RESOLUCION 4737 de 2023

EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL, En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas por los numerales 6 y 7 del artículo 265 de la Constitución Política, modificado por el artículo 12 del Acto Legislativo 01 de 2009, y las Leyes 130 de 1994, 996 de 2005 y 1475 de 2011, y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 109 de la Constitución Política de Colombia, reformado por el artículo 3° del Acto Legislativo número 01 de 2003, y modificado por el artículo 3° del Acto Legislativo número 01 de 2009, dispone:

“El Estado concurrirá a la financiación política y electoral de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica, de conformidad con la ley.

Las campañas electorales que adelanten los candidatos avalados por partidos y movimientos con Personería Jurídica o por grupos significativos de ciudadanos, serán financiados parcialmente con recursos estatales.

La ley determinará el porcentaje de votación necesario para tener derecho a dicha financiación.

(…)

Los partidos, movimientos, grupos significativos de ciudadanos y candidatos deberán rendir públicamente cuentas sobre el volumen, origen y destino de sus ingresos (…)”.

Que para el caso de las consultas de partidos y movimientos políticos que obtén por ese mecanismo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 107 de la Constitución Política se le aplicarán las normas sobre financiación de campañas. Del mismo modo, los incisos 3 del parágrafo del artículo 109 de la Constitución Política, y 4 del artículo 5° de la Ley 1475 de 2011 señalan que, el Estado contribuirá al financiamiento de las consultas mediante el sistema de reposición de gastos por votos obtenidos.

Que, el artículo 265 de la Constitución Política atribuye al Consejo Nacional Electoral el deber de velar por el cumplimiento de las normas sobre partidos y movimientos políticos, y por el desarrollo de los procesos electorales en condiciones de plenas garantías. Así mismo, el numeral 7 de esta disposición, asigna a esta Corporación la competencia de distribuir los aportes que establezca la ley para el financiamiento de las campañas electorales y protección del derecho a la participación política de los ciudadanos.

Que, en concordancia con el artículo 109 de la Constitución Política, el artículo 18 de la Ley 130 de 1994, dispone:

“Artículo 18. Informes públicos. Los partidos, movimientos y las organizaciones adscritas a los movimientos sociales a los que alude esta ley, y las personas jurídicas que los apoyen deberán presentar ante el Consejo Nacional Electoral informes públicos sobre: a) Los ingresos y egresos anuales del partido o del movimiento (…). b) La destinación y ejecución de los dineros públicos que les fueron asignados; y c) Los ingresos obtenidos y los gastos realizados durante las campañas (…).”.

Que, en las campañas electorales habrá lugar a la financiación estatal, mediante el sistema de reposición de gastos por votos válidos obtenidos, siempre y cuando se obtengan los siguientes porcentajes de votación establecidos en el artículo 21 de la Ley 1475 de 2011:

“(…)

En las elecciones para corporaciones públicas tendrán derecho a financiación estatal, cuando la lista obtenga el cincuenta (50%) o más del umbral determinado para la respectiva corporación.

En las elecciones para gobernadores y alcaldes, cuando el candidato obtenga el cuatro por ciento (4%) o más del total de votos válidos depositados en la respectiva elección.

(…)”.

Que, para el caso de las campañas a la Presidencia de la República, los candidatos “… deberán obtener en la elección para presidente de la República, al menos una votación igual o superior al cuatro por ciento (4%) de los votos válidos depositados …”, conforme a lo previsto en el artículo 11 de la Ley 906 de 2005.

Que, el inciso 5 del artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, dispone: “(…)

Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos presentarán ante el Consejo Nacional Electoral los informes consolidados de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubiere participado dentro de los dos meses siguientes a la fecha de votación. Los gerentes de campaña y candidatos deberán presentar ante el respectivo partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas dentro del mes siguiente a la fecha de votación.

(…)”.

Que, el Consejo Nacional Electoral, en ejercicio de las funciones constitucionales de vigilancia, inspección y control, y conforme con lo previsto en el artículo 39 de la Ley 130 de 1994, podrá ordenar y practicar pruebas, revisar libros y documentos públicos y privados e inspeccionar la contabilidad de las entidades financieras.

Que el Consejo Nacional Electoral, de acuerdo con lo previsto en los artículos 20 y 21 de la Ley 996 de 2005, podrá: (i) reglamentar lo referente al sistema único de información sobre contabilidad electoral, presentación de cuentas, periodo de evaluación de informes, contenido de informes, publicidad de los informes, sistema de auditoría y revisoría fiscal; y (ii) adelantar en todo momento, auditorías o revisorías sobre los ingresos y gastos de la financiación de campañas para que, con base en dichos seguimientos o a solicitud de parte, inicie las investigaciones a que haya lugar, respectivamente.

