RESOLUCION 320 de 2023

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho De Autor, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 4) del artículo 3° del Decreto número 4835 de 2008, modificado por el Decreto número 1873 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que conforme lo indica el artículo 3°, numeral 4, del Decreto número 4835 de 2008, es función del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor (en adelante DNDA), “coordinar y supervisar las actividades a cargo de las dependencias (…)”.

Segundo. Que una de las disposiciones adoptadas por el Gobierno nacional tras la llegada del COVID-19 al país, fue el Decreto Legislativo número 806 del 4 de junio de 2020, “por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, y esta influyó en el trámite de las actuaciones que conoce la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA.

Tercero. Que desde la DNDA se expidieron las Resoluciones 076 de 2020, 101 del mismo año y 128 de 2021, mediante las cuales se tomaron medidas que permitieron la prestación del servicio durante la emergencia sanitaria por COVID-19, en un principio solo de manera virtual y posteriormente garantizando la presencialidad para los usuarios que así lo necesitaren. Igualmente, se crearon los instructivos de radicación, estados y traslados y de audiencias.

Cuarto. Que el Gobierno nacional profirió la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, “por medio de la cual se establece la vigencia permanente del Decreto Legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones”.

Quinto. Que la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, atiende a los usuarios utilizando herramientas tecnológicas e informáticas y garantiza la atención presencial dentro del horario de atención de la entidad.

Sexto. Que en razón a que la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales tiene competencia en todo el territorio nacional, se hace necesario que todo tipo de radicación se realice vía correo electrónico, garantizándose de este modo el acceso a la justicia. Para este tipo de radicación es importante que en cada nueva solicitud se indiquen las direcciones de correo electrónico y el número telefónico de contacto de las partes y/o interesados, del apoderado y de cualquier tercero que deba ser citado, conforme lo indica el artículo 3° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022.

Séptimo. Que los nuevos trámites, recursos, memoriales, pruebas o demás documentos que las partes necesitaren allegar, deberán ser remitidos a la dirección de correo electrónico establecida por la DNDA para la radicación de correspondencia, donde se les asigna un número. de acuerdo con la hora y fecha de recepción de dicho correo, se estudiará la oportunidad del documento y se dará aplicación al artículo 109 inciso 4° del Código General del Proceso (en adelante CGP). Para ello el remitente deberá atender lo establecido en el “Instructivo de Radicación de Documentos” el cual puede ser consultado en el espacio que tiene la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales dentro de la página web de la entidad y tener en cuenta que los nombres de los archivos deben ser tan cortos como sea posible, esto para que la ruta de acceso a ellos no supere los límites que establece OneDrive, pues de lo contrario se presentarían problemas para su cargue y visualización.

Octavo. Cuando los documentos a radicar no puedan ser enviados debido a su tamaño, pueden remitirse en varios correos debidamente enumerados. En caso de no poderlos dividir es posible cargarlos en alguna herramienta, a la cual le den acceso libre y directo a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales y que esté expresada en el memorial de radicación, junto con el listado de documentos a descargar y el compromiso, que se entiende otorgado con el envío, de garantizar la inalterabilidad y disponibilidad de los documentos remitidos.

Noveno. Que de acuerdo con el artículo 78 numeral 14 del CGP, es deber de las partes y los apoderados “Enviar a las demás partes del proceso después de notificadas, cuando hubieren suministrado una dirección de correo electrónico o un medio equivalente para la transmisión de datos, un ejemplar de los memoriales presentados en el proceso. (…) Este deber se cumplirá a más tardar el día siguiente a la presentación del memorial. (…)”. Adicionalmente, la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, reitera tal deber a las partes y expresa la obligación de informar al Despacho sobre cualquier cambio en sus direcciones de notificación electrónica.

Décimo. Que conforme lo estableció la Ley 2213 del 13 de junio de 2022 en su artículo 6°, “(…) salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado, el demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados. Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación. El secretario o el funcionario que haga sus veces velará por el cumplimiento de este deber, sin cuya acreditación la autoridad judicial inadmitirá la demanda. (…)”.

