RESOLUCION 9319 de 2023

La Ministra de Educación Nacional, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en el numeral 6.11 del artículo 6º del Decreto número 5012 de 2009, y en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 489 de 1998, modificada por el Decreto Ley 0019 de 2012, el Decreto número 1083 de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que con el fin de reglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno de que trata el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, el Gobierno nacional a través del Decreto número 1499 de 2017 modificó el Decreto número 1083 de 2015 Decreto único Reglamentario del Sector Función Pública, actualizando el modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Que en virtud del artículo 2.2.22.3.2 del Decreto número 1083 de 2015 modificado por el artículo 1º del Decreto número 1499 de 2017, “El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.”

Que el artículo 2.2.22.3.3 ibidem, establece como objetivos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), los siguientes: “1. Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados de las entidades públicas. 2. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación de las entidades para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos 3. Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua. 4. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas. 5. Promover la coordinación entre entidades públicas para mejorar su gestión y desempeño.”

Que el artículo 2.2.22.3.6 ídem, establece que: “los Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativos” de que trataba la Ley 489 de 1998, se denominarán “Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño” y estarán integrados por el Ministro o Director de departamento administrativo, quien lo presidirá, y por los directores, gerentes o presidentes de las entidades y organismos adscritos o vinculados al respectivo sector…”.

Que, así las cosas, de acuerdo con lo consagrado en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto número 1083 de 2015 modificado por el Decreto número 1499 de 2017, cada entidad debe integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con este modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que el Decreto número 5012 de 2009 en el numeral 5.5.3 del artículo 5º incluye al “Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo” en la estructura del Ministerio de Educación Nacional, y en el artículo 40 indica que dicho comité se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia, por lo cual, y en razón al cambio de denominación dispuesto en las normas antes señaladas, pasará a denominarse de ahora en adelante “Comité Sectorial de Gestión y Desempeño”.

Que en el marco de las funciones asignadas a la Subdirección de Desarrollo Organizacional mediante Decreto número 5012 de 2009, se encuentran: “39.3. Diseñar y coordinar el proceso global de planificación del sector en aspectos técnicos, económicos y administrativos., 39.4. Revisar y ajustar los elementos de direccionamiento estratégico y plan operativo del Ministerio de Educación, para garantizar que estén alineados con el Plan Sectorial., 39.10. “Apoyar la optimización de la gestión administrativa del Ministerio y de las entidades adscritas y vinculadas, a través del seguimiento y evaluación de la ejecución del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo., 39.12. Apoyar a las Entidades Adscritas y Vinculadas del Ministerio de Educación Nacional, que lo requieran, en lo relacionado con el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo y las políticas sectoriales que establezca el Ministerio” razón por la cual se considera pertinente que la Subdirección de Desarrollo Organizacional desempeñe la secretaría técnica de los comités Institucional y Sectorial de Gestión y Desempeño.

Que se hace necesario ajustar e incluir la conformación, funciones, citación a las reuniones, invitados a las reuniones y desarrollo de las reuniones, quórum y mayorías, decisiones y actas de las reuniones de los Comités Sectorial e Institucional de Gestión y Desempeño.

Que por lo expuesto y teniendo en cuenta las modificaciones que se requieren al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño y al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional, se hace necesario en virtud de las directrices generales de técnica normativa establecidas en el Decreto número 1081 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República”, evitar la dispersión y proliferación normativa para dotar de seguridad jurídica a los destinatarios de la norma.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Capítulo I.

Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación

Artículo 1º.

Conformación del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación. El Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación estará conformado por los siguientes integrantes:

- El/la Ministro(a) de Educación Nacional o su delegado, quien lo presidirá.

- Los/las Directores, Rectores y Gerentes de las entidades adscritas y vinculadas al sector administrativo de Educación.

- El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Educación Na¬cional.

- El/la Subdirector(a) de Desarrollo Organizacional del Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 2º.

Funciones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación. Son funciones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del sector Educación, las siguientes:

1. Dirigir y orientar la planeación estratégica del sector.

2. Dirigir y articular a las entidades del sector administrativo en la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

3. Hacer seguimiento a la gestión y desempeño del sector y proponer estrategias para el logro de los resultados, por lo menos una vez cada semestre.

4. Hacer seguimiento, por lo menos una vez cada semestre, a las acciones y estrate¬gias sectoriales adoptadas para la operación y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y proponer los correctivos necesarios.

5. Dirigir y articular a las entidades del sector administrativo en la operación de las políticas de gestión y desempeño y de las directrices impartidas por la Pre¬sidencia de la República y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en materia de Gobierno y Seguridad Digital.

