RESOLUCION 225 de 2023

EL DIRECTOR GENERAL En ejercicio de las facultades otorgadas en los artículos 40, numerales 1 y 5 de la Ley 938 de 2004, 5, numerales 5 y 15 del Acuerdo 08 de 2012, expedido por la Junta Directiva del Instituto y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 15 de la Constitución Política estableció: «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (...)».

Que el Artículo 20 de aquel libro determinó: «Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura».

Que el Artículo 74 idem, dispuso: «Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley».

Que la Ley 1581 de 2012, reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, hoy incorporados al Decreto Único 1074 de 2015, estableció la protección de datos personales en Colombia y definió los parámetros del tratamiento de aquellos.

Que la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015, creó «(...) la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones», los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información y reguló el derecho de acceso a la información pública.

Que el Decreto 090 de 2018, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, modificó los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, reglamentó el ámbito de aplicación «inscripción de personas jurídicas de naturaleza pública en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Que la Circular 0019 de 2017, expedida por el director del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, estableció los lineamientos sobre la implementación de datos abiertos, que deben seguir los servidores públicos de la planta global de la entidad.

Que la Resolución 000017 del 10 de enero de 2020, expedida por el director general del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses estableció: «la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses».

Que es un deber de la entidad evaluar y actualizar en forma constante sus políticas institucionales con el propósito de responder en forma efectiva y puntual la demanda de servicios y permitir al Instituto cumplir sus funciones.

Que el Instituto evidenció la necesidad de modificar su política para el tratamiento de datos y con el fin de ajustar las finalidades del tratamiento respecto a los grupos de valor.

Que es obligación del Instituto adicionar a la Política objeto de estudio, lo relacionado con la transferencia de datos y garantizar el cumplimiento de las normas en lo relativo a los derechos de los titulares.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

Artículo 1.

Implementación. Implementar la Política de tratamiento de datos personales en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Artículo 2.

Objeto. La presente Política tiene como objeto entregar información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales objeto de tratamiento por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, cumplir la ley, las políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales.

Artículo 3.

Alcance. La Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y son objeto de tratamiento por parte del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con excepción de las siguientes mencionadas en el artículo 2* de la Ley 1581 de 2012:

A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedaran sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;

A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;

A las bases de datos qué tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;

A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;

A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;

A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

Artículo 4.

Destinatarios. Esta política será de obligatorio conocimiento y cumplimiento para las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, los administradores del manejo de bases de datos registrados por la entidad ante la Superintendencia de Industria y Comercio, aquellos servidores públicos y contratistas que reciben, atienden y responden peticiones (consultas o reclamos) y entregan información relacionada con la ley de protección de datos personales.

Los datos personales que la entidad obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con ella, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y concordantes.

Artículo 5.

Definiciones. De la interpretación y aplicación de la ley formarán parte las siguientes definiciones:

5.1 Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 1 5.2 Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, que se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 2 5.3 Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

5.4 Datos abiertos: son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. 3 5.5 Datos del Sistema Integrado de Gestión: son los datos dentro de los procesos estratégicos (planeación estratégica y comunicación institucional). y procesos de apoyo a la gestión (gestión financiera, gestión administrativa, gestión de infraestructura tecnológica y de servicios informáticos, gestión del talento humano, gestión y soporte jurídico, gestión de la seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental) y los procesos de seguimiento, control, mejora y auditoria.

5.6 Datos misionales: son datos personales recolectados en los sistemas de información misionales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forense, relacionado con quejas, evaluación y satisfacción de clientes, caracterización de usuarios, listados de asistencia, actividades de rendición de cuentas y eventos de participación ciudadana.

5.7 Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 4 5.8 Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

5.9 Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. 5 5.10 Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos. 6 5.11 Dato privado: es el dato que por su naturaleza Íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 7 5.12 Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 8 5.13 Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 9 5.14 Hoja de vida funcionario: tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la Ley, y en especial (...) Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas. 10 5.15 Historia clínica: es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley 12 (...) “es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. 11 5.16 Información pública clasificada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados 12 5.17 Información pública reservada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses púbicos. 13 5.18 Sistemas de información: conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución. 14 5.19 Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 15 5.20 Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales, a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pais. 16 5.21 Transmisión: tratamiento de datos que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 17 5.22 Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 18 5.23 Usuario: persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. 19

Artículo 6.

Derechos del Titular. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, conforme el Artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, garantizará al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los siguientes derechos:

6.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

6.2 Modificar datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, conforme a las normas procesales aplicables.

6.3 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, para el tratamiento de sus datos personales.