Que, en el mismo sentido el inciso 4 del artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, establece:

“(…)

El Consejo Nacional Electoral reglamentará el procedimiento para la presentación de informes de ingresos y gastos de las campañas, en él establecerá las obligaciones y responsabilidades individuales de los partidos y movimientos políticos, candidatos o gerentes, el cual permitirá reconocer la financiación estatal total o parcialmente, de acuerdo con los informes presentados. El procedimiento establecido deberá permitir determinar la responsabilidad que corresponde a cada uno de los obligados a presentar informes, en caso de incumplimiento de sus obligaciones individuales.

(…)”.

Que, los informes de ingresos y gastos de campaña deberán ser presentados en los términos del artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, y haciendo uso del software aplicativo “ Cuentas Claras”.

Que, el software aplicativo “ Cuentas Claras” es la herramienta electrónica autorizada por el Consejo Nacional Electoral y utilizada masivamente por las organizaciones políticas para la rendición electrónica de los informes de ingresos y gastos de campañas electorales, cuya evaluación y verificación corresponde al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, adscrito a esta Corporación.

Que, el mencionado aplicativo coadyuvó a mejorar la presentación de los informes de ingresos y gastos de campaña por parte de los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, a la reducción de errores de forma y a facilitar el proceso de revisión de los mismos.

Que, para el Consejo Nacional Electoral es necesario, revisar, depurar y actualizar sus actos administrativos, en relación con los procedimientos para la presentación de los informes de ingresos y gastos de campaña, con la finalidad de fortalecer tanto las actuaciones de candidatos y organizaciones políticas, como las actuaciones administrativas que adelanta esta Corporación. Así mismo, dado los avances tecnológicos fue indispensable realizar ajustes al software aplicativo “ Cuentas Claras”, optimizar los recursos, y automatizar los procesos como instrumentos que contribuyen a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz.

Que, el Consejo Nacional Electoral en ejercicio de su atribución legal de reglamentar el procedimiento para la presentación de informes de ingresos y gastos, adopta medidas de mejora en la rendición de informes, y reafirma la obligación del uso del software aplicativo “ Cuentas Claras”, como mecanismo de rendición de informes de ingresos y gastos de campaña por parte de los partidos y movimientos políticos, grupos significativos de ciudadanos y candidatos, respecto de las campañas electorales en las que hubiere participado.

En mérito de lo expuesto, el Consejo Nacional Electoral,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento para la presentación de informes de ingresos y gastos de campaña.

Capítulo I.

De los ingresos y gastos de campañas

Artículo 2°.

Responsables. Los contadores y gerentes de campaña serán responsables del registro de los ingresos y gastos de la campaña, sin perjuicio del deber de cuidado y vigilancia que les asiste a los candidatos.

Artículo 3°.

Registro de ingresos y gastos. El diligenciamiento de los ingresos y gastos que se realicen durante la campaña se deben realizar en el software aplicativo “ Cuentas Claras” en orden cronológico, en la sección “Registro de Ingresos y Gastos”, teniendo en cuenta las diferentes fuentes de financiación y categorías establecidas en los artículos 21 de la Ley 130 de 1994 y 20 de la Ley 1475 de 2011.

Los hechos económicos deben estar documentados mediante soportes y documentos contables, de conformidad con las disposiciones que sobre la materia contengan las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Los asientos contables se realizarán a partir del día de la inscripción del candidato. Las campañas electorales registrarán los asientos contables, a más tardar durante la semana siguiente al día en el cual se hubiesen efectuado las operaciones.

Parágrafo 1°.
Los registros serán definitivos al momento de la presentación de los informes de ingresos y gastos en el término señalado en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, sin perjuicio de las aclaraciones a que haya lugar.

Parágrafo 2°.
Los hechos económicos que no estén debidamente soportados serán excluidos de la liquidación para la reposición de gastos por votos válidos obtenidos, y deberán estar revelados en el dictamen de auditoría interna del partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos.

Artículo 4°.

Generación de los formularios de ingresos y gastos. El Software aplicativo “ Cuentas Claras”, generará de manera automática los formularios y anexos autorizados por el Consejo Nacional Electoral para la presentación de informes de ingresos y gastos de campaña, los cuales podrán ser consultados a través de la página web www.cnecuentasclaras.gov.co

Artículo 5°.

