RESOLUCION 10531 de 2023

El Registrador Nacional del Estado Civil delegado en funciones Administrativas y Técnicas, en uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el Decreto Ley 1010 de 2000, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1882 de 2018, el Decreto Reglamentario número 1082 de 2015 y demás normas concordantes,

CONSIDERANDO:

Que, el Decreto Ley 2241 de 1986, establece las normas que regulan el proceso electoral e incluye las disposiciones que rigen para las elecciones ordinarias. En dicho estatuto legal se contemplan todas las normas relativas a la organización de los comicios, en sus etapas preelectoral, electoral y postelectoral. Adicionalmente, en relación con la comunicación de los resultados electorales, señala en el Capítulo III, artículos 155 y 156, que se debe realizar su transmisión por el medio más rápido, y en Título X, artículo 212, establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil publicará por su cuenta los resultados electorales inmediatamente finalicen los escrutinios.

Que, el artículo 107 de la Constitución Política establece que los partidos y movimientos políticos podrán celebrar consultas populares o internas o interpartidistas que coincidan o no con las elecciones a Corporaciones Públicas, de acuerdo con lo previsto en sus estatutos y en la ley, para la toma de sus decisiones o la escogencia de sus candidatos propios o por coalición. En el caso de las consultas populares se aplicarán las normas sobre financiación y publicidad de campañas y acceso a los medios de comunicación del Estado, que rigen para las elecciones ordinarias.

Que, la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro del ámbito de su competencia otorgada por la Constitución Política en los artículos 120 y 266, orienta su misión a organizar y dirigir las elecciones para cargos de elección popular, así como la organización de los mecanismos de participación ciudadana que involucran el ejercicio del derecho al sufragio, tales como: plebiscitos, referendos, consultas populares, revocatorias del mandato, entre otros.

Que, el Decreto Ley 1010 de 2000, dispone que el objeto de la Registraduría Nacional del Estado Civil consiste, entre otros, en organizar los procesos electorales y los mecanismos de participación ciudadana, con la finalidad de proteger el ejercicio del derecho al sufragio y otorgar plenas garantías a los ciudadanos.

Que, la Ley 1475 de 2011, “ por la cual se adoptan reglas de organización y funcionamiento de los partidos y movimientos políticos, de los procesos electorales y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 5 dispone: “ las consultas son mecanismos de participación democrática y política que los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos pueden utilizar con la finalidad de adoptar decisiones internas o escoger sus candidatos, propios de coalición, a cargos o corporaciones de elección popular”.

Que, de acuerdo con el artículo 6º de la referida ley, las consultas populares se rigen por las normas que orientan las elecciones ordinarias; además, la organización electoral debe colaborar para su realización, lo cual incluye el suministro de tarjetas electorales o instrumentos de votación electrónica, la instalación de puestos de votación y la realización del escrutinio; y el Consejo Nacional Electoral tiene la atribución de reglamentar su convocatoria y realización.

Que, la Corte Constitucional calificó las consultas de los partidos, movimientos y/o grupos significativos de ciudadanos, como instrumentos imprescindibles para su fortalecimiento, consecuencia del carácter expansivo de la democracia, que permiten el efectivo desarrollo de la participación ciudadana, lo anterior fue expuesto en la Sentencia C-490 de 2011 proferida por la Corte Constitucional, donde se resalta, una de las competencias del Consejo Nacional Electoral: “ (v) confiere al CNE la competencia para reglamentar la convocatoria y realización de las consultas, garantizando la igualdad entre las agrupaciones políticas que participen en ellas”.

Que, en virtud de lo anterior y las competencias atribuidas, el Consejo Nacional Electoral profirió la Resolución número 1586 de 2013, mediante la cual estableció el deber de los partidos, movimientos y/o grupos significativos de ciudadanos de comunicar por escrito su interés de realizar consultas al menos 3 meses antes de la fecha señalada para ello.

Que, en el caso de consultas para la escogencia de candidatos a cargos de elección popular, los precandidatos deberán ser inscritos ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, treinta (30) días calendario antes de la fecha señalada para la realización de la respectiva consulta.