6.4 Recibir información del uso y tratamiento de sus datos personales, previa solicitud del titular del dato, salvo los casos con reserva de la información.

6.5 Presentar ante las instancias competentes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política, la Constitución o Ley que regula la materia.

6.6 Reserva de sus datos personales en documentos de carácter público.

6.7 A tratamiento anónimo de sus datos personales sensibles o reservados en documentos de carácter público.

6.8 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato por parte del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6.9 Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento y que no estén sujetos a reserva de acuerdo con las normas vigentes.

6.10 A la protección y seguridad de la información clasificada y reservada por la normativa vigente.

Parágrafo.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos de naturaleza pública. En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes prevalecen sus derechos constitucionales y legales, conforme a la Constitución Política, el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y 12 del Decreto 1377 de 2013.

Artículo 7.

Finalidad. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses recolecta, procesa, almacena, transmite, transfiere y administra información de datos personales para el cumplimiento de sus competencias constitucionales y legales, sujeto a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, con las siguientes finalidades:

7.1 Desarrollar fines misionales y administrativos propios de la entidad.

7.2 Caracterizar las personas y grupos de interés con el fin de adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.

7.3 Recibir, tramitar y otorgar respuestas a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias presentadas ante la entidad.

7.4 Facilitar la consulta de la información del Titular del dato que reposa en las Bases de Datos de la entidad, previa autorización del mismo o mediante orden de autoridad competente.

7.5 Adelantar encuestas de satisfacción.

7.6 Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación o audiencias desarrolladas por la entidad.

7.7 Registrar información de datos personales en las Bases de Datos de carácter administrativo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con el propósito de vincular personal, desarrollar procesos de contratación, adquirir bienes u otros procesos de apoyo a la gestión y/o estratégicos.

7.8 Registrar información de datos personales en las Bases de Datos misionales y administrativas del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con el objeto de analizar, evaluar y generar datos estadísticos y cumplir los planes y metas institucionales.

7.9 Enviar la información a entidades gubernamentales, judiciales o internacionales por solicitud expresa de las mismas, bajo los principios de colaboración armónica, circulación restringida y necesidad.

7.10 Proteger los intereses y necesidades de los titulares de la información personal analizada por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Artículo 8.

Responsables. Cada dependencia del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses será responsable de los derechos del titular de los datos que se registran, el almacenamiento en las Bases de Datos y el procesamiento con los fines antes descritos, conforme a su función, sin perjuicio de las demás responsabilidades que les asiste a los servidores públicos de la entidad.

Las personas involucradas en el tratamiento de datos personales deben mantener reserva o secreto de los datos personales que conocen con ocasión de su trabajo o gestión. No pueden hacer de conocimiento público los datos privados, a menos que lo autorice el Titular, la ley o exista orden judicial.

Artículo 9.

Recolección de datos personales. La entidad en desarrollo de sus fines misionales y administrativos registrará en sus Bases de Datos los datos personales de sus usuarios cuando utilicen los diferentes canales de acceso a los servicios como son atención presencial, telefónica, medios virtuales, chat, formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias - PORSD en página web, correo institucional y redes sociales.

Parágrafo 1. Aviso de privacidad.
La entidad dispondrá de avisos de privacidad de tratamiento de datos personales en los puntos de acceso a sus instalaciones y en lugares físicos o virtuales donde se capture o registre información e imágenes.

Parágrafo 2. Avisos de uso de cámaras de video vigilancia
La entidad dispondrá de avisos para informar el uso de sistemas de video vigilancia, en aquellos lugares donde se utilicen estos mecanismos de seguridad.

Artículo 10.

Procesamiento de datos personales. La entidad procesara los datos personales de sus usuarios, de acuerdo con los fines establecidos en el artículo 7 de la presente resolución.

Parágrafo 1. Calidad del dato
El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.

El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses deberá abstenerse de someter a tratamiento o solicitar a su titular completar o corregir la información de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Parágrafo 2. Datos personales procedentes de otras entidades.
Cuando la entidad utilice datos personales procedentes de otras entidades para procesar o complementar información de sus usuarios, hará su tratamiento según los términos de la presente resolución. En caso de requerir algún tipo de actualización, rectificación o supresión, procederá con las salvedades respectivas.

Artículo 11.

Seguridad de la Información. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses acatará las disposiciones respecto a la seguridad de la información, contenidas en el documento de Políticas de Seguridad de la Información adoptado por el Instituto.

Parágrafo.
Plan de incidentes que afecten la seguridad de los datos personales. El Grupo Nacional de Tecnologías de información y Desarrollo y el Grupo Nacional de Gestión Documental, según sus funciones, deberán determinar un pian para revolver los incidentes de seguridad que afecten los datos personales bajo custodia o posesión de la entidad, tales como accesos o usos indebidos o no autorizados a la información, manipulación de la información, destrucción de la información, circulación o suministro de la información a personas no autorizadas.

