RESOLUCION 13506 de 2023

El Registrador Nacional del Estado Civil, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el artículo 266 de la Constitución Política, el numeral 2 del artículo 26 del Decreto Ley 2241 de 1986, el numeral 11 del artículo 5° del Decreto Ley 1010 de 2000, los artículos 28, 31 y 32 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011, en virtud del Decreto número 620 de 2020 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2° de la Constitución Política establece como fin esencial del Estado facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.

Que el artículo 40 de la Constitución Política dispone que todo ciudadano tiene derecho a participar en la conformación, ejercicio y control del poder político.

Que el artículo 120 de la Constitución Política señala que la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene a su cargo la organización y dirección de las elecciones, así como lo relativo a la identidad de las personas. Que de acuerdo con el artículo 209 de la Constitución Política la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración· de funciones, por lo que las autoridades deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que el artículo 266 de la Carta Política establece que el Registrador Nacional del Estado Civil tiene la función de dirigir y organizar los procesos electorales y la identificación de las personas.

Que el inciso 1° del artículo 31 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011 establece:

“Artículo 31. Modificación de las Inscripciones. La inscripción de candidatos a cargos y corporaciones de elección popular sólo podrá ser modificada en casos de falta de aceptación de la candidatura o de renuncia a la misma, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de cierre de las correspondientes inscripciones”.

Que el artículo 32 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011 establece: “Artículo 32. Aceptación o Rechazo de Inscripciones. La autoridad electoral ante la cual se realiza la inscripción verificará el cumplimiento de los requisitos formales exigidos para la misma y, en caso de encontrar que los reúnen, aceptarán la solicitud suscribiendo el formulario de inscripción en la casilla correspondiente.

La solicitud de inscripción se rechazará, mediante acto motivado, cuando se inscriban candidatos distintos a los seleccionados mediante consultas populares o internas, o cuando los candidatos hayan participado en la consulta de un partido, movimiento político o coalición, distinto al que los inscribe. “Contra este acto procede el recurso de apelación de conformidad con las reglas señaladas en la presente ley.

En caso de inscripción de dos o más candidatos a listas se tendrá como válida la primera inscripción, a menos que la segunda inscripción se realice expresamente como una modificación de la primera”.

Que los incisos 1° y 2° del artículo 93 del Decreto Ley 2241 de 1986 - Código Electoral disponen lo siguiente: “Artículo 93. En la solicitud de inscripción debe hacerse mención expresa del partido o movimiento político por el cual se inscribe una candidatura o lista de candidatos, y los inscriptores harán ante el respectivo funcionario electoral, bajo juramento, la declaración de que son afiliados a ese partido o movimiento político. Para los candidatos tal juramento se entiende prestado por su firma en el memorial de aceptación de la candidatura”.

Cuando los candidatos no se encuentren en el lugar donde la inscripción deba hacerse, prestarán juramento ante el Registrador del Estado Civil o funcionario diplomático o consular del lugar donde estuvieren, y de ello se extenderá atestación al pie respectivo o respectivos memoriales, que deberán enviar inmediatamente esos funcionarios, así como comunicar por escrito tal hecho, a las autoridades electorales ante las cuales deban hacerse las inscripciones”.

Que el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 establece: “Firma. Reglamentado por el Decreto Nacional 2364 de 2012. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma”.

Que de acuerdo con lo prescrito por el numeral 11 del artículo 5° del Decreto Ley 1010 de 2000, son atribuciones del Registrador Nacional del Estado Civil dirigir y organizar el proceso electoral.

Que el numeral 1 del artículo 25 del Decreto Ley 1010 de 2000, señala como funciones del Registrador Nacional del Estado Civil “1. Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el registro civil y de las demás funciones asignadas a la Registraduría Nacional del Estado Civil de conformidad con la Constitución y la ley”.

Que la registraduría Nacional del Estado Civil es la encargada de la administración del Número Único de Identificación Personal NUIP, adoptado mediante Resolución número 0146 de 2000 para la identificación de los colombianos. Para su asignación se realiza el enrolamiento de datos biográficos y biométricos que configuran la identificación de los colombianos.

Que en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 1° del Decreto número 2364 de 2012 se señala:

“2. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.

3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pendiente.

4. Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa”.

Que el artículo 3° del Decreto número 2364 de 2012 establece “

Artículo 3º.

Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje”.

Que el artículo 4° del Decreto número 2364 de 2012 señala: “

Artículo 4º.

Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si: 1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.

2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma. Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona: 1. Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o 2. Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable”.

