RESOLUCION 269 de 2021

EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS -USPEC En uso de las facultades legales y en especial la conferida en el artículo 12 del Decreto 4150 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 46 de la Ley 594 de 2000 "Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos".

Que el Articulo 1 del Acuerdo No. 006 de 2014 "Por medio del cual se desarrollan los artículos 46,47 Y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000", señala que "La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental".

Que el artículo 5 de esta misma norma señala que: "Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo (...)", indicando para el efecto su estructura y elementos mínimos.

Que el artículo 11 del Acuerdo antes citado, dispone que "El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité".

Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, determina la obligatoriedad del Programa de Gestión Documental - PGD en todas las entidades del Estado.

Que el artículo 2.8.2.6.1 de la misma norma, señala que "Las Entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita", entre otras, "g) preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación".

Que el numeral 7 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015 establece como función del Comité Interno de Archivo la de "Aprobar el plan aseguramiento documental con miras a proteger documentos contra diferentes riesgos."

Que la Resolución No. 152 de 2018, "Por la cual crea y conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño” de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC y se deroga la resolución 000223 de Mayo 06 de 2013”

Que el 28 de junio de 2021, mediante Reunión de Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se aprobó el Sistema Integrado de Conservación –SIC, el Plan de Conservación Documental (contenido en el SIC) y el Plan de Preservación Digital a largo plazo, de llo cual hay constancia en el Acta No. 280 del 28 de junio de 2021.

Que en virtud de lo anterior;

RESUELVE:

Artículo 1.

Adoptar al interior de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, el Sistema Integrado de Conservación –SIC, el Plan de Conservación Documental (contenido en el SIC) y el Plan de Preservación Digital a largo plazo, cuyos documentos se encuentran publicados en la Página Web de la entidad.

Artículo 2.

Ordenar su divulgación y socialización a los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores, Funcionarios y Contratistas de la Entidad.

Artículo 3.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C. a los 29 de junio de 2021 ALVARO AVILA CASTELLANOS Director General (E) de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios