RESOLUCION 500 de 2021

La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el parágrafo del artículo 16 del Decreto número 2106 de 2019, y

CONSIDERANDO:

Conforme al principio de “masificación del gobierno en línea” hoy Gobierno Digital, consagrado en el numeral 8 del artículo 2° de la Ley 1341 de 2009, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el desarrollo de sus funciones.

De acuerdo con el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto número 1078 de 2015 (DUR-TIC), por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Política de Gobierno Digital será definida por MinTIC y se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las TIC.

Según el numeral 2, del artículo anteriormente citado, los habilitadores transversales de la Política de Gobierno Digital, son los elementos fundamentales de Seguridad y privacidad de la Información, Arquitectura y Servicios Ciudadanos Digitales, que permiten el desarrollo de los componentes y el logro de los propósitos de dicha Política.

El parágrafo del artículo 16 del Decreto número 2106 de 2019, por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública, señala que las autoridades deberán disponer de una estrategia de seguridad digital, para la gestión documental electrónica y preservación de la información, siguiendo los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Por lo anterior, es necesario que MinTIC establezca los lineamientos generales para la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), la guía de gestión de riesgos de seguridad de la Información y el procedimiento para la gestión de los incidentes de seguridad digital, y, establecer los lineamientos y estándares para la estrategia de seguridad digital.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.

Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los lineamientos generales para la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), la guía de gestión de riesgos de seguridad de la Información y el procedimiento para la gestión de los incidentes de seguridad digital, y, establecer los lineamientos y estándares para la estrategia de seguridad digital.

Artículo 2°.

Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados de la presente resolución los señalados en el artículo 2.2.9.1.1.2. del Decreto número 1078 de 2015 (DUR-TIC), por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Artículo 3°.

Lineamientos generales. Los sujetos obligados deben adoptar medidas técnicas, administrativas y de talento humano para garantizar que la seguridad digital se incorpore al plan de seguridad y privacidad de la información y así mitigar riesgos relacionados con la protección y la privacidad de la información e incidentes de seguridad digital. Las entidades deben contar con políticas, procesos, procedimientos, guías, manuales y formatos para garantizar el cumplimiento al ciclo PHVA del MSPI. En ese sentido, deben adoptar los lineamientos del MSPI, guía de riesgos y gestión de incidentes de seguridad digital que se relacionan en el Anexo 1 de la presente resolución.

Para todos los procesos, trámites, sistemas de información, infraestructura tecnológica e infraestructura crítica de los sujetos obligados, se deben adoptar medidas de seguridad eficientes alienadas al MSPI, para prestar servicios de confianza, generando protección de la información de los ciudadanos, gestionando los riesgos y los incidentes de seguridad digital.

Artículo 4°.

Sistema de gestión de seguridad de la información y seguridad digital. Los sujetos obligados deben aplicar los modelos, guías, y demás documentos técnicos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del habilitador de seguridad y privacidad de la información en el marco de la Política de Gobierno Digital y propenderán por la incorporación de estándares internacionales y sus respectivas actualizaciones o modificaciones, al igual que otros marcos de trabajo que defina mejores prácticas en la materia.

Artículo 5°.

La estrategia de seguridad digital. Los sujetos obligados deben adoptar la estrategia de seguridad digital en la que se integren los principios, políticas, procedimientos, guías, manuales, formatos y lineamientos para la gestión de la seguridad de la información digital. Dicha estrategia se debe incluir en el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información que se integra al Plan de Acción en los términos artículo 2.2.22.3.14. del Capítulo 3 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, o la norma que la modifique, adicione, subrogue o derogue.

El Plan de Seguridad y Privacidad de la Información contempla la protección de la información digital, medios impresos y físicos digitales y no digitales.

La estrategia de seguridad digital debe definirse en la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), así como de la guía de gestión de riesgos de seguridad de la información y del procedimiento de gestión de incidentes de seguridad digital, incorporadas en el Anexo 1 de la presente resolución y estar debidamente articulada al habilitador de seguridad y privacidad de la Política de Gobierno Digital.

Adicionalmente, la estrategia de seguridad digital debe:

Ser aprobada a través de un acto administrativo de carácter general.

Contar con un análisis y tratamiento de riesgos de seguridad digital e implementar controles que permitan gestionarlos.

Establecer los roles y responsabilidades al interior de la entidad asociados a la seguridad digital.

Establecer e implementar los principios, lineamientos y estrategias para promover una cultura para la seguridad digital y de la información que incluya actividades de difusión, capacitación y concientización tanto al interior de la entidad como frente a usuarios y terceros que ésta considere relevantes para mejorar habilidades y promover conciencia en la seguridad de la información. Estas actividades deben realizarse anualmente y pueden incluirse, adicionalmente, en el Plan Institucional de Capacitaciones (PIC), o el que haga sus veces.

La estrategia debe incluir todas las tecnologías de la información y las comunicaciones que utiliza la organización, incluida la adopción de nuevas tecnologías o tecnologías emergentes.

Aplicar las demás consideraciones que a juicio de la entidad contribuyan a elevar sus estándares de seguridad digital.

Parágrafo 1°.
Los sujetos obligados deben adoptar el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI) señalado en el Anexo 1 de la presente resolución, como habilitador de la política de Gobierno Digital.

Parágrafo 2°.
El Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI) señalado en el Anexo 1 será actualizado por el MinTIC a través de las sucesivas versiones de cada uno de los documentos que lo componen y previo informe del equipo técnico. La actualización se publicará en la sede electrónica de MinTIC.

Artículo 6°.

La gestión de la seguridad de la información, seguridad digital y la gestión de riesgos de la entidad. Los sujetos obligados deben determinar e implementar controles para mitigar los riesgos que pudieran afectar la seguridad digital y física de acuerdo con el resultado del análisis y evaluación de riesgos y cumplir con las siguientes características y responsabilidades:

Definir controles considerando aspectos tales como la estructura, tamaño, canales de atención, volumen transaccional, número de usuarios, evaluación del riesgo y servicios prestados por la entidad.

Realizar una gestión efectiva de la seguridad de la información y la seguridad digital en la entidad.

Reportar los resultados del análisis de riesgos y gestión de incidentes al comité institucional de gestión y desempeño o quien haga sus veces.

Estar al tanto de las nuevas modalidades de ciberataques que pudieran llegar a afectar a la entidad, según las políticas que establezca la entidad de acuerdo con su evaluación de riesgo y atendiendo criterios de razonabilidad.

Establecer las capacitaciones que recibirán los funcionarios de la entidad en temas relacionados con seguridad digital y mantenerlos actualizados sobre las nuevas amenazas cibernéticas.

Realizar el monitoreo del cumplimiento de las políticas y procedimientos que se establezcan en materia de seguridad de la información y sin perjuicio de aquellas tareas que realizan las autoridades de control.

Asesorar a la dirección de la entidad sobre seguridad de la información y seguridad digital para que pueda hacer seguimiento y tomar las decisiones adecuadas en esta materia.

Realizar un análisis de riesgo para determinar la pertinencia de contratar o implementar el servicio de un equipo especializado para atender incidentes de seguridad digital. El análisis debe identificar las características del proveedor, herramientas, servicios y privacidad de la información, entre otros.

