RESOLUCION 92 de 2023

EL GERENTE GENERAL DE LA CORPORACIÓN DE LA INDUSTRIA AERONÁUTICA COLOMBIANA S.A., en uso de sus facultades legales y en especial las establecidas en el artículo 28 del Acuerdo número 09 de 2016.

CONSIDERANDO:

La Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana S. A. (CIAC S. A.), (en adelante CIAC S. A.), es una sociedad de economía mixta, del orden nacional, bajo el régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional, reorganizada mediante Decreto número 2352 de 1971, cuyo objeto social principal es organizar, construir y explotar centros de reparación, entrenamiento aeronáutico, mantenimiento y ensamblaje de aeronaves y sus componentes y la importación, comercialización y distribución de repuestos, piezas, equipos y demás elementos necesarios para la prestación de servicios aeronáuticos.

El artículo 16 de la Ley 1150 de 2007 establece que los contratos que celebre la CIAC S. A., no están sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad, sin desconocer los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, y se someterán al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

La Ley 816 de 2003 establece la obligación de adoptar criterios objetivos que permitan apoyar a la industria nacional, dentro de los procesos de contratación que adelanten las entidades estatales con independencia de su régimen de contratación.

La Ley 996 de 2005 establece restricciones en materia contractual en época electoral, cuyo ámbito de aplicación incluye a las entidades estatales con independencia de su régimen de contratación.

La Ley 1474 de 2011 incorpora normas relacionadas con la supervisión e interventoría de los contratos estatales con independencia de su régimen.

La Ley 1712 de 2014 señala que todo sujeto obligado, dentro de los cuales se encuentra la CIAC S. A., deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: (...) g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones.

Dentro de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República en ejercicio del control fiscal se han realizado observaciones que han derivado en planes de mejoramiento y acciones de mejora que permiten fortalecer el procedimiento contractual y que se recogen en el presente manual de contratación.

Para el desarrollo de su objeto social y misional, la CIAC S. A. requiere constantemente del suministro de bienes y/o servicios, que adquiere a través de todo tipo de negocios jurídicos, contratos típicos y atípicos, con proveedores y operadores nacionales y extranjeros, personas naturales y jurídicas, entidades públicas y privadas, y que para obtener ventajas competitivas en el segmento de mercado en el que opera, requiere procedimientos ágiles, eficientes y eficaces para la selección de sus proveedores de bienes y servicios, que al tiempo garanticen el cumplimiento de los principios de la función administrativa y la gestión fiscal.

Con el propósito antes señalado, se expide el presente Manual que regirá la actividad contractual de la CIAC S. A., sin perjuicio de la aplicación de las normas civiles y comerciales que para cada caso regulen la materia y la normatividad específica aplicable a las actividades del sector aeronáutico nacional y extranjero.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

Capítulo I.

Disposiciones generales

Artículo 1°.

Propósito del Manual de Contratación. El Manual de Contratación de la CIAC S. A. tiene como propósito establecer lineamientos generales de contratación adecuados a la dinámica del sector, que permitan a CIAC S. A., adquirir en precios de mercado, oportunamente y con altos estándares de calidad técnicos que representan seguridad para nuestros clientes, en todos los bienes y servicios requeridos por estos y en aquellos que demanda CIAC S. A. para su normal funcionamiento y organización.

Artículo 2°.

Ámbito de aplicación. El Manual de Contratación de CIAC S. A. aplicará únicamente cuando esta se encuentre en calidad de contratante de bienes y/o servicios, tanto aeronáuticos, como todos aquellos requeridos para su normal funcionamiento y organización. Regirá para los contratos o convenios de asociación temporal únicamente en la selección de sus asociados.

Artículo 3°.

Principios y estándares orientadores. En todo tiempo, y aún a falta de estipulación, las actuaciones en materia contractual que adelante la CIAC S. A. aplicarán los principios de la función administrativa y la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, así como los principios y estándares señalados en las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad, y con especial observancia de los siguientes:

La contratación de bienes y/o servicios de CIAC S. A., debe propender por la satisfacción continua de las necesidades del cliente, en términos de seguridad, costo, calidad y oportunidad en la entrega del producto o servicio contratado a CIAC S. A. o adquirido para su propio beneficio.

CIAC S. A. debe contratar proveedores que representen los valores de la Entidad, y tengan una trayectoria de cumplimiento en términos de calidad y entrega de los bienes y servicios adquiridos anteriormente, sin perjuicio de la promoción a la competencia.

El personal vinculado con la CIAC S. A., relacionado con la cadena de contratación debe adoptar en todas sus actuaciones los valores propios de aquella, a saber: integridad, compromiso, excelencia y actitud de servicio.

Los criterios aplicables en CIAC S. A. dependiendo de si el bien y/o servicio a adquirir es aeronáutico y/o misional o es requerido para el funcionamiento y organización de la CIAC S. A., será:

- Bienes y/o servicios aeronáuticos y/o misionales: Se deberá considerar el aspecto técnico, esto es las condiciones técnicas, confiabilidad del proveedor, garantías técnicas, oportunidad, tiempo de entrega y finalmente precio, según el requerimiento específico del cliente o la necesidad del servicio.
- Bienes y/o servicios relativos al funcionamiento y organización de la CIAC S. A.: Cumplimiento de condiciones técnicas, tiempo y precio.
Lo anterior a menos que se establezcan criterios específicos según cada caso particular de contratación.

Autonomía de la voluntad negocial: La CIAC S. A. y sus contratistas son libres para celebrar un contrato y determinar su contenido y alcance dentro de los límites constitucionales y legales permitidos.

Buena Fe Negocial: La CIAC S. A. y sus contratistas obran con buena fe y lealtad, y una vez celebrado el negocio jurídico deberán actuar bajo los parámetros de la recta disposición de la razón dirigida al cumplimiento fiel de las obligaciones derivadas del mismo.

Pacta Sunt Servanda: Los contratos de la CIAC S. A. se celebran para ser cumplidos y lo pactado en ellos obliga y es ley para las partes.

Igualdad: La CIAC S. A. garantizará que en las actuaciones que adelante y en las decisiones que se adopten antes y durante el proceso de estructuración, planeación y suscripción de los acuerdos de voluntades, se proporcione un tratamiento igualitario a todas las personas naturales y jurídicas que en ellas participan sin discriminación alguna, actuando conforme a los intereses generales del Estado, propendiendo por el cumplimiento de los fines de la CIAC S. A. y la búsqueda de la seguridad jurídica.

Moralidad: El personal vinculado con la CIAC S. A., que intervenga en los procedimientos de contratación y acuerdos de voluntades está obligado a actuar con rectitud, lealtad y honestidad.

Eficacia: La CIAC S. A. debe garantizar el cumplimiento de la finalidad de los procedimientos que se establecen en este Manual, evitando dilaciones y decisiones inhibitorias. La finalidad de su actividad contractual es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la CIAC S. A., para lo cual hará uso de los medios y las herramientas pertinentes.

Economía y Celeridad: La CIAC S. A., hará uso eficiente de sus recursos de manera que las etapas y los trámites se adelanten con austeridad de tiempo y medios, buscando garantizar la continua prestación del servicio, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y el impulso oficioso de los procedimientos. Igualmente incentivará el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.

Imparcialidad: La CIAC S. A. dará un trato equitativo e igualitario a todas las personas sin discriminación de ningún tipo y sin tener en consideración factores de afecto o de interés o cualquier clase de motivación subjetiva, en procura de los intereses públicos e institucionales.

Publicidad: La CIAC S. A. tiene el deber de dar a conocer al público en forma sistemática y permanente sus actos y contratos, empleando tecnologías de difusión masiva, y poniendo a disposición de las veedurías públicas la información y documentos necesarios para el ejercicio de la función a su cargo.

