RESOLUCION 108 de 2024

El Director / Secretario General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 19 del Decreto número 2647 de 2022, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco legal sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público, en relación con la función administrativa y el desarrollo de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asignó al Contador General de la Nación la facultad de llevar la contabilidad de la Nación y consolidarla con la de sus entidades adscritas y vinculadas, así como determinar las normas contables que deben regir en el país.

Que la Ley 87 de 1993 estableció normas para el ejercicio del control interno de las entidades y organismos del Estado, con la finalidad de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Que la Contaduría General de la Nación emitió la Resolución número 743 de 2013, modificada por la Resolución número 598 de 2014, la Resolución número 414 de 2014 y la Resolución número 533 de 2015, mediante las cuales se incorporó el Régimen de Contabilidad Pública en el marco normativo dispuesto en el Decreto número 2784 de 2012 y la estructura del marco normativo para entidades de gobierno, conformada por: el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el Catálogo General de Cuentas y la Doctrina Contable Pública.

Que, con la entrada en vigencia de la Resolución número 193 de 2016, por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, expedida por la Contaduría General de la Nación, se hace necesario definir los lineamientos generales para que las entidades adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la depuración permanente y sostenible de un sistema contable relevante y que represente fielmente la realidad de los hechos económicos.

Que, el numeral 3.2.2 del anexo de la Resolución número 193 de 2016, indica: “Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera: (...) “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, éstas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y la sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera (...)”.

Que, el numeral 3.2.15 de la Resolución número 193 de 2016, establece que: “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información (...)”.

Que en el Capítulo Cuarto del Título II de la Resolución número 0250 del 16 de marzo de 2023, se organizó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Que teniendo en cuenta que dentro de los procesos internos de la entidad se ha avanzado en modificaciones en cuanto al lineamiento de manejo de incapacidades, cobro coactivo de las obligaciones a favor de la entidad y el manejo de las donaciones y la administración de bienes, entre otros aspectos que tienen incidencia contable, se hace necesario reorganizar y consolidar las funciones del Comité respecto de dichos asuntos.

RESUELVE:

Artículo 1°.

Naturaleza. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es una instancia asesora en la formulación de políticas, directrices, estrategias y procedimientos para garantizar la preparación y revelación de información contable relevante y la sostenibilidad de la información financiera para la mejora continua de los procesos administrativos y contables, de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, en el marco del Régimen de Contabilidad Pública que expida la Contaduría General de la Nación.

Artículo 2°.

Integración. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República estará integrado por los servidores públicos que desempeñen los siguientes cargos:

1. El Subdirector General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República quien lo presidirá. En su ausencia presidirá el Director Administrativo y Financiero.

2. El Director Administrativo y Financiero

3. El Jefe del Área Administrativa

4. El Jefe del Área Financiera.

5. El Coordinador del Grupo de Contabilidad del Área Financiera.

Parágrafo 1°.
El Jefe de la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Secretario Jurídico del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado del nivel asesor, asistirán en calidad de invitados permanentes con voz, pero sin voto.

Parágrafo 2°.
Se podrá invitar a las sesiones del comité a los servidores públicos que tengan conocimiento de la temática a tratar, cuando se considere necesario.

Artículo 3°.

Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. La Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable la ejercerá el Coordinador del Grupo de Contabilidad del Área Financiera, quien no podrá delegar esta función.

Artículo 4°.

Funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable cumplirá las siguientes funciones:

1. Asesorar al competente en la implementación de políticas, directrices, estrategias y procedimientos contables con el propósito de garantizar la preparación y presentación de información contable de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, en el marco del Régimen de Contabilidad Pública que expida la Contaduría General de la Nación.

2. Recomendar al competente la depuración de los saldos contables reflejados en la información financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracteriza el ejercicio profesional del Contador Público.

3. Revisar, analizar y recomendar la depuración de los saldos contables no identificados, con base en los informes que presentan las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

4. Asesorar al competente en la determinación de las políticas y montos objeto de depuración, así como en los procedimientos que sobre sostenibilidad del sistema contable debe cumplir la entidad, de tal manera que se garantice la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

5. Recomendar al competente la procedencia del retiro de los saldos a favor de la entidad cuando previa evaluación objetiva y documentada de la relación costo-beneficio se llegue a concluir que su cobro ocasionaría un detrimento o pérdida patrimonial para la entidad.