Décimo Primero. Que la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, en su artículo 5°, contempla que los poderes especiales pueden ser conferidos mediante mensaje de datos y no requerirán firma manuscrita o digital, solamente deben llevar la antefirma y no necesitarán de presentación personal o reconocimiento. En aquellos se debe expresar el correo del abogado y en caso de que quien lo otorgue sea una persona inscrita en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde el correo de notificaciones judiciales que se haya inscrito en dicho registro.

Décimo Segundo. Que la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, establece en sus artículos 6 y 8 unas alternativas para surtir la notificación personal y dispone que los emplazamientos para notificación personal se pueden realizar sin necesidad de publicación en medio escrito, para lo cual bastará con la inscripción en el Registro Nacional de Personas Emplazadas. Disposiciones que serán tenidas en cuenta por la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Décimo Tercero. Que las notificaciones a las que se refieren los artículos 291 y 292 del CGP, deben ser remitidas por los demandantes con normalidad cuando no conozcan el sitio o dirección electrónica de notificación del demandado. En la comunicación que con cada una de ellas se remita es necesario indicar que, para obtener acceso al expediente, es menester establecer comunicación con la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales por correo electrónico, vía telefónica o comparecer a la sede de la DNDA.

Décimo Cuarto. Que la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, puede utilizar medios tecnológicos para la revisión de los documentos de identificación del demandado o su apoderado y dejar constancia en un acta de la notificación y/o del acceso virtual que se le brinde del expediente, reemplazando así la entrega de traslados físicos. Para esto, en el escrito mediante el cual el demandado establezca contacto con la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, será necesario que indique expresamente el número de teléfono y el correo electrónico en el cual recibirá notificaciones.

Décimo Quinto. Que los documentos que componen los expedientes, actualmente se almacenan en carpetas virtuales de Microsoft OneDrive a las que pueden acceder las partes, apoderados y demás personas autorizadas por el artículo 123 del CGP. Esta herramienta permite consultar el expediente en cualquier momento y lugar, lo cual cobra importancia dado que la competencia de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales es en todo el territorio nacional. Quien requiera soporte para el acceso al expediente puede comunicarse con la DNDA, y si asiste a las instalaciones físicas de la entidad puede a través de alguno de los computadores que se tienen para la atención al usuario, acceder al expediente virtual mediante el correo electrónico de ingreso que le envió la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Décimo Sexto. Que con posterioridad a la notificación de la demanda inicial es posible integrar al proceso litisconsortes, llamados en garantía, poseedores, tenedores, sucesores procesales y coadyuvantes, los cuales deben tener acceso a la carpeta virtual del expediente al que son vinculados. Así mismo el Ministerio Público, los auxiliares de la justicia, y los agentes oficiosos, también requieren acceso a los expedientes en los que intervienen.

Décimo Séptimo. Que, aunque la regla general, conforme a los artículos 3, 114 y 123 del CGP, permite el acceso y la publicidad del expediente para la reproducción de todos los elementos que lo componen, existen situaciones especiales en las cuales se puede limitar dicho acceso, siempre que estén reconocidas de manera expresa. En virtud de esto, se autoriza que en algunos expedientes y a solicitud de parte se abran cuadernos reservados, a los cuales solo tienen acceso algunas personas, pero con una restricción para su reproducción.

Décimo Octavo. Que, para garantizar las características del cuaderno reservado, es posible cargar los documentos que lo componen en una carpeta de OneDrive que tenga acceso restringido, permitiendo a las personas autorizadas su visualización y consulta mediante una videollamada de Microsoft Teams, la cual puede ser agendada con cita previa con la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales. En todo caso, es posible disponer de cualquier otro medio con el que cuente la DNDA para el acceso a los documentos de dicho cuaderno.

Décimo Noveno. Que el artículo 9° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022 establece que cuando la parte radique un escrito que necesite ser trasladado y acredite que le remitió copia a la contraparte, este no será fijado en lista y se entenderá surtido el traslado a los 2 días hábiles siguientes al envío, en este caso el término correrá cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje.