Término de conservación de la información financiera y contable. Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos contables que soporten la información financiera y contable de las campañas electorales, deberán conservarse por el partido, movimiento político o por los responsables de la presentación de los informes de ingresos y gastos de campaña de los grupos significativos de ciudadanos, en físico o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, por un término mínimo de diez (10) años, para todos los efectos de las actuaciones judiciales o administrativas, y para la realización de la auditoría externa señalada en los artículos 49 de la Ley 130 de 1994 y 18 de la Ley 996 de 2005. En todo caso deberán cumplirse las normas de conservación de libros y soportes tanto para efectos contables como fiscales.

Capítulo II.

De los informes de ingresos y gastos de campaña. Del reconocimiento y pago de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos

Artículo 6°.

Responsabilidad de la presentación de informes de ingresos y gastos. Los gerentes de campaña y los candidatos presentarán ante el respectivo partido, movimiento o grupo significativo de ciudadanos el informe individual de ingresos y gastos de campaña, dentro del plazo establecido en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.

Los partidos, movimientos políticos, grupos significativos de ciudadanos presentarán ante el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales los informes consolidados de ingresos y gastos de las campañas en las que hubieren participado, en el plazo establecido en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.

Parágrafo.
Las candidaturas que se postulen mediante coalición, deberán indicar expresamente en el acuerdo de coalición la organización política responsable de la presentación del informe consolidado de ingresos y gastos de campaña ante el Consejo Nacional Electoral, sin perjuicio, de las consecuencias sancionatorias para los demás que la integren y no acaten en debida forma los postulados del artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.

Artículo 7°.

Obligatoriedad de la presentación de informes de ingresos y gastos. Los informes de ingresos y gastos de campaña consolidados e individuales deberán ser presentados a través del software aplicativo “ Cuentas Claras”, en los plazos establecidos en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.

Los gerentes de campaña, contadores, candidatos, auditores y organizaciones políticas serán responsables por la veracidad de la información declarada en los informes individuales y consolidados de ingresos y gastos de campaña.

Parágrafo.
Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, adoptarán las medidas necesarias para garantizar el registro de la información y el cargue de los soportes contables que respaldan el informe de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubieren participado.

Artículo 8°.

Dictamen de auditoría interna. Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos enviarán a través del software aplicativo “ Cuentas Claras” el dictamen de auditoría interna, cuyo contenido deberá cumplir como mínimo con lo establecido en el artículo 5° de la Resolución número 3569 de 2023 del Consejo Nacional Electoral.

Los partidos, movimientos políticos, y grupos significativos de ciudadanos deberán remitir al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales a más tardar, el último día del plazo para la presentación de los informes consolidados de ingresos y gastos de campaña, el sistema de auditoría interna para campaña, a través del correo electrónico atencionalciudadanofnfp@cne.gov.co

Artículo 9°.

Documentos adicionales a los informes de ingresos y gastos de campaña de los grupos significativos de ciudadanos. Los grupos significativos de ciudadanos, deberán, a más tardar, el último día del plazo para la presentación de los informes consolidados de ingresos y gastos de campaña, remitir al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, a través del correo electrónico atencionalciudadanofnfp@cne.gov.co, los siguientes documentos:

- Copia del acta de designación y aceptación del auditor interno.
- Formato de beneficiario de cuenta para la reposición de gastos de campaña por votos válidos obtenidos, junto con copia de la cédula del beneficiario y certificación bancaria.
- Documento de designación del beneficiario a recibir la reposición de gastos por votos válidos obtenidos, firmado por los inscriptores del grupo significativo de ciudadanos.

Artículo 10.

Deber de reportar los ingresos en dinero o en especie y los gastos de campaña. Todo recurso que ingrese ya sea en dinero o en especie, y todo gasto que realice la campaña deberá ser reportado. Los servicios prestados por el gerente, contador y otras personas naturales que no sean cobrados, la destinación gratuita y temporal de bienes muebles e inmuebles de terceros, como sedes, vehículos, equipos, fachadas o espacio para vallas, servicios y personal que aportan las organizaciones políticas para las campañas de sus candidatos, deberán ser cuantificados en su precio comercial y reportado como donación en especie, anexando los debidos soportes.

Artículo 11.

Comunicación de la no presentación de los informes individuales de ingresos y gastos de campaña. Cuando el candidato no cumpla con la presentación del informe individual de ingresos y gastos de campaña ante el partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos en los términos y condiciones que establece el presente acto administrativo y dentro del plazo previsto en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, el auditor de la organización política dejará constancia en el respectivo dictamen de auditoría.

