RESOLUCION 10285 de 2023

El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus facultades legales y, en particular, lo preceptuado en el numeral 4 del artículo 25 y en el artículo 51 del Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que, la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016 establece la conformación y el funcionamiento del Comité de Gestión Ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil (FRR) y del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil (FSV).

Que, la Resolución número 9786 del 10 de diciembre de 2020 creó el Grupo de Trabajo de Gestión Ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil y estableció que este grupo desarrollará actividades dirigidas al fortalecimiento de la gestión ambiental de la entidad, con base en la normativa ambiental vigente y en conductas ambientalmente una cultura ambiental.

Que, debido a los múltiples compromisos que implica el cargo del Registrador Nacional del Estado Civil, es necesario disminuir la periodicidad del Comité de Gestión Ambiental, que pasará de tener sesiones cada cuatro (4) meses, como lo estipula la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016, a tener solo dos (2) sesiones durante cada vigencia (y extraordinariamente cuando su presidente o alguno de sus integrantes así lo considere o solicite).

Que, así mismo, revisado el contenido de la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016, resulta necesario incluir nuevos integrantes en el Comité de Gestión Ambiental, así como asignar las responsabilidades a las diferentes dependencias para la gestión ambiental.

Que, el Comité de Gestión Ambiental realizado el 30 de enero de 2023 aprobó los cambios señalados para la formulación de un nuevo acto administrativo que modifique la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016 de la Entidad.

Que, teniendo en cuenta las consideraciones previas, es necesario derogar la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Objetivo. El Comité de Gestión Ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) tendrá como objetivos definir los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias y orientar los asuntos relacionados con la gestión ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Artículo 2°.

Conformación. El Comité de Gestión Ambiental estará conformado por los siguientes integrantes:

- El Registrador Nacional del Estado Civil (que lo presidirá),

- El Secretario General (que lo presidirá en caso de que no asista el Registrador Nacional del Estado Civil),

- El Registrador Delegado en lo Electoral,

- El Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación,

- El Gerente Administrativo y Financiero,

- El Gerente del Talento Humano,

- El Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Prensa,

- El Gerente de Informática,

- El Jefe de la Oficina de Control Interno (que participará con voz sin derecho a voto),

- El Jefe de la Oficina de Planeación, y

- El coordinador del Grupo de Gestión Ambiental

Parágrafo.
El Comité en pleno o sus integrantes podrán invitar a sus sesiones ordinarias y extraordinarias a quienes consideren, acorde con los temas que se traten en la sesión. Los invitados participarán con voz sin derecho a voto.

Artículo 3°.

Funciones del Comité. El Comité de Gestión Ambiental tendrá a su cargo las siguientes funciones: a.) Liderar la gestión ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil, tanto en el nivel central como en el desconcentrado. b) Revisar, aprobar e implementar los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de gestión ambiental con base en la normativa ambiental vigente. c) Hacer seguimiento al cumplimiento de la normativa ambiental vigente. d) Propender o sugerir y adoptar las medidas preventivas o correctivas necesarias tendientes al correcto manejo de la gestión ambiental. e) Establecer acciones de prevención, mitigación, corrección y compensación de los impactos ambientales que ocasione la Registraduría Nacional del Estado Civil. f) Coordinar la articulación de los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de gestión ambiental con los demás planes institucionales. g) Promover la implementación de mejores prácticas de gestión ambiental. h) Las demás señaladas en las leyes y normas que rigen esta materia y las que le sean asignadas y correspondan a su naturaleza.

Artículo 4°.

Secretaría Técnica del Comité de Gestión Ambiental. La Secretaría Técnica del Comité de Gestión Ambiental estará a cargo del Jefe de la Oficina de Planeación.

Artículo 5°.

Funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Gestión Ambiental. Son funciones de la Secretaría Técnica las siguientes: a) Convocar de forma ordinaria, dos veces al año, a los integrantes permanentes del Comité y a los invitados (si a ello hay lugar) y de forma extraordinaria (por solicitud del Presidente del Comité o por solicitud de cualquiera de sus integrantes). b) Elaborar, numerar, divulgar y conservar las actas de cada sesión del Comité. c) Elaborar el orden del día de las reuniones. d) Realizar el seguimiento a los compromisos pendientes adquiridos en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité. e) Preparar y presentarle al Comité la documentación e información necesaria para la toma de decisiones (con el apoyo y previa coordinación del área o dependencia competente). f) Socializar digitalmente los documentos del Comité que se sometan a estudio, consideración y aprobación. g) Responder por la organización, actualización, conservación y manejo de los archivos del Comité, de acuerdo con los procedimientos establecidos. h) Las demás que se desprendan de su naturaleza y que se requieran para el cumplimiento de la gestión ambiental y las demás que le asigne el Comité.

