RESOLUCION 63 de 2023

La Directora del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y Representante Legal del Fondo Rotatorio del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Fondane) en uso de sus facultades Constitucionales y legales, en especial, las conferidas por el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 y el Decreto número 262 de 2004 modificado por el Decreto número 111 de 2022, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política determina que la función administrativa está al servicio del interés general y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones, dispuso que las normas sobre Comités de Conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, en lo que respecta a las capitales de departamentos, así como para los entes descentralizados de estos mismos niveles; quienes modificarán el funcionamiento de los comités de conciliación, de acuerdo con las reglas allí establecidas.

Que mediante Resolución número 026 del 30 de mayo de 2001 la Dirección del Dane ordenó conformar el Comité de Conciliación del Dane Fondane, el cual fue reorganizado a través de las Resoluciones número 030 del 10 de febrero de 2005 y 600 del 10 de julio del año 2009, esta última adicionada por la Resolución número 976 del 22 de diciembre de 2010.

Que a través de la Resolución número 0645 del 2 de mayo de 2019 se actualizaron las disposiciones atinentes al funcionamiento del Comité de Conciliación del Dane Fondane y se adoptó su reglamento interno.

Que con ocasión de la expedición de la Ley 2220 de 2022 se hace necesario actualizar los aspectos referentes al funcionamiento del Comité de Conciliación del Dane Fondane y de su reglamento interno a través de la presente resolución.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, el Comité decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Que con el fin de atender lo dispuesto en el artículo 118 de la Ley 2220 de 2022, este despacho designa como funcionarios de dirección y confianza para conformar el Comité de Conciliación como miembros permanentes al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y al Asesor Código 1020 Grado 13 de la Dirección del Departamento.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Capítulo I.

Disposiciones generales

Artículo 1°.

Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y de su Fondo Rotatorio Fondane, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas. procedimentales y de control vigentes. evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas Cortes en esta materia.

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

Parágrafo.
La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto.

Artículo 2°.

Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y de su Fondo Rotatorio Fondane, deberán aplicar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en ese sentido están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.

Artículo 3°.

Integración. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y de su Fondo Rotatorio Fondane estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes del mismo·

1. El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) o su delegado, quien lo presidirá.

2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

5. Un funcionario de la Dirección designado por el Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane).

Parágrafo 1°.
La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria para los integrantes previstos en el presente artículo y no será delegable, a excepción de la del Director del Departamento y la del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. El miembro del Comité de Conciliación que no pueda asistir a la sesión programada, previamente deberá justificar y acreditar el motivo de su ausencia a la Secretaría Técnica del Comité.

Parágrafo 2°.
Concurrirán solo con derecho a voz los siguientes funcionarios:

1. El(los) apoderado(s) que represente los intereses de la entidad en los procesos que vayan a discutirse en la respectiva sesión.

2. El jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

3. El Secretario Técnico del Comité.

4. Los funcionarios invitados que por su condición jerárquica y funcional deban asistir al Comité según el caso concreto.

Parágrafo 3°.
Se podrá invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje) a las sesiones del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y de su Fondo Rotatorio (Fondane) quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto.

Artículo 4°.

Funciones. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) o de su Fondo Rotatorio Fondane, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación en cada caso y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y la reiterada.

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal, y, en caso afirmativo, invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y efectuar seguimiento a los procesos a ellos encomendados.

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, que preferentemente será un funcionario que ostente título de profesional del Derecho.

11. Dictar su propio reglamento.

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) o su Fondo Rotatorio Fondane y otros organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje) o ante la Procuraduría General de la Nación.

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

14. Aprobar el Plan Anual de Acción del Comité de Conciliación, previamente presentado por la Oficina Asesora Jurídica del Dane, como parte del Plan Anual de acción de dicha dependencia.

Artículo 5°.

Secretaría Técnica. Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Conciliación:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la presente resolución.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la presente resolución.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este requiera para la formulación y el diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el certificado en el que conste la decisión del Comité sobre la solicitud de conciliación.

8. Presentar la propuesta del Plan Anual de Acción del Comité de Conciliación, el cual forma parte de Plan Anual de Acción de la Oficina Asesora Jurídica.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Parágrafo.
El nombramiento del Secretario Técnico del Comité de Conciliación será por el periodo de dos años. Finalizado este periodo, el secretario puede ser ratificado por los miembros del Comité o, en caso contrario, deberá realizarse una nueva designación a otro funcionario.

Capítulo II.

Reglamento Interno del Comité de Conciliación

Artículo 6°.

Sesiones. El Comité de Conciliación podrá desarrollar sus sesiones de la siguiente manera:

Sesiones Ordinarias: El Comité de Conciliación se reunirá dos (2) veces al mes, previa programación y agendamiento de la Secretaría Técnica.

Sesiones Extraordinarias: El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente cuando las circunstancias así lo exijan, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaría Técnica.

Sesiones virtuales: Con el objeto de optimizar el desarrollo de las sesiones, se podrá hacer uso de los medios tecnológicos para realizar sesiones virtuales, dejando constancia de lo actuado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

Parágrafo.
Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender una sesión del comité de Conciliación, en la misma se señalará la fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la Secretaría Técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados.

Artículo 7°.

Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros permanentes, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria. Para tal efecto, la citación se hará mediante correo electrónico con al menos un (1) día de anticipación, en el cual señalará el día, hora, lugar de la reunión, la forma de realización de la sesión y el respectivo orden del día.

La asistencia del Secretario Técnico del Comité será obligatoria a todas las sesiones del Comité de Conciliación.

Artículo 8°.

Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Secretario Técnico informará al Comité si existen invitados a la sesión, realizará control de la asistencia y justificación de las ausencias, verificará el quórum y dará lectura del orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité, sin perjuicio de someter a consideración otras proposiciones que se considere necesario analizar.