Que el artículo 5° del Decreto número 2364 de 2012 señala: “

Artículo 5º.

Efectos jurídicos de firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3° de este decreto”.

Que por lo anterior el establecimiento de la autenticación biométrica satisfactoria como mecanismo de firma electrónica para la aceptación de las candidaturas en las elecciones de autoridades territoriales (gobernadores, alcaldes, diputados, concejales y ediles o miembros de las juntas administradoras locales), es confiable, pues se cotejan elementos identificadores únicos y apropiados, exclusivos de cada colombiano contra las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999.

Que, aunado a lo anterior, la Registraduría Nacional del Estado Civil debe acoger procedimientos y regulación que faciliten la actividad de las personas conforme regula el artículo 1° del Decreto número 019 de 2012:

“Artículo 1°. Objetivo general. Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley. En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen”.

Que el establecimiento de la firma electrónica para la inscripción de candidaturas a través de la autenticación biométrica satisfactoria contra las bases de datos de identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil permite dar cumplimiento al artículo 4° del Decreto número 019 de 2012: “

Artículo 4°.

Celeridad en las actuaciones administrativas. Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben utilizar formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible”.

Que es deber de la Registraduría Nacional del Estado Civil establecer procedimientos para acortar tiempos, conforme regula el artículo 5° del Decreto número 019 de 2012: “

Artículo 5°.

Economía en las actuaciones administrativas. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas”.

Que igualmente, la Registraduría Nacional del Estado Civil debe acoger mecanismos sencillos en los trámites cargo, como es el caso de la inscripción de candidaturas para las elecciones de autoridades territoriales, dando aplicación al artículo 6° del Decreto número 019 de 2012: “

Artículo 6°.

Simplicidad de los trámites. Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir”.

Que el artículo 2.2.17.1.3. del Decreto número 620 de 2020 señala: “ Identificación por medios digitales. La identificación por medios digitales, a través de la cédula de ciudadanía digital y por biometría se regirá por las disposiciones que para tal efecto expida la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el marco de sus competencias”.

Que el artículo 2.2.17.1.4. del Decreto número 620 de 2020 señala: “Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones. 1. Autenticidad: Es el atributo generado en un mensaje de datos, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el mensaje de datos. (...) 3. Cédula de ciudadanía digital. Es el equivalente funcional de la cédula de ciudadanía, expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. (...) 5. Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de medios electrónicos. (...) 8. Integridad: la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. (...) 10. Mecanismos de autenticación: Para efectos del presente Decreto son las firmas digitales o electrónicas que al ser utilizadas por su titular permiten atribuirle la autoría de un mensaje de datos. Lo anterior sin prejuicio de la autenticación notarial.

(...)”

Que el numeral 1.2. del artículo 2.2.17.2.1.1. del Decreto número 620 de 2020 señala: “Artículo 2.2.17.2.1.1. Servicios ciudadanos digitales. Los servicios ciudadanos digitales se clasifican en servicios base y servicios especiales. (...) 1.2. Servicio de autenticación digital: Es el procedimiento que, utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin prejuicio de la autenticación notarial. (...)”.

Que el artículo 2.2.17.2.2.4. del Decreto número 620 de 2020 señala: “Artículo 2.2.17.2.2.4. Condiciones mínimas para el servicio de autenticación digital. Para la prestación del servicio de autenticación digital se deberán atender las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen”.

Que el tratamiento de los datos personales de los candidatos, seguirá los parámetros establecidos en las Leyes Estatutarias 1581 de 2012 y 1712 de 2014 y sus decretos reglamentarios.

Que el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, incorpora la necesidad de evolucionar el sector público en Colombia a través de la implementación de soluciones digitales, al respecto, el artículo 147 estableció, entre otros, la obligatoriedad de incorporar en los planes de acción de las entidades estatales del orden nacional el componente de transformación digital, y que, para este propósito, estos proyectos deberán estar orientados a la: “(...) 8.) Implementación de todos los trámites nuevos en forma digital o electrónica sin ninguna excepción, en consecuencia, la interacción del Ciudadano-Estado sólo será presencial cuando sea la única opción, y 9.) Implementación de la política de racionalización de trámites para todos los trámites, eliminación de los que no se requieran, así como en el aprovechamiento de las tecnologías emergentes y exponenciales”.

Que el Plan Estratégico 2019-2023 de la Registraduría Nacional del Estado Civil estableció entre los objetivos estratégicos “6.2. Optimizar y modernizar los procesos misionales y de apoyo de la entidad gracias al uso de nuevas tecnologías (...) 6.4. Priorizar el servicio al usuario como eje central para la creación de valor público. 6.5. Hacer de la RNEC una entidad respetuosa del medio ambiente que contribuya a la mitigación del cambio climático”.

