RESOLUCION 12523 de 2024

La Secretaria General Encargada de las Funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores; en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las previstas en el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, el literal a) y g) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, y el numeral 17 del artículo 7º del Decreto número 869 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio toma la decisión de adoptar el Sistema de Gestión de Calidad, certificándose por primera vez bajo la Norma Técnica Internacional ISO 9001 el 18 de enero de 2013, y se le ha dado sostenibilidad en el tiempo.

Que, en pro de la articulación institucional y el fortalecimiento de la gestión de la Cancillería en todas sus sedes, desde el 2021 se inició la ampliación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en las misiones de Colombia en el exterior.

Que, el 9 de julio del 2021, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio obtuvo por primera vez la certificación en el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) en la norma técnica internacional ISO 14001, que tiene como propósito proporcionar a las organizaciones un marco de referencia sistemático para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes.

Que, con el propósito de garantizar la adecuada implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y del Sistema de Gestión Ambiental - SGA, a través del Manual del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se establecieron los roles y funciones de los Gestores de Cambio y los Enlaces Ambientales en la entidad.

Que mediante la Circular número 060 de 2021 se formalizaron los roles de gestor de cambio y enlace ambiental en la entidad, y se solicitó su designación a través de memorando con sus respectivas funciones.

Que, los Gestores de Cambio y los Enlaces Ambientales cumplen un rol importante en la dinámica de articulación del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), para mantener una gestión efectiva y de calidad, y en los asuntos relacionados con el fortalecimiento de la gestión institucional. Asimismo, han asumido un papel relevante en los asuntos relacionados con los temas centralizados institucionalmente en la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, en el marco de la planeación estratégica de la entidad y su Sistema Integrado de Gestión.

Que, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño reunidos en sesión del 18 de octubre de 2024, aprobaron la creación de los requisitos para la designación de los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y determinar sus funciones, teniendo en cuenta la importancia de estos, para el cumplimiento de los objetivos institucionales, y las disposiciones definidas en los diferentes procesos del Sistema Integrado de Gestión.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º.

Objeto. Crear los requisitos para la designación de los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y determinar sus funciones.

Artículo 2º.

Líderes del Proceso. Son l í deres del proceso los Viceministros, Jefe de Gabinete, Embajadores, Directores, Cónsules, Jefes de Oficina, Coordinadores.

Artículo 3º.

Perfil de los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales. Los líderes de los procesos deberán tener en cuenta el siguiente perfil para la designación de los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales:

a) Contar con estudios superiores, técnicos, tecnológicos o profesional. b) Ser funcionario de la planta de personal global del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. c) Las Misiones de Colombia en Exterior además de los funcionarios antes mencionados podrán asignar estas funciones a los contratistas locales. d) No ser funcionario de Carrera Administrativa o Diplomático y Consular en periodo de prueba.

Artículo 4º.

Designación de Funciones a los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales. Para la designación de los Gestores de Cambio y Enlaces Ambientales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y de sus funciones específicas, se deberá cumplir con:

a) Los líderes del proceso deberán notificar al Gestor de Cambio y/o Enlace Ambiental designado, a través de memorando, las funciones que asumirá dentro del área o misión. b) Remitir el memorando de designación de funciones a la Dirección de Talento Humano con copia a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y a la coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Gestión y Desempeño Institucional.

Parágrafo. Cuando el Gestor de Cambio o Enlace Ambiental sea designado por reemplazo, a causa de retiro, vacaciones, traslado, incapacidad, licencias, alternación, entre otros, el líder de proceso deberá anexar al memorando de designación de funciones el acta de entrega del Gestor de Cambio o Enlace Ambiental anterior, en la cual deberán estar relacionadas las carpetas/archivos de la gestión respectiva.

Artículo 5°.