6. Hacer seguimiento a la ejecución de las políticas de gestión y desempeño institu¬cional en el sector.

7. Estudiar y aprobar las iniciativas presentadas por los comités institucionales de gestión y desempeño que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

8. Generar espacios que permitan a sus participantes el estudio y análisis de temas relacionados con políticas de gestión y desempeño, buenas prácticas, herramien¬tas, metodologías u otros temas de interés para fortalecer la gestión y el desem¬peño institucional y así lograr el adecuado desarrollo de sus funciones.

9. Requerir informes a los comités institucionales de gestión y desempeño sobre la gestión y desempeño de la entidad.

10. Las demás asignadas por el representante legal del Ministerio de Educación Na¬cional.

Artículo 3º.

Sesiones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación. El Comité Sectorial de Gestión y Desempeño se reunirá en sesión ordinaria como mínimo una (1) vez cada trimestre, y de manera extraordinaria, cuando a juicio de la secretaría técnica se considere necesario previa citación de sus integrantes.

Podrá reunirse en forma no presencial y/o virtual mediante la utilización de las herramientas tecnológicas disponibles, siempre y cuando todos los miembros puedan deliberar y tomar decisiones mediante comunicaciones simultáneas o sucesivas.

Serán invitados permanentes u ocasionales, los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, según el caso concreto o tema a tratar. Igualmente, el Comité, por intermedio de su secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración. En todo caso, quienes asistan en calidad de invitados a las sesiones tendrán voz, pero no voto.

Parágrafo.
Cada entidad deberá definir una metodología de formulación y seguimiento que permita a los responsables de cada política presentar ante el Comité Sectorial, el avance y cumplimiento de sus compromisos sectoriales en la sesión programada para ello.

Artículo 4º.

Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité podrá sesionar y deliberar válidamente con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Las decisiones se tomarán por mayoría simple, es decir con la mitad más uno de los asistentes a la sesión.

Artículo 5º.

Secretaría Técnica del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación. La secretaría técnica del comité Sectorial de Gestión y Desempeño, será ejercida por el Subdirector (a) de Desarrollo Organizacional o su delegado.

Artículo 6º.

Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Educación. Son funciones de la Secretaría Técnica las siguientes:

a. Convocar a las reuniones o sesiones; b. Preparar el orden del día; c. Llevar el archivo de los documentos relacionados con el Comité; d. Elaborar el acta de cada reunión; e. Verificar, previo a las reuniones del Comité, los documentos y propuestas que serán presentadas; f. Realizar el seguimiento del cargue oportuno de la información de avances de indicadores y metas de gobierno en el Sistema de Seguimiento a Metas de Go¬bierno, administrado por el Departamento Nacional de Planeación; g. Consolidar las iniciativas y acciones propuestas en el comité; h. Servir de enlace entre los integrantes del Comité; i. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 7º.

Actas de las Sesiones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño: De las reuniones del Comité se deberán elaborar actas que indiquen los temas tratados las decisiones tomadas, las cuales serán suscritas por el presidente y quien ejerza la secretaría técnica.

Artículo 8º.

Obligaciones de los integrantes del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño. Los integrantes del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del sector educación tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.

2. Implementar los compromisos derivados de cada sesión e informar los avances al Comité.

3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Artículo 9º.

Citación a las reuniones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas con una antelación de por lo menos 8 (ocho) días.

La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos 2 (dos) días. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.

Artículo 10.

Desarrollo de las reuniones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño. Las reuniones del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del sector educación serán instaladas por el presidente o su delegado.

En cada reunión del Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el pleno del Comité.

Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité.

Capítulo II.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional

Artículo 11.

Conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional estará conformado por los siguientes integrantes:

- El (la) Secretario(a) General o su delegado quien lo presidirá.

- Un asesor del despacho del Ministro(a).

- El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

- El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas.

- El (la) Jefe de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información.

- El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

- El Asesor(a) del Grupo Interno de Atención al Ciudadano.

- El Subdirector(a) de Gestión Financiera.

- El Subdirector(a) de Desarrollo Organizacional.

- El Subdirector(a) de Talento Humano.

- El Subdirector(a) de Contratación.

- El Subdirector(a) de Gestión Administrativa y Financiera.

Parágrafo.
El jefe de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Educación Nacional integrará el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de manera permanente con voz, pero sin voto.

Artículo 12.

Funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional. Son funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño las siguientes:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las accio¬nes y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planea¬ción y Gestión (MIPG).