Transparencia: Los procesos de contratación que adelante la CIAC S. A. garantizarán el trato igual a los intervinientes atendiendo criterios de objetividad, neutralidad y claridad en las reglas o condiciones para la presentación de las ofertas, la publicidad de las actuaciones contractuales en los términos previstos en la ley, la adecuada motivación del informe de evaluación y la escogencia objetiva del contratista que ofrezca la oferta más favorable con base en el análisis técnico y económico en favor de los intereses de la CIAC S. A. y sus clientes.

Privilegiar la industria nacional en adquisición de bienes, cuando estas cumplan con los parámetros técnicos y específicos exigidos para la materia.

Artículo 4°.

Conflictos de intereses, inhabilidades e incompatibilidades. En materia de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con la CIAC S. A., se aplicarán las disposiciones constitucionales y legales, especialmente lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, en los términos en que fue modificado por las Leyes 734 de 2002, 1150 de 2007, y 1474 de 2011 o las normas que las sustituyan o modifiquen.

Artículo 5°.

Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes: Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proveedor potencial, dentro de una modalidad de contratación, se entenderá que renuncia a su participación en el mismo y a los derechos que surjan de esta. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

Si dentro del plazo comprendido entre la selección de un contrato u orden, la CIAC S. A. podrá optar por no suscribir el contrato o por adjudicarlo seleccionando al segundo proveedor oferente mejor calificado si su propuesta u oferta satisface los requerimientos y necesidades. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de la CIAC S. A. o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.

Capítulo II.

Etapa Precontractual

Artículo 6°.

Alcance. Este capítulo establece el procedimiento y lineamientos generales, que dan cuenta de la necesidad de adquisición de bienes y/o servicios de la CIAC S. A., previa a la contratación, así como también, las condiciones técnicas, de oportunidad y precio de dicha adquisición.

Artículo 7°.

Planeación y requerimiento. Previo al ejercicio de la modalidad de contratación prevista en el Capítulo siguiente, la Oficina, Dirección o Grupo de CIAC S. A., que requiera el bien y/o servicio a contratar, deberá efectuar un requerimiento o solicitud según se establezca para el efecto, en el procedimiento de contratación correspondiente.

Parágrafo. Único. El documento requerimiento deberá normalizarse en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, con el establecimiento de los mínimos aquí exigidos, y podrá variar según se trate de bienes y/o servicios aeronáuticos o los requeridos para el funcionamiento y organización de CIAC S. A. Se entenderá también como requerimiento de bienes o servicios, la solicitud de pedido del sistema ERP.

Artículo 8°.

Estudio de mercado y/o técnico. Es la verificación de las condiciones de mercado en lo relativo a precios y proveedores que debe efectuar siempre la CIAC S. A., con el fin de proceder a la contratación de bienes y/o servicios, y que podrán implicar una solicitud de oferta mercantil y derivar en una contratación simplificada.

El Estudio de Mercado podrá efectuarse a través de uno o varios de los siguientes mecanismos:

Revisión de archivos históricos de no más de un (1) año de antigüedad a la fecha del Requerimiento, de bienes y/o servicios de iguales condiciones técnicas a las allí solicitadas. Esta revisión deberá constar en documento expedido para el efecto y que será normalizado por CIAC S. A. El histórico podrá provenir de entidades de naturaleza pública, privada, nacionales o extranjeras relacionadas con el sector, o derivarse de estudios de mercados previos, efectuados por estas.

Mediante solicitud de estudio de mercado sin obligación de compra, dirigida a por lo menos dos (2) proveedores que puedan suplir el requerimiento.

Verificación mediante cualquier medio diferente a los arriba mencionados, de las condiciones de mercado para el bien y/o servicio a requerir. En este evento se deberá dejar constancia de dicha verificación en el documento que para el efecto regule la CIAC S. A.

Parágrafo 1°.
Excepciones. Serán excepciones para efectuar el estudio de mercado de que trata el presente artículo y contratar sin este antecedente, bajo argumentos de razonabilidad de los precios que deberán constar en el requerimiento u oferta o propuesta presentada por el proveedor, en los siguientes eventos:

En los eventos de urgencia en los que una aeronave se encuentre en tierra y sea calificado como AOG.

Cuando se vea seriamente afectada la operación misional o comercial del cliente o el funcionamiento de la CIAC S. A., en cuyo caso deberá mediar una justificación técnica, administrativa y/o financiera.

La suscripción de los contratos, órdenes de compra, suministro y/o trabajo derivadas de acuerdos comerciales exclusivos.

Los contratos o acuerdos suscritos por CIAC S. A., bajo las condiciones de exclusividad de proveedor, por tratarse de casa fabricante (OEM), único distribuidor en el territorio o distribuidor exclusivo.

Contratos, órdenes de trabajo, suministro y/o compra, derivados de los contratos mencionados en el literal anterior.

Contratos, órdenes de trabajo, suministro y/o compra o contractuales derivados de convenios, acuerdos operativos, contratos de colaboración empresarial, alianzas estratégicas y contratos o acuerdos de asociación temporal.

Cuando el valor no exceda de veinticinco (25) SMLMV para la adquisición de bienes y servicios destinados al funcionamiento y organización y cincuenta (50) SMLMV para los bienes o servicios aeronáuticos y/o misionales. En este evento, el contrato que se celebre no podrá adicionarse por un valor superior al 50% de su valor inicial, salvo en los contratos de interventoría que se hayan contratado aplicando la excepción, los cuales serán adicionados en atención a las obligaciones del objeto de la interventoría.

Cuando solo exista una persona natural o jurídica que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley o contrato, su proveedor, casa fabricante, representante o distribuidor único o exclusivo.

Para la prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

Contratación de representación judicial y asesorías técnicas o expertos para atender la prueba pericial requerida en un proceso judicial en los términos señalados en el artículo 222 de la Ley 1437 de 2011.

Para los contratos de servidumbre, arrendamiento, comodato o adquisición de bienes inmuebles o cuando se contrate el uso de inmuebles a título no traslaticio de dominio, para lo cual deberá constar una justificación técnica, comercial, administrativa y/o financiera.

Cuando se trate de contratos de permuta de bienes muebles e inmuebles, para lo cual deberá constar una justificación técnica, comercial, administrativa y/o financiera.

Convenios de cooperación bajo los términos del Decreto número 393 de 1991 y demás normas que la aclaren, modifiquen o complementen.

Convenios o contratos que se requieran para el desarrollo de actividades científicas y/o de innovación, investigación y desarrollo.

Convenios y/o contratos interadministrativos.

Cuando el cliente particular o estatal requiera expresamente de un bien o servicio de un proveedor determinado por sus características técnicas o de servicio, el cliente deberá aportar los documentos y/o estudios previos.

Adquisición de bienes y/o servicios a través de Colombia Compra Eficiente por medio de la tienda virtual o quien haga sus veces.

En estos eventos, el requerimiento deberá justificar y explicar, las razones por las cuales se aplica alguna de estas excepciones, y evidenciarla mediante soportes, en caso de ser aplicable.

Parágrafo 2°.
Condiciones de la solicitud de estudio de mercado. El Estudio de Mercado mediante solicitud, señalada en el literal b) del artículo precedente, deberá efectuarse como a continuación se señala con el fin de salvaguardar los principios de la función administrativa: a) Deberá ser solicitado a mínimo dos (2) proveedores que tengan capacidad para suplir el Requerimiento de la CIAC S. A. b) Deberá incluir mínimo:
- Las especificaciones técnicas señaladas en el requerimiento.
- Cantidad de bienes y/o servicios requeridos.
- Tiempo mínimo de vigencia de la cotización.
- Forma de pago
- Incoterm aplicable o forma de entrega.
- Tiempo de entrega. c) Señalar que su realización no obliga a la CIAC S. A. a contratar con dicho proveedor. d) Deberá ser enviada igual información a cada proveedor. e) Deberá tener un período de apertura y un período de cierre, que se informará a cada proveedor. f) Deberán incluirse los términos y condiciones legales de la contratación en CIAC S. A. g) La CIAC S. A. podrá adicionar, modificar o aclarar los términos y condiciones de la invitación a cotizar a través de adendas que deberán ser informadas por el mismo medio por el que fue invitado a cotizar y antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

Parágrafo 3°. CIAC S. A. podrá realizar cuantos estudios de mercado y/o técnicos sean necesarios, para determinar las mejores condiciones técnicas, de calidad, tiempos de entrega y precio, para suplir un mismo requerimiento, para lo cual podrá acudir a los mismos proveedores de un estudio de mercado y/o incluir nuevos proveedores para el mismo Estudio de Mercado y/o técnico.