Vigésimo. Que cuando no se acredite el envío descrito en el considerando anterior, ni se confirme por cualquier medio el recibo del mensaje, es necesario realizar la fijación en lista, tal como la contempla el artículo 110 del CGP al referirse a los traslados surtidos fuera de audiencia. También se debe realizar la fijación en lista cuando el Despacho ordene el traslado o el documento lo radique un tercero. En estos casos la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, debe elaborar la fijación en lista y publicarla en el espacio que tiene la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales dentro de la página web de la DNDA durante el respectivo día de su notificación y dentro del horario de atención de la entidad, como se estableció en el “Instructivo de Notificaciones y Traslados” que se encuentra en la página web de la entidad.

Vigésimo Primero. Que, en todo caso, las partes y apoderados deberán ingresar a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se encuentra el expediente para revisar los documentos a los que se esté dando traslado. Para consultar las fijaciones de días anteriores, las partes pueden acceder a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se almacenan estas y a la cual se les concederá acceso mediante un correo electrónico.

Vigésimo Segundo. Que los estados serán cargados en la página web de la DNDA en el espacio que tiene la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales dentro de esta, durante el radicación, junto con el listado de documentos a descargar y el compromiso, que se entiende otorgado con el envío, de garantizar la inalterabilidad y disponibilidad de los documentos remitidos.

Vigésimo Tercero. Que las providencias escritas pueden ser enviadas por correo electrónico a las partes, previa firma electrónica del archivo, de forma tal que se asegure el acceso a los pronunciamientos del Despacho. Sin perjuicio de lo anterior, las partes y apoderados tienen el deber de consultar estas providencias ingresando a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se encuentra el expediente y al cual se cargan las providencias el día en que son notificadas.

Vigésimo Cuarto. Que, en los recursos de apelación concedidos en el efecto devolutivo o diferido, de acuerdo con el artículo 324 del CGP, se debe ordenar al recurrente sufragar la reproducción de las piezas del expediente que sean necesarias para posteriormente ser remitidas por la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, al superior, so pena de entenderse desistido el recurso. Ahora bien, debido a que el expediente será virtual, se hace necesario dar prioridad a los medios electrónicos para el envío de estos documentos y de cualquier otro que debiera remitirse por parte de la Secretaría, esto siempre que el superior lo permita. En todo caso, cuando se requiera que el recurrente asuma las copias, esto se le puede indicar mediante auto.

Vigésimo Quinto. Que cuando el recurso de apelación se concede en el efecto suspensivo, de acuerdo con el artículo 323 del CGP, se debe remitir el original en físico del expediente al superior jerárquico; sin embargo, por ser el expediente original virtual, con el oficio de la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, es posible remitir el enlace mediante el cual podrá el superior acceder a él, esto siempre que así se permita por parte del Tribunal Superior de Bogotá o cualquier otra autoridad que ejerza como segunda instancia de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Vigésimo Sexto. Que, si bien en cualquier remisión a realizar del expediente se debe dar prevalencia a los medios virtuales, esto no implica que no pueda realizarse de otra manera si la entidad receptora no cuenta con los canales necesarios para una remisión de este tipo o lo exige de otra forma.

Vigésimo Séptimo. Que las personas encargadas de la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA cuentan con firmas digitales, por lo tanto, cuando se deba remitir un oficio, este se puede signar usando esta tecnología sobre un archivo PDF y remitirse a través de correo electrónico, lo cual no obsta para que pueda ser realizado de otra forma. Si el oficio debe ser remitido directamente por alguna de las partes, la Secretaría debe cargarlo al expediente para que el interesado lo descargue y realice la remisión respectiva.

Vigésimo Octavo. Que las partes o cualquier persona autorizada conforme al artículo 123 del CGP, pueden solicitar copias de un expediente, y estas a su vez se pueden descargar de la carpeta virtual en que se encuentra alojada. Si el solicitante no tiene acceso a la carpeta de Microsoft OneDrive del expediente, es posible remitir el archivo solicitado a vuelta de correo o dar acceso a una carpeta distinta en la que se carguen los soportes requeridos.

Vigésimo Noveno. Que cuando se pida un desglose de alguno de los expedientes que se encuentran digitalizados, este se puede surtir dando acceso al mismo si no lo tiene o remitiéndole los documentos por correo electrónico, si el solicitante tiene acceso a la carpeta virtual podrá descargar directamente los documentos.