Determinar los recursos técnicos, humanos y administrativos de seguridad de la información y seguridad digital, necesarios para la entidad. Dichos recursos deben manejarse de manera diferenciada a los de operaciones y tecnología de la información.

Implementar y gestionar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de acuerdo a lo establecido en el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, que permita gestionar los riesgos de seguridad de la información de la entidad de una manera adecuada y oportuna.

Cumplir los lineamientos de gestión del riesgo establecidos en la guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas expedida en el marco del modelo integrado de planeación y gestión.

Artículo 7°.

Operaciones seguras. Los sujetos obligados deben implementar mecanismos de gestión y monitoreo que protejan la infraestructura de TI de amenazas físicas y digitales.

Artículo 8°.

Controles e interoperabilidad. Los sujetos obligados deben implementar controles y procesos que habiliten la integración al servicio ciudadano digital de interoperabilidad de forma segura y cumpliendo de los lineamientos dados sobre el particular en el marco de la política de gobierno digital.

Artículo 9°.

Gestión de incidentes de seguridad digital. Los sujetos obligados deben establecer un procedimiento de gestión de incidentes de seguridad digital, para realizar el tratamiento, investigación y gestión de los incidentes de seguridad digital que se presente en relación con los activos de información de cada proceso, para lo cual deben:

Gestionar los incidentes de seguridad digital, según el procedimiento establecido por MinTIC, para lo cual deben crear una bitácora que contenga la descripción de cada una de las actividades desarrolladas en la gestión de estos.

Designar dentro de la entidad los responsables de gestionar y dar respuesta a los incidentes de seguridad digital, liderado por el responsable de seguridad digital.

Una vez identificado el incidente de seguridad digital se deberá reportar ante el CSIRT (Equipo de Respuesta a Incidentes de Seguridad Digital) de Gobierno, los incidentes catalogados como Muy Grave y Grave por la entidad, para el respectivo apoyo y coordinación en la gestión de estos a través del formato de reporte establecido por el CSIRT Gobierno, el cual estará disponible por los canales de comunicación del CSIRT Gobierno.

Los incidentes catalogados por el responsable de seguridad digital de la entidad, como Menos Grave y Menor, deben ser comunicados al CSIRT Gobierno en el formulario establecido una vez sea gestionado, con el fin de poder llevar una estadística de los incidentes y conocer las tipologías de estos.

Los sujetos obligados, según el análisis e investigación de los incidentes y teniendo en cuenta la causa raíz, deben realizar los respectivos planes de mejoramiento, para lo cual el responsable de seguridad digital de la entidad supervisará y hará seguimiento a su cumplimiento.

Artículo 10.

Privacidad de la información. Los sujetos obligados deben definir una estrategia que permita brindar servicios, controles y condiciones de protección de la privacidad de la información de la Entidad y los ciudadanos acorde con lo exigido en la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios.

Artículo 11.

Mecanismos de autenticación. Los sujetos obligados deben emplear mecanismos para la autenticación y segregar las funciones y responsabilidades de los usuarios con privilegios de administrador o que brindan soporte remoto, para mitigar los riesgos de seguridad de la información. Para ello, deben seguir el modelo de servicios ciudadanos digitales en particular el modelo de autenticación digital.

Artículo 12.

Retención y destrucción final de información. Los sujetos obligados deben establecer procesos y procedimientos para la retención y destrucción final de la información digital, para ello seguirán las normas de gestión documental digital dispuestas por el Archivo General de la Nación.

Artículo 13.

Seguridad digital desde el proceso de desarrollo de software. Los sujetos obligados deben integrar la seguridad digital, dentro del ciclo de vida del desarrollo del software para todos los sistemas de información, aplicaciones web y móviles, así como cualquier otro sistema que almacene, transmita o presente información, desde las etapas iniciales como el diseño y el levantamiento de requerimientos, hasta las pruebas de seguridad una vez el software se encuentre en producción, teniendo en cuenta los riesgos asociados a cada sistema de información. Dicho proceso deberá quedar documentado y estar alineado con las normas de responsabilidad demostrada en el tratamiento de datos personales señaladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto número 1074 de 2015 y demás normas que las desarrollan, adicionen o modifiquen.

Artículo 14.

Terceros, colaboradores y seguridad digital. Los sujetos obligados deben incluir en su estrategia de seguridad digital y su plan de Seguridad y privacidad de la información las medidas y obligaciones pertinentes para la adopción y el cumplimiento de políticas y controles para la gestión de los riesgos de seguridad y privacidad de la información por parte de terceros y colaboradores.

Artículo 15.

Control de las actividades incluidas en la estrategia de seguridad digital y gestión de riesgos. Los sujetos obligados deben establecer los mecanismos de control al interior de la entidad que permitan verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la política de seguridad de la información que hayan aprobado internamente, realizando auditorías de seguridad de la información al menos una vez al año, que contemplen aspectos técnicos de la seguridad digital como análisis de vulnerabilidades a sistemas de información críticos, entre otros.

Así mismo, deberán contar con indicadores para medir la eficacia, efectividad y eficiencia de la gestión de la seguridad de la información y la seguridad digital.

Artículo 16.

Seguridad digital y responsabilidad. Los sujetos obligados podrán incluir en su estrategia de seguridad digital los elementos de valoración que se requerirán para determinar la conveniencia de contar con garantías que cubran los costos asociados a ataques cibernéticos.

Artículo 17.

Etapas generales de la gestión de incidentes de seguridad digital. Los sujetos obligados deben incluir en su estrategia de seguridad digital las actividades a realizar en las etapas de prevención; protección y detección; respuesta y comunicación; recuperación y aprendizaje, como mínimo deberán incorporar:

Prevención La función de prevención admite la capacidad de limitar o contener el impacto de un posible incidente de seguridad digital. En esta etapa, los sujetos obligados deben cuando menos:

1.1. Establecer, mantener y documentar los controles de acceso (lógicos, físicos y procedimentales), protección de infraestructura y gestión de identidades, privacidad y protección de la información. 1.2. Adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar la fuga de datos e información. 1.3. Gestionar y documentar la seguridad de la plataforma tecnológica. 1.4. Contar con los recursos tecnológicos necesarios para realizar una adecuada gestión de seguridad de la información y la ciberseguridad. 1.5. Identificar, y gestionar los riesgos de seguridad de la información que puedan llegar a afectar a la entidad y establecer controles para su mitigación. 1.6. Considerar dentro del plan de continuidad del negocio la respuesta, recuperación, reanudación de la operación en contingencia y restauración ante la materialización de ataques de seguridad de la información. 1.7. Realizar pruebas del plan de continuidad del negocio que simulen la materialización de ataques de seguridad de la información. 1.8. Determinar la necesidad de contar con herramientas o servicios que permitan hacer correlación de eventos que puedan alertar sobre incidentes de seguridad, entre otros, SIEM (Gestión de eventos de información de seguridad) o SOC (Centro de operaciones de seguridad). 1.9 De acuerdo con la estructura, infraestructura, canales de atención, volumen transaccional y número de clientes, monitorear diferentes fuentes de información institucionales oficiales tales como sistemas de información, infraestructuras críticas, correos electrónicos, sitios web, blogs, dispositivos y perfiles oficiales de redes sociales con el propósito de identificar posibles ataques cibernéticos contra la entidad. 1.10. Colaborar y articular con las autoridades que hacen parte del modelo nacional de gestión de ciberseguridad en los proyectos que se adelanten con el propósito de fortalecer la gestión de la ciberseguridad a nivel nacional.