Parágrafo 4°. En desarrollo de un estudio de mercado, las personas que intervengan en este, deberán seguir las siguientes directrices: a) No entregar a un proveedor, información de las condiciones y precios de otro proveedor obtenidos dentro de un estudio de mercado.
b) Las solicitudes de información y tiempo planteadas por un proveedor dentro de un estudio de mercado, deberán ser respondidas previo a la entrega de la cotización. La respuesta enviada al proveedor, deberá ser compartida con todos los demás proveedores. c) Se debe documentar todo el estudio de mercado, y consolidarlo en un archivo de cada requerimiento, a título enunciativo los documentos son: requerimiento, envío del estudio de mercado, respuestas a inquietudes, cotización, entre otros. d) No se debe invitar a cotizar a proveedores cuyas capacidades técnicas no pueden suplir el requerimiento. e) Se deberán aplicar los principios contenidos en el presente manual, y en las normas como Estatuto Anticorrupción y las demás que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

Parágrafo 5°.
Estudio técnico. Se podrán efectuar estudios técnicos a discrecionalidad de la Gerencia, en los eventos en los cuales se requiera precisar una o algunas condiciones técnicas para la adquisición de bienes y/o servicios, la CIAC S. A., que se centren principalmente en este tipo de aspectos y que servirán de antecedente para su contratación, donde primará el cumplimiento de las condiciones técnicas para efectuar la contratación.

Parágrafo 6°.
Garantías electorales. A efectos de dar cumplimiento a la Ley 996 de 2005, se entenderá como contratación directa la aplicación de las excepciones previstas en el parágrafo primero del presente artículo, en consecuencia, no se podrán hacer uso de dichas excepciones durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuera el caso.

Artículo 9°.

Documentos precontractuales. La CIAC S. A. podrá suscribir, de manera enunciativa mas no limitativa y de forma directa, todo tipo de acuerdos, preacuerdos, acuerdos de intención, intercambio de información a través de documentos, acuerdos de confidencialidad o memorandos de entendimiento, con el fin de establecer las bases sobre las cuales podrá efectuar futuras contrataciones.

Artículo 10.

Proveedores aeronáuticos y/o misionales y no aeronáuticos. Será considerado como proveedor de bienes y/o servicios aeronáuticos y/o misionales, las personas naturales o jurídicas que comercialicen bienes y/o servicios destinados al desarrollo del objeto social de la CIAC S. A. que se encuentren inscritas como tal, en el Registro de Proveedores de la CIAC S. A., sin perjuicio que durante la etapa precontractual aún no se encuentre inscrito, en cuyo caso deberá formalizar la inscripción previo a la celebración del contrato.

Será considerado proveedor no aeronáutico, las personas naturales o jurídicas que comercialicen bienes y/o servicios con destino al funcionamiento y organización institucional de CIAC S. A., que se encuentre inscritos en el Registro de Proveedores de la CIAC S. A.

Parágrafo. Único
Registro de proveedores aeronáuticos y/o misionales. El Registro de Proveedores Aeronáuticos es un directorio de Proveedores que le permite previamente a la CIAC S. A. conocer las condiciones de idoneidad, experiencia, capacidad jurídica, financiera y técnica de las personas naturales y/o jurídicas que se encuentran en capacidad de contratar con la CIAC S. A., sin que por ello se establezca la obligación por parte de esta de celebrar contratos con cada una de las personas que integran el Registro. No obstante, la CIAC S. A. podrá adelantar excepcionalmente el proceso contractual que puede llegar hasta la firma del contrato u orden, su ejecución, pago y liquidación o cierre, con personas no inscritas en el Registro de Proveedores Aeronáuticos y/o misionales, por tratarse de proveedores que presentan mejores condiciones o productos nuevos que son requeridos para atender las necesidades de los clientes o de la propia CIAC S. A., para lo cual solo se verificará de las mismas las condiciones de existencia y representación y capacidades técnicas, mínimas, sin mayor formalismo, sin perjuicio que simultáneamente o posteriormente a algunas de las fases del proceso contractual mencionados, se inicie el proceso de inscripción formal en el Registro de Proveedores.

Para los proveedores no aeronáuticos no es necesario contar con un registro con las formalidades y condiciones señaladas para los aeronáuticos y/o misionales, en todo caso se deberá contar con una base de datos en la que se facilite la consulta de acuerdo a la capacidad.

La Dirección Logística Aeronáutica definirá en un procedimiento los requisitos para verificar las condiciones de idoneidad, experiencia, capacidad jurídica, financiera y técnica previas al registro de proveedores, así como la periodicidad para la actualización de la información, así mismo estos requisitos se podrán validad en las invitaciones a ofertar en los estudios de mercado.

Capítulo III.

Etapa Contractual - Modalidades de contratación

Artículo 11.

Alcance. El presente capítulo tiene como finalidad establecer los términos y condiciones bajo los cuales la CIAC S. A. seleccionará al contratista acudiendo a los mecanismos de selección en aplicación de las modalidades de contratación aquí establecidas, sin perjuicio de que mediante acto administrativo, la CIAC S. A. pueda aplicar de manera excepcional y potestativa por medio del ordenador del gasto, otra modalidad de contratación diferente a las aquí señaladas, en cuyo caso deberá ser justificada técnica, administrativa o financieramente, y regulada para producir efectos en un caso particular de contratación.

Artículo 12.

Contratación simplificada. Es el mecanismo de selección de contratistas primario, teniendo en cuenta que corresponde a la regulación aplicable a la actividad de CIAC S. A., pues es la modalidad de contratación que opera en el sector donde esta se desenvuelve y permite el cumplimiento de los principios de la función administrativa.

La presente modalidad de contratación deberá ser liderada por la Dirección de Logística Aeronáutica (Diloa) o quien haga sus veces, o por quien la Gerencia delegue, apoyado por los demás grupos de trabajo, Direcciones u oficinas que generen el requerimiento.

Este mecanismo deberá seguir las siguientes condiciones mínimas para su ejecución: a) El proceso de contratación simplificada inicia con un requerimiento que deberá provenir de la dependencia de CIAC S. A. que tenga necesidad del bien y/o servicio, el cual deberá contener las especificaciones técnicas necesarias de lo requerido y que deberá ser enviado a Diloa para su correspondiente estudio de mercado. b) Diloa deberá efectuar un estudio de mercado y/o técnico, a menos que sea aplicable alguna de las excepciones consagradas para el efecto en el parágrafo, artículo 8 del presente manual, en cuyo caso se deberá dejar constancia escrita en el contrato u orden. c) Con base en este estudio de mercado y/o técnico o bajo su excepción, el coordinador contractual o quien haga sus veces presentará el resultado al ordenador del gasto correspondiente, quien deberá seleccionar uno o varios proveedores para la suscripción del contrato, bajo los siguientes criterios a título enunciativos: cumplimiento de aspectos técnicos, de oportunidad, precio y/o garantía técnica. d) El ordenador del gasto a su discreción podrá adelantar una negociación de las condiciones ofertadas de conformidad con el artículo 13 del presente manual, la coordinación y actividades previas a la negociación serán adelantadas por la Dirección Logística Aeronáutica, así mismo se podrán llegar a acuerdos previos que serán validados por el ordenador del gasto mediante la suscripción o modificación de la orden contractual y/u contrato, cuando las condiciones de negociación así lo requieran se deberá suscribir un acta de negociación y/o la modificación de la oferta mercantil. e) La suscripción de un contrato con formalidades plenas o el envío de la orden suscrita por el ordenador del gasto, que constará en el documento digitalizado y que se constituirá en un contrato en los términos del artículo 845 y s.s. del Código de Comercio.