Los partidos, movimientos y grupos significativos de ciudadanos, remitirán dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo para la presentación de informe consolidado de ingresos y gastos de campaña al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, un informe de los candidatos que no cumplieron con la obligación de presentar su informe individual de ingresos y gastos de campaña.

Artículo 12.

Asignación y revisión de los informes de ingresos y gastos de campaña. El Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, asignará entre los contadores adscritos a la dependencia, por reparto aleatorio a través del software aplicativo “ Cuentas Claras”, la revisión de los informes de ingresos y gastos de campaña.

Para la asignación de los informes de ingresos y gastos de campaña objeto de revisión, el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, tendrá en cuenta los criterios que para ello fije la Sala Plena del Consejo Nacional Electoral.

El Contador revisará en su totalidad el informe asignado con sus respectivos soportes, verificará el cumplimiento de los requisitos para acceder a la financiación estatal y, de encontrarlo conforme a derecho, expedirá la respectiva certificación contable.

Artículo 13.

Requerimiento para la subsanación de informes. El contador a cargo de la revisión del informe de ingresos y gastos de campaña podrá requerir al representante legal del partido o movimiento político, o al responsable del grupo significativo de ciudadanos, si se hallaren inconsistencias y/o falta de información. El requerimiento se realizará por una única vez, y se comunicará a la dirección electrónica registrada ante esta Corporación por las organizaciones políticas en el software aplicativo “ Cuentas Claras”.

El software aplicativo “ Cuentas Claras” generará de manera automática un aviso de requerimiento, el cual será enviado al correo electrónico del partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos registrado.

El partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos podrá dar respuesta al requerimiento a través del software aplicativo “ Cuentas Claras” o a través del correo electrónico que para ello disponga el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas.

Artículo 14.

Términos para la subsanación. Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, tendrán un término de un (1) mes contado a partir del día siguiente de la comunicación del requerimiento para su efectiva contestación, la cual deberá atender a cabalidad las indicaciones realizadas por esta Corporación.

Si el contador responsable de la revisión del informe advierte que no se atendieron en su totalidad y de fondo las observaciones realizadas, podrá requerir nuevamente el informe, pero solo sobre aquellos aspectos que se encuentran pendientes de respuesta. La organización política tendrá un plazo adicional de diez (10) días contados a partir de la comunicación del nuevo requerimiento para dar respuesta definitiva.

Artículo 15.

Archivo de los informes de ingresos y gastos de campaña. Los informes de ingresos y gastos de campaña, respecto de los cuales no se atiendan las observaciones en los plazos establecidos en el artículo 14 del presente acto administrativo, serán archivados, mediante acto administrativo que expida la Sala Plena del Consejo Nacional Electoral.

Las respuestas extemporáneas a los requerimientos efectuados por el Fondo Nacional de Partidos y Campañas Electorales se desestimarán, y serán archivadas de manera inmediata mediante acto administrativo que expida la Sala Plena del Consejo Nacional Electoral.

Los representantes legales de los partidos y movimientos políticos y los responsables de la presentación de informes de los grupos significativos de ciudadanos, podrán solicitar mediante oficio al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales el desarchivo del informe de ingresos y gastos de campaña, para lo cual deberán adjuntar el total de los soportes requeridos y absolver cada una de las observaciones realizadas de manera definitiva.

El desarchivo de los informes de ingresos y gastos se realizará mediante resolución que expida la Sala Plena del Consejo Nacional Electoral, y el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales reanudará su revisión y trámite en el orden de llegada de la respuesta, y conforme al reparto asignado a cada contador.

Parágrafo.
Para los informes de ingresos y gastos de campaña de contiendas electorales anteriores que se encuentren oficiados o pendientes de revisión y oficio, se les aplicarán los términos de subsanación y archivo previstos en los actos administrativos vigentes para el correspondiente certamen electoral.

Artículo 16.

Incumplimiento de las disposiciones normativas vigentes, inconsistencias y/o anomalías. El contador responsable de la revisión del informe de ingresos y gastos de campaña por conducto del Asesor del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales o quien haga sus veces, informará al Consejo Nacional Electoral sobre el incumplimiento de las disposiciones normativas vigentes, inconsistencias y/o anomalías encontradas en el informe, para que se adelanten las investigaciones y se impongan las sanciones a que haya lugar, conforme a sus competencias.

Artículo 17.