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, inicia¬tivas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Ins¬titucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

7. Aprobar y hacer seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de ges¬tión.

8. Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en to¬dos los niveles de la organización y estudiar y adoptar las mejoras propuestas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

9. Efectuar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

10. Generar espacios que permitan a sus participantes el estudio y análisis de temas relacionados con políticas de gestión y desempeño, buenas prácticas, herramien¬tas, metodologías u otros temas de interés para fortalecer la gestión y el desem¬peño institucional y así lograr el adecuado desarrollo de sus funciones.

11. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y eva¬luación del Modelo.

Artículo 13.

Sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una (1) vez cada trimestre y de manera extraordinaria, cuando a juicio de la Secretaría Técnica se considere necesario, previa citación de sus integrantes.

El Comité podrá reunirse en forma presencial y/o virtual, mediante la utilización de herramientas tecnológicas disponibles por el Ministerio de Educación Nacional, siempre y cuando todos los miembros puedan deliberar y tomar decisiones por comunicación simultánea o sucesiva.

Artículo 14.

Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Comité podrá sesionar y deliberar válidamente con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Las decisiones se tomarán por mayoría simple, es decir con la mitad más uno de los asistentes a la sesión.

Artículo 15.

Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional. La secretaría técnica será ejercida por el Subdirector (a) de Desarrollo Organizacional del Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 16.

Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional. Son funciones de la Secretaría Técnica, las siguientes:

a) Convocar a las reuniones; b) Preparar el orden del día; c) Llevar el archivo de los documentos relacionados con el Comité; d) Elaborar el acta de cada reunión; e) Verificar, previo a la reunión del comité, los documentos y propuestas que serán presentadas, verificando su pertinencia de acuerdo con las funciones del comité; f) Servir de enlace entre los integrantes del comité; g) Verificar y hacer seguimiento a los compromisos y tareas asignadas a los inte¬grantes, en cada una de las sesiones del comité; h) Verificar el cumplimento de las decisiones adoptadas en el comité; i) Preparar un informe de la gestión del Comité; j) Consolidar las iniciativas y acciones propuestas en el comité; k) Las demás que le sean asignadas por el comité.

Parágrafo.
El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, podrá conformar me¬sas técnicas para la formulación, implementación y seguimiento a estrategias de temas específicos, con el propósito de facilitar el desarrollo de las funciones, quienes presentarán sus informes de avance al mismo.

Artículo 17.

Actas de las Sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño: De las reuniones del Comité se deberán elaborar actas que indiquen los temas tratados y las decisiones adoptadas, las cuales serán suscritas por el presidente y quien ejerza la secretaría técnica.

Artículo 18.

Obligaciones de los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.

2. Suscribir los actos administrativos y las comunicaciones que en ejercicio de sus funciones expida el Comité.

3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño pueden delegar en su presidente la suscripción de los actos que contengan sus decisiones, siempre que no se vulneren las competencias atribuidas a otras autoridades del Ministerio.

Artículo 19.

Citación a las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por la secretaría técnica vía correo electrónico, con una antelación de por lo menos ocho (8) días.

La convocatoria a las reuniones extraordinarias se hará vía correo electrónico con dos días de antelación indicando el día, la hora y el objeto de la reunión.

Artículo 20.

Invitados a las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité podrá invitar al Subdirector(a) o su delegado de las dependencias misionales del Ministerio de Educación Nacional, personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan conocimiento o experticia en los asuntos de planeación estratégica, gestión administrativa, indicadores de gestión, control interno u otros relacionados con la mejora de la gestión y el desempeño institucional; quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

Parágrafo 1º.
El Comité podrá invitar a sus reuniones con carácter permanente u ocasional a los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, según los asuntos a tratar. Estas personas tendrán derecho a voz, pero sin voto. La citación a estos servidores la efectuará el secretario técnico a través de la convocatoria a las sesiones.

Parágrafo 2º.
Se deberá definir una metodología de formulación y seguimiento que permita a los responsables de cada política presentar ante el Comité Institucional, el avance y cumplimiento de sus compromisos en la sesión programada para ello.

Artículo 21.

Desarrollo de las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Educación Nacional serán instaladas por el presidente o su delegado.

En cada reunión de Comité se tratarán los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el pleno del Comité.

Artículo 22.

Publicación. La presente resolución será publicada en el Diario Oficial, la Intranet Institucional y en la página web del Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 23.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la 26051 del 21 de noviembre de 2017.

Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 6 de junio de 2023.

La Ministra de Educación Nacional, Aurora Vergara Figueroa.