Trigésimo. Que cuando se solicite la primera copia de una providencia y la constancia de su ejecutoria, es posible remitir a vuelta de correo electrónico en archivo PDF la copia de ella y el oficio que certifica tanto la ejecutoria como la primera copia, y este a su vez puede ser firmado digitalmente.

Trigésimo Primero. Que mediante el artículo 7° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, se consagró que las audiencias deberán hacerse a través de medios tecnológicos y se relevó a las partes y demás intervinientes de la autorización que el juez debía dar para su participación a través de estos, de modo tal que la virtualidad se convierte en la regla y la presencialidad en la excepción.

Trigésimo Segundo. Que el artículo 107 del CGP, establece en su parágrafo 1° la participación de las partes e intervinientes en las audiencias a través de medios tecnológicos como la videoconferencia y teleconferencia. Por ser la competencia de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales en todo el territorio nacional, se considera necesaria la utilización de estos medios para asegurar y facilitar la comparecencia de dichas personas, de modo tal que las audiencias se realizarán de forma virtual como regla general. No obstante, las partes e intervinientes pueden solicitar participar de forma presencial y argumentar en su solicitud las razones que les asistan. El juez debe decidir mediante auto si accede a cualquier solicitud de este tipo.

Trigésimo Tercero. Que las audiencias se pueden realizar utilizando el programa Microsoft Teams o cualquier otro que esté a disposición de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, siempre que permita la realización de videoconferencias o teleconferencias y posibilite otorgar acceso a las partes, apoderados y terceros. Para el desarrollo de las audiencias, se elaboró el “Protocolo para la Asistencia y Desarrollo de Audiencias” el cual puede ser consultado en el espacio que tiene la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales dentro de la página web de la entidad.

Trigésimo Cuarto. Que es posible retirar una demanda presentada de manera virtual, y dicha situación debe informarse por el solicitante mediante memorial.

Trigésimo Quinto. Que los usuarios que no tengan los medios tecnológicos o que presenten alguna dificultad para el acceso al expediente o a las carpetas de estados, fijaciones o reservadas de manera remota, pueden acudir a la sede de la entidad dentro del horario de atención para que se les facilite un equipo desde el cual puedan ingresar al expediente virtual y a las carpetas que requieran y se les brinde la asesoría necesaria para hacerlo. Cuando un usuario requiera realizar el trámite de radicación de manera presencial, puede hacerlo trayendo los documentos digitalizados en un medio magnético. En estos casos la DNDA puede facilitar un equipo en sus instalaciones desde el cual el usuario puede radicarlos de forma virtual. Si los soportes son traídos en físico, en la sede de la entidad se puede realizar su digitalización para su posterior radicación de manera virtual.

Trigésimo Sexto. Que el archivo del expediente virtual se puede surtir entregando al área encargada de esta función en la DNDA, una copia de este, guardada en un dispositivo de almacenamiento que permita su posterior consulta. Toda vez que la cantidad de accesos está determinada por un contrato de licencia con un proveedor de sistemas informáticos, una vez el expediente sea entregado para archivo, se deben eliminar todos los accesos que se hayan concedido a la carpeta virtual y en caso de requerirse algo del mismo, deberá radicarse una solicitud ante la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, quien surtirá el trámite interno necesario y remitirá lo solicitado por correo electrónico o cargará los documentos a una carpeta virtual de Microsoft OneDrive a la que dará acceso al solicitante vía correo electrónico.

Trigésimo Séptimo. Que, para garantizar la seguridad de la información y la conservación de los documentos en el tiempo, es necesario realizar copias de seguridad de la información cargada en las carpetas de Microsoft OneDrive en las que se almacenan los expedientes.

Trigésimo Octavo. Que las herramientas tecnológicas que ha dispuesto la entidad incorporan medidas de seguridad predeterminadas, para impedir el ingreso de virus, spam, etc., que ocasionalmente limitan la recepción de mensajes de datos. Estas medidas también ubican de manera esporádica mensajes de datos que no tienen problemas de seguridad en cuarentena, imposibilitando su visualización en las bandejas destinadas para la recepción de documentos, afectando el procedimiento de radicación por el personal encargado de esta labor al interior de la DNDA.