Funciones de los Gestores de Cambio. Los Gestores de Cambio tendrán las siguientes funciones:

a) Apoyar a los líderes de los procesos y demás integrantes de las áreas y misiones de Colombia en el Exterior en las actividades relacionadas con la planificación, desarrollo, ejecución, implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad. b) Apoyar a los líderes de los procesos en la identificación, implementación y gestión de acciones en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad. c) Apoyar a líderes de los procesos y sus equipos de trabajo en el seguimiento de los lineamientos establecidos bajo el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y el Sistema de Gestión de Calidad. d) Apoyar a las áreas y misiones de Colombia en el exterior del Ministerio y su Fondo Rotatorio, en el proceso de creación y actualización de la documentación necesaria para el desarrollo de las actividades propias de los procesos en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad. e) Apoyar a los líderes de los procesos en el reporte de los seguimientos correspondientes a la gestión de planes, riesgos, indicadores, y demás mecanismos de medición y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. f) Ser el interlocutor entre la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y los líderes de los procesos con el propósito de generar un único canal de comunicación efectiva que sirva para focalizar esfuerzos en todas las actividades relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y el Sistema de Gestión de Calidad. g) Participar en capacitaciones y charlas informativas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad, según corresponda. h) Divulgar las campañas y actividades del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad, así como transferir al interior de las áreas y misiones de Colombia en el Exterior el conocimiento de las capacitaciones recibidas. i) Apoyar a las áreas y misiones de Colombia en el Exterior en la preparación y atención de las auditorías internas y externas al Sistema de Gestión de Calidad. j) Apoyar el proceso de elaboración, consolidación y envío de los insumos necesarios para los diferentes informes externos e internos requeridos en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad, según corresponda. k) Documentar la entrega como Gestor de Cambio, a fin de transferir a los nuevos gestores el conocimiento, el archivo y los compromisos del área o la misión de Colombia en el Exterior en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad. l) Apoyar la identificación y documentación de oportunidades para la mejora en pro del fortalecimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Artículo 6º.

Funciones de los Enlaces Ambientales. Los Enlaces Ambientales tendrán las siguientes funciones:

a) Servir de apoyo a los líderes de los procesos y demás integrantes de las áreas, en las actividades relacionadas con la planificación, desarrollo, ejecución, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Ambiental. b) Realizar seguimiento a la ejecución de los controles operacionales definidos en los Programas Ambientales y en el Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos, -Aplicable a áreas generadoras de residuos peligrosos-. c) Reportar a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional la cuantificación de los residuos peligrosos generados. -Aplicable a áreas generadoras de residuos peligrosos d) Realizar la entrega de residuos peligrosos del área del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a la empresa de recolección, transportes, almacenamiento para su disposición final. e) Remitir a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional las certificaciones de aprovechamiento, recuperación, tratamiento y/o disposición final de los residuos peligrosos, especiales y aprovechables generados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. -Aplicable a áreas generadoras o encargadas de almacenar residuos peligrosos, especiales y aprovechables, según correspondaf) Atender las solicitudes de información realizadas por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organización, asociadas al cumplimiento legal y de requisitos del Sistema de Gestión Ambiental. g) Realizar el proceso de documentación del área, necesario para el desarrollo de las actividades asociadas al Sistema de Gestión Ambiental. h) Ser el interlocutor entre la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y el área, con el propósito de generar un único canal de comunicación que sirva para focalizar esfuerzos en todas las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión Ambiental. i) Participar y divulgar al interior del área los conocimientos adquiridos en las campañas, capacitaciones, charlas informativas y demás actividades que se realicen en el marco del Sistema de Gestión Ambiental. j) Socializar los Programas Ambientales al interior del área con el fin de fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental. k) Apoyar al área en la preparación y atención de inspecciones ambientales, auditorías internas y externas al Sistema de Gestión Ambiental. l) Participar en el proceso de elaboración, consolidación y envío de los insumos necesarios para los diferentes informes externos e internos requeridos en alcance al Sistema de Gestión Ambiental, según corresponda. m) Documentar la entrega como Enlace Ambiental, a fin de transferir el conocimiento a los nuevos enlaces asegurando la continuidad de las actividades enmarcadas en el Sistema de Gestión Ambiental.

Artículo 7º.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Circular número 60 del 31 de mayo de 2021, a través de la cual se realizó la formalización de los roles y funciones Gestor de Cambio y Enlace Ambiental.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de diciembre de 2024.

La Secretaria General encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores, Paola Andrea Vásquez Restrepo.

(C. F.)