. Si en este lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, la información o documentos pedidos serán entregados dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes, según lo establecido en el artículo 22 del Código Contencioso Administrativo.

Las peticiones de información se resolverán siguiendo el orden cronológico a su radicación, salvo que la naturaleza del asunto requiera un trámite inmediato.

Cuando la capacidad instalada o la naturaleza de la información solicitada no permita atender la solicitud en este plazo, se comunicará al interesado la fecha en la cual se le suministrará lo pedido.

Artículo 18.

Solicitud de copias. La solicitud de copias o fotocopias de los documentos que reposen en Ecopetrol debe presentarse en la dependencia donde se encuentren y si allí no se encuentran los documentos, la solicitud debe remitirse a la dependencia competente a más tardar al día siguiente, para que sean entregadas en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, previa cancelación del valor de las copias mediante consignación del valor respectivo en la cuenta bancaria que para tales efectos la Empresa le indique al usuario, según lo establecido en el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo.

Parágrafo.
El valor de cada copia será de $120 para el año 2003, conforme lo establecido en el memorando VIP-01-192, el cual se reajustará anualmente el primero de enero de cada año, en forma automática, de acuerdo con lo previsto en el artículo tercero de la Ley 242 de 1995 y las normas que lo modifiquen, aclaren o complemente. La suma ajustada debe acercarse a la centena más cercana.

Artículo 19.

Solicitudes de las entidades públicas. Ecopetrol dará prioridad a las solicitudes de información presentadas por entidades de la Administración Pública, en los eventos previstos en el artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, casos en los cuales deberá resolverlas en un término no mayor de diez (10) días.

CAPITULO TERCERO De las consultas

Artículo 20.

Las solicitudes. Ecopetrol atenderá y resolverá las consultas, verbales o escritas, relacionadas con materias a su cargo. Las consultas serán absueltas por la dependencia competente en un plazo máximo de treinta (30) días.

Artículo 21.

Carácter de la respuesta. Las respuestas a las consultas dadas por los servidores de Ecopetrol no comprometerán la responsabilidad de esta, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

CAPITULO CUARTO De las certificaciones

Artículo 22.

Procedencia. Certificaciones son aquellos actos por medio de los cuales el Jefe de una Oficina Pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido o se estén surtiendo. Estas serán expedidas a quien las solicite por el Jefe de la dependencia donde repose el documento.

Artículo 23.

Información que reposa en los diferentes sistemas informáticos de registros de datos. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que Ecopetrol tenga sobre ella, en sus archivos oficiales o en los diferentes sistemas informáticos de registro de datos de la Empresa.

Artículo 24.

Plazo para la expedición de la certificación. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener certificaciones serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles, conforme lo establece el artículo 22 del Código Contencioso Administrativo. Las certificaciones sobre expedientes se entregarán en el plazo máximo de tres (3) días hábiles, conforme al artículo 29 del mismo Código.

CAPITULO QUINTO De las quejas y reclamos

Artículo 25.

Centralización de las Quejas y Reclamos. Toda persona puede formular ante la Oficina de Control Disciplinario Interno de Ecopetrol quejas y reclamos por la indebida prestación o el mal funcionamiento de los servicios a cargo de la empresa.

Por regla general, las quejas deben presentarse ante la Secretaría de la Oficina de Control Disciplinario; sin embargo, si se presentara alguna en la Oficina de Correspondencia o en otra dependencia de la Empresa, la misma deberá remitirse, a más tardar en los tres (3) días siguientes, a la Secretaría de la Oficina de Control Interno, para su radicación y trámite.

Artículo 26.

Requisitos de las Quejas y Reclamos. Cuando la queja o reclamo conste por escrito deberá llenar los requisitos generales previstos en el artículo 3° de esta resolución. Las verbales se ratificarán por escrito en exposición ante el Jefe de la Oficina de Control Disciplinario.

Artículo 27.

Procedimiento. El trámite se adelantará de conformidad con lo dispuesto en las disposiciones que regulan lo pertinente al funcionamiento de la mencionada oficina y la ley 734 de 2002.

CAPITULO SEXTO Disposiciones generales

Artículo 28.

Formación de Expedientes. Todos los documentos relacionados con la actuación administrativa derivada de cualquiera de las peticiones reglamentadas en esta resolución deben formar un solo expediente, el cual podrá ser examinado por c ualquier persona. De dichos documentos se podrá solicitar copias y certificaciones, las cuales deberán entregarse en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles, salvo que tales documentos tengan el carácter de reservado, conforme a la Constitución Nacional o la ley.

Artículo 29.

Impedimentos y recusaciones. A los funcionarios que deban realizar investigaciones, practicar pruebas o adoptar decisiones definitivas que resuelvan las peticiones formuladas a Ecopetrol se les aplicarán además de las causales previstas para los jueces en el Código de Procedimiento Civil, las causales de impedimento y recusación establecidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 30.

Desistimiento. Si en el término de dos meses, el interesado no presenta los documentos, informaciones o requisitos que se hayan solicitado, se entenderá que ha desistido de su petición. En este evento, el expediente abierto con la petición, se archivará, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto, conforme lo establece el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

En todo caso, los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de las peticiones presentadas; sin embargo, Ecopetrol podrá continuar de oficio la actuación si la considera necesaria para el interés público, caso en el cual decidirá en los términos del artículo 8° del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 31.

Libro Radicador. En todas las dependencias de la Empresa, a las cuales se formulen peticiones, deberán llevar un libro radicador de las solicitudes de que trata la presente resolución.

En el libro se deben indicar la fecha de recibo de la petición, el nombre del solicitante, el motivo de la misma, la fecha y el número del documento con el cual se le da respuesta y una breve descripción de la respuesta.

El responsable de este registro será el jefe de la dependencia correspondiente; sin embargo, él podrá delegar en un tercero el diligenciamiento del mismo.

Artículo 32.

Notificaciones y recursos. Las decisiones en que se resuelvan peticiones de interés particular y que sean susceptibles de recursos deberán notificarse personalmente al peticionario. Cuando esto no fuere posible, la notificación se hará por edicto en los términos previstos en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo, advirtiendo la procedencia de los recursos de reposición y/o apelación, según sea el caso.

Artículo 33.

Procedimientos regulados por normas especiales. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas y, en lo no previsto en ellas o en la presente resolución, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 34.

Sanciones. La demora injustificada en absolver las peticiones, consultas o quejas, será sancionada disciplinariamente por Ecopetrol, sin perjuicio del poder prevalente de la Procuraduría General de la Nación de conformidad con las normas vigentes.

Artículo 35.

Legislación complementaria. Las situaciones no previstas en el presente reglamento se regirán por las disposiciones contenidas en el Código Contenciosos Administrativo y en las disposiciones que lo modifiquen o reformen.

Artículo 36.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución deroga la Resolución 049 del 14 de septiembre de 1984 y todas las normas que le sean contrarias y regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, previa su revisión y aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación.

Dada en la ciudad de Bogotá, D. C., a 15 de mayo de 2003.

Publíquese y cúmplase.

El Presidente, Isaac Yanovich Farbaiarz.