Protección y detección La función de protección y detección permite el descubrimiento oportuno de eventos e incidentes de ciberseguridad y cómo protegerse ante los mismos. Los sujetos obligados deben:

1. Adoptar procedimientos y mecanismos para identificar y analizar los incidentes de seguridad que se presenten.

1.2. Gestionar las vulnerabilidades de aquellas infraestructuras críticas o plataformas que soporten activos de información críticos y que estén expuestos en el ciberespacio.

1.3. Realizar un monitoreo continuo a su plataforma tecnológica e infraestructura crítica con el propósito de identificar y predecir comportamientos inusuales que puedan evidenciar ataques contra la entidad.

1.4. Implementar tecnologías que permitan a la Entidad identificar el origen de los ataques, tipos de ataques, comportamientos y la detección predictiva de amenazas.

1.5. Realizar periódicamente auditorías de seguridad de la información tanto para los aspectos de gestión como para los aspectos técnicos, como podrían ser: auditorías internas y externas al modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, análisis de vulnerabilidades, Hacking ético, pruebas de penetración a sistemas informático y pruebas de ingeniería social entre otras.

3. Respuesta y comunicación

Aún con las medidas de seguridad adoptadas, los sujetos obligados deben desarrollar e implementar planes de respuesta a incidentes de seguridad digital. Para hacerle frente a esta situación los sujetos obligados deben:

1. Establecer planes y procedimientos de respuesta a incidentes digitales y de seguridad de la información.

2. Establecer los procedimientos para reportar, cuando se considere pertinente, al Grupo de Respuesta a Emergencias Cibernéticas de Colombia (COLCERT) o quien haga sus veces, a través del CSIRT sectorial, los incidentes de seguridad Digital que requieran de su gestión.

3. Comunicar a las autoridades competentes después de una fuga o afectación a la privacidad de la información de la Entidad o ciudadanos.

4. Dar un tratamiento adecuado a las evidencias forenses para que las áreas de seguridad digital y las autoridades puedan realizar su identificación, recolección, embalaje y disposición en las investigaciones correspondientes.

4. Recuperación y aprendizaje

Desarrollar e implementar actividades apropiadas para definir y mantener los planes de recuperación, resiliencia y restauración de las infraestructuras críticas, servicios, sistemas de información, procesos o en general de un activo de información que se haya deteriorado debido a un incidente de seguridad digital. Los sujetos obligados deben:

1. Adoptar los mecanismos necesarios para recuperar los sistemas de información e infraestructuras al estado en que se encontraban antes del ataque de seguridad.

2. Ajustar sus sistemas de gestión de riesgo y de seguridad de la información como consecuencia de los incidentes presentados, adoptando los controles que resulten pertinentes.

3. Socializar, cuando la entidad lo considere pertinente, las lecciones aprendidas al interior de la organización y con las entidades de su sector.

Artículo 18.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de marzo de 2021.

La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Karen Abudinen Abuchaibe.

Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información Karen Cecilia Abudinen Abuchaibe - Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Germán Camilo Rueda - Viceministro de Transformación Digital Aura María Cifuentes Gallo - Directora de Gobierno Digital Gersson Jair Castillo Daza- Subdirector de Estándares y Arquitectura de TI Angela Janeth Cortés Hernández – Líder del equipo de Seguridad y Privacidad de la Información Danny Alejandro Garzón – Asesor del equipo de Seguridad y Privacidad de la Información Andrés Díaz Molina - Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información Juan Carlos Noriega – Líder del equipo de Política Marco E. Sánchez Acevedo – Abogado del equipo de Política Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Viceministerio de Transformación Digital Dirección de Gobierno Digital Comentarios, sugerencias o correcciones pueden ser enviadas al correo electrónico: gobiernodigital@mintic.gov.co Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información Documento Maestro V 4.0 Esta guía de la Dirección de Gobierno Digital se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional.

01. Introducción

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC, es consecuente con la realidad de que las entidades públicas están cada vez más expuestas a sufrir incidentes de seguridad digital, lo cual, puede afectar su funcionamiento repercutiendo en la prestación de los servicios a la ciudadanía. Razón por la cual el ministerio como entidad encargada de diseñar, adoptar y promover políticas, planes, programas y proyectos en el uso y apropiación de las TIC, establece lineamientos con el objetivo de generar confianza en el uso del entorno digital, garantizando el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

La política de gobierno digital tiene como objetivo promover lineamientos, planes, programas y proyectos en el uso y apropiación de las TIC para generar confianza en el uso del entorno digital, propendiendo por el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Además establece como habilitador transversal la seguridad y privacidad de la información, mediante el cual se definen de manera detallada la implementación de controles de seguridad físicos y lógicos con el fin de asegurar de manera eficiente los trámites, servicios, sistemas de información, plataforma tecnológica e infraestructura física y del entorno de las Entidades públicas de orden nacional y territorial, gestionando de manera eficaz, eficiente y efectiva los activos de información, infraestructura critica, los riesgos e incidentes de seguridad y privacidad de la información y así evitar la interrupción en la prestación de los servicios de la Entidad enmarcados en su modelo de operación por procesos.

Teniendo en cuenta lo anterior, el MinTIC elaboró el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información – MSPI y define los lineamientos para la implementación de la estrategia de seguridad digital, con el objetivo de formalizar al interior de de los sujetos obligados un sistema de gestión de seguridad de la información – SGSI y seguridad digital, el cual contempla su operación basado en un ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), así como los requerimientos legales, técnicos, normativos, reglamentarios y de funcionamiento; el modelo consta de cinco (5) fases las cuales permiten que las Entidades puedan gestionar y mantener adecuadamente la seguridad y privacidad de sus activos de información. Por ello, los sujetos obligados deben abordar las siguientes fases:

Diagnóstico: Realizar un diagnóstico o un análisis GAP, cuyo objetivo es identificar el estado actual de la Entidad respecto a la adopción del MSPI. Se recomienda usar este diagnóstico al iniciar el proceso de adopción, con el fin de que su resultado sea un insumo para la fase de planificación y luego al finalizar la Fase 4 de mejora continua.

Planificación: Determinar las necesidades y objetivos de seguridad y privacidad de la información teniendo en cuenta su mapa de procesos, el tamaño y en general su contexto interno y externo. Esta fase define el plan de valoración y tratamiento de riesgos, siendo ésta la parte más importante del ciclo.

Operación: Implemetar los controles que van a permitir disminuir el impacto o la probabilidad de ocurrencia de los riesgos de seguridad de la información identificados en la etapa de planificación.

Evaluación de desempeño: Determinar el sistema y forma de evaluación de la adopción del modelo.