Parágrafo 1°. Los estudios de mercado y/o técnicos podrán contar con anexos técnicos económicos, legales y demás requisitos, términos y condiciones que permitan una adecuada contratación que satisfaga las necesidades planteadas en el requerimiento o necesidad del bien y/o servicio.

Parágrafo 2°.
Contratación por medios electrónicos. Se entenderá como contratación por medios electrónicos, aquellos contratos celebrados a través de páginas web de empresas que ofrecen bienes y servicios o páginas de búsqueda especializados de soporte logístico aeronáutico, de reconocida idoneidad. En este evento se podrán utilizar las formas de pago previstas por dichas empresas o motores de búsqueda, y bastará con el estudio de mercado (si aplica), para efectuar la adquisición de bienes y/o servicios aeronáuticos por este medio. En este caso podrá o no generarse una orden de compra y se tendrá como documento contractual, la oferta electrónica y su aceptación por parte de CIAC S. A.

Artículo 13.

Negociación en las modalidades de contratación. La CIAC S. A. podrá efectuar negociaciones de las condiciones ofertadas, en los siguientes términos:

a) Cuando se trate de la modalidad de contratación simplificada prevista en el artículo 12 anterior, CIAC S. A. podrá entablar negociaciones con la(s) personas que presenten propuesta u oferta mercantil que se ajuste a las condiciones técnicas y de oportunidad requeridas por la CIAC S. A., privilegiando la confiabilidad y experiencia técnica. b) En las demás modalidades de contratación, se estará a lo señalado para el efecto en cada uno de los términos de contratación. En el evento en que este no fuere previsto, se negociará con los dos (2) primeros oferentes que cumplan con las condiciones técnicas, de oportunidad y económicas requeridas para suplir los bienes y/o servicios para CIAC S. A. c) De las negociaciones, preferiblemente deberá quedar un acta o documento suscrito y/o validado por el ordenador del gasto y el representante del o los proveedores(es) que participen en la negociación, de ser necesario se modificará la propuesta u oferta mercantil final, así mismo el contrato y/u orden contractual deberá contener las condiciones negociadas. d) El proceso de negociación tendrá como principio rector la autonomía de la voluntad, los valores de la CIAC S. A., y los principios éticos y morales que rigen las actuaciones administrativas. e) En este evento, se solicitará al proveedor(es) la(s) oferta(s) actualizada(s) que incluya(n) las condiciones negociadas posteriormente, y que harán parte integral del contrato.

Capítulo IV.

Modalidades de contratos marco

Artículo 14.

Acuerdos comerciales. Son los acuerdos de voluntades que se celebran con el fin de fijar unas mejores condiciones de oferta o propuesta para la adquisición o suministro de bienes y/o servicios o para la determinación de tarifas para el suministro de bienes y/o servicios, durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas, sin comprometer recursos presupuestales. La CIAC S. A., podrá suscribir tantos Acuerdos como estime convenientes, para el cumplimiento de su objeto social y durante el tiempo en que las mejores condiciones se mantengan. Los Acuerdos comerciales podrán ser preferentes o exclusivos.

Parágrafo 1°.
Requisitos. Previo a la celebración de este tipo de acuerdos, se deberán observar los siguientes lineamientos: a) Verificar la idoneidad y experiencia del contratista, en el suministro o venta del tipo de servicios y/o bienes objeto del acuerdo. Para esto podrá valerse de la evaluación técnica que consta en el registro de proveedores, efectuar auditorías técnicas especiales, entre otros instrumentos, y deberá documentar el cumplimiento de dichas cualidades. Adicionalmente podrá acreditar su condición de distribuidor mayoritario, y/o su relación de primer nivel con el OEM. b) Verificar mejores condiciones, ya sean técnicas, de precio (incluyendo descuentos especiales), u oportunidad en la entrega. Lo anterior deberá evidenciarse mediante histórico, estudio de mercado, precios de lista y/o precios de referencia público.

Parágrafo 2°.
Acuerdo comercial exclusivo. Será exclusivo el acuerdo comercial que se suscribe con proveedor exclusivo o con aquel que mediante estudio de mercado ha demostrado contar con las mejores condiciones económicas durante una vigencia concreta.

Parágrafo 3°.
Acuerdo comercial preferente. Será preferente en la medida en que el proveedor ofrezca mejores condiciones económicas o técnicas para la entidad, sin que esta esté obligada a contratar de forma exclusiva con dicho proveedor.

Artículo 15.

Contratos marco abiertos. Son acuerdos de voluntades en los cuales se fijan unas condiciones para la adquisición y/o suministro de bienes y/o servicios indeterminados pero determinables, durante un período de tiempo determinado y con un compromiso presupuestal. Mediante este contrato, se pueden suministrar bienes y/o servicios de soporte logístico aeronáutico, quincallería y aeronaves livianas, bienes y/o servicios de funcionamiento, y en general aquellos que requiera CIAC S. A., para el cumplimiento de su objeto social. La CIAC S. A., podrá suscribir tantos Contratos Marco como estime convenientes, para el cumplimiento de su objeto social y durante el tiempo en que las mejores condiciones se mantengan.

Parágrafo. Único.
Requisitos. Previo a la celebración de este tipo de contratos, el Director de Logística Aeronáutica (Diloa), deberá observar los siguientes lineamientos: a) Para la celebración de este tipo de contratos, se deberá privilegiar a distribuidores mayoristas, intermediarios de primer nivel con alta capacidad de respuesta, entre otros. b) Se debe verificar la idoneidad y experiencia del contratista. c) Verificar mejores condiciones, ya sean técnicas, de precio (incluyendo descuentos especiales), u oportunidad en la entrega. Lo anterior deberá evidenciarse mediante histórico, estudio de mercado, precios de lista y/o precios de referencia público.

Capítulo V.

Modalidades de asociación temporal

Artículo 16.

Alcance. La CIAC S. A. podrá asociarse temporalmente con otras empresas o entidades del sector público o privado, nacionales o extranjeras, bajo formas jurídicas tales como unión temporal, consorcio, cuentas en participación, entre otras, con el fin de aprovechar oportunidades de negocio que requieran el suministro de bienes y/o servicios de manera conjunta.

Parágrafo. Único. Los contratos o acuerdos de asociación temporal podrán surgir con base en la identificación de necesidades de la CIAC S. A. o por propuestas de negocios que le fueren presentadas por terceros, es decir, entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras.

Artículo 17.

Requisitos. La empresa o entidad con la cual podrá asociarse la CIAC S. A., deberá:

i. Estar inscrita en el Registro de Proveedores. ii. Acreditar experiencia en el servicio o sector en el cual participará de manera conjunta con la CIAC S. A., mediante la presentación de al menos dos certificaciones. iii. Los demás requisitos legales previstos en la normatividad para el efecto.

El término de duración de la asociación será determinado en el respectivo documento y no podrá ser inferior al término de la vigencia del contrato que se celebre o se pretenda celebrar con el fin de suministrar los bienes y/o servicios conjuntamente.

Artículo 18.

Alianzas estratégicas y contratos de colaboración empresarial. También se consideran como modalidades de asociación temporal, los contratos de alianza y de colaboración empresarial, cuyos requisitos y procedimientos de selección serán los previstos en el Procedimiento del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, para la conformación de alianzas estratégicas.

Parágrafo 1°.
Alianzas estratégicas. Se entenderá por estas, el acuerdo de voluntades a través del cual la CIAC S. A., busca lograr el incremento de las capacidades técnicas y/u operativas para generar nuevas Unidades Estratégicas de Negocios (UEN) y/o apalancar la creación de estas.

Parágrafo 2º.
Contratos de colaboración empresarial. Se entenderá por estos, el acuerdo de voluntades que tiene como objetivo principal la unión de sinergias para generar un incremento o complementariedad de las capacidades técnicas, operativas o financieras de la CIAC S. A.

Capítulo VI.

Requisitos generales de contratación

Artículo 19.