Que, la Resolución número 2948 de 2013, modificó parcialmente la Resolución número 1586 de 2013, y dispuso que los grupos significativos de ciudadanos debidamente registrados ante la autoridad electoral, podrán comunicar 3 meses antes de la fecha de realización de la consulta, previo a la acreditación de las firmas ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, su intención de realizar consulta popular para la escogencia de sus candidatos, y que, los precandidatos (de partidos y movimientos políticos con personería jurídica, así como de los GSC que cumplan estas exigencias) deberán estar inscritos treinta (30) días calendario antes de la fecha designada para la realización de la consulta.

Que, le corresponde al Consejo Nacional Electoral fijar la fecha en que se efectuarán consultas populares, internas o interpartidistas de los partidos, movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos, cuando ellas no coincidan con las elecciones ordinarias.

Que, en ejercicio de la competencia el Consejo Nacional Electoral mediante Resolución número 0585 del 25 de enero de 2023, modificada parcialmente por la Resolución número 0644 del 31 de enero de 2023, fijó el 4 de junio de 2023 como fecha para la realización de consultas populares, internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos para la adopción de sus decisiones o la escogencia de sus candidatos para el año 2023.

Que, de conformidad con lo dispuesto en los actos administrativos emitidos por el Consejo Nacional Electoral, el Registrador Nacional del Estado Civil fijó el calendario Electoral mediante Resolución número 2886 del 3 de febrero del 2023 estableciendo como fecha máxima para que los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos interesados en la consulta manifestaran su interés de participar, el 4 de mayo del 2023 y como fecha de retracto la misma.

Que, la certeza o no de realizar las consultas populares internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos, vigencia 2023, solo era posible de tener hasta tanto se cumpliera con la fecha prevista para manifestar dicho interés o su retracto, esto es el 4 de mayo de 2023; y como consecuencia de ello, tan solo hasta tal fecha, se podía conocer si se requería o no contratar los bienes y servicios para la organización y realización de las mencionadas consultas.

Que, vencido el término previsto en el calendario electoral para la presentación de las manifestaciones de interés y su retracto, con el objeto de realizar la consulta popular, internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos vigencia 2023, se tuvo el siguiente resultado:

Que, con posterioridad, a la fecha límite de retracto, algunos partidos y movimientos políticos declinaron su intención de participar en las consultas, quedando en definitiva para las consultas, en cuestión las siguientes agrupaciones políticas:

Que, una vez definido el resultado de las consultas efectivamente a realizar, el cual solo se estableció el 9 de mayo de 2023, se evidenció que la Registraduría Nacional del Estado Civil no cuenta con el recurso técnico, humano y logístico, para adelantar las referidas consultas, fijadas para el 4 de junio de 2023, por lo que surge la necesidad de contratar los bienes y servicios y poder llevar a cabo las mismas, quedando la Entidad en imposibilidad de adelantar el proceso de selección al que habría lugar, por cuanto el tiempo necesario para ello, es de 45 días aproximadamente, sin incluir los plazos para su ejecución, el cual, supera con creces el lapso con el que se cuenta para la realización de la contratación en comento, esto es, 25 días calendario, sin contar para uno y otro caso el tiempo correspondiente al tr á mite de la obtención de los recursos requeridos a través del Ministerio de Hacienda.

Que, independiente de lo anterior, necesariamente se debe contar con los recursos económicos para la contratación que nos ocupa, por lo que, al día siguiente de conocer el resultado antedicho, 10 de mayo de 2023, la Gerente del Talento Humano, la Registradora Delegada en lo Electoral (e) y el Gerente de Informática (e), radicaron ante la Gerencia Administrativa y Financiera, mediante sendos oficios, la solicitud de recursos para los bienes y servicios que se requieren para llevar a cabo la referida consulta, con el fin de que gestionara ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los mismos.

Que, en los referidos oficios se sustentaron legal, técnico y económicamente los recursos solicitados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la contratación que se requiere describiéndose las necesidades a satisfacer con ella. Además, solicitaron que a la mayor brevedad se realizare el trámite contractual de los bienes y servicios requeridos, dada la proximidad de la fecha para llevar a cabo la consulta popular.

Que, en el oficio suscrito por la Registraduría Delegada en lo Electoral y la Gerencia de Informática, se incluyeron las actividades a realizar, soportados en la respectiva conformación de la Divipol.