6. Estudiar y evaluar los informes que presentan las áreas competentes sobre el proceso de sostenibilidad contable y recomendar a estas los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información como insumo del proceso contable.

7. Recomendar al competente la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargo o incorporación en los estados financieros de la entidad.

8. Coordinar, planificar y apoyar al competente en relación con la ejecución de políticas, normas y procedimientos relativos al estado de los bienes que se encuentren en la información contable o financiera como perdidos, inservibles o no utilizables, al funcionario o instancia competente para autorizar las bajas contables, para que surta el trámite correspondiente a la baja.

9. Analizar y evaluar el estado de la cartera de la entidad y recomendar las acciones que se deban tomar para su gestión contable, administrativa y financiera.

10. Apoyar la gestión para el fenecimiento de la cuenta.

11. Las demás que le sean asignadas según la naturaleza de sus funciones.

Artículo 5°.

Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. La Secretaría Técnica de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité, indicando: hora, día y lugar de la reunión, con una antelación mínima de tres (3) días hábiles.

2. Programar la agenda del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

3. Elaborar, suscribir y llevar registro y custodia de las actas correspondientes de las sesiones del Comité.

4. Recibir y preparar la respuesta a los documentos que sean de competencia del Comité.

5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, en medio físico o electrónico.

6. Realizar seguimiento a las decisiones y compromisos adoptados por el Comité.

7. Preparar la información de avance y seguimiento para análisis del Comité y elaborar un informe anual de la gestión del Comité.

8. Las demás que le sean asignadas

Parágrafo.
El Secretario Técnico del Comité invitará a los miembros permanentes y a los servidores públicos que deban asistir para analizar los casos que hayan sido remitidos previamente para estudio o si del resultado de los estados financieros se evidencian cifras que deban ser analizadas y depuradas por el Comité.

Artículo 6.

Sesiones. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá al menos dos (2) veces al año de manera ordinaria, y de manera extraordinaria las veces que se considere necesario por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes.

Parágrafo 1°.
Se podrán celebrar sesiones virtuales o presenciales, en las cuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea, sucesiva o asincrónica, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como: teleconferencia, correo electrónico, Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia (SIGEPRE), vía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Comité.

Parágrafo 2°.
Las actas que se suscriban de cada sesión, deberán tener como soporte las justificaciones, conceptos, documentos, requerimientos, actos administrativos y cualquier otro que se hubiere usado para fundamentar las deliberaciones del Comité.

Artículo 7°.

Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité considera que se encuentra incurso en alguna de las causales impedimento y recusación previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informarlo a los demás miembros del Comité con una anticipación de tres (3) días a la sesión del Comité y como máximo, en el momento previo de la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes del Comité decidirán sobre la procedencia o no del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

Parágrafo 1°.
Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quorum deliberatorio para toma de decisiones, el Presidente del Comité designará un integrante competente ad hoc, perteneciente a la dependencia de quien se ha declarado impedido o recusado, para que lo remplace.

Parágrafo 2°.
En caso de recusación se surtirá el mismo trámite del impedimento.

Artículo 8.

Actas de las reuniones. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de la sesión.

Artículo 9°.

Acto administrativo. Con fundamento en las recomendaciones adoptadas por el Comité, el funcionario competente, procederá a expedir el acto administrativo en el cual se ordenará el registro contable respectivo en los estados financieros cuando corresponda o sea necesario.

Artículo 10.

Evaluación y seguimiento. En cada acta de reunión se dejará constancia del seguimiento efectuado por el Jefe de Control Interno al proceso contable en relación con evaluar y hacer seguimiento permanente respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable.

Artículo 11.

Comunicaciones. Comunicar a través de la Subdirección General el contenido del presente acto administrativo a todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, y publicar el mismo en la página web de la entidad.

Artículo 12.

Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga el capítulo cuarto del Título II de la Resolución número 250 del 16 de marzo de 2023.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de febrero de 2024.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

El Director, Carlos Ramón González Merchán.