Artículo 12.

Nivel de acceso a la información de datos personales. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tendrá un nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos y no hará disponibles datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, salvo que fijen medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.

Parágrafo.
En la entidad el acceso a los datos personales está restringido al perfil asignado a cada servidor público o contratista, quien deberá usar la información solo para el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 13.

Intercambio de información con otras entidades del Estado. Cuando en desarrollo de sus funciones la entidad acuerde compartir información de forma electrónica con entidades públicas, deberá cumplir los estándares definidos por el Ministerio deTecnologías de la Información y Comunicaciones para el tratamiento de datos personales y salvaguarda de la información.

Artículo 14.

Bases de Datos con datos personales manejadas por terceros. Cuando el Instituto Nacional de Medicina Lega! y Ciencias Forenses contrate algunos servicios para su operación que impliquen el uso o almacenamiento de Bases de Datos que contengan datos personales de sus usuarios, deberá exigir el cumplimiento de la presente política a las personas naturales o empresas prestadoras de tales servicios.

Parágrafo.
Disposición final de datos personales por parte de terceros. La entidad una vez cesen las obligaciones contractuales, deberá concertar con las personas naturales o empresas prestadoras de servicios la forma de entrega de las Bases de Datos que contengan datos personales de los usuarios del Instituto.

Los prestadores de servicios deberán informar a la entidad la forma como harán la disposición final de tales datos.

Artículo 15.

Solicitud de información relacionada con datos personales. Los titulares de los datos personales, sus causahabientes, terceros autorizados o apoderados podrán solicitar información sobre el tratamiento de sus datos a la entidad y a través de medios habilitados.

La petición deberá contener como mínimo número de documento de identidad, dirección de contacto y teléfono.

En caso de actuar en representación de otra persona o si ostenta la calidad de causahabiente, deberá presentar el documento que acredite tal condición.

Artículo 16.

Actualización y rectificación de datos personales. La entidad deberá actualizar o rectificar datos personales por solicitud y soporte del titular de los mismos.

Artículo 17.

Supresión de datos personales. Los titulares podrán solicitar a la entidad la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo cuando consideren que los datos no reciben un tratamiento adecuado, son impertinentes o no necesarios para la finalidad de su recolección.

La solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Artículo 18.

Requisitos para solicitar la supresión de datos personales. El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación escrita en la que conste su calidad, informe su interés y exprese de manera clara los fundamentos de su solicitud para solicitar la supresión de datos personales.

En el procedimiento se aplicarán las normas relativas al debido proceso administrativo y particularmente, al derecho de petición contenidas en la Parte Primera, Titulo II, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011). sustituido por la Ley 1755 de 2015.

Parágrafo 1.
Tiempo de respuesta a la solicitud de supresión de datos personales. La unidad organizacional que en el marco de sus competencias tenga acceso a los datos personales objeto de la reclamación, responderá dentro del término máximo de quince (15) días hábiles conforme a lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 - sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, en concordancia con lo previsto en el numeral 3º del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Parágrafo 2. Vencimiento del término para supresión
Si vencido e! término anterior no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de industria y Comercio que ordene a la entidad la supresión de los datos personales.

Artículo 19.

Mecanismos para la solicitud de información, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización de datos personales. Además de las indicaciones contenidas en el presente acto administrativo, los servidores públicos y contratistas de la entidad harán uso del procedimiento establecido para la recepción de trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los titulares de datos personales, a través de los siguientes canales: a) Presencial: ventanillas de correspondencia de las unidades básicas, seccionales, direcciones regionales: En el directorio de la página web: https://www.medicinalegal.gov.co/directorio b) Vía telefónica: PBX: (601) 4069977 - 4069944, Línea Gratuita Anticorrupción: 018000113263, Línea Gratuita Peticiones, Quejas, -Reclamos y Sugerencias: 018000914862. c) Correos electrónicos institucionales: atencionalciudadano@medicinalegal.gov.co y solicitudinformacion@medicinalegal.gov.co d) Portal Institucional: https://www.medicinalegal.gov.co e) Formulario virtual de PQRSD: para el caso de los servidores públicos de Instituto y para la ciudadanía en general, en la página web /Servicios a la ciudadanía/ Participación Ciudadana/ Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias. https://www.medicinalegal.gov.co/pgrs

Artículo 20.