Mejoramiento Continuo: Establecer procedimientos para identificar desviaciones en las reglas definidas en el modelo y las acciones necesarias para su solución y no repetición.

Cada una de las fases se dará por completada, cuando se cumplan todos los requisitos definidos en cada una de ellas.

02. Audiencia

El presente documento está dirigido a los sujetos señalados en el artículo 2.2.9.1.1.2. del Decreto 1078 de 2015 (DUR-TIC), "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones"

03. Definiciones

A los efectos de la presente guía se deberán atender las siguientes definiciones:

Acceso a la Información Pública: Derecho fundamental consistente en la facultad que tienen todas las personas de conocer sobre la existencia y acceso a la información pública en posesión o bajo control de sujetos obligados. (Ley 1712 de 2014, art 4)

Activo: En relación con la seguridad de la información, se refiere a cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de ésta (sistemas, soportes, edificios, personas, etc.) que tenga valor para la organización. (ISO/IEC 27000).

Activos de Información y recursos: se refiere a elementos de hardware y de software de procesamiento, almacenamiento y comunicaciones, bases de datos y procesos, procedimientos y recursos humanos asociados con el manejo de los datos y la información misional, operativa y administrativa de cada entidad, órgano u organismo. (CONPES 3854 de 20116).

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (Ley 594 de 2000, art 3)

Amenazas: Causa potencial de un incidente no deseado, que puede provocar daños a un sistema o a la organización. (ISO/IEC 27000).

Análisis de Riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar el nivel de dicho riesgo. (ISO/IEC 27000).

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y obviamente para determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoria. (ISO/IEC 27000).

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012, art 3)

Bases de Datos Personales: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (Ley 1581 de 2012, art 3)

Ciberseguridad: Protección de activos de información, mediante el tratamiento de las amenazas que ponenn en riesgo la información que se procesa, almacena y transporta mediante los sistemas de información que se encuentran interconectados.

Ciberespacio: Es el ambiente tanto físico como virtual compuesto por computadores, sistemas computacionales, programas computacionales (software), redes de telecomunicaciones, datos e información que es utilizado para la interacción entre usuarios. (Resolución CRC 2258 de 2009).

Control: Las políticas, los procedimientos, las prácticas y las estructuras organizativas concebidas para mantener los riesgos de seguridad de la información por debajo del nivel de riesgo asumido. Control es también utilizado como sinónimo de salvaguarda o contramedida. En una definición más simple, es una medida que modifica el riesgo.

Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las Entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos (Ley 1712 de 2014, art 6)

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Ley 1581 de 2012, art 3).

Datos Personales Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377 de 2013, art 3)

Datos Personales Privados: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Ley 1581 de 2012, art 3 literal h)

Datos Personales Mixtos: Para efectos de este documento es la información que contiene datos personales públicos junto con datos privados o sensibles.

Datos Personales Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. (Decreto 1377 de 2013, art 3)

Derecho a la Intimidad: Derecho fundamental cuyo núcleo esencial lo constituye la existencia y goce de una órbita reservada en cada persona, exenta de la intervención del poder del Estado o de las intromisiones arbitrarias de la sociedad, que le permite a dicho individuo el pleno desarrollo de su vida personal, espiritual y cultural (Jurisprudencia Corte Constitucional).

Encargado del Tratamiento de Datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. (Ley 1581 de 2012, art 3) 􀁸 Gestión de incidentes de seguridad de la información: Procesos para detectar, reportar, evaluar, responder, tratar y aprender de los incidentes de seguridad de la información. (ISO/IEC 27000).

Información Pública Clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. (Ley 1712 de 2014, art 6) 􀁸 Información Pública Reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014. (Ley 1712 de 2014, art 6)

Ley de Habeas Data: Se refiere a la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública: Se refiere a la Ley Estatutaria 1712 de 2014.

Mecanismos de protección de datos personales: Lo constituyen las distintas alternativas con que cuentan las Entidades destinatarias para ofrecer protección a los datos personales de los titulares tales como acceso controlado, anonimización o cifrado.

Plan de continuidad del negocio: Plan orientado a permitir la continuación de las principales funciones misionales o del negocio en el caso de un evento imprevisto que las ponga en peligro. (ISO/IEC 27000).

Plan de tratamiento de riesgos: Documento que define las acciones para gestionar los riesgos de seguridad de la información inaceptables e implantar los controles necesarios para proteger la misma. (ISO/IEC 27000).

Registro Nacional de Bases de Datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. (Ley 1581 de 2012, art 25)

Responsabilidad Demostrada: Conducta desplegada por los responsables o Encargados del tratamiento de datos personales bajo la cual a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio deben estar en capacidad de demostrarle a dicho organismo de control que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Responsable del Tratamiento de Datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012, art. 3).

Riesgo: Posibilidad de que una amenaza concreta pueda explotar una vulnerabilidad para causar una pérdida o daño en un activo de información. Suele considerarse como una combinación de la probabilidad de un evento y sus consecuencias. (ISO/IEC 27000).

Seguridad de la información: Preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información en cualquier medio: impreso o digital. (ISO/IEC 27000).

Seguridad digital: Preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información que se encuentra en medios digitales.

Titulares de la información: Personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012, art 3)

Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012, art 3).

Trazabilidad: Cualidad que permite que todas las acciones realizadas sobre la información o un sistema de tratamiento de la información sean asociadas de modo inequívoco a un individuo o Entidad. (ISO/IEC 27000).

Vulnerabilidad: Debilidad de un activo o control que puede ser explotada por una o más amenazas. (ISO/IEC 27000).

Partes interesadas (Stakeholder): Persona u organización que puede afectar a, ser afectada por o percibirse a sí misma como afectada por una decisión o actividad.

04. Propósitos

Proporcionar a los sujetos obligados mecanismos, lineamientos e instrumentos de implementación claros que les permitan adoptar, implementar y apropiar el MSPI con mayor facilidad.

Aportar en el desarrollo e implementación de la estrategia de seguridad digital de las Entidades.

Establecer procedimientos de seguridad que permitan a las Entidades apropiar el habilitador de seguridad en la política de Gobierno Digital.

Institucionalizar la seguridad y privacidad de la información en los procesos y procedimientos de las Entidades.

Mediante la implementación eficiente, eficaz y efectiva del MSPI, se busca contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública.

Contribuir en el desarrollo y ejecución del plan estratégico institucional, de cada entidad, a través del plan de seguridad y privacidad de la información.

05. Marco jurídico

Conforme con lo establecido en la normatividad vigente el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC, hace referencia a las siguientes normas, que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la apropiación del MSPI en la Entidad:

Constitución Política de Colombia. Artículos 15, 209 y 269.

Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 1377 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Decreto 886 de 2014. Por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos.

Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 de 2015. Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 e imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos. Artículos 25 y 26.

Decreto 1078 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Decreto 1081 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario del Sector Presidencia.

Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, el cual establece las políticas de Gestión y Desempeño Institucional, entre las que se encuentran las de “11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea” y “12. Seguridad Digital”.

CONPES 3854 de 2016. Política Nacional de Seguridad digital.