Trigésimo Noveno. Que la presente Resolución es un acto administrativo de carácter general y surte efectos a partir de su publicación en el Diario Oficial. Los apoderados tienen el deber de hacer vigilancia a los procesos en los que actúan, por tanto, deben estar atentos a cualquier decisión que se tome respecto a su trámite. La Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, para establecer una comunicación virtual con las partes y/o sus apoderados, puede remitir un mensaje informativo a los correos electrónicos que reposen en el expediente, a los que se encuentran reportados en el Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior de la Judicatura, o a los que aquellos le indiquen.

RESUELVE:

Primero. Establecer que la atención a los usuarios de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA se prestará utilizando herramientas tecnológicas e informáticas y de manera presencial, dentro del horario de atención de la entidad.

Segundo. Establecer que la radicación de demandas, pruebas extraprocesales, medidas cautelares extraprocesales, memoriales, constancias de notificación, recursos y cualquier tipo de documento que se pretenda allegar a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, solo se podrá realizar a través del correo electrónico info@derechodeautor.gov.co y para esto se deberán atender, en todo caso, los postulados de los artículos 78 numeral 14, y 109 inciso 4° del CGP y la Ley 2213 del 13 de junio de 2022.

En adelante, cuando se radiquen documentos que necesiten ser sometidos a reserva, esto deberá expresarse en el cuerpo del correo electrónico con el cual se remitan los documentos.

Cuando por error se envíe un correo o se adjunte algún documento que no corresponda a la actuación que se busca allegar, se debe informar de manera clara en un nuevo correo el error que se busca subsanar, con el fin de no generar confusiones en los funcionarios de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales ni en las partes interesadas.

La radicación presencial será excepcional, sin embargo, el usuario que desee radicar en las instalaciones de la DNDA puede hacerlo llevando los documentos digitalizados en un medio magnético y que cumplan con los formatos y extensiones establecidos en el “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020” o cualquiera que lo modifique o derogue.

Si se traen documentos físicos se realizará su digitalización por el personal de radicación y le serán devueltos al usuario los soportes. Posteriormente se le facilitará un equipo de cómputo desde el cual podrá radicarlos de forma virtual.

Los términos para la atención de las solicitudes por parte de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales se contarán desde su radicación, sin embargo, esto no afectará ningún derecho del remitente, y en todo caso, para el estudio de la oportunidad desde la perspectiva procesal y sustancial, se tendrá en cuenta la fecha y hora del envío y no el de su recepción ni radicación.

Tercero. Establecer que los documentos que se radiquen con destino a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA serán cargados a más tardar el día hábil siguiente en la carpeta virtual de Microsoft OneDrive donde se conformará el expediente con los demás documentos que en adelante alleguen las partes o profiera la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Pasado este término si el remitente observa que existe algún documento radicado, pero no cargado al expediente, deberá ponerse en contacto con la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales con la finalidad de poner de presente dicha situación.

La conformación y alimentación de los expedientes, se hará según las pautas establecidas para el uso de las TIC en las actuaciones judiciales, y se buscará que todos los documentos allegados a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales sean nativos electrónicos Cuarto. Establecer que en los casos en que los documentos a radicar no puedan ser remitidos en un solo correo electrónico, podrán separarse los archivos y ser enviados en varios correos, que deberán ir debidamente enumerados.

Cuando los archivos no puedan separarse, el interesado podrá cargarlos a una plataforma de almacenamiento y dar acceso libre, para que los funcionarios de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales los consulten y descarguen. Dicho enlace deberá encontrarse en el cuerpo del correo electrónico y se deberá indicar el nombre exacto de los archivos a descargar, su orden, dirección en la que están alojados y los datos e indicaciones para el acceso a ellos y el compromiso, que se entiende otorgado con el envío, de garantizar la inalterabilidad y disponibilidad de los documentos remitidos.

El interesado deberá señalar un número telefónico y correo electrónico de contacto para solucionar cualquier inconveniente que se presente con los archivos. Si no se logra su descarga o los archivos no se encuentran donde se indicó, se tendrán por no radicados.