Alteración y falsedad de la información. Toda alteración o falsedad de la información debidamente comprobada de los datos registrados en el software aplicativo “ Cuentas Claras”, será investigada y sancionada por el Consejo Nacional Electoral de acuerdo con sus competencias. Del mismo modo, esta Corporación, compulsará copias a las entidades que correspondan.

Artículo 18.

Presentación extemporánea de los informes de ingresos y gastos de campaña. Sin perjuicio de las actuaciones administrativas sancionatorias que adelante el Consejo Nacional Electoral, los representantes legales de los partidos y movimientos políticos, o responsables de los grupos significativos de ciudadanos, podrán solicitar al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales la habilitación del software aplicativo “ Cuentas Claras” para la presentación de los informes individuales de ingresos y gastos de campaña de los candidatos que no los presentaron en el plazo establecido en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.

El Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, adelantará el trámite de las solicitudes de presentación extemporánea de informes de ingresos y gastos de campaña, una vez culmine el proceso de revisión y certificación de los informes, según la contienda electoral, presentados en oportunidad.

Artículo 19.

Requisitos para la certificación del informe de ingresos y gastos de campaña y reconocimiento del derecho a la reposición de gastos por votos válidos obtenidos. Para certificar los informes de ingresos y gastos, como para expedir el acto administrativo de reconocimiento del derecho por parte del Consejo Nacional Electoral a la reposición de gastos por votos válidos obtenidos, previamente se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Haberse presentado el informe de ingresos y gastos de campaña.
2. No sobrepasar los límites a la financiación privada establecidos en la ley o los límites al monto de gastos fijados por el Consejo Nacional Electoral para la respectiva campaña.
3. Haber obtenido el candidato o la lista de candidatos, el porcentaje mínimo de votación exigido en la ley.
4. Haber acreditado la organización política un sistema de auditoría interna.

Parágrafo.
Para verificar el porcentaje de votación exigido en el numeral tercero, el Registrador Delegado en lo Electoral expedirá la certificación sobre el número de votos, de tal manera que se especifique qué listas o candidatos alcanzaron el porcentaje legal requerido para acceder o no a la reposición de los gastos de campaña por votos válidos obtenidos.

Artículo 20.

De los actos administrativos de reconocimiento del derecho y de reconocimiento del gasto y orden de pago de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos a partidos y movimientos políticos. Expedida la certificación contable del informe de ingresos y gastos de campaña, el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales preparará el acto administrativo de reconocimiento del derecho a la reposición de gastos por votos válidos obtenidos, y lo someterá a consideración de la Sala Plena del Consejo Nacional Electoral.

Proferido el acto administrativo de reconocimiento al derecho, y expedida la correspondiente constancia de ejecutoria por parte de la Subsecretaría del Consejo Nacional Electoral o la que haga sus veces, el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, preparará y presentará ante la autoridad electoral que ostente la ordenación del gasto, la resolución de reconocimiento del gasto y orden de pago.

Expedido el acto administrativo de reconocimiento del gasto y orden de pago, se adelantará el trámite del pago correspondiente, en todo caso, la reposición no podrá ser superior a lo efectivamente gastado o al valor de los votos obtenidos, según sea el caso.

Artículo 21.

De los requerimientos a los informes de ingresos y gastos y del reconocimiento y pago de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos a partidos y movimientos políticos en proceso de disolución y liquidación. Los requerimientos que realicen los contadores adscritos Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales a los informes de ingresos y gastos de campaña, y el trámite del reconocimiento del derecho y pago de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos de aquellos partidos y movimientos políticos que se les declare la pérdida y/o cancelación de la personería jurídica, su revocatoria y/o disolución, se realizarán por conducto del liquidador reconocido por el Consejo Nacional Electoral, y que designe la correspondiente organización política o la misma autoridad administrativa, cuando a ello haya lugar, conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1475 de 2011.

Artículo 22.

Del pago de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos de candidatos fallecidos. La reposición de gastos por votos válidos obtenidos de un candidato fallecido se hará a través de la organización política que lo inscribió, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 130 de 1994, y esta a su vez la depositará a órdenes del juzgado o la notaría que adelante el proceso de sucesión, cuando así lo soliciten.

Si los herederos o causahabientes no adelantan el proceso de sucesión por los medios autorizados por la ley, y en el plazo señalado por el Código Civil, la organización política que avaló el candidato podrá disponer de dichos recursos.

Artículo 23.