Que, por lo anterior y con el objeto de adelantar la contratación para poder llevar a cabo la consulta popular, la Gerencia Administrativa y Financiera solicitó al Director General del Presupuesto Público Nacional - Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante Oficio Radicado número 1-2023-039609 de fecha 11 de mayo de 2023, recursos adicionales por valor de veintisiete mil setecientos treinta millones quinientos ochenta y ocho mil doscientos sesenta y ocho pesos ($27.730.588.268) moneda legal, para adquirir los bienes y servicios necesarios para la organización y realización el 4 de junio de 2023 de las consultas populares, internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos.

Que, mediante Resolución número 1293 de 24 de mayo de 2023, por la cual se efectúa una distribución en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la vigencia fiscal de 2023, con Radicado número 2-2023-025693 del 25 de mayo de 2023 dicho Ministerio incluyó la partida presupuestal solicitada por valor de veintisiete mil setecientos treinta millones quinientos ochenta y ocho mil doscientos sesenta y ocho pesos ($27.730.588.268) moneda legal, destinada para la adquisición de los bienes y servicios necesarios para la organización y realización de las consultas populares, internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos vigencia 2023; quedando la registraduría en mayor imposibilidad de adelantar mediante el proceso de selección que correspondería, la pretendida contratación, por cuanto, tan solo dispondría de nueve (9) días calendario, para su contratación y ejecución, lo cual se constituye en un hecho insuperable de fuerza mayor que obliga a buscar el mecanismo más expedito, para desarrollar la contratación en comento y llevar a feliz término, el día 4 de junio del presente año las consultas populares aquí citadas.

Que, mediante oficios suscritos por el Registrador Delegado para lo Electoral, el Gerente de Informática y la Gerente del Talento Humano, remiten los componentes técnicos y solicitan: “ (…) se adopten las medidas para que se tramite en el menor tiempo, ya que, dada la proximidad de la fecha para llevar a cabo las consultas de los partidos y movimientos políticos es necesarios implementar la logística de infraestructura y personal requerido para esta clase de procesos, la administración no cuenta con el plazo suficiente para adelantar un procedimiento ordinario de selección de contratistas (…)”.

Que, una vez aprobado el presupuesto, la Gerencia Administrativa y Financiera, remitió a la Oficina Jurídica mediante Oficio número GAF-150 del 24 de mayo de 2023, la solicitud mencionada en el considerando anterior requiriéndole a su vez, estudiar la viabilidad de declarar la urgencia manifiesta para superar la fuerza mayor antedicha y realizar la contratación necesaria para realización de las mentadas consultas, el 4 de junio de 2023, de esa manera no perjudicar a los partidos y movimientos interesados en las mismas ni afectar la Democracia.

Que, analizada la solicitud en cuestión por parte de la Oficina Jurídica, la viabilidad de declarar la urgencia manifiesta para proceder a la contratación directa se encuentra estructurada, con fundamento en lo siguiente:

(i) Conforme dan cuenta los anteriores considerandos por causas ajenas a la voluntad de la Registraduría Nacional del Estado Civil y como efecto de la situación imprevista y sobreviniente, consistente en que, por una parte, tan solo hasta el día 9 de mayo de 2023, se supo que existía la necesidad de contratar los bienes y servicios para las mentadas consultas a realizarse el 4 de junio de 2023: y por otra que hasta hoy 25 de mayo de 2023, el Ministerio de Hacienda y Crédito público otorgó los recursos para ello, configurándose así la fuerza mayor causal consagrada en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.

(ii) Resulta innegable, ineludible y urgente la contratación en cuestión, porque sin ella es imposible realizar el 4 de junio de 2023, las consultas populares de las agrupaciones políticas que optaron por ella situación que no da espera y que hacen imposible acudir a otro procedimiento de selección diferente al de la contratación directa de la Urgencia Manifiesta, porque aun obrando con la mayor diligencia y celeridad los (9) nueve días calendario que restan, ni siquiera alcanzaría para adelantar un procedimiento de mínima cuantía y ejecución del contrato, por el tiempo que conlleva agotar las etapas de la misma, circunstancia que haría irrealizable las elecciones en la fecha prevista con la consecuente afectación grave del interés general, la democracia y los derechos a la participación política, lo que obliga a actuar de manera inmediata para conjurar esta situación.