Quinto. Establecer que a los correos electrónicos que hayan informado las partes y sus apoderados, se les remitirá un enlace de acceso a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se encuentre el respectivo expediente, al igual que a la de estados y fijaciones en lista.

Las personas que cuenten con el enlace del expediente podrán acceder a este en cualquier momento y lugar.

Cuando el expediente cuente con uno o varios cuadernos reservados, los documentos correspondientes serán cargados a una carpeta de Microsoft OneDrive a la que solo tendrán acceso las personas autorizadas por la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, vía remota, mediante una videollamada por Microsoft Teams y previa cita solicitada a la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Cuando se requiera acceso al expediente por parte del Ministerio Público o de un auxiliar de la justicia, estos deberán presentar un memorial en el que acrediten la calidad en la que actúan e indiquen el correo electrónico al cual necesitan que se dé acceso al expediente y en respuesta a este la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, les informará el enlace. En caso de que algunas personas se integren al proceso con posterioridad a la demanda inicial, se le remitirá el acceso a la carpeta virtual del expediente una vez se entiendan notificadas y suministren al despacho un correo electrónico de contacto.

Quien requiera soporte para ingresar a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se encuentra el expediente, se podrá comunicar telefónicamente con la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales o acudir a la sede de la DNDA, en este último caso se le asistirá para que a través de alguno de los computadores que se tienen para la atención al usuario, acceda al expediente mediante el correo electrónico de ingreso que le envió la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales.

Sexto. Establecer que los usuarios de la función jurisdiccional en cabeza de la DNDA, que envíen documentos mediante mensajes de datos, deben nombrar estos en consonancia con el oficio en que se remiten.

En razón al límite de caracteres permitidos en la totalidad del expediente digital, se requiere que cada documento sea denominado con el menor número de palabras posible, evitando crear carpetas y subcarpetas que alarguen innecesariamente la ruta de acceso. En todo caso la extensión no podrá ser superior a 150 caracteres.

Todos los documentos allegados, deben cumplir con lo establecido por el Consejo Superior de la Judicatura, en el “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020” o cualquiera que lo modifique o derogue, en especial en lo referente a los formatos requeridos para los documentos de texto, imagen, audio y video.

Excepcionalmente la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA podrá renombrar archivos con la finalidad de conformar el expediente virtual y/o remitir este a otra autoridad.

El incumplimiento de estas disposiciones le permitirá a la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, devolver los documentos para su respectiva corrección, sin perjuicio de la facultad de adecuarlos a los estándares referidos. Si no se atienden los requerimientos señalados por la secretaría, se tendrán por no radicados.

Séptimo. Determinar que en los nuevos procesos se deberá acreditar a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales la remisión al accionado de copia de la demanda y sus anexos y de la subsanación si la hubiere, en los términos del artículo 6° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022 y durante la vigencia de este, so pena de inadmisión, salvo que junto con la demanda se haya solicitado una medida cautelar o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones la contraparte.

Adicionalmente, en ellos deberán expresarse las direcciones de notificación electrónica y el número telefónico de contacto de las partes si los tuviere, del apoderado y de cualquier tercero que deba concurrir al proceso. El mismo deber se predica a la hora de realizar la contestación de la demanda.

Octavo. Disponer que en los trámites que conozca la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, las notificaciones por estado a que haya lugar, se cargarán en el espacio establecido para ello en la página web de la DNDA www.derechodeautor.gov.co durante el día de su notificación y dentro del horario de atención. Además, se remitirán los autos y sentencias anticipadas, con su correspondiente firma, al correo electrónico informado por los apoderados y las partes.

Noveno. Disponer que en los trámites que conozca la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, las fijaciones en lista a que haya lugar, se cargarán en el espacio establecido para ello en la página web de la DNDA www.derechodeautor.gov.co durante el día de su notificación y dentro del horario de atención.