Reporte sobre la destinación de los recursos provenientes de la reposición de gastos por votos válidos obtenidos. Efectuado el pago de los recursos por concepto de reposición de gastos por votos válidos obtenidos, los partidos y movimientos políticos tendrán un término de tres (3) meses para rendir un informe detallado al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales de la distribución de los aportes entre los candidatos inscritos y la organización, de conformidad con sus estatutos, y en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 130 de 1994.

Capítulo III.

De los informes de ingresos y gastos de las consultas populares, internas e interpartidistas

Artículo 24.

Consultas Populares, internas e interpartidistas. A las consultas populares, Internas e Interpartidistas se les aplicarán las normas establecidas para las elecciones de cargos y corporaciones públicas sobre financiación de campañas electorales; por lo tanto, los candidatos y las organizaciones políticas que recurran a la misma, tendrán que presentar informe de los ingresos y gastos realizados como resultado de tal mecanismo, para lo cual deberán observar lo contemplado en el capítulo II de la presente resolución.

Artículo 25.

Término de conservación de los libros y documentos contables. Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos contables que soporten la información financiera y contable de las consultas populares, internas e interpartidistas, deberán conservarse por la organización política en físico o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, por un término mínimo de diez (10) años, para todos los efectos de las actuaciones judiciales o administrativas, y para la realización de la auditoría externa señalada en los artículos 49 de la Ley 130 de 1994 y 18 de la Ley 996 de 2005. En todo caso deberán cumplirse las normas de conservación de libros y soportes, para efectos tanto contables como fiscales.

Capítulo IV.

Del software aplicativo Cuentas Claras

Artículo 26.

Asignación de usuarios y contraseñas. El software aplicativo “ Cuentas Claras” generará de manera automática los usuarios y contraseñas de acceso al sistema, los cuales serán enviados al correo electrónico registrado por los candidatos al momento de la inscripción, y a la organización política.

En caso de que el candidato no haya registrado un correo electrónico en el formulario de inscripción, deberá solicitar su usuario y contraseña al partido, movimiento político, o grupo significativo de ciudadanos que lo inscribió o al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales a través del correo electrónico atencionalciudadanofnfp@cne.gov.co.

Los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos contarán con un único usuario y contraseña de acceso al sistema, los cuales serán generados de manera automática por el software aplicativo “ Cuentas Claras”, y enviados al correo electrónico registrado previamente ante el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales.

Para el caso de los partidos y movimientos políticos coaligados, el software aplicativo “Cuentas Claras” generará de manera automática un único usuario y contraseña de acceso al sistema, que serán enviados al correo electrónico de la organización política designada en el acuerdo de coalición para la presentación del informe consolidado de ingresos y gastos de campaña.

Artículo 27.

Registro de información electoral de los candidatos. En la Sección Gestionar Registro Electoral los candidatos deberán validar, registrar y cargar la información requerida en las siguientes opciones:

a) Gestionar candidato

1. Validar la información precargada, la cual corresponde a la registrada al momento de la inscripción.

Nombres y apellidos del candidato Tipo y número de documento de identidad.

En caso de advertir algún error en la información, el candidato deberá solicitar su modificación al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales.

2. Registrar la siguiente información:

Etnia (si aplica)

Género Departamento Municipio Localidad (si aplica)

Dirección Correo electrónico Teléfono Fecha del Registro del Libro de Ingresos y Gastos (Aplica solo para las campañas a Presidencia de la República).
3. Cargar la firma conforme a las especificaciones establecidas en la presente resolución. (Opcional) b) Gestionar Gerente y Cuenta Bancaria (si están obligados a ello, conforme a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011)

1. Registrar la siguiente información del gerente:

Nombres y apellidos Tipo y número de documento de identidad Teléfono Correo electrónico Dirección Departamento Municipio

2. Cargar el acto de designación y aceptación del gerente de campaña en formato PDF.

3. Cargar la firma conforme a las especificaciones establecidas en la presente resolución.

4. Registrar el tipo, número de cuenta bancaria y banco.

c) Gestionar Contador de Campaña

1. Registrar la siguiente información del contador:

Nombres y apellidos Tipo y número de documento de identidad Teléfono Correo electrónico Departamento Municipio número de tarjeta profesional

2. Cargar copia de la tarjeta profesional del contador en formato PDF.

3. Cargar la firma conforme a las especificaciones establecidas en la presente resolución.

Artículo 28.