(iii) Por todas las anteriores razones procede y es viable la declaratoria de urgencia manifiesta para la contratación que nos ocupa.

Que, lo antes expuesto encuentra pleno respaldo en lo normado en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, que a la letra dice:

“

Artículo 42.

De la urgencia manifiesta. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

Parágrafo. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente

Que, respecto del concepto de la urgencia manifiesta, la Corte Constitucional expresó:

“ La ‘urgencia manifiesta’ es una situación que puede decretar directamente por cualquier autoridad administrativa sin autorización previa, a través de acto debidamente motivado. Que ella existe o se configura cuando se acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos: - Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro. - Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. - Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, - En general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos”[1] Que, el Consejo de Estado, mediante pronunciamiento del 27 de abril de 2006, precisó lo siguiente:

“ Se observa entonces cómo la normatividad que regula el tema de la urgencia en la contratación estatal, se refiere a aquellos eventos en los cuales pueden suscitarse hechos que reclamen una actuación inmediata de la Administración, con el fin de remediar o evitar males presentes o futuros pero inminentes, provocados bien sea en virtud de los estados de excepción, o por la paralización de los servicios públicos, o provenientes de situaciones de calamidad o hechos constitutivos de fuerza mayor o desastres, o cualquier otra circunstancia similar que tampoco dé espera en su solución, de tal manera que resulte inconveniente el trámite del proceso licitatorio de selección de contratistas reglado en el estatuto contractual, por cuanto implica el agotamiento de una serie de etapas que se toman su tiempo y hacen más o menos largo el lapso para adjudicar el respectivo contrato, circunstancia que, frente a una situación de urgencia obviamente resulta entorpecedora, porque la solución en estas condiciones, puede llegar tardíamente, cuando ya se haya producido o agravado el daño. En estas estipulaciones, se hace evidente el principio de la prevalencia del interés general, en este caso, por encima de las formalidades de las actuaciones administrativas, puesto que si aquel se halla afectado o en peligro de serlo, el régimen jurídico debe ceder y permitir que las soluciones se den en la mayor brevedad posible, así ello implique la celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales de selección del contratista y aún, la ejecución de los mismos, sin que medie la formalidad del contrato escrito, si la gravedad de las circunstancias así lo exige”[2].

Que, la Circular Conjunta número 014 de 1° de junio de 2011 emitida por la Contraloría General de la República, la Auditoría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, respecto de la urgencia manifiesta, señaló:

“ Con el fin de promover la utilización adecuada de la causal de contratación directa ‘Urgencia Manifiesta’ se presentan las siguientes recomendaciones generales sobre el particular, que se invita a revisar:

- Verificar que los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, se adec ú en a una de las causales señaladas para el efecto en la Ley 80 de 1993 artículo 42.

- Confrontar los hechos, el procedimiento de contratación que se emplearía ordinariamente para resolverlos o atenderlos y los tiempos de gestión que implicaría adelantar el procedimiento de contratación correspondiente, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general.

- Declarar la urgencia manifiesta, elaborando el acto administrativo correspondiente. Para realizar la contratación derivada, pese a que no se requiere la elaboración de estudios previos ni la celebración de un contrato por escrito, resulta aconsejable:

- Determinar la idoneidad de quien celebra el contrato, más aún cuando los bienes a entregar, los servicios a prestar o las obras a realizar impliquen un grado de complejidad, responsabilidad social, manejo de información reservada o de seguridad que pueda afectar a la comunidad.

- Atender la normatividad que en materia de permisos, licencias o autorizaciones similares exista, constatando que para la ejecución del contrato se cuenten con las medidas de seguridad industrial, manejo ambiental y demás aspectos que puedan afectar su exitosa finalización.

- Verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado para el bien, obra o servicio.

- Designar un supervisor o interventor idóneo para ejercer las labores de seguimiento y control de lo pactado, de forma diligente y oportuna.