Alcance. El presente artículo tiene como finalidad establecer los términos y condiciones mínimas que deberán regir las relaciones contractuales de CIAC S. A. Se entenderá por Orden de Compra u Orden de Servicios, el acuerdo de voluntades (contrato) simplificado, mediante el cual la CIAC S. A., crea, modifica o extingue obligaciones.

Artículo 20.

Formas contractuales. En virtud del principio de autonomía de la voluntad negocial, y teniendo en consideración la aplicación de la regulación bajo régimen de derecho privado, CIAC S. A. tendrá libertad en establecer la naturaleza legal de sus contratos, de tal forma que tendrá libertad en sus estipulaciones y naturaleza contractual, siempre que no contraríe la regulación normativa que le es aplicable.

Artículo 21.

Suscripción de contratos y/u órdenes. Por regla general, los acuerdos relativos a bienes y/o servicios para la CIAC S. A. o sus clientes, se materializarán a través de órdenes de compra y/o servicios, excepto que deriven complejidad jurídica, y/o técnica o por sus impactos legales o por conveniencia institucional, en cuyo caso se celebrarán contratos integrales con clausulados especiales, denominados contratos con formalidades plenas. Los anteriores acuerdos siempre deberán constar por escrito.

Artículo 22.

Contenido mínimo de los contratos u órdenes. Las partes podrán incluir las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que consideren necesarias, siempre que no sean contrarias a la Constitución y a la ley, siendo obligatoria la inclusión, como mínimo, de la siguiente información o cláusulas:

i. Identificación de las partes contratantes. ii. Número consecutivo. iii. El objeto del contrato, describiendo el bien y/o servicio a contratar e indicando su cantidad. iv. Plazo de ejecución o de entrega y término de duración del contrato. v. INCOTERM (cuando se trate de bienes adquiridos en el exterior). vi. El valor del contrato y la forma de pago. vii. La apropiación presupuestal. viii. Las garantías bancarias o pólizas, si aplican. ix. Los documentos del contrato (oferta, aceptación, anexo técnico, etc.). x. Las consecuencias en caso de incumplimiento del contratista. xi. Ley aplicable. xii. Solución de controversias. xiii. La fecha y firma del ordenador.

Parágrafo 1º. Adicional a las cláusulas arriba señaladas, en contratos de naturaleza diferente a la compraventa, también se deberán incluir las cláusulas especiales que por ley o por su naturaleza correspondan y cumplir con las solemnidades de ley.

Parágrafo 2º. En cuanto a la custodia y preservación de los contratos o las Órdenes, estas deberán sujetarse a lo estipulado para cada dependencia en las Tablas de Retención Documental aprobadas para el efecto.

Artículo 23.

Reglas aplicables para Mipymes. Con el fin de dar cumplimiento a los postulados de la Ley 816 de 2003 y 2069 de 2020 y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o complementen, con relación a la protección de las Mipymes dentro de los procesos de contratación de las entidades estatales, dentro de los distintos procesos de selección y contratación de la CIAC S. A. se deberán aplicar las siguientes reglas:

1. Se podrán incluir criterios que permitan evidenciar la condición de Mipymes nacionales a las empresas oferentes en las diferentes modalidades de contratación y frente a los cuales se tendrá especial consideración para su participación y/o elección siempre que cumplan con las condiciones técnicas, económicas y de oportunidad exigidas.
2. Dentro de los análisis del sector, bien sea cotizaciones, estudios de mercados o estudios similares, se podrá promover cuando haya a lugar, el acceso de las Mipymes identificando potenciales contratistas para que participen en el proceso.
3. En los documentos precontractuales, cuando haya a lugar, se deberá incluir un acápite destinado a las Mipymes en donde se fundamente el programa u reglas aplicables a estas dentro del proceso de contratación correspondiente.
4. En el proceso de contratación simplificada mediante estudio de mercado, se preferirá el suministro de bienes o servicio de las Mipymes nacionales, siempre que cumplan con los criterios técnicos, de oportunidad y precio exigidos para dicha contratación.
5. Se tendrán en especial consideración, los criterios de promoción e incentivo de Mipymes nacionales, los cuales deberán estar debidamente argumentados.
6. CIAC podrá adelantar procesos de contratación únicamente vinculando a Mipymes nacionales.

Parágrafo 1º. DILOA o quien haga sus veces, deberá remitir a Colombia Compra Eficiente (ANCCE) un informe dentro de los dos (2) primeros meses de cada año, donde se mencione el cumplimiento y el resultado de la adopción de las medidas establecidas por parte de la CIAC S. A. para la promoción y protección de las Mipymes en la contratación, de acuerdo con las Leyes 816 de 2003 y 2069 de 2020 y las demás normas que las complementen, sustituyan o modifiquen.

Parágrafo 2º. Las condiciones preferenciales para las Mipymes deberán ser claras, públicas y eficaces, las cuales deben instaurarse desde los documentos precontractuales, con la finalidad de que los participantes conozcan las reglas que benefician a las Mipymes en el proceso correspondiente.

Artículo 24.

Apoyo a la industria nacional. En los procesos de contratación que adelante la CIAC S. A. y que no sea aplicable la ninguna de las excepciones señaladas en el parágrafo primero, artículo 8º, se adoptarán criterios objetivos que permitan apoyar la industria nacional en los términos señalados en la Ley 816 de 2003, los criterios serán reglamentados en el procedimiento de contratación o definidos en la invitación a ofertar.

Artículo 25.

Publicidad de los contratos. Con el fin de dar cumplimiento al principio de Publicidad consagrado en la Constitución Política como principio de la función administrativa, la CIAC S. A. publicará sus órdenes o contratos en el SECOP o el sistema que corresponda por ley y en los términos señalados en esta.

Parágrafo. Único. Constituye una excepción al deber que implica el presente artículo, la reserva contractual (obligación de confidencialidad), legal, o secreto industrial (en los términos de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones).

Artículo 26.

Garantías contractuales. Los oferentes o contratistas nacionales y los extranjeros con representación legal, sucursal, o apoderado especial en Colombia podrán otorgar como mecanismos de cobertura del riesgo, entre otras, cualquiera de las siguientes garantías:

i. Contrato de seguro contenido en una póliza. ii. Fiducia mercantil en garantía. iii. Garantía bancaria a primer requerimiento. iv. Endoso en garantía de títulos valores. v. Depósito de dinero en garantía.

Parágrafo 1º.
Riesgos asegurables. Los riesgos derivados de celebración de contratos serán asegurados mediante los amparos de cobertura señalados a continuación:

A. SERIEDAD DE LA OFERTA: Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta o del presupuesto oficial estimado y su duración será mínimo hasta la fecha de celebración del contrato señalada en la invitación a ofertar y un (1) mes más.

Esta garantía buscar proteger a la CIAC S. A. cuando el oferente A) No suscriba el contrato sin justa causa. B) No ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad. C) El retiro de la oferta después de vencido el plazo para presentarla. D) Falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento.

B. AMPARO ANTICIPO: Para este amparo el valor asegurado será equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de anticipo y su vigencia no podrá ser inferior a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.

Este amparo cubre a la CIAC S. A. contra los perjuicios imputables al contratista derivados de la no inversión, uso indebido, apropiación indebida de las sumas en dinero o especie que sean entregadas en calidad de anticipo, o del no reintegro de las sumas en dinero o especie que sean entregadas en calidad de pago anticipado y que el contratista no devuelva a la entidad.

C. AMPARO PAGO ANTICIPADO: Para este amparo el valor asegurado será equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado y su vigencia no podrá ser inferior a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.

Este amparo cubre a la CIAC S. A. contra los perjuicios imputables al contratista derivados por el no reintegro de las sumas en dinero o especie que sean entregadas en calidad de pago anticipado y que el contratista no devuelva a la entidad.

D. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES: Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria o al diez por ciento (10%) del valor del contrato y su vigencia no podrá ser inferior a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.

Cubre los perjuicios directos imputables al contratista, derivados del incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista con la suscripción del contrato, y contempla también el cumplimiento tardío, defectuoso o imperfecto de las mismas, así como multas y clausula penal, según se pacten en el contrato.

E. CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE ELEMENTOS, BIENES, EQUIPOS, Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y su vigencia será a partir de la entrega del bien No podrá ser inferior al término de duración de la garantía técnica ofertada por el contratista y cuatro (4) meses más.

Cubre los perjuicios imputables al contratista causados por la mala calidad, la calidad deficiente o desempeño defectuoso de los elementos, bienes y equipos suministrados por el contratista, así como de los servicios prestados, de conformidad con las especificaciones pactadas en el contrato o en normas técnicas según corresponda.

E. CALIDAD DE LOS SERVICIOS, Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y su vigencia será a partir de la entrega del servicio y no podrá ser inferior al término de duración de la garantía técnica ofertada por el contratista y cuatro (4) meses más.

Cubre los perjuicios imputables al contratista causados por la mala calidad, la calidad deficiente o desempeño defectuoso, frente a las especificaciones que se pacten en el contrato o en las normas técnicas según corresponda.

Los contratos relacionados con actividades de: limpieza, aseo general de obra, demolición de obras existentes, resanes, pañetes, adecuaciones, pintura, suministro e instalación de pasto, dragado, deberían estar amparadas por las garantías de calidad de servicio y no por el amparo de estabilidad y calidad de la obra.

F. AMPARO DE ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA, Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato.

Por regla general la vigencia no podrá ser inferior a cinco (5) años contados a partir de la entrega de la obra, se podrá aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato que deberá relacionarse en los estudios y/o documentos previos de la contratación, cuando la garantía sea reglamentada por norma especial, el valor y/o vigencia será el señalado en dicha norma.

Cubre por los perjuicios que sufra como consecuencia de cualquier daño o deterioro que presente la obra entregada, por razones imputables al contratista.

G. AMPARO DE PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato y su vigencia no podrá ser superior a la duración del contrato y cuatro (4) años más.

Tiene por objeto cubrir a la entidad pública asegurada de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista garantizado, frente al personal requerido para la ejecución del contrato amparado.

F. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Para este amparo el valor asegurado no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y su vigencia no podrá ser inferior a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.

Esta garantía cubre los perjuicios que puede sufrir la Entidad Estatal derivados de la responsabilidad civil extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista o de los subcontratistas. Este Riesgo solo puede cubrirse mediante pólizas de seguro.

Parágrafo 2º.
Aviso de Siniestro: Tratándose de pólizas de seguros, una vez materializado el incumplimiento del contrato objeto de la garantía, el Gestor Contractual adelantará las gestiones administrativas para dar aviso oportunamente del siniestro a la aseguradora.

Parágrafo 3º. El contratista deberá reponer la garantía cuando el valor de la misma se vea afectada por razón de ocurrencia de siniestros. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.

Parágrafo 4º. La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizando la prolongación de sus efectos y tratándose de pólizas, no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.

Parágrafo 5º. La CIAC S. A. solo aceptará la garantía con sujeción a lo pactado en el respectivo contrato, de tal forma que ampare el cumplimiento idóneo y oportuno conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento.

Parágrafo 6º. En el evento en que la CIAC S. A. celebre contratos con organizaciones o fundaciones sin ánimo de lucro, legalmente constituidas, podrá exonerarlas del otorgamiento de garantías, siempre y cuando el objeto, cuantía y modalidad de los contratos, así como las características específicas de la organización en que se trate, lo justifiquen. De la decisión en este sentido deberá dejarse constancia en el respectivo texto contractual.

Parágrafo 7º.
Obligatoriedad de la garantía. Las garantías serán obligatorias cuando el monto de la orden y/o contratos sea igual o superior a: Cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv), para bienes o servicios de funcionamiento. Cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) para bienes y servicios aeronáuticos o misionales.

En todo caso, el Ordenador del Gasto podrá pactar su exigencia en cuantías inferiores, para lo cual DILOA podrá recomendar esto, y atendiendo criterios relacionados con la complejidad del negocio jurídico, las condiciones particulares del contratista, el lugar a ejecutarse y demás riesgos analizados en la etapa precontractual, en este caso bastará con determinar las garantías dentro del estudio de mercado y/o negocio jurídico a celebrarse.

En los contratos de: seguros, empréstitos, casos en los cuales la contratación sea AOG, cuando el plazo de entrega sea inferior a cinco (10) días calendario y la forma de pago pactada sea contra entrega, no será obligatorio la exigencia de garantías, la justificación para no exigirlas deberá constar en los estudios y/o documentos previos.

Parágrafo 8º. Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin representación legal, apoderado o sucursal en Colombia podrán otorgar a título enunciativo más no limitativo, entre otras, las siguientes garantías:
i. Cartas de crédito. ii. Stand by. iii. Demás modalidades de crédito documentario definidos por las reglas y usos uniformes Relativos a los Créditos Documentarios - UCP 600 de la ICC (International Chamber of Commerce).

Parágrafo 9º. Teniendo en cuenta las condiciones especiales del mercado o la calidad de casa fabricante o proveedores exclusivos, el ordenador del gasto de la CIAC S. A. podrá autorizar la celebración de contratos con proveedores extranjeros sin exigir la constitución de las garantías prevista en el presente Capítulo, la justificación para no exigirlas deberá estar en los estudios y/o documentos previos.

Parágrafo 10. En cumplimiento a la Circular Conjunta número 001 del 20 de agosto de 2021 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, relacionada en la Circular número 156-2021 de la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, la CIAC S. A. deberá realizar la verificación de las pólizas, seguros, avales bancarios y patrimonios autónomos y cualquier tipo de garantía donde la Entidad sea la beneficiaria.

Artículo 27.

Impuestos. El Contratista, la CIAC S. A. o su Asociado o Aliado, será responsable de aquellos impuestos, tasas o contribuciones de orden nacional, o territorial (distrital o municipal) que de conformidad con las normas tributarias colombianas vigentes se encuentren establecidas o se llegasen a establecer en desarrollo de cada contrato u orden. Lo anterior sin perjuicio de lo que se llegaré a pactar concretamente para el efecto.

Artículo 28.

Facultades unilaterales. Las facultades unilaterales son aquellas otorgadas entre las partes en ejercicio de la autonomía negocial para que, en caso de incumplimiento parcial o total del contrato, la parte cumplida o que se allanó a cumplir las ejerza unilateralmente previo agotamiento de un debido proceso.

La CIAC S. A. en ejercicio del principio de autonomía de la voluntad, y según lo previsto en el régimen legal aplicable y de conformidad con el desarrollo jurisprudencial, podrá pactar cláusulas de ejecución unilateral que deberán plasmarse de manera expresa y clara en los contratos y/u órdenes contractuales, estas cláusulas podrán ser de imposición de multas o sanciones o hacer efectiva la cláusula penal, entre otras con arreglo al régimen del contrato.

Cuando el ejercicio de las facultades unilaterales se derive de un incumplimiento contractual, se agotará el procedimiento señalado en el artículo 30, con el fin de garantizar el debido proceso para el contratista, vencido el término de traslado y en caso de no lograr un acuerdo, o no recibir respuesta del contratista, la CIAC S. A. hará uso de dichas facultades unilaterales mediante acto jurídico contractual debidamente motivado.

Terminación Unilateral de Órdenes Contractuales: La CIAC S. A., podrá terminar unilateralmente las ordenes contractuales sobre las cuales no se cumplieron los requisitos de ejecución dentro del plazo previsto, como la expedición de las garantías contractuales entre otros, así como aquellas en las que cumplidos los requisitos de ejecución el contratista no atiende a los seguimientos de ejecución de forma reiterada lo que genera un riesgo alto de incumplimiento, La terminación unilateral aquí prevista deberá ser motivada.

Cuando la terminación unilateral sea por causas relacionadas con la falta de respuesta del contratista se deberá dejar evidencia del seguimiento y se deberá justificar el perjuicio que se pretende evitar.

Artículo 29.

Multas sucesivas y cláusula penal.

