RESOLUCION 1262 de 2020

LA MINISTRA DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución política, los articulas 12 y 26 de la Ley 80 de 1993. Los articulas 9°.10 Y 12 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007. y

CONSIDERANDO:

Que. de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad. imparcialidad y publicidad. mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que el artículo 211 de la Constitución Política establece que las autoridades administrativas pueden delegar en sus subalternos o en otras autoridades el ejercicio de funciones y competencias públicas.

Que el artículo 90 de la Ley 489 de 1998 señala que las autoridades administrativas. en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la citada ley, “ podrán mediante acto de delegación, transferir e/ ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias”. y “(...) podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley”.

Que el artículo 10 de la Ley 489 de 1998 determina que “En el acto de la delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren. El Presidente de la República, los ministros, los directores de departamento administrativo y los representantes legales de entidades descentralizadas deberán informarse en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que hayan otorgado e Impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas”.

Que el artículo 12 de la ley 489 de 1998 consagra que “Los actos expedidos por las autoridades delegatarias estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por la autoridad o entidad delegante y serán susceptibles de los recursos procedentes contra los actos de ellas. La delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, la autoridad delegante pueda en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a las disposiciones del Código Contencioso Administrativo".

Que el numeral 5° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 establece que “la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección será del jefe representante de la entidad estatal, quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma".

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 dispone que los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para contratar y desconcentrar la celebración de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

Que el artículo 21 de la ley 1150 de 2007 prescribe que "En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual", disposición que fue declarada exequible de forma condicionada “ en el entendido según el cual el delegante solo responderá del recto ejercicio de sus deberes de. control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, cuando haya incurrido en dolo o culpa grave en el ejercicio de dichas funciones" (C-693-08).

Que conforme a lo previsto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, modificado por el artículo 124 de la Ley 1957 de 2019 (Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz), el Ministerio de Justicia y del Derecho, como sección del Presupuesto General de la Nación, tendrá la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la ley para contratar, comprometer y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, y además prevé que: “Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada órgano quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes".

Que el Ministro de Justicia y del Derecho, mediante la Resolución No. 0003 de 11 de agosto de 2011, delegó en el Secretario General la facultad de ordenar y dirigir los procesos de selección, celebrar contratos y convenios, comprometer recursos y ordenar el gasto a nombre del Ministerio de Justicia y del Derecho, sin consideración de la naturaleza, cuantía o clase de proceso, potestad, que incluyen las de adjudicar licitaciones, concursos y demás procesos de selección, así como la adición, modificación, terminación y liquidación de contratos y convenios y la supervisión o designación de supervisores.

Que el Ministro de Justicia, a través de la Resolución No. 0065 de 30 de enero de 2013, modificó el artículo 1° de la Resolución 0003 de 11 de agosto de 2011, incluyendo la delegación de la facultad de adelantar el trámite de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, consagrado en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011. y adicionó en general la delegación de las " facultades que deban ejercerse respecto de todos los trámites y actuaciones pertinentes durante cualquier etapa de la actividad contractual (precontractual, contractual y post-contractual)".

Que teniendo en cuenta el deber de control y vigilancia que tienen los representantes legales de las entidades estatales sobre el ejercicio de las actividades delegadas en la gestión contractual. Resulta necesario fijar medios de seguimiento. en orden a garantizar el cumplimiento de los principios de responsabilidad y eficacia

RESUELVE:

Artículo primero.

MECANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA DE LA DELEGACION DE

LA GESTIÓN CONTRACTUAL. La presente Resolución tiene por objeto fijar las siguientes herramientas de seguimiento y control al ejercicio de las actividades delegadas en la gestión contractual. en su fase pre-contractual y contractual de la siguiente forma: Informe: La Secretaría General deberá presentar a la Ministra un Informe consolidado cada cuatro (4) meses, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la terminación del respectivo período de los convenios y contratos celebrados en el citado período, señalando: (i) el número total de acuerdos de voluntades suscritos, discriminando la cantidad según la forma de escogencia del contratista (licitación pública, selección abreviada, contratación directa, etc.). tipo de contrato (compraventa, suministro. prestación de servicios, consultoría, etc.) y la dependencia que solicitó la contratación; (ii) convenios o contratos aprobados en el Comité de Contratación, especificando su objeto, valor, dependencia que requirió la necesidad y contratista; (iii) convenios o contratos celebrados con organismos internacionales, especificando el objeto, valor, dependencia que requirió la necesidad y contratista; (iv) contratos de prestación de servicios profesionales, indicando objeto, valor, dependencia que pidió la satisfacción de un bien o servicio y contratista; (v) procesos de selección y contratos o convenios que han sido objeto de las alertas de riesgo, a las que se refiere el siguiente numeral; (vi) el estado de las actuaciones administrativas sancionatorias contractuales, precisando los incumplimientos, multas y demás sanciones Impuestas durante el periodo informado; y (vii) acuerdos de voluntades liquidados y los pendientes por liquidar. 1.2. Matriz de Alertas y Control: Se dispone de una “Matriz de Alertas y Control", para efectos de detectar los riesgos en las etapas precontractual y contractual. Las alertas de cada etapa y el procedimiento que se seguirá frente a la presencia de ellas son los siguientes: a. Etapa precontractual:

ALERTAS SITUACIONES QUE LAS ACTIVAN PROCEDIMIENTO Cuando los posibles oferentes formulen más de veinte (20) observaciones a los pliegos de condiciones definitivos Cuando los oferentes presenten más de veinte (20) observaciones diferente a las evaluaciones propuestas.

