RESOLUCION 17 de 2020

LA DIRECTORA GENERAL En uso de las facultades conferidas por el artículo 40, numeral 1° de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, en concordancia con el artículo 1° del Acuerdo 08 de 2012, expedido por la Junta Directiva y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política como derecho fundamental establece la protección de datos e indicó que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Que el artículo 20 de la Constitución Política como derecho fundamental establece lo relacionado con informar y recibir información.
Que la Ley Estatutaria 1266 de 2008, regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, y define los tipos de datos: a) Dato privado, b) Dato semiprivado y c) Dato público.
Que el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece los deberes de los responsables ó encargados del tratamiento de datos, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en ésta ley, en otras sobre el tratamiento de datos, además establece categorías especiales de datos personales: i) Datos sensibles y ii) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes.
Que el literal k ibídem, prevé como deber del responsable del tratamiento de datos debe adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de dicha ley, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Que el Decreto 1377 de 2013, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para su tratamiento.
Que la Ley 1712 de 2014, regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
Que el Capítulo 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015 expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 090 de 2018, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, reglamenta el ámbito de aplicación e inscripción de personas jurídicas de naturaleza pública en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Que la Circular 0019 de 2017, expedida por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses establece los lineamientos sobre la implementación de datos abiertos para los servidores públicos que integran la planta global.
Que el 19 de diciembre de 2017, con Resolución N° 000951, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, implemento la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto para asegurar la protección de los datos personales que administra la Entidad y que éstos no sean suministrados ni utilizados por terceros, sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información.
Que el Honorable Consejo de Estado, en sentencia del treinta y uno (31) de mayo de dos mil doce (2012), con número 68001-23-31-000-2004-01511-01(0825-09) indica respecto de la derogatoria de los actos administrativos de carácter general: "De la Derogatoria de los actos administrativos de carácter general. La Derogatoria es la abolición de un acto administrativo por decisión unilateral y discrecional de la autoridad u organismo que lo expidió. Así se tiene que es la misma autoridad que expidió el acto administrativo de carácter general o particular, siempre y cuando este último no haya creado un derecho, la que lo hace desaparecer del mundo jurídico, por razones de conveniencia o de oportunidad en ejercicio de su potestad discrecional de la administración."
Que desde la expedición de la Resolución N° 000951 de 2017, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses requiere actualizar, unificar e incorporar el conjunto de normas expedidas posteriormente en la implementación de la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, en la funciones misionales de la entidad. En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

Artículo 1.

implementar la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Artículo 2.

Objeto: la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, contiene los lineamientos a seguir por parte del Instituto, para el tratamiento de la información en las bases de datos y sistemas de información, conforme el marco legal vigente.

Artículo 3.

Alcance: la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales implementada a través de la presente resolución, aplica al uso de formatos, bases de datos y/o archivos con información de personas naturales o jurídicas objeto de tratamiento por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en el ejercicio de funciones, recolectados e ingresados a las bases de datos y sistemas de información de la entidad.

Artículo 4.

Definiciones: la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forense, aplica las siguientes definiciones: 4.1) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.[1] 4.2) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, que se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.[2] 4.3) Base datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento. 4.4) Datos abiertos: son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.[3] 4.5) Datos del sistema integrado de gestión: son los datos dentro de los procesos estratégicos (planeación estratégica y comunicación institucional), y procesos de apoyo a la gestión (gestión financiera, gestión administrativa, gestión de infraestructura tecnológica y de servicios informáticos, gestión del talento humano, gestión y soporte jurídico, gestión de la seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental) y los procesos de seguimiento, control, mejora y auditoría. 4.6) Datos misionales: son datos personales recolectados en los sistemas de información misionales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forense, relacionado con quejas, evaluación y satisfacción de clientes, caracterización de usuarios, listados de asistencia, actividades de rendición de cuentas y eventos de participación ciudadana. 4.7) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.[4] 4.8) Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.[5] 4.9) Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.[6] 4.10) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos.[7] 4.11) Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular"[8] 4.12) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.[9] 4.13) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.[10] 4.14) Hoja de vida funcionario: tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial (...) Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas[11]. 4.15) Historia clínica: es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley"[12] (...) "es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención[13]. 4.16) Información pública clasificada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados[14]" 4.17) Información pública reservada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.[15] 4.18) Sistemas de información: conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.[16] 4.19) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.[17] 4.20) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.[18] 4.21) Transmisión: tratamiento de datos que implica la comunicación los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por Encargado por cuenta Responsable.[19] 4.22) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.[20] 4.23) Usuario: persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.[21]

Artículo 5.

Tratamiento y finalidad: el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses recolecta, procesa, almacena, transmite, transfiere y administra información de datos personales para el cumplimiento de sus competencias constitucionales y legales, sujeto a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades: 5.1. Desarrollar fines misionales y administrativos propios de la entidad. 5.2. Caracterizar las personas y grupos de interés para adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio. 5.3. Recepcionar, tramitar y otorgar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias; presentadas ante la entidad. 5.4. Facilitar la consulta de la información del titular del dato que reposa en las bases de datos de la entidad, lo anterior con la autorización del mismo o medie orden de autoridad competente. 5.5. Adelantar encuestas de satisfacción. 5.6. Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación o audiencias desarrolladas por la entidad.