- Tener claridad y, preferiblemente, dejar constancia de las condiciones del contrato, especialmente de aquellas que resulten sustanciales: objeto, plazo, valor, obligaciones, habilidad del contratista, forma de pago, indemnidad y amparo presupuestal, entre otras
1.

- Efectuar los trámites presupuestales de ley para garantizar el pago posterior de lo pactado.

- Elaborar un informe sobre la actuación surtida, que evidencia todas las circunstancias, conceptos o análisis que fundamentaron la declaratoria de la urgencia.

- Declarada la urgencia y celebrado el contrato, o contratos derivados de esta, se deberá poner en conocimiento de tal hecho, de forma inmediata, al órgano de control fiscal competente, remitiendo la documentación relacionada con el tema, para lo de su cargo ”.

Que, los bienes y servicios a contratar mediante el mecanismo de urgencia manifiesta, para adelantar el 4 de junio de 2023, las aludidas consultas populares, consisten en la contratación de:

ÁREA BIENES Y SERVICIOS REGISTRADURÍA DELEGADA EN LO ELECTORAL GERENCIA DE INFORMÁTICA Prestación de servicios de una solución integral logística, informática y de servicios, para la organización y realización de las consultas populares, internas o interpartidistas de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos vigencia 2023. GERENCIA DEL TALENTO HUMANO Contratar el seguro colectivo de vida para el personal supernumerario que la Registraduría Nacional del Estado Civil vinculará para el desarrollo de las diferentes etapas preclusivas y actividades que se deben desarrollar para la realización de las consultas populares, internas o interpartidistas para la toma de decisiones o escogencia de candidatos de los partidos, movimientos políticos y/o grupos significativos de ciudadanos, a realizarse el 4 de junio de 2023.

Que, la supervisión a las labores de seguimiento y control a la contratación resultante de la presente declaratoria de urgencia manifiesta será ejercida por el Registrador Delegado en lo Electoral, el Gerente de Informática y la Gerente del Talento Humano.

Que, el trámite de la urgencia manifiesta contempla los precedentes legales y las recomendaciones de los entes de control en la circular citada.

En mérito de lo expuesto, el Registrador Nacional del Estado Civil,

RESUELVE:

Artículo 1º.

Declarar la urgencia manifiesta en la Registraduría Nacional del Estado Civil para conjurar la situación descrita en los considerandos del presente acto administrativo, mediante la contratación directa de los servicios requeridos para la realización de consultas populares de las agrupaciones políticas que optaron por este mecanismo para la escogencia de sus candidatos, que se llevarán a cabo el 4 de junio de 2023, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, con lo previsto en el literal a) numeral 4 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y con lo preceptuado en el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto número 1082 de 2015.

Artículo 2º.

En consecuencia y dadas las circunstancias expuestas en la parte considerativa que demandan actuaciones urgentes y eficaces por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, proceder de inmediato a celebrar los contratos para atender las necesidades y servicios descritos en los considerandos de este acto administrativo, de conformidad con los componentes técnicos desarrollados por el Registrador Delegado en lo Electoral, el Gerente de Informática y la Gerente del Talento Humano, y así llevar a cabo el 4 de junio de 2023 las consultas en mención.

Artículo 3º.

Ordenar a la Gerencia Administrativa y Financiera adelantar los trámites pertinentes para la contratación directa de los bienes y servicios relacionados en el artículo segundo de esta resolución.

Artículo 4º.

Disponer que la Oficina Jurídica conforme y organice los expedientes respectivos, con copia de este acto administrativo, de los contratos originados con ocasión de la presente declaratoria de urgencia manifiesta y demás antecedentes técnicos y administrativos, con el fin de que sean remitidos a la Contraloría General de la República para el ejercicio del control fiscal pertinente, de conformidad con lo normado en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993.

Artículo 5º.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 25 de mayo de 2023.

El Registrador Nacional del Estado Civil, Nicolás Farfán Namén, Delegado en Funciones Administrativas y Técnicas (Resolución número 10294 de 19 de mayo de 2023).

[1] Corte Constitucional, Sentencia C 772 de 1998, 10 de diciembre de 1998. Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz [2] Consejo de Estado, Sentencia del 27 de abril de 2006, Expediente 14275. Consejero Ponente: Ramiro Becerra Saavedra.