Que, de acuerdo con las normas previamente referidas, encaminadas a establecer políticas y procedimientos de racionalización de trámites en favor de la ciudadanía, amigables con el medio ambiente y que mitiguen el cambio climático, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha venido implementando y poniendo a disposición de las agrupaciones políticas herramientas tecnológicas para el cumplimiento de las actividades relacionadas con la inscripción de candidaturas desde el año 2018. En la actualidad, se hace necesario actualizar los procedimientos derivados de los artículos 28, 30, 31 y 32 de la Ley Estatutaria 1475 de 2011 y de los incisos 1° y 2° del artículo 93 del Decreto Ley 2241 de 1986, respecto de la aceptación y renuncia de candidaturas. Lo anterior, con la finalidad de materializar dichas normas y atender la evolución del contexto y los avances tecnológicos en favor de las agrupaciones políticas, para que dispongan de herramientas confiables que garanticen la eficiencia, transparencia y trazabilidad en el intercambio de datos e información con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que mediante Resolución número 28229 del 14 de octubre de 2022, el Registrador Nacional del Estado Civil estableció el Calendario Electoral para las elecciones de autoridades territoriales (gobernadores, alcaldes, diputados, concejales y ediles o miembros de Juntas Administradoras Locales) que se realizarán el 29 de octubre de 2023.

Que, de acuerdo con lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Objeto. Establecer el procedimiento de autenticación biométrica satisfactoria, que se contrasta contra las bases de datos de identificación que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, como mecanismo de firma electrónica para la aceptación y renuncia a las candidaturas en las elecciones de autoridades territoriales (gobernadores, alcaldes, diputados, concejales y ediles o miembros de las juntas administradoras locales).

Artículo 2°.

Diligenciamiento Electrónico de los Formularios de Inscripción y Modificación de las Candidaturas. La Registraduría Nacional del Estado Civil dispondrá de las herramientas tecnológicas para que las agrupaciones políticas, sus representantes legales y/o sus delegados a través de dispositivos electrónicos fijos o móviles, diligencien los campos contenidos en el Formulario E-6 (Solicitud para la Inscripción de Candidatos y Constancia de Aceptación de Candidaturas) o en el Formulario E-7 (Solicitud para la Modificación de Candidatos y Constancia de Aceptación de Candidaturas). Para este efecto las agrupaciones políticas contarán con un usuario de uso único, personal e intransferible, asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que les permitirá acceder, registrar información, generar formularios y cargar documentos soporte de la inscripción de candidaturas (avales, acuerdos de coalición, etc.) a la plataforma.

Parágrafo.
Las agrupaciones políticas, sus representantes legales y/o sus delegados podrán anexar los avales o acuerdos de coalición, como soportes de la inscripción de las candidaturas, con firmas manuscritas, digitalizadas, digitales certificadas y/o electrónicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999. La legitimidad, integridad y fidelidad de los documentos soporte de la inscripción cargados a la plataforma, son responsabilidad única y exclusiva de las agrupaciones políticas, sus representantes legales y/o sus delegados.

Artículo 3°.

Mecanismos para la Aceptación de las Candidaturas. Una vez diligenciado electrónicamente el Formulario E-6 o el Formulario E-7, en los términos planteados en el artículo precedente, la Registraduría Nacional del Estado Civil dispondrá de los siguientes mecanismos de autenticación biométrica satisfactoria, como firma electrónica para la aceptación de las candidaturas:

1. Biometría facial: Los candidatos podrán aceptar su candidatura a través de la autenticación facial satisfactoria de su identidad, en interoperabilidad con las bases de datos de identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el uso de dispositivos móviles o acudiendo a las sedes habilitadas por la entidad que cuenten con Estaciones Integradas de Servicio (EIS).

2. Biometría dactilar: Los candidatos podrán acudir a las sedes habilitadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que cuenten con Estaciones Integradas de Servicio (EIS), para aceptar su candidatura a través de autenticación dactilar satisfactoria de su identidad, en interoperabilidad con las bases de datos de identificación de la entidad.

Parágrafo 1°.
Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos formales de la inscripción de las candidaturas, el funcionario electoral respectivo aceptará la inscripción mediante los mecanismos de autenticación biométrica satisfactoria como firma electrónica de los que trata este artículo.