Ley 1915 de 2018. Por la cual se modifica la Ley 23 de 1982 y se establecen otras disposiciones en materia de derecho de autor y derechos conexos.

Decreto 612 de 2018. Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

Decreto 2106 de 2019, establece que las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales, deberán disponer de una estrategia de seguridad digital siguiendo los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Ley 1952 de 2019. Por medio de la cual se expide el código general disciplinario

06. Diagnóstico

La fase de diagnóstico permite a los sujetos obligados establecer el estado actual de la implementación de la seguridad y privacidad de la información, para tal fin se debe realizar un Diagnóstico” utilizando el “instrumento de evaluación MSPI” con el que se identifica de forma específica los controles implementados y faltantes y así tener insumos fundamentales para la fase de planificación.

Este autodiagnóstico se debe realizar antes de iniciar la fase de planificación, y actualizarlo posterior al término de la fase de evaluación de desempeño, esto con el fin de identificar los avances en la implementación del Modelo en la entidad, el resultado que se obtenga posterior a la fase de evaluación de desempeño será incluido como un insumo, en la fase de mejoramiento continuo.

07. Planificación

Para el desarrollo de esta fase se debe utilizar los resultados de la fase anterior y proceder a elaborar el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información con el objetivo de que la Entidad realice la planeación del tiempo, recursos y presupuesto de las actividades que va a desarrollar relacionadas con el MSPI. Los documentos que se deben generar en esta fase son:

Alcance MSPI Acto administrativo con las funciones de seguridad y privacidad de la información.

Política de seguridad y privacidad de la información.

Documento de roles y responsabilidades asociadas a la seguridad y privacidad de la información Procedimiento de inventario y Clasificación de la Información e infraestructura crítica Metodología de inventario y clasificación de la información e infraestructura crítica Procedimiento de gestión de riesgos de seguridad de la información Plan de tratamiento de riesgos de seguridad de la información Declaración de aplicabilidad Manual de políticas de Seguridad de la Información Plan de capacitación, sensibilización y comunicación de seguridad de la información 7.1 Contexto

08. Fase 2: Operación

Una vez culminada las actividades del MSPI de la fase de 7.3 Planificación, se llevará acabo la implementación de los controles, con el fin de dar cumplimiento con los requisitos del MSPI.

Los documentos que se deben generar en esta fase son:

Plan de implementación de controles de seguridad y privacidad de la información Evidencia de la implementación de los controles de seguridad y privacidad de la información

09. Fase 3: Evaluación de desempeño

Una vez culminada las actividades del MSPI, se evalúa la efectividad de las acciones tomadas a través de los indicadores definidos en la fase de implementación que debe incluir la correcta interacción entre el MSPI, MIPG y los requerimientos de la Ley 1581 de 2012 “Protección de datos personales”, Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Decreto 2106 de 2019 o cualquier norma que las reglamente, adicione, modifique o derogue.

10 Fase 4: Mejoramiento continuo Una vez culminada las actividades del MSPI de la fase evaluación y desempeño, se debe consolidar los resultados obtenidos de la fase de evaluación de desempeño y diseñar el plan de mejoramiento continuo de seguridad y privacidad de la información, tomando las acciones oportunas para mitigar las debilidades identificadas.

11. ANEXOS

11.1 Controles y objetivos de control La siguiente tabla muestra los controles de seguridad detallando cada uno de los dominios establecidos en el anexo A de la norma NTC: ISO/IEC 27001, los cuales tratan de los objetivos de control, y se estructurarán tal como lo muestra la Tabla 1:

Cada uno de los campos de la tabla anterior se definen de la siguiente manera:

Núm.: Este campo identifica cada uno de los controles correspondientes al Anexo A de la norma NTC: ISO/IEC 27001.

Nombre: Este campo hace referencia al nombre del control que se debe aplicar para dar cumplimiento a la política definida.

Control: Este campo describe el control que se debe implementar con el fin de dar cumplimiento a la política definida.

Dominio: Este campo describe si el control aplica para uno o múltiples dominios.

Seleccionado / Excepción: El listado de controles además debe incluir un campo que permita ser utilizado para la generación de la declaración de aplicabilidad, donde cada uno de los controles es justificado tanto si se implementa como si se excluye de ser implementado, lo cual ayuda a que la Entidad tenga documentado y de fácil acceso el inventario de controles.

Descripción / Justificación: El listado de controles cuenta con la descripción de cada control en la tabla. Adicionalmente, es posible utilizarlo para la generación de la declaración de aplicabilidad, donde cada uno de los controles es justificado tanto si se implementa como si se excluye de ser implementado.

11.2. Guía - Roles y responsabilidades 11.2.1 Definición de roles y responsabilidades Los sujetos obligados deben definir internamente las responsabilidades para ejecutar las actividades específicas de seguridad de la información designando al equipo que corresponda.

El mayor aporte que genera una definición de roles es que se tendrán establecidas las tareas que realizará cada uno de los miembros del equipo del MSPI, dejando un campo muy pequeño a que se presenten imprecisiones con referencia a las responsabilidades que cada integrante tiene.

Partiendo de este punto, las entidades tendrán asegurado que cada actividad establecida dentro de la etapa de planeación del MSPI, tenga un responsable claro y de igual forma que cada uno de los miembros del equipo responsable de la ejecución entiendan claramente sus roles y responsabilidades.

11.2.2 Identificación de los responsables En primer lugar, se genera la necesidad de vincular de forma más efectiva al personal de alto nivel que estará vinculado al proceso de desarrollo del MSPI en las entidades para que el apoyo se vaya garantizandodesde el principio de la planeación del proyecto e ir marcando un punto de partida de éxito con la implementación del modelo de gestión de seguridad de la información planteado para la entidad. Los representantes de alto nivel de la entidad deben identificar y establecer, sin perjuicio de lo establecido en la Ley 489 de 1998, en el menor tiempo posible (cada entidad establecerá los términos en los cuales se puede cumplir con esta obligación) organizar el grupo de trabajo responsable para implementar el Modelo de seguridad de la información en las entidades del Estado, definiendo el perfil y rol de conformdad con lo establecido en su documento de política.

Teniendo en cuenta lo anterior, al final del ejercicio el equipo directivo que lidera la implementación del MSPI, debe dar a conocer el perfil y responsabilidades de cada integrante.

Equipo de gestión al interior de cada una de las entidades El equipo de gestión del proyecto en cada una de las entidades se encarga de tomar las medidas necesarias para planear, implementar y hacer seguimiento a todas las actividades necesarias para adoptar el Modelo de Seguridad de la Información al interior de su entidad, así como planear las actividades necesarias para una adecuada administración y sostenibilidad de este.

Perfiles y responsabilidades A continuación, se proponen las siguientes actividades asociadas a la seguridad y privacidad de la información:

Responsable de Seguridad de la Información para la entidad El Responsable de Seguridad de la información será el lider de la implementación del Modelo de seguridad y privacidad de la información en la Entidad y velará por el cumplimiento de las siguientes actividades:

Fomentar la implementación de la Política de Gobierno Digital Asesorar a la Entidad en el diseño, implementación y mantenimiento del Modelo de Seguridad y privacidad de la Información para la entidad de conformidad con la regulación vigente.