La CIAC S. A. podrá pactar cláusula penal o de multas sucesivas en los contratos de conformidad con los criterios de negociación, teniendo como base para las multas un valor equivalente al 0.05% por cada día de retraso y un mínimo del 10% para la cláusula penal, En cualquier caso, se entiende que este artículo aplicará tanto para CIAC S. A., como para su contratista o proveedor.

En las condiciones generales de las órdenes contractuales de aceptación de oferta, se definirá una multa por cada día de retraso por un valor diario equivalente al 0.05%, y para la cláusula penal el 20% del valor total pactado, lo anterior sin perjuicio que en circunstancias especiales y previa justificación se adelante negociación sobre el clausulado general de las ordenes contractuales, caso en el cual se deberá suscribir un Anexo que será suscrito por el representante legal del contratista y el ordenador del gasto de la CIAC S. A. en el cual consten las modificaciones acordadas respecto al clausulado general.

La aplicación de las multas se hará durante la vigencia del contrato con el fin de compeler o conminar al contratista para el cumplimiento, La cláusula penal procede cuando hay un incumplimiento definitivo, total o parcial de las obligaciones contractuales.

En caso de incumplimiento definitivo, total o parcial de las obligaciones, la parte incumplida, pagará a la parte que cumplió o se allanó a cumplir, a título de Cláusula Penal Pecuniaria, una suma equivalente a mínimo el 20% del valor total del contrato u orden, a menos de que se pactaré otro porcentaje.

La imposición de multas y de la cláusula penal se aplicará de conformidad con el procedimiento previsto en el artículo 30 de del presente manual, esta penalidad se aplica a título sancionatorio por lo que bastará acreditar el incumplimiento para su imposición y no se constituye en una estimación anticipada de los perjuicios causados por el incumplimiento, en consecuencia, la parte cumplida o que se allanó a cumplir podrá reclamar la totalidad de los perjuicios derivados del incumplimiento, así mismo para su cobro podrá hacer uso de los mecanismos de compensación previstos en la normatividad vigente o acudir al juez del contrato.

Artículo 30.

Procedimiento para el ejercicio facultades unilaterales o de arreglo directo. Para efectos de resolver directamente las controversias contractuales o para ejercer las facultades unilaterales previstas en el presente manual, que deriven entre otras en la aceptación o imposición de las multas o hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria a que haya lugar, o terminar unilateralmente el contrato u orden, se observará el siguiente procedimiento:

Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la CIAC S. A. lo citará a reunión para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la reunión, que podrá emplear cualquier medio tecnológico para el efecto. Igualmente deberá atender a la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

En desarrollo de la reunión, el Ordenador del Gasto o a quien este delegue, que podrá ser al Director Logístico, presentará las circunstancias de hecho que motivan la citación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente incumplidas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la CIAC S. A.;

Las partes podrán efectuar concesiones mutuas o los arreglos concernientes determinando un término para llevar a cabo estos, que permitan de manera preferente continuar la ejecución del contrato sin dilaciones. En todo caso las partes podrán acordar la imposición de multas o de la cláusula penal, privilegiando el arreglo directo de la controversia contractual, así como la asunción de compensaciones, entre otras formas de pago;

Cuando no sea posible llegar a un arreglo directo, la CIAC S. A. mediante un acto jurídico contractual, emitido por el Ordenador del Gasto y debidamente motivado, en el que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la reunión, procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento o terminación unilateral;

En cualquier momento del desarrollo de la reunión, el Ordenador del Gasto o a quien este delegue, podrá suspenderla cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la reunión;

Cuando del resultado de la reunión las partes lleguen a un acuerdo, se suscribirá un Acta en el que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la diligencia, así como de los compromisos y/u obligaciones derivados del acuerdo.

Artículo 31.

Supervisión e interventoría de contratos u órdenes. La CIAC S. A. vigilará la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor y/o un interventor, según corresponda.

La supervisión es el seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión del contrato requiere revisión constante de la ejecución de las prestaciones del contrato, sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos[1] la supervisión podrá dividirse en administrativa y técnica cuando el objeto del contrato así lo requiera.

La interventoría es el seguimiento técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un tercero independiente de la CIAC S. A. La interventoría procede cuando el objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del contrato, la CIAC S. A., si lo encuentra justificado y de acuerdo con la naturaleza del contrato vigilado, puede incluir en la interventoría el seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y jurídicas derivadas del mismo[2].

La supervisión y la interventoría sobre un contrato pueden concurrir. En caso de concurrencia, se fijará con claridad el alcance y las responsabilidades del supervisor y del interventor para evitar dificultades y delimitación de responsabilidad[3].

Parágrafo 1º. En el requerimiento para la suscripción de los contratos, se consignará la necesidad de contar con interventoría, en caso contrario, se entenderá que únicamente contará con Supervisión.

Parágrafo 2º. Designación de los Supervisores: Los supervisores serán designados por el Ordenador del Gasto en el texto del contrato o mediante comunicación a través de cualquier medio (físico y/o mensaje de datos), la CIAC S. A. podrá celebrar contratos de prestación de servicios y/o de apoyo a la gestión para apoyar la supervisión de los contratos, pero no para ejercer directamente la supervisión.

La designación de los supervisores deberá ser comunicada por un medio idóneo y será efectiva a partir de la fecha en que se acredite el acuse de recibo, la comunicación se podrá realizar por los canales electrónicos dispuestos por la CIAC S. A., caso en el cual será efectiva a partir de la confirmación de lectura del mensaje de datos, cuando la designación se realice a través de la minuta del contrato se entenderá que ha sido comunicada si el supervisor firma y/o valida dicha minuta o cuando adelante cualquier actividad relacionada con la supervisión, Parágrafo 3º. Ejercicio de la supervisión e interventoría. Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas, como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito, las actuaciones contractuales deben ser publicadas en el SECOP de acuerdo al régimen de contratación de la CIAC S. A., Los interventores o supervisores no pueden sustituir a la Entidad Estatal, por tanto, no pueden dar instrucciones en su nombre.

Funciones Administrativas a) Conocer y entender los términos y condiciones del contrato; b) Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas en el previstos, advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato, identificar las necesidades de cambio o ajuste y tomar las medidas necesarias para gestionarlos; c) Coadyuvar con el supervisor técnico en el manejo de la relación con el proveedor y/o contratista, exigir o requerir de forma escrita el cumplimiento del contrato; d) Solicitar por escrito al contratista los informes de ejecución del contrato que se requieran y de ser necesario adelantar reuniones de seguimiento; e) Atender y resolver por escrito, toda consulta que formule el contratista; f) Elaborar, gestionar y suscribir de acuerdo a su responsabilidad (técnica o administrativa) y cuando se requiera, las actas de inicio, actas parciales de ejecución, actas de suspensión, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación y demás actas generadas durante la ejecución del contrato; g) Verificar el cumplimiento de la normatividad contenida en el presente reglamento, así como de la que corresponda a la naturaleza del contrato; h) Elaborar y presentar informes de supervisión de acuerdo con la periodicidad y requisitos señalados para el efecto en el procedimiento de la Dirección de Logística Aeronáutica o la dependencia que haga sus veces, en los que se identifique el avance y novedades de ejecución, así como los posibles incumplimientos o riesgos de incumplimiento, caso en el cual el informe deberá presentarse una vez se identifique el riesgo sin perjuicios de los informes periódicos; i) Servir de interlocutor entre la CIAC S. A. y el contratista, así mismo gestionar y/o proponer soluciones frente a las controversias entre las partes propendiendo por el cumplimiento del contrato siempre en defensa de los intereses de la CIAC S. A.; j) Informar y cuando se requiera denunciar ante las autoridades competentes, con los soportes correspondientes, cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública dentro de los cuales se encuentran conductas asociadas a actos de corrupción en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos; k) Revisar y garantizar que el expediente contractual esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normatividad aplicable;
1. Elaborar y gestionar la firma por parte del ordenador del gasto de las certificaciones sobre la ejecución contractual; m) Exigir al contratista la presentación de las garantías y sus modificaciones que haya a lugar y coordinar con el área encargada de la CIAC S. A. la revisión y aprobación, así mismo hacer seguimiento y control cuando por razones de ejecución sea necesario la modificación de las garantías; n) Preparar y entregar la información para dar respuesta a las solicitudes que adelante los organismos de control y fiscalización; o) Estudiar las solicitudes y requerimientos del contratista y dar recomendaciones al Director Logístico y/u Ordenador del Gasto; p) Elaborar la documentación y el soporte, cuando sea necesario hacer efectivas las garantías del contrato, en coordinación con Grupo Asesor Jurídico realizar las comunicaciones y/o requerimientos de cumplimiento ante el contratista y la aseguradora; q) Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato incluyendo el registro presupuestal, plan y gestión de pagos, verificando que la factura corresponda a los bienes, obras y servicios efectivamente recibidos; r) Verificar que las modificaciones al contrato cuenten con los requisitos previos como autorizaciones, adiciones presupuestales y justificaciones; s) Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de ejecución del contrato antes de su inicio; t) Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato; u) Solicitar informes a quien corresponda, para verificar la ejecución presupuestal del contrato.