Aprobado el orden del día, se dará inicio a la sesión y, para tal efecto, el Secretario Técnico concederá el uso de la palabra al apoderado de la entidad con el objeto de que sustente el asunto que será sometido a conocimiento o decisión del Comité. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados a la sesión, si los hubiere, deliberarán sobre el asunto.

Artículo 9°.

Quórum de liberatorio y decisorio. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación y de persistir el mismo, quien preside el Comité decidirá el desempate.

Artículo 10.

Salvamentos y aclaraciones de voto. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría o tengan reparos con respecto de sus fundamentos, deberán expresar las razones de su disenso por escrito dentro de los tres (3) días siguientes, lo cual se incorporará en la respectiva acta.

Artículo 11.

Elaboración y suscripción de actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia de las decisiones adoptadas.

Las actas serán suscritas por el Secretario Técnico y el Presidente del Comité, que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión. Las actas deberán tener una numeración consecutiva, la cual estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité. Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para el estudio del Comité de Conciliación en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.

Artículo 12.

Trámite de las solicitudes de conciliación. Presentada la petición de conciliación a la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles contados a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, los comités deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas Cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.

Artículo 13.

De la acción de repetición. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y de su Fondo Rotatorio Fondane deberá realizar las gestiones que legalmente le corresponden para determinar la procedencia de la acción de repetición, de conformidad con lo previsto en la Ley 678 de 2001, en el Decreto número 1069 de 2015 y en la Ley 2220 de 2022 o en las normas que los sustituyan o modifiquen. Para tal efecto, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total o del pago de la última cuota de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la res responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

Parágrafo.
La Oficina Asesora de Control Interno de la entidad, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

Artículo 14.

Llamamiento en Garantía con Fines de Repetición. Los apoderados de la entidad deberán presentar un informe al Comité de Conciliación para que este determine la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

Artículo 15.

Fichas Técnicas. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto sometido a conciliación judicial o prejudicial, pacto de cumplimiento u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, o del proceso judicial en el que se deba evaluar y estudiar para aprobación la oferta de revocatoria directa a la que se refiere el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, o el estudio de la procedencia para realizar el llamamiento en garantía con fines de repetición o para iniciar la acción de repetición; deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, según los lineamientos definidos por el Comité de Conciliación en estas materias. De igual forma, deberá cumplir con los requisitos definidos en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado -eKOGUI.

Los abogados de la entidad, para efectos de conceptuar sobre los anteriores asuntos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 678 de 2001, 1437 de 2011, 1564 de 2012, el Decreto número 1069 de 2015, la Ley 2220 de 2022, las normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema eKOGUI según corresponda, y la integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en ellas, son responsabilidad del abogado que las elabore. Así mismo, la ficha técnica deberá ser remitida para su estudio, a través de la Secretaría Técnica, a cada uno de los miembros del Comité

Artículo 16.

Apoderados. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Artículo 17.

Política de Prevención del Daño Antijurídico. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, este deberá proponer los correctivos necesarios para prevenir la acusación de daños antijurídicos con fundamento en los cuales haya sido condenada la entidad, o en los procesos en los que se haya decidido conciliar o se haya acudido a otro mecanismo de solución de conflictos. La política de prevención del daño antijurídico deberá ser evaluada, actualizada e implementada cada dos (2) años, de acuerdo con los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje).

Parágrafo.
En la eventualidad de que durante el periodo respectivo no se hayan materializado daños antijurídicos, la política de prevención del daño antijurídico deberá construirse con el fin de mitigar los riesgos existentes que puedan presentarse en la entidad y que generen posibles acciones judiciales en su contra.

Artículo 18.

Informes de Gestión del Comité de Conciliación. El Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director del Departamento o su delegado y a los miembros permanentes del Comité cada seis (6) meses.

Artículo 19.

Publicación de los informes de gestión y de los acuerdos Conciliatorios. Con el objeto de garantizar la publicidad y transparencia de la gestión del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y de su Fondo Rotatorio Fondane, se publicará a través de la página web de la entidad sus informes de gestión dentro de los tres (3) días siguientes a su presentación.

Así mismo, se publicarán los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción.

Artículo 20.

Deberes de diligencia y cuidado ante la conciliación extrajudicial en materia contencioso-administrativo. El Comité de Conciliación actuará con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la entidad y en la reducción de su litigiosidad mediante el uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado.

Parágrafo.
De conformidad con el artículo 128 de la Ley 2220 de 2022, la omisión inexcusable en esta materia por parte de los integrantes de los Comités de Conciliación configura incumplimiento de sus deberes sancionables como falta grave.

Artículo 21.

Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. De conformidad con el Artículo 129 de la Ley 2220 de 2022, si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público. En este evento, el documento en el que consten la decisión de no conciliar no se agregará al expediente y será devuelto por el agente del Ministerio Público al finalizar la audiencia de conciliación.

Artículo 22.

Impedimentos y recusaciones. Los miembros de Comités de Conciliación deberán declarase impedidos o podrán ser recusados cuando se encuentren incursos en alguna de las causales previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que los modifique, adicione o sustituya y cuando el asunto a decidir pueda comprometer a quien los designó, o a quien participó en el respectivo nombramiento o designación.

Artículo 23.

Trámite de impedimentos y recusaciones. De conformidad con el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses, deberá informarlo al Comité antes de iniciar la correspondiente sesión para que los demás integrantes decidan sobre su procedencia, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

Capítulo III.

Disposiciones finales

Artículo 24.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 0645 de 2019 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 25 de enero de 2023.

La Directora del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y Representante Legal del Fondo Rotatorio Fondane, B. Piedad Urdinola Contreras.