Décimo. Establecer que en adelante, dando aplicación al artículo 9° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, cuando la parte radique un escrito que requiera de traslado y acredite que remitió copia a la contraparte, este no será fijado en lista, sino que se entenderá surtido el traslado a los dos (2) días hábiles siguientes al envío y el término correrá cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje; si no se acredita tal envío ni el recibo del mensaje, será realizada la fijación en lista tal como la contempla el artículo 110 del CGP al referirse a los traslados surtidos fuera de audiencia. Esto último también sucederá cuando la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales sea quien ordene el traslado o el documento sea radicado por un tercero. Décimo Primero. Establecer que, dando aplicación a los artículos 6 y 8 de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, se tendrán en cuenta por la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales las alternativas allí establecidas para surtir la notificación personal.

Sin embargo, en todo memorial de notificación personal que se remita a los demandados, se deberá indicar que para obtener acceso al expediente podrán remitir sus datos de contacto y los documentos que acrediten su calidad al correo info@derechodeautor.gov.co al momento de contestar la demanda o con anterioridad.

En los casos en que no se cuente con la dirección o sitio electrónico del demandado, pero sí con la física y se deba además remitir la notificación por aviso, en esta se le deberá indicar al demandado que para obtener acceso al expediente podrá remitir sus datos de contacto y los documentos que acrediten su calidad al correo info@derechodeautor.gov. co.

El notificado también podrá acudir a la sede de la DNDA, sin embargo, no se entregarán traslados físicos en ningún caso, sino que se entenderán surtidos al proporcionarle acceso a la carpeta virtual en la que se encuentra el expediente.

En el escrito mediante el cual el demandado establezca contacto con la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, será necesario que indique expresamente el número de teléfono y el correo electrónico en el cual recibirá notificaciones. La Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales dejará constancia de la notificación y/o el acceso en el expediente. Décimo Segundo. Establecer que cuando la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA conceda un recurso de apelación en el efecto suspensivo, se otorgará un enlace de acceso al expediente al superior jerárquico.

Cuando se conceda un recurso de apelación en el efecto devolutivo o diferido, por regla general no se le impondrá al recurrente la carga de aportar la reproducción de las piezas procesales necesarias, ya que, por ser el expediente digital, también bastará con otorgarle un enlace de acceso al superior.

En todo caso, si el Tribunal Superior de Bogotá o cualquier otra autoridad que ejerza como segunda instancia de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, exige que el expediente se allegue de forma impresa, mediante auto se le ordenará al recurrente sufragar las respectivas copias.

El enlace otorgado al superior no estará limitado en el tiempo y le permitirá incorporar en el OneDrive de la DNDA, documentos en una carpeta destinada para tal efecto. Décimo Tercero. Establecer que cuando se deba remitir un oficio, este se firmará digitalmente en archivo PDF por parte de la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales y su envío se hará de manera preferente a través de correo electrónico, lo cual no obsta para que pueda ser remitido o signado de otra forma.

Si el oficio debe ser remitido directamente por alguna de las partes, la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales lo cargará al expediente para que la parte que corresponde lo descargue y realice la remisión respectiva. Décimo Cuarto. Establecer que cuando las partes o cualquier persona autorizada conforme al artículo 123 del CGP requiera copias de un expediente, se le indicará que debe descargar el correspondiente archivo de la carpeta virtual en que se encuentra alojado. Si el solicitante no tiene acceso a esta, de ser posible se le remitirá el archivo a vuelta de correo, de lo contrario se le dará acceso a una carpeta de Microsoft OneDrive en la que se cargará lo requerido.

Si se pide un desglose de alguno de los expedientes que se encuentran digitalizados, este se cumplirá dando acceso al mismo si no lo tiene, o remitiéndole los documentos por correo; si el solicitante tiene acceso a la carpeta virtual podrá descargar directamente los documentos.

Cuando lo requerido sea la primera copia de una providencia y la constancia de su ejecutoria, se remitirá a vuelta de correo en archivo PDF la copia de ella y el oficio que certifica tanto la ejecutoria como la primera copia, el cual irá firmado digitalmente. Décimo Quinto. Establecer que cualquier remisión que se deba realizar del expediente se hará dando prevalencia a los medios virtuales, lo cual no obsta para que pueda realizarse de otra manera si la entidad receptora no cuenta con los canales necesarios para una remisión de este tipo o lo exige de otra forma. Décimo Sexto. Establecer que las audiencias se realizarán de forma virtual, dando aplicación a lo establecido en el artículo 7° de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022 y al artículo 107 del CGP, sin embargo, las partes e intervinientes podrán radicar una solicitud para participar de forma presencial, argumentando en ella las razones que les asistan. El juez decidirá mediante auto si accede a cualquier solicitud de este tipo, caso en el cual la audiencia podrá ser totalmente presencial o mixta si solo algunos de los asistentes presentan la solicitud y les es concedida.