Registro de información electoral de las organizaciones políticas. En la Sección Gestionar Registro Electoral los partidos y movimientos políticos con personería jurídica, los grupos significativos de ciudadanos y las organizaciones coaligadas, según corresponda, deberán validar, registrar y cargar la información requerida en las siguientes opciones:

a) Gestionar Organización política, Grupo Significativo de Ciudadanos, Coalición:

1. Validar la información precargada, la cual corresponde a la registrada al momento de la inscripción de candidatos.
En caso de advertir algún error en la información, las organizaciones políticas deberán solicitar su modificación al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales.
2. Registrar la siguiente información:

Nombres y apellidos de la persona de contacto Tipo y número de documento de identidad.

Teléfono Correo electrónico Departamento Municipio Adicional a la información anterior, las coaliciones deberán incluir el porcentaje de distribución de los recursos por girar establecidos para cada organización política en el acuerdo de coalición.
3. Cargar la firma del Representante Legal o del responsable del grupo significativo de ciudadanos conforme a las especificaciones establecidas en la presente resolución. b) Gestionar Auditor

1. Registrar la siguiente información:

Nombres y apellidos Tipo número de identificación Dirección Correo electrónico Departamento Municipio Dirección Teléfono Número de tarjeta profesional
2. Cargar copia de la tarjeta profesional en formato PDF.
3. Cargar la firma conforme a las especificaciones establecidas en la presente resolución.

Artículo 29.

Firmas. Los formularios, anexos y dictámenes de auditoría interna que hacen parte de los informes de ingresos y gastos de campaña deberán estar suscritos por el representante legal del partido, movimiento político, el responsable del grupo significativo de ciudadanos, auditor, contador y candidato, según sea el caso, y de conformidad con lo dispuesto en la presente resolución.

A través del aplicativo software “ Cuentas Claras” se implementará el proceso de cargue de la firma digitalizada, la cual deberá cumplir con las siguientes especificaciones:

Formato gráfico de imagen PNG (Portable Network Graphics)

Tamaño 350 pixeles de ancho por 60 pixeles de alto.

Color negro

Artículo 30.

Registro de los ingresos y gastos de campaña. Los candidatos y las organizaciones políticas registrarán los ingresos y gastos de campaña, de acuerdo con los códigos y con los conceptos establecidos para cada uno de ellos por el Consejo Nacional Electoral.

Artículo 31.

Cargue de los soportes financieros y contables. Los soportes financieros y contables de los ingresos y gastos de campaña serán cargados cronológicamente en formato PDF. Antes del envío definitivo del informe de ingresos y gastos de campaña el software aplicativo “ Cuentas Claras” notificará los registros que se encuentren pendientes de soporte.

Los ingresos y gastos de campaña registrados deberán estar respaldados, entre otros, por los siguientes documentos: a) Ingresos:

Comprobante de ingreso debidamente diligenciado.

Acta de donación, cédula y RUT, si el donante es una persona natural. Si la donación es en especie, se deberá especificar el bien o servicio con el respectivo valor comercial, y adjuntar el documento que soporte la compra de dicho bien o servicio.

Acta de la junta o asamblea de socios en la que se autoriza expresamente realizar donaciones a favor de una campaña electoral y el monto por donar, cámara de comercio de la empresa donante, RUT y cédula del representante legal.

Insinuación de la donación por escritura pública, cuando las partes así lo establezcan, si el valor de la donación excede los 50 smmlv, de conformidad con el Decreto 1712 de 1989.

Comprobante de la transferencia electrónica o de la consignación, que respalde la donación en efectivo recibida por la campaña.

Acta y/o constancia de trasferencia de recursos propios de origen privado de los partidos y movimientos políticos.

Documentos que acrediten un crédito con persona natural.

Documentos que acrediten un crédito con una entidad financiera. b) Gastos:

Comprobantes de egreso debidamente diligenciados.

Facturas electrónicas y/o documentos equivalentes (acompañado con copia del RUT).

Contratos debidamente protocolizados entre las partes.

Parágrafo.
Los soportes que respalden los correspondientes registros deberán estar organizados y cargados en cada código, y conforme a los conceptos establecidos para cada uno de ellos por el Consejo Nacional Electoral.

Artículo 32.

Modificación de la Información. La información registrada por cada candidato en el diligenciamiento del informe individual de ingresos y gastos solo podrá ser modificada hasta el último día del plazo señalado en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, antes del envío del archivo al partido, movimiento político, y grupo significativo de ciudadanos que inscribió la candidatura.

La información registrada por el partido, movimiento o grupo significativo de ciudadanos en el diligenciamiento del informe consolidado de ingresos y gastos solo podrá ser modificada hasta antes de ser enviada electrónicamente a través del aplicativo.