Cuando se realicen más de cinco (5) adendas a los pliegos de condiciones.

Cuando por cualquier causa se suspenda el proceso de selección.

Cuando intervenga o haga un requerimiento un órgano de control.

El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual informará al Secretario General sobre la presencia de la alarma, el que a su vez lo informará a una “comisión de seguimiento”, conformada por un asesor del Despacho de la Ministra, distinto al que asiste en su representación al Comité de contratación, un asesor de la Dirección de la Oficina Jurídica un abogado del Grupo de Gestión Contractual que no haya intervenido en el proceso de selección, con el fin de que se examine la situación de riesgo y se adopten las medidas a seguir.

Las decisiones adoptadas en la comisión se harán contar en un acta que levantará el coordinador del Grupo de Gestión Contractual. b. Etapa contractual:

NIVEL ALERTA SITUACIONES QUE LA ACTIVAN PROCEDIMIENTO ALERTA 1 GRAVE Hallazgo de un ente de control con Incidencia penal, disciplinaria o fiscal.

Contrato o convenio suspendido por más de tres (3) meses.

Contrato o convenio con dos (2) o más suspensiones.

Contrato o convenio con más de dos (2) prórrogas y adicionado por más del 40% del valor inicial.

Contrato o convenio con dos 2 o más requerimientos del supervisor o Interventor, y en los que se avizore la no funcionalidad de lo ejecutado o el Inminente incumplimiento el objeto contractual.

Imposición de una sanción contractual.

El supervisor o interventor elaborará un documento que contenga las acciones a fin de superar la causa de alarma, que deberá contar con la aprobación del jefe de la dependencia que demandó la necesidad, el cual presentaré al Secretario General.

El Secretario General convocará la Comisión de Seguimiento, mencionada en precedencia, ante el que se presentará dicho plan preliminar, con el fin de obtener la retroalimentación y acuerdo de los asistentes.

Dicho Plan de Acción- contendrá la ruta a seguir para superar las causas de alerta identificadas, señalando acciones concretas y términos de cumplimiento.

El “Plan de Acción” será objeto de seguimiento por el jefe de la oficina que solicitó la contratación y por el supervisor o interventor, quienes deberán informar al Secretario General sobre la evolución de las medidas adoptadas.

Superada la situación, se levantará un acta que de por cumplido el-Plan de Acción-.

Si las circunstancias de alerta no se superan, el Secretario General lo informará a la señora Ministra.

Las decisiones adoptadas en la Comisión se harán constar en un acta que levantará el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

ALERTA 2 MEDIA Requerimientos de los órganos de control. En relación con el desarrollo un contrato o convenio, o hallazgo de un ente de control con incidencia administrativa.

Informe de auditoría de la Oficina de Control Interno con observaciones.

Contrato o convenio con más de dos (2) prórrogas o adiciones.

Contrato o convenio con más de dos (2) requerimientos del supervisor o interventor, por medio de los cuales se requiera al contratista sobre el cumplimiento del objeto contractual sin obtener respuesta alguna o cuando aquel ha incumplido su obligación de presentar informes.

Iniciación de una actuación administrativa tendiente a sancionar el retardo o Incumplimiento del objeto contractual.

El supervisor o interventor elaborará un documento que contenga las acciones a fin de superar la causa de alarma, que deberá contar con la aprobación del jefe de la dependencia que demanda la necesidad. el cual presentará al Secretario General.

El Secretario General convocará a los correspondientes actores involucrados (internos o externos, al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, al jefe de la dependencia que pidió la iniciación del proceso contractual. el supervisor o interventor y demás dependencias que deban intervenir), ante quienes se presentará dicho plan preliminar, con el fin de obtener la retroalimentación y acuerdo de los asistentes.

Dicho documento contendrá la ruta a seguir para superar las causas de alerta identificadas, señalando acciones concretas y términos de cumplimiento.

El “Plan de Acción" será objeto de seguimiento por el jefe de la dependencia que originó la necesidad de la contratación y el supervisor o interventor, quienes deberán informar al Secretario General sobre la evolución de las medidas adoptadas, El Secretario General podrá citar nuevamente a los interesados, cuando estime necesaria su intervención.

Superada la situación, se levantará un acta que de por cumplido el “Plan de Acción”.

Las decisiones adoptadas se harán constar en un acta que levantará el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.
Parágrafo primero.
Los responsables de diligenciar y actualizar dicha matriz son (i) el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, que liderará la actividad, la dependencia que requirió la necesidad de la contratación y (ii) el supervisor o interventor designados. En todo caso, la matriz será presentada por el responsable del Grupo de Gestión Contractual.
Parágrafo segundo.
Los supervisores o interventores, dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición de esta Resolución, informarán al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual los contratos y convenios que deben ser incluidos en la matriz.
Parágrafo tercero.
el jefe de la dependencia que solicitó la contratación deberá reportar permanentemente al coordinador del Grupo de Gestión Contractual, según información que le suministren los supervisores o interventores, las novedades que surjan, en aras de incluirlas en la matriz.

Artículo segundo.

Los mecanismos que se implementan a través de esta Resolución se ejercerán sin perjuicio de las medidas jurídicas que deban adoptarse de conformidad con el Manual de Contratación y del deber de vigilancia y control de los supervisores e interventores.

Artículo tercero.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y será publicada en la página web de la entidad.

COMUNIQUESE y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los 14 días de agosto de 2020 MARGARITA CABELLO BLANCO