Artículo 6.

Derechos del titular: el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses conforme el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se mencionan a continuación: 6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; este último frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido. Igualmente pueden hacerlo los causahabientes. 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, para el tratamiento de sus datos personales. 6.3. Ser informado del uso y tratamiento de sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio. 6.4. Presentar ante las instancias competentes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política, la Constitución o Ley que regula la materia. 6.5. El tratamiento de datos personales respecto de los niños, niñas y adolescentes prevalece conforme a la Constitución Política, el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. 6.6. Que la entidad que recolecta, almacena y administra datos personales y, eventualmente, sensibles, garantice la protección y seguridad de la información clasificada y reservada de que trata la normativa vigente. 6.7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Artículo 7.

Responsables: cada dependencia del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, es responsable de los derechos del titular de los datos que se encuentran en sus bases de datos conforme su función, sin perjuicio de la responsabilidad que se le asiste como servidor público de la entidad.

Artículo 8.

Procedimiento: el establecido para la recepción de trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los titulares de datos personales a través de los siguientes medios: 8.1. Medios habilitados para la recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias sobre el tratamiento de datos personales en el marco de la función misional del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Los medios habilitados son: a) Personalmente: ventanillas de correspondencia de las unidades básicas, seccionales, direcciones regionales y Dirección General del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses. b) Vía telefónica: PBX: (57+1) 4069977 4069944, Línea Gratuita Anticorrupción: 018000113263, Línea Gratuita Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: 018000914862. c) Página web de la entidad: https://www.medicinalegal.gov.co/ d) Correo electrónico institucional: direcciongeneral@medicinalegal.gov.co y solicitudinformacion@medicinalegal.gov.co

Artículo 9.

Seguridad de la Información: el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses acatará las disposiciones legales y las normas internas respecto de la seguridad de la información, contenidas en el Manual de Políticas de Seguridad de la Información adoptado por el Instituto. La información recolectada, almacenada y custodiada en el ejercicio de las funciones será de responsabilidad del Instituto, y su acceso o divulgación solo es posible con autorización del titular del derecho y en los casos previstos por la ley.

Artículo 10.

Registro: el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses registró las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD en cumplimiento en lo establecido a la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.26.3.1, literal c, del Decreto 090 de 2018.

Artículo 11.

Control y Vigilancia: la Oficina de Control Interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, será responsable de ejercer el seguimiento a la implementación de las políticas de privacidad y protección de datos personales adoptadas a través de la presente resolución, de conformidad con lo establecido en el artículo 2, literal a) de la Ley 87 de 1993.

Artículo 12.

Proceso de Implementación: el liderazgo en el proceso de implementación de la política de privacidad y protección de datos personales, estará a cargo del Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y Desarrollo y la Subdirección de Servicios Forenses del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con el apoyo del Grupo Nacional de Servicio al Ciudadano y Divulgación Nacional.

Artículo 13.

Interoperabilidad: el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, aplicará los lineamientos de la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, en el intercambio de información con otras entidades públicas o privadas.

Artículo 14.

Vigencia y derogatoria: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su integridad la Resolución No. 000951 de 2017.

COMUNIQÚESE Y CÚMPLASE Expedida en Bogotá D.C., a los 10 días del mes de enero de 2020 CLAUDIA ADRIANA DEL PILAR GARCÍA FINO DIRECTORA GENERAL [1] Artículo 3°, literal a, de la Ley 1581 de 2012 [2] Artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 4 del Decreto 1074 de 2015 [3] Artículo 6, literal j, de la Ley 1712 de 2014 [4] Artículo 3°, literal c, de la Ley 1581 de 2012 [5] Artículo 3°, literal f, de la Ley 1266 de 2008 [6] Artículo 3°, literal g, de la Ley 1266 de 2008 [7] Artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 3 del Decreto 1074 de 2015 [8] Artículo 3°, literal h, de la Ley 1266 de 2008 [9] Artículo 3°, literal d, de la Ley 1581 de 2012 [10] Artículo 3°, literal e, de la Ley 1581 de 2012 [11] Artículo 24, numeral 3° de la Ley 1755 de 2015 [12] Artículo 34 de la Ley 23 de 1981 [13] Artículo 1° de la Resolución 1995 de 1999 [14] Artículo 6°, literal c, de la Ley 1712 de 2014 [15] Artículo 6°, literal d, de la Ley 1712 de 2014 [16] Gerente.com [17] Artículo 3°, literal f de la ley 1581 de 2012 [18] Artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 4 del Decreto 1074 de 2015 [19] Artículo 2.2.2.25.1.3., numeral 5 del Decreto 1074 de 2015 [20] Artículo 3°, literal g de la ley 1581 de 2012 [21] Artículo 3, literal d, de la Ley 1266 de 2008