Vencidos los términos establecidos en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, la información registrada en el software aplicativo “ Cuentas Claras” adquirirá el carácter de definitiva y se procederá al bloqueo automático de las claves de acceso para registro de información en el sistema.

Artículo 33.

Bloqueo y desbloqueo de claves. Vencidos los plazos establecidos en el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, para la presentación de informes individuales y consolidados de ingresos y gastos, respectivamente, el sistema procederá automáticamente al bloqueo de las claves de acceso para el diligenciamiento de la información contable.

Cuando el auditor interno de las organizaciones políticas haga observaciones al informe individual presentado por los candidatos, los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos tendrán la posibilidad de desbloquear los usuarios y contraseñas para que se hagan las correcciones a que haya lugar. Vencido el plazo para la presentación del informe consolidado, esta opción quedará deshabilitada.

En los casos de presentación extemporánea de informes de ingresos y gastos de campaña, el partido, movimiento o grupo significativo de ciudadanos deberá solicitar por conducto de su representante legal al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales el desbloqueo de la clave para efectos del diligenciamiento y presentación del informe individual y consolidado de ingresos y gastos de la respectiva campaña electoral.

Parágrafo.
El desbloqueo de la clave se realizará por un término de un (1) mes contado a partir de la recepción de la correspondiente solicitud.

Artículo 34.

Correcciones a los informes de ingresos y gastos de campaña. En el evento en que los requerimientos que llegaren a formular los contadores encargados de la revisión y evaluación de los informes de ingresos y gastos generen la necesidad de corrección de los informes de ingresos y gastos de campaña enviados a través del aplicativo por parte de los candidatos, partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos, estos podrán solicitar por una sola vez al Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales la reactivación de la clave para efectos de hacer las correcciones pertinentes.

La reactivación de la clave se realizará a solicitud del representante legal del partido, movimiento político o del responsable del grupo significativo de ciudadanos, o de quien se encuentre autorizado por la organización política ante el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, por el término de un (1) mes, contado a partir de la recepción de la misma. A la solicitud se deberá anexar el requerimiento efectuado por el contador.

Artículo 35.

Publicidad de la información. Los formularios y anexos autorizados para la presentación de informes de ingresos y gastos de campaña debidamente diligenciados por los partidos, movimientos políticos o grupos significativos de ciudadanos y candidatos, podrán ser consultados a través de la página web www.cnecuentasclaras.gov.co, no obstante en virtud de la protección de datos que erige la Ley 1581 de 2012, no se dará acceso a datos de dirección, teléfono y correo electrónico de candidatos, gerentes, contadores, donantes, aportantes o contribuyentes de las campañas.

Capítulo V.

Vigilancia, inspección y control a las campañas electorales

Artículo 36.

Seguimiento a los ingresos y gastos de campaña. El Consejo Nacional Electoral por conducto del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales hará a través del software aplicativo “Cuentas Claras” seguimiento a los reportes de ingresos y gastos que deben efectuar las campañas, previo a la presentación definitiva del informe individual de ingresos y gastos.

Artículo 37.

Visitas a las sedes de campaña. El Consejo Nacional Electoral por conducto del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales y los Tribunales de Garantía y Vigilancia Electoral de manera selectiva, podrá realizar visitas a las sedes para revisar la información financiera de las campañas.

De la visita se levantará un acta en la que se dejará constancia de los hallazgos encontrados.

Artículo 38.

Informes. A partir de los informes de seguimiento y visita que elabore el Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, el Consejo Nacional Electoral podrá adelantar las investigaciones a que haya lugar.

Capítulo VI.

Derogatoria y vigencia

Artículo 39.

Derogatorias. La presente resolución deroga la Resolución número 8262 de 2021 corregida por la Resolución número 8586 de 2021.

Artículo 40.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y será aplicable para las elecciones que se lleven a cabo del 29 de octubre de 2023 en adelante.

Artículo 41.

Comuníquese el presente acto administrativo a la Registraduría Nacional del Estado Civil, al Ministerio del Interior, a la Procuraduría General de la Nación, y a los Partidos y Movimientos Políticos.

Artículo 42.

Publíquese el presente acto administrativo en los términos establecidos en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso- Administrativo.

Artículo 43.

Recursos. Contra el presente acto administrativo no procede recurso alguno.

Dada en Bogotá, D. C., a 5 de julio de 2023.

La Presidenta, Fabiola Márquez Grisales.

El Vicepresidente, Álvaro Hernán Prada Artunduaga.

(C. F.).