RESOLUCION 1540 de 2025

La Secretaria General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en uso de sus facultades legales, en especial las señaladas en el artículo 18 del Decreto número 4712 de 2008 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

Que el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015, indica que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma, en virtud de lo cual podrá requerir información, elevar consultas, examinar o requerir copias de documentos, entre otros.

Que el artículo 29 ibidem señala que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas, así como que el valor de su reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Que el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, establece que al momento de la “interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad”, así como aplicar, entre otros principios, el principio de gratuidad, el cual indica que “(...) el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información”.

Que el inciso segundo del artículo 26 de la precitada ley (corregido por el artículo 4º del Decreto número 1494 de 2015), séñala que “la respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.”

Que frente al principio de gratuidad y costos de reproducción de la información pública, el numeral 2, del artículo 2.1.1.3.1.5 del Decreto número 1081 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, señala que se debe permitir al ciudadano “(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta; (c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante lija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información; de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública.”

Que, adicionalmente, el citado artículo señala lo siguiente:·“Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información.”

Que, por su parte, el artículo 2.1.1.3.1.6 ibidem, establece que “los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individua/izando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.”

Así mismo, el parágrafo 1° del citado artículo, prescribe que “para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.”

Que aunado a lo anterior y atendiendo las disposiciones establecidas en el Decreto número 199 de 2024, por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2024 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, es pertinente establecer la tarifa por concepto de costo de reproducción de la información, cuando existan solicitudes que por su volumen impliquen uso de recursos económicos y trámites administrativos adicionales al promedio para la Entidad, los cuales se deben ajustar a los parámetros del mercado.

Que esta cartera ministerial ha determinado los costos de reproducción aplicables a la información pública en posesión, control o custodia de la entidad, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato en los que se puede reproducir la información, teniendo en cuenta los servicios de digitalización con los que cuenta el Ministerio en la actualidad.

Que mediante la Resolución número 2304 de 2016, por la cual se deroga la Resolución número 1254 del 4 de julio de 2003 y se fija el precio por la expedición de copias o fotocopias de documentos que reposen en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se establece que el valor será indexado anualmente, por lo que se considera conveniente actualizar la mencionada resolución, ajustando su contenido a la normatividad vigente y actualizando el valor de la reproducción de los documentos solicitados por particulares y/o usuarios externos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público a los costos actuales de su reproducción.

Por lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Costos de reproducción de documentos físicos. El costo unitario de la reproducción de la información pública que repose en los documentos físicos en posesión, control o custodia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, será el siguiente:

DESCRIPCIÓN COSTO UNITARIO Digitalización, fotocopia o impresión tamaño carta a una cara en blanco y negro. $78 Digitalización, fotocopia o impresión tamaño carta a doble cara en blanco y negro. $154 Digitalización, fotocopia o impresión tamaño oficio a una cara en blanco y negro. $89 Digitalización, fotocopia o impresión tamaño oficio a doble cara en blanco y negro. $178 *Las tarifas mencionadas incluyen IVA y están expresadas en pesos colombianos (COP).

Parágrafo.
Cuando el número de fotocopias, impresiones o digitalización de documentos físicos solicitadas por el peticionario no exceda los diez (10) folios, estas serán entregadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sin costo alguno, en concordancia con ·el principio de gratuidad definido en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 2°.

Medios para reproducción de información. Cuando la solicitud verse sobre documentos en formato físico que deban ser digitalizados, el peticionario deberá proporcionar su correo electrónico o aportar con su petición el medio magnético o electrónico respectivo (memoria USB, CD-ROM, DVD, Disco duro u otros medios que permitan la reproducción, captura, distribución e intercambio de información pública), garantizando que este cuente con la capacidad necesaria para almacenar la información requerida. En este caso, el peticionario solo deberá cancelar el valor correspondiente al número de folios digitalizados, de conformidad con los costos definidos en el artículo precedente.

