RESOLUCION 169 de 2024

La Subdirectora General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 2.1.1.3.1.6 del Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República 1081 de 2015 y el numeral 3 del artículo 29 del Decreto número 2647 de 2022, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios allí contenidos.

Que el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo-, modificado por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015 consagra que “toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este Código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma”.

Que el artículo 5° ibidem en sus numerales 2 y 3 dispone que todas las personas tienen derecho a “[c]onocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos” y “(...) obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes”.

Que, en relación con la reproducción de documentos, el artículo 29 ejusdem, indica que” (...) [e]n ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas. El valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado”.

Que, de igual forma, el inciso final del artículo 36 idem tiene establecido que “[c] ualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos las cuales se entregarán en los plazos señalados en el artículo 14.

Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, en su artículo 26 indica que el acceso a la información pública es gratuito y, por ende, no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Que el Decreto número 103 de 2015, compilado en el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República 1081 de 2015 dispone como principios en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública entre otros, la gratuidad, el acceso, y el conocimiento de los costos de reproducción.

Que el numeral 8 del artículo 4° del Decreto número 103 de 2015, compilado en el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto número 1081 de 2015, consagra como deber de los sujetos obligados, realizar la publicación de los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.

Que el artículo 21 del Decreto número 103 de 2015, compilado en el artículo 2.1.1.3.1.6 del Decreto número 1081 de 2015, señala:

“

Artículo 2.

1.1.3.1.6. Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.4 del presente decreto”.

Que el parágrafo 1° ibidem dispone que, para el establecimiento de los costos de reproducción de información, se debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes formatos o medios de almacenamiento como medios magnéticos o electrónicos, memorias, USB, discos compactos, DVD u otros que permitan la reproducción, captura, distribución o intercambio de información.

Que el parágrafo 1° del artículo 175 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dispone que “Durante el término para dar respuesta a la demanda, la entidad pública demandada o el particular que ejerza funciones administrativas demandado deberá allegar el expediente administrativo que contenga los antecedentes de la actuación objeto del proceso y que se encuentren en su poder”.

Que, para dar cumplimiento a las disposiciones señaladas, es procedente establecer los costos de reproducción de la información pública que posee, controla y custodia el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en los diferentes tipos de formato, con base en el precio unitario del servicio de fotocopiadoras que se encuentra en outsourcing, para las necesidades institucionales de sus diferentes dependencias. Sin embargo, la reproducción de Información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten, o en su defecto, el peticionario deberá asumir el costo del mercado.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Costo de la reproducción de documentos físicos. El costo unitario de la reproducción de documentos físicos en posesión, control o bajo custodia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, será el siguiente:

Parágrafo 1°. El valor de los costos de la reproducción de los documentos físicos señalados en este artículo, estará sujeto para años subsiguientes a las variaciones anuales del Índice de Precios al Consumidor y/o al contrato para la prestación del servicio de fotocopiadoras que suscriba la entidad.

Artículo 2°.

Trámite. Los pasos correspondientes al cobro de las reproducciones de documentos públicos que no tengan el carácter reservados o clasificados, será el siguiente:

a) Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de reproducción de documentación, la dependencia en donde se encuentren los documentos o la que los tenga bajo su control o custodia, deberá informar al peticionario el número de folios y el valor de las fotocopias, así como los datos del número de cuenta y entidad bancaria para que se proceda a la consignación e indicar el medio por el cual debe remitir la constancia de pago. b) El peticionario deberá realizar la consignación en la Cuenta de Ahorros número 300700011459 del Banco Agrario, Código 102, en la Denominación: DTN - OTRAS TASAS MULTAS Y CONTRIBUCIONES NO ESPECIFICADAS ENTIDADES. c) El peticionario deberá remitir a la dependencia de la Presidencia de la República que le indicó el número de folios y el valor a cancelar, con copia al Área Financiera - Grupo de Pagaduría de la Presidencia de la República, la constancia de pago expedida por la entidad bancaria. d) Remitida la constancia de pago por el peticionario, y verificado el valor de lo consignado frente al número de fotocopias solicitadas, la dependencia en donde se encuentren los documentos deberá proceder a la expedición de las fotocopias y su entrega, lo cual deberá hacerse en el término de tres (3) días.

Artículo 3°.

Costo de la reproducción de información en otros formatos. Cuando la reproducción se solicite a través de medios magnéticos o electrónicos como discos compactos, memorias USB, CD-ROM, DVD, u otros medios que permitan la reproducción, captura, distribución e intercambio de información pública, no se cobrará al peticionario, siempre y cuando aquel suministre los mencionados medios electrónicos a fin de atender la solicitud elevada.

Parágrafo 1°. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y se tenga la dirección de correo electrónico del solicitante u otro mecanismo similar, se deberá enviar a través de este sin cobrarse emolumento alguno, excepto cuando no sea posible su envío por restricciones técnicas de la plataforma o que el peticionario haya solicitado su envío por otro medio.

Artículo 4°.

Eventos en los que no hay lugar al cobro de la reproducción de documentos físicos. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias:

a) Cuando se trate del requerimiento de copia de los antecedentes administrativos de actos demandados, en los términos del parágrafo primero del artículo 175 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. b) Cuando el número de folios a fotocopiar no exceda de cinco (5) unidades. c) Cuando la solicitud de expedición de copias de documentos físicos o información proceda de una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones. d) Cuando la solicitud provenga de una autoridad judicial u organismo de control. e) Cuando la información solicitada repose en un formato, electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico (CD, DVD, memoria USB).

Artículo 5°.

Comunicar el contenido de la presente resolución a través de la Subdirección General a todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Artículo 6°.

Publicar la presente resolución en la página web de la entidad.

Artículo 7°.

La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 0050 del 25 de enero de 2019.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 12 de marzo de 2024.

La Subdirectora General, Luz Karime Fernández Castillo.

(C. F.).