Identificar la brecha entre el Modelo de seguridad y privacidad de la información y la situación actual de la entidad.

Realizar la estimación, planificación y cronograma de la implementación del MSPI.

Liderar la implementación y hacer seguimiento a las tareas y cronograma definido.

Definir, elaborar e implementar las políticas, procedimientos, estándares o documentos que sean De su competencia para la operación del MSPI.

Realizar el acompañamiento a los procesos y /o proyectos en materia de seguridad y privacidad de la información.

Liderar y brindar acompañamiento a los procesos de la entidad en la gestión de riesgos de seguridad y privacidad de la información, así como los controles correspondientes para su mitigación y seguimiento al plan de tratamiento de riesgos, de acuerdo con las disposiciones y metodologías en la materia.

Proponer la formulación de políticas y lineamientos de seguridad y privacidad de la información.

Definir e implementar en coordinación con las dependencias de la Entidad, las estrategias de sensibilización y divulgaciones de seguridad y privacidad de la información para servidores públicos y contratistas.

Apoyar a los procesos de la Entidad en los planes de mejoramiento para dar cumplimiento a los planes de acción en materia de seguridad y privacidad de la información.

Definir, socializar e implementar el procedimiento de Gestión de Incidentes de seguridad de la información en la entidad.

Efectuar acompañamiento a la alta dirección, para asegurar el liderazgo y cumplimiento de los roles y responsabilidades de los líderes de los procesos en seguridad y privacidad de la información.

Poner en conocimiento de las dependencias con competencia funcional, cuando se detecten irregularidades, incidentes o prácticas que atentes contra la seguridad y privacidad de la información de acuerdo con la normativa vigente.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño Institucional – Comité de Seguridad y privacidad de la información Asegurar la implementación y desarrollo de políticas de gestión y directrices en materia de seguridad y privacidad de la información, mediante el cumplimiento de las siguientes actividades:

Aprobación seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarios para la implementación interna de las políticas de seguridad y privacidad de la información.

Socializar la importancia de adoptar la cultura de seguridad y privacidad de la información a los procesos de la entidad.

Aprobar acciones y mejores prácticas que en la implementación del MSPI.

Adoptar las decisiones que permitan la gestión y minimización de riesgos críticos de seguridad de la información.

Las demás que tengan relación con el estudio, análisis y recomendaciones en materia de seguridad y privacidad de la información.

11.2.7. Oficina asesora Jurídica Brindar asesoría a los procesos de la Entidad en temas jurídicos y legales que involucren acciones ante las autoridades competentes relacionados con seguridad y privacidad de la información.

Brindar asesoría al Comité Institucional de Gestión y Desempeño en materia de temas normativos, jurídicos y legales vigentes que involucren acciones ante las autoridades competentes relacionados con seguridad y privacidad de la información.

Verificar que los contratos o convenios de ingreso que por competencia deban suscribir los sujetos obligados, cuenten con cláusulas de derechos de autor, confidencialidad y no divulgación de la información según sea el caso.

Representar a la Entidad en procesos judiciales ante las autoridades competentes relacionados con seguridad y privacidad de la información.

Apoyar y asesorar a los procesos en la elaboración del Índice de Información clasificada y reservada de los activos de información de acuerdo con la regulación vigente.

11.2.8. Gestión del Talento Humano Controlar y salvaguardar la información de datos personales del personal de planta de la Entidad, en concordancia con la normatividad vigente.

Realizar la gestión de vinculación, capacitación, desvinculación del personal de planta dando cumplimiento a los controles y normatividad vigente r elacionada con seguridad y privacidad de la información.

11.2.9. Control Interno Dentro de la definición de responsables en cada uno de los Dominios entregados en el Marco de arquitectura Empresarial, está contemplado el papel del responsable de seguridad y privacidad de la información de la entidad, de esta forma se tienen las siguientes responsabilidades específicas de acuerdo con el Dominio:

Teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad, debe conformarse un equipo para el desarrollo del proyecto al cual deben pertenecer miembros directivos y representantes de las áreas misionales, con el propósito de asegurar que toda la información más relevante de la entidad esté disponible oportunamente. De esta forma, se busca asegurar que sea una iniciativa de carácter transversal a la entidad, y que no dependa exclusivamente de la oficina o área de TI.

Una de las tareas principales del líder del proyecto es entregar y dar a conocer los perfiles y responsabilidades de cada Integrante al grupo de trabajo e identificar las personas idóneas para tomar cada rol. De esta forma, y de manera general se pone a consideración el siguiente listado para que las entidades analicen de acuerdo con su composición orgánica cuales deben ser los miembros del equipo de seguridad y privacidad de la información, de acuerdo con los siguientes perfiles:

Personal de seguridad de la información.

Un representante del área de Tecnología.

Un representante del área de Control Interno.

Un representante del área de Planeación.

Un representante de sistemas de Gestión de Calidad.

Un representante del área Jurídica.

Funcionarios, proveedores, y ciudadanos Es importante resaltar nuevamente la necesidad del compromiso de la Alta dirección de la entidad, de esta forma se presenta la figura No. 01, en la cual se presentan los perfiles de manera genérica el nivel al cual pertenecerían según lo propuesto.

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DEL PROYECTO:

Apoyar al líder de proyecto al interior de la entidad.

Oficiar como consultores de primer nivel en cuanto a las dudas técnicas y de procedimiento que se puedan suscitar en el desarrollo del proyecto.

Ayudar al líder de proyecto designado, en la gestión de proveedores de tecnología e infraestructura.

Asistir a las reuniones de seguimiento o de cualquier otra naturaleza planeadas por el líder de proyecto.

Las que considere el líder del proyecto o el comité de seguridad de la entidad.

De manera particular se resaltan dos perfiles que deben estar participando de manera activa durante el desarrollo del proyecto, a pesar de que el proyecto no es de responsabilidad exclusiva del área de TI su papel es fundamental, y de acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales se debe tener muy presente el rol de responsable del tratamiento de los datos personales.

Teniendo en cuenta que el responsable del tratamiento de datos personales en la entidad, es quien tiene decisión sobre las bases de datos que contengan este tipo de datos y que el responsable es quien direcciona las actividades de los encargados de los datos personales (quien realiza el tratamiento directamente), como se mencionaba anteriormente, adicional a las responsabilidades arriba citadas se tendrán en cuenta que de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 Protección de Datos Personales los deberes y responsabilidades de los responsables y/o encargados del tratamiento de los datos personales son:

Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales.

Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.

Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.

Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.

Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

COMITÉ DE SEGURIDAD:

Las funciones de este comité pueden ser incluidas por el comité Institucional de desarrollo administrativo, como instancia orientadora de la implementación de la estrategia de Gobierno en línea de acuerdo con el señalado en el Art. 2.2.9.1.2.4. Responsable de orientar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea; ó si la Entidad así lo estima conveniente, se debe crear un comité de Seguridad de la Información para la Entidad. A continuación, se presenta un ejemplo de plantilla que podría servir como base para la generación de la resolución para la creación del comité de seguridad de la información para las entidades, se reitera que está sujeta a las condiciones orgánicas y misionales de cada entidad.