Artículo 6°.

Sesiones. El Comité de Gestión Ambiental se reunirá dos veces al año y extraordinariamente cuando su Presidente o alguno de sus integrantes así lo soliciten.

Artículo 7°.

Asignación de responsabilidades de gestión ambiental. A continuación se especifica cuáles son las áreas responsables en materia ambiental junto con sus responsabilidades:

a) Grupo de Gestión Ambiental:

- Incorporar la dimensión ambiental en los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de la RNEC.

- Brindar asesoría técnica en gestión ambiental y gestión del riesgo ambiental al Comité de Gestión Ambiental y a las dependencias del nivel central y desconcentrado.

- Promover el mejoramiento y desempeño de la gestión ambiental y la gestión del riesgo ambiental.

- Mantener actualizada la información ambiental de la RNEC, generar informes periódicos y preparar la información requerida sobre la gestión ambiental.

- Formular, coordinar y gestionar las directrices, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos, protocolos, guías, manuales y herramientas de mejoramiento institucional en relación con la gestión ambiental, orientadas a velar por el cumplimiento de la normativa ambiental vigente.

- Promover la integración de la dimensión ambiental en la toma de decisiones de la institución.

- Establecer e implementar acciones de prevención, mitigación, corrección y compensación de los impactos ambientales producidos por el funcionamiento directo o indirecto de la institución.

- Implementar mejores prácticas ambientales en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

- Liderar la actividad de formación y capacitación en todos los niveles de la entidad en materia ambiental.

- Las demás que se desprendan de su naturaleza y se requieran para el cumplimiento de una gestión ambiental adecuada.

b) Oficina de Comunicaciones y Prensa:

- Publicar en la página web las decisiones y documentos que, a juicio de los integrantes del Comité, deban divulgarse.

- Difundir la información sobre la gestión ambiental de la RNEC.

- Apoyar la realización de campañas ambientales.

c) Gerencia de Informática:

- Brindar apoyo y asesoría técnica al Grupo de Gestión Ambiental con información requerida para el fortalecimiento de acciones, mecanismos y métodos para reducir el impacto ambiental negativo del macroproceso “Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones”.

d) Gerencia del Talento Humano:

- Apoyar la capacitación y formación en materia ambiental para los servidores de la entidad.

- Velar por que el recurso humano encargado de la gestión ambiental de la entidad sea el idóneo.

e) Gerencia Administrativa y Financiera:

- Gestionar los recursos que permitan desarrollar la gestión ambiental y la gestión del riesgo ambiental, según las solicitudes presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Ambiental o de su Secretaría Técnica, de conformidad con lo dispuesto por la entidad.

- Adelantar el proceso de contratación para desarrollar las acciones de prevención, mitigación, corrección y compensación de los impactos ambientales que la entidad ocasione.

f) Registraduría Delegada en lo Electoral:

- Brindar apoyo y asesoría técnica al Grupo de Gestión Ambiental con información requerida para el fortalecimiento de acciones, mecanismos y métodos para reducir el impacto ambiental negativo del macroproceso “Electoral”

g) Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación:

- Brindar apoyo y asesoría técnica al Grupo de Gestión Ambiental con información requerida para el fortalecimiento de acciones, mecanismos y métodos para reducir el impacto ambiental negativo del macroproceso “Registro Civil e Identificación”.

h) Delegaciones departamentales y Registraduría Distrital (y sus registradurías especiales, auxiliares y municipales):

- Ejecutar los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de gestión ambiental que apruebe el Comité de Gestión Ambiental.

- Realizar la gestión ambiental y del riesgo ambiental en su jurisdicción, para lo cual designarán un servidor con formación profesional o tecnológica en el área ambiental, que cumplirá las funciones de enlace con el nivel central de la entidad.

Artículo 8°.

Comunicaciones. El presente acto administrativo se comunicará a la Registraduría Delegada en lo Electoral, la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, la Gerencia Administrativa y Financiera, la Gerencia del Talento Humano, la Oficina de Comunicaciones y Prensa, la Gerencia de Informática, la Oficina de Planeación, las delegaciones departamentales y la Registraduría Distrital (y sus registradurías especiales, auxiliares y municipales). Lo anterior, a fin de tenerlo en cuenta en los asuntos de su competencia y fines pertinentes.

Artículo 9°.

Actualización de procedimientos y formatos. Se ordena a la Oficina de Planeación actualizar los procedimientos y los formatos a que haya lugar, dentro de los dos meses siguientes a la publicación del presente acto administrativo.

Artículo 10.

Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución número 11455 del 1° de noviembre de 2016 y los demás actos administrativos que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de mayo de 2023.

El Registrador Nacional del Estado Civil, Alexánder Vega Rocha.

El Secretario General, José Darío Castro Uribe