Parágrafo.
En cumplimiento de las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), los dispositivos de almacenamiento removibles aportados por el solicitante serán formateados antes de su uso para garantizar la protección de la plataforma tecnológica de la Entidad. Este proceso podría implicar la pérdida total de la información contenida en ellos.

Artículo 3°.

Reproducción gratuita. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de la reproducción de la información pública en· posesión, control o custodia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

3.1. En caso de que los documentos a reproducir no excedan la cantidad establecida en el parágrafo del artículo primero de la presente resolución. 3.2. En caso de que la información solicitada repose en formato electrónico o digital y el peticionario proporcione o suministro el medio magnético o electrónico res¬pectivo o su correo electrónico, para la entrega de la información. 3.3. Cuando haya sido ordenada por una autoridad judicial en estricto cumplimiento de sus funciones. 3.4. Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa en estricto cumpli¬miento de sus funciones.

Artículo 4°.

Valores. Los valores fijados en los artículos anteriores se cancelarán mediante consignación en la Cuenta Corriente 050-00024-9 del Banco Popular Sucursal Los Ministerios a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional, indicando el nombre y número de cédula de ciudadanía del depositante, dirección, teléfono, concepto del pago y el código rentístico (12102-020 Fotocopias Minhacienda).

Artículo 5°.

Trámite para la reproducción de documentos físicos o digitales. El trámite correspondiente a la expedición de fotocopias, impresiones o digitalización de documentos físicos que no tengan el carácter de reservados y clasificados, será el siguiente:

5.1. La persona natural o jurídica que requiera información de carácter público radi¬cará su solicitud ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público e indicará el medio elegido para recibirla (físico, magnético o correo electrónico).

5.2. Una vez recibida la petición, solicitud o requerimiento, por parte del Grupo de Gestión de la Información y Atención al Ciudadano, este asignará la petición al Despacho de Ministro o Viceministros, Dirección, Subdirección u Oficina com¬petente.

5.3. Dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación, el área compe¬tente comunicará, por el medio que el peticionario informe para tal fin, el número exacto de folios y el valor correspondiente de los duplicados, anexando la infor¬mación de la cuenta en la que se debe realizar el pago, el número de radicado correspondiente a la petición, el valor a consignar y la fecha límite para realizar el pago que corresponda, con la finalidad de que el solicitante proceda a efectuar el pago correspondiente dentro del plazo señalado.

5.4. El peticionario deberá realizar el pago dentro de la fecha límite, conforme a lo indicado por el área competente.

5.5. Una vez efectuado el pago del valor, el peticionario deberá informarlo por escrito a la Entidad, indicando el número de radicado asignado desde la recepción del documento por parte del Ministerio y adjuntando el correspondiente comproban¬te de pago. Esto deberá ser realizado por el peticionario, a más tardar dentro del mes siguiente al pago, en los términos del artículo 17 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015 o la norma que lo modifique, reglamente o sustituya.

5.6. Una vez que el área competente reciba el soporte de pago por parte del peticiona¬rio y se verifique el valor consignado frente al número de copias, se procederá a la reproducción, física o digital, y a su respectiva entrega o envío al peticionario, conforme a lo solicitado.

Parágrafo 1°.
El término de respuesta se interrumpe con el envío del comprobante de pago y a partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.

Parágrafo 2°.
Si el peticionario no cumple con lo señalado, el área competente para su atención deberá decretar el desistimiento tácito y el respectivo archivo del expediente de conformidad con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 o la norma que la modifique, reglamente o sustituya.

Artículo 6°.

Duplicado de información. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público expedirá a solicitud de los peticionarios, los duplicados de los documentos que requieran, siempre y cuando la información no sea reservada, limitada o clasificada por disposición constitucional o legal.

Artículo 7°.

Recursos. Contra la presente resolución no proceden recursos, de conformidad con el artículo 75 de la Ley 1437 de 2011 o la norma que la modifique, reglamente o sustituya.

Artículo 8°.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 2304 del 28 de julio de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de junio de 2025.

La Secretaria General, Luz Marina Caro López.

(C. F.).