11.3. Guía -Gestión inventario clasificación de activos e infraestructura critica Esa guía presenta los lineamientos básicos que debe tener en cuenta para realizar una adecuada identificación, gestión y clasificación de activos de información e infraestructura critica de cada Entidad, asi:

Establecer las responsabilidades de los funcionarios y contratistas de la entidad con los Activos de Información.

Garantizar que los activos de información de la entidad reciban un adecuado nivel de protección de acuerdo con su valoración.

Proporcionar una herramienta que visualice de manera fácil los activos de información de la Entidad.

Sensibilizar y promover la importancia de los activos de información de la entidad.

Proveer las pautas requeridas y necesarias para la adecuada identificación, clasificación y valoración de los activos de información de la Entidad.

Cumplir con la organización y publicación de los activos de información, respetando tanto las normas como los procedimientos que se deben cumplir.

El inventario y clasificación de activos hace parte de las actividades más relevantes e importantes del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información y está compuesta por las fases:

Identificación y Tipificación de los Activos de Información: Corresponde a la etapa en donde la Dependencia como propietario y custodio de la información, identifica y clasifica la información producida, de acuerdo con: Activos de información puros, de Tecnologías de la Información, de Talento humano y Servicios.

Clasificación de los activos de Información: Corresponde a la etapa en donde la Dependencia propietario y custodio de la información califica los activos de información de acuerdo con lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 1712 de 2014: Información Pública, Clasificada o Reservada.

Revisión y Aprobación: Corresponde a la Etapa en donde se valida la clasificación y valoración dada a los activos de información, para la presentación y aprobación por el Comité MIG.

Publicación de los Activos de Información: Corresponde a la etapa de publicación de la información en la página web de la Entidad, Link de transparencia y acceso a la Información Pública, Portal de Datos Abiertos del estado colombiano o el sitio que lo modifique o sustituya.

11.3.1 Identificación y tipificación de los activos de información De acuerdo con las directrices del Archivo General de la Nación, que implementan la metodología apropiada sobre el tratamiento de los “tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a la gestión”, la identificación y tipificación de los activos de información se deben articular de igual forma.

Los propietarios y custodios de la información producida en el área, deben identificar, clasificar y valorar los activos de información de acuerdo con la siguiente compilación de Activos de Información teniendo en cuenta lo establecido en la norma técnica ISO/IEC 27000: (Información; Software como programa informático; Hardware como computadora; servicios; personas, y sus calificaciones, habilidades y experiencia; intangibles como reputación e imagen).

De igual forma, se deben tomar como fuente de información, las Tablas de Retención Documental actualizadas de la entidad, que contemplan las series, sub-series y tipos documentales de la información producida, su medio de conservación y preservación. Las fuentes de información no contemplados en este documento, deben ser complementadas e identificadas por los Gestores, con los jefes de las áreas, Oficina TI (sistemas de información y tecnologías) y servidores (funcionarios y/o contratistas).

Información básica La información básica hace referencia a aquellas características mínimas del activo que deben identificarse durante esta fase:

Identificador: Número consecutivo único que identifica al activo en el inventario.

Proceso: Nombre del proceso al que pertenece el activo.

Nombre Activo: Nombre de identificación del activo dentro del proceso al que pertenece.

Descripción/Observaciones: Es un espacio para describir el activo de manera que sea claramente identificable por todos los miembros del proceso.

Ubicación: Describe la ubicación tanto física como electrónica del activo de información.

Propietario: Es una parte designada de la entidad, un cargo, proceso, o grupo de trabajo que tiene la responsabilidad de garantizar que la información y los activos asociados con el proceso se clasifican adecuadamente. Deben definir y revisar periódicamente las restricciones y clasificaciones del acceso.

Custodio: Es una parte designada de la entidad, un cargo, proceso, o grupo de trabajo encargado de hacer efectivos las restricciones y clasificaciones de acceso definidos por el propietario. (Para sistemas de información o información consignada o respaldada, generalmente es TI o para información física, los custodios pueden ser los funcionarios o el proceso de archivo o correspondencia, el custodio generalmente se define donde reposa el activo original).

Tipo: Define el tipo al cual pertenece el activo. Para este campo se utilizan los siguientes valores:

Las razones por las cuales debería realizarse una actualización del inventario de activos son:

Actualizaciones al proceso al que pertenece el activo.

Adición de actividades al proceso.

Inclusión de nuevos registros de calidad, nuevos registros de referencia o procesos y procedimientos.

Inclusión de un nuevo activo.

Desaparición de un área, proceso o cargo en la entidad que tenía asignado el rol de propietario o custodio (Cambios Organizacionales).

Cambios o migraciones de sistemas de información en donde se almacenan o reposan activos de la ubicación ya inventariados.

Cambios físicos de la ubicación de activos de información.

11.3.2 Clasificación de Activos de Información La clasificación de activos de información tiene como objetivo asegurar que la información recibe los niveles de protección adecuados, de acuerdo con sus características particulares.

El sistema de clasificación definido se basa en la Confidencialidad, la Integridad y la Disponibilidad de cada activo. Asimismo, contempla el impacto que causaría la pérdida de alguna de estas propiedades.

Para cada propiedad se establecieron criterios específicos y lineamientos para el tratamiento adecuado del activo. Así mismo en esta guía se definieron tres (3) niveles que permiten determinar el valor general o criticidad del activo en la entidad (es importante aclarar que los niveles pueden ser definidos a criterio de la entidad): Alta, Media y Baja, con el fin identificar qué activos deben ser tratados de manera prioritaria (ver Tabla: Niveles de evaluación).

11.3.3. Clasificación de acuerdo con la confidencialidad La confidencialidad se refiere a que la información no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados, Esta se debe definir de acuerdo con las características de los activos que se manejan en cada entidad, a manera de ejemplo en la guía se definieron tres (3) niveles alineados con los tipos de información declarados en la ley 1712 del 2014: Tabla 6: Esquema de clasificación por confidencialidad 11.3.4 Cla sificación de acuerdo con la Integridad La integridad se refiere a la exactitud y completitud de la información (ISO 27000) esta propiedad es la que permite que la información sea precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción. En esta guía se recomienda el siguiente esquema de clasificación de tres (3) niveles:

11.3.5 Clasificación de acuerdo con la Disponibilidad La disponibilidad es la propiedad de la información que se refiere a que ésta debe ser accesible y utilizable por solicitud de una persona, entidad o proceso autorizada cuando así lo requiera está, en el momento y en la forma que se requiere ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso. En esta guía se recomienda el siguiente esquema de clasificación de tres (3) niveles:

11.3.6 Revisión y aprobación de los activos de información Posterior a la identificación, clasificación y valoración de los activos de información compilados en la Matriz de Activos de Información, validados y aprobados por los jefes de cada dependencia, deben enviar al área correspondiente los activos de información para su consolidación y validación por parte de la Oficina Asesora Jurídica para posteriormente presentar ante el Comité MIG y proceder con la publicación correspondiente.