Las audiencias se realizarán utilizando el programa Microsoft Teams o cualquier otro que esté a disposición de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, siempre que permita la realización de videoconferencias o teleconferencias y posibilite otorgar acceso a las partes, apoderados y terceros. Para la participación en ellas deberán tenerse en cuenta los lineamientos consagrados en el “Protocolo para la Asistencia y Desarrollo de Audiencias”. Décimo Séptimo. Disponer que quien quiera retirar una demanda presentada de manera virtual, deberá informar dicha situación mediante memorial. Posteriormente, la Secretaría de la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales elaborará un acta en la que dejará constancia de ello y mantendrá el acceso del demandante a la carpeta virtual de Microsoft OneDrive en la que se encuentra el expediente por 5 días más, de forma tal que el solicitante descargue dentro de dicho plazo cualquier documento que requiera. Décimo Octavo. Establecer que el archivo del expediente virtual se surtirá cuando la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales entregue al área encargada de esta función en la DNDA una copia de este, guardada en un dispositivo de almacenamiento que permita su posterior consulta.

Una vez el expediente sea entregado para archivo, se eliminarán todos los accesos que se hayan concedido a la carpeta virtual y en caso de requerirse algo del mismo, deberá radicarse una solicitud ante la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales, quien surtirá el trámite interno necesario y remitirá lo solicitado por correo electrónico o cargará los documentos a una carpeta virtual de Microsoft OneDrive a la que dará acceso al solicitante vía correo electrónico. Décimo Noveno. Establecer que, para garantizar la seguridad de la información y la conservación de los documentos en el tiempo, la DNDA realizará una copia de seguridad anual de la información cargada en las carpetas de Microsoft OneDrive en las que se almacenan los expedientes activos, la cual quedará en custodia de la Unidad de Comunicaciones, Servicio al Ciudadano y Tecnologías de la Información de la DNDA. Vigésimo. Establecer que un funcionario de la Unidad de Comunicaciones, Servicio al Ciudadano y Tecnologías de la Información de la DNDA, designado por el coordinador respectivo o quien haga sus veces, revisará con una periodicidad no mayor a tres (3) días, la bandeja de correos en cuarentena con la finalidad de identificar los mensajes de datos que no constituyan una amenaza a los sistemas de la entidad y que deban ser radicados.

En caso de encontrarse algún mensaje de datos en esta bandeja que cumpla con las características descritas en el párrafo anterior, se procederá inmediatamente con su radicación.

Si el remitente no recibe un número de radicado al día hábil siguiente al envío del mensaje de datos, deberá ponerse en contacto con la Unidad de Comunicaciones, Servicio al Ciudadano y Tecnologías de la Información de la DNDA, con la finalidad de poner de presente dicha situación. Vigésimo Primero. Adoptar el “Instructivo de Radicación de Documentos”, el “Instructivo de Notificaciones Traslados” y el “Protocolo para la Asistencia y Desarrollo de Audiencias” elaborados por la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA, que están publicados para su consulta en la página web de la entidad a través de la ruta Trámites y servicios, Trámites jurisdiccionales, sin perjuicio que los mismos puedan ser actualizados sin necesidad de acto administrativo que lo ordene. Vigésimo Segundo. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las que le sean contrarias, especialmente las Resoluciones 101 del 26 de junio de 2020 y 128 del 27 de agosto de 2020. Vigésimo Tercero. Comunicar el contenido de la presente Resolución a los funcionarios a cargo de la Unidad de Comunicaciones, Servicio al Ciudadano y Tecnologías de la Información, a la Subdirección Administrativa y a la Subdirección de Asuntos Jurisdiccionales de la DNDA, para lo de su competencia. Vigésimo Cuarto. Publicar esta Resolución en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 11 de octubre de 2023.

El Director General, Edwin Robles Chaparro.