Funciones Técnicas a) Conocer y entender los términos y condiciones técnicas del contrato; b) Hacer seguimiento desde la responsabilidad técnica del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas en el previstos, advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato, identificar las necesidades de cambio o ajuste y tomar las medidas necesarias para gestionarlos; c) Coadyuvar con el supervisor administrativo en el manejo de la relación con el proveedor y/o contratista, exigir o requerir de forma escrita el cumplimiento del contrato; d) Cuando se requiera solicitar por escrito al contratista los informes de ejecución del contrato que se requieran y de ser necesario adelantar reuniones de seguimiento; e) Atender y resolver por escrito, toda consulta que formule el contratista, relacionada con la ejecución técnica del contrato; f) Elaborar, gestionar y suscribir de acuerdo a su responsabilidad (técnica o administrativa) y cuando se requiera, las actas de inicio, actas parciales de ejecución, actas de suspensión, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación y demás actas generadas durante la ejecución del contrato; g) Verificar el cumplimiento de la normatividad técnica relacionada con el objeto del contrato vigilado; h) Elaborar y presentar informes de supervisión de la ejecución técnica del contrato de acuerdo con la periodicidad y requisitos señalados para el efecto en el procedimiento de la Dirección de Logística Aeronáutica o la dependencia que haga sus veces, en los que se identifique el avance y novedades de ejecución, así como los posibles incumplimientos o riesgos de incumplimiento, caso en el cual el informe deberá presentarse una vez se identifique el riesgo sin perjuicios de los informes periódicos; i) Servir de interlocutor entre la CIAC S. A. y el contratista, así mismo gestionar y/o proponer soluciones frente a las controversias de contenido técnico que se presenten entre las partes, propendiendo por el cumplimiento del contrato siempre en defensa de los intereses de la CIAC S. A.; j) Informar y cuando se requiera denunciar ante las autoridades competentes, con los soportes correspondientes, cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública dentro de los cuales se encuentran conductas asociadas a actos de corrupción en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos; k) Exigir al contratista la presentación de las garantías técnicas cuando haya a lugar, así mismo hacer seguimiento y control cuando por razones de ejecución sea necesario la modificación; l) Coadyuvar con el supervisor administrativo en la preparación de la información para dar respuesta a las solicitudes que adelante los organismos de control y fiscalización; m) Estudiar las solicitudes y requerimientos del contratista de contenido técnico y dar recomendaciones al Director Logístico y/u Ordenador del Gasto; n) Informar oportunamente la recepción de bienes, obras y servicios a fin de garantizar la adecuada gestión administrativa y financiera del contrato; o) Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables; p) Organizar, administrar y gestionar el recibo de bienes, obras y servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos señalados en el contrato, cuando la aceptación y/o rechazo dependa de un concepto técnico de inspección deberá garantizar la pronta comunicación al contratista frente a las novedades que se presenten, exigiendo el pronto cumplimiento y/o subsanación.

Parágrafo 4°. Supervisión Administrativa y Técnica, La supervisión de los contratos se adelantará de manera general por el Gestor Contractual que haya elaborado la respectiva orden o a quien el Director Logístico designe, quien será el responsable de cumplir las funciones señaladas en el presente manual.

La CIAC S. A. podrá designar supervisión técnica atendiendo la especialidad y/o complejidad del contrato, para lo cual se deberá tener en cuenta que las funciones del supervisor tengan relación directa con el objeto del contrato, el supervisor técnico será el encargado de realizar seguimiento y revisión del cumplimiento de las normas técnicas aplicables y las especificaciones de los bienes y servicios.

Podrá existir concurrencia en la supervisión administrativa y técnica, caso en el cual cada uno deberá ejercer sus funciones de forma independiente y responderán solidariamente por las obligaciones generales y específicamente de acuerdo a su especialidad y en las condiciones señaladas en el presente manual.

Parágrafo 5º. Responsabilidad de los Supervisores o Interventores. Los supervisores e interventores que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos son responsables por sus actuaciones y omisiones, En consecuencia, responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones[4].

Artículo 32.

Liquidación de contratos y cierre contractual de órdenes. Serán objeto de liquidación, los contratos que celebre la CIAC S. A. con clausulados integrales en los cuales se acuerde dicha liquidación.

La liquidación del contrato de común acuerdo será de carácter preferente y en ella las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, efectuado lo cual, se declararán a paz y salvo por concepto de las obligaciones derivadas del contrato.

La liquidación del contrato se hará teniendo como base el modelo de acta de liquidación normalizado para el efecto, y que incluye requerimientos mínimos de información.

Parágrafo 1º. La liquidación del contrato se hará de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado para el efecto en el respectivo texto contractual. De no existir tal término, la liquidación deberá efectuarse dentro de los seis (6) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato, o en cualquier momento siempre que sea bilateral.

Parágrafo 2°.
Cierre contractual. Serán objeto de cierre las órdenes contractuales, dicho cierre consiste en que la Entidad a través de los gestores contractuales o supervisores administrativos, según sea el caso, elaborará un documento que dará cuenta del cumplimiento y pago de las prestaciones pactadas en la orden. El término máximo para realizar el cierre será dentro de los seis (6) meses siguientes a la expiración del plazo de ejecución.

Excepcionalmente procederá el cierre contractual de las ordenes que vencido el plazo de ejecución no se ha ejecutado la totalidad del objeto como consecuencia de la falta de respuesta del proveedor y/o contratistas, caso en el cual deberá media justificación en la que se identifique el seguimiento contractual, así como las razones por la cuales resulta más eficiente realizar el cierre contractual que el ejercicio de una controversia y/o facultad unilateral.

Artículo 33.

Mecanismos de solución directa de controversias contractuales. La CIAC S. A., y los contratistas buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual.

En el texto de todo contrato celebrado por la CIAC S. A. se podrá incluir el empleo de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos previstos en la ley, con preferencia en el arreglo directo, las partes también podrán acudir a la conciliación, la amigable composición o la transacción, con el lleno de los requisitos legales correspondientes. De igual forma se podrán incluir pactos arbitrales o cláusulas compromisorias, bajo criterios de complejidad, y/o alto monto de los contratos a celebrar.

Artículo 34.

Transición. Las disposiciones de este Manual se aplicarán a los contratos u órdenes que se celebren a partir de su vigencia, los que se encuentren en ejecución y se hubieren celebrado en la vigencia del Manual de Contratación - Resolución número 135 de 2021, se regirán por este hasta su culminación.

Artículo 35.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 95 del Decreto número 2150 de 1995 y deja sin valor ni efectos las normas y disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución número 135 de 2021 y las demás normas que la modifican o aclaran.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

El Gerente General CIAC S. A., Brigadier General, Andrés Guzmán Morales.

(C. F.).

[1] Colombia Compra Eficiente; Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los Contratos del Estado - GEFSICE-02. [2] Ibídem. [3] Ibídem. [4] Ibídem.