Confidencialidad de los datos personales en el marco de la gestión documental en la entidad. Desde el Grupo Nacional de Gestión Documental se definen directrices que contribuyan a construir controles, proyectos, planes y programas que aseguran la protección, seguridad y confidencialidad de la información del Instituto.

Además, se incluirán los datos personales para la información misional, las actividades relacionadas con la creación, recepción, mantenimiento, uso, disposición y preservación de los documentos a través de su ciclo vital.

Los lineamientos deberán considerar las particularidades que exige la salvaguarda de la confidencialidad o reserva legal de la información, con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad únicamente por el personal autorizado.

En la información no misional o no clasificada ni reservada, se cumplirán las pautas sobre gestión documental y administración de los archivos de gestión en todo el ciclo vital de los documentos.

Artículo 21.

Disposición final de los datos personales. La disposición final de los datos personales contenidos en las Bases de Datos institucionales se realizará de acuerdo con los tiempos de transferencia para registros electrónicos definidos por las diferentes unidades organizacionales y reportados al Grupo Nacional de Gestión Documental, los lineamientos para la constitución de las Tablas de Retención Documental y en el marco del Programa de Gestión Documental de la entidad.

Parágrafo. Conservación de datos personales
Los datos personales de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, deberán conservarse cuando así se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Artículo 22.

Reporté de creación o uso de Bases de Datos. La Secretaría General, Subdirecciones, Direcciones Regionales, Oficinas y Grupos Nacionales deberán reportar al Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y Desarrollo las Bases de Datos creadas y usadas en sus unidades organizacionales y que contengan datos personales cuyo tratamiento automatizado o manual se realice por parte de la entidad.

Parágrafo.
El Grupo Nacional de Tecnologías de la información y Desarrollo definirá si lo reportado por las diferentes áreas reúne las condiciones de bases de datos personales.

Artículo 23.

Registro de Bases de Datos. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses a través del Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y Desarrollo, tramitará ante la Superintendencia de industria y Comercio la inclusión de las Bases de Datos que correspondan, en el Registro Nacional d Bases de Datos — RNBD, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.26.3.1, literal ¢, del Decreto 1074 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 090 de 2018.

Parágrafo 1.
El Instituto reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las Bases de Datos con datos personales que sean dadas de baja, cuando esto suceda.

Parágrafo 2.
El Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y Desarrollo definirá el servidor público responsable de la entidad para el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 24.

Proceso de Implementación. El liderazgo en el proceso de implementación de la política de tratamiento de datos personales estará a cargo del Grupo Nacional de Atención y Servicio al Ciudadano, con el apoyo del Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y Desarrollo, cuyas directrices serán realizadas en conjunto con los servidores públicos y contratistas competentes, capacitados y facultados para el tratamiento de la información y adecuada técnica que soporta estos procesos.

Artículo 25.

Monitoreo. El Grupo Nacional de Atención y Servicio al ciudadano realizará el monitoreo a la implementación de la política de tratamiento de datos.

Artículo 26.

Control y Vigilancia. La Oficina de Control Interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, ejercerá el seguimiento a la implementación de la política de tratamiento de datos personales adoptadas a través de la presente resolución, de conformidad con lo establecido en el artículo 2, literal e) de la Ley 87 de 1993.

Artículo 27.

Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su integridad la Resolución No 000017 de enero 10 de 2020.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Expedida en Bogotá, D.C., a los 10 ABR 2023 JORGE ARTURO JIMÉNEZ PÁJARO Director General (E)

1 artículo 3°, literal a, de la Ley 1581 de 2012 2 artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 4 del Decreto 1074 de 2015 3 artículo 6, litera j, de la Ley 1712 de 2014 4 artículo 3°, literal c, de la Ley 1581 de 2012 5 artículo 3°, literal g, de la Ley 1266 de 2008 6 artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 3 del Decreto 1074 de 2015 artículo 2°, litera! h, de la Ley 1266 de 2008 7 artículo 39, literal h, de la Ley 1266 de 2008 8 artículo 3°, literal d, de la Ley 1581 de 2012 9 artículo 3º, literal e, de la Ley 1581 de 2012 10 artículo 24, numeral 3° de la Ley 1755 de 2015 11 artículo 1° de la Resolución 1995 de 1999 12 artículo 6°, literal c, de la Ley 1712 de 2014 13 artículo 6°, literal d, de la Ley 1712 de 2014 14 Gerente.com 15 artículo 3º, literal f de la Ley 1581 de 2012 16 artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 4 del Decreto 1074 de 2015 17 artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 5 del Decreto 1074 de 2015 18 artículo 3º, literal g de la Ley 1581 de 2012 19 artículo 3, literal d, de la Ley 1266 de 2008