La aprobación por parte del Comité MIG de los activos de información de la Entidad, se encuentra establecido en la Resolución MinTIC No. 911 del 26 de marzo de 2018, siendo este “la instancia orientadora del MIG en donde se tratan los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional, y demás componentes del modelo, promoviendo sinergias entre las dependencias, Iniciativas, estrategias y proyectos que redunden en beneficios institucionales y en la satisfacción de la ciudadanía, usuarios y grupos de interés del Ministerio/Fondo TIC.” Este Comité hará las veces del Comité de Gestión y Desempeño Institucional del que habla el artículo 2.2.22.6 del Decreto 1083 de 2015”.

11.3.7 Publicación de los activos de información El área, proceso, grupo interno, funcionario o rol responsable de la custodia del inventario de activos de información debe enviar a la Oficina Asesora de Prensa o quien haga sus veces en la Entidad el consolidado del inventario de Activos de Información para la respectiva publicación de la información en la página web de la Entidad, Link de transparencia y acceso a la Información Pública, Portal de Datos Abiertos del estado colombiano o el sitio que lo modifique o sustituya.

11.3.8 Etiquetado de los Activos de Información Para realizar el etiquetado de los Activos de Información se proponen los siguientes lineamientos:

Se deben etiquetar todos los Activos de Información que estén clasificados según el esquema clasificación en Confidencialidad, Integridad y disponibilidad de la Entidad.

Si un Activo de Información en formato impreso no se encuentra etiquetado debe ser tratado en todos sus niveles (Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad) como NO CLASIFICADA.

Para los activos clasificados en confidencialidad como INFORMACION PUBLICA RESERVADA se podría utilizar la etiqueta IPR, INFORMACION PUBLICA CLASIFICADA IPC y INFORMACION PUBLICA, IPB.

Para los activos clasificados en integridad como ALTA se utilizara la etiqueta A, MEDIA, M y BAJA, B.

Para los activos clasificados en disponibilidad como ALTA se utilizara la etiqueta 1, MEDIA, 2 y BAJA, 3.

De esta manera se realizarían las combinaciones de acuerdo con los criterios de clasificación de la información.

11.4 Guía para la gestión de riesgos de seguridad de la información (Anexo 4. DAFP) https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/34298398/2020-12-16_Guia_administracion_riesgos_dise%C3%B1o_controles_final.pdf/fa179c5e-45bb-dffd-027c-043d4733c834 t=1609857497641 Guía - Indicadores Gestión de Seguridad de la Información Objetivo de la medición La creación de indicadores de gestión está orientada principalmente en la medición de efectividad, eficiencia y eficacia de los componentes de implementación y gestión definidos en el modelo de operación del marco de seguridad y privacidad de la información, indicadores que servirán como insumo para el componente de mejora continua, permitiendo adoptar decisiones de mejora.

Los objetivos de estos procesos de medición en seguridad de la información son:

Evaluar la efectividad de la implementación de los controles de seguridad Evaluar la eficiencia del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información al interior de la entidad.

Proveer estados de seguridad que sirvan de guía en las revisiones del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, facilitando mejoras en seguridad de la información y nuevas entradas a auditar.

Comunicar valores de seguridad al interior de la entidad.

Servir como insumos al plan de análisis y tratamiento de riesgos.

11.5.2. Construcción de indicadores Acorde con la Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores del DANE, para la construcción de indicadores se debe tener en cuenta un tratamiento adecuado de la información que será la base del proceso de revisión control y mejora, de esta forma, dentro de la elaboración de indicadores se tienen definidos cuatro etapas específicas, como se menciona a continuación:

1. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO DE LA MEDICIÓN

En este primer paso los encargados de la implementación del MSPI, deben tener en cuenta el Plan de Seguridad de la Información que se ha definido y de esta manera se desarrolla el objeto de medición sobre los aspectos que consideren más relevantes para evaluar, determinar qué tan fácil es recolectar la información asociada y que herramientas estoy empleando para obtener dicha información.

2. DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES

Una vez determinado el objeto de la medición, se pasa a definir los aspectos que van a precisar los datos que se recolectarán en el levantamiento de la información, de esta forma se determinarán los insumos, puntos de control, herramientas usadas y la relación que se puede presentar entre estos aspectos o variables de medición. En este sentido, las variables, una vez identificadas, deben ser definidas con la mayor rigurosidad, asignándole un sentido claro, para evitar que se originen ambigüedades y discusiones sobre sus resultados. Así mismo, se debe tener claridad de quién y cómo produce dicha información para de esta forma mejorar el criterio de confiabilidad.5

3. SELECCIÓN DE INDICADORES Y CALIDAD DE LOS DATOS

El punto inicial es determinar si el indicador que se está eligiendo es de interés para la alta dirección, si va a permitir al líder del proyecto (el encargado de la seguridad de la información de la entidad) identificar la efectividad no solo del avance en la implementación, sino que, con esta recolección, medición y seguimiento del proyecto se logra demostrar cómo éste aporta al objetivo misional de la entidad. Finalmente es importante que el indicador sea sencillo de expresar, leer e interpretar, y como se menciona en la guía del DNP, metodológicamente, debe ser elaborado de forma sencilla, automática, sistemática y continua.

4. DISEÑO DEL INDICADOR

Con el diseño del indicador también deben surtirse algunas actividades o pasos a tener en cuenta para el proceso definitivo en la construcción de los indicadores, de esta forma, una vez superados los pasos precedentes, 11.5.3 Indicadores propuestos A continuación, se definen una serie de indicadores para medir la gestión y el cumplimiento en el avance de implementación del Nuevo Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, esperando que sirva de base para que los encargados de la seguridad de la información de los sujetos obligadosy sea un ejemplo para apoyarlos en esta labor.

Dichos indicadores son:

DERECHOS DE AUTOR Todas las referencias a los documentos del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información son derechos reservados por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -MINTIC.

De igual forma, son derechos reservados por parte del MinTIC, todas las referencias a las políticas, definiciones o contenido relacionados con los documentos del MSPI publicadas en el compendio de las normas técnicas colombianas vigentes.

En consecuencia, el MinTIC goza de los derechos de autor6 establecidos en la ley 23 de 1982 y demás normas concordantes y complementarias, respecto de los documentos del MGRSD y su contenido.

Las reproducciones, referencias o enunciaciones de estos documentos deberán ir siempre acompañadas por el nombre o seudónimo del titular de los derechos de autor (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones).

Lo anterior, sin perjuicio de los derechos reservados por parte de entidades tales como la International Standard Organization (ISO), ICONTEC, entre otras, respecto de referencias, definiciones, documentos o contenido relacionado en el MGRSD y sus documentos o anexos que son de su autoría o propiedad.

AUDIENCIA El presente documento está dirigido a los sujetos obligados señalados en el artículo 2.2.9.1.1.2. del Decreto 1078 de 2015 (DUR-TIC), "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones"

HERRAMIENTAS DE APOYO los sujetos obligados, podrán acceder a las herramientas que se han desarrollado con el objetivo de apoyar en el proceso de implementación del MSPI para los encargados de seguridad de la Información y así obtener una guía más práctica en temas específicos que se podrán encontrar en el siguiente link: https://gobiernodigital.mintic.gov.co/seguridadyprivacidad/portal/Iniciativas/