Parágrafo 2°.
En los eventos en que las agrupaciones políticas opten por la inscripción de candidaturas de manera remota, los candidatos ingresarán a la plataforma que permitirá la aceptación de la candidatura a través de la autenticación facial satisfactoria de su identidad con el uso de dispositivos móviles.

No obstante, el candidato, subsidiariamente podrá hacer uso de los otros medios de autenticación biométrica para aceptar la candidatura, acercándose a las sedes habilitadas por la entidad que cuenten con Estaciones Integradas de Servicio (EIS).

Parágrafo 3°.
Los datos personales serán tratados de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley Estatutaria 1712 de 2014 y la reglamentación interna, en especial el artículo 5° de la Resolución número 6620 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Artículo 4°.

Renuncia Remota. En los eventos en que las agrupaciones políticas hayan inscrito su lista de manera remota, en el período de modificación de las candidaturas, los candidatos podrán renunciar a su postulación a través de la autenticación facial satisfactoria de su identidad con el uso de dispositivos móviles.

No obstante, el candidato subsidiariamente podrá hacer uso de los otros medios de autenticación biométrica para renunciar acercándose a las sedes habilitadas por la Entidad que cuenten con Estaciones Integradas de Servicio (EIS).

Artículo 5°.

Excepciones al Procedimiento de Diligenciamiento y Aceptación Electrónica de las Candidaturas. De manera excepcional cuando existan situaciones de carácter técnico que imposibiliten el diligenciamiento y/o aceptación de las candidaturas de manera electrónica, la Registraduría Delegada en lo Electoral a través de la Dirección de Gestión Electoral, evaluará la situación y autorizará a los funcionarios electorales respectivos para recibir formularios E-6 o E-7, junto con los soportes de la inscripción, así:

1. Formulario E-6 o E-7 diligenciado de manera electrónica por las agrupaciones políticas y/o sus representantes legales con la firma manuscrita de los candidatos(as), la presentación personal o con la carta aceptación.

2. Formulario E-6 o E-7 diligenciado de manera manuscrita por las agrupaciones políticas y/o sus representantes legales con la firma manuscrita de los candidatos(as), la presentación personal o con la carta aceptación.

3. Formulario E-6 o E-7 diligenciado de manera electrónica por las agrupaciones políticas y/o sus representantes legales sin la firma de los candidatos(as).

4. Formulario E-6 o E-7 diligenciado de manera electrónica por las agrupaciones políticas y/o sus representantes legales con algunas firmas electrónicas con biometría facial, con firmas manuscritas, con la presentación personal, con carta aceptación o sin firma de algunos de los candidatos(as).

Parágrafo 1°.
En los casos enunciados en los numerales 1 y 2 del presente artículo, una vez el funcionario electoral respectivo haya verificado el cumplimiento de los requisitos formales de la inscripción, la aceptará en los términos establecidos en la Ley y en el presente acto.

Parágrafo 2°.
En los casos enunciados en los numerales 3 y 4 del presente artículo, el (los) candidato(s) que no hayan firmado podrán acudir a las sedes dispuestas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que cuenten con Estaciones Integradas de Servicio (EIS), para aceptar su candidatura a través de la verificación dactilar o facial de su identidad. Subsidiariamente, podrán aceptar la candidatura con la firma manuscrita. Una vez el funcionario electoral respectivo haya verificado el cumplimiento de los requisitos formales de la inscripción, la aceptará en los términos establecidos en la Ley y en el presente acto.

Parágrafo 3°.
Los escenarios enunciados en el presente artículo no representan una lista taxativa y en los casos no previstos en este, la Registraduría Delegada en lo Electoral a través de la Dirección de Gestión Electoral, evaluará la situación y fijará los lineamientos a seguir por el funcionario electoral respectivo.

Parágrafo 4°.
En los casos excepcionales enunciados en el presente artículo y en los que pudieren suceder de conformidad con el parágrafo tercero, el funcionario electoral deberá recibir los documentos soporte de la inscripción en físico y digitalizarlos para que sean cargados a la herramienta tecnológica dispuesta para tal fin

Artículo 6°.

Vigencia: Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Artículo 7°.

C omunicar la presente resolución a los delegados departamentales, registradores distritales, registradores del Estado Civil, a los partidos y movimientos políticos con personería jurídica reconocida por el Consejo Nacional Electoral y a los comités inscriptores de grupos significativos de ciudadanos y movimientos sociales registrados ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 29 de junio de 2023.

El Registrador Nacional del Estado Civil, Alexánder Vega Rocha.

El Secretario